Badan Koordinasi Pengendalian dan Komunikasi Program

Media Diseminasi Kebijakan dan Prestasi

Edisi 36/September 2014

GALERI ITS

Pencairan Remunerasi Menunggu Perbaikan Data Honorarium

Pengelolaan Arsip Berbasis TIK

SSEAYP Undang Partisipasi Sivitas Akademika ITS

Kebijakan Pengadaan Sepeda untuk Mahasiswa Asing

Pendataan honorarium oleh setiap unit dianggap masih perlu dibenahi. Selain itu, masih terdapat unit yang belum memasukkan data. Oleh karena itu, masing-masing unit diminta untuk segera memasukkan data honorarium dan memperbaiki data yang masih belum sesuai.

Kebijakan tersebut telah dituangkan dalam surat edaran yang diterbitkan oleh Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Keuangan, dan Sarana Prasarana dengan nomor 062661/IT2.II/TU.00.08/2014 tertanggal 12 September 2014.

Dalam kebijakan tersebut disebutkan ketentuan untuk honor yang harus dilaporkan. Yang pertama,

honor dan lembur kegiatan selama Januari hingga Agustus 2014. Honor kegiatan sebelum Januari 2014 namun dibayar pada Januari 2014 tidak termasuk yang didaftar. Ketentuan kedua adalah mengenai audit tentang kebenaran data yang menjadi tanggung jawab masing-masing unit.

Dimohon data hardcopy dan softcopy tersebut segera diserahkan ke Badan Pengembangan Strategis (BPS) ITS dan dikirimkan melalui e-mail untuk softcopy-nya ke perencanaan@its.ac.id paling lambat pada hari Senin tanggal 22 September 2014. (*)

Pencairan Remunerasi Menunggu Perbaikan

Data Honorarium

ilustrasi : google

Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kearsipan ITS bekerja sama

dengan Lembaga Pengembangan Teknologi Sistem

Informasi (LPTSI) membuat Sistem Informasi

Manajemen (SIM) Kearsipan ITS. Dengan menerapkan

arsip digital seperti itu, diharapkan seluruh sivitas

akademika ITS maupun publik dapat lebih mudah

mengakses informasi tentang ITS.

Sehubungan dengan diinisiasinya sistem digitalisasi

arsip tersebut, UPT Kearsipan mengadakan workshop

bertema Implementasi Sistem Informasi Manajemen

(SIM) Kearsipan ITS dalam Rangka Keterbukaan

Informasi Publik, Rabu (17/9). Dalam acara tersebut,

Murtriyono, Kepala UPT Kearsipan ITS, menjelaskan

mengenai pengelolaan arsip berbasis Teknologi,

Informasi dan Komunikasi (TIK).

Untuk proses digitalisasi arsipnya sendiri tidaklah rumit.

Berkas yang akan diarsipkan terlebih dahulu dijadikan

informasi elektronis dengan melakukan scanning.

Setelahnya, file tersebut diunggah ke SIM Kearsipan

ITS. Setelah file masuk ke SIM Kearsipan, maka

dilakukan proses validasi data arsip tersebut.

Selain untuk memudahkan pengarsipan, sistem digital ini

erat kaitannya dengan Undang-undang (UU) Keterbukaan

Informasi Publik dan UU Informasi dan Transaksi

Elektronik (ITE). Berdasarkan UU Keterbukaan Informasi

Publik, publik memiliki hak untuk mengetahui setiap

informasi yang ada di suatu instansi, yakni dalam bentuk

arsip.

Informasi yang bisa didapatkan bisa berupa Surat

Keputusan (SK) mengajar, SK pendirian jurusan baru,

laporan keuangan, maupun informasi yang bersifat

umum.

UPT Kearsipan juga telah membentuk badan Pejabat

Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). PPID itulah

yang nantinya bertugas untuk menentukan suatu

informasi dapat diketahui oleh publik atau tidak. Selain itu,

PP ID juga bertugas mencatat permohonan dari

masyarakat mengenai permohonan informasi yang ingin

mereka peroleh. SIM Kearsipan ini diperkirakan selesai

pada November mendatang (*)

Pengelolaan Arsip Berbasis TIK

Ship for Southeast Asian and Japanese Youth Program (SSEAYP) merupakan program pertukaran pemuda yang dikenal sebagai Program Kapal Pemuda Asia Tenggara-Jepang. Sama seperti sebelumnya, peserta akan mengikuti Country Program sekaligus Homestay bersama orang tua angkat. Sivitas akademika ITS pun diundang oleh panitia Country Program Indonesia (CPI) untuk menjadi orang tua angkat dalam program tersebut.

Kota Surabaya menjadi salah satu destinasi Country Program. Dalam program yang akan berlangsung dari tanggal 28 Oktober hingga 18 Desember 2014 nanti, peserta akan tinggal di Surabaya selama tiga hari mulai tanggal 6 Desember 2014.

Melalui Country Program, Peserta diberikan kesempatan untuk menjalankan tata cara kehidupan yang berbeda, sekaligus memahami dan mendalami masyarakat setempat selama tinggal bersama host family atau orang tua angkat di setiap kota.

Pada dasarnya, manfaat dari program ini tidak hanya dapat dirasakan oleh para peserta, undangan menjadi orang tua angkat pun membuka kesempatan untuk mendapatkan pengalaman baru bagi para sivitas akademika ITS. Dalam program ini,

SSEAYP Undang Partisipasi Sivitas Akademika ITS

orang tua angkat san keluarganya bisa semakin terlatih berinteraksi dengan pemuda dari negara yang berbeda.

Untuk menjadi orang tua angkat, ada beberapa kriteria yang ditetapkan panitia. Calon orang tua angkat harus sudah berkeluarga dan berumur lebih tua dari peserta, mampu dan bersedia menampung dua sampai empat orang peserta. Selain itu, diharapkan pula memiliki standar norma dan taraf hidup yang mampu menerima peserta, “Harapannya peserta yang mengikuti program ini mendapatkan sesuatu atau pengalaman baru dari orang tua angkat,” kata Faisal Maulana, Staf ITS International Office (IO).

IO sendiri bertugas sebagai perpanjangan tangan panitia CPI untuk menyampaikan undangan tersebut kepada seluruh sivitas akademika ITS. IO bersedia membantu selama proses pendaftaran, namun pengisian formulir pendaftaran harus tetap dilakukan oleh calon orang tua angkat secara langsung sebelum tanggal 22 September 2014.

Untuk pendaftaran atau informasi lebih lanjut dapat menghubungi Faisal Maulana (081232559281) atau David Setyawan (085730404411). (*)

ilustrasi : google

ITS International Office melaksanakan pengadaan sepeda untuk mendukung mobilitas mahasiswa asing yang menjalani studi di ITS. Hal ini sekaligus mendukung program ITS Eco Campus yang tengah dicanangkan ITS beberapa tahun terakhir ini.

Pada awalnya, sepeda ITS memang hanya boleh digunakan dalam area kampus dan terbatas jam kerja. Lantaran kurang fleksibel dan tidak sesuai dengan tujuan IO untuk memfasilitasi mahasiswa asing melakukan perjalanan ke luar kampus, IO memutuskan untuk mencari pinjaman sepeda sendiri dari pihak dosen.

Namun, turun kebijakan melalui Surat Disposisi dari Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Keuangan, dan Sarana Prasarana Nomor 2385 tanggal 10 September 2014 lalu. Surat tersebut menyatakan bahwa peminjaman sepeda kepada mahasiswa asing telah mendapatkan persetujuan dari rektor.

Mahasiswa asing diperbolehkan menggunakan sepeda ke luar wilayah kampus.

Izin peminjaman sepeda kampus untuk 44 mahasiswa asing kali ini juga diberlakukan bukan tanpa syarat. Setiap peminjam harus membayar deposito sebesar Rp 50 ribu per bulan. Selain itu, satu orang peminjam hanya diperkenankan menggunakan satu sepeda yang sama sejak awal peminjaman.

Untuk pengembalian sepeda sendiri akan dilakukan apabila masa peminjaman telah habis. Apabila terjadi kerusakan atau hilang, maka peminjam akan melakukan ganti rugi. Atau jika cukup menggunakan deposit yang telah ia bayarkan, maka cukup dengan memotong nilai deposit tersebut. Sisanya akan dikembalikan. Terakhir, jika tidak terjadi apapun saat pengembalian, deposit tersebut akan dikembalikan secara penuh kepada peminjam. (*)

ilustrasi : google

Kebijakan Pengadaan Sepeda untuk Mahasiswa Asing

Puskominfo BKPKP ITS, Humas : Indah Tri Sukmawati, HP. 081231157772, PIN. 2A3E4F2COffice : 031-5927012, Email : humas@its.ac.id, itshumas@gmail.com

GALERI ITSRektor ITS, Prof Dr Ir Triyogi Yuwono DEA memberikan ucapan selamat kepada salah satu mahasiswa yang menjadi wisudawan. Sebanyak 3850 mahasiswa dari berbagai jurusan dan p ro g ra m s t u d i d i I T S b e r h a s i l menyelesaikan masa studinya pada wisuda 110 ini.

UPT Kearsipan ITS mengadakan workshop

bertema “Implementasi Sistem Informasi

Manajemen (SIM) Kearsipan ITS dalam

Rangka Keterbukaan Informasi Publik”, di

m a n a d a l a m w o r k s h o p t e r s e b u t

memberikan penjelasan mengenai

pengelolaan arsip berbasis Teknologi,

Informasi dan Komunikasi (TIK).

Kunjungan pemerintah Timor Leste sebagai tindak lanjut kebijakannya k e p a d a I T S u n t u k m e n e r i m a mahasiswa dari Timor leste untuk menjalankan studi di ITS.