Bilanzierung von ITBilanzierung von IT- ---Projekten nach...

Bilanzierung von ITBilanzierung von ITBilanzierung von ITBilanzierung von IT----Projekten nach IFRSProjekten nach IFRSProjekten nach IFRSProjekten nach IFRS

Hamburg, 18. Juni 2010Hamburg, 18. Juni 2010Hamburg, 18. Juni 2010Hamburg, 18. Juni 2010

56. Sitzung der GI56. Sitzung der GI56. Sitzung der GI56. Sitzung der GI----Fachgruppe ITC (ITFachgruppe ITC (ITFachgruppe ITC (ITFachgruppe ITC (IT----Controlling)Controlling)Controlling)Controlling)

Manuela Denker

18.06.2010 Nr. 2

AgendaAgendaAgendaAgenda

• Exkurs: Bilanzierung von Software nach HGB

• Vorstellung International AccountingStandard (IAS) 38

• Bilanzierung von Software in der Praxis

• Vorstellung des Ist- und Soll-Prozesses bei der Germanischer Lloyd (GL) AG

18.06.2010Exkurs: Bilanzierung von Software nach HGB Nr. 3

Klassifizierung von Software nach HGBKlassifizierung von Software nach HGBKlassifizierung von Software nach HGBKlassifizierung von Software nach HGBSachanlagevermSachanlagevermSachanlagevermSachanlagevermöööögen oder gen oder gen oder gen oder immatimmatimmatimmat. Wirtschaftsgut?. Wirtschaftsgut?. Wirtschaftsgut?. Wirtschaftsgut?

Software

Firmware Systemsoftware Anwendungs-software

Sachanlage-vermögen

Immat. Vermögens-gegenstände

Individual-software

Standard-software

Quelle: in Anlehnung an IDW RS HFA 11


Erscheinungsformen von SoftwareErscheinungsformen von SoftwareErscheinungsformen von SoftwareErscheinungsformen von Software

Quelle: [SUER]


Aktivierbarkeit von Individualsoftware nach HGBAktivierbarkeit von Individualsoftware nach HGBAktivierbarkeit von Individualsoftware nach HGBAktivierbarkeit von Individualsoftware nach HGB

Quelle: IDW RS HFA 11


BilanzmodernisierungsgesetzBilanzmodernisierungsgesetzBilanzmodernisierungsgesetzBilanzmodernisierungsgesetz

Neufassung des Neufassung des Neufassung des Neufassung des § 248 HGB durch 248 HGB durch 248 HGB durch 248 HGB durch BilMogBilMogBilMogBilMog am 25.05.2009:am 25.05.2009:am 25.05.2009:am 25.05.2009:

Absatz 2: „Selbst geschaffene immaterielle Vermögens-gegenstände des Anlagevermögens können als Aktivposten in die Bilanz aufgenommen werden. “

�Ansatzwahlrecht (für Herstellungskosten der Entwicklungs-phase)

�Abgrenzung zwischen Forschungs- und Entwicklungsphase siehe § 255 Abs. 2a BilMoG � Annäherung an IFRS, allerdings besteht nach IFRS Aktivierungspflicht

� gilt nur für Entwicklungen die nach dem 31.12.2009 begonnen wurden

18.06.2010Vorstellung IAS 38 Nr. 7

Ziele und Grundprinzipien der Bilanzierung Ziele und Grundprinzipien der Bilanzierung Ziele und Grundprinzipien der Bilanzierung Ziele und Grundprinzipien der Bilanzierung nach IFRSnach IFRSnach IFRSnach IFRS

Quelle: [SUER]


Warum eigentlich Warum eigentlich Warum eigentlich Warum eigentlich üüüüberhaupt Bilanzierung berhaupt Bilanzierung berhaupt Bilanzierung berhaupt Bilanzierung von Software?von Software?von Software?von Software?

• mit Hilfe der Rechnungslegung soll ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der wirtschaftlichen Lage des Unternehmens (true and fair view bzw. fair presentation) dargestellt werden

• accrual principle", d.h. die periodengerechte Erfolgs-ermittlung = finanzielle Auswirkungen von Trans-aktionen, Ereignissen und Umständen sollen in der Periode erfasst werden, in der sie stattgefunden haben, und nicht in der Periode, in der die Zahlungen geflossen sind


International International International International AccountingAccountingAccountingAccounting Standard 38 Standard 38 Standard 38 Standard 38 ––––Immaterielle VermImmaterielle VermImmaterielle VermImmaterielle Vermöööögenswertegenswertegenswertegenswerte

• regelt die Bilanzierung immaterieller Vermögenswerte

• immaterieller Vermögenswert = nicht monetär, ohne physische Substanz, selbstständig identifizierbar, Unternehmen hat Kontrolle und Verfügungsmacht � Software identifizierbar, vom bilanzierenden Unternehmen kontrollierbar und mit künftigen wirtschaftlichen Vorteilen verbunden

• Vorschriften gelten für entgeltlich erworbene Vermögens-gegenstände (Lizenzen, Patente) als auch für selbst erstellte immaterielle Vermögenswerte


IAS 38 : Abschnitte 51IAS 38 : Abschnitte 51IAS 38 : Abschnitte 51IAS 38 : Abschnitte 51----65656565

ForschungsphaseForschungsphaseForschungsphaseForschungsphase

= planmäßige, originäre Suche nach neuen Erkenntnissen

�Unternehmen kann zukünftigen wirtschaftlichen Nutzen nicht nachweisen

Keine Aktivierung = Aufwand

EntwicklungsphaseEntwicklungsphaseEntwicklungsphaseEntwicklungsphase

= Überleitung der Erkenntnisse aus der Forschungsphase in Plan oder Modell für die Produktion neuer Produkte, Materialien, Systeme, etc.

Aktivierungsfähigkeit gegeben*

* detaillierte Voraussetzungen siehe IAS 38.57


Einbindung der Entwicklung von Software in die Einbindung der Entwicklung von Software in die Einbindung der Entwicklung von Software in die Einbindung der Entwicklung von Software in die Systematik des IFRS 38Systematik des IFRS 38Systematik des IFRS 38Systematik des IFRS 38

Quelle: [SUER]


IAS 38 : Abschnitte 65IAS 38 : Abschnitte 65IAS 38 : Abschnitte 65IAS 38 : Abschnitte 65----67 67 67 67 Herstellungskosten eines selbstgeschaffenen immateriellen Herstellungskosten eines selbstgeschaffenen immateriellen Herstellungskosten eines selbstgeschaffenen immateriellen Herstellungskosten eines selbstgeschaffenen immateriellen VGsVGsVGsVGs

� die Zugangsbewertung eines immateriellen Vermögens-gegenstandes erfolgt, wie im deutschen Bilanzrecht, in Höhe der Anschaffungs- oder Herstellungskosten

IAS 38.66IAS 38.66IAS 38.66IAS 38.66: „Die Herstellungskosten eines selbst geschaffenen immateriellen Vermögensgegenstand umfassen alle direkt zurechenbaren Kosten, die zur Schaffung, Herstellung und Vorbereitung des Vermögenswertes erforderlich sind, damit er für den vom Management beabsichtigten Gebrauch betriebsbereit ist“

Beispiele:Beispiele:Beispiele:Beispiele:• Kosten für Materialien und Dienstleistungen• Aufwendungen für Leistungen an Arbeitnehmer


IAS 38 : Abschnitte 65IAS 38 : Abschnitte 65IAS 38 : Abschnitte 65IAS 38 : Abschnitte 65----67 67 67 67 Herstellungskosten eines selbstgeschaffenen immateriellen Herstellungskosten eines selbstgeschaffenen immateriellen Herstellungskosten eines selbstgeschaffenen immateriellen Herstellungskosten eines selbstgeschaffenen immateriellen VGsVGsVGsVGs

IAS 38.67IAS 38.67IAS 38.67IAS 38.67„Zu den Kostenbestandteilen eines selbst geschaffenen immateriellen

Vermögenswertes zählen nicht:

a) Vertriebs- und Verwaltungsgemeinkosten sowie sonstige Gemeinkosten, es sei denn, diese Kosten können direkt der Vorbereitung zur Nutzung des Vermögenswertes zugeordnet werden;

b) [...]und

c) Ausgaben für die Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit dem Vermögenswert“

18.06.2010Bilanzierung von Software in der Praxis Nr. 14

Bilanzierungspraxis der SoftwareBilanzierungspraxis der SoftwareBilanzierungspraxis der SoftwareBilanzierungspraxis der Software----Hersteller in Hersteller in Hersteller in Hersteller in DeutschlandDeutschlandDeutschlandDeutschland

Quelle: [SUER]


Vorstellung der Organisation der IT des GLVorstellung der Organisation der IT des GLVorstellung der Organisation der IT des GLVorstellung der Organisation der IT des GL

IT-BBusiness

Applications

IT-CCommercialApplications

IT

Global IT

IT

Global IT

Service Unit Staff: Assistance IT Security Officer IT Controlling + Portfolio Mgmt Quality

IT-SIData Center

IT-SDService

Delivery Center

IT-SOApplication Operation


Rahmenbedingungen innerhalb der GL AGRahmenbedingungen innerhalb der GL AGRahmenbedingungen innerhalb der GL AGRahmenbedingungen innerhalb der GL AG

• nur Betrachtung von Anwendungssoftware ( Standard und Individual)

• Betrachtung der Entwicklungsphase, da Forschung nicht durch Global IT übernommen wird

• Global IT betreut nur interne Kunden (eigene Mitarbeiter) -Software für den externen Markt wird nicht erstellt

• Zeitpunkt der Einführung IFRS bei der GL AG: 2008 � BilMog noch nicht relevant (es galt ein Aktivierungsverbot selbsterstellter SW)

• betrachtete Projekte: neue Anwendungen und Releases• Releases: Maßnahmen zur Erweiterung oder Verbesserung von

Software. Fehlerbehebung (Bugfixing, etc.) erfolgt im Rahmen der Supporttätigkeiten


Was zWas zWas zWas zäääählt zu den Herstellungskosten?hlt zu den Herstellungskosten?hlt zu den Herstellungskosten?hlt zu den Herstellungskosten?Bereich: Neue AnwendungenBereich: Neue AnwendungenBereich: Neue AnwendungenBereich: Neue Anwendungen

Grundsätzlich:

� Realisierung des betriebsbereiten Zustandes der Software

� einzelne Zurechenbarkeit der Kosten ist gegeben

a)a)a)a) Phase: Anbahnung der Anschaffung / RealisierungPhase: Anbahnung der Anschaffung / RealisierungPhase: Anbahnung der Anschaffung / RealisierungPhase: Anbahnung der Anschaffung / Realisierung

• welche Vorgänge in den Bereich der Anbahnung fallen ist abhängig davon inwiefern sie der Zweckbestimmung des Erwerbs oder der Realisierung des betriebsbereiten Zustandes der Software dienen

• nicht aktivierungsfähig sind „Aufwendungen für Aktivitäten, die zum Erkennen und Bewerten von Beschaffungsalternativen erforderlich sind“ [IDW] z.B.:

• allgemeine Organisationsberatung

• Analyse und Optimierung der Geschäftsprozesse

• Entwicklung von Grobkonzepten

• Ableitung von Feinkonzepten, soweit hierdurch nicht bereits softwarebezogene Vorarbeiten geleistet werden (z.B. DV-Konzept)



b) Herstellung der Betriebsbereitschaftb) Herstellung der Betriebsbereitschaftb) Herstellung der Betriebsbereitschaftb) Herstellung der Betriebsbereitschaft� „Software ist betriebsbereit, wenn für sie alle Voraussetzungen

erfüllt sind, damit sie entsprechend ihrer Zweckbestimmung für das Unternehmen genutzt werden kann.“ [IDW]

Abgrenzung unmittelbare und mittelbare AusgabenAbgrenzung unmittelbare und mittelbare AusgabenAbgrenzung unmittelbare und mittelbare AusgabenAbgrenzung unmittelbare und mittelbare Ausgaben

unmittelbar:• z.B. Aufwendungen für Leistungen an Arbeitnehmer die bei der Erstellung /

Herstellung der Betriebsbereitschaft der Software beteiligt sind (Entwicklung, Customizing, Tests)

mittelbar:• z.B. Schulungsmaßnahmen für Administratoren oder Anwender im Umgang mit der

Software• Anpassung innerbetrieblicher Prozesse (so genannte reeingineering costs)• Weiterentwicklung der vorhandenen Infrastruktur (Migration)• Altdatenübernahme


CustomizingCustomizingCustomizingCustomizing

Aufwendungen fAufwendungen fAufwendungen fAufwendungen füüüür r r r CustomizingCustomizingCustomizingCustomizing umfassen umfassen umfassen umfassen bspwbspwbspwbspw::::

• Beratungshonorare im Zusammenhang mit dem Einfahren der Programme,

• Programm- und Systemtests,

• Modifizierung und Zusammenfügung einzelner Programme,

• Programmierung oder Einrichtung von Schnittstellen,

• Installation der Software auf den Computern der betroffenen Mitarbeiter

� es ist zu unterscheiden, ob die Tätigkeiten dazu dienen die Software in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen oder ob es sich um umfangreiche Bearbeitung und Ergänzung der Software handelt (Herstellungs- vs. Erhaltungsaufwand siehe Folie 22)



c) Zeitpunkt der Beendigung des AnschaffungsvorgangesZeitpunkt der Beendigung des AnschaffungsvorgangesZeitpunkt der Beendigung des AnschaffungsvorgangesZeitpunkt der Beendigung des Anschaffungsvorganges

� sobald die Software zur Tätigkeit genutzt wird oder werden kann, die in einem übermäßigen Maß der eigentlichen betrieblichen Leistungserstellung dient, ist der Anschaffungsvorgang beendet

� Folgekosten können nicht aktiviert werden

Beispiele:

- Piloteinsätze

- Datenmigration

- Roll-Out


Was zWas zWas zWas zäääählt zu den Herstellungskosten?hlt zu den Herstellungskosten?hlt zu den Herstellungskosten?hlt zu den Herstellungskosten?Bereich: Bereich: Bereich: Bereich: ReleasesReleasesReleasesReleases

Abgrenzung von HerstellungsAbgrenzung von HerstellungsAbgrenzung von HerstellungsAbgrenzung von Herstellungs---- und Erhaltungsaufwandund Erhaltungsaufwandund Erhaltungsaufwandund Erhaltungsaufwand

• Es gibt den aktivierungspflichtigen Herstellungsaufwand und den nichtnichtnichtnichtaktivierungsfähigen Erhaltungsaufwand

• Herstellungsaufwand ist dann, aber auch nur dann anzunehmen, wenn ein Wirtschaftsgut:

1. wesentlich über seinen bisherigen Zustand verbessert wurde,

2. eine Wesensänderung erfahren hat oder

3. einer Generalüberholung unterzogen wurde.

� In allen anderen Fällen sind die für ein Wirtschaftsgut getätigten Aufwendungen als Erhaltungsaufwand zu verrechnen.

18.06.2010Bilanzierung von Software Nr. 22

Was zWas zWas zWas zäääählt zu den Herstellungskosten?hlt zu den Herstellungskosten?hlt zu den Herstellungskosten?hlt zu den Herstellungskosten?Bereich: Bereich: Bereich: Bereich: ReleasesReleasesReleasesReleases

Updates und Updates und Updates und Updates und ReleaseReleaseReleaseRelease----WechselWechselWechselWechsel

• Ausgaben für Updates, d.h. die verbilligte Überlassung der jeweils neuesten Programmversion für Anwender der Alt-Version, sowie für Release-Wechselsind als laufender Erhaltungsaufwand zu erfassen, sofern die Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit der bestehenden Software im Vordergrund steht.

• Führen solche Maßnahmen hingegen zu einer tief greifenden Überarbeitung einer bisherigen Programmversion im Sinne eines Generationenwechsels, wird ein neuer Vermögensgegenstand erworben, welcher bei Vorliegen der Voraussetzungen mit seinen Anschaffungskosten zu aktivieren ist.

18.06.2010Vorstellung des Ist- und Soll-Prozesses Nr. 23

� Ineffiziente Abwicklung durch unklar definierte Kommunikationswege und –mittel zwischen IT und FA

� Verantwortungsfunktion für die bilanziell korrekte und zeitnahe Abbildung von IT-Projekten nicht durchgängig von FA verantwortet

� keine formalisierte Aktivierungsrichtline

� ex-post Bilanzierungspraxis gefährdet die korrekte Abbildung von IT-Projekten und unterstreicht die identifizierten Prozessschwächen

Vorstellung des IstVorstellung des IstVorstellung des IstVorstellung des Ist----ProzessesProzessesProzessesProzesses

ProjektaufsatzProjektaufsatzProjektaufsatzProjektaufsatz

KlKlKlKläääärung der Bilanzierungsfragerung der Bilanzierungsfragerung der Bilanzierungsfragerung der Bilanzierungsfrage

Projektcontrolling Projektcontrolling Projektcontrolling Projektcontrolling

IT

FA

Projektlaufzeit

Ist-KommunikationswegeSoll-Kommunikationswege

Beispielhafte Aktivierungszeitpunkte


Vorstellung des SollVorstellung des SollVorstellung des SollVorstellung des Soll----ProzessesProzessesProzessesProzesses

ProjektaufsatzProjektaufsatzProjektaufsatzProjektaufsatz

BilanzierungsBilanzierungsBilanzierungsBilanzierungs----entscheidungentscheidungentscheidungentscheidung

Projektcontrolling Projektcontrolling Projektcontrolling Projektcontrolling IT

FA

Monatliches Reporting an FAMonatliches Reporting an FAMonatliches Reporting an FAMonatliches Reporting an FA

Ggf. Anpassung der BilanzierungsentscheidungGgf. Anpassung der BilanzierungsentscheidungGgf. Anpassung der BilanzierungsentscheidungGgf. Anpassung der Bilanzierungsentscheidung

Projektlaufzeit

Ist-KommunikationswegeSoll-Kommunikationswege

Beispielhafte Aktivierungszeitpunkte

� Effiziente Abwicklung durch klar definierte Kommunikationswege und -mittel zwischen IT und FA

� Verantwortungsfunktion für die bilanziell korrekte und zeitnahe Abbildung von IT-Projekten liegt bei FA; IT unterstützt den Entscheidungsprozess

� Formalisierte Aktivierungsrichtlinie regelt eindeutig die bilanziell korrekte und zeitnahe Abbildung von IT-Projekten

� Ex-ante Entscheidung über grundsätzliche Bilanzierung vermeidet nachträglichen Korrekturaufwand


Charakteristika des SollCharakteristika des SollCharakteristika des SollCharakteristika des Soll----ProzessesProzessesProzessesProzesses

Vorteile

� Schaffung von Transparenz und Akzeptanz

� Erleichterung der Kommunikation zwischen Abteilungen

� Steigerung der Prozesseffizienz und Sicherstellung einer zeitnahen Informationsbereitstellung

� Vermeidung von Klärungs- und Korrekturaufwand bei IT und FA

� Basis für bilanziell korrekte und zeitnahe Abbildung von IT-Projekten in den GL Büchern

� Übereinstimmung von Aufgaben und Verantwortung bewirkt Anreiz für umfassende Prozessqualität

� Vermeidung von Engpässen zum Jahresabschluss

� Sicherstellung der einheitlichen Erfassung, Vollständigkeit und Verfügbarkeit relevanter Informationen

� Reduzierung der Fehleranfälligkeit und Beschleunigung des Prozesses

Charakteristika

� Klare Trennung der Aufgaben über den gesamten Prozess zwischen IT und FA

� Koordinierter Informationsaustausch zwischen IT und FA (zeit- und eventbezogen)

� Formalisierte Aktivierungsrichtlinie regelt den Umfang und Zeitpunkt(e) der Aktivierung von Projektbeginn

� FA verantwortet die Aktivierungsrichtlinie, die Bilanzierungsentscheidung und den -umfang

� Änderungsprüfung hinsichtlich der Bilanzierung eingebettet in den Monatsabschluss

� Durchgängiger Einsatz von standardisierten Dokumenten (Checklisten, Reports, etc.)

� Verwendung von Quality Gates entlang des Prozesses

� Optimierte Nutzung und Kopplung von Systemen zur Prozessunterstützung


Schritte zur UmsetzungSchritte zur UmsetzungSchritte zur UmsetzungSchritte zur Umsetzung

� Soll-Prozess Entwurf für IT-Projektbilanzierung mit IT und FA abstimmen und verabschieden

� Umsetzungsverantwortliche seitens IT und FA bestimmen

� Umsetzungsfahrplan und Arbeitspakete definieren:

− Soll-Prozess anhand eines Beispielprojekts durchlaufen

− Aktivierungsrichtlinie erarbeiten und erläutern

− Formulare, Checklisten, Reports, etc. entwickeln

− Zeitliche Taktung für das Reporting von IT spezifizieren und in den Monatsabschlussplan integrieren

− Möglichkeiten der Automatisierung / Kopplung von Systemen prüfen und ggf. einrichten


Vielen Dank fVielen Dank fVielen Dank fVielen Dank füüüür Ihre Aufmerksamkeit!r Ihre Aufmerksamkeit!r Ihre Aufmerksamkeit!r Ihre Aufmerksamkeit!


LiteraturverzeichnisLiteraturverzeichnisLiteraturverzeichnisLiteraturverzeichnis

J.C. Suermann , Bilanzierung von Software nach HGB, US-GAAP und IFRS, Inauguraldissertation zu Erlangung der Doktorwürde, 2006

SUERSUERSUERSUER

IDW Stellungnahme zur Rechnungslegung: Bilanzierung von Softwarebeim Anwender, 2004

IDW RS HFA 11IDW RS HFA 11IDW RS HFA 11IDW RS HFA 11

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