“Van doorontwikkelen naar doorpakken”...opgaven. Daartoe is aan het bestuur een voorstel...
Transcript of “Van doorontwikkelen naar doorpakken”...opgaven. Daartoe is aan het bestuur een voorstel...
“Vandoorontwikkelennaardoorpakken”
ORGANISATIEENFORMATIEPLANIPO2.0
2O&FIPOversie1.1d.d.24mei2018
Inhoudsopgave
1. Inleiding
2. Organisatie:uitwerkingnieuworganisatie-ensturingsmodelIPO2.1. IPOnieuwestijl2.2. KerntakenIPO2.3. “Eigenaarschap”provincies2.4. Vastekernenflexibeleschil2.5. Werkprocessen
- Behartigingvangezamenlijkebelangen,strategieenagendering- Programma’senprojecten- Support- Management
2.6. SturingsfilosofieIPOnieuwestijl2.7. ModernHRmanagement2.8. Financieelincontrol2.9. AdequateICTinfrastructuur
3. Functiehuisenformatie(inclusiefwas-wordttabel)
3.1. ToekomstgerichtfunctiehuisalsbindendelementvoorIPO3.2. Nieuwefuncties3.3. Formatie:vast,flexibelenincidenteel3.4. Was-wordttabelfunctiesenformatie
4. Plaatsingsprocesencommunicatie
4.1. Personelegevolgenenplaatsingsproces4.2. Communicatie4.3. Sociaalplanenflankerendemaatregelen4.4. Financiëlegevolgen
5. Denieuweorganisatiestaat:endan?!
6. Monitoringenevaluatie
Bijlagen:1.OrganogramIPOper1januari20182.GrafischevoorstellingIPO2.0alsopdrachtgestuurdenetwerkorganisatie3.GeneriekefunctieprofielenIPO2.0
3O&FIPOversie1.1d.d.24mei2018
1. InleidingHetIPO(gevestigdinDenHaag)iseenverenigingvanenvoordeprovinciesenteltopditmomentcirca50medewerkers.AlskerntaakbehartigthetIPOdegezamenlijkebelangenvandeprovinciesenbiedtdaarnaasteenplatformaandeprovinciesvoorhetstimulerenvaninnovatieendeuitwisselingvankennis.
Vanaf2016ishetIPOineenprocesvandoorontwikkelingvandeorganisatie.Hetdoelhiervanisomdeorganisatieomtebouwentoteen‘firstinclass’netwerkorganisatievan,voorendoordeprovincies,diezowelgezagheeftalsvertrouwenwekt.
Inseptember2017isbeslotenditprocesteversnellenomtweeredenen.Deeersteredenisomalsorganisatiewendbaarenflexibeltekunnenzijnensneltekunneninspelenopnieuwevraagstukken.Tweederedenisomheteigenaarschapvande12provinciesteversterkenbijdegezamenlijke(IPO)opgaven.Daartoeisaanhetbestuureenvoorstelgepresenteerdvooreennieuw,opkortetermijnterealiserenorganisatiemodel:eenopgavegestuurde,slagvaardigenetwerkorganisatiediebinnendeoverheidssectorwordtgezienalsdegenoemdevertrouwenwekkendeengezaghebbendebelangenbehartiger.DezenieuweorganisatiemoetdraaieneningeregeldzijnvoordatdenieuwecollegesvanGSin2019,endaarmeehetvolgendeIPO-bestuur,aantreden.Vanwegehetvereistetempoisafgestaptvaneenorganischverandertrajecteniseenformeelreorganisatietrajectgestart.
MetinachtnemingvaneenpositiefadviesvandeondernemingsraadheefthetIPO-bestuurop8maart2018hetnieuweorganisatie-ensturingsmodelvanIPOvastgesteld.Daarmeeisdeeerstestapgezetopwegnaardebeoogdenetwerkorganisatie.Ditorganisatie-enformatieplaniseenconcreteuitwerkingvangenoemdbestuursbesluitenbetreftdetweedestapvoorhetrealiserenvanhetgevraagdeorganisatiemodelvanIPO.Deinhoudvanditplanismedegebaseerdophetinzichtdatorganisatieveranderingnietprimairwordtbewerkstelligdviastructuurveranderingenenalleswatdaarbijhoort(bevoegdhedenentaakomschrijvingen,voorschriften,procedures)maarvooraldoordemedewerkerszelf.
Structuurveranderingenbijreorganisatiesverleggendegrens,maarveranderennietsaandesituatiealsdemedewerkershetmoeilijkvindenovergrenzenheensamentewerken.Welkegrensookgekozenwordt,hetkomtaltijdaanophetvermogenoverdegrensheensamentewerken.
InditplanisuitgegaanvandegedachtezoveelmogelijkgrenzenwegtenemendooreenoverzichtelijkeorganisatieneertezettendieruimtebiedtaandemedewerkersvanzowelIPOalsmedewerkersvandeprovinciesommetelkaarteinnovereninflexibelewerkvormenenzototdebesteresultatenvoordedoorhetsamenstelvanprovinciesgeformuleerdeopgaventekomen.
4O&FIPOversie1.1d.d.24mei2018
2. Uitwerkingnieuworganisatie-ensturingsmodelIPO2.0
2.1IPOnieuwestijlHetnieuweIPOkenteensterknaarbuitengerichtecultuurenverrichthaartaakdoorverschillendevormenvansamenwerkingmetde12provincieseneventueleandereorganisaties.DoordezesamenwerkingwilIPOhaarnetwerkbeterbenutten,debeschikbaarheidaankennisenkundevergroten,spraakmakendeninnovatiefzijn,haarpositietenbehoevevandeprovinciesversterkeneneengrotereslagvaardigheidbereiken.
MedeaandehandhiervanzijnvoordebeoogdeeffectievesturingdevolgendeuitgangspuntenvoorIPOvastgesteld:- Opgavegestuurd–resultaatgericht;- Opennetwerkorganisatie–van-voor-doorprovincies;- Organisatorischespil/asindeinterprovincialesamenwerking-waardetoevoegend;- Deopgave(devraag)isleidend,deinzetvanmedewerkersvanprovinciesenhetIPOvormt
‘hetaanbod’;- Talent,kennisenervaringzijnscherpinbeeldenstromensnelnaardeopgaveswaarinzetop
resultaatisvereist;- Bemensingviaeeninterprovinciaalvirtueel‘talent-enloopbaancentrum’;- Verantwoordelijkhedenzijnhelderbelegd;- Elke(kern)activiteitheefteenbestuurlijkeopdrachtgever(lid/adviseurIPObestuur);- Debestuurlijkeopdrachtnemer(BON)iseenlidvandeKPS,samenmetdealgemeendirecteur
IPO.Zijzijnvervolgensambtelijkeopdrachtgever(AOG)zijnvaneenprogrammamanager/projectleider.
2.2. KerntakenIPODenieuweorganisatiewordtingerichtinovereenstemmingmetdeopgavenvoorhetIPO.Hetuitvoerenvandeopgavenwordtdoordevoorgesteldenetwerkstructuurenmaniervansamenwerkenopeffectieveendoelmatigemaniergeorganiseerd.Hetgaathierbij(inhoofdzaak)omdevolgendeonderdelen/processenentaken:
1. Behartigingvangezamenlijkebelangen,strategieenagenderinga. Middellangeenlangetermijnstrategie;b. BeïnvloedenregelgevingviaDenHaagenBrussel;c. Actueleenuptostandardinformatieenkennispositie;d. Agendasettingactiviteitenvan/namensdegezamenlijkeprovinciese. Opwerkenagendaonderdelentotprojectplan/programmaopzet
2. Programma’senprojectena. Organisatievanproject-enprogrammamanagementb. Kennisdelingenuitwisseling
3. Supporta. Bestuursbureau;b. Bedrijfsvoering(secretariëleondersteuning,ondersteuningvanprogramma’sen
projecten,financiëleadministratie,planningencontrol,HRsupport,ICTenfacilitairezaken)
4. Managementa. Ontwikkelenbeleidsvisieb. Aansturingvanmensen,resultatenenmiddelen.
5O&FIPOversie1.1d.d.24mei2018
2.3. “Eigenaarschap”provinciesProvincieszijn“eigenaar”vanhetIPO.Daarwaarmeninhetverleden,ookuitonvredeoverhetfunctionerenvanhetIPO,nogweleensheeftgekozenvoorinterprovincialesamenwerkingbuitenhetIPOom,ishetdeintentiedat,wanneerdetwaalfprovinciessamenwerken,dezesamenwerkingnadereorganisatieviahetIPOzalwordengeorganiseerdenuitgevoerd.HetisdaaromessentieeldathetIPOwerktopeenwijzediedezerolvanprovincies-eigenaarenverantwoordelijke-faciliteertenondersteunt.Provinciesmoetendoorwerkwijze,gedragenhoudingdanookgepositioneerdwordenalseigenaarenopdrachtgevervanhetIPO.DaarbijisdegeleverdetoegevoegdewaardedoorhetIPOdesleutelbijdebereidheidhiertoe.
Hetprogramma/projectmanagementzelfendeprogramma-/projectorganisatiekomtvoortuitdenetwerkorganisatiei.c.de12provincies+IPOorganisatie.Omindewervingvanmedewerkersuitprovinciesvoorconcreteopgaventekunnenvoorzienwordteenvirtueeltalent-enloopbaancentrumingerichtdatopbasisvancompetentieseninhoudelijkeexpertiseopgavenenmedewerkersverbindt.Deoperationaliseringhiervanzalindekomendemaandenconcreetwordengemaaktdooreenprojectteamalsopdrachtgevereneenwerkgroepdiezorgdraagtvoordeuitvoering.DeOndernemingsraadvanIPOisgevraagdhierinteparticiperen.
Doornietlangeraanbodgericht,maarvraaggerichttewerkenaandoordeprovinciesgeformuleerdeopgaven,metdebestgekwalificeerdemensendiebeschikbaarzijnophetjuistemoment,kanhetIPOhaarambitieopwaardetoevoegingengezagontwikkelingwaarmaken.DewaardevanhetIPOzalhierdoortoenemenalsorganisatiediemetgezagenzeggingskrachtdeprovincialezaaknationaaleninternationaalkanbehartigen,voorendoordeprovincies.IngeschatwordtdathetbereikenvanditdoeleengrootdeelvandevolgendeStatenperiodeinbeslagzalnemen.Nadatditbereiktis,zalhetbehoudenvandiepositieeveneenseencontinuprocesvanvernieuwing,innovatieenvernuftvergen.HetIPOisindiezin,alslerendeorganisatie,nooitaf.
Hetisvangrootbelangdatprovincieszichnietalleenincontrolvoelenvanditproces,maarbovenalincontrolzijn.Daartoemoetnogveelgebeuren.Behalveeenverbeterdplanningencontrolproces,waarmeeonderanderedeprogrammeringenbegrotingwordenvastgesteld,moeteenprogrammawordenontwikkeldomdeafstandtussenprovinciesenIPOpermanentteverkleinen.
DitwordtondermeergerealiseerddooreenactieveentransparanteinvullingvandecommunicatieenhetrealiserenvanperiodiekeinhoudelijkeontmoetingeninalleprovinciehuizenmetvertegenwoordigersvandeIPOorganisatie.Daarnaastwordtgewerktaandeontwikkelingvaneenfunctionelekennisfunctie/hubvoorendoorprovincies,eentransparantebedrijfsvoeringeninformatievoorzieningendecontinueuitwisselingvanpersoneeltussenIPOendeprovincies.
Hetgaathier,behalveomtechnischeprocessen,ookomeenculturelecomponent,diemoetwordeningevulddooreenscalavanactiviteiten.Hetvoorgaandevormtdanooknietmeerdaneenselectieuitdemogelijkheden.Wezullendezeambitieineenéénopéénsamenwerkingmetprovinciesgestaltemoetengeven,alsmedeingezamenlijkheidenuiteraardviadebinnenIPOverbandbestaandeoverlegstructuren.
2.4. VasteenflexibeleformatieHetuitgangspuntvaneenopgavegestuurdenetwerkorganisatielaatzichvertalenineentotaleformatiediezowelkwantitatiefalskwalitatiefflexibelmeebeweegtmetdeopgavenwaarhetIPOvooraandelatstaat.DitwordtgerealiseerddooreendeelvandehuidigevasteformatievanIPOflexibeltemaken.HetdoeldaarbijiseenvastekernvanmedewerkersdiebreedinzetbaarisbinnenhetIPO.Dezevastekernzalnaargelangdeliggendeopgave,programma’s,projectenendoelstellingenaangevuldwordenmeteenflexibeleformatievanmedewerkersdieopbasisvankennis,kundeenervaringtijdelijkwordeningezet.
6O&FIPOversie1.1d.d.24mei2018
DemedewerkersindevasteformatievormenderuggengraatvanhetIPOenzorgenervoordatdeopgavenvandegezamenlijkeprovinciesadequaatwordenvoorbereidengerealiseerd.Kernbegrippenhierbijzijn:makelen,schakelenenregisseren.
DefeitelijkewerkvoorraadvanhetIPObepaaltopenigmomentofditpercentagehogerzaluitvallen.Bijeenjaarmeteenlageropgavenvolumezalditpercentageaanvastekrachteninrelatievezinstijgen.Hetaantalvastemedewerkersnadereorganisatieblijftechteropmiddellangetermijn,inabsolutezin,daarmeenaarverwachtingdoordetijdheenvrijwelgelijk(frictiesenbeleidsintensiveringenmeteenstructureelkarakterdaargelaten).
DeomvangvandeIPOorganisatieverandertcontinuquasamenstellingenexpertiseenbeweegtmetdeopgavenmee.DemedewerkersindienstvanhetIPOhebbeneendienstverbandmethetIPO,maarkunnenopbasisvanhuncompetentiesofdeskundigheideveneensbijindividueleofsamenwerkendeprovincieswordeningezet.DaardoorhebbenookIPO-medewerkerseendoordetijdheenwisselendeopgave.
DevasteIPO-medewerkerswerkenindeIPO-netwerkorganisatiesamenmetmedewerkersdieflexibelenopgavegerichtwordeningezet.Somsalsproject-ofprogrammaleider,somsalsonderdeelvaneenteam.Hetflexibeledeelvandemedewerkerswordengedetacheerdvanuitdeprovinciesomdespecifiekeensomsspecialistischeopgavenuittevoeren.Alleenwanneerdeexpertisedaarnietofniettijdigbeschikbaaris,wordtnaarexterneinzetgekeken.Degezamenlijkeopgavenvande12provincies,vastgelegdindebegroting,zijnuiteindelijkbepalendvoordeomvangvandeflexibeleformatie.DeflexibeleinzetisverdisconteerdindeprogrammabegrotingIPOenwordtderhalvevergoedaandeleverendeprovincie.
Verderwordenprovinciesgebruiktvoorhetaantrekkenvan“hoogwaardigenspecifiektalent”.HetbestuurheeftalsambitiegeformuleerdhetIPOteontwikkelentoteen“firstinclass”organisatie.Daarbijzoupassendathetvoorprovinciale“high-potentials”vervullenvaneenrolbijhetIPOeenvoorwaardelijkefaseindeloopbaanisomdoortegroeiennaareentopfunctieindeprovincie.OmgekeerdishetvoorIPO-medewerkersvangrootbelangomervaringindeprovincialepraktijkoptedoen,diezevervolgensweerinIPO-verbandkunnenaanwenden.
Inhetgevaleropeenkritischpadvaneenopgaveinkwantitatieveen/ofkwalitatievezinonvoldoendecapaciteitbeschikbaarisvanuitdeprovincie(s)zaldezecapaciteitexternwordengeworvenofwordeningehuurd.Daarbijishetdeambitieomaltijdminimaalveertigprocentvastemedewerkertewerken.
2.5.WerkprocessenIPOZoalseerderaangegevenwordthetnieuweIPOrondomdriewerkprocessengeorganiseerd,namelijk:A. Behartigingvangezamenlijkebelangen,strategieenagendering;B. Programma’senprojectenC. SupportDezeprocessen,diehiernanaderwordentoegelicht,wordenaangestuurddoorhetmanagement.
● Behartigingvangezamenlijkebelangen,strategieenagenderingInditIPOonderdeel-datfeitelijkgaatoverde‘wat-vraag’-isalsbasisinelkgevalbehoefteaaneenaantallangdurigaanopgavenverbondenkrachten.BelangenbehartigingenvoorbereidingvanagenderingopbasisvandeontwikkelingeninDenHaagenBrusselvergenimmershistorischbesef,kennisvan(degeschiedenisvan)wet-enregelgevingsprocessen,kortomeenrelatievelangetermijnbetrokkenheid,enkennenengekendwordenindeprovinciaalse,Haagseen/ofBrusselsenetwerken.
7O&FIPOversie1.1d.d.24mei2018
Debelangenbehartigershebbendaarbijeendubbeletaak.Zijmoetendeprocessendieleidentotregelgevingbeïnvloedentengunstevandegezamenlijkeprovincialeambities.Huntweedetaakligtinhetdoenvanvoorstellentotagenderingvannieuweonderwerpen.
Hetgaathierbijnadrukkelijkomtweerichtingsverkeer,nietnoodzakelijkerwijsinbeiderichtingendoordezelfdepersonenuittevoeren.Want,behalvehetvolgenvanHaagseontwikkelingenenbeïnvloedenvanhetprocesdaareninBrussel,moetenookdeprovinciesbenaderdwordenteneindedetebehartigenbelangeninkaarttebrengen.Ditzijnbeidecontinuvoortgaandeprocessendieineendynamischeritmiekmoetenwordenherhaald.DaarnaastvergtdezetaakgrotepolitiekesensitiviteitomeffectieftekunnentaxerenwanneerietspolitiekopportuunwordtendusmoetwordenvoorgelegdaandeIPOorganenteroverwegingvantenemenacties.
Hetwerkpakketbijbehartigingvangezamenlijkebelangen,agenderingenstrategiewordtverrichttenbehoevevanIPO,HNPenBIJ12enbestaatinelkgevaluitdevolgendecomponenten:
- hetvolgenvandeactualiteitinDenHaagenBrussel- hetinventariseren,kennen,agenderenendoenvanvoorstellenvoordeopgavenbijprovincies- hetvolgenvandeprovinciaalrelevantedossiersinDenHaagenBrussel- hetbehartigenvandebestuurlijkgeagendeerdeprovincialebelangeninhetnetwerkinDen
HaagenBrusseldatopvlakkenpersoonlijkis,maarbinnendeorganisatiebreedwordtontsloten.Hetgaathierinelkgevalomderegelgeving,deinhoudelijkegedachtenontwikkeling,hetzoekennaarpartners,hetidentificerenvantegenstanders,uitvoerenvaneenkrachtenveldanalyseenhetontwikkelenvandejuistestrategieënenhetuitvoerendaarvan.
- hetbouwenenonderhoudenvanHaagseenBrusselsenetwerken- hetaangeslotenhoudenvanprovinciesenIPOopdeontwikkelingen- hetdoenvanvoorstellenmetbetrekkingtotdeinhoudelijkeagenda- hetopbasisvaneenzobreedmogelijkaanbodaankenniseninformatieomtrent
ontwikkelingenophetwerkterreinvanprovinciesuitzettenvanstrategischelijnenenproject/programmavoorstellenvoordestrategischeontwikkelingvanprovincies.
● Programma’senprojectenHiergaathetomdeopgavenwaarvanhetbestuurbijvaststellingvandeprogrammabegrotingheeftbeslotendatereenproject/programmamoetwordeningericht.ProgrammatischwerkeniseenrelevantewerkvormvoordeinvullingvandedoelstellingenvanhetIPOom,namensdegezamenlijkeprovincies,meeragendazettendtezijn,maatschappelijkeopgavenintegraaltebenaderen,meerimpactterealiserenendeambitieomtoteenmodernenetwerkorganisatievan,voorendoorde12provinciestekomen.
Eenprojectofprogrammaheefteenduidelijkbudget,tijdspad,resultaatopdrachtenverantwoordingslijn.Ditzodatvoordeprovincieszichtbaariswaarinzetvanmiddelenencapaciteitopgerichtis.Depreciezeinvullingzalsituationeelwordengeregeldenvormwordengegeven.Naafrondingvanhetprojectofprogrammawordtdechargeverleenddoordeopdrachtgeverenwordthettijdelijkesamenwerkingsverbandopgeheven.Hetis,kortom,eenwerkwijzeomdeaandacht(tijdelijk)tefocussenopdezakendieertoedoenendaarinhetverschiltemaken.
Debenodigdeformatievebezettingbeweegtinkwantiteitenkwaliteitmeemetdeomvangvandebestuurlijkeambitiesvertaaldindeprogrammabegroting.
● SupportBijsupportzijndevolgendetweeonderdelenaanwezig:- Bestuursbureau;- Bedrijfsvoering(secretariëleondersteuning,ondersteuningvanprogramma’senprojecten,
financiëleadministratie,planningencontrol,HRsupport,ICTenfacilitairezaken)
8O&FIPOversie1.1d.d.24mei2018
BestuursbureauHetbestuursbureauis‘het’coördinatie-eninformatieknooppuntvanhetIPO,waaralleinformatiemetbetrekkingtothetreilenenzeilenvanenindeorganisatiewordtgeboekstaafd,verbonden,doorgeleidenkwalitatief,danwelprocesmatigbewaakt.Hetbestuursbureaukentinelkgevaldevolgende(hoofd)taken:
- Bewakingenorganisatievanvergaderprocessen,besluitenAAC/BAC/AV/KPS/Bestuur- Kwaliteits-enintegraliteitsbewakervoorstellenvoorAAC/BAC/AV/KPS/Bestuur- Beheerdereninitiatorkennis-eninformatiehubIPO(inclusiefdenktanken
wetenschapsnetwerk)- OntwikkelaarvanstrategischevoorstellenvoorprovinciesenandereIPOorganen.- Ontsluitingencoördinatievaninterneenexterneinformatie
HetIPO2.0ismetditallesprimaireen‘netwerkorganisatie’waarkenniscentraalstaat.KennisenhetdelendaarvanvormendebasisvanalleswatIPOdoet.HetIPOzalzichdoorontwikkelentoteenprofessionele”kennis-eninformatiehub”.Ditheefteffectindetotaleorganisatie,zowelindewerkwijzealsindeorganisatievanonzeprocessen.HetbetekentookdatdeICTinfrastructuureenvitaalbedrijfsprocesvormtdataandehoogstdenkbareeisenvoorditdoelmoetvoldoen.Indenavolgendeperiodewordtdituitgewerktdooreenprojectteamdatdeverschillendeaspectenvaneenkennishubinkaartbrengtenhiereenrealisatieplanvoorformuleert.Daarzulleninelkgevaldevolgende(kennis)aspectenonderdeelvanuitmaken,namelijkstrategische-,operationele-,ad-hoc-,dossier,netwerkenvakkennis.Verderwordtingestokenopdevraagbaakenkennismakelaar,instituutvoorkennismonitoring,boekstavingengerichteverspreiding(breedensmal)eninitiatorvandeinterprovincialekennisontwikkelagendametuitvoeringsprogramma.Dekennis-eninformatiehubvervultvoordenetwerkorganisatieeenaantalrollen.Ditnaargelangvandeprovincialebehoeftesinhetsignaleren,agenderen,verbindenenschakelen,opzettenen(doen)uitvoerenvanonderzoekophetterreinvankennisleemtes.Debestaandeactiviteitenrondomdenktank,dialoogcafé’s,wetenschapsnetwerkenanderenzullenhierplaatsinkrijgen.Hetbestuursbureautenslotteondersteunt,informeertenadviseerthetbestuur,MT,KPS,AV,deprovinciesendemedewerkersoverknelpunten,risico’senkansendiewordenwaargenomenbijhetuitvoerenvandetaken.
BedrijfsvoeringOnderhetonderdeelondersteuningenbedrijfsvoeringvallenalleondersteunendewerkzaamhedenaanhetprimaireensecundairprocesenaanhetMTzoalssecretariëleondersteuning,ondersteuningvanprogramma’senprojecten,financiëleadministratie,planningencontrol,HRsupport,ICTenfacilitairezaken.Detakendieonderditonderdeelvallenlenenzich,gezienhetdoorlopendekaraktervandewerkzaamheden,mindergoedvoorhetwerkenmetgedetacheerden,andersdanincidenteelvoortraineesopdeonderscheidenwerkterreinen,ofinhetkadervanuitwisseling.
Tenaanzienvan(eendeelvan)dezetakenzalwordenonderzochtofinterneofexternetaakvervullingdemeesteefficiencyendoelmatigheidoplevert.Daarbijwordtook–inlijnmetdebestuurlijkedenkrichting-demogelijkheidvanbundelingvandezefunctiesmetBIJ12enhetHNPnaderonderzocht.Voormedewerkersinde(verdwijnende)lagereloonschalenwordenopindividuelebasisdemogelijkhedenvaneenontwikkeltrajectmeegenomeninhetplaatsingsproces.
9O&FIPOversie1.1d.d.24mei2018
• ManagementDealgemeendirecteurIPOiseindverantwoordelijkvoorhetgehelefunctionerenvanIPOenisdeverbindendeschakel.Hijheeftbehalvedealgeheleeindverantwoordelijkheid,destrategie,delobbyencommunicatie,deexternevertegenwoordigingvandevlaggenschepenendeverbindingenmethoog-ambtelijkeenbestuurlijkeenpolitiekecontacteninzijnportefeuille.InoverlegmethetMTkanhijdelenvandezetaakdelegerenaanledenvanhetMT.HijregeltsituationeelzijnplaatsvervangingdoorhetMT.DaarbijishetbasisuitgangspuntdatplaatsvervangingwordtverbondenaanhetinhoudelijketaakveldenrekeningwordtgehoudeneenjuisteverdelingvandecompetentiesenvaardighedeninhetMT.Dedirectewerkprocessenwordenaangestuurddoordedirecteurofeenteammanager.Zijzijnverantwoordelijkvoorhetbereikenvandeindeopgavesopgenomenresultaten,voordeadequatebezetting,opdrachtconformeuitvoering(binnenbudgetentaakomschrijving),integraliteitensamenwerkinginenbuitendeorganisatie.Zijhebbenzoweleenorganisatorischealsinhoudelijkeverantwoordelijkheidenborgeneengoedecommunicatiein-enexternbinneneeninhogematepolitiekbestuurlijkecontext.Politiekbestuurlijkesensitiviteitenvaardigheidhiermeeomtegaanisdaarmeeeenkerncompetentie.Rollenentakenzijnvooralsnogtoegedeeld.Dezeverdelingisperiodiekonderwerpvangesprek.Ditmetalsdoelflexibelintekunnenspelenoptakenenopgaven,maarookomtekomentotdejuistematchmetdevereisteenbenodigdekennis,kundeenvaardighedenbinneniedereontwikkelfase.ElkMT-lidkentinelkgevaleenviertalfunctiebestanddelen,teweten:- Dedelegeerdopdrachtgevervandedirecteuropeenbeleidsopgave;- Eindverantwoordelijkheidvoordeinhoudvandeopgeleverdeproducten;- P-verantwoordelijkheid;- GedeeltelijkopdrachtgeveronderdeelSupporttaken.
Dehuidigefunctievanteammanagerbedrijfsvoeringkomtindenieuweopzettevervallen.DezetaakwordtbinnenhetMTverdeeld.
2.6. SturingsfilosofieIPOElkeactiviteitophetgebiedvanvlaggenschepen,opgaven,programma’senprojecten,kentformeelhetbestuuralsopdrachtgever.Ditkan:
1) Eenindebegrotingvervatteopdrachtzijndieviadestructuurvandeambtelijkeenbestuurlijkeadviescommissieswordtuitgevoerd,of
2) Eenuitdeactualiteitgeborenopdrachtdiegedurendeeenbegrotingsjaaropkomtwaarbijhetbestuurbesluitdezeofwelinhandenvanéén(ofmeerdere)bestuurlijkeadviescommissie(s)testellen,ofwelditstrategischtrajectbinnenhetbestuurtewaarborgen.
InallegevallenvoerendeprovincieshetgesprekoverdeopgavenvanhetIPO.Inderegelvindendewerkzaamhedenrondomdeprogramma’senprojectenplaatsindeadviescommissies,devlaggenschepeneneeneventueelaanvullendeopgaveuitdeactualiteitwordenveelalviadenieuwewerkwijzestrategischeprojectenaangevlogen.Hierbijwordtgewerktmeteenbestuurlijkekopgroepuithetbestuur(opdrachtgever)enzijnéénofmeerdereProvinciesecretarissen(endealgemeendirecteurIPO)opdrachtnemervandeopgave.Deuitvoeringwordtopgepaktmeteeninterprovinciaal–doordeProvinciesecretarissensamengesteld–team.
10O&FIPOversie1.1d.d.24mei2018
BijalleopgavenvervulthetbestuurderolvanopdrachtgeverenisdealgemeendirecteurvanhetIPOdeformeleopdrachtnemervandeopgavenvandegezamenlijkeprovincies.BinnenhetIPOdraagthetMTverantwoordelijkheidvoorderealisatievanderesultaten/opgaven.Zijzettendeopgavenuitonderdemedewerkersensturendaarbijzowelopinhoudalsproces,inzeernauwesamenwerkingmetdebestuurlijkenambtelijkportefeuillehouders,endebestuurlijkenambtelijkvoorzittersvandeadviescommissies.TeraanvullingdienthieropgemerkttewordendatinlijnmetdeafsprakengemaaktmethetbestuurBIJ12enhetHNPeveneensonderdeelzijnvandezesturingsfilosofie.Inhoeverredevergaderstructuurdieanno2018gehanteerdwordtoptimaalisvoorhetsuccesvolfunctionerenvandenetwerkorganisatievandegezamenlijkeprovincieszalonderwerpvanverkenningzijn.
2.7 ModernHRmanagement
VoorhetwelslagenvanIPO2.0speeltdemenselijkefactoreenessentiëlerol.IndenieuwesituatieishetnoodzakelijkdatdekwaliteitenvandeIPO-medewerkersvoortdurendwordenontwikkeld.Hierbijgaathetnietalleenom(hetvergroten)vanprofessionelekennisenervaringvanuitdewerksituatie,maarookomhetontwikkelenvanhetorganiserendvermogenenhetgewenstegedragdatpastbijdebeoogdeopdrachtgestuurdenetwerkorganisatie.Hetgaatomdejuistemixvankennis,vaardigheden,competentiesencultuur.Datiseendynamischecombinatiediedoordetijdheeneenpermanentemonitoringvraagtdoorbijvoorbeeldstructureleevaluatie,360gradenfeedbacke.d.vraagt.WatdaarnaastookontwikkelingenborgingvergtbinnendenieuweIPOorganisatie.Ditdeelsdoorhierinzelfteacterenendeelsdoorinschakelingvandeskundigheidvanprovincialeofexternedeskundigenopditterrein.
HetIPOnieuwestijlwileenmodernenetwerkgerichtewerkgeverzijnmeteenaantrekkelijksociaalklimaat,metgoedearbeidsvoorwaardeneneenmodernevisieoplerenenwerken.EennieuwbijdeorganisatiepassendHR-beleidenbijbehorendinstrumentarium,gerichtopadequateinstroom,doorstroomenuitstroom,zalwordenontwikkeld.Voorbeeldendaarvanzijnstrategischepersoneelsplanning(SPP),resultaat-enontwikkelgesprekken(het“goede”gesprek),competentiemanagement,lerenenontwikkelen,(persoonlijke)duurzameinzetbaarheid,preventie-engezondheidsmanagement,talentmanagement,bevorderenvanmobiliteitenloopbaanperspectief.Kernthema’svoormedewerkerszijnservicegerichtheid,flexibiliteit,mobiliteit,overgrenzenheenkijkenenhetnemenvaneigenregieenverantwoordelijkheidvandemedewerkersvoorhunloopbaan.
2.8 FinancieelincontrolEenbelangrijkonderdeelvaneenopgavegerichtIPOvormteenmoderneprofessioneelingerichteplanningencontrolcycluswaarmeeinvullingkanwordengegevenaanzowelhetgoedeopdrachtgeverschapalshetgoedeopdrachtnemerschap.Dezecyclusisvolopinontwikkeling.Naeenaarzelendestartbijdevoorbereidingvandebegroting2018wordtditnuvoortvarendopgepakt.ErwordtondermeergeëxperimenteerdmetmanierenomprovinciesdaadwerkelijkinvullingtelatengevenaanheteigenaarschapenhetopdrachtgeverschapvandeIPOopgavenenorganisatie.Deverwachtingisdatdaarmeedebegroting,meerjarenramingenhetstelselvanrekeningenverantwoordingtoegroeiennaarhethiervoorvereisteniveau.Ditzodatde(mogelijke)opgavenenresultatenactueel,concreetennauwkeurigzijnweergegevenvoorhetIPOendegezamenlijkeprovincies.
11O&FIPOversie1.1d.d.24mei2018
Debegroting2019vormtdaarineeneersteproevevanbekwaamheid.ErisdoorhetopstellenvaneenprogrammabegrotingvanhetIPOeenrelatiegelegdmetwelkeonderwerpendeprovinciesgezamenlijkverschilwillenmaken–hetWAT-metalsdoeleen“programmabegroting”pertaak/opgavegerichtopdetoegevoegdewaardevandegezamenlijkheid.DitscherptindeverschillendeadviescommissiesenIPO-bestuurdediscussieaan,welkeinspanningenhiervoornodigzijnombinnendebegrensdemiddelenterealiseren.Hetverrekenenvandegedetacheerdeprovincialeinzetmaaktdetemakenafwegingenhierintransparant.
IndebegrotingsfasezaldekadernotavanhetIPO,provinciesinstaatstellenomdittijdigtebetrekkenbijdebesluitvormingvandeprovincialebegrotingen.TijdensderealisatievandebegrotingzalhetIPOviaeenVoorjaarsnotaenNajaarsnotamonitorenofhetdoelbereikendebeschikbaremiddelenbinnendeafgesprokenfinanciëlekadersblijvenofzonodigbijsturingbehoeven.Indiennahetverstrijkenvanhetbegrotingsjaarfinanciëlemiddelennietzijnuitgeputzullendezeinprincipeterugvloeiennaardeprovincies.
DetotaleIPObegrotingbestaatindeeindfase(uiterlijkbijdebegroting2020)uitdekerntakenenopgaven(zoalsvoortvloeienduitdetaakopvattingvan“Kompas2020”),devlaggenschepen,eenparagraafomtrentwerkgeverszaken,eenparagraafoverdebedrijfsvoering,eenparagraafmetdeinkomstenenuitgavenvanhaaruitvoeringsonderdeelBIJ-12eneenparagraafoverhetHNP.
2.9 AdequateICTInfrastructuurVoordenetwerkorganisatie,diewijvoorstaan,zijnvoorzieningennodigophetgebiedvanplaats-entijdonafhankelijkwerken,samenwerkingsplatformen,relatiemanagement,Wifieninformatiebeveiligingenprivacy.Tegelijkertijdgaathetnietalleenom‘demiddelen’maarvraagthetookommeerbewustzijnindebetekenisvanhetontmoetenendevormvanontmoeten.Hiervoorzaldekomendejarenexplicietaandachtvoorwordengevraagdindevormvanbijvoorbeeldgerichteopleidingentraining/DeverbindingvanInformatie-enCommunicatietechnologie(ICT)metbedrijfsvoering,medewerkersenhuisvestingvraagtomvisie,strategischekeuzesenimplementatiekracht.Denkenenwerkenvanuiteen‘virtueleorganisatie’vraagtomeenrobuustefaciliterendeICTenstelthogeeisenaaneenbreedtoegankelijkeneenup-to-datestatischendynamischinformatie-encommunicatieplatformgelieerdaandeinhoud,dewerkprocessenendespelers. Informatiedelen,VerbindenenOntmoetenHetisvoordemedewerkersdiewerkeninde“IPO-context”(vastenflexibel)vangrootbelangomoveralinhetlandtekunnenwerken(plaats-entijdonafhankelijk).Daarvoorzijnzijtoegerustmetdemeestgeavanceerdmiddelen.Daarhoortookdenoodzaakvaneenoptimaleontsluiting/toegankelijkheidvandynamischeenstatischeinformatieenkennisbij.Nuhetontmoetenvoorinformatiedelingnietmeercentraalstaatzalerandersgekekengaanwordennaardebetekenisvanhet‘ontmoeten’.Bijfysiekeontmoetingenzaldevraagvanhet‘waarom’ookbezienmoetenwordenwelke‘ontmoetingsetting’enlocatie(wiezijndedeelnemers)daarbijpast.Afstandwordtdaarmeeeenzeerrelatiefbegripenefficiencyeneffectiviteithetuitgangspunt.Inhetverlengdehiervanspreekthetvoorzichdatplatformonafhankelijkendevice-onafhankelijkgewerktkanworden.Eengoedfunctionerenddigitaalsamenwerkingsplatformvoorinformatie,documentatie,kennisuitwisselingisvanessentieelbelang.Ditwordtmaximaalondersteunddoorbijvoorbeeldtelevergaderen(volgensdebestbeschikbaretechniek),hetuitzettenvanpollsenhetinrichtenvanfora.Middelendiehelpenomefficiënterenminderafhankelijkvanplaatsentijdte
12O&FIPOversie1.1d.d.24mei2018
kunnenwerken.
Relatiemanagement,CRMOpditmomentisergeeneenduidiginzichtinderelatiesvanIPO.OmeenuptodateinzichttehebbeninderelatiesvanhetIPO(naastdeledenvandediverseIPOgremiaetc.ookcontactenbijministeries,andereoverhedenenmaatschappelijkeorganisaties)ishetvanbelangeensysteemtehebbenomdezerelatiestebeheren.Verdermakenmedewerkersinhetsysteemaantekeningenoverdecontactendiezijgehadhebben,waardoorhetrelatiebeheerbinneneenrelevantercontextwordengeplaatst.Ookhierinishetmaximaaldelenvaninformatieeenvereiste.
VeiligwifiDoorhetimplementerenvanGOVROAMkunnenmedewerkersvanIPOenBIJ12werkenviaeenbeveiligdedraadlozeinternetverbinding,nietalleenbijdeeigenorganisatiemaarookbijandereoverheidsorganisatiesdieaangeslotenzijnbijGOVROAM.DeprovincieshebbenzichgecommitteerdomGOVROAMteimplementeren.Ookwaterschappen,gemeentenenderijksoverheidzijnofwordenopGOVROAMaangesloten,waardoornaadlooswerkenopdezelocatiesmogelijkwordt.
InformatiebeveiligingenprivacyDeaardvandewerkzaamhedenvanhetIPO(enBIJ12)zijnvandienaarddatvertrouwelijkheidenprivacygeborgddienentezijn.Erdienteenduidelijkbeleidtezijn(geïmplementeerd)omdeinformatieveiligheidenprivacyteborgen.DenieuweAVGwetgevingisdaarbijleidendeninformatiebeveiligingzalopdocumentniveau(vertrouwelijkheidsniveau,intrekkenvanmachtigingenetc.)wordeningeregeldviabijvoorbeeldMicrosoftAzure.
13O&FIPOversie1.1d.d.24mei2018
3. Functiehuisenformatie(inclusiefwas-wordttabel)
3.1 ToekomstgerichtfunctiehuisalsbindendelementvoorIPO
UitgangspuntenDenieuweorganisatiewordtingerichtinovereenstemmingmetdeopgavenvanhetIPO.Hetuitvoerenvandieopgavenmoetopdemeesteffectieveendoelmatigemanierwordengeorganiseerd.Ditbetekentdatmoetwordenovergegaannaareenfundamenteelandereinrichtingvanfunctiesbinnendenieuweorganisatie.Immers,IPO2.0alsnetwerkorganisatievraagtomeenandersamenstelvantaken,vaardighedenencompetenties.Omdezeredeneniseengeheelnieuw,generiekfunctiehuisvoordenieuweopgavegestuurdenetwerkorganisatieingericht.Hetvolledigefunctiehuisisopgenomeninbijlage3.
Hetnieuwefunctiehuisdientalsbasisomdeorganisatieomtevormentoteenmoderneenflexibelenetwerkorganisatie.Eenorganisatiedieinstaatisomeffectiefenefficiëntintespelenopeenwisselendeenvaakonvoorspelbarevraagstellingvanuitdeprovincies.Hetnieuwefunctiehuissluitdaarbijaanbijbestaandeprovincialefunctiesenrollenmethetoogophetinschakelenvandevereisteflexibeleschil.Daarnaastwordeninhetnieuwefunctiehuisandereeisengesteldaandeondersteunendefuncties.DitisnoodzakelijkomdevereisteprofessionaliteitenkwaliteitteleverenendaarmeedenieuweIPOorganisatieoptimaaltekunnenfaciliteren.
Hetfunctiehuissluitaanbijdeuitgangspuntendiezijngedefinieerdvanuitde(nieuwe)CollectieveArbeidsvoorwaardenProvincies,dieper1januari2018zijnvastgesteld.Ookisaansluitinggezochtmetdewegingssystematiekenwaarderingsgrondslagendiezijngedefinieerdvanuitdematrixwaarderenopdrachten,zoalsneergelegdinbijlage4vandeCAPProvincies.
BasisvanhetfunctiehuisBreedinzetbaregeneriekefunctieprofielenvormendebasisvoorhetnieuwefunctiehuis.HetnieuwefunctiehuisvanIPOkentdriefunctiesinalgemenedienst,waarbinnensprakeisvandifferentiatienaarmeerdereniveaus.Ditmaaktinternedoorgroeienpersoonlijkeontwikkelingmogelijk.EenenandermetinachtnemingvanartikelB.5uitdearbeidsvoorwaardenregelingIPO2017,luidende:Dewerknemerwordtsteedsvooreenperiodevaninderegeltenminstedriejaarenmaximaal5jaarineenfunctiebenoemd,tenzijuitdrukkelijkandersisbepaald.
Defunctieszijngeneriekbeschreven,waardoormedewerkerenmanagermeerruimtekrijgenvooreigeninvullingenontwikkeling,danwelloopbaanperspectiefbinnendefunctie.Omderesultaatgerichtheidenflexibiliteittevergrotenwordtbinnendefunctiesgebruikgemaaktvanrollendiebekleedkunnenworden.Toewijzingvaneenspecifiekerolaaneenmedewerkerkanwordengezienalseendynamischhulpmiddelomopelkmomentgoedeenduidelijkeafsprakentemakenoverdeconcretebijdragedievaneenmedewerkerwordtgevraagd.Defunctiematrixopdevolgendebladzijdegeeftinzichtindehoofdstructuurvanhetnieuwefunctiehuis.opdevolgendebladzijde.
14O&FIPOversie1.1d.d.24mei2018
** Functiematrix:generiekefunctiesIPO2018
Schaal Niveau Teammanager MedewerkerIPO MedewerkerSupport17 WO 16 WO TeammanagerC 15 WO TeammanagerB MedewerkerIPOE 14 WO TeammanagerA MedewerkerIPOD 13 WO MedewerkerIPOC 12 WO MedewerkerIPOB 11 HBO/WO MedewerkerIPOA MedewerkerSupportE10 HBO MedewerkerSupportD9 HBO MedewerkerSupportC8 MBO/HBO MedewerkerSupportB7 MBO+ MedewerkerSupportA6 MBO
3.2 Nieuwefuncties
BelangrijkuitgangspuntindereorganisatievanhetIPOisdatalleoudefunctieskomentevervallenenindenieuweorganisatiealleennogsprakeisvandrienieuwe(generieke)functies.DenieuwefunctiesvanhetIPOsluitenaanopderealisatievaneenhoogwaardigenetwerkorganisatieendedaarbijgeformuleerdevisie,strategieendoelstellingenvanhetIPO.Gevolgisdatergeensprakevanisuitwisselbaarheidvanoudenaarnieuwefunctiesendaarmeefunctievolgerschap.DenieuwefunctiesbinnenhetIPOwordenopbasisvangeschiktheidingevuld.VoordenieuweIPOfunctiesendaarmeeookIPOmedewerkerszijndevolgendeuitgangspuntenleidend.
NiveauenbeloningIndenieuweIPOorganisatiekomenfunctiesvooropverschillendeniveau’s(schaal7t/m16).Deconsequentievandeeisendieeendynamischenetwerkorganisatiestelt,isdatdewerkzaamhedenvandelageringeschaaldefuncties(schaal4,5en6)opeenanderniveauwordenuitgevoerd.Ditbetreftmetnameadministratieve,routinematigeondersteunendewerkzaamheden.Voordebetrokkenmedewerkerswordtopbasisontwikkelpotentiesgekekenofeenontwikkeltrajecttotdemogelijkhedenbehoortommogelijkdoortegroeiennaarnieuwefuncties.
FunctieinhoudIndebasisblijfteengrootdeelvandehoofdtakenenwerkzaamhedenbestaanbinnenhetIPO.Echterhetkarakterhiervanverschuift.Ertreedteenverschuivingopvanwerkzaamhedenopéénafgebakendaandachtsgebiednaarwerkzaamhedenopeenbreedgebied.Multi-inzetbaarheidiseenhardevereistevoorzoweldemanagers,alsdemedewerkers.OpalleniveausmoetenIPOmedewerkersinstaatzijnmeerdererollenzoalsregisseren,makelen,schakelen,projectleider,belangenbehartiger,adviseure.d.optepakken.
KennisenvaardighedenEenbredeinzetbaarheidisvoorallemedewerkersindenieuwesituatievereist.Ditstelteisenaanhetleervermogen/ontwikkelpotentieendaarmeedevaardigheidomkennissneleigentemaken.Indebeoogdenieuwesituatieiskennisvanmeerdereaandachtsgebiedenessentieel,alsookdevaardigheidomteregietehoudenenhierinsnelenflexibeltekunnenschakelen.Flexibiliteit,organisatiesensitiviteit,netwerken,politiekbestuurlijkesensitiviteitenverantwoordelijkheidzijndaarbijbelangrijkekerncompetenties.
15O&FIPOversie1.1d.d.24mei2018
Medewerkersmoetenkunneninspelenopdecontinuwisselendevraagvanuitdeorganisatieendeprovincies.Kernthema’svoorallemedewerkerszijnservicegerichtheid,flexibiliteit,mobiliteit,overgrenzenheenkijkenenhetnemenvaneigenregieenverantwoordelijkheid.VanalleIPOmedewerkerswordtverwachtdatzijinitiatiefnemen,deverbindingzoekenenactiefopzoekgaannaarsamenwerkingennetwerkenbinnenenbuitenIPOverband.Hetisgeenvanzelfsprekendheiddatdehuidigemedewerkersoverdezekennisenvaardighedenbeschikken.HetmodelvandepermanenteontwikkelingendaarmeenoodzaakvoorscholingentrainingzalonderdeeluitmoetenmakenvanhetHRMbeleid.
3.3 Formatie:vast,flexibelenincidenteel
HetnieuweIPOgaatalseenopgavegestuurdenetwerkorganisatiewerkenmeteentotaleformatiediezowelkwantitatiefalskwalitatiefflexibelmeebeweegtmetdeopgavenwaarhetIPOvooraandelatstaat.DitwordtgerealiseerddooreenformatiedieisopgedeeldineenvastekernformatievanbreedinzetbareIPOmedewerkers.Dezevasteformatiewordtafhankelijkvandebenodigdeexpertise,tebehalenresultatenendoelen,danwelvoorliggendeopgavenaangevuldmethoofdzakelijkgedetacheerdemedewerkersuitdeprovinciesdiewerkzaamzijnindeflexibeleformatie.Incidenteelzalookgebruikgemaaktmoetenwordengemaaktvanspecifiekeexpertiseendaarmeebijvoorbeelddedirecteinzetvanexternen.
3.4 Was-wordttabelIPO(functie-enformatieoverzicht)Detabelopdevolgendebladzijdegeeftinzichtindefunctiesenformatieindehuidigesituatie(was)per1januari2018endenieuwesituatie(wordt)voorIPO2.0.Hetbetrefthiernadrukkelijkformatieplaatsenennietdefeitelijkebezetting.OndanksdatdeMTledenzijnaangemerktalssleutelfunctionarissen,zijndezefuncties(oudennieuw)welindetabelopdevolgendebladzijdeopgenomen.
16O&FIPOversie1.1d.d.24mei2018
** Was-wordttabelIPO2018
Wassituatie(per1januari2018) Wordtsituatie(per1september2018)Functie(oud) Niveau Schaal FTE Functie(nieuw) Niveau Schaal FTE Status OverigAlgemeenDirecteurIPO WO 1,0 AlgemeenDirecteurIPO WO 1,0 Sleutelfunctie **Management **ManagementTeammanager WO 15 3,0 Teammanager B WO 15 3,0 Sleutelfunctie TeammanagerBedrijfsvoering WO 15 1,0 Vervalt**IPO **IPOHNPcoördinator WO 15 1,0 VervaltProjectleider WO 14 3,89 VervaltCoördinerendsenioradviseur WO 13 9,83 VervaltSenioradviseur WO 13 - VervaltSenioradviseur WO 12 8,67 VervaltAdviseur WO 11 3,83 Vervalt MedewerkerIPO E WO+ 15 2,0 Nieuw
D WO+ 14 9,0 Nieuw C WO 13 7,0 Nieuw B WO 12 4,0 Nieuw A (V)WO 11 2,0 Nieuw
**Support **SupportICTadviseur/systeembeheerder HBO/WO 11 1,0 VervaltAdviseurwerkgeverszaken HBO 10 1,00 VervaltFinancieeladministrateur HBO 10 0,89 VervaltBeleidsvoorbereidendmedewerker HBO 9 1,00 VervaltMedewerkerPersoneelszaken HBO 9 0,67 VervaltMedewerkerDIV MBO/HBO 8 0,60 VervaltMedewerkerbibliotheek MBO/HBO 8 0,64 VervaltDirectiesecretaresse MBO 7 1,00 Vervalt MedewerkerSupport E HBO/WO 11 5,0 Nieuw
D HBO 10 6,0 Nieuw C HBO 9 5,0 Nieuw
B MBO/HBO 8 2,0 Nieuw A MBO 7 - Nieuw
Secretaresse MBO 6 4,52 VervaltMdwrepro/ondersteunerbv MBO 5 1,00 Vervalt Mdwtelefoonenreceptie VMBO 4 0,56 Vervalt TotaalformatieIPOoud FTE 41,1 TotaalformatieIPOnieuw FTE 42,0
17O&FIPOversie1.1d.d.24mei2018
4. Plaatsingsprocesencommunicatie
4.1 PersonelegevolgenenplaatsingsprocesDereorganisatieheeftgevolgenvoordemedewerkersvanIPO.Doordateralleennieuwefunctieszijnindenieuweorganisatiewordenallemedewerkersuitgenodigdhunbelangstellinggemotiveerdkenbaartemakenvooreenfunctieindenieuweorganisatie.Medewerkersdiebelangstellinghebbengeuitvooreennieuwefunctiewordenuitgenodigdomhunbelangstellingmondelingtoetelichten.Indiendeconclusieisdatdefunctiepassendisenerisformatiebeschikbaar,dankandemedewerkerwordengeplaatst.Afhankelijkvandebeschikbareformatieenhetaantalpassendemedewerkersgeldthetprincipedatdemeestpassendemedewerkersalseerstewordtgeplaatst.Daarbijwordtgestreefdnaarafrondingvandevoorbereidings-,uitvoeringswerkzaamhedenenplaatsingsprocesinseptember2018.
4.2 CommunicatieIPOtransformeertdekomendetijdnaareenprofessionele,opgavegestuurdeenlevendigenetwerkorganisatie,van,voorendoordeprovincies.DedoorontwikkelingraaktdeheleIPOorganisatieenheeftnietalleengevolgenvoordemedewerkersmaarookvoordewijzewaaropmetdeprovincieszalwordensamengewerkt.Effectievecommunicatieondersteunteensuccesvolverloopvanditprocesenzorgtervoordatallebetrokkenen,zowelinternalsextern,debeschikkinghebbenoverdezelfdeinformatieophetzelfdemoment.Hierdoorontstaatinzichtenwordtgewerktaanbetrokkenheidendraagvlakvanuiteenpositievehouding.Afgesprokenisdatdeondernemingsraadactiefwordtbetrokkenenopregelmatigebasiswordtgeïnformeerdovervanbelangzijndeonderwerpeninhetreorganisatieproces.Verderisomrichtingtegevenaaneengoedcommunicatieproceseencommunicatieplanopgesteld.4.3 SociaalplanenflankerendemaatregelenDereorganisatiekantotgevolghebbendatmedewerkersnietopeenfunctieindenieuweorganisatiekunnenwordengeplaatst.Zijwordenwordendanaangewezenalsboventallig.ZoalsvoorgeschrevenindeCAPwordthiermeeuitvoeringgegevenaandebeleidsregelsvanhetUWVvoorontslagombedrijfseconomischeredenen.MethetaanwijzenvanboventalligenstartvoordezemedewerkershetVanWerknaarWerktraject.VoordeuitvoeringvanhetVWNW-trajectwordteengespecialiseerdbureauingeschakeld.Debepalingeninparagraaf11.3CAPzijnhieropvantoepassing.MochthetVanWerknaarWerktrajectnietleidentotanderwerk,danvolgtna24maandenbeëindigingvanhetdienstverbandwegensbedrijfseconomischeomstandigheden.Demedewerkerheeftdanrechtopdeaanvullendevoorzieningenbijwerkloosheid,zoalsopgenomeninhoofdstuk11CAP.Meerspecifiekiseensociaalplanopgesteld.DitsociaalplanistergoedkeuringgestuurdaandeOR,debondenenhetbestuurvanhetIPO.4.4 FinanciëlegevolgenDereorganisatievanIPOisnadrukkelijknietingegevendooreenbezuinigingsopdrachtofanderszinsfinanciëletaakstelling.Dedoorhetbestuurvastgesteldebegrotingvoor2018blijftuitgangspuntvoordeuitvoeringvandewerkzaamhedenvanIPO.Daarnaastheefthetbestuurtenbehoevevandereorganisatieeenseparatebegrotingvastgesteld.Daarbijwordtgestreefddereorganisatiekostenzolaagmogelijktehouden.Hetgaatomeenveranderdewerkwijze,metgevolgenvoordeinrichtingvandeorganisatieendebeschikbarevasteformatie.
18O&FIPOversie1.1d.d.24mei2018
5.Denieuweorganisatiestaat:endan?!Zodrahetformelereorganisatietrajectisvoltooidstartdeimplementatie-enontwikkelfasevanIPO2.0.HetgaaterdanimmersvooralomdatIPOookdaadwerkelijkgaatfunctionerenzoalsindevoorgaandehoofdstukkenomschreven.Kortsamengevat:
- Alseenprofessionele,kennisintensieveenlerendeopgavegestuurdenetwerkorganisatievandoorenvoordeprovincies;
- Meteenproductieveenopontwikkelinggerichtecultuurmetgestroomlijnde,efficiëntewerkprocessen�
- lseenorganisatiewaarindeverantwoordelijkhedenhelderzijnbelegdeningevuld;- Waarinmedewerkersgeëquipeerdzijnvoorhuntaken- Waarindegewenstevormvansamenwerkingmetdeprovinciesisgerealiseerden
waarindegemeenschappelijkekernwaardenwordenbeleefdenindepraktijkgebracht.
Erbestaateensterkevoorkeurdenieuwewerkwijzeopeensnelle,constructieveeneffectievemaniertebewerkstelligenenresultatentelatenzien.Daartoezalhetbestuuropeenaantalnadertebepalenvlaggenschepenaanwijzen,waarbijwerkenderwijsmetelkaarzalwordengeleerdenlerenderwijszalwordengewerkt.Hetstrevenisdeimplementatie-enontwikkelfaseafgerondtehebbenophetmomentdathetnieuweIPObestuurinhetvoorjaarvan2019aantreedt.KritischesuccesfactorenVoorhetwelslagenvanhetontwikkelprocesgeldendevolgendekritischesuccesfactorenenwaarborgenvandecontinuïteit:- Draagvlakenbetrokkenheidvandemedewerkers;- Haalbaredoelen,haalbareveranderlastintijdencapaciteit;- Leverenvankwalitatiefgoedemensenvanuitdeprovinciesvoordeflexibeleschil;- SamenhangmetenaansluitingtussendeverschillendeIPOtaken;- Goedevolgordeentiming(eersthetwatendanhethoe);- Nadrukopderealisatievandaadwerkelijkesamenwerking(samendoeni.p.v.samendenken);- Heldere,eenduidigecommunicatie,zowelinternalsextern;- Scherpeinvullingvanhetopdrachtgeverschapdoordeprovincies;- IntegraleregiedooreenkrachtigeleidingvanhetMTopdeontwikkelactiviteiten;- Belangrijkevoorwaardevooreenprofessioneleorganisatiezijnprofessionele
medewerkers.Het(strategisch)HRMbeleidvanIPO2.0vormthiereenessentiëleschakelin.
OrganisatiecultuurEéndingstaatonomstotelijkvast:wezullendekomendetijdopeenanderemaniermoetenwerken,zowelbinnenIPOverbandalsinsamenwerkingmetdeprovincies.Datvraagteenanderemaniervanomgaanmetelkaar.Hetbetekentdatweonzecollectievegedragspatronen,verhoudingenenachterliggendeopvattingenonderdeloepmoetennemenengezamenlijkonderzoekenhoewemetenvanelkaarkunnenleren.Cultuuriseigenlijkgestoldgedrag.Duscultuurveranderingisindatopzichtcollectievegedragsverandering.Gedragisconcreetencorrigeerbaar,het(gewenstedanwelongewenste)effectiszakelijkaantoonbaar,jekunthetlerenenermensenopaanspreken.DematewaarindemedewerkersgecommitteerdzijnaanhetgroteregeheelvanIPOenhaardoeleniseenbelangrijkefactorbijhetsuccesoffalenvandegewenstenieuwemaniervanwerken.HetisnodigdatalleIPOmedewerkerszichblijvendrealiserendatIPOzosterkisalshaarzwaksteschakel.Iederemedewerkerisvanuitzijn/haarprofessieverantwoordelijkvooreenpositievebijdrageaande
19O&FIPOversie1.1d.d.24mei2018
IPOdoelstellingen,eniedereenheeftrechtopduidelijkeafsprakeneneerlijkefeedback.Elkaaraansprekenwordtinhetalgemeendoorvelengewenst,maardoorweinigenbeoefend.Cultuurveranderingbegint,zodraweermeebeginnen:webeginnendirectommetelkaaraftesprekendatwevanafnuheldereafsprakenmetelkaargaanmaken:“ja”of“nee”.Van“ja”zeggenen“nee”doen,naar“ja”zeggenen“ja”doen!Enookdatweelkaaraangemaakteafsprakenzullenhoudenenelkaarzullenaansprekenalswedatnietdoen.Datisnietaltijdeveneenvoudig,maarbinnendelerendeorganisatiedieIPOwilzijn,baartoefeningkunst.Hetgevenvanfeedbackisdaarmeenietalleeneentaakvanhetmanagement.Hetmanagementdientwelalssmeerolievoorhetsoepellatenverlopenvandewerkzaamhedenenhetopeenjuistemanierinzettenvandetalentenvandemedewerkers.Uitgangspuntisdatelkemedewerkercontinualertisopheteigenlerendvermogenenbinnenelkeresultaatopdrachtactiefreflectieophaaltoverdeinvullingvandeeigenrolenhetbereikteresultaatbijdebetrokkencollega’s,Voor2019zaleenpassendleer-enontwikkelplanplanwordenopgestelddatpastbij‘watwealsorganisatievoorstaanenhoedatzichvertaaldinontwikkeltrajecten’(zowelgeneriekalsindividueel).Wezullenditplanopstellensamenmetprovincies,diehierleertrajectenophebbenlopen.StrevenisdatIPO-medewerkersactiefdeelnemenaanontwikkel-leerprogramma’svandeprovincies.PlanningophoofdlijnenNaformeleafrondingvandereorganisatie-welkeisgeplandinseptember2018-wordtdirectnahetplaatsingsprocesdoorgestartmetdeimplementatie-enontwikkelfaseIPOnieuwestijl(werkenopbasisvandenieuweorganisatievolgensdenieuwewerkwijzeengezamenlijkrealiserenvandegewensteorganisatiecultuur),Daaropvolgendzalin2019eeneindevaluatievandenieuweorganisatiestructuurenwerkwijzeplaatsvinden.
20O&FIPOversie1.1d.d.24mei2018
6. MonitoringenevaluatieOmtekunnentoetsenofIPOnieuwestijldaadwerkelijkopkoersis,zullenalsonderdeelvandeplanningencontrolcylcusopregelmatigebasismomentenwordenbepaaldwaaropditgemonitordengeëvalueerdwordt,zowelvoorresultaatalsproces.Hiervoorzullendekomendemaandencriteriawordenopgesteld,alsmedeeenplanvanaanpak.Deeindevaluatieisvoorzienindecember2019.
21O&FIPOversie1.0d.d.24april2018
Bijlage1:OrganogramIPO'oud'per1.1.2018
22O&FIPOversie1.0d.d.24april2018
23O&FIPOversie1.0d.d.24april2018
Bijlage2:GrafischevoorstellingIPO2.0
Utrecht
24O&FIPOversie1.0d.d.24april2018
Bijlage3:GeneriekefunctieprofielenIPO2.0
MedewerkerIPO 1van3
FunctieprofielMedewerkerIPO(niveauA-B-C-D-E)
StatusVersiedatumFunctieschaal
:concept:23-3-2018:11-12-13-14-15
Doelvandefunctie
Verrichtenvanprojectmatige,adviserendeenbeleidsmatigewerkzaamhedenbinnenhetprimaireensecundaireprocesvanIPO,gerichtophetrealiserenvandeorganisatiedoelstelling,tewetenbelangenbehartigingenagendasetting.Plaatsindeorganisatie RapporteerthiërarchischaandeTeammanagerIPOenfunctioneelaandeAOGIsinstaatomflexibelmeerderespecifiekerollenintevullen,zoalsb.v.regisseur,verbinder,belangenbehartiger,projectleider,adviseur,strateeg/lobbyiste.d.Resultaatgebieden 1. Belangenbehartiging• Inventariseertsignalenvanuitdeprovinciesenvolgtenanalyseertrelevante
ontwikkelingenopjuridisch,maatschappelijkeenpolitiekegebied.• Brengt(mogelijke)effectenvanontwikkelingeninkaartenbeoordeelthet
(interprovinciale)belangervanvoorhetaandachtsgebied.• BeïnvloedtvanuitdebelangenbehartigersrolregelgevingviaDenHaagen
Brussel,tengunstevangezamenlijkeprovincialeambities.• BereidtdoorIPO-delegatiesuittedragenstandpuntenvoor.• Treedtopalsprovinciaalvertegenwoordigerinexterneoverlegverbanden.
2. Project-enprogrammamanagement• Haaltopgavenopbijprovinciesenverwerftopdrachten.• Vertaaltrelevanteagendapuntennaareenprojectofprogramma.• Steltplannenvanaanpakenprojectplannenop• Creëertdraagvlakvoordeuitvoeringvanprojecten.• Draagtzorgvoordejuisteinzetvanmensenenmiddelenbinnenprojecten.• Bewaaktdeintegraliteittussendiverseprogrammaonderdelen.• Houdt(financieel)overzichttenaanzienvangeplandeprojectactiviteiten.
3. Adviesenagendering• Verzorgtagendasettingactiviteitenvanennamensdegezamenlijkeprovincies.• Adviseertoverdetevoerenstrategieenagendeertnieuweonderwerpen.• Steltnota's,adviezenenvoorstellenopendraagtzorgvoordebesluitrijpheid
vanstukken.• Formuleertoptiesinzakenoodzakelijkemaatregelenterbijstellingvan
beleid(suitvoering).• Stemtstandpuntenenadviezenafmetwerkgroepen,belangengroeperingen,
koepelorganisaties,provincialeambtenarene.d.• Draagtstandpuntenuitenverdedigtdezeinambtelijkeoverleg-en
stuurgroepen.• Bevordertenevalueertdekwaliteitenuniformiteitvande(beleids)uitvoering.• Bevorderinnovatiebinnenhettoegewezenaandachtsgebied.
4. Informatie-uitwisseling• Treedtopalscentralespilindeinterprovincialesamenwerking.• Draagtzorgvoorinformatieverzamelingeninventarisatievanambtelijkeen
bestuurlijkestandpunten.• Draagtzorgvoorhetorganiserenvanbijeenkomstenenhetinschakelenvan
belanghebbenden.• Initieert,organiseertenbegeleidtkennisdelingenkennisontwikkelingbij
belanghebbenden.• Ontwikkeltenonderhoudteenambtelijkenbestuurlijknetwerkopprovinciaal,
landelijkenEuropeesniveaubinnenhetaandachtsgebied.• Ontsluitrelevantekennis,haaltdezeopenbundeltdezekennis.
MedewerkerIPO 2van3
Functieniveaus
NiveauAFS11
NiveauBFS12
NiveauCFS13
NiveauDFS14
NiveauEFS15
1. Typering • Beschiktoverdebasiskennisomalleopdrachten/vragentekunnenbehandelen.
• Beschiktoverenigeervaringbinnenhetvakgebied.
• Beschiktoverenigeervaringineenpolitiekeomgeving.
• Treedtbinnenprojectenopalsprojectmedewerker.
• Behandeltdemindercomplexedossiersmetbeperktbestuurlijkegevoeligheid.
• Ontvangtcoachingvanseniorcollega’s.
• Bijdecontactenissprakevanbelangentegenstellingen.
• Beschiktovergedegenkennisomalleopdrachten/vragentekunnenbehandelen.
• Treedtopalsprojectleiderenstuurtca.1á2sectoraleprojectenaan.
• Behandeltdossiersmetgemiddeldebestuurlijkegevoeligheid.
• Ontwikkelteigenvisieensteltzelfstandigprioriteiten.
• Begeleidtjuniorcollega’senprojectmedewerker.
• Isvaardiginhetomgaanmetmeervoudigebelangentegenstellingen.
• Beschiktovergedegenkennisomalleopdrachten/vragentekunnenbehandelen.
• Treedtopalsgezaghebbendautoriteitbij(inter)provincialeen(inter)nationaleoverleggremiaopbestuurlijkenpolitiekniveau.
• Bijdewerkzaamhedenmoetwordeningespeeldopverschuivingeninbeleidsdoelstellingenofvanuitkomstenvanonderhandelingsprocessen.
• Onderhandeltop(inter)provinciaalniveau.
• Treedtopalsprogrammamanagerenstuurtmeerderesectoraleprojectenaan.
• Behandeltcomplexedossiersmetgrotebestuurlijkegevoeligheid.
• Multidisciplinaireoriëntatieverlangd
• Coachtcollega’senstuurtprojectmedewerkersaan.
• Beschiktovergedegenkennisomdemeestcomplexeopdrachten/vragentekunnenbehandelen.
• Hetbetrefthetrichtinggevendbeïnvloedenvandeontwikkelingvanstrategischedoelenen/ofhetmanagenvandeuitvoeringvandergelijkedoelen.
• Beslissingenzijngerichtophetontwikkelenvaststellenen/ofrealiserenvanstrategischedoelstellingen.
• Heteffectvanbeslissingenispasoplangetermijn(enigejaren)inteschatten.
• Onderhandeltop(inter)provinciaalenbestuurlijkniveau.
• Treedtopals(senior)programmamanagerenstuurtmeerderesectoraleprojectenaan.
• Behandeltcomplexedossiersmetgrotebestuurlijkegevoeligheid.
• Beschiktoversenioriteitvanuitcombinatievankenniservaringenextraverantwoordelijkheid.
• Coachtcollega’senstuurtprojectmedewerkersaan.
• Beschiktoverfundamenteelwetenschappelijk-theoretischekennisvanhetvakgebieden/ofdiepgaandinzichtinsociaal-maatschappelijke,financieel-economischeenpolitiek-bestuurlijkeaangelegenheden.
• Bijdewerkzaamhedenmoetwordeningespeeldopmaatschappelijkeen/ofpolitiek-bestuurlijkeontwikkelingenmet(inter)nationalereikwijdte.
• Treedtopals(gedelegeerd)opdrachtgevervoorprojecten.
• Treedtopals(senior)programmamanagerenstuurtmeerderesectoraleprojectenaan.
• Heeftmandaatals(gedelegeerd)opdrachtgeveromingrijpendebeslissingentenemeninprojecten/programma's.
• Beschiktoversenioriteitvanuitcombinatievankenniservaringenextraverantwoordelijkheid.
• Coachtcollega’senstuurtprojectleidersenprojectmedewerkersaan.
MedewerkerIPO 3van3
Functieniveaus
NiveauAFS11
NiveauBFS12
NiveauCFS13
NiveauDFS14
NiveauEFS15
2. Kennis • WOwerk-endenkniveau
• Gedegenkennisvanheteigenaandachtsgebied.
• Inzichtinhetfunctionerenvanhetopenbaarbestuurendeprovincialeorganisatie.
• 0-3jaarrelevanteervaring.
• WOwerk-endenkniveau
• Specialistischekennisvanheteigenaandachtsgebied.
• Inzichtinhetfunctionerenvanhetopenbaarbestuurendeprovincialeorganisatie.
• 3-5jaarrelevanteervaring.
• WOwerk-endenkniveau• Bredekennisvanen
inzichtin,opstrategischniveau,relevantemaatschappelijke,politiek-bestuurlijke,financieel-economischeentechnischeaspectenvanhetaandachtsgebied.
• Inzichtinhetfunctionerenvanhetopenbaarbestuurendeprovincialeorganisatie.
• Minimaal5jaarrelevanteervaring.
• WOwerk-endenkniveau• Bredeendiepgaandekennis
vaneninzichtin,opstrategischniveau,relevantemaatschappelijke,politiek-bestuurlijke,financieel-economischeentechnischeaspectenvanhetaandachtsgebied.
• Inzichtinhetfunctionerenvanhetopenbaarbestuurendeprovincialeorganisatie.
• Vaardiginhetontwikkelen,uitdragenenverdedigenvanbeleid,nieuweideeënenconcepten.
• Minimaal10jaarrelevanteervaring.
• WOwerk-endenkniveau• Vaardigheidinhet
formulerenvanfundamenteelwetenschappelijke,grensverleggendeideeënen/ofhetvormgevenvanstrategischbeleidvooreenomvangrijkmaatschappelijkterreininnationaalofinternationaalverband.
• Diepgaandinzichtinhetfunctionerenvanhetopenbaarbestuurendeprovincialeorganisatie.
• Minimaal10jaarrelevanteervaring.
3. Competenties • Onderhandelen• Overtuigingskracht• Netwerkvaardigheid• Conceptuele
flexibiliteit• Bestuurssensitiviteit• Leergierig
• Onderhandelen• Overtuigingskracht• Netwerkvaardigheid• Conceptueleflexibiliteit• Bestuurssensitiviteit• Motiveren• Flexibiliteit
• Onderhandelen• Overtuigingskracht• Netwerkvaardigheid• Conceptueleflexibiliteit• Motiveren• Flexibiliteit• Politiekeenbestuurlijke
sensitiviteit
• Onderhandelen• Overtuigingskracht• Netwerkvaardigheid• Conceptueleflexibiliteit• Flexibiliteit• Politiekeenbestuurlijke
sensitiviteit• Koersvastheid• Visie• Samenbindendleiderschap• Gezag
• Onderhandelen• Overtuigingskracht• Netwerkvaardigheid• Conceptueleflexibiliteit• Flexibiliteit• Politiekeenbestuurlijke
sensitiviteit• Koersvastheid• Visie• Samenbindendleiderschap• Gezag• Vernieuwingskracht
MedewerkerSupport 1van2
FunctieprofielMedewerkerSupport(niveauA-B-C-D-E)
StatusVersiedatumFunctieschaal
:concept:23-3-2018:7-8-9-10-11
Doelvandefunctie
Verrichtenvanuiteenlopendebeheersmatigeenondersteunendewerkzaamhedenophetgebiedvandebedrijfsvoering,tenbehoevevandeondersteuningvanhetprimaireensecundairproces.Plaatsindeorganisatie RapporteerthiërarchischaanéénvandeTeammanagersIPO.Isinzetbaarbinnenmeerdereprocesondersteunendewerkgebieden,zoalsb.v.projecten,programma's,financiëleadministratie,planning&contol,HRsupport,ITsupport,communicatie,bestuursbureau,secretariaat,huisvesting,receptie,cateringe.d.Resultaatgebieden 1. Procesondersteuning• Ondersteuntenbegeleidtmedewerkersbijhetuitvoerenvanhundagelijkse
werkzaamheden.• Signaleertknelpuntenindedagelijksevoortgangencontinuïteitvande
werkstroomentreftpassendemaatregelen.• Vormtdeverbindendeschakelophettoegewezenaandachtsgebiedtussen
collega’s,medewerkersbinnendeprovincies,externeleverancierse.d.• Voertmutatiesinbinnendegeautomatiseerdesystemenopbasisvan
verkregeninstructiesenrichtlijnen.• Levertbijdrageaanhetopstellenvanwerkinstructiesenonderhoudtde
bijbehorendedocumentatie.
2. Organisatorischeondersteuning• Steltbrieven,memo’senemail-berichtenopenwerkttekstenuit.• Stelt(periodieke)rapportages,overzichtenenverantwoordingsdocumentenop
enlichtdezetoe.• Levertondersteuningbijactiviteitenalsprojecten,programma's,meetings,
evenementene.d.• Attendeertleidinggevendenen(project)medewerkersopgemaakteafspraken.• Inventariseertenanalyseertwensenenbehoeftenbijcollega'sendraagt
verbetervoorstellenaan.• Participeertindiennodigbinnenprojectteams.• Voertbenodigdefacilitairewerkzaamhedenuiten/oflostknelpuntendiehierbij
kunnenoptredenservicegerichtop(receptie,telefoon,cateringe.d.).3. Kwaliteitsbewaking• Controleertteverwerkeninformatieengegevensopjuistheidenvolledigheid.• Doetwaarnodignavraagenverzameltaanvullendeenontbrekendegegevens.• Voert(standaard)berekeningenen/ofcontrolesuitopgegevens.• Ziettoeopdekwaliteitvanonderhoudvaninstrumentenenapparatuur.• Signaleertgebrekenenafwijkingen,onderzoektstoringenentreftpassende
maatregelen.• Bewaaktrichtlijnen,protocollenenproceduresenfungeertopditgebiedals
vraagbaak• Ziettoeopdenalevingvanrelevanteprocedures,termijnenenwet-en
regelgeving.• Bewaaktuitbestedewerkzaamhedenopbasisvanovereengekomenafspraken.
4. Informatie-uitwisseling• Volgtrelevantein-enexterneontwikkelingen.• Raadpleegtdocumentatieenwisseltinformatieuitmetcollega'sen(externe)
specialisten.• Beantwoordtbinnenkomendevragenenverschaftinformatieenverwijstzo
nodigdoor.• Beoordeeltinformatieaanvragen,zoektinformatieopendoetin-enextern
navraag.• Beheertenarchiveert(vertrouwelijke)informatie.
MedewerkerSupport 2van2
Functieniveaus
NiveauAschaal7
NiveauBschaal8
NiveauCschaal9
NiveauDschaal10
NiveauEschaal11
1. Typering • Typeondersteuning:secretariële,administratieveeninhoudelijkeondersteuning.
• Werktnieuwemedewerkersin.
• Gaatommetvertrouwelijkeinformatie
• Functieisbreed.• Projectassistentschap.• Metelkaarsamenhangende
richtlijnen,procedures,wet-enregelgevingen/ofspecifiekgeformuleerdebeleidslijnenzijnaanwezig.
• Typeondersteuning:beherenvangegevensophetterreinvanfinanciën,ICT,personeelszaken,huisvestingen/ofalgemenebedrijfsvoering.
• Procesbewakingengebruikersondersteuning.
• Functieisbreedeninhoudelijk.
• Typeondersteuning:behandelingvandedagelijksevraagstukkenophetgebiedfinanciën,ICT,personeelszaken,huisvestingen/ofalgemenebedrijfsvoering.
• Bijdewerkzaamhedenmoetwordeningespeeldoponverwachteomstandigheden,technologischeontwikkelingenofverschuivingeninbeleid.
• Typeondersteuning:analyserenenoplossenvanvakspecifiekevraagstukkenophetgebiedvanfinanciën,ICT,personeelszaken,huisvestingen/ofalgemenebedrijfsvoering.
• Afstemmingmetanderedisciplinesisvereist.
• Hetbetreftmindergangbareofnieuwezakenenproblemen.
• Typeondersteuning:coördinerenenoplossenvancomplexevraagstukkenophetgebiedvanfinanciën,ICT,personeelszaken,huisvestingen/ofalgemenebedrijfsvoering.
• Treedtbinnenprojectenopalsprojectmedewerker.
• Hetbetrefthetbeoordelenenafstemmenvanadviezen,plannenenprojecten.
• Bijdein-enexternecontactenissprakevanbelangentegenstellingen.
2. Kennis • MBO+werk-endenkniveau• Kennisvanhetfunctioneren
vanhetRijk,provinciesengemeenten.
• Kennisvaninterneadministratieveenprocedurelevoorschriften.
• Kennisvanrelevantekantoorautomatiseringenapplicaties.
• MBO/HBOwerk-endenkniveau
• Kennisvanhetaandachtsgebied
• KennisvanhetwerkveldvanhetIPO.
• Kennisvandetoegepastegeautomatiseerdesystemen.
• HBOwerk-endenkniveau
• Kennisvanhetaandachtsgebied
• Kennisvanrelevantewet-enregelgeving.
• KennisvanhetwerkveldvanhetIPO.
• KennisvandesystemenenprocessenbinnenhetIPO.
• HBO/VWOwerk-endenkniveau
• Grondigekennisvanhetaandachtsgebied.
• Kennisvanrelevantewet-enregelgeving.
• KennisvanhetwerkveldvanhetIPO.
• GedegenkennisvandesystemenenprocessenbinnenhetIPO.
• WOwerk-endenkniveau• Gedegenkennisvanhet
eigenaandachtsgebied.• Kennisvanrelevantewet-
enregelgeving.• Kennisvanhetwerkveldvan
hetIPO.• Gedegenkennisvande
systemenenprocessenbinnenhetIPO.
3. Competenties • Klantgerichtheid• Zorgvoorkwaliteit• Organisatiesensitiviteit• Verantwoordelijkheid• Omgaanmetdetails• Flexibelgedrag• Plannenenorganiseren
• Klantgerichtheid• Zorgvoorkwaliteit• Organisatiesensitiviteit• Verantwoordelijkheid• Flexibelgedrag• Plannenenorganiseren• Probleemanalyse• Overtuigingskracht
• Klantgerichtheid• Zorgvoorkwaliteit• Organisatiesensitiviteit• Verantwoordelijkheid• Flexibiliteit• Plannenenorganiseren• Probleemanalyse• Overtuigingskracht
• Klantgerichtheid• Zorgvoorkwaliteit• Organisatiesensitiviteit• Verantwoordelijkheid• Flexibiliteit• Plannenenorganiseren• Probleemanalyse• Overtuigingskracht• Besluitvaardig
• Klantgerichtheid• Zorgvoorkwaliteit• Organisatiesensitiviteit• Verantwoordelijkheid• Motiveren• Overtuigingskracht• Besluitvaardig• Onderhandelen• Netwerkvaardigheid• Conceptueleflexibiliteit• Bestuurssensitiviteit• Leergierig
TeammanagerIPO 1van2
FunctieprofielTeammanagerIPO
StatusVersiedatumFunctieschaal
:concept
:9-3-2018
:14-15-16
Doelvandefunctie
Zorgdragenvooreenjuisteentijdigeinzetvanmensenenmiddelenbinnenhettoegewezenaandachtsgebied(processen,projectenenprogramma's),gerichtopde
realisatievandebeoogdeorganisatiedoelstelling,tewetenagendasettingenbelangenbehartigingtenbehoevevandeprovincies.
Plaatsindeorganisatie RapporteerthiërarchischaandeAlgemeenDirecteur.
IslidvanhetManagementteamenstuurtdemedewerkersaanbinnenhethem/haartoegewezenaandachtsgebied.
Resultaatgebieden
1. Resultaatverantwoordelijkmanagement• Draagtzorgvoordepersoonlijkeenprofessioneleontwikkelingvande
medewerkersbinnenhetaandachtsgebied.
• DraagtzorgvoordeCopafijth-bredeuitvoeringvanpersonele,financiële,
organisatorischeenITaangelegenheden.
• Draagtzorgvoorderealisatievanproductenendienstenvanhet
aandachtsgebied,inclusiefdefinanciëleresultaten.
• Draagtzorgvoordeplanning,verdeling,voortgangenkwaliteitvande
werkzaamheden.
2. Beleidsontwikkeling-enimplementatie• OntwikkeltmedemetandereMT-ledendestrategischevisievanhetIPO.
• Adviseertoverhetstrategischbeleidenvoertditmedeuit.
• Brengt(mogelijke)effectenvanontwikkelingeninkaartenbeoordeelthetbelang
ervanvoorheteigenaandachtsgebied.
• Signaleertaandachts-enknelpuntenengeefthierbijrichtingbepalende
alternatievenenscenario’s.
• Zorgtdatopdrachtenwordenuitgevoerdenknelpuntenwordengesignaleerd.
• Stelt(programma)budgettenvastenbewaaktdeze.
3. Belangenbehartiging• Verbindtpolitieke,maatschappelijkeenbestuurlijkevraagstukkenmetde
aandachtsgebieden.
• Treedtopalsportefeuillehoudervooréénofmeerdereinhoudelijke
aandachtsgebieden.
• Schakeltbelanghebbendeninenverzorgtdeagenderingvanonderwerpenuit
deaandachtsgebieden.
• Treedtopalsgezaghebbendautoriteitbij(inter)provincialeen(inter)nationale
overleggremiaopbestuurlijkenpolitiekniveau.
• Draagtstandpuntenuitenverdedigtdezeinambtelijkeoverleg-en
stuurgroepen.
• Zorgtvoorterugkoppelingvanstandpuntennaarbelanghebbendeninde
betreffendeaandachtsgebieden.
4. Informatie-uitwisselingenkennisborging• Volgtenanalyseertontwikkelingenopmultidisciplinaireaandachtsgebieden.
• Draagtzorgvoorinformatieverzamelingeninventarisatievanambtelijkeen
bestuurlijkestandpunten.
• Initieertenisrichtinggevendbij(intern)provincialeen(inter)nationale
bijeenkomstenenwerk-/projectgroepen.
• Initieert,organiseertenbegeleidtkennisdelingenkennisontwikkelingbij
belanghebbenden.
• Ontwikkeltenonderhoudteenambtelijkenbestuurlijknetwerkopprovinciaal,
landelijkenEuropeesniveaubinnenhetaandachtsgebied.
TeammanagerIPO 2van2
Functieniveaus
NiveauAFS14
NiveauBFS15
NiveauCFS16
1. Typering • Aansturingvanvergelijkbareprocessenenprojectendieopelkaarmoetenwordenafgestemd.
• Uitdragenenverdedigen(internenextern)vanwijzigingenino.a.(beleids)doelstellingen,nieuweconceptenenproductenenprocessen.
• Hetbetrefthetrichtinggevendbeïnvloedenvandeontwikkelingvanstrategischedoelenen/ofhetmanagenvandeuitvoeringvandergelijkedoelen.
• Beslissingenzijngerichtophetontwikkelenvaststellenen/ofrealiserenvanstrategischedoelstellingen.
• Aansturingvanprocessenenprojectendienauwzijnverwevenmetandereprocessen/projectenendaaropdieinvloedhebben.
• Onderhandeltoverenverdedigt(beleids)standpunten,zowelin-alsextern.
• Beïnvloedtambtelijke,politiekeofmaatschappelijkebestuurdersbijdeformuleringvanstrategischebeleidsconcepten.
• Hetbetrefteenbeoordelingvanontwikkeldstrategischbeleidopdoeltreffendheiden/ofvandematewaarindestrategischedoelstellingenzijngerealiseerd.
• Aansturingvancomplexeprocessenenprojectendiefundamenteelsturendzijnvoordegeheleorganisatie.
• Hetbetrefthetaansturenenontwikkelenenvormgevenvantheorieën,modellen,doelenenstrategieëndierichtinggevendzijnvoordeuitvoeringvaneensamenstelvaneenprimairen/ofcomplexbeleidsveld.
• Fundamentele,richtinggevendeconceptenzijngeformuleerdalsbasisvoorhetopstellenvanalgemeengeformuleerde,strategischebeleidslijnenofmodellen.
2. Kennis • WOwerk-endenkniveau• Kennisvaneninzichtinrelevante
maatschappelijke,politiek-bestuurlijke,financieel-economischeentechnischeaspectenvanhetaandachtsgebied.
• Inzichtinhetfunctionerenvanhetopenbaarbestuurendeprovincialeorganisatie.
• Vaardiginhetontwikkelen,uitdragenenverdedigenvanbeleid,nieuweideeënenconcepten.
• Ca.5-10jaarrelevanteervaring.
• WOwerk-endenkniveau.• Bredeendiepgaandekennisvaneninzichtin,
opstrategischniveau,relevantemaatschappelijke,politiek-bestuurlijke,financieel-economischeentechnischeaspectenvanhetaandachtsgebied.
• Inzichtinhetfunctionerenvanhetopenbaarbestuur,hetprovinciaalbestuurendeprovincialeorganisatie.
• Meerdan10jaarrelevantewerkervaring,waarvaneenaantaljaaralsleidinggevende.
• WOwerk-endenkniveau.• Beproefdekennisinhetrichtinggevenaan
bestuurlijkeprocessenenhetinbewegingkrijgenvanorganisaties,ookbijtegenslagofoppositie.
• Inzichtinhetfunctionerenvanhetopenbaarbestuur,hetprovinciaalbestuurendeprovincialeorganisatie.
• Meerdan10jaarrelevantewerkervaring,waarvaneenaantaljaaralsleidinggevende(o.a.ineencomplexe/bestuurlijkeomgeving).
3. Competenties • Visie• Samenbindendleiderschap• Gezag• Overtuigingskracht• Onderhandelen• Overtuigingskracht
• Visie• Samenbindendleiderschap• Gezag• Overtuigingskracht• Onderhandelen• Vernieuwingskracht• Politiekeenbestuurlijkesensitiviteit
• Visie• Samenbindendleiderschap• Gezag• Overtuigingskracht• Onderhandelen• Vernieuwingskracht• Politiekeenbestuurlijkeeffectiviteit• Koersvastheid