1

AUDIT MUTU INTERNAL FAKULTAS DAN PRODI

UGM TAHUN 2014

Visi, Misi UGM

Renstra/Renop

Strategi

KINERJA

Fakultas,Direktorat,

Kantor,Program studi

Monev

Keuangan

Akademik

Hukum

KAI

KJM

Hukor

Peningkatan

Manajemen Resiko UGM

Tujuan Audit Fakultas1. Untuk memastikan konsistensi penjabaran Visi, Misi,

Sasaran, Tujuan, Renstra, dan Renop 2. Untuk memastikan konsistensi perencanaan,

pelaksanaan, dan evaluasi kegiatan akademik 3. Untuk memastikan kecukupan penyediaan sarana-

prasarana dan sumber daya manusia4. Untuk memastikan kesesuaian mutu input dengan

persyaratan dan peraturan yang berlaku5. Untuk memastikan efektifitas implementasi dan

peningkatan mutu akademik serta tatakelola6. Untuk memastikan kesesuaian antara input, proses

dan output

Objek Audit• Waktu : April - Mei 2014 • Koordinator pelaksana : KJM • Teraudit : Pengurus Fakultas• Auditor : 3 orang (cluster sama)• Fokus : Standar 1-7 BAN-PT • Dasar audit : instrumen Evaluasi Diri Fak (EDF) dan

Dokumen Pendukung

Lingkup Audit Lingkup Audit meliputi: a. Visi, misi, tujuan, sasaran, renstra, dan renop b. Tata Kelola, kepemimpinan, dan penjaminan mutuc. Mahasiswa dan lulusand. Sumber daya manusiae. Kurikulum dan suasana akademikf. Pembeayaan, sarana prasarana , dan Sistem

Informasi g. Penelitian, Pengabdian, dan Kerja sama

Tahapan Audit1. Setiap fakultas akan diaudit tiga auditor2. Sosialisasi AMI Fakultas dan Prodi tgl 13 Maret

20143. Pengisian borang Evaluasi diri April-Mei 20144. Penyerahan Isian borang ke KJM Mei 20145. Waktu audit Mei-Juni 20146. Rapat Tinjauan Manajemen Juli-Agustus 2014

Pelaksanaan Audit1. Pertemuan Pembukaan2. Diskusi dengan pimpinan fakultas3. Diskusi dengan civitas akademika (dosen,

mahasiswa, tenaga kependidikan)4. Diskusi dengan alumni5. Auditor menyusun dan mempresentasikan

temuan6. Auditor dan teraudit menandatangani temuan7. Pertemuan Penutupan

AMI PRODI

TAHUN 2014

Harapan Rektor

a. Prodi mempersiapkan akreditasi BAN-PT dengan baik

b. Prodi tidak terlambat mengirimkan borang ke BAN-PT

c. Saat meluluskan, sertifikat BAN-PT tidak kadaluwarsa.

d Prodi mendapatkan nilai akreditasi maksimal

Untuk Itu …

1. AMI harus didesain untuk persiapan dan keberhasilan akreditasi BAN-PT Prodi dan Akreditasi Institusi PT (AIPT)

2. Waktu Pelaksanaan AMI disesuaikan dengan tanggal habis akreditasi (agar prodi selalu ingat tanggal habis akreditasi dan mengirimkan borang tepat waktu)

Tahapan Persiapan Akreditasi1. KJM mengirimkan surat pemberitahuan tentang habis masa

akreditasi pada -365 hari.

2. KJM melatih tim penyusun borang 3a dan evaluasi diri

3. KJM mengirimkan dua auditor AMI pada -270 hari untuk memeriksa kelengkapan dokumen pendukung akreditasi

4. KJM mengirimkan tim simulasi pada - 210 hari untuk memeriksa isian borang 3a, 3b, dan evaluasi diri

5. KJM membuatkan surat pernyataan dari rektor

6. Prodi mengirimkan isian borang 3a, 3b, dan evaluasi diri ke BAN-PT pada -185 hari

7. KJM meminta bukti surat tanda terima BAN-PT dari Prodi

Pelaksanaan AMI Tahun 2014(Masa Transisi)

AMI Prodi (-0 dan -1 th)• Waktu : Maret-November 2014 (tidak sesuai

waktu habis sertifikat BAN)• Teraudit : Pengurus Prodi• Auditor : 2 orang (cluster yang sama)• Fokus : Dokumen pendukung borang 3A,

Evaluasi Diri • Dasar audit : Akreditasi BAN-PT

Tujuan AMI (-0 th dan -1 th)

Untuk memastikan :• Kelengkapan dokumen pendukung isian borang

3a dan evaluasi diri, meliputi:a. Dokumen perencanaanb. Dokumen pelaksanaanc. Dokumen evaluasi dan peningkatan

AMI Prodi (-2,-3, -4 th)• Waktu : April - November 2014 (sesuai tanggal

habis akreditasi)• Koordinator pelaksana : KJM bersama MP-AMI

Fakultas• Teraudit : Pengurus Prodi• Auditor : 2 orang (cluster sama)• Fokus : Standar 3,4,5,6,7 BAN-PT • Dasar audit : instrumen Evaluasi diri Prodi (EDPS) online dan offline (EDPS excell) beserta dokumen pendukung

Tujuan AMI (-2,-3,-4 th)• Untuk memastikan :

Konsistensi penjabaran kurikulum dan silabus dengan spesifikasi program studi, tujuan pendidikan, dan kompetensi lulusan.

• Konsistensi perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi proses pembelajaran terhadap pencapaian kurikulum dan silabus.

• Kepatuhan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi proses pembelajaran terhadap Manual Prosedur dan Instruksi Kerja program studi.

• Kecukupan penyediaan sarana-prasarana dan sumber daya pembelajaran.

Periode AMIPeriode 1 Periode 2 Periode 3

Maret Mar-Apr

April Mei Mei-Agust

Agust Okt Okt-Nov

Nov

Sosialisasi

Pengisian EDPS

Audit Sosialisasi

Pengisian EDPS

Audit Sosialisasi

Pengisian EDPS

Audit

Januari - April Mei - Agustus September - Desember

17

Tahapan AMI

1. Waktu audit tgl. April-November 2014Periode 1:

– Sosialisasi AMI tgl 14 Maret– Sosialisasi Pengisian EDPS tgl 14 Maret– Pengisian Borang EDPS 1tgl 7 Mart-11 Apr – Refreshing auditor Maret – Visitasi audit April

2. Rapat Tinjauan Manajemen Fakultas pada November 2014