Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát

TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 37

BÀI 3 QUY TRÌNH, CÔNG CỤ VÀ TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:

Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn.

Đọc tài liệu:

1. Nguyễn Ngọc Huyền (2015), Giáo trình Kiểm soát, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.

2. Vũ Hữu Đức (2010), Kiểm soát nội bộ, Nhà xuất bản Phương Đông.

3. Victor Z.Brink và Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội bộ hiện đại – đánh giá các hoạt động và hệ thống kiểm soát, Bản dịch của khoa Kế toán – trường Đại học ki tế Quốc dân, Nhà xuất Tài chính Hà Nội.

4. Anthony (2007), Management control systems, Nhà xuất bản McGraw Hill Higher Education.

5. Kevin Adams (1997), Internal Controls and Auditing, Nhà xuất bản Prentice Hall Australia.

6. COSO (1992), Internal Control Report.

7. www.coso.org

8. www.internalcontrolsdesign.co.uk

Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.

Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học.

Nội dung

Bài 3 trong học phần Kiểm soát nghiên cứu về quy trình của hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp, thông qua việc xem xét quy trình để đưa ra những công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát cần thiết nhằm giúp doanh nghiệp hạn chế được các rủi ro có thể xảy ra, đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.

Mục tiêu

Mô tả về quy trình kiểm soát.

Xác định một số công cụ kiểm soát.

Xem xét một số tiêu chuẩn cho hoạt động kiểm soát.

Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát

38 TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203

Tình huống dẫn nhập

Giả sử khi bạn tiến hành kiểm tra tại bộ phận sản xuất của doanh nghiệp, bạn thấy năng suất của bộ phận sản xuất không đạt tiêu chuẩn. Bạn cần tìm nguyên nhân của sự sai lệch giữa mức năng suất mong muốn và mức năng suất hiện tại.

1. Hãy nêu 5 vấn đề mà bạn muốn kiểm tra để xem bạn có thể tìm ra nguyên nhân của sự sai lệch không?

2. Nếu có thể bạn đề ra hướng sửa chữa để trình lên ban lãnh đạo.

Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát

TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 39

3.1. Quy trình kiểm soát

3.1.1. Khái niệm

Quy trình kiểm soát của quản trị doanh nghiệp, theo Robert J.Mockless, là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác địnhvà đo lường mức độ sai lệch và thực hiện việc điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã sử dụng một cách có hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu. Qua định nghĩa trên, có thể thấy quy trình kiểm soát gồm gồm các giai đoạn sau:

Sơ đồ 3.1. Quy trình kiểm soát

3.1.2. Xác định tiêu chuẩn kiểm soát

Khái niệm tiêu chuẩn kiểm soát

Tiêu chuẩn là những mốc mà từ đó người ta có thể đo lường thành quả đạt được. Tiêu chuẩn kiểm soát tạo ra các “mốc” cần thiết để đánh giá xem những công việc đã/sẽ diễn ra có còn ở trong giới hạn cho phép hay không. Trong hoạt động của một tổ chức thì có rất nhiều loại tiêu chuẩn kiểm soát khác nhau do: đặc thù của doanh nghiệp, sự đa dạng của hàng hóa và dịch vụ. Do vậy, để hoạt động kiểm soát đạt được hiệu quả tốt nhất thì các tiêu chuẩn kiểm soát đề ra cần phải hợp lý và có khả năng thực hiện được trên thực tế. Xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn vượt quá khả năng thực hiện rồi sau đó phải điều chỉnh hạ thấp bớt các tiêu chuẩn này là một điều nên tránh ngay từ đầu. Nếu biết cách xác định tiêu chuẩn một cách thích hợp, đồng thời nắm vững được chức năng, nhiệm vụ của các phòng/ban cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp thì lúc đó hoạt động kiểm soát trở nên tương đối dễ dàng và đạt được hiệu quả cao.

Xác định tiêu chuẩn và lựa chọn phương pháp đánh giá.

Đo lường kết quả bằng cách đối chiếu kết quả với tiêu chuẩn đã được xác lập.

Sự thực hiện hoạt động có phù hợp với tiêu chuẩn không?

Không cần điều chỉnh

Tiến hành điều chỉnh

Có

Không

Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát

40 TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203

Các dạng tiêu chuẩn kiểm soát

Tiêu chuẩn định tính là tiêu chuẩn không biểu hiện dưới dạng các số đo vật lý hoặc giá trị như: lòng trung thành của nhân viên, tính kỷ luật trong công việc…

Tiêu chuẩn định lượng là những chỉ tiêu có thể đo lường bằng các đơn vị cụ thể như: thị phần, doanh thu bán hàng, giá bán sản phẩm

Dựa vào các mục tiêu của doanh nghiệp. Đây là những tiêu chuẩn kiểm tra tốt nhất vì đó là thước đo sự thành công của các kế hoạch; là căn cứ đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp cũng như mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của các phòng/ban, cá nhân. Do đó, các mục tiêu này cần cố gắng thể hiện dưới dạng định lượng, bằng những chỉ tiêu cụ thể.

Các tiêu chuẩn thực hiện chương trình: Đây là cơ sở để đánh giá việc thực hiện các chương trình mục tiêu như chương trình phát triển sản phẩm mới, chương trình cải tiến chất lượng sản phẩm, chương trình thay đổi nhãn hiệu.

Các chỉ tiêu chất lượng đối với sản phẩm và dịch vụ.

Các định mức kinh tế - kỹ thuật đối với quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm.

Các tiêu chuẩn về vốn: Đây là những chỉ tiêu đo lường sự thực hiện vốn đầu tư trong các doanh nghiệp như khoản thu hồi trên vốn đầu tư, tỷ lệ giữa các khoản nợ hiện có với tài sản hiện có…

Các tiêu chuẩn thu nhập: Như khoản thu nhập trên một km xe khách chở khách, số tiền thu được trên một tấn hàng bán được…

3.1.3. Đo lường và đánh giá việc thực hiện

Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu có các phương pháp nhằm xác định một cách chính xác chức năng, nhiệm vụ của các phòng/ban cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp thì các nhà quản trị có thể đánh giá thành quả thực tế của những nhân viên dưới quyền của họ. Tuy nhiên, việc đánh giá đó không phải bao giờ cũng thực hiện được. Có nhiều hoạt động khó có thể đưa ra các tiêu chuẩn chính xác và có nhiều hoạt động khó có thể đo lường được. Ví dụ, nếu người ta có thể đo lường số sản phẩm của một phân xưởng sản xuất một cách tương đối dễ dàng, thì ngược lại rất khó để kiểm tra công việc của Phòng chăm sóc khách hàng trong doanh nghiệp. Gặp trường hợp này, các nhà quản trị thường dùng những tiêu chuẩn gián tiếp, ví dụ thái độ khách hàng đối với doanh nghiệp, hay uy tín của doanh nghiệp trong xã hội.

Đo lường việc thực hiện

Việc đo lường kết quả thực hiện kế hoạch trên thực tế cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:

Phải dựa vào các tiêu chuẩn đặt ra để đánh giá kết quả hoạt động của các phòng/ban cũng như nhân viên trong doanh nghiệp.

Phải đảm bảo tính khách quan. Muốn vậy, phải xác định rõ trách nhiệm, thái độ của các cấp quản trị, không được thành kiến, độc đoán, tránh buộc tội, bất công, tránh nhận định chủ quan khi chưa có đủ cơ sở.

Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát

TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 41

Đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp, vừa có lợi cho cá nhân, bộ phận. Thông qua kiểm tra, quản trị viên cấp cao đánh giá được năng lực của cấp quản trị viên cấp dưới. Đồng thời, đối với cấp quản trị viên cấp dưới có thể qua đo lường khẳng định được vị trí của mình, nhận thức được những thiếu sót, hạn chế để có biện pháp khắc phục kịp thời.

Việc đo lường chính xác kết quả thực tế sẽ mang lại những lợi ích rất lớn:

Dự báo được những sai sót có thể xảy ra đồng thời có những biện pháp để can thiệp kịp thời. Ngoài ra, việc đo lường nhiều khi phải được thực hiện đối với đầu vào của hoạt động, kết quả của từng giai đoạn hoạt động, những dấu hiệu và thay đổi có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động nhằm có tác động điều chỉnh kịp thời.

Rút ra được những kết luận đúng đắn về hoạt động đồng thời cải tiến được công tác quản trị.

Do người tiến hành giám sát, đo lường sự thực hiện với người đánh giá và ra quyết định điều chỉnh có thể khác nhau nên cần phải xây dựng được mối quan hệ phù hợp giữa họ.

Đánh giá việc thực hiện các hoạt động

Đánh giá là sự xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường so với tiêu chuẩn. Nếu quá trình hoạt động mọi bộ phận trong doanh nghiệp đang thực hiện phù hợp với các tiêu chuẩn đã được xác lập, có thể kết luận mọi việc vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch và không cần sự điều chỉnh. Ngược lại, nếu kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì cần điều chỉnh. Khi đó, người ta tiến hành phân tích nguyên nhân của sự sai lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp để đi tới kết luận có cần tiến hành điều chỉnh hay không và nếu cần thì phải điều chỉnh như thế nào để đạt được hiệu quả nhất. Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu các phương tiện đo lường có khả năng xác định một cách chính xác kết quả hoạt động thì việc đánh giá sự thực hiện thực tế hoặc tương lai là công việc tương đối dễ dàng. Tuy nhiên, có nhiều hoạt động khó xác định được tiêu chuẩn chính xác và cũng khó đo lường, dự báo sự thực hiện.

3.1.4. Điều chỉnh các sai lệch

Điều chỉnh là những tác động bổ sung trong quá trình quản trị để khắc phục những sai lệch giữa việc thực hiện hoạt động trên thực tế so với mục tiêu, kế hoạch đã đề ra nhằm không ngừng cải tiến chất lượng hoạt động. Thông qua việc đo lường và đánh giá kết quả ở bước trên, chúng ta sẽ xác định được cần phải áp dụng những biện pháp gì, ở đâu, làm như thế nào để đảm bảo cho việc thực hiện các hoạt động ngày càng đem lại kết quả cao hơn. Việc điều chỉnh các sai lệch trong thực tế có thể tiến hành theo các hướng:

Điều chỉnh kế hoạch;

Thay đổi mục tiêu;

Hoàn thiện lại cơ cấu tổ chức;

Lựa chọn bố trí lại nhân sự, tăng cường huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên…

Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát

42 TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203

3.2. Công cụ kiểm soát

3.2.1. Khái niệm

Công cụ là các phương tiện cần thiết được con người sử dụng để chế tạo sản phẩm, dịch vụ, hoàn thành công việc hoặc làm cho cuộc sống tốt hơn. Như thế, để thực hiện bất cứ công việc gì con người đều phải chế tạo ra và sử dụng các công cụ cần thiết. Để hoàn thành nhiệm vụ quản trị, con người cần sử dụng nhiều công cụ khác nhau; trong đó, để thực hiện hoạt động kiểm soát với hiệu quả cao, nhà quản trị cần biết sử dụng các công cụ kiểm soát thích hợp.

Công cụ kiểm soát phụ thuộc vào đối tượng và tính chất của hoạt động kiểm soát. Thông thường người ta sử dụng các công cụ định tính và công cụ định lượng phục vụ cho hoạt động kiểm soát.

Công cụ định tính thường chỉ sử dụng khi thực hiện kiểm soát chiến lược; càng kiểm soát ngắn hạn với các nội dung càng cụ thể, người ta càng nghĩ tới các công cụ định lượng.

Lĩnh vực tính toán có ý nghĩa đặc biệt với tư cách công cụ kiểm soát. Lĩnh vực này đáp ứng phần lớn nhu cầu thông tin để điều khiển ngắn hạn. Các công cụ kiểm soát chuyển hoá từ lĩnh vực tính toán là các hệ thống số liệu, giá cả tính toán và ngân sách. Các dữ liệu kiểm soát có thể được hình thành cả với tư cách công cụ phối hợp, cả với tư cách công cụ trợ giúp quyết định cũng như trợ giúp thông tin. Trong quan hệ với kiểm soát chiến lược dài hạn, phương pháp hiện tại và dự báo tương lai được nhấn mạnh. Các công cụ này có thể phục vụ cả mục tiêu phối hợp, trợ giúp quyết định và trợ giúp thông tin ở cả thời kì chiến lược.

Sự phát triển công nghệ thông tin có ý nghĩa lớn đối với sự tham gia của các công cụ kiểm soát. Điều này cho phép mở rộng khả năng nghiên cứu hơn, quá trình chế biến dữ liệu tự động giúp giảm thiểu thời gian và chi phí cần thiết. Hướng vào việc đơn giản hoá và khái quát hoá các phương pháp định hướng cho phép ứng dụng tiến bộ kĩ thuật công nghệ thông tin vào thực tế.

Có thể thấy, công cụ kiểm soát trong doanh nghiệp nhằm:

Thực hiện sự phối hợp hoạt động của mọi bộ phận, cá nhân.

Trợ giúp việc ra các quyết định quản trị.

3.2.2. Nhân tố ảnh hưởng đến lựa chọn công cụ kiểm soát

3.2.2.1. Mục đích của kiểm soát

Tổ chức hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp với các mục đích khác nhau:

Kiểm soát bên ngoài và kiểm soát của ban/bộ phận kiểm soát ở các công ty cổ phần hoặc của đại diện sở hữu chủ doanh nghiệp nhà nước nhằm mục đích kiểm soát sự tuân thủ và kiểm soát thực trạng tài chính của doanh nghiệp. Với mục đích này, kiểm soát bên ngoài và kiểm soát của bộ phận kiểm soát ở các công ty cổ phần hoặc của đại diện sở hữu chủ của các doanh nghiệp nhà nước sẽ có nội dung, đối tượng và sử dụng công cụ phù hợp.

Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát

TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 43

Kiểm soát hoạt động kinh doanh của bộ máy quản trị doanh nghiệp có mục đích đảm bảo cho doanh nghiệp luôn đi đúng hướng, hoạt động kinh doanh mang lại lợi ích như mong muốn. Nhằm vào mục đích này kiểm soát sẽ phải sử dụng các công cụ thích hợp được trình bày ở các nội dung có liên quan.

3.2.2.2. Đối tượng kiểm soát

Đối tượng kiểm soát là các đối tượng bên trong doanh nghiệp cần được giám sát. Đối tượng kiểm soát có thể là tài sản, hoạt động, thông tin… bên trong doanh nghiệp. Hoạt động kiểm soát chỉ có thể đạt các mục tiêu đặt ra khi nó được tiến hành phù hợp với đối tượng kiểm soát. Sự phù hợp phải thể hiện ở việc xác định nội dung, tiêu chuẩn và phương pháp đánh giá trên cơ sở đòi hỏi của đối tượng đánh giá. Các doanh nghiệp có quy mô khác nhau, hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau, sẽ chịu ảnh hưởng của các yếu tố môi trường kinh doanh cũng khác nhau. Một doanh nghiệp có quy mô lớn, bao gồm nhiều bộ phận khác nhau, chịu ảnh hưởng lớn của rất nhiều yếu tố thuộc môi trường kinh doanh cả trong nước và ngoài nước sẽ phải thực hiện việc kiểm soát phức tạp hơn nhiều so với một doanh nghiệp có quy mô nhỏ hơn, hoạt động kinh doanh chủ yếu trong phạm vi một thị trường hẹp nào đó.

Nếu đối tượng là kiểm soát chiến lược thì phải trên cơ sở phán đoán môi trường kinh doanh bao gồm cả môi trường bên ngoài và môi trường bên trong (xu thế phát

triển, thời cơ, đe doạ, thuận lợi và khó khăn) để soát xét lại các mục tiêu kinh doanh; trên cơ sở đó mà hình thành các mục tiêu chiến lược, các phương án chiến lược và lựa chọn phương án chiến lược tối ưu. Trong giai đoạn này, đối tượng kiểm soát là môi trường kinh doanh (môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp) với các nhân tố có giá trị định hướng vận động trong khoảng thời gian dài, các mục tiêu chiến lược thích ứng với những nhân tố ấy thường là các mục tiêu dài hạn. Thích ứng với đối tượng kiểm soát mang đặc tính như vậy phải sử dụng hình thức kiểm soát chiến lược. Kiểm soát chiến lược nhằm đánh giá xem liệu các mục tiêu cũng như các giải pháp chiến lược có đảm bảo tính đúng đắn hay không? Khi chiến lược kinh doanh xây dựng trong khoảng thời gian dài dựa trên cơ sở dự đoán môi trường đầy biến động (đặc biệt là với môi trường bên ngoài) thì trong nhiều trường hợp sự biến động của môi trường nằm ngoài dự đoán nên phải kiểm soát để có được những điều chỉnh cần thiết, làm cho chiến lược luôn thích ứng với môi trường kinh doanh.

Nếu đối tượng là kiểm soát tác nghiệp phải kiểm soát các kế hoạch triển khai chiến lược kinh doanh cũng như hình thành các chính sách, giải pháp tổ chức thực hiện chiến lược đã xác định. Lúc này, kiểm soát phải đi rất sâu vào từng hoạt động tác nghiệp rất cụ thể.

Tùy vào từng đối tượng kiểm soát, doanh nghiệp sẽ lựa chọn công cụ kiểm soát tương ứng nhằm phù hợp với đặc điểm của từng đối tượng kiểm soát cụ thể.

Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát

44 TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203

3.2.2.3. Trình độ đội ngũ nhân viên kiểm soát

Năng lực phản ánh kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định. Kiến thức và kỹ năng của nhân viên kiểm soát sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn công cụ kiểm soát. Tùy vào mục tiêu của doanh nghiệp, kế hoạch và chiến lược để hoàn thành mục tiêu đó, nhà quản trị sẽ lựa chọn công cụ kiểm soát thích hợp. Mỗi công cụ kiểm soát sẽ được thể hiện qua một số công việc cụ thể, và được cụ thể thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng mà nhân viên cần có để có thể sử dụng được công cụ kiểm soát đó. Khi xác định được năng lực cần thiết, nhà quản trị cần cân nhắc giữa việc sử dụng công cụ kiểm soát và năng lực của nhân viên thực hiện nhiệm vụ, tránh trường hợp năng lực của nhân viên có hạn nhưng lại yêu cầu họ sử dụng công cụ kiểm soát quá phức tạp và ngược lại.

3.2.2.4. Trang thiết bị phục vụ cho công tác kiểm soát

Đối với hoạt động kiểm soát thì điều kiện làm việc, thiết bị tốt, đầy đủ sẽ giúp cho nhân viên kiểm soát thực hiện các công việc thuận tiện hơn, nhanh và kịp thời hơn đồng thời góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động kiểm soát.

Mỗi loại công cụ kiểm soát sẽ đòi hỏi trang thiết bị hỗ trợ cần có khác nhau, chẳng hạn như một số phần mềm trợ giúp, hay các máy tính cần được truy nhập vào mạng Internet và mạng của doanh nghiệp để có thể khai thác, trao đổi và sử dụng các thông

tin cần thiết Ngoài ra, các máy móc và phương tiện cũng được trang bị đồng bộ như

máy photocopy, đèn chiếu, phương tiện đi lại tất cả các thiết bị, dụng cụ này sẽ giúp cho hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp hơn, giúp cho các công cụ kiểm soát của doanh nghiệp sẽ hoạt động được hiệu quả nhất.

3.2.3. Yêu cầu khi lựa chọn công cụ kiểm soát

Các nhà quản trị đều muốn có một hệ thống kiểm soát thích hợp và hữu hiệu để giúp cho doanh nghiệp có thể duy trì được các hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạnh nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Vì mỗi tổ chức đều có những mục tiêu hoạt động, những công việc, và những con người cụ thể riêng biệt, cho nên các biện pháp và công cụ kiểm soát ở mỗi doanh nghiệp sẽ phải được xây dựng dựa trên những đặc điểm riêng. Tuy nhiên, dù theo hình thức nào thì hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp đều vào tuân thủ theo các nguyên tắc.

3.2.3.1. Căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức

Cơ sở để tiến hành hoạt động kiểm soát thường là dựa vào kế hoạch. Thông qua hoạt động kiểm soát, các nhà quản trị sẽ biết được diễn biến của quá trình thực hiện kế hoạch. Các kế hoạch và chương trình đều có những đặc trưng thống nhất, tuy nhiên thông tin để kiểm soát việc thực hiện một chương trình hoạt động marketing sẽ khác nhiều so với thông tin cần thiết để kiểm soát hoạt động tại bộ phận sản xuất. Do vậy, công cụ kiểm soát được lựa chọn phải phù hợp với kế hoạch hoạt động tổ chức.

Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát

TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 45

3.2.3.2. Phải mang tính đồng bộ

Trong quá trình kiểm soát các hoạt động trong doanh nghiệp, cần quan tâm đến chất lượng hoạt động của toàn hệ thống chứ không phải chất lượng của từng bộ phận, từng con người. Cần quan tâm đến chất lượng của cả quá trình hoạt động chứ không chỉ đến kết quả cuối cùng của hoạt động.

3.2.3.3. Phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu

Khi xác định rõ được các mục tiêu cần đạt được trong hoạt động kiểm soát thì cần phải xác định được nên kiểm tra ở đâu? Trên thực tế các nhà quản trị phải lựa chọn và xác định phạm vi cần kiểm tra. Nếu không xác định được chính xác những vị trí cụ thể thì hoạt động kiểm soát có thể sẽ làm tốn kém về thời gian, tiền bạc mà điều quan trọng có thể đưa ra khối lượng thông tin quá dàn trải dẫn đến các quyết định đưa ra từ nhà quản trị sẽ gặp khó khăn.

Tuy nhiên, nếu chỉ đơn thuần dựa vào những chỗ khác biệt thì chưa đủ. Một số sai lệch so với tiêu chuẩn có ý nghĩa tương đối nhỏ, và một số khác có tầm quan trọng lớn hơn. Chẳng hạn, nhà quản trị cần phải lưu tâm nếu chi phí về lao động trong doanh nghiệp tăng 5% so với kế hoạch nhưng sẽ không đáng quan tâm lắm nếu chi phí về tiền điện thoại tăng 20% so với mức dự trù. Kết quả của hoạt động kiểm soát có thể đưa ra nhiều thông tin, tuy nhiên nhà quản trị chỉ nên quan tâm đến những yếu tố có ý nghĩa quan trọng đối với những hoạt động nhằm để đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra, và những yếu tố đó được gọi là các điểm trọng yếu trong doanh nghiệp.

3.2.3.4. Kiểm soát phải mang tính khách quan và chính xác

Trong quá trình kiểm tra, nhà quản trị cần dựa vào các hoạt động thực tế ở các phòng/ban, cá nhân để từ đó đưa ra những kết luận phù hợp. Các nhà quản trị không nên dựa vào những định kiến để đưa ra những kết luận hoặc đánh giá không đúng về đối tượng, dẫn đến kết quả kiểm soát có thể bị sai lệch và sẽ làm cho doanh nghiệp có thể gặp phải những tổn thất lớn.

Do đó, hoạt động kiểm soát cần phải được thực hiện với thái độ khách quan trong quá trình thực hiện. Đây là một yêu cầu rất cần thiết để đảm bảo kết quả và các kết luận từ hoạt động kiểm soát được chính xác.

3.2.3.5. Phải phù hợp với tổ chức

Hoạt động kiểm soát cần phải phù hợp với đặc điểm của từng tổ chức. Chẳng hạn, một doanh nghiệp nhỏ sẽ cần một số công việc kiểm tra khác với một doanh nghiệp lớn. Một doanh nghiệp sản xuất đa sản phẩm sẽ có hoạt động kiểm tra khác hẳn với một doanh nghiệp sản xuất những sản phẩm đơn chiếc.

Do vậy, hoạt động kiểm tra cần phải đảm bảo phản ánh theo cơ cấu của tổ chức nhằm đảm bảo đối với mỗi hoạt động sẽ có người đứng ra chịu trách nhiệm, đồng thời chịu trách nhiệm để điều chỉnh sai lệch (nếu có). Ngoài ra, để cho hoạt động kiểm soát đạt được hiệu quả cao cần xây dựng một quy trình và các nguyên tắc kiểm tra phù hợp với

Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát

46 TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203

nét văn hóa của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân viên được độc lập trong công việc, được phát huy sự sáng tạo của mình thì việc kiểm tra không nên thiết lập một cách trực tiếp và quá chặt chẽ. Ngược lại, nếu các nhân viên cấp dưới quen làm việc với các nhà quản trị có phong cách độc đoán, thường xuyên chỉ đạo chặt chẽ, chi tiết và nhân viên cấp dưới có tính ỷ lại, không có khả năng linh hoạt thì không thể áp dụng cách kiểm tra, trong đó nhấn mạnh đến sự tự giác hay tự điều chỉnh của mỗi người.

3.2.3.6. Phải đưa ra được các hoạt động cần điều chỉnh (nếu có)

Hoạt động kiểm soát sẽ được coi là phù hợp nếu những sai lệch so với kế hoạch được tiến hành điều chỉnh, thông qua việc làm lại kế hoạch, sắp xếp lại tổ chức; điều động và đào tạo lại nhân viên, hoặc thay đổi phong cách lãnh đạo. Nếu trong quá trình kiểm soát mà nhận ra sai lệch, tuy nhiên đã không thực hiện việc điều chỉnh, thì việc kiểm tra là hoàn toàn vô ích. Kiểm soát là một trong các chức năng quản trị doanh nghiệp, có liên quan mật thiết với các chức năng hoạch định, tổ chức nhân sự.

3.2.3.7. Cần linh hoạt và đa dạng

Trong điều kiện môi trường kinh doanh thường xuyên biến động tính linh hoạt là điều kiện đảm bảo kết quả và hiệu quả của công tác kiểm soát. Để đảm bảo tính linh hoạt doanh nghiệp phải biết kết hợp ngay trong kế hoạch kiểm soát của mình cả hai hình thức kiểm soát định kỳ và kiểm soát bất thường; đồng thời, điều này phải được triển khai trong thực tiễn.

Kiểm soát định kỳ được xác định trước về thời điểm tiến hành kiểm soát trong đó quy định rõ khoảng cách thời gian kiểm soát cho từng loại đối tượng với nội dung, phương pháp và các công cụ cụ thể xác định. Đây là việc làm không khó trong hoạch định cũng như trong tổ chức thực hiện.

Kiểm soát bất thường được đặt ra khi xuất hiện những sự thay đổi liên quan đến đối tượng kiểm soát dẫn đến nếu doanh nghiệp không thay đổi kịp thời mục tiêu hoặc giải pháp thì những mục tiêu đặt trước có nguy cơ không thực hiện được. Đặc biệt trong kiểm soát chiến lược nếu thấy các điều kiện môi trường bên ngoài và bên trong đã thay đổi thì việc đặt ra kiểm soát bất thường là rất cần thiết. Chỉ có thông qua kiểm soát bất thường doanh nghiệp mới xem xét lại xem những xu thế mới và những viễn cảnh mới xuất hiện là gì? Vị trí mới của doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng như thế nào đến triển vọng phát triển của doanh nghiệp? Có cần điều chỉnh chiến lược? Và nếu cần thì điều chỉnh như thế nào về mục tiêu và các giải pháp?

Trong kế hoạch kiểm soát, hình thức kiểm soát bất thường không xác định được cụ thể về số lần, đối tượng, nội dung cũng như phương pháp kiểm soát cụ thể mà chỉ xác định các tiêu chuẩn “giới hạn” cho từng đối tượng, nếu trong tổ chức thực hiện các tiêu chuẩn đã vượt qua các “giới hạn” xác định sẽ phải tiến hành kiểm soát với đối tượng, nội dung cũng như phương pháp kiểm soát cụ thể phù hợp

Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát

TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 47

3.2.3.8. Tiết kiệm và đảm bảo hiệu quả kinh tế cao

Hoạt động kiểm soát được coi là có hiệu quả khi chúng có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm tàng và thực tế so với kế hoạch với mức chi phí nhỏ nhất. Yêu cầu này đòi hỏi lợi ích của hoạt động kiểm soát phải tương xứng với chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra. Mặc dù yêu cầu này là đơn giản nhưng khó trong thực hành. Thông thường các nhà quản trị phải bỏ ra nhiều chi phí tốn kém cho hoạt động kiểm soát nhưng kết quả thu được từ hoạt động này lại không tương xứng.

3.2.4. Một số công cụ kiểm soát

Có rất nhiều công cụ để kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có thể cung cấp cho nhà quản trị cái nhìn toàn diện hơn về thành quả đạt được của doanh nghiệp và từ đó cũng để giúp cho nhà quản trị hướng đến mục tiêu lâu dài của doanh nghiệp thì người ta thường sử dụng một số công cụ tài chính sau.

3.2.4.1. Phân tích chênh lệch

Là quá trình so sánh doanh thu và chi phí theo kế hoạch với mức thực tế để từ đó đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Thông qua phân tích chênh lệch các nhà quản trị có thể xác định được nguyên nhân tại sao doanh nghiệp không đạt được các mục tiêu.

Phân tích chênh lệch so với dự toán tổng thể: các nhà quản trị có thể đánh giá hoạt động của doanh nghiệp mình bằng cách so sánh kết quả thực tế với dự toán tổng thể. Dự toán tổng thể được lập cho một mức hoạt động, do vậy chỉ cho phép nhà quản trị biết được lợi nhuận của mình có đạt được như mong muốn hay không? Do đó, việc sử dụng công cụ này chỉ cho phép doanh nghiệp biết được kết quả có đạt được theo kế hoạch đặt ra hay không?

Để có thể hiểu được tìm hiểu được nguyên nhân tại sao lại dẫn đến sự chênh lệch trên thì thường phải sử dụng đến dự toán linh hoạt.

Phân tích chênh lệch so với dự toán linh hoạt: cho phép các nhà quản trị đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Dự toán linh hoạt được xây dựng trên cơ sở sự thay đổi điều kiện môi trường kinh doanh. Như vậy, khi điều kiện môi trường kinh doanh thay đổi thì sẽ có một mức doanh thu và chi phí xác định. Do vậy, dự toán linh hoạt giúp cho nhà quản trị kiểm soát tốt hơn tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp do:

Chỉ ra được nguyên nhân dẫn đến chênh lệch (chi phí mua nguyên vật liệu, giá bán

sản phẩm, chi phí quản lý).

Giúp cho nhà quản trị xác định mức độ ứng xử của các loại chi phí trong phân tích chênh lệch như: chi phí sản xuất tăng trong khi số lượng sản phẩm làm ra vẫn không thay đổi, như vậy nhà quản trị sẽ phải xem xét lại khâu sản xuất xem có

nguồn lực nào đang bị lãng phí (nguyên vật liệu, nhân công); doanh thu ở khâu bán hàng giảm trong khi sản phẩm bán ra không giảm, ở đây nhà quản trị sẽ phải xem xét lại quy trình bán hàng.

Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát

48 TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203

Như vậy, phân tích tổng thể dựa trên dự toán tổng thể cho phép nhà quản trị đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp, trong khi phân tích chênh lệch theo dự toán linh hoạt lại cho phép nhà quản trị đánh giá được hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

3.2.4.2. Hệ thống định mức

Thông qua hệ thống định mức nhà quản trị có thể đánh giá việc sử dụng nguyên vật liệu, nhân công có phù hợp với định mức ban đầu theo kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra hay không? Qua việc sử dụng công cụ này cũng giúp cho nhà quản trị đúc rút được kinh nghiệm để đề ra được định mức hợp lý và hiệu quả hơn cho doanh nghiệp, do định mức khó đạt sẽ dễ làm nản lòng người thực hiện trong khi những định mức dễ đạt sẽ tạo cho nhân viên ít nỗ lực.

Định mức lao động là một trong những yếu tố có tính then chốt, quan trọng trong việc quản lý điều hành một cơ quan, tổ chức. Định mức lao động là cơ sở để tổ chức lao động khoa học, lập và giao kế hoạch công tác sát, đúng cho từng đơn vị, cá nhân. Định mức lao động khoa học hiệu quả sẽ góp phần tích cực vào việc chống lãng phí thời gian và sức lao động.

Thông qua định mức lao động, người quản trị có thể kiểm soát được khối lượng và chất lượng công việc trong phạm vi quản lý của mình. Đồng thời, định mức lao động cũng là một trong những căn cứ nhằm phát hiện một cách cụ thể những thiếu sót và bất hợp lý trong tổ chức quản lý lao động. Qua đó, người quản lý sẽ đưa ra những kỷ luật lao động hợp lý. Định mức lao động cũng chính là đòn bẩy thúc đẩy năng suất, chất lượng lao động và là căn cứ để tính toán chi phí nhân công và chi phí tổng sản phẩm.

Để xây dựng định mức lao động, người ta thường áp dụng nhóm các phương pháp sau:

Phương pháp phân tích có nghĩa là trên cơ sở phân tích tính chất phức tạp của các khâu công việc, thời gian thực hiện, trình độ cán bộ tham gia thực hiệc các khâu công việc, trình độ kỹ thuật công nghệ, điều kiện làm việc… để tính toán định mức lao động cho từng khâu công việc cụ thể của một quy trình nghiệp vụ.

Phương pháp tiêu chuẩn là căn cứ vào những tiêu chuẩn, quy định của nhà nước về thời gian lao động, chế độ nghỉ ngơi… để xây dựng định mức lao động cho từng công việc, lĩnh vực để tính toán định biên cho các cơ quan, tổ chức. Phương pháp này chỉ áp dụng đối với các đơn vị, lĩnh vực đã có các văn bản quy định cụ thể và đầy đủ.

Phương pháp thống kê - kinh nghiệm: là dựa vào kết quả thực hiện công việc hoặc kinh nghiệm để xây dựng định mức.

Định mức nguyên vật liệu: là số lượng nguyên vật liệu cho phép đối với sản phẩm đó và lượng định mức này được tính theo thiết kế hoặc theo quy chuẩn. Thông qua định mức nguyên vật liệu, nhà quản trị có thể kiểm soát được khối lượng và chất lượng nguyên vật liệu. Đồng thời, định mức nguyên vật liệu cũng là một trong những căn cứ nhằm phát hiện một cách cụ thể những thiếu sót và bất hợp lý trong hoạt động cung ứng.

Để xây dựng định mức nguyên vật liệu, người ta thường áp dụng các phương pháp sau:

Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát

TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 49

Phương pháp kỹ thuật: phương pháp này đòi hỏi sự kết hợp của các chuyên gia kỹ thuật để nghiên cứu thời gian thao tác công việc nhằm mục đích xác định lượng nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm trong điều kiện về công nghệ, khả năng quản lý và nguồn nhân lực hiện có tại doanh nghiệp.

Phương pháp phân tích số liệu lịch sử: Xem lại nguyên vật liệu cần thiết như thế nào, tuy nhiên phải xem lại kỳ này có gì thay đổi và phải xem xét những chi phí phát sinh các kỳ trước đã phù hợp hay chưa, nếu không hợp lý, hợp lệ thì bỏ hay xây dựng lại.

Phương pháp điều chỉnh: Điều chỉnh định mức nguyên vật liệu cho phù hợp với điều kiện hoạt động trong tương lai của doanh nghiệp.

Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát

50 TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203

Tóm lược cuối bài

Quy trình kiểm soát là cố gắng một cách có hệ thống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thống thông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác định và đo lường mức độ sai lệch và thực hiện việc điều chỉnh để đảm bảo rằng mọi nguồn lực đã sử dụng một cách có hiệu quả nhất trong việc thực hiện mục tiêu.

Công cụ kiểm soát là các phương tiện cần thiết được con người sử dụng để chế tạo sản phẩm, dịch vụ, hoàn thành công việc hoặc làm cho cuộc sống tốt hơn.

Quy trình kiểm soát gồm các giai đoạn:

Xác định tiêu chuẩn và lựa chọn phương pháp đánh giá;

Đo lường kết quả bằng cách đối chiếu kết quả với tiêu chuẩn đã được xác lập;

Tiến hành điều chỉnh (nếu có).

Một số công cụ kiểm soát:

Phân tích chênh lệch;

Hệ thống định mức.

Bài 3: Quy trình, công cụ và tiêu chuẩn kiểm soát

TXQTTH06_Bai3_v1.0015108203 51

Câu hỏi ôn tập 1. Khái niệm và quy trình kiểm soát trong doanh nghiệp.

2. Khái niệm và vai trò của công cụ kiểm soát đối với hoạt động kiểm soát doanh nghiệp..

3. Theo bạn những nhân tố nào sẽ ảnh hưởng đến việc lựa chọn công cụ kiểm soát.

4. Nêu những yêu cầu có để có thể lựa chọn được công cụ kiểm soát thích hợp.

5. Hãy nêu một số công cụ kiểm soát thường sử dụng trong doanh nghiệp. Mỗi công cụ này thường được sử dụng trong lĩnh vực nào?