Belge Yönetiminde Yeni Fırsatlar: Dijitalleştirme ve İçerik Yönetimi ... · 2019-10-07 ·...

290

BİLGİ DÜNYASI, 2010, 11 (2) 290-331

Belge Yönetiminde Yeni Fırsatlar: Dijitalleştirme ve İçerik Yönetimi Uygulamaları

The New Challenges in Records Management: Digitization and Enterprise Content Management Practices

Özgür KÜLCÜ�

ÖzBu çalışma özellikle dijitalleştirme ve kurumsal içerik yönetimi uygulamalarının ardından

belge yönetimi alanında yeni koşulları tanımlamayı amaçlamaktadır. Günümüzde dijitalleştirme ve içerik yönetimi iç içe gelişmektedir. Dijitalleştirme uygulamaları geleneksel olarak basılı ortamdan elektronik ortama geçişi temsil etse de yapılandırılmamış metin ya da imajların yarı yapılandırılmış ya da yapılandırılmış formlara dönüştürülmesi, tanımlanması ve erişimi faaliyetlerini de kapsamaktadır. Öte yandan kurumsal içerik yönetimi kurumsal bilgi içeriğin tümünün bütünsel olarak idaresini kapsamakta ve doküman yönetimi, belge yönetimi, Web içerik yönetimi ve iş akış yönetimi uygulamalarını içermektedir. Bu kapsamı ile dijitalleştirme ve içerik yönetim faaliyetleri belge yönetimi uygulamalarını yakından etkilemekte, alanın geleceğine yön vermektedir. Çalışma bu çerçevede gelişen süreci ve sonuçlarını değerlendirmektedir.

Anahtar sözcükler: Belge yönetimi, Dijitalleştirme, Kurumsal içerik yönetimi

AbstractThe aim of this study is to investigate the new challenges on records management especially

after the emergence and growth of enterprise content management and digitization practices. At the present time digitization and content management are growing together. Traditionally digitization may be described as the studies on transferring print formats to electronic formats; it also includes the transforming of the unstructured text or images to semi-structured or structured forms. On the other hand enterprise content management is one of the terms used in the context of management of whole institutional information content in integrated structure, and includes document management, records management, Web content and workflow management. In this context digitization and enterprise content management are penetrating into records management practice and directed to the evolution of the area. This study evaluates these conditions and their results.

Keywords: Records management, Digitization, Enterprise content management

� Doç.Dr.;HacettepeÜniversitesiBilgiveBelgeYönetimiBölümüBeytepe06800-Ankara([email protected])

291

Belge Yönetiminde Yeni Fırsatlar... BİLGİ DÜNYASI, 2010, 11 (2) 290-331

Kurumsal Bilgi Kaynağı Olarak Belgeler ve Belge Yönetiminin Kapsamı

Yapılandırılmış iş sürecinin parçası olarak üretilen belgeler, kurumsal bilgi ihtiyacınıkarşılayan, iletişimvedoğrulama faaliyetlerindeyaygınolarakkullanılandokümanterkaynaklardır (Cisco ve Strong, 1999, s.172). Belgeler diğer dokümanter kaynaklardanfarklıolarakparçasıolduğuişsürecinedönüközgünbilgiiçerirvedenetimlerdekanıtniteliğine sahiptir. Bu özellikleri ile belgelerin üretimi, düzenlenmesi, dağıtımı, etkinkullanımı ve ayıklanmasına yönelik sistematik yaklaşımlar, belge yönetiminin çalışmaalanını oluşturmaktadır (ISO 15489, 2001, s.3; Külcü, 2009, s.265). Kurumsal bilgiiçeriğinin önemli bir bölümünü oluşturan belgeler, genellikle şu alanlarda kurumsalfaaliyetleredestekolurlar:

◊ Parçasıolduğuişindüzenli,etkinveyasalçerçevedeyürütülmesi,

◊ Hizmetlerinsürekliğininvetutarlılığınınsağlanması,

◊ Paydaşlar ve idari birimlere iş ile ilgili politikaların, kararların, çıktılarınınulaştırılması,

◊ Denetim faaliyetleri dâhil olmak üzere idari ve yasal gereksinimlere uyumunsağlanması,

◊ Hukukiitilaflardankorunması

◊ Maliveetiksorumluluklarınyerinegetirilmesi,

◊ Çalışan,müşterivediğerpaydaşlarınhaklarıilekurumsalçıkarlarınkorunması,

◊ Acildurumlarakarşıişlerdekisürekliliğinsağlanması,

◊ Ortakvekurumsalhafızanınsüreklikılınması(Sprehe,2005,s.298).

Giderekbasılıortamınyeriniolanelektronikbelgeyönetimiuygulamalarıilebelgeyönetimi,basılıüretilmişbelgelerinelektronikkopyalarıileelektronikortamdaüretilmişbelgelerinyönetiminikapsayacakbiçimdegenişlemektedir.Elektronikbelgeyönetimsistemlerielektronikdokümanlarınvedosyalarınüretimi,e-postayönetimi,taramaveerişim, işakışıentegrasyonu,kullanıcıarayüzleri,mobilçalışmaortamlarıveuzaktanerişimvb.alanlarıkapsamaktadır(Azad,2008,s.xxii).

Yakın geçmişe kadar kurumsal bilginin tamamının basılı ortamda saklandığınıbiliyoruz.Dijitaldepolamaortamlarınınkullanılmayabaşladığı ilkyıllardakâğıtyadamikrofilmolarakbasılıkopyasaklamageleneğibelirlibirsüredevamettirilmiştir.Zamanlaen azından güncelliğini yitirmiş belgelerin mikrofilm ya da elektronik kopyalardasaklanması yoluna gidilmiştir. Mikrofilm kullanımının özellikle 1980’li yıllarda zirveyaptığındansözedilmektedir(CimtechLtd,2009,s.10).Ancakarşivleregönderilmemişgüncel kullanımdaki materyallerin mikrofilm kullanımı pek pratik olamamıştır.

292

BİLGİ DÜNYASI, 2010, 11 (2) 290-331 Özgür KÜLCÜ

1980’li yıllarla birlikte kurumsal yaşamda etkin rol üstlenmeye başlayan bilgisayarlargünümüzdepekçokkurumsalçözümünanakaynağıolmuşlardır.Yine80’lerleyaygınuygulamaşansıbulantarayıcılar ileyüksekçözünürlüktebilgivebelgekaynaklarınınelektroniksistemlerdesaklanmasıvegörüntülenmesimümkünolabilmiştir.90’lıyıllarlabirlikteyenikuşakbilgisayarsistemleriveofisuygulamaları,elektronikortamdabilgivebelgeişlemlerinimümkünkılmışveelektronikdokümanyönetimigelişmiştir.Elektronikdokümanyönetimsistemleribilgimerkezlerivekütüphanelerdeyeralanmateryallerintanımlanmasıveerişimineolanaksağladığıgibibilgikaynaklarınınbütünüyleelektroniksistemlerdeüretimiveyönetiminedeolanaksağlamıştır.

Basılıortamdansözettiğimizdeörneğinkitaplariçintemelerişimsınıflamasistemlerivekonubaşlıkları listeleridir.Elektronikortamdaisetammetintaramaolanağıerişimsistemlerineyeniboyutlarkatmıştır(CimtechLtd,2009,s.10).

Belge Yönetiminde Yeni Eğilimler: Bilginin Dijital Ortamda Korunması ve Belgelerin Sürekliliği Yaklaşımının Gelişimi

Bilgi teknolojilerinin tetiklemesiyle üretilen bilgi miktarının geçmiş yüzyıllarlakarşılaştırılmayacakölçüdeartışgöstermesinerağmenkarmaşıklaşanbilgiyığınlarınaerişimin geçmişten daha güç olması ilginç bir ironiyi oluşturmaktadır (Duranti, 2000,s.10; Runardotter, 2007, s.3). Giderek çeşitlenen bilgi kaynakları ve belgesel yapılarsorunlarıdaaynıölçüdekarmaşıklaşmaktadır(Runardotter,2007,s.3).Dijitalortamdabilgi kaynaklarının yönetiminde yaşanan sıkıntıların belli başlıları arasında; dijitalbilgininvarlığınınsürekliliğinin(continuedexistence)sağlanması,teknolojieskimesinekarşınerişiminsağlanması,bilgiiçeriğininvekapsamınınözgünlükvegüvenilirliğininsağlanması (Runardotter, 2007; Ruusalepp, 2005) yer almaktadır. Dijital korumakapsamında ele alınan ilgili konular üzerine yaklaşımlar geliştirmek bilgi ve belgeyönetimi alanında çalışmaların önemli konu başlıkları arasında yer almaktadır. Dijitalkoruma,bilgisistemlerinedönükçalışmalarınbirparçasıolduğukadaridari,mali,yasalve sosyal boyutları ile ele alınması gereken bir konudur (Lavoie ve Dempsey, 2004).Dijital koruma sadece teknik boyutuyla ele alınmamalıdır. Bilgi sistemlerini etkileyentümunsurlardijitalkorumakapsamındadüşünülmekdurumundadır.

Dijitalsistemlerdebilgivebelgekaynaklarınınyönetimivekorunması,gelenekselyaklaşımlarıçeşitlidüzeylerdeetkilemektedir.Örneğinbelgeyönetimiyaklaşımlarınıntemelaldığı“yaşamdöngüsü”(lifecycyle)kavramıyerinibelgelerinsürekliliği(recordscontinuum)yaklaşımınabırakmaktadır.Bukapsamdadijitalkorumaönemlibirbelgeyönetimi unsuru haline dönüşmektedir. Geleneksel yaşam döngüsü yaklaşımı lineerolarak belgelerin üretimi, düzenlenmesi ve ayıklanması sürecinde belge işlemlerinitanımlarken, belgelerin sürekliliği yaklaşımında belgeler aynı anda birden fazlaortamda ve farklı koşullarda tanılanabilmektedir (McKemmish, 2001). Belgelerinsürekliliğiyaklaşımındabelgelersürekli‘olma’halindedir.Yaşamdöngüsüyaklaşımında

293


birbirindenayrılmışgörevlerletanımlanmışbilgisistemiuzmanı,belgevearşividarecileriyenikoşullardabelgekorumasistemiiçerisindeiçiçetanımlanmaktadır(Reed,2000).Belgelerinsürekliliğiyaklaşımıdörttemelyaklaşımıgerektirmektedir:

◊ Bilgi sistemleri, belge ve arşiv yönetimi kapsamında tek bir belge kavramınınkabuledilmesi.

◊ Belgelerin niteliğini belirleyen unsurların fiziksel özelliklerinden çok mantıksal(logical)özellikleriolması.

◊ Kurumsal sosyal ağlar ve iş süreçleri ile belge koruma (recordskeeping)sistemlerininentegrasyonu.

◊ Belge ve arşiv yönetimin uzmanlığının kurumsal bilginin organizasyonundansorumlukılınması(Upward,1998;Runardotter,2007,s.73).

Şekil 1’de kimlik, kimin ne yaptığı (belgelerde tanımlanmaktadır), burada bulunangeçmiş ve kanıt izleri bilginin nasıl depolandığı bilgilerini içermektedir. Kanıt niteliğieylemlerinizlerini;işsürecindekullanılabilme,aktivitelerinürünüolarakbelgelerleilgilikurumsalişleritanımlamaktadır.

Şekil 1. BelgelerinSürekliliğiModeli(Upward,2000,s.123).

294


Belge koruma taşıyıcıları belgelerin depolandığı araçları tanımaktadır. Modeliçerisinde belgeler aktivitelerin sonunda yer almaktadır. Model içerisinde en aktifçalışmalar üretim aşamasında gerçekleştirilmektedir. Üretilen ve sağlanan belgelerinmetadatatanımlamalarıbuaşamadagerçekleştirilmektedir.Diğeraşamalardabelgeler,sürecingerektirdiğiortamlaraaktarılmaktayadaarşivlenmektedir(Runardotter,2007,ss.19-21;Upward,2004).

Belgelerin sürekliliği modeli aynı zamanda bir sosyal sistemi de tanımlamaktadır.Çalışanları ile birlikte tüm organizasyon, model içerisinde yer almaktadır. Modeluygulandığında kurumun kendi dinamikleri sisteme entegre edilebilmektedir(Reed,2000).Kurumiçerisindeüretilenyadasağlananbelgelerinniteliğivekonumudeğişkenlik gösterebilmektedir. Sosyal ağlar yardımıyla belgeye erişim zaman vemekândan bağımsız hale gelebilmektedir. Belgelerin sürekliliği yaklaşımı kurumsalbilgivebelgeuygulamalarınayeniolanaklarsunmaktadır.Belgevearşivyöneticilerininbuaraçlarınseçimivekullanımıüzerineyeniyaklaşımlargeliştirmeleribeklenmektedir.Bu kapsamda dijital belgelerin uzun süre korunması belge ve arşiv uzmanları kadarkurumunvekurumdagörevlipersonelinortakkonusuolarakalgılanmakdurumundadır.Örneğinkurumsaldeğeresahipe-postayıalanilgilikişininbunukurumunortakhafızasıniteliğindeki arşivleme sistemine yükleme sorumluluğu bulunmaktadır (ICA, 2005;Runardotter,2007,s.74).Yenikoşullardabilgivebelgeyöneticileriningörevtanımlarınıbirbirindenayırmakgiderekgüçleşmektedir(InternationalCouncilonArchives,2005;McKemmish,2001;Reed,2000).

Günümüzde yer olarak arşivlerin önemi giderek azalmaktadır. Artık arşivler herzamanheryerden,farklısistemleryadaformatlardanerişilebilenortamlaradönüşmekdurumundadır. Arşivleme yerini depolamaya arşiv uygulamaları da dijital korumauygulamalarına dönüşmeye başlamıştır. Bu kapsamda politika üretemeyen, gereklialtyapı yatırımlarını gerçekleştiremeyen kurumların kurumsal işlerinde ciddi risklerlekarşıkarşıyakalmalarıyanındakurumsalgeçmişleriniyitirmetehlikesiiçindeolacaklardır(Runardotter,2007,ss.76-78).

Dijital Ortamda Belgelere Dönük Tehditler ve Geliştirilen Projeler / Standartlar

Günümüzde belgeleri tehdit eden en ciddi sorunun, doğal afetler ya da yangıntehlikesinden çok değişen dosya formatları olduğuna değinilmektedir (Goldstein,2004). Bu çerçevede belgeler dijital ortama aktarılırken ve elektronik ortamda belgeişlemlerinedönükprogramlargeliştirilirkenaşağıdakiunsurlarınöncelikleelealınmasıgerekligörülmektedir.

◊ Kanıt (evidence):Elektronikortamdabelgelerinkanıtniteliğinisürdürebilmeleriiçindijitalimzaveçokluimzaözeliklerinintanımlanması.

295


◊ Güvenilirlik (reliability): Güvenilirlik ilgili olay için belgenin geçerliliğinitanımlamaktadır. Örneğin belgenin içeriğine duyulan güvenin sağlanması(Duranti,2000).

◊ Özgünlük (authenticity): Belgelerin özgünlüğü elektronik enformasyonlayakından bağlantılıdır. Elektronik ortamda özgünlüğü geçerli kılmak için çabaharcanmasıgerekmektedir(Duranti,2001,s.271).

◊ Sorumluluk (accountability): Belgelerin kurumsal sorumluluklarındenetlenmesinde kullanılan araçlar olarak tanımlanması (Bearman, 1994;Thomassen,2001,s.373).

◊ Okunabilirlik ve Elde Edilebilirlik (readility and availability): Elektronik ortamdafarklı formatlardaki kaynaklara erişimin sağlanması. Özellikle güncel kullanımıolmayan formatlar için araçları bulmak ciddi sorun teşkil edebilmektedir. Busorun güncel kullanımda olan uygulamalar için sürücü (driver) bulmakta bileyaşanabilirken geçmişe dönük sorunun boyutları artabilmektedir (Asproth,2005).

Yukarıdadilegetirilenkoşullarıdahaiyitanımlayabilmek,yaşanansorunlaraçözümarayabilmek ve uygulamaları mümkün kılmak için bir dizi proje başlatılmıştır. Buprojelerekısacaaşağıdatanıtılmaktadır.

InterPARES (International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems): Dijital ortamda belgelerin özgünlüğü, güvenilirliği ve uzunsürekorunmasınadönükyaklaşımlarveuygulamamodellerigeliştirmeyihedefleyen,alanında en uzun soluklu projesidir (Asproth, 2005, s.33). 1999 yılından bu yanadevam etmekte olan Proje içerisinde elde edilen veriler, çeşitli standartlar ve kaynakdokümanlarınhazırlanmasınareferansolmuştur(TheInterPARESProject,2009).

CEDARS (Curl Exemplars in Dijital ARchiveS);projesininanahedefidijitalkorumaüzerine en iyi uygulamaları tanımlayan stratejik, metodolojik ve uygulamalı rehbersağlamakolmuştur.Proje2002yılındasonuçlandırılmıştır(CEDARS,2006).

CAMiLEON (Creatieve Archiving at Michigan & Leeds: Emulating the Old on The New):MichiganveLeedsÜniversiteleritarafındanyürütülenprojebelgelerinuzunsürealıkonması,korunmasıveeskisistemlerdetanımlanmışdijitalkayıtlarınerişiminedönükteknolojilerinaraştırılmasıüzerineodaklanmıştır(CAMiLEON,2003).

NEDLIB(Networked European Deposit Library):Avrupaulusalkütüphanelerininbirlikte yürüttüğü bir projedir. Ağlaşmış Avrupa derleme kütüphanelerinin temel altyapısınıoluşturmayıhedefleyenbirprojedir(Nedlib,2009).

MINERVA (Ministerial NEtwoRk for Valorising Activities in digitisation):WebKoruma Projesi ilgili konuda temel kaynakları derleyerek daha geniş programları

296


başlatmak için oluşturulmuştur. Farklı uzmanlık alanlarındaki takımlar kataloglama,kamu hizmetleri ve teknolojik olanaklar konularında çalışmalar yürütmüş, elektronikortamdamateryallerinseçimi,derlenmesi,kataloglanması,erişimivekorunmasıüzerinearaştırmalaryapmışlardır(MINERVA,2009).

PANDORA (Preserving and Accessing Networked Documentary Resources of Australia): Avustralya ulusal koruma programına seçilen çevrimiçi Avustralyayayınlarının sağlanması, arşivlenmesi ve uzun süre erişimi üzerine prosedürleringeliştirilmesiamacıylabaşlatılmıştır(PANDORA,2008).

VERS(Victorian Electronic Records Strategy);elektronikbelgelerinsağlanması,yönetimi ve korunması üzerine çözümler üretmektedir. VERS elektronik belgeleringüvenilirliği ve özgün olarak arşivlenmesi üzerine standartlar rehberleri eğitimmateryalleri, danışmanlık ve ilgili alanda proje uygulamaları için bir çerçeveoluşturmaktadır(VERS,2009).

ERA (The Electronic Records Archives): ABD Ulusal Arşivi tarafından elektronikformatların herhangi birinde kaydedilmiş belgelerin sistematik, kapsamlı ve dinamikbiçimcekorunmasınısağlamayadönükstratejikyaklaşımlageliştirmeyihedeflemektedir(Asproth,2005,ss.33-34;ERA,2009).

Yukarıda yer alan projelerin çıktıları günümüzde elektronik ortamda belgelerinözgünlüğü ve güvenilirliğini değerlendirmeye ya da geliştirmeye dönük bir dizieylemplanıortayakoymuştur.Değinilenprojelerinbirkısmıdoğrudandijitalleştirmeuygulamalarınıngerçekleştirilmesinedönükgeliştirilmişvesonuçlarıyladijitalleştirmeve dijital içeriğin yönetimine dönük uygulama örneği niteliğindedir. Kuramsal ayağıağırbasanInterPARES,CEDARS,MİNERVAveERAiseuygulamalarayönverecekpolitikave stratejilerin geliştirilmesine odaklanmış, diğer proje ve uygulamalara referansoluşturacak çıktılara sahiptir. Bu çerçevede dijitalleştirme ve dijital içerik yönetimedönükzenginbirbilgibirikimindensözetmekmümkündür.

Aşağıdayeralanstandartlardailgilikonudayolgöstericiniteliktebilgileriçermektedir:

◊ ISO 15489-1 Bilgi ve Dokümantasyon – Belge Yönetimi için standart:Bustandartbelge yönetimi uygulamalarının değerlendirilmesi üzerine bir kontrol listesioluşturmaktadır

◊ ISO 15489-2:SistemyönetimiveprojeyönetimiçalışmalarınınbirparçasıolarakISO 15489-1 standardının öngördüğü belge sistemlerinin geliştirilmesi veuygulanmasıüzerine(DIRS:DevelopingandImplementingRecordsSystems)birrehberdir.

◊ TS 13298 Bilgi ve Dokümantasyon – Elektronik Belge Yönetimi:Türkiye’deelektroniksistemlerde belge yönetimi programlarının yapılandırılması üzerine sağladığı

297


kuramsal içerikyanında,dijitalleştirmeuygulamalarınadönük,mastervefarklıkullanım formatlarının tanımlanması ile dijital uygulamalarda göz önündebulundurulacak koşulları da belirleyen önemli bilgiler içermektedir (TürkStandartlarEnstitüsü,2007).

◊ ISAD(G): General Standard Archival Description

◊ ISAAR(CPF) International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families

◊ Açık Arşivler Bilgi Sistemi için Referans Modeli-The Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS): OAIS dijital bilginin uzun süre korumak veerişiminisağlamakiçinarşivsistemleriiçinkavramsalbirçerçeveoluşturmaktadır(ReferenceModelforanOpenArchivalInformationSystem(OAIS,2002).

YinepekçokuzmanXML’iformatproblemininçözümünekatkısağlayanbirstandartolarakgörmektedir.AncakXML’invarolanvegelecektekullanılabilecektümbilgikayıttürleriileuyumluolmamayabileceğiifadeedilmektedir(Asproth,2005,s.34).

Dijitalleştirme ve Dijital Koruma Gerekçeleri

Dijitalleştirme genel olarak elektronik sistemlerce algılanamayan yapılandırılmamışformdaki bilginin elektronik ortamca algılanabilecek yapılandırılmış forma çevrilmesiuygulamalarınıtanımlamakiçinkullanılmaktadır.Dijitalleştirmeuygulamalarınınönemibir yönünü dijital koruma oluşturmaktadır. Terminolojide genellikle dijital korumave dijital arşivleme birbirlerinin yerine kullanılabilmektedir. Elektronik ortamlardaüretilenbelgeleryanındabasılıortamdaolupelektroniksistemlerdedegörünürlüklerisağlanan belgeler dijital korumanın kapsamını daha da genişlemektedir (Rieger,2008).Buçerçevededijitalkoruma,basılıortamdatekkopyaolaraküretilenbelgelerinyedeklenmesiyanındaçokluerişimininsağlanmasınıdahedeflemektedir.

Genelolarakdijitalleştirmevedijitalkorumauygulamalarındaaşağıdakikoşullarıngözönünealınarakgerçekleştirilmesigerekmektedir(CornellUniversityLibrary2009;Rieger,2008,s.3):

1. Tüm içeriğin dijitalleştirilmesi gerekli mi? Hangi kaynakların korunması gerektiğiüzerine seçim işlemleri nasıl uygulanabilir? Geniş ölçekli bir araştırmaya görekütüphane kaynaklarının %20’si toplam ödünç verilen materyallerin %80’inioluşturmaktadır.UzunyıllaradayananikifarklıkütüphaneyeilişkinİngilizcekitaplarınödünçvermeistatistiklerinedönükOCLCverilerinegöre;kaynakların%10’utoplamödünçverilenmateryallerin%90’ınıoluşturmaktadır.Diğeryayınların%75ile%90’ıise son 17 yıldır hiç ödünç alınmamıştır. Dijitalleştirme üzerine çalışmalar zaman,emek ve oldukça yüksek maliyet gerektiren çabalardır. Bunun için dijitalleştirmeçalışmalarında gerekli ön analizlerin yapılması son derece önemli görülmektedir(Dempsey,2006;Rieger,2008,s.3).

298


2. Basılıkopyasıpekkullanılmayanmateryallereelektronikerişimyenitalepleryaratabilirmi?Ortavebüyükölçeklibilgimerkezlerigenelliklekapsamlıbirkoleksiyonasahiptir.Ancak kullanıcılar genelde erişim için karmaşık yöntemler kullanmamaktadır. Öteyandantümkopyalarıödünçverilmişyadayanlışyerleştirilmişmateryallereerişimmümkündeğildir.Dijitalortambuproblemleriortadankaldıracağıiçinerişiminvekullanımınetkileşeceğinisöylemekmümkündür(Dempsey,2006).

3. Dijitalleştirme özel ya da nadir eserleri hangi yönleri ile etkilemektedir? Nadirkitaplar,elyazmaları,fotoğraflar,efemeralar,personelyadaprofesyonelyazışmalar,haritalar, güzel sanatlar çalışmaları, görsel işitsel materyaller özel ihtimamgerektirebilmektedir.Gerekmateryalinyapısı,gerekyaşıveözgünlüğügösterileceközenin nedenleri arasında olabilmektedir. Bu materyallerin dijitalleştirilmesigenellikledahagüçvemaliyetligörülmektedir.Özelönemgerektirenmateryallerindijitalleştirilmesindedahaprofesyonelyaklaşımlarınuygulanması,özgünlüğünüvedeğerinikorumalarınısağlayacakkoşullarınbelirlenmesisondereceönemlidir.

Dijitalleştirme Uygulamaları

BirleşmişMilletlerArşivlerveBelgeYönetimiBirimi (ArchivesandRecordsManagementSection,ARMS)tarafından2006yılındayayımlananBelgeDijitalleştirmeRehberi’negöredijitalleştirme,kâğıtbelge,fotoğraf,grafikmalzemelergibifiziksel/analogmateryallerinelektronikortamayadaelektronikortamdadepolananimajlaradönüştürtmesiişlemi(UnitedNations,2006)olaraktanımlanmaktadır.

Dijitalleştirme uygulamalarının temel olarak üç nedenden ötürü yapıldığı dilegetirilmektedir:

◊ Kağıt belge ve depolama maliyetinin azaltılması:Seçilmişdijitalbelgelerindijitalortamda depolanması kağıt ve depolama alanı maliyetinde azaltma yarattığıgibihayatibelgelerin(vitalrecords)korunmasıaçısındanönemlidir.

◊ Kurumsal İçerik Yönetimi (Enterprise Content Management) Çözümlerinin Uygulanması:Belgelerindijitalleştirilmesiveelektronikbelgelerinkullanımınınartması, kurumsal süreçlerde farklı bilgi kaynaklarının paylaşımınıkolaylaştıracağı için kurumsal içerik yönetimi faaliyetleri etkin biçimdegerçekleştirilebilmektedir.

◊ Arşivsel Koruma: Dijitalleştirme orijinal kopyaların kullanımını azaltacağı içinarşivbelgelerlininuzunsürekorunmasındaönemliavantajlarsağlayacağıgibiçoklukullanımolanaklarıdayaratabilmektedir(UnitedNations,2006).

Dijitalleştirme kurumsal bilgi ve belge yönetimi programlarının bir parçası olarakuygulanmak durumundadır. Kurumların halihazırda dosyalama, bilgi güvenliği vebelge saklama vb. planlarının olması ilgili alanda dijitalleştirme uygulamalarınıkolaylaştıracaktır.

299


Bilgi ve belge kaynaklarının kanıt niteliğinin sürdürülebilmesi için elektronikkopyalarınözgün(authentic),bütün(complete)veerişilebilir(accessible)olmasıgerekir.Bukavramlartablo1’degösterildiğigibitanımlanmaktadır(UnitedNations,2006).

Kavram Tanım

Özgün Belgeler ve gerekli bilgi kaynakları tanımlanmış bir sistem içerisinde, gerekli yetkilendir-meler ve kayıt süreçleri çerçevesinde üretilmelidir.

Bütün Dijital kayıt, içerikle ilgili basılı formda bulunan unsurlara ilişkin hiçbir kayıp olmadan tüm fiziksel ve entelektüel unsurları yansıtmalıdır.

Erişilebilir Gereksinimduyulduğusüreceerişimhakkıbulunankişilerceerişilebilir,taranabilirveokunabilirolmalıdır.

Tablo I. BilgiveBelgeKaynaklarınınKanıtNiteliğiniSürdürmesindeÖnemliOlanKavramlar

Öte yandan hassas ya da gizlilik değeri olan belgelerin dijitalleştirilmesi dikkatligerçekleştirilmelidir.Butürbelgeleriçinuygunmetadata,güvenlikveerişimunsurlarımutlaka tanımlanmalıdır. Bu tür belgelere sadece gerekli yetkilere sahip personelintanımlanmış sınırlamalarla erişimi sağlanmalıdır. Gizlilik değeri taşıyan belgelerindijitalleştirmesivetanımlanmasıişlemleridiğerbelgelerdenayrıtutulmalıdır.

Dijitalleştirme Sürecinde Metadata Alanlarının Tanımlanması

Belgelerin erişimini etkinleştirmek için ilgili kaynakların önceden tanımlanmıştaksonomiler ya da dosya planları çerçevesinde düzenlenmesi ve tanımlanmasıgerekmektedir. Taksonomiler fonksiyonları temel alarak belgelerin tanımlanmasıve organizasyonu için bir yapı ortaya koyarken; metadata, tarih, orijin ve dokümantürü gibi belgeler hakkındaki daha ayrıntılı bilgileri içermektedir. Geleneksel olarakdosya planı ya da belge sınıflama planı belgelerin düzenlenmesine yardımcı olacakkategorileri tanımak için kullanılmaktadır. Dijitalleştirilen belgelerin kurumsal dosyaplanı ya da belgelerin sınıflandırılmasına dönük hazırlanan planlar çerçevesindeyerleştirilmelerigerekmektedir.Belgelerorijinalfizikseldüzenlemelerine(arrangement;fizikselyerleşimleilgili)göretaranmalıdır.Elektronikbelgelerin(dijitalleştirilenyadae-postalargibidijitalüretilen–borndigital-)etkinyönetimleri içintekbiçimtanımlama(uniqueidentifier)yadametadataunsurlarınagereksinimvardır.Metadataunsurlarınekadarayrıntılıtanımlanırsabelgelereerişimodereceetkinleşecektir.

TabloII’desunulanbelgelereyönelikmetadataunsurlarınadönükliste,UluslararasıBelge Yönetimi Standardı ISO 15489 ve Dublin Core Metadata Unsurları göz önünealınarakgeliştirilmiştir(DublinCoreMetadataInitiative,2008;ISO15489-1,2001;UnitedNationsArchivesandRecordsManagementSection(ARMS),2004).

300


AyrıcaülkemizdeTSISO13298çerçevesindeözeliklekurumsalbelgeniteliğindekikaynakların daha ayrıntılı tanımlanmasına dönük metadata unsurları aşağıdaki gibitanımlanmıştır. Geliştirilen şablon çok kapsamlı olduğundan metadata elemanlarınailişkintemelbaşlıklarınverilmesiyleyetinilecektir(Kandur,2007).

Metadata Unsurları Gereklilik

Tanımlayıcı(identifier)kod Zorunlu

Başlık Zorunlu

Konu Opsiyonel

Tanımlama Opsiyonel

Üretici Zorunlu

Zaman Zorunlu

Adresler E-postalariçinzorunlu

Belgetürü Eldeedilebildiğindezorunlu

İlişki Eldeedilebildiğindezorunlu

Fonksiyon Opsiyonelancaktavsiyeediliyor

Seri/Fon(aggregation) Zorunlu

Dil Zorunlu

Yerleşim Opsiyonel

GüvenlikveErişim Zorunlu

Düzenleme Zorunlu

Format Zorunlu

Koruma Opsiyonel

Tablo II. BelgelereYönelikMetadataUnsurları

◊ Dosyatasnifplanı

◊ Birimler

◊ SeriTanımları

◊ KlasörDosyaTanımları

◊ SaklamaPlanı

◊ TasfiyeİşlemTanımları

◊ Belge.

◊ GüvenlikSeviyesi

◊ KullanıcıRolleri

◊ KullanıcıProfilleri

◊ KullanıcıGrupları

◊ BelgeBileşenleri

◊ SistemKullanımı

301


Belgekaynaklarınınyapısıvebukaynaklardanbeklentiler,belgelerintanımlanmasıvegerelimetedataalanlarınınoluşturulmasındabelirleyicibirönemesahiptir.GenelnitelikliDublinCorestandartlarındanISO13298yadaEAD(EncodedArchivalDescription,2002)gibi belgelere özel daha ayrıntılı standartlara kadar kullanılacak metadata modelinekararvermekiçinbeklentianalizlerininyapılmasıönemligörülmektedir.

Dijital Ortamda Bilginin Kullanımı: Yapılandırılmış ve Yapılandırılmamış Dijital Dokümanlar

Dijitalleştirmeuygulamalarındagözönünealınmasıgerekenönemlibirkonudabilginindijital ortama nasıl aktarılacağı ve bu ortamda bilginin kullanım koşullarıdır. Basılıortamdaki herhangi bir bilginin farklı elektronik ortamlarca okunabilir yapılandırılmışdokümanlara dönüştürülmesi dijitalleştirme uygulamalarının önemli bir aşamasınıoluşturmaktadır.Bukapsamdadokümankavramıgenişanlamıylaokunabilirformattakibilgiolaraktanımlanmaktadır.Basılıbelgelerindışındaelektronikortamdakidokümanlariseyapılandırılmışelektronikdokümanlarveimajtabanlıelektronikdokümanlarolmaküzereikiyeayrılmaktadır(Breuel,2005,s.4).

YapılandırılmışelektronikdokümanörnekleriarasındaHTML,XHTML,XML,LanTeXveMicrosoftWorduygulamalarıyeralmaktadır.Buuygulamalarofisaraçları,Webtarayıcılar,sunumpaketleri,çevrimiçiformişlemesistemlerivebenzeriyazılımpaketleriaracılığıcakullanılmaktadır. Yapılandırılmış formda veriler elektronik ortamda kodlanmış şekildegenelliklebaşlık,sayfanumarası,yazar,versiyonvb.bilgiler ilemetin, font,sitil,boyut,renk, konum vb. işaretleri tanımlanmış biçimde depolanmaktadır.Yine yapılandırılmışelektronik belgeler, çizim ve fotoğrafik imajların dijital kodlarını da içerebilmektedir.Yapılandırılmışelektronikdokümanlarıngenellikleiyitanımlanmışsözdizimivesemantiğesahip olması, üzerine yürütülecek elektronik işlemleri ve farklı sistemlere aktarılmalarıya da dönüştürülmelerini kolaylaştırmaktadır. Ancak yapılandırılmış dokümanların enönemli dezavantajı temsil kapasitelerinin sınırlılığında görülmektedir. Örneğin XHTMLformatı elektronik yayıncılık için iyi tanımlanmış yapılandırılmış doküman formatıdır.Ancakmatematikselbilgileryadaimajlarıngösterimiiçinsözdizimvesemantikeksikliklerisözkonusudur.BununiçinMathMLveSVGgibiekstandartlarolmadanXHTMLformatıvektörgrafiklerivematematikselformüllerigösterememektedir.Öteyandanimajtabanlıdokümanlarkayıtlıbilgileripikselpikselgösterirler.Okumadüzeniyadaimajparçalarınınmantıksalişlevlerihakkındaçokazyadahiçveriiçermezler.Metneerişimikolaylaştırmayayönelikbazımetinselmetadataverilerieklensede imajbirbütünolarak tekbir resimdosyasıolarakalgılanır.İmajtabanlıdokümanlarbasılıbelgelerintaranmasıylaüretildiğigibiyazıcısürücüleriyadaWindowssistemleritarafındandaüretilebilirler.İmajtabanlıdokümanlaraörnekolarakTIFFgrafikleri,DjVuanahtartabanlıimajsıkıştırmaformatları,“ink”inçeşitliformasyonlardakiörnekleri,bilgisayarkalemleriileçizimlerverilebilir.PDFformatıhernekadar imaj tabanlıolsadagiderekdaha fazlayapılandırılmışdokümanözelliğitaşıdığındansözedilmektedir(Breuel,2005,s.4).

302


İmajtabanlıdokümanlarpiksellerinsıkıştırılmasıilegösterildiklerindesözdizimyadasemantikbilgisiyayokturyadaçokazsahiptir,ancakimajbütünlüğünütamolarakyansıtırlar.ÖrneğinbirsayfanınTIFFimajımetin,grafik,matematikselrotasyon,kimyasalyapı, çizimler ve fotoğrafları gösterebilir. Gösterimdeki problemler ancak çözünürlükve renk derinliği ile ilgilidir. Yapılandırılmış dokümanlarla imaj tabanlı dokümanlararasındaki ayrım bazen yukarıdaki kadar kesin olmayabilir. Genellikle Şekil 2‘deolduğugibiformatlarvekapasitelerarasındabirhiyerarşisözkonusudur.Dokümanınsunumundanekadaryapılandırılmışöğesözkonusuysaokadarkapasiteyidesteklediğisöylenebilir. Örneğin basit bir Bitmap formatı çevrimiçi yayımı destekleyebilir,ancak ötesinde herhangi bir olanak sunamaz. DjVu, imaj tabanlı PDF dosyaları, SVG,postcriptlerçokluçözünürlüklerdekullanımıveçeşitliboyutlardasıkıştırmayımümkünkılarlar.FonttabanlıPDFdokümanları,HTMLveRTFdokümanlarıdokümaniçitaramaya,açıklamaeklemeye,küçükdüzeltmelerebazenyenidenakışa (farklıçıktıboyutlarınınadaptasyonu)izinverirler.MicrosoftWord,HTMLveLaTeXgibimantıksalşablonbilgileriiledokümanformatlarıiledüzeltmeişlemlerivefarklıortamlardayapılandırmamümkünolabilmektedir.XMLyadadiğerbütünüylesemantik işaretlenmişdokümantürleri iledokümanların otomatik olarak manipülasyonu ve yeni hedeflerde yapılandırılmasıgerçekleştirilmektedir (rapor yazımı, posta birleşmeleri). Günümüzde dokümanlarınçokbüyükbirkısmı,gereke-postasistemleriveWebaraçları,gerekkelimeişlemciler

Şekil 2. Dokümanlarınelektronikortamdasunumtürleri

303


(MicrosoftWord,OpenOfficevb.)gerekseişaretlemedillerinde(LaTeX,SGML,DocBook)bilgisayarlarda ya da sunucularda saklanmaktadır. Doküman üzerinde işlemlerbüyükorandaİnternetüzerinden(haberler,makaleler,bilimselyayınlar, idariveyasaldüzenlemeler,işformları,ürünbroşürlerivb.)gerçekleştirilmektedir.Yayımvedeğişimişlemlerindeiseyaygınolarakgrupağları(groupware)vebelgedepolarıkadare-postasistemlerindenyararlanılmaktadır(Breuel,2005,ss.1-5).

Şekil 3. İmajtabanlıdokümanlarlayapılandırılmışdokümanlararasındakiilişki(Breuel,2005,s.2).

Şekil 3’de imaj tabanlı dokümanlarla yapılandırılmış dokümanlar arasındakiilişki görülmektedir. Şekil 3’de de görüldüğü gibi dizgi (typesetting) çalışmaları ileyapılandırılmışdokümanformatından imajlareldeedilebilmektedir.Dokümananaliziimaj tabanlı dokümanlardan yapılandırılmış dokümanların oluşturulmasına dönükfaaliyetleri içermektedir. Bu döngüde yapılandırılmış dokümanlar ve imaj tabanlınesnelerbirbirlerinedönüşebildiklerigörülmektedir.

Geleneksel olarak doküman işleme uygulamaları, basılı belgelerin elektronikortamlara dönüştürülmesi şeklinde yapılmakta, genellikle metin tabanlı belgelertaranarak elde edilen imaj dokümanlar, doküman şablon analizi (layout analysis) veoptik karakter tanıma (optical character recognation, OCR) olanakları ile işlenmekteböylecebasılıbelgelerinkelimeişlemcigibielektronikaraçlarcaalgılanabilirelektronikformlara dönüştürülmesini sağlamaktadır. Ancak bu uygulamalarda belgelerin basılıözelliklerinin tümünün elektronik ortama aktarılmasının gerçekleşemediği dilegetirilmektedir.Günümüzdeçokbüyükmiktardakitapyadadokümanmetintabanlıolarakyayımlanmaktayadasaklanmaktadır.Özellikleyayıncılardenetimsizkopyalamaveyayımlamaendişelerindenötürükitaplarınelektronikkopyalarınıbasmaktatereddütedebilmektedir.Yinesenethükmündeolanyazışmalar,idari,malîveyasaluygulamalarlailgili belge işlemleri, çeşitli endişeler, mahremiyet ya da kullanıcı ilgisizliği yüzünden

304


büyük ölçüde basılı formda yürütülmektedir. Öte yandan dokümanların elektronikortamdayüksekkalitededepolanabilmesi,ağteknolojilerivemobilcihazlarlazamanvemekânsınırlamasıolmadanerişilebilmesiimkânlarınarağmenpekçokarşivyüzyıllarıngeleneği,yarattığıgüvenortamıveyasalyükümlülüklerdenötürüdokümanlarınıbasılıformatlarda saklamayı sürdürmekte ve bu koşullarda basılı belgelerin üretim artışıdevametmektedir(InfotivityTechnologies,2009;West,2002,s.5).

Ancak uzmanlar yakın gelecekte kâğıt tabanlı belgelerin Web, çevrimiçi formlar,çevrimiçiyayıncılıkveellekullanılabilirelektronikokuyucularınyaygınlaşmasıiletariholacağını dile getirmektedirler. Son dönemlerdeki çalışmaların özellikle semantikve dokümanların yüksek düzeyde sunumu üzerine standartların geliştirilmesi, XML,DocBook, MathML ve SVG standartların kullanım alanının genişletilmesi üzerineodaklandığınadeğinilmektedir(Breuel,2005,ss.3-5;Sellen,2001,s.3).

Dijitalleştirme uygulamalarını vazgeçilmez bir parçası olan doküman analizininönemli bir aşaması, imaj tabanlı dokümanların yapılandırılmış dokümanlaradönüştürülmesidir.ÖrneğinOCRsistemlerigünümüzdeTIFFformatındakiişlenmemişBitmapdosyalarınımantıksalişaretlenmişmetindosyalarınaçevirmektedir.Buaşamadaşuadımlarsözkonusudur;(Bkz.Şekil4)

◊ İlkaşamadadokümanimajıiçerisindekimetinlerdiğeröğelerdenayrılmaktadır.BuoperasyonunçıktılarıDjVuyadaDigipapergibiyükseksıkıştırmalıdokümanformatlarındagösterilirler.

◊ İmajvekarakterlerinkoleksiyonuardındangeometrikanaliz,karaktertanımavedilmodellemesininkonusudur.BuişlemlerinfizikselçıktısıPDFdokümanıyadaHTMLdosyasıolurancakkalitesiorijinaldokümankadaryüksekdeğildir.

◊ Dokümanların yüksek kalitede yapılandırılmış formatlara dönüştürülebilmesiiçin, girdi metninin farklı parçalarını tanımlayacak mantıksal şablon analizinitakipedenfizikselşablonanaliziyapılmalıdır.Örneğinbölümbaşlıkları,başlıklar,sayfabaşlığıdipnotlar,altyazılar,metinakışıvb.tanımlanması.

◊ Metinanalizi, içerikanalizivebilgiçıkarmateknikleri kullanılarakeksemantikbilgilerdealınabilir(Breuel,2005,ss.6-7).

305


Şekil 4. Dokümananalizişlemlerininçeşitliaşamaları:imajtabanlıgösterimdeniçeriğinveşablonunyüksekdüzeydegösterimi

Şekil 5. Stereogörüntülemetekniğikullanılarakkameratabanlıdokümaneldeetme

306


Stereo görüntüleme tekniği kullanılarak kamera tabanlı doküman elde etmekiçindokümanınikifarklıaçıdanfotoğrafıçekilmektedir(Bkz.Şekil5).Ardındanstereogörüntüleme ve interpolasyon teknikleri uygulanarak üç boyutlu yüzey yenidenyapılandırılmaktadır.Butekniközelliklebozukvesorunluyüzeylerdeetkilibiryöntemolarakkullanılmaktadır(Breuel,2005,s.12).

Dijitalleştirmeuygulamalarındakitartışmakonularındanbirideelektronikortamdadokümanların hangi formatlarda saklanacağına karar vermektir. Bölüm içerisindetartışıldığıgibiyapılandırılmışveyapılandırılmamışe-dokümanlarınkullanımalanlarınagöreçeşitliavantajlarıolabilmektedir(Bkz.TabloIII).

Yapılandırılmış Sunum İmaj Tabanlı Sunum

İmaj Tabanlı Dokümanların Avantajları

Kullanıcısunumşeklinibelirleyemez Kullanıcıistediğibiçimdedokümanıgörüntüleyebilir

İçerikişaretlemenasıltanımlanmışsaancakoşekildegörüntülenebilir Herhangibiriçeriktegösterilebilir

Farklıformatlaraçevirmekgüçtür Farklıformatlaraçevirmekkolaydır

Doğruişaretlemeyaratmakyoğunbirçabagerektirir Ekrandadoğrugöründüğüandayapılabilir

Tasarımdagizlimetadatagüvenlikvemahremiyetunsurlarıiçerir Görünenverilerolantümverilerdir

Yapılandırılmış Dokümanların Avantajları

Sunumudeğiştirmekstildosyalarındakolaydır Sunumdeğiştirmekzordur

Komplekstaramayaolanaktanır Veribağlantılarıkurmayadönükhenüzbiraraçgeliştirilmemiştir.

Tablo III.Yapılandırılmışveyapılandırılmamışelektronikdokümanlarınkullanımalanlarınagöreavantajları(Breuel,2005,s.19).

Şekil6’dadijitalortamdadokümanformatlarıarasındakigeçişveilgilidokümanlaraerişiminedönükdöngüyüyansıtılmaktadır(Breuel,2005,s.19).Gelecekteimajtabanlıdokümanlarınyapılandırılmışformatlardagösterimininartmasıileimajtabanlıdokümankullanımınındahadayaygınlaşabileceğiüzerinedurulmaktadır.

Günümüzde kurumsal belge yönetimi hızla elektronik ortama kaymaktadır. Buçerçevede hâlihazırda elektronik ortamda üretilen ve kullanılan kaynaklar yanındabasılı kaynakların dijitalleştirilmesi belge yönetimi çalışmalarının önemli bir yönünüoluşturmaktadır.Çalışmaiçerisindedeğinildiğigibidijitalleştirmeçokyönlüçalışmalarıgerektirmektedir.Dijitalleştirilecekiçeriğekararvermesüreciilebaşlayan,dijitalleştirmeortamıveformatıiledevamedendijitaliçeriğintanımlanması,aktarımı,güvenlik,erişim

307


veyetkilendirmekoşullarınınbelirlenmesiniiçerisinealanbusürecintanımlanmasıveetkinyönetimigerekmektedir.Ardındaniçerikyönetimsüreçleridevreyegirmektedir.Çalışmanınilerleyenbölümlerindeiçerikyönetimivekurumsaliçerikyönetimiüzerindedurulmaktadır.

Şekil 6. İmajtabanlıdokümanlarveyapılandırılmışdokümanlararasındakiilişki

Kurumsal İçerik Yönetimi: Tarihsel Gelişimi

90’ların ortalarından itibaren kurumlar, ortak yürütülen faaliyetler için elektroniksistemlereyönelmiştir.Kullanıcılariçinelektronikdosyalardakibilgilereerişimilebirliktepaylaşım da ön plana çıkmıştır. Kurumsal bilgi içeriğinin yer aldığı anlık mesajlaşma,programlama (scheduling) çevrimiçi toplantı, içerik paylaşımı, grup yönetimi,form yönetimi, bilgi yönetimi, uygulama (application) paylaşımı, whiteboarding,iş süreç yönetimi bu kapsamda değerlendirilmektedir. Bu uygulamaların bir kısmıyapılandırılmamış özel işlemleri (ad hoc processs) bir kısmı da yüksek miktardakitanımlanmışveyapılandırılmışişlemlerikapsamaktadır.Ortakçalışmalarıdestekleyenenbasitveesnekçözüme-postasistemleriolmuştur.1990’lardae-postalarınöncüsü‘LotusNotes’ ile tanınan ortak çalışma yazılım uygulamaları (groupware) gelişmiş, ardındanbenzerpekçokuygulamaortayaçıkmıştır.Ortakyazılımuygulamalarıkurumsalbilgiveiletişimteknolojilerinedönükaltyapınıngelişiminedeönemlikatkılardabulunmuştur.1980’lerinsonuve1990’larınbaşıişakışyönetimiyazılımları,kurumlarınişsüreçlerininyenidentanımlanması,otomasyon,değişimyönetimivekıyaslama(benchmarking)gibikavramlarınkurumsalçerçevedeyoğunolaraktartışıldığıdönemlerolmuştur(CimtechLtd,2009,ss.10-11).

308


Elektronik Yayıncılık ve İçerik Yönetimi

Kelimeişlemcilerinofislerdekullanımıilebirliktee-yayıncılıkyazılımlarıdagörülmeyebaşlamış, yaygınlaşması ise ilgili alanda standartların gelişimi ile paralel olmuştur.Başlangıçta belli başlı tüm uygulama örnekleri kendi standartları ile ortaya çıkmıştır.ÖrneğinIBM’in1969’dageliştirdiğiGenelleştirilmişİşaretlemeDili(GeneralizedMarkupLanguage) daha sonra ISO 8879 kodu ile uluslararası bir standarda dönüşmüş veStandartGenelleştirilmişİşaretlemeDili(StandartGeneralizedMarkupLanguage-SGML)kısaltmasıyla tanınmıştır. Zamanla SGML büyük ve karmaşık dokümanların karşılıklıdeğişimindeolmazsaolmazbirstandardadönüşmüştür.Internetve‘webingelişimiyleyenibirstandartolarakSGMLüzerindeHipermetinİşaretlemeDili(HyperTextMarkupLanguage-HTML) geliştirilmiştir. Basit yapısı ile HTML, pek çok programcıya Web ileçalışan programları ve araçları kolayca kurma olanağı yaratmıştır. HTML unsurlarınınçoğu genellenebilir ve tanımlanabilir olmasına karşın belirli klişelerin kullanımınıgerektirmektedir.HTMLgenişletilebilirolmadığındanbelirlidokümantürlerininuzantısıolarakkullanılamamaktadır.BuçerçevedeözellikleWebaramamotoruişletmecilerininöncülüğünde HTML uygulamalarının geliştirilmesi için çalışmalar başlatılmış, WorldWide Web Konsorsiyumunun öncülüğünde (W3C) XML geliştirilmiştir. XML farklıbilgisayarsistemleriarasındaveriakışınaolanaksağlamaktadır.E-yayıncılıkelektronikdokümanyönetimindençok,içerikyönetimsistemleriüzerineözeltalepleryaratmıştır.İçerikyönetimiyapılandırılmışdokümanlardançok içerikyadagereklibilgiparçacığıüzerinde yönetim stratejileri geliştirmeyi gerektirmektedir. İçerik yönetim sistemleri,kurumlara içerik parçalarından faydalanma, tekrar kullanma ve yayımlama olanağısağlamaktadır.Bir içerikyönetimiçözümü, içeriği sunumformatındanyadasağlamamekanizmasından ayrı olabilmektedir. Bir belge ya da doküman yönetim sistemindegeneldedokümanınasılgörüntüleyeceğimizeilişkinseçimşansımızyoktur.Gelenekselolarakherhangibirimajı,belirlibirimajgörüntülemeprogramıyadaimajınüretildiğiprogramıkullanarakgörüntüleyebiliriz.İçerikyönetimsistemiileiçerikSGMLyadaXMLiletanımlandığındaiçeriğinhangiaraçlarlagörüntülenebileceğidebelirlenebilmektedir(Bosak,1999,ss.1-3;CimtechLtd,2009,s.12;Herrera-Viedma,2003,ss.234-238).

Böyleceiçerikyönetimsistemleriiçeriğiveritabanındakiverigibitanımlayabilmek-tedir.İçerikorijinalformattatutulurkençeşitliyollarlakullanımolanağısağlanabilmek-tedir.Bir içerikyönetimsistemiyarıyapılandırılmış içeriğinkurumtarafındanfaydala-nılabilmesi için tekrar kullanılabilir bilgi kaynağına dönüştürürken, veri tabanlarınınyapılandırılmışbilgiyedönükyaklaşımınabenzerbiryolizlemektedir.

İçerik yönetim sistemlerinin desteklediği özelliklerden bir tanesi de birleştirici(assembly) yönüdür. İçerik yönetim sistemleri dokümanları içerik unsurları ile birlikteekrandayadabasılıortamdasunabilmektedir.Uzunyıllariçerikyönetimibüyükşirketleryadayayıncılartarafındanözelbirpazarolarakgörülmüştür.İnternetinyaygınlaşmasıvewebiniçerikyönetimipazarınadoğrugenişlemesialanıngelişimineönemlikatkılar

309


sağlamıştır. Web 1.0 Uygulamaları ve Web İçerikYönetimi ardından elektronik belgeyönetimiprogramlarınınortayaçıkışıKİYkavramınınbugünaldığıboyutlardaönemlibiryeresahiptir(Bkz.Şekil7)(CimtechLtd,2009,s.13;Munkvold,2006,s.70).

Şekil 7. İçerikYönetimiSistemOlanakları(CimtechLtd,2009,s.12).

Kurumsal İçerik Yönetimi (KİY) Kapsamı ve Unsurları

KİY,yapılandırılmış(structured),yarıyapılandırılmış(semistructured)veyapılandırılma-mış(unstructured)kurumsalbilginin,içeriğegömülmüşyazılımkodlarınınvemetadataunsurlarınınyönetimi,varolaniçeriğinyayınlanması,depolanması,dağıtımıvekurum-salamaçlarlakullanımıüzerineçözümleritanımlamaktadır.Kavramkurumiçi(inhouse)bilgi sistemleri ileWeb içeriğininyönetimiüzerineçabalarınöncülüğündegelişmiştir(Päivärinta,2005,s.1).Şekil8’deKİYyaklaşımınıngelişmesineöncülükedenyapılandı-rılmışveyapılandırılmamış içeriğinbütünleştirilmesidöngüsünüyansıtılmaktadır.Şe-kildegörüldüğügibiişsüreçlerininparçasıolaraküretilenyadaeldeeldenveri,içerikyönetimsisteminekorumaprogramıiledâhiledilmekte,öncedentanımlanmışerişim,depolama,yönetimvesağlamasüreçleriilebirdöngüyedönüşmektedir.

KİYuygulamalarınıngelişimindeBilgiveİmajYönetimDerneği(TheAssociationforInformationandImageManagement,AIIM,2009)’ninyürüttüğükuramsalveuygulamalıçalışmalarının önemli bir yeri vardır. AIIM KİY’i, kurumsal işlemlerle ilgili dokümanlarıya da içeriği sağlama (capture), yönetme, depolama, koruma ve hizmete sunma ileilgili teknolojilerin bütünleşmesi olarak tanımlamaktadır. Günümüzde yaklaşım ve

310


çözümler“Webiçerikyönetiminin”ötesinegeçmiş,tümönuç(frontend)uygulamalarıvearaçlarınınarkauç(backend)doküman/dosyayönetimsistemleriveveritabanlarıileyakınsamaların(convergence)yönetiminedoğruevrimselleşmiştir.İçerikyapılandırmasıvekarşılıklıdeğişimstandartlarınınözellikleXML’ingelişimi,Websayfaları,veritabanlarıve uygulamalar ile çoklu erişim araçlarının bütünleştirilmesi üzerine ortaya çıkanteknolojik yaklaşımlar, kurumsal ölçekte yakınmamaları kolaylaştırmıştır (Morrison,Morrison ve Keys, 2002, s. 81). Giderek KİY kavramı teknolojik çözümlerin ötesinegeçmiş,kurumlarınyaşamdöngüsünde(Bkz.Şekil8)bilgivarlıklarını(informationasset)yönetmeleriiçingereklistratejiler,araçlar,işlemlerveyeteneklerikapsayacakbiçimdeevrimleşmiştir(SmithveMcKeen,2003,s.647).

Şekil 8. Yapılandırılmışveyapılandırımamışbilgininentegrasyonu(AIIMInternational,2003;Kampffmeyer,2006,s.3).

İçerik yönetimi, var olan içerik türleri ve yapıları ile gerekli olduğu sürece belirliiçeriğin nasıl yönetileceğine ilişkin bilginin bütünleştirilmesine dayandırılmaktadır(PäivärintaveMunkvold,2005,s.1).Etkiliiçerikyönetimi,farklıortamlardakiheterojeniçsel ve dışsal kaynaklardan gerekli verilerin sağlanması ve dosya formatınındönüştürülerekbütünleşikbirürününoluşturulmasınıgerektirmektedir.İçerikyönetimikapsamındakontrollüdüzenleme(editing),gözdengeçirme(review),onaylamaveçoklukanaldan bilgilendirme, dağıtım, yayım ve içeriğin güncellenmesi, bu uygulamalarınteknik yönlerinin tanımlanması, içeriğin işlenmesi ve yayımı için gerekli iç akışınıntanımlanması (her düzeyde tanımlanmış politikaları içermelidir) gerekmektedir. Yineyedeklemekoşullarınıntanımlanması,sürümkontrolüverevizyongeçmişiyönetiminiiçeren kontrollü depolama ortamlarının yaratılması, içerik yönetimi uygulamalarınınkapsamındadır. Depolamada içerik düzeylerinin çeşitli aşamalarda tanımlanması

311


gerekmektedir.İçerikyönetimikapsamındabilgikaynaklarınıne-arşivlerdeuzunvadedesaklamakoşullarınıntanımlanması,ayıklamaveimhauygulamalarıileformatdeğişimielealınmasıgerekendiğerkonulararasındadır(PäivärintaveMunkvold,2005,s.1).

KİYuygulamalarındaelektronikiçeriğinmetadatatanımlamalarısondereceönemlibir yer tutmaktadır. Metadata unsurları erişimi ve tekrar kullanımı etkinleştirmek içiniçerikelemanlarıveyapılandırılmasıilekaynağınüretimi,sahipliği,muhtemelkullanımözellikleri hakkında bilgi sağlamalıdır. Ancak farklı formatlarda hazırlanan içerik kay-naklarınınortakbirmetadatasistemi içerisinde tanımlanmasıüzerineciddiçabalarınharcanmasıgerekmektedir.Ortaksınıflama(corporatetaxonomy)tümiçeriğinmantık-salyadakavramsalolarakbütünleştirilmesianlamınagelmektedir.Kullanıcıların,belirlibirmantıksilsilesiiçerisindehazırlanmışiçeriğeerişmesiyadabuiçerikiçerisindege-zinmesi için uygun koşullar yaratılmak durumundadır. Örneğin paylaşımdaki koleksi-yonlar/depolartanımlanmalıvekurumsalpostallariçerisindeiçeriğeerişmekiçinsanalsemantikağlaroluşturulmalıdır(PäivärintaveMunkvold,2005,s.1).

Özellikle bilgi teknolojilerinin olanaklı kıldığı aşağıdaki alt yapı koşulları KİYuygulamalarıiçinönemligörülmektedir.Kurumsaliçerikyaşamdöngüsüçerçevesindetanımlanmakvebütünleştirilmekdurumundadır(üretim/sağlama,depolama,işleme,işakışı,yayınveheterojeniçeriğinuzunsürearşivlenmesiveişlemlerinentegrasyonu).Buuygulamalarkişisele-postalarınyönetimindenişeyönelikkritikiçeriğintanımlanmasınakadarpekçokbileşeniiçermektedir.İçeriğiyönetmekiçin“önuç”içerikürünüvetaramaçözümleriilebütünleşikkullanıcıodaklı,sezgiselarayüzlertasarlanmakdurumundadır.Yüksekdüzeydeiçeriğinyeraldığıçevredeiçeriksağlamacihazları,ağlarvedepolamaaraçlarının sürekli gözden geçirilmesi, kapasite gereksinimlerinin yeterliliğinin tespitigereklidir.BağımsıziçerikuygulamaformatlarınadönükXMLgibiteknolojikyenilikler,satıcıların belirlediği belirli içerik formatları ve yapılarına bağımlılığı azaltmakta,kurumlararasındaiçeriğinpaylaşımınıkolaylaştırmaktadır.Öteyandanbilgigüvenliğisorunlarıciddibirendişekaynağıdır.Örneğinkullanımanahtarı,elektronikimza,dijitalhaklarınyönetimi,içerikşifrelemevegüvenliveriağlarıiçinteknolojikentegrasyonlarıniçerikyönetimçözümleriileelealınmasıgerekmektedir(PäivärintaveMunkvold,2005,s.6;Scott,GlobeveSchiffner,2004,ss.37-52).

Şekil9içerikyönetimiuygulamalarınıntemelunsurlarınayervermektedir.Şekil9’dagörüldüğü gibi içerik yönetimi çalışmaları, farklı içerik sunucular arasında işbirliği ileeldeedilen içeriğin,Webiçerikyönetimi,belgeyönetimi, işakışıve işsüreçyönetimive doküman yönetimi çalışmalarının bütünleştirilmesi ile hizmete sunulmasınıkapsamaktadır.

312


İçerik Yönetimi Uygulamaların Yapılandırılması

KİY, bilgi içeren tüm dijital dokümanlar, veri, form, rapor ve Web sayfalarını içeren,kurumların bilgi kaynaklarını yönetmeleri için gerekli stratejiler, araçlar, işlemler veyeteneklerikapsayanbilgisistemlerininyükselenbiralanınıoluşturmaktadır(Nordheim,2006, s.648; Smith ve Mckeen, 2003). Kurumsal bilgi yönetimi uygulamaları KİY ileyakındanilişkilidir.KİY’inbilgiyönetimininbiraltalanıolduğunadairliteratürdeçalışmalarbulunmaktadır(Scott,GlobeveSchiffner,2004).Öteyandaniçerikdenildiğindebununyapılandırılmış bir bilgi kaynağı olması da gerekmemektedir. Örneğin çeşitli türdeçokluortamiçeriği,herhangibirkurumunişsürecindeanlamtaşıyorsaiçerikyönetimikapsamında değerlendirilebilmektedir (Nordheim, 2006, s.649). Günümüzde KİYsistemleridoküman, resim,sesyadavideodosyalarını işleyebilmektedir.Kurumlardauygulanacak içerik yönetimi programlarının, kurumun tabi olduğu yasal ve idaridüzenlemelerleuyumlutasarlanmasıgerekmektedir(Ewers,2007,s.1).Belge/dokümanyönetiminden KİY uygulamalarına geçişle birlikte, basılı ve elektronik sistemlerdeortamıneolursaolsuntümbilgiiçeriğininbütünleştirilereksunumuönplanaçıkmıştır(Ewers,2007,s.7).

İçerik yönetimi, idari politikalar, standartlar, düzenlemeler, programlar, kurumsalidari yapı ve işleyişe ilişkin koşullarla yakından ilişkilidir. İçerik yönetimi, kurumlardametinyadaçokluortamdakiiçeriğinteknikvesosyalyönlerigözönünealınarakidaresiüzerineodaklanmaktadır.Dörttemelbileşenisözkonusudur.

1. Teknik Yönü:Yenigeliştirilendonanım/yazılımuygulamalarıveiçeriğinyönetimineilişkinstandartlar.

Şekil 9. KİY’nin5TemelUnsuru(Kampffmeyer,2006,s.15).

313


2. Kullanıcı Yönü: Kullanıcı için var olan ya da amaçlananların gereksinimlerindeğerlendirilmesi,kişiselkullanımyöntemlerininbelirlenmesi.

3. İşlem Yönü:İşkoşullarınıveişidestekleyençözümlerinanalizive/veyageliştirilmesi.

4. İçerik Yönü: Farklı içeriğin tanımlanması, kombinasyonu, modellenmesi ve özeluygulamaalanları(Tyrväinen,SalminenvePäivärinta,2002).

Bu çerçevede KİY sistemleri geliştirilirken göz önünde bulundurulması gerekenunsurlariseşunlardır:

Mimari Sistem dışındaki verilerin sağlanması ürün ya da entegrasyon çözümleredönükaltyapıkoşulları

Bütünleşme Farklıortamlardakiiçeriğinbütünleşmesi

Birlikte Bulunma (Coexistence) Varolanuygulamalarileyeniürünlerinbirliktevekarşılıklıçalışmakoşulları

Kullanılabilirlik Ürünhakkındakullanıcıdeneyimleri

Veri göçü Var olan çözümlerden yeni çözüme bilginin aktarımı ya da dönüştürülmesi(Nordheim,2006,s.657).

BuçerçevedetemelbirKİYsistemiyazılımmimarisindeyeralmasıbeklenenunsurlar:

◊ İşbirliğiyönetimiyazılımı,

◊ Webyayıncılığıyazılımı,

◊ Taramaveiçeriksınıflama(taxonomy)yazılımı,

◊ İşakışı,

◊ Sunucuyazılımıdır(Nordheim,2006,s.656).

GenelolarakbirKİYprogramınınsahipolmasıbeklenentemelunsurlarise;

◊ Süreçlerdeiçeriğinsağlanmasındangüvenliğinetümaşamalarıntanımlanması,

◊ Dokümanvemetinveritabanları,

◊ İçeriğinözelleştirilmesi,uluslararasıhalegetirilmesiyadayerelleştirilmesi,

◊ Kaynaklarınçokkanallıyayımıvedokümanformatları,

◊ Çokdilliyadaçokkültürlüiçeriğinyönetimi,

◊ İçerikyapısıileilgilibilgiyeerişim,

◊ İçerikkonfigürasyonu,

◊ KİY,XMLgibiözelveriformatlarınkullanımı,

◊ Kullanıcımodelleri/profillerinedayanarakiçerikhavuzundankonfigürasyonunotomatikoluşturulması,

314


◊ Organizasyonyapısıiçerisindemetadatakullanımı,

◊ İçerikyaşamdöngüsümodelleri,

◊ İçerikyönetimiüzerinebilgigüvenliği,

◊ Dijitalhaklarınyönetimi,

◊ Bilgisistemlerininplanlanmasıiçindeiçerikyönetimisorunları,

◊ Organizasyonkapsamındaalançalışmaları,

◊ KİYuygulamasınınyaralarınındeğerlendirilmesi,

◊ E-iş, e-devlet, e-eğitim, e-kültür vb. uygulama alanlarında KİY çözümleridir(Tyrväinen,SalminenvePäivärinta,2002).

Bu kapsamda KİY uygulamalarında sisteme veri girişinden erişimine değin temelsüreçler:

Sağlama (capture): Elektronik ya da analog bilgiyi üretme /sağlama, hazırlama veişlemeye yönelik işlevler ve unsurlarının kombinasyonu. Dijital görüntüleme, metintanımlamaveindekslemeteknolojilerinideiçermektedir.

İndeksleme: İndekslemeişlemlerindedokümanındahasonraerişimiiçinmetadataalanlarınıntamamınındoldurulmasıoldukçaönemlidir.İndekslemeanahtarkelimeyadatammetinolarakyapılabilir.

Koruma:Uzundönemlikoruma,güvenlikveyetkilendirmeileyedeklemekoşullarınıntanımlanmasıgerekir.

Erişim: Sistem içerisinde yer alan bilginin gereksinim duyulduğu anda erişimininmümkünkılınmasıgerekir(Ewers,2007,s.7).

KİYsistemlerindeyönetimfonksiyonlarıdokümanyönetimi,ortaksistemleri,Webiçerikyönetimi,belgeyönetimiveişakışı/işsüreçyönetimigibiunsurlarınbileşimindenoluşmaktadır. Uzun süre kullanım değeri taşıyan içeriğin erişimi ve uygun koşullardadepolanmasısağlanmakdurumundadır.Şekil10,birKİYuygulamasındaiçeriksağlamafonksiyonlarınıgöstermektedir.

315


Şekil 10’da görüldüğü gibi, KİY içerisine veriler insan üretimi ya da doğrudanuygulamalardan elde edilmektedir. Sistemin verileri algılayabilmesi için kullanılanaraçlardangeçenverileredönükgirdiaşamasındayapılanbirdiğerişlemtanımlamadır.Şekil11ise,KİYsisteminegirişiyapılanverilerinkullanımınıgöstermektedir.

Şekil 10. KİYİçerisindeİçerikSağlama(Kampffmeyer,2006,s.29).

Şekil 11. KİYKaynaklarınaErişim(CimtechLtd,2009;Kampffmeyer,2006,s.65).

316


Şekil11’degörüldüğügibi,sistemdekiverilerinerişimiveyayımınadönükarayüzlerintasarımı, verinin sunulacağı formatların belirlemesi, erişim ve kısıtlamalar ile diğergüvenlikkoşullarınıntanımlanmasınınardındanverininhangiortamdayayımlanacağınakararvermeKİYsistemleriiçerisindeçıktıişlemleriolaraktanımlanmaktadır.

Kurumlar içerik, doküman ve belge yönetimi gereksinimi ile tüm bu unsurlarınınortakkullanımınaduyulanihtiyaçKİYuygulamalarınıntetikleyicigücüdurumundandır.Günümüzde KİY uygulamalarının ve ilgili konuda geliştirilen programların aşağıdakialanlardayoğunlaştığıgörülmektedir.

1. Nokta çözümleri: Özellikle küçük ya da orta büyüklükteki kurumların özel birkonudaki sorunlarına dönük geliştirilen çözümler: Genel olarak arşiv çözümleri,elektronikbelgeyönetimiyadaWebiçerikçözümleri.

2. Ortak kurumsal yazılım ara yüzleri ile bütünleşik çalışan e-belge/doküman yönetim sistemleri: E-doküman ya da e-belge yönetimi sistemleri kapsamında dokümansağlama, doküman yönetimi, belge yönetimi ve çoğunlukla iş süreç yönetimifonksiyonlarıolançözümlerbukapsamdadır.Genellikleortayadabüyükişletmelerinidari ve yasal koşulları da göz önüne alınarak tüm doküman ve belge yönetimigereksinimleriçerçevesindegelişmişlerdir.GenelliklebiryadabirkaçfarklıkurumsalyazılımuygulamasıyadaWebiçerikyönetimyazılımıilebütünleşikçalışırlar.

3. Kapsayıcı KİY çözümleri: İçerik yönetimi kapsamına giren kurum içerisindeki tümunsurları içerisine alan bütünleşik çözümlerdir. Bu kapsamda doküman, içerik,belge,Webiçeriğibilgisistemleriyönetimiveortakyazılımuygulamalarınıntümüaynıçözümiçerisindetoplanmıştır(Bailey,2008;CimtechLtd,2009,s.13).

KİYuygulamalarındaverilerinsağlanmasındanyayımınakadarolansürecinaşamalarıiseKampffmeyer(2006)tarafından ayrıntılıbiçimdeelealınmıştır.Buyapıyışekil12’dekurumsaliçerikyönetimibinasıbaşlığıaltındagörmekmümkündür.

317


Şekil 12’de görüldüğü gibi KİY, PKI (public/private key infrastructure) ve e-imzagibigüvenlikuygulamaları ileverilerinsistemeaktarılmasıve tanımlanmasınadönüksağlama unsurları ile başlamaktadır. Sistem içerisinde veriler farklı içerik yönetimiuygulamalarının parçası olarak idare edilmekte, depolanmakta ve korunmaktadır.KİY içerisinde verilere erişim basılı ya da Web ortamda sağlanabilmektedir. Sistemiçerisinde kullanıcılar her aşamada yönlendirilme, tanımlanmış sınırlandırmalarve güvenlik duvarları çerçevesinde gerekli veriye erişmeleri sağlanmaktadır. KİYsistemlerinin dayandığı temel unsurlar arasında farklı içeriğin bütünleştirilmesi, işakışınsağlanması,işsüreçyönetimiveverilerinpaylaşımınıetkileştirmeküzereişbirliği

Şekil 12. KurumsalİçerikYönetimiBinası(Kampffmeyer,2006,s.25).

318


koşullarınıntanımlanmasıyeralmaktadır.Elektroniksistemlerdeverilerindepolanmasıveerişiminietkinleştireceksunucumimarisinin,Webistemcilerinvb.araçlarıntasarımıveetkinleştirilmesidiğerKİYunsurlarıarasındayeralmaktadır.

KİY, elektronik sistemlerde yer alan içeriğin yönetimine çok yönlü bir yaklaşımgetirmektedir.Buçerçevedekurumsalbilgivebelgeyönetimiuygulamaları,aşağıdakitemelbaşlıklardaverilenalanlardauygulamalarıiçerecekbiçimdeyenidentanımlanmakdurumundadır(Kampffmeyer,2006,ss.37-52).

Doküman Yönetimi

◊ Giriş çıkış kontrolleri (check in/checkout)

◊ Versiyonyönetimi

◊ Taramavenavigasyon

◊ Görüntüleme(vizualization)

İşbirliği (Collaboration)

◊ Çoklu ortam kullanarak yaratılanortakiçerik

◊ Kararvermeyedönükbilgi

◊ Elektronikortamdaiçeriğindönükoluşturulan‘whiteboard’lar

◊ Bilgininbütünleştirilmesi

Web içerik yönetimi

◊ İçeriküretme

◊ Yayınsüreçleri

◊ Dönüştürme(conversion)

◊ Güvenlik

◊ Websitesigörüntüleme

Belge yönetimi

◊ Dosyalamasistematiğivekuralları

◊ Gömü(thesaurus)

◊ Saklamaşemaları

◊ Metadata

◊ Arşivyönetimi

İş akış/İş süreç yönetimi

◊ Süreçveyapılandırmayönetimi

◊ Süreçtasarımı

◊ Süreçgörüntüleme

◊ Rotalandırma

◊ Gözetleme

◊ Paralelveardışıkişleme

◊ Hatırlatıcı,mühletler

◊ Kontrol

◊ Loglama(logging)

Web 2.0 Uygulamalarının KİY Çözümlerine Katkısı

Web 1.0 uygulamalarının üzerinden 15-20 yıllık bir süre geçtikten sonra İnternetuygulamalarınıngelişimineparalelolarakgündemegirenWeb2.0uygulamalarıhızlayayılmaktadır.Web2.0,Webüzerindeiçerikyönetiminedönükbütünüyleyenimodellersunmaktadır.Bütünleşiksistemleryadasosyalağuygulamalarıileiçerikyaratmaeditoryalbiruygulamaolmaktançıkıpkullanıcımerkezlehalegelmeyebaşlamıştır.Bugelişmeleriçeriğinortaklaşayaratılmasıvetekrarkullanımınaolanaksağlayanyenibiryaklaşımıortayakoymaktadır.BukapsamdaWeb2.0şubaşlıklaraltındatanımlanmaktadır:

319


◊ Platformolarakweb

◊ Ortakaklınharmanlanması

◊ Verilerişlemcidir

◊ Yazılımyayıncılığınınsonu

◊ Hafifletilmişprogramlamamodeli

◊ Sadecebiraracıüzerindeyazılımuygulamaları(Bailey,2008;CimtechLtd,2009,s.13).

VanHarmelen(2009)Web2.0uygulamalarını7farklıtürdesınıflamaktadır.Bunlar;

1. Bloglar

2. Wikiler

3. Sosyalimleme-etiketleme(socialbookmarking)

4. Medyapaylaşımhizmetleri

5. Sosyalağsistemleri

6. Ortaklaşadüzenleme(editing)araçları

7. KonsorsiyumveDuyuruTeknolojileri(SyndicationandnotificationTechnologies)

Buuygulamalarıntamamıkullanıcımerkezliolarakiçeriğipaylaşmakveyönetmekiçinçeşitliimkânlarsağlamaktadır.PasifolarakyayımlananbirWebiçeriğineekolarakyenisistemler,içeriğintekrarkullanımı,gözdengeçirilmesi,etiketlenmesiveilgilidiğeriçeriklerle ilişkilendirilmesi olanağı vermektedir. Web 2.0 uygulamalarının kullanımıgünümüzdedramatikboyutlaraulaşmıştır.GünümüzdeWeb2.0uygulamalarıngetirdiğiönemliyeniliklerdenbirisideWeb’i,kişilerinBTaltyapısıhalinegetirmesiveistenileniçeriğeerişimvekullanımdamasaüstünü biraracıyadönüştürmesidir. Bu kapsamıylaWeb2.0küreselbir içerikyönetimsistemidir.Web2.0uygulamalarıortaklaşaüretim,gözdengeçirme,yayım,değerlendirme,düzenlemevearşivlemeolanaklarıileiçeriğinWeb ortamında yönetimine dönük tüm gereksinimleri karşılayabilmektedir (CimtechLtd,2009,s.15;VanHarmelen,2009).

Sonuç

İşsüreçyönetimininparçasıolaraküretilenvekurumsalbilgikaynağıolarakyararlanılanbelgelervebelgelerinorganizasyonuiçintasarlanansistemleryakıngeçmiştehızlıbirdeğişime uğramıştır. Bu değişim basılı ortamdan elektronik ortama geçişin ötesindefarklı bilgi sistemleri arasındaki yakınsamalar ile yeni yaklaşımların doğmasına yolaçmıştır. Bu koşullar, elektronik sistemlerce okunabilir yapılandırılmış bilgiden imajtabanlı ya da basılı bilgiye kadar farklı ortamlarda, daha önce doküman ve belgeyönetimi,idarivemalibilgisistemlerinyönetimiileWebiçerikyönetimikapsamındakiiçeriğinKİYuygulamalarıçerçevesindeelealınmasınıgerektirmektedir.

320


Dilegetirilen bu koşulları yaratan temel unsurlardan birini dijitalleştirme oluş-turmaktadır. Hâlihazırda dijital ortamda üretilmiş (born digital) (Tonta, 2009, s.757)içerikhızlaartmaklabirliktedijitalleştirmepekçokkurumununöncelikligüncelmad-desiarasındayeralmaktadır.Kurumsalçerçevededijitalleştirmegereksinimiduyulanvegelenekselolarakbelgeyönetimikapsamındaelealınaniçeriğindijitalleştirilmesi,tanımlanmasıveyönetimiçokyönlüyaklaşımlarıgerektirmektedir.Öteyandandijitaliçeriğinyönetimigeleneksellineertanımlarınötesindeyeniyaklaşımlarıgerektirmekte-dir.Örneğindijitalortamdabelgelerinüretimiyadasağlanması,düzenlenmesi,dağıtı-mı,ayıklanması,elektroniksistemlerdebilgininyönetimivegüvenliğigibiuygulamalarfarklı birimlerin uğraşı alanı olmaktan çıkmaya başlamıştır. Yeni ortamlarda sisteminherhangibirnoktasındakiyeniverigirişi,düzenlenmesi,saklamayadagüvenlikkoşul-larıntanımlanmasımümkünolabilmektedir.

Değişenkoşullaryarattığıfırsatlaryanındagüvenlik,yetkilendirme,gizlilik ihlalleriile uzun süre koruma konularında yarattığı tehditlerle alanda pek çok araştırma veprojenin geliştirilmesini sağlamış, her aşamada eşgüdümlü uygulamalara duyulangereksinim standartların ortaya çıkışına kaynaklık etmiştir. Yaşanan sorunlara karşındijital ortamın cazibesi son derece yüksektir. Öte yandan dijitalleştirilecek içeriğinseçimi, metadata tanımlama alanlarının belirlenmesi ve sistem içerisinde etkinliğibelirleyen diğer koşulların tanımlanması gerekmektedir. Önemli bir diğer unsur dadijitalortamdabilgininsunumunadönükortamakararvermektedir.İlkbakıştaönceliklitercihgibiduranyapılandırılmışformatlarıntemsilkapasitelerininsınırlılığıdahahibritçözümleriönplanaçıkarabilmektedir.

Dijital içeriğin artışı ve çeşitlenmesi ile birlikte farklı sistemlerin karşılıklıçalışabilirliği ve bütünleşmesi üzerine geliştirilen olanaklar, kurumlarda gelenekselolarakyürütülenbilgivebelgeyönetimifaaliyetlerinitehditedenönemlikoşullardanbiri haline gelmektedir. Bunun nedenlerinden biri yeni ortamlarda bilginin üretimi,sağlanması, düzenlenmesi, yayımı ve değerlendirilmesinin farklı bilgi ve becerilerigerektirmesidir. İçeriğinde kurumun farklı birimlerini ilgilendiren müşteri, personel,idari, mali kayıtlar ile diğer bilgi ve belge kaynakları,Web içeriği ve e-postaların yeraldığı, kişilerin uzmanlık alanlarına ait işlemleri aynı platformda farklı noktalardanyürütebildiği sistemlerin tasarımı, yönetimi, güvenliği ve sürekliliği KİY uygulamalarıkapsamında değerlendirilmektedir. Bu uygulamalar kurumsal bilgi, belge ve arşivyönetimi faaliyetlerini kapsadığına göre yakın gelecekte geleneksel belge yönetimivearşivyaklaşımlarıileçözümlerüretmekimkânsızlaşacak,bualandayetişmişişgücügiderekatılhalegelecekvemarjinalleşecektir.Butehditlerekarşın,çalışmaiçerisindedeğinilen koşullarda kurumsal bilgi ve belge yönetimi hizmetlerinin yapılandırılması,alanınyönetimbilimleriiçerisindeyükselenbirdeğerolarakyenidentanımlanmasınınyolunuaçacaktır.

321


Kaynakça Asproth,V. (2005). Information technology challenges for long term preservation of electronic

information.International Journal of Public Information Systems,2(1),27-37.

Azad,A.(2008).Implementing electronic document and record management systems.BocaRaton:AuerbachPublications.

Bailey, S. (2008). Managing the crowd: Rethinking records management for the web 2.0 world.London:FacetPublishing.

Bearman, D. (1994). Electronic evidence: Strategies for managing records in contemporary organizations.Pittsburg:ArchivesandMuseumInformatics.

Bosak, J. ve Brain,T. (1999). XML and the second-generationWeb. Scientific American, May, 10Mart2010tarihindehttp://www.fhi.rcsed.ac.uk/rbeaumont/virtualclassroom/hig1/scientific_american_xml_web_may_1999.pdfadresindenerişildi.

Breuel, T. M. (2005). The future of document imaging in the era of electronic documents.DeptartmentofComputerScienceUniversityofKaiserslautern.30Eylül2009tarihindehttp://pubs.iupr.org/DATA/2005-IUPR-19Jul_1829.pdfadresindenerişildi.

CAMiLEON. (2003). CAMiLEON: Creatieve Archiving at Michigan & Leeds: emulating the old on the new. 28 Ekim 2009 tarihinde http://www.si.umich.edu/CAMILEON/about/aboutcam.htmladresindenerişildi.

CEDARS.(2006).CEDARS: Curl Exemplars in Dijital ARchiveS.17Kasım2009tarihindehttp://www.webarchive.org.uk/wayback/archive/20050111000000/http://www.leeds.ac.uk/cedars/index.htmladresindenerişildi.

Cimtech Ltd. (2009). Managing information and documents: The definitive guide. 1 Eylül 2009tarihinde http://www.doconsite.co.uk/Resources/PDF/2009/2009_MIDTDG_complete_web.pdfadresindenerişildi.

Cisco,S.L.veStrong,K.V.(1999).TheValueaddedinformationchain. Information Management Journal,33(1),4-15.

CornellUniversityLibrary.(2009).Digital preservation management tutorial.3Kasım2009tarihindehttp://www.library.cornell.edu/iris/tutorial/dpm/terminology/g_resources.html adresindenerişildi.

Dempsey,L.(2006).Librariesandthelongtail:somethoughtsaboutlibrariesinaNetworkAge.D-Lib Magazine,12(4).

Duranti, L. (2000). The InterPARES Project: InterPARES Symposium Proceeding, February 2000 - The complete proceedings from the February 2000, InterPARES Symposium. 2 Ekim 2009 tarihindehttp://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=ip1_symposium_2000.pdf adresindenerişildi.

Duranti,L.(2001).Concepts,principles,andmethodsforthemanagementofelectronicrecords.The Information Society,17,271-279.

Encoded Archival Description. (2002). Encoded Archival Description Document Type Description official site.22Haziran2010tarihindehttp://www.loc.gov/ead/adresindenerişildi.

322


ERA. (2009). ERA: The Electronic Records Archives. United States National Archives and RecordsAdministration web sitesinden 17 Kasım 2009 tarihinde http://www.archives.gov/era/adresindenerişildi.

Ewers,C.(2007).Basic functionalities of a grid-infrastructure for service-oriented content management.Yayımlanmamışyükseklisanstezi.Hamburg:UniversityofHamburg.

Herrera-Viedma,E.vePeis,E. (2003).Evaluatingthe informativequalityofdocuments inSGMLformatfromjudgementsbymeansoffuzzylinguistictechniquesbasedoncomputingwithwords.Information Processing and Management,39,233–249.

InternationalCouncilonArchives.(2005).Electronic records.InternationalCouncilonArchives(ICA)websitesinden2Ekim2008tarihindehttp://www.ica.org/biblio.php?pdocid=285adresindenerişildi.

InfotivityTechnologies. (2009). Enterprise content management system: RFP - example questions. 16Eylül2009tarihindehttp://www.infotivity.com/enterprise-content-management-system-software.htmladresindenerişildi.

ISO15489-1.(2001).Internationalrecordsmanagementstandard.Switzerland:ISO/TC46TechnicalCommittee:1-11. 17.02.2006 tarihinde http//www.arxiversvalecians.org/document/ISO_TR_15489-1.pdfadresindenerişildi.

Kampffmeyer,U.(2004,3Mayıs).Trendsindocument,recordsandenterprisecontentmanagement.Keynote presentation at S.E.R. Conference,Cologna.26Şubat2010tarihindehttp://www.doxtop.com/browse/a21daf8b/trends-in-records-document-and-enterprise-content-management.aspxadresindenerişildi.

Kampffmeyer,U.(2006).ECM-enterprise content management. Project Consult: Hamburg.9Kasım2009 tarihinde http://www.project-consult.net/Files/ECM_White%20Paper_kff_2006.pdfadresindenerişildi.

Kandur, H. (2007). TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi. Kurumlararası Elektronik DokümanPaylaşımı Çalıştayı, 16 Ekim 2007, ODTÜ Kültür ve Kongre Merkezi. 22 Haziran 2010 tarihindewww.srdc.metu.edu.tr/edpcalistayi/TS13298.pptadresindenerişildi.

Külcü,Ö.veKülcü,H.U.(2009).Belgeyönetimindeprogramgeliştirme:BelgeYönetimiKapasiteDeğerlendirmeSistemi.Bilgi Dünyası,10(2),261-285.

Lavoie, B. ve Dempsey, L. (2004). Thirteen ways of looking at... digital preservation. 2 Ekim 2008tarihindehttp://www.dlib.org/dlib/july04/lavoie/07lavoie.htmladresindenerişildi.

McKemmish,S. (2001).Placingrecordscontinuumtheoryandpractice.Archival Science,1,333-359.

MINERVA. (2009). MINERVA:Ministerial NEtwoRk for Valorising Activities in digitisation. 17 Kasım2009tarihindehttp://www.minervaeurope.org/adresindenerişildi.

Morrison,M.,Morrison,J.,veKeys,A.(2002).Integratingwebsitesanddatabases.Communications of the ACM,45(9),81-86.

Munkvold,B.Erik.,Päivärinta,T.,Hodne,K.A.veStangeland,E. (2006).Contemporary issuesofenterprise content management the case of statoil. Scandinavian Journal of Information Systems,2006,18(2),69-100.

323


NEDLIB.(2009).Nedlib: Networked European Deposit Library.17Kasım2009tarihindehttp://nedlib.kb.nl/adresindenerişildi.

Nordheim, S. ve Päivärinta, T. (2006). Implementing enterprise content management: Fromevolutionthroughstrategytocontradictionsout-of-the-box.European Journal of Information Systems,15,648–662.

PANDORA. (2008). PANDORA: Preserving and Accessing Networked Documentary Resources of Autralia.17Kasım2009tarihindehttp://pandora.nla.gov.au/adresindenerişildi.

Päivärinta, T. ve Munkvold, B. E. (2005). Enterprise content management: An integratedperspective on information management. Proceedings of the 38th Hawaii International Conference on System Sciences. 18 Aralık 2009 tarihinde http://ieeexplore.ieee.org/stamp/stamp.jsp?tp=&arnumber=1385431adresindenerişildi.

Reed,B. (2000). Electronic records management in transition.2Ekim2008tarihindehttp://www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/publications/brep3ert.htmladresindenerişildi.

ReferenceModel foranOpenArchival InformationSystem(OAIS). (2002).Consultative comittee for space data system.26Şubat2010tarihindehttp://public.ccsds.org/publications/archive/650x0b1.pdfadresindenerişildi.

Rieger,O.Y.(2008).Preservation in the age of large-scale digitization.5Ekim2009tarihindehttp://www.clir.org/pubs/reports/pub141/pub141.pdfadresindenerişildi.

Runardotter,M.(2007).Information technology, archives and archivists- an interacting trinity for long-term digital preservation.29Eylül2009tarihindehttp://epubl.luth.se/1402-1757/2007/08/LTU-LIC-0708-SE.pdfadresindenerişildi.

Ruusalepp,R.(2005).Digital preservation in archives: An overview of current research and practices. Talin:EstonianBusinessArchives.

Scott, J., Globe, A. ve Schiffner, K. (2004). Jungles and gardens: ;The evolution of knowledgemanagementatJ.D.Edwards.MIS Quarterly Executive, 3(1),37-52.

Sellen,A.J.veHarper,R.H.R.(2001).The Myth of the paperless office. Massachusetts. Michigan:MITPress.

Smith,H.A.veMcKeen,J.D.(2003).DevelopmentsinpracticeVIII:enterprisecontentmanagement.Communications of the ACM,11(33),647-659.

The Association for Information and Image Management (AIIM). (2009). About AIIM. 18 Aralık2009tarihindehttp://www.aiim.org/AboutAIIM/ECM-ERM-BPM-Association.aspxadresindenerişildi.

TheInterPARESProject.(2009).Project overview.17Kasım2009tarihindehttp://www.interpares.org/adresindenerişildi.

Thomassen,T.(2001).AFirstintroductiontoarchivalscience.Archival Science,1,373-385.

Tonta, Y. (2009). Dijital yerliler, sosyal ağlar ve kütüphanelerin geleceği. Türk Kütüphaneciliği,23(4),742-768

Türk Standartları Enstitüsü. (2007). Bilgi ve dokümantasyon – Elektronik belge yönetimi. (TSE13298).1Kasım2007tarihindehttp://www.tse.org.tr/Turkish/Abone/Standard_Ara.asp?Durum=IcsTablosu&Sira=1&EskiKod=01.110adresindenerişildi.

324


Tyrväinen,P.S.veA.,Päivärinta,T. (2002). Introductionto theenterprisecontentmanagementminitrack. Proceedings of the 36th Hawaii International Conference on System Sciences.IEEE Computer Society. 26 Şubat 2010 tarihinde http://users.jyu.fi/~pttyrvai/Publications/publications.htmladresindenerişildi.

United Nations Archives and Records Management Section. (2006). Guideline on records digitisation. 26 Ekim 2009 tarihinde http://archives.un.org/unarms/en/unrecordsmgmt/unrecordsresources/guideline%20on%20records%20digitisation.htmadresindenerişildi.

Upward, F. (1998). Structuring the records continuum – part one: postcustodial principles andproperties.Archives and Manuscripts,1996,24.

Upward,F. (2000).Modelling thecontinuumasparadigmshift in recordkeepingandarchivingprocesses,andbeyond–apersonalreflection. Records Management Journal,10(3),115-139.

Upward, F. (2004). The Records continuum and the concept of an end product. Archives and Manuscripts,32(1),40-62.

Van Harmelen, M. (2009). Briefing paper on Web 2.0 technologies for content sharing: Web 2.0 an introduction.2Eylül2009tarihindehttp://franklinconsulting.co.uk/LinkedDocuments/Introduction%20to%20Web%202.docadresindenerişildi.

VERS.(2009).VERS: Victorian Electronic Records Strategy.17Kasım2009tarihindehttp://www.prov.vic.gov.au/vers/vers/default.aspadresindenerişildi.

325


EK: KİY Uygulamalarının Ayrıntıları

Kurumsal İçerik Yönetimi (Enterprise Content Management, ECM) kurumla ya dakurumsal işlemlerle ilgili içerik ve dokümanların sağlanması (capture), yönetimi(manage), depolanması (store), korunması (preserve) ve erişimi (deliver) üzerineteknolojiler, stratejiler, yöntemler ve araçları kapsamaktadır (AIIM, 2009). Bukapsamda KİY çalışmalarının unsurları aşağıdaki gibi tanımlanmaktadır (AIIM, 2009;Bandhyopadhya,2008;Enterprisecontentmanagement,2009;Infotivitytechnologies,2009;Kampffmeyer,2004;Kampffmeyer,2006):

Sağlama:

a. El ile üretilen ya da sağlanan dokümanlar: El ile sağlanan dokümanlar kâğıtdokümanlardan elektron ofis dokümanlarına kadar, e-postalar, formlar, çokluortam nesneleri, dijitalleştirilmiş konuşma ve video dosyaları ve mikrofilmlerikapsayan bilginin tüm formlarını içermektedir. Otomatik ya da yarı otomatiksağlamaEDIveXMLdokümanları,işveERPuygulamalaryadavarolanuzmanuygulamasistemlerindekikaynaklarıtanımlamaktadır.

Sağlanan bilgiyi işlemeye dönük teknolojiler: Taranmışdokümanlarıvedijitalfakslarıalgılamayadönükteknolojiler.

Bunlararasında:

Optik Karakter Algılama (Optical Character Recognition, OCR): İmajbilgilerinmakinacaokunabilirkarakterleredönüştürülmesinisağlamaktadır.

El Yazısı Karakter Algılama (Handprint Character Recognition, HCR): Elyazısıileyazılmışyadaçizilmişbilgilerinmakinacaokunabilirhaledönüştürülmesinisağlamaktadır.Konuileilgiligelişmelerdevametmektedir.

Akıllı Karakter Algılama (Intelligent Character Recognition, ICR): OCR ve HCRteknolojilerinin bir ileri aşamasını oluşturmaktadır. Sonuçları geliştirmek içinkarşılaştırma,mantıkibağlantılarvekontrolleryapılmakta,referanslistelerivevarolanmasterverilerkarşılaştırılmaktadır.

Optik İz Algılama (Optical Mark Recognation, OMR): OMR kontrol kutuları içinkullanılmaktadır.Örneğinanketvbformlardaişaretlenmişverilerinalgılanmasıdır.

Barkod: Barkodlanmış dokümanlar otomatik algılama ve dosyalamadakullanılmaktadır.

b. Doküman görüntüleme: Doküman görüntüleme işleme teknikleri imajlarınsağlanması,görüntülemekalitesiningeliştirilmesiiçinkullanılmaktadır.Görüntü

326


formunundeğiştirtmesi,hizalama,açıklama,yakınlaştırma,sayfalarınayrılması,netleştirmegibiuygulamalarıiçermektedir.

c. Form işleme: Formların sağlanmasında bilgi içeriği ve doküman karakterleribelirleyiciolsadaikigrupteknolojidensözedilmektedir.

Kâğıt formlar: Daha önce kağıt ortamda yer alan kurumsal ya da kişisel formlarıntaranarak ve algılama teknolojileri kullanılarak elektronik ortamda kullanılmasınınsağlanmasıdır.

E-formlar/Web formları: Otomatik sistemlerce şablon yapısı ve diğer özellikleribozulmadanelektronikformlarınsağlanmasıdır.

d. COLD (Computer Output to Laser Disc): Kurumsal Rapor Yönetimi (EnterpriseReportManagement)olarakdabilinmektedir.Muhasebekayıtları,envanterler,gelenvegidenbelgelergibiyüksekvolümlerdekibilgivebelgekaynaklarınınsağlanması, arşivlenmesi, depolanması ve erişimi için kullanılmaktadır. Busistemler basılı sistemler ya da mikrofiş uygularların yerine uygulanmaktadır.COLDterimi,UluslararasıStandartlarÖrgütü(ISO),AmerikanUlusalStandartlarÖrgütü(ANSI)vekonuylailgiliçalışmalaraöncülükedenBilgiveİmajYönetimiDerneği(AIIM)tarafındanKurumsalRaporYönetimiterimiileeşanlamlıolarakkullanılmaktadır(EnterpriseContentManagement,2010).

e. Bütünleştirme (Aggregation):Farklıüretimvesağlamaaraçlarındaneldeedilenverilerin birleştirilmesi işlemidir. Amaç farklı kaynaklardan gelen verilerin tekbiçime dönüştürülmesi ya da ortak bir sistem içerisinde kullanılabilmesininsağlanmasıdır.

Yönetim: Bilginin yönetimi, işlenmesi ve kullanımı için gerekli fonksiyonlarıntanımlanması,yönetimveerişimiçinveri tabanları ileyetkilendirmesistemineerişimuygulamalarınıiçerir.

KİYsistemlerininamacıaltsistemlerioluşturandokümanyönetimi,Webiçerikyöne-timi,belgeyönetimiveişakışıyönetimiuygulamalarınadönükbütünleşikyapınınetkinyönetiminedönükuygulamalarıngeliştirilmesidir.Bukapsamdastandartarayüzlerinoluşturulmuşvegüvenliiletişimişlemlerinintanımlanmışolmasıgerekmektedir.

İşbirliği (collaboration) – Ortak Sistemler ve Grup Yazılımları (groupware): İşbirliğigenelbirtanımlaortakçalışmakanlamınagelmektedir.Özelliklegeliştirilengrupyazılımlarıiçeriğioluşturanfarklıkaynaklarıarasındaişbirliğinisondereceetkinhalegetirmektedir.Özellikle;

◊ Ortakolarakkullanılabilenbilgiveritabanları

◊ Bütünleşik,eşzamanlıkontrolübilgiişleme

327


◊ Ortakbilgiişlemeiçinyetenekler,kaynaklarvegeçmişedayananbilgi

◊ İdari unsurlar. Örneğin beyin fırtınası için beyaz tahta, randevu takvimi, projeyönetimigibi.

◊ Videokonferansgibiiletişimuygulamaları

◊ Ortakbilgiişlemeiçindiğeruygulamalardakibilgininbütünleştirilmesi.

Web İçerik Yönetimi: KİY,webiçerikyönetimiilebütünleşmekdurumundadır.Ancakkurumuninternet,extranetyadailgilibirportaldayayımlamayıdüşündüğübilgiiçeriğiniönceden tanımlaması, kimlerin hangi yetkiyle ilgili içeriğe erişimin sağlanacağınınbelirlenmesigerekir.Webiçerikyönetimiaşağıdakifonksiyonlarıiçerir:

◊ Kontrollü üretim ve yayım sürecinde var olan bilginin düzenlenmesi ya daüretimi,

◊ Websunumuiçinbilgininsağlanmasıveidaresi,

◊ Çeşitli gösterim formatlarının, kişiselleştirilmiş gösterimlerin ve versiyonlarınotomatikolarakdönüştürülmesi,

◊ Kamuyaaçıkvekapalıbilgininyayımıveerişimiilkelerininbelirlenmesi,

◊ İnternetsunumlarınıngörüntülenmesi(tarayıcı,HTML,XMLvb.).

Pek çok kurum Web içerik yönetimini KİY uygulamalarının bir parçası olarakdüşünmemektedir. Ancak kurumsal içeriğin elektronik ortamda tanımlanması,depolanmasıvererişimkoşullarınınbelirlenmesiWebiçerikyönetimiuygulamalarıilebirlikteyürütülmekdurumundadır.

Belge Yönetimi-Dosya ve Arşiv Yönetimi: Geleneksel elektronik arşiv sistemlerininötesinde, belge yönetimi (bu kapsamda elektronik belge yönetimi ya da ERMuygulamaları)kurumunarşivlemegereksinimiduyduğubelge,önemlibilgiveverilerinyönetimi içermektedir. Belge yönetimi depolama ortamlarına bakılmaksızın belgeniteliğindeki tüm dokümanların yönetimini kendi kapsama alanına alarak aşağıdakiişlevleraltındatanımlanmaktadır:

◊ Bilginindüzenlibiçimdedepolanmasıiçindosyaplanıvediğeryapılandırılmışindeksleringörüntülenmesi,

◊ Thesarus ve kontrollü listelerle destekleyerek bilginin anlaşılır biçimdeindekslenmesi,

◊ Belgesaklamaveimhaşemalarınınyönetimi,

◊ Bilgiformatıveiçeriğininkorunması,

◊ Bilginindağıtımı,depolanmasıveerişimiüzerinegenelvekurumaözelkoşullarıntanımlanmasıveuygunsistemleringeliştirtmesi.

328


İş akışı / İş Akış Süreç Yönetimi: İş akışı ve iş akış süreç yönetimini birbirindenayrı tanımlamak gerekmektedir. İş akışı iş sürecinin kontrolü için geliştirilen teknikve uygulamalardan oluşmaktadır. İş akışı bir takım uygulamaları ve araçları dagerektirmektedir.Buuygulamalarvearaçlar;

◊ İşsüreçlerininveorganizasyonyapısınıntanımlanması,

◊ İlgili doküman ve veriler ile gruplandırılmış bilginin sağlanması, idaresi,tanımlanmasıveiletimi,

◊ Veriişlemeveofisuygulamalarıileortaklaşaçalışma,

◊ Hatırlatıcı,yetkilendirici,mühletler(deadlines)vediğeridarifonksiyonlar

◊ İşsürecininstatüsü,dolaşımıveçıktılarınınkontrolüvedokümantasyonu,

◊ Tasarımvegösterimişlemlerinedönükaraçlardır.

İşakışsüreçyönetimiişakışındanbiradımötedekiuygulamalarıtanımlamaktadır.Yukarıdaki uygulama ve araçların kurumsal içerik yönetimi kapsamında bütünleşikyürütüldüğüuygulamalarişakışsüreçyönetimikapsamındadeğerlendirilmektedir.Bukapsamda:

◊ Fonksiyonlarıöncedentanımlanmışbütüncülbirişakışsistemi,

◊ Sunucudüzeyindeişlemveverikontrolü,

◊ Farklıuygulamalararasındaentegrasyonusağlamayadönükkurumsaluygulamaentegrasyonu(enterpriseapplicationintegratin,EAI)

◊ Yapılandırılmışkurallar,bilgiambarlarınınentegrasyonu,kullanıcılarıçalışmalarındadestekleyenuygulamalarlaişbilgisistemi(businessintelligence,BI).

Depolama: Depolama geçici, belirli bir süre ve akılcı olmak üzere üç aşamadatanımlanmaktadır. Bu çerçevede her aşamada verilerin hangi ortamlarda kimlerinerişimine açık tutulacağı, koruma ve güvenlikle ilgili uygulamaların ne şekildetanımlanacağının belirlenmesi gerekmektedir. Depolamada aşağıdaki unsurlar önplanaçıkmaktadır.

Dosyalama Sistemi: Dosyalama sistemi birbiriyle ilişkili bilgilerin bir arada vekurumsal ilişkilerini yansıtacak biçimde depolanması ve erişimi ile ilgilidir. Kurumungerek kendi birimleri arasında gerekse ilişkili diğer kurumlarla iletişiminde standartdosyaplanlarınınuygulanmasısondereceönemlidir.

İçerik Yönetim Sistemi: Özel depolama sistemlerine ve veri tabanlarına içeriğinkaydedilmesiveerişiminedönükuygulamalarıkapsamaktadır.

Veri tabanları: Veritabanıidarecierişimbilgisi.Ayrıcadokümanların,içeriğinyadamedyavarlıklarınındoğrudankaydedilmesinideiçerir.

329


Veri Ambarı (data warehouse): Veritabanlarınıtemelalanancakveritabanlarınagöredahakarmaşıkyapıdakidepolamasistemleridir.Bilgikaynaklarındanbilgisağlaryadagöndermeyaparlar.

Koruma: Korumaunsurlarıarasında,kurumsaliçeriğinuzunsürekorunması,güvelidepolamaveyedekleme,değiştirilmemişbilgivearşivseldeğeriolmayankısadönemlibilgininetkindenetimiyeralmaktadır.Literatürdeilgiliçalışmalarelektronikarşivlemeolarakdatanımlanmaktadır.Bukapsamdabelgeyönetimi,dokümanyadaimajyönetimi,bilgierişimvedepolamasistemlerideyeralmaktadır.Korumafaaliyetlerindeuzunsürekoruma(longtermpreservation)ayrıbirönemleelealınmakdurumundadır.Elektroniksistemlerde bilginin depolanabilme süresi ve alternatif yedekleme uygulamalarıüzerinde durulması gereken konular arasındadır. Bu kapsamda aşağıdaki depolamaortamlarıüzerindedurulmalıdır.

◊ WORMoptikdiskleri(WriteOnceReadMany,WORM),

◊ WORM hard disk sürücüleri Özel yazılım koruması ile üzerinde yazım, silinme,düzeltmevbişlemlerindenkoruyanmanyetikdiskdepoları,

◊ DepolamaAğları,

◊ Mikrofilmler,

◊ Kâğıt.

Arayüz,metadata,veriyapılarıveobjeformalarındakistandartlardabilgiyegüvenlibiçimde erişmek için önemlidir. Uzun süre koruma uygulamalarında ayrıca iki unsurönemkazanmaktadır.

Taşınma (migration): İçeriğin taşınmasında süreklilik, indek verileri ve metaverileri, eski sistemden yeni sisteme objelerin özgün biçimde transferi, erişim vekullanım güvenlik tanılamaları, ilgili olmayan içeriğin silinmesi, depolanmış içeriğinformatlarınıngüncellenmesiüzerineyakınsama(conversion)teknolojilerbukapsamdadeğerlendirilmektedir.

Emülasyon (emulation): Eskiyazılımlarınemülasyonuorijinalveriveobjelereerişimiçingereklidir.Özelyazılımolanakları iledegeçmişsürümlerdehazırlanmış içeriklereyeniyazılımlardaerişmekmümkünolabilmektedir.

Erişim: Erişim, temel KİY parçalarından olan yönetim, depolama ve korumaunsurlarında bilginin sunumu ile ilgilidir. Erişim çalışmaları kapsamında sağlanacakbilgininhangi formatlaraaktarılacağı,dönüşümvegüvenlikteknolojileri ileyayımileilgiliilkelerbukapsamdadeğerlendirilmektedir.Şablonveformatlamaçıktılarınadönükaraçlar,yayımveyayıncılıkuygulamalarıerişiminunsurlararasındadır.

330


Dönüşüm(transformation)tekolojileriarasındaaşağıdakilersıralanabilir:

◊ COLD/ERM(ComputerOutputtoLaserDisk).

◊ Elektronikortamdabilgininçıktılarınınyayımıiçinkullanılır.

◊ Kişiselleştirme.

◊ Web tabanlı postalların bir özelliği olmakla birlikte ECM uygulamalarına dauyarlanabilir. Kişiselleştirme uygulamaları kullanıcılara belirli fonksiyonları vegereksinimolanbilgiyikullanabilmeolanağıverir.

◊ XML(ExtensibleMarkupLanguage).

◊ Arayüzlerin, yapıların, metadata bilgilerinin ve dokümanların tanımlanmasınaolanakverenbirtanımlamadilidir.XMLbilginintanımlanmasıüzerineevrenselbirteknolojiyedönüşmüştür.

◊ PDF(PortableDocumentFormat).

◊ Platformdanbağımsızolarakbilgininsunumunaolanaktanıyanbasımveyayımformatıdır.TIFF’denayrıolarakPDFiçeriktaramasına,metadataeklemesineveelektronikimzauygulamalarınaolanaksağlamaktadır.

◊ XPS(XMLKâğıtSpesifikasyonu).

◊ XPS dokümanlarının dağıtımı, arşivlenmesi, gönderimi tanımlayan MicrosofttarafındangeliştirilmişbirXMLspesifikasyonudur.

◊ Dönüştürücüvegörüntüleyiciler.

◊ Tekbiçim formatlara dönüştürülmesi için bilginin yeniden formatlanması ilefarklıformatlardakibilgininçıktısıvegösterimi.

◊ Sıkıştırma.

◊ Bilgininkapladığıalanıdaraltmakiçinkullanılanuygulamalar.

◊ Birlik(syndication).

◊ Birlikyönetimikapsamındafarklıformatlardakiiçeriğingösterimiiçinkullanılır.Aynıiçeriğinfarklıformlarda,farklıamaçlarlaçoklukullanımınaizinveririr.

Güvenlik Teknolojileri: KİY uygulamalarında güvenlik teknolojilerinin her aşamadatanımlanması gerekir. Örneğin elektronik imza sadece doküman gönderilirkendeğil, veriler örneğin taranarak sağlanırken, doküman bütünlüğünün korunarakalındığını ortaya koyma için, kullanılır. Kısa adı PKI (public/private key infrastructure)olan anahtar tanımlama alt yapıları elektronik imza için temel teknolojilerdir. PKI’leranahtar ve sertifikasyonlar ile imzaların özgünlüğünü denetlerler. Diğer elektronikimza uygulamaları göndericiyi ve gönderilen verinin bütünlüğünün korunduğunutanımlarlar. Avrupa’da farklı güvenlik koşulları tanımlanış basit (simple), gelişmiş(advanced)veyetkilendirilmiş(qualified)olmaküzereüçfarklıelektronikimzaformatıkullanılmaktadır. Pek çok AB ülkesinde yetkilendirilmiş elektronik imza uygulamaları

331


senet hükmünde kabul edilmektedir. Güvenlik teknolojileri kapsamında dijital hakyönetimi(dijitalrightmanagement,DRM)vefiligran(watermarking)uygulamalarıdayeralmaktadır.

Yayım: KİY uygulamalarına ilişkin teknolojiler temel olarak, kontrolü ya dakullanıcı oryantlı biçimde çeşitli rotalardan hedef kitleye KİY içeriğinin sağlanmasınaodaklanmaktadır.Kullanıcılarilgiliiçeriğie-postalar,verimedyaları,duyurular(memos),portallardan ve Web sitelerinden pasif yayım ile sağlayabilmektedirler. Olası çıktı veyayımaraçlararasında;

◊ İnternet,extranetveintranet,

◊ E-işportalları,

◊ Çalışanportalları,

◊ E-postavefaks,

◊ EDI,XMLvediğerformatlardanveritransferi,

◊ Ceptelefonu,PDAvediğermobilaraçlar,

◊ DijitalTVvediğerçokluortamhizmetleri,

◊ CD,DVDvetaşınabilirbellekaraçlarıve

◊ Kâğıtyeralmaktadır.

Belge Yönetiminde Yeni Fırsatlar: Dijitalleştirme ve İçerik Yönetimi ... · 2019-10-07 ·...

Documents

Transcript of Belge Yönetiminde Yeni Fırsatlar: Dijitalleştirme ve İçerik Yönetimi ... · 2019-10-07 ·...