Apuntes de Sae

29
ASPEL-SAE Es un sistema de cómputo que permite lograr una óptima automatización del proceso administrativo, facilitando la realización de las principales operaciones de compra- venta de la empresa. A través de diferentes procesos la información se actualiza “en línea”, es decir, la información de los catálogos se mantiene “al día” en todo momento, evitándose la duplicidad en la captura de información. El sistema permite generar reportes y gráficas de alto nivel, envía y recibe información a los demás sistemas de la línea ASPEL, y proporciona todo tipo de facilidades para el completo aprovechamiento de la información generada en él, ya que cuenta con Base de datos abierta, exportación a diversos formatos y copiado especial, entre otras interesantes funciones. Selección del archivo a trabajar En esta ventana debes especificar la ruta donde se encuentra el archivo con el que deseas trabajar, señalando la unidad y el directorio donde se almacena el archivo en cuestión. Directorio de Datos En esta ventana debes especificar la ruta donde se encuentran los archivos de la base de datos del sistema. Por omisión el sistema automáticamente instala la base de datos en el directorio DATOS dentro del directorio de trabajo de SAE. Instalación de la Base de Datos En esta ventana debes definir el directorio donde se almacenará la base de datos del sistema. Debes especificar si vas a manejar multialmacenes, un folio secuencial de tus facturas y remisiones y un descuento comercial de venta para todos tus clientes. ABRIR EMPRESA Podrás ingresar a tu programa con sólo dar doble clic en el icono del sistema. Clave de acceso La clave de acceso permite entrar al sistema al administrador o usuarios, cuyas claves se les haya dado derechos para manejar el sistema. Esta clave de acceso se define para cada empresa. También podrás definir el perfil de tus usuarios, es decir, estipular a qué operaciones tendrán acceso cada uno de ellos, teniendo de esta manera un control total de la operación de tu sistema. CAMBIO DE DIRECTORIO Y FECHA Aparece al inicio, después de la ventana de Abrir empresa. Desde el Menú Archivos, opción Fecha. Elige un directorio de datos 1

Transcript of Apuntes de Sae

ASPEL-SAE

ASPEL-SAE

Es un sistema de cmputo que permite lograr una ptima automatizacin del proceso administrativo, facilitando la realizacin de las principales operaciones de compra-venta de la empresa. A travs de diferentes procesos la informacin se actualiza en lnea, es decir, la informacin de los catlogos se mantiene al da en todo momento, evitndose la duplicidad en la captura de informacin.

El sistema permite generar reportes y grficas de alto nivel, enva y recibe informacin a los dems sistemas de la lnea ASPEL, y proporciona todo tipo de facilidades para el completo aprovechamiento de la informacin generada en l, ya que cuenta con Base de datos abierta, exportacin a diversos formatos y copiado especial, entre otras interesantes funciones.

Seleccin del archivo a trabajar

En esta ventana debes especificar la ruta donde se encuentra el archivo con el que deseas trabajar, sealando la unidad y el directorio donde se almacena el archivo en cuestin.

Directorio de Datos

En esta ventana debes especificar la ruta donde se encuentran los archivos de la base de datos del sistema. Por omisin el sistema automticamente instala la base de datos en el directorio DATOS dentro del directorio de trabajo de SAE.

Instalacin de la Base de Datos

En esta ventana debes definir el directorio donde se almacenar la base de datos del sistema.

Debes especificar si vas a manejar multialmacenes, un folio secuencial de tus facturas y remisiones y un descuento comercial de venta para todos tus clientes.

ABRIR EMPRESA

Podrs ingresar a tu programa con slo dar doble clic en el icono del sistema.

Clave de acceso

La clave de acceso permite entrar al sistema al administrador o usuarios, cuyas claves se les haya dado derechos para manejar el sistema.

Esta clave de acceso se define para cada empresa. Tambin podrs definir el perfil de tus usuarios, es decir, estipular a qu operaciones tendrn acceso cada uno de ellos, teniendo de esta manera un control total de la operacin de tu sistema.

CAMBIO DE DIRECTORIO Y FECHA

Aparece al inicio, despus de la ventana de Abrir empresa.

Desde el Men Archivos, opcin Fecha.

Elige un directorio de datos

Te permite indicar la ruta en la que se encuentran los datos de la empresa en la que vas a trabajar. Es importante que esta ruta sea siempre igual para la misma empresa, porque de otra manera habr duplicidad de informacin y una posible prdida de tus datos.

Elige fecha

Anota o selecciona la fecha de trabajo que el sistema tomar en cuenta para realizar los movimientos.

CERRAR EMPRESA

Men Archivos, opcin Cerrar empresa

Esta opcin sirve para terminar el trabajo con la empresa activa y poder abrir otra empresa. Al cerrar la empresa, no cierras el sistema.

Salir

Men Archivos, opcin Salir.

Esta opcin te permite terminar definitivamente la sesin del sistema.

CATLOGO DE INVENTARIOS Y SERVICIOS

Mdulo de Inventarios, Men Archivos, opcin Inventarios y servicios.

Este catlogo contiene toda la informacin sobre los productos o servicios o kits que maneja tu empresa, tales como precios, claves de producto, lneas de producto, existencias, impuestos, mtodos de costeo, ventas anuales por producto, etc. La ventana de consulta que se despliega cuando eliges la opcin de inventarios te muestra una lista de los productos que conforman tu inventario.

Agregar productos en el inventario

Mdulo de Inventarios, Men Archivos, opcin catlogo Inventarios y servicios/ Men Edicin / Agregar.

Consiste en aadir nuevos productos a tu inventario.

Cuentas con 4 carpetas para indicar sus caractersticas:

Clave del productoAntes de capturar los productos del inventario es importante que cuentes con una clasificacin de claves de tus productos debidamente estructurada para facilitar la identificacin de tus productos. El campo de

Carpeta Datos Generales

Campo

Descripcin

Clave del productoEn este campo debes indicar la clave que identifica al producto, la cual es nica y puede estar constituida hasta por 16 caracteres alfanumricos.

Descripcin del productoEn este campo puedes anotar el nombre completo del producto y/o una breve descripcin del mismo.

Producto / servicio / kit

Indica si el registro a dar de alta es un producto, servicio o un Kit, ya que cada uno recibe un manejo distinto.

Lnea del productoIndica de la lista desplegable de lneas a la que pertenezca el producto que ests dando de alta. Con esta clasificacin de 5 espacios podrs agrupar productos diferentes de acuerdo a caractersticas similares.

Tiempo de surtidoEn este rubro cuentas con 3 espacios para anotar el tiempo (en das) que tardan los proveedores en surtir el producto, lo cual te ser til para estimar la fecha en que debe pedirse el reabastecimiento de un artculo.

Control de almacnAqu puedes registrar la ubicacin de un artculo dentro de la bodega, de acuerdo a las claves que utilices en tu empresa.

Volumen/ Peso

En estos campo podrs indicar el volumen y peso del producto, estos campos te podrn ser de utilidad para poder determinar el costo del flete.

Unidad de Entrada / SalidaEstos dos campos indican la unidad o medida en la que se registra la entrada o salida del producto y no necesariamente son iguales.Factor entre unidadesEste factor expresa la relacin que existe entre la unidad de entrada y la unida de salida. Por ejemplo: T compras tu producto por cajas y cada caja contiene 20 piezas, la salida la manejas por piezas, entonces el factor entre unidades ser 20.

Unidad de empaqueAqu se indica la cantidad de unidades o medidas contenidas en cada paquete o caja.Nmeros de serie / lotes /pedimentos aduanales

Si el producto que ests registrando maneja Nmeros de serie, o se maneja en lotes, o si proviene del extranjero, debers marcar la opcin correspondiente para que el sistema lleve el control de los productos considerando todos esos aspectos.

Carpeta Precios y control

Campo

Descripcin

Clave del productoEn este campo debes indicar la clave que identifica al producto, la cual es nica y puede estar constituida hasta por 16 caracteres alfanumricos.

Descripcin del productoEn este campo puedes anotar el nombre completo del producto y/o una breve descripcin del mismo.

Precio al pblicoEste precio siempre ser sugerido como precio unitario del artculo al momento de elaborar una cotizacin, pedido, remisin o factura.

Otros precios / precio mnimo y precios de lista 2, 3 y 4.Dentro de la ventana Otros precios, puedes capturar hasta 4 diferentes precios aplicables al producto que ests dando de alta. Dentro de estos precios se incluye el Precio mnimo, el cual funciona como una proteccin que impedir que se elabore un documento en Facturas y Vendedores con un precio inferior al definido en este campo.

MonedaEste campo muestra la moneda en la que se expresan lo precios de los productos.Impuesto EsquemasSelecciona de la lista desplegable el esquema de impuesto que se aplicar al producto que se est dando de alta, cada uno de los productos podrn tener asociado un esquema de impuesto en particular.

ExistenciaAqu se muestra la cantidad total de unidades de un producto en el inventario.

Stock mnimoEn este campo debe indicarse la cantidad mnima de existencias que debe haber en el inventario, con la finalidad de satisfacer la demanda de tus clientes. Stock mximoAqu debes anotar la cantidad mxima de un artculo que se debe tener en almacn, tal que seasuficiente para tener cubierta la demanda, pero cuidando que tu volumen no eleve demasiado el costo por mantener dichas existencias en bodega.

ApartadosEste campo es informativo y muestra la cantidad de productos que no pueden ser vendidos debido a que se apartaron desde el alta de pedidos. Costeo

En esta parte puedes elegir el mtodo con el que va a ser determinado el costo del producto al salir del inventario. Este dato ser utilizado en movimientos al inventario y en el Mdulo de Facturas y Vendedores, al momento de realizar una operacin de salida de mercanca.El sistema maneja cuatro mtodos de costeo:U.E.P.S.: ltimas entradas, Primeras salidas (el costo al que se realizan las salidas del producto corresponde al costo de las ltimas entradas realizadas).P.E.P.S.: Primeras entradas, Primeras salidas (el costo al que se realizan las salidas del producto corresponde al de las primeras entradas).Promedio: Costeo Promedio (se obtiene por un promedio de los costos dependiendo de la existencia de los productos).Estndar: Costo invariable (definido por el usuario).Mtodos de costeo / Movimientos al inventario

AlmacenesSi manejas almacenes, al modificar la informacin del producto, podrs revisar con este botn las existencias del mismo en cada uno de los almacenes de tu empresa (esto, si manejas la opcin Multialmacn), y conocer Asimismo el stock mnimo y mximo permitidos, y la cantidad pendiente por recibir del artculo. Proveedores 1 y 2 (F2)Aqu podrs anotar las claves de identificacin de aquellos proveedores que surten el producto que ests dando de alta, con lo que tendrs una referencia cuando sea necesario reabastecer el almacn.

Carpeta Registro y acumulados

Campo

Descripcin

Clave del productoEn este campo debes indicar la clave que identifica al producto, la cual es nica y puede estar constituida hasta por 16 caracteres alfanumricos.

Descripcin del productoEn este campo puedes anotar el nombre completo del producto y/o una breve descripcin del mismo.

Pendientes por recibir

Esta cifra representa la cantidad total de un determinado producto que se ha pedido alproveedor, pero que no ha sido surtido.

Pendientes por surtir

Anota la cantidad de existencias de un producto que deben ser surtidas a uno o varios clientes.

Acumulados anuales ventas: Fecha de ltima venta

Aqu se almacena la fecha de la ltima vez que se vendi el producto (da/mes/ao). Costo promedio

Campo informativo que refleja el historial de los costos del producto, actualizndose

automticamente con base en los movimientos de entrada y salida del producto; esta

actualizacin depender del tipo de costeo que se haya definido para el producto.ltimo costoEste campo expresa el ltimo costo unitario al que se compr o entr al almacn el producto. Acumulados de ventas anuales

Cantidad y monto: Estos campos se refieren a las ventas anuales de Producto.

Fecha de ltima venta: En este rubro anota la fecha en que realizaste la ltima venta.Acumulados anuales comprasCantidad y monto: Estos campos se refieren a las compras anuales del producto.

Fecha de ltima compra: En este rubro anota la fecha en que realizaste la ltima compra

Carpeta Observaciones

Clave del productoEn este campo debes indicar la clave que identifica al producto.Descripcin del productoEn este campo puedes anotar el nombre completo del producto y/o una breve

descripcin del mismo.

Observaciones

Cuentas con varias lneas para incluir comentarios importantes con respecto al producto.

Campos libres del usuarioEl sistema proporciona seis campos donde podrs almacenar informacin de

importancia para tu empresa.

MODIFICAR PRODUCTOS EN EL INVENTARIO

Mdulo de Inventarios, catlogo de Inventarios y servicios, Men Edicin / Modificar.

Esta opcin te permite ingresar a los datos de un producto y modificar su contenido, excepto la clave del mismoELIMINAR PRODUCTOS EN EL INVENTARIO

Mdulo de Inventarios, catlogo de Inventarios, Men Edicin / Eliminar.

Mediante esta opcin, podrs eliminar del catlogo un producto que ya no ser comprado ni distribuido.

CONSULTA DE PRODUCTOS

Mdulo de Inventarios, Men Archivos, opcin Inventarios y servicios.Esta consulta te permite ver los registros del inventario (incluyendo servicios y kits) que se manejan en tu empresa

Te muestra la clave del producto, su descripcin, la lnea a la que pertenece y sus existencias.

T puedes consultar la informacin en detalle de algn producto en especial desde la ventana de consulta haciendo doble clic en el registro del producto. Los campos que muestran esta informacin detallada, son los mismos con los que se da de alta el producto en este catlogo.

El sistema te permitir modificar la consulta utilizando la opcin Personalizacin de consultas.

CAMBIO DE PRECIOS

Mdulo de Inventarios, Men Edicin, opcin Cambio de precios.

Esta opcin permite modificar los Precios de venta de un producto o grupo de productos, sin necesidad de ingresar a cada registro para cambiarlo; esto disminuye el tiempo invertido en la actualizacin de precios.

Campo

Descripcin

Clave de productoAnota el rango de artculos a los que alterars el precio. En Desde establece a partir

de qu producto vas a llevar a cabo el cambio y en Hasta anota el ltimo producto

que deseas que quede incluido.

Lnea de productoSirve para indicar si la modificacin se realizar slo para un tipo de producto en

particular.

Precios a cambiarAqu puedes incluir todos los productos cuyo precio est en moneda nacional o

aquellos cuyos precios se encuentren definidos en trmino de alguna divisa.

Mtodo de actualizacinPodrs modificar los precios por porcentaje o monto.

PreciosAqu debes indicar los precios que se van a modificar de manera general.

Precios a partir del costoAl activar esta casilla se cambia el precio del producto a partir del costo del

mismo.ACTUALIZACIN DE EXISTENCIAS

Mdulo de Inventarios, Men Edicin, opcin Actualizacin de existencias.

Esta opcin permite el ajuste total de las existencias sumando las registradas en las diferentes bodegas o almacenes y actualizando lo anotado en el catlogo de Inventarios y ServiciosINVENTARIO FSICO

Mdulo de Inventarios, Men Edicin, opcin Inventario fsico.

Esta funcin te permite cuadrar las existencias de tus productos registradas en el sistema contra las existencias que tienes realmente en tus bodegas.

Para realizar la conciliacin de tu inventario debers ejecutar el siguiente ciclo:

1.Congelar existencias.

2.Capturar existencias fsicas.

Capturar existencias (forma manual),

Capturar existencias por Archivo.

3.Registrar los movimientos al inventario.

Manualmente.

Ajuste automtico.

4.Descongelar existencias

CONGELA EXISTENCIAS

Mdulo de Inventarios, Men Edicin, opcin Inventario fsico / Congela existencias

Este proceso almacena las existencias que se tienen registradas en el sistema en ese momento, para tener un punto de comparacin con las existencias resultado del conteo fsico del inventario.

Esta opcin despliega un filtro con los siguientes datos:

Campo

Descripcin

Clave de producto Desde / HastaIndica el rango de productos al que se dar lectura de existencias (se

muestra el rango de todos los productos como opcin predeterminada).

AlmacnSelecciona el Almacn donde se encuentran los productos cuyas existencias deseas congelar.

LneaTambin podrs seleccionar los productos por lnea, para este caso debers indicarla en este campo.

Control de almacnPodrs hacer uso de esta clave para seleccionar los productos.

Botn Descongelar

Este botn regresa a su estado original el inventario, permitiendo recuperar las existencias que se tenan antes de realizar este proceso y dando la posibilidad de congelar existencias con el inventario existente.REPORTE DE INVENTARIO FSICO (MEN EDICIN)

Mdulo de Inventarios, Men Edicin, opcin Inventario fsico / Reporte de existencias.

El listado del Inventario Fsico te servir para comparar las cantidades del producto almacenado en la bodega, contra las registradas en el catlogo de productos (Inventarios y servicios).

Campos

Campo

Descripcin

Producto Inicial/ FinalSelecciona los productos que necesitas despliegue el reporte su existencia actual en el

inventario.

Lnea de productoCon esta opcin obtendrs el reporte de inventario fsico de aquellos productos que tengan

asignada la lnea de producto que indiques en este campo.

Control de almacnPodrs obtener este reporte para aquellos productos que cumplan con el control de almacn

que indiques en este campo.

Incluye existencias Al activar este campo, el reporte mostrar una columna con las existencias obtenidas mediante el proceso de Congelar existencias.

Incluye DiferenciasSi activas esta casilla, el reporte mostrar las existencias capturadas en el proceso de

Inventario fsico, as como las diferencias entre las existencias registradas en el sistema y las

capturadas en el proceso.

Ordenado por

El sistema originalmente ordena los reportes por Clave de producto; sin embargo, puedes

definir bajo qu campo, deseas ordenar la informacin en los mismos.

Titulo del reporteSAE para Windows siempre sugerir un encabezado para el listado a emitir. Sin embargo,

puede ser modificado para reflejar en mayor grado el tipo de informacin que contiene.

CAPTURA EXISTENCIAS

Mdulo de Inventarios, Men Edicin, opcin Inventario fsico / Captura existencias

Esta opcin te permite capturar manualmente las existencias fsicas de tus productos.

Al hacer clic en la opcin, se mostrar el mismo filtro que aparece al congelar existencias.

Elige los productos a los que les capturars su existencia fsica y, en seguida, oprime el botn Aceptar para que el sistema te muestre la tabla correspondiente.

CAPTURA EXISTENCIAS POR ARCHIVO

Mdulo de Inventarios, Men Edicin, opcin Inventario fsico / Captura existencias por Archivo.

Con esta opcin puedes aprovechar una captura previa de tu informacin que hayas elaborado en un archivo ASCII (como puede ser un archivo TXT), para alimentar al sistema con las existencias reales de tus productos.AJUSTE AUTOMTICO

Mdulo de Inventarios, Men Edicin, opcin Inventario fsico / Ajuste automtico.

ste es el ltimo paso que debes ejecutar para completar la conciliacin de las existencias en los productos. La opcin realiza el registro de la entrada o salida de productos, en caso de que las existencias fsicas resulten mayores o menores a las existencias registradas en el sistema.

Al ejecutar esta opcin, el sistema despliega una ventana solicitando los siguientes datos:

Campos de la ventana de filtrado

Campo

Descripcin

Clave de producto

Desde / Hasta

Aqu debes anotar el rango de productos a los cuales vas a actualizar sus existencias.

Multialmacn (No. de almacn)

Si manejas Multialmacn, anota el nmero de almacn al cual

pertenecen los productos a los que les actualizars sus existencias.Lnea / control de AlmacnEstos parmetros los debes escribir en el caso que las actualizaciones las desees

realizar para los productos de cierta Lnea o Control de almacn.

No. de Concepto de EntradaIndica el concepto por el que se generar el movimiento; en caso de que las

existencias fsicas sean mayores a las existencias registradas en el sistema,

debers indicar un concepto de movimiento de entrada; por omisin el sistema

sugiere el concepto No. 06 Ajustes.

No. de Concepto de SalidaIndica el concepto por el que se generar el movimiento; en caso de que las

existencias fsicas sean menores a las existencias registradas en el sistema,

debers indicar un concepto de movimiento de salida; por omisin el sistema

sugiere el concepto No. 55 Mermas.

Fecha

Escribe la fecha con la que registras el movimiento.

ReferenciaEscribe una referencia que identifique al movimiento en caso de que se requiera.

CONCEPTOS DE MOVIMIENTOS AL INVENTARIO

Mdulo Inventarios, Men Archivos, opcin catlogo Conceptos de movimientos al inventario.

Conceptos de movimientos de entradaConceptos de movimientos de salida

Nmero

Concepto

Nmero

Concepto1

Compras

51

Ventas

2

Devolucin de ventas

52

Devolucin de Compras

3

Entrada de fbrica

53

Salida a fbrica

4

Cancelacin de factura

54

Prdidas

5

Canc. devol. de compras55

Mermas

6

Ajustes

56

Canc. Devol. de venta

7

Traspaso entrada

57

Cancelacin de compra

58

Traspaso salidaKITS

Los Kits son paquetes compuestos de diversos productos o servicios, que forman una entidad de venta. En el catlogo de inventarios se realiza la definicin y armado de estos elementos.

Cuando utilices kits de productos debes tener en cuenta las siguientes consideraciones:

No pueden realizarse operaciones de compra de kits.

El kit debe estar en el mismo almacn que los componentes, es decir cuando des de alta el kit, los productos que lo vayan a conformar deben estar en el mismo lugar.

Al facturar o remisionar kits cuyos componentes involucren nmeros de serie, lotes y/o pedimentos las afectaciones a los catlogos no se realizarn de manera automtica.

ARMADO DE KITS

Mdulo Inventarios / Desde la consulta de Inventarios y servicios situarse sobre el registro del producto dado de alta como Kit / elegir del Men Archivos la opcin Armado de Kits.

Esta opcin es utilizada para armar un Kit de productos registrados en Inventario.Para generarlo, debers cubrir los siguientes campos:

Campo

DescripcinPrecio

Indica el precio pblico que tendr el Kit.

Costo

ste es un campo informativo que te mostrar el costo del Kit (suma de los costos individuales de cada producto que conforma el Kit).

Precio realEste campo informativo mostrar el precio real del Kit (suma de los precios pblico de cada producto que conforma el Kit).

Precio mnimo realEste campo informativo te muestra la suma de los precios mnimos de cada producto que conforma el Kit.

CantidadEscribe aqu la cantidad de cada producto que estar presente en el Kit.Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2.

ProductoIndica el producto que deseas integrar al Kit.

Unidad

Muestra la unidad en la que se maneja este producto.

PorcentajeMuestra el porcentaje que representa el precio del producto sobre el total de la suma de los precios de los componentes del kit.Este porcentaje es importante para el sistema, ya que con base en l se realiza el clculo del precio real al que se vende el producto, para as registrarlo para su posterior uso en los reportes de Venta y Utilidad.ALTA DE KITS

Mdulo Inventarios / catlogo de Inventarios y servicios / Edicin / Agregar, seleccionar la casilla Kits

El proceso de alta de un Kit es similar a dar de alta un producto en Inventario, pero con las siguientes variantes:

Al dar de alta el kit, en la Carpeta de Datos generales, debers marcar la casilla Kit.A continuacin anota la clave con la que registrars el Kit en tu inventario.Escribe en el campo Descripcin, alguna referencia de identificacin del Kit.En la carpeta Precios y control podrs registrar los precios que manejar el Kit, as como el IVA.Una vez anotados los anteriores campos, podrs armar el Kit oprimiendo el botn Armar Kit o bien, ms adelantehacerlo utilizando la opcin Armado de Kits del Men Archivos (ver la siguiente explicacin).Cuando des de alta kits de productos debes tener en cuenta las siguientes consideraciones:No pueden realizarse operaciones de compra de kits.El kit debe estar en el mismo almacn que los componentes, es decir cuando des de alta el kit, los productos que lo vayan a conformar deben estar en el mismo lugar.Al facturar o remisionar kits cuyos componentes involucren nmeros de serie, lotes y/o pedimentos las afectaciones a los catlogos no se realizarn de manera automtica.

MULTIALMACN

Mdulo de Inventarios, Men Archivos, opcin Multialmacn.

Al manejar la opcin Multialmacn logras una administracin eficiente de las existencias de tu negocio, llevando una clasificacin de tus productos por almacenes independientes (hasta 99 bodegas), pero manteniendo la integridad y control absoluto del total de tu informacin. Hacer uso de esta opcin es recomendable para aquellas compaas que cuentan con bodegas adicionales o con una o varias sucursales. Mediante este catlogo puedes controlar por almacn: Existencias, Stock mnimo, Stock mximo, Cantidad de productos pedidos y recibidos y Control de almacn. Asimismo, este manejo ofrece la posibilidad de realizar movimientos de compra y venta particularizados para cada almacn. Para el manejo de las existencias en varios almacenes requieres tener activo el parmetro Multialmacn, en Configuracin inventarios Si decides trabajar con almacenes despus de la definicin de parmetros, adems de cambiar el parmetro correspondiente, debers realizar desde Utileras / Control de archivos la creacin del archivo de Multialmacn.

AGREGAR PRODUCTOS EN ALMACENES

Mdulo de Inventarios, Men Archivos, opcin Multialmacn / Men edicin / Agregar.Desde el catlogo de Multialmacn, con el botn.

Por medio de esta opcin podrs agregar productos en los almacenes. Este proceso lo puedes realizar de tres formas:

1.Uno a uno, teniendo abierto el catlogo de multialmacn, mediante la opcin Agregar.

2.Copiando un producto o rango de productos de un almacn a otro (o desde el inventario) mediante la Generacin de Almacenes

3.Al registrar (Agregar) un producto en el inventario.

Campo

DescripcinClave del productoAnota la clave del producto, mismo que ya debe estar registrado en el catlogo de Inventarios y Servicios. Este campo cuenta con la tecla de ayuda F2.

AlmacnEn este campo indica el almacn en el que deseas registrar el producto. Considera que puedes tener 99 bodegas. Si el producto ya ha sido dado de alta para el almacn que ests indicando, se enviar el mensaje: Este producto ya existe en el almacn.

Control de almacnEn este campo puedes establecer la ubicacin fsica del producto dentro del almacn, con la finalidad de facilitar su localizacin. Por ejemplo: con la clave de control de almacn P11M5 = Producto se encuentra localizado en el pasillo 11, mdulo 5.Este campo es muy til si manejas varios almacenes, porque la localizacin del producto puede variar de una bodega a otra.

Stock mnimo

Este campo sirve para indicar la cantidad mnima que debe existir de un producto en el almacn, para satisfacer sin problemas la demanda. Esta cifra puede ser diferente para cada almacn.

Stock mximoAnota la cantidad mxima recomendable de stock de determinado artculo para cada almacn. El sistema no permitir que el stock mximo aqu indicado sea inferior al Stock mnimo. Ambos datos no se relacionan con los especificados en el catlogo de Inventarios y Servicios.

ExistenciasAnota la cantidad de elementos que tendr tu producto en este almacn. No se pueden alterar las existencias en el catlogo de Inventarios y Servicios, porque all se suman las existencias del producto en los distintos almacenes.

Compras por recibirEste campo se actualiza automticamente a partir de las cantidades registradas en las rdenes de compra; es decir, indica la cantidad de existencias del producto que se van a recibir en ese almacn.

AGREGAR CLIENTES

Mdulo de Clientes y Cuentas por cobrar, men Archivos / men Edicin / Agregar.

Clave del clienteSi no la tienes definida como secuencial en los Parmetros generales (generada automticamente por el sistema), tienes 5 caracteres para definirla.

Saldo Investiga si el cliente tiene algn saldo a favor o en contra, para que lo asignes en el campo correspondiente.

Acumulado de ventasInvestiga si el cliente tiene algn acumulado,para que lo asignes en el campo correspondiente.

VendedoresPara asignar un vendedor a un cliente determinado, primero debiste haber dado de alta el vendedor en el catlogo correspondiente.Carpeta Datos Generales

Campo

DescripcinClave Aqu debes indicar la clave del cliente que ests dando de alta.Datos del clienteLos datos del cliente son muy tiles al imprimir etiquetas para envos por correo y en la emisin de facturas, anota los datos de Nombre, Direccin, Colonia, Poblacin, Telfono, Fax, R.F.C., Cdigo Postal, Email y CURP.Clasificacin del clienteSirve para agrupar a tus clientes de acuerdo a ciertas caractersticas de venta de tu empresa (p.ej. zona geogrfica, das de crdito.

Carpeta Datos de venta

Campo

DescripcinDas de crditoEl nmero de das de crdito lo utilizar el Mdulo de Facturas y Vendedores para calcular la fecha de vencimiento de los documentos que se elaboren. Lmite de crditoEste dato se utiliza en el Mdulo de Facturas y Vendedores y en los movimientos de Cuentas por Cobrar. Si el monto de la venta a crdito sumado al saldo del cliente es mayor al lmite de ste, el sistema solicitar autorizacin para proseguir con el proceso. Revisin y pagoRegistra el da en que tu cliente acepta facturas para su autorizacin y/o revisin, y el da en que planea pagarlas. Con este dato, en la emisin de reportes de cobranza tendrs la fecha de entrega de documentacin y cobro. Si no anotas en este campo, el sistema considerar la revisin y pago para el mismo da de vencimiento del documento. Tienes 4 espacios alfanumricos: los dos primeros para el da que se revisa el documento y los dos ltimos para el da en que se paga. Para los das de la semana utiliza:Lunes L o Lu Viernes V o Vi Martes M o Ma Sbado S o Sa Mircoles I o Mi Domingo D o Do Jueves J o JuP. ej:1515 El cliente revisa los das 15 de mes y paga ese mismo da.Lu15 Revisa documentos el lunes ms inmediato a la fecha de vencimiento y paga el da 15 de cada mes.15I4 Revisa el da 15 y lo paga el Mircoles de la cuarta o ltima semana.

% descuentoEste porcentaje puede ser desde 0.0001% hasta 99.99% para cada cliente y se sugerir al hacer una factura, remisin, pedido o cotizacin.Puedes indicar esta cantidad por medio de la calculadora del sistema empleando la tecla de funcin F2.

Atencin a ventasNombre de las personas responsables con las que tu empresa mantiene comunicacin directa y constante, para ventas o pedidos.

Atencin cobranzaNombre de las personas responsables con las que tu empresa mantiene comunicacin directa y constante, para pagos o cobros.

VendedorIndica la clave del vendedor que generalmente atiende al cliente, el definirlo te facilita la generacin de reportes filtrando por vendedor y es conveniente si a tus clientes los atiende un vendedor especfico. Primero debes tener un catlogo de Vendedores en el mdulo de Facturas para obtener un listado de vendedores al oprimir el signo ? (ayuda F2).

SaldoIndica el monto total del saldo de los documentos del cliente; si el sistema est configurado para trabajar con Cuentas por Cobrar integrado, el saldo se actualizar automticamente cuando el cliente realice una compra o un pago desde el mdulo de facturas. Si el cliente ya tiene un saldo por cobrar, es recomendable anotar el monto desde la opcin: Alta de movimientos de CXC, generando un movimiento bajo el concepto Saldo anterior y, si el cliente tiene un saldo a favor regstralo como un Anticipo. Nota: Si anotas aqu un saldo y despus generas los movimientos en CxC, el sistema sumar automticamente el importe de cada movimiento al saldo anotado, por lo tanto el saldo total estar alterado por este monto.

Carpeta Datos Histricos

Campos

DescripcinLmite de crditoMuestra la cantidad que tiene el cliente como lmite en su cuenta, es de tipo consulta.

Ventas anualesSe refiere al monto acumulado de ventas al cliente despus de aplicar el descuento comercial, sin considerar el descuento financiero, ni el impuesto, es decir: Subtotal Descuentos comercial. Si no quieres registrar a detalle las facturas que tenas antes de empezar a trabajar con el sistema, debers capturar el acumulado de ventas a la fecha; al trabajar normalmente se actualiza este valor desde Facturacin.

ltimo pagoEn estos campos debers indicar:Fecha: La ltima fecha en que realiz el ltimo pago el cliente, esta fecha se actualiza automticamente al registrar algn pago. El formato es da/mes/ao (dd/mm/aa); al oprimir el signo ? o con la tecla F2 podrs seleccionar la fecha mediante un calendario.Documento: Indica el nmero del documento del ltimo pago realizado por el cliente.Monto: Captura la cantidad que se registr como ltimo pago, este monto podr ser calculado si lo requieres con la calculadora del sistema con ayuda de la tecla de funcin F2.

ltima ventaEn estos campos debers indicar:Fecha: Indica la ltima fecha en que se realiz una venta, la cual se actualiza al elaborar una nueva venta. Carpeta Datos adicionales

ObservacionesCuentas con varias lneas para incluir comentarios importantes con respecto al cliente.

Campos libres del usuarioEl sistema proporciona seis campos donde podrs almacenar informacin de importancia para tu empresa.

AGREGAR PROVEEDORES

Mdulo de Proveedores y CxP, men Archivos, opcin Catlogo de proveedores / Men Edicin Agregar o con las teclas Alt + Insert.

Carpeta Datos Generales

Campo

DescripcinClaveSi tienes definida la clave como secuencial en Parmetros de Proveedores y CxP, el sistema genera la clave automticamente, por lo que no podrs teclear en este campo, ni podrs usar el ayuda del campo. Si no la tienes definida como secuencial en los Parmetros, tienes 5 caracteres para definirla. Datos del proveedor (nombre, telfono, direccin, etc).Debes anotar toda la informacin referente al proveedor que vas a dar de alta. ClasificacinSirve para agrupar a tus proveedores de acuerdo a las caractersticas de compra de tu empresa, lo cual te ayudara a filtrar, consultar y emitir reportes del catlogo de manera ms selectiva.Carpeta Datos de venta

Campo

DescripcinDas de crditoCuentas con 3 caracteres para definir este campo, siendo el nmero mximo que acepta el sistema el 732. El nmero de das de crdito lo utilizar el mdulo de Compras para calcular la fecha de vencimiento de los documentos que se elaboren. Lmite de crditoEste dato se utiliza en el catlogo de Compras y en los movimientos de Cuentas por pagar. Si dejas el campo en ceros, se asumir que tienes con el proveedor un crdito ilimitado.% descuentoEs el porcentaje que el proveedor otorga a tu empresa y puede ser desde 0.0001% hasta 99.99%. Atencin Compras / Atencin pagosNombre de las personas responsables con las que tu empresa mantiene comunicacin directa y constante, tanto para compras como para pagos.Considerar retencin / % retencinActiva este campo si el proveedor actuar como retenedor del impuesto sobre el monto del flete.Debers especificar el % que retendr el proveedor, el porcentaje se considerar al elaborar un documento de compra y lo podrs consultar desde la ventana de totales del mismo documento.SaldoIndica el monto total del saldo de los documentos emitidos en favor de un proveedor; si el sistema est configurado para trabajar con Cuentas por pagar integrado, el saldo se actualizar automticamente por los movimientos realizados desde el mdulo de compras.Carpeta Datos Histricos

Campos

DescripcinLmite de crditoIndica la cantidad que tiene el proveedor como limite de crdito, en esta carpeta l limite de crdito es solo un campo informativo.Este dato se utiliza en el catlogo de Compras y en los movimientos de Cuentas por pagar. Si dejaste el campo en ceros, se asumir que el proveedor tiene un crdito ilimitado.Compras anualesSe refiere al monto acumulado de compras al proveedor despus de aplicar el descuento comercial.

ltimo pagoEn estos campos debers indicar:Fecha: La ltima fecha en que se hizo el ltimo pago del proveedor, esta fecha se actualiza automticamente al registrar algn pago. ltima compraEn estos campos debers indicar:Fecha: Indica la ltima fecha en que se hizo una compra, la cual se actualiza al elaborar una nueva compra.Carpeta Datos adicionales

Observaciones

Cuentas con varias lneas para incluir comentarios importantes con respecto al proveedor.Campos libres del usuarioEl sistema proporciona seis campos donde podrs almacenar informacin de importancia para tu empresa.

Botones de la ventana del detalle

AceptarGuarda los cambios efectuados y cierra la ventana del detalle.

CancelarCierra la ventana del detalle, sin que se guarden los cambios efectuados.

AyudaDespliega el ayuda electrnica del sistema.

COMPRASOrden de compraEs el documento por medio del cual se realiza un pedido formal al proveedor para surtir cierto producto. Las rdenes de compra incrementan los Pendientes por recibir de los productos del catlogo de Inventarios y servicios y delalmacn correspondiente.

Recepcin de mercanca

Este documento se elabora cuando el proveedor ha entregado parcial o totalmente los productos solicitados. Al elaborarse una recepcin de mercanca disminuirn los Pendientes por recibir y se incrementarn las Existencias de los productos, tanto en el catlogo de Inventarios y servicios como en el almacn definido.Devolucin de compra

Mediante este documento ser posible registrar la cantidad de mercanca que por diversas razones se devuelve alproveedor. Este movimiento decrementa las Existencias de los productos tanto en el catlogo de inventarios y servicios como en el almacn definido, adems de actualizar el Costo promedio. AGREGAR UN DOCUMENTO

Mdulo de Compras, men Archivos, opcin Recepciones u opcin rdenes u opcin Devoluciones

Campo

DescripcinRecepcinDependiendo del tipo de documento de que se trate, dir Recepcin de mercanca, Orden de compra o Devolucin. Al oprimir la lista desplegable podrs indicar si el documento a realizar lo elaboras directamente, o bien, si lo enlazas con un documento anterior (por ejemplo, una Recepcin de mercanca se puede enlazar con una orden de compra).Nmero de recepcinEste campo servir para indicar el numero del documento que ests agregando.Fecha El sistema sugiere como fecha de elaboracin del documento la del da de trabajo que indica el sistema. Sin embargo, puede ser modificada.ProveedorAnota o busca la clave del proveedor con las teclas de ayuda F2 y F7 para el que se elaborar la compra (F7 slo se activa cuando ests en la ayuda de campo F2). Esta clave la presenta el sistema automticamente en caso de que la hayas anotado previamente en la ventana de Enlace de documento. En la ventana de captura aparece a continuacin la direccin y los datos del proveedor anotado.Entregar aCuentas con 25 caracteres para anotar el lugar o persona donde se debe entregar la mercanca amparada por el documento.Referencia del proveedor Puedes anotar el nmero del documento que el proveedor presenta al momento de entregar la mercanca.

EsquemaEste campo indica el esquema de impuesto que se aplicar al documento. El sistema propone el nmero de impuesto indicado en el mdulo de configuracin / parmetros generales, pero mediante la tecla F2 o con el botn , podrs seleccionar otro esquema de impuesto.DescuentoEl valor de este campo proviene del descuento anotado dentro del catlogo de proveedores.Descuento financieroSe otorga en circunstancias particulares (p.ej, pronto pago o por adquirir grandes volmenes de mercanca). Este descuento se calcula despus del descuento comercial, tomando como base antes de aplicar el impuesto lo que resta del monto total del documento.Fecha de recepcin / Fecha de devolucin La fecha de recepcin aparece en los documentos de Orden de compra y de Recepcin de mercanca. En la orden de compra corresponde a la fecha en la que el proveedor indica que enviar la mercanca o una fecha tentativa. En la recepcin de mercanca corresponde al da en que los artculos fueron recibidos.

MonedaElige la moneda en la que ests efectuando la operacin. El sistema te mostrar el costo unitario y el monto de cada partida as como los totales del documento expresados en esta moneda.Tipo de cambio

Este valor permite calcular al sistema el monto por partida y el monto total del documento en moneda base para su registro y consulta.AlmacnEn el caso que manejes Multialmacn indica a cual almacn entrar la mercanca.FleteSi en el mdulo de Configuracin /Compras., se activ la opcin Manejar flete, este campo estar disponible en el alta del documento.CantidadIndica la cantidad de elementos que adquirirs de determinado producto. El campo puede contener hasta 11 caracteres numricos y hasta 5 decimales, dependiendo de lo que hayas especificado dentro de los parmetros de configuracin del sistema.ProductoCaptura la clave del producto a comprar, tal y como fue dada de alta (en maysculas o minsculas, etc.). Puedes ayudarte de la tecla de ayuda F2 para localizarla rpidamente o tambin puedes anotar parte de la clave de un producto y pulsar F2 con lo que se listar el catlogo de Inventarios a partir de la clave que contenga la aproximacin escrita.UnidadIndica la unidad en la que se realiza la operacin, el sistema sugiere la unidad de entrada definida para el producto en el mdulo de inventarios, la cual se puede cambiar por la unidad de salida definida.DescuentoSe refiere al descuento a aplicar al costo del producto de la partida.Impuestos de la partida Imp1, Imp2, Imp3 y Imp4Si se especific un esquema en el campo Esquema en la cabecera del documento, este se sugerir en la partida. Si se indic un nmero de esquema 0, mostrar y aplicar en el documento el porcentaje de impuesto definido para el producto desde el mdulo de inventarios.Costo porAnota el costo, sin descuentos, al que ingresa la mercanca. El sistema sugiere la cantidad anotada como ltimo Costo, dentro del catlogo de Inventarios. Observaciones de la partidaDespus de haber indicado el importe, el sistema presentar una ventana semejante a la indicada en Facturas y vendedores, que permitir capturar observaciones del artculo.Nmeros de serieSi el producto indicado maneja nmeros de serie, despus de capturar el campo de Observaciones o al presionar la tecla Shift + F3, se desplegar una pequea ventana que muestra en la parte superior la clave del artculo al que se le asignarn los Nmeros de serie; en la parte inferior se presenta una columna de nmeros como la cantidad de artculos a adquirir.Lotes y/o PedimentosSi dentro del mdulo de Inventarios definiste que el producto indicado en la actual partida maneja Lotes y Pedimentos, despus de capturar el campo de Observaciones y el de Nmero de serie (si maneja el producto) el sistema desplegar una ventana para capturar los datos del Lote y/o Pedimento de este producto.Columnas de detalle

Columnas Observaciones, Lotes y nmeros de SerieEstas columnas se mostrarn solo si se marcaron sus casillas de verificacin en Configuracin de Compras, pestaa Por partida. Las columnas muestran si la partida tiene informacin de detalle a consultar.

Totales

Total por partidaEsta cifra aparece al final de la ventana de captura. Corresponde al monto neto de los productos de la partida, sin incluir impuestos ni descuentos.DescripcinMuestra la descripcin del artculo que ests capturando en la partida.

TotalPresenta el monto total de las partidas elaboradas hasta el momento. Indica el precio neto antes de aplicarle impuestos y descuentos.Una vez capturadas todas las partidas del documento oprime el botn para grabar el documento de compra y en seguida el sistema efectuar los siguientes pasos en forma automtica para finalizar el alta del documento de compra:Total de IndirectosSe muestra la ventana de Indirectos para que registres el total de tus gastos indirectos que quieres incluir en el documento de compra.

Observaciones del documentoAnota las observaciones generales del documento en la ventana que se presenta.

La fecha de pago se calcula con base en los das de crdito otorgados por el proveedor (que estn definidos en el catlogo de proveedores) a partir de la fecha en la que se elabora el documento de compra.Compras a Plazos

Al oprimir el botn aparecer la ventana de compra a plazos en el cual podrs definir la forma en que ser liquidada la compra.FORMA DE PAGO A PLAZOS:1.TotalesDespus de que se muestre la ventana de observaciones, vers los siguientes datos:COMPRA: el Subtotal de documento, el total del descuento del proveedor, el descuento financiero, el desglose de los valores de los impuestos a cobrar, as como el total del documento (una vez aplicado el impuesto y ambos descuentos)FLETE: al final se mostrar los datos referentes al Flete, Costo flete, Impuesto, Retencin del proveedor y total del flete.Emisin de documentosA continuacin el sistema preguntar si deseas o no imprimir el documento. Esta opcin tambin se ejecuta al oprimir el botn de Emisin de documentos del men reportes.Esta ventana te permite obtener una copia o varias del documento que acabas de elaborar.FACTURACIONAGREGAR UN DOCUMENTO

Con esta opcin podrs dar de alta facturas, remisiones, pedidos, cotizaciones y devoluciones, estando en surespectiva consulta.

Cotizacin

Este documento se refiere a una propuesta al cliente del monto al que ascendera la compra de cierta mercanca. Un aspecto importante en este tipo de documento es la fecha de vigencia. Por la naturaleza de las cotizaciones, stas no afectan a ningn mdulo, es decir, al elaborar en el sistema una cotizacin al cliente, no se generan movimientos al inventario ni se crea una cuenta por cobrar.

Pedido

Con este documento el cliente solicita formalmente la compra de mercanca. En este caso se indica una fecha de entrega. En el sistema un pedido puede elaborarse directamente, o bien, a partir de la informacin previamente registrada en una cotizacin facilitando as su captura, al grabar este pedido, el sistema slo incrementa el campo de pendientes por surtir del producto en el catlogo de Inventarios y los pendientes por surtir slo se incrementan en Inventarios, por lo que tampoco genera movimientos en el inventario ni se crea la cuenta por cobrar al cliente.

Remisin

Con este documento podrs llevar el control de las salidas de los productos antes de ser facturados. Su elaboracin puede ser directa o a partir de la informacin previamente registrada en un(unos) pedido(s) o una(s) cotizacin(es), facilitndote as su captura, e implica la generacin automtica de un movimiento de salida en el mdulo de Inventarios, a la vez que se costea la mercanca. Con este documento no se genera an la cuenta por cobrar al cliente, pero s se disminuyen las existencias y el nmero de pendientes por surtir, se incrementan las ventas del producto en monto y cantidad y se actualiza la fecha de ltima venta.En particular, si en tu empresa manejas multialmacenes, al elaborar el documento es necesario indicar el almacn del cual se extraern los productos. A su vez, dentro de las remisiones es posible contar con la opcin para indicar, en su caso, los nmeros de serie, lotes y pedimentos de los productos vendidos.Factura

Es el documento final de venta. En el sistema puedes elaborar una factura directamente, o bien, proveniente de una(s) remisin(es) o un(os) pedido(s) o una(s) cotizacin(es). Cuando la factura se elabora directamente, las afectaciones son las mismas que una remisin excepto que si se trabaja en integracin con Cuentas por Cobrar, al elaborar la factura de la mercanca se generar la cuenta por cobrar del cliente y se actualizar el saldo, el monto de las ventas anuales y la fecha de ltima venta en el catlogo de Clientes. Cuando la factura se elabora a partir de un documento anterior, se respetan las afectaciones del documento que le precede.

Devolucin

A travs de este documento es posible registrar la cantidad de mercanca, previamente facturada, que ha sido devuelta por el cliente. Su elaboracin implica para el sistema generar automticamente una entrada al inventario por el concepto de Devolucin de venta, con lo que se incrementarn las existencias y decrementar el monto y la cantidad de ventas del producto en el mdulo de Inventarios. Asimismo, disminuir el saldo y las ventas anuales acumuladas del cliente; se generar un movimiento de contrapartida dentro del mdulo de Clientes y Cuentas por Cobrar, siendo ste una Nota de Devolucin o Nota de Crdito cuyo monto ascender al total de la mercanca devuelta y que ser aplicada al pago de la factura de la que proviene la mercanca (en caso de llevar un control de Cuentas por Cobrar por documento) o al saldo total del cliente (en caso de que se lleve un control por saldo).

AGREGAR UN DOCUMENTO DIRECTO

Teniendo abierta cualquier consulta de ventas / Men Edicin / Agregar o Alt+Insert.Campo

DescripcinFactura / Remisin / Pedido / cotizacin / devolucinAqu debes indicar si el documento a realizar se elabora directamente, o bien, se enlaza con un documento anterior (una factura, por ejemplo, se puede enlazar con una cotizacin, un pedido o una remisin).Nmero de documentoEste campo servir para indicar el nmero del documento que se est dando de alta. FechaEl sistema sugiere como fecha de elaboracin del documento la del da de trabajo que fue indicada al ingresar al sistema. Sin embargo, puedes modificarla.

ClienteDebes anotar la clave del cliente para el que se elaborar la factura. Esta clave la presenta el sistema automticamente en caso de que la hayas anotado previamente en la ventana de Enlace de documentos.Cliente mostradorSi el documento va a ser elaborado para un comprador ocasional, esto es, que no forma parte del catlogo de Clientes, presiona el botn , con el cual aparecer una ventana donde podrs anotar el Nombre, Direccin y Poblacin de este cliente.CondicinCuentas con un espacio de hasta 25 caracteres donde podrs capturar la condicin bajo la que efectuars el pago del cliente (por ejemplo, Efectivo, Crdito, Cbrese o Devulvase - C.O.D., etc.).Enviar aTe permite en dos renglones indicar el lugar donde se debe enviar la mercanca amparada en el documento.

Consignar aAnota o selecciona al cliente al que se le enviar la mercanca;Fecha de entrega Aparece cuando se trata de un Pedido, Remisin, Factura o Devolucin y se refiere al da en que el cliente debe recibir la mercanca.Fecha de vigenciaSe utiliza nicamente al momento de elaborar una cotizacin y sirve para indicar la fecha lmite hasta la que dicha cotizacin ser vlida.

MonedaAnota o selecciona la moneda con la que realizars el documento de venta.

Tipo de cambioEsta cantidad es desplegada automticamente al seleccionar la moneda, el sistema da por omisin el tipo de cambio que est definido en el catlogo de monedas, pero puede modificarse.

AlmacnEste campo aparece cuando el sistema trabaja con Multialmacn. Debers anotar aqu el nmero de almacn o depsito del que se tomar la mercanca cuando elabores una Remisin o una Factura.

Su pedido Puedes anotar el nmero de orden que est utilizando el cliente como identificacin propia de su documento.

EsquemaEste campo indica el esquema de impuesto que se aplicar al documento.DescuentoAl momento de indicar la clave del cliente a quien corresponde el documento, se despliega automticamente en este campo el porcentaje de descuento que tiene ya asignado (ver catlogo de Clientes), pero es posible cambiarlo en ese momento.Descuento financieroSe utiliza como un descuento otorgado por circunstancias particulares (por ejemplo, por pronto pago o por adquirir grandes volmenes de mercanca).VendedorGeneralmente se despliega automticamente la clave del vendedor que atiende al cliente al momento de indicarlo.

ComisinSugiere el porcentaje de comisin que se otorgar al vendedor, pero puedes modificarlo al momento de capturar el documento.FleteSi en el mdulo de configuracin / parmetros de facturas, se activ la opcin Manejar flete, este campo estar disponible en el alta del documento.Columnas de detalleAl ir capturando el documento, en el lado izquierdo de la partida aparecer una pequea representacin grfica de cada movimiento por partida, as como la informacin que se utiliz.CantidadSirve para indicar el nmero de unidades que se vendern del producto, servicio o Kit. ProductoAqu debes capturar la clave del producto a vender, tal y como fue dado de alta. Puedes ayudarte de la tecla F2 para localizarla rpidamente.DescuentosEstos campos se refieren a los distintos descuentos a aplicar en la venta del producto, funcionando nicamente si tienes activa la captura de descuentos por partida (ver Parmetros de facturacin).Impuestos de la partida Imp1, Imp2, Imp3 y Imp4sSi se especific un esquema en el campo Esquema en la cabecera del documento, este se sugerir en la partida.Comisin Se indica aqu el porcentaje de comisin que recibir el vendedor por la venta indicada para esa partida en particular.Precio unitarioEn este campo el sistema sugiere la cantidad anotada en el mdulo de Inventarios como precio de venta al pblico, o el precio que corresponda a la poltica de venta que afecte al producto, si es que ste fue delimitado.Ventana de observaciones de la partida

Despus de que hayas indicado el importe, el sistema presentar una ventana que permitir capturar observaciones del artculo.Nmeros de serieSi el documento es una remisin o factura y el producto de la partida se encuentra definido para el manejo con nmeros de serie, entonces despus de anotar las Observaciones, o al presionar la tecla Shift + F3 sobre el campo de Producto, se desplegar una ventana que permite la captura de los Nmeros de Serie de los artculos a los que se refiere el documento.Lotes y Pedimentos Si el producto que vas a vender pertenece a un lote o pedimento, el sistema mostrar automticamente una ventana con los lotes o pedimentos asociados al producto, as como sus existencias, debes seleccionar de la lista el lote y/o pedimento al cual pertenece el producto.

Total por partidaEn este rengln el sistema indica el monto al que asciende la venta del artculo que ests registrando.

DescripcinCada vez que se elija un producto, aqu se desplegar la descripcin del mismo, con objeto de que puedas comprobar que ests trabajando con el artculo correcto.

TotalAqu se presenta la suma total de partidas elaboradas; se indica el precio neto, antes de aplicarle impuestos, descuentos y costo del flete (si manejas el cobro del flete).Formas de pago

Emisin de documentosA continuacin el sistema preguntar si deseas o no imprimir el documento. Esta opcin tambin se ejecuta al oprimir el botn de Emisin de documentos del men reportes.VENDEDORESAgregar Vendedores

Men Archivos, opcin Vendedores / Men Edicin - Agregar o Alt+Insert.

Campo

DescripcinClave del vendedorCuentas con cinco caracteres que pueden ser alfabticos, numricos o ambos.NombreAnota el nombre del vendedor; cuentas con 30 caracteres para ello.

Porcentaje de comisinAnota el porcentaje de comisin que corresponde al vendedor. ste puede fluctuar desde el 0% hasta el 99.999%; no se acepta una comisin del 100% ni cantidades negativas.ZonaEste campo funciona como una clasificacin de los vendedores. Aquellos que guardan ciertas caractersticas entre s pueden ser agrupados.Direccin electrnicaEscribe la direccin de correo electrnico que se le asignar al vendedor que se est dando de alta.

CONTROL DE ARCHIVOS

Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos.

Proceso

Recurre al mantenimiento de archivos cuando por algn problema ocurra una interrupcin elctrica abrupta en tu computadora o sta reciba algn dao y el sistema seale alguna anomala con ellos o adviertas que la informacin de tus catlogos no aparece o se encuentra desordenada.

Ventana de Control de archivos

CREACIN DE ARCHIVOS

Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Creacin.

El proceso de creacin de tablas en control de archivos las crear en formato PARADOX.

Este proceso genera el nuevo archivo de datos que hayas marcado en la ventana de Control de Archivos.

Al crear cualquier archivo, si ste ya exista, el sistema mandar el mensaje: El archivo ya existe Desea reiniciarlo?; si respondes afirmativamente perders toda la informacin contenida en el archivo anterior; en caso de que no exista el archivo, se crear automticamente.

INSTALACIN AUTOMTICA

Ventana principal, Men Utileras, opcin Control de archivos / Botn Instalacin Automtica.

El proceso de instalacin automtica crear las tablas en formato PARADOX, considerando que si existe alguna tabla esta no se crear por lo que permanecer en su formato original.

Esta opcin te permite crear los archivos necesarios para trabajar con el sistema de manera automtica y rpida, nicamente suministrando algunos parmetros necesarios.

Despus de haber instalado tu sistema aparecer un mensaje, el cual dice que los archivos de datos no existen y pregunta si quieres crearlos, en caso de ser afirmativa tu respuesta podrs ver la ventana de Instalacin Automtica; debers anotar los parmetros que se te piden.

El sistema proceder a realizar la Instalacin Automtica de tales archivos en un directorio que por omisin es el de DATOS o bien en el directorio que se haya capturado en el campo de DIRECTORIO DE BASES DE DATOS. Configuracin / Parmetros generales

Despus el sistema proceder a realizar la Instalacin Automtica de tales archivos en un directorio que por omisin

es el de DATOS o bien en el directorio que se haya capturado en el campo de directorio de base de datos.

Cuando se haya completado la instalacin de la base de datos el sistema estar listo para trabajar y no tendrs que ejecutar la instalacin automtica nuevamente, a menos que necesites generar una nueva base de datos.

En caso de que hayas solicitado la Instalacin automtica y tengas archivos con informacin en el subdirectorio indicado, este proceso no los borrar, nicamente crear los que hagan falta.

GENERACIN DE UN RESPALDO

Ventana principal, Men Utileras, opcin Respaldo de archivos / Creacin del respaldo.

Esta opcin sirve para copiar tus archivos de trabajo a otros dispositivos, como un disquete en la unidad A: o B: de tu computadora, o al mismo disco duro, en otro directorio.

Esta operacin te permite contar con un antecedente de todos los movimientos que se efectuaron para que, en caso de que algn archivo se dae definitivamente, puedas restablecerlo en tu disco de trabajo.El sistema genera un archivo de respaldo, el cual contendr Todos los archivos o slo aquellos que requieras conservar.El procedimiento es muy sencillo:1.

Anota los campos que te pide esta ventana en su parte superior, sin olvidar el nombre que llevar tu respaldo.2.Adiciona aquellos archivos que deseas respaldar, pasndolos al lado derecho con el botn Agregar.3.

Oprime el botn Respaldo para que tu informacin quede grabada.

Campo

DescripcinDirectorio fuenteEste campo informativo Indica la ruta y subdirectorio donde se encuentra la informacin a respaldar.Directorio destinoAnota la ruta del dispositivo y lugar donde se depositar el archivo de respaldo.Nombre del archivoAnota el nombre que llevar el respaldo.Kb ocupadosEste campo informativo, te dice el total de bytes ocupados en el dispositivo indicado en el subdirectorio destino.

Kb disponiblesEste campo informativo te indica el espacio que queda libre en la unidad donde se van a respaldar los datos (en Kilo Bytes). Si los archivos seleccionados ocupan un espacio mayor a los Kb disponibles en tu disco A: o en tu subdirectorio, el sistema solicitar que inserte otro disco para continuar con el respaldo.

Kb de archivos seleccionadosEste campo informativo te indica el tamao de los archivos que deseas respaldar y que moviste al apartado de la derecha.

Botn AgregarSelecciona los archivos de Datos y de ndice que sern respaldados. Oprime este botn para desplazarlos a la lista que sealan las flechas.

Botn QuitarSi elegiste un archivo que no deseabas respaldar; lo puedes regresar con este botn.

Botn Agregar todoEste botn te permite agregar todos los archivos.

Para iniciar este proceso, oprime el botn Respaldo. Si sales de esta ventana sin haberlo oprimido, el respaldo no se llevar a cabo.

REINSTALACIN DE UN RESPALDO

Ventana principal, Men Utileras, opcin Respaldo de archivos / Reinstalacin del respaldo.

Con esta opcin podrs reinstalar el respaldo que hayas realizado.La informacin proviene del respaldo que hayas realizado, ya sea de disco, de otra unidad o de otro directorio.

Campo

DescripcinDirectorio fuenteIndica la ruta donde se encuentra localizado el respaldo de tu base de datos, puedes ayudarte a encontrarlo mediante la tecla F2.Kb requeridosEste campo informativo y muestra el espacio que se requiere para reinstalar el respaldo.

Directorio destinoIndica la ruta del directorio en el cual se realizar la instalacin del respaldo de tu base de datos.

Kb disponiblesEste campo informativo te muestra la cantidad de espacio disponible en la unidad donde se van a respaldar los datos (en Kb).

PAGE 20