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Public et Privé – Affelnet 1ère • Guide de saisie AFFELNET 2016 - page n°1/11 Rectorat - SAIO de l’académie de Dijon

ANNÉE SCOLAIRE 2015-2016

ETABLISSEMENTS PUBLICS ET PRIVES DE L’ACADEMIE DE DIJON

GUIDE DE SAISIE SOUS AFFELNET

DES CANDIDATURES A

UNE PREMIERE TECHNOLOGIQUE,

UNE PREMIERE PROFESSIONNELLE

ET UNE PREMIERE ANNEE DU BREVET DES METIERS D’ART

DANS UN ETABLISSEMENT PUBLIC DE L’ACADEMIE DE DIJON

OUVERTURE DU SERVEUR MERCREDI 18 MAI 2016

FERMETURE DU SERVEUR LUNDI 13 JUIN 2016

Tous les traitements sont faits en utilisant un navigateur WEB.

Chaque saisie, chaque modification sera directement prise en compte.

Les vérifications et les comptages seront directement accessibles. Vous

pourrez visualiser, imprimer en format PDF ou exporter en format tableur

les différents états qui vous seront proposés.

EN CAS DE DIFFICULTES

CONCERNANT LES VOEUX

contactez

Karine OUARTI

au SAIO

03 45 62 75 77

EN CAS DE DIFFICULTES

D’ORDRE TECHNIQUE

veuillez déposer un

signalement sur le serveur

d'assistance rubrique "Affelnet"

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1 - ACCES A L’APPLICATION

Adresse de connexion :

https://pia.ac-dijon.fr

puis accéder à ARENA, et dans "scolarité du 2nd degré", sélectionner "Affectation entrée en 1ère".

Les établissements privés de l'académie procèdent de la même façon à partir de leur clé OTP.

RAPPEL : LE CHEF D’ETABLISSEMENT DOIT DELEGUER LES DROITS AUX PERSONNELS QUI SAISISSENT LES VŒUX. NB : LES DROITS DELEGUES L’AN PASSE PEUVENT NE PLUS ETRE EFFECTIFS CETTE ANNEE.

CHOISIR

Saisir votre identifiant de messagerie (identique à SIECLE), puis votre mot de passe

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2 – SAISIE DES VŒUX

Cliquez sur “Saisie des vœux en établissement”

Personnes à contacter en cas de problème

Dates de l’ouverture du serveur Affelnet dans chaque académie

Pour sortir de l’application

Liste des menus disponibles

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La liste des élèves apparaît. Choisir un élève en cliquant sur l’INE.

Identification du candidat

Toutes les informations sont récupérées de la BEA. Vous pouvez les compléter ou les modifier.

Il suffit de cliquer sur le bouton Modifier pour modifier les éléments d’information ou accéder aux différents onglets. Pour une bonne gestion des listes principales et supplémentaires, il est ESSENTIEL de faire figurer LE OU LES DEUX NUMEROS DE TELEPHONE où l’élève et sa famille pourront être joints après l’affectation.

L'ADRESSE MEL DE LA FAMILLE PEUT DESORMAIS ETRE SAISIE.

En face du nom de l’élève, s’affiche • “à compléter” quand la saisie est commencée,

• “terminé”, quand celle-ci est validée. Pour trier la liste par ordre croissant ou décroissant.

Pour ajouter 1 élève.

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Saisie des vœux

Les libellés complets du vœu et de l’établissement apparaissent.

- Pour chacun des vœux formulés par les élèves issus de CAP uniquement, vous devez saisir l’avis de l’établissement fréquenté pour la poursuite d’études demandée (voir guide de l’établissement). Ce champ est obligatoire.

- L'avis "Doublement" est à saisir pour les doublants de 1ère technologique ou de 1ère professionnelle dans la même spécialité et le même établissement.

Cliquez ici pour ajouter un nouveau vœu Si vous choisissez de dissocier la saisie des vœux de la saisie des notes, vous pouvez passer à l’élève suivant.

Il faudra compléter les notes avant la fermeture du serveur.

Entrez ici le code (se référer à la note technique) ou cliquez sur ? pour le faire apparaître

FAVORABLE RESERVE TRES FAVOR

DOUBLEMENT Uniquement pour les doublants de la même série, le même établissement

!

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3 – SAISIE DES NOTES

Dans le cas des montants de 2nde professionnelle dans la 1ère professionnelle de la même spécialité et du même établissement, les notes (Français = 10 et NN dans les autres matières) sont saisies par défaut.

État des saisies effectuées

Il est OBLIGATOIRE de renseigner TOUTES les notes.

Les matières précédées de *

sont OBLIGATOIREMENT des notes entre 0 et 20. La marque décimale pour les notes est le point.

Pour les autres matières, en l’absence de notes,

toujours saisir NN ET JAMAIS 0 (ZERO).

Nouveau filtre : présence de voeux

L’état de l’élève saisi indique “Terminé” et le nombre de vœux saisis (par exemple “1”)

Il est toujours possible de modifier la saisie en cliquant sur l’INE

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4 – EDITION DE LA FICHE RECAPITULATIVE DES VŒUX 4- EDITION DE LA FICHE RECAPITULATIVE DES VŒUX

Vous avez la possibilité d’imprimer :

soit la fiche d’un élève (dans ce cas précis, vous entrez l’INE de l’élève)

soit les fiches des élèves d’une classe (en entrant l’identifiant de l’établissement, vous avez accès à la liste des classes).

MENU “ Impression des fiches élèves ”

Saisir l’identifiant de l’établissement ou l’INE de l’élève

Cette étape est importante, SEULE CETTE FICHE PEUT FAIRE FOI EN CAS DE LITIGE. En effet, elle atteste pour la famille que la saisie est conforme aux voeux portés sur la fiche de demande d'affectation. Elle doit donc être remise à la famille pour validation. NOUVEAU : un espace réservé à la signature des parents a été ajouté.

FICHE ELEVE

ATTENTION

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5 – COMPTAGE DES VŒUX EXPRIMES

Ces tableaux vous permettent de récapituler les vœux formulés par vos élèves, soit par rang de vœu, soit pour l’ensemble des vœux. Ces informations pourront éventuellement vous être demandées par le SAIO ou par la direction des services départementaux de l'éducation nationale (DSDEN) de votre département.

Les tableaux peuvent être imprimés.

6 – LISTE DES ELEVES DONT LA SAISIE EST INCOMPLETE

Cette liste est un outil qui permet d’avoir une vision rapide des élèves pour lesquels il manque un élément essentiel.

Revenir dans le menu SAISIE DES VOEUX afin de compléter la

saisie avant la validation finale.

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7 – CHANGEMENT D’ETABLISSEMENT POUR L’ELEVE

Il se peut qu’un élève apparaisse dans la liste et n’appartienne pas/ou plus à l’établissement. Dans ce cas, il faut changer d’établissement. Le chef d’établissement doit sélectionner dans “ LISTE DES ELEVES ” le lycéen dont il faut modifier l’établissement.

ATTENTION : tout changement d’établissement est DEFINITIF

Cependant, si comme dans l’exemple ci-dessus, l’établissement 0210003P s’est trompé, il doit contacter l’établissement 0211033J pour récupérer cet(te) élève dans sa liste.

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8 – VALIDATION DE FIN DE SAISIE DU 30 MAI AU 13 JUIN 2016 LE 17 JUIN, POUR LES ETABLISSEMENTS QUI ONT DES MODIFICATIONS A APPORTER

SUITE AUX COMMISSIONS D'APPEL EN SECONDE.

Cette opération est irréversible

(on ne peut l’annuler).

Si on la lance une nouvelle fois, on a le message “validation effectuée”. Contacter le SAIO si vous avez besoin d’effectuer des modifications.

Le chef d’établissement ne peut valider la saisie s’il manque des informations sur certains élèves. Dans ce cas, il obtient par exemple le message ci-dessus.

Lorsque la saisie est complète, il faut confirmer la validation ici.

Attention : les élèves dont la saisie est incomplète seront écartés de l’affectation.

IMPORTANT : lorsque toutes ces opérations sont terminées, le chef d’établissement doit

indiquer à l’administration qu’il a fini de traiter ses élèves. Pour cela, il doit passer par “ Validation chef d’établissement ”

Comme cette opération ne doit être effectuée QU’UNE SEULE FOIS, vérifier qu’aucune anomalie ne subsiste avant de la lancer.

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9 – RESULTATS DE L’AFFECTATION ET EDITION DES NOTIFICATIONS

CONSIGNES Les établissements d’accueil éditeront les listes des élèves admis ou inscrits en liste supplémentaire dans leurs sections et leur adresseront leurs notifications correspondantes. AFFELNET permet aux chefs d’établissement d’accueil de faire figurer sur la notification d’admission des consignes spécifiques à leur établissement (dates d’inscription, bourses aux livres...). Pour ce faire, cliquer sur l’onglet “CONSIGNES DU CHEF D’ETABLISSEMENT” ; entrer le texte ; visualiser puis valider. A cette même date, les établissements d'origine pourront éditer une fiche de "résultats de l'affectation" comportant un récapitulatif des vœux et des décisions. Cette fiche, signée par le DASEN du département, aura donc une valeur officielle pour les familles.

Les chefs d'établissement pourront donner des consignes différentes pour les élèves affectés et les élèves non affectés. Les chefs d'établissement d'origine peuvent faire figurer sur la fiche Résultats de l'affectation des élèves non affectés des consignes spécifiques, notamment les démarches à effectuer (personne à contacter, organismes…), et sur la fiche des élèves affectés, les consignes de l'établissement d'accueil.

Un filtre permet d’éditer les fiches « résultats de l’affectation » selon la décision finale

d’affectation :

- Tous les résultats : (élèves affectés, classés en listes supplémentaires et refusés)

- Elèves classés en Liste supplémentaires

- Elèves classés en Listes Supplémentaires et élèves refusés

- Elèves refusés

A partir du menu GESTION, choisir “DIFFUSION DES RESULTATS”

Résultats de l’affectation à partir du 23 juin 2016