APROBADO - gob.mx

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15 AGO 2018

APROBADO

MANUAL ADMINISTRATIVO DE P OCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E

INMUEBLES

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-05

Página 2 de 4

RESPONSABLE �E -t--.. DE SCRIPCIÓN

Departamento de Almacenes

Subgerencia de Almacenes e

Inventarios

Inicia al final de cada mes con la emisión de las pólizas contables por concepto de altas, bajas o traspasos de bienes muebles, que se registran en el sistema "GRP-Módu/o deActivo Fijo".

INICIO

1 Al cierre de cada mes ingresa al sistema "GRP-Módulo deActivo Fijo"y emite las siguientes pólizas:

Póliza de Alta de Bienes Muebles. Póliza de Baja de Bienes Muebles. Póliza de Afectación de Bienes Muebles (Traspasos). Póliza de Depreciación de Bienes Muebles.

2 Elabora y entrega para revisión y visto bueno de la Subgerencia de Almacenes e Inventarios:

Póliza de Alta de Bienes Muebles. Póliza de Baja de Bienes Muebles. Póliza de Afectación de Bienes Muebles (Traspasos). Póliza de Depreciación de Bienes Muebles. Reporte de "Saldos y Movimientos de Bienes Muebles".

3 Recibe, revisa documentación y elabora oficios para autorización de la Gerencia de Recursos Materiales para su envío a las siguientes áreas administrativas:

Dirección de Administración: o Remitiendo: copia simple del reporte de "Saldos y

Movimientos de Bienes Muebles".

Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad: o Remitiendo: "Póliza de Alta de Bienes Muebles",

./'/ "Póliza de Baja de Bienes Muebles", "Póliza de u--Depreciación de Bienes Muebles" y reporte de "Saldos Ñ::Mc

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Gerencia de Recursos

Materiales

Subgerencia de Almacenes e Inventarios

MANUAL ADMINISTRATIVO DE

PROCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E

INMUEBLES

REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-05

1 Página 3 de 4

Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad: o Remitiendo: "Avisos de traspaso de Bienes

Muebles" y reporte de "Movimientos de Baja deBienes Muebles por Periodo".

Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad: o Remitiendo: "Informe de Bienes de Activo. Fijo

Adquiridos por la Institución".

Gerencia de Servicios Generales: o Remitiendo: reporte de "Saldos y Movimientos de

Bienes Muebles".

4 Recibe oficios, firma y envía a las Unidades Administrativas correspondientes.

5 Recibe acuses de oficios y archiva en el expediente.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

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15 AGO 2018

APROBADO

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DEPARTAMENTO DE ALMACENES

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1

Ingresa al sistema "GAP-Módulo de Activo Fijo" y emite pólizas:

Póliza de Alta de Bienes Muebles. Póliza de Baja de Bienes Muebles. Póliza de Afectación de Bienes Muebles (Traspasos). Póliza de Depreciación de Bienes Muebles.

2

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Entrega para revisión y autorización de la Subgerencia de Almacenes e Inventarios.

Póliza de Alta de Bienes Muebles. Póliza de Baja de Bienes Muebles. Póliza de Afectación de Bienes Muebles (Traspases). Póliza de Depreciación de Bienes Muebles. Reporte de "Saldos y Movimientos de Bienes Muebles'.

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SUBGERENCIA DE ALMACECENES

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Recibe, revisa documentación y elabora oficios para autorización de la Gerencia de Recursos materiales dirigidos a:

Dirección de Administración. Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad. Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad. Gerencia de Servicios Generales.

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Recibe acuses de oficios y archiva en el 1 expediente.

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GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES

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tecibe oficios, firma y envía a las Unidades

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15 AGO 2018

APROBADO

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES PROCEDIMIENTO PARA EL ALTA Y REGISTRO DE BIENES REV. 02 LN-6014-MAP-P0-06MUEBLES INSTRUMENTALES NO REGISTRADOS EN EL INVENT AR!O (POR ACTA DE INDUDABLE PROPIEDAD O POR

MUEBLES ROBADOS o REPOSICION DE BIENES Página 1 de 1 O EXTRAVIADOS)

OBJETIVO:

1. Mantener actualizado el Inventario de bienes muebles instrumentales de la LoteríaNacional para la Asistencia Pública (LOTENAL), a través del registro oportuno desus movimientos de alta, baja y/o traspaso, de conformidad con lo establecido enla normatividad vigente aplicable en la materia.

2. Asegurar la calidad y confiabilidad de los registros y controles de bienes mueblesinstrumentales de la LOTENAL.

ALCANCE:

Todas las Unidades Administrativas de la Entidad, Gerencia de Recursos Materiales, Subgerencia de Almacenes e Inventarios, Departamento de Almacenes.

POLÍTICAS:

Es responsabilidad de los Titulares de las áreas requirentes:

1. Solicitar por escrito a la Gerencia de Recursos Materiales el alta y registro deaquellos bienes muebles instrumentales que no se encuentren registrados en elinventario y que formen parte del patrimonio de la LOTENAL.

2. Remitir a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios, en los primeros 5 díashábiles de cada mes, el reporte actualizado de "Saldos de Bienes Muebles" delmes inmediato anterior.

3. Remitir a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios, en los primeros 5 díashábiles de cada mes, copia simple de los resguardos personales de bienesmuebles, firmados y actualizados, que hayan presentado cambios y/omodificaciones en el mes que se reporta.

Es responsabilidad de la Subgerencia de Almacenes e Inventarios:

y 1. Autorizar los Avisos de Alta de '\" 1s,,M\//�¡j,��1lJ'l!ientales

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"GRP-Módulo de Activo Fijo".

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15 AGO 2018

APROBADO

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MANUAL ADMINISTRATIVO DE OCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E

INMUEBLES

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-06

Página 2 de 1 O

2. Autorizar el "Informe de Bienes Muebles Instrumentales Adquiridos por laInstitución" de cada mes, en los primeros cinco (5) días hábiles posteriores alcierre mensual.

3. Remitir el "Informe de Bienes Muebles Instrumentales Adquiridos por laInstitución" (excepto obras de arte y culturales), a la Gerencia de ControlPresupuesta! y Contabilidad, en los primeros cinco (5) días hábiles posteriores alcierre mensual.

Es responsabilidad del Departamento de Almacenes:

1. Coteja que el soporte documental para el alta y registro de bienes mueblesinstrumentales, cumpla con los requisitos establecidos en la normatividad vigenteaplicable en la materia.

2. Coteja que los datos contenidos en la documentación para la elaboración del''A viso de Alta de Bienes Muebles Instrumentales" y del "Informe de BienesMuebles Instrumentales Adquiridos por la Institución", ampare con toda claridadla propiedad de cada bien a favor de la LOTENAL.

3. Elaborar los Avisos de Alta de Bienes Muebles Instrumentales en el sistema"GRP-Módulo de Activo Fijo", así como presentarlo a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su autorización.

4. Elaborar el "Informe de Bienes Muebles Instrumentales Adquiridos por laInstitución", dentro de los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, así comopresentarlo a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su autorización.

5. Clasificar los Bienes Muebles Instrumentales conforme al Catálogo de BienesMuebles (CABM) vigente, emitido por la Secretaría de la Función Pública.

6. Asignar el número de inventario a cada bien mueble instrumental propiedad de laLOTENAL.

7. Registrar el valor de adquisición de cada bien mueble instrumental en el sistema"GRP-Módulo de Activo Fijo".

8. Elaborar y colocar las placas de identificación a los bienes muebles t/"'

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MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E

INMUEBLES

REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-06

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9. Integrar al expediente de identificación de cada bien mueble instrumentalpropiedad de la institución, con los documentos que amparan su propiedad.

1 O. La guarda y custodia de la documentación que integra el expediente que permite identificar a cada bien mueble instrumental propiedad de la Institución, de conformidad con la normatividad vigente aplicable en la materia.

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APROBADO


INMUEBLES

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-06

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DE SCRIPCIÓN

INICIO

1 Emite oficio de solicitud de alta y registro de bienes muebles dirigido a la Gerencia de Recursos Materiales, remitiendo la documentación que soporte la solicitud.

2 Recibe oficio de solicitud y documentación soporte.

3 Turna con instrucciones para su atención a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios.

4 Verifica que la documentación soporte de la solicitud se encuentre completa, conforme a los siguientes casos:

a) Alta por reposición de uno o varios bienes mueblesentregados por una compañía aseguradora.

- Oficio de solicitud de alta y registro de bienesmuebles.

- Acta Administrativa de Hechos por Siniestro, Robo oExtravío de Bienes Muebles (con anexos).

- Relación de bienes muebles siniestrados, robados oextraviados.

- Oficio de solicitud de investigación de hechos giradoa la Subgerencia de Seguridad y Vigilancia.

- Informe de investigación de hechos emitido por laSubgerencia de Seguridad y Vigilancia.

- En su caso; Acta de Hechos levantada ante elMinisterio Público o instancia jurídica correspondiente.

- Acta Administrativa de Reposición de Bienes (conanexos).

b) Alta por reposición de uno o varios bienes mueblesentregado por un usuario resguardante.

y- Oficio déf.'sdLioiter:tí�t,laa1m�t registro� de bienes � muebles�"" para la As1stenc1a u a

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15 AGO 2018 MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E

APROBADO INMUEBLES

REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-06

1 Página 5 de 1 O

- Acta Administrativa de Hechos por Siniestro, Robo oExtravío de Bienes Muebles (con anexos).

- Relación de bienes muebles siniestrados, robados oextraviados.

- Oficio de solicitud de investigación de hechos giradoa la Subgerencia de Seguridad y Vigilancia.

- Informe de investigación de hechos emitido por laSubgerencia de Seguridad y Vigilancia.

- En su caso; Acta de Hechos levantada ante elMinisterio Público o instancia jurídicacorrespondiente.

- Acta Administrativa de Reposición de Bienes (con

c) Alta por un bien no registrado en el inventario.

- Oficio de solicitud de alta y registro de bienesmuebles.

- Acta Administrativa de Hechos.- Relación de bienes muebles.

¿La documentación está completa y cumple con la normatividad vigente aplicable en la materia?

SI .- Continúa en la operación 1 O.

NO.- Continúa en la operación 5.

5 Elabora oficio de respuesta (oficio-devolutivo), dirigido al área requirente, comunicando los motivos por los cuales no es procedente su solicitud y en su caso, las acciones que deberán efectuarse para estar en posibilidad de continuar con el trámite; devolviendo la documentación original (excepto oficio de solicitud original).

6 Turna oficio devolutivo a la Gerencia de Recursos Materiales para su autorización y trámite.

7 Autoriza, tramita oficio devolutivo y recaba acuse de recepción.

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15 AGO 2018

APROBADO

MANUAL ADMINISTRATIVO DE ROCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E

1 INMUEBLES

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-06

Página 6 de 1 O

8 Turna acuse de recepción a la Subgerencia de almacenes e Inventarios para su conocimiento e integración al expediente.

9 Recibe acuse de recepción e integra al expediente.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

1 O Turna oficio de solicitud y documentación soporte al Departamento de Almacenes para continuar el trámite.

11 Elabora Acta de Indudable Propiedad y recaba firmas de los siguientes servidores públicos:

Titular de la Dirección de Administración. Titular de la Unidad Administrativa a la que se encuentra adscrita el área requirente. Gerente de Recursos Materiales. Titular de área requirente. Subgerente de Almacenes e Inventarios. Monitor titular y/o suplente del área requirente.

12 Asigna el número de inventario a cada bien.

Número de inventario: ./ Clave de Unidad Administrativa ../ Progresivo interno de la Unidad Administrativa ../ Clave CABM ../ Año de adquisición ../ Progresivo de tipo de bien.

Ejemplo:

Clave de Unidad Administrativa Progresivo interno de la Unidad Administrativa

Clave CABM

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1 !:> AGO 20í8

APROBADO


ROCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E

INMUEBLES

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-06

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·T3 Heg1srrn-tus-bre�ontrol de Altas"

- Control de Altas sistema "GRP-Módulo de Activo Fijo"{ registro informático}.

14 Emite el '�viso de Alta de Bienes Muebles Instrumentales" desde el sistema "GRP-Módulo de Activo Fijo".

15 Turna '�viso de Alta de Bienes Muebles Instrumentales" a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su revisión y autorización.

16 Recibe '� viso de Alta de Bienes Muebles Instrumentales", verifica información, autoriza y turna al Departamento de Almacenes para continuar su trámite.

17 Elabora y coloca las placas y/o etiquetas de código de barras, que identifican a cada bien mueble con su número de inventario.

18 Elabora oficio de respuesta dirigido al área requirente, comunicando el alta de los bienes muebles.

19 Remite oficio de respuesta al área requirente acompañado del '� viso de Alta de Bienes Muebles Instrumentales", del Acta de Indudable Propiedad, así como de la documentación soporte.

20 Turna acuse de recepción al Departamento de Almacenes para su conocimiento e integración al expediente.

21 Recibe acuse de recepción e Integra expediente de registro de alta de bienes con copia de los siguientes documentos:

Aviso de Alta de Bienes Muebles. Acta de Indudable Propiedad y documentación soporte.

22 Archiva, resguarda y custodia expediente.

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ÁREA REQUIRENTE GERENCIA DE RECURSOS MATERIALES

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INICIO

2

Emite oficio de solicitud de alta y registro de bienes muebles dirigido a la Gerencia de Recursos Materiales, remitiendo la documentación que soporte la solicitud.

Recibe oficio de solicitud y documentación soporte.

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Turna con instrucciones para su atención a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios.

7

Autoriza, tramita oficio devolutivo y recaba acuse de recepción.

8

Turna acuse de recepción a la Subgerencia de almacenes e Inventarios para su conocimiento e integración al expediente.

coMERIComité de Mejora Regulatoria Interna

1 :> AGO 2018

APROBADO

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE

REV. 02

SUBGERENCIA DE ALMACECENES E INVENTARIOS

4

Recibe, revisa y analiza el oficio de solicitud, documentación e instrucciones.

5

Elabora oficio de respuesta (oficio-devolutivo), dirigido al área requirente.

6

Turna oficio devolutivo a la Gerencia de Recursos Materiales para su autorización y trámite.

9

Recibe acuse de recepción e integra al expediente.

FIN

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Página 8 de 10


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15 AGO 2018

APROBADO

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Turna oficio de solicitud y documentación soporte al Departamento de Almacenes para continuar el trámite.

16

Recibe "Aviso de Alta de Bienes Muebles Instrumentales", verifica información, autoriza y turna al Departamento de Almacenes para continuar su trámite.

18

Elabora oficio de respuesta dirigido al área requirente, comunicando el alta de los bienes muebles.

LN·6014-MAP·P0-06

Página 9 de 10


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11

Elabora Acta de Indudable Propiedad y recaba firmas .

12

Asigna el número de inventario a los bienes. 13

Registra los bienes en el "Control de Altas"

14

Emite el "Aviso de Alta de Bienes Muebles Instrumentales" desde el sistema "GAP-Módulo de Activo Fijo".

15

Turna "Aviso de Alta de Bienes Muebles Instrumentales'' a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su revisión y autorización.

17

Elabora y coloca las placas y/o etiquetas de código de barras, que identifican a cada bien mueble con su número de inventario.

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REV. 02


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Remite oficio de respuesta al área requirente acompañado del "Aviso de Alta de Bienes Muebles Instrumentales", del Acta de Indudable Propiedad, así como de la documentación soporte.

20

Turna acuse de recepción al Departamento de Almacenes para su conocimiento e integración al expediente.

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Recibe acuse de recepción e Integra expediente de registro de alta de bienes

22

Archiva, resguarda y custodia expediente .

FIN

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1� AGO 2018

LOTERÍA NACIONAL PARA LA ASISTENCIA PÚB ICA APlllOBADO DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN L.-----------

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

PROCEDIMIENTO PARA LA DESIGNACIÓN O SUSTITUCIÓN REV. 02 LN-6014-MAP-P0-08 DE MONITORES TITULARES Y/O SUPLENTES EN LAS DIFERENTES ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA ENTIDAD Página 1 de 6

OBJETIVO:

1. Contar con un padrón actualizado de monitores titulares y/o suplentes,responsables de administrar y controlar la asignación de bienes mueblesinstrumentales de las Unidades y Áreas Administrativas de la Entidad.

ALCANCE:

Todas las Unidades y Áreas Administrativas de la Entidad, Gerencia de Recursos Materiales, Subgerencia de Almacenes e Inventarios, Departamento de Almacenes.

POLÍTICAS:

Es responsabilidad de los Titulares de las Unidades y Áreas Administrativas:

1. Designar por escrito al monitor titular y/o suplente, responsable de laadministración de los bienes muebles instrumentales de sus respectivas áreas.

2. Comunicar por escrito a la Gerencia de Recursos Materiales, la designación demonitores titulares y/o suplentes, responsables de la administración de los bienesmuebles instrumentales, así como los cambios en la designación de los mismos.

3. Asumir las funciones y responsabilidades de los monitores titulares y/o suplentescuando en la Unidad y/o Área Administrativa no se cuente con personal designadocomo monitor titular y/o suplente.

Es responsabilidad de los Monitores Titulares y/o Suplentes designados:

1. El control y administración de los bienes muebles instrumentales que seincorporen o desincorporen del inventario de su Unidad y/o Área Administrativa.

2. La elaboración, guarda y custodia de la documentación para el registro y controlde movimientos de los bienes muebles asignados a su Unidad y/o ÁreaAdministrativa, dicha documentación corresponde a la siguiente:

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INMUEBLES

REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-08

1 Página 2 de 6

a. Acta de Entrega - Recepción de monitor titular y/o suplente.b. Res9uardo personal de bienes muebles, del personal adscrito a su Unidad

y/o Area Administrativa.c. Minuta de trabajo del levantamiento de físico de bienes muebles

instrumentales.d. Reporte de Saldos de Bienes Muebles.e. Oficio de solicitud para:

• Alta y registro de bienes muebles.• Baja de bienes muebles.• traspaso de bienes muebles.

3. La revisión de los documentos mediante los cuales se realice la entrega de. bienesmuebles instrumentales en su Unidad y/o Área Administrativa, cotejando laveracidad de la información contenida en dichos documentos.

4. La custodia y resguardo de bienes muebles instrumentales, cuando éstos no seencuentren asignados a personal alguno.

5. Solicitar por escrito a la Gerencia de Servicios Generales, el serv1c10 de mantenimiento correctivo o preventivo para aquellos bienes mueblesinstrumentales que así lo requieran.

6. Informar por escrito a la Gerencia de Recursos Materiales, sobre el cambio decaracterísticas que sufran los bienes muebles instrumentales como consecuenciade su mantenimiento, a fin de mantener actualizados sus registros en el inventario.

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APROBADO

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1� AGO 2016

APROBADO


INMUEBLES

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-08

Página 3 de 6

DE SCRIPCIÓN

INICIO

Designa por escrito al monitor titular y/o suplente, responsables de la administración de los bienes muebles instrumentales de la Unidad y/o Área Administrativa.

2 El monitor titular y/o suplente solicita el inventario de bienes muebles instrumentales de su Unidad y/o Área Administrativa, a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios, a través de correo electrónico.

3 Remite por correo electrónico el inventario de bienes muebles instrumentales actualizado, al monitor titular y/o suplente del área requirente.

4 El monitor titular y/o suplente saliente, conjuntamente con el monitor titular y/o suplente entrante, realizan la revisión de los bienes muebles instrumentales, verificando que los bienes registrados correspondan físicamente con el inventario recibido y que la totalidad de los mismos se encuentren debidamente resguardados.

Nota: En caso de observarse la falta de bienes muebles instrumenta/es, deberá actuar conforme al Procedimiento para Baja por Extravío, Robo o Siniestro de Bienes Muebles Instrumentales Propiedad de la Institución, "PROCEDIMIENTO PARA TRÁMITE DE BAJA DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES POR ROBO O EXTRAV/0 LN-6014-MAP-P0-04".

5 Elabora acta de Entrega-Recepción, acompañando en original la siguiente documentación:

Inventario de bienes muebles instrumentales actualizado. Resguardos personales de bienes muebles actualizados.-yJii:mados p.or el perso�al.

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INMUEBLES

APROBADO REV. 02 LN-6014-MAP-P0-08

Página 4 de 6

- Reportes de saldos de bienes muebles de los últimos2 años.

- Minutas de trabajo de los inventarios físicos de bienesmuebles instrumentales de los últimos 2 años.

- Traspasos de bienes muebles instrumentales de losúltimos 2 años.

- Oficios de solicitud de altas, bajas y traspasos debienes muebles.

Nota: El acta de Entrega-Recepción, así como el inventario de bienes muebles instrumentales, deberán contener los nombres del Titular del Área o Unidad Administrativa, así como de los monitores entrantes y salientes, estar rubricados en todas sus hojas y firmado en la última de ellas por los servidores públicos antes mencionados.

Comunica por escrito a la Gerencia de Recursos Materiales, la designación del monitor titular y/o suplente, remitiendo copia del Acta de Entrega-Recepción, en la que se haga constar que el monitor titular y/o suplente recibe la totalidad de los documentos y expedientes señalados en la operación anterior.

Recibe oficio del área o unidad administrativa, con el nombre del monitor titular y/o suplente y lo turna a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para actualización del padrón de monitores.

Recibe oficio e instruye al Departamento de Almacenes a que proceda a la actualización del "Padrón de Monitores".

Recibe oficio y actualiza el padrón de monitores en el sistema "GRP-Módulo de Activo Fijo", y archiva original del oficio para su control.


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ÁREA REQUIRENTE

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INICIO

Designa al monitor titular y/o suplente, responsables de la administración de los bienes

2

El monitor titular y/o suplente solicita el inventario de bienes muebles instrumentales a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios.

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3

Remite al monitor titular y/o suplente del área requirentesolicitante, el inventario de bienes muebles instrumentales actualizado, por correo electrónico.


REV. 02


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7

Recibe oficio del área o unidad administrativa, con el nombre del monitor titular y/o suplente y lo turna a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para conocimiento y efectos.

4 COMERI(Olllltl de Mejora AegulalDrii lml'III

1 :> AGO 2018

APROBADO

LN-6014-MAP-P0-08

Página 5 de 6

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Recibe oficio y procede a la actualización del 'Padrón de Monitores", a través del Departamento de Almacenes.

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Recibe oficio y actualiza el padrón de monitores en el sistema "GAP-Módulo de Activo Fijo", y archiva original del oficio para su control.

FIN

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APROBADO

LN-6014-MAP-P0-08

Página 6 de 6

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LOTERÍA NACIONAL PARA LA ASISTENCIA PÚBLIC APROBADO DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN L-----------

MANUAL ADMINISTRATIVO DE PROCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y RESGUARDO DEL REV. 02 LN-6014-MAP-P0-09INSTRUMENTALES INVENTARIO DE BIENES MUEBLES AFECTADOS A LAS DIFERENTES ÁREAS ADMINISTRATIVAS Página 1 de 8 DE LA ENTIDAD

OBJETIVO:

1. Controlar la asignación de bienes muebles instrumentales a las diferentes áreasy unidades administrativas de la Entidad, dando así debido cumplimiento a la LeyGeneral de Bienes Nacionales y a la normatividad vigente en materia deadministración de bienes muebles instrumentales.

ALCANCE:

Todas las Unidades y Áreas Administrativas de la Entidad, Gerencia de Recursos Materiales, Subgerencia de Almacenes e Inventarios, Departamento de Almacenes.

POLÍTICAS:

Es responsabilidad de los Titulares de las áreas y unidades administrativas, monitores titulares y suplentes, así como de todos los servidores públicos de la Entidad.

1. Observar el debido cumplimiento de la normatividad vigente aplicable en lamateria.

Es responsabilidad de los Titulares de las Unidades y Áreas Administrativas:

1. Autorizar los movimientos de entradas y salidas· de mobiliario, resguardospersonales, reportes de saldos o solicitudes de baja, en ausencia del monitortitular y/o suplente.

2. La administración de los bienes muebles instrumentales asignados a susUnidades y Áreas Administrativas, así como la conservación de la documentacióncorrespondiente, a través de la supervisión del monitor titular y/o suplente.

3. Informar por escrito a la Gerencia de Recursos Materiales, la ocurrencia demovimientos de bienes muebles instrumentales que se realicen dentro de suUnidad y Áreas Administrativas o con otras_Unidades'"\/ÁTeas"'Administrativas.

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APROBADO

MANUAL ADMINISTRATIVO DE bROCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E

INMUEBLES REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-09

1 Página 2 de 8

4. Verificar que los documentos que se generen conten�an la firma de conformidadde los monitores y resguardantes de las Unidades y Areas Administrativas.

5. Asumir las funciones y responsabilidades de los monitores titulares y/o suplentescuando en la Unidades o Áreas Administrativas no se cuente con personaldesignado como monitor titular y/o suplente.

Es responsabilidad del monitor titular y/o suplente:

1. La revisión de los bienes muebles instrumentales que se reciban o entreguen ensu área, así como elaborar y oficializar la documentación soporte de éstasacciones.

2. Elaborar los resguardos personales de bienes muebles instrumentales de cadaservidor público adscrito a sus Unidades y Áreas Administrativas, con motivo decambios de resguardantes del mobiliario, así mismo remitir copia de éstos a laSubgerencia de Almacenes e Inventarios, a efecto de tenerlos debidamenteregistrados y actualizados.

3. Atender las observaciones efectuadas por la Gerencia de Recursos Materiales enmateria de bienes muebles instrumentales propiedad de la Entidad.

4. Elaborar mensualmente el reporte de Saldos de Bienes Muebles Instrumentales,que como resultado de la revisión física de los bienes muebles instrumentales desu Unidad y/o Área Administrativa, deberá cotejar con los resguardos personalesy remitirlo a la Gerencia de Recursos Materiales durante los 3 primeros díashábiles del mes.

Es responsabilidad del servidor público resguardante de bienes muebles:

1. Verificar que la información contenida en su resguardo personal de bienesmuebles corresponda a los bienes que tiene asignados.

2. Firmar el resguardo personal de los bienes muebles que tiene asignados para eldesempeño de sus funciones.

3. El uso y cuidado de los bienes muebles instrumentales que tiene asignados para1 el desempeño de sus funciones. _ --·-- -

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INMUEBLES

REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-09

l Página 3 de 8

4. Manifestar por escrito al monitor titular y/o suplente, aquellos bienes mueblesinstrumentales de su propiedad, que ingrese a la Entidad, así como de manifestarlos ingresos y salidas subsecuentes de dichos bienes.

5. Reportar por escrito al monitor titular y/o suplente, así como al Titular de la Unidado Área Administrativa, los faltantes, siniestros, robos o extravío de bienesmuebles, tan pronto como se percate de dichos acontecimientos.

6. Reportar por escrito al monitor titular y/o suplente, así como al Titular de la Unidado Area Administrativa, a los servidores públicos que dañen o sustraigan bienesmuebles sin la debida autorización, tan pronto como se percate de dichosacontecimientos.

Es responsabilidad la Subgerencia de Almacenes e Inventarios:

1. Observar que las Unidades y Áreas Administrativas cumplan la normatividadvigente aplicable en la materia.

2. Realizar la conciliación de reportes de saldos mensuales emitidos por lasUnidades y Áreas Administrativas de la Entidad contra los registros existentes.

COMERI Comité de Me,ra Re¡ulalDril lntema

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APROBADO

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INMUEBLES

REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-09

1 Página 4 de 8

DE SCRIPCIÓN

INICIO

Reciben los bienes muebles instrumentales y avisos de alta o afectación.

2 Verifica que los datos de los documentos correspondan a las características físicas de los bienes muebles instrumentales.

3 Verifica el número de inventario, cantidad, concepto, nombre y categoría del responsable, así como el total del aviso de alta o afectación, archivando la documentación recibida para sucontrol.

4 Elabora los "Resguardos Personales de Bienes Muebles Instrumentales" (Formato F.31-16 ANEXO), en original y dos copias

5 Entrega Resguardo Personal de Bienes Muebles distribuyendo como se indica a continuación:

- Original.- Monitor titular y/o suplente, para su archivo ycontrol.- Primera copia.- Resguardante.- Segunda copia.- Subgerencia de Almacenes e Inventarios.

6 Elabora el "Reporte de Saldos de Bienes Muebles" (Formato F.36-27 ANEXO), en original y una copia, describiendo losmovimientos que aumenten o disminuyan el Saldo de BienesMuebles y recaba firma del Titular de la Unidad o ÁreaAdministrativa.

7 Elabora oficio y remite con el Reporte de Saldos de Bienes Muebles a la Gerencia de Recursos Materiales, anexando la primera copia de los Resguardos Personales de Bienes Muebles Instrumentales que hayan sufrido modificaciones en el mes que se rep._Qlia.- - 1

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l� AGO 2018

APROBADO


INMUEBLES

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-09

Página 5 de 8

Nota: El envío debe realizarse dentro de los 3 primeros días hábiles de cada mes y corresponderá al mes inmediato anterior.

8 Recibe el Reporte de Saldos de Bienes Muebles en original; y copia de los resguardos personales de bienes muebles que hayan sufrido cambios, y turna a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios.

9 Recibe documentación y lleva a cabo su conciliación con los registros de inventario existentes, anotando en el recuadro del Reporte de Saldos de Bienes Muebles con una X, según corresponda.

1 O Verifica lo siguiente:

11

- Reporte de Saldos de Bienes Muebles VS. Inventarioregistrado en el sistema "GRP- Módulo de Activo Fijo".

- Entrega de resguardos actualizados (en copia).- Actualización de resguardos con los cambios

generados por movimientos internos- Movimientos de bienes muebles por "altas",

"traspasos" y/o "bajas"

Existen observaciones o diferencias?

SI : Continúa en la operación 11.

NO: Continúa en la operación 14.

Elabora y remite oficio para el Área Requirente, comunicando las observaciones y/o diferencias, a fin de que se realicen las aclaraciones y/o correcciones pertinentes y devuelve el Reporte de Saldos de Bienes Muebles.

Área Requirente 12 Recibe oficio con el original del Reporte de Saldos de

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Subgerencia de 14 Almacenes e

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INMUEBLES

REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-09

1 Página 6 de 8

Concilia y corrige el Reporte de Saldos de Bienes Muebles y remite a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios.

Continúa en la operación 9.

NOTA: Los resguardos Personales actualizados por los movimientos reportados, se sustituyen en el expediente del área correspondiente y se archivan.


Regresa copia con acuse de recibo al Área Requirente.

Archiva la documentación en el expediente correspondiente.


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1 � AGO 2016

APROBADO

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ÁREA REQUIRENTE

INICIO

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Reciben los bienes muebles instrumentales y avisos de alta o afectación.

2

Verifica que los datos de los documentos correspondan a las características físicas de los

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Elabora Reporte de Saldos de Bienes Muebles F(36-27) y recaba firma del Titular del área o unidad administrativa.

7

Envía el Reporte de Saldos de Bienes Muebles Instrumentales a la Gerencia de Recursos Materiales.

12

Recibe oficio con el original del Reporte de Saldos de Bienes Muebles con observaciones.

13

Concilia y corrige el Reporte de Saldos de Bienes Muebles y remite a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios.


REV. 02


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8

Recibe el Reporte de Saldos de Bienes Muebles Instrumentales y turna a la Subgerencia de

-

LN-6014-MAP-P0-09

Página 7 de 8


9

Recibe documentación y lleva a cabo su conciliación con los registros de inventario.

10

Verifica la información y determina su aceptación y procedencia.

11

Elabora y remite oficio para el Área Requirente, comunicando las observaciones y/o diferencias, a fin de que se realicen las aclaraciones y/o correcciones pertinentes y devuelve el Reporte de Saldos de Bienes Muebles

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APROBADO

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REV. 02


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APROBADO

LN-6014-MAP-P0-09

Página 8 de 8


14

Regresa copia con acuse de recibo al Área Requirente.

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FIN

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INMUEBLES

REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-10

1 Página 2 de 7

Es responsabilidad de los Titulares de las Unidades Administrativas, conjuntamente con el monitor titular y/o suplente:

1. Dar cumplimiento a la Circular que contiene el Cronograma de Actividades parael Levantamiento del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales ycomunicarlo al/los monitores titulares y/o suplentes de su Unidad o ÁreaAdministrativa.

2. La administración de los bienes muebles instrumentales asignados a sus áreas.

3. Coordinar el Levantamiento del Inventario Físico de los Bienes MueblesInstrumentales de sus Unidades y/o Áreas Administrativas, de conformidad con elCronograma de Actividades.

4. Atender y subsanar las observaciones y recomendaciones emitidas por laGerencia de Recursos Materiales a través de la Subgerencia de Almacenes eInventarios.

5. Enviar con oportunidad el inventario y copias de los resguardos personalesdebidamente requisitados y actualizados, de acuerdo con las fechas estipuladasen el Cronograma de Actividades para el Levantamiento del Inventario Físico deBienes Muebles Instrumentales.

6. Solicitar la colocación de placas de identificación de inventario para los bienesmuebles instrumentales que carezcan de las mismas.

7. Atender en caso de ser necesario, la revisión física documental que haga elpersonal de la Subgerencia de Almacenes e Inventarios.

8. Aclarar y/o subsanar las observaciones y recomendaciones emitidas por laSubgerencia de Almacenes e Inventarios, en un plazo no mayor de cinco díashábiles, contados a partir de su notificación.

Es responsabilidad de cada usuario resguardante de bienes muebles instrumentales

1. Verificar y validar su resguardo personal de bienes muebles.

2. Conservar una copia actualizada de su resguardo personal de bienes muebles.

3. Reportar por escrito al monitor titular yjo supJente_cie-su-�rea o unidadadministrativa, la ocurrencia de sini��trQS laltaritesp¡rop'C(slo extravfo de los bienesmuebles que tiene bajo su resguardo. •· • 1 Pubhca

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Gerencia de Recursos

Materiales


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1� AGO 2018

APROBADO

INICIO


INMUEBLES

REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-1 O

1 Página 3 de 7

DE SCRIPCIÓN

1 Elabora Cronograma de Actividades para el Levantamiento del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales.

2 Elabora circular para la publicación del Cronograma de Actividades para el Levantamiento del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales

3 Entrega Circular y Cronograma de Actividades para el Levantamiento del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales a la Gerencia de Recursos Materiales para trámite de autorización ante la Dirección de Administración.

4 Tramita autorización de la Circular y Cronograma de Actividades para el Levantamiento del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales ante la Dirección de Administración.

5 Autoriza la Circular y Cronograma de Actividades para el Levantamiento del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales, dando a conocer los tiempos en que las unidades administrativas deberán efectuar el levantamiento de inventario físico-documental de los bienes muebles instrumentales que les están asignados y turna a la Gerencia de Recursos Materiales para el trámite correspondiente.

6 Recibe Circular y Cronograma de Actividades para el Levantamiento del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales debidamente autorizado y turna a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para el trámite de difusión correspondiente.

7 Recibe Circular y Cronograma de Actividades para el Levantamiento del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales para la difusión correspondiente.- - 1

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Área Requirente

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l :> AGO 2018

APROBADO


INMUEBLES

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-1 O

Página 4 de 7

8 Recibe vía correo electrónico Circular y Cronograma de Actividades para el Levantamiento del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales.

9 Realiza la revisión físico-documental del activo fijo conforme al Cronograma de Actividades para el Levantamiento del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales.

1 O Verifica que los bienes muebles instrumentales que tiene asignados se encuentren registrados en los resguardos personales.

11 Actualiza resguardo de bienes muebles de uso común.

Nota: Los bienes de uso común deberán quedar registrados en el resguardo del monitor titular o suplente, o en su caso en el resguardo del Titular de la Unidad oÁrea Administrativa).

12 Verifica que:

Los resguardantes presenten físicamente la totalidad de los bienes asignados en su resguardo.

La totalidad de los bienes muebles instrumentales asignados a la Unidad o Área Administrativa se encuentren físicamente localizados en la misma.

La totalidad de los bienes muebles instrumentales asignados cuenten con su placa de identificación y que el número de inventario se encuentre legible.

Si se observa el faltante de uno o varios bienes muebles, procederá a su búsqueda y localización en las diferentes áreas de la Institución; en los casos en que no sea posible su localización debe apegarse a lo establecido en el "Procedimiento para Trámite de Baja de Bienes Muebles Instrumentales por Robo o Extravió "LN-6014-MAP-P0-04".

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Área Requirente


l ó AGO 20,e

APROBADO


INMUEBLES

REV. 02 LN-6014-MAP-P0-1 O

Página 5 de 7

13 En caso de ubicar o encontrar bienes muebles instrumentales que pertenecen al activo fijo de otra Unidad o Área Administrativa, se deberá solicitar a ésta última su retiro; o en su caso, procederá a solicitar a la Gerencia de Recursos Materiales su traspaso al activo fijo de la propio, conforme al "Procedimiento para el Control y Elaboración de Afectaciones (Traspasos) de Bienes Muebles Instrumentales "LN-6014-MAP-P0-02"

14 Elabora y envía oficio a la Gerencia de Recursos Materiales anexando la siguiente documentación:

Relación de bienes muebles instrumentales de la Unidad o Área Administrativa con la firma de su titular y del monitor titular y/o suplente. Minuta de Trabajo con el resultado del levantamiento físico de inventario con observaciones. Copia simple de los resguardos personales debidamente actualizados, requisitados y firmados. Relación de bienes muebles instrumentales que carecen de placa de identificación.

15 Recibe oficio original y documentación, y turna para su revisión y análisis a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios.

16 Recibe oficio con la documentación correspondiente, revisa, analiza y asienta el resultado de la verificación documental en la Hoja de Resultados de Conciliación de Registros.

17 Recibe oficio con el resultado de la conciliación y realiza aclaraciones en un plazo no mayor de 5 días hábiles contados a partir de la recepción del mismo.

18 Recibe oficio con las aclaraciones y procede a su verificación, según sea el caso.


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INICIO

Elabora Cronograma de Actividades para el Levantamiento del Inventario Físico de Bienes

2

Elabora circular para la publicación del Cronograma de Actividades para el Levantamiento del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales

3

Entrega Circular y Cronograma de Actividades a la Gere�ia de Recursos Materiales para trámite.

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4

Tramita autorización de la Circular y Cronograma de Actividades ante la Dirección de Administración.

6

Recibe Circular y Cronograma autorizado y turna a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para el trámite de difusión correspondiente.

-

REV. 02

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

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5

Autoriza y emite Circular y Cronograma de Actividades para el Levantamiento del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales.

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15 AGO 20\8

APROBADO

LN-6014-MAP-P0-10

Página 6 de 7

ÁREA REQUIRENTE

-- - -·-

8

Reciben Circular y Cronograma de Actividades.

9

Realiza la revisión físico-documental del activo fijo conforme al Cronograma de Actividades.

10

Verifica que los bienes muebles instrumentales asignados a sus áreas administrativas estén registrados en los resguardos personales.

11

Actualiza su resguardo personal con aquellos bienes muebles de uso común.

12

Verifican todos los bienes muebles instrumentales asignados al área, y de los que carecen de placa de identificación (número de inventario), elaboran relación para solicitud de emplacamiento a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios.

13

Ubica e identifica bienes muebles instrumentales que pertenecen al activo fijo de otra área o unidad administrativa, solicitando su retiro o traspaso .

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ÁREA REQUIRENTE

14

Elabora y envía oficio a la Gerencia de Recursos Materiales anexando Minuta de Traba jo y documentación soporte.

17

Reciben oficio del resultado de la conciliación y realiza aclaraciones en un plazo no mayor de 5 días hábiles .

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REV. 02

GERENCIA DERECURSOS MATERIALES

15

Recibe oficio original y documentación, y turna para su revisión y análisis a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios.

COMERI Comité de Mejo,; Repl¡toria lntema

15 AGO 2018

APROBADO

LN-6014-MAP-P0-1 O

Página 7 de 7


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16

Recibe oficio con la documentación correspondiente, revisa, analiza y asienta el resultado de la verificación documental en la Hoja de Resultados de Conciliación de Registros.

18

Recibe oficio con las aclaraciones y procede a su verificación, según sea el caso.

19


FIN

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LOTERÍA NACIONAL PARA LA ASISTENCIA PÚBLI DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

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15 AGU 2018

APROBADO


LN-6014-MAP-P0-11PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCIÓN DE BIENES REV. º2 1-----+--------�

MUEBLES EN LOS ALMACENES DE LA ENTIDAD Página 1 de 9

OBJETIVOS:

1. Verificar que los bienes muebles que ingresen al Almacén General (por conceptode compra, donación, permuta y reaprovechamiento, entre otros), cumplan con ladescripción, cantidad, estado y calidad, establecidos en el pedido o contrato; o enla documentación soporte que los acompañe.

2. Mantener actualizado el inventario, registros y controles de los bienes mueblesque ingresan al Almacén General.

ALCANCE:

Gerencia de Recursos Materiales, Subgerencia de Almacenes e Inventarios, Departamento de Almacenes.

POLÍTICAS:


1. Supervisar la adecuada recepción de los bienes muebles en los almacenes de laentidad.


1. Asignar áreas para el almacenamiento de bienes muebles que ingresen alAlmacén General.

2. Coteja las cantidades y características de los bienes muebles, conforme a lasespecificaciones del pedido, contrato o de la documentación soporte con que seentreguen bienes muebles en el Almacén General.

3. Solicitar la intervención de las áreas requirentes, en los casos de recepción de

bienes muebles de características técnicas especiales, a fin de que éstos seanvalidados en su recepción por dichas áreas.

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GERD-JCIA DE: Ol·,G.A.t ZACION 'rDESARROLLO DE PERSONAL


INMUEBLES

REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-11

1 Página 2 de 9

4. Vigilar que en la recepción de bienes muebles de importación se conserve suembalaje original, requiriendo para su apertura la intervención de las áreasrequirentes, así como de la aseguradora.

5. Verificar que la descripción de los bienes muebles, precios unitarios e importesdel pedido o contrato coincidan con la factura del proveedor.

6. Verificar que la razón social de la factura del proveedor sea la misma del pedidoo contrato.

7. Sellar las facturas correspondientes a aquellos pedidos o contratos que cumplancon todas las condiciones contenidas en los mismos.

8. Colocar los bienes muebles recibidos en los espacios asignados en los almacenesexistentes.

9. Reportar diariamente a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios lasrecepciones efectuadas.

1 O. Capturar la información requerida de los documentos soporte de cada una de las recepciones realizadas, en el sistema GAP-Módulo de Inventarios.

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APROBADO

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. Lotería Nacionalpor I A..,f..,t nci.., Pública

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APROBADO

INICIO

P OCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

AEV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-11

1 Página 3 de 9

DE SCRIPCIÓN

1 Envía por oficio pedido y/o contrato (copia amarilla) a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios.

2 Recibe Oficio y copia amarilla correspondiente al pedido.

Inventarios En su caso, abre expediente de "Pedidos y Contratos Pendientes de Recibir" para seguimiento, control y archivo de consulta.

Área Requirente


Proveedor

3 Revisa documentación y turna al Departamento de Almacenes con instrucciones para su atención.

Documentación que debe remitirse al Departamento de Almacenes:

Copia del oficio con el cual se remiten los pedidos y/ó contratos. Pedidos (copia amarilla). Contratos, copias. Otra documentación.

4 Informa por escrito la fecha y hora del arribo de los bienes al Almacén General.

5 Recibe notificación de arribo de bienes y elabora logística de recepción de bienes.

6 Entrega bienes muebles en Almacén General y/o Almacén de Materia Prima, presentando la siguiente documentación:

- Pedido (copia blanca - proveedor).- Factura y/o remisión.

NOTA: Para la recepción de bienes muebles en sitios distintos �1 de los almacenes, deberá procederse de contormida�ont�r�¡'Prócedif11ren1o ¡para la Recepción q¿-:)i}¡;l'n/l.;@uegl!Jillíls.frumentales y/o de

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Área Requirente


15 AGO 2018 MANUAL ADMINISTRATIVO DE ºROCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E

APROBADO INMUEBLES

REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-11

1 Página 4 de 9

Consumo en Areas de la Entidad Distintas al

Almacén General o al Almacén de Materia Prima"

LN-6014-MAP-P0-14.

7 Coteja cantidades entregadas y verifica de conformidad con lo establecido en el pedido o contrato lo siguiente:

- Fechas de entrega,- Embalaje,- Descripciones,- Precios,- Razón social del proveedor,- Domicilio,- R.F.C. de la LOTENAL,- Vigencia del folio de la factura,- Importes (subtotales, totales, impuestos, descuentos),- Marca, modelo, número de serie, medidas y

especificaciones,- Características técnicas de los bienes del pedido,- Factura (deberá contener impreso el número de pedido

y/o contrato de que se trate).

8 Notifica al área requirente para que designe y envíe al personal responsable de llevar a cabo la verificación y aprobación de los bienes.

g Efectúa verificación y pruebas necesarias.

¿Se aceptaron los bienes?

Si : Continúa la operación.

No : Continúa en la operación 1 O.

¿Se entregó en tiempo?

Si : Continúa en la operación 11.

No: Continúa en la operación 1 O.

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Página 5 de 9

1 O Envía informe de incumplimiento a las áreas requirentes y a la Subgerencia de Adquisiciones para el trámite de aplicación de penas convencionales y sanciones.

¿Se rescinde el contrato?

Si : Continúa en la actividad 16.

No : Continúa en la actividad 11.

11 Recibe bienes y documentos. para trámite de pago, revisa, coteja documentación, sella y firma de recibido la factura y entrega al proveedor para proceso de pago (en el caso de contar con facturación electrónica se acepta con firma electrónica), asentando al reverso de la factura original y de todas sus copias, los siguientes datos:

Número de pedido o contrato. Fecha de pedido o contrato. Número de factura. Fecha de factura. Fecha de recepción. Nombre del proveedor. Unidad Administrativa solicitante. Número de partida presupuesta!. Almacén que recibe la mercancía. Recepción parcial o total.

12 Elabora Nota de Entrada y en su caso Cuenta por Liquidar Certificada "CLC" y tramita autorización. (Ver Procedimiento

Para la Elaboración de Notas de Entrada de Bienes Muebles LN-6014-MAP-P0-13).

13 Entrega Nota de Entrada y Cuenta por Liquidar Certificada "CLC" al proveedor para trámite de pago.

Recibe factura sellada y nota de entrada para trámite de pago.

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INMUEBLES

REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-11

Página 6 de 9

No : Continúa en la actividad 16.

14 Realiza "Procedimiento para el Alta y Registro de Bienes Muebles Instrumentales Adquiridos a través de Pedidos o Contratos" (LN-6014-MAP-P0-01 ).

15 Resguarda los bienes en la sección correspondiente del almacén.


16 Devuelve bienes muebles al proveedor.

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COMER! Comité de M!jora Regul,Hori. Interna

15 AGO 2018

APROBADO

Lotería Nacional p rn la Asistencia Pública

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INICIO

Envía por oficio pedido y/o contrato (copia amarilla) a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios.

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REV. 02

ÁREA REQUIRENTE

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2

Recibe Oficio y copia amarilla correspondiente al pedido.

Informa por escrito la fecha y hora del arribo de bienes al almacén.

3

Revisa documentación y turna al Departamento de Almacenes con instrucciones para su atención .

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15 AGO 2018

APROBADO

LN-6014-MAP-P0-11

Página 7 de 9


5

Recibe notificación de arribo de bienes y elabora logística recepción de bienes.

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7

Coteja cantidades entregadas y verifica de conformidad con lo establecido en el pedido o contrato.

8

Notifica al área requirente para que designe y envíe al personal responsable de llevar a cabo la verificación y aprobación de los bienes.

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10

Envía informe de incumplimiento a las áreas requirentes y a la Subgerencia de Adquisiciones para el trámite de aplicación de penas convencionales o resición de contrato.

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REV. 02

ÁREA REQUIRENTE

9

Efectúa verificación y pruebas necesarias.

COMERI Comité de Mejora Regu� Interna

1 � AGO 2018

APROBADO

LN-6014-MAP-P0-11

Página 8 de 9

PROVEEDOR

-

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Entrega bienes muebles en Almacén General y/o Almacén de Materia Prima.

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Página 9 de 9

SUBGERENCIA DE ALMACECENES ÁREA REQUIRENTE E INVENTARIOS

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15 AGO 2018 ¿I APROBADO

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LOTERÍA NACIONAL PARA LA ASISTENCIA PÚB ICA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

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APROBADO

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PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN, RECEPCIÓN,REV. 02 LN-6014-MAP-P0-12

REGISTRO Y CONTROL DE FORMAS IMPRESAS Página 1 de 7

OBJETIVO:

1. Administrar las formas impresas de la LOTENAL, a través de la recepción, registroy control de las mismas, de conformidad con las especificaciones, característicasy cantidades establecidas por la Subgerencia de Capacitación y Desarrollo dePersonal.

ALCANCE:

Dirección de Comercialización, Gerencia de Recursos Materiales, Gerencia de Organización y Desarrollo de Personal, Gerencia de Producción, Subgerencia de Almacenes e Inventarios, Departamento de Almacenes.

POLÍTICAS:

Es responsabilidad de la Dirección de Comercialización:

1. Instruir a la Gerencia de Producción, la atención de solicitudes de formasimpresas.


1. Solicitar a la Subgerencia de Capacitación y Desarrollo de Personal, lainvestigación de las formas impresas que han llegado a su nivel de existenciamínimo. . .

2. Remitir las solicitudes de impresión a la Dirección de Comercialización, conformea las cantidades y características indicadas por la Subgerencia de Capacitación yDesarrollo de Personal.

Es responsabilidad de la Subgerencia de Capacitación y Desarrollo de Personal:

1. Efectuar las investigaciones de formas impresas solicitadas por la Subgerencia deAlmacenes e Inventarios.

2. Comunicar a la Subgerencia del • r¡,ac¡i9¡,s, f. Jnv�nt¡rrius-el resultado de las ¡:3 / solicitudes de investigación de fohr:ta@tjmpresasJ. ,, JI"' /

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PROCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-12

1 Página 2 de 7

Es responsabilidad de la Subgerencia de Impresión:

1. Atender dentro de los 60 días naturales siguientes a la fecha de recepción, lassolicitudes de impresión requeridas.

2. Entregar las formas impresas en el Almacén General, en la cantidad y con lascaracterísticas solicitadas.

3. Comunicar oportunamente y por escrito a la Subgerencia de Almacenes eInventarios, aquellos motivos por los que no fueron atendidas las solicitudes deimpresión, marcando copia del mismo a la Subgerencia de Capacitación yDesarrollo de Personal.


1. Informar a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios, aquellas formas impresasque han llegado a su nivel de existencia mínimo.

2. Comunicar a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios, las características decada formato investigado.

3. Elaborar las solicitudes de impresión de formas impresas, conforme a lascantidades y características indicadas por la Subgerencia de Capacitación yDesarrollo de Personal.

4. Registrar las altas de formas impresas en el Sistema Informático GRP - Módulode Inventarios, almacenarlas y surtirlas . .

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1 ó AGO 2018

APROBADO

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1 � AüO 2018 MANUAL ADMINISTRATIVO DE

PROCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

APROBADO REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-12

1 Página 3 de 7

DE SCRIPCIÓN

INICIO

Elabora relación de formas impresas que llegaron a su existencia mínima.

2 Elabora oficio para solicitar a la Subgerencia de Capacitac1ón y Desarrollo de Personal la investigación relativa a la vigencia, presentación y consumo de formas impresas que llegaron a su existencia mínima, integrando una muestra de cada forma a investigarse.

3 Turna oficio a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su autorización, acompañando la siguiente documentación:

- Relación de formas impresas a investigar.

- Un ejemplar de cada forma impresa.

4 Recibe y autoriza oficio, rubrica relación y remite a la Subgerencia de Capacitación y Desarrollo de Personal.

5 Recibe oficio y documentación para su trámite.

6 Realiza la investigación de las formas impresas y elabora oficio de respuesta, solicitando a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios elabore las solicitudes de impresión correspondientes, indicando la cantidad de formas a imprimir y sus especificaciones.

7 Recibe el oficio de los formatos que se investigaron y turna al Departamento de Almacenes para su atención.

8 Requisita el formato "Solicitud de Impresión" (F.24-30 ¿;/ ANEXO) con la c11nt1tfad y ffspecificéíciones por cada una de las formas a imorimtriv:elfibora ofi9io d,t�olicitud de impresión.

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Inventarios

Dirección de Comercialización


Inventarios



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bROCEDIMIENTOS DE BIENES MUEBLES E

APROBADO INMUEBLES REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-12

1 Página 4 de 7

9 Por cada solicitud de impresión anexa una muestra de la forma a imprimir.

1 O Entrega a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su autorización.

11 Confronta oficio y solicitudes de impresión con los requerimientos de la Subgerencia de Capacitación y Desarrollo de Personal, valida y envía oficio de solicitud a la Dirección de Comercialización, anexando copia del oficio enviado por la Subgerencia de Capacitación y Desarrollo de Personal.

12 Recibe oficio, solicitud de Impresión y muestras de las formas a imprimir y gira instrucciones para iniciar los trabajos de impresión.

13 Comunica a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios la conclusión de los trabajos de impresión y que está en posibilidad de efectuar la entrega de las mismas.

14 Instruye al Departamento de Almacenes para que reciba las formas impresas.

15 Sella el formato Entrega de Impresión y recibe formas impresas.

16 Almacena las formas impresas recibidas.

17 Registra el alta formas impresas en el Sistema Informático -Módulo de Inventarios y entrega:

18

Copia del formato Entrega de Impresión para el Informe Diario de Actividades.

Procesa movimientos contables de los registros.

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1 Página 5 de 7

Imprime pantalla de las transacciones efectuadas en el Sistema Informático - Módulo de Inventarios para firma de la Subgerencia de Almacenes e Inventarios y remite con copia de cada forma impresa a la Gerencia de Control Presupuesta! y Contabilidad.

Archiva en expediente.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

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1 � AGO 2018

APROBADO

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� Elabora relación de fom1as impresas que llegaron a su existencia mínima.

+ 2

Elabora oficio para solicitar a la Subgerencia de Capacitación y Desarrollo de Personal la investigación relativa a la vigencia, presentación y consumo.

... 3

Turna oficio a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios para su autorización.

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Requisita uñíorrr/ato (F.24-30) con la cantidad y especificaciones por cada una de las formas a imprimir y elabora oficio de solicitud de impresión.

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E INVENTARIOS

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4

Recibe y autoriza oficio, rubrica relación y remite a la Subgerencia de Capacitación y Desarrollo de Personal.

f 7

Recibe· el oficio de los formatos que se investigaron y turna al Departamento de Almacenes para su atención.

¡ 11

Confronta oficio y solicitudes de impresión con los requerimientos de la Subgerencia de Organización y Procedimientos, valida y envía oficio de solicitud a la Dirección de Comercialización.


-

SUBGERENCIA DE CAPACITACIÓN

-

Y DESARROLLO DE PERSONAL

-

1

- -

Recibe oficio y documentación para su trámite.

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REV. 02

5

6

Realiza la investigación de las formas impresas y emite oficio de respuesta a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios

�-. COMERIComité de Mejora Reculatori¡ lnlema

·1 t> AGO 2018

APROBADO

LN-6014-MAP-P0-12

Página 6 de 7

DIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN

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Recibe oficio, solicitud de Impresión y muestras de las fom1as a imprimir y gira instrucciones para iniciar los trabajos de impresión.

¡ 13

Comunica a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios la conclusión de los trabajos de impresión.

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15

Sella el formato Entrega de Impresión y recibe

16 y 17 Almacena las formas impresas recibidas.

Registra el alta formas impresas en el Sistema Informático - Módulo de Inventarios y entrega:

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FIN


14 Instruye al Departamento de Almacenes para que reciba las formas impresas.

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SUBGERENCIA DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO DE PERSONAL

CO!'llERI Comi'.e de Mejora Regulatoria Interna

15 AGO 2018

APROBADO

REV. 02

-

LN-6014-MAP-P0-12

Página 7 de 7

DIRECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN

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LOTERÍA NACIONAL PARA LA ASISTENCIA PÚB ICA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓ�

COMER Comitf de Mejora Regul.toria In

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APROBADO


PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE NOTAS DE REV. 02 LN-6014-MAP-P0-13

ENTRADA DE BIENES MUEBLES Página 1 de 6

OBJETIVO:

1. Registrar en el sistema "GRP-Módulo de Inventarios" la recepción de bienesmuebles instrumentales y de consumo, que con motivo de pedidos o contratos seentregan en los almacenes de la Lotería Nacional para la Asistencia Pública(LOTENAL), de conformidad con la normatividad vigente aplicable en materia.

ALCANCE:

Gerencia de Recursos Materiales, Subgerencia de Almacenes e Inventarios, Subgerencia de Adquisiciones, Departamento de Almacenes.

POLÍTICAS:

Es responsabilidad de la Subgerencia de Adquisiciones de la Gerencia de Recursos Materiales:

1. Enviar a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios los pedidos y/o contratosformalizados (copia amarilla) para la adquisición de bienes muebles, en un periodode 2 días hábiles contados a partir de la fecha de su formalización.

2. Informar a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios las modificaciones a lospedidos y/o contratos.


1. Cotejar que los bienes muebles instrumentales y de consumo, que se reciben enlos almacenes de la Entidad cumplan con la descripción y requisitos del pedidoy/o contrato respectivo.

2. Cotejar que las facturas y/o remisiones estén debidamente requisitadas, y que losde dichos documentos correspondan a los del pedido y/o contrato.

3. Cotejar que las facturas y/o remisiones del proveedor cumplan con los requisitos

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INMUEBLES

REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-13

Página 2 de 6

4. Colocar los sellos de recepción de bienes muebles de consumo y/oinstrumentales, con la firma de aceptación del área requirente responsable y/oadministradora del pedido o contrato.

5. Registrar en el "Sistema Informático GRP - Módulo de Inventarios" las entradasde bienes muebles de consumo y/o instrumentales adquiridos a través de pedidoy/o contrato.

6. Emitir las Notas de Entrada correspondientes a los pedidos y/o contratos, y validarla información.

7. Recabar las firmas de las notas de entrada.

8. Entregar la nota de entrada original al proveedor o al área requirente y recabar lafirma de recepción correspondiente.

9. En los casos de recepción de bienes muebles instrumentales, realizar el alta yregistro correspondiente en el inventario de la Entidad.

1 O. Registrar las transferencias de información correspondientes a las entradas de bienes muebles de consumo y/o instrumentales, al Módulo de Contabilidad del

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"Sistema Informático GRP - Módulo de Inventarios".

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15 AGO 2018

APROBADO

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REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-13

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DE SCRIPCIÓN

1 Entrega en la Departamento de Almacenes los siguientes documentos:

- Factura original.- Remisión original.- Pedido o contrato original (copia del proveedor).- Cinco copias de los documentos anteriores.

2 Registra en el "Sistema Informático GRP - Módulo Inventarios", la información y emite la "Nota de Entrada" desde el sistema GRP, de conformidad con la documentación entregada por el proveedor:

3 Firma "Nota de Entrada" y turna a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios los siguientes documentos:

- "Nota de Entrada" original.- Pedido o contrato original.- Factura o remisión original.

4 Recibe documentos y coteja "Nota de Entrada" contra el pedido original y la factura.

!s Autoriza "Nota de Entrada" y devuelve al De'partamento de Almacenes para continuar con el trámite correspondiente.

6 Recibe "Nota de Entrada" autorizada y documentos originales.

7

8

Entrega "Nota de Entrada", factura, pedido y/o contrato original al proveedor o al área requirente y recaba acuse de recepción en una copia de la "Nota de Entrada".

Comunica la recepción de bienes muebles y en su caso las observaciones y comentarios procedentes, de acuerdo a las condiciones del p�o y/o contrato� -acom-pañando el comunicado con una:éoclia de la nota de e\:itrada, de la factura

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INMUEBLES

REV. 02 1 LN-6014-MAP-P0-13

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y del pedido o contrato; y recabando acuse de recepción de las siguientes áreas o unidades administrativas:

- Área requirente administradora del pedido o contrato.- Subgerencia de Adquisiciones.

Procede a tramitar ante el área requirente administradora del pedido los siguientes documentos.

- Cuenta por Liquidar Certificada (CLC).- Informe de Validación de Facturas Electrónicas CFDI.

Integra expediente con los siguientes documentos:

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Nota de Entrada (copia) Copia de factura. Copia de remisión. Copia de pedido y/o contrato.


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15 AGO 2018

APROBADO

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Registra en el "Sistema Informático - Modulo Inventarios", la información correspondiente para obtener la "Nota de Entrada"

3

Firma "Nota de Entrada" y turna a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios.

6

Recibe "Nota de Entrada" autorizada y documentos originales.

7

Entrega "Nota de Entrada', factura, pedido y/o contrato original al proveedor o al área requirente para trámite de pago y recaba acuse de recepción en un tanto de la "Nota de Entrada".


REY. 02 LN-6014-MAP-P0-13

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SUBGERENCIA DE ALMACECENES SUBGERENCIA DE ALMACECENES E INVENTARIOS

4

Recibe nota de entrada y coteja contra el pedido original y la factura.

5

Autoriza "Nota de Entrada" y devuelve al Departamento de Almacenes para continuar con

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Comunica la recepción de bienes muebles y en su caso las observaciones y comentarios procedentes.

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Comité de Mejora Regulalaria Interna

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APROBADO

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15 AGO 2018

LOTERÍA NACIONAL PARA LA ASISTENCIA PÚBL A APRtJCADO

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PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE BIENES REV. 02 LN-6014-MAP-P0-14 MUEBLES INSTRUMENTALES Y/O DE CONSUMO EN ÁREAS DE LA ENTIDAD DISTINTAS AL ALMACÉN GENERAL Página 1 de 7

OBJETIVO:

1. Registrar y procesar en el Sistema Informático GRP - Módulo de Inventarios, lasrecepciones de bienes muebles instrumentales y/o de consumo bajo la modalidatdde "Bienes Muebles Recibidos Directamente en Áreas Distintas al Almacén",efectuadas por las áreas solicitantes.

ALCANCE:

Todas las Unidades y Áreas Administrativas de la Entidad, Gerencia de RecursosMateriales, Subgerencia de Almacenes e Inventarios, Departamento de Almacenes.

POLÍTICAS:

Es responsabilidad de los Titulares de las áreas requirentes, que administren pedidosy/o contratos, y que reciban bienes muebles instrumentales y/o de consumo bajo lamodalidad de "Bienes Muebles Recibidos Directamente en Áreas Distintas al Almacén":

1. Solicitar a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios, con 5 días hábiles de

anticipación a la recepción de bienes muebles, la asistencia de personalverificador del Departamento de Almacenes.

2. Remitir a la Gerencia de Recursos Materiales, con 5 días hábiles de anticipaciónel pedido y/o contrato cortespondiente a los bienes muebles que habrán "derecibirse.

3. Recibir y revisar que los bienes muebles adquiridos cumplan con lascaracterísticas, especificaciones y cantidades establecidas en los pedidos ocontratos correspondientes.

4. Firmar de conformidad las facturas correspondientes a los bienes mueblesrecibidos al amparo de los pedidos y/o contratos que administren de maneradirecta.

5. Emitir y validar la Cuenta por�¿ ee;ryfic!��C¡�.C).. pan"

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APROBADO REV. 02 LN-6014-MAP-P0-14

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;,,...S�, . . •. • . .. 6. Emitir validar el Informe de Val1dac1ón de Facturas Electrónicas CFDI.

7. Elaborar la bitácora de recepción de bienes muebles.

8. Informar a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios las modificaciones a lospedidos y/o contratos, con 5 días hábiles de anticipación a la recepción de bienesmuebles

NOTA: Los Titulares de las áreas requirentes administradoras de pedidos y/o contratos quefirmen de conformidad las facturas, no podrán tener rango inferior al de Gerente.


1. Designar mediante oficio al personal que llevará a cabo la verificación de laentrega-recepción de bienes muebles bajo la modalidad de "Bienes MueblesRecibidos Directamente en Áreas Distintas al Almacén".

2. Cotejar que las facturas contengan nombre, cargo y fecha de recepción de losbienes muebles, así como que dichos documentos se encuentren debidamentefirmados por el Titular del área requirente.

3. Cotejar que la descripción de los bienes, precios unitarios y el importe del pedidooficial o contrato coincidan con las facturas del proveedor.

4. Cotejar que la razón social de la factura del proveedor sea la misma que se citaen el pedido y/o contrato.

5. Procesar ei:1 el Sister:na Informático GRP - Módulo de Inventarios, las entradas ysalidas simultáneas de bienes muebles recibidos bajo la modalidad de "BienesMuebles Recibidos Directamente en Áreas Distintas al Almacén".

6. Emitir la "Notas de Entrada y Salida Simultánea" correspondiente al pedido y/ocontrato, y en su caso; de las modificaciones al pedido y/o contrato.

7. Recabar las firmas autorizadas del área solicitante en la "Nota de Entrada y SalidaSimultánea".

8. Realizar las transferencias de información correspondientes a las "Nota deEntrada y Salida Simultánea" al Módulo de C..QDtabilidad en-el Sistema Informático GRP - Módulo de Inventarios. ,1'_}L llf' - . ."1 1

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INMUEBLES

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DE SCRIPCIÓN

INICIO

1 Emite oficio de solicitud para la Subgerencia de Almacenes e Inventarios, requiriendo designe un verificador del Departamento de Almacenes para la recepción de bienes muebles bajo la modalidad de "Bienes Muebles Recibidos Directamente en Áreas Distintas al Almacén", señalando lugar, fecha y hora de recepción de los bienes muebles y acompañando copia del pedido y/o contrato y de sus modificaciones al oficio de solicitud.

2 Recibe oficio emitido por el área requirente administradora del pedido y/o contrato y designa al personal verificador.

3 Verifica la entrega-recepción de bienes muebles recibidos el área requirente administradora del pedido y/o contrato.

4 Hace entrega al verificador de la documentación presentada por el proveedor.

- Factura original.- Remisión original- Pedido y/o contrato original.

5 Verifica que en la parte posterior de la factura se asienten los siguientes datos y que cumpla los requisitos fiscales:

- Nombre, cargo, fecha y firma de recepción del titulardel área administradora del pedido y/o contrato.

- Fecha estipulada en el pedido y/o contrato para laentrega de los bienes muebles o seNicios por parte delproveedor.

Nota: En caso de que la factura contenga errores u omisiones devolverá al proveedor, para que éste- ·

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INMUEBLES

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Área Requirente


Inventarios



Inventarios

6 Verifica físicamente las cantidades de bienes muebles que entrega el proveedor cotejándolas con el pedido o contrato.

Nota: Corresponde al área requirente la aceptación de los bienes muebles y su visto bueno de conformidad.

7 Elabora el Acta de Entrega-Recepción de Bienes Muebles, como constancia de recepción de los bienes instrumentales, asentando en ésta los hechos y aspectos relevantes a que haya lugar.

8 Envía solicitud de emisión de "Nota de Entrada y Salida Simultánea", a la Subgerencia de Almacenes e Inventarios, acompañando la solicitud con la siguiente documentación:

- Pedido y/o contrato original.- Factura original.- Nota de remisión original.- Acta de Entrega-Recepción de Bienes Muebles.

9 Recibe solicitud de emisión de "Nota de Entrada y Salida Simultánea" e instruye al Departamento de Almacenes para que emita la "Nota de Entrada y Salida Simultánea" y tramite su formalización

1 O Tramita formalización de la "Nota de Entrada y Salida Simultánea" y entrega a la Subgerencia de Almacenes e inventarios.

11 Firma de visto bueno "Nota de Entrada y Salida Simultánea".

12 Remite "Nota de Entrada y Salida Simultánea"formalizada al área requirente y al Departamento de Almacenes, como se menciona a continuación:

Nota de Entrada y Salida Simultánea. Factura sellada. Copia del pedido y/o contrato (copia del proveedor). Acta Ld�-:Be��eté.r rde -bi�r ,es

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Departamento 13

de Almacenes

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Elabora y remite oficios para la Subgerencia de Adquisiciones comunicando el cumplimiento de la Entrega-Recepción de los bienes muebles por parte del proveedor.

Integra expediente y archiva.

FIN DE PROCEDIMIENTO

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