Offentlig digitalisering16.-17. marts 2016

Gevinstkortet giver et godt overblik over, hvor der ledelsesmæssigt skal

sættes fokus

Annette Assentoft, management konsulent, Peak Consulting Group

Kit Roesen, programleder, brugerportal, KL

Gevinstrealisering

Offentlig digitalisering 2016

Annette Assentoft, Management konsulent

Kit RoesenProgramchef, KL

Kort om…

Gevinstrealisering, ejerskab og måling

To pointer

Gevinstrealisering handler om,

at man som organisation har et

mindset, der er værdiorienteret

Gevinstrealisering tilbyder en

struktureret tilgang, der kan hjælpe jer

med at skabe værdi i jeres

forandringsinitiativer

Vores mantra

Fokus på gevinstrealisering

betyder fokus på forandringsledelse,

der igen betyder forankring af

projekternes leverancer,

hvilket er en forudsætning for at opnå værdien

Det handler om…

Det handler altså om mennesker og om at skabe værdi for og hos dem

– og det er de mennesker, der skal realisere værdien, der er helt centrale

Idéfase Startfase Initieringsfase

Projektmodel og gevinstmetoden- fra Vurderingskort over Gevinstkort til Gevinstrealiseringsplan

Gevinstbeskrivelser

Gevinstrealiseringsplan

Gevinstkort

Vurderingskort

Årets gevinstsurvey – Top 4 udfordringer

• Ejerskab og opfølgning på gevinster

• Konkrete og målbare gevinster – (+ dårligt datagrundlag)

• Motivation fra mellemledere og forretningen(og ind i mellem

topledelsen)

• Gevinstkultur

Og så en runner-up:

• Den altid tilstedeværende tids- og ressourcefaktor

Organisatorisk implementering

• Projekt og forandring går hånd

i hånd

• Forandringsledelsen starter før

projektet og fortsætter efter

projektet er lukket

• Sker forandringen gennem

planlægning eller tilfældighed

• Implementering i bund

Altså…

Graden af gevinstrealisering er

afhængig af, at man lykkes med

at skabe den ønskede forandring

Hvad sker der i praksis?

Forskningen siger:

• Ifølge Prosci er der en lineær sammenhæng mellem ledelsens

opbakning, og effekten af forandringstiltagene

Faktum fra Peaks undersøgelse i 2015 er:

• Kun 29% planlægger de nødvendige forandringer og aktiviteter for

at realisere gevinsterne

• Kun 21% har disse aktiviteter i projektbudgettet

Husk at planlægge, budgettere og

understøtte forandringerne!

Hvorfor skal vi måle?

Hvis man ikke måler, hvordan ved man så, at der er skabt værdi?

Hvordan får vi folk til at måle?

• Bevis værdien af at måle!

• Gør det relevant at måle og brug

målingerne aktivt

• Understøt, dem der skal måle

• Benyt jer af ”eksisterende” data

• Brug indikatorer når det giver mening

• Tag udgangspunkt i brugernes hverdag

• Forlæng projektet ind i realiseringsfasen

”You don’t have to be

great to start

but

you have to start

to be great”Zig Ziglar

peakconsulting.dk

peakkurser.dk

Vil du vide mere?

Annette Assentoft

+45 31 23 80 69

aa@peakconsulting.dk

FORANDRINGS-

PROJEKTER MED

LEDELSESMÆSSIGT

FOKUS

v/ Kit Roesen, programchef KL

GEVINSTREALISERINGO

FF

EN

TLIG

DIG

ITA

LIS

ER

ING

2016

GEVINSTREALISERING

Baggrund

Programchef Kit Roesen for

Brugerportalsinitiativet, KL

Brugerportalsinitiativet:

Understøtter folkeskolereformen

med digitale løsninger til

videndeling og kommunikation.

2007 - 2014

Kontorchef for

digitaliseringsområdet i

Socialforvaltningen i Københavns

Kommune

Gevinstrealisering i KL

Kontaktperson Kaare Pedersen

KAA@kl.dk

Link til KL gevinstrealisering

http://www.kl.dk/Fagomrader/Ad

ministration-og-

digitalisering/Digitaliseringsstrat

egier1/Gevinstrealisering/

GEVINSTREALISERING

Gevinstrealisering

› 1. Prioritering og vurdering af projekternes relevans

› 2. Forventningsafstemning

› 3. Ejerskab hos driftsledelsen

› 4. Holde fokus – hvordan anvender vi nu i KL gevinstrealisering på

skoleområdet.

› 5. Opsamling

GEVINSTREALISERING

Prioritering og vurdering af projekternes relevans

Der er ofte flere projekter i gang i offentlige

organisationer, end man har ressourcer til at

gennemføre

Skab fokus og strategisk forankring

For mange projekter skaber manglende

fokusering og tager ressourcer og

opmærksomhed fra de vigtigste projekter

Prioritér de projekter, som direkte understøtter

forretningsstrategien

Situationen i

dag

Indsatsområ

der

Myndighedsområdet: ventetid på

afgørelser og delvist tekstuelle

uensartede svar

Udførerområdet: stort tidsforbrug på

dokumentation

Myndighedsområdet: stort

tidsforbrug på dokumentation og

afgørelse

Udførerområdet:

flere medarbejdere med

skriveudfordinger

(G1) Gevinst ved

besparelser på mandetimer

Overordnede mål:

Talegenkendelse, Vurderingskort , september 2013

Opbakning fra medarbejderne

Løsning på produktivitet i forhold til

flere medarbejdere pr. kontor

DK fagordbog

Systemmæssigt lille fejlprocent

System let at betjene

Gevinst

er

GEVINSTREALISERING

Forventningsafstemning

Begin with the End in Mind –

hvad vil vi opnå?

Gevinstkortet bliver et

dialogværktøj

Supplement til

projektværktøjer som f.eks.

PID og businesscase,

issuelog mv.

GEVINSTREALISERING

Ejerskab hos driftsledelsen

Modtager af projektet –

Driftsenheden bliver aktiv

medspiller i projektforløbet

Forankring hos

driftsorganisationen af projekter

direkte som understøtter

forretningsstrategien

Eksempel Netforvaltningsundhed

NETFORVALTNINGSUNDHED (NFS)IN

DS

ÆT

EM

NE

.O

FF

EN

TLIG

DIG

ITA

LIS

ER

ING

2016

BPI - Brugerportalsinitiativet

Læringsplatform: 9-20 leverandører på markedet

Digitale læremidler: 50-100 leverandører på markedet

GEVINSTREALISERINGO

FF

EN

TL

IG D

IGIT

ALIS

ER

ING

2016

Folkeskolens og dagtilbuddenes store digitale spring kommer over de næste år

1300+ folkeskoler får nye fagsystemer over de næste år

Ca. 3000 ledere og ca. 60.000 lærere og pædagoger i landets

folkeskoler får nye arbejdsredskaber, som skal anvendes i det

daglige arbejde

555.455 folkeskoleelever og deres forældre samt de fleste

forældre til 0-5 årige, pædagoger og dagplejere i landets

dagtilbud vil få en ny kommunikationsplatform

Digitale

læremidlerLæringsplatforme

Samarbejds-

platform

Aktiviteter i forhold til strategi / mål

Dygtigere

elever, bedre

elevtrivsel

Styrket

samarbejde

med og om

eleven

Forbedret

læring (qua

videndeling)

AUGUST 2016 AUGUST 2017 AUGUST 2018

OF

FE

NT

LIG

DIG

ITA

LIS

ER

ING

2016

Samarbejdsplatform

dagtilbud

26

Processen

3 workshops med ledere og medarbejdere = 3 gevinstkort

Workshop med elever i Næstved - onsdag den 10. februar

Samles til 1 samlet gevinstkort

(A3) Bedre læring for

alle elever med større

effekt

(G8) Tid til at

planlægge

differentierede

UV-forløb samt

evaluere dem.

(G2) Omgjort tid i

forberedelses-

arbejdet

(F4) Det sikres, at det

pædagogiske personale

bruger løsningerne til at

dele og anvende viden, så

der aktivt arbejdes med

videndeling

(L4) Opdaterede

arbejdsgange og processer

på den enkelte skole

(L5) Snitflader og

integrationer til relevante

systemer for at sikre

sammenhængende data og

viden(L6) Håndtere alle relevante

filformater

(L7) Løsningerne er

kollaborative og responsive

(L8)Etableret

supportstruktur på det

faglige og tekniske område

(A1) Styrket dialog

ml. skole, forældre og

elever om trivsel,

læring og progression

(A2) En attraktiv

folkeskole med

respekt for

professionel viden og

praksis

(A3) Bedre læring for

alle elever med større

effekt

(G15) Motiverede

elever med

ansvar for egen

læring

(G9) Bedre

læringsmiljø

(G7) Bedre

arbejdsmiljø

(G3) Understøttende

i overgang fra

dagtilbud -> skole / Et

portofolio per barn

(G11) Eleven har

indsigt i egen

progression og

kan se denne i et

større perspektiv

(G10) Bedre

elevplaner

(G8) Tid til at

planlægge

differentierede

UV-forløb samt

evaluere dem.

(G14)

Undervisnings-

niveauet for de

svageste højnes

(G4) Højere kvalitet i

opgaveløsningen

(G12)

Forældrenes tillid

og respekt

(G13)

Engagerede

forældre der kan

følge med i

barnets trivsel og

læring

(G5) Øget indsigt i

den enkelte elev

(G1) Øget didaktisk

bevidsthed og

kompetencer hos

pædagogisk

personale

(G2) Omgjort tid i

forberedelses-

arbejdet

(F1) FORÆLDRE!

(F2) Alle [forældre, pæd.

personale, elever] benytter

de vedtagne

kommunikationskanaler

(F4) Det sikres, at det

pædagogiske personale

bruger løsningerne til at

dele og anvende viden, så

der aktivt arbejdes med

videndeling

(F5) Det sikres at den

supportstruktur (PLC, IT-

fyrtårne og lign.) der er

omkring løsningerne

anvendes [af det

pædagogiske personale]

(F6) Det sikres, at alle

parter har adgang til og

anvender den samme viden

om eleverne gennem

løsningerne

(F5) Øget elevinddragelse

(F7) Elever skal aktivt

opsøge læring

(F3) Reducere den dialog

der baserer sig på

”synsninger”.

(L4) Opdaterede

arbejdsgange og processer

på den enkelte skole

(L1) Mulighed for multimodal

kommunikation

(L2) Hver skole har en

kanalstrategi med vedtagne

kommunikationskanaler

(L5) Snitflader og

integrationer til relevante

systemer for at sikre

sammenhængende data og

viden

(L3) Løsningerne skal

understøtte

dokumentationskravene på

en enkel måde

(L6) Håndtere alle relevante

filformater

(L7) Løsningerne er

kollaborative og responsive

(L8)Etableret

supportstruktur på det

faglige og tekniske område

(L10) Uddannelse og

vejledning i brug af

løsningen

(L12) Mulighed for at koble

elever, mål og forløb

(L13) Mulighed for at styre

på roller

(L14) Portfolio på den

enkelte elev

(L9) Øget digital parathed

hos ledere og medarbejdere

(L15) Undervisning på

seminarierne i brugen af

løsningerneMål

Organisatoriske leverancer

Tekniske leverancer

Forandringer

Gevinster

BPI – fælles gevinstkort v.01 3/2-2016

(G6)

Professionel

kommunikation

Gevinstkortet i praksis:

• Godt dialogredskab

• Tydeliggøre de organisatoriske leverancer

• Godt fundament for at skabe ejerskab til aftager af projekt

• Hjælper de rigtige projekter til at lykkes og sætter fokus på gevinster

• Få lukket eller udskyd de projekter, som ikke er strategisk centrale,

eller der ikke er ressourcemæssigt rum for

• Letter kommunikationen om projektets gevinster og forudsætninger

• Tester om de indtil nu identificerede leverancer er tilstrækkelige til at

nå det ønskede mål

• Hjælper med at undgå dobbelttælling af gevinster i projektet og i

forhold til andre projekter

• Grundlag for gevinstbeskrivelser, input til samlet Business Case samt

gevinstplan.

• Opmærksomhedspunkt: - kræver grundige gevinstbeskrivelser

GEVINSTREALISERINGO

FF

EN

TLIG

DIG

ITA

LIS

ER

ING

2016