Automasi Proses Akreditasi KAN AWP2-2-09
52
i Automasi Proses Akreditasi KAN AWP2-2-09 Panduan Penggunaan (User Manual) JAKARTA 2014
Transcript of Automasi Proses Akreditasi KAN AWP2-2-09
i
Automasi Proses Akreditasi KAN
AWP2-2-09
Panduan Penggunaan (User Manual)
JAKARTA
2014
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
ii
DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR ISI ................................................................................................. ii
BAB I Registration System Module .............................................................. 1
1.1. Registrasi Online .......................................................................................... 1
1.2. Konfirmasi Pembayaran ............................................................................... 2
1.3. Approval User .............................................................................................. 4
1.4. Create User LPK........................................................................................... 4
1.5. Melengkapi Data Permohonan ...................................................................... 5
1.5.1 Ruang Lingkup ......................................................................... 6
1.5.2 Upload Dokumen Pendukung .................................................... 6
1.5.3 Penandatangan Laporan Hasil Uji/Kalibrasi ................................ 7
1.5.4 Informasi Lainnya .................................................................... 8
1.5.5 Submit Permohonan ................................................................. 9
1.6. Audit Kelayakan Permohonan ....................................................................... 9
1.7. Perbaikan Dokumen .................................................................................... 12
BAB II Accreditation Assignment ................................................................. 1
2.1 Membentuk Tim Asesmen ............................................................................ 1
2.2 Menyetujui Tim Asesmen ............................................................................. 2
2.3 Meminta Persetujuan LPK............................................................................. 3
2.4 Perubahan Tim Asesmen .............................................................................. 4
2.5 Persetujuan Kontrak .................................................................................... 5
BAB III Adequacy Audit Module .................................................................. 1
3.1 Audit Kecukupan .......................................................................................... 1
3.2 Perbaikan Dokumen Kecukupan ................................................................... 2
BAB IV Accreditation Asssessment Management ......................................... 1
4.1 Asesmen Lapangan ...................................................................................... 1
4.2 Tindakan Perbaikan ..................................................................................... 2
4.3 Verifikasi Tindakan Perbaikan ....................................................................... 3
BAB V Accreditation Decision Making .......................................................... 1
5.1 Laporan Asesmen ........................................................................................ 1
5.2 Resume Hasil Asesmen ................................................................................ 2
5.3 Pertimbangan Teknis ................................................................................... 2
5.4 Laporan Rekomendasi .................................................................................. 4
5.5 Penetapan Akreditasi ................................................................................... 4
5.6 Pencantuman Direktori KAN ......................................................................... 5
BAB VI Configuration Management ............................................................. 1
6.1 User Management........................................................................................ 1
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
iii
6.2 Master Data ................................................................................................. 2
6.2.1 Negara .................................................................................... 2
6.2.2 Provinsi.................................................................................... 3
6.2.3 Kabupaten ............................................................................... 3
6.2.4 Skema Akreditasi ..................................................................... 3
6.2.5 Dokumen Persyaratan .............................................................. 4
6.2.6 Ruang Lingkup Skema .............................................................. 5
6.2.7 Jadwal Akreditasi ..................................................................... 6
6.2.8 Direktorat ................................................................................ 6
6.2.9 Bidang ..................................................................................... 7
6.2.10 Jenis Pelatihan ......................................................................... 8
BAB VII Assessor Resource System ............................................................. 1
7.1 Registrasi Asesor ........................................................................................ 1
7.2 Registrasi Panitia Teknis............................................................................... 1
7.3 Registrasi KAN Council ................................................................................. 3
7.4 Penilaian Asesor .......................................................................................... 5
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
BAB I Registration System Module
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
1
BAB I
Registration System Module
Modul sistem registrasi merupakan modul yang digunakan untuk mengelola semua
tahapan-tahapan yang digunakan untuk proses registrasi. Modul ini dillakukan oleh LPK dan
pihak KAN. Adapun tahapan yang terlibat dalam modul registrasi meliputi registrasi online,
konfirmasi pembayaran, approval user, create user LPK, melengkapi data permohonan, audit
kelayakan dan perbaikan dokumen.
1.1. Registrasi Online
Registrasi Online merupakan fungsi yang digunakan oleh LPK untuk mendaftarkan
akreditasi. Adapun langkah-langkahnya seperti berikut :
1. Buka menu registrasi online pada menu pendaftaran.
2. Kemudian sistem akan menampilkan form registrasi seperti berikut :
3. Masukkan data LPK dan organisasi.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
2
4. Untuk memasukkan data organisasi LPK maka lakukan checklist pada field
organisasi .
5. Jika data telah selesai melakukan pendaftaran, kemudian tekan tombol
untuk melakukan proses penyimpanan data.
6. Data berhasil tersimpan jika sistem menampilkan link donwload invoice
pembayaran, nomor pembayaran dan nomor registrasi. Nomor pembayaran yang
muncul akan digunakan untuk konfirmasi pembayaran.
7. Selain itu sistem juga akan mengirimkan informasi pembayaran melalui email LPK
yang didaftarkan melalui form registrasi sebelumnya.
1.2. Konfirmasi Pembayaran
Konfirmasi pembayaran merupakan fungsi yang digunakan oleh LPK untuk memasukkan
data konfirmasi dan bukti pembayaran akreditasi. Untuk menggunakan fungsi ini LPK dapat
mengikuti langkah-langkah seperti berikut :
1. Buka menu konfirmasi pembayaran yang berada di menu pendaftaran seperti
berikut :
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
3
2. Masukkan nomor pembayaran yang diperoleh saat melakukan registrasi (formulir
pembayaran atau email LPK) pada field berikut :
3. Kemudian tekan tombol untuk melakukan pengecekkan
nomor pembayaran yang dimasukkan.
4. Jika nomor pembayaran benar, maka data LPK akan muncul seperti berikut.
5. Masukkan data tanggal pembayaran, konfirmasi pembayaran dan bukti pembayaran
yang berupa file jpg/png/gif.
6. Kemudian tekan tombol untuk melakukan submit data konfirmasi
pembayaran.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
4
1.3. Approval User
Approval user digunakan untuk mengaktifasi user LPK yang telah melakukan pembayaran
dan konfirmasi pembayaran. Untuk melakukan approval user dilakukan oleh operator.
Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Login ke halaman admin
2. Pilih menu Manajemen Data Approve Registrasi LPK
3. Pilih data LPK yang akan di-approve dengan menekan tombol
4. Kemudian sistem akan menampilkan form approval seperti berikut :
5. Jika data LPK disetujui, maka tekan tombol , namun jika ditolak maka
tekan tombol dan data LPK akan dihapus dari database.
6. Tombol digunakan untuk melihat file bukti konfirmasi pembayaran yang
berupa gambar dalam format .jpg/png/gif.
1.4. Create User LPK
Create user LPK merupakan fitur yang digunakan untuk membuat username dan password
user LPK. Untuk membuat user LPK, memiliki syarat yaitu telah melakukan registrasi online,
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
5
konfirmasi dan telah di-approve datanya oleh operator. Fungsi ini hanya bisa dilakukan oleh
user KAN yang memiliki role sebagai operator. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti
berikut :
1. Login ke halaman admin
2. Pilih menu Manajemen Data Approve Registrasi LPK
3. Pilih data LPK yang akan dibuatkan user dengan menekan tombol
4. Jika data LPK telah di-approve maka sistem akan menampilkan form seperti berikut :
5. Masukkan username dan password. Data password dapat diperoleh dari hasil
generate by system atau di-entry manual.
6. Jika telah selesai, maka tekan tombol untuk menyimpan data user LPK dan
mengirimkan email appoval user ke LPK.
1.5. Melengkapi Data Permohonan
Tahap melangkapi data permohonan dapat dilakukan oleh LPK jika sudah memiliki user atau
akun di aplikasi KANMIS. Tahapan ini meliputi tahap melengkapi ruang lingkup, dokumen
pendukung, penandatangan sertifikat dan informasi lainnya. Adapun caranya adalah sebagai
berikut :
1. LPK terlebih dahulu melakukan proses login LPK dengan memasukkan username
dan password yang telah dibuat sebelumnya.
2. Jika sudah masuk ke akun LPK, maka pilih menu Data Permohonan
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
6
1.5.1 Ruang Lingkup
Untuk memasukan data ruang lingkup akreditasi dapat dilakukan dengan langkah-langkah
seperti berikut :
1. Pilih menu Data Permohonan Ruang Lingkup dan sistem akan menampilkan form
ruang lingkup sesuai dengan skema akreditasi yang dipilih oleh LPK. Berikut adalah
contoh form ruang lingkup untuk skema Lembaga Sertifikasi Produk.
2. Masukkan data ruang lingkup sesuai dengan yang akan diajukan akreditasinya.
3. Jika sudah selesai, tekan tombol untuk menyimpan data ruang lingkup dan
jika berhasil penyimpanan maka data akan muncul pada daftar ruang lingkup.
1.5.2 Upload Dokumen Pendukung
Untuk mengupload dokumen pendukung dapat dilakukan dengan langkah-langkah seperti
berikut :
1. Pilih menu Data Permohonan Upload Dokumen Pendukung dan sistem akan
menampilkan form upload dokumen pendukung sesuai dengan skema akreditasi
yang dipilih oleh LPK. Berikut adalah contoh form upload dokumen pendukung untuk
skema Lembaga Sertifikasi Produk.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
7
2. Jika membutuhkan template dokumen pendukung, maka pilih tombol
3. Tekan tombol untuk mengupload dokumen pendukung. Format
dokumen yang diperbolehkan adalah bertipe pdf/xls/xlsx/doc/docx.
4. Tekan tombol untuk menyimpan dokumen yang diupload.
5. Jika file berhasil di-upload maka akan muncul tampilan seperti berikut :
1.5.3 Penandatangan Laporan Hasil Uji/Kalibrasi
Untuk memasukkan data penandatangan laporan hasil uji/kalibrasi dapat dilakukan dengan
langkah-langkah seperti berikut :
1. Pilih menu Data Permohonan Penandatangan Laporan Hasil Uji/Kalibrasi dan
sistem akan menampilkan form seperti berikut :
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
8
2. Masukkan data calon penandatangan pada form yang telah disediakan.
3. Tekan tombol untuk menyimpan data yang dimasukkan.
4. Jika berhasil, maka data akan muncul di list daftra calon penanda tangan.
1.5.4 Informasi Lainnya
Untuk memasukkan data informasi lainnya dapat dilakukan dengan langkah-langkah seperti
berikut :
1. Pilih menu Data Permohonan Informasi Lainnya dan sistem akan menampilkan
form seperti berikut :
2. Masukkan data informasi lainnya pada form yang telah disediakan. Jika sudah
selesai, tekan tombol untuk proses penyimpanan.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
9
1.5.5 Submit Permohonan
Submit permohonan digunakan untuk melakukan submit data permohonan LPK agar data
dapat diproses oleh pihak KAN. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Pilih menu Data Permohonan Submit Permohonan
2. Pastikan semua data permohonan telah diisi oleh LPK.
3. Klik tombol untuk melakukan submit permohonan.
1.6. Audit Kelayakan Permohonan
Proses Audit Kelayakan Permohononan merupakan tahapan yang dilakukan oleh pihak KAN
untuk melakukan audit terhadap data permohonan akreditasi yang diajukan oleh LPK. Audit
kelayakan pertama kali dilakukan oleh manager masing-masing bidang yang dituju untuk
proses akreditasi. Adapun untuk melakukan proses audit kelayakan melalui aplikasi KANMIS
dapat dilakukan dengan cara berikut :
1. Login ke halaman admin melalui menu login.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
10
2. Role pengguna yang berhak mengakses data audit untuk pertama kali adalah role
manager. Kemudian klik tombol
3. Kemudian akan muncul halaman dashbord
4. Buka menu Akreditasi Audit Kelayakan
5. Pada halaman audit kelayakan, terdapat dua tab yaitu Daftar Audit Kelayakan
dan Monitoring Audit Kelayakan. Tab Daftar Audit Kelayakan digunakan untuk
melihat daftar data yang belum selesai diaudit oleh user tersebut. Sedangkan tab
monitoring digunakan untuk memonitoring status data audit yang sedang dan telah
selesai diproses.
6. Pilih tombol untuk melihat daftar dokumen permohonan akreditasi pada tab
Daftar Audit Kelayakan.
7. Setelah itu akan muncul halaman untuk melakukan proses audit kelayakan seperti
berikut :
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
11
Tombol penugasan digunakan untuk memberi tugas kepada pihak lain untuk
melakukan proses audit kelayakan. Data yang diberikan kepada pihak lain akan
muncul di halaman akun tujuan di menu audit kelayakan.
Untuk audit dokumen, dapat dilakukan dengan memilih tab “File Upload” kemudian
ubah status dokumen sesuai dengan hasil audit dengan menekan tombol
8. Jika data kelengkapan sudah memenuhi maka pilih “memenuhi” dan klik tombol
dan data akan muncul di tahapan selanjutnya yaitu Membentuk Tim
Asesmen di akun manager bidang tersebut.
Untuk proses delegasi/
penugasan ke pihak lain
Untuk audit
kelengkapan calon LPK
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
12
1.7. Perbaikan Dokumen
Perbaikan dokumen merupakan proses upload ulang dokumen permohonan akreditasi yang
belum disetujui oleh LPK. Adapun caranya adalah sebagai berikut :
1. Login sebagai LPK
2. Buka menu Kelengkapan Data Perbaikan Dokumen
3. Dokumen yang perlu dilakukan proses upload ulang adalah dokumen yang memiliki
status “Upload Ulang”
4. Klik tombol kemudian pilih lagi dokumen perbaikan dari komputer anda.
5. Kemudian pilih tombol jika hanya akan menyimpan revisi dokumen
permohonan atau pilih tombol jika data akan disimpan sekaligus dikirim ke
KAN.
6. Data perbaikan dokumen dapat dilakukan revisi pada menu Audit Kelayakan tab
verifikasi perbaikan.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
BAB II Accreditation Assignment
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
1
BAB II
Accreditation Assignment
2.1 Membentuk Tim Asesmen
Tahap selanjutnya setelah audit kelayakan adalah membentuk tim asesmen. Tahap
pembentukan tim asesmen pertama kali dapat diakses oleh manager bidang akreditasi yang
bersangkutan. Adapun langkah-langkahnya seperti berikut :
1. Buka menu Akreditasi Membentuk Tim Asesmen
2. Klik tombol pada data akreditasi yang akan dibentuk tim asesmennya. Kemudian
akan muncul tampilan seperti berikut :
3. Masukkan tanggal rencana asesmen, kemudian klik tombol
4. Pilih tombol untuk memasukkan data Asesor. Kemudian pilih nama asesor yang
akan dimasukkan ke tim asesmen.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
2
5. Jika sudah ada dipilih asesornya asesmen, kemudian masukkan identitas asesor
apakah ssebagai PIC atau tidak.
6. Klik tombol untuk menyimpan data asesor yang terlibat tim asesmen.
7. Pilih tombol digunakan untuk mendelegasikan tugas ke Asisten
manager atau staf. Sedangkan tombol digunakan untuk mengajukan tim
dan tanggal rencanan asesmen ke direktur.
2.2 Menyetujui Tim Asesmen
Tahap Menyetujui Tim Asesmen merupakan tahapan yang dilakukan oleh Direktur untuk
melakukan persetujuan atas tim dan tanggal rencana asesmen yang diajukan oleh manager
bidang.
1. Buka menu Akreditasi Menyetujui Tim Asesmen
2. Klik tombol untuk melakukan proses persetujuan dan akan muncul tampilan seperti
berikut :
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
3
3. Jika direktur menyetujui maka memilih tombol , jika tidak maka dipilih
tombol dan data akan dikembalikan lagi ke manager yang melakukan
pengajuan.
2.3 Meminta Persetujuan LPK
Tahap meminta persetujuan LPK merupakan tahap setelah tim asesmen disetujui oleh
direktur. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Login sebagai LPK
2. Buka menu Kelengkapan Dokumen Persetujuan Tim Asesmen. Kemudian akan
muncul tampilan seperti berikut :
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
4
3. Jika setuju maka pilih tombol dan data akan terkirim ke KAN
4. Namun jika tidak setuju maka akan muncul tampilan seperti berikut. LPK wajib
memasukkan alasan ketidaksetujuan. Jika sudah maka klik tombol untuk
mengirimkan data ke KAN.
5. Data tim asesmen yang tidak disetujui oleh LPK akan dikembalikan lagi ke akun
manager bidang pada menu Membentuk Tim Asesmen tab Persetujuan Ditolak.
2.4 Perubahan Tim Asesmen
Perubahan tim asesmen merupakan menu yang dapat digunakan untuk mengubah tim
asesmen yang telah disetujui oleh pihak LPK. Menu ini dapat diakses oleh manager masing-
masing bidang. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Login sebagai manager bidang
2. Pilih menu Akreditasi Perubahan Tim Asesmen
3. Kemudian masukkan kembali data tim asesmen yang baru seperti saat
pembentukkan tim asesmen.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
5
2.5 Persetujuan Kontrak
Tahap persetujuan kontrak dapat dilakukan dengan cara seperti berikut :
1. Login sebagai LPK
2. Buka menu Kelengkapan Data Persetujuan Kontrak kemudian akan muncul
tampilan seperti berikut :
3. Pilih lalu klik
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
BAB III Adequacy Audit Module
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
1
BAB III
Adequacy Audit Module
3.1 Audit Kecukupan
Tahap Audit Kecukupan merupakan tahapan yang dilakukan setelah terjadi persetujuan
kontrak antara LPK dan pihak KAN. Aktor yang berhak melakukan hal ini ada asesor yang
bertindak sebagai PIC. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Login ke halamana admin melalui menu login
2. Pilih menu Akreditasi Audit Kecukupan
3. Klik tombol pada kegiatan akreditasi yang akan diproses. Kemudian akan muncul
tampilan seperti berikut :
4. Jika hasil audit memenuhi, maka data akan masuk ke tahap selanjutnya yaitu
Asesmen Lapangan.
5. Namun jika hasil audit tidak memenuhi maka data akan dikembalikan ke LPK yang
bersangkutan untuk diperbaiki.
Upload dokumen audit kecukupan
dan laporan kecukupan
Hasil Audit
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
2
3.2 Perbaikan Dokumen Kecukupan
Tahap perbaikan dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Login sebagai LPK
2. Pilih menu Kelengkapan Dokumen Perbaikan Dokumen Kecukupan
3. Upload kembali dokumen yang perlu diperbaiki dengan mengklik tombol
kemudian memilih dokumen baru dengan melakukan upload ulang .
4. Klik tombol untuk melakukan penyimpanan tanpa mengirimkan data ke
KAN (drafting)
5. Klik tombol untuk menyimpan sekaligus mengirimkan data ke KAN dan data
akan muncul pada menu Audit Kecukupan.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
BAB IV Acreditation Assessment Management
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
1
BAB IV
Accreditation Asssessment Management
4.1 Asesmen Lapangan
1. Login sebagai asesor yang terlibat di dalam tim asesmen.
2. Buka menu Akreditasi Asesmen Lapangan
3. Klik pada data LPK yang akan ditulis hasil asesmen lapangannya dan akan muncul
tampilan seperti berikut :
4. Masukkan data ketidaksesuaian hasil asesmen pada field berikut.
5. Kemudian klik tombol untuk proses penyimpanan data ketidaksesuain
untuk masing-masing poin dan tombol untuk menambah baris
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
2
6. Lalu masukkan data laporan temuan ketidaksesuaian pada form berikut dan klik
untuk mengirimkan data ketidaksesuaian ke LPK yang bersangkutan.
4.2 Tindakan Perbaikan
Untuk melakukan tindakan perbaikan, dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
1. Login sebagai LPK yang berkaitan
2. Pilih menu Kelengkapan Data Rencana Perbaikan Tindakan
3. Masukkan data tindakan perbaikan dan bukti tindakan perbaikan pada field yang
telah ditentukan. Untuk mengupload data file LKS dapat dilakukan dengan mengeklik
tombol dan kemudian upload dokumen.
Jika data LKS stelah tersimpan akan muncul tampilan seperti berikut :
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
3
4. Untuk menyimpan data tindakan perbaikan, maka klik tombol sedangkan
apabila akan mengirim data tindakan perbaikan klik tombol
5. Data perbaikan yang dikirimkan oleh LPK akan muncul di menu verifikasi tindakan
perbaikan.
4.3 Verifikasi Tindakan Perbaikan
Verifikasi tindakan perbaikan dilakukan oleh Asesor PIC untuk melihat data tindakan
perbaikan yang telah dikirim oleh LPK yang bersangkutan. Adapun langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut :
1. Login sebagai Asesor
2. Pilih menu Akreditasi Verifikasi Tindakan Perbaikan
3. Lakukan koreksi pada data perbaikan yang dikirim oleh LPK.
4. Kemudian jika hasil koreksi telah selesai maka masukkan data verifikasi pada form
laporan temuan ketidaksesuain. Jika status verifikasi sudah Memenuhi semua,
maka data akan masuk ke tahapan selanjutnya yaitu Laporan Hasil Asesmen. Namun
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
4
jika masih ada data yang Belum Memenuhi maka data dikembalikan ke LPK untuk
diperbaiki lagi.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
BAB V Acreditation Decision Making
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
BAB V
Accreditation Decision Making
5.1 Laporan Asesmen
Laporan Hasil Asesmen merupakan menu yang dapat diakses oleh Asesor PIC untuk
memasukkan laporan hasil asesmen lapangan. Adapun cara-caranya adalah sebagai berikut:
1. Buka menu Akreditasi Laporan Hasil Asesmen
2. Pilih data akreditasi yang akan dibuat laporan hasil asesmen dengan meng-klik
tombol
3. Masukkan data laporan hasil asesmen pada form yang telah ditentukan. Untuk
mencetak laporan hasil asesmen dapat dilakukan dengan klik tombol
4. Jika sudah selesai, maka klik tombol untuk proses penyimpanan dan masuk
ke tahapan selanjutnya yaitu Resume Hasil Asesmen dan Pertimbangan Teknis.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
5.2 Resume Hasil Asesmen
Resume Laporan Asesmen merupakan menu yang dapat diakses oleh Direktur. Adapun
langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Login sebagai Direktur
2. Buka menu akreditasi Resume Hasil Asesmen
3. Pilih data akreditasi yang akan dibuat laporan hasil asesmen dengan meng-klik
tombol
4. Masukkan data resume pada form berikut. Kemudian klik untuk menyimpan data
resume.
5.3 Pertimbangan Teknis
Pertimbangan Teknis merupakan menu yang dapat diakses oleh Panitia Teknis. Menu
pertimangan teknis digunakan untuk memasukan hasil pertimbangan teknis dan data rapat
panitia teknis dalam rangka memberikan pertimbangan teknis. Adapun langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut :
1. Login sebagai Panitia Teknis
2. Buka menu akreditasi Pertimbangan Teknis
3. Pilih data akreditasi yang akan diberikan pertimbangan teknis dengan meng-klik
tombol
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
4. Masukkan data pertimbangan teknis dan data rapat panitia teknis.
5. Klik tombol untuk menyimpan data pertimbangan teknis.
6. Untuk mencetak hasil pertimbangan teknis, pilih tab Sudah Dilakukan
Pertimbangan Teknis kemudian klik icon pada data akreditasi yang akan
dicetak hasil pertimbangan teknisnya.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
5.4 Laporan Rekomendasi
Laporan Rekomendasi merupakan menu yang dapat diakses oleh sekretariat jenderal.
Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Login sebagai Sekretarian Jenderal
2. Buka menu Akreditasi Laporan Rekomendasi
3. Pilih data akreditasi yang akan diberikan rekomendasi dengan klik icon
4. Kemudian masukkan data rekomendasi pada field yang telah ditentukan
5. Tekan tombol untuk proses penyimpanan dan masuk ke tahapan
selanjutnya.
5.5 Penetapan Akreditasi
Penetapan Akreditasi merupakan menu yang dapat diakses oleh KAN Council. Adapun
langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Login sebagai KAN Council
2. Buka Menu Akreditasi Penetapan Akreditasi
3. Pilih tombol aksi pada data akreditasi yang akan diberikan ketetapan akreditasi
4. Masukkan data ketetapan akreditasi.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
5. Pilih ruang lingkup yang disetujui oleh KAN Council dengan menekan tombol
. Kemudian pilih ruang lingkup yang disetujui dengan melakukan
checklist.
6. Kemudian klik tombol
5.6 Pencantuman Direktori KAN
Pencantuman direktori KAN merupakan menu yang dapat diakses oleh staf. Adapun
langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Login sebagai staf
2. Buka menu Akreditasi Pencatuman Direktori KAN
3. Pilih tombol aksi pada data akrediyasi yang akan dicantumkan hasil akreditasinya.
4. Masukkan data pada form pencatuman direktori KAN kemudian klik tombol
penyimpanan.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
5. Untuk mencetak sertifikat akreditasi, maka pilih tab Sudah Terdaftar dan klik tombol
cetak sertifikat.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
BAB VI Configuration Management
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
1
BAB VI
Configuration Management
6.1 User Management
User management merupakan fitur yang digunakan untuk mengelola data pengguna yang
terlibat dalam proses akreditasi. Fitur ini hanya dapat diakses oleh administrator. Adapun
langkah-langkahnya seperti berikut :
1. Login melalui halaman login
2. Buka menu Manajemen Data Data Personil
3. Klik tombol untuk menambah data personil kemudian akan muncul
tampilan seperti berikut :
4. Masukkan data profile user, data pendidikan, pengalaman kerja, pengalaman
standarisasi dan pelatihan kemudian klik tombol untuk proses penyimpanan
masing-masing data.
5. Jika akan membuatkan username dan password user internal yang telah didaftarkan,
maka pilih menu Manajemen Data Manajemen Pengguna
6. Kemudian klik tombol dan akan muncul tampilan seperti berikut :
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
2
7. Pilih data internal yang akan dibuatkan user dengan menekan
8. Masukkan data-data user sesuai dengan field yang telah disediakan.
9. Kemudian klik tombol untuk proses penyimpanan data user
6.2 Master Data
Menu master data merupakan menu yang hanya dapat diakses oleh administrator.
6.2.1 Negara
Master data negara digunakan untuk mengelola data negara. Adapun langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut :
1. Buka Menu Master Data Negara
2. Kemudian klik tombol untuk menambahkan data.
3. Masukkan data negara yang akan ditambahkan. Lalu klik tombol
4. Gunakan tombol pada kolom aksi untuk mengelola data negara.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
3
6.2.2 Provinsi
Master data provinsi digunakan untuk mengelola data provinsi. Adapun langkah-langkahnya
adalah sebagai berikut :
1. Buka Menu Master Data Provinsi
2. Kemudian klik tombol untuk menambahkan data.
3. Masukkan data provinsi yang akan ditambahkan. Lalu klik tombol
4. Gunakan tombol pada kolom aksi untuk mengelola data provinsi.
6.2.3 Kabupaten
Master data negara digunakan untuk mengelola data kabupaten. Adapun langkah-
langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Buka Menu Master Data Kabupaten
2. Kemudian klik tombol untuk menambahkan data.
3. Masukkan data kabupaten yang akan ditambahkan. Lalu klik tombol
4. Gunakan tombol pada kolom aksi untuk mengelola data Kabupaten.
6.2.4 Skema Akreditasi
Master data skema akreditasi merupakan menu yang digunakan untuk mengatur data
skema yang meliputi identitas skema, level skema, skema bidang dan lain-lain. Adapun
langkah-langkahnya sebagai berikut :
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
4
1. Buka menu Master Data Skema Akreditasi
2. Klik tombol untuk menambahkan data skema yang baru.
3. Masukkan data skema akreditasi pada field yang telah ditentukan. Kemudian klik
tombol untuk proses penyimpanan
4. Gunakan tombol pada kolom aksi untuk mengubah data skema akreditasi.
6.2.5 Dokumen Persyaratan
Master Data Dokumen Persyaratan untuk menambahkan template dokumen persyaratan
untuk masing-masing skema akreditasi. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Buka menu Akreditasi Dokumen Persyaratan
2. Pilih tombol aksi pada skema akreditasi yang akan ditambahkan dokumen
persyaratan.
3. Masukkan jenis dokumen dan filenya pada form yang telah disediakan. Kemudian klik
tombol untuk proses penyimpanan.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
5
4. Jika berhasil maka data dokumen persyaratan akan muncul pada list dokumen
persyaratan untuk akreditasi tersebut.
6.2.6 Ruang Lingkup Skema
Master Data Ruang Lingkup Skema merupakan menu yang digunakan untuk mengelola
ruang lingkup untuk setiap skema akreditasi. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti
berikut :
1. Buka menu Akreditasi Ruang Lingkup Skema
2. Klik tombol aksi pada skema akreditasi yang akan ditambahkan ruang lingkupnya.
3. Masukkan data ruang lingkup level 1
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
6
4. Jika ada level 2 dan seterusnya, maka klik lalu masukkan data ruang lingkup
untuk level 2 dan seterusnya.
6.2.7 Jadwal Akreditasi
Master Data Jadwal Akreditasi merupakan menu yang digunakan untuk mengelola jadwal
setiap proses yang diperlukan untuk akreditasi.
1. Buka menu Master Data Jadwal Akreditasi
2. Klik tombol aksi pada proses yang akan dikelola datanya.
3. Masukkan data jadwal akreditasi dan klik tombol untuk proses penyimpanan.
6.2.8 Direktorat
Master Data Direktorat merupakan menu yang digunakan untuk mengelola data direktorat
yang ada di KAN. Adapun langkah-langkahnya adalah seperti berikut :
1. Buka menu Master Data Direktorat
2. Klik tombol untuk menambahkan data direktorat
3. Masukkan data direktorat pada field yang disediakan
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
7
4. Klik tombol untuk proses penyimpanan
5. Gunakan tombol aksi untuk mengubah data yang telah tersimpan di database.
6.2.9 Bidang
Master Data Bidang merupakan menu yang digunakan untuk mengelola data bidang
akreditasi yang ada di KAN.
1. Buka menu Master Data Bidang
2. Klik tombol untuk menambahkan data bidang
3. Masukkan data master bidang pada form berikut, kemudian klik tombol
untuk menyimpan data bidang
4. Kemudian tambahkan data asisten manager pada bidang tersebut dengan
memasukkan datanya pada form berikut dan klik tombol penyimpanannya.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
8
6.2.10 Jenis Pelatihan
Master data jenis pelatihan merupakan menu yang digunakan untuk mengelola data
pelatihan untuk setiap masing-masing skema akreditasi.
1. Buka menu Master Data Jenis Pelatihan
2. Klik tombol aksi pada skema akreditasi yang akan ditambahkan jenis pelatihannya.
3. Kemudian masukkan data jenis pelatihan dan klik tombol penyimpanannya.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
BAB VII Assessor Resource System
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
BAB VII
Assessor Resource System
7.1 Registrasi Asesor
Registrasi asesor digunakan untuk menambahkan dan mengelola data asesor akreditasi.
Data asesor yang akan ditambahkan harus terlebih dahulu didaftarkan di menu Data
Personil dan memiliki role sebagai asesor.
1. Buka menu Manajemen Data Registrasi Asesor
2. Klik tombol untuk menambahkan data asesor
3. Pilih nama personil yang akan dijadikan asesor, kemudian masukkan juga data
skema akreditasi asesor yang bersangkutan.
4. Jika sudah, klik tombol untuk proses penyimpanan.
5. Gunakan tombol aksi untuk mengubah data asesor yang telah tersimpan.
7.2 Registrasi Panitia Teknis
Registrasi panitia teknis digunakan untuk menambahkan dan mengelola data panitia teknis
akreditasi yang meliputi nama panitia teknis, personil dan skema akreditasinya. Data
personil panitia teknis yang akan ditambahkan harus terlebih dahulu didaftarkan di menu
Data Personil dan memiliki role sebagai panitia teknis.
1. Buka menu Manajemen Data Registrasi Panitia Teknis
2. Klik tombol untuk menambahkan nama kelompok panitia teknis.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
3. Masukkan nama panitia teknis dan status aktivasinya pada field yang telah
disediakan. Kemudian pilih tombol penyimpanan.
4. Selanjutnya masukkan nama personil yang terlibat dengan memilih tombol
pada kolom anggota.
5. Pilih nama user yang akan terlibat dalam panitia teknis dengan klik icon .
Kemudian masukkan data yang lainnnya seperti tanggal mulai dan selesainya serta
status aktifnya.
6. Klik tombol untuk menyimpan data personil yang terlibat di panitia teknis
7. Untuk menambahkan skema akreditasi, maka klik icon pada kolom skema.
8. Checklist data skema akreditasi yang ditangani oleh panitia teknis tersebut.
Kemudian klik tombol penyimpanan.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
7.3 Registrasi KAN Council
Registrasi KAN Council digunakan untuk menambahkan dan mengelola data KAN Council
akreditasi yang meliputi nama KAN Council, personil dan skema akreditasinya. Data personil
KAN Council yang akan ditambahkan harus terlebih dahulu didaftarkan di menu Data
Personil dan memiliki role sebagai panitia teknis.
1. Buka menu Manajemen Data Registrasi KAN Council
2. Klik tombol untuk menambahkan nama kelompok KAN Council.
3. Masukkan nama KAN Council dan status aktivasinya pada field yang telah disediakan.
Kemudian pilih tombol penyimpanan.
4. Selanjutnya masukkan nama personil yang terlibat dengan memilih tombol
pada kolom anggota.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
5. Pilih nama user yang akan terlibat dalam KAN Council dengan klik icon .
Kemudian masukkan data yang lainnnya seperti tanggal mulai dan selesainya serta
status aktifnya.
6. Klik tombol untuk menyimpan data personil yang terlibat di KAN Council
7. Untuk menambahkan skema akreditasi, maka klik icon pada kolom skema.
8. Checklist data skema akreditasi yang ditangani oleh KAN Council tersebut. Kemudian
klik tombol penyimpanan.
Use
r M
an
ua
l |
Au
tom
asi
Pro
se
s A
kre
dit
asi K
AN
AW
P-2
-2-0
9–
|K
om
ite
Ak
red
ita
si N
asio
na
l| 2
01
4 |
7.4 Penilaian Asesor
Penilaian Asesor merupakan menu yang digunakan untuk memberikan penilaian kepada
asesor akreditasi. Menu ini dapat diakses oleh supervisor (manager), Kepala Asesor dan LPK
yang bersangkutan. Namun tampilan untuk masing-masing role berbeda-beda.
a. Role Manager dan Kepala Asesor
Adapun caranya adalah seperti berikut :
1. Buka menu Akreditasi Penilaian Asesor
2. Klik tombol untuk menambahkan data asesor yang akan diberikan
penilaian.
3. Pilih nama asesor dengan klik icon
4. Masukkan data penilaian kemudian klik tombol penyimpanan.
b. Role LPK
Adapun caranya adalah seperti berikut :
1. Login sebagai LPK yang bersangkutan
2. Pilih menu Kelengkapan Data Penilaian Asesor
3. Kemudian pilih tombol aksi pada data asesor yang akan diberikan penilaian.
4. Masukkan data penilaian, kemudian klik tombol penyimpanan.
