BAB III PEMBAHASAN · 16 BAB III PEMBAHASAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan 3.1.1. Sejarah BreadTalk...
Transcript of BAB III PEMBAHASAN · 16 BAB III PEMBAHASAN 3.1. Tinjauan Umum Perusahaan 3.1.1. Sejarah BreadTalk...
16
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Perusahaan
3.1.1. Sejarah BreadTalk
BreadTalk adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang usaha
kuliner bakery Internasional atau biasa disebut premium bakery boutique yang
menghadirkan konsep open kitchen (dapur terbuka) dengan gaya modern, dimana
para konsumen bisa langsung menyaksikan proses pembuatan roti hingga siap
disajikan dalam keadaan fresh. BreadTalk merupakan produk franchise asal
Singapura yang pertama kali didirikan pada 6 Maret 2000 oleh Dr George Quek,
seorang wirausahawan yang sebelumnya memulai jaringan food court yang sukses
di Singapura, Food Junction. Kemudian disebarluaskan di Indonesia oleh Mr.
Johnny Andrean pada tahun 2003, tepatnya pada tanggal 23 Maret 2003 di Mall
Kelapa Gading 3. Konsepnya berbeda dibandingkan dengan toko-toko roti lainnya
pada umumnya, dengan memerhatikan penampilan toko yang dirancang agar
terlihat ekslusif serta memperlihatkan dapur terbuka pembuatan roti kepada para
pengunjungnya melalui kaca transparan, toko BreadTalk seringkali dipenuhi
pengunjung yang rela antre untuk mencoba produknya. BreadTalk mempunyai
kantor pusat di Jl. Maruya Selatan No. 68 yang dikelola oleh PT Talkindo Selaksa
Anugerah yang merupakan sebuah Coorporate Group. Sebelum membuka
franchise BreadTalk di Indonesia, perusaahaan ini mendirikan usaha dibidang
salon kecantikan dengan brand Salon Johnny Andrean tepatnya pada tahun 2000.
Pada tahun 2003 Mr. Johnny Andrean baru mulai untuk merintis usaha dibidang
17
makanan dengan membuka franchise BreadTalk dan menyebar luaskan di
Indonesia. Kemudian setelah sukses dalam perluasan BreadTalk di Indonesia Mr.
Johnny Andrean membuka usaha baru nya dengan mendirikan J.co Donuts &
Coffe dan sebuah restoran bertema makanan Jepang yaitu Roppan.
Pada tahun 2004, BreadTalk berhasil meraih Best Seller Product versi majalah
Marketing untuk product signaturenya yaitu C’s Floss dan Fire Floss yang per
harinya terjual sekitar 20.000 buah. BreadTalk juga telah mendapatkan seritikat
Halal dari MUI per tanggal 23 September 2005. Di Negara asalnya Singapura,
BreadTalk juga mendapatkan penghargaan sebagai Singapore Promising Brand
Award- Most Popular Brand 2002, Singapore Promising Brand Award- Most
Distinctive Brand 2003-2004 versi Association of Small and Medium Enterprise
(ASME).
Hingga saat ini BreadTalk telah memiliki 158 store yang tersebar diseluruh
wilayah di Indonesia seperti Bandung, Jogjakarta, Solo, Surabaya, Bali, Makasar,
Manado, Pekanbaru, Pontianak, Singkawang, Palu, Palembang, Batam, Lampung,
Madiun, Jambi, Gorontalo, Ambon Jayapura, Medan dan Jakarta yang salah
satunya berada di Mall Gandaria City Jakarta Selatan.
BreadTalk menjual berbagai macam jenis roti, kue ulang tahun dalam bentuk
potongan/ slice juga kue ulang tahun mulai dari ukuran 10x20cm hingga terbesar
30x50cm seperti kue tart blackforest, opera Chantilly dan tiramisu, cookies dan
masih banyak lagi. Mulai dari Soft bread (roti yang bertekstur lembut), Danish
bread (roti yang bertekstur renyah atau crispy), dan ada pula French bread (roti
perancis). Dengan menggunakan bahan berkualitas tinggi, kelembutan roti
BreadTalk tidak diragukan lagi. Roti yang paling terkenal adalah roti yang
18
dibubuhi abon diatasnya. Roti ini merupakan signature food BreadTalk. Sampai
saat ini BreadTalk juga terus berinovasi mengembangkan dan menyediakan varian
menu baru untuk produk-produknya guna menarik lebih banyak lagi customer
agar penjualan semakin meningkat dan BreadTalk juga sedang melakukan
perluasan market dengan menambah cabang-cabang baru yang tidak hanya berada
di mall.
BreadTalk memiliki Visi dan Misi yaitu
Visi :
Menjadikan BreadTalk sebagai perusahaan bakery internasional yang terbaik
(“The Golden Arches”) dan terdepan yang dipercaya dan dihargai di seluruh
dunia dengan membawa trend gaya hidup.
Misi :
Memimpin suatu budaya gaya hidup baru, dengan pembaharuan, perubahan
yang inovatif dan perbedaan yang kreatif dalam membuat suatu produk
dengan semangat dan kesungguhan.
3.1.2. Struktur Organisasi
Didalam store BreadTalk terdapat struktur organisasi yang tersusun dari 3
(tiga) bagian penunjang yang terdiri dari bagian produksi (baker), frontliner
(cashier) & bagian gudang (stocker) dan dipimpin oleh Store Manager dan
diwakili oleh Supervisor.
19
Sumber: BreadTalk Gandaria City
Gambar III.1 Struktur Organisasi
Adapun tugas dari masing-masing jabatan yang terdapat pada struktur organisasi
diatas adalah :
a. Store Manager & Asisten Store Manager bertugas untuk mengawasi
kelancaran jalannya sistem pergudangan, produksi dan pemasaran pada store.
b. Supervisor bertugas membimbing dan mengawasi kinerja dari LIS (Leader
Incharge Stocker), stocker, dan trainee stocker.
c. Section bagian Produksi:
20
1) Leader Inchange Produksi (LIP) bertugas memimpin dan mengontrol
tugas-tugas dan kinerja seluruh bagian produksi.
2) Mixing bertugas:
a) Melaksanakan pengadukan sesuai target LIP berdasarkan waktu yang
sudah ditentukan
b) Mengisi Mixing Form saat awal pengadukan berjalan
c) Membuat estimasi ingredient sesuai prodlist
d) Membantu LIP mengecek jalannya produksi
e) Menandatangani form mixing pada saat pergantian shift
f) Memastikan kebersihan area kerja
3) Table bertugas:
a) Mempersiapkan peralatan dan ingridient yang akan digunakan
b) Mengecek log book atau buku komunikasi
c) Memeriksa dough yang telah siap untuk diproses (telahresting)
d) Melakukan proses penimbangan untuk seluruh kegiatan operasional
kerja
e) Menjalankan rencana pembuatan produk yang sudah dibuat oleh
seorang LIP (production list)
f) Menjalankan proses tabling yang tepat dan sesuai dengan standar
g) Memasukkan produk kedalam mesin proover dan menentukan
temperatur yang akan digunakan
h) Bertanggung jawab atas ketersediaan produk yang akan dijual
i) Menjaga kebersihan area kerja selama operasional
21
j) Mempersiapkan segala kebutuhan ingridient untuk esok hari sesuai
dengan keperluan dalam satu hari
k) Menempatkan ingridient sesuai dengan penempatan yang benar
4) Oven bertugas:
a) Mengecek kondisi roti didalam proover
b) Keluarkan roti yang sudah mengembang dan letakkan di trolley
c) Cek temperatur oven pada posisi 210o C
d) Keluarkan alat dan bahan-bahan yang akan digunakan
e) Menjaga kebersihan area kerja selama operasional
f) Mempersiapkan segala kebutuhan ingridient sesuai dengan keperluan
g) Menempatkan ingridient sesuai dengan penempatan yang benar
h) Membersihkan oven serta area kerja
5) Pastry bertugas mendokarasi atau member sentuhan akhir pada produk
cake untuk mempercantik visual cake
6) Topping bertugas:
a) Mempersiapkan peralatan dan ingredient yang akan digunakan
b) Mengecek logbook atau buku komunikasi
c) Memeriksa kondisi dan Expire date seluruh produk endingan (Standart
Toast, Whole Meal Toast, Earth Quake Cheese, Choco Croissant &
Choco D’Franch)
d) Memotong Standart Toast, memberi sticker pada packaging plastik
dan men-display seluruh produk yang telah siap jual
e) Memberikan finishing touch dari setiap produk yang ada sesuai
standard
22
f) Menentukan produk yang dapat dijual dan tidak (sesuai standard)
g) Bertanggungjawab atas kebersihan dan kerapihan susunan display
produk
h) Menjaga kebersihan area kerja selama operasional
i) Memberikan penjelasan kepada customer dalam hal pengetahuan
produk
7) Trainee baker yaitu seorang karyawan magang yang sedang dilatih tentang
hal-hal dasar bagian produksi
d. Section bagian frontliner:
1) Leader Incharge Cashier (LIC) bertugas:
a) Membaca log book
b) Memastikan cashier menjalankan Six Step dan melaksanakan costomer
care
c) Melakukan Cash Pull
d) Melakukan Cash Opname brankas bersama dengan MOD
e) Mengatur schedule cashier
2) Cashier bertugas:
a) Mengoperasikan POS dan menjalankan transaksi dengan benar
b) Menangani uang dan voucher dengan teliti
c) Melengkapi semua receipt/struk void, voucher,discount setelah
endshift
d) Menyiapkan,menghitung dan memisahkan uang modal
e) Menghitung uang hasil penjualan
f) Melakukan penukaran dan penyetoran uang ke Bank
23
3) Packer bertugas:
a) Ramah dan aktif dalam membantu permintaan kebutuhan customer
b) Dapat menjelaskan dengan baik mengenai rasa,nama dan harga produk
c) Memasukkan produk ke dalam packaging dengan rapi dan benar
d) Melakukan Service Excellent
e) Berpenampilan dan menggunakan uniform dan grooming sesuai
standar
f) Menjaga Area Cashier tetap bersih dan memastikan ketersediaan
packaging
g) Menjaga Personal Hygiene
h) Membersihkan peralatan yang berhubungan dengan alat pengambilan
produk. (contoh : melamin tray dan food tong)
i) Melakukan penghitungan packaging (Daily Stock Opname)
j) Memberikan price tag dan Story Board pada produk yang di display
4) Trainee packer yaitu seorang karyawan magang yang sedang dilatih
tentang hal-hal dasar bagian packer.
e. Section bagian gudang (stocker):
1) Leader Incharge Stocker (LIS) bertugas:
a) Pengawasan : Mengawasi dan terlibat langsung dalam aktivitas
pelaksanaan ordering, receiving, storing sesuai kebijakan yang telah di
tetapkan oleh perusahaan
b) Jadwal Kerja Stocker : Mengontrol duty roster / jadwal kerja dari para
stocker yang telah di buat oleh Leader atas persetujuan Manager
24
c) Ordering : Membuat dan mengecek permintaan barang yang di kirim
CO melalui file Dropping
d) Administrasi : Mengontrol dan mengevaluasi laporan – laporan kerja
stocker (SAP)
e) Stocking : Menyimpan barang sesuai tempatnya, melakukan FIFO dan
menggunakan buku stock opname agar pemakaian barang tercatat
dengan baik
f) Pelatihan : Memberikan pelatihan stocker dan menugaskan stocker
baru dalam ruang lingkup gudang, mengawasi pelatihan dan
perkembangan stocker yang baru/trainee, dll
g) Hygiene : Mengawasi dan memperhatikan Hygiene dan kebersihan
bagian gudang, membersihkan chiller, freezer dan rack – rack setiap
saat untuk menghindari kontaminasi
2) Stocker bertugas:
a) Membaca Log Book, memeriksa pesan dari shift sebelumnya
b) Memeriksa laporan Inventory mencocokannya dengan dengan jumlah
barang yang ada di store area
c) Membuat permintaan barang pada Dropping yang di kirimkan oleh CO
sesuai kebutuhan berdasarkan laporan harian gudang, kemudian
meminta persetujuan dan tanda tangan Production Head atau Store
Manager.
d) Mengirim E-mail permintaan barang Dropping ke CO.
25
e) Menghitung atau menimbang waste sales dan waste producy (
kilogram ) yang akan dikirim ke CK dan dicocokkan dengan catatan
waste malam sebelumnya.
f) Menerima kedatangan barang pesanan dari CK di Loading Dock Mall.
g) Memeriksa dan mengecek faktur barang bersama driver dan Manager
Store di dalam store
h) Segera menghubungi CK apabila ada masalah dengan jumlah atau
kondisi barang yang tidak sesuai dengan faktur.
i) Memeriksa label tanggal tidak ada yang expired pada semua raw
material/filling yang diterima dari CK.
j) Memasukan dan menyusun barang dengan cara di FIFO sesuai dengan
standar penempatan bahan baku.
k) Menginput Laporan Harian Gudang dan Kitchen di SAP
l) Merapikan dan membersihkan barang yang ada di dalam gudang,
chiller, dan freezer
m) Merapikan box sambil menunggu kedatangan barang dari CK
n) Membersihkan area gudang
3) Trainee Stocker yaitu seorang karyawan magang yang sedang menjalani
masa training dan dilatih tentang hal-hal dasar tentang system
pergudangan.
3.1.3. Kegiatan Usaha
BreadTalk adalah perusahaan yang bergerak dibidang kuliner bakery
Internasional. Sampai dengan saat ini BreadTalk Indonesia sudah memiliki 158
26
store yang tersebar di seluruh wilayah di Indonesia, yang salah satu wilayahnya
adalah Jakarta yaitu terdapat di Plaza Indonesia, Grand Indonesia, Central Park,
Cira Land, Taman Anggrek, Senayan City, BlokM Plaza, dan Gandaria City, dan
memiliki lebih kurang 3.358 karyawan yang tersebar diseluruh wilayah di
Indonesia.
3.2. Hasil Penelitian
3.2.1. Pengadaan dan Distribusi Bahan Baku
Pelaksanaan pengadaan dan disribusi bahan baku inti roti pada BreadTalk
store cabang Gandaria City ditangani oleh beberapa bagian yaitu Central Kitchen,
Dept. Controller, Dept. Logistik (driver) dan juga bagian store gudang (stocker).
a. Central Kitchen
Dapur pusat atau Gudang Pusat BreadTalk yang khusus menyuplai bahan
baku maupun alat-alat produksi kebutuhan seluruh store BreadTalk yang ada
di Indonesia sesuai dengan Form Purchase Request yang dikirm oleh Dept.
Controller. BreadTalk mempunyai 2 (dua) Central Kitchen yaitu CK yang
terletak di kawasan BSD Serpong dan CK yang terletak di Surabaya.
b. Department Controller
Merupakan departement yang mengontrol dan mengecek segala transaksi
yang dilakukan oleh store BreadTalk, Dept CO juga yang menyetujui dan
memproses Form PR yang dikirim oleh masing-masing store dan setelah PR
disetujui maka Dept. CO akan mengirim form tersebut kepada CK via email.
c. Departement Logistick
27
Merupakan departement yang akan mengirim barang yang telah
disiapkan oleh CK ke seluruh store BreadTalk yang ada di Indonesia sesuai
dengan jadwal yang telah ditentukan. Sebelum melakukan pengiriman, pihak
Dept. Logistik akan memeriksa faktur dan mengecek barang-barang yang akan
dikirim sesuai prosedur yang telah ditetapkan.
d. Bagian Gudang store (stocker)
Merupakan crew atau staff bagian gudang yang bertugas menerima barang
dari pihak Dept. Logistik dan mengelola ketersediaan ingridient (bahan baku)
untuk bagian produksi dan mengatur administrasi keluar masuknya bahan
baku tersebut.
Adapun barang-barang (bahan baku) yang dikirim antara lain:
a. Ingridients. Adalah bahan baku yang digunakan untuk memproduksi roti yang
terdiri dari:
1) Dry Ingridient : Tepung terigu, tepung gula, gula pasir, milk powder,
garam, cake flour
2) Chilled Ingridient : Krim susu, choco butter, bluberry & strawberry cold
fill, magic cream, chocolate mata
3) Fresh Ingridient : Telur, sayur-sayuran pelengkap
b. Raw material. Adalah bahan setengah jadi yang diproduksi di Central Kitchen
yang terdiri dari:
1) Filling
2) Danish
c. Packaging. Adalah kemasan yang digunakan untuk membungkus produk.
28
d. Supplies. Adalah barang-barang yang digunakan untuk melengkapi kebutuhan
pokok, yang sifatnya habis pakai.
e. Utensil. Adalah peralatan dan perlengkapan penunjang yang digunakan pada
proses produksi.
3.2.2. Prosedur Pengadaan dan Distribusi Bahan Baku
Setiap perusahaan baik perusahaan perdagangan maupun perusahaan
yang bergerak dibidang kuliner atau jasa produksi selalu melaksanakan pengadaan
bahan baku. Tanpa adanya pengadaan bahan baku, perusahaan akan dihadapkan
pada resiko bahwa perusahaan pada suatu saat hari akan tidak dapat memenuhi
permintaan pelanggan yang memesan produk hasil dari pengolahan bahan baku
tersebut dan akan berakibat pada penurunan pendapatan. Hal ini juga sangat
berkaitan dengan distribusi barang, karena apabila distribusi tidak ada maka
pengadaan barang tidak akan pernah sampai ke tempat tujuan. Pendistribusian
barang juga harus dilakukan dengan baik agar tidak menghambat aktivitas
produksi pada suatu perusahaan.
Dalam setiap pengadaan bahan baku pada BreadTalk terdapat beberapa
tahapan, dimulai dari membuat form purchase request (PR), mengecek dan
menyetujui PR oleh Store Manager, kemudian menginput PR dan mengirimkan
PR ke Departemen Controller. Dan distribusi bahan baku inti roti dimulai dari
penerimaan PR yang dikirim oleh stocker, mengecek dan menyetujui PR,
memproses PR yang telah disetujui oleh Departemen Controller dan mengirim
barang (distribusi) sesuai PR sampai di store cabang.
29
Berikut adalah alur dari proses pengadaan dan distribusi bahan baku pada
BreadTalk cabang Gandaria City.
A. Prosedur Pengadaan Bahan Baku pada BreadTalk Cabang Gandaria City
GUDANG STORE / STOCKER
STORE MANAGER
Sumber: BreadTalk Cabang Gandaria City
Gambar III.2 Prosedur Pengadaan Bahan Baku BreadTalk
Berdasarkan gambar di atas dapat dijelaskan proses pengadaan bahan
baku pada BreadTalk Cabang Gandaria City adalah:
1. Pada setiap hari Senin, Rabu, dan Kamis (tanggal ditentukan oleh store
manager setiap bulannya) stocker (bagian gudang store) akan melakukan
pengecekan bahan baku yang ada di gudang dengan cara mencocokkan
Start
Report/ Pengecekan stock barang
Membuat Purchase Request
ACC oleh SM
Mengirim PR via e-mail ke Dept.
CO
PR diperbaiki
Yes
No
A
Input PR
30
laporan inventory dengan jumah bahan baku yang ada di gudang store untuk
melakukan pengorderan.
2. Setelah pengecekan selesai dilakukan, maka stocker akan mengisi form
purchase request (PR) untuk mengorder bahan baku yang akan dikirim ke
Departemen Controller.
3. Sebelum purchase request dikirim ke Departemen Controller, purchase
request terlebih dulu diajukan ke Store Manager untuk meminta approval.
Apabila purchase request tidak disetujui maka purchase request tersebut akan
dikembalikan ke stocker untuk diperbaiki, dan jika purchase request itu
disetujui maka akan diserahkan ke stocker untuk selanjutnya di kirim ke
Departemen Controller.
4. Setelah purchase request di approve oleh Store Manager, stocker akan
menginput purchase request tersebut ke dalam file excel di komputer/ laptop
yang terdapat pada gudang.
5. Kemudian jika purchase request sudah terinput semuanya dan dipastikan
sudah benar maka selanjutnya purchase request tersebut akan dikirim via e-
mail ke Departemen Controller.
31
B. Prosedur Distribusi Bahan Baku pada BreadTalk Cabang Gandaria City
STORE DEPARTEMEN CONTROLLER
CENTRAL KITCHEN
DEPARTEMEN LOGISTIK
Sumber: BreadTalk Cabang Gandaria City
Gambar III.3Prosedur Distribusi Bahan Baku BreadTalk
Berdasarkan pada gambar diatas dapat dijelaskan proses distribusi bahan
baku pada BreadTalk Cabang Gandaria City adalah:
Mengirim PR
A
PR diterima
Pengecekan PR
LULUS?PR delay
PR diproses
Cek fisik dan
quantity bahan baku
Pembuatan Faktur
Distribusi bahan baku
ke store
Penerimaan barang
End
32
1. Stocker gudang store cabang mengirim purchase request ke Departemen
Controller via e-mail.
2. Setelah admin Departemen Controller menerima e-mail purchase request dari
store cabang, admin Departemen Controller akan mengecek purchase request
tersebut sesuai dengan kebutuhan store yang berdasarkan dari actual sales
(penjualan sesungguhnya) pada minggu sebelumnya. Apabila purchase
request telah sesuai dengan ketentuan yang diterapkan oleh perusahaan maka
purchase request tersebut akan disetujui oleh admin Departemen Controller
yang kemudian purchase request itu dikirim ke bagian Central Kitchen untuk
diproses.
3. Setelah purchase request diterima oleh bagian Central Kitchen, purchase
request tersebut akan diproses dengan cara disiapkan bahan baku (ingredient)
sesuai dengan jenis dan quantity yang tercantum pada purchase request yang
kemudian dilakukan cek fisik pada masing-masing barang yang dipesan store
tersebut. Apabila cek fisik sudah selesai dan beres maka selanjutnya bahan
baku tersebut di packing dengan cara dimasukkan ke dalam box yang tersegel
(crate).
Dalam hal ini terdapat kendala yaitu ketidaktelitian crew dalam
menyiapkan bahan baku untuk di packing yang mengakibatkan adanya bahan
baku yang tidak terkirim ke store cabang. Sehingga jika ada bahan baku yang
tidak terkirim maka akan membebani stocker store cabang tersebut. Untuk
mengatasi kendala tersebut BreadTalk melakukan penambahan crew atau staff
untuk mengontrol proses pengecekan dan penyiapan bahan baku yang akan
33
dikirim agar tidak terjadi kesalahan yang berakibat pada tidak terkirimnya
bahan baku ke store cabang.
4. Kemudian setelah bahan baku selesai di packing maka bahan baku tersebut
akan dikirim ke bagian Departemen Logistik yang selanjutnya akan dibuatkan
faktur jalan sesuai dengan purchase request untuk didistribusikan ke store
cabang. Jika faktur telah selesai dibuat kemudian faktur tersebut di cetak,
maka bahan baku akan dimasukkan ke dalam mobil container atau mobil box
yang dilengkapi pendingin untuk menjaga kualitas bahan baku agar tetap
terjaga dengan baik sampai bahan baku tiba di store cabang tujuan, beserta 2
(dua) orang crew yang bertugas untuk mengirim bahan baku tersebut ke store
cabang. Satu mobil container bisa untuk menyimpan bahan baku kebutuhan 2
(dua) store cabang, jadi satu kali distribusi yang dilakukan oleh Departemen
Logistik untuk mengirim bahan baku ke 2 (dua) store cabang langsung secara
bergilir.
Pada tahap ini kendala yang terjadi yaitu kurangnya armada logistik
(mobil container) yang akan digunakan untuk mendistribusikan bahan baku ke
store cabang akibat dari bahan baku yang diminta oleh store cabang terlalu
banyak sehingga melebihi muatan di dalam mobil (overload). Dalam
mengatasi kendala yang terjadi yaitu perusahaan atau BreadTalk harus dapat
mengatur atau menetapkan batas maksimal quantity bahan baku/ barang yang
di order oleh tiap-tiap store agar tidak terjadi overload yang dapat menunda
proses pengiriman bahan baku (distribusi).
5. Pada saat barang sampai di dock mall store cabang, maka stocker yang
bertugas akan menerima barang (bahan baku) tersebut sampai semua barang
34
telah selesai diterima yang kemudian akan segera dimasukkan ke dalam
gudang store. Serah terima barang-barang dari Central Kitchen dilakukan
antara pihak stocker bagian gudang dan driver (supir) dari Departemen
Logistik di loading dock mall store.
Pada saat pengiriman barang terkadang terdapat kendala yang disebabkan
dari eksternal maupun internal yaitu sebagai berikut.
a) Eksternal: Keterlambatan yang disebabkan oleh faktor cuaca dan situasi
arus perjalanan dan juga penuhnya lahan parkir di loading dock mall
sehingga harus antre atau menunggu giliran yang memakan waktu.
b) Internal: Adanya kerusakan pada mobil container yang akan mengangkut
bahan baku ke store cabang sehingga mengakibatkan terhambatnya
pengiriman bahan baku ke store.
Selain pada saat pengiriman, setelah barang diterima terkadang juga terdapat
kendala yaitu sering terjadi kerusakan bahan baku pada saat penerimaan bahan
baku di loading dock mall store cabang akibat bahan baku tertumpuk karena
tidak di tata dengan rapih akibat mobil container yang digunakan untuk
distribusi kelebihan muatan (overload). Solusi yang diterapkan untuk
mengatasi kendala dari eksternal dan internal yaitu.
a) Eksternal: Memajukan jam pengiriman ketika cuaca sedang normal dan
mempercepat jadwal pengiriman agar mendapatkan lahan parkir di loading
dock mall sehingga tidak terlambat karena harus mengantre terlebih
dahulu.
b) Internal: Perusahaan harus melakukan servis rutin pada setiap mobil
container yang digunakan untuk mengirim bahan baku ke store cabang
35
sehingga pada saat proses pengiriman tidak mengalami hambatan yang
dikarenakan kerusakan pada armada logistik.
Selain itu untuk mengatasi kendala yang menyebabkan barang rusak pada saat
diterima yaitu crew yang bertugas untuk memasukkan bahan baku yang telah
di packing ke dalam mobil container harus lebih berhati-hati dalam menata
bahan baku agar bahan baku tidak rusak akibat bahan baku tertumpuk
sembarangan.
Jadwal penerimaan barang dari Central Kitchen untuk BreadTalk Cabang
Gandaria City dilakukan setiap hari dan dikirim dari Central Kitchen mulai pukul
06.00 a.m. dan sampai ditujuan sekitar pukul 07.00 a.m.
Dalam hal penerimaan barang pada BreadTalk terdapat Standard Operasional
Prosedur (SOP) penerimaan barang dari Central Kitchen, yaitu sebagai berikut.
a. Melakukan pengecekan temperatur mobil dilihat pada indikator temperator
yang berada pada bagian dekat driver. Temperatur ideal mobil chiller adalah
1oC – 5oC (37.4oF - 41oF).
b. Melakukan check list barang dengan memeriksa dan menghitung kesesuaian
antara barang dengan surat jalan yang diterima, dilakukan bersama dengan
driver lalu beri tanda centang pada kolom cek driver dan store.
c. Ketentuan apabila terdapat selisih jumlah barang yang diterima store dengan
surat jalan:
1) Coret faktur/surat jalan, tulis sesuai dengan fisik barang yang diterima.
2) Tanda tangan driver dan penerimaan barang disamping kuantitas revisi
tersebut.
36
3) Isi pernyataan berita acara selisih penerimaan barang dengan diketahui dan
ditandatangani serta stempel oleh lini tertinggi saat itu yang ada di store.
d. Melakukan pengecekan fisik barang: kondisi kemasan, label kode expired,
kualitas dari ingridient. Jangan terima apabila ada barang yang rusak dan
segera kembalikan ke driver yang mengantar. Beri tanda tangan pada surat
jalan oleh kedua pihak: stocker dan driver. Untuk store luar kota segera
konfirmasi ke Central Kitchen dan buat BA (berita acara).
e. Segera menghubungi Central Kitchen apabila ada masalah dengan jumlah atau
kondisi barang yang tidak sesuai dengan faktur. Misal: tanggal expired sudah
lewat atau mendekati lewat, dan lain-lain.
f. Jika selesai pengecekan, packing list harus dibubuhkan tanda tangan penerima
barang dan Store Manager/ leader, nama jelas, tanggal terima dan stempel
store pada surat jalan. Packing list dari Central Kitchen terdiri atas 4 (empat)
lembar carbonize untuk store jabotabek dan 5 (lima) lembar carbonize untuk
store diluar jabotabek dengan warna antara lain:
1) Putih dan Hijau : dikembalikan pada driver untuk diserahkan ke Central
Kitchen
2) Merah : dipegang store sementara untuk dikirimkan ke
controlling kantor pusat
3) Kuning : disimpan di store
4) Biru : diserahkan pada pihak ekspedisi (khusus Luar Pulau)
g. Tulis tanggal penerimaan pada kemasan.
37
Berikut ini merupakan data pengorderan Ingridient (bahan baku inti roti) bulan
Januari, Februari dan Maret 2017.
Tabel III.1Data Pengorderan Ingridient (Bahan Baku) Bulan Januari-Maret 2017
No Kode Material
U
o
m
Konv
ersi
BDP
Qty PBPb Tambahan/bulan
DKJanuari Februari Maret Total
1 300118 Tepung terigu (FLOUR 3) Kg 25 2175 2125 2225 6526
2 300483 Telur Kg 10 580 560 600 1740
3 300179 Milk UHT Full Cream L 12 228 216 252 696
4 300032 Chicken Sausages Kg 5 170 155 170 495
5 172005 Cheese Chedar Kg 1 145 143 160 448
6 300037 Choco Dark Masterbaker Kg 5 165.00 160 185 510
Sumber: BreadTalk Gandaria City
Dari tabel pengorderan bahan baku selama 3 (tiga) bulan di atas terlihat
bahwa jumlah order bahan baku setiap bulannya berubah. Terjadi penurunan
pengorderan dari bulan Februari ke Januari dan peningkatan dari bulan Februari
ke Maret dikarenakan jumlah hari pada bulan Februari lebih sedikit dibandingkan
bulan Januari dan Maret, kemudian dipengaruhi oleh kebutuhan produksi sesuai
dengan kebutuhan store tersebut. Sehingga pada akhirnya jumlah pengorderan
perbulannya selalu berbeda.
38
Berikut grafik pengorderan bahan baku pada BreadTalk selama tiga bulan pertama
di tahun 2017.
Gambar III.4Grafik Pengorderan Bahan Baku Bulan Januari-Maret 2017
Pada grafik di atas terlihat perbandingan pada order bahan baku selama 3
(tiga) bulan yaitu Januari, Februari dan Maret 2017. Meskipun tidak terlalu
signifikan, perbandingan order perbulannya tetap terliat jelas. Contohnya,
penggunaan tepung terigu sangat tinggi karena merupakan bahan baku utama
untuk pembuatan roti. Pada bulan Januari pemakaian tepung terigu sebanyak
2.175 kg sedangkan pada bulan Februari mengalami penurunan sekitar 50 kg,
tetapi pada bulan Maret penggunaan tepung terigu mengalami peningkatan
sebesar 100 kg dari bulan Februari, ini juga berpengaruh terhadap bahan baku
lainnya seperti telur, susu milk UHT, dan bahan pelengkap lainnnya karena
0
500
1000
1500
2000
2500
Januari Februari Maret
Tepung terigu
Telur
Milk UHT
Chicken Sausage
Cheese Chedar
Choco Dark Masterbaker
39
disesuaikan dengan takaran tepung terigu yang digunakan. Apabila tepung yang
digunakan lebih banyak dari produksi bulan sebelumnya maka penggunaan bahan
baku utama lainnya seperti susu dan telur juga bahan baku pelengkap lainnya
seperti choco dark dan cheese juga akan mengalami kenaikan yang takarannya
disesuaikan dengan takaran tepung terigu tersebut, seperti yang terlihat pada
grafik diatas. Hal ini juga dapat terjadi karena dipengaruhi sesuai dengan
kebutuhan store tersebut.