ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI …kc.umn.ac.id/1528/1/skripsi.pdf · persyaratan...
Transcript of ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI …kc.umn.ac.id/1528/1/skripsi.pdf · persyaratan...
1
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
PADA PT. WIRA EKA BHAKTI
SKRIPSI
Disusun oleh: Michael
09110310034
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI, FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI KOMUNIKASI,
UNIVERSITAS MULTIMEDIA NUSANTARA
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
2
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
PADA PT. WIRA EKA BHAKTI
Nama : Michael
NIM : 09110310034
Fakultas : Teknologi Informasi dan Komunikasi
Jurusan : Sistem Informasi
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom)
UNIVERSITAS MULTIMEDIA NUSANTARA Tangerang
2012
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
3
HALAMAN PERSETUJUAN
Skripsi dengan judul
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
PADA PT. WIRA EKA BHAKTI
oleh
MICHAEL
09110310034
telah disetujui untuk diajukan pada
Sidang Ujian Skripsi Universitas Multimedia Nusantara
Tangerang, 21 Desember 2012
Menyetujui,
Pembimbing Ketua Program Studi
(Johan Setiawan S.Kom., M.M., M.B.A.) (Wira Munggana, S.Si., M.Sc.)
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
4
PENGESAHAN SKRIPSI
Skripsi dengan judul
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
PADA PT. WIRA EKA BHAKTI
oleh
MICHAEL dengan NIK: 09110310034
telah diujikan pada hari Kamis, tanggal 31 Januari 2013 ,
pukul 15.00 WIB s.d. 16.30 WIB dan dinyatakan LULUS
dengan susunan penguji sebagai berikut.
Ketua Sidang Penguji
Ir. Raymond Sunardi Oetama, M.C.I.S Martinus Raditia Sigit Suhendra, ST., M.T.I.
Dosen Pembimbing
Johan Setiawan S.Kom., M.M., M.B.A.
Disahkan oleh
Ketua Program Studi Sistem Informasi - UMN
Wira Munggana, S.Si., M.Sc.
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
5
HALAMAN PERSEMBAHAN
To the light a loving and sincere, My Mama
To the full force of love and responsibility, My Mommy
To the inspire hard work and perseverance, My Daddy
To the spirit and hope, My Sister
To the happiness and pleasure, My GrandMa
Because you are my inspiration
I presented this work for you
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
6
PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi ini adalah karya ilmiah saya
sendiri, bukan plagiat dari karya ilmiah yang ditulis oleh orang lain atau lembaga lain,
dan semua karya ilmiah orang lain atau lembaga lain yang dirujuk dalam skripsi ini
telah disebutkan sumber kutipannya serta dicantumkan di Daftar Pustaka.
Jika di kemudian hari terbukti ditemukan kecurangan/ penyimpangan, baik
dalam pelaksanaan skripsi maupun dalam penulisan laporan skripsi, saya bersedia
menerima konsekuensi dinyatakan tidak lulus untuk mata kuliah Skripsi yang telah
saya tempuh.
Tangerang, 21 Desember 2012
MICHAEL
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
7
ABSTRAKS
Sumber daya manusia merupakan salah satu asset penting dalam mengelola
sebuah perusahaan. Oleh karena itu diperlukan sebuah system informasi management
yang dapat meningkatkan efisiensi kerja dan dapat memaksimalkan proses dari
kegiatan pengelolaan sumber daya manusia perusahaan. Metode penelitian yang
digunakan yaitu metode pengumpulan data dengan wawancara, survey mengenai
sistem yang berlaku saat ini. Metode dari analisis dan perancangan sistem yang
diajukan menggunakan konsep Object Oriented dan direpresentasikan melalui notasi
Unified Modeling Language (UML). Dari penelitian ini dihasilkan suatu perancangan
sistem informasi management sumber daya manusia yang dapat membantu
departemen sumberdaya manusia agar mendapatkan informasi yang akurat, relevan
dan tepat waktu dalam menjalankan fungsinya. Sistem informasi managemen sumber
daya manusia ini dapat membantu manager sumber daya manusia dalam mengelola
sumber daya manusia perusahaan. Dalam perancangan ini, penulis menggunakan
bahasa pemograman Visual Basic.NET, dan basis data menggunakan MySQL, dan
hasil laporan menggunakan Crystal Report. Dengan rancangan aplikasi tersebut
diharapkan perusahaan akan memperoleh beberapa kemudahan dalam menginput data
sekaligus membantu pihak perusahaan untuk menyusun laporan pelatihan dan
pengembangan karyawan menjadi lebih cepat dan efisien.
Kata kunci: Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, Pelatihan dan Pengembangan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
8
KATA PENGANTAR
Pertama dan terutama, puji dan syukur penulis panjatkan pada Tuhan Yesus
Kristus yang member nafas kehidupan, dan memberikan hikmat sehingga laporan
Tugas Akhir ini yang berjudul “Analisa dan Perancangan Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia Pada PT. Wira Wka Bhakti” bisa
disusun.
Penulisan tugas akhir ini disusun dan diajukan untuk memenuhi salah satu
persyaratan menyelesaikan program Srata 1, jurusan Sistem Informasi, Universitas
Multimedia Nusantara, Gading Serpong.
Dalam melakukan penulisan tugas akhir ini penulis banyak sekali dibantu oleh
berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini, penulis ingin sekali menyampaikan rasa
terima kasih kepada.
1. Bpk. Wira Munggana, selaku ketua jurusan Sistem Informasi Universitas
Multimedia Nusantara
2. Bpk. Johan Setiawan, selaku dosen pembimbing yang telah memberikan
waktu dan tenaga, dalam memberikan bimbingan, perhatian, dan saran
serta pengarahan kepada penulis sehingga skripsi ini dapat terselesaikan
3. Kepada PT. Wira Eka Bhakti, khususnya Ibu Chaterine yang telah
memberikan ijin serta Ibu Hefni Soraya yang banyak memberikan
bantuan dalam melakukan pengumpulan data dan informasi yang
dibutuhkan dalam penyusunan skripsi ini.
4. Orang tua maupun saudara-saudara yang telah memberikan dukungan
materiil dan moril kepada penulis dalam penulisan skripsi ini.
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
9
5. Teman-teman terdekat yang selalu member motivasi kepada penulis
untuk dapat menyelesaikan skripsi ini
6. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah
membantu dengan memberikan dorongan dan doa, saran, serta kritik
yang membangun dalam penyusunan skripsi ini
Penulis mengharapkan agar dikemudian hari skripsi ini menjadi sumber
inspirasi untuk mengembangkan aplikasi tidak hanya pada dunia akademik tetapi juga
dalam dunia praktik kerja sehingga dapat bermanfaat bagi seluruh sivitas academica
Universitas Multimedia Nusantara.
Gading Serpong, Agustus 2012
Penulis
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
10
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar i
HALAMAN PERSETUJUAN ii
PENGESAHAN SKRIPSI iii
PERNYATAAN iv
ABSTRAKS v
KATA PENGANTAR vi
DAFTAR ISI viii
DAFTAR TABEL xi
DAFTAR GAMBAR xii
LAMPIRAN xiv
BAB I PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Perumusan Masalah 2
1.3 Batasan Masalah 2
1.4 Tujuan Penelitian 3
1.5 Manfaat Penelitian 3
1.6 Sistematika Penelitian 3
BAB II LANDASAN TEORI 5
2.1 Pengertian Sistem Informasi 5
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
11
2.2 Sistem Informasi Berorientasi Object dan Data Flow Diagram 8
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Berorientasi Object 8
2.2.2 Data Flow Diagram 9
2.3 Konsep Sumber Daya Manusia 11
2.3.1 Managemen Sumber Daya Manusia (MSDM) 11
2.3.2 Tujuan Managemen Sumber Daya Manusia 12
2.3.3 Strategi Managemen Sumber Daya Manusia 13
2.3.4 Teori Peningkatan Sumber Daya Manusia 14
2.3.5 Kegiatan dalam Managemen Sumber Daya Manusia 16
BAB III METODE PENELITIAN 21
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan 21
3.2 Struktur Organisasi 23
3.3 Metode Penelitian 28
3.4 Analisa Masalah dan Requirement 28
3.4.1 Proses Sistem Berjalan 28
3.4.2 Sistem Requirement 29
3.5 Perancangan Sistem 30
3.5.1 Gambaran Umum Sistem 30
3.5.2 Context Diagram 33
3.5.3 Data Flow Diagram Level 0 34
3.5.4 Data Flow Diagram Level 1 35
3.5.5 Normalisasi Data 37
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
12
3.5.6 Perancangan Database 42
3.5.7 Relasi Database 48
3.5.8 Perancangan Output 48
3.6 Perancangan Interface 55
3.7 Coding 60
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 61
4.1 Hasil 61
4.2 Pembahasan 75
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 77
5.1 Simpulan 77
5.2 Saran 77
DAFTAR PUSTAKA xv
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
13
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Tabel User 42
Tabel 3.2 Tabel User Wewenang 42
Tabel 3.3 Tabel Wewenang 42
Tabel 3.4 Tabel Karyawan 43
Tabel 3.5 Tabel Karyawan Pendidikan 43
Tabel 3.6 Tabel Departemen 44
Tabel 3.7 Tabel Jabatan 44
Tabel 3.8 Tabel Pelatihan 44
Tabel 3.9 Tabel Pengajuan Pelatihan 44
Tabel 3.10 Tabel Pengajuan Pelatihan Detail 45
Tabel 3.11 Tabel Jadwal Pelatihan 45
Tabel 3.12 Tabel Hasil Pelatihan 45
Tabel 3.13 Tabel Hasil Pelatihan Detail 45
Tabel 3.14 Tabel Pelatihan Sertifikat 46
Tabel 3.15 Tabel Penilaian 46
Tabel 3.16 Tabel Penilaian Detail 46
Tabel 3.17 Tabel Pemindahan 47
Tabel 3.18 Tabel Pemindahan Detail 47
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
14
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Siklus Hidup Pengembangan Sistem 6
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Wira Eka Bhakti 23
Gambar 3.2 Skema Metode Penelitian 28
Gambar 3.3 Proses Bisnis Pelatihan dan Pengembangan 29
Gambar 3.4 Context Diagram 33
Gambar 3.5 Data Flow Diagram Level 0 34
Gambar 3.6 DFD Level 1 Proses 1.0 Input Master Data 35
Gambar 3.7 DFD Level 1 Proses 2.0 Proses Pelatihan 35
Gambar 3.8 DFD Level 1 Proses 3.0 Proses Penilaian Karyawan 36
Gambar 3.9 DFD Level 1 Proses 4.0 Proses Pemindahan 36
Gambar 3.10 DFD Level 1 Proses 5.0 Proses Laporan Pemindahan 37
Gambar 3.11 Relasi Database 48
Gambar 3.12 Jadwal Pelatihan 49
Gambar 3.13 Catatan Hasil Pelatihan 50
Gambar 3.14 Pemindahan 51
Gambar 3.15 Laporan Pengajuan Pelatihan 52
Gambar 3.16 Laporan Pelatihan 53
Gambar 3.17 Laporan Pemindahan 54
Gambar 3.18 Form Master Pegawai 55
Gambar 3.19 Form Master Departemen 56
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
15
Gambar 3.20 Form Master Jabatan 56
Gambar 3.21 Form Master Pelatihan 57
Gambar 3.22 Form pengajuan Pelatihan 57
Gambar 3.23 Form Jadwal Pelatihan 58
Gambar 3.24 Form Hasil Pelatihan 58
Gambar 3.25 Form Penilaian Prestasi 59
Gambar 3.26 Form Pemindahan 59
Gambar 4.1 Navigation Diagram Sistem Informasi HRD PT. Wira Eka Bhakti 61
Gambar 4.2 Form Login 62
Gambar 4.3 Form Menu Utama 63
Gambar 4.4 Data Master Karyawan 64
Gambar 4.5 Data Master Departemen 65
Gambar 4.6 Data Master Jabatan 65
Gambar 4.7 Data Master Pelatihan 66
Gambar 4.8 Data Master User 66
Gambar 4.9 Formulir Pengajuan Pelatihan 67
Gambar 4.10 Formulir Jadwal Pelatihan 68
Gambar 4.11 Formulir Hasil Pelatihan 68
Gambar 4.12 Formulir Penilaian Karyawan 69
Gambar 4.13 Warning Saat Mengklik Tombol Cetak 70
Gambar 4.14 Hasil Cetak Formulir Pengajuan Kebutuhan 70
Gambar 4.15 Hasil Cetak Jadwal Pelatihan 71
Gambar 4.16 Hasil Cetak Catatan Hasil Pelatihan 72
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
16
Gambar 4.17 Hasil Cetak Pemindahan Karyawan 73
Gambar 4.18 Laporan Pengajuan Pelatihan 74
Gambar 4.19 Laporan Hasil Pelatihan 74
Gambar 4.10 Laporan Pemindahan 75
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
17
LAMPIRAN
1. Surat Keterangan Perusahaan
2. Formulir Konsultasi Skripsi
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
18
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin maju dari masa ke
masa, membuat persaingan dalam dunia pekerjaan meningkat. Hal ini disebabkan
adanya globalisasi dan modernisasi. Jika suatu organisasi atau instansi tidak bisa
menyikapi hal tersebut, maka kelangsungan kegiatan atau pekerjaan di dalam
organisasi atau instansi tersebut akan terhambat. Untuk itu, diperlukan adanya sistem
yang baik yang harus dimiliki oleh setiap organisasi. Sebuah instansi harus didukung
sumber daya manusia yang cakap karena sumber daya manusia sangat berperan
dalam menjalankan usaha atau kegiatan di dalam instansi tersebut
Perlu disadari, bahwa untuk mengimbangi perubahan-perubahan dan
kemajuan dalam berbagai aspek yang mempengaruhi beban kerja pimpinan dituntut
tersedianya tenaga kerja yang setiap saat dapat memenuhi kebutuhan. Untuk itu,
membuat seorang pimpinan harus dapat mengelola sumber daya-sumber daya secara
efektif dan efisien terutama dalam pengelolaan sumber daya manusia. Dalam kondisi
seperti ini, bagian kepegawaian juga dituntut harus selalu mempunyai strategi baru
untuk dapat mengembangkan dan mempertahankan pegawai yang cakap yang
diperlukan oleh suatu instansi
Salah satu cara yang dapat dilakukan dalam upaya meningkatkan kinerja
pegawai adalah dengan melalui pengembangan pegawai yaitu dengan melakukan
pendidikan dan pelatihan untuk dapat meningkatkan kualitas dari karyawan dan
secara langsung meningkatkan kinerja perusahaan tersebut.
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
19
Awalnya PT Wira Eka Bhakti adalah sebuah badan usaha yang berbentuk CV.
Seiring berjalannya waktu, PT Wira Eka Bhakti mengalami kemajuan dalam
menjalankan bisnis sehingga berubah menjadi sebuah Perseroan Terbatas.
Perkembangan bisnis PT Wira Eka Bhakti belum diserasikan dengan perkembangan
teknologi informasi yang perusahaan terapkan, salah satunya adalah HRD. PT. Wira
Eka Bhakti adalah perusahaan yang bergerak dibidang penyedia web server, desktop
services, dan web network integration services. Seperti banyaknya perusahaan, PT.
Wira Eka Bhakti yang dapat juga disingkat PT. WEB tidak dapat berdiri sendiri tanpa
adanya vendor dan supplier lainnya. Acer, Lenovo, HP, dan Dell adalah beberapa
supplier hardware yang bermitra dengan PT Wira Eka Bhakti. Juga Cisco dan
Panduit sebagai supplier networking perusahaan, supplier database yang diajak
bekerja sama adalah Oracle, serta partner-partner lainnya seperti Epson, eBeam,
Lexmark, dan thinkfree. Sampai saat ini jumlah karyawan diatas 300 orang.
Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian
bidang pelatihan dan pengembangan pada sebuah perusahaan dengan memilih judul
‘ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PADA PT. WIRA
EKA BHAKTI (Studi Kasus: Sumber Daya Manusia)’
1.2 Perumusan Masalah
Adapun masalah-masalah yang dihadapi oleh P.T. WIRA EKA BHAKTI
terutama pada bagian personalia ketika penulis melakukan penelitian antara lain
mencakup :
1. Bagaimana membuat sistem proses pelatihan dan pengembangan pada PT. Wira
Eka Bhakti?
2. Syarat-syarat apa yang harus dipenuhi oleh seorang karyawan agar layak
mengikuti proses pengembangan?
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
20
3. Data apa saja yang dibutuhkan oleh bagian personalia dalam menjalankan sebuah
proses pelatihan dan pengembangan?
1.3 Batasan Masalah
Dalam penulisan skripsi ini, penulis membatasi ruang lingkup perancangan
informasi untuk sumber daya manusia pada bagian :
• Pelatihan dan pengembangan, meliputi :
o Perancangan pelatihan
o Pengembangan (promosi, mutasi, dan demosi)
o Penilaian prestasi kerja
1.4 Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Agar proses kerja bagian personalia yang sebagian masih manual dilakukan
dengan sistem komputerisasi, sehingga proses kerja bagian personalia tersebut
dapat menjadi lebih baik.
2. Merancang sistem basis data untuk mendukung kebutuhan informasi mengenai
data karyawan sehingga mudah untuk melakukan pelatihan, dan pengembangan.
3. Untuk mengetahui bagaimana sebuah aplikasi dapat membantu penyimpanan dan
penyampaian informasi tentang data karyawan yang dibutuhkan pada bagian
personalia dapat tersedia dengan cepat dan akurat.
1.5 Manfaat Penelitian
Adapun manfaat-manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian yang dilakukan adalah:
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
21
- Membantu pengolahan data menjadi informasi mengenai pelatihan dan
pengembangan yang telah dilalaui oleh seorang karyawan secara akurat dan
menyampaikannya dalam bentuk laporan yang mudah dimengerti
- Membantu manager Sumber Daya Manusia dalam menjalankan fungsi
perencanaan, pengontrolan, dan pengambilan keputusan dalam pengelolaan
sumber daya manusia perusahaan.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan merupakan garis besar penyusunan tugas akhir yang
bertujuan untuk memudahkan jalan pikiran dalam memahami secara keseluruhan isi
dari tugas akhir. Berikut ini adalah pembahasan dari tiap bab:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini berisi tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, tujuan
penelitian, Manfaat Penelitian dan Sistematika Penulisan.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini mengemukakan teori-teori yang digunakan sebagai landasan untuk
penelitian dan pemecahan masalah pada penulisan skripsi ini.
BAB III : METODE PENELITIAN
Bab ini berisi tentang lokasi penelitian, sumber dan jenis data, operasional
konsep, metode pengumpulan data, dan metode analisis data.
BAB IV : HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
Bab ini berisi mengenai dokumen dari perancangan yang dilakukan dalam
perancangan membahas tujuan dari perancangan, perbaikan terhadap analisis
yang telah dilakukan, criteria dari perancangan system yang dibuat, serta
kegunaan sistem yang telah dibuat tersebut.
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
22
BAB V : PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan dari analisis dan perancangan sistem informasi yang
dilakukan serta saran yang diperlukan jika sistem yang dirancang akan
diterapkan oleh PT. Wira Eka Bhakti.
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
23
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (2002, 5) sistem adalah hubungan atau interaksi yang
berlangsung diantara satu kesatuan ataupun komponen secara teratur sehingga tujuan
maupun sasaran sistem dapat dicapai. Sementara menurut O’Brien (2003, 8) sistem
merupakan kumpulan dari komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama
untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima masukan dan menghasilkan
keluaran melalui proses transformasi yang terorganisir. Informasi dapat didefinisikan
sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian (event)
yang nyata (fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan, Jogiyanto (2002,
11).
Sebuah perusahaan membangun sistem informasi memiliki tujuan yang
berbeda-beda tergantung dari kebutuhan perusahaan yang bersangkutan. Informasi
yang dihasilkan dalam sistem informasi akan melalui tiga tahap, yaitu pengumpulan
data, tahap pengolahan data menjadi lebih berguna, dan tahap penyajian data yang
telah diproses kepada pengguna yang membutuhkannya secara lengkap, tepat, akurat,
dan relevan.
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat
manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan, Jogiyanto (2002, 11). Lebih
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
24
ditekankan lagi oleh O’Brien (2003, 7) yang mengatakan sistem informasi adalah
sebuah kombinasi yang terorganisir dari human, hardware, software, network, dan
data yang mengambil, mengolah, dan menyajikan informasi kepada sebuah
organisasi.
Maka dapat disimpulkan dari pendapat-pendapat diatas bahwa sistem
informasi adalah sekumpulan komponen yang terdiri dari sumber daya manusia,
perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan data. Semua komponen
tersebut terintegrasi satu dengan yang lain sehingga dapat melakukan fungsinya untuk
menghasilkan informasi bagi organisasi yang membutuhkannya.
Siklus hidup pengembangan sistem (SHPS) adalah pendekatan melalui
beberapa tahap untuk menganalisis dan merancang sistem. Berikut ini adalah gambar
siklus hidup pengembangan sistem dapat dilihat pada gambar 2.1.
1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan
2. Menentukan
3. Menganalisis kebutuhan- kebutuhan sistem
4. Merancang sistem yang direkomondasi
5. Mengembangankan dan mendokumentasi P. lunak
6. Menguji dan mempertahankan sistem
7. Mengimplemantasi dan mengevaluasi sistem
Gambar 2.1. Siklus Hidup Pengembangan Sistem
(Sumber: Kenneth. E. Kendall dan Julie. E. Kendall., (1), 2003, 9)
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
25
Berikut tahap-tahap dalam siklus hidup pengembangan sistem:
1. Mengidentifikasi masalah, peluang dan tujuan
Tahap pertama ini berarti bahwa penganalisis melihat dengan jujur pada apa yang
terjadi didalam bisnis. Kemudian, bersama-sama dengan anggota organisasional
lain, penganalisis menentukan dengan cepat masalah-masalah dengan anggota
organisasi lain, penganalisis menentukan dengan tepat masalah-masalah tersebut.
2. Menentukan syarat-syarat informasi
Tahap berikutnya, penganalisis memasukkan apa saja yang menentukan syarat-
syarat informasi untuk para pemakai yang terlibat. Di antara perangkat-perangkat
yang dipergunakan untuk menetapkan syarat-syarat informasi dalam bisnis
diantaranya ialah menentukan sampel dan memeriksa data mentah, wawancara
dan mengamati perilaku pembuat keputusan dan lingkungan kantor dan
prototyping.
3. Menganalisis kebutuhan sistem
Tahap berikutnya ialah menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem. Sekali lagi
perangkat dan teknik-teknik tertentu akan membantu penganalisis menentukan
kebutuhan. Perangkat yang dimaksud ialah penggunaan diagram aliran data untuk
menyusun daftar input, proses dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik
terstruktur.
4. Merancang sistem yang direkomendasikan
Dalam tahap ini penganalisa sistem menggunakan informasi-informasi yang
terkumpul sebelumnya untuk mencapai desain sistem informasi yang logik.
Penganalisis merancang prosedur data-entry sedemikian rupa sehingga data yang
dimasukkan ke dalam sistem informasi benar-benar akurat. Selain itu,
penganalisis menggunakan teknik-teknik bentuk dan perancangan layar tertentu
untuk menjamin keefektifan input sistem informasi.
5. Mengembangkan dan mendokumentasikan perangkat lunak
Dalam tahap kelima ini penganalisis bekerja bersama-sama dengan pemrogram
untuk mengembangkan suatu perangkat lunak awal yang diperlukan. Beberapa
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
26
teknik terstruktur untuk merancang dan mendokumentasikan perangkat lunak
meliputi rencana struktur, Nassi-Shneiderman charts, dan pseudocode.
6. Menguji dan mempertahankan sistem
Sebelum sistem informasi dapat digunakan, maka harus dilakukan pengujian
terlebih dulu. Akan bisa menghemat biaya bila dapat menangkap adanya masalah
sebelum sistem tersebut ditetapkan. Sebagian pengujian dilakukan oleh
pemrogram sendiri, dan lainnya dilakukan oleh penganalisis sistem. Rangkaian
pengujian ini pertama-tama dijalankan bersama-sama dengan data contoh serta
dengan data aktual dari sistem yang telah ada. Mempertahankan sistem dan
dokumentasinya dimulai di tahap ini dan dilakukan secara rutin selama sistem
informasi dijalankan.
7. Mengimplementasikan dan mengevaluasi sistem
Di tahap terakhir ini penganalisis membantu untuk mengimplementasikan sistem
informasi. Tahap ini melibatkan pelatihan bagi pemakai untuk mengendalikan
sistem. Sebagian pelatihan tersebut dilakukan oleh vendor, namun kesalahan
pelatihan merupakan tanggung jawab penganalisis sistem. Selain itu, penganalisis
perlu merencanakan konversi perlahan dari sistem lama ke sistem baru. Evaluasi
yang ditunjukkan sebagai bagian dari tahap terakhir ini biasanya dimaksudkan
untuk pembahasan. Sebenarnya, evaluasi dilakukan di setiap tahap. Kriteria utama
yang harus dipenuhi ialah apakah pemakai yang dituju benar-benar menggunakan
sistem. (Kenneth. E. Kendall dan Julie. E. Kendall., (1), 2003 , 11).
2.2 Sistem Informasi Berorientasi Objek dan Data Flow Diagram
2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Berorientasi Object
Metode berorientasi object telah menjadi dominan dalam pendekatan analisis
dan perancangan sistem computer. Analisis dan perancangan berorientasi object
adalah kumpulan dari langkah-langkah secara umum untuk menyelesaikan analisis
dan perancangan (Mathiassen, 2002, 12).
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
27
Ada empat aktifitas utama dalam merefileksikan OOD menurut Mathiassen,
yaitu:
1. Analisis Problem Domain
Problem domain merupakan bagian dari konteks yang dikontrol, dimonitor, dan
diadministrasi oleh sistem. Tujuan dari aktifitas ini adalah mengidentifikasikan
dan memodel problem domain. Model adalah deskripsi dari class, structure, dan
behavior di problem domain.
2. Analisis Application Domain
Application domain adalah organisasi yang mengatur, memonitor, atau
mengontrol problem domain. Tujuan dari application domain adalah untuk
menganalisis kebutuhan pengguna sistem.
3. Perancangan Arsitektur
Tujuan dari perancangan arsitektur adalah untuk menstruktur sistem
terkomputerisasi. Aktifitas yang dilakukan pada tahap ini adalah:
a. Kriteria
Aktifitas ini mendefinisikan apa saja kondisi dan kriteria yg digunakan pada
design.
b. Komponen
Pada aktivitas ini, di definisikan bagaimana suatu sistem distrukturisasi
menjadi komponen.
c. Proses
Aktivitas ini bertujuan untuk mendefinisikan struktur fisik dari sistem.
Arsitektur proses adalah struktur sistem eksekusi yang diatur dari proses yg
idependen.
4. Desain Komponen
Komponen adalah sekumpulan bagian-bagian program yang membentuk suatu
keseluruhan dan mempunyai tanggung jawab yang jelas. Tujuan desain
komponen adalah untuk menentukan implementasi dari kebutuhan dalam sebuah
kerangka arsitektur
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
28
2.2.2 Data Flow Diagram
Alat pengembangan sistem yang digunakan sebagai landasan teori dalam
penulisan skripsi ini adalah Data Flow Diagram.
Lani Sidharta (1995: 65), mendefinisikan Data Flow Diagram (DFD) sebagai
berikut:
“Data Flow Diagram adalah representasi grafik dari sebuah sistem, yang
menggambarkan komponen – komponen sebuah sistem, aliran – aliran data diantara
komponen – komponen tersebut, dan asal, tujuan, dan penyimpanan dari data
tersebut”
Diagram arus data (Data Flow Diagram/DFD) merupakan gambaran sistem
secara logika. Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak,
struktur data, atau organisasi file. Keuntungan menggunakan DFD adalah untuk
memudahkan pemakai (user) yang kurang menguasai bidang komputer untuk
mengerti yang akan dikerjakan atau dikembangkan.
Simbol–simbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram (DFD) :
1. External Entity (kesatuan luar)
Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan
luarnya. Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem yang memisahkan suatu sistem
dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar merupakan kesatuan luar (entity) di
lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi lainnya yang berada di
luar lingkungannya yang akan menerima input atau dari sistem.
Simbol external entity :
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
29
2. Process (Proses)
Menggambarkan suatu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau
komputer dari suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data
yang akan keluar dari proses.
Simbol Proses:
3. Data Flow (Arus Data)
Arus data (DFD) diberi simbol suatu panah dimana digunakan untuk
menunjukkan arus dari data atau informasi dari suatu sistem ke bagian proses sistem
lainnya dan diberi nama yang jelas serta mempunyai arti.
Simbol Data Flow :
4. Data Store (Simpanan Data)
Simpanan data merupakan tempat dimana data dikumpulkan dan dikelompokkan
menurut jenis juga sebagai basis informasi untuk proses tertentu.
Simbol Data Store:
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
30
2.3 Konsep Sumber Daya Manusia (SDM)
2.3.1 Managemen Sumber Daya Manusia (MSDM)
Hasibuan (2000, 3) mengatakan bahwa sumber daya manusia adalah semua
manusia yang terlibat di dalam suatu organisasi dalam mengupayakan terwujudnya
tujuan organisasi tersebut. Pendapat tersebut dipertegas oleh George (2009, 77) yang
mengatakan sumber daya manusia adalah asset (kekayaan, milik yang berharga)
perusahaan, yang harus dipelihara dan dipenuhi kebutuhannya dengan baik.
Maka dapat disimpulkan dari kedua definisi diatas bahwa pegawai pada
hakikatnya merupakan unsur manusia bagi suatu organisasi yang sekaligus juga
menjadi sumber daya bagi organisasi itu. Karena itulah disebut sumber daya manusia.
Karena ada manusia sebagai sumber daya inilah yang memungkinkan organisasi
dapat berfungsi sebagai satu mesin atau pabrik yang mampu menghasilkan apa yang
diinginkan oleh dan dari organisasi tersebut.
Lalu, manajemen sumber daya manusia ialah suatu fungsi yang dilaksanakan
dalam oganisasi yang memudahkan pemanfaatan sumber daya manusia dengan
efektif untuk mencapai tujuan organiasi dan tujuan individual.
Menurut Varkkey (1994, 11), sumber daya manusia ialah suatu seni dan ilmu
perencanaan, pelaksanaan, pengontrolan tenaga kerja untuk mencapai tujuan yang
telah ditentukan terlebih dahulu.
Lalu Ivancevich dalam Handoko (2003, 3) mendefinisikan manajemen sumber
daya manusia sebagai penarikan, seleksi, pengembangan, penggunaan, dan
pemeliharaan sumber daya manusia oleh organisasi.
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
31
Sedangkan menurut Hall T. Douglas & Goodale G. James (2001, 3)
manajemen sumber daya manusia adalah suatu proses melalui suatu proses
kesesuaian optimal yang diperoleh diantara pegawai, pekerjaan organisasi dan
lingkungan sehingga para pegawai mencapai tingkat kepuasan dan performansi yang
mereka inginkan dan organisasi memenuhi tujuannya.
Jadi manajemen sumber daya manusia ialah pengakuan terhadap pentingnya
satuan tenaga kerja organisasi sebagai sumber daya manusia yang vital bagi
pencapaian tujuan-tujuan organisasi dan pemanfaatan berbagai fungsi dan kegiatan
personalia untuk menjamin bahwa mereka digunakan secara efktif dan bijak agar
bermanfaat bagi individu, organisasi dan masyarakat.
2.3.2 Tujuan Managemen Sumber Daya Manusia
Menurut Werther dan Davis (2005, 27) ada banyak tujuan dari manajemen
sumber daya manusia yang mencakup hal-hal sebagai berikut :
1. Mengakui bahwa adanya manajemen sumber daya manusia menyumbang
pada evektifitas organisasi. Manajemen sumber daya manusia bukanlah
sebagai tujuannya, tetapi hanya merupakan alat untuk membantu organisasi
dalam mencapai tujuan.
2. Memelihara agar kontribusi dari departemen personalia dalam tingkatan yang
sepadan dengan kebutuhan organisasi. Dan tingkat pelayanan dari departemen
harus memadai untuk organisasi yang dilayaninya.
3. Membantu karyawan dalam mencapai tujuan pribadi mereka, sejauh tujuan itu
membantu kontribusi mereka untuk organisasi. Tujuan-tujuan pribadi dari
para karyawan harus dipenuhi jika organisasi ingin tetap memelihara dan
memotivasi mereka sebab jika tidak maka performansi dan tingkat kepuasan
akan menurun dan bahkan akan meninggalkan organisasi.
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
32
4. Memberikan keahlian dan kepemimpinan untuk menjamin bahwa pegawai
sudah ditetapkan dalam jabatan atau pekerjaan yang tepat pada saat yang tepat
pula.
5. Membantu manajemen dalam menciptakan kondisi yang dapat mempertinggi
efektivitas pegawai.
6. Menjadi seorang penyelesai masalah yang kreatif.
7. Memberikan kepastian bahwa semua pegawai disemuatingkat mendapatkan
kompensasi yang kompetitif ditempat pekerjaan mereka dan dalam ndustri
mereka.
8. Memberikan kepastian bahwa pegwai mendapatkan jaminan yang sudah
dipogramkan dan yang mereka perlukan secara efektif.
9. Mempersiapkan program pelatihan dan pengembangan agar pegawai dapat
bekerja secara efektif ditempatkerja mereka, dan mempersiapkan diri mereka
untuk tugas-tugas yang lebih berat dimasa yang akan dating.
10. Mempertahankan dan mengembangkan reputasi didalam oeganisasi seperti
juga dalam masyarakat dan dalam profesi personalia mengembangkan suatu
staf personalia yang efektif.
11. Memberikan bimbingan dan tanggungjawab akan kegiatan yang mendukung
dipekerjakannya golongan wanita, minoritas dan orang cacat dan
memaksimalkan potensi yang ada dan memperkecil kemungkinan dilokasi.
12. Menyiapkan data pegawai dan mengadministrasikan tanggung jawab secara
efektif dan mematuhi semua peraturan.
13. Melengkapi keahlian dan program-program untuk bidang kesehatan dan
keamanan.
14. Memelihara hubungan perburuan yang positif, memberikan pimpinan dalam
lingkungan yang bebas dari campur tangan serikat kerja.
15. Memngambil tindakan positif daripada tindakan negative pada hal-hal yang
akan mempengaruhi organisasi dikemudian hari.
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
33
2.3.3 Strategi Managemen Sumber Daya Manusia
Untuk dapat meningkatkan efektifitas SDM dan mencapai tujuan organisasi
menurut Derek Torrington dan Stephen Taylor (2009, 420), diperlukan suatu
pengelolaan SDM. Strategi yang digunakan dalam mengelola SDM adalah:
• Perencanaan
Penetapan atas apa yang akan dilakukan pada masa yang akan datang agar
mencapai tujuan yang diinginkan
• Pengorganisasian
Perancangan dan penugasan kelompok kerja
• Penyususan Personalia
Penarikan, seleksi, pengembangan, pemberian kompensasi dan penilaian prestasi
kerja karyawan.
• Pengarahan
Memotivasi, kepemimpinan, integrasi, dan pengelolaan konflik di dalam
perusahaan.
• Pengawasan
Memonitor setiap kegiatan usaha yg dilakukan di dalam aktifitas perusahaan.
Dalam hal-hal diatas, dijelaskan bahwa tujuan dan strategi perusahaan
merupakan tujuan, misi, dan strategi pengembangan SDM. Untuk mencapai tujuan
tersebut, maka diperlukan langkah-langkah berikut:
1. Mencari dan memilih Sumber Daya Manusia yang terbaik untuk memenuhi
kualitas SDM
2. Memberikan pengarahan, pendidikan untuk pengembangan dan motivasi untuk
mendapatkan SDM dengan standar kualitas yang diperlukan
3. Memberikan penghargaan dan imbalan terhadap SDM yang telah bekerja dengan
baik atau bahkan melewati standart yang diberikan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
34
4. Membuat sebuah sistem jenjang karir yang dapat memotivasi SDM untuk
memaksimalkan potensi kinerjanya
5. Memberikan pengarahan dan pelatihan untuk mengembangkan SDM yang kurang
memenuhi kualitas yang telah ditentukan oleh perusahaan
2.3.4 Teori Peningkatan Sumber Daya Manusia
Hasibuan (2001, 135) mengatakan bahwa dalam pengelolaan SDM untuk
mencapai tujuan organisasi, manager harus mengetahui motif dan motivasi yang
diinginkan karyawan. Unntuk memenuhi kebutuhan hidup adalah tujuan orang
bekerja, baik itu kebutuhuan disadari maupun kebutuhan tidak disadari, berbentuk
materi maupun non-materi, kebutuhan fisik maupun rohani. Menurut Maslow (2001,
153) mengemukakan sebuah teori kebutuhan. Kebutuhan manusia disusun dalam
suatu jenjang/hierarki yaitu:
1. Physiological Needs (kebutuhan fisik dan biologis) :
Physiological Needs adalah kebutuhan dasar untuk mempertahankan hidup. Yang
dimaksud kedalam kebutuhan ini adalah kebutuhan makan, minum, perumahan,
dan udara.
2. Safety and Security Needs (kebutuhan keselamatan dan keamanan)
Safety and Security Needs adalah kebutuhan dalam kebebasan dari ancaman
diantaranya merasa aman dari ancaman kecelakaan dan keselamatan dalam
melaksanakan pekerjaan. Kebutuhan ini mengarah kepada dua bentuk.
Pertama : kebutuhan akan keamanan harta di tempat pekerjaan pada waktu
jam-jam kerja, seperti mobil yang disimpan jangan sampai hilang
Kedua : kebutuhan akan keamanan jiwa terutama kemanan jiwa ditempat
pekerjaan pada saat mengerjakan pekerjaan di waktu jam-jam
pertama.
Bentuk lain dari pemuasan kebutuhan adalah dengan memberikan perlindungn
asurasi tenaga kerja kepada para karyawan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
35
3. Affiliation or Acceptance Needs for belongingness (kebutuhan social)
Merupakan kebutuhan social, teman, afiliasi, interaksi, dicintai dan mencintai,
serta diterima dakan oergaulan kelompok pekerja dan masyarakat lingkungannya
4. Esteem Needs (kebutuhan akan penghargaan dan prestise)
Esteem Needs adalah kebutuhan akan penghargaan diri dan pengakuan serta
penghargaan prestise dari karyawan dan masyarakat sekitarnya
5. Self Actualization (aktualisasi diri)
Self Actualization adalah kebutuhan akan aktualisasi diri dengan menggunakan
kemampuan, keterampilan, dan potensi optimal untuk mencapai prestasi kerja
yang sangat memuaskan. Kebutuhan ini merupakan realisasi lengkap potensi
seseorang secara penuh. Pemenuhan kebutuhan dapat dilakukan dengan
penyelenggaraan pendidikan dan latihan. Kebutuhan aktualisasi diri berbeda
dengan kebutuhan lain dalam dua hal :
Pertama : Kebutuhan aktualisasi diri tidak dapat dipenuhi dari luar.
Pemenuhannya berdasarkan keinginan atas usaha individu itu
sendiri.
Kedua : Aktualisasi diri berhubungan dengan pertumbuhan seorang individu.
Kebutuhan ini berlangsung terus menerus sejalan dengan
meningkatnya jenjang karir seorang individu.
2.3.5 Kegiatan Pengembangan dan Evaluasi dalam Manajemen Sumber Data
Manusia
Werther dan Davis (2006) menggambarkan model dari sistem MSDM dalam
bukunya yang berjudul “Human Resource and Personnel Management”
sebagai berikut :
2.3.5.1 Kerangka Kerja dan Tantangan
Manager operasi dan ahli SDM menghadapi banyak tantangan dalam
menangani manusia. Sebelum melakukan MSDM maka sebaiknya
mengetahui dan mengenal kerangka kerja dan tantangan dalam SDM.
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
36
• Kerangka Kerja
Departemen Sumber Daya Manusia ada untuk membantu orang dan
organisasi mencapai tujuannya. Seiring dengan waktu berjalan, departemen
ini menghadapi tantangan yang timbul dari organisasi dan social pegawai.
Organisasi dapat berkembang melalui penggunaan sumber secara efektif dan
efisien. Efektif artinya menghasilkan barang dan jasa yang baik serta sesuai
standart. Efisien artinya proses produksi harus menggunakan jumlah
minimum sumber daya yang dibutuhkan untuk memproduksi barang dan
jasanya. Tujuan dari managemen sumber daya manusia adalah untuk
meningkatkan kontribusi produksif dari orang-orang pada organisasi dengan
langkah strategis, pantas, dan memiliki tanggung jawab social.
• Tantangan Lingkungan
Organisasi dan Departemen Sumber Daya Manusia merupakan sistem terbuka
dan dipengaruhi oleh lingkungan di mana departemn ini beroperasi. Langkah-
langkah dalam menghadapi tantangan lingkungan adalah sebagi berikut:
a. Memonitor lingkungan
Seorang spesialis harus mengetahui perubahan-perubahan yang terjadi
dalam lingkungan.
b. Evaluasi dan pengaruh
Saat mendapatkan informasi sebaiknya dievaluasi oleh ahli-ahli personil
dalam mengimplementasi pendekatan-pendekatan yang akan membatu
organisasi mencapai tujuannya.
c. Lakukan pengukuran secara proaktif
Kesempatan berganti dan pengaruh dievaluasi oleh ahli-ahli personil
dalam mengimplementasi pendekatan-pendekatan yang akan membantu
organisasi mencapai tujuannya.
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
37
d. Mempertahankan dan menganalisa umpan balik
Hasil dari aktivitas personil yang proaktif dievaluasi untuk melihat
penghasilan yang diraih.
• Tantangan Internasional
Manajemen Sumber Daya Manusia Internasional memberikan banyak tekanan
baru pada aktivitas Manajemen Sumber Daya Manusia tradisional. Pada saat
yang sama seorang manajer atau kemampuan departemen memenuhi
tantangan dalam menyediakan suatu kesempatan untuk menghasilkan
konrtribusiyang memuaskan perusahaan.
• Tantangan Kesempatan Kerja yang Sama
Hukum tentang kesempatan kerja yang sama meminta manajer SDM untuk
memberikan pelamar kerja kesempatan kerja yang sama tanpa membedakan
ras, agama, jenis kelamin, keadaan fisik, kehamilan, kebangsaan, atau umur.
2.3.5.2 Pengembangan dan Evaluasi
Pada saat dikerjakan, karyawan baru diorientasi sesuai dengan kebijakan dan
prosedur perusahaan. Sistem informasi yang tepat dan akurat dapat membantu
manajer SDM menentukan saat yang tepat untuk keperluan orientasi,
penelitian, pengembangan dan perencanaan karir untuk para karyawan
• Orientasi, Penempatan dan Pemisahan
Program orientasi dapat memberikan dampak positif baik bagi perusahaan
maupun bagi karyawan yang akan ditempatkan pada posisi baru. Program ini
dapat membantu unuk mengurangi keraguan sehingga para karyawan baru
dapat mempelajari tugas mereka dengan lebih baik.
Penempatan adalah penugasan seorang karyawan pada sebuah pekerjaan baru.
Tiga bagian utama dari penempatan adalah :
- Promosi
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
38
Promosi terjadi saat seorang karyawan dipindahkan dari suatu pekerjaan
ke posisi lain yang gaji, tanggung jawab, dan level organisasinya lebih
tinggi.
- Transfer
Transfer terjadi ketika seorang karyawan dipindahkan dari suatu pekerjaan
ke posisi lain dengan gaji, tanggung jawab, dn level organisasi yang
relative sama.
- Demosi
Demosi terjadi saat seorang karyawan dipindahkan dari suatu pekerjaan ke
posisi lain yang gaji, tanggung jawab, dan level organisasinya lebih
rendah.
Pemisahan adalah keputusan dimana individu dan organisasi harus
berpartisipasi. Pemisahan dapat mengambil beberapa bentuk, seperti :
- Ketidakhadiran sementara karena alasan kesehatan, keluarga, pendidikan,
dan rekreasi.
- Pemisahan karena pengunduran diri, kematian, dan pemberhentian.
- Berakhirnya kontrak kerja
• Pelatihan dan pengembangan
Dessler (2007, 249) mengatakan bahwa pelatihan adalah proses pengajaran
terhadap para karyawan baru mengenai keahlian dasar yang diperlukan dalam
pekerjaan mereka. Sebaliknya, pengebangan membantu individu untuk
mengatasi tanggung jawab dimasa depan. Pada umumnya teknik pelatihan
adalah :
- Pelatihan On the Job
Pelatihan bagi seseorang untuk mempelajari pekerjaan sambil bekerja di
tempat tersebut sehingga selain belajar, peserta pelatihan jutga
memproduksi.
- Pelatihan Job Instruction
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
39
Pelatihan ini dilakukan dengan mendaftar berbagai tugas dasar dari
pekerjaan dengan tujuan untuk menyiapkan langkah-langkah pelatihan
bagi karyawan dan dilaksanakan seperrti pelatihan On the Job.
- Pengajaran
Teknik ini merupakan cara tercepat dan sederhana dari pemberian
pengetahuan bagi sekelompok orang yang dilatih
- Teknik Audiovisual
Teknik audiovisual seperti film, closed-circuit television, audio tapes dan
video tapes dapat menjadi sangat efektif dan saat ini sering digunakan.
- Programmed Learning
Metode simulasi dari pengajaran skill pekerjaan yang mencakup
presentasi pertanyaan atau fakta-fakta dengan memberikan kesempatan
para peserta pelatihan untuk merespon sehingga mereka dapat diberikan
umpan balik yang cepat dan jawaban yang akurat.
- Pelatihan dengan computer
Pada teknik ini, peserta pelatihan menggunakan sistem computer untuk
meningkatkan pengetahuan kemampuan mereka
• Perencanaan Karir
Perencanaan dan pengembangan karir merupakan konsep yang relative baru di
banyak departemen SDM. Program perencanaan karir yang efektif akan
mengurangi turnover karyawan, terutama antara mereka yang mempunyai
mobilitas karir yang tinggi
• Penilaian Kinerja
Penilaian kinerja adalah proses organisasi untuk mengevaluasi kinerja
pekerjaan individual. Penilaian kinerja merupakan aktivitas kritis dari
manajemen SDM, karena menurut Dessler (2007, 343) beberapa alasan dari
penilaian kinerja karyawan adalah :
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
40
- Proses penilaian dapat menyediakan informasi bagai pengambilan
promosi dan gaji
- Penilaian prestasi menyediakan kesempatan bagi manajer dan bawahannya
untuk mereview perilaku kerja bawahannya.
2.3.5.3 Hubungan Antar Karyawan dan Penilaian Pekerja
Karyawan butuh untuk merasa termotivasi dan puas dalam
pekerjaannya. Masalah pribadi dan yang berhubungan dengan pekerjaan
karyawan kadang memerlukan konseling atau disiplin. Untuk meningkatkan
kepuasan karyawan dan produktivitas organisasional, komunikasi digunakan
agar orang-orang dalam organisasi mempunyai pengetahuan tentang apa yang
terjadi dalam organisasi.
• Tantangan dalam Hubungan Antar Pekerja
Manaher dan departemen SDM yang proaktif memberikan kontribusi dengan
mencari cara-cara baru dalam meningkatkan produktifitas. Beberapa strategi
menekankan pada modal dan teknologi baru, sedangkan yang lainya berusaha
untuk meningkatkan praktek-praktek hubungan antar pekerja.
• Hubungan Serikat Pekerja dengan Manajemen
Serikat pekerja bukan berarti akhir dari kesuksesan organisasi atau praktek-
praktek SDM. Meskipun demikian, kehadirannya memang membawa
perubahan dalam organisasi, manajer dan ahli SDM harus mematuhi aturan-
aturan yang muncul karena kerangka kerja serika pekerja ini. Dengan adanya
serikat pekerja, pemerintah memegang peranan yang penting dengan
menetapkan aturan-aturan yang harus dipatuhi pihak manajemen dan
kelompok pekerja.
• Penilaian dan Prospek
Penilaian dan prospek yang dimaksud di sini adalah penilaian (audit)
terhadap kegiatan SDM dalam organisasi, bagaimana prospeknya untuk dapat
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
41
memajukan organisasi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa manajer
operasi dan spesialis SDM mengikuti kebijakan yang ditetapkan dan menjaga
kekuatan kerja yang efektif.
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
42
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT. WIRA EKA BHAKTI adalah sebuah perusahaan yang bergerak dibidang
barang dan jasa teknologi informasi. Saat ini perusahaan melayani di lebih dari
sepuluh kecamatan dan kabupaten yang tersebar diseluruh wilayah Indonesia.
Perusahaan ini dibagi menjadi tiga direktur utama agar dapat berkonsentrasi
pada bidangnya masing-masing yaitu ada direktur penjualan, direktur keuangan, dan
presiden direktur. PT. WIRA EKA BHAKTI atau yang sering disingkat PT. WEB
didirikan sejak tahun 2010, sesuai dengan Surat Izin Usaha Industri yang dikeluarkan
oleh Departemen Perindustrian Kantor Wilayah Daerah Khusus Ibukota Jakarta
dengan nomor 67. Perusahaan ini mempunyai kantor tetap yang berwilayah di Jl,
Kemuning Raya No. 67 RT 005/01 Kelurahan Jati Pulo, Kecamatan Palmerah,
Jakarta Barat.
Pada awal pendiriannya, seusai dengan yang tertera di SIUI karyawan tetap
yang dimiliki oleh PT. WEB hanya berjumlah 6 orang. Namun, seiring dengan
berjalannya waktu banyak proyek yang diterima oleh PT. WEB dari berbagai wilayah
yang ada di Indonesia. Sehingga sampai tahun 2011, pegawai yang tercatat oleh HRD
sudah mencapai 269 orang. Visi dan Misi yang dimiliki oleh PT. WEB adalah
Empowering Your Technology Experience. Visi inilah yang mendorong perusahaan
untuk terus menghasilkan barang dan pelayanan yang tebaik bagi para konsumennya.
Dalam pencapaiannya, visi tersebut didukung dengan misi perusahaan untuk
meningkatkan kualitas, produktivitas, dan pengiriman tepat waktu untuk mencapai
kepuasan pelanggan melalui pemenuhan persyaratan dan peningkatan yang
berkelanjuta.
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
43
PT. WEB berkonsentrasi pada pelayanan penyediaan barang-barang
elektronik yang dibutuhkan oleh pemerintah untuk dapat berhubungan dengan
teknologi sistem informasi. Proyek besar yang sedang dijalani saat ini salah satunya
adalah Mobil Pusat Layanan Internet Kecamatan. Dengan pengalaman serta
kemajuan teknologi dan sumberdaya manusia yang dimiliki, kini mobil yang sudah
rancang oleh oleh PT. WEB sudah berjumlah sekitar 200 mobil yang tersebar di
sekitar 10 kecamatan. Selain M-PLIK, PT. WEB juga menjadi distributor barang
komputer seperti hardware, software, network, sampai brainwarenya. Merek-merek
dagang yang mereka distribusikan diantaranya adalah Acer, oracle, Cisco, Epson,
Lexmark, Dell, Lenovo, Panduit, dan Thinkfree.
PT. Wira Eka Bhakti merupakan suatu perusahaan yang mempunyai staf dan
karywan yang kompeten di bidangnya, serta merupakan salah satu perusahaan yang
dipercaya oleh pemerintah dalam proyek pembangunan daerah khususnya dalam
bidang teknologi informasi. Tenaga managemen dilengkapi oleh orang-orang yang
kompeten dan memiliki latar belakang pengalaman, pendidikan dan keahlian. Untuk
meningkatkan kompetensi tenaga kerja, PT. WEB juga mengadakan pelatihan dan
pengembangan yang mencakup semua level karyawan.
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
44
3.2 Struktur Organisasi
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
45
Tugas dan Tanggung Jawab
Berdasarkan struktur organisasi pada gambar 3.1, berikut ini adalah tugas dan
tanggung jawab dari tiap jabatan :
Direktur
- Meninjau efektifitas Sistem Manajemen Mutu dan memastikan ketersediaan
Sumber Daya untuk melaksanakan Sistem Manajemen Mutu
- Mengatur semua kegiatan perusahaan, mengawasi, dan memastikan realisasi dan
target kebijakan bisnis perusahaan untuk mencapai kepuasan pelanggan, serta
mengkomunikasikan keefektifan Sistem Manajemen Mutu kepada seluruh
karyawan PT. Wira Eka Bhakti
- Menetapkan dan mengkomunikasikan kebijakan mutu perusahaan serta
memastikan sasaran mutu perusahaan sesuai dengan kebijakan mutu perusahaan
Operations Director
- Bekerja sesuai dengan ISO 9001:2000 dan persyaratan lain yang telah ditetapkan
oleh PT. Wira Eka Bhakti
- Mengadakan program promosi kesadaran pemenuhan persyaratan pelanggan
dalam organisasi
- Memastikan bahwa rangkaian proses Sistem Manajemen Mutu yang telah
ditetapkan, dilaksanakan, dan dipelihara serta senantiasa ditingkatkan di PT. Wira
Eka Bhakti
- Melaporkan kepada Manajemen Puncak mengenai kinerja dari Sistem
Manajemen Mutu perusahaan dan merekomendasikan area perbaikan
- Memastikan Manajemen Mutu selalu diperbaharui
- Mengadakan program Audit Mutu Internal oerusahaan secara periodic
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
46
Finance Director
- Melakukan pengawasan terhadap sistem akuntansi yang berjalan
- Memonitor, mengontrol, dan bertanggung jawab atas keuangan perusahaan
- Membuat keputusan untuk mengatasi masalah yang berkaitan dengan keuangan
perusahaan
- Merencanakan, mengkoordinir, dan mengarahkan semua kegiatan anggaran
perusahaan
GM Business Develop
- Mencari cara-cara baru dalam mengembangkan bisnis perusahaan
- Melihat potensi untuk melakukan efisiensi dari berbagai lini.
- Melihat peluang untuk meraih profit yang lebih besar dari bisnis yang ada.
- Melihat peluang pengembangan bisnis yang memungkinkan dengan mengacu
pada core business yang sudah ada.
- Melihat potensi SDM yang ada untuk memungkinkan pengembangan perusahaan
dari potensi manusianya. (biasanya kerjasama dengan HRD).
GM Sales & Marketing
- Menyetujui/mengotoritasi transaksi penjualan yang terjadi
- Merencanakan anggaran pemasaran dan penjualan
- Meminta pertanggungjawaban dan mengkoordinir bagian pemasaran dan
penjualan agar dapat mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan
- Menetapkan dan membuat strategi pemasaran dan penjualan untuk mencapai
volume penjualan yang maksimal
- Menerbitkan sales order kepada department logistic untuk setiap aktifitas proses
produksi sesuai kebutuhan pelanggan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
47
GM Logistic
- Mengatur penyimpanan, pengemasan, hingga pengiriman produk jadi ke
pelanggan
- Mengatur perencanaan pengadaan, penyediaan, dan pengeluaran bahan baku,
sehingga kondisinya selalu tersedia dan tidak mengalami penurunan mutu selama
penyimpanan
GM Technical
- Melakukan pengembangan design produk sesuai dengan keinginan konsumen
- Melakukan dukungan teknik (Technical Support) ke department lain
GM HRD
- Merencanakan pengadaan SDM dalam perusahaan
- Mangatur kegiatan SDM agar dapat mendukung proses realisasi produk serta
menjaga keharmonisan antara karyawan dengan karyawan atau perusahaan
- Merencanakan pelatihan dan pengembangan SDM di tiap department
Corporate Legal
- Melakukan pengecekan terhadap surat-surat penting perusahaan
- Menangani masalah-masalah perusahaan yang berkaitan dengan hokum
- Mengecek surat kontrak kerja sesuai dengan yang diinginkan perusahaan
Inventory Manager
- Mengaudit data dari tiap fisik barang
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
48
- Pengontrolan inventory bahan baku dan bahan jadi
- Bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang
digudang
Procurement Manager
- Bertanggung jawab atas semua kontrak pembelian dengan persetujuan Grant
Manajer Logistic
- Mengatur Pembelian bahan baku, suku cadang, dan barang-barang lain yang
dibeli local maupun impor sesuai persyaratan yang telah ditetapkandari pihak
terkait serta memastikan penerimaan dan mutu barang yang dibeli
Finance Manager
- Mengatur proses pembayaran terhadap produk yang dibeli, penagihan ke
pelanggan terhadap produk yang telah dikirim
- Mengatur keluar-masuknya uang perusahaan
- Bertanggung jawab atas data akuntansi perusahaan semua transaksi perusahaan
dapat dicatat dan dilaporkan dengan baik
Customer service & Operation
- Melaporkan keadaan konsumen ke GM Technical
- Mengatur hubungan dengan pelanggan sehingga komunikasi dengan pelanggan
dapat terkendali dan tertata secara efektif
Support Region 1 &3 dan Support Region 2&4
- Melakukan pemeliharaan alat dan mesin yang dijual kepada konsumen
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
49
- Mengkoordinir 4 supervisor masing-masing di region 1, 2, 3, dan 4
- Mengatur semua proses produksi serta memastikan proses produksi dalam kondisi
terkendali
Business Administrator Manager
- Menetapkan harga jual produk yang digunakan dalam proses penjualan
berdasarkan design output dari operation director
- Berusaha mencapai target bisnis
- Melakukan transaksi-transaksi guna mencapai tujuan yang sudah diciptakan
HRD Manager
- Mengelola data karyawan
- Mengelola data absensi, lembur dan cuti tahunan
- Menyiapkan surat-surat administrasi masa percobaan, pengangkatan karyawan,
mutasi dan surat peringatan
- Membantu dalam administrasi perekrutan, pelatihan, dan administrasi lainnya
dalam lingkungan SDM
- Melaksanakan administrasi penggajian, uang lembur dan tunjangan-tunjangan
yang diberikan perusahaan
- Mempersiapkan tempat dan materi pelatihan
- Mendokumentasikan semua arsip pelatihan dan pengembangan
- Mencari dan mengumpulkan data program pelatihan baik internal maupun
eksternal
- Membuat jadwal pelatihan & pengembangan sesuai dengan oersetujuan setiap
department dan direktur
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
50
- Mengumpulkan usulan-usulan yang berhubungan dengan pelatihan dan
pengembangan
- Mengevaluasi kegiatan pelatihan dan melaporkannya kepada GM HRD
3.3 Metode Penelitian
Gambar 3.2 Skema Metode Penelitian
3.4 Analisa Masalah dan Requirement
3.4.1 Proses Bisnis Berjalan
Sistem informasi yang dirancang akan digunakan untuk menyimpan data
mengenai karyawan, pengajuan kebutuhan tenaga kerja, lamaran, hasil tes pelamar,
orientasi calon karyawan, kebutuhan pelatihan, jadwal pelatihan, hasil pelatihan,
penilaian prestasi, pemindahan, absensi, pengajuan lembur, dan penggajian karyawan.
Selain itu, sistem juga dapat menghasilkan informasi berupa laporan-laporan yang
akan digunakan oleh departemen SD dalam menganalisis kebutuhan-kebutuhan SDM
perusahaan, seperti kebutuhan akan tenaga kerja, kebutuhan pelatihan, menganalisis
prestasi karyawan, dan menganalisis keseimbangan produktivitas tenaga kerja untuk
setiap department dalam satu tahun. Teknologi pada sistem ini menggunakan PC,
printer, LAN, dan software. Agar dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat,
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
51
dan akurat, maka data-data dalam sistem harus di-update setiap terjadi perubahan
menyangkut SDM perusahaan.
Gambar 3.3 Proses Bisnis Pelatihan dan Pengembangan
Departemen SDM bertanggung jawab dalam penyediaan SDM yang
berkualitas melalui proses pelatihan dan pengembangan karyawan untuk mengolah
SDM tersebut menjadi lebih berpengalaman dan berpengetahuan dalam
menyelesaikan masalah-masalah pekerjaan yang dihadapi. Departemen juga perlu
menghasilkan laporan pengajuan pelatihan, dan laporan pelatihan karyawan. Untuk
menganalisis prestasi dan pengembangan karir karyawan, departemen SDM juga
menghasilkan laporan pemindahan untuk dianalisis.
3.4.2 Sistem Requirement
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan dengan bagian SDM PT. Wira
Eka Bhakti ada beberapa kebutuhan yang mereka minta, seperti :
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
52
a. Komputerisasi sistem pelatihan dan evaluasi untuk mempermudah bagian
SDM karena tidak memiliki bagian khusus yang melakukan evaluasi
karyawan.
b. Sistem diharapkan dapat mendukung manajemen SDM dalam melakukan
pengangkatan karyawan, promosi, mutasi, dan demosi sehingga hasil yang
dihasilkan lebih objective berdasarkan data yang ada.
c. Sistem dapat membuat laporan hasil evaluasi, dan laporan hasil pelatihan
dari input yang telah dimasukan. Laporan akan digunakan oleh manajer
SDM untuk menganalisis kebutuhan pelatihan SDM perusahaan
d. Sistem dapat membantu dalam penyimpanan data nilai-nilai prestasi
karyawan sehingga dapat membantu Manajemen SDM dalam proses
pengangkatan karyawan
e. Sistem dapat menyimpan history kemajuan karir pegawai selama dalam
perusahaan tersebut untuk keperluan penggajian
3.5 Perancangan Sistem
3.5.1 Gambaran Umum Sistem
Pada sistem informasi pelatihan dan pengembangan ini menggunakan
arsitektur basis data tunggal, dimana pada arsitektur ini basis data dan aplikasinya
diletakan pada computer yang sama dan tidak berada dalam lingkungan jaringan
computer, sehingga basis data itu hanya dapat diakses oleh aplikasi tunggal dalam hal
ini sistem informasi pelatihan tersebut. Gambaran umum sistem dapat diuraikan pada
penjelasan seperti dibawah ini
1. Admin menginput master data seperti data departemen, jabatan, karyawan,
dan pelatihan. Setelah master data selesai diinput, admin dapat menginput
data pelatihan dan data evaluasi karyawan. Input ini dilakukan oleh bagian
personalia.
2. Setiap bulannya, bagian personalia melakukan rapat untuk menentukan
kebutuhan pelatihan apa yang dibutuhkan oleh karyawan untuk dapat
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
53
meningkatkan kinerja mereka di perusahaan yang selanjutnya diajukan dalam
form kebutuhan pelatihan. Dari situ maka akan dibuat jadwal pelatihan jika
form kebutuhan pelatihan disetujui oleh direktur.
3. Setelah dibuat jadwal dan karyawan mengikuti pelatihan tersebut maka oleh
departemen terkait akan mengeluarkan hasil pelatihan kepada bagian
personalia. Departemen terkait tersebut juga mengeluarkan sertifikat pelatihan
kepada para karyawan yang telah mengikuti pelatihan tersebut.
4. Setiap tiga bulan sekali bagian personalia menginput maupun mengupdate
form penilaian prestasi yang diserahkan kepada manajer SDM yang sewaktu-
waktu diperlukan untuk keperluan proses pemindahan karyawan baik itu
berupa promosi, mutasi, maupun demosi.
5. Setelah melakukan penilaian secara rutin oleh bagian personalia terhadap para
karyawannya, maka dalam waktu tertentu bagian personalia dapat melakukan
pemindahan karyawannya baik berupan promosi, mutasi, maupun demosi
yang harus disetujui oleh manajer SDM dengan salah satu acuannya adalah
laporan penilaian prestasi tersebut
6. Semua tindakan pemindahan karyawan diinput kedalam form pemindahan
yang nantinya akan digabung dengan laporan pemindahan karyawan dan
mengupdate info dalam master karyawan dalam table riwayat jabatan
Proses sistem ini sendiri terdiri dari sistem Login, proses memasukan master
data, proses memasukan data pengajuan pelatihan, proses jadwal pelatihan, proses
hasil pelatihan, proses penilaian prestasi, proses pemindahan dan proses membuat
laporan-laporan
Proses Login menerima masukan berupa nama pengguna dan kata sandi yang
diberikan kepada pengguna sistem. Jika proses Login berhasil maka pengguna akan
dibawa ke tampilan awal program. Jika proses Login gagal maka program akan
menampilkan jendela yang berisi pemberitahuan bahwa pengguna gagal Login
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
54
Proses memasukan master data merupakan proses menerima masukan berupa
departemen, jabatan, karyawan, dan pelatihan..
Proses pengajuan pelatihan adalah proses dimana Manajer SDM memasukan
No. PKP (Pengajuan Kebutuhan Pelatihan), tanggal pengajuan itu dibuat dan
departemen yang akan dilakukan pelatihan. Setelah itu Manajer SDM mengisi detail
dari kebutuhan pelatihan berupa kode dan nama pelatihan, deskripsi pelatihan dan
jumlah peserta yang mengikuti pelatihan tersebut. Disampingnya ada verifikasi status
yang meminta konfirmasi dari direktur apakah pelatihan tersebut disetujui atau tidak.
Proses jadwal pelatihan adalah proses yang dilakukan setelah proses
pengajuan pelatihan disetui oleh direktur perusahaan. Dalam proses ini, form yang
diisi adalah kode pelatihan, nama pelatihan dan jumlah peserta yang disetujui, nomor
jadwal, tanggal, pelatih, tempat, dan waktu pelatihan diisi oleh bagian personalia
Proses pencatatan hasil pelatihan adalah proses memasukan data berupa nilai
berdasarkan pelatihan yang sudah dijalani oleh para karyawan yang sudah mengikuti
pelatihan. Keterangan pelengkap seperti kode pelatihan, nama pelatihan dan jumlah
peserta yang disetujui, nomor jadwal, tanggal, pelatih, tempat, dan waktu pelatihan
harus diisi sama seperti form jadwal pelatihan
Proses Penilaian Prestasi merupakan proses memasukan nilai karyawan
berdasarkan per departemen dan dimasukan dalam periode mingguan. Kriteria
penilaian ditentukan oleh Manajer SDM. Nilai yang sudah dimasukan oleh bagian
personalia dapat diubah sewaktu-waktu sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan
Proses Pemindahan merupakan proses yang hanya digunakan saat diperlukan
seperti ketika seorang karyawan akan dilakukan promosi, mutasi, maupun demosi.
Proses ini membutuhkan input berupa NIK dan nama karyawan, waktu, no.
Pemindahan, Jenis Pemindahan, dan departemen adalah data personel yang harus
dimasukan. Setelah itu ada juga kolom jabatan lama dan baru yang akan dilakukan,
alasan kepindahan dan penilaian prestasi karyawan tersebut selama menempati
jabatan yang lama. Proses ini akan diakui jika disetui oleh direktur perusahaan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
55
Proses pembuatan laporan merupakan proses yang bisa diakses oleh bagian
personalia, proses laporan tersebut dihasilkan dari proses, pengajuan pelatihan,
jadwal pelatihan, dan pemindahan.
3.5.2 Context Diagram
Keguanaan diagram konteks adalah menampilkan gambaran secara
keseluruhan sistem informasi pelatihan dan pengembangan serta menjelaskan apa saja
yang menjadi masukan dan keluaran sebuah sistem. Berikut adalah diagram konteks
dari sistem informasi penggajian yang dirancang
Gambar 3.4 Context Diagram
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
56
3.5.3 Data Flow Diagram Level 0
Data flow diagram level 0 menunjukan sistem secara lebih mendetail tentang
proses-proses apa saja yang yang ada di sebuah sistem, input dan output yang
digambarkan harus sesuai dengan context diagram, berikut DFD level 0
Gambar 3.5 Data Flow Diagram Level 0
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
57
3.5.4 Data Flow Diagram Level 1
Data Flow Diagram Level 1 menunjukan proses secara lebih detail (sub-
proses) sesuai dengan diagram level 0 sebelumnya.
Gambar 3.6 DFD Level 1 Proses 1.0 Input Master Data
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
58
Gambar 3.6 adalah diagram yang menceritakan proses dan aliran data dari
proses 1.0 secara lebih detail yaitu proses Input Master Data. Terdiri dari 4 sub-proses
yaitu input departemen, input jabatan, input pelatihan, dan input karyawan.
Gambar 3.7 DFD Level 1 Proses 2.0 Proses Pelatihan
Gambar diatas adalah diagram yang menceritakan proses dan aliran data dari
proses 2.0 secara lebih mendetail yaitu proses pelatihan
Gambar 3.8 DFD Level 1 Proses 3.0 Proses Penilaian Karyawan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
59
Gambar diatas adalah diagram yang menunjukan proses dan aliran data secara
lebih detail dari proses 3.0 yaitu proses penilaian
Gambar 3.9 DFD Level 1 Proses 4.0 Proses Pemindahan
Gambar diatas adalah diagram yang menunjukan proses dan aliran data secara
lebih mendetail dari proses 4.0 yaitu proses pemindahan
Gambar 3.10 DFD Level 1 Proses 5.0 Proses Laporan Pemindahan
Gambar diatas adalah diagram yang menunjukan proses dan aliran data secara
lebih mendetail dari proses 4.0 yaitu proses membuat laporan pemindahan
3.5.5 Normalisasi Data
Berikut ini adalah hasil normalisasi dari perancangan sistem informasi
pelatihan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
60
1. UNF : form_karyawan = (NIK + nama + no_KTP + jKelamin + alamat +
rt + rw + kode_pos + tanggal_lahir + tempat_lahir + agama + kebangsaan
+ status_marital + tgl_masuk + tgl_keluar + kd_jabatan + kd_departemen
+ gaji_pokok + tunjangan_jabatan + status_kerja + no_telpon)
1NF:
form_karyawan = NIK + nama + no_KTP + jKelamin + alamat + rt + rw +
kode_pos + tanggal_lahir + tempat_lahir + agama + kebangsaan +
status_marital + tgl_masuk + tgl_keluar + kd_jabatan + nama_jabatan +
kd_departemen + nama_departemen + gaji_pokok + tunjangan_jabatan +
status_kerja + no_telpon
2NF:
Data Jabatan = kd_jabatan + jabatan
Data Departemen = kd_departemen + departemen
Data karyawan = NIK + nama + no_KTP + jKelamin + alamat + rt + rw +
kode_pos + tanggal_lahir + tempat_lahir + agama + kebangsaan +
status_marital + tgl_masuk + tgl_keluar + kd_jabatan + kd_departemen +
gaji_pokok + tunjangan_jabatan + status_kerja + no_telpon
3NF: Idem 2NF
2. UNF : form_departemen = (kode_departemen + nama_departemen)
1NF: Data Departemen = kd_departemen + departemen
2NF: Idem 1NF
3NF: Idem 2NF
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
61
3. UNF : form_jabatan = (kode_jabatan + nama_jabatan + kode_departemen
+ nama-departemen)
1NF: Data Jabatan = kd_jabatan + jabatan + kd_departemen + depatemen
2NF: Idem 1NF
3NF: Idem 2NF
4. UNF : form_pelatihan = (kode_pelatihan + nama_pelatihan + deskripsi)
1NF: Data Pelatihan = kd_pelatihan + nama_pelatihan + deskripsi
2NF: Idem 1NF
3NF: Idem 2NF
5. UNF : form_pengajuanPelatihan = (no_fkp + tgl_pengajuan + departemen
+ kode_pelatihan + nama_pelatihan + deskripsi + status + tgl_persetujuan)
1NF: form_pengajuanPelatihan = no_fkp + tgl_pengajuan + departemen +
kode_pelatihan + nama_pelatihan + deskripsi + status + tgl_persetujuan
2NF:
Data Pengajuan = no_pengajuan + tanggal + departemen
Data Pelatihan = kd_pelatihan + nama_pelatihan + deskripsi
3NF: Idem 2NF
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
62
6. UNF : form_jadwalPelatihan = (kode_pelatihan + nama_pelatihan +
no_jadwal + tgl_pelatihan + pelatih + tempat + jam)
1NF: form_jadwalPelatihan = kode_pelatihan + nama_pelatihan +
no_jadwal + tgl_pelatihan + pelatih + tempat + jam
2NF:
Data Pelatihan = kd_pelatihan + nama_pelatihan + deskripsi
Data Jadwal = no_jadwal + tanggal_pelatihan + tempat + jam + pelatih
3NF: Idem 2NF
7. UNF : form_hasilPelatihan = (kode_pelatihan + nama_pelatihan +
no_jadwal + tgl_pelatihan + pelatih + tempat + jam + nik +
nama_karyawan + hasil_nilai + grade)
1NF: form_hasilPelatihan = kode_pelatihan + nama_pelatihan +
no_jadwal + tgl_pelatihan + pelatih + tempat + jam + nik +
nama_karywan + hasil_nilai + grade
2NF:
Data Pelatihan = kd_pelatihan + nama_pelatihan + deskripsi
Data Jadwal = no_jadwal + tanggal_pelatihan + tempat + jam + pelatih
Data Hasil Pelatihan = NIK + nama_karyawan + departemen + jabatan +
Nilai + grade
3NF: Idem 2NF
8. UNF : report_pengajuanPelatihan = (no_pengajuan + departemen +
jabatan + nama_pelatihan + daskripsi + tanggal_pengajuan)
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
63
1NF: Data Pengajuan Pelatihan = no_pengajuan + departemen + jabatan +
nama_pelatihan + daskripsi + tanggal_pengajuan
2NF: Idem 1NF
3NF: Idem 2NF
9. UNF : report_hasilPelatihan = (no_jadwal + kode_pelatihan +
nama_pelatihan + deskripsi + tanggal_pelatihan)
1NF: report_hasilPelatihan = no_jadwal + kode_pelatihan +
nama_pelatihan + deskripsi + tanggal_pelatihan
2NF:
Data Jadwal = no_jadwal + tanggal_pelatihan + tempat + jam + pelatih
Data Hasil Pelatihan = no_hasilPelatihan + NIK + nilaiPelatihan + grade
Data Pelatihan = kd_pelatihan + nama_pelatihan + deskripsi
3NF: Idem 2NF
10. UNF : form_penilaianPrestasi = (no_penilaian + tanggal + nik +
nama_karyawan + departemen + jabatan + kualitas_kerja +
target_pekerjaan + kepatuhan + kerjasama_tim + perawatan_alat +
kehadiran + tanggung_jawab + disiplin + jumlah_poin + nilai_akhir +
grade)
1NF: form_penilaianPrestasi = no_penilaian + tanggal + nik +
nama_karyawan + departemen + jabatan + kualitas_kerja +
target_pekerjaan + kepatuhan + kerjasama_tim + perawatan_alat +
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
64
kehadiran + tanggung_jawab + disiplin + jumlah_poin + nilai_akhir +
grade
2NF:
Data Karyawan = NIK + nama + no_KTP + jKelamin + alamat + rt + rw +
kode_pos + tanggal_lahir + tempat_lahir + agama + kebangsaan +
status_marital + tgl_masuk + tgl_keluar + kd_jabatan + kd_departemen +
gaji_pokok + tunjangan_jabatan + status_kerja + no_telpon
Data Penilaian Kriteria = no_penilaian + kualitas_kerja + target_pekerjaan
+ kepatuhan + kerjasama_tim + perawatan_alat + kehadiran +
tanggung_jawab + disiplin + jumlah_poin + nilai_akhir + grade
3NF: Idem 2NF
11. UNF : form_pemindahan = (no_pemindahan + tgl_pemindahan +
jenis_pemindahan + nik + nama_karyawan + kd_departemen + alasan +
persetujuan + disetujui_oleh + kd_jabatanLama + kd_jabatanBaru +
kd_departemenLama + kd_departemenBaru + gaji_pokokLama +
gaji_pokokBaru + tunjangan_jabatanLama + tunjangan_jabatanBaru)
1NF: form_pemindahan = no_pemindahan + tgl_pemindahan +
jenis_pemindahan + nik + nama_karyawan + kd_departemen + alasan +
persetujuan + disetujui_oleh + kd_jabatanLama + kd_jabatanBaru +
kd_departemenLama + kd_departemenBaru + gaji_pokokLama +
gaji_pokokBaru + tunjangan_jabatanLama + tunjangan_jabatanBaru
2NF:
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
65
Data Pemindahan = no_pemindahan + tgl_pemindahan +
jenis_pemindahan + nik + nama_karyawan + kd_departemen + alasan +
persetujuan + disetujui_oleh
Data Pemindahan Detail = no_pemindahan + kd_jabatanLama +
kd_jabatanBaru + kd_departemenLama + kd_departemenBaru +
gaji_pokokLama + gaji_pokokBaru + tunjangan_jabatanLama +
tunjangan_jabatanBaru
3NF: Idem 2NF
12. UNF : report_laporanPemindahan = (periode_tahun + no_pemindahan +
nik + nama + jabatan_lama + jabatan_baru + departemen_lama +
departemen_baru + tgl_pemindahan)
1NF: Idem UNF
2NF: Idem 1NF
3NF: Idem 2NF
13. 1NF : report_laporanPemindahan = periode_tahun + no_pemindahan +
nik + nama + jabatan_lama + jabatan_baru + departemen_lama +
departemen_baru + tgl_pemindahan
2NF: Data Pemindahan Detail = no_pemindahan + nik + nama +
jabatan_lama + jabatan_baru + departemen_lama + departemen_baru +
tgl_pemindahan
3NF: Idem 2NF
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
66
3.5.6 Perancangan Database
Tabel 3.1 Tabel User
Tabel 3.2 Tabel User Wewenang
Tabel 3.3 Tabel Wewenang
Pkey user_id varchar(50)
Fkey user_password varchar(50)
nik char(10)
tblms_user
Pkey user_id varchar(50)
Fkey kd_wewenang char(2)
tblms_user_wewenang
Pkey kd_wewenang char(2)
Fkey wewenang varchar(20)
tblms_wewenang
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
67
Table 3.4 Tabel Karyawan
Table 3.5 Tabel Karyawan Pendidikan
Pkey nik char(10)
Fkey nama varchar(50)
no_ktp varchar(50)
Jkelamin varchar(6)
alamat text
rt char(10)
rw char(10)
kode_pos char(5)
tanggal_lahir datetime
tempat_lahir varchar(50)
agama varchar(16)
kebangsaan char(3)
status_marital varchar(12)
tanggal_masuk datetime
tanggal_keluar datetime
kd_jabatan char(3)
kd_department char(2)
gaji_pokok double
tunjangan_jabatan double
status_kerja varchar(10)
no_telpon varchar(12)
tblms_karyawan
Pkey nik char(10)
Fkey tahun_mulai datetime
tahun_selesai datetime
gelar varchar(20)
tempat varchar(20)
tblms_karyawan_pendidikan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
68
Table 3.6 Tabel Departemen
Table 3.7 Tabel Jabatan
Tabel 3.8 Tabel Pelatihan
Tabel 3.9 Tabel Pengajuan Pelatihan
Pkey kd_department char(2)
Fkey department varchar(50)
nik_manager char(10)
tblms_department
Pkey kd_jabatan char(3)
Fkey jabatan varchar(20)
tblms_jabatan
Pkey id_pelatihan char(6)
Fkey nama_pelatihan varchar(50)
deskripsi text
tblms_pelatihan
Pkey no_pengajuan char(12)
Fkey tanggal datetime
kd_pelatihan char(6)
kd_department char(2)
jumlah_peserta int
status varchar(20)
tanggal_pesetujuan datetime
disetujui_oleh char(10)
tbltr_pengajuan_pelatihan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
69
Tabel 3.10 Tabel Pengajuan Pelatihan Detail
Tabel 3.11 Tabel Jadwal Pelatihan
Tabel 3.12 Tabel Hasil Pelatihan
Tabel 3.13 Tabel Hasil Pelatihan Detail
Pkey no_pengajuan char(12)
Fkey nik char(10)
kd_jabatan char(3)
tbltr_pengajuan_pelatihan_detail
Pkey no_jadwal char(12)
Fkey tanggal datetime
no_pengajuan char(12)
tanggal_pelathan datetime
tempat varchar(50)
jam datetime
pelatih varchar(50)
tbltr_jadwal_pelatihan
Pkey no_hasilPelatihan char(12)
Fkey tanggal smalldatetime
no_jadwal char(12)
tbltr_pelatihan
Pkey no_hasilPelatihan char(12)
Fkey nik char(10)
grade char(1)
tbltr_pelatihan_detail
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
70
Tabel 3.14 Tabel Pelatihan Sertifikat
Table 3.15 Tabel Penilaian
Tabel 3.16 Tabel Penilaian Detail
Pkey no_sertifikat char(12)
Fkey tanggal datetime
nik char(10)
no_pelatihan char(12)
tbltr_pelatihan_sertifikat
Pkey no_penilaian varchar(12)
Fkey tanggal datetime
nik char(10)
tbltr_penilaian
Pkey nik char(10)
Fkey tanggal date
kualitas_kerja int
target_pekerjaan int
kepatuhan int
kerjasama_tim int
perawatan_alat int
kehadiran int
tanggung_jawab int
disiplin int
jumlah_poin int
nilai_akhir int
grade char(1)
tblms_karyawan_penilaian
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
71
Tabel 3.17 Tabel Pemindahan
Tabel 3.18 Tabel Pemindahan Detail
Pkey no_pemindahan char(12)
Fkey tanggal_pemindahan smalldatetime
nik char(10)
jenis_pemindahan varchar(10)
nik_pengaju char(10)
kd_department char(2)
alasan text
persetujuan varchar(10)
disetujui_oleh char(10)
tbltr_pemindahan
Pkey no_pemindahan char(12)
Fkey kd_jabatanLama char(3)
kd_jabatanBaru char(3)
kd_departmentLama char(2)
kd_departmentBaru char(2)
gaji_pokokLama double
gaji_pokokBaru double
tunjangan_jabatanLama double
tunjangan_jabatanBaru double
tbltr_pemindahan_detail
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
72
3.5.7 Relasi Database
Gambar 3.11 Relasi Database
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
73
3.5.8 Perancangan Output
Tahapan perancangan sistem selanjutnya adalah perancangan output dalam
bentuk laporan maupun printout dari form yang telah dibuat. Form yang dapat
dicetak adalah form jadwal pegawai, form catatan hasil pelatihan, dan form
pemindahan. Sementara output laporan yang dihasilkan adalah laporan pengajuan
pelatihan, laporan hasil pelatihan, laporan pemindahan.
Form jadwal pelatihan adalah form yang menampilkan rencana jadwal
pelatihan yang ditujukan untuk pegawai sebagai info kapan dilakukan pelatihan
Gambar 3.12 Jadwal Pelatihan
a. NIK : Nomor Induk Karyawan
b. Nama : Nama Karyawan Pemilik NIK
c. Departemen : Departemen yang sekarang ditempati karyawan
d. Jabatan : Jabatan yang dipegang karyawan saat ini
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
74
e. No. Jadwal : diambil dari tanggal, kode department, nama department,
tahun
Form catatan hasil pelatihan adalah form yang menampilkan hasil nilai pelatihan
yang telah ditempuh oleh para karyawan
Gambar 3.13 Catatan Hasil Pelatihan
a. Nilai : kolom yang menampilkan nilai yang di dapat oleh pegawai selama
pelatihan
b. Grade : golongan dari nilai yang didapat dari pelatihan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
75
Form pemindahan adalah form yang menampilkan rincian mengenai pegawai
yang akan melakukan pemindahan
Gambar 3.14 Pemindahan
a. Jenis Pemindahan : info yang menampilkan jenis pemindahan yang
diberikan oleh karyawan, apakah itu pengangkatan, pemindahan, ataupun
pemberhentian
b. Gaji Pokok : adalah gaji yang akan diterima oleh karyawan secara tetap
selama menduduki jabatan yang baru
c. Tunjangan Jabatan : adalah biaya tambahan yang diterima oleh karyawan
selama menduduki jabatan yang baru
d. Tanggal Persetujuan : adalah waktu kapan pemindahan karyawan tersebut
disetujui oleh direktur
e. Usulan pemindahan : table yang menunjukan keterangan posisi lama yang
didiami karyawan dan posisi baru yang akan diduduki serta alasan
pemindahan karyawan tersebut
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
76
f. Penilaian prestasi : table yang menunjukan nilai prestasi yang telah diraih
oleh karyawan selama menduduki posisi yang lama
Laporan pengajuan pelatihan, adalah laporan yang menunjukan kumpulan
informasi pengajuan pelatihan yang pernah diajukan oleh bagian SDM kepada
direktur.
Gambar 3.15 Laporan Pengajuan Pelatihan
a. No. FPK : Nomor Form Pengajuajuan Kebutuhan Pelatihan
b. Departemen : departemen yang melaksanakan pelatihan
c. Nama Pelatihan : nama pelatihan yang dilakukan
d. Deskripsi Pelatihan : penjelasan mengenai pelatihan yang dilkukan oleh
departemen maupun karyawan tersebut
e. Jumlah peserta : berapa karyawan dari departemen tersebut yang
menjalani pelatihan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
77
f. Tanggal pengajuan : tanggal pembuatan form pengajuan pelatihan
Laporan Pelatihan merupakan laporan yang berisi informasi pelatihan yang
telah dilakukan oleh seluruh departemen
Gambar 3.16 Laporan Pelatihan
a. No. Jadwal : Nomor jadwal yang dimuat dalam form sebelumnya
b. Kode pelatihan : kolom yang menampilkan kode pelatihan
c. Nama pelatihan : rincian dari kode pelatihan
d. Deskripsi pelatihan : menjelaskan rincian pelatihan
e. Jumlah peserta : berapa banyak karyawan yang mengikuti pelatihan
tersebut
f. Tanggal pengajuan : tanggal waktu pelatihan ini diajukan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
78
Laporan Pemindahan adalah laporan yang ditujukan bagi manager SDM
maupun direktur untuk mengetahui pergerakan karir karyawan yang ada di PT. Wira
Eka Bhakti
Gambar 3.17 Laporan Pemindahan
a. No. Surat : Nomor Surat dari laporan pemindahan
b. NIK : Nomor Induk Karyawan yang melakukan pemindahan
c. Jenis Pemindahan : Jenis dari pemindahan yang dilakukan oleh karyawan,
ada 3 jenis, promosi, mutasi, dan demosi
d. Posisi lama : posisi sebelum karyawan melakukan pemindahan
e. Posisi baru : posisi setelah karyawan melakukan pemindahan
f. Tanggal aktif : tanggal berlakunya pemindahan dan karyawan menempati
posisi baru
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
79
3.6 Perancangan Interface
Perancangan interface atau tampilan antar muka sistem informasi pelatihan
dan pengembangan menggunakan Visual Studio 2008
1. Rancangan Form Pegawai
Gambar 3.18 Form Master Pegawai
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
80
2. Rancangan Form Departemen
Gambar 3.19 Form Master Departemen
3. Rancangan Form Jabatan
Gambar 3.20 Form Master Jabatan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
81
4. Rancangan Form Pelatihan
Gambar 3.21 Form MasterPelatihan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
82
5. Rancangan Form Pengajuan Pelatihan
Gambar 3.22 Form PengajuanPelatihan
6. Rancangan Form Jadwal
Gambar 3.23 Form JadwalPelatihan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
83
7. Rancangan Form Hasil Pelatihan
Gambar 3.24 Form HasilPelatihan
8. Rancangan Form Penilaian Prestasi
Gambar 3.25 Form Penilaian Prestasi
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
84
9. Rancangan Form Pemindahan
Gambar 2.26 Form Pemindahan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
85
3.7 Coding
Untuk merancang program aplikasi tersebut, bahasa program dan program
yang digunakan adalah
Bahasa Pemograman : VB.net
Software Prasyarat : Visual Studio 2008, Crystal Report
Extension Library : MySQL.Data v.6.2.3.0
Sedangkan spesifikasi minimum untuk hardware komputer agar program
aplikasi tersebut bisa dibangun dan dijalankan adalah
Sistem Operasi : Windows Vista
Kebutuhan Penyimpanan : 500 MB
Memori : 1 GB
Tambahan : Mini USB 2.0 Cable, Printer
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Hasil
Dalam bab ini penulis akan menjabarkan mengenai hasil dari analisa dan
perancangan sistem informasi pelatihan dan pengembangan pada PT. Wira Eka
Bhakti. Sebelumnya penulis akan menjelaskan na
dan pengembangan di PT. Wira Eka Bhakti seperti di bawah ini
Gambar 4.1 Navigation Diagram Sistem Informasi PT. Wira Eka Bhakti
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis akan menjabarkan mengenai hasil dari analisa dan
perancangan sistem informasi pelatihan dan pengembangan pada PT. Wira Eka
Bhakti. Sebelumnya penulis akan menjelaskan navigation diagram sistem pelatihan
dan pengembangan di PT. Wira Eka Bhakti seperti di bawah ini
Gambar 4.1 Navigation Diagram Sistem Informasi PT. Wira Eka Bhakti
86
HASIL DAN PEMBAHASAN
Dalam bab ini penulis akan menjabarkan mengenai hasil dari analisa dan
perancangan sistem informasi pelatihan dan pengembangan pada PT. Wira Eka
vigation diagram sistem pelatihan
Gambar 4.1 Navigation Diagram Sistem Informasi PT. Wira Eka Bhakti
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
87
Tampilan form dibawah ini merupakan form yang pertama kali muncul saat
memulai program sistem informasi pelatihan dan pengembangan. Pengguna
diwajibkan memasukan nama pengguna (username) dan password untuk memastikan
yang berkepentingan yang menggunakan program tersebut. Nama pengguna yang ada
pertama kali adalah ‘admin’ dengan password ‘admin’, setelah proses login selesai,
admin dapat membuat nama pengguna dan password lainnya. Jika proses login gagal
dilakukan maka yang muncul adalah pesan yang menyatakan kata sandi yang
dimasukan salah. Sedangkan bila pengguna tidak memasukan nama pengguna dan
kata sandi maka akan muncul peringatan untuk memasukan nama pengguna.
Gambar 4.2 Form Login
Setelah proses login berhasil dilakukan maka pengguna akan dibawa ke menu
utama seperti yang ditampilkan pada gambar dibawah ini. Pada form ini terdiri dari
beberapa menu yang dikelompokan sesuai dengan fungsinya seperti menu master,
menu pelatihan, menu pengembangan, dan menu user.
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
88
Gambar 4.3 Form Menu Utama
Menu master adalah menu yang digunakan untuk memasukan dan mengatur
data karyawan, departemen, jabatan, pelatihan, dan user. Saat master pegawai diakses
maka akan muncul jendela baru yang bernama form karyawan, pada form isi
pegawai-pegawai yang telah terdaftar akan ditampilkan pada data grid view. Untuk
menambah pegawai, pengguna memilih tombol add, setelah menekan tombol tersebut
label-label yang ada di bagian bawah akan berubah menjadi putih menandakan label
tersebut dapat diakses. Setelah semua table diisi dengan data yang diperlukan,
kemudian pengguna menekan tombol save untuk menyimpan penambahan pegawai.
Untuk memperbaharui data pegawai, pemilih pegawai yang akan kita ubah dari daftar
tersebut kemudian label-label di bawahnya akan berisi data pegawai yang dipilih,
pada langkah ini label tersebut masih bersifat read only, untuk dapat mengubah data
yang ada pengguna harus menekan tombol update. Setelah perubahan data selesai
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
89
dilakukan langkah selanjutnya yaitu menekan tombol save untuk menyimpan
perubahan yang dilakukan. Ada juga keterangan tambahan mengenain karyawan yang
telah dipilih mengenai keterangan keluargan, riwayat pendidikan baik formal,
maupun informal, serta riwayat pendidikan. Form pegawai dapat dilihat pada gambar
4.4
.Gambar 4.4 Data Master Karyawan
Menu Master selanjutnya adalah Master Departemen, ketika departemen
diakses maka akan mucul jendela baru seperti yang terlihat dibawah ini. Form
tersebut digunakan untuk mengatur departemen di PT. Wira Eka Bhakti.
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
90
Gambar 4.5 Data Master Departemen
Menu Master selanutnya ada Master Jabatan, ketika jabatan diakses maka
akan muncul jendela baru seperti yang terlihat dibawah ini. Form tersebut digunakan
untuk mengatur jabatan-jabatan apa saja yang ada di PT. Wira Eka Bhakti
Gambar 4.6 Data Master Jabatan
Menu Master selanutnya ada Master Pelatihan, ketika pelatihan diakses maka
akan muncul jendela baru seperti yang terlihat dibawah ini. Form tersebut digunakan
untuk mengatur latihan-latihan apa saja yang akan dilakukan di PT. Wira Eka Bhakti
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
91
Gambar 4.7 Data Master Pelatihan
Menu Master selanutnya ada Master User, ketika user diakses maka akan
muncul jendela baru seperti yang terlihat dibawah ini. Form tersebut digunakan untuk
mengatur siapa saja yang dapat mengakses aplikasi SDM di PT. Wira Eka Bhakti
Gambar 4.8 Data Master User
Cara menggunakan form departemen, jabatan, pelatihan, dan user hampir
sama seperti form pegawai, dimana departemen, jabatan, pelatihan, dan user akan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
92
ditampilkan pada data grid view, kemudian pengguna memilih nama data mana yang
akan dilihat dan dapat memilih update untuk merubah data dan add untuk menambah.
Kelompok menu selanjutnya adalah menu pelatihan. Menu ini merupakan
menu yang nantinya tiap form akan diakses berulang-ulang, tidak seperti menu
master yang biasanya cukup diakses sekali pada awal dan diakses kembali pada saat
ada perubahan atau penambahan. Pada menu proses ini terdapat sub menu formulir,
laporan, dan sertifikat. Dalam menu formulir terdapat menu-menu untuk menapilkan
form-form pengajuan pelatihan, jadwal pelatihan, hasil pelatihan.
Gambar di bawah ini merupakan form pengajuan pelatihan, form ini
digunakan untuk memasukan data pada saat bagian SDM akan mengajukan pelatihan
yang dirasa dibutuhkan pada untuk para karyawannya.
Gambar 4.9 Formulir Pengajuan Pelatihan
Gambar formulir selanjutnya akan menunjukan proses Jadwal Pelatihan, form
ini digunakan ketika proses pengajuan pelatihan disetujui oleh Direktur. Kemudian
data tersebut baru dimasukan ke dalam form Jadwal Pelatihan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
93
Gambar 4.10 Formulir Jadwal Pelatihan
Menu proses selanjutnya adalah proses penilaian hasil pelatihan. Form ini
digunakan untuk memasukan hasil pelatihan yang telah dilakukan oleh karyawan.
Sehingga hasilnya nanti dapat menjadi pertimbangan dalam melakukan pemindahan
karyawan
Gambar 4.11 Formulir Hasil Pelatihan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
94
Setiap periode 3 bulan sekali, bagian personalia akan melakukan penilaian
kepada setiap karyawan yang ada di PT. Wira Eka Bhakti. Tujuan penilaian ini akan
membantu dalam proses pertimbangan oleh direktur maupun manager SDM jika akan
melakukan proses pemindahan terhadap salah satu karyawan. Dengan dikombinasi
dengan hasil penilaian pelatihan yang dilakukan oleh karyawan tersebut, diharapkan
proses pemindahan dapat dilakukan dengan lebih bijak.
Tampilan formulir dibawah ini adalah tampilan form penilaian oleh bagian
SDM kepada para karyawannya. Dengan criteria yang sudah ditetapkan oleh Manager
Personalia PT. Wira Eka Bhakti.
Gambar 4.12 Formulir Penilaian Karyawan
Beberapa form dapat dicetak diantaranya adalah form pegajuan pelatihan,
jadwal pelatihan, hasil peatihan, dan pemindahan.
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
Gambar 4.13 Wa
Gambar 4.14 Hasil Cetak Formulir Pengajuan Kebutuhan
Gambar 4.13 Warning Saat Mengklik Tombol Cetak
Gambar 4.14 Hasil Cetak Formulir Pengajuan Kebutuhan
95
rning Saat Mengklik Tombol Cetak
Gambar 4.14 Hasil Cetak Formulir Pengajuan Kebutuhan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
Gambar 4.15 Hasil Cetak Jadwal Pelatihan
96
Gambar 4.15 Hasil Cetak Jadwal Pelatihan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
Gambar 4.16 Hasil Cetak Catatan Hasil Pelatihan
Gambar 4.16 Hasil Cetak Catatan Hasil Pelatihan
97
Gambar 4.16 Hasil Cetak Catatan Hasil Pelatihan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
Kemudian menu laporan digu
seperti di bawah ini
Gambar 4.17 Hasil Cetak Pemindahan Karyawan
Kemudian menu laporan digunakan untuk menghasilkan laporan
98
Gambar 4.17 Hasil Cetak Pemindahan Karyawan
nakan untuk menghasilkan laporan-laporan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
99
Gambar 4.18 Laporan Pengajuan Pelatihan
Gambar 4.19 Laporan Hasil Pelatihan
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
100
Gambar 4.20 Laporan Pemindahan
4.2 Pembahasan
Proses pencatatan pelatihan serta pengembangan yang ada di PT. Wira Eka
Bhakti sebelumnya dilakukan secara manual dan di record hanya dalam Microsoft
Excel, sehingga data yang dihasilkan cenderung mentah dan butuh waktu lagi dalam
saat akan mengeluarkan laporan untuk dapat menghasilkan informasi yang lebih
bernilai. Hal ini dapat menyita waktu bagian personalia dan membagi konsentrasi
kerja mereka, karena proses tersebut adalah proses yang rutin dilakukan. Begitu juga
pada proses pengembangan yang di dalamnya terbagi atas pemindahan, pemutusan
hubungan kerja, dan promosi, bagian persoalia harus kembali melihat catatan manual
mereka di dalam Microsoft Excel baru memngeluarkan report untuk menjadi
pertimbangan.
Dengan sistem informasi pelatihan dan pengembangan, kegiatan seperti diatas
dapat dikurangi sehingga dapat meringankan kerja bagian personalia sehingga waktu
dan kosentrasinya dapat digunakan pada hal-hal lain yang lebih penting. Setiap ingin
melakukan pelatihan, bagian personalia dapat memasukan data yang dibutuhkan agar
dapat dilihat oleh direktur lalu dicetak agar dapat segera disetujui. Setiap surat
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
101
pengajuan pelatihan akan disimpan dan akan muncul pada laporan pengajuan
pelatihan. Setelah permintaan pelatihan disetujui, barulah bagian personalia membuat
jadwal pelatihan yang akan dilakukan oleh karyawan lalu di cetak dan dibagikan
kepada karyawan yang akan melakukan pelatihan. Setelah karyawan melakukan
pelatihan, akan dinilai oleh bagian pelatihan dan nilainya akan diberikan kepada
bagian personalia untuk segera di input ke dalam sistem, yang nantinya akan
menghasilkan report hasil pelatihan. Setalah diinput, personalia dapat mencetak
sebuah sertifikat untuk diberikan kepada setiap karyawan yang telah mengikuti
pelatihan.
Setiap 3 bulan, bagian personalia akan menginput sebuah nilai prestasi tiap
karyawan yang ada di PT. Wira Eka Bhakti. Dan terakhir adalah sistem pemindahan,
setiap karyawan yang akan melakukan pemindahan harus konfirmasi dengan manager
Personalia, manager personalia akan mempertimbangkan pemindahan tersebut
berdasarkan nilai prestasi, maupun pelatihan yang telah dilakukan oleh karyawan
tersebut. Jika manager personalia berkenan, maka dapat menginput data karyawan
dan mencetaknya untuk diserahkan kepada Direktur untuk dapat segera disetujui.
Setiap pemindahan, akan menghasilkan sebuah report pemindahan.
Sistem informasi, pelatihan dan pemindahan ini menggunakan arsitektur basis
data tunggal, karena computer yang digunakan dalam perusahaan tidak terhubungan
dengan jaringan dan basis data tersebut hanya digunakan untuk sistem tesebut.
Platform basis data tersebut menggunakan MySQL dimana basis data tersebut ringan
dan banyak digunakan oleh pengembang aplikasi sehingga banyak dukungan yang
diberikan dalam sistem yang menggunakan database tersebut.
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
102
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
5.1 . Simpulan
Setelah hasil dari analisis dan perancangan sistem tersebut berhasil
diselesaikan dan di presentasikan ke bagian Human Resource Development PT Wira
Eka Bhakti, dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut
1. Dengan menggunakan sistem pelatihan dan pengembangan yang diusulkan, maka
informasi pelatihan, penilai prestasi kerja, serta informasi pemindahan karyawan
yang dihasilkan menjadi lebih lengkap, efisien, cepat, dan tepat dibandingkan
dengan sistem sebelumnya yang selalu mengalami keterlambatan dalam
menyajikan laporan penilaian karyawan
2. Dengan diterapkannya program yang telah dirancang oleh penulis, dapat
memberikan kemudahan dalam proses perhitungan prestasi karyawan dan
membatu bagian SDM dalam mengevaluasi kinerja karyawan yang ada di dalam
perusahaan serta statiskik perpindahan karyawan. Sehingga dapat melihat
laporan-laporan tersebut secara cepat dan tepat ketika dibutuhkan
3. Syarat yang diperlukan oleh seorang pegawai PT. W.E.B. berdasarkan syarat
yang telah ditetapkan oleh manager SDM adalah pegawai tersebut harus seorang
pegawai tetap yang telah menjalani training selama 1 bulan dan menjalani masa
kontrak selama 1 tahun
4. Data-data yang dibutuhkan dalam menjalankan sebuah proses pelatihan
pengembangan oleh bagian sumber daya manusia PT W.E.B sudah penulis
jelaskan pada bagian rancangan database, dan rancangan input sistem. Semua data
tersebut akan terintegrasi antar satu table data dengan table data lainnya.
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
103
5. Implementasi aplikasi berjalan dengan baik dan semua transaksi data berhasil
masuk ke dalam database sistem
5.2. Saran
Bagian SDM PT Wira Eka Bhakti juga memberikann beberapa masukan yang
berguna untuk mengembangkan sistem ini selanjutnya seperti
1. Pemilihan warna dan icon yang ada dalam setiap form bisa dibuat lebih
menarik agar para pengguna bisa lebih nyaman dalam menggunakan aplikasi
ini. Posisi dan ukuran form pada saat di run hendaknya dibuat fix dengan
content sehingga saat form dimunculkan tidak ada area lebih yang terlihat
kosong
2. Sebelum sistem aplikasi ini diterapkan, hendaknya diadakan pelatihan terlebih
daluhu untuk pegawai yang memiliki kewenangan menjalankan atau
menggunakan program aplikasi
3. Untuk memaksimalkan kinerja aplikasi ini sebaiknya aplikasi pelatihan dan
pengembangan dihubungkan juga dengan aplikasi perekrutan karyawan serta
aplikasi penggajian milik bagian keuangan sehingga integrasi pembayaran
gaji karyawan dapat berjalan lancar antara bagian personalia dengan bagian
finansial
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
104
DAFTAR PUSTAKA
Dessler, Gary (2007). Human Resource Management 8th edition. Prentice Hall PTR
Douglas, Hall T, and James G Goodale. (2001). Manajement Information System:
Organizational and Technology. 3th edition. Mac Millan Publishing
Company, New York.
Hasibuan, Malayu. (2001). Manajemen Sumber Daya Manusia, edisi revisi. Bumi
Aksara Jakarta.
Hasibuan, Sayuti. (2000). Manajemen Sumber Daya Manusia : Pedekatan Sekuler.
Muhammadiyah University Press, Surakarta.
Jogiyanto HM. (1999). Analisis dan Disain Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori
dan Praktek Aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta.
Jogiyanto HM. (2002). Pengenalan Komputer, Penerbit ANDI, Yogyakarta.
Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., (2003), Analisis dan Perancangan Sistem, Alih
Bahasa oleh Thamir Abdul Hafedh Al-Hamdany, Jilid Ke-1, Edisi Ke-5, PT.
Prenhallindo, Jakarta.
Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., (2003), Analisis dan Perancangan Sistem, Alih
Bahasa oleh Thamir Abdul Hafedh Al-Hamdany, Jilid Ke-2, Edisi Ke-5, PT.
Prenhallindo, Jakarta.
Lani Sidharta. (1995). Pengantar Sistem Informasi Bisnis, P.T. ELEX Media
Komputindo, Jakarta.
Mathiassen, dkk. (2002). Object Oriented Analysis & Design. Makro Publishing Aps,
Aalborg, Denmark.
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
105
O’Brien, James A. (2003). Introduction to Information System: Essesntials for the e-
bussiness Enterpirse 11th edition. Mcgraw-Hill.
O’Brien, J.A., & Marakas, G. M. (2008). Management Information Systems, 8th
Edition. United State of America: McGraw-Hill/Irwin
Torrington Derek, Taylor Stephen. (2009). Database System: A Practical Approach to
Design, Implementation, and Management, Third Edition, Addison Wesley,
England.
Werther, R. K. Davis, E., (2005). Introdution to Information System:supporting and
Transforming Bussiness. United States of America: John Wiley & Sons, Inc.
Varkkey, Dessler (1994). Human Resource Management, 11th edition. Pearson
Education
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013
106
LAMPIRAN
Analisis dan Perancangan ..., Michael, FTI UMN, 2013