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Antes de Começar
Treinamento para Secretários de Clube 1
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Treinamento para Secretários de Clube 2
Antes de Começar
Este módulo online é dividido em 5 seções, que podem ser concluídas em uma seção de 30 - 45 minutos, ou ao longo de um curso de várias sessões.
Para obter assistência adicional, entre em contato com o Assessor de Tecnologia da Informação do seu clube, ou com o
Centro Leonístico de Aprendizagem: [email protected]
Bem-vindo ao Treinamento para Dirigentes de Clube
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Apostila
Clique aqui se você precisa acessar e imprimir a sua apostila antes de continuar.
Este módulo online inclui uma apostila para tornar mais fácil a sua experiência de aprendizado.
Organizado em cinco seções correspondentes, o módulo oferece oportunidades para fazer anotações e obter informações adicionais para complementar os conceitos abordados neste módulo online.
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Apostila
As responsabilidades dos secretários de clube variam de acordo com as práticas regionais e procedimentos locais.
Observação:
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Navegação
Você pode navegar por várias seções do módulo online quando certos ícones aparecerem.
Cada slide é executado através de um programa cronometrado. Quando completar isto, uma seta no canto inferior direito indicará que você pode clicar para o próximo slide quando estiver pronto.
indica um link para um recurso no site de LCI ou publicação. Ao clicar neste ícone, você será direcionado a tal recurso. Os links também estarão disponíveis na seção de Recursos deste módulo online.
Clicando no o leva de volta ao slide do Índice, caso queira rever ou pular para seções específicas.
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Bem-vindo
Você foi eleito para o cargo de Secretário de Clube
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Objetivos
Este treinamento lhe oferecerá as informações básicas e os recursos necessários para prepará-lo para o seu novo cargo.
Assim que completar o curso você estará apto a:
Reconhecer o propósito de um Lions clube e o seu posicionamento dentro da estrutura de Lions Clubs International
Resumir as responsabilidades de um secretário de clube
Acessar recursos adicionais conforme necessário
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Índice
Clique nos links abaixo para navegar até uma seção específica, ou clique na seta para continuar para a Seção 1.
Seção 1: Introdução
Seção 2: A sua Equipe de Liderança de Clube
Seção 3: Responsabilidades do Secretário de Clube
Seção 4: Planejando a sua Equipe
Seção 5: Recursos
Treinamento para Secretários de Clube 9
Introdução
Bem-vindo à Seção 1:
Introdução
Abra a página 1 da sua apostila.
Treinamento para Secretários de Clube 10
Introdução
Como secretário, você é uma parte integral da equipe de liderança, trabalhando para apoiar o presidente do clube em seu trabalho de liderar o clube em atividades de serviços em prol da sua comunidade local e arredores.
No entanto é importante lembrar que você é uma parte de algo muito maior.
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Estrutura de Lions Clubs International
1Clube
Lions Clubs International é composto por uma grande rede de Leões, tendo os clubes como parte central.
Esta estrutura facilita a comunicação e promove o serviço em escala local, regional e global.
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Estrutura de Lions Clubs International
1Clube
O próximo slide o ajudará a completar a página 1 na sua apostila.
Dedique alguns momentos para completar esta seção.
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Estrutura de Lions Clubs International
Área Jurisdicional
Distrito Múltiplo
Distrito
Região*
Divisão
Clube
• Um clube consiste de no mínimo 20 associados
• Uma divisão consiste de 4 a 8 clubes
• Uma região consiste de 10 a 16 clubes *
• Um distrito é composto de pelo menos 35 clubes com 1250 associados ativos
• Vários distritos em uma determinada área geográfica compõem um distrito múltiplo
• Cada Lions Clube está localizado em uma das sete áreas jurisdicionais, que são representadas por pelo menos um diretor internacional
*opcional
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Estrutura de Lions Clubs International
Área Jurisdicional
Distrito Múltiplo
Distrito
Região*
Divisão
Clube
Os clubes e seus associados estão no epicentro da
Associação.
Sem o seu empenho em servir
outras pessoas localmente, não
poderíamos manter o nosso legado de
serviço global.
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Como um clube que faz parte da grande Associação Internacional de Lions Clubes, a sua missão é:
DAR PODER aos voluntários para que possam servir suas comunidades e atender às necessidades humanas, fomentar a paz e promover a compreensão mundial através
dos Lions clubes.
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Propósito dos Lions Clubes
Para que a nossa missão torne-se realidade, os Lions clubes precisam servir muitos propósitos.
Vamos verificar rapidamente o Estatuto e Regulamentos Padrão de Clube para ver se você sabe todos os propósitos de um Lions Clube.
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Propósito dos Lions Clubes
Você verá uma série de declarações. Selecione "Sim" se a declaração refletir um dos propósitos declarados
de Lions clubes ou selecione "Não" se não for um propósito declarado de Lions clubes.
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Propósito dos Lions Clubes
O propósito de Lions clubes é…
Unir os associados em laços de amizade, bom companheirismo e compreensão recíproca.
SIMSIM NÃOSIM este é um dos propósitos declarados de Lions clubes
Esta é a primeira declaração.
Clique SIM ou NÃO
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Propósito dos Lions Clubes
O propósito de Lions clubes é…ENCORAJAR pessoas de mentalidade de serviço a servir suas comunidades sem recompensa financeira pessoal, estimular a eficiência e promover elevados padrões de ética no comércio, indústria, profissões, serviços públicos e empreendimentos privados.
SIMSIM NÃOSIM este é um dos propósitos declarados de Lions clubes
Esta é a próxima declaração.
Clique SIM ou NÃO
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Propósito dos Lions Clubes
O propósito de Lions clubes é…
Interessar-se ativamente pelo bem-estar cívico, cultural, social e moral da comunidade.
SIMSIM NÃOSIM este é um dos propósitos declarados de Lions clubes
Clique SIM ou NÃO
Você está pronto para outra?
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Propósito dos Lions Clubes
Qual das seguintes declarações NÃO é um propósito declarado de Lions clubes?
Clique na resposta.
Promover os princípios de bom governo e boa cidadania.
Promover um fórum para livre discussão dos assuntos de interesse público…
Criar e fomentar um espírito de compreensão entre os povos da Terra.
Promover líderes políticos que apoiem a missão dos Lions clubes.
OK, esses foram um pouco fáceis.Vamos tentar outro que seja um pouco mais difícil.
Você pode analisar as 6 declarações de propósito no Artigo II do Estatuto Padrão de Clube
Promover líderes políticos que apoiem a missão dos Lions clubes.
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Propósito dos Lions Clubes
Como você pode ajudar a promover a missão e o propósito dos Lions clubes?
Escreva a sua resposta na página 2 da apostila.
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Bem-vindo à Seção 2:
A sua Equipe de Liderança de Clube
Abra a página 3 da sua apostila.
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Cada Lions Clube é composto por uma equipe de líderes que apoiam as atividades do clube.
O próximo slide o ajudará a completar o organograma do clube, na página 3 da sua apostila.
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A sua Equipe de Liderança de Clube
Vamos dar uma olhada no Organograma do Clube.
1º VP
Club Members
Board of Directors
President
Secretário
Tesoureiro2º VP
Ex-President
e Imediato
Associados do clube
Diretoria
Presidente
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A sua Equipe de Liderança de Clube
Como secretário, você é o gerente dos negócios do clube. Você é o elemento de ligação entre o clube e seu distrito, bem como a
Associação
Você está sob a supervisão do presidente e da diretoria do clube
1º VP
Club Members
Board of Directors
President
Secretário
Tesoureiro2º VP
Ex-President
e Imediato
Associados do clube
Diretoria
Presidente
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A sua Equipe de Liderança de Clube
A diretoria é composta por:
presidente ex-Presidente Imediato vice-presidentes secretário tesoureiro diretor social (opcional) diretor animador - torce rabo (opcional) assessor de aumento de associados outros diretores eleitos
Uma descrição de cada função pode ser encontrada na página 7 do Manual da Equipe de Dirigente de Clube.
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A sua Equipe de Liderança de Clube
Agora vamos dar uma olhada rápida em suas responsabilidades compartilhadas.
Considerar e moldar todos os novos negócios e
normas do clube antes de serem apresentados para a aprovação dos associados
do clube.
Manter os livros, contas e operações do clube
auditados anualmente.
Encaminhar todos os assuntos concernentes a
novos programas e diretrizes aos respectivos comitês permanentes ou especiais do clube para
estudo e recomendação à diretoria.
Manter pelo menos dois (2) fundos separados,
governados por princípios de contabilidade
geralmente aceitos.
Nomear, segundo recomendação do comitê de finanças, um banco ou
bancos para o depósito dos fundos do clube.
Ter o poder de modificar, anular ou rescindir a ação de qualquer dirigente do
clube.
Autorizar todos os gastos, não devendo criar qualquer tipo de endividamento
para o clube.
Não autorizar despesas para fins administrativos, de quaisquer recursos líquidos angariados
do público.
Determinar a garantia necessária para a fiança de qualquer dirigente do
clube.
Clique uma vez no quebra-cabeças para revelar as suas responsabilidades compartilhadas.Juntos, os membros da diretoria devem…
Treinamento para Secretários de Clube 29
A sua Equipe de Liderança de Clube
Quais as medidas que você pode tomar como secretário do clube para garantir que a sua equipe de líderes trabalhe unida?
Escreva a sua resposta na página 4 da apostila.
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Desenvolver habilidades de liderançaR
ecu
rsos
ad
icio
nais
Considere fazer os seguintes cursos online:
Introdução à Liderança Leonística
Escuta Eficaz
Equipes Eficazes
Mais informações sobre o Centro Leonístico de Aprendizagem podem ser encontradas aqui.
O Centro Leonístico de Aprendizagem oferece cursos gratuitos online para o desenvolvimento das qualidades de liderança dos associados.
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Bem-vindo à Seção 3:
Responsabilidades do Secretário de Clube
Abra a página 5 da sua apostila.
Treinamento para Secretários de Clube 32
Responsabilidades do Secretário de Clube
Como gerente de negócios do clube e membro da diretoria do clube, suas principais responsabilidades são…
Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
Organizar as reuniões do clube e da diretoria
Registrar as atas das reuniões do clube
Manter os registros do clube
Receber e responder a correspondência do clube
Completar e enviar todos os relatórios à LCI
Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão
Treinamento para Secretários de Clube 33
Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
Organizar as reuniões do clube e da diretoria
Registrar as atas das reuniões do clube
Manter os registros do clube
Receber e responder a correspondência do clube
Completar e enviar todos os relatórios à LCI
Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão
Responsabilidades do Secretário de Clube
Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
Organizar as reuniões do clube e da diretoria
Registrar as atas das reuniões do clube
Manter os registros do clube
Receber e responder a correspondência do clube
Completar e enviar todos os relatórios à LCI
Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão
De quantas reuniões você precisará de participar?
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Responsabilidades do Secretário de Clube
A seguinte programação é bastante comum:
Tip
os
de r
eu
niã
o
Anualmente• Reunião de transição de dirigentes• Aniversário de fundação do clube
Conforme necessário• Reuniões extraordinárias da diretora (quando
solicitadas por 3 ou mais membros da diretoria)• Reuniões extraordinárias do clube (solicitadas com
pelo menos 10 dias de antecedência)
Mensal• Reunião ordinária da diretoria • Reuniões ordinárias do clube
Treinamento para Secretários de Clube 35
Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
Organizar as reuniões do clube e da diretoria
Registrar as atas das reuniões do clube
Manter os registros do clube
Receber e responder a correspondência do clube
Completar e enviar todos os relatórios à LCI
Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão
Responsabilidades do Secretário de Clube
Uma grande parte da sua responsabilidade está ligada à organização das reuniões.
Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
Organizar as reuniões do clube e da diretoria
Registrar as atas das reuniões do clube
Manter os registros do clube
Receber e responder a correspondência do clube
Completar e enviar todos os relatórios à LCI
Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão
Vamos dar uma olhada.
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Responsabilidades do Secretário de Clube
Os seus deveres durante as reuniões são divididos em 3 estágios.
1. Antes da reunião
2. Durante a reunião
3. Após a reunião
Dedique alguns minutos respondendo as perguntas das páginas 5 e 6 da sua apostila.
Treinamento para Secretários de Clube 37
Responsabilidades do Secretário de Clube
Enviar aviso prévio sobre a data/horário das reuniões
Juntamente com o presidente, elaborar uma agenda para a reunião
Reunir toda a correspondência para entregar aos devidos assessores e associados
Preparar prêmios e kits de novos associados, se necessário
Preparar a lista de associados para anotar a frequência
Estágio 1 – Antes da reunião
Treinamento para Secretários de Clube 38
Responsabilidades do Secretário de Clube
Anotar a frequência
Registrar as atas das reuniões
Documentar todos os oradores convidados, visitantes não-Leões e Leões visitantes
Coletar e registrar as quotas fornecendo recibos aos associados
Compilar informações sobre as atividades dos presidentes de comitês
Solicitar aos novos associados que preencham os devidos formulários
Estágio 2 – Durante a reunião
Treinamento para Secretários de Clube 39
Responsabilidades do Secretário de Clube
Registrar a frequência
Registrar os prêmios outorgados
Verificar o dinheiro arrecadado e registrar o pagamento de dívidas
Depositar ou apresentar o dinheiro arrecadado ao tesoureiro e obter recibo
Arquivar/distribuir uma cópia das atas após serem aprovadas
Fazer acompanhamento de quaisquer questões pendentes da reunião
Estágio 3 – Após a reunião
Treinamento para Secretários de Clube 40
Responsabilidades do Secretário de Clube
O secretário também é responsável por preparar as reuniões da diretoria. Peça aos participantes que abram a página 6 da apostila para mais detalhes.
É importante lembrar que as responsabilidades dos secretários de clube variam de acordo com as práticas regionais e procedimentos locais.
Você deve adaptar as sugestões neste módulo para atender às necessidades do seu clube.
Treinamento para Secretários de Clube 41
Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
Organizar as reuniões do clube e da diretoria
Registrar as atas das reuniões do clube
Manter os registros do clube
Receber e responder a correspondência do clube
Completar e enviar todos os relatórios à LCI
Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão
Responsabilidades do Secretário de Clube
Agora vamos dar uma olhada em como registrar as atas das reuniões.
Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
Organizar as reuniões do clube e da diretoria
Registrar as atas das reuniões do clube
Manter os registros do clube
Receber e responder a correspondência do clube
Completar e enviar todos os relatórios à LCI
Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão
Treinamento para Secretários de Clube 42
Responsabilidades do Secretário de Clube
Passe algum tempo com o secretário cessante para rever a forma atual dos registros das atas.
• Tipo de reunião (ordinária, extraordinária, ou da diretoria)
• Data e local da reunião• Nome da pessoa presidindo a reunião• Se as atas anteriores foram aprovadas• Todas as moções, quem fez a moção e por quem
foram apoiadas ou negadas• Todos os pontos dentro da ordem e apelos, e se foram
apoiados ou negados• Horário em que a reunião foi convocada e encerrada
Geralmente, as atas são registradas…
Treinamento para Secretários de Clube 43
Responsabilidades do Secretário de Clube
As atas são destinadas a registrar o que o clube faz e não o que os membros da reunião dizem.
Portanto, os debates são considerados informais e não são registrados.
Peça aos participantes que abram a página 7 da apostila para mais detalhes .
Uma terminologia adequada é importante e deve ser usada.
Treinamento para Secretários de Clube 44
Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
Organizar as reuniões do clube e da diretoria
Registrar as atas das reuniões do clube
Manter os registros do clube
Receber e responder a correspondência do clube
Completar e enviar todos os relatórios à LCI
Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão
Responsabilidades do Secretário de Clube
Estaremos analisando a manutenção de registros do clube.
Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
Organizar as reuniões do clube e da diretoria
Registrar as atas das reuniões do clube
Manter os registros do clube
Receber e responder a correspondência do clube
Completar e enviar todos os relatórios à LCI
Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão
Treinamento para Secretários de Clube 45
Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
Organizar as reuniões do clube e da diretoria
Registrar as atas das reuniões do clube
Manter os registros do clube
Receber e responder a correspondência do clube
Completar e enviar todos os relatórios à LCI
Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão
Responsabilidades do Secretário de Clube
Os arquivos do clube devem incluir:
• A carta constitutiva do clube• O estatuto e regulamentos do clube• O histórico do clube• As atas de todas as reuniões do clube e da
diretoria• Relatórios anuais dos dirigentes do clube e
comitês• Relatórios de atividades• Lista de todos os associados
Se o seu clube não tem um sistema de manutenção de registros, incluindo atendimento e pagamento de dívidas, você deve implantá-lo agora.
Dedique alguns minutos respondendo a pergunta da página 8 da sua apostila.
Treinamento para Secretários de Clube 46
Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
Organizar as reuniões do clube e da diretoria
Registrar as atas das reuniões do clube
Manter os registros do clube
Receber e responder a correspondência do clube
Completar e enviar todos os relatórios à LCI
Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão
Responsabilidades do Secretário de Clube
Estaremos analisando a correspondência do clube.
Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
Organizar as reuniões do clube e da diretoria
Registrar as atas das reuniões do clube
Manter os registros do clube
Receber e responder a correspondência do clube
Completar e enviar todos os relatórios à LCI
Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão
Treinamento para Secretários de Clube 47
Responsabilidades do Secretário de Clube
O secretário do clube recebe inúmeras informações de LCI e outras mais, relacionadas a treinamentos, eventos e reuniões.
A correspondência pode chegar por via eletrônica ou por correio, envolvendo o presidente, tesoureiro, comitês e / ou assessores de projetos.
É importante que toda a correspondência seja aberta, lida e distribuída em tempo hábil.
Você pode escrever anotações na página 9 da apostila.
Treinamento para Secretários de Clube 48
Responsabilidades do Secretário de Clube
Recomendamos que o secretário se reúna com o presidente do clube no início do mandato para discutirem como a correspondência deverá ser respondida, arquivada e relatada.
Em alguns clubes, o secretário é responsável pelo boletim do clube, que é parte integral das relações públicas do clube.
Se você não é responsável por essas funções, será importante estar em contato com as pessoas responsáveis. Isso garante que todas as notícias importantes do clube sejam publicadas.
Treinamento para Secretários de Clube 49
Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
Organizar as reuniões do clube e da diretoria
Registrar as atas das reuniões do clube
Manter os registros do clube
Receber e responder a correspondência do clube
Completar e enviar todos os relatórios à LCI
Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão
Responsabilidades do Secretário de Clube
O preenchimento e o envio de relatórios do clube é outro importante dever do secretário.
Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
Organizar as reuniões do clube e da diretoria
Registrar as atas das reuniões do clube
Manter os registros do clube
Receber e responder a correspondência do clube
Completar e enviar todos os relatórios à LCI
Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão
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Responsabilidades do Secretário de Clube
É importante a apresentação de relatórios precisos e em tempo hábil, quando o seu clube se esforça em conseguir o Prêmio de Excelência de Clube.
Esses são alguns relatórios e formulários de sua responsabilidade:
• Informe Mensal de Movimento de Associados
• Relatório mensal de atividades de serviço de Lions Clube
• Relatório de Dirigente de Clube
• Formulário de Pedido de Materiais para Clubes
Treinamento para Secretários de Clube 51
Responsabilidades do Secretário de Clube
MyLCI é o website para o envio de relatórios utilizado por muitos Lions clubes de todo o mundo. Ele é acessado através do site de LCI e todos os formulários necessários são enviados por este sistema. *
*Nem todos os distritos usam o MyLCI. Se o seu não usa, verifique com o atual secretário como se faz o envio de relatórios referentes ao seu clube.
Treinamento para Secretários de Clube 52
Responsabilidades do Secretário de Clube
O uso do MyLCI trás muitos benefícios
Você pode:
• Enviar relatórios mensais de associados e formulários para relatórios de dirigentes
• Visualizar, atualizar e baixar informações sobre associados do clube ou imprimir cartões de associados
• Registrar as atividades de serviço do clube mensalmente
• Rever as atividades de serviços bem sucedidas compartilhadas por outros clubesVocê pode escrever anotações na página 9 da
apostila.
Treinamento para Secretários de Clube 53
Responsabilidades do Secretário de Clube
Uma vez que os novos dirigentes do clube são relatados para a sede de LCI, um email será enviado, fornecendo informações sobre como acessar o sistema e escolher a sua senha.
Você encontrará links para tutoriais em vídeo sobre o MyLCI e perguntas frequentes na seção de Recursos deste módulo de treinamento.
Mais informações sobre a apresentação dos relatórios também podem ser encontradas no Manual da Equipe do Dirigente de Clube.
Treinamento para Secretários de Clube 54
Responsabilidades do Secretário de Clube
Esta é uma grande responsabilidade.
Vamos revisar rapidamente o material que cobrimos até agora.
Oh!
Treinamento para Secretários de Clube 55
Responsabilidades do Secretário de ClubePerg
un
ta 1
Você pode encontrar ajuda nas respostas contidas na seção 3 da sua apostila.
a) Tipo de reunião a ser realizada
b) Data e local da reunião
c) Quem disse o que durante a reunião
d) Horário em que a reunião foi convocada
As atas do clube tipicamente registram o que mencionamos abaixo, exceto
Clique na respostaAs discussões não são registradas, apenas os
membros da reunião que fizeram uma moção ou a apoiaram.
Treinamento para Secretários de Clube 56
Responsabilidades do Secretário de ClubePerg
un
ta 2
Ela seria reportada como "perdida" ou "derrotada"
Você pode encontrar ajuda nas respostas contidas na seção 3 da sua apostila.
Clique na resposta
Se uma moção não recebe votos suficientes, isto é relatado como tendo
fracassado.
VERDADEIRO
FALSO
Treinamento para Secretários de Clube 57
Responsabilidades do Secretário de ClubePerg
un
ta 3
Esta é a última pergunta.
a) Encomendar materiais para clubes
b) Agendar reuniões
c) Ler e distribuir a correspondência do clube
d) Manter os arquivos do clube
Os secretários dos clubes são responsáveis por tudo, menos o seguinte?
Clique na resposta
O presidente do clube é responsável pelo agendamento de reuniões no entanto, o secretário do clube é responsável por notificar os participantes sobre a reunião.
Você pode encontrar ajuda nas respostas contidas na seção 3 da sua apostila.
Treinamento para Secretários de Clube 58
Responsabilidades do Secretário de Clube
O último tópico para cobrirmos sob responsabilidades é o seu compromisso além do âmbito do seu clube.
Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
Organizar as reuniões do clube e da diretoria
Registrar as atas das reuniões do clube
Manter os registros do clube
Receber e responder a correspondência do clube
Completar e enviar todos os relatórios à LCI
Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão
Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria
Organizar as reuniões do clube e da diretoria
Registrar as atas das reuniões do clube
Manter os registros do clube
Receber e responder a correspondência do clube
Completar e enviar todos os relatórios à LCI
Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão
Treinamento para Secretários de Clube 59
Responsabilidades do Secretário de Clube
O último tópico para cobrirmos sob responsabilidades é o seu compromisso além do âmbito do seu clube.
Com
itê C
on
sult
ivo d
o
DG
O Comitê Consultivo do Governador de Distrito
O Comitê Consultivo do Governador de Distrito é composto por: • presidente de divisão • presidente de clube • secretários dos clubes dentro da divisão
Este comitê faz recomendações ao presidente de divisão sobre os assuntos da divisão e questões que afetam todos os clubes no distrito.
O presidente de divisão compartilha recomendações com o governador de distrito e dirigentes do gabinete distrital. Escreva a sua resposta na página 10 da apostila.
Treinamento para Secretários de Clube 60
Responsabilidades do Secretário de ClubeC
om
itê C
on
sult
ivo d
o
DG
Como membro do Comitê Consultivo do Governador de Distrito, você deve…
Trabalhar junto ao presidente de divisão para assegurar que os clubes na divisão operem eficientemente e sigam o estatuto e regulamentos e demais normas da associação
Promover a participação em convenções internacionais, de distrito múltiplo e distritais
Promover o comparecimento às cerimônias de entrega de cartas constitutivas
Discutir meios de ajudar os clubes que precisam de assistência no aumento de associados ou no desenvolvimento da sua liderança
Promover várias funções e eventos do clube, como reuniões interclubes, posse de dirigentes e novos associados, cerimônias de outorga de Prêmios Chave e outros eventos de clube
Treinamento para Secretários de Clube 61
Responsabilidades do Secretário de Clube
Você também pode ser solicitado a…
Oferecer assistência a compilação de relatórios em preparação para as reuniões do comitê consultivo
Se o clube for escolhido para realizar uma reunião de divisão, oferecer assistência na preparação
Com
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sult
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DG
Treinamento para Secretários de Clube 62
Responsabilidades do Secretário de ClubeB
en
efí
cios
O Comitê Consultivo do Governador de Distrito deve reunir-se pelo menos três vezes por ano.
Participação nas reuniões…
• Permite a troca de ideias sobre programas, projetos, captação de recursos e questões de afiliação
• Oferece um fórum para estabelecer relações de cooperação entre os clubes
• Representam excelentes oportunidades para conhecer outros Leões de sua área
Escreva a sua resposta na página 10 da apostila.
Treinamento para Secretários de Clube 63
Responsabilidades do Secretário de ClubeR
ecu
rsos
ad
icio
nais
Considere fazer os seguintes cursos online:
Relações Públicas
Oratória
Gerenciamento de Reuniões
Mais informações sobre o Centro Leonístico de Aprendizagem podem ser encontradas aqui.
O Centro Leonístico de Aprendizagem oferece cursos gratuitos online para o desenvolvimento das qualidades de liderança dos associados.
Treinamento para Secretários de Clube 64
Bem-vindo à Seção 4:
Planejando a sua Equipe
Abra a página 11 da sua apostila.
Treinamento para Secretários de Clube 65
Planejando a sua Equipe
O objetivo desta seção é fornecer orientação para a estruturação do seu mandato como secretário do clube. Estaremos…
Identificando maneiras de prepará-lo para o seu papel e responsabilidades
Descrevendo os projetos em andamento que você precisará realizar no decorrer do seu mandato
Identificando questões a considerar no momento em que o seu clube faz a transição para a próxima equipe de liderança
Treinamento para Secretários de Clube 66
Planejando a sua Equipe
Preencha as páginas 11 e 12 em sua apostila para dar-lhe acesso rápido às suas
responsabilidades durante o mandato.
Treinamento para Secretários de Clube 67
Planejando a sua Equipe
Antes de tomar posse oficialmente, há várias medidas que você pode tomar para se preparar melhor.
Pre
para
nd
o-s
e p
ara
o s
eu
m
an
dato
Participar do treinamento para dirigentes de clube
Reunir-se com o atual secretário de rever as questões pendentes
Se você usar o MyLCI para relatórios, crie a sua conta e analise os materiais de treinamento
Verifique se as informação sobre os associados e dirigentes estão corretas na lista de associados e na sede, bem como no DM e distrito
Trabalhe junto ao presidente do clube e tesoureiro no tocante ao orçamento anual e ajude na formação de todas as comissões
Treinamento para Secretários de Clube 68
Planejando a sua Equipe
Você deverá fazer o seguinte todos os meses:
Men
salm
en
te
Participar das reuniões do clube e da diretoria
Enviar o Informe Mensal de Movimento de Associados
Enviar relatório de atividades
Mantenha os registros de associados sempre atualizados
Arrecadar e entregar o dinheiro ao tesoureiro obtendo um recibo
Responder / enviar cartas e correspondências
Treinamento para Secretários de Clube 69
Planejando a sua Equipe
Você deverá fazer o seguinte todos os trimestres:
Tri
mest
ralm
en
te
Participar da reunião da divisão junto com o presidente do clube
Reportar ao presidente e à diretoria sobre qualquer problema de inadimplência e as medidas tomadas para coletar os fundos devidos
Treinamento para Secretários de Clube 70
Planejando a sua Equipe
Duas vezes ao ano você deverá:
Sem
est
ralm
en
te
Confirmar a lista de associados com LCI comparando-a com a lista de quotas semestrais que é enviada ao tesoureiro junto com os registros do clube
Trabalhar com o tesoureiro do clube para emitir extratos de quotas semestrais para cada associado e conciliar outras obrigações financeiras devidas ao clube (o seu clube pode optar por fazer isso trimestral ou anualmente)
Treinamento para Secretários de Clube 71
Planejando a sua Equipe
Outras funções, conforme necessário:
Con
form
e n
ece
ssári
o Revisar os novos pedidos de afiliação completos e arquivar nos registros do clube
Encaminhar informações sobre novos associados para LCI
Solicitar materiais para clubes e prêmios de LCI ou do fornecedor local
Treinamento para Secretários de Clube 72
Planejando a sua Equipe
Após a eleição anual, você deverá:
Ép
oca
de e
leiç
ão
Enviar o Relatório Anual de Dirigentes de Clube (PU101)
Receber e distribuir informações sobre a convenção de Distrito, DM e internacional
Solicitar prêmios de LCI e Distrito para oferecimento aos associados
Treinamento para Secretários de Clube 73
Planejando a sua Equipe
Você ainda exercerá um papel importante no sucesso futuro do clube ao planejar uma transição eficaz.
Fin
al
do M
an
dato
Você chegou ao final do seu mandato como secretário do clube.
Você deve verificar os registros de frequência 100% e os anos de prêmios por serviços
Preparar novo formulário de frequência para o próximo ano
Preparar o relatório anual de atividades, doações, horas, etc, para o banquete de fim de ano ou reunião
Confirmar se todos os arquivos do clube estão atualizados e prontos para serem transferidos para o secretário entrante do clube
Reunir-se com o secretário entrante para rever os registros e questões pendentes
Treinamento para Secretários de Clube 74
Planejando a sua Equipe
Quais são as metas que você espera atingir durante o seu mandato como secretário do clube?
Faça uma lista na página 13 da apostila.
Treinamento para Secretários de Clube 75
Planejando a sua Equipe
Antes de terminar…
Recu
rsos
ad
icio
nais
Considere fazer os seguintes cursos online:
Como escrever a sua própria declaração de missão
Estabelecimento de Metas
Gerenciamento da Mudança
Mais informações sobre o Centro Leonístico de Aprendizagem podem ser encontradas aqui.
O Centro Leonístico de Aprendizagem oferece cursos gratuitos online para o desenvolvimento das qualidades de liderança dos associados.
Treinamento para Secretários de Clube 76
Bem-vindo à Seção 5:
Recursos
Abra a página 14 da sua apostila.
Treinamento para Secretários de Clube 77
Você terá muitas coisas para se lembrar quando você começa o
mandato como secretário do clube.
Sempre que desejar, você poderá rever toda esta apresentação ou voltar
para uma seção específica.
Treinamento para Secretários de Clube 78
Recursos
Você pode obter conhecimentos e informações adicionais ao familiarizar-se com os documentos e materiais de treinamento no seguinte website de Lions Clubs International.
Páginas na Web:
MyLCI
Orientação para dirigentes de clube
Centro de Recursos de Liderança
Centro Leonístico de Aprendizagem
Recursos para Associados de Lions Clubess
Gerenciamento de Clubes
Treinamento para Secretários de Clube 79
Recursos
Publicações: Estatuto e Regulamentos
LA-1 – InternacionalLA-2 – Padrão de ClubeLA-4 – Distrito
Manual da Equipe de Dirigentes de Clube
A Arte do Reconhecimento
Tutoriais do vídeo sobre o MyLCI:
Introdução ao MyLCI
Com usar o site do MyLCI
Treinamento para Secretários de Clube 80
Conseguimos cumprir nossos objetivos?
Neste módulo online tivemos a oportunidade de:
Examinar o propósito do seu clube e a posição importante que os clubes ocupam dentro da estrutura de Lions Clubs International
Resumir as diversas responsabilidades que serão da sua alçada como secretário do clube
Fornecer links e recursos adicionais necessários
Treinamento para Secretários de Clube 81
Parabéns por ter concluído a primeira parte do seu Treinamento para Secretário de Clube.
O próximo passo será o de concluir o treinamento para secretário de clube em nível distrital. Aqui você obterá informações adicionais e poderá discutir sobre o trabalho em equipe dos dirigente do clube, além de
estabelecer metas e criar planos de ação .
Treinamento para Secretários de Clube 82
Obrigado por participar!
Caso tiver perguntas, favor entrar em contato: