Audit des dépenses du Sénat – Rapport d’audit
19
Nom du client : Le Sénat du Canada Date : 21 juillet 2020 Audit des dépenses du Sénat – Rapport d’audit
Transcript of Audit des dépenses du Sénat – Rapport d’audit
Nom du client : Le Sénat du Canada
Date : 21 juillet 2020
Audit des dépenses du Sénat – Rapport d’audit
| 2
AUDIT DES DÉPENSES DU SÉNAT
Nom du client : Le Sénat du Canada
Date : 21 juillet 2020
MESSAGES CLÉS
MESSAGE 1
De nouveaux systèmes et
outils financiers, en
particulier E-Claims et
Unit4, ont été conçus et
mis en œuvre pour
permettre un processus
d’approvisionnement et un
environnement de
contrôle plus efficaces et
efficients touchant à la
fois les sénateurs et
l’Administration du Sénat.
MESSAGE 2
Les résultats des tests ont
révélé un taux de
conformité de 99,5 % pour
les dépenses des
sénateurs et de 100 %
pour les dépenses de
l’Administration du Sénat.
MESSAGE 3
Bien que des documents
aient été fournis pour
étayer les conclusions
suivant une analyse des
échantillons, des
occasions d’améliorer la
gestion de l’information et
la politique
d’approvisionnement ont
été notées.
LA PAGE MAUVE
Raymond Chabot Grant Thornton Consulting Inc.
Suite 1000 116 Albert Street K1P 5G3 T 613-760-3500
Membre canadien de Grant Thornton International ltée rcgt.com
Le 21 juillet 2020
Le Sénat du Canada
Madame Nathalie Charpentier
Contrôleuse et dirigeante principale adjointe des finances
Objet : Audit des dépenses du Sénat
Madame,
Nous sommes heureux de vous présenter notre rapport sur l’audit des dépenses du
Sénat.
Ce rapport a été produit pour le Sénat du Canada. L’équipe de Raymond Chabot Grant
Thornton Consulting inc. (ci-après « RCGT ») tient à souligner l’excellente coopération
de l’ensemble du personnel et de la direction tout au long de ce mandat.
Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à contacter le soussigné au 613 760-3520.
Veuillez agréer, Madame, mes salutations distinguées,
Sénat du Canada Audit des dépenses du Sénat – Rapport d’audit Page 2
TABLE DES MATIÈRES
1. RESTRICTIONS ET LIMITES ..................................... 3
2. RÉSUMÉ ..................................................................... 4
3. DÉPENSES DES SÉNATEURS .................................. 6
4. DÉPENSES DE L’ADMINISTRATION DU SÉNAT ... 11
Annexe A – Critères d’audit ............................................. 16
De statu quo à
statut Go.
Bienvenue au statut Go.
Sénat du Canada Audit des dépenses du Sénat – Rapport d’audit Page 3
1. Restrictions et limites
Le Sénat du Canada (le Sénat) a retenu les services de Raymond Chabot Grant Thornton Consulting
inc. (RCGT) pour réaliser un audit de ses dépenses.
Le présent rapport a été produit pour le Sénat à partir des renseignements et des représentations qui
nous ont été fournis par la direction. Le présent rapport ne doit pas être utilisé à d’autres fins et RCGT
décline expressément toute responsabilité pour les pertes ou dommages subis lors de son utilisation
à des fins autres que celles décrites dans le présent paragraphe. Il ne doit pas être reproduit en tout
ou en partie sans l’autorisation écrite expresse de RCGT.
Le présent rapport et le travail de soutien réalisé par RCGT ne constituent pas une affirmation que les
processus et contrôles financiers et/ou les technologies du Sénat sont exempts de défauts, et ne
garantissent pas qu’ils sont à l’abri de la fraude, d’abus ou d’inexactitudes. Aucun des travaux
effectués par RCGT ou le contenu de ce rapport ne constituent une opinion ou un conseil juridique.
RCGT se réserve le droit, mais ne sera aucunement tenu, d’examiner et/ou de réviser le contenu du
présent rapport à la lumière de renseignements qui sont portés à son attention après la date de ce
rapport.
Sénat du Canada Audit des dépenses du Sénat – Rapport d’audit Page 4
2. Résumé
2.1. RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX ET CONTEXTE
Le Sénat du Canada
Le Sénat du Canada (le Sénat) est la Chambre haute législative du système bicaméral
parlementaire canadien. Il est composé de 105 sénateurs, nommés par le gouverneur général sur la
recommandation du premier ministre. À titre de parlementaires, les sénateurs examinent de façon
critique une grande variété de questions législatives. Ils ont pour rôle notamment :
d’examiner, de modifier, de rejeter ou d’approuver des projets de loi ;
de proposer de nouvelles mesures législatives; et
d’amorcer des débats et de mener des études approfondies sur des enjeux de politiques publiques.
Les sénateurs disposent de budgets pour embaucher du personnel, recruter des entrepreneurs et
acheter des biens et services pour faire fonctionner leur bureau. Le Sénat rembourse également aux
sénateurs les frais de déplacement, d’hébergement et autres dépenses connexes encourus dans
l’exercice de leurs fonctions parlementaires. Le Règlement administratif du Sénat, la Politique sur la
gestion de bureau des sénateurs (PGBS) et d’autres politiques (p. ex. la Politique du Sénat sur
l’approvisionnement) régissent l’utilisation des ressources du Sénat par les sénateurs.
En plus des dépenses encourues par les sénateurs, le Sénat engage des dépenses liées au soutien
en matière d’administration et de procédure. L’Administration du Sénat fournit des services de
soutien en matière de procédure, de sécurité, d’administration financière, de ressources humaines,
de communications, d’entretien des bâtiments, de gestion des actifs et de technologie de
l’information, qui permettent aux sénateurs d’accomplir leur travail. Les dépenses des sénateurs et
celles des membres du Comité exécutif de l’Administration du Sénat sont divulguées de manière
proactive dans les 60 jours suivant la fin de chaque trimestre.
2.2. OBJECTIFS ET PORTÉE
Objectifs
L’audit consistait à examiner les dépenses des sénateurs et de l’Administration du Sénat, à
l’exclusion des salaires, dans l’optique de valider les éléments suivants :
que les dépenses encourues par les sénateurs et l’Administration du Sénat étaient étayées par les documents exigés et, selon les détails inclus dans les documents, établies conformément aux politiques et procédures en vigueur, y compris les activités d’approvisionnement; et
que les contrôles et les pratiques ont été appliqués conformément aux processus élaborés par le Sénat concernant le traitement, la consignation et le paiement des dépenses.
Sénat du Canada Audit des dépenses du Sénat – Rapport d’audit Page 5
Portée
La portée de l’audit comprenait tous les types de dépenses, à l’exclusion des salaires et des
avantages sociaux, concernant les déplacements, l’accueil, les communications, les services
professionnels, l’équipement, les réparations, l’entretien, le matériel, les fournitures et les permis
pour les sénateurs et l’Administration du Sénat, encourues entre le 1er avril 2018 et le 31 mars 2019.
Les dépenses des sénateurs, y compris les nouveaux et les retraités, s’inscrivaient également dans
la portée de l’audit.
Deux (2) échantillons de transactions ont été sélectionnés pour les tests :
1. Dépenses des sénateurs; et
2. Dépenses de l’Administration du Sénat.
D’autres renseignements sur l’audit sont fournis aux sections 3 et 4 du présent rapport.
2.3. RÉSULTATS DE L’AUDIT
Un échantillon a été jugé non conforme si une (1) ou plusieurs exigences de la politique ne
pouvaient être raisonnablement validées à l’aide des documents fournis. Le sommaire des résultats
de l’audit est présenté dans les tableaux 1 et 2 ci-dessous :
Tableau 1 : Résultats de la validation des dépenses des sénateurs
Information clé Population et échantillons
Résultats de la validation
Valeur de la population 7 790 603 $ Conforme Non conforme
Montant testé ($) 738 651 $ 736 959 $ 1 692 $
Nombre de transactions validées (%) 202 201 (99,5 %) 1 (0,5 %)
Tableau 2 : Résultats de la validation des dépenses de l’Administration du Sénat
Information clé Population et échantillons
Résultats de la validation
Valeur de la population 7 624 886 $ Conforme Non conforme
Montant testé ($) 2 043 034 $ 2 043 034 $ -
Nombre de transactions validées (%) 85 85 (100 %) -
2.4. CONCLUSION DE L’AUDIT
Les résultats des tests de conformité ont indiqué que les dépenses engagées par les sénateurs et
l’Administration du Sénat étaient généralement étayées par les documents exigés et étaient
encourues conformément aux politiques et aux procédures établies, y compris les activités
d’approvisionnement.
De plus, des contrôles et des pratiques ont été appliqués dans le traitement, la consignation et le
paiement des dépenses, conformément aux processus élaborés par le Sénat. Toutefois, des
possibilités d’améliorations ont été relevées en matière de gestion de l’information et de clarification
des politiques d’approvisionnement. La direction du Sénat devrait continuer à améliorer ses
pratiques de gestion de l’information en veillant à ce que tous les documents à l’appui de la
conformité soient conservés sous forme électronique dans les systèmes de l’organisation. De plus,
le Sénat devrait clarifier sa Politique sur l’approvisionnement en établissant des seuils relatifs à
l’exigence du Comité pour ce qui est d’approuver les modifications importantes aux conditions des
contrats.
Sénat du Canada Audit des dépenses du Sénat – Rapport d’audit Page 6
3. DÉPENSES DES SÉNATEURS
3.1. Renseignements généraux et contexte
Le Parlement, en vertu de la Loi sur le Parlement du Canada et des lois de crédits, fournit des
ressources au Sénat qui, à son tour, alloue des ressources aux sénateurs telles que des bureaux,
du mobilier et de l’équipement, et leur donne des budgets leur permettant d’employer du personnel,
d’embaucher des entrepreneurs et d’acheter des fournitures de bureau. Le Sénat rembourse
également aux sénateurs les frais de déplacement, d’hébergement et autres dépenses connexes
approuvées encourues dans l’exercice de leurs fonctions parlementaires1.
De plus, l’Administration du Sénat fournit des services en matière de procédure, de sécurité,
d’administration financière, de ressources humaines, de communications, d’entretien des bâtiments,
de gestion des actifs et de technologie de l’information, qui permettent aux sénateurs d’accomplir
leur travail; les dépenses sont réparties en trois catégories :
les dépenses d’accueil;
les frais de déplacement (y compris les frais d’inscription à une conférence); et
les contrats attribués.
Les renseignements relatifs aux dépenses des sénateurs devraient être inclus dans le système E-Claims du Sénat, y compris les demandes de remboursement de frais de déplacement soumises par les sénateurs et les pièces justificatives (p. ex. : reçus, billets d’avion ou itinéraire, factures, etc.).
3.2. Portée
La portée de l’audit comprenait toutes les dépenses encourues entre le 1er avril 2018 et le
31 mars 2019 dans les catégories suivantes : transports et télécommunications, services
professionnels et spéciaux, locations et permis, équipement, matériel et fournitures, achats de
services de réparation et d’entretien et information et publication. La validation des salaires et des
avantages sociaux était exclue de l’audit.
La conformité des dépenses avec les politiques suivantes a été validée dans le cadre de l’audit :
La Politique sur la gestion du bureau des sénateurs;
Les taux de remboursement au titre de la Politique sur la gestion du bureau des sénateurs;
La Politique du Sénat sur l’approvisionnement.
La conformité a été évaluée sur la base des renseignements et des registres conservés dans les
systèmes financiers d’enregistrement (Unit4 et E-Claims) et des documents supplémentaires fournis
par le Sénat. À ce titre, les procédures de test suivantes n’ont pas été réalisées dans le cadre de cet
1 Le Règlement administratif du Sénat définit les fonctions parlementaires comme des « obligations et activités se rattachant à la charge de sénateur,
où qu’elles soient exécutées, y compris les engagements publics et officiels et les questions partisanes. Ne sont pas comprises dans les fonctions parlementaires les activités liées, selon le cas : à l’élection d’un député à la Chambre des communes sous le régime de la Loi électorale du Canada, ou aux intérêts commerciaux privés d’un sénateur ou d’un membre de sa famille ou de son ménage ».
Sénat du Canada Audit des dépenses du Sénat – Rapport d’audit Page 7
audit, car l’objectif principal de ce dernier était de déterminer si les renseignements conservés
étaient suffisants pour valider la conformité aux politiques et aux procédures applicables :
Mode de transport : la Politique sur la gestion de bureau des sénateurs précise que lorsqu’un mode de transport est sélectionné, des considérations de coût, de temps de déplacement et de commodité doivent être prises en compte. L’audit n’a pas permis de déterminer si le mode de déplacement a été choisi en fonction du coût, du temps de déplacement et de la commodité. L’audit a cependant permis d’évaluer le caractère raisonnable du mode de transport par rapport aux facteurs susmentionnés;
Validation de présence : les sénateurs se déplacent souvent pour des travaux parlementaires, ce qui comprend, sans s’y limiter, des conférences, des événements et des réunions. Des procédures ont été conçues pour évaluer si les dépenses étaient justifiées par les documents exigés (c.-à-d. les folios d’hôtel et les itinéraires de vol). L’audit n’a cependant pas permis de valider la présence des sénateurs aux événements pour lesquels des déplacements avaient été réservés, ni si les sénateurs ont bel et bien effectué les déplacements pour lesquels des frais de déplacement ont été engagés; et
Points pour les déplacements : les sénateurs se voient attribuer 64 points à appliquer pour leurs déplacements. Un billet aller-retour représente une déduction de 1 point du total des points disponibles pour les déplacements. Dans le cas où une dépense échantillonnée était pour un vol ou un billet de train, l’admissibilité de la classe tarifaire du billet sélectionné et la confirmation que la dépense était étayée par les documents exigés ont été évaluées dans le cadre de l’audit. Aucun rapprochement avec l’attribution des points aux sénateurs n’a été effectué.
3.3. Procédures d’audit réalisées
Les dépenses des sénateurs ont été classées comme dépenses de déplacement des sénateurs ou
dépenses non liées aux déplacements des sénateurs. Les procédures d’audit suivantes ont été
accomplies :
Dépenses de déplacement des sénateurs
Nous avons validé que les demandes de remboursement des sénateurs ont été reçues par la Direction des finances et de l’approvisionnement dans les 60 jours civils suivant la dernière date de déplacements ou autrement justifiées.
Nous avons validé que les demandes de remboursement des sénateurs étaient étayées par les documents exigés tels que des factures, des reçus ou des preuves de paiement, des bons de commande (le cas échéant) et la description de l’objet du déplacement.
Nous avons validé qu’un formulaire de réclamation a été rempli et signé par les sénateurs.
Nous avons validé que le but des déplacements des sénateurs pouvait être raisonnablement justifié aux fins de travaux parlementaires sur la base des documents fournis.
Dépenses non liées aux déplacements des sénateurs
Nous avons validé que les dépenses ont été engagées et étayées par l’une (1) des cinq (5) méthodes d’achat approuvées :
Demande de bon de commande;
Demande de contrat de service;
Sénat du Canada Audit des dépenses du Sénat – Rapport d’audit Page 8
Conclure des contrats de moins de 2 500 $ et demander au vendeur d’envoyer directement la facture à l’Administration du Sénat;
Utiliser le fournisseur approuvé de fournitures de bureau; ou
Utiliser des fonds personnels et demander un remboursement (moins de 2 500 $).
Nous avons validé que les demandes de remboursement des sénateurs ont été reçues par la Direction des finances et de l’approvisionnement dans les 60 jours suivant l’une des situations ci-après, selon le cas :
La date de l’achat des biens ou des services;
Le dernier jour d’une activité; ou
Après l’annonce d’études ou de formations terminées avec succès (remboursement de frais engagés dans le cadre d’études ou de formations).
Nous avons validé que les demandes de remboursement des sénateurs étaient étayées par les documents exigés tels que des factures, des reçus ou des preuves de paiement et des bons de commande (le cas échéant).
Nous avons validé qu’un formulaire de réclamation a été rempli et signé par les sénateurs.
Nous avons validé que les bons de commande ont été approuvés par la Direction des finances et de l’approvisionnement, conformément à la délégation de pouvoirs.
3.4. Échantillons
Pour effectuer l’audit, des échantillons de dépenses des sénateurs ont été sélectionnés. Des
échantillons proportionnels ont été sélectionnés en fonction des catégories de dépenses incluses
dans le plan comptable du Sénat. Le montant total échantillonné pour les dépenses des sénateurs
était égal à 20 %2 du total des dépenses des sénateurs. Les postes individuels de l’échantillon au
sein de l’échantillon proportionnel ont été sélectionnés au hasard dans le grand livre général.
Le tableau 3 ci-dessous présente un résumé de l’échantillon des dépenses des sénateurs par
rapport à la population totale :
2 Les postes du grand livre général (GLG) sélectionnés incluent les transactions effectuées au moyen d’une carte American Express, qui contiennent en
fait plusieurs dépenses totalisant la valeur totale des postes du GLG. Dans le cas où un total de transactions effectuées au moyen d’une carte American Express a été sélectionné, un sous-échantillon a été tiré. RCGT a sélectionné une (1) des dépenses de la valeur la plus élevée dans la catégorie de dépenses correspondante (c.-à-d. les déplacements et les télécommunications). La sélection d’un sous-échantillon a entraîné une réduction de l’importance globale testée.
Sénat du Canada Audit des dépenses du Sénat – Rapport d’audit Page 9
Tableau 3 : Population et échantillon des dépenses des sénateurs
Catégories de dépenses
Population Échantillons
Total des dépenses3
Pourcentage des dépenses
totales
Total des dépenses
échantillonnées
Pourcentage du total des
dépenses échantillonnées
Nombre
d’échantillons
Transports et télécommunications
6 481 429 $ 83,2 % 1 302 394 $ 82,9 % 118
Services professionnels et spéciaux
877 018 $ 11,3 % 175 556 $ 11,2 % 23
Locations et permis 144 769 $ 1,9 % 32 411 $ 2,1 % 11
Équipement 58 044 $ 0,7 % 13 327 $ 0,8 % 3
Matériel et fournitures 143 384 $ 1,8 % 29 041 $ 1,8 % 34
Achats de services de réparation et d’entretien
10 937 $ 0,1 % 2 915 $ 0,2 % 3
Information et publications 75 022 $ 1,0 % 15 599 $ 1,0 % 10
Total 7 790 603 $ 100 % 1 571 243 $ 100 % 202
3.5. Résultats de l’audit
La phase de test d’audit s’est déroulée entre le 4 novembre et le 15 novembre 2019. Un échantillon
a été jugé non conforme si une (1) ou plusieurs exigences de la politique ne pouvaient pas être
raisonnablement validées par les documents du système de consignation et les renseignements
supplémentaires fournis.
Lors de nos tests, nous avons observé de bonnes pratiques entraînant un taux de conformité élevé.
En particulier, le Sénat a récemment mis en œuvre le système Unit4, qui a renforcé les contrôles
liés aux flux de travail, aux approbations et à la conservation des documents pour démontrer la
conformité aux exigences de la politique.
Il a également été constaté que les sénateurs soumettaient généralement des demandes de
remboursement dans les 60 jours civils suivant la date d’achat des biens ou des services, le dernier
jour du déplacement, le dernier jour d’une activité ou une annonce d’études ou de formations
terminées avec succès. Les tableaux 4 et 4.1 ci-dessous présentent les résultats de nos tests de
conformité et des détails sur l’observation de non-conformité notée.
Tableau 4 : Résultats des validations de dépenses des sénateurs
Information clé Population et échantillons Résultats de la validation
Valeur de la population 7 790 603 $ Conforme Non conforme
Montant testé ($) 738 651 $ 736 959 $ 1 692 $
Nombre de transactions testées (%) 202 201 (99,5 %) 1 (0,5 %)
3 Les dépenses totales ont été calculées sur la base de l’extrait du grand livre général fourni à RCGT par le Sénat le 18 octobre 2019.
Sénat du Canada Audit des dépenses du Sénat – Rapport d’audit Page 10
Tableau 4.1 : Détails des observations de tests non conformes
Résultats des tests/nature des observations non conformes Nombre d’échantillons
non conformes
Valeur de l’échantillon
testé
Une demande de remboursement n’a pas été signée par le sénateur l’ayant soumis.
1 1 692 $
Total 1 1 692 $
Réponse de la direction
L’Administration du Sénat est d’accord avec cette observation et a depuis obtenu la signature du sénateur pour la demande de remboursement relevée.
3.6. Recommandations
Recommandation 1 : Gestion de l’information
Il est recommandé que le Sénat, poursuivant sa transition vers les nouveaux systèmes de
consignation (Unit4 et E-Claims), utilise davantage les fonctionnalités de stockage des documents
au lieu des fichiers papier ou de l’enregistrement des documents sur le réseau pour garantir que les
systèmes de consignation (c.-à-d. Unit4 et E-Claims) contiennent tous les documents exigés, tels
que les suivants :
les factures;
les bons de commande;
les contrats de location;
les approbations; et
la preuve d’un processus d’approvisionnement concurrentiel ou d’exemptions au processus concurrentiel approuvées par le greffier du Sénat et le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration.
Plan d’action de la direction
L’Administration du Sénat est d’accord avec la recommandation. L’exercice 2018-2019 a été
une année de transition pour Finances, qui migrait vers un environnement sans papier et tirait
parti de l’utilisation des systèmes d’entreprise pour améliorer la gestion des documents.
Sénat du Canada Audit des dépenses du Sénat – Rapport d’audit Page 11
4. DÉPENSES DE L’ADMINISTRATION DU SÉNAT
4.1. Renseignements généraux et contexte
Les dépenses de l’Administration du Sénat sont les dépenses encourues par les employés du Sénat
(qui ne sont pas sénateurs) et comprennent les frais d’accueil, de petite caisse et
d’approvisionnement. Les renseignements relatifs aux dépenses de l’Administration du Sénat
devraient être stockés dans le système Unit4 du Sénat, y compris les documents relatifs au
processus de passation des marchés, à la réception et au paiement des biens et services.
4.2. Portée
La portée de l’audit comprenait toutes les dépenses encourues entre le 1er avril 2018 et le
31 mars 2019 dans les catégories suivantes : transports et télécommunications, services
professionnels et spéciaux, locations et permis, équipement, matériel et fournitures, achats de
services de réparation et d’entretien et information et publication. Les tests des salaires et des
avantages sociaux étaient exclus de l’audit.
La conformité des dépenses avec les politiques suivantes a été testée dans le cadre de l’audit :
la Politique de l’Administration du Sénat en matière d’accueil;
la Politique sur la petite caisse;
la Politique de l’Administration du Sénat en matière de déplacements;
la Politique du Sénat sur l’approvisionnement.
Il convient de noter que les exigences suivantes de la Politique du Sénat sur l’approvisionnement
n’ont pas été validées, car ces exigences en matière d’approvisionnement n’avaient pas été
entièrement mises en œuvre pendant la période visée par la portée de l’audit :
l’inclusion d’objectifs socio-économiques dans le cadre des processus d’approvisionnement; et
l’inclusion de dispositions relatives à l’environnement dans les demandes de propositions.
4.3. Procédures d’audit réalisées
Les procédures d’audit suivantes ont été accomplies :
Nous avons validé que la Politique du Sénat sur l’approvisionnement était respectée lors de l’achat de biens ou de services. Plus précisément, nous avons vérifié si :
les marchés de biens ou de services ont été conclus par des personnes occupant des postes assortis de pouvoirs de passation des marchés délégués spécifiques.
Sénat du Canada Audit des dépenses du Sénat – Rapport d’audit Page 12
L’approbation a été obtenue du Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (le Comité) :
avant d’entreprendre toute activité d’achat de biens ou de services dépassant 100 000 $.
pour les modifications qui porteront la valeur initiale du contrat à plus de 100 000 $.
pour les modifications importantes des conditions des contrats, préalablement approuvées par le Comité, avant les modifications finales du contrat.
pour les demandes, quelle que soit leur valeur, que le dirigeant des finances et de l’approvisionnement peuvent juger comme une mauvaise utilisation des fonds publics.
Des processus d’approvisionnement concurrentiel ont été tenus pour les biens et services lorsque la valeur des marchés de services dépasse 35 000 $ pour un exercice ou lorsque les marchés de biens dépassent 25 000 $.
Les processus d’approvisionnement concurrentiel comprenaient des délais pour les soumissions ou les propositions.
Les exceptions au processus d’approvisionnement concurrentiel ont été approuvées par le Comité sénatorial permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration pour les transactions supérieures à 25 000 $ pour les biens, et à 35 000 $ pour les services.
Les marchés de biens précisent les exigences techniques en termes de critères de rendement plutôt que de conception ou de caractéristiques descriptives, décrivent les travaux à réaliser, les objectifs à atteindre et les responsabilités du contractant.
Des contrats ont été octroyés à des fournisseurs satisfaisant à toutes les exigences obligatoires énoncées dans le document concurrentiel, et pour lesquels le comité d’évaluation a jugé qu’ils étaient en mesure de remplir leurs obligations en plus d’être avantageux sur le plan de la valeur globale, en fonction des critères d’évaluation contenus dans la demande de propositions.
Nous avons validé que les dépenses de l’Administration du Sénat étaient approuvées par les personnes ayant les pouvoirs de signer des documents financiers.
Nous avons validé que les demandes de remboursement de l’Administration du Sénat étaient étayées par les documents exigés.
Plus précisément, pour la dépense sélectionnée, nous avons validé que les pièces justificatives suivantes étaient incluses dans la demande :
les factures;
les reçus et la preuve de paiement;
la justification écrite des biens et des services fournis; et
la justification écrite du but et de la nécessité des dépenses, accompagnée des pièces justificatives.
4.4. Échantillons
Pour réaliser l’audit, des échantillons de dépenses de l’Administration du Sénat ont été sélectionnés.
Des échantillons proportionnels ont été sélectionnés en fonction des catégories de dépenses
Sénat du Canada Audit des dépenses du Sénat – Rapport d’audit Page 13
incluses dans le plan comptable du Sénat. Le montant total échantillonné pour les dépenses de
l’Administration du Sénat était égal à 27 % du total des dépenses. Les postes individuels de
l’échantillon au sein de l’échantillon proportionnel ont été sélectionnés au hasard dans le grand livre
général.
Le tableau 5 ci-dessous présente un résumé de l’échantillon des dépenses de l’Administration du
Sénat par rapport à la population totale :
Tableau 5 : Population et échantillon des dépenses de l’Administration du Sénat
Catégories de dépenses
Population Échantillons
Total des dépenses4
Pourcentage des
dépenses
Total des dépenses
échantillonnées
Pourcentage du total des dépenses
échantillonnées
Nombre
d’échantillons
Transports et télécommunications
639 896 $ 8,4 % 128 493 $ 6,3 % 14
Services professionnels et spéciaux
2 826 646 $ 37,1 % 573 980 $ 28,1 % 22
Locations et permis 944 552 $ 12,4 % 190 217 $ 9,3 % 5
Équipement 1 230 414 $ 16,1 % 249 058 $ 12,2 % 7
Matériel et fournitures 754 068 $ 9,9 % 163 287 $ 8,0 % 33
Achats de services de réparation et d’entretien
765 758 $ 10,0 % 305 000 $ 14,9 % 2
Information et publications 463 552 $ 6,1 % 433 000 $ 21,2 % 2
Total 7 624 886 $ 100 % 2 043 035 $ 100 % 85
4.5. Résultats de l’audit
Les résultats résumés de l’audit sont présentés dans les tableaux 6 et 6.1 ci-dessous. Un échantillon
a été jugé non conforme si une (1) ou plusieurs exigences de la politique ne pouvaient être
raisonnablement validées au moyen des documents contenus dans le système de consignation et
des renseignements supplémentaires fournis.
Lors de nos validations, nous avons observé de nombreuses bonnes pratiques entraînant un taux
de conformité élevé. L’audit a révélé que les dépenses de l’Administration du Sénat étaient
approuvées par les personnes ayant les pouvoirs de signer des documents financiers, et que les
dépenses étaient généralement étayées par les documents exigés. Il a également été constaté que
lors de l’établissement de marchés de biens, les spécifications techniques comprenaient des critères
de rendement objectifs et mesurables.
Le résumé des résultats de l’audit est présenté dans le tableau 6 ci-dessous.
4 Les dépenses totales ont été calculées sur la base de l’extrait du grand livre général fourni à RCGT par le Sénat le 18 octobre 2019.
Sénat du Canada Audit des dépenses du Sénat – Rapport d’audit Page 14
Tableau 6 : Résultats des tests de dépenses de l’Administration du Sénat
Information clé Population et échantillons
Résultats des tests
Valeur de la population 7 624 886 $ Conforme Non
conforme
Montant testé ($) 2 043 034 $ 2 043 034 $ -
Nombre de transactions testées (%) 85 85 (100%) -
Bien qu’il ait été constaté que toutes les transactions échantillonnées étaient conformes aux
politiques du Sénat, il a été observé que pour une transaction, le Comité permanent de la régie
interne, des budgets et de l’administration (le Comité) a approuvé un processus
d’approvisionnement non concurrentiel pour des services dépassant 100 000 $, ainsi que le
renouvellement du contrat. Bien que cela soit conforme à la Politique du Sénat sur
l’approvisionnement, il a été noté que la valeur annuelle du contrat a augmenté par rapport au
montant initialement approuvé par le Comité.
Le contrat est résumé dans le tableau 6.1 ci-dessous.
Tableau 6.1 : Détails du contrat approuvé par le Comité
Objet du contrat Date
d’approbation
Valeur
approuvée
Valeur
actuelle
Augmentation
de la valeur
Soutien et maintenance des
multimédias appartenant au
Sénat
24 mars 2016 250 000 $ 300 000 $ 50 000 $
4.6. Recommandations
Recommandation 2 : Clarifier les exigences de la politique
Dans la Politique du Sénat sur l’approvisionnement, il est stipulé que les utilisateurs finaux doivent
demander et obtenir l’approbation du Comité pour les modifications importantes des conditions des
contrats, préalablement approuvées par le Comité, avant les modifications finales apportées au
contrat. Pour le contrat mentionné au tableau 6.1, l’approbation par le Comité d’augmenter la valeur
du montant annuel du contrat n’a pas été trouvée.
Il est recommandé que le Sénat clarifie sa politique sur l’approvisionnement en établissant des
seuils relatifs à l’exigence du Comité d’approuver les modifications importantes des conditions des
contrats (par exemple, la valeur monétaire de la modification).
Plan d’action de la direction
Le Comité permanent de la régie interne, des budgets et de l’administration (le Comité) a approuvé le contrat pour le Soutien et maintenance des multimédias appartenant au Sénat le 24 mars 2016 pour l’exercice financier 2016-2017 et pour les exercices financiers futurs. La décision du Comité stipule que l'accord de niveau de service pour les services entre le groupe de soutien multimédia du Sénat et de la Chambre des communes soit renouvelé à 250 000 $ et soit renouvelé automatiquement au début de chaque exercice financier, tant qu'il peut être établi que l'arrangement continue à être bénéfique pour le Sénat. Par conséquent,
Sénat du Canada Audit des dépenses du Sénat – Rapport d’audit Page 15
l'administration du Sénat n'a pas demandé une autre approbation à CIBA, puisque l'accord a continué à être bénéfique pour le Sénat.
Toutefois, l'administration du Sénat convient que la politique sur l’approvisionnement devrait être clarifiée afin de mieux définir ce qui constitue une modification majeure des termes et conditions d'un contrat nécessitant une nouvelle approbation par CIBA. L'administration du Sénat est en train de revoir sa politique sur l’approvisionnement et en tiendra compte lors de la révision.
Sénat du Canada Audit des dépenses du Sénat – Rapport d’audit Page 16
Annexe A – Critères d’audit
Les critères fondés sur le risque ont été élaborés en déterminant les contrôles attendus liés aux
dépenses non salariales, y compris les contrôles pendant les processus d’achat de biens et
services, ainsi que les contrôles attendus tout au long des processus de dépenses.
Critères et sous-critères d’audit
1. Les dépenses des sénateurs ont été effectuées conformément aux politiques et procédures établies, y compris les activités d’approvisionnement.
1.1
Les dépenses des sénateurs ont été approuvées par les personnes ayant les pouvoirs de signer des documents financiers.
1.2
Les demandes de remboursement des sénateurs ont été reçues par la Direction des finances et de l’approvisionnement dans les 60 jours suivant l’activité.
1.3
Les demandes de remboursement des sénateurs étaient étayées par les documents exigés.
1.4
La Politique du Sénat sur l’approvisionnement et/ou la Politique sur la gestion du bureau des sénateurs ont été respectées lors de l’achat de biens ou de services.
2. Les dépenses de l’Administration du Sénat ont été effectuées conformément aux politiques et procédures établies, y compris les activités d’approvisionnement.
2.1
Les dépenses de l’Administration du Sénat ont été approuvées par les personnes ayant les pouvoirs de signer des documents financiers.
2.2
Les dépenses de l’Administration du Sénat étaient étayées par les documents exigés.
2.3
La Politique du Sénat sur l’approvisionnement a été respectée lors de l’achat de biens ou de services.
3. Des contrôles et des pratiques ont été appliqués dans le traitement et l’enregistrement des dépenses, conformément aux processus conçus par le Sénat.
3.1
Le Sénat a conçu et documenté des contrôles pour le traitement et l’enregistrement des dépenses.
3.2
Des contrôles pour le traitement, l’enregistrement et le paiement des dépenses ont été mis en place et fonctionnent efficacement.
rcgt.com
