alavanca de sucesso no Programa de Melhoria Contínua · UNICAMP Unicamp | CGU 08.06.2020....
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DESBUROCRATIZE
Profa. Dra. Teresa Dib Zambon Atvars
Profa. Dra. Milena Pavan Serafim
Eloisa Caldeira Durães
UNICAMP
Unicamp | CGU
08.06.2020
UNIVERSIDADE DIGITAL
MISSÃO:
Criar e disseminar o conhecimento científico, tecnológico, cultural e artístico em todos os campos do saber por meio do ensino, da pesquisa e da extensão. Formar
profissionais capazes de inovar e buscar soluções aos desafios da sociedade contemporânea com vistas ao exercício pleno da cidadania
MAPA ESTRATÉGICO VISÃO
A Unicamp é uma universidade pública de liderança e referência internacional em todas as áreas do conhecimento, promotora do desenvolvimento sustentável e
comprometida com os anseios da sociedade
Difundir o conhecimento produzido para a sociedade
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OBJETIVOS DE RESULTADO PARA A
SOCIEDADE
Aprimorar o acesso, permanência e desenvolvimento acadêmico, profissional e pessoal como mecanismo de
promoção de igualdade e diversidade
Aprimorar os métodos educacionais para torná-lo flexível, contemporâneo e de aprendizagem centrada
no estudante
Atualizar a infraestrutura física e tecnológica da área acadêmica
Ampliar a internacionalização com docentes, discentes, pesquisadores e funcionários
OBJETIVOS PARA EXCELÊNCIA NO
ENSINO, NA PESQUISA E NA EXTENSÃO
OBJETIVOS PARA EXCELÊNCIA NA
GESTÃO
Aperfeiçoar a governança corporativa para a promoção da transparência e accountability
Posicionar-se como protagonista no relacionamento com a esfera pública e a privada
Garantir a sustentabilidade orçamentária e financeira Aumentar a eficiência dos processos de trabalho com
o suporte tecnológico
Compatibilizar a disponibilidade de pessoal às necessidades dos processos e serviços
Aumentar o impacto nacional e internacional da pesquisa
Intensificar parcerias com diferentes setores da sociedade
Favorecer a trajetória de desenvolvimento pessoal e profissional
Otimizar a infraestrutura, os serviços e o uso dos espaços dos campi para garantia de um ambiente
saudável, verde, seguro e acessível
Promover a inserção de inovação e empreendedorismo na instituição extensivo à
sociedade
SUSTENTABILIDADE GESTÃO POR PROCESSOS TRANSPARÊNCIA
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Concepção e fases
Equipes e produtos
Linha do tempo
UNICAMP
Anexo I: canal simplifica
Anexo II: redes sociais
Convergência com o LAB. GESTA
A grande alteração a fazer no confronto à burocracia transcende e antecede ao campo técnico, situando-se no PLANO CULTURAL e INSTITUCIONAL, onde estão enraizadas as causas fundamentais do emperramento e da ineficiência.*
UNICAMP
* Hélio Beltrão, 1985
UNICAMP
Lançado em maio de 2019, o programa recebeu 60 inscritos, sendo 40 da equipe presencial e 20 da equipe virtual.
• 64% Unidade de ensino e pesquisa• 17% Administração central• 17% Colégio técnico• 2% Centro e núcleo
|1ª FASE: BOAS-VINDAS E CAPACITAÇÃO
Apresentar os projetos dereforma/modernização da GESTÃO PÚBLICA,alinhados aos condicionantes históricos deformação da Administração Pública Brasileira;
Propor um novo olhar sobre a burocracia, DESMISTIFICAR O CONCEITO DE BUROCRACIACOMO ALGO RUIM.O que é ruim é denominadopelos autores como disfunções burocráticas.
Agosto
|2ª FASE: LEVANTAMENTO DE INQUIETAÇÕES BUROCRÁTICASENTRE OS INSCRITOS
Recebemos 48 formulários com as inquietações burocráticas, cada formulário teve em média 4 itens, então tivemos quase
200 itens!
Posteriormente, cada respondente recebeu um retorno.
Os itens foram analisados pela equipe presencial e realizamos a priorização usando a matriz GUT(gravidade, urgência e tendência);
em seguida, realizamos um AGRUPAMENTO para estabelecer as frentes de trabalho.
CULTURA E INSTITUCIONALIZAÇÃO DA PREOCUPAÇÃO COM OS EXCESSOS DE BUROCRACIAEsta equipe vai atuar na elaboração de mecanismos para instituir meios que incentivem o senso crítico e liberdade paraquestionamentos. A referência inicial será as boas práticas estabelecidas pelo Governo Federal, como: Simplifique, Decreto9094/2017, Lei nº 13.726 e Guia D Simplificação.O produto esperado é um plano de ação para impulsionar a mudança cultural.
EQUIPE CULTURA
NORMAS E PROCEDIMENTOS (EPE e Gestão)Esta equipe vai atuar na proposição de alterações em normas e procedimentos internos das quais interferem em sua rotina.
O produto esperado é um pacote de alterações à Administração Central para análise de viabilidade e efetividade.
EQUIPE NORMATIVOS
TRAMITAÇÃO INTRA E INTER ÓRGÃOS, UNIDADES E CÂMARASEsta equipe vai identificar processos de suporte da Unicamp que impactam nas atividades-fim e passam por diversasaprovações, ciências e pareceres.
O produto esperado é identificar papéis duplicados e propor a supressão ou alteração de etapas.
EQUIPE TRAMITAÇÕES
NOVAS ROTINAS, NOVOS MÉTODOS DE TRABALHO, NOVAS FERRAMENTAS E VELHOS QUESTIONAMENTOSEsta equipe vai atuar em um estudo e análise de viabilidade de práticas já abordadas em outros órgãos públicos que temgerado resultados para então, propor mudanças à Unicamp.
O produto esperado é um plano de convencimento dos itens levantados as áreas responsáveis.
EQUIPE INOVAÇÃO(Por que não?)EI
XO T
RA
NSV
ERSA
L: M
ELH
OR
IAS
PO
NTU
AIS
Propor ações que visem melhorias pontuais e localizadas, que possuem efeitos rápidos e positivos na rotina de trabalho, facilitando não apenas o desenvolvimento do mesmo, mas também desconstruindo a percepção dos envolvidos de que tudo é “burocrático”.
|RESULTADO DO AGRUPAMENTO:
|3ª FASE: DEFINIÇÃO DA METODOLOGIA
Após estudos e benchmarking com o Governo Federal, optamos por DESIGN THINKING e com o apoio da Educorp, nos meses de Setembro e Outubro, capacitamos todos os 40 profissionais da equipe presencial.
|DESIGN THINKING
EMPATIA(insights)
DEFINIÇÃO(foco)
IDEALIZAR(brainstorm)
PROTOTIPAR(construir)
TESTAR(entregar)
É um modelo mental, uma abordagem prática para solucionar problemas complexos por meio de um olhar humano.
IDEO, Human Centered Design Toolkit. London: IDEO. Available online from:http://www.ideo.com/work/human-centered-design-toolkit/
CONHEÇA AS EQUIPES
|EQUIPE CULTURA
Propor e viabilizar ações à comunidade interna da Unicamp que objetivem o enfrentamento aos excessos de burocracia.
EQUIPE:Matheus Marchetti (Educorp) – líderEnzo Gomes Beato - FCA Giovana Vergínia de Souza - FEF Ione Pereira de Souza - COTUCA Luciano Mucini - FENewton Prado - DGA Rafaela Basso - SIARQ
PRODUTOS:
• Agenda positiva - você sabia?Status: vigente desde março.
• Canal institucional de excessos de burocracia (simplifica) - ver slide 29 (ANEXO I)Status: piloto lançado em maio.
• Guia SimplificaStatus: em andamento
Peça lançada em abril Peça lançada em maio
No período de março até maio, lançamos 9 peças.
|EQUIPE NORMATIVOS EPE
Propor alterações em normas e procedimentos com vistas à simplificação, atualização e agilidade na execução de processos de trabalho com ênfase ao ensino, pesquisa e extensão.
EQUIPE:Ana Paula Montagner (PRDU) - líder Ana Claúdia Ceccato (FOP) Bruna Mara Wargas (PRG) Guilherme Capovila (FENF)Luciana Rodrigues (FE) Newton Prado (DGA) Marcelo Eduardo Caruso (FEF) Érika da Silva Campos (IB)
PRODUTOS:
• Proposta de SIMPLIFICAÇÃO DE NORMATIVOS:
• PPPD e Professor Colaborador;Status: na PG.
• Regulamentação de reuniões virtuais;Status: em andamento.
• Concurso de livre docente e promoção por mérito;Status: programado.
|EQUIPE NORMATIVOS DE GESTÃO
Propor alterações em normas e procedimentos com vistas à aplicabilidade e flexibilidade na execução de processos de trabalho com ênfase à gestão.
EQUIPE:Gesiel Santos (DGRH) – Líder em transiçãoAldo Mário Mangili Júnior (CEB) Flávio Cezar Geraldo (IQ) Grazieli de Souza Lima (COTIL) Mário de Gobbi (IFCH) Tania Gomes Felipe (FEF) Camila Graziela Vanni (FEF)
PRODUTO:
• Nova deliberação CAD: institui dispositivos permanentes sobre a simplificação de processos e procedimentos administrativos.
Status: após aparecer da PG está em alteração para encaminhamento à CAD.
|EQUIPE TRAMITAÇÃO
Levantar, questionar e propor reduções nas tramitações intra e inter unidades e órgãos da adm. central.
EQUIPE:André Camargo (IQ) - líder Daniela Menali (SG) Evandro Pereira Ferrero (FCA) Wilson Bachin Balbino (DAC) Jane Válery Benazzi (COTIL) Emerson Teodorico Lopes (FEF)Lívia Salvador Basso (COTIL) Rita Matsubara Karasawa (IG)
PRODUTO:
• Proposição para retirar/alterar as “travas em sistemas” de gestão da Universidade, para evitar sobrecarga também aos diretores, com etapas simples que podem ser executadas pelas seções responsáveis pelo processo;
|EQUIPE INOVAÇÃO
Propor e efetivar melhorias simples que reflitam em impactos positivos à Universidade.
EQUIPE:Rafael Reatti (FCF) – líderAline Serpeloni Ferreira (COTIL)André Pedroso (DGRH)Lívia Verzenhassi Toledo (FCA)Newton Prado (DGA)Maria José Frungillo (FEA)Priscila Garcia Gomes (CCUEC)Angela Rosa de Godoy (COTIL)Bruno Gomes Ximenes (IB)
PRODUTOS:
• Disseminação de reuniões virtuaisStatus: concluído em abril e maio. O treinamento foi viabilizado pela Educorp e contemplou mais de 100 servidores.
• Adesão ao InovaGovStatus: concluído em maio.
• Redes sociais: ver slide 34 (ANEXO II)Status: piloto desde abril.
• Disseminação de streamingStatus: em andamento
2ªQ Outubro –1ªQ Dezembro
Formatação e execução de mapas de entregas
Junho/Julho 1ªQ Agosto 2ªQ Agosto
2ªQ Setembro e 1ªQ Outubro
Capacitação em Design Thinking
1ªQ Setembro
2020
Boas-vindas;
Apresentação do programa;
Debate sobre Trajetória do Estado
brasileiro e os projetos de reforma
administrativa.
60 inscrições recebidas Levantamento de inquietações
burocráticas e priorizações (GUT)
Recebemos 48 formulários com as
inquietações burocráticas, cada
formulário teve em média 4 itens,
então temos quase 200 itens!
Definição das equipes de trabalhoe delimitação de escopo
Aplicação das etapas de Design Thinking para os
produtos atuais e planejamento de novos produtos.
Empatia > definição > ideação > prototipagem > teste
Próximos passos planejados (até Setembro/2020)
|LINHA DO TEMPO
UNICAMP
LAB. GESTA
Unicamp | CGU
Profa. Dra. Teresa Dib Zambon Atvars | Profa. Dra. Milena Pavan Serafim | Eloisa Durães
Laboratório de inovação em gestão pública da Unicamp: modelo de operação, desafios e definições
UNICAMP
O programa inovou em pautar abertamente à comunidade interna, um problema multifacetado, como a desburocratização, proporcionando aos atores envolvidos repensarem o sistema público.
Não há soluções prontas para replicabilidade e as etapas do processo exploratório objetivaram desenvolver o hábito nos atores, para além de identificar as disfunções burocráticas, sentirem-se empoderados para propor mudanças.
O programa evidenciou que, por meio de um processo estruturado e coordenado pela alta administração dentro do viés de colaboração, é possível integrar equipes, equilibrar as demandas de trabalho e implantar mudanças.
A repetição de novos ciclos tende a tornar este processo um hábito e hábitos transformam uma cultura organizacional.
O LAB. GESTA surge para fortalecer novos hábitos.
|CONCEPÇÃO
LAB. GESTA é um espaço institucional de excelência para criar e executar condições favoráveis à inovação,
gerando produtos, serviços e transformando processos, por meio de melhorias incrementais e disruptivas.
Novas soluções serão pensadas por ângulos diferentes e testadas com protótipos de baixo custo. O
usuário final estará no centro de todo o processo exploratório.
Agimos, não apenas por resultados imediatos, mas por um horizonte com
inovações sustentáveis.
UNICAMP
|NOSSOS OBJETIVOS SÃO:
Promover e viabilizar ferramentas, metodologias e soluções inovadoras para a gestão universitária
a. HUB da Gestão: coordenar projetos inovativos e mobilizadores, agregando as diferentes expertises e atores envolvidos com a temática a ser tratada e "solucionada"; Processar e propor soluções que se alinhem às tendências informacionais e digitais, com segurança institucional. Novos projetos serão alavancados, a partir da estratégia/demanda definida pela alta administração, e projetos já testados poderão ganhar escala e ser disseminados e replicados em outros ambientes.
b. Escritório central de processos e projetos: disseminar conhecimento aos escritórios locais de processos/projetos; Oferecer suporte técnico e metodológico às ideias e aos projetos identificados nos diversos ambientes, buscando coordenar e compor arranjos específicos (recursos humanos, materiais, metodológicos, etc.) para dar o apoio necessário ao desenvolvimento de cada iniciativa;
c. Estruturar plataforma de talentos para identificar potenciais parceiros dentre os servidores para as atividades do laboratório (como uma espécie de currículo de talentos);
d. Repositório de conhecimento: criar repositório e dar visibilidade ao conjunto de métodos e abordagens utilizadas nos projetos.
Criar ambiente propício à inovação e ao fomento da cultura de gestão criativa;
a. Adesão à Rede Federal de Inovação no Setor Público (Rede InovaGov), possibilitando a participação da Unicamp nas atividades desenvolvidos no âmbito dessa Rede, tais como:
i. Desenvolvimento de estudos, pesquisas, projetos e trabalhos conjuntos para solução de desafios e problemas de interesse comum, que envolvam a aplicação ou o desenvolvimento de práticas inovadoras no âmbito do setor público;
ii. Compartilhamento de práticas, conhecimentos, informações, estudos e pesquisas referentes a inovação no setor público;
iii. Realização de eventos e ações de divulgação;
iv. Participação de servidores da Unicamp nas ações de capacitação e desenvolvimento profissional, bem como em seminários, simpósios, encontros, dentre outros;
v. Promoção de atividades conjuntas de educação corporativa.
b. Propor eventos informais nos quais serão tratados temas relacionados à inovação e gestão pública, trazendo convidados externos;
c. Reconhecer resultados concretos de projetos inovadores;
d. Estabelecer parceria com a Educorp.
UNICAMP
Desdobramento de estratégia para inovação
Disseminar a cultura de inovação
Prospectar iniciativas inovativas
Aplicar funil de inovação
Recrutar e capacitar equipes
Gerir soluçõesAvaliar
resultados
Soluções inovadoras para gestão universitáriaCultura de inovação e criatividade
Empatia
Definição
Ideação
Prototipagem
Teste
• Parceria como InovaGov
• Plataforma de talentos
• Participação em eventos
• Capacitação emtrilha de inovação
Implementação
Imp
acto
Abrangência
• Gerir projetos• Melhorar processos
TALENTOS
TECNOLOGIATRANSFORMAÇÃO
• Repositório de
conhecimento
• Reconhecer resultados
• Hub da Gestão
|NOSSO MODELO DE OPERAÇÃO:
DESIGN THINKING BPM SCRUM PMP LEAN SIX SIGMA GAMIFICAÇÃO STORYTELLING GESTÃO DE MUDANÇA PITCH
UNICAMP
Nossa composição será:
• Docente;
• Coordenador;
• Comitê Acadêmico e Executivo;
• Equipes de trabalho interdisciplinares;
O LAB. GESTA será uma célula de trabalho, alocada junto à Coordenadoria Geral da Universidade (CGU), e organizado a partir da estruturação de um Comitê Acadêmico e Executivo.
|NOSSA ESTRUTURA:UNICAMP
Fonte: baseado na curva de difusão de inovação de Everett Rogers
O fato é que a maioria da comunidade interna não abraçará a inovação de imediato.Ações de engajamento de acordo com cada público-alvo serão necessárias para identificar e recrutar os potenciais inovadores, assim como o resistentes.
INOVADORES PRIMEIROS ADEPTOS MAIORIA INICIAL MAIORIA TARDIA RETARDATÁRIOS
|DESAFIOS:
1. Mudança de comportamento e de processos de trabalho;
2. Incorporação de TIC na automação de processos;
3. Engajamento das pessoas
UNICAMP
Funil de inovação
|COMO VAMOS SELECIONAR PROJETOS?
PLANES
AV. INSTITUCIONAL
DEMANDAS ALTA ADMINISTRAÇÃO
DEMANDAS EXTERNAS
SIMPLIFICA
ENTRADA ------------------------------- PROCESSAMENTO ------------------------------------------ SAÍDA
Entendimento da demanda
Parecer positivo do
comitêPriorização
D1D2
D4
D3
D5
D6D7
D3
D7
D1
D3
D5
D7
D7
D3
UNICAMP
|COMO VAMOS RECRUTAR E DESENVOLVER TALENTOS?
D7
D3
Consultar plataforma de talentos
Entender os perfis técnicos necessários para cada projeto
Selecionar e recrutar equipes
Como funcionará esta plataforma?
1
2
3
Inscrição aberta à comunidade interna UnicampHaverá um período para inscrições virtuais
Capacitação em trilha de inovaçãoA trilha será dividida em três módulos. O primeiro módulo contempla os temas:Da desburocratização à inovação no setor público; gestão de mudanças e design thinking.
Seleção de perfis desejadosProfissionais com visão de futuro, desapegados de respostas como “porque sempre foi assim”, com disposição a aprender e muita iniciativa.
Equipe D3
Equipe D7
UNICAMP
Dúvidas?Escreva para [email protected]
UNICAMP
DESBUROCRATIZE:Piloto canal Simplifica
UNICAMP
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|PRODUTO DO DESBUROCRATIZE
O Programa Desburocratize tem o intuito de atuar na cultura organizacional, inserindo o tema das disfunções burocráticas e da
modernização da gestão como pauta permanente na Universidade; na construção de diálogos entre o mundo acadêmico e o
mundo administrativo; e na melhoria e otimização do processos de trabalho, incorporando a máxima simplificação dos trâmites e
dos processos. Saiba mais em: www.cgu.unicamp.br/desburocratize
Para promover a preocupação permanente e compartilhada da desburocratização, surgiu então, o canal Simplifica.
|CANAL SIMPLIFICA
Quem ao utilizar algum serviço da universidade, nunca se deparou com
exigências que acabam por complicar o que esperava ser simples e
rápido?
A partir de agora, sempre que você estiver nesta situação, basta
acessar: www.cgu.unicamp.br/simplifica
O piloto foi lançado em 7 de maio deste ano e até o
dia 31/05, recebeu 16 solicitações de
desburocratização.
Os temas estão distribuídos em: digitalização de
documentos, pedidos de afastamento, edital de
contratação docente em inglês, SIPEX, Férias, PRS,
compras, Professor colaborador e PPPD, fretados e
licença maternidade e paternidade.
Todas as solicitações foram respondidas e o status é:
• Em triagem: 3
• Em análise da área responsável: 2
• Aguardando solicitante: 3
• Fora de escopo: 5
• Integrado e encerrado: 3
|FLUXO DE CONDUÇÃO APÓS ANÁLISE DO PILOTO
• REGISTRO DE SOLICITAÇÃO
1ª etapa
• TRIAGEM
2ª etapa
• ATENDIMENTO NÍVEL 1
3ª etapa
• ATENDIMENTO NÍVEL 2 (ÁREA RESPONSÁVEL)
4ª etapa
• RESPOSTA AO SOLICITANTE
5ª etapa
As solicitações são recebidas via canal simplifica ou e-mail [email protected]
Verificar se a solicitação está contemplada no escopo do canal.Se não, responder e arquivar.
Escopo: ok
Verificar se:• o assunto está contemplado em outra frente de
trabalho. Se sim, integrar.
• o assunto já foi resolvido em alguma ação/projeto recente. Se sim, informar.
• O assunto necessita de mais informações ou exemplos. Se sim, solicitar.
Se não para todas as verificações
Protocolar ofício CGU ao órgão responsável para análise e resposta dentro de 10 dias.
Análise efetuada
Possibilidades:• Retorno positivo com previsão de
implementação;
• Retorno positivo mas solicitação de apoio para implementação;
• Retorno negativo e justificativa;
Obs: o fluxo será informatizado até dez/21 com o apoio de alunos do ICVoltar
DESBUROCRATIZE:Piloto redes sociais
UNICAMP
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|PRODUTO DO DESBUROCRATIZE
O Programa Desburocratize estabelece mecanismos de comunicação
que versam o programa em duas categorias: a primeira, referente as
divulgações da agenda positiva via e-mails periódicos à comunidade
interna; e a segunda é uma proposta de veiculação externa das
informações e resultados do programa, para esta última, formatamos
nossas redes sociais.
As redes sociais são canais de comunicação bastante populares e acessíveis.
Respeitando suas peculiaridades e garantindo conteúdos periódicos e de qualidade é possível obter um público qualificado.
• Mídia social mais visual;
• O ponto forte da plataforma é um conteúdo mais humano, a fim de aproximar os temas de seus seguidores;
• Faixa etária: 25 a 34 anos;
• Nesta plataforma as pessoas costumam consumir mais notícias e artigos;
• Faixa etária: acima de 55 anos
|REDES SOCIAIS
|REDES SOCIAIS
Além de mostrar ao cidadão que a universidade está preocupada com
a economicidade dos recursos financeiros e que atua de forma proativa
e estruturada em seus problemas internos, também insere pílulas de
conhecimento para reflexão sobre a desburocratização aos servidores-
seguidores das páginas (facebook e instagram).
O piloto foi testado nos meses de Abril e Maio e acumulou em média
de 60 seguidores para cada página e o dobro deste número em
visitantes.
Próximos passos:
• Elaborar plano de comunicação condizente com a
desburocratização, inovação;
• Divulgar as redes sociais à comunidade interna;
• Intensificar a produção de conteúdos;
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Obrigada
Dúvidas e sugestões, escreva para: [email protected]