UNIVERZA V MARIBORU EKONOMSKO POSLOVNA FAKULTETA

MARIBOR

DIPLOMSKO DELO

ANALIZA ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA V RAČUNOVODSTVU V STEKLARSKI NOVI d.o.o

Študentka: ANITA Novak Naslov: Pijovci 59, Šmarje pri Jelšah Številka indeksa: 81551765 Redni študij Program: visokošolski strokovni Študijska smer: računovodstvo Mentor: dr. Andreja Lutar-Skerbinjek

Maribor, december, 2005

2

PREDGOVOR Čas, ki ga živimo, zaznamuje številne hitre spremembe na vseh področjih. V zadnjem času je zelo v ospredju izraz elektronskega poslovanja, ki predstavlja programsko opremo, ki omogoča in upravlja s povezavami med podjetji, njenimi funkcijami in procesi. V zadnjih letih ob povečanju obsega dela narašča pretok informacij in dokumentov znotraj podjetij, prav tako v samem računovodstvu. Klasični pretok papirnatih dokumentov vzame veliko časa in potrebno je več ljudi in s tem so povezani tudi stroški. Če se dokumenti hranijo centralno v elektronski obliki, se s tem naredi veliki korak naprej. Z uporabo elektronskega poslovanja in interneta je omogočeno podjetjem in računovodstvu, da si z različnimi tehnologijami pošiljajo podatke, sklepajo elektronske pogodbe… Pri tem jim pomagajo pravni okviri, ki se prilagajajo novim tehnologijam in postopoma odpravljajo tradicionalno zanašanje na poslovne postopke, pri katerih je bil do sedaj temelj papir in lastnoročni podpis. Aktualnost elektronskega poslovanja, možnost uporabe tako v gospodarskih kot negospodarskih dejavnostih, še posebej na področju računovodstva, so glavni razlogi za izbor obravnavane teme. Z izbrano temo želimo v raziskovalni nalogi potrditi trditev, da je elektronsko poslovanje v računovodstvu v Steklarski novi d.o.o. dokaj dobro razvito. V diplomski nalogi na začetku obravnavamo pojem elektronskega poslovanja, njegove oblike, dokumentiranje, prednosti in slabosti, ki jih prinaša elektronsko poslovanje. Nadalje obravnavamo elektronsko poslovanje v samem računovodstvu in predstavimo razloge za njegovo uvedbo, način poteka elektronskega poslovanja in katere prednosti in slabosti prinaša s seboj elektronsko poslovanje v samem računovodstvu. Elektronsko poslovanje ne more potekati brez določil zakona o elektronskem poslovanju, zato bomo v okviru tega spoznali njihove splošne določbe, elektronsko poslovanje in elektronski podpis. Na koncu diplomskega dela se lotimo analize elektronskega poslovanja v računovodstvu v Steklarski novi d.o.o. in podamo ustrezne rešitve za nadaljnji razvoj. Diplomsko delo je namenjeno vsem, ki se zavedajo pomena informacijske tehnologije in elektronskega poslovanja na področju računovodstva, ter imajo željo ali potrebo po spoznavanju predstavljenega področja.

3

KAZALO PREDGOVOR........................................................................................................ 1 KAZALO ................................................................................................................ 3 1. UVOD................................................................................................................. 4

1.1 Opredelitev področja oz. opis problema, ki je predmet raziskovanja..... 4 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve................................................................... 4 1.3 Predpostavke in omejitve ........................................................................... 5 1.4 Predvidene metode raziskovanja............................................................... 5

2. POJEM ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA.................................................... 6 2.1 Oblike elektronskega poslovanja............................................................... 7 2.2 Dokumentiranje elektronskega poslovanja............................................... 9 2.3 Prednosti in slabosti elektronskega poslovanja ...................................... 9 2.4 Sklepne misli ............................................................................................. 12

3. ELEKTRONSKO POSLOVANJE V RAČUNOVODSTVU PROIZVAJALNIH POSLOVNIH SISTEMOV..................................................................................... 13

3.1 Razlogi za uvedbo elektronskega poslovanja v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov .................................................................. 14 3.2 E- poslovanje in uporaba formata XML ................................................... 15 3.3 Potek elektronskega poslovanja v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov......................................................................................... 17

3.3.1 Kontroliranje ........................................................................................ 19 3.3.2 Hramba................................................................................................. 20 3.3.3 Pojasnila............................................................................................... 20 3.3.4 Poslovne knjige ................................................................................... 21

3.4 Prednosti in slabosti elektronskega poslovanja v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov .................................................................. 22 3.5 Določila zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu 23 3.6 Sklepne misli ............................................................................................. 25

4. ELEKTRONSKO POSLOVANJE V RAČUNOVODSTVU V STEKLARSKI NOVI D.O.O ......................................................................................................... 27

4.1 Steklarska nova se predstavi ................................................................... 27 4.2 Analiza elektronskega poslovanja v računovodstvu v Steklarski novi d.o.o.................................................................................................................. 28 4.3 Predlogi ustreznih rešitev za nadaljnji razvoj ......................................... 34 4.4 Sklepne misli ............................................................................................. 35

5. ZAKLJUČEK.................................................................................................... 37 6. POVZETEK...................................................................................................... 39 7. SEZNAM VIROV .............................................................................................. 41

4

1. UVOD 1.1 Opredelitev področja oz. opis problema, ki je predmet raziskovanja Živimo v času, v katerem sodobna tehnologija napreduje z neverjetno hitrostjo. Pred nekaj leti je bil izraz elektronskega poslovanja povsem neznan, danes pa je to izraz, ki se uporablja zelo pogosto. V diplomski nalogi se bomo ukvarjali s tematiko elektronskega poslovanja v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov v Steklarski novi d.o.o. v Rog.Slatini. Sodobno računovodstvo skoraj v celoti temelji na računalniški in telekomunikacijski opremi, zato tudi pojem elektronskega poslovanja na tem področju postaja vse bolj pomemben. Vendar pa menimo da računovodstvo proizvajalnih poslovnih sistemov v obravnavanem podjetju še nimajo uveljavljenega elektronskega poslovanja v zadostni meri. Mnogi dokumenti npr. računi, opomini, so oblikovani s pomočjo računalniškega programa, natisnjeni, zapakirani v kuverte, opremljeni z znamkami in poslani prejemniku. Veliko enostavneje bi bilo, če bi se lahko ti dokumenti izmenjavali elektronsko. Postopek bi bil veliko krajši, papirna dokumentacija ne bi več zavzemala ogromne količine prostora (npr.arhiv), ne bi bilo stroškov s papirjem, z tiskalniki, barvami, kuvertami, znamkami itd… 1.2 Namen, cilji in osnovne trditve Namen te diplomske naloge je, da opredelimo pojem elektronskega poslovanja proizvajalnih poslovnih sistemov, elektronsko poslovanje v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov in zakonske omejitve pri elektronskem poslovanju. Namen je tudi, da proučimo elektronsko poslovanje v računovodstvu v Steklarski novi d.o.o. v Rog. Slatini. Prvi cilj raziskave je, da opredelimo pojem elektronskega poslovanja. V okviru tega pa proučimo oblike, dokumentiranje, prednosti in slabosti elektronskega poslovanja. Naslednji cilj je proučevanje elektronskega poslovanja v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov. Proučili bomo razloge za uvedbo elektronskega poslovanja v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov, raziskali bomo kako poteka elektronsko poslovanje v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov in proučili prednosti in slabosti elektronskega poslovanja v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov.

5

Proučevali bomo tudi določila zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu. Zadnji cilj pa bo raziskava elektronskega poslovanja v računovodstvu v Steklarski novi d.o.o. v Rog. Slatini. Opredelili bomo Steklarsko novo d.o.o. in njene značilnosti. Analizirali elektronsko poslovanje v računovodstvu v Steklarski novi d.o.o. in na osnovi opravljene analize podali ustrezne rešitve za nadaljnji razvoj. V tej diplomski nalogi želimo potrditi trditev, da je elektronsko poslovanje v računovodstvu v Steklarski novi d.o.o dokaj dobro razvito. 1.3 Predpostavke in omejitve V diplomski nalogi predpostavljamo, da v času nastanka te diplomske naloge ne bo večjih sprememb na področju elektronskega poslovanja v računovodstvu v Steklarski novi. Pisanje diplomske naloge je omejeno na področje elektronskega poslovanja v računovodstvu, v praktičnem primeru pa na računovodstvo v Steklarski novi d.o.o. Obravnavanje in izbiranje literature je omejeno pretežno na germansko in slovensko jezikovno področje. 1.4 Predvidene metode raziskovanja Raziskava predstavlja poslovno raziskavo, ker obravnava področje omejeno na funkcijo podjetja – računovodstva v Steklarski novi v Rog. Slatini. V okviru te funkcije je obravnavano elektronsko poslovanje. Poleg uporabljene literature, aktualne za področje elektronskega poslovanja v računovodstvu bomo diplomsko delo dopolnili z analizo elektronskega poslovanja v računovodstvu, ki jo bomo naredili v navedenem podjetju. Vključili bomo princip metode deskriptivnega pristopa, kar pomeni, da bomo iz razpoložljivih virov črpali informacije in podatke, ter jih opisovali in zapisovali v delo te diplomske naloge. Pomagali si bomo tudi z metodo kompilacije, saj bomo do določenih spoznanj prišli s tolmačenjem izkušenj, stališč, sklepov in rezultatov različnih avtorjev.

6

2. POJEM ELEKTRONSKEGA POSLOVANJA Pojem elektronskega poslovanja izhaja iz angleškega izraza »electronic commerce« (EC), ki je nastal v trgovini in industriji oz. se je v začetku nanašal na vsa gospodarska (»poslovna«) področja (Toplišek 1998, 4). Danes se vse pogosteje uporablja izraz e-business, ker bolj pravilno odseva vsebino. Elektronsko poslovanje obsega veliko več kot le navadno izmenjavo računalniških podatkov in delovanje spletne trgovine. Vse kar danes delamo v sklopu poslovne dejavnosti s pomočjo računalniških aplikacij in računalniških omrežij, imenujemo elektronsko poslovanje. Pomembni elementi elektronskega poslovanja: • način dela: gre za računalniško izmenjavo podatkov ob uporabi odprtih

omrežij, kot je internet; • vsebine poslovanja: prodaja blaga in storitev, plačevanje, prodaja informacij,

bančne transakcije, izmenjava dokumentov in listin, storitve trženja in medosebnega komuniciranja, podpora porazdeljenemu poslovnemu informacijskemu sistemu organizacij, nakupovanje v spletnih trgovinah, opravljanje dela na daljavo, nudenje pomoči na daljavo (npr. zdravniške), izvajanje pouka na daljavo, storitve državne uprave na daljavo in podobno;

• udeleženci poslovanja: posamezniki (podjetniki, raziskovalci, managerji,

občani, kulturni delavci, študenti, učitelji, dijaki, upravni delavci), podjetja, bolnišnice, muzeji, galerije, univerze, izobraževalne ustanove in državne ustanove. Gre za poslovanje znotraj posameznih skupin in za poslovanje med skupinami (Jerman Blažič 2001, 11-12).

Elektronsko poslovanje poteka preko elektronske pošte, ki je prevladujoča oblika v poslovni komunikaciji. Podjetja, ki povezujejo svoje storitve strankam in svoje zaposlene na sistem elektronske pošte, odpirajo nov način trženja, sodelovanja in učinkovitega poslovanja. Elektronska pošta je pomembna tudi za boljšo organizacijo dela – sporočila so urejena s podatki o pošiljatelju, sprejemniku, datumu in času pošiljanja ter sprejemanja. Vedno so na vpogled, sporočila lahko predelamo in uporabimo za nadaljnjo delo, pri pripravi odgovorov vedno lahko preprosto vključimo ves ali del prejetega dopisa, na katerega se sklicujemo (Jerman Blažič 1996, 24). V nemški literaturi pa označujejo elektronsko poslovanje takole: E – Business, okrajšava iz angleškega electronic business – elektronsko poslovanje. Pogosto, napačno uporabljen izraz kot sinonim za e – commerce. Pomeni vse oblike elektronskih poslovnih procesov. S tem so mišljena vsa podjetja ali njihovi deli, katerih poslovanje temelji na internetu, bodisi na distribuciji digitalnih podatkov ali pa na izrabi medmrežja za prodajo blaga in storitev. To zadeva stike s poslovnimi partnerji, konzumenti, sodelavci in vlado ( Bolz, Holm… 2001, 35).

7

Z elektronskim poslovanjem je tesno povezan internet katerega najpomembnejše so naslednje storitve: izmenjava podatkov, elektronska pošta, prijave na druge računalnike iz daljave, skupine za diskusije in od začetka devetdesetih let svetovni splet (www) (Sietmann 1997, 24-25). 2.1 Oblike elektronskega poslovanja Danes poznamo več oblik (vrst) elektronskega poslovanja: • Elektronsko trgovanje (v tej obliki so izvedljive vse vrste trgovanj: na veliko, na

drobno in ne glede na vrsto blaga. Poslovanje se lahko izpelje s posamičnimi naročili, s sukcesivnimi dobavami, lahko je pa avtomatizirano).

• Logistično obvladovanje tokov (na področju hitrejšega pretoka blaga in

informacij so velike rezerve, ki lahko povečajo učinkovitost poslovanja). • Storitve na daljavo (za trgovanje na daljavo je zlasti primerna ponudba v

digitalni obliki. Ni nujno da gre za storitev; predmet prodaje je lahko tudi informacija (v zbirkah podatkov) ali pravica (licenca za uporabo)).

• Pred in poprodajne dejavnosti (predstavlja nove možnosti za iskanje novih

trgov. Izenačili so se nekateri pogoji poslovanja za velike in male podjetnike in da velikost organizacije ali bližina potrošniškim središčem ne pomeni več posebne prednosti. Takšna oblika je še privlačnejša, ker gre za dvosmerno komunikacijo).

• Elektronsko bančništvo (obsega vse bančne storitve, ki se opravljajo po

elektronski poti – tudi po telefonu, prek avtomatov, terminalov…). • Finančni prenosi, plačilni promet (razvoj bo šel v smeri, da bodo komercialna

plačila avtomatizirana tako, da bo plačilo le končni del samodejno izpeljane verige poslovnih postopkov. Pri tem ne bo potrebno posredovanje finančne hiše ali pa njena udeležba ne bo neposredno očitna).

• Potrošniško plačevanje (potrebno je zagotoviti bančno tajnost in anonimnost

nekaterih prenosov). • Elektronsko borzništvo (zagotavljanje učinkovitega dela, kljub temu, da tak

način dela prinaša tudi določena tveganja oz. možnosti za zlorabe. Hitrost poslovanja ugodno vpliva na učinkovitejšo delo s kapitalom).

• Storitve na zahtevo (v širšem smislu sem spadajo vsa poslovanja, pri katerih

potrošnik-uporabnik iz oddaljenega mesta pokliče storitev. Med pogostejše oblike spada ogledovanje filmov-»video on demand«,…do iskanja posebnih informacij).

8

• Elektronsko poslovanje na domu (poslovanje se seli med stene domačega poslovanja, zato se pri tovrstnem poslovanju pojavljajo predpone home- ali tele-).

• Informacijski avtomati (deloma so naprave namenjene zgolj informiranju,

razvijajo pa tudi takšne, ki bodo v pogovoru z uporabnikom svetovale ali ponujale, standardizirane pisne izdelke. Postavljali jih bodo v razmeroma varovana/nadzorovana okolja, ker jim preti poškodovanje in uničenje, podobno kot telefonskim govorilnicam).

• Elektronsko založništvo (izdajajo vzporedne elektronske »tiske« ali pa izvirna

dela v digitalni obliki. Deloma so te izdaje v sprotni obliki - on line). • Elektronsko zavarovalništvo (sklepanje zavarovalnih pogodb je razmeroma

formularno, tj. s pomočjo vnaprej pripravljenih obrazcev in splošnih pogojev, kar je idealno za razvoj elektronskega načina dela).

• Komunikacijsko-informacijske storitve (to so vse storitve, ki so se pojavile

zaradi nemotenega elektronskega poslovanja: npr. zagotavljanje komunikacij, povezljivosti, pomožne storitve za rabo omrežij, storitve v zvezi z digitalnim podpisovanjem, časovnim žigosanjem, hrambo in upravljanjem s podatki..).

• Delo na daljavo (prinaša zanimive novosti na področjih, kot so:zaposlenost,

organizacija dela, visoka učinkovitost pri nekaterih dejavnostih…). • Elektronsko poslovanje državnih in javnih služb (v notranjem poslovanju

javnega sektorja je veliko dejavnosti, ki so razmeroma standardizirane. Zato so zelo primerne za vključevanje v elektronsko poslovanje).

Nemogoče bi bilo našteti vse oblike, v kakršnih se pojavlja elektronsko poslovanje. Če bi se omejili zgolj na gospodarske vrste poslovanj, bi izpustili mnoge druge (Toplišek 1998, 15-21) . V germanski literaturi pa smo zasledili naslednje: v principu elektronsko trgovanje ni vezano na določene tehnologije, bolj gre za različne bazne tehnologije kot npr. Electronic Data Interchange, Messagins Systeeme, elektronske kioske, klicne centre in digitalno televizijo. Pri elektronskem trgovanju s pomočjo interneta gre za specifično diferenciacijo glede na krog naslovnikov v inter – intra – in ekstranetnih sistemih (Zerdick 2001, 218).

9

2.2 Dokumentiranje elektronskega poslovanja1 Dolžnost, da se poslovanje dokumentira, lahko izhaja neposredno ali posredno iz predpisov ( to je npr. izrazito v pravnih postopkih in v knjigovodskih predpisih), lahko je stvar dogovora (zapis pravnega posla), ali pa izhaja iz okoliščin poslovanja. Pojma »dokumentirati« ne smemo enačiti s pisnostjo, tj. z zapisom na papir, čeprav je ena od možnih oblik dokumentiranja elektronsko poslovanje tudi hramba papirnega izpisa. V mnogih demokratičnih državah se uveljavlja načelo prostega dostopa do informacij državnega / javnega sektorja. V takšnih razmerah bo postalo dokumentiranje elektronskih informacij še pomembnejše. Gre tudi za stroškovni vidik. Načelo prostega dostopa je spodbudilo prav elektronsko poslovanje: če zapisi izvirno nastajajo v elektronski obliki, jih je možno razkrivati preprosto in poceni. Vsebina elektronskega sporočila ni vidna sama po sebi (kot je to na papirju), zato je treba poskrbeti, da je na voljo kadarkoli v uporabni obliki. Poslovno ali drugo dokumentacijo je treba določen čas hraniti, in to zaradi poslovnih, dokaznih, davčnih, strokovnih, zgodovinsko - arhivskih in podobnih razlogov. Za sistem shranjevanja je pomemben vidik verodostojnost elektronskega zapisa. Ob varovanju zapisov se pogosto srečujejo nasprotujoči si interesi, ki jih v glavnem delimo v dve skupini: tiste, ki želijo vsebino prikriti oz. ohraniti zase, in tiste, ki jo želijo razkriti in uporabiti. Pravila o hrambi in varovanju podatkov so v predpisih, internih pravilih ali v dogovorih/pogodbah. V večini evropskih držav je določena 10-letna doba hrambe zapisov gospodarskega poslovanja, v manjšem številu 5-7 let in v enem primeru 15 let. Opozarjajo, da je že 10-letna doba zelo problematična za fizično hrambo elektronskih zapisov in da problem lahko kolikor toliko reši le optični zapis na disku WORM. Za ključne listine (npr. bilance) in zbirnike pa priporočajo hrambo na papirnem izpisu. 2.3 Prednosti in slabosti elektronskega poslovanja Elektronsko poslovanje poteka s pomočjo elektronske pošte; e-mail. To je najbolj pogosto uporabljena storitev interneta, ki izpodriva na nekaterih področjih in območjih tradicionalne načine pošiljanja pošte. S sabo prinaša kar nekaj prednosti: pošiljanje med mrežami v nekaj sekundah in to od koder koli in kamorkoli, informacij ni potrebno pretipkavati, posredujemo lahko ogromne količine podatkov, ki jih tudi z lahkoto shranimo – arhiviramo, lažji je pregled nad sporočili ki so že prebrana in na katera je še potrebno odgovoriti (Siegetsleitner 2001, 23).

1 povzeto po Toplišku ( 1998, 49-53).

10

Elektronsko poslovanje ima še druge svoje prednosti, ki se kažejo kot pozitivni dejavnik poslovanja: Prednosti2

Boljša podpora manjšim in srednjim podjetjem; elektronsko poslovanje sproža na trgu nove prodorne pristope. Zdi se, da je najpomembnejši cilj razvoj novih načinov trženja in orodij. Pri tem je odločilen premik v paradigmi: bliže posameznemu kupcu, z boljšim razumevanjem njegovih potreb in zahtev. Ta novi pristop in prednost pa ne smeta ostati na voljo samo velikim podjetjem. Mala in srednja podjetja bi morala pri tem imeti vodilno vlogo. Večja podjetja z razvito infrastrukturo lahko z bolj enostavnim dostopom do koristnih informacij, kar z elektronskim uvajanjem lahko dosežejo, omogočajo boljšo informiranost tudi manjšim podjetjem.

Enostavnejši dostop do koristnih informacij; ena od večjih koristi elektronskega

poslovanja je, da omogoča enostaven dostop do informacij. Informacija, ki je pomembna za vsako poslovno dejavnost, je že in bo morala biti vedno bolj dosegljiva in vsakomur »na dosegu roke«. Odpira nove možnosti sodelovanja gospodarskih družb. Elektronsko poslovanje je vsekakor tehnologija, s katero bo mogoče dobiti koristne informacije.

Racionalnost poslovanja uporabnikov elektronskega poslovanja; med cilje

uvajanja elektronskega poslovanja spada vsekakor racionalnejše poslovanje in s tem tudi pomembno znižanje stroškov. Poslovanje brez papirja omogoča hitrejše poslovanje, vsekakor znižuje tekoče stroške poslovanja.

Odzivnost; neposredne komunikacijske povezave in sprotna interakcija, ki jo

omogoča elektronsko poslovanje, omogoča veliko večjo odzivnost javne uprave in podjetij. Z uvedbo elektronskega poslovanja je lahko večina storitev, ki jih nudijo podjetja, dostopna 7 dni v tednu in 24 ur dnevno.

Javno odprte podatkovne baze podjetij; prost, neposreden računalniški pristop

do javnih podatkov je stalna zahteva vseh poslovnih subjektov in tehnologija elektronskega poslovanja to omogoča na zelo enostaven način.

Fizična prisotnost; veliko storitev (pregledi računov podjetij, pregledi npr.

Uradnih listov, bančni tečaji, plačilni nalogi, carinsko poslovanje) postane z elektronskim poslovanjem dostopnih na daljavo, fizična prisotnost v teh primerih ni več potrebna.

Manjša možnost napak; čim več dela opravimo po avtomatizirani poti (uporaba

elektronskega poslovanja), manj je možnosti za človeške napake. Tako lahko pričakujemo, da bo skupno število napak, ki so največkrat človeške narave, seveda ob zanesljivem delovanju celotnega informacijskega sistema, manjše.

2 Povzeto po Pušniku ( 2000, 9).

11

Razširjanje najnovejše tehnologije; uporaba elektronskega poslovanja v podjetjih spodbuja uporabo najnovejše informacijske in komunikacijske tehnologije tudi v drugih gospodarskih družbah in raznih institucijah v medsebojnem poslovnem procesu.

Globalizacija trga, z enostavnim posredovanjem informacij podjetij in različnih

institucij je ponujena potrebna informacijska infrastruktura za ustvarjanje globalnega tržišča v določeni regiji.

Slabosti3

Pravni vidik; za uspešno uporabo elektronskega poslovanja so nujne pravne spremembe. Pravo zaostaja za hitrim napredovanjem informacijske tehnologije in se v današnjem obdobju pospešeno prilagaja - spreminja. Vendar ravno v obdobju sprememb, nedorečenosti predpisov in standardov obstaja možnost zlorab in izkoriščanja pravnih lukenj.

Potrebne organizacijske spremembe; elektronsko poslovanje pomeni korenito

spremembo načina izvajanja poslovnih procesov, kar ima veliko in neposredno povezavo s spremembami v organiziranosti poslovanja podjetij in vpliv nanje. Zato je uvajanje elektronskega poslovanja večkrat bolj organizacijski kot tehnološki problem. Spremembe bodo najbolj pogoste v notranji organizacijski strukturi, zlasti prehod od hierarhičnih organizacijskih oblik v heteroarhične oblike. Vsaka sprememba pa vedno prizadene določen krog zaposlenih.

Izobraževanje; pri uvajanju elektronskega poslovanja je obvezno potrebno

izobraževati zaposlene, saj proces izobraževanja zaseda izredno pomembno mesto. Težave z izobraževanjem se lahko pojavljajo pri zaposlenih, saj so v večini primerov neustrezno stimulirani, večkrat pa tudi nezainteresirani za nove tehnologije, v katerih vidijo le nujno zlo oz. njihovo odvečnost.

Presežki delovne sile; popolnejša modernizacija informacijske tehnologije,

uvajanje elektronskega poslovanja in s tem avtomatizacije večine opravil, kar cilja tudi na zniževanje stroškov, večkrat vzbujata občutek o negotovi prihodnosti zaposlenih in povzročata odpuščanje odvečne delovne sile. V najboljšem primeru lahko prihaja do prekvalifikacije zaposlenih.

Standardi; v celovitem procesu elektronskega poslovanja različni subjekti ne

morejo nastopati brez pravil. Uspeh njihovega delovanja je v veliki meri odvisen od globalno urejenih okvirov, zgrajenih na industrijskih standardih in javnem, pravnem ter s predpisi urejenem okolju. Pripravo standardov bi bilo treba prepustiti panogi, podlago zanje pa je treba razširiti na vse mednarodne subjekte v mednarodnih forumih. V tem trenutku med pereče probleme/slabosti spadata vsekakor nasprotujoče rešitve na področju plačilnega prometa in priznanje veljavnosti elektronskega podpisa.

3 Povzeto po Pušniku (2000, 10-11).

12

Časovna dimenzija; za sprejem novega načina poslovanja ljudje potrebujejo določen čas. Zaradi nasprotovanj spremembam, ki jih povzroča uvajanje elektronskega poslovanja v podjetje, je za njegovo uspešno vpeljavo nujna ustrezna podpora in toleriranje vodstva.

Potrebe po močnejši primarni infrastrukturi; za uspešno uporabo elektronskega

poslovanja je vsekakor pogoj močna komunikacijska infrastruktura, ki v začetku zahteva večje investicije in s tem tudi večje zagonske stroške.

Zloraba/varnost informacij; odprtost, enostaven dostop do informacij… najbrž

omogoča tudi enostaven vdor in krajo zaupnih (sicer zaščitenih) informacij. Zagotavljanje varnosti je namreč prvi korak na poti k vzpostavljanju zaupanja, nepogrešljive lastnosti elektronskega poslovanja. Varnost in zasebnost sta pri elektronskem poslovanju še posebej pomembni na finančnem področju. Vdor neavtorizirane osebe lahko povzroči veliko škodo v poslovnem procesu pri v izmenjavi vpletenih partnerjih. Čeprav se v zadnjem obdobju na področju varnosti in zaščite podatkov v elektronskem poslovanju posveča ogromno pozornosti, verjetno zaradi odprtosti sistema in enostavnega dostopa nikoli ne bo mogoče teoretično zagotoviti 100% zanesljivost in varnost.

Potrebe po dobri informacijski organiziranosti in obvladovanju podatkov;

podatki, ki niso več na papirju, ne gredo več skozi roke ljudi, temveč samo skozi različne računalniške aplikacije. Ljudje pravilnosti podatkov pri vnosu v baze podatkov ne kontrolirajo direktno, zato nimajo več čuta odgovornosti do verodostojnosti in pravilnosti podatkov, in si jih v različnih oblikah izpisujejo.

2.4 Sklepne misli Danes si težko predstavljamo poslovanje brez uporabe računalnikov, informacijskih sistemov, brez komuniciranja z elektronsko pošto ipd. Elektronsko poslovanje postaja po vsem svetu vse bolj uveljavljen način poslovanja podjetij. Elektronsko poslovanje omogoča podjetjem zmanjšanje stroškov poslovanja, izboljšanje odzivnega časa pri izvajanju poslovnih procesov, zmanjša papirno dokumentacijo ipd. Elektronsko poslovanje zajema aktivnosti, ki jih današnja tehnologija omogoča: predstavitvene strani podjetij, elektronsko oglaševanje, elektronsko trgovanje, elektronske kataloge, možnost pregledovanja stanj na računih, elektronsko pošto… Elektronsko poslovanje prinaša številne prednosti podjetjem in poslovnim partnerjem. Seveda ne smemo pozabiti na slabosti oz. pomanjkljivosti, s katerimi se morajo soočati podjetja pri takšnem načinu poslovanja.

13

3. ELEKTRONSKO POSLOVANJE V RAČUNOVODSTVU PROIZVAJALNIH POSLOVNIH SISTEMOV Sodobno računovodstvo skoraj v celoti temelji na računalniški in tudi telekomunikacijski opremi. Podjetja, računovodska stroka in država pa morajo čim bolj spodbujati uveljavljanje elektronskega poslovanja v računovodstvu. Stanko Koželj iz Zveze računovodij, finančnikov in revizorjev je v svojem prispevku o odzivanju računovodstev in financ zapisal, da pravila računovodske stroke, ki so podana predvsem v slovenskih računovodskih standardih, omogočajo kar najširšo vpeljavo sodobne računalniške tehnologije in programov, le da ti omogočajo dokazovati izvirnost nastalih poslovnih dogodkov. Omogočajo tudi vodenje poslovnih knjig po načelih, kakršna so zapisana v računovodskih standardih, ki so v glavnem naslonjeni na rešitve, ki jih poznajo mednarodni računovodski standardi (Kranjec 1998, 13). Koželj ugotavlja, da je večina gospodarskih družb, ki same vodijo poslovne knjige, sorazmerno dobro opremljena z računalniško strojno opremo. Uporabljajo pa zelo raznoliko programsko opremo, ki ni povsod optimalno naravnana in sodobna. Družbe izvajajo računovodstvo skoraj izključno na računalnikih, hkrati pa so dosegle raven, ko izvajajo le enkraten vnos podatkov za vse potrebe. Pri tem pa verjetno ni treba enakih podatkov v tolikšni meri razmeščati, skupiniti in prikazovati različno tako za potrebe same družbe kot tudi za njeno zunanje okolje. Pri vsem tem nekateri zunanji uporabniki od podjetja včasih neutemeljeno in nepremišljeno zahtevajo različno razvrščanje enakih podatkov (Kranjec 1998, 13). Z ustreznim atestiranjem računalniških programov dobijo uporabniki jamstvo, da ponujeni programi dajejo resnično optimalne možnosti. Več reda na tem področju pa bi lahko naredila po Koželjevem mnenju sekcija za revidiranje računalniških informacijskih sistemov, ki delujejo v okviru Slovenskega inštituta za revizijo (prav tam, 13). Današnja računalniško vodena računovodstva gospodarskih družb morajo biti podpora svojim poslovodstvom. Zato jim morajo ažurno posredovati vse relevantne podatke in informacije, ki so jim potrebne pri sprejemanju pomembnih poslovodskih odločitev. Ta to zmorejo le z računalniško podprtimi računovodstvi in tam, kjer to lahko gre, gre tudi gospodarska družba naprej in ne stagnira, »razlaga Stanko Koželj« (ibidem, 13). Danes in v prihodnosti, so in bodo naše družbe dosegle večjo in popolnejšo povezljivost s sodobnimi telekomunikacijskimi sredstvi in načini znotraj svojih okvirov. Družbe se hitreje vključujejo v sodobne telekomunikacijske povezave z drugimi družbami, bankami, plačilnim sistemom, zavarovalnicami ali državnimi ustanovami in bodo tudi odpravile nepotreben ročni izpis povsod, kjer je to mogoče. K temu lahko precej pripomorejo tudi državne ustanove, če bodo prilagodile svoje obrazce računalniškemu obravnavanju in omogočile komunikacijo le prek ustreznih sodobnih nosilcev podatkov in informacij (ibid., 13).

14

Posvetiti bo potrebno še precej pozornosti vzgoji tako imenovanih preizkušenih računovodij, ki naj bi obvladovali računovodstvo predvsem v srednje velikih in velikih podjetjih ter računovodskih servisih. Boj za ohranjanje in podaljševanje dveletnih licenc jih žene k nenehnemu iskanju sodobnejših in ustreznejših računalniško zasnovanih rešitev, k večji telekomunikacijski povezanosti z okoljem, iskanju rešitev pri odpravljanju odvečnih papirnih informacij in k sodobnejšemu arhiviranju, razmišlja Stanko Koželj. In dodaja, da bi se morali naučiti tudi bolj umno ravnati s stroški informacijskih sistemov in jih ekonomično in optimalno razvijati. Nepotrebne informacije prav tako stanejo, kot stanejo nepotrebni poslovni učinki, nepotreben izmet ali nepotrebni odpadki (prav tam, 13). 3.1 Razlogi za uvedbo elektronskega poslovanja v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov Elektronsko poslovanje je že nekaj časa pomemben del informatike. Z razvojem računalniških omrežij in komunikacij, z razvojem novih tehnologij in interneta pa se postavljajo nova pravila in skupne podlage za elektronsko poslovanje med partnerji in podjetji, ki bo tako postalo preprostejše, učinkovitejše, hitrejše in tudi cenejše ( Škrlec 2002, 18). Za uvedbo elektronskega poslovanja v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov navaja avtor Klasinc naslednje razloge4: • Z računalniškimi programi oblikovani dokumenti (e – pošta, različni besedilniki)

in digitalizirani zapisi (skenirani dokumenti, PC – fax, slike različnih formatov) zelo poenostavijo računovodsko poslovanje, predvsem na področju diseminacije dokumentov in zadev.

• Dokumenti se lahko razpošljejo na številne naslove brez nepotrebnega

razmnoževanja. • Dokumenti so poslani v najkrajšem možnem času in se ne izgubijo. • Ob ustreznem programu za računovodsko poslovanje je popoln nadzor nad

tem, kdo in kdaj je kakšen dokument prejel in kaj je, oz. bo še moral z dokumentom (zadevo) storiti.

• Če se zagotovi še redna zaščita baz podatkov na računalniku, se lahko

računovodstva znebijo zares vsega papirja. Razlog, da se uvede elektronsko poslovanje v računovodstvu se nahaja tudi v naslednjem zapisu5: računalniško obdelani podatki, zagotovijo izpis in preizkušanje ustreznosti računalniških podatkov (vse to tudi zahteva 29.člen 4 Povzeto po Klasinc ( 2001, 155). 5 Povzeto po Toplišek ( 1998, 52-53).

15

davčnega postopka). Iz dokumentacije so razvidni podsistemi in datoteke računovodskega sistema. V njej so na vpogled: računalniška rešitev, postopki v okviru rešitev, kontrole pravilnosti in zanesljivosti, kontrole zoper nepooblaščeno dodajanje, spreminjanje ali brisanje zapisov. Vsaka sprememba v računalniških programih je dokumentirana v časovnem zaporedju nastanka spremembe (z datumom). Razvidna je vsaka sprememba oblike datotek. Z uvedbo elektronskega poslovanja v računovodstvo, naj bi shranjeni elektronski zapisi ohranili potrebno verodostojnost, katere značilna sestavina je podpis. Zato je treba pri nekaterih izvedbah elektronskega podpisa premisliti, v kakšni obliki bo shranjen; ali v izvirni kodirani ali dekodirani. Odgovor je treba iskati v vseh pomembnih razsežnostih posameznega elektronskega zapisa (Toplišek 1998, 53). Razlog za uvedbo elektronskega poslovanja v računovodstvu je tudi elektronski podpis, ki ga lahko računovodstvo uporablja tudi kot orodje za tajno shranjevanje. To je zlasti uporabno, če se podatki shranjujejo pri tretji (nevtralni) osebi. Digitalni podpis z asimetričnim ključem uporabljajo tudi za šifriranje izvirne programske kode, ki jo hranijo pri tretji osebi (escrow agreement); tako se zavaruje kupec programa. Javni ključ je skupinski; v njem sodelujejo vse tri strani, shranjeni zapis pa lahko dešifrirata le po dva udeleženca hkrati. Ker je program kodiran, sploh ni nujno, da je shranjen pri tretji osebi (tako se izognemo stroškom) (ibidem, 53) . Z uvedbo elektronskega poslovanja v računovodstvu, se pri sodobnem vodenju poslovnih knjig razmahnil karseda popolno varstvo podatkov in informacij. Gospodarski družbi oz. vsem davčnim zavezancem je omogočeno in potrebno, da smejo tudi glede davčnih predpisov (npr. zakon o davčnem postopku) arhivirati za predpisano dobo dokumente, knjigovodske listine, poslovne knjige in drugo davčno dokazno dokumentacijo na sodobnih računalniških nosilcih, iz katerih je vsak trenutek mogoče, če to narekujejo resnične potrebe, rekonstruirati izvirnike – seveda ob ustrezni zaščiti originalnosti (Kranjec 1998, 13). 3.2 E- poslovanje in uporaba formata XML O hitrosti in obsegu razvoja računalniške in komunikacijske tehnologije slišimo praktično vsaki dan. Skoraj vsaka primerjava starih tehnologij z novimi je zaradi neproporcionalnega razvoja malce dvomljiva, ampak po drugi strani pa je prav da naredimo kakšno primerjavo, saj nove tehnologije potrebujejo nekakšno odskočno desko. Razvoj interneta ustvarja potrebo po XML. Pri izmenjavi podatkov prek interneta se je pojavila potreba po enostavnem jeziku, ki bi predstavljene podatke ločil na vsebino in obliko. Leta 1995 je bila pri World Web Consortium (W3C) ustanovljena delovna skupina za razvoj novega programskega jezika XML (eXtensible Markup Language). Kot aplikacijsko neodvisen standardni format je zaživel šele leta 1998, podprla so ga vsa znana podjetja (IBM, Microsoft, Oracle, Sun, Netscape..). XML

16

je zelo uporaben za komunikacije in elektronsko poslovanje, saj ima preprosto in pregledno obliko ( Škrlec 2002, 18). Pri izmenjavi morajo podatki in dokumenti, ki so elektronsko posredovani, prevzeti natančno določeno obliko. Izmenjava podatkov med različnimi aplikacijami se izvaja na podlagi natančno določenih standardov. Zato mora vsako podjetje svoje podatke za izmenjavo preslikati v ustrezno standardno obliko, kar pa je za manjša podjetja razmeroma drago in zapleteno (Škrlec 2002, 18). Sedaj bomo predstavili in primerjali standard EANCOM in novo tehnologijo poslovanja – XML pri elektronskem poslovanju. EDIFACT je eden izmed uveljavljenih standardov za elektronsko poslovanje, ki ga poznamo že več kot 20 let. Zaradi kompleksnosti EDIFACTa, ki pokriva skoraj vsak vidik elektronskega poslovanja v različnih industrijskih vejah so se v EAN odločili, da naredijo kompaktnejši in bolj obvladljiv izvleček – EANCOM, ki bi naj pokrival ožje specializirano področje elektronskega poslovanja – preskrbovalne verige (Priročnik za mala in srednja velika podjetja 2002, 199). Po velikosti sporočila izhajata EANCOM in EDIFACT iz časov, ko je bila modemska hitrost še 2400bps, kar je bilo čisto nekaj vsakdanjega. Prav to je tudi osnovni razlog, da je sporočilo (elektronski dokument) pri EANCOMu v največji meri komprimirano. Uporabljajo celo vrsto skupno dogovorjenih šifrantov in načinov zapisa. Rezultat je precej kritično sporočilo, ki ga lahko uspešno razčleni samo specializiran program (Priročnik za mala in srednja velika podjetja 2002, 199). XML je tehnologija, ki temelji na sodobnih komunikacijskih možnostih (in jih tudi zahteva), zato velikost sporočila ni tako pomembna, kot je bila v časih slabših komunikacijskih možnosti. XML je jezik, ki nosi podatkovno strukturo s seboj, zato je že iz te definicije jasno, da je velikost sporočila pri XML-u neprimerno večja kot pri EANCOMU (prav tam, 199). Varnost in zanesljivost sta zelo pomembna dejavnika elektronskega poslovanja, zato mora biti temu prilagojen tudi celotni sistem transporta elektronskih sporočil – komunikacije. Zaradi te zanesljivosti, se vsa EANCOM sporočila izmenjujejo v zaprtem sistemu elektronske pošte (protokol x-400, ki zagotavlja visoko stopnjo varnosti in zanesljivosti prenosa sporočil, je pa zato drag in omejen). Sporočila v jeziku XML za transfer uporabljajo internetno tehnologijo in zato podedujejo tudi vso kaotično (ne)zanesljivost interneta. Obstajajo sicer standardi in protokoli, ki povečajo zanesljivost in varnost, vendar tako kot je v zaprtem omrežju, ne more biti (ibidem, 199-200). EANCOM standard, ki so mu dolga leta uporabe naredila ustrezno tradicijo in je praviloma standard, ki ima predvidene vse procese in odgovor na vsako vprašanje. XML standard je izšel julija 2001 in ima malce manj aktivnih uporabnikov, njegova dokumentacija pa je lahko pomanjkljiva in nepreverjena. Mogoče se zdi, da ima EANCOM ogromno prednost pred XML – om, vendar ni

17

tako. XML je porajajoča tehnologija, ki je obsojena na uspeh ne glede na trenutne probleme v obstoječem standardu (ibid., 200). Vsako elektronsko sporočilo je zapisano po specifikaciji nekega standarda. To pomeni, da je struktura sporočila natančno določena, vendar pa je kljub temu zelo veliko število možnih variacij zapisa. Poslovni dokument – sporočilo vedno nastane kot rezultat nekega procesa. To pomeni, da moramo imeti poseben informacijski proces, ki pretvori poslovne podatke v standardno obliko sporočila. Pri EANCOM uporabljajo posebne programe (dekoderje), ki so razmeroma dragi in kompleksni, prav tako njihovo vzdrževanje. XML ima dekodiranje mnogo lažje izvedljivo, zato ker ga spremljajo dodatne tehnologije, ki omogočajo precej lažje in dinamičnejše transformacije podatkov iz ene oblike v drugo. Prednost XML je v tem, da je delo z njim mnogo lažje in se zato tudi programerji oz. načrtovalci takih sistemov mnogo lažje naučijo uporabljati ta sistem, kot je to pri EAMCOM (ibid., 200). Format XML je razdeljen na tri dele: podatkovni (XML) – v ta del shranimo podatke v določeni obliki s katerimikoli zaznamki, deklarativni (DTD) – ta del omogoča, da lahko pri dodajanju novih podatkov vidimo, kaj kakšen zaznamek prestavlja, predstavitveni (XLS) – z njim oblikujemo podatke po svoji volji (Ivan Škrlec 2002, 18). Standardna oblika formata XML omogoča nove razsežnosti na vseh področjih poslovanja: elektronsko poslovanje – odprti formati omogočajo preprosto izmenjavo podatkov in procesiranje, integracija poslovnih aplikacij – odprta struktura z XML omogoča lažje povezovanje aplikacij, baz podatkov in migracije med bazami, arhiviranje dokumentov – vsebina in oblika sta ločeni; dokumenti so lahko shranjeni v standardni obliki, neodvisno od orodij in operacijskih sistemov, publiciranje – zaradi ločene oblike in vsebine je lahko informacija prikazana v več predstavitvenih oblikah, po drugi strani lahko pripravljene predstavitvene oblike uporabimo tudi za druge podatke, baze znanja – graditev baz je enostavnejša, uporaba enotna, dostop preprost (prav tam, 18). 3.3 Potek elektronskega poslovanja v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov Pravna in strokovna podlaga v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov so Slovenski računovodski standardi. Zakonska podlaga za njihovo uporabo je Zakon o gospodarskih družbah, ki je začel veljati leta 1993, ki v 50. členu navaja da določbe tega poglavja v celoti veljajo: za kapitalske družbe, za tiste osebne družbe, pri katerih za njihove obveznosti ne odgovarja neomejeno nobena fizična oseba, za podjetnika, katerega podjetje ustreza merilom za srednje oz.velike družbe. Za druge osebne družbe, ki niso osebne družbe iz prvega odstavka… (Kocbek 2001, 154). Slovenski računovodski standard 21 obravnava knjigovodske listine kot podlago za vpisovanje v poslovne knjige. Obdeluje opredeljevanje knjigovodskih listin,

18

nastajanje in prenašanje knjigovodskih listin, kontroliranje knjigovodskih listin in sestavljanje nalogov za knjiženje ter hrambo knjigovodskih listin (SRS 2004, 151). Knjigovodske listine so praviloma v posebni obliki sestavljeni zapisi o poslovnih dogodkih (tudi o tistih, ki so izkazani v zunaj bilančnih razvidih), ki spreminjajo sredstva, obveznosti do njihovih virov, prihodke in odhodke. Uporabljajo se za prenašanje knjigovodskih podatkov. Lahko so tudi v obliki elektronskih zapisov (SRS 2004,151). Knjigovodske listine (v papirni obliki ali v obliki elektronskih zapisov) morajo izkazovati poslovne dogodke verodostojno in pošteno (prav tam, 151). Knjigovodske listine, ki izkazujejo poslovne dogodke, se praviloma sestavljajo na kraju, in v času njihovega nastanka, in to po načelu razbremenjevanja: vse podatke na njih izpisujejo tisti, ki se na njihovi podlagi razbremenjujejo, potrjujejo pa tisti, ki se na njihovi podlagi obremenjujejo (SRS 2004, 152). Izvirne knjigovodske listine o poslovnih dogodkih sestavljajo na kraju in v času njihovega nastanka osebe, ki sodelujejo pri njih. Podjetje v aktih opredeli vsebino vsake vrste knjigovodskih listin. Te naj vsebujejo (prav tam, 152):

podatke o podjetju, pri katerem nastajajo poslovni dogodki, in o odgovornih osebah,

podatke o poslovnem dogodku,

v denarju izražen obseg sprememb gospodarskih kategorij,

podatke o kraju in datumu izdaje knjigovodskih listin (pri notranjih

knjigovodskih listinah podatki o kraju niso nujni) ter

opredelitev oseb, pooblaščenih za podpisovanje takih knjigovodskih listin (prav tam, 152).

Izvirne knjigovodske listine se izdajajo v potrebnem številu izvodov, njihov namen, število in kroženje določi podjetje samo (ibidem, 152). Za vsako knjigovodsko listino, sestavljeno v podjetju, je treba imenovati fizično osebo (fizične osebe), odgovorno (odgovorne) za njeno resničnost in verodostojnost. Te osebe knjigovodsko listino (so)podpišejo ter tako potrdijo, da je prikaz poslovnega dogodka pravilen in se sme uporabiti pri knjigovodskem obravnavanju podatkov. Če izda knjigovodsko listino druga pravna ali fizična oseba, jo podpiše in na njej lahko odtisne svoj žig. Izpeljane knjigovodske listine imajo praviloma samo podpis oz. odtisnjeno oznako odgovorne osebe. Če se izpeljana knjigovodska listina pošlje drugi pravni ali fizični osebi, mora biti podpisana, na njej pa je lahko odtisnjen žig (ibid., 152).

19

Če je knjigovodska listina sestavljena računalniško, se lahko namesto z lastnoročnim podpisom potrdi z elektronskim podpisom. Ta zagotavlja poleg prepoznavanja podpisnika tudi neokrnjenost navedb, saj vsaka najmanjša sprememba po podpisu razveljavi podpis. Pred začetkom uporabe elektronskega podpisa je treba izvesti vse postopke, ki jih predpisuje zakon oz. akt podjetja (SRS 2004, 152). Knjigovodske listine se prenašajo s kraja sestavitve oz. vstopa v podjetje prek kraja kontroliranja in obravnavanja podatkov iz njih na kraj njihove hrambe. Prenašanje knjigovodskih listin mora omogočati, da se podatki iz njih knjigovodsko obravnavajo čim prej po poslovnem dogodku (prav tam, 152). Za verodostojne knjigovodske listine se štejejo tudi po telekomunikacijskih poteh oz. pri računalniškem izmenjavanju podatkov dobljena sporočila, sestavljena iz knjigovodskih podatkov. Oseba, ki pošilja knjigovodske podatke oz. jih vnaša v računalnik, odgovarja, da so poslani oz. v računalnik vneseni knjigovodski podatki verodostojni, kar potrdi z elektronskim podpisom (ibidem, 152). Podjetje ima seznam izvirnih knjigovodskih listin, ki se sestavljajo ter za katere so opredeljeni odgovornost oseb, ki jih sestavljajo, in natančni roki prenosov. Ima tudi seznam izpeljanih knjigovodskih listin, v katerem so opredeljene osebe, ki jih sestavljajo, oz. osebe, ki so odgovorne za pripravljanje računalniških programov za računalniško sestavljanje knjigovodskih listin, in osebe, ki so odgovorne za uporabljanje teh programov. Za zunanje knjigovodske listine se opredeli oseba, ki jih prevzema in je odgovorna tudi za njihovo prenašanje (SRS 2004, 153). Knjigovodske listine je treba oddajati v knjigovodstvo sproti, torej se ne smejo zadrževati na krajih, prek katerih se prenašajo (prav tam, 153). Računalniške programe, ki se uporabljajo pri sestavljanju knjigovodskih listin, je treba pred začetkom uporabe preizkusiti in potrditi (ibidem, 153). 3.3.1 Kontroliranje6 Pri ročnem in polsamodejnem obravnavanju podatkov se kontrolirajo izvirne knjigovodske listine, in to pred knjiženjem. Pri računalniškem obravnavanju podatkov pa se kontrolira začetni vnos podatkov iz knjigovodskih listin v računalnik ali pri računalniškem izmenjavanju podatkov prevzem podatkov od drugega podjetja; izpeljane knjigovodske listine se kontrolirajo po potrebi na podlagi posebnega računalniškega programa. Knjigovodske listine se kontrolirajo, da se zadosti načelu resničnosti, torej da kažejo podatki v njih dejansko stanje in gibanje sredstev, obveznosti do njihovih virov, prihodkov in odhodkov. Knjigovodske listine so verodostojne, če se pri kontroliranju pokaže, da lahko strokovno usposobljene osebe, ki niso sodelovale v 6 Povzeto po SRS (2004, 153).

20

poslovnih dogodkih, na njihovi podlagi popolnoma jasno in brez kakršnihkoli dvomov spoznajo naravo in obseg poslovnih dogodkov. Knjigovodske listine se pred knjiženjem kontrolirajo na enem ali več krajih (osredotočeno ali neosredotočeno), lahko tudi z računalnikom po računalniških programih, pripravljenih glede na vrste knjigovodskih listin. Oseba, odgovorna za kontroliranje, potrdi, da je bilo kontroliranje opravljeno in da so knjigovodske listine pravno veljavne. Ustrezen akt podjetja opredeljuje način kontroliranja knjigovodskih listin, osebe, ki pri tem sodelujejo, pa tudi način kasnejšega knjiženja nastalih poslovnih dogodkov. 3.3.2 Hramba7 Podjetje v svojih aktih opredeli način hrambe knjigovodskih listin (v papirni obliki ali v obliki elektronskih zapisov) po reviziji letnih računovodskih izkazov, če je predpisana, oz. po sprejetju letnih računovodskih izkazov se knjigovodske listine na papirju arhivirajo oz. računalniški nosilci podatkov shranijo. Knjigovodske listine se hranijo v izvirnikih na papirju ali pri računalniškem oz. mikrografskem obravnavanju na nosilcih podatkov, na katere se prenašajo z izvirnikov. Knjigovodske listine na papirju se redno odlagajo, kot opredeli podjetje v svojih aktih. Tudi roke hrambe izvirnih listin opredeli podjetje v svojih aktih, pri čemer upošteva ustrezne predpise. Knjigovodske listine, nastale na podlagi računalniškega obravnavanja podatkov, je treba hraniti na nosilcih podatkov in v obliki, ki omogočajo ponovno predstavitev v prvotni nespremenjeni obliki. Pri računalniškem obravnavanju podatkov se hrani tudi zbirka listin o ustreznih računalniških programih, ki omogoča kasnejše preverjanje. Čas hrambe te zbirke je odvisen od časa hrambe knjigovodskih listin. 3.3.3 Pojasnila8 Izvirna knjigovodska listina je lahko podlaga za knjiženje kot izvirnik, kopija, fotokopija, overjen prepis ali ustrezna oblika, ki izhaja iz računalniškega obdelovanja podatkov. Kopija zunanje knjigovodske listine, nastala skupaj z njenim izvirnikom, mora biti opremljena s podpisom, ki je lahko tudi elektronski, tako kot na izvirniku. Lahko je opremljena tudi z žigom. Računalniško sestavljanje knjigovodskih listin mora zagotavljati razločen in čitljiv odtis, ki ne zbuja niti najmanjšega dvoma o verodostojnosti knjigovodske listine. 7 Povzezo po SRS (2004, 153-154). 8 Povzeto po SRS (2004, 155-156).

21

Računalniško obravnavanje podatkov obsega poleg obravnavanja na začetku vnesenih podatkov tudi obravnavanje podatkov, pridobljenih po posebnih računalniških programih. Izpeljanih podatkov in listin ni treba preverjati, če se pridobivajo (samodejno) po računalniškem programu, ki je bil kontroliran. Pri računalniškem obravnavanju podatkov ima naravo naloga za knjiženje ustrezna računalniška operacija, potrjena z elektronskim podpisom. 3.3.4 Poslovne knjige9 Slovenski računovodski standard 22 se uporablja pri vodenju poslovnih knjig, to je knjigovodskem razvidovanju. Obdeluje: opredeljevanje poslovnih knjig, urejanje kontov v poslovnih knjigah, vpisovanje v poslovne knjige, hrambo poslovnih knjig. Poslovne knjige so povezane knjige, kartoteke in podatkovne zbirke s knjiženimi poslovnimi dogodki, ki spreminjajo sredstva, obveznosti do njihovih virov, prihodke ali odhodke in so razvidni iz knjigovodskih listin. So knjigovodski razvidi, ki so posledek ustaljenega knjigovodskega urejanja in obdelovanja podatkov. V računalnik se vnašajo knjigovodski podatki o poslovnih dogodkih po časovnem zaporedju in shranjujejo v datotekah. V takšnih okoliščinah se lahko dnevnik glavne knjige združuje z dnevnikom razčlenjevalnih razvidov (analitičnih evidenc), če so vpisi enkratni. Izviren vpis v računalniški dnevnik lahko v nekaterih okoliščinah nadomesti knjigovodsko listino na papirju. Računalniški dnevnik se po potrebi odtisne, kar je izhodna informacija računalnika, po vsebini in obliki enaka dnevniku na papirju. Podjetje v svojem aktu določi, kdaj se računalniški dnevnik natisne. Pri računalniškem vodenju glavne knjige se uporabljajo preverjeni računalniški programi. Knjigovodski podatki, vneseni v računalniški dnevnik, se samodejno uvrščajo v ustrezne konte v datotekah. Podatki se vnašajo v glavno knjigo z enega ali več krajev, na katerih nastajajo poslovni dogodki. Če se vnašajo na več krajih, mora računalniški program zagotoviti prepoznavanje knjigovodskih listin po oznakah odgovornih oseb. Računalniško vodena glavna knjiga mora kadarkoli omogočati kontroliranje knjiženja pa tudi prikaz katerega koli konta in/ali celotne glavne knjige na zaslonu oz. odtis na papirju. Podjetje v svojem aktu določi, kdaj med letom se natisne tako vodena glavna knjiga s popolnim pregledom vseh kontov; ob letnem obračunu poslovanja je natis obvezen. Podjetje v svojih aktih opredeli, ali bo vodilo pomožne poslovne knjige vezane, na prostih listih v kartoteki ali v datotekah.

9 povzeto po SRS (2004, 157-162).

22

Vsak začetni vnos v računalniško vodene pomožne poslovne knjige mora biti hkrati podprt z verodostojno knjigovodsko listino, čeprav je ta zgolj v elektronski obliki, nato pa se podatki obravnavajo samodejno, brez ročnega poseganja. Podatki se lahko vnašajo v pomožno poslovno knjigo z enega ali več krajev. Vnašajo se hkrati v razčlenjevalne razvide (analitične evidence) in na konte glavne knjige. Računalniško vodene pomožne poslovne knjige morajo kadarkoli omogočati kontroliranje knjiženja in sprotno usklajevanje z ustreznimi konti glavne knjige pa tudi prikaz kateregakoli konta in/ali celotne pomožne knjige na zaslonu oz.odtis na papirju. Po vseh knjiženjih za poslovno leto in kontroliranju izkazanih stanj se poslovne knjige zaključijo. Zaključitev poslovne knjige podpišejo pooblaščene osebe. Računalniško vodene poslovne knjige se lahko zaključujejo z elektronskim podpisom po načelnih postopkih iz ustreznega zakona in podrobnejših določbah v aktu podjetja. Podjetje s splošnim aktom opredeli način hrambe poslovnih knjig. Po reviziji letnih računovodskih izkazov, če je predpisana, oz. po sprejetju letnih računovodskih izkazov se poslovne knjige, ustrezno urejene in zaključene, arhivirajo. Pisni odtisi glavne knjige in dnevnika se praviloma hranijo trajno. Podjetje pa lahko ob upoštevanju ustreznih predpisov samo določi, po kolikšnem času od dneva sprejetja in potrditve računovodskih izkazov bo shranilo poslovne knjige na elektronskem nosilcu, izvirne poslovne knjige pa uničilo. Poslovne knjige se do konca revidiranja letnih računovodskih izkazov hranijo v priročnem arhivu računovodske službe, potem pa zapisniško predajo v varnejši osrednji arhiv podjetja. 3.4 Prednosti in slabosti elektronskega poslovanja v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov Kakor smo ugotovili pri elektronskem poslovanju nasploh, velja tudi za elektronsko poslovanje v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov, da ima svoje prednosti in slabosti. Z elektronskim poslovanjem v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov je omogočeno pošiljanje plačilnih nalogov, sprejemanje sporočil in drugih podatkov o izvršenih plačilnih transakcijah, kakor tudi sprejemanje in oddajanje drugih poslovnih informacij (Devetak 2000, 283). Z zgoraj navedenimi podatki se kažejo prednosti elektronskega poslovanja v tem, da se s tem omogoči hitrejše posredovanje informacij in podatkov, zmanjšajo se možnosti napak pri poslovanju, pomemben pa je tudi prihranek časa pri številnih prenosih informacij in podatkov (Devetak 2000, 283).

23

Elektronsko poslovanje omogoča hiter dostop do dokumentov in varno shranjevanje. Omogoča nadzor nad podatki in zaklepanje podatkov v času spreminjanja (Duhovnik, Tavčar 2000, 3.8). Elektronsko poslovanje prinaša še vrsto prednosti: kot so hitrejše poslovanje, primernost za podporo, pravočasna dostava, stroški poslovanja se zmanjšajo na 10% papirnatega poslovanja. Pomemben pomislek je varnost podatkov v elektronski obliki. Izmenjava sporočil poteka le med obojestransko prepoznanimi partnerji. Dostop je zaščiten z gesli in kodiranimi sporočili. Če je npr. pri prenosu prišlo do motenj na povezavi, se informacija povrne v prvotno stanje in prenos se v celoti ponovi. Lahko zaključimo, da je prenos elektronske oblike sporočil varnejši kot v papirni obliki (Duhovnik, Tavčar 2000, 10.4). Elektronsko poslovanje v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov nima samo dobrih lastnosti – prednosti, ampak se srečuje pri poslovanju z določenimi slabostmi. Te se sicer kažejo z odprtostjo in dostopnostjo interneta. Nekateri prevaranti so se polastili interneta, ga izkoristili za negativna dejanja in s tem pokazali ranljivost tovrstnega poslovanja. Tukaj se srečujemo z varnostjo podatkov, ki potujejo po omrežju in z varnostjo podatkov v privatnih omrežjih (Devetak 2000, 282). Vdor v računalniški sistem obravnava slovenski kazenski zakonik v 242.členu v sklopu kazniv dejanj v gospodarstvu. Za takšno dejanje je predvidena kazen do treh let zapora. V primeru, da je zloraba v smislu velike premoženjske koristi ali da povzroči veliko škodo, pa se zagrožena kazen podaljša do pet let zapora (Devetak 2000, 282). Slabostim elektronskega poslovanja bi lahko prišteli še elektronske odpadke. S tem izrazom opredeljujemo vse odpadke, ki izvirajo iz električne ter elektronske opreme in instrumentov (Vuk 2000, 95). Zaradi tega je potrebna ustrezna pozornost in odgovorno ravnanje z omenjenimi odpadki; zaradi vsebnosti določenih snovi so elektronski odpadki posebej obremenjujoči za okolje. Za vse večjo uporabo elektronskega poslovanja se bodo povečali tudi omenjeni odpadki (Devetak 2000, 283). 3.5 Določila zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu Uporaba informacijske tehnologije in z njo povezano elektronsko izmenjevanje sporočil ter hranjenje pomembnih dokumentov v digitalni obliki v vsakodnevnem gospodarskem in podjetniškem poslovanju je vse večja in še dobiva močnejši zagon (Frece 2001, 23).

24

Državni zbor RS je sprejel Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu; objavljen je bil v Uradnem listu RS št. 57/2000 in velja od 22.08.2000 (Devetak 2000, 294). S sprejemom zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu se je naša država Slovenija uvrstila v sam vrh najrazvitejših držav v Evropi. V EU je le nekaj držav, ki imajo zakonsko urejeno elektronsko poslovanje in elektronski podpis ( Devetak 2000, 297). Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu ureja elektronsko poslovanje, ki zajema poslovanje v elektronski obliki na daljavo z uporabo informacijske in komunikacijske tehnologije in uporabo elektronskega podpisa v pravnem prometu, kar vključuje tudi elektronsko poslovanje v sodnih, upravnih in drugih podobnih postopkih, če zakon ne določa drugače (Pavliha, Jerman Blažič, 2002, 21). Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu določa v 3.členu, da »osebe lahko uredijo svoja razmerja pri ustvarjanju, pošiljanju, prejemanju, shranjevanju ali drugi obdelavi elektronskih sporočil drugače, kot je določeno v tem zakonu, če iz posamezne določbe tega zakona ali iz njenega smisla ne izhaja kaj drugega« (Pavliha, Jerman Blažič, 2002, 43). Najpomembnejše načelo zakona je načelo nediskriminacije elektronske oblike, ki ga razglašata predvsem četrti in štirinajsti člen: elektronskim dokumentom, podpisom, podatkom oz. sporočilom naj se neodreče pravnih posledic samo zato, ker so v elektronski obliki (Makarovič, Klemenčič… 2001, 13). V priročniku za mala in srednja velika podjetja je o elektronskem podpisu je zapisano naslednje:10 Razvoj e-poslovanja temelji v veliki meri na zaupanju in varnosti, ki ju čutijo uporabniki do elektronskih komunikacij. Obstajajo številne aplikacije, ki so povezane z elektronskimi podpisi oz. potrebujejo le-tega za delovanje. Na tak način potekajo plačila, sklepanje pogodb, dostop do različnih storitev podjetij ali državne administracije, varne komunikacije med različnimi subjekti, administrativne deklaracije, nabava in podobno. Po Zakonu o e-poslovanju in e-podpisu ima elektronski podpis pravno veljavo, če je overjen s kvalificiranim digitalnim potrdilom ( v nadaljevanju glej člen 15). Tak elektronski podpis oz. z njim podpisana pogodba v elektronski obliki je tako enakovredna lastnoročnemu podpisu na klasični pogodbi v papirni obliki. Digitalno potrdilo (Digital Certificate) je sodobna alternativa klasičnim osebnim identikatorjem (osebna ali zdravstvena izkaznica, potni list, bančna kartica..) s specifičnim namenom – zagotavljanju varnega in legitimnega e-poslovanja. Predstavljen kot računalniški zapis, vsebuje podatke o imetniku (ime, e-naslov, edinstvena številka…), njegov javni ključ, podatke o overitelju oz. izdajatelju 10 Povzeto po Priročniku za mala in srednja velika podjetja (2002, 95-96).

25

digitalnega potrdila ter obdobje veljavnosti digitalnega potrdila, ki je digitalno podpisan z zasebnim ključem izdajatelja potrdila. V Sloveniji so naslednji izdajatelji kvalificiranih digitalnih potrdil: SIGEN-CA, SIGOV-CA, NOVA LJUBLJANSKA BANKA, CERTIFIKATSKA AGENCIJA POŠTE SLOVENIJE, CERTIFIKATSKA AGENCIJA HALCOM-CA. Overitelja na Centru Vlade Republike Slovenije za informatiko (www.gov.si/ca) že deluje od leta 2001 in ga sestavljata dva izdajatelja digitalnih potrdil:

SIGEN-CA (Slovenian General Certification AuthoritY) upravlja digitalna potrdila za državljane in pravne osebe (www.sigen-ca.si),

SIGOV-CA (Slovenian Governmental Certification Authority) upravlja z digitalnimi potrdili za namene javne uprave (www.sigov-ca.gov.si).

Oba izdajatelja sta mednarodno registrirana, tehnološko enakovredna in zakonsko enakoveljavna. Delovanje je določeno z Zakonom o e-poslovanju in e-podpisu ter z dokumentom Politika delovanja, ki natančno opredeljuje delovanje overitelja ter določa razmerje med imetniki digitalnih potrdil ter overiteljem. Digitalna potrdila so sestavni del tehnoloških rešitev, ki nudijo dve osnovni možnosti za zasebnost v elektronskem poslovanju in komuniciranju:

šifriranje podatkov, ki zagotavlja zaupnost, in digitalni podpis, ki predstavlja sodobno alternativo klasičnemu podpisu,

zagotavlja pa: - identiteto imetnika digitalnega potrdila, - nezatajljivost lastništva poslanih e-podatkov in - celovitost (integriteto) sporočila, kar pomeni, da samo dela podatkov ni mogoče

spremeniti ali drugače popraviti brez (vednosti) podpisnika. Overitelj tako predstavlja ustanovo, kateri zaupajo njegovi komitenti- imetniki digitalnih potrdil. S tem ga tudi pooblaščajo, da upravlja z njihovimi digitalnimi potrdili. 3.6 Sklepne misli Elektronsko poslovanje je pojem, ki ga srečujemo že kar nekaj let, pomeni pa predvsem napreden način poslovanja med organizacijami, podjetji in institucijami. V obravnavanem poglavju in podpoglavjih smo prikazali razloge za uvedbo uporabe elektronskega poslovanja, prednosti in slabosti, ki jih s seboj prinaša takšno elektronsko poslovanje, potek poslovanja s posebnim poudarkom na področju računovodstva in predstavili določila zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu.

26

Nekatera podjetja so bila na področje računovodstva prisiljena uvesti elektronsko poslovanje, zaradi pritiska poslovnih partnerjev, ki so postavili to kot pogoj, za nadaljnjo sodelovanje. Nekaj pa je takšnih podjetij in posameznikov, ki so sami prišli do spoznanja, da brez elektronskega poslovanja v računovodstvu v prihodnosti ne bo možno. Z elektronskim poslovanjem v računovodstvu prihaja do izmenjave podatkov standardnih poslovnih transakcij med podjetji in poslovnimi partnerji, s tem je omogočen hiter in natančen prenos podatkov, ki ne zahteva osebne prisotnosti. Način izmenjave podatkov se v današnjem času spreminja in skladno s tem se mora spremeniti tudi način varovanja teh podatkov. Elektronsko poslovanje danes zahteva visoko stopnjo varnosti, ki mora zagotavljati: zaupnost, overjanje uporabnikov, kontrolo dostopa, neokrnjenost podatkov in nezmožnost zanikanja. V elektronskem poslovanju so do sedaj predstavljali oviro zakonski predpisi, ki urejajo pisno obliko dokumentov, predložitev izvirnikov, podpisanih dokumentov in za zagotavljanje pravnega učinka elektronskih podatkov pravni status elektronskega podpisa. S sprejetjem zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu je odpravljena ta ovira. Razvoj elektronskega poslovanja temelji v veliki meri na zaupanju in varnosti, ki jo občutimo vsi uporabniki elektronskih komunikacij. Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu nam omogoča, da ima elektronski podpis pravno veljavo in da je istočasno tudi varen, če je overjen s kvalificiranim digitalnim potrdilom.

27

4. ELEKTRONSKO POSLOVANJE V RAČUNOVODSTVU V STEKLARSKI NOVI D.O.O 4.1 Steklarska nova se predstavi11 Septembra 2004 je minilo 57. let uspešnega poslovanja javnega vzgojno – izobraževalnega zavoda STEKLARSAKA ŠOLA Rogaška Slatina. V vseh teh letih sta se skupaj izvajali vzgojno izobraževalna dejavnost in proizvodnja stekla. Šola je bila organizirana kot javni vzgojno – izobraževalni zavod v lasti države s 360 zaposlenimi, od tega 40 v vzgojno – izobraževalnem delu in 320 v proizvodnem delu. Šola ustvari 90% celotnega prihodka s prodajo steklenih izdelkov na domačem in tujem trgu. Prihodkov iz proračuna za financiranje vzgojno – izobraževalne dejavnosti pa je 10%. V strukturi prodaje je skoraj 80% izvoza (Italija, Velika Britanija, ZDA, Nemčija, Mehika, Francija, Švedska) in nekaj več kot 20% prodaje na slovenskem trgu. V evropskem merilu je bila Šola med pomembnimi proizvajalci stekla, saj sodelujejo z več kot 50 kupci iz Zahodne Evrope, ZDA in Mehike. Med njihove kupce spadajo : Alessi, Theresienthal, Rosental, Laura Ashlay, Armani, Ville Roy Boch… Delovanje vzgojno – izobraževalnega in proizvodnega procesa pod isto streho je sicer bilo vsebinsko dobro, vendar pa pravno organizacijsko ni bilo povsem sprejemljivo. Povzročalo je kar nekaj težav, predvsem na tržnem delu; pa tudi spremembe na vzgojno izobraževalnem delu, ki so se nanašale zlasti na širitev programov – splošna gimnazija, so narekovale potrebo po spremembah. Zaradi navedenih potreb po spremembi organiziranosti Steklarske šole, je vlada Republike Slovenije v mesecu juniju 2003 sprejela sklep o ustanovitvi javnega vzgojno izobraževalnega zavoda Šolski center Rogaška Slatina, ki je pravni naslednik Steklarske šole in dala soglasje Šolskemu centru, da za področje proizvodnje stekla ustanovi gospodarsko družbo. Šolski center je ustanovil gospodarsko družbo STEKLARSKA NOVA, proizvodnja stekla ROGAŠKA SLATINA d.o.o. v katero se je na podlagi delitvene bilance preneslo vse, kar ni neobhodno potrebno za opravljanje javne službe – to je izvajanje vzgojno – izobraževalnega procesa. Šolski center in Steklarska nova sta v 100% lasti države. Pravno formalno sta oba subjekta pričela s poslovanjem 1.11.2003. Do 15.8.2004 je bil ravnatelj Šolskega 11 Povzeto po Kunej (2004 )

28

centra še Mihael Kolar, ki je imenovan tudi za direktorja gospodarske družbe za 5 let. Gospodarska družba STEKLARSKA NOVA je organizirana kot družba z omejeno odgovornostjo. Po zakonu o gospodarskih družbah spada med srednje velike družbe. Poslovanje družbe nadzira nadzorni svet, ki ima pet članov in sicer 2 predstavnika Ministrstva za znanost, šolstvo in šport, 1 predstavnika Ministrstva za finance in 2 predstavnika delavcev. Skladno z veljavno zakonodajo se vrši tudi zunanja revizija poslovanja. Gospodarska družba Steklarska nova Rogaška Slatina d.o.o. je prevzela premoženje ter vse terjatve in obveznosti, ki se nanašajo na gospodarske predhodnice. Družba ima 582.000.000. SIT osnovnega kapitala in je v lasti Republike Slovenije. Novi sta davčna in matična številka ter transakcijski račun pri poslovni banki. Med obema pravnima subjektoma obstaja medsebojno poslovna povezava, ki je dogovorjena v tripartitni pogodbi med Šolskim centrom, Steklarsko novo d.o.o in Ministrstvom za šolstvo, znanost in šport. 4.2 Analiza elektronskega poslovanja v računovodstvu v Steklarski novi d.o.o. V podjetju Steklarska nova d.o.o. Rogaška Slatina, smo spoznavali njihovo računovodstvo in v okviru tega se seznanili še z delovanjem elektronskega poslovanja. Mislimo, da imajo zelo racionalno organiziran sektor računovodstva in financ, ki zagotavlja optimalno število zaposlenih in ažurnost podatkov. Računovodstvo podjetja je organizirano v okviru finančno računovodskega sektorja, ki ga sestavljajo: - vodja finančno – računovodskega sektorja - vodja knjigovodstva - blagajnik - materialni knjigovodja - referent obračuna plač. Računovodstvo podjetja je organizirano tako, da se z vodenjem poslovnih knjig zagotavljajo točni in pravočasni podatki ter računovodske informacije o sredstvih, obveznostih do virov sredstev, prihodkih, stroških in odhodkih ter iz njih izvedenih ekonomskih kategorij.

29

Za podjetje Steklarska nova d.o.o. predstavlja elektronsko poslovanje velik napredek za sodelovanje in poslovanje na domačem in tujem trgu. Sredi leta 2002 se je v Sloveniji končala reforma plačilnega prometa, ki je povzročila obvezno odpiranje transakcijskih računov (v nadaljevanju TRR) podjetij pri bankah. Podjetje ima danes pri določeni banki en sam račun tako za tolarske kot devizne transakcije, lahko pa ima več TRR pri različnih bankah (David Bratož, Matjaž Gams 2003, 21). Elektronsko poslovanje pravnih oseb z bankami, podjetju omogoča enostavno, boljše, varno in hitrejše izvajanje finančnih transakcij. Na ta način podjetje zmanjša obseg papirnatega dela in poveča avtomatizacijo pisarniškega poslovanja (David Bratož, Matjaž Gams 2003, 21). Podali bi še osnovne misli za varno elektronsko transakcijo. Znani so sistemi oz. sheme za varno elektronsko plačevanje preko interneta s tako imenovanim plačevanjem s kodiranjem podatkov, preko tretjega udeleženca, z elektronskim denarjem in mikro plačila. Obstoja protokol, ki zagotavlja varno elektronsko plačevanje preko interneta s kreditnimi karticami. Ena od shem varnega elektronskega plačevanja je plačevanje preko varnih elektronskih transakcij. Ta shema temelji na SET (Secure Electronic Transaction) protokolu ( Devetak 2000, 279-280). Varne elektronske transakcije so zagotovljene takrat, ko SET protokol združuje močno šifriranje in ustrezne postopke za overjanje, zagotavljanje zaupnosti, zasebnosti in zanesljivosti v vseh korakih elektronskega plačevanja. Pri tem pa so posebej pomembne naslednje sestavine (Hribar 2000, 282): zaupnost, celovitost, overjanje, interoperabilnost. Set protokol uporablja naslednje metode in tehnike kriptografije: šifriranje s simetričnim ključem, šifriranje z javnim ključem, funkcije varnostnih izvlečkov, digitalni podpis, certifikat javnih ključev in kodiranje z dvojnim podpisom (Devetak 2000, 280). Elektronsko poslovanje z bankami pomeni za podjetje Steklarska nova d.o.o opravljanje plačevanj dobaviteljem doma in v tujini, ter spremljanje vseh prilivov od kupcev na račun. Učinkovitost aplikacij se kaže v varnem (glede na to, da prihaja do veliko zlorab, vedno obstaja dvom, ali je transakcija resnično varna) ter zanesljivem prenosu denarja od enega subjekta do drugega v relativno kratkem času in z relativno majhnimi stroški. Steklarska nova d.o.o posluje z naslednjimi bankami: Banko Celje in Novo Ljubljansko Banko. S pomočjo elektronske pošte ima obravnavano podjetje Steklarska nova d.o.o. možnost predlagati negotovinske plačilne naloge v breme svojega žiro računa in v dobro poljubnega števila računov prejemnikov, kar se lahko izvaja tudi s pomočjo nujnih plačilnih nalogov.

30

V uradnem listu RS, št. 72/98, je bil objavljen format, ki ga uporabnik pripravi s podatki s plačilnih nalogov na ustrezni datoteki. Ko je ustrezna datoteka izdelana, jo je potrebno podpisati z elektronskim podpisom ter jo šifrirati. Elektronski podpis koristi za identifikacijo predlagatelja določene plačilne operacije - plačilnih nalogov (Devetak 2000, 284). Z uporabo posebnega računalniškega programa, ki ga nudi banka podjetju Steklarska nova d.o.o. omogoča vodenje preproste evidence informacij o prejemnikih, vnašanje in pregledovanje ter izpisovanje plačilnih nalogov. Banka sproti potrjuje prejete naloge, jih preverja in v nadaljevanju obdeluje. Steklarska nova je lahko sproti obveščena o vključevanju določenih nalogov v plačilni promet in s tem dnevno prejemajo obvestila o spremembah in stanju na žiro računu. Podjetje Steklarska nova d.o.o. lahko s pomočjo elektronskega poslovanja oddaja elektronsko obračun davka na dodano vrednost (obrazec DDV – 0). S tem bi naj podjetje prihranilo čas, ko uporablja delno izpolnjene davčne obrazce s podatki. Podjetje oddaja letna poročila (izkaz stanja, izkaz poslovnega izida, izkaz finančnega izida in izkaz gibanja kapitala) s pomočjo elektronskega poslovanja agenciji RS za javno pravne evidence in storitve (AJPES). Da lahko podjetje uporablja to storitev, je moralo najprej opraviti registracijo, potem pa se prijaviti v sistem. Podjetje še s pomočjo elektronskega poslovanja obdeluje statistiko finančnih računov, izdeluje obračun plač in se poslužuje e- kompezacij. Steklarska nova vodi poslovne knjige po sistemu dvostavnega knjigovodstva z uporabo analitičnega kontnega načrta. Ta analitični kontni načrt predpiše in spreminja vodja finančno-računovodskega sektorja v soglasju z direktorjem na podlagi enotnega kontnega načrta, ki ga predpiše minister, pristojen za finance. Poslovne knjige se vodijo v slovenskem jeziku in slovenskih tolarjih. Vsebovati morajo: • ime podjetja, • naziv poslovne knjige oz. računovodskega konta, • podatke o obdobju na katerega se nanašajo, • druge podatke glede na vrsto poslovne knjige. Te knjige se vodijo s pomočjo računalnika, na podlagi računalniškega programa Navision, ki zagotavlja: ♦ kontrolo knjiženih postavk z avtomatizmom dvostavnega knjigovodstva,

izraženo z enačbo: vsota postavk v breme je enaka vsoti postavk v dobro,

31

♦ da se opravljena knjiženja v poslovnih knjigah lahko popravlja samo s popravkom (storniranjem),

♦ da se zneski v poslovnih knjigah sproti sešteti, ♦ da je za vsak vpisan podatek mogoče ugotoviti datum vpisa in osebo, ki ga je

vpisala. Vpisi v poslovne knjige morajo biti opravljeni na podlagi verodostojnih računovodskih listin, ki pomenijo pisno izražen nastanek poslovne spremembe, tako, da podatki v poslovnih knjigah ustrezajo dejanskemu stanju sredstev in njihovih virov. Poslovne spremembe knjižijo po načelih skrbnosti, časovne zaporednosti, popolnosti, pravilnosti in ažurnosti. GLAVNO knjigo sestavljajo konti, na katerih se posamično ali zbirno knjižijo poslovne spremembe vsakega dela sredstev in njihovih virov, odhodki in prihodki ter poslovni rezultat. Za posamezne postavke se vodijo temeljni konti in konti popravkov. V glavni knjigi se vodi tudi izven bilančna evidenca. Glavna knjiga se vodi računalniško. Vanjo se poslovni dogodki vnašajo na podlagi izvirnih računovodskih listin in na podlagi nalogov za knjiženje. Konti glavne knjige se med poslovnim letom ali kasneje odtisnejo po potrebi, medtem ko se celotna glavna knjiga shrani na CD-ROM-u in DATA TRAKU, ki sta hranjena v sefu v Banki Celje ekspozitura Rogaška Slatina. DNEVNIK je temeljna knjiga, ki se vodi računalniško in v katero po časovnem zaporedju knjižijo poslovne dogodke, ki so predmet bilančne in izvenbilančne evidence. Vsi poslovni dogodki, ki se vnašajo v glavno knjigo iz računovodskih listin, se istočasno avtomatično zapisujejo tudi v dnevnik po časovnem zaporedju. BLAGAJNIŠKA knjiga se vodi v računovodstvu računalniško in na naslednjih obrazcih: blagajniški izdatek in blagajniški prejemek. Blagajniški dnevnik jim zagotavlja podatke o denarnih prejemkih in izdatkih ter dnevno stanje gotovine v blagajni. Vodi in zaključuje se dnevno, saldo se prenese kot začetni saldo v blagajniški dnevnik naslednjega dne. ANALITIČNA EVIDENCA osnovnih sredstev zagotavlja podatke o opredmetenih osnovnih sredstvih po inventarnih številkah in podatke o neopredmetenih dolgoročnih sredstvih. Register osnovnih sredstev se vodi računalniško in se ne zaključuje. KNJIGO PREJETIH RAČUNOV IN PREDRAČUNOV vodi računovodstvo v Steklarski novi v računalniški obliki, ki zagotavlja ustrezne podatke o prejetih računih in predračunih, ter vse podatke, potrebne v zvezi z izvajanjem zakona na dodano vrednost (za izračun vstopnega DDV).

32

KNJIGA IZDANIH RAČUNOV IN PREDRAČUNOV se vodi računalniško in zagotavlja podatke o izdanih računih za opravljene storitve oz. prodan material in trgovsko blago ter vse podatke, potrebne v zvezi z izvajanjem zakona o davku na dodano vrednost (za izračun poračunavanja DDV ipd). ANALITIČNA EVIDENCA ZALOG MATERIALA IN GOTOVIH IZDELKOV zagotavlja podatke o količinskem in vrednostnem stanju posameznih vrst zalog po šifrah posameznih elementov. Vodi se računalniško in zagotavlja evidentiranje zalog in obračun porabe zalog v skladu s slovenskimi računovodskimi standardi in s pravilnikom o računovodstvu Steklarske nove d.o.o. Rogaška Slatina. ANALITIČNA EVIDENCA OSEBNIH DOHODKOV zagotavlja podatke o obračunanih in izplačanih plačah in nekaterih drugih prejemkih delavcev. Obračun plač in vse potrebne evidence v zvezi s plačami se vodijo računalniško. Vnos podatkov o obračunanih in izplačanih plačah v glavno knjigo se izvršuje ročno. ANALITIČNA EVIDENCA DOMAČIH IN TUJIH KUPCEV blaga oz. uporabnikov storitev zagotavlja podatke o terjatvah do kupcev oz. uporabnikov storitev in plačilih izdanih računov. ANALITIČNA EVIDENCA DOMAČIH IN TUJIH DOBAVITELJEV blaga oz. storitev zagotavlja podatke o obveznostih do dobaviteljev in plačevanju prejetih računov. Obe evidenci se vodita računalniško. Poslovni dogodki se praviloma vnašajo iz izvirnih računovodskih listin. Na podlagi mesečnih specifikacij se pripravi nalog za knjiženje zbirnih podatkov o mesečnem prometu kupcev in dobaviteljev v glavno knjigo. Ročno se izpisujejo nalogi za plačila dobaviteljem glede na zapadlost obveznosti. RAČUNOVODSKE LISTINE Računovodske listine v podjetju Steklarska nova d.o.o. sestavijo za vsak poslovni dogodek, ki se v zvezi s poslovanjem podjetja pokaže v spremembi sredstev ali obveznosti do virov sredstev ali pa o nastanku odhodkov ali prihodkov. Sestavi pa se tudi v zvezi s poslovnimi dogodki, ki so predmet zunaj bilančne evidence. Vsako knjiženje v računovodstvu mora temeljiti na računovodski listini, ki mora biti pravilno sestavljena ter formalno in vsebinsko preverjena in opremljena s podpisom pooblaščene osebe za kontrolo. Knjiženje se ne more opraviti brez verodostojnosti računovodske listine. Računovodska listina je lahko posredovana tudi na ustreznem računalniškem nosilcu podatkov, če je te podatke mogoče odtisniti ali kako drugače odčitati.

33

Računovodska listina mora vsebovati vse podatke, ki so potrebni za pravilno knjiženje. Iz računovodske listine oz. njenih prilog mora biti jasno razvidno, da je obravnavana poslovna sprememba resnično nastala. Oblika računovodske listine mora biti usklajena s potrebami in možnostmi trenutnega informacijskega sistema v podjetju. Oblika in vsebina dokumentov, navodila za njihovo izpolnjevanje in krogotok dokumentacije je predpisan v navodilih računalniškega programa Navision. KONTROLA RAČUNOVODSKIH LISTIN Za kontrolo računovodskih listin, ki so osnova za nastanek poslovne spremembe, oz. imajo za posledico materialno - finančne obveznosti podjetja, ter računovodskih listin, ki so osnova za knjiženje, imajo pooblaščene osebe na raznih delovnih mestih. Kontrola poteka računalniško in ročno. Pooblaščeni delavec za kontrolo računovodskih listin s svojim podpisom potrdi pravilnost, točnost in zakonitost računovodske listine kot dokumenta, ki dokazuje poslovno spremembo. Po opravljeni kontroli in likvidaciji izvirnih računovodskih listin, ki se izstavljajo izven računovodstva tega podjetja in služijo kot osnova za evidentiranje poslovnih sprememb, se morajo le – te dostaviti računovodstvu v določenih rokih (le tiste računovodske listine, ki se ne kontrolirajo v računovodstvu). ZAKLJUČEVANJE POSLOVNIH KNJIG Poslovne knjige odpirajo in zaključujejo vsako poslovno leto. Za postavke sredstev in obveznosti do virov sredstev se poslovne knjige odprejo na podlagi začetne bilance stanja oz. med letom ob nastanku poslovne spremembe in na podlagi verodostojne računovodske listine. Enako se ravna ob odpiranju kontov prihodkov, odhodkov, stroškov, poslovnih učinkov in poslovnega izida. Tehnika zaključevanja knjig je določena z računalniškim program Navision. Pomožne knjige oz. analitične evidence se odpirajo na enak način, kot je navedeno zgoraj. Izjema je register in analitična evidenca opredmetenih osnovnih sredstev, kjer se ta ne zaključi vse dokler se opredmetena sredstva uporabljajo. Po knjiženju vseh poslovnih dogodkov za poslovno leto in po kontroliranju izkazanih stanj se poslovne knjige zaključijo. Vse poslovne knjige, ki se ne izpisujejo (tako glavna kot pomožne), se ob zaključku poslovnega leta shranijo na ustreznem nosilcu podatkov (računalniški medij- CD-ROM, disketa, ipd.). Poleg ustreznega računalniškega medija je

34

potrebno shranjevati tudi ustrezne računalniške rešitve, ki bodo omogočale uporabo teh podatkov v prihodnosti. HRAMBA RAČUNOVODSKE DOKUMENTACIJE Kot računovodsko dokumentacijo štejejo v podjetju Steklarska nova d.o.o. vse računovodske podatke in informacije, ne glede na to, na kakšen nosilcu podatkov so, in sicer: računovodske listine in druge poslovne listine, računovodske obračune in druga računovodska poročila, inventurne elaborate ter drugo računovodsko dokumentacijo. Računovodsko dokumentacijo morajo hraniti tako, da ne pride do fizičnega poškodovanja in da do nje ni mogoč dostop nepooblaščenim osebam. Način hrambe računovodske dokumentacije mora zagotoviti hiter dostop do posameznih podatkov in informacij. Računovodske listine in poslovne knjige hranijo v arhivu in v računovodstvu. V računovodstvu se na mestu, kjer se obdeluje oz. knjiži, hrani oz. odlaga tekoča dokumentacija. Ta dokumentacija mora biti odložena in shranjena v primerno zavarovani pisarniški opremi. Dokumentacija je shranjena v papirni in elektronski obliki. Za hrambo dokumentacije, ki se hrani v računovodstvu in v arhivu je odgovoren vodja FRS. Za hrambo računovodskih podatkov in informacij na računalniških nosilcih podatkov je odgovoren delavec na delovnem mestu- vodja knjigovodstva in vodja informatike. Glede na obdobje hrambe računovodskih listin je treba pri računalniškem obravnavanju podatkov hraniti tudi programsko opremo. Po pretoku roka hrambe se računovodska dokumentacija, ki je bila v hrambi v arhivu, komisijsko izloči iz hrambe ter uniči. 4.3 Predlogi ustreznih rešitev za nadaljnji razvoj Predstavili smo podjetje Steklarska nova d.o.o. v Rogaški Slatini. V tem podjetju smo analizirali elektronsko poslovanje v računovodstvu. Glede na hiter razvoj informacijske tehnologije in telekomunikacij priporočamo, da v podjetju na področju elektronskega poslovanja v računovodstvu sproti sledijo in uvajajo v lastno prakso najnovejše dosežke elektronskega poslovanja. V računovodstvu pravijo, da imajo v prihodnosti namen nadgraditi obstoječi informacijski sistem. Z elektronskim poslovanjem se ohranja jasnost računovodskih izkazov, nadzor podatkovnih zbirk je zelo učinkovit.

35

Pri elektronskem poslovanju v računovodstvu bodo lažje izvedli spremembe na dokumentih, ker pregled lahko izvaja več oseb naenkrat, zagotovljena pa jim bo tudi lokacijska sledljivost dokumentov. Dokumente lahko potrjujejo z elektronskim podpisom. Papirnati dokumenti se bodo pojavljali le še kot pomožni nosilec informacije. Podjetje bo s tem občutno zmanjšalo obseg papirnatega dela in povečalo avtomatizacijo računovodskega poslovanja. Gre za zamisel računalniške izmenjave podatkov, nadomestitev papirnatih poslovnih listin, kot so npr.: naročila, računi, plačilni nalogi in druge… Obravnavanemu podjetju bi predlagali, da bi pri elektronskem poslovanju dobro upoštevalo varnostne zahteve, ki jih Borka Jerman Blažič imenuje varnostne storitve:

overjanje – vsak mora imeti možnost preveriti identiteto subjektov, s katerimi komunicira, in izvor podatkov;

zaupnost – določene informacije ne smejo biti razkrite nepooblaščenim

subjektom;

neokrnjenost – podatki morajo biti zaščiteni pred nepooblaščenim spreminjanjem; če je do spremembe prišlo po naključju, jo moramo biti sposobni enostavno odkriti;

nadzor dostopa – preprečevanje nepooblaščene uporabe določenih sredstev:

uporabe oseb, ki za to niso pooblaščene, ali uporabe sredstev v namene, za katere niso predvidena;

preprečevanje zanikanja – preprečevanje možnosti zanikanja subjektov,

sodelujočih v določeni aktivnosti elektronskega poslovanja, da so v tej aktivnosti dejansko sodelovali;

razpoložljivost – storitve elektronskega poslovanja morajo biti stalno na voljo .

4.4 Sklepne misli V Steklarski novi d.o.o. v Rogaški Slatini računalniška podpora in elektronsko poslovanje v računovodstvu omogočajo, da je za uporabnika izvajanje prijaznejše, zmanjšajo se možnosti napak in uporabljena je manjša količina papirja. Računovodje so pri delu vodeni in imajo kontroliran dostop do informacij. V omenjenem računovodstvu elektronsko poslovanje omogoča hiter dostop do dokumentov, ki jih potrebujejo in njihovo varno shranjevanje. Omogoča jim tudi nadzor nad podatki in zaklepanje podatkov v času njihovega spreminjanja.

36

Podjetje ima trenutno delno urejen pretok dokumentov med delovnimi mesti v elektronski obliki, kar pomeni, da bo z nadgradnjo Navision programa ta pretok stekel nemoteno. Podjetje bi lahko sčasoma uvedlo še elektronsko obliko poslovanja znotraj podjetja – intranet (komuniciranje preko računalnika). Storitve na daljavo kot oblika elektronskega poslovanja so v tem podjetju dobro razvita, saj gre za ponudbe v digitalni obliki in različne informacije. Zelo dobro so razvite še naslednje oblike elektronskega poslovanja: elektronsko bančništvo, finančni prenosi, plačilni promet. Malce več pozornosti bi bilo potrebno nameniti še: elektronskemu trgovanju in komunikacijsko – informacijskim storitvam. Podjetje bi lahko razmislilo tudi o uvedbi sporazuma o elektronskem poslovanju, imenovan e – sporazum. Tak e –sporazum je primeren za urejanje elektronskega poslovanja med podjetji, ki jih povezujejo pogodbeni odnosi, ki temeljijo izključno na elektronski izmenjavi podatkov. Gre za skupino predpisov, ki zagotavljajo, da bodo e – transakcije opravljene v solidnem pravnem okvirju.

37

5. ZAKLJUČEK Prvi cilj naše raziskave je bil, da smo opredelili pojem elektronskega poslovanja. V okviru tega pa preučili oblike, dokumentiranje, prednosti in slabosti elektronskega poslovanja. Menimo, da je bil cilj v celoti dosežen. Na voljo smo imeli dovolj literature domačih in tujih avtorjev, s pomočjo katerih smo prišli do določenih spoznanj in stališč. Zavedamo se, da je elektronsko poslovanje po svetu in pri nas vse bolj uveljavljen način poslovanja, ki omogoča podjetjem zmanjšanje stroškov poslovanja, izboljšanje odzivnega časa pri izvajanju poslovnih procesov, zmanjša papirno dokumentacijo. Elektronsko poslovanje ne prinaša samo številnih prednosti pri poslovanju, ampak se je potrebno soočiti tudi s številnimi slabostmi. Naslednji cilj je bil proučevanje elektronskega poslovanja v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov. Proučiti smo morali razloge za uvedbo elektronskega poslovanja v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov, raziskali smo kako poteka elektronsko poslovanje v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov proučili prednosti in slabosti elektronskega poslovanja v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov in proučili določila zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu. Ta cilj je bilo veliko težje doseči, a je bil v celoti dosežen, kljub temu da ni bilo na voljo toliko literature o elektronskem poslovanju v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov, kot za proučitev elektronskega poslovanja na sploh, ki je bil za nas prvi cilj v tej poslovni raziskavi. Elektronsko poslovanje v samem računovodstvu prinaša s seboj številne prednosti in slabosti. Prišli smo do spoznanja, da so bila nekatera podjetja na področje računovodstva prisiljena uvesti elektronsko poslovanje zaradi pritiska poslovnih partnerjev. Nekatera podjetja pa so sama prišla do spoznanj, da brez elektronskega poslovanja v računovodstvu v prihodnosti ne bo možno, saj na tak način prihaja do izmenjave podatkov standardnih poslovnih transakcij med podjetji in poslovnimi partnerji na hiter in natančen način, ki ne zahteva osebne prisotnosti. S sprejetjem zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu, je bila odpravljena ovira zakonskih predpisov, ki ureja pisno obliko dokumentov, predložitev izvirnikov, podpisanih dokumentov… Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu nam omogoča, da ima elektronski podpis pravno veljavo in da je istočasno tudi varen, če je overjen s kvalificiranim digitalnim potrdilom. Zadnji cilj pa je bila raziskava elektronskega poslovanja v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov v Steklarski novi d.o.o. v Rog. Slatini. Opredelili smo Steklarsko novo d.o.o. in njene značilnosti. Analizirali elektronsko poslovanje v računovodstvu proizvajalnih poslovnih sistemov v tem podjetju in na osnovi opravljene analize podali ustrezne rešitve za nadaljnji razvoj. Zelo smo bili navdušeni nad analizo elektronskega poslovanja v računovodstvu v obravnavanem podjetju. Uspešno smo dosegli cilj, podali rešitve za nadaljnji

38

razvoj in istočasno potrdili želeno trditev, da je elektronsko poslovanje v računovodstvu v tem podjetju resnično dokaj dobro razvito. V Steklarski novi d.o.o. v Rogaški Slatini računalniška podpora in elektronsko poslovanje v računovodstvu omogočajo, da je za uporabnika izvajanje prijaznejše, zmanjšajo se možnosti napak in uporabljena je manjša količina papirja. Podjetje ima dokaj dobro razvite naslednje oblike elektronskega poslovanja: storitve na daljavo, kjer gre za ponudbe v digitalni obliki in različne informacije, elektronsko bančništvo, finančne prenose, plačilni promet. Malce več pozornosti bi bilo potrebno nameniti še: elektronskemu trgovanju in komunikacijsko – informacijskim storitvam. Podjetje bi lahko razmislilo tudi o uvedbi sporazuma o elektronskem poslovanju, imenovan e – sporazum. Tak e –sporazum je primeren za urejanje elektronskega poslovanja med podjetji, ki jih povezujejo pogodbeni odnosi, ki temeljijo izključno na elektronski izmenjavi podatkov. Gre za skupino predpisov, ki zagotavljajo, da bodo e – transakcije opravljene v solidnem pravnem okvirju.

39

6. POVZETEK Elektronsko poslovanje je danes v svetu in tudi pri nas tema, ki je zanimiva za vse sfere delovanja države in gospodarstva. Tema ni samo zanimiva, temveč v tem trenutku razvoja družbe že prava nujnost. To poslovanje nastaja predvsem kot posledica velikega razvoja informatike, računalništva in telekomunikacij. Diplomsko delo obravnava elektronsko poslovanje, ki je v današnjem času izredno pomembno, koristno in uporabno, med drugimi za potrebe računovodstva iz najrazličnejših zornih kotov. Slovenija je sprejela Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu, ki velja od 22.08.2000 naprej, kar prispeva k pospeševanju mednarodnega sodelovanja. Elektronsko poslovanje ima nekaj prednosti in slabosti, ki smo jih predstavili v tej zaključni nalogi, še posebej na področju računovodstva, ki je naša specifika. Analizo elektronske poslovanja v računovodstvu smo prikazali na podjetju Steklarska nova d.o.o.. Podali smo nekaj ustreznih predlogov za nadaljnji razvoj in potrdili trditev, da je elektronsko poslovanje v tem podjetju dokaj dobro razvito. Ključne besede: elektronsko poslovanje, računovodstvo, elektronski podpis. ZUSAMMENFASSUNG Die elektronische Geschäftstätigkeit ist heutzutage auf der Welt und auch bei uns das Thema, das für alle Sphären der Staats- und Wirtschaftsfunktionen interessant ist. Das Thema ist nicht nur interessant sondern in gegenwärtiger Entwicklungsphase der Gesellschaft sogar ein Muss. Diese Geschäftstätigkeit entsteht vor allem als Folge einer grossen Entwicklung der Informatik und Telekommunikationen. Diese Diplomarbeit erörtert die elektronische Geschäftstätigkeit, die in heutiger Zeit von grosser Bedeutung, Nutzen und Verwendbarkeit ist, vor allem für die verschiedenste Bedürfnisse der Finanzbuchhaltung. In Slowenien wurde am 22. 8. 2000 das Gesetz von elektronischer Geschäftstätigkeit und elektronischer Unterschrift verabschiedet uns das leistet einen grossen Beitrag zur Förderung der internationalen Zusammenarbeit. Die elektronische Geschäftstätigkeit hat ein paar Vorteile und Nachteile, vor allem auf dem Bereich der Finanzbuchhaltung, die unsere Spezialisierung ist. Die Analyse der elektronischen Geschäftstätigkeit in der Buchhaltung wurde aufgrund der Daten aus dem Betrieb Steklarska nova d. o. o. (GmbH) durchgeführt. Einige entsprechende Verbesserungsvorschläge für die

40

Fortentwicklung wurden erstattet, und die Voraussetzung, dass die elektronische Geschäftstätigkeit in diesem Betrieb ziemlich gut entwickelt ist, wurde bestätigt. Schlüsselbegriffe: elektronische Geschäftstätigkeit, die Finanzbuchhaltung, elektronische Unterschrift.

41

7. SEZNAM VIROV 1. Bolz Norbert, Friebe Holm, Gurtler Detler, Huber Thomas. 2001. Duden –

Worterbuch der New Economy. Mannheim:Bibliographisches Institut &F.A. Brockhaus.

2. Bratož David, Matjaž Gams. 2003. Informacijska družba IS 2003 – Inteligentni in računalniški sistemi. Ljubljana: Institut Jožef Štefan.

3. Devetak Gabriel. 2000. Evropski marketing storitev. Kranj: Moderna organizacija v sestavi Fakultete za organizacijske vede.

4. Duhovnik Jože, Tavčar Jože. 2000. Elektronsko poslovanje in tehnični informacijski sistemi. Ljubljana: Lecad, Univerza v Ljubljani, Fakulteta za strojništvo.

5. Frece Vincenc. 2001. Elektronsko poslovanje državne uprave na primeru upravnega postopka. Ekonomsko poslovna fakulteta Maribor: Magistrsko delo.

6. Jerman Blažič Borka. 2001. Elektronsko poslovanje na internetu. Ljubljana: Gospodarski vestnik.

7. Jerman Blažič Borka. 1996. Internet. Ljubljana: Novi Forum. 8. Klasinc Peter Pavel. 2001. Sodobni arhivi 2001. Maribor: Mednarodni institut

arhivskih znanosti v sodelovanju z arhivskim društvom Maribor. 9. Kocbek Marijan. 2001. Zakon o gospodarskih družbah. Ljubljana: Gospodarski

Vestnik. 10. Kranjec Samo.1998. Elektronsko poslovanje v računovodstvu in financah.

Finance, 27:13. 11. Kunej Marina, 2004. Poslovnik kakovosti. Rogaška Slatina. 12. Kunej Marina.2004. predlog pravilnika o računovodstvu Steklarske nove Rog.

Slatina d.o.o.Rogaška Slatina. 13. Makarovič Boštjan, Klemenčič Goran, Klobučar Tomaž, Bogataj Maja, Pahor

David. 2001. Internet in pravo. Ljubljana: Pasadena. 14. Pavliha Marko, Jerman Blažič Borka. 2002. Zakon o elektronskem poslovanju

in elektronskem podpisu s komentarjem. Ljubljana: Gospodarski vestnik. 15. Priročnik za mala in srednja velika podjetja. 2002. Skrivnosti elektronskega

poslovanja. Ljubljana: Gospodarska zbornica Slovenije. 16. Pušnik Darjan. 2000. elektronsko poslovanje: poslovna priložnost ali poslovna

nuja? Ekonomsko poslovna fakulteta Maribor. Magistrsko delo. 17. Siegetsleitner Anne. 2001. E- Mail im Internet und Privatheitsrechte. Munchen.

Karl Albert GmbH Freiburg. 18. Sietmann Richard.1997. Electronic cash. Stuttgart: Wirtschafts Woche. 19. Slovenski inštitut za revizijo. 2004. Slovenski računovodski standardi.

Ljubljana: Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev. 20. Škrlec Ivan. 2002. E- poslovanje in uporaba formata XML. Finance, 84, 18. 21. Toplišek Janez. 1998. Elektronsko poslovanje. Ljubljana: Atlantis. 22. Zerdick Axel.2001. Die Inetrnet – Okonomie. Berlin: Heidelberg New York.