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Aliments Krispy Kernels Inc.

Croustilles Yum Yum Enr.

Guide de l’utilisateur

Février 2009

TMGSL v.3.17.50

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TABLE DES MATIÈRES

Application TMGSL 1 Menu Gestion 2 Facturation 3 Ouverture de journée 4 Nouvelle facture 6 Nouvelle facture – Transaction 8 Nouvelle facture – Type de transactions 9 Fermeture de la facture 15 Nouvelle facture – Impression 19 Nouvelle facture – Réimpression 22 Historique du client 23 Nouvelle facture – Annulation 26 Pré-vente 28 Liste Pré-vente 29 Ajouter un client 30 Gestion des comptes de clients comptant 32 Fermeture de journée 34 Gestion des clients 36 Recherche de client 37 Mise à jour route / séquence 42 Liste de clients 46 Gestion des produits 48 Recherche de produits 49 Liste de produits 52 Gestion des commandes 53 Création de commande 54 Réception de commande 56 Gestion de l’inventaire 57 Gestion de l’inventaire – Maintenance de produit 58 Gestion de l’inventaire – Transaction entrepôt 59 Gestion de l’inventaire – Inventaire périodique 60 Gestion de l’inventaire – Interrogation 61 Gestion de l’inventaire – Gestion d’entrepôt 62 État de compte 63 État de compte – Saisie des dépenses 64 État de compte – Type de dépenses 66 État de compte – Rapports 67 Rapports 68 Communication 71 Paramètres 72 Message Intranet 73

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Application TMGSL

C’est à partir du menu principal que vous pouvez accéder aux différents modules de l’application.

Menu « Gestion » Menu « Rapports » Menu « Communication » Menu « Paramètres »

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Menu Gestion

Facturation Gestion des clients Gestion des produits Gestion des commandes Gestion de l’inventaire État de compte Balancing Retour

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Facturation

Ouverture de journée Nouvelle facture Pré-vente Liste pre-vente Ajouter un client Fermeture de journée Retour

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Ouverture de journée

L’« Ouverture de journée » est utilisée pour préparer les informations relatives à la livraison de la journée. La sélection des clients et le tri selon la séquence de livraison sont réalisés par cette opération. Vous devez entrer le numéro de journée puis cliquer sur ouverture. Dans le cas ou un ou plusieurs clients n’ont pas été sélectionnés, vous pouvez le ou les ajouter avec le menu « Ajouter un client. » Si vous n’utiliser pas les routes/séquences, vous devez utiliser le menu « Ajouter un client ».

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Ouverture de journée (suite) Lorsque l’opération est terminée, vous recevez le message suivant:

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Nouvelle facture

L’option « Nouvelle facture » nous amène à l’écran suivant. Voici les différentes composantes de cet écran: 1- Nom du magasin actif. 2- Position et séquence de livraison. 3- Boutons pour accéder aux fonctions de facturation. 4- État de la facture. 5- Accès Rapide

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Nouvelle facture (suite) Le point no 2 « Position et séquence de livraison » est composé de 2 nombres. Le premier indique la position du client actif tandis que le second fait référence au nombre de clients qui ont été sélectionnés dans la journée de livraison. Dans l’exemple de la page précédente nous facturons le 3e client d’un groupe de 10 clients. Le point no3 Fonctions de la facturation -Transaction : Ventes, retour, … -Annulation : Annuler une facture du client. -Dossier : Voir le dossier du client (payé / non payé) -Dupliquer : Faire une deuxième facture au même client. -Historique : Voire l’historique de facturation du client. -Imprimer : Imprimer la facture. -Retour : Retour en arrière d’un écran. Le point no 4 « État de la facture » indique le statut de la facture. Un point rouge indique qu’aucun produit n’a été saisi sur la facture. Un point jaune indique que les produits ont été saisis mais que la facture n’a pas été fermée. Quant au point vert, il indique que la facture est fermée et qu’elle est disponible pour l’impression. Le point no 5 « Accès Rapide » permet d’accéder à un client par son adresse ou son numéro de client.

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Nouvelle facture - Transactions

Voici l’écran de saisie des produits. Cet écran est utilisé pour saisir toutes les transactions sur les produits. Dans la case numéro de produit, nous inscrivons un numéro de produit pour ensuite saisir la quantité. Si le prix n’est pas fixé par un grossiste, le distributeur peut alors modifier le prix de vente du produit. Pour saisir un autre type de transaction, (vente, retour défectueux 100%, produit passé date 0%, ou gratuité), il faut appeler le menu à partir du menu déroulant indiqué par le point 1. Notez bien que la couleur du fond d’écran indique le type de transaction. Lorsque vous arrivez dans cet écran, la transaction sélectionnée est : « retour à 85% »

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Si vous laisser la case no. prod. vide et appuyer sur enter, vous passer en mode recherche par format. Ce mode vous permet de faire défiler les produits d’un format en particulier.

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Nouvelle facture – Type de transactions

Six types de transactions sont possibles pour une même facture.

01 VenteCe type de transaction devrait être utilisé pour toutes ventes

02 Retour 100% Pour reprendre un produit défectueux

04Reprise

MarchandisePour reprendre dans son inventaire et le vendre à un autre client ou produit chips defectueux (RML).

05 Retour 0%Reprendre un produit qui ne répond pas aux critères de la compagnie pour un retour à 85%

06 Retour 85% Pour reprendre un produit périmé

11 Gratuité Pour donner un produit sans frais pour le client

Il est impératif que chaque distributeur utilise les bons types de transactions. Chacun des types énoncés a son utilité et une son fonctionnement propre. Par exemple le type « 01 » calcule le produit sur la facture et soustrait les quantités de l’inventaire. Le type « 06 » soustrait le produit sur la facture et servira à produire le rapport de produit périmé. Normalement vous devez utiliser : Distributeur : 85% Pour les retours KK passé date. 100% Pour les retours YY et autres marque de commerce.

Pour KK si le produit est défectueux (ex. : sac brisé). 0% Est assumé par le distributeur. Employé corporatif : Vous devez toujours utiliser 100%

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Nouvelle facture – Transactions (suite) Après avoir saisi le numéro de produit, la description du produit ainsi que le prix de vente s’affichent. Notez que le prix de vente s’affiche sur fond bleu si le prix a été fixé pour une chaîne et qu’il n’est pas modifiable. Notez aussi que le bouton historique devient disponible à ce moment.

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Nouvelle facture – Transactions (suite) En appuyant sur le bouton « historique » l’écran suivant s’affiche. L’ordinateur vous indique alors les statistiques de ventes pour ce produit. Les informations sont les suivantes; la date de transaction, le type de transaction, la quantité ainsi que le prix unitaire.

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Nouvelle facture – Transactions (suite) Si un rabais général est disponible, il sera appliqué automatiquement. Si le distributeur ne veut pas accorder ce rabais alors on peut alors appuyer sur la flèche « en haut » pour remettre le produit au prix régulier.

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Nouvelle facture – Transactions (suite) En appuyant sur le bouton marqué par le point 1, vous pouvez accéder à une liste de produits par catégorie.

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Nouvelle facture – Transactions (suite) Si vous avez déjà inscrit un numéro de produit, alors c’est la description longue du produit qui s’affiche.

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Fermeture de facture

Appuyez sur le bouton «Fermer facture» lorsque vous avez complété la saisie des transactions. Une facture ne peut être imprimée si elle n’est pas fermée. Par contre, une facture n’a pas besoin d’être imprimée pour être valide. Toute facture que vous fermerez sera tenue comme valide lors de votre prochaine communication. Il vous sera encore possible de modifier la facture, de la réimprimer ou de l’annuler après la fermeture.

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Fermeture de facture (suite) Après avoir appuyé sur « Fermer facture », si il y a des gratuités ou des rabais de volume, il vous sera demandé si vous voulez les accorder. Gratuités : Si vous accepter, faites « YES », ensuite vous devez choisir les produits (vous pouvez choisir plusieurs produits). Le numéro de transaction doit être 44 Gratuité Autorisé.

Rabais de volume : À vous de décider si vous donner le rabais ou non.

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Fermeture de facture (suite) À partir de cet écran vous obtiendrez les informations relatives à la facture (ou aux factures); sous-total, montant de taxes (si applicable), escompte de bas de facture et le mode de paiement. Le point no1 nous montre quelle facture nous traitons actuellement et combien il y en a. Si pour certains clients plusieurs factures sont nécessaires c’est donc ici que la séparation des produits s’effectue. Vous pouvez modifier l’escompte de bas de facture en utilisant les flèches qui s’affichent à l’écran (chez certaine chaine, l’escompte est barré donc ne peut être modifiée). Le numéro de bon de commande peut être inscrit dans le champ approprié (chez certaine chaine, le numéro de bon de commande est obligatoire. Donc il ne sera pas possible d’enregistrer la facture sans avoir saisie le numéro de bon de commande). Dans certains cas, vous pouvez changer le mode de paiement du client. Vous appuyez sur « Enregistrer » pour terminer.

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Fermeture de facture (suite)

Après avoir cliqué sur « Enregistrer », il vous sera demandé de faire signer le client à l’écran.

1) Le client signe. 2) Cliqué sur « Continuer » 3) Si vous voulez imprimer la facture, à la question « Voulez-vous imprimer la facture maintenant ? » réponsez « Yes » 4) Choisir le nombre de copie (2 ou 3). Si vous cocher la case enregistrer, la valeur choisi deviendra la valeur par default (il est possible de changer cette valeur dans l’écran paramètres) 5) « Est-ce que l’impression est complete ? » Si la facture est correcte, répondre « Yes ».

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Nouvelle facture – Impression

Voici deux exemples de facture :

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Nouvelle facture – Impression (suite)

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Nouvelle facture – Impression (suite) Si l’imprimante n’est pas disponible, un message d’erreur s’affiche.

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Nouvelle facture – Réimpression En cliquant sur « Imprimer » dans la fiche client, si toutes les factures ont déjà été imprimées, alors une liste de factures disponible est alors affichée. Vous pouvez réimprimer une ou plusieurs factures à partir de cette liste. Vous pouvez aussi réimprimer une facture historique à partir de cette option.

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Historique du client

Vous pouvez consulter l’historique des factures en appuyant sur le bouton « Historique. »

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Historique du client (suite) Voici un exemple de l’historique d’un client. Sur ce tableau vous trouverez les numéros des factures précédentes ainsi que les dates des visites et les montants des factures. Si vous sélectionnez une de ces factures, le détail s’affiche dans un tableau en dessous de celui-ci.

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Historique du client (suite) Voici le détail de la facture sélectionnée qui s’affiche. Vous trouverez comme information; le numéro du produit, le type de transaction, la quantité vendue ou retournée et le montant de chaque ligne. Utilisez le bouton retour pour quitter cet écran.

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Nouvelle facture - Annulation

Si une facture a été saisie et que c’est une erreur, elle pourra être annulée en utilisant le bouton « Annulation ». Une facture peut être annulée quel que soit son statut, qu’elle ait été imprimée ou non. Seules les factures qui n’ont pas été transférées sur le serveur central peuvent être annulées.

L’écran suivant apparaît. Vous devez choisir quelle facture vous voulez annuler et ensuite faire « Annulation ». Une facture avec la mention annulée s’imprimera.

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Nouvelle facture – Annulation (suite) Une confirmation est requise avant d’annuler une facture.

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Pré-vente

L’activité de « Pré-vente » s’effectue tout comme l’activité « Nouvelle facture. » Seul le bouton « Fermer facture » n’est pas disponible. Toutes les factures peuvent être saisies à l’ordinateur et ne seront pas transférées lors de la prochaine synchronisation. Les commandes prises chez les clients seront disponibles pour impression et facturation en différé.

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Liste Pré-vente

Pour vous aider à préparer vos livraisons, vous pouvez sortir la liste de pré-ventes.

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Ajouter un client

Lorsque votre journée de vente a été ouverte et qu’il vous manque un client dans votre séquence de livraison, l’option « Ajouter un client » est alors disponible. Dans cet écran, vous pouvez retrouver un client par son numéro, par le nom de l’entreprise (complet ou partiel) ainsi que par l’adresse (numéro civique, nom de rue, nom de ville).

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Ajouter un client (suite) Tous les clients qui répondent aux critères de recherche seront affichés. Vous n’avez qu’à sélectionner le numéro et appuyer sur « Ajouter » pour qu’il apparaisse dans votre liste de clients à livrer. Si vous n’avez pas trouvé le bon client vous pouvez quitter en appuyant sur « retour » sans ajouter de client. Après l’ajout d’un client, lorsque vous retournez au module de facturation, l’ordinateur vous positionnera automatiquement sur le dernier client ajouté.

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Gestion des comptes de clients comptants

Si vous le désirez, il est possible de faire la gestion des comptes de vos clients comptants. À savoir si le client à payer ou non et savoir l’état de son compte.

Lorsque une facture est terminé, vous devez répondre à la question : « La facture est payé ? » Si le client fait un paiement, choisir l’option paiement au compte pour mettre à jour l’état de compte du client.

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Gestion des comptes de clients comptants (suite)

Vous pouvez gérer, visualiser et imprimer l’état de compte du client par le dossier client.

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Passer par le menu « Gestion », « Facturation », « Ajouter un client » et ensuite « Nouvelle facture ». Au lieu de faire « Transaction », entrer dans « Dossier ».

Dans l’écran 1, vous pouvez : -Allez dans le compte à recevoir du client. -Allez voir les gratuités du client. -Allez voir les rabais du client. -Voir le dernier no. de facture et le

montant à recevoir.

Dans l’écran 2, vous pouvez : -Voir l’information sur le dernier paiement. -Allez à l’écran Collecter. -Imprimer un état de compte.

Dans l’écran 3, vous pouvez : -Inscrire un paiement au compte du client. Une fois le montant saisi, vous devez enregistrer la transaction.

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Fermeture de journée

L’option « Fin de journée » sert à imprimer vos rapports de fin de journée. Tous les rapports porteront un numéro de journal. Ce numéro pourra être utilisé pour réimprimer ce journal.

Assurez-vous que la fin de journée est fermée avec succès. Si vous n’avez pas ce message, recommencer la fin de journée. Si votre fin de journée n’est pas exécutée avec succès, vos factures ne seront pas comptabilisées au bureau.

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Fermeture de journée Voici un exemple de la fermeture de journée. Le numéro de journal est indiqué par le point 1. Le rapport de support de prix est optionnel. (Support de prix) (Fin de journée)

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Gestion des clients

Recherche de clients Mise à jour de route/séquence Liste de clients Retour

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Recherche de client

Vous pouvez mettre à jour certains éléments de la fiche client. Pour ce faire, vous devez retrouver le client soit par son numéro, par le nom de l’entreprise (complet ou partiel) ou en utilisant l’adresse (numéro civique, nom de rue, nom de ville).

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Recherche de client (suite) La table suivante affiche tous les clients qui répondent aux critères de sélection. Vous pouvez alors choisir le client que vous voulez consulter ou mettre à jour.

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Recherche de client (suite) Voici les informations qui s’affichent. Vous pouvez utiliser le bouton « Modifier » pour accéder à l’écran des modifications.

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Recherche de client (suite) L’écran qui suit s’affiche pour vous permettre de faire les corrections nécessaires.

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Recherche de client (suite) La suite des informations est disponible sur la seconde page

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Mise à jour de route / Séquence

Le menu « Maintenance Rte/Seq » vous permet de mettre à jour les routes des livraisons ainsi que l’ordre dans lequel les clients vous sont présentés.

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Mise à jour de route / Séquence (suite) Vous n’avez qu’à trouver le numéro de client et à modifier ses informations.

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Mise à jour de route / Séquence (suite) Accès Rapide : -Pour trouver le client à modifier rapidement. #Journée :

-Une journée est composée de clients qui eux sont séquencés par la séquence de livraison.

Seq. Livraison :

-La séquence de livraison est l’ordre à laquelle vous visiter vos clients dans une journée.

Supprimer : -Vous permet de supprimer un client d’une journée/séquence.

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Mise à jour de route / Séquence (suite) Vous appuyez sur le bouton « Enregistrer » pour que l’ordinateur conserve les changements.

YES : Ajouter une nouvelle séquence et garder l’ancienne. Donc le client se retrouve sur plusieurs séquences de visite. NO : Modifier la séquence actuelle.

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Liste de clients

Ce bouton sert à imprimer une liste des clients actifs sur votre ordinateur. Vous pouvez trier par route/séquence ou par nom de client. Voir l’imprimé sur la page suivante.

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Liste de clients

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Gestion des produits

Recherche de produits Liste de produits Retour

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Recherche de produits

Il existe trois méthodes pour rechercher un produit. La recherche par description requiert la description complète ou partielle. Vous pouvez faire une recherche en utilisant un groupe de produits de la liste proposée.

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Recherche de produits (suite) Voici un exemple de recherche par groupe de produits

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Recherche de produits (suite) L’ordinateur effectue la requête et affiche tous les produits qui correspondent aux critères de sélection. Vous pouvez alors choisir un produit et appuyer sur « OK. »

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Liste de produits

Cette option imprime la liste qui suit:

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Gestion des commandes

Création commande Réception commande Impression Retour

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Création de commande

Voici l’écran de saisie pour la commande. Vous devez saisir le numéro de produit ainsi que la quantité commandée (en caisses). Le montant de la commande est automatiquement calculé et affiché à l’écran. Pour terminer, sélectionnez le bouton « fermer commande ». En cas d’erreur vous pouvez choisir le bouton « Annuler commande » pour effacer la commande au complet.

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Création de commande (suite) Après avoir fermé la commande, l’ordinateur de main vous demande pour l’imprimer. Pour terminer, l’ordinateur vous affiche le montant de la commande ainsi que les taxes applicables. Vous pouvez aussi inscrire un message qui accompagnera la commande. Appuyez sur « Enregistrer » pour confirmer la commande et les montants. Lorsqu’une commande est « fermée » elle n’est plus modifiable par l’utilisateur.

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Réception de commande Lorsque votre commande est arrivée et vérifiée, utilisez l’option « Réception de commande » pour mettre à jour votre inventaire. Sur cet écran vous devez saisir le numéro de commande. Les quantités commandées et à recevoir sont alors affichées. Si tous les morceaux facturés ont été reçus, vous pouvez accepter immédiatement. Sinon, vous pouvez changer la quantité reçue et accepter par la suite. Suite à l’acceptation votre inventaire sera ajusté.

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Gestion de l’inventaire

Maintenance Produit Transactions Entrepôt Inventaire périodique Interrogations Gestion d’entrepôt Rapport Inv. Retour

(Écran du distributeur) (Écran de l’employé corporatif)

Maintenance Produit, Interrogations et Gestion d’entrepot ne sont pas disponible pour les employés corporatifs.

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Gestion de l’inventaire (Maintenance de produit)

Vous y trouvez la liste des produits disponibles, les quantités en main, les quantités minimales et les quantités maximales. Toutes ces quantités sont en unités et sont modifiables.

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Gestion de l’inventaire (Transaction entrepôt)

L’ordinateur vous offre la possibilité de gérer plusieurs entrepôts. Par exemple, si un distributeur possède un entrepôt et qu’il charge son camion avant de quitter le matin, alors il utilisera l’option « Transaction Entrepôt » pour indiquer quelles caisses il doit charger dans son camion. L’utilisation est simple il s’agit de définir l’entrepôt d’origine et l’entrepôt de destination puis indiquer le numéro de produit. À chaque « enter » une caisse est transférée. Ceci rend l’utilisation du lecteur de code à barres plus simple (à chaque lecture une caisse est transférée) .

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Gestion de l’inventaire (Inventaire Périodique)

Voici l’écran pour la saisie de l’inventaire périodique. Vous devez inscrire le numéro du produit et la quantité en main en unités.

Vous pouvez remettre les quantités à zéro, en cliquant sur « YES ». Pour les routes corporatives, les quantités sont automatiquement mises à zéro.

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Gestion de l’inventaire (Interrogation)

Vous pouvez utiliser la fonction « Interrogation » pour connaître les mouvements de stocks.

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Gestion de l’inventaire (Gestion d’entrepôt)

Cette fonction sert à définir plusieurs entrepôts pour le distributeur.

Par défaut, la facturation des clients s’effectue à partir de l’entrepôt qui possède la priorité 1. Les autres entrepôts doivent être gérés manuellement. Le nom de l’entrepôt peut être défini par le distributeur.

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État de compte

À partir de ce menu vous aurez accès à quatre fonctionnalités. La première option vous permet d’imprimer votre état de compte. À chaque communication les transactions qui sont portées à votre compte sont répliquées ici. Vous pouvez donc imprimer votre état de compte à jour à tout moment.

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État de compte (Saisie des dépenses)

Vous pouvez utiliser ce module pour saisir les dépenses encourues sur la route. Vous pourrez par la suite imprimer un rapport de dépenses. Chaque dépense est classée dans des catégories que vous pouvez définir vous-même. Après avoir appuyer sur le bouton « Enregistrer » l’écran suivant vous affiche une liste des transactions saisies.

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État de compte (Saisie des dépenses) Vous pouvez afficher et modifier les dépenses déjà saisies avec le bouton « afficher ».

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État de compte (Type de dépenses)

Ce menu sert à définir les types de dépenses que vous voulez utiliser. Le nombre indiqué dans les cases % sert à déterminer quel pourcentage de taxe le distributeur peut inscrire sur le rapport de taxe.

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État de compte (Rapports)

Cette option vous permet d’imprimer le rapport des dépenses.

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-Cliquer sur « Reimpression » (écran 1). -Inscrire le nombre de copie et le numéro de journal (écran 2). -Cliquer sur imprimer.

Rapports

Ce menu sera utilisé pour imprimer et/ou réimprimer les rapports. À partir du menu déroulant, vous sélectionnez le rapport que vous voulez obtenir ainsi que le nombre de copies. Si vous demandez la réimpression d’un rapport, vous devrez saisir le numéro de journal pour indiquer lequel vous voulez obtenir. Dans certains cas vous devrez fournir certains paramètres pour l’impression.

Voice un exemple de réimpression du rapport de fin de journée :

1) 2)

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Rapports (suite)

Certain rapports sont envoyé directement sur votre ordinateur de main. Ils sont disponibles dans le menu « Reception ». Vous pouvez les imprimer. Il est important de les supprimer (de faire le ménage de votre boîte de réception) pour libérer de l’espace.

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Rapports (suite)

Si vous avez des nouveaux rapports, vous recevrez ce message à l’ouverture de TMGSL.

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Communication

L’activité de communication est très simple. Cette opération devrait être effectuée tous les jours. Elle est primordiale pour que les informations relatives à la facturation soient le plus à jour possible. Si, pour quelque raison que ce soit, vous n’avez pas utilisé votre appareil pendant une journée, cette opération devrait tout de même être effectuée avant d’aller sur la route. Ceux qui utilisent une connexion par modem, doivent choisir une ville dans le menu déroulant. Si toutes les villes sont des longues distances pour vous, veuillez choisir AllCities ou AllCities-CA (numéro 800).

-Compose Utiliser dans un hôtel (si besoin d’un code en sortie) -Compose code régional Utiliser si le code régionale est obligatoire dans votre région. -Force Refresh Utilise seulement si quelqu’un au département informatique

vous le demande. -Complete delete Utilise seulement si quelqu’un au département informatique

vous le demande. -*70 Pour désactiver l’appel en attente (Bell).

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Paramètres

Au menu « Distributeur », vous pourrez consulter et modifier les informations relatives à la route de distribution. Séquences et Configuration sont utilisées par le département informatique seulement. Parametres, vous permet de modifier le nombre de copie à imprimer, de supprimer les rapports de la boite de réception et de choisir si la commande défile par format ou non. Si vous modifiez une information, appuyez sur Enregistrer.

Les choix suivants sont disponibles : 0 = vous demande le nombre de copies a chaque impression. 2 = imprimer 2 copies. 3 = imprimer 3 copies.

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Message Intranet

Le personnel d’Aliments Krispy Kernels et Croustilles Yum Yum peuvent vous envoyer des messages via l’Intranet. Ces messages apparaissent à l’ouverture du programme TMGSL. Vous pouvez imprimer le message et ensuite le détruire pour passer au message suivant.