AuraPortal BPM SinProgramacion

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Las Suites BPM que no necesitan programacin

Este informe pone de manifiesto la complejidad

con que trabajan los BPMS que basan su

implantacin en la generacin de cdigo, y el coste

y tiempo que supone acometer un proyecto de de

este tipo.

Con las explicaciones dadas aqu, queda patente

que estos BPMS solo pueden llegar a ser rentables

en operaciones de implantacin de procesos

estratgicos que sean muy uniformes (sin

demasiados cambios).

Sin embargo, para sustituir la programacin en

procesos complejos, una Suite BPM debe

disponer de unas funcionalidades muy

avanzadas que difcilmente se pueden encontrar

en los BPMS del mercado.

Aqu se explica el alcance de estas capacidades

que debe tener un BPMS para que realmente

pueda crear procesos complejos sin necesidad

de programacin. La implantacin de BPMS que

no contengan estas capacidades limita mucho los

beneficios e impide llegar a un nivel de

maduracin BPM.

rea de Consultora de Procesos

Las Suites BPM Que no necesitan programacin www.auraportal.com P. 2

ndice

1. CONCEPTOS CLAROS SOBRE LA GESTIN POR PROCESOS ..................................... 3

2. LA PROGRAMACIN. EL TALN DE AQUILES DE BPM ........................................... 4

2.1. LA COMPLEJIDAD DE LAS HERRAMIENTAS ................................................ 4

2.2. EL HECHO DE PROGRAMAR ......................................................................... 5

2.3. DOCUMENTACIN DEL PROCESO ................................................................ 5

3. EXISTE ALGUNA SUITE BPM QUE NO NECESITE PROGRAMACIN? ...................... 6

3.1. CREACIN DE PROCESOS SIN PROGRAMACIN ........................................ 6

3.1.1. Cmo Crea AuraPortal Procesos sin Programacin? ............................ 7

3.1.2. Cul es el alcance de las opciones de configuracin de AuraPortal? ..... 7

3.2. INTEGRACIN DE BPMS CON OTRAS APLICACIONES .............................. 10

3.2.1. Herramientas de Integracin sin Programacin .................................. 11

3.2.2. La Plataforma AuraPortal ................................................................. 12

4. CONCLUSIONES ........................................................................................................ 13

5. APENDICE. EL TRABAJO DE TI CON AURAPORTAL .................................................. 13



1. CONCEPTOS CLAROS SOBRE LA GESTIN POR PROCESOS

Todas las empresas realizan sus actividades segn flujos de trabajo. Estos flujos de trabajo se denominan Procesos. Algunos pueden ser

sencillos y no hay necesidad de que sean definidos o escritos, pero otros pueden llegar a ser muy complejos y estructurados.

La mejora de los procesos tiene un tratamiento fundamentalmente terico, en el que la metodologa est basada en:

Identificar los procesos,

Determinar los procesos estratgicos,

Analizarlos aplicando diferentes criterios y normativas (ISO, Six Sigma, etc.),

Documentarlos

Crear un mapa de procesos de la entidad que permita entender la empresa bajo este punto de vista.

Una vez hecho este anlisis, se forma y conciencia a todas las personas que intervienen en cada proceso para que realicen correctamente

su trabajo, y se van midiendo y analizando los resultados para su Mejora Continua. A esto se le ha llamado BPM.

BPM

Aunque no existen definiciones oficiales, ms o menos se est de acuerdo en considerar BPM (Business Process Management)

como la estrategia enfocada a gestionar la empresa por Procesos de Negocio.

Hoy nadie duda de que esta estrategia de gestin ha demostrado una eficacia mucho mayor que la tradicional por funciones. BPM

es por lo tanto la 'filosofa', la 'teora'.

Pero no es suficiente.

Se pueden tener los mejores procesos del mundo descritos en un documento, pero si las personas que participan en un proceso

no hacen su trabajo como se ha determinado, no sirve para nada.

BPMS

Aqu entra BPMS, ya que los Procesos son susceptibles de automatizacin para asegurar su correcto funcionamiento y la mxima

eficiencia. BPMS, como su nombre indica, es el software que soporta BPM.

A diferencia de BPM, BPMS tiene un enfoque eminentemente prctico, ya que en su implantacin lo que se hace es introducir en

el sistema los planteamientos tericos de BPM para que el propio sistema se encargue de:

Optimizarlos,

Automatizarlos (en la medida de lo posible),

Controlar su cumplimiento

Proporcionar los anlisis necesarios para su mejora continua.

Esta introduccin se realiza bsicamente a travs de la Modelizacin de los Procesos y las Reglas de Negocio.

El estado actual

Segn la prctica totalidad de analistas, la aparicin del BPMS representa quizs la ms importante revolucin en el dominio del software

empresarial.



Pero esto lo llevan diciendo desde la aparicin de los primeros BPMS y, aunque poco a poco las empresas, privadas y pblicas, estn

empezando a decidirse por acometer proyectos de implantacin de BPMS, la realidad es que el mercado no termina de despegar como se

esperaba.

Las causas son varias pero sin duda la ms importante es su complejidad y su enorme coste de implantacin. Y es que con un

BPMS tradicional poner en marcha un proceso requiere trabajos de gran envergadura y son muy costosos en tiempo y dinero.

2. LA PROGRAMACIN. EL TALN DE AQUILES DE BPM.

Qu supone tener que programar para modelizar un proceso?

Modelizar un proceso es determinar, hasta el mnimo detalle, cmo debe actuar al ser ejecutado. Esto, grosso modo, supone, adems de

realizar el Anlisis del proceso alineado con el plan estratgico y los objetivos de la empresa, lo siguiente:

1. Dibujar el Diagramar del proceso mediante Objetos: Tareas, Eventos, Compuertas, KPIs, etc.

2. Determinar cmo deben funcionar cada uno de los Objetos del diagrama: Tareas Personales (ejecutores; instrucciones;

creacin de los formularios con sus divisiones, campos, botones, bibliotecas y documentos; cronometras; reglas de proceso;

condiciones; opciones inteligentes; creacin automtica de documentos, etc.), Tareas de Sistema que realizan los trabajos de

forma automtica (sin intervencin humana), comportamiento de las Compuertas, etc.

3. Realizar simulaciones (tanto con datos ficticios como reales).

Una vez creado el modelo, el proceso ya est listo para ser ejecutado.

Normalmente es el 2 punto el que requiere programacin, pero Qu supone el hecho de tener que programar? Para una mejor

comprensin, abordemos este tema en orden inverso a su cronologa.

2.1. La Complejidad de las Herramientas

Para poner en marcha un proceso en base a programacin los BPMS utilizan una serie de herramientas. Estas herramientas son cada vez

ms potentes, pero aun as, siguen exigiendo un importante trabajo por parte de especialistas, lo que se traduce en un alto coste.

Por ejemplo, en la Web de IBM (uno de los BPMS ms celebrados del mercado) puede leerse como pasar mucho ms fcil del modelo

de negocios al modelo de implementacin con su herramienta WebSphere.

http://www.ibm.com/developerworks/ssa/websphere/techjournal/1004_col_xu/1004_col_xu.html

Aqu se transcribe textualmente la metodologa a la que nos referimos.

1. Un analista de negocios o un arquitecto de procesos de negocios crea un modelo de negocios en IBM WebSphere Business

Modeler (ya sea en modo Bsico o Avanzado). Grficamente, el modelo de negocios representa el proceso de negocios y usa

una semntica relevante para los analistas de negocios y los expertos en la materia. El modelo de negocios tambin se puede

usar para simulacin.

2. Un analista tcnico de negocios o un arquitecto tcnico de procesos refina el modelo en el modo IBM WebSphere Process

Server, lo que produce un modelo tcnico de negocios que representa grficamente el proceso de negocios para la

implementacin y comienza a transformar la semntica de negocios en la semntica tcnica. El analista tcnico de negocios

exporta el modelo tcnico de negocios desde WebSphere Business Modeler como un archivo de intercambio de proyecto, que

es un archivo .zip que incluye todos los artefactos de tiempo de ejecucin que constituyen el modelo de implementacin.

3. Un arquitecto de procesos o un desarrollador de integracin importa el modelo de implementacin a IBM WebSphere

Integration Developer. El modelo de implementacin representa grficamente el proceso de negocios a implementar. El



desarrollador de integracin refina todava ms el modelo y completa la transformacin de la semntica de negocios en la

semntica tcnica.

Lo importante a tener en cuenta en este caso es que, mientras se trabaja dentro de WebSphere Business Modeler, los modelos

subyacentes se representan como un modelo de proceso de modelo del objeto de negocios (BOM) especfico al modelador. Cuando usted

exporta el modelo como un archivo de intercambio de proyecto, estos modelos de proceso BOM se transforman en modelos de proceso

BPEL, que son la semntica con la que usted trabaja en WebSphere Integration Developer.

(Comprese estos trabajos de Modelizacin con el que se realiza utilizando AuraPortal)

2.2. El Hecho de Programar

El mero hecho de tener que generar cdigo para montar un proceso ya supone en s una importante participacin de personal

especializado (tiempo y coste).

2.3. Documentacin del Proceso

Tanto los programadores como los tcnicos antes mencionados deben realizar su trabajo en funcin de una documentacin que partiendo

de las directrices del Dueo del Proceso debe explicar cmo ha de funcionar el proceso.

Pero Cmo debe realizarse esta documentacin?

Si el Motor del proceso tiene que determinar todo lo que debe hacerse, la documentacin debe ser exhaustiva. Ah debe estar TODO: el

diagrama, las cronometras, los campos y documentos que se utilizan, las reglas de negocio que se aplican, las personas (o roles o

perfiles o grupos, etc.) que intervienen, las instrucciones a seguir por los ejecutores, los automatismos, etc. y todo definido hasta el

mnimo detalle.

Puede documentarse un proceso complejo hasta el mnimo detalle?

Esto supone determinar cada uno de los Objetos del diagrama:

Tareas Personales (ejecutores; instrucciones; creacin de los formularios con sus divisiones, campos, botones, bibliotecas y documentos,

cronometras, reglas de proceso, condiciones, opciones inteligentes, creacin automtica de documentos, etc.), Tareas de Sistema que

realizan los trabajos de forma automtica, comportamiento de las Compuertas, etc.

Tambin hay que determinar qu, cundo y cmo debe comportarse cada uno de los objetos.

Como por ejemplo, determinar el comportamiento de una tarea en el caso en que la corriente pase ms de una vez por ella o el

comportamiento cuando es ejecutada por ms de un usuario, opciones de optimizacin de rendimientos, determinar cmo debe

comportarse cada uno de todos los campos que intervienen (comportamiento que puede ser diferente en cada objeto), diseo de cada

uno de los tipos de botones de accin, y as un largo etctera.

Desde luego, alguien que conoce a fondo todas las mecnicas de un proceso complejo y con cientos de objetos, le sera muy difcil

contestar a esta pregunta con un s.

Pero, desde luego, tericamente es posible.

En este caso Cunto tiempo costara crear esta Documentacin?

Y, adems, Es posible que esta documentacin sea vlida sin realizar simulaciones reales?

La realidad es que la Documentacin de un proceso, por muy bien realizada que est, tardar mucho en ser la definitiva, y pasar a los

desarrolladores para que una y otra vez rehagan su cdigo, con la consiguiente inversin de tiempos y costes.



Conclusin

Estos tres puntos ponen de manifiesto la complejidad con que trabajan los BPMS tradicionales y el coste y tiempo que supone acometer

un proyecto de estas caractersticas.

Y esto, por cada proceso de la empresa.

Por esta razn solo se habla de abordar los procesos estratgicos cuando, como es natural, el objetivo debe ser la automatizacin de

todos los procesos de la entidad.

Pero, aun siendo ste un gran problema, no es el ms importante.

El ciclo de vida de los procesos est enfocado a la mejora continua, por lo que la problemtica explicada no solo se aplica a la puesta en

marcha del proceso, sino (y sobre todo) a todas las modificaciones que sufra el proceso durante su vida til.

En un mercado en donde la agilidad y capacidad de reaccin es para la empresa sinnimo de supervivencia, los cambios sern continuos

(y ms aun en el periodo de maduracin de cada proceso) y, por tanto, los cambios en los procesos deben ser instantneos.

Est claro pues que la necesidad de tener que programar representa un gran hndicap en la puesta en marcha y la modificacin gil de

procesos, y por tanto es la causa, tanto de la prevencin del mercado por acometer proyectos BPMS como de la mayor parte de los

fracasos de los proyectos realizados.

3. EXISTE ALGUNA SUITE BPM QUE NO NECESITE PROGRAMACIN?

BPMS es una herramienta (o conjunto de herramientas) que puede cubrir todo el espectro de la gestin del negocio, por tanto esta

pregunta hay que matizarla. Concretamente hay que distinguir entre la no necesidad de generar cdigo:

Para crear el Modelo de un proceso.

Para la realizacin de los trabajos tcnicos que puedan precisarse, como por ejemplo, la integracin con otros sistemas.

Vemoslos por separado.

3.1. Creacin de Procesos sin Programacin

Hay BPMS que anuncian que no se necesita programacin para disear, implementar y poner en funcionamiento los procesos, pero en

realidad esto solo es cierto si se da una de las siguientes opciones:

Se trata de procesos sencillos

La automatizacin es mnima

Las prestaciones que exige la empresa son pocas (normalmente por desconocimiento de las posibilidades que puede ofrecer un

BPMS).

Para que un BPMS permita crear procesos complejos sin necesidad de programacin, est claro que debe contener internamente las

opciones que permitan las mismas posibilidades que la programacin.

Todos los BPMS del mercado ofrecen herramientas de ayuda (cada vez ms y ms potentes) para minimizar los trabajos de modelizacin

y hacerlos ms sencillos, pero es muy difcil que, como AuraPortal, sean capaces de sustituir a la programacin.



3.1.1. Cmo Crea AuraPortal Procesos sin Programacin?

AuraPortal incluye un sistema exclusivo e innovador llamado Generatriz, que se encarga de guiar a la persona que realiza la

modelizacin para que pueda determinar todas las opciones de configuracin que definen las caractersticas, funcionamiento,

comportamiento, esttica, etc. de todos y cada uno de los objetos del diagrama.

Gracias a este sistema se consigue:

1. El enorme ahorro de tiempo/coste que supone el trabajo de marcar o seleccionar opciones en lugar de

programar.

2. El sistema presenta todas las opciones posibles, guiando al modelador en su trabajo (al contestar o seleccionar una

opcin, el sistema muestra ms posibilidades). As se consigue una sencillez y a la vez una precisin y

optimizacin del trabajo desconocidas hasta el momento.

3. El experto utilizar directamente este sistema para modelar sin tener que Documentar nada.

3.1.2. Cul es el alcance de las opciones de configuracin de AuraPortal?

En lo concerniente a la Creacin del Modelo, AuraPortal no necesita programacin, ya que dispone de opciones de

configuracin que cubren las posibilidades lgicas que pueden darse.

Por razones obvias no se enuncian aqu las opciones pero s se citan algunas sobre Tareas y Campos para formarse un criterio

de lo que debe ser un BPMS para que resulte efectivo y rentable.

Tareas de Sistema

Las Tareas de Sistema sustituyen a las Tareas Personales realizando el trabajo que ya no es necesario que realicen las

personas, solo que sin tiempo/coste y sin errores, por lo que su efectividad es mxima.

Con AuraPortal, las Tareas de Sistema pueden crearse de forma simple, rpida, sin escribir ni una sola lnea de cdigo y

pueden realizar trabajos como:

Ingresar informacin (valores, campos, documentos, etc.) donde se desee

Aplicar Reglas de Negocio y Reglas de Proceso

Crear Documentos automticamente

Crear y Notificar informacin de forma automtica a empleados y externos

Ejecutar Scripts e Invocar Servicios Web

Desviar el flujo de corriente a otros procesos, etc.

Las Tareas de Sistema de AuraPortal pueden automatizar ms actividades de las que pueda creerse. Su potencia es tal que en

la mayora de procesos ya maduros habrn muchas ms Tareas de Sistema que Personales, como puede apreciarse en los

Procesos Patrn que comercializa AuraPortal.

Tareas Personales

Las Tareas Personales son las que realizan las personas, por lo que es muy importante conseguir una optimizacin de los

trabajos que se realizan. AuraPortal contiene mltiples parmetros para configurar y optimizar el funcionamiento de las tareas

sin necesidad de programacin, como mantener la misma tarea en todos los pasos de corriente o crear una nueva en cada

paso, optimizar su rendimiento, determinar cundo conviene realizar los diferentes clculos de datos y reglas, etc. Basta con

marcar o seleccionar una opcin.



Por ejemplo, los Formularios de las Tareas podrn ser todo lo complejos que se precise, pudiendo contener diferentes pginas

y divisiones, as como botones de accin y de enlace y campos que pueden generar diferentes automatismos como: avisos,

campos y pginas condicionales, campos calculados, reglas de negocio y clculo, creacin automtica de documentos (basados

en la informacin del formulario), etc., facilitando de esta forma sustancialmente el trabajo del ejecutor de la tarea y evitando

errores.

Adems, pueden contener miles de campos aunque, en funcin de diversas circunstancias, el ejecutor de la tarea deba ver o

actuar solo sobre unos pocos. Esto se consigue mediante la tecnologa DAD (Dynamically Activated Divisions). A medida que el

ejecutor va realizando la tarea, el sistema hace aparecer de forma automtica en el formulario los elementos que vaya

necesitando, e incluso Divisiones enteras, en funcin de las acciones que vaya realizando de las decisiones que vaya tomando o

de los automatismos que se hayan determinado en la modelizacin.

De esta forma se consigue sin programacin generar tareas tan complejas como la que muestra la imagen, en las que

controles automticos guan al ejecutor ayudndole a hacer bien su trabajo, por complejo que ste sea.

Como se puede apreciar en la imagen, en la parte superior de esta Tarea se han incluido diversos Botones que ejecutan

acciones de forma automtica o que abren otras ventanas de informacin o ejecucin.

Adems, cuando se quiere ampliar la informacin del Grupo de Campos "Crear Iniciativas" (parte inferior de la tarea) basta

con pulsar el icono de la primera columna para que se abra otra ventana (Figura abajo) con ms datos de las Iniciativas y

que, a su vez, contiene otro Grupo de Campos con las Acciones realizadas para esta Iniciativa con todos sus datos y

documentos e incluso con la Firma Digital del que ha realizado la accin.



Todos y cada uno de estos elementos se ha configurado sin programacin. Por ejemplo, los Botones; como puede verse en

la siguiente imagen.



Los Campos de los Formularios

Otro tema importante es determinar el funcionamiento de los campos que van a intervenir en cada proceso.

En este aspecto, no necesitar programacin no es simplemente tener la posibilidad de incorporar un campo a un Formulario,

tambin debe poderse determinar el comportamiento que debe tener ese campo en cada uno de los elementos que

intervenga, ya que puede ser diferente en cada una de las Tareas Personales (las que son ejecutadas por personas), en cada

una de las Tareas de Sistema (las que son ejecutadas por el sistema de forma automtica sin intervencin humana), en cada

Compuerta, Evento, Regla de Proceso, Regla de Negocio, etc.

Tomemos por ejemplo un simple campo de Texto. En su configuracin general puede ser Libre o Limitado. Pero si es Limitado,

AuraPortal contiene opciones para determinar cmo debe empezar o terminar el texto escrito o como debe ser el contenido del

texto: maysculas, minsculas, caracteres HTML (esta opcin es til para evitar que el usuario pueda escribir cdigo

malintencionado que afecte a la ejecucin del formulario), nmeros, contener o no cierto texto, mnimo y mximo de

caracteres, etc., as como cundo el texto escrito no debe mostrarse (quedando oculto detrs de asteriscos), si se va a utilizar

en un Email, que solo acepte direcciones Email correctamente escritas o si se va a utilizar en una URL, que solo acepte

direcciones URL correctamente escritas, etc. Incluso, personalizar el mensaje que aparecer cuando se introduzca un texto que

no est dentro de los lmites establecidos. Y esta relacin no es exhaustiva. El campo tiene aun ms elementos de

configuracin.

El sistema, conduce amigablemente a la persona que est realizando la modelizacin por las distintas opciones para que

marque o seleccione la forma de comportarse y, al final, le ofrece un Test de Comprobacin del comportamiento para

comprobar lo que suceder en ejecucin con los parmetros indicados para el texto.

Pero, adems de esta configuracin general del campo, en cada elemento en el que vaya a actuar se podr modificar este

comportamiento y, adems, indicarle otros especficos del elemento. Por ejemplo, en el formulario de una Tarea personal: que

pueda editarse o solo verse, que est condicionada su aparicin por diferentes criterios, que presente un valor calculado en

funcin de diversas circunstancias, etc. En definitiva, todo lo que pudiera requerirse de un simple campo de texto.

De esta forma, AuraPortal sustituye la programacin por la simple accin de marcar o seleccionar.

Y adems, ayuda y gua al modelador en su trabajo "obligndolo" a plantearse el funcionamiento de cada elemento, lo que repercute en

una disminucin drstica de errores.

3.2. Integracin de BPMS con otras Aplicaciones

En un BPMS, el flujo diario de los procesos nutre de forma automtica a los Elementos de Gestin de una empresa de toda la informacin

que generan sus actividades, ofreciendo unas posibilidades de management hasta ahora desconocidas.

Estos Elementos de gestin suelen ser las aplicaciones informticas que utiliza la entidad (ERP, sistemas Legacy, etc.), por lo que el BPMS

debe estar integrado con estas aplicaciones.

Por esta razn los BPMS estn dotados de diversas herramientas para integrarse con estas aplicaciones de cualquier tecnologa, aunque

no sea web. Aunque en algunos casos las herramientas permiten crear los traspasos de informacin sin necesidad de programacin, en

otros s es necesaria la programacin.

As pues, aunque con AuraPortal no hay necesidad de programar para modelar los procesos, se puede generar cdigo para realizar

algunas integraciones.

Pero Hay alguna diferencia entre AuraPortal y el resto de BPMS en este aspecto?

Bsicamente dos: 1) Herramientas de Integracin sin Programacin y 2) Plataforma AuraPortal.



3.2.1. Herramientas de Integracin sin Programacin

AuraPortal incluye diversas herramientas para que sea fcil la integracin con aplicaciones externas tambin sin

programacin. Y para aquellos casos que se requiera o prefiera utilizar una programacin especfica, AuraPortal tambin

incluye mecanismos para integrarla con los Procesos BPMS. Concretamente a travs de las Tareas de Sistema EJECUTOR

(Ejecuta Script o Procedimiento Almacenado).

A continuacin se muestra un esquema con las herramientas disponibles en AuraPortal para la integracin con aplicaciones

externas, seguido de una breve descripcin de cada una:

A continuacin se muestra un resumen breve de las herramientas incluidas en AuraPortal para integracin con aplicaciones

externas:

Importacin de Datos. AuraPortal incluye varias herramientas para importar datos de aplicaciones externas a travs de

conexin ODBC. Estas importaciones pueden ser puntuales o peridicas, manuales o automticas.

Servicios Web. AuraPortal es 100% SOA (Service Oriented Architecture), y todos los datos pueden ser obtenidos y/o

transmitidos desde y hacia aplicaciones externas a travs de Servicios Web. Esto es muy importante porque permite la

integracin con cualquier aplicacin moderna con el estndar "de facto" de hoy en da, los Servicios Web.

En relacin con los Servicios Web, en AuraPortal cabe destacar los siguientes aspectos:

Servicios Web de sistema. Incluidos con la instalacin de AuraPortal, proporcionan acceso a todos los datos, tanto

para obtener como para insertar o modificar.

Servicios Web personalizados. Cuando se desea iniciar Procesos BPMS o introducir informacin en Procesos ya

existentes, a travs de Servicios Web, estos se pueden crear automticamente sin necesidad de programacin. Basta

con indicar dos valores y pulsar un botn.

Tarea de Sistema INVOCADOR (Invoca Servicios Web Externos). Tarea de Sistema diseada para que desde los

Procesos BPMS se puedan invocar Servicios Web de aplicaciones externas para obtener o transmitir datos.



Tareas de Sistema EJECUTOR (Ejecuta Script o Procedimiento Almacenado). Esta Tarea de Sistema permite la

ejecucin automtica de Scripts y cdigo de Programacin de cualquier naturaleza a travs del funcionamiento de los

Procesos BPMS.

Adapters Server. Herramienta incluida en AuraPortal que permite consultar y/o modificar datos alojados en Bases de Datos

externas (ERP, CRM, ) desde los Procesos de AuraPortal, tanto para ser visibles por los usuarios desde formularios, o bien

interactuar automticamente para toma de decisiones de Compuertas, ejecucin de Reglas de Negocio, clculos, etc.

Su configuracin es muy fcil, guiada con asistentes automticos, y permiten la integracin con cualquier base de datos aunque

no disponga de Servicios Web u otros mtodos de conexin estndares. Adapters Server hace de intermediario, se conecta a

la base de datos externa a travs de ODBC y con AuraPortal a travs de Servicios Web.

Formularios Externos. El diseo de los formularios de Tareas Personales (las que reciben y gestionan los usuarios), permite

la integracin de formularios externos realizados con otras herramientas. De esta manera el usuario puede estar trabajando en

una aplicacin externa directamente desde una Tarea de AuraPortal, sin que l note ninguna diferencia.

3.2.2. La Plataforma AuraPortal

AuraPortal es una Plataforma de Gestin Empresarial por Procesos. Su concepcin holstica ya incluye un amplio conjunto de

funcionalidades y gestiones como:

BPMS. Business Process Management Suite (Gestin por Procesos)

Intranet. Red de comunicacin intra y extra empresarial.

Gestin Documental. Generacin y Administracin de todos los documentos.

Content Management (ECM). Creacin, administracin y publicacin de contenidos web.

Comercio Online. Control de la venta de sus productos online, incluyendo el cobro.

Reglas de Negocio que permite definir sus propios procedimientos empresariales e integrarlos en los procesos.

Portales Externos y Plataforma de Interaccin Web para la informacin, comunicacin y colaboracin con externos.

Familias de Elementos de Gestin. Estructura imbricada que enlaza y conecta las gestiones de Empleados,

Cuentas, tems, Proyectos, reas de la entidad, etc.

Todas estas aplicaciones esenciales, que en su conjunto constituye la espina dorsal de la empresa, comparten entorno de forma

totalmente integrada y sin costuras por lo que limita en gran medida la necesidad de realizar integraciones.

La Importancia de las Familias en la Gestin Empresarial

AuraPortal ofrece ya de origen las llamadas Familias. stas no son slo los "datos maestros", sino que incluyen una gestin

muy amplia. Estas Familias de Empleados, Cuentas (Clientes, Proveedores, etc.), tems (Productos, Servicios, Existencias e

Inmovilizado), Proyectos y reas de la entidad, constituyen de por s los elementos informativos bsicos caractersticos de

mayor utilidad general en la mayora de empresas y organizaciones.

Adems de estas Familias, que la aplicacin aporta por defecto ("Familias de Sistema"), tambin se permite la creacin gil de

otras Familias creadas y diseadas por la propia entidad segn sus necesidades y sin programacin. Estas nuevas Familias,

llamadas en AuraPortal Familias Propias, ofrecen una gran potencia en la gestin empresarial, ya que estn totalmente

interconectadas entre s y con el resto de elementos (Procesos, Documentos, etc.).

La combinacin de Familias de Sistema y Familias Propias es uno de los elementos indispensables para la Gestin Dinmica

de Casos: el gran reto del BPM.



En la prctica, todas estas familias por un lado complementarn algunas aplicaciones que est utilizando la entidad, y por otro

lado sustituirn aquellas que queden obsoletas. De esta forma, las aplicaciones que se deseen sustituir, igual que las

ampliaciones necesarias para complementar, sern creadas sin necesidad de programacin y quedarn integradas y

relacionadas de facto.

4. CONCLUSIONES

1. En el Captulo 2. LA PROGRAMACIN. EL TALN DE AQUILES DE BPM, se ha puesto de manifiesto la complejidad con que

trabajan los BPMS tradicionales que basan la implantacin en la generacin de cdigo, y el coste y tiempo que supone

acometer un proyecto de implantacin.

Con estas premisas, estos BPMS solo pueden llegar a ser rentables en operaciones de implantacin de Procesos muy uniformes

(sin demasiados cambios), dejando fuera la posibilidad de una implantacin corporativa de BPM.

2. En el Captulo 3. EXISTE ALGUNA SUITE BPM QUE NO NECESITE PROGRAMACIN?, se ha podido comprobar que para

sustituir la programacin BPMS en procesos complejos debe disponerse de unas funcionalidades muy avanzadas que

difcilmente se pueden encontrar en los BPMS del mercado.

Con estos BPMS se limitan mucho los beneficios que se obtienen de la implantacin de BPMS y se impide llegar a un nivel de

maduracin BPM.

3. AuraPortal, gracias a su sistema exclusivo e innovador llamado Generatriz, ofrece la capacidad de poder crear procesos muy

complejos sustituyendo el ms alto nivel de programacin por un sistema amigable de marcar o seleccionar que no solo

permite reducir el 90% del trabajo sino que ayuda y gua al modelador para conseguir una Modelizacin de alto nivel.

NOTA:

Como se ha dicho antes, para Modelizar hay que conocer bien la problemtica y realizar un

anlisis del proceso, alineado con el plan estratgico y los objetivos. Esta informacin es la

que uno o varios expertos suministrarn a la herramienta.

Por tanto, cuando se dice aqu que se reduce el 90% del trabajo de la Modelizacin nos

estamos refiriendo, naturalmente, a la forma de suministrar esta informacin al BPMS hasta

dejar el proceso ya en funcionamiento.

5. APNDICE. EL TRABAJO DE TI CON AURAPORTAL.

Con AuraPortal no se necesita programacin para disear, implementar y poner en funcionamiento los procesos, pero

esto no quiere decir que la participacin de TI no sea crucial.

Es evidente que el buen BPMS debe estar concebido para que los "usuarios de negocio" puedan, si as lo desean, ser los nicos

participantes en el diseo y ejecucin de los procesos.

Esto no significa que el equipo de TI o Sistemas deba estar al margen de los temas relacionados con BPM. Al contrario.

Dado que la implantacin del BPMS probablemente se expandir cubriendo un amplio abanico de operaciones en la entidad, el personal

de TI estar a cargo de dificultades tcnicas relacionadas con el ptimo uso de hardware (servidores, redes, terminales, etc) y de

software (sistema operativo, bases de datos, etc.) lo cual es un aspecto crtico para asegurar el xito de la implementacin del

BPMS.



Adems, las personas de TI deberan actuar como consultores para las personas de negocio, en todos los temas tcnicos que tengan

relacin con el modelado del proceso, pruebas y optimizacin de rendimientos, tiempos de ejecucin, feedback sugiriendo cambios en los

modelos de los procesos para as mejorar su funcionamiento, etc.

Con AuraPortal no se requiere un perfil especfico para una persona lidere y/o coordine el proyecto. Realmente, establecer el

lder/coordinador de un proyecto BPMS depende ms del las habilidades de las personas disponibles en la entidad, que del rea de la que

pueda proceder. En muchas ocasiones, estos lderes son miembros del equipo de TI.

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