Aliments Krispy Kernels Inc. Croustilles Yum Yum Enr. ... Croustilles Yum Yum Enr. Guide de...

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  • Aliments Krispy Kernels Inc.

    Croustilles Yum Yum Enr.

    Guide de l’utilisateur

    Février 2009

    TMGSL v.3.17.50

  • TABLE DES MATIÈRES

    Application TMGSL 1 Menu Gestion 2 Facturation 3 Ouverture de journée 4 Nouvelle facture 6 Nouvelle facture – Transaction 8 Nouvelle facture – Type de transactions 9 Fermeture de la facture 15 Nouvelle facture – Impression 19 Nouvelle facture – Réimpression 22 Historique du client 23 Nouvelle facture – Annulation 26 Pré-vente 28 Liste Pré-vente 29 Ajouter un client 30 Gestion des comptes de clients comptant 32 Fermeture de journée 34 Gestion des clients 36 Recherche de client 37 Mise à jour route / séquence 42 Liste de clients 46 Gestion des produits 48 Recherche de produits 49 Liste de produits 52 Gestion des commandes 53 Création de commande 54 Réception de commande 56 Gestion de l’inventaire 57 Gestion de l’inventaire – Maintenance de produit 58 Gestion de l’inventaire – Transaction entrepôt 59 Gestion de l’inventaire – Inventaire périodique 60 Gestion de l’inventaire – Interrogation 61 Gestion de l’inventaire – Gestion d’entrepôt 62 État de compte 63 État de compte – Saisie des dépenses 64 État de compte – Type de dépenses 66 État de compte – Rapports 67 Rapports 68 Communication 71 Paramètres 72 Message Intranet 73

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    Application TMGSL

    C’est à partir du menu principal que vous pouvez accéder aux différents modules de l’application.

    Menu « Gestion » Menu « Rapports » Menu « Communication » Menu « Paramètres »

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    Menu Gestion

    Facturation Gestion des clients Gestion des produits Gestion des commandes Gestion de l’inventaire État de compte Balancing Retour

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    Facturation

    Ouverture de journée Nouvelle facture Pré-vente Liste pre-vente Ajouter un client Fermeture de journée Retour

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    Ouverture de journée

    L’« Ouverture de journée » est utilisée pour préparer les informations relatives à la livraison de la journée. La sélection des clients et le tri selon la séquence de livraison sont réalisés par cette opération. Vous devez entrer le numéro de journée puis cliquer sur ouverture. Dans le cas ou un ou plusieurs clients n’ont pas été sélectionnés, vous pouvez le ou les ajouter avec le menu « Ajouter un client. » Si vous n’utiliser pas les routes/séquences, vous devez utiliser le menu « Ajouter un client ».

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    Ouverture de journée (suite) Lorsque l’opération est terminée, vous recevez le message suivant:

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    Nouvelle facture

    L’option « Nouvelle facture » nous amène à l’écran suivant. Voici les différentes composantes de cet écran: 1- Nom du magasin actif. 2- Position et séquence de livraison. 3- Boutons pour accéder aux fonctions de facturation. 4- État de la facture. 5- Accès Rapide

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    Nouvelle facture (suite) Le point no 2 « Position et séquence de livraison » est composé de 2 nombres. Le premier indique la position du client actif tandis que le second fait référence au nombre de clients qui ont été sélectionnés dans la journée de livraison. Dans l’exemple de la page précédente nous facturons le 3e client d’un groupe de 10 clients. Le point no3 Fonctions de la facturation -Transaction : Ventes, retour, … -Annulation : Annuler une facture du client. -Dossier : Voir le dossier du client (payé / non payé) -Dupliquer : Faire une deuxième facture au même client. -Historique : Voire l’historique de facturation du client. -Imprimer : Imprimer la facture. -Retour : Retour en arrière d’un écran. Le point no 4 « État de la facture » indique le statut de la facture. Un point rouge indique qu’aucun produit n’a été saisi sur la facture. Un point jaune indique que les produits ont été saisis mais que la facture n’a pas été fermée. Quant au point vert, il indique que la facture est fermée et qu’elle est disponible pour l’impression. Le point no 5 « Accès Rapide » permet d’accéder à un client par son adresse ou son numéro de client.

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    Nouvelle facture - Transactions

    Voici l’écran de saisie des produits. Cet écran est utilisé pour saisir toutes les transactions sur les produits. Dans la case numéro de produit, nous inscrivons un numéro de produit pour ensuite saisir la quantité. Si le prix n’est pas fixé par un grossiste, le distributeur peut alors modifier le prix de vente du produit. Pour saisir un autre type de transaction, (vente, retour défectueux 100%, produit passé date 0%, ou gratuité), il faut appeler le menu à partir du menu déroulant indiqué par le point 1. Notez bien que la couleur du fond d’écran indique le type de transaction. Lorsque vous arrivez dans cet écran, la transaction sélectionnée est : « retour à 85% »

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    Si vous laisser la case no. prod. vide et appuyer sur enter, vous passer en mode recherche par format. Ce mode vous permet de faire défiler les produits d’un format en particulier.

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    Nouvelle facture – Type de transactions

    Six types de transactions sont possibles pour une même facture.

    01 Vente Ce type de transaction devrait être utilisé pour toutes ventes

    02 Retour 100% Pour reprendre un produit défectueux

    04 Reprise

    Marchandise Pour reprendre dans son inventaire et le vendre à un autre client ou produit chips defectueux (RML).

    05 Retour 0% Reprendre un produit qui ne répond pas aux critères de la compagnie pour un retour à 85%

    06 Retour 85% Pour reprendre un produit périmé

    11 Gratuité Pour donner un produit sans frais pour le client

    Il est impératif que chaque distributeur utilise les bons types de transactions. Chacun des types énoncés a son utilité et une son fonctionnement propre. Par exemple le type « 01 » calcule le produit sur la facture et soustrait les quantités de l’inventaire. Le type « 06 » soustrait le produit sur la facture et servira à produire le rapport de produit périmé. Normalement vous devez utiliser : Distributeur : 85% Pour les retours KK passé date. 100% Pour les retours YY et autres marque de commerce.

    Pour KK si le produit est défectueux (ex. : sac brisé). 0% Est assumé par le distributeur. Employé corporatif : Vous devez toujours utiliser 100%

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    Nouvelle facture – Transactions (suite) Après avoir saisi le numéro de produit, la description du produit ainsi que le prix de vente s’affichent. Notez que le prix de vente s’affiche sur fond bleu si le prix a été fixé pour une chaîne et qu’il n’est pas modifiable. Notez aussi que le bouton historique devient disponible à ce moment.

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    Nouvelle facture – Transactions (suite) En appuyant sur le bouton « historique » l’écran suivant s’affiche. L’ordinateur vous indique alors les statistiques de ventes pour ce produit. Les informations sont les suivantes; la date de transaction, le type de transaction, la quantité ainsi que le prix unitaire.

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    Page 12

    Nouvelle facture – Transactions (suite) Si un rabais général est disponible, il sera appliqué automatiquement. Si le distributeur ne veut pas accorder ce rabais alors on peut alors appuyer sur la flèche « en haut » pour remettre le produit au prix régulier.

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    Page 13

    Nouvelle facture – Transactions (suite) En appuyant sur le bouton marqué par le point 1, vous pouvez accéder à une liste de produits par catégorie.

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    Nouvelle facture – Transactions (suite) Si vous avez déjà inscrit un numéro de produit, alors c’est la description longue du produit qui s’affiche.

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    Fermeture de facture

    Appuyez sur le bouton «Fermer facture» lorsque vous avez complété la saisie des transactions. Une facture ne peut être imprimée si elle n’est pas fermée. Par contre, une facture n’a pas besoin d’être imprimée pour être valide. Toute facture que vous fermerez sera tenue comme valide lors de votre prochaine communication. Il vous sera encore possible de modifier la facture, de la réimprimer ou de l’annuler après la fermeture.

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    Fermeture de facture (suite) Après avoir appuyé sur « Fermer facture », si il y a des gratuités ou des rabais de volume, il vous sera demandé si vous voulez les accorder. Gratuités : Si vous accepte