Instrumente Specifice de Evidenta si Organizare in Munca de Secretariat

INSTRUMENTE SPECIFICE DE EVIDENTA SI ORGANIZARE IN MUNCA DE SECRETARIAT Argument

Importana activitii de secretariat

Printre activitile cu importan deosebit n cadrul unei organizaii economico-sociale se numr i activitatea de secretariat.

Activitatea de secretariat este structurat pe compartimente specializate i are o ampl generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale administraiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii, consilii locale), ct i la nivelul agenilor economici, al unitilor cu profiluri diferite (academii, instituii de nvmnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numrul de funcii i unele atribuii sunt diferite de la o organizaie la alta.

Munca de secretariat n administraia public prezinta unele particulariti faa de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului c insui managementul instituiilor publice i structura organizaionala sunt diferite de oranizarea si conducerea companiilor i firmelor private. Aici termentul de secretara a fost inlocuit cu cel de asistent manager.

Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei instituii cu personalul angajat i cu persoanele din afara instituiei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a direciilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuiilor specifice. Astfel, secretara preia o serie de atribuii privind personalul, activiti administrative, activiti de relaii cu publicul.

Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condiiile necesare realizrii principalelor sale funcii: prevedere organizare comand coordonare ( control. Secretara trebuie s creeze condiii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esenial al conducerii.

In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcii i respectiv persoane care le ocup) cu activiti, atribuii i sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializai sunt reunii sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate, efi de serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care are precizate atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de secretariat.

Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activiti:

1) Activiti cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor, nregistrarea corespondenei).

2) Activiti prin care se duc la ndeplinire sarcinile i atribuiile prevzute n fia postului (documentare, coresponden, protocol, organizarea manifestrilor etc.).

3) Activiti pe care le decid, le iniiaz singure (cursuri de perfecionare, instruire a secretarelor din subordine),

4) Activiti de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discuii cu parteneri de afaceri, etc.)

Activitile se compun din atribuii, iar atribuiile din sarcini. Atribuia reprezint sfera de competen a unui compartiment, iar executarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune competena membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activiti.

- 2 -