6

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi

2.1.1 Pengertian Sistem

Pengertian sistem menurut Williams dan Sawyer (2010, p 498) adalah

sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang berinteraksi untuk

melakukan suatu pekerjaan dalam usaha untuk mencapai suatu tujuan. Sistem itu

penting karena mencakup serangkaian aktifitas untuk mencari cara yang terbaik

dalam mencapai tujuan.

Menurut Mcleod ( 2007, p11 ), Sistem adalah sekelompok elemen yang

terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Menurut O’Brien (2005, p714), pengertian sistem adalah sebagai berikut :

a. Sekelompok elemen yang saling berhubungan dan membentuk kesatuan.

b. Sekelompok komponen yang bekerja bersama menuju tujuan yang bersama

dengan menerima input serta menghasilkan ouput dalam proses transformasi yang

teratur.

c. Perakitan metode, prosedur, atau teknik yang disatukan oleh interaksi teregulasi

untuk membentuk kesatuan organisasi.

d. Sekumpulan orang, mesin, dan metode yang teratur dan yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan serangkaian fungsi tertentu

Dari definisi dan penjelasan–penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa

komponen dasar dari statu sistem adalah input, proses dan output dimana

kumpulan dari komponen-komponen, unsur–unsur ataupun elemen-elemen yang

7

saling berhubungan dan terintegrasi akan saling berinteraksi untuk mencapai suatu

tujuan.

2.1.2 Pengertian Informasi

Menurut Laudon ( 2010, p7 ), “By information we mean data that have

been shaped into a form that is meaningful and useful to human beings.”

Menurut Rainer dan Turban (2007,p5), “Information refers to data that

have been organized so that they have meaning and value to the recipient. ”

Menurut O’Brien (2005, p703), informasi adalah data yang ditempatkan

dalam konteks yang berarti dan berguna untuk pemakai akhir.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data

yang diolah dan diproses sehingga memiliki arti bagi pemakainya (end user).

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Rainer et.al.( 2007, p6 ) sistem informasi adalah sesuatu yang

mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis dan menyebarkan

informasi untuk tujuan tertentu. Sedangkan sistem informasi berbasis komputer

(computer – based information system) adalah sebuah sistem informasi yang

menggunakan teknologi komputer untuk menjalankan sebagian atau seluruh

pekerjaan.

Menurut O’Brien ( 2005, p5 ), sistem informasi adalah kombinasi teratur

apapun dari orang-orang, hardware,software, jaringan komunikasi dan sumber

daya data yang mengumpulkan , mengubah dan menyebarkan informasi dalam

sebuah organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi

8

antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik

(hardware),perintah dan prosedur pemrosesan informasi (sostware),saluran

komunikasi (jaringan) dan data yang disimpan (sumber daya data)sejak permulaan

peradaban.

Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi adalah

kumpulan dari komponen-komponen yang terdiri dari manusia, hardware,

software, jaringan komunikasi, dan data resources yang saling terhubung untuk

mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi dalam

suatu organisasi.Tujuannya adalah untuk mendukung dalam pengambilan

keputusan , koordinasi dan kontrol dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

2.1.4 Komponen-Komponen Sistem Informasi

Menurut O’Brien ( 2005, p34-p39 ) suatu sistem terdiri dari sejumlah

komponen yang saling berinteraksi , yang artinya saling bekerja sama membentuk

suatu kesatuan. Komponen sistem/elemen sistem dapat berupa suatu subsistem

atau bagian –bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli besar atau kecilnya,

selalu mengandung beberapa komponen atau subsistem.

1. People Resource( sumber daya manusia )

Sumber daya manusia meliputi end-user dan spesialis IS. Spesialis IS adalah

orang yang mengembangkan dan menjalankan sistem informasi contohnya

analis sistem, pembuat software, operator sistem, personel tingkat manajerial,

teknis dan staf administrasi lainya.Sedangkan end user adalah orang yang

menggunakan sistem informasi.End-user dapat berupa pelanggan, tenaga

penjualan , teknisi, staf administrasi, akuntan atau para manager

9

2. Hardware( perangkat keras )

Sumber daya perangkat keras meliputi semua peralatan fisik dan material yang

dalam pemrosesan informasi . Sumber daya ini tidak hanya meliputi mesin

seperti komputer dan perlengkapan lainya tetapi juga semua media data, yaitu

objek berwujud tempat data dicatat dari lembaran kertas hingga disk magnetis

atau optikal.

3. Software( perangkat lunak )

Sumber daya perangkat lunak meliputi semua kumpulan perintah pemrosesan

informasi yaitu sistem software, aplikasi software dan prosedur.

4. Data Resources (Sumber DayaData)

Sumber daya data adalah bahan baku mentah sistem informasi yang harus

diolah agar menghasilkan sistem informasi yang dapat memberi manfaat bagi

para pemakai akhir dalam sebuah organisasi. Data dapat terdiri dari berbagai

macam bentuk, termasuk data alfanumerik tradisional, data teks, data gambar

seperti grafik serta data dalam bentuk video grafis dan audio.

5. Network( sumber daya jaringan )

Sumber daya jaringan merupakan media komunikasi dan dukungan

jaringan.Media komunikasi contohnya kabel serta teknologi gelombang mikro

dan satelit nirkabel.Sedangkan dukungan jaringan lebih menekankan bahwa

banyak hardware, software dan teknologi data yang dibutuhkan untuk

mendukung operasi dan penggunaaan jaringan komunikasi.

10

2.1.5 Aktivitas Sistem Informasi

Menurut O’Brien (2006, p40) aktivitas sistem informasi secara umum

dapat dikelompokan menjadi 5 yaitu input, proses, output, penyimpanan data

dan pengendalian.

• Input sumber daya data

Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainya harus ditangkap

dan disiapkan untuk pemrosesan melalui aktivitas input. Aktivitas

input biasanya berupa aktivitas entri data seperti pencatatan dan

pengeditan. Setelah data dimasukan, maka data disimpan ke dalam

media penyimpanan hingga dibutuhkan untuk pemrosesan.

• Pemrosesan data menjadi informasi

Data biasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti

perhitungan, perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian,

menganalisis dan memanipulasi data sehingga dapat dihasilkan

informasi yang dapat berguna bagi para pemakai akhir.

• Output produk informasi

Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan

disediakan untuk mereka dalam aktivitas output. Output dari

pemrosesan input dapat berupa pesan, laporan, formulir, gambar

grafis, ataupun dalam bentuk audio video. Output berupa informasi

akan digunakan oleh pihak manajerial yang berwenang untuk

mengambil keputusan.

• Penyimpanan sumber daya data

11

Media penyimpanan adalah komponen dasar sistem

informasi.Penyimpanan merupakan aktivitas sistem informasi tempat

data dan informasi disimpan secara teratur utnuk digunakan

kemudian.Biasanaya media penyimmpanan berupa database.

• Pengendalian kinerja sistem

Pengendalian kinerja sistem merupakan salah satu aktivitas penting.

Sebuah sistem informasi harus dapat memberikan umpan balik

mengenai aktivitas input, pemrosesan, output, dan penyimpanan.

Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menetapkan

apakah sistem dapat memenuhi kinerja yang telah ditetapkan.

2.2 Teori-Teori Khusus

2.2.1 Entreprise Resources Planning (ERP)

Menurut O’Brien (2005, p320), Enterprise Resource Planning-ERP

(Perencanaan Sumber daya Perusahaan)adalah sistemlintas fungsi perusahaan

yang digerakan oleh modul software suite terintegrasi untuk mendukung proses

bisnis dasar internal perusahaan. ERP dibutuhkan perusahaan untuk memperbaiki

efisiensi, kelincahan, dan responsivitas yang dibutuhkan dalam mencapai

keberhasilan di lingkungan bisnis yang dinamis saat ini. ERP memberikan

perusahaan tampilan real time terintegrasi atas proses bisnis intinya yang

disatukan oleh software aplikasi ERP dan database umum yang dipelihara oleh

DBMS (Database Management System).

Menurut Wijaya (2009, p27), ERP merupakan konsep untuk merencanakan

dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program

12

terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung

berbagai fungsi dalam perusahaan (to serve and supportmultiple business

functions), sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan

pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah

dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan

(stakeholder) atas perusahaan

Menurut Potter (2007, p248) ERP (Enterprise Resource Planning) adalah

sebuah aplikasi berbasis komputer yang mengintegrasikan antara rencana,

manejemen, dan penggunaan sumber daya di dalam perusahaan yang memiliki

tujuan utama yaitu mengitegrasikan semua area fungsional perusahaan.

Pada prinsipnya, dengan sistem ERP sebuah industri dapat

dijalankansecara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya operasional yang

tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving part, dan lain-lain), biaya

kerugian akibat machine fault. Di negara-negara maju yang sudah didukung oleh

infrastruktur yang memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT

(Just In Time).

Di sini, segala sumber daya untuk produksi benar-benar disediakan hanya

pada saat diperlukan (fastmoving).Termasuk juga penyediaan suku cadang untuk

maintenance, jadwal perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine

fault,inventory, dan sebagainya. Sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis

yang dianggap ‘bestpractice’ proses umum yang paling layak ditiru. Misalnya,

bagaimanaproses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian

(purchasing),penyusunan stok di gudang dan sebagainya.Untuk mendapatkan

13

manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka industri kita juga harus

mengikuti ‘best practice process’ (proses umum terbaik) yang berlaku.

2.2.1.1Sejarah ERP

Awalnya sejak tahun 1960an, peranan sistem ERP hanya pada

area fungsional sebagai pengendalian inventory dan produksi saja, yang

dikenal dengan istilah Material Requirement Planning. Kemudian sejak

tahun 1970an, sistem ERP mengalam perluasan pada area fungsional

Engineering yang dikenal dengan istilah Close Loop MRP. Pada tahun

1980an sistem ERP mengalami perluasan pada area fungsional Finance

dan Human Resource Management, yang dikenal dengan istilah

Manufacturing Resource Planning (MRP II). Kemudian sejak tahun

1990an, sistem ERP mengalami perluasan pada area fungsional delivery,

yang dikenal dengan istilah Enterprise Resource Planning (ERP). Pada

tahun 2000an hingga sekarang, sistem ERP telah mengalami perluasan

pada semua area fungsional suatu organisasi, yaitu sales dan marketing,

Customer Support dan Supplier Management, yang dikenal dengan istilah

Extended ERP (ERP II).

Tabel 2.1 Sejarah ERP (Sumber: Wijaya dan Darudiato,2009,p15)

Tahun Peristiwa

1960an Sistem pabrikan fokus kepada pengendalian inventory (inventory

control)

1970an Fokus bergeser pada MRP (Material Requirement Planning)

yang menerjemahkan jadwal utama suatu produk menjadi

14

kebutuhan berbasis timed-phased net, untuk perencanaan dan

pengadaan barang sebagian jadi, komponen maupun bahan baku.

1980an MRP-II (Manufacturing resource planning) berkembang

mencaku pengelolaan operasi produksi (shop floor) dan aktivitas

pengeolaan distribusi.

1990an MRP-II dikembangkan lagi mencakup aktivitas rekayasa,

keuangan, sumber daya manusia, pengelolaan proyek yang

melingkupi hampir semua aktivitas sistem organisasi usaha

(Business Enterprise) yang kemudian dikenal dengan istilah ERP

(Enterprise Resource Planning).

2000an-

sekarang

Entended ERP menjadi ERP II.

2.2.1.2 Infrastruktur Sistem ERP

Menurut Wijaya dan Darudiato (2009,p22), Infrastruktur

merupakanhal utama dalam perencanaan pemakaian sistem ERP, karena

dengan adanya infrastruktur yang baik maka dapat dikatakan bahwa

sistem telah membangun pondasi yang kuat. Secara umum, infrastruktur

ERP terdiri dari:

• People

Orang yang terlibat dalam penerapan sistem ERP merupakan faktor

yang sangat penting terutama dalam komitmen waktu dan biaya,

15

dukungan top manajemen, rasa saling memiliki, keterlibatan,

semangat, dan rasa perlawanan yang minimum.

• Proses

Berkaitan dengan proses bisnis yang berjalan dan proses bisnis ke

depan dengan penerapan sistem ERP. Dalam proses implementasi

sistem ERP harus ada kontrol dari tiap bagian. Hal terpenting dalam

proses yang merupakan acuan utama dalam melakukan implementasi

sistem ERP adalah sebelum mengambil keputusan menggunakan

sistem ERP, perusahaan harus sudah memiliki bisnis prosedur yang

baik yang akan diterapkan dalam implentasi sistem ERP.

• Technology

Penerapan sistem ERP identik dengan investasi yang relatif besar, di

mana teknologi meliputi dari infrastruktur jaringan, hardware,

software dan database.

Operation

Process

Technology

People

16

Gambar 2.1 Komponen Infrastruktur ERP

Sumber : Wijaya dan Darudiato (2009,p24)

2.2.1.3 Kelebihan pada ERP

Menginstal sistem ERP mempunyai banyak kelebihan secara

langsung dan tidak langsung.Melalui sistem informasi Enterprise yang

terintegrasi, maka sistem ERP dapat mendukung sinergi dari semua

fungsi yang ada dalam perusahaan. Sistem ERP dapat melibatkan seluruh

fungsi manajemen baik akuntansi, keuangan, produksi, penjualan,

pembelian, produksi, gudang, dan sumber daya manusia.

Dengan penerapan sistem ERP dapat meningkatkan kinerja usaha

suatu sistem organisasi, karena melalui sistem informasi enterprise yang

terintegrasi, maka sistem ERP dapat mendukung sinergi dari semua

bagian yang ada dalam organisasi.

Menurut O’Brien (2005, p322), penerapan sistem ERP memiliki

banyak manfaat seperti sebagai berikut:

• Kualitas dan efisiensi

Sistem ERP dapat menciptakan kerangka kerja untuk mengintegrasikan

dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yang menghasilkan

peningkatan signifikan dalam kualitas dan efisiensi layanan pelanggan,

produksi, dan distribusi

• Penurunan biaya

Sistem ERP dapat menurunkan signifikan dalam biaya pemrosesan

transaksi dan hardware, software, serta karyawan pendukung teknologi

17

Informasi, jika dibandingkan dengan sistem yang tidak terintegrasi yang

digantikan oleh sistem ERP.

• Pendukung keputusan

Sistem ERP dapat mempermudah tugas-tugas management sehari-hari

dalam pengambilan keputusan dan melakukan fungsi management yang

meliputi diantaranya di bidang perencanaan, pengorganisasian,

pengawasan, dan pengendalian. Sistem ERP dapat menyediakan

informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat penting

secara cepat untuk level managerial dan pengambil keputusan agar dapat

secara signifikan meningkatkan kemampuan dalam mengambil

keputusan secara tepat waktu pada lintas bisnis perusahaan.

• Kelincahan perusahaan

Dalam mengimplementasikan sistem ERP dapat menghilangkan

perbedaan budaya antar departemen, sehingga data dapat diintegrasikan.

Dan menghilangkan dinding departemen dan fungsi berbagai proses

bisnis, sistem informasi dan sumber daya informasi, sehingga

menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab managerial dan peran

kerja yang lebih fleksibel, dan karenanya menghasilkan struktur

organisasi dan tenaga kerja yang lebih lincah dan adaptif yang dapat

dengan lebih mudah memanfaatkan berbagai peluang bisnis baru.

• Sistem terintegrasi

18

Sistem ERP menawarkan sistem terintegrasi dalam perusahaan,

sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara

lebih efektif dan efisien.

• Sistem ERP tidak hanya memadukan data dan orang.

Sistem ERP tidak hanya memadukan data dan orang, tetapi dapat

menghilangkan kebutuhan pemuktahiran dan koreksi data pada banyak

sistem komputer yang terpisah.

• Sistem ERP dapat memungkinkan management mengelola operasi.

Sistem ERP dapat memungkinkan management mengelola operasi, tidak

hanya memonitor operasional saja, tetapi mampu menjawab apa yang

harus dikerjakan untuk menjadi lebih baik.

• Sistem ERP dapat memudahkan ekstraksi informasi.

Sistem ERP dapat memudahkan ekstraksi informasi untuk menghasilkan

analisis dan laporan mendukung perencanaan jangka panjang yang dapat

dijadikan alat pengambilan keputusan sebagai decision support sistem.

• Sistem ERP menghasilkan informasi

Sistem ERP menghasilkan informasi dari data masukan yang relevan

untuk membuat perencanaan aktivitas antar departemen agar sumber

daya dikelola dan dialokasikan secara efisien dan efektif misalnya

perencanaan pembelian barang, perencanaan produksi dan perencanaan

cash flow, perencanaan penjualan dan perencanaan biaya.

• Sistem ERP menciptakan struktur organisasi.

19

Sistem ERP menciptakan struktur organisasi yang ramping dan

pembagian kerja yang tepat dengan menggunakan sistem yang

terintegrasi untuk seluruh fungsi baik fungsi penjualan, pembelian,

produksi dan keuangan sehingga dapat menghilangkan pekerjaan-

pekerjaan rangkap dang menggunakan standarisasi data untuk seluruh

departemen.

• Sistem ERP mengendalikan seluruh proses bisnis.

Sistem ERP mengendalikan seluruh proses bisnis dengan

menggabungkan seluruh aktivitas masing-masing departemen dalam

satu sistem yang terintegrasi. Dengan sistem yang terintegrasi dapat

dihindari kebocoran, pemborosan, penyalahgunaan sumber daya

perusahaan dan alokasi sumber daya yang tidak tepat.

• Sistem ERP menjamin seluruh aktivitas.

Sistem ERP menjamin seluruh aktivitas dilakukan sesuai dengan

prosedur yang telah ditetapkan misalnya fungsi pembelian harus melalui

perhitungan perencanaan kebutuhan barang setelah itu order pembelian

kemudian penerimaan barang selanjutnya pengakuan hutang. Dengan

demikian seluruh aktivitas dapat berjalan efektif dan efisien.

Kelebihan secara tidak langsungnya seperti image perusahaan

yang lebih baik, loyalitas pelanggan yang meningkat, kepuasan pelanggan

dan lain-lain. Adanya juga kelebihan lainnya sebagai berikut :

• Penggunaan Teknologi terbaru

20

Penggunaan teknologi terbaru seperti open systems, teknologi

client/server, Intranet/Internet, CALS (Computer-AidedAcquisition and

Logistics Support), e-commerce dan lain lain serta adanya fleksibilitas

yang tinggi pada sebuah sistem ERP, hal tersebut membuat sebuah

sistem ERP lebih cepat untuk beradaptasi dengan perkembangan

teknologi.

• Pengurangan lead-time

Waktu antar membuat suatu pemesanan dan menerima pesanan disebut

sebagai lead-time.Hal tersebut sangat berperan penting pada bagian

pengontrolan gudang dan pembelian perusahaan.Dengan adanya

sistem ERP, maka sistem dapat mendeteksi secara otomatis kapan

adanya lead-timesehingga dapat membuat inventory management

bekerja lebih efisien dan efektif.

• Pengiriman yang tepat waktu

Sistem ERP menyediakan kebebasan untuk mengubah metode

manufaktur dan perencanaan seperlunya, tanpa mengubah atau

mengkonfigurasi ulang struktur layout workplace atau struktur plant

perusahaan.Dengan adanya sistem ERP, perusahaan tidak lagi terbatas

dengan satu metode manufaktur seperti make-to-stock atau make-to-

order. Tetapi dengan adanya banyak metode manufaktur dan

perencanaan yang tersedia, kedua metode tersebut dapat

dikombinasikan dengan metode operasi yang sama, serta juga adanya

fleksibilitas untuk memilih metode yang terbaik untuk setiap produk

padasetiap life cycle pemrosesannya.

21

• Pengurangan terhadap Cycle Time

Cycle time merupakan waktu antar pembuatan faktur pemesanan dan

pengiriman dari produk yang dipesan. Sistem ERP dapat mengurangi

kedua cycle time ; sistem make-toorder dan make-to-stock, tetapi

pengurangan cycle-time tersebut lebih terlihat signifikan terhadap

sistem make-toorder karena sebuah sistem ERP dapat mengupdate data

pada sebuah database yang tersentralisasi dan prosedur tersebut semua

terotomatisasi sehingga dapat dilakukan tanpa adanya ikut campur

manusia (user).

• Peningkatan terhadap Penggunaan Sumber Daya

Sistem ERP menyediakan fitur perencanaan kapasitas yang dimana

sistem ERP tersebut menempatkan setiap sumber daya terbaik yang

terkait dengan production requirements dari master production

scheduling, material requirementsplanning dan shop floor control.

• Kepuasan Pelanggan yang lebih Baik

Kepuasan pelanggan berarti dapat memberikan atau melebihi

keperluan yang diharapkan pelanggan terhadap sebuah produk atau

jasa. Penilaian terhadap tingkat kepuasaan pelanggan biasanya diukur

kurang lebih oleh tiga hal berikut :

- Produk atau jasa yang ditawarkan terdiri dari fitur-fitur yang

penting untuk pelanggan.

- Perusahaan dapat respon terhadap permintaan pelanggan dengan

waktu yang tepat, yang dimana hal tersebut merupakan salah satu

22

kriteria yang sangat penting terhadap produk dan jasa yang

terkustomisasi.

- Produk atau jasa bebas dari kecacatan dan berfungsi

seusai yang diharapkan.

• Peningkatan terhadap Performa Pemasok

Sistem ERP menyediakan vendor management dan alat pendukung

procurement lainnya yang di rancang untuk mengkoordinasikan semua

aspek dari proses procurement. Kedua hal tersebut mendukung

organisasi untuk secara efektif melakukan negosisasi, pemantauan,

mengontrol biaya dan skedul dari bagian procurement dengan

sekaligus juga memastikan kualitas produk yang

superior.Suppliermanagement dan control process terdiri dari fitur

yang juga dapat membantu organisasi dalam mengelola hubungan

terhadap pemasok, memantau kegiatan pemasok dan juga sekaligu

mengelola kualitas pemasok.

2.2.2 SAP

2.2.2.1 Sejarah Perusahaan SAP

Pada tahun 1972 , lima karyawan IBM yaitu – Hasso Plattnar,

Dietnar Hopp, Claus Wellenreuther, Hans Werner Hector, and Klaus

Tschira mendirikan sebuah perusahaan bernama SAP (Systems Analysis

and Program Development). Visi mereka adalah untuk mengembangkan

software aplikasi standar untuk proses bisnis real time. Sebagai sebuah

23

perusahaan swasta , kantor pusatnya terletak di Weinheim , Jerman (SAP

AG, 2006, p1-2).

Pada tahun 1977 kantor pusat SAP pindah dari Weinheim ke

daerah Walldorf. ‘Systems Analysis and Program Development’ berganti

namamenjadi systeme, anwendugen, and produkte in

derdatenverarbeitung, yang dalam bahasa Inggris adalah systems,

applications, and products in data processing.

SAP terus mengembangkan produknya seiring dengan kebutuhan

perusahaan.Dari tahun ke tahun semakin banyak perusahaan yang

menggunakan produk SAP.Pada tahun 1986, SAP membuka cabang

pertama di Austria.Pada tahun 1991, SAP memperlihatkan system R/3

untuk pertama kalinya pada CeBIT di Hanover. Pada tahun 2004 ,produk

terbaru dai SAP telah memiliki lebih dari 1000 pelanggan. Dengan total

secara kseluruhan lebih dari 24.000 pelanggan dari sekitar 120 negara

menjalankan 84.000 instalasi software SAP. Sampai tahun 2005 SAP

memiliki total lebih dari 35.800 karyawan dari seluruh dunia.

Sampai saat ini, SAP telah menerima berbagai penghargaan

diantaranya adalah “Company of the year“dari manager –magazin, "Best

employer of 2005" dari business magazine, "Germany's Best Employer"

pada penghargaan tahunan "Great Place to Work" , dan lainya.

2.2.2.2 Produk-Produk SAP

Beberapa produk SAP di antaranya adalah :

24

1. MySAP Business suite adalah paket lengkap dari open enterprise

solution yang menghubungkan semua orangyang terlibat, informasi, dan

proses dan oleh karena itumeningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis.

Aplikasi ini menyediakanusers hasil yang konsisten diseluruh jaringan

perusahaan dan memberikan perusahaan fleksibilitas yang diperlukan

dalm situasi pasar yang dinamis saat ini. MySAPbusiness

suitemenawarkan solusi bisnis yang fleksibeluntuk perusahaan yang besar

yang mempunyai jumlahuser yang besar dan proses yang berubah secara

konstan.MySAPbusiness suite terdiri dari masing-masing SAP solutions.

Setiap solution memiliki fokus area masing-masing dan menyediakan

fungsi untuk memetakan area ini dengan cara yang umum dan

fleksibel(SAP AG, 2006, p1-14).

2. MySAP all-in-one adalah prepackaged, versi spesifik industri dari

mySAP business suite dengan built-incontent, peralatan, dan metodologi

untuk biaya yang efektif. Solusi mySAP all-in one menawarkan

kombinasi fleksibel out-of-the-box dengan kekuatan dari solusi bisnis

kelas dunia dari SAP (SAP AG, 2006, p1-25).

Kelebihan pada MySAP all-in-one(SAP AG, 2006, p1-26) :

• Rapid Implementation (Pengimplementasian yang cepat)

• Increased productivity and cost control(Meningkatkan produktifitas

dan control biaya)

• Reliable Partner (Rekan yang dapat diandalkan)

25

• Scalability (Skalabilitas)

3. SAP Business one adalah sesuatu yang mudah digunakan untuk bisnis

dan solusi untuk manajemen operasional untuk bisnis dinamik dengan

ukuran antara 10 sampai beberapa ratus karyawan. Solusi ini mudah

namun sangat kuat, menyediakan dengan segera dan gambaran lengkap

dari operasi bisnis dan aktifitas pelanggan . SAP Business one merupakan

suatu solusi ERP terintegrasi dengan interface yang mirip dengan

Micrisoft Window(SAP AG, 2006, p1-27).

2.2.2.3 SAP Business One

Menurut Teufel (2005, p1), SAP Business One adalah software

ERP yang dikembangkan oleh SAP yang diperuntukkan untuk

perusahaan dengan ukuran menengah. SAP menciptakan SAP Business

One karena sering kali ketika perusahaan menggunakan SAP R3 akan

cenderung timbul masalah dimana karena kompleksitasnya dan ukuran

dari jangkauan yang tidak sesuai dengan bisnis ukuran menengah akan

menimbulkan masalah yang baru seperti tingginya biaya implementasi

dan lamanya waktu implementasi. SAP Business One sendiri

dikembangkan menjadi lebih mudah dan lebih kompatibel daripada versi

R3 tentunya hal ini akan membantu mengatasi masalah yang timbul

sebelumnya dan lebih hebatnya lagi hal ini dilakukan tanpa memotong

dan mengurangi kualitas dari SAP Business One dalam mengatasi

kebutuhan bisnis .

26

Gambar 2.2 Posisi Business one dengan produk SAP lainnya

Gambar 2.3 Modul-Modul Business One

Daftar dari proses area menunjukkan dari kebanyakkan proses

27

yang dilakukan oleh perusahaan dengan pengecualian tidak adanya fungsi

perencanaan dan kontrol produksi. Fungsi-fungsi diatas tadi merupakan

fungsi-fungsi yang bisa difasilitasi oleh SAP Business one .yang tentunya

jangkauan fungsional dari Business one tidak se-ekstensif dengan

konvesional R3 , business one jelas merupakan solusi yang baik bagi

customer tingkat menengah dan didesign untuk memenuhi kebutuhan dari

customer pada level ini . Walaupun SAP Business one tidak memiliki

kapabilitas yang sama dengan SAP R3, Business one masi dianggap

sebagai salah satu paket ERP yang baik untuk perusahaan.

2.2.2.4Kelebihan SAP Business One

Beberapa kelebihan pada SAP Business Oneantara lain (SAP AG,

2006, p1-27):

1. Rapid Implementation (Pengimplementasian yang cepat)

SAP Business One dapat diimplementasikan didalam beberapa

hari dan dapat dengan mudah di lakukan maintenance. Sebagai

tambahan, dengan adanya kemiripan dengan Microsoft Office

environment maka user yang sudah terbiasa dengan software

tersebut dapat dengan mudah dan cepat mempelajari dan

menggunakan SAP Business One.Solusi SAP Business One

didasarkan oleh sebuah open technology sehingga dapat dengan

mudah ditambahkan fungsi-fungsi khusus lainnya jika diperlukan.

2. Lower Costs (Biaya yang lebih rendah)

28

Karena SAP Business One merupakan solusi yang cost effective

maka SAP Business One menawarkan berbagaifungsi variatif

terhadap integrated data processing. Makadengan adanya hal

tersebut, para pembuat keputusan pada perusahaan besar dan

menengah akan mendapatkan kelebihan dari nilai yang

ditawarkan SAP Business One tanpa harus melampaui anggaran

perusahaan.

3. Increased Productivity and cost control (Peningkatan terhadap

produktivitas dan pengontrolan biaya)

Karena user interface SAP Business One sederhana dan mudah

untuk di mengerti, user dengan cepat akan mengetahui cara

bekerja denga sistem. Hal tersebut akan meningkatkan

produktivitas para user serta membantu untuk meminimalkan

biaya. Teknologi Drag & Relate memungkinkan akses yang lebih

fleksibel terhadap informasi bisnis. Sebagai contoh, jika user

meng-klik isi dari Customer atau field Item Number pada window

Quotation dan kemudian di drag terhadap window lainnya, data

yang berhubungan akan di evaluasi oleh sistem. Teknologi

tersebut menghubungkan data-data yang berbeda satu dengan

yang lainya.

4. Sound Business Decisions (Membantu Keputusan Bisnis)

SAP Business One memperbolehkan manager untuk dengan

mudah dan secara efektif mengakses informasi strategis dari

29

seluruh area perusahaan serta memberikan manager kendali penuh

terhadap informasi dan aktivitas yang berhubungan.

5. Scalabillity (Skalabilitas)

Ketika sebuah perusahaan berkembang, proses bisnisnya

umumnya semakin kompleks dan keperluan software(perangkat

lunak) berubah.Dengan adanya fleksibilitas dan system teknologi

yang efisien, SAP Business One dengan mudah dapat mengikuti

perkembangan perusahaan.SAP BusinessOne dapat ditambahkan

oleh beberapa fungsi tambahan sesuai dengan keperluan

perusahaan. SAP Business One juga dapat menyederhanakan

proses perpindahan terhadap sistem TI yang lebih kompleks

seperti mySAP Business Suite.

2.2.2.5 Teknologi pada SAP Business One

30

Gambar 2.4 Teknologi SAP Business One

Keuntungan yang ditawarkan oleh struktur teknologi SAP Business

Oneadalah sebagai berikut :

• Integrasi

• Keterbukaan

• User Interface yang intuitif (MS Windows)

• Kemampuan memindahkan data ke MS Word dan Excel

• Dapat dikembangkan (pengembangan standar industri)

• Fungsi multinasional (sistem akuntansi sesuai spesifikasi masing-

masing negara)

• Berbagai macam bahasa (memungkinkan lebih dari 8 macam bahasa)

• Kemampuan untuk berpindah ke mySAP R/3

• Koneksi ke aplikasi mySAP melalui XI

SAP Business Oneterintegrasi dengan MS Office, sehingga dapat

31

memfasilitasi pelatihan dari para pengguna yang ingin menggunakan SAP

Business One.

SAP Business Onemerupakan sebuah aplikasi “fat client” ,yang

berarti bahwa logika bisnis dijalankan pada perangkat komputer masing-

masing penggguna. SAP Business Onehanya menggunakan produk

database perusahaan Microsoft SQL Server. SAP Business Onejuga

mendukung proses upgrade secara otomatis dimana software client yang

baru diisi oleh database server. Selain itu, layanan backup menyediakan

keamanan bagi data yang penting.Database menyediakan perlindungan

dari data hilang dan akses yang tidak berkepentingan.SAP Business One

dilengkapi oleh konsep user authorization sehingga pengguna diberikan

akses data tertentu pada area yang berbeda didalam sistem (sebagai

contoh ,pembeli tidak dapat mengakses transaksi audit perusahaan).

2.2.2.6ASAP - Accelerated SAP

ASAP(Accelerated SAP) merupakan suatu solusi menyeluruh untuk

implementasi secara efisien dan mengoptimalisasi software SAP. ASAP

mempunyai detail, struktur berorientasi bisnis dan memberikan gambaran

implementasi projek secara fleksibel (SAP AG , 2000, p5).

ASAP RoadMap(SAP AG, 2000, p8) :

• Persiapan Proyek

• Business Blueprint

• Realisasi

• Persiapan Akhir

32

• Go-Live dan Support

Persiapan Proyek: Ini merupakan tahap perencanaan proyek dan

sebagai dasar untuk keberhasilan implementasi. Dalam tahap awal

ini, akan diambil keputusan strategic untuk proyek implementasi

termasuk diantaranya :

• Menentukan tujuan dan sasaran dari proyek

• Menjelaskan ruang lingkup implementasi

• Menentukan jadwal proyek, rencana anggaran dan urutan

implementasi

• Membangun organisasi proyek, orang-orang dan sumber

daya yang terlibat

Tahap ini memiliki kick-off meeting di mana akan mendiskusikan

proses utama dan tambahan yang mungkin merupakan awal dari

proyek.

Blueprint Bisnis: Pada tahap ini, akan mengidentifikasi

kebutuhan business dan tujuan untuk membuat dasar tahapan

proyek di masa depan. Tahap ini merupakan pertemuan dengan

klien untuk menentukan dokumen yang dibutuhkan perusahaan

dan menentukan bagaimana proses bisnis serta struktur organisasi

didalam software SAP. Setelah setiap aspek dibahas dan

didokumentasikan, "sign-off" dilakukan pada akhir fase ini untuk

33

memastikan bahwa sebuah kesepakatan telah telah dicapai untuk

cakupan lengkap dari proyek. Di sini, penting untuk dicatat bahwa

apa pun yang didokumentasikan secara eksplisit dalam " Business

Blueprint Document " adalah "hanya"sesuai ruang lingkup. Hal

ini juga berhubungan dengan memahami bahwa hal yang tidak

termasuk dalam ruang lingkup akandipertimbangkan untuk sistem

klien diimplementasi konfigurasi di fase berikutnya. Oleh karena

itu, dalam persiapan proyek itu sendiri, hal utama dan

tambahanyang mempengaruhi sistem harus didiskusikan dan

langsung didokumentasikan dalam blueprint.

Realisasi:Tahap Implementasi mengkonfigurasi SAP settings

menggunakan BlueprintDokumen secara detail, menjabarkan

proses bisnis yang teridentifikasi di dalamnya. Sebuah dasar

konfigurasiakan dilakukan terlebih dahulu, kemudian, pengujian

fungsinya akandiselesaikan dengan semua perubahan yang dibuat

untuk susunan dasar sebagai hasil dari pengujian. Fase ini akan

ditutup dengan “Final Configuration” yang akan menunjukkan

bahwa semua proses bisnis yang diuraikan secara rinci dalam

dokumentasi Blueprint Bisnis telah ditangkap dan dikonfigurasi

ke Sistem SAP yang baru.

Persiapan akhir: Ini adalah bagian akhir dari fase ini (kedua dari

belakang) – yang terjadi sebelum Fase V (Go-Live) ini dimulai.

34

Semua isu-isu krusial yang terbuka harus diselesaikan sebagai

bagian dari fase ini.Sebuah “go-live check” dilakukan untuk

memastikan bahwa sistem baru telah sepenuhnya & berhasil

dikonfigurasi. Kegiatan ini merupakan bagian integral dari fase

ini:

• End-To-Testing (of the configured new system) termasuk

UAT (User Acceptance Tests)

• Pelatihan Staf Pelatih-atau Pengguna Akhir – yang

ditunjuk oleh klien.

• System Management Activities (membuat users, user

profile, mengalokasikan peran untuk profil)

• Cut-Over (Data Migration Activities - sebagai titik

didokumentasikan tertentu dalam waktu).

• Help-Desk harus ditetapkan dengan karyawan klien atau

kontraktor meliputi panggilan / e-mail datang balik dari

pengguna akhir baik tentang kegiatan atau masalah yang

sedang berlangsung bermasalah. Masalah yang tidak bisa

diatasi olehinternal-help-desk selanjutnya dapat diteruskan

ke SAP melalui SAPNet / OSS System.

Go-Live dan Support: Ini adalah tahap akhir dari proyek di mana

SAP Sistem yang baru diimplementasikan dinyatakan sebagai

"hidup" untuk penggunaan "sehari-hari" bisnis. Data produksi

35

sekarang akan diinput & diolah oleh pengguna sebagai bagian dari

tugas mereka & rutinitas sehari-hari. Semua masalah yang timbul

akan didokumentasikan, didukung, diselesaikan, dan diaudit oleh

tim support secara langsung dan berkelanjutan.

2.3 Pengertian Studi Kelayakan

Menurut O’Brien (2005,p515) studi kelayakan adalah studi awal untukmerumuskan

informasi yang dibutuhkan oleh pemakai akhir, kebutuhan sumber daya, biaya, manfaat

dan kelayakn proyek yang diusulkan.

Secara umum, tujuan diadakan studi kelayakan adalah untuk mengevaluasi solusi

sistem alternative dan untuk mengusulkan aplikasi bisnis yang paling layak dan yang

paling diinginkan untuk dikembangkan.

2.4 AnalisisFit/Gap

2.4.1 Pengertian Analisis Fit/Gap

Menurut Hoffman dan Bateson (2006, p334), Gap analysis adalah suatu

alat yang digunakan untuk mengetahui mengenai kondisi aktual yang sedang

berjalan di perusahaan tersebut untuk kemudian diperbandingkan dengan sumber

daya perusahaan tersebut. Hal tersebut dilakukan agar dapat mengetahui apakah

suatu perusahaan sudah bergerak di proses bisnisnya secara optimal untuk

memaksimalkan kinerja perusahaan tersebut.

Analisis Fit/Gap digunakan untuk mengevaluasi setiap area fungsional di

dalam sebuah proyek bisnis atau proses bisnis untuk mencapai tujuan tertentu.

Analisis ini meliputi identifikasi data atau komponen penting yang cocok dengan

36

sistem bisnis dan gap yang membutuhkan solusi.Tujuan utama yang ingin

dicapai oleh Analisis Fit/Gap adalah untuk menyakinkan bahwa setiap proyek

yang dilakukan berdasarkan metode tertentu berjalan dengan efektif dan efisisen.

Analisis Fit/Gap ini dapat dilakukan oleh para pelaku bisis, project owner,

mamager dan para konsultan.

2.4.2 Tujuan Analisis Fit/Gap

Analisis Fit/Gapdigunakan untuk mengevaluasi kebutuhan user terhadap

sistem dan mengidentifikasi apakah Fit dan Gap antara kebutuhan pengguna

dengan sistem. Fit berarti kebutuhan / Requirement terpenuhi oleh sistem.

Sedangkan Gap berarti kebutuhan / requirement tidak terpenuhi oleh sistem.

Tujuan dari analisis Fit/Gap adalah :

1. Mengumpulkan requirement dari perusahaan

2. Langkah awal untuk menentukan penyesuaian (customization)

yangdiperlukan

3. Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis

perusahaan

4. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi ‘Best Practice’

5. Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan perubahan

kebijakan.

2.4.3 Langkah – Langkah dalam Analisis Fit/Gap

Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam analisis Fit/Gap

a. Ranking requirements

Tahapan ini mendukung timproyek dan sponsor proyek untuk

memastikan proses bisnis dapat diakomodasikan selama implementasi

37

sistem yang baru. Selain itu, berfungsi untuk memastikan tim proyek

berfokus pada area yang paling penting bagi organisasi agar functionality

yang baru dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam

meningkatkan proses bisnis.

Tabel 2.2 Ranking requirements dalam Analisis Fit/Gap

Rank Keterangan

H HIGH/Mission Critical requirements – adalah kebutuhan yang

merupakan tugas kritis/penting, diperlukan untuk dioperasi dan

tanpanya organisasi tidak dapat berfungsi, termasuk di dalamnya

kebutuhan laporan yang penting bagi internal dan eksternal.

M MEDIUM/value add requirements– adalah kebutuhan yang jika

ditemukan, akan secara signifikan meningkatkan proses di

perusahaan. Kebutuhan ini seringkali proses sistem bisnis yang

bukan merupakan tugas kritis/penting bagi bisnis organisasi, tetapi

jika ditemukan akan mempengaruhi cost benefit organisasi

L LOW/desirable requirements – adalah kebutuhan yang bagus untuk

dimiliki dan hanya akan menambahkan nilai yang tidak terlalu besar

bagi proses bisnis perusahaan dan mungkin ditemukan melalui

perbaikan sementara atau perubahan pada proses bisnis.

38

b. Degree Of Fit

Menemukan sejauh mana kebutuhan dapat diakomodir oleh sistem

yang baru. Kategori terdiri dari :Fit, Gap,Partial Fit.

Tabel 2.3Degree of Fit dalam Analisis Fit/Gap

Kode Keterangan

F FIT – kebutuhan sepenuhnya dipenuhi oleh software

G GAP – software tidak dapat memenuhi kebutuhan. Komentar,

alternatif saran dan rekomendasi yang dibuat akan

menghasilkan rekomendasi untuk melakukan customization

terhadap software.

P Partial Fit – software mempunyai fungsional yang memenuhi

kebutuhan.Perubahan sementara, laporan khusus atau

customization, bagaimanapun akan dibutuhkan kemudian agar

dapat memenuhi kebutuhan secara maksimal.

c. Gap Resolution

Saat Gap ditemukan, tim akan menentukan alternative dan

merekomendasikan solusi untuk mengatasi gap yang ada. Terdapat

beberapa jalan untuk menyelesaikan gap seperti mengubah proses

bisnis. Pilihan untuk gap resolution diantaranya adalah:

39

• Package Work-around: pertama kali tim akan

mengidentifikasi jalan alternative untuk mencapai kebutuhan

dengan proses yang ada

• Membuat bisnis sesuai dengan package: Jika package work-

around tidak mungkin, tim akan merekomendasikan

perubahan potensial pada proses bisnis untuk disesuaikan

dengan proses dan mengeliminasi gap yang terjadi.

• Customization: sebagai jalan terakhir, jika customization

dibutuhkan, strategi yang dipilih adalah membangun

fungsionalitas baru diluar teknologi dan memisahkan package

dibandingkan dengan mengubah package. Definisi dari

customization di dalam proyek adalah perubahan pada aplikasi

yang memerlukan campur tangan staff pengembangan atau

beberapa perubahan yang dapat berdampak kurang baik untuk

kemampuan upgrade pada software yang akan dating.

2.5 Biaya (Cost)

2.5.1 Konsep Biaya

Menurut Kuswadi (2008, p46) Biaya adalah semua pengeluaran

untuk mendapatkan barang dagangan, baik yang diproduksi sendiri maupun

yang merupakan hasil pembelian dari pihak lain (misalnya pemasok) hingga

40

barang tersebut terjual kembali kepada pihak pembeli baik yang berkaitan

dengan maupun diluar usaha pokok perusahaan.

Menurut Mulyadi (2001, p8) biaya dalah sumber pengorbanan

ekonomis yang diukur dalam satuan uang, yang telah terjadi, yang sedang

terjadi atau yang kemungkinan akan terjadi untuk tujuan tertentu.

Berdasarkan beberapa pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa

biaya merupakan pengeluaran kas atau nilai setara kas yang dikeluarkan oleh

perusahaan untuk tujuan tertentu yang diharapkan memberikan manfaat di

masa ini atau masa yang akan datang.

2.5.2 Jenis – Jenis Biaya

Menurut O’brien (2005, p517), biaya terbagi atas 2 jenis yaitu :

a. Tangible cost

Adalah biaya yang dapat diidentifikasi dan diukur dengan analisis sistem.

Contoh :penurunan biaya gaji yang disebabkan oleh berkurangnya

personel, penurunan biaya persediaan yang disebabkan oleh berkurangnya

persediaan.

b. Intagible cost

Merupakan biaya yang sulit untuk diidentifikasi dan susahuntuk

dikalkulasi dan diukur. Contoh : biaya perawatan hardware, biaya

kehilangan persaingan pinggir dari pesaing, biaya untuk high turn over

rate, dan biaya untukmengurangi market share harus untuk menambah

kepuasan pelangan.

41

2.5.3 Kategori Biaya

Dalam bisnis biaya manfaat, biaya dikategorikan 3 macam, antara lain:

1. Biaya investasi

Merupakan modal pembayaran yang tidak diulang-ulang untuk

mendapatkan atau mengembangkan peralatan baru, software baru,

fasilitas baru, dan lain-lain. Contoh: komputer, storage, jaringan

komunikasi, software, Training/pelatihan.

2. Biaya implementasi

Adalah pembayaran satu kali untuk membuat atau menginstall

kemampuan baru.Sama seperti biaya investasi, dimana satu kali

biaya investasi dapat diubah ke biaya operasi tahunan (Annual

Operating Cost) ketika peralatan dikontrakkan.Contoh : biaya

pemindahan peralatan dan personalia perusahaan.

3. Biaya operasi tahunan

Biaya untuk pembayaran berulang dibutuhkan.Ini dibutuhkan

untuk operasi dasar dari hari ke hari atau bulan ke bulan.Contoh :

Biaya penyewaan peralatan dan fasilitas spesial, biayaa perawaran

peralatan.

2.5.4Manfaat (Benefit)

2.5.4.1 Definisi Manfaat

Menurut Remenyi (2007, p40), manfaat dari teknologi informasi

adalah keuntungan yang diperoleh dari bantuan komputer dan

komunikasi yang sama sebuah perusahaan akan bersedia untuk

membayar atas penggunaan semua itu.

42

2.5.4.2 Jenis – jenis manfaat

Menurut Dan Remenyi (2007,p7), terdapat 2 jenis manfaat:

1. Tangible benefits

Merupakan manfaat yang dihasilkan dari investasi yang dapat

diidentifikasi atau diukur secara langsung dari segi finansial.

Contohnya adalah penurunan total biaya produksi,

peningkatanlaba.

2. Intangible benefits

Merupakan manfaat yang dihasilkan dari investasi yang tida dapat

secara langsung diindentifikasi atau diukur.

2.5.5Cost Benefit Analysis (Analisis Biaya Manfaat)

Menurut Alter (2000,p404-p414) Cost Benefit Analysis adalah proses

membandingkan perkiraan biaya dan manfaat dengan cara mengevaluasi suatu

sistem yang diusulkan. Dengan menggunakan analisis biaya dan manfaat maka

dapat diperhatikan berapa biaya dan manfaat yang akan dikeluarkan atau

diterima atas sistem yang diusulkan, perbandingan dilakukan yaitu

membandingkan manfaat dengan biaya yang dikeluarkan, semakin besar manfaat

yang akan diterima dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan maka sistem itu

mungkin untuk diimplementasikan. Dan semakin besar biaya yang dikeluarkan

dibandingkan dengan manfaat yang diterima maka sistem tersebut tidak cocok

untuk diimplemetasikan.Semua biaya dan manfaat dinyatakan dalam mata unag

misalnya rupiah. Analisis biaya manfaat dapat digunakan dalam 2 cara:

43

• Sebagai alat perencana yang membantu dalam pengambilan keputusan apakah

suatu sistem layak atau tidak untuk diimplementasikan dalam suatu

organisasi.

• Sebagai alat evaluasi apakah proyek sistem informasi sudah sesuai dengan

tujuan yang diinginkan. Evaluasi ini dihitung dengan menggunakan berbagai

metode perhitungan.

2.6 IT Balance Scorecard

Menurut Grembergen (2001, p199) konsep Balance Scorecard yang

dikembangkan oleh Kaplan dan Norton dapat diimplementasikan ke fungsi IT dan

proses-prosesnya sehingga timbul konsep Information Technology Balance

Scorecard.ImplementasiBalance Scorecard pada fungsi TI ini menjadi tool yang

semakin popular digunakan oleh perusahaan-perusahaan.IT Balance Scorecard terbagi

menjadi empat faktor, yaitu:

1. Kontribusi Perusahaan (Corporate Contribution)

2. Orientasi Pengguna (User Orientation)

3. Penyempurnaan Operasional (Operational Excellent)

4. Orientasi Masa Depan (Future Orientation)

Faktor Kontribusi Perusahaan

Menurut Grembergen (2001, p200), faktor Kontribusi Perusahaan berkaitan

dengan pandangan manajemen terhadap divisi TI.Faktor Kontribusi Perusahaan

berkaitan dengan business value yang dihasilkan dari investasi TI.Faktor ini

44

mengevaluasi kontribusi divisi TI terhadap perusahaan dilihat dari sudut pandang

Dewan Direksi dan pemegang saham.Hal yang dibahas dalam Kontribusi Perusahaan ini

yaitu kontribusi strategis, performa yang sinergis, nilai bisnis dari proyek TI dan

manajemen dari investasi TI-nya.Tolak ukur yang digunakan berdasarkan standar

obyektif yang tersedia atau yang dapat ditentukan dan hampir semua kasus berasal dari

sumber eksternal.

Faktor Orientasi Pengguna

Faktor Orientasi Pengguna berkaitan dengan pandangan pengguna terhadap

divisi IT.Divisi TI merupakan bagian dari perusahaan yang bertanggung jawab sebagai

penyedia TI, sehingga yang dimaksud dengan pengguna disini adalah pengguna internal

perusahaan yakni pegawai perusahaan, dan bisa juga pelanggan dari unit bisnis yang

terkait.pengguna sangat menentukan keberadaan dan fungsi divisi TI. Tanpa pengguna,

produk, aplikasi dan operasi teknologi informasi yang dihasilkan oleh divisi TI akan sia-

sia atau tidak dapat digunakan. Lebih dari itu, pandangan pengguna terhadap divisi TI

merupakan hal yang sangat penting.

Menurut Grembergen (2001, p200), perspektif Orientasi Pengguna mengevaluasi

performa TI dari pandangan pelaku bisnis serta pelanggan dari unit bisnis.Hal yang

dibahas dalam orientasi pengguna yaitu kepuasan pelanggan, penggabungan TI atau

bisnis, keberhasilan pengembangan aplikasi dan tingkat keberhasilan pelayanan. Ada

tiga fokus yang menjadi perhatian, yaitu menjadi penyedia aplikasi pilihan, bekerja sama

dengan pengguna dan menjamin kepuasan pengguna. Hal ini bertujuan untuk

memfokuskan pada pengembangan hubungan bisnis dan pengimplementasian organisasi

45

TI yang baru dan proses TI tersebut.

Faktor Penyempurnaan Operasional

Pengukuran pada faktor ini memfokuskan pada proses pengembangan aplikasi TI

yang baru dan proses komputasi. Faktor Penyempurnaan Operasional mengevaluasi

keberhasilan TI dari pandangan manajemen TI dan badan audit serta pokok

pengaturannya. Hal yang dibahas dalam penyempurnaan operasional yaitu proses

keunggulan, proses yang cepat tanggap, pengelolaan jaminan, dan perlindungan serta

keamanan. Selain itu, efisiensi menjadi sangat penting untuk menjamin hasil sempurna

dengan biaya operasional dan pengembangan yang seminimal mungkin.

Penyempurnaan Operasional mempunyai kontribusi sangat penting, karena

berakibat pada dua hal, yaitu kualitas produk dan penekanan biaya TI.Dampak dari

kurang diperhatikannya hal ini adalah beban kerja personil TI yang tinggi karena

prosedur kerja yang kacau menyebabkan banyak kesalah pahaman dan pekerjaan

ulangMenurut (Grembergen, 2001, p200).

Faktor Orientasi Masa Depan

Menurut Grembergen (2001, p200), perspektif Orientasi Masa Depan

mengevaluasi keberhasilan TI dari pandangan perusahaan khususnya divisi TI itu sendiri

46

yaitu proses kepemilikan, pelaksanaan dan pendukung tenaga ahli. Hal yang dibahas

dalam orientasi masa depan yaitu peningkatan kemampuan perusahaan, keefektifan

manajemen karyawan, perkembangan arsitektur perusahaan, dan penelitian terhadap

teknologi-teknologi baru yang muncul.

Faktor ini bertanggung jawab menyiapkan personil TI yang profesional untuk

menghadapi tantangan masa depan. Minimal tiga sampai lima tahun kedepan,

perkembangan TI harus diantisipasi dari sekarang. Oleh karena itu, penguasaan TI

terbaru merupakan syarat mutlak untuk mendukung orientasi masa depan. Maka perlu

dilakukan evaluasi untuk mengkaji kontribusi TI terhadap perusahaan.

2.7 Kerangka Pikir

47

Gambar 2.5 Skema Kerangka Berpikir