AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

48
AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN PENERIMAAN TAMU (PERMATA) PADA DINAS PEMBERDAYAAN PEREMPUAN, PERLINDUNGAN ANAK, PENGENDALIAN PENDUDUK DAN KELUARGA BERENCANA (DP3AP2KB) DISUSUN OLEH : ANDI AWALUDDIN, S.Sos NDH : 02 DINAS PEMBERDAYAAN PEREMPUAN, PERLINDUNGAN ANAK, PENGENDALIAN PENDUDUK DAN KELUARGA BERENCANA (DP3AP2KB) PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020 PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN DESENTRALISASI DAN OTONOMI DAERAH (PUSLATBANG KDOD) LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA 2020

Transcript of AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

Page 1: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN

PENINGKATAN PELAYANAN PENERIMAAN TAMU (PERMATA) PADA

DINAS PEMBERDAYAAN PEREMPUAN, PERLINDUNGAN ANAK, PENGENDALIAN PENDUDUK DAN KELUARGA BERENCANA

(DP3AP2KB)

DISUSUN OLEH :

ANDI AWALUDDIN, S.Sos NDH : 02

DINAS PEMBERDAYAAN PEREMPUAN, PERLINDUNGAN ANAK, PENGENDALIAN PENDUDUK DAN KELUARGA BERENCANA

(DP3AP2KB)

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020

PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN DESENTRALISASI DAN OTONOMI DAERAH

(PUSLATBANG KDOD)

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA 2020

Page 2: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

1 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

KATA PENGANTAR

Puji serta syukur panjatkan kepada ALLAH SWT karena hanya dengan

ridho dan rahmatnya Aksi Perubahan ini dapat terselesaikan tepat pada

waktunya dan berkat karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan Laporan Akhir

Implementasi Aksi Perubahan dengan judul “Peningkatan Pelayanan

Penerimaan Tamu (Permata) pada Dinas Pemberdayaan Perempuan,

Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana

(DP3AP2KB)”.

Laporan Akhir Proyek Perubahan ini disusun sebagai salah satu syarat

memenuhi kewajiban kurikuler dalam mengikuti Pelatihan Kepemimpinan

Pengawas Angkatan I pada Pemerintah Kabupaten Penajam Paser Utara

bekerjasama dengan Pusat Pengembangan dan Pelatihan (Puslatbang) Kajian

Desentralisasi Otonomi Daerah (KDOD) Lembaga Administrasi Negara (LAN)

Samarinda untuk itu meminta maaf yang sebesar-besarnya apabila ada

kesalahan maupun kekurangan didalam penulisan Aksi Perubahan ini.

Untuk itu, saya sampaikan rasa terima kasih kepada semua pihak yang telah

membantu. Diantaranya : 1. Bapak Wakil Bupati Penajam Paser Utara Ir. H. Hamdam yang telah

mendukung aksi perubahan. 2. Pejabat, Pengajar dan Pegawai Puslatbang KDOD LAN Samarinda. 3. Sekretaris Daerah Kabupaten Penajam Paser Utara. 4. Plt. Kepala Badan Keuangan Kabupaten Penajam Paser Utara. 5. Plt. Kepala Bapelitbang Kabupaten Penajam Paser Utara. 6. Para Pejabat Eselon dan Staf PNS dan THL dilingkungan DP3AP2KB

Kabupaten Penajam Paser Utara. 7. Orang Tua, Istri dan Anak tercinta. 8. Para Sahabat PKP Angkatan 1 Tahun 2020 9. M. Abdi Rahman sebagai Coach yang banyak membimbing saya. 10. Dan pihak lainnya yang tidak bisa saya sebutkan satu persatu.

Reformer juga mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun dari

pembaca agar kedepanya pembuatan makalah Aksi Perubahan ini dapat terus

ditingkatkan dan dapat menjadi lebih baik lagi serta dalam kesempatan ini

penulis mengucapkan ribuan terima kasih kepada semua pihak yang terlibat

didalam pengerjaan Aksi perubahan ini terutama kepada para Stakeholder baik

Internal dan Eksternal serta teman-teman lain yang telah banyak membantu

dalam membuat Aksi Perubahan ini.

Reformer

Page 3: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

2 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

DAFTAR ISI

Halaman

Kata Pengantar ……………………………………………………………… 1.

Daftar isi …………………………………………………………………….. 2.

Bab 1 ………………………………………………………………………. 3.

PENDAHULUAN …………………………………………………………... 3.

1. Latar Belakang ……………………………………………………………… 3.

2. Tujuan ……………………………………………………………………… 3.

3. Manfaat Aksi Perubahan ……………………………………………………. 8.

4. Keterkaitan Aksi Perubahan dengan Isu Strategis Lembaga ………………... 8.

5. Pentahapan (Milestones) ……………………………………………………. 9.

6. Tata Kelola Aksi Perubahan ………………………………………………… 10.

7. Identifikasi Stake Holder ……………………………………………………. 12.

8. Estimasi Anggaran ………………………………………………………….. 15.

9. Identifikasi Potensi Masalah dan Strategi Mengatasi Masalah……………... 15.

10. Jadwal Kegiatan Rencana Aksi Perubahan …………………………………. 16.

Bab 2 ………………………………………………………………………... 17.

IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN ………………………………....... 17.

1. Deskripsi Aksi Perubahan Sesuai Milestone ………………………………... 17.

a. Capaian Hasil Perubahan (Perbaikan Perubahan Sesuai Tahapan Milestone) 17.

2. Deskripsi Dukungan Stake Holder ………………………………………….. 20.

3. Lesson Learned Kepemimpinan ………………………………….................. 20.

Bab 3 …………………………………………………………...…………….

KESIMPULAN DAN TINDAK LANJUT ………………………………….

1. Kesimpulan ……………………………………………………………….….

2. Tindak Lanjut ………………………………………………………………..

LAMPIRAN – LAMPIRAN …………………………………………….......

Page 4: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

3 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

BAB 1

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian

Penduduk dan Keluarga Berencana (DP3AP2KB) adalah salah satu

Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang mana dalam pelaksanaan kegiatan

sehari-hari membantu pemerintah dalam melaksanakan peningkatan dan

pelayanan terhadap masyarakat yang terbagi dalam beberapa bidang-bidang

tertentu yang ada di Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak,

Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana (DP3AP2KB).

Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian

Penduduk dan Keluarga Berencana (DP3AP2KB) terletak tepat di

Kabupaten Penajam Paser Utara dijalan Provinsi Km. 3,5 Kelurahan

Penajam Kecamatan Penajam Kabupaten Penajam Paser Utara. Kantor Dinas

Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan

Keluarga Berencana (DP3AP2KB) dahulu adalah bangunan lama yang telah

beberapa kali ditempati beberapa Instansi seperti Dinas Perhubungan dan

Instansi lainnya. Pada Tahun 2017 Dinas Pemberdayaan Perempuan,

Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana

(DP3AP2KB) mendapatkan predikat Dinas Tipe A dari Kementerian Dalam

Negeri, akan tetapi Kantor tersebut tidak layak dikarenakan kondisinya tidak

memadai. Adapun Struktur Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan

Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana (DP3AP2KB) terdiri

dari Sekretariat dan 4 Bidang dengan jumlah ASN sebanyak 30 Orang dan

Staf THL sebanyak 13 Orang.

Gambaran keadaan Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Dinas

Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan

Keluarga Berencana Kabupaten Penajam Paser Utara.

GOLONGAN PENDIDIKAN

Jabatan IV III II I S3 S2 S1 D3 SMA SMP SD

Kepala Dinas 1 - - - - 1 - - - - -

Sekretaris 1 - - - - 1 - - - - -

Kabid 3 1 - - - 1 2 - - - -

Kasubbag 1 2 - - - 1 2 - - - -

Kasi 2 10 - - - 3 10 1 - - -

Pelaksana - 2 3 - - - 2 1 2 - -

Page 5: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

4 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

Adapun penataan administrasi Pegawai Negeri Sipil di lingkungan

Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian

Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Penajam Paser Utara

berdasarkan Peraturan Bupati Penajam Paser Utara Nomor 30 Tahun

2017 Tentang Struktur Organisasi, Tata Kerja, Tugas Pokok, fungsi dan

Rincian Tugas Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak,

Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana Kabupaten Penajam

Paser Utara.

Maka Tugas Pokok dan Fungsi Subbagian Umum dan

Kepegawaian adalah sebagai berikut :

1. Subbagian Umum dipimpin oleh seorang Kepala Subbagian yang

berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris;

2. Kepala Subbagian Umum mempunyai tugas pokok melaksanakan

urusan administrasi umum dan perkantoran serta kepegawaian Dinas

Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian

Penduduk dan Keluarga Berencana;

3. Dalam melaksanakan tugas pokok sebagaimana dimaksud pada ayat

(2), Kepala Subbagian Umum menyelenggarakan fungsi:

a. Penyiapan rencana kegiatan berdasarkan tugas, permasalahan,

kebutuhan dan kebijaksanaan pada subbagian umum sebagai bahan

penyusunan DPA;

b. Penyiapan rencana kegiatan berdasarkan tugas, permasalahan dan

kebijaksanaan sebagai bahan penyusunan rencana strategis

organisasi perangkat daerah;

c. Penyusunan rencana pelaksanaan kegiatan pada subbagian umum;

d. Perumusan upaya peningkatan dan pengembangan program

subbagian umum;

e. Pembagian tugas ke bawahan sesuai jabatan subbagian umum;

f. Pembimbingan, pengarahan, dan pengawasan pelaksanaan kegiatan

penyelenggaraan administrasi umum, kepegawaian, rumah tangga,

protokol, kehumasan dan hukum serta perlengkapan dan

pelaksanaan pengadaan sarana dan prasarana fisik Dinas;

g. Pemberian petunjuk, penilaian, dan pembinaan bawahan pada sub

bagian umum sesuai peraturan dan pedoman yang ada;

h. Pengevaluasian pelaksanaan kegiatan pada subbagian umum

berdasarkan rencana dan realisasinya untuk mengetahui tingkat

pencapaian program dan permasalahan yang dihadapi serta

pemecahan masalahnya;

Page 6: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

5 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

i. Pelaporan pelaksanaan tugas sub bagian umum baik secara lisan

maupun tertulis sebagaimana pertanggung jawaban kepada

Sekretaris Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak,

Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana;

j. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diperintahkan pimpinan

secara tertulis;

Kantor Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian

Penduduk dan Keluarga Berencana (DP3AP2KB) memiliki 11 ruangan yang

terdiri dari:

1. Ruang Kepala Dinas;

2. Ruang Sekretaris :

a. Sekretaris

b. Kasubbag Umum dan Kepegawaian

c. Kasubbag Keuangan

d. Kasubbag Penyusunan Program

3. Ruang Sekretariat, yang terdiri dari 5 Orang Staf ASN (Pelaksana dan

JFT) dan 4 Orang Staf THL yang membantu Sekretaris dan para

Kasubbag yang ada di Sekretaris;

4. Ruang Istirahat dan Sholat serta tempat lemari filling Cabinet diSamping

Ruang Sekretariat;

5. Ruang Kepala Bidang Keluarga Berencana dan Kesejahteraan Keluarga;

a. Kepala Seksi Jaminan Pelayanan KB

b. Kepala Seksi Pembinaan Kesertaan KB

c. Kepala Seksi Ketahanan dan Kesejahteraan Keluarga

d. 1 Orang Staf ASN dan 1 Orang Staf THL

6. Ruang Kepala Bidang Perlindungan dan Pemenuhan Hak Anak dan

Perempuan:

a. Kepala Seksi Perlindungan Perempuan

b. Kepala Seksi Perlindungan Anak

c. Kepala Seksi Pengembangan Kabupaten/ Kota Layak Anak

d. 1 Orang Staf ASN dan 2 Orang Staf THL

7. Ruang Kepala Bidang Pengendalian Penduduk, Penyuluhan dan

Penggerakan:

a. Kepala Seksi Penyuluhan dan Pendayagunaan PLKB

b. Kepala Seksi Pengendalian Penduduk dan Informasi Keluarga

c. Kepala Seksi Advokasi dan Penggerakan

d. 1 Orang Staf ASN dan 1 Orang Staf THL

Page 7: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

6 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

8. Ruang Istirahat disebelah Ruang Kepala Bidang Pengendalian Penduduk,

Penyuluhan dan Penggerakan;

9. Ruang Kepala Bidang Kesertaan Gender dan Pemberdayaan Perempuan;

a. Kepala Seksi Kesetaraan Gender Bidang Ekonomi dan Sosial

b. Kepala Seksi Kesetaraan Gender Hukum dan Politik

c. Kepala Seksi Pengendalian Pengarusutamaan Gender

d. 1 Orang Staf ASN dan 1 Orang Staf THL

10. Ruang Tempat Penyimpanan ATK Sekretariat beserta lemari kecil;

11. Ruang Tempat Penyimpanan Alat Kontrasepsi serta barang-barang

lainnya;

12. Kamar Mandi/ WC

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah

perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas sekretaris adalah

mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu

dengan pimpinan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima

kedatangan tamu pimpinan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, tidak dapat

menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima

tamu.

Data Jumlah Tamu yang berkunjung ke Dinas Pemberdayaan

Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga

Berencana (DP3AP2KB) Tahun 2019 adalah sebagai berikut :

No. Tamu yang Bulan

Datang 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1. Instansi

Pemerintah

55 30 45 35 33 26 31 33 26 38 21 32

2. Masyarakat/ LSM 5

2 3 7 8 10 7 7 6 2 14 5

Jadi dalam Setahun ada sekitar 405 Orang Tamu dari Instansi

Pemerintah dan sekitar 76 Orang Tamu dari Masyarakat/ LSM yang

berkunjung Ke Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak,

Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana (DP3AP2KB) pada Tahun

2019.

Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk

menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar

tamu merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan

kerjasama.

Page 8: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

7 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

Selain itu, seorang sekretaris juga harus mengetahui dan memahami

sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor.

Seorang sekretaris wajib menanyakan nama, keperluan dan mengantar tamu

bertemu dengan pimpinan yang akan ditemuinya.

Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima Tamu dalam

menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris antara

lain :

Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar

kantor harus memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat

(prioritas perlu dipertimbangkan).

Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.

Berikan sapaan ramah kepada tamu.

Adapun Permasalahan yang diangkat oleh Reformer adalah Tidak

adanya Tempat Ruang Pelayanan Penerimaan Tamu juga staf yang

menerima tamu yang mengarahkan tamu tersebut baik tamu dari Instansi

maupun dari Masyarakat yang akan melaporkan Pengaduan di Bidang

Perlindungan dan Pemenuhan Hak Anak dan Perempuan (PPHAP) serta

tidak ada yang mengisi Buku Tamu dalam menerima tamu, tidak adanya

Dispenser air minum untuk tamu yang menunggu serta dinding ruang tamu

yang terkesan kurang enak dipandang mata.

Berdasarkan Permasalahan diatas maka Reformer mengangkat Aksi

Perubahan dengan Judul “Peningkatan Pelayanan Penerimaan Tamu

(Permata) pada Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak,

Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana (DP3AP2KB)”.

Terkait dengan Bidang Kesekretariatan yang pada hal ini di Subbidang

Umum dan Kepegawaian yang berkaitan dengan “Peningkatan Pelayanan

Penerimaan Tamu (Permata) pada Dinas Pemberdayaan Perempuan,

Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana

(DP3AP2KB)”.

Page 9: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

8 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

2. Tujuan

Tujuan dari Pelaksanaan Area Perubahan ini adalah :

A.) Jangka Pendek

1. Pengadaan ulang tamu lebih nyaman;

2. Perbaikan Sistem dan Mekanisme Penerimaan Tamu;

3. Membuat SOP Penerimaan Tamu;

4. Membuat Brosur dan layanan serta Standing Banner;

5. Membuat Survei Kepuasan Masyarakat untuk Tamu.

B.) Jangka Menengah

Membuat system penerimaan tamu berbasis Jaringan Komputer.

C.) Jangka Panjang Terciptanya Pelayanan yang Baik dan Prima di Bidang Pelayanan

Penerimaan Tamu, yang membuat tamu baik dari Instansi Pemerintah/

Swasta maupun dari Masyarakat yang akan melaporkan Pengaduan akan

merasakan puas akan pelayanan yang diberikan.

3. Manfaat Aksi Perubahan

A.) Manfaat Internal

Memberikan suatu Pelayanan yang baik dan Prima bagi para tamu yang

berkunjung ke Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak,

Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana serta membuat suatu

arah perubahan pada proses pelayanan penerimaan tamu di Kantor.

B.) Manfaat Eksternal Bagi para tamu yang berkunjung ke Dinas Pemberdayaan Perempuan,

Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana

membuat tamu baik dari Instansi Pemerintah/ Swasta maupun dari

Masyarakat yang akan melaporkan Pengaduan akan merasakan puas

akan pelayanan yang diberikan.

4. Keterkaitan Aksi Perubahan dengan Isu Strategis Lembaga

“Peningkatan Pelayanan Penerimaan Tamu (Permata) pada Dinas

Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan

Keluarga Berencana (DP3AP2KB)” sebagai judul Area Perubahan

merupakan langkah aksi yang di lakukan Project Leader sebagai Kasubbag

Umum dan Kepegawaian untuk memberikan suatu arah perubahan baru

dalam proses pelayanan penerimaan tamu di Dinas Pemberdayaan

Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga

Berencana (DP3AP2KB) serta membangun sebuah system Memberikan

suatu Pelayanan yang baik dan Prima bagi para tamu yang berkunjung ke

Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian

Penduduk dan Keluarga Berencana serta membuat suatu arah perubahan

pada proses pelayanan penerimaan tamu di Kantor.

Bagi para tamu yang berkunjung ke Dinas Pemberdayaan Perempuan,

Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana

membuat tamu baik dari Instansi Pemerintah/Swasta maupun dari

Masyarakat yang akan melaporkan Pengaduan akan merasakan puas akan

pelayanan yang diberikan.

Page 10: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

9 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

5. Pentahapan (Milestones)

A. Pentahapan (Milestones)

Untuk melihat pentahapan (Milestones) Area Perubahan yang

dilaksanakan dapat dilihat pada table berikut :

Jangka Pendek (2 Bulan/ 60 Hari)

1.Pengadaan ulang tamu lebih nyaman;

2.Perbaikan Sistem dan Mekanisme

Penerimaan Tamu;

3.Membuat SOP Penerimaan Tamu;

4.Membuat Brosur dan layanan serta

Standing Banner;

5.Membuat Survei Kepuasan

Masyarakat untuk Tamu.

Jangka Menengah (1-2

Tahun)

Membuat system penerimaan

tamu berbasis Jaringan

Komputer.

Jangka Panjang (2-5 Tahun)

Terciptanya Pelayanan yang

Baik dan Prima di Bidang

Pelayanan Penerimaan Tamu,

yang membuat tamu baik dari

Instansi Pemerintah/ Swasta

maupun dari Masyarakat yang

akan melaporkan Pengaduan

akan merasakan puas akan

pelayanan yang diberikan.

Page 11: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

10 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

6. Tata Kelola Aksi Perubahan

Area Perubahan Menjabarkan Kebijakan dan arahan dengan

menetapkan strategi komunikasi dan arahan dengan menetapkan strategi

komunikasi dan strategi manajemen perubahan pelayanan internal. Tim

Kerja juga melakukan Sosialisasi agar kebijakan dan arahan

terimplementasi, sehingga terbangun kesamaan persepsi, komitmen,

konsistensi serta keterlibatan dalam pelaksanaan program dan kegiatan

reformasi birokrasi pada seluruh tingkatan pegawai.

Tim Efektif

SPONSOR

KEPALA DINAS

DP3AP2KB

H. FIRMANSAH, S.SOS,

MM

MENTOR

SEKRETARIS DP3AP2KB

HJ. SITI AMINAH, SE, MM

COACH

M. ABDI RAHMADI

REFORMER

KASUBBAG UMUM DP3AP2KB

ANDI AWALUDDIN, S.SOS

TIM TEKNIS

ROMADHANI AHMAD, A.MD

SULIS SETIAWAN, S.KOM

TIM DOKUMENTASI

ROSMAH

CIPTA HAPSARI M.

TIM PENYIAPAN BAHAN

JUPRI

FITRA ABDULLAH, S.AB

Page 12: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

11 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

Tugas :

Sponsor : 1. Memberikan arahan terkait area dan aksi perubahan;

2. Membantu mendapatkan sumber daya dalam aksi

perubahan.

Mentor : 1. Memberikan masukan untuk mempermudah

implementasi aksi perubahan;

2. Melakukan Intervensi terhadap pelaksanaan aksi

perubahan;

3. Memberikan persetujuan terkait aksi perubahan.

Coach : 1. Memberikan bimbingan dan arahan;

2. Melakukan Komunikasi dengan Mentor Reformer;

3. Melakukan intervensi terhadap permasalahan dan

pelaksanaan aksi perubahan.

Reformer : 1. Merencanakan area perubahan dan aksi perubahan;

2. Membangun Tim kerja efektif;

3. Membagi Tugas Tim;

4. Menyiapkan dan mengidentifikasi Stakeholder;

5. Mensosialisasi Aksi Perubahan;

6. Mengevaluasi hasil penerapan aksi perubahan.

Tim Penyiapan

Bahan

: 1. Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan aksi perubahan;

2. Menyiapkan administrasi rapat pembahasan.

3. Menyiapkan data-data untuk sosialisasi dan evaluasi.

Tim Teknis : 1. Menyiapkan alur proses untuk aksi perubahan;

2. Melakukan Pembahasan aksi perubahan;

Tim

Dokumentasi

: 1.

2.

Menyiapkan Alat Dokumentasi, Proyektor dan lain-

lainnya untuk bahan aksi perubahan.

Membuat Dokumentasi untuk aksi perubahan.

Page 13: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

12 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

7. Identifikasi Stakeholders :

No. Stakeholders Internal Stakeholder Eksternal

1. Kepala Bidang Keluarga Berencana dan

Kesejahteraan Keluarga

Wabup Kabupaten Penajam Paser

Utara

2. Kepala Bidang Perlindung dan Pemenuhan

Hak Anak dan Perempuan

Sekretaris Daerah Kabupaten Penajam

Paser Utara

3. Kepala Bidang Pengendalian Penduduk,

Penyuluhan dan Penggerakan

Kepala Bapelibang Kabupaten Penajam

Paser Utara

4. Kepala Bidang Kesertaan Gender dan

Pemberdayaan Perempuan

Kepala Badan Keuangan Kabupaten

Penajam Paser Utara

5. Kasubbag Perencanaan Program

6. Kasubbag Keuangan

6. Kasi Jaminan Pelayanan KB

7. Kasi Pembinaan Kesertaan KB

8. Kasi Ketahanan dan Kesejahteraan Keluarga

9. Kasi Perlindungan Perempuan

10. Kasi Perlindungan Anak

11. Kasi Pengembangan Kab./ Kota Layak

Anak

12. Kasi Penyuluhan dan Pendayagunaan PLKB

13. Kasi Pengendalian Penduduk dan Informasi

Keluarga

14. Kasi Advokasi dan Penggerakan

15. Kasi Kesertaan Gender Bidang Ekonomi

dan Sosial

16. Kasi Kesertaan Gender Bidang Hukum dan

Politik

17. Kasi Pengendalian Pengarusutamaan

Gender

Penjelasan Kelompok Stakeholders :

1. Latents adalah Stakeholders yang memiliki pengaruh (influence/

power) yang besar tetapi kepentingan/ minat (interest) yang kecil;

2. Promoters adalah stakeholders yang memiliki pengaruh (influence/

power) dan Kepentingan/ minat yang besar;

3. Apathetics adalah Stakeholders yang memiliki pengaruh (influence/

power) dan Kepentingan/ minat (interest) yang kecil;

4. Defenders adalah stakeholder yang memiliki pengaruh (influence/

Power) yang kecil tetapi kepentingan/ minat yang besar.

Page 14: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

13 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

Kelompok Stakeholders :

Latents

- Kepala Bapelitbang Kabupaten

Penajam Paser Utara.

- Kepala Badan Keuangan

Kabupaten Penajam Paser Utara

Promoters

- Wakil Bupati Kabupaten Penajam

Paser Utara

- Sekretaris Daerah Kabupaten

Penajam Paser Utara

-Kepala Bidang Keluarga Berencana

dan Kesejahteraan Keluarga

-Kepala Bidang Perlindung dan

Pemenuhan Hak Anak dan

Perempuan

-Kepala Bidang Pengendalian

Penduduk, Penyuluhan dan

Penggerakan

-Kepala Bidang Kesertaan Gender

dan Pemberdayaan Perempuan

-Kasubbag Perencanaan Program

-Kasubbag Keuangan

-Kasi Jaminan Pelayanan KB

-Kasi Pembinaan Kesertaan KB

-Kasi Ketahanan dan Kesejahteraan

Keluarga

-Kasi Perlindungan Perempuan

-Kasi Perlindungan Anak

-Kasi Pengembangan Kab./ Kota

Layak Anak

-Kasi Penyuluhan dan

Pendayagunaan PLKB

-Kasi Pengendalian Penduduk dan

Informasi Keluarga

-Kasi Advokasi dan Penggerakan

-Kasi Kesertaan Gender Bidang

Ekonomi dan Sosial

-Kasi Kesertaan Gender Bidang

Hukum dan Politik

-Kasi Pengendalian

Pengarusutamaan Gender

Apathetics Defenders

- Instansi Pemerintah/ Swasta

dan LSM/ Masyarakat

Page 15: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

14 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

KELOMPOK STAKEHOLDER STRATEGI KOMUNIKASI

LATENTS

Kepala Bapelitbang Kabupaten Penajam

Paser Utara

Kepala Badan Keuangan Kabupaten Penajam

Paser Utara

Sosialisasi terhadap pentingnya system informasi

manajemen ini terhadap kebutuhan manajemen

Kepegawaian Daerah.

Koordinasi secara berkesinambungan terkait

penyiapan sarana dan prasarana system informasi

manajemen

PROMOTERS

Wakil Bupati Kabupaten Penajam Paser

Utara

Sekretaris Daerah Kabupaten Penajam Paser

Utara

Kepala Bidang Keluarga Berencana dan

Kesejahteraan Keluarga

Kepala Bidang Perlindung dan Pemenuhan

Hak Anak dan Perempuan

Kepala Bidang Pengendalian Penduduk,

Penyuluhan dan Penggerakan

Kepala Bidang Kesertaan Gender dan

Pemberdayaan Perempuan

Kasubbag Perencanaan Program

Kasubbag Keuangan

Kasi Jaminan Pelayanan KB

Kasi Pembinaan Kesertaan KB

Kasi Ketahanan dan Kesejahteraan Keluarga

Kasi Perlindungan Perempuan

Kasi Perlindungan Anak

Kasi Pengembangan Kab./ Kota Layak Anak

Kasi Penyuluhan dan Pendayagunaan PLKB

Kasi Pengendalian Penduduk dan Informasi

Keluarga

Kasi Advokasi dan Penggerakan

Kasi Kesertaan Gender Bidang Ekonomi dan

Sosial

Kasi Kesertaan Gender Bidang Hukum dan

Politik

Kasi Pengendalian Pengarusutamaan Gender

Konsultasi secara regular

Diskusi Secara Reguler

DEFENDERS

Instansi Pemerintah/ Swasta dan LSM/ Masyarakat

Konsultasi secara regular

Diskusi secara regular

Evaluasi dan pelaporan secara reguler

APATHETICS

-

Kurang memiliki kepentingan atau kekuatan bahkan

mungkin tidak mengetahui adanya upaya.

Page 16: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

15 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

8. Estimasi Anggaran

No. Uraian Rincian Biaya

1. Rapat Persiapan Tim bersama

Sponsor, Mentor dan Tim

Kreatif

Nasi Kotak @ Rp. 25.000,- dan

Kue Kotak @ Rp. 10.000,-

Sebanyak 9 Orang

Rp. 315.000,-

2. Rapat Evaluasi Tim bersama

Sponsor, Mentor dan Tim

Kreatif

Nasi Kotak @ Rp. 25.000,- dan

Kue Kotak @ Rp. 10.000,-

Sebanyak 9 Orang

Rp. 315.000,-

3. Pembuatan Station Changer,

Rak Buku/ Majalah dan Koran

serta Meja kecil

Station Changer dan Rak

Buku/ Majalah @ Rp.

1.550.000,- Meja Kecil @ Rp.

450.000,-

Rp. 2.000.000,-

4. Dispenser Air, Galon Air dan

Meja Dispenser

Dispenser Air plus Galon Air

@ Rp. 250.000,- dan Meja

Dispenser @ 150.000,-

Rp. 400.000,-

5. Standing Banner dan Spanduk

Akper

Standing Banner dan Spanduk

Akper @ Rp. 250.000,-

Rp. 250.000,-

6. Brosur Brosur @ 20.000,- sebanyak

50 Lembar

Rp. 1.000.000,-

Total Anggaran Rp. 4.280.000,-

9. Identifikasi Potensi Kendala/ Masalah dan Strategi Mengatasi Kendala/

Masalah

Dalam Pelaksanaan Aksi Perubahan tentu saja ada masalah/ kendala,

adapun masalah/ kendala yang kemungkinan akan terjadi dan mengatasinya

adalah sebagai berikut :

No. Kendala Strategi Penanganan

1. Ruang tempat pelayanan penerimaan

tamu yang tidak terlalu luas.

- Menyimpan barang-barang yang

tidak dianggap perlu;

- Memasang cermin ditempat

strategis;

- Memanfaatkan Area Dinding

Ruang Tamu;

- Menggunakan Meja dan Kursi;

- Sofa penyimpan atau Lemari Kecil

2. Tidak adanya anggaran untuk

membuat ruang pelayanan

penerimaan tamu sesuai standar

Dengan mengganggarkan di DPA

Perubahan atau dengan di DPA awal

tahun.

Page 17: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

16 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

10. Jadwal Kegiatan Rencana Aksi Perubahan

A. Jangka Waktu 2 Bulan

No. Kegiatan Waktu Aktor Output Evidence

1. Pembentukan

Tim Kreatif

Rapat Persiapan

dan

Pembentukan

Tim

Maret

Minggu

Ke III

Mentor,

Sponsor,

Reformer

dan Tim

Kreatif

Penetapan

Tim dan

Tugas - tugas

Undangan,

SK Tim,

Daftar Hadir,

Dokumentasi

(Foto)

Membuat SK

dan Surat Tugas

Maret

Minggu

Ke III

Sponsor Penetapan

SK

SK Tim,

Dokumentasi

(Foto)

2. Persiapan

Konsultasi dan

Koordinasi

Mentor Langkah

Strategi

Maret

Minggu

Ke III

Sponsor,

Mentor, dan

Reformer

Catatan Hasil

Koordinasi

Dokumentasi

(foto)

Rapat Gabungan Maret

Minggu

Ke IV

Reformer

dan Tim

Kreatif

Undangan,

Notulen,

daftar hadir

dan

dokumentasi

Dukungan

Tim

Koordinasi

dengan lintas

terkait

Maret

Minggu

Ke IV

Reformer,

Stakeholders,

dan Tim

Kreatif

Surat

Dukungan

Dukungan

3. Pembuatan

Tempat

Pelayanan

Penerimaan

Tamu

Rapat

Koordinasi

April

Minggu

I s/d III

Reformer

dan Tim

Kreatif

Terwujudnya

Tempat

Pelayanan

Penerimaan

Tamu

Ruang Tamu

DP3AP2KB

Membuat

Tempat

Pelayanan

Penerimaan

Tamu

April

Minggu

I s/d III

Reformer

dan Tim

Kreatif

Terwujudnya

Tempat

Pelayanan

Penerimaan

Tamu

Ruang Tamu

DP3AP2KB

Page 18: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

17 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

4. Implementasi

dan Informasi

Pengujian Ruang

Tamu

DP3AP2KB

sebagai Tempat

Pelayanan

Penerimaan

Tamu

April

Minggu

Ke IV

Reformer

dan Tim

Kreatif

Ruang sudah

Tersedia

Staf Khusus

Penerima

Tamu dan

Tamu yang

berkunjung

5. Evaluasi

Rapat Evaluasi April

Minggu

Ke IV

Mentor,

Reformer,

dan Tim

Kreatif

Catatan

Evaluasi

Undangan,

daftar hadir

dan

Dokumentasi

(foto)

Penyusunan

Laporan Hasil

Akhir Perubahan

Mei

Minggu

Ke I dan

II

Reformer

dan Tim

Kreatif

Laporan

Hasil Akhir

Perubahan

Dokumentasi

(foto)

B. Jangka Menengah (1-2 Tahun)

Penyediaan Komputer dan Jaringan yang terkoneksi mulai dari

Kepala Dinas, Sekretaris, Sekretariat dan Bidang - bidang yang ada di

lingkungan Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan Anak,

Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana.

C. Jangka Panjang (2-5 Tahun)

Terciptanya Pelayanan yang Baik dan Prima di Bidang Pelayanan

Penerimaan Tamu, yang membuat tamu baik dari Instansi Pemerintah/

Swasta maupun dari Masyarakat yang akan melaporkan Pengaduan akan

merasakan puas akan pelayanan yang diberikan.

Page 19: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

18 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

BAB II

IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN

1. Deskripsi Aksi Perubahan Sesuai Milestone

a. Capaian Hasil Perubahan (Perbaikan Perubahan Sesuai Tahapan

Milestone)

Capaian roadmap/milestone yang telah dilakukan, dimulai dari tahap

breakthrough I sampai dengan selesainya laboratorium kepemimpinan.

TAHAPAN PERSIAPAN

Tahapan 1 : Pembentukan Tim Proyek Aksi Perubahan

Penanggung Jawab : Kasubbag Umum dan Kepegawaian

(Reformer)

Penyelesaian : 19 – 23 Maret 2020

No. Uraian Kerja Waktu Out Put

1. Melakukan pertemuan dengan

mentor dan Sponsor untuk

membentuk Tim Proyek

Perubahan dan Tim Efektif

19 Maret

2020

Disetujui oleh Mentor dan Sponsor

dalam pembentukan Tim efektif

2. Melaksanakan Rapat Pembentukan

Tim Efektif yang terdiri dari

Reformer dan Staf Sekretariat yang

menjadi Tim Efektif

20 Maret

2020

Penetapan Tim dan Tugas - tugas

3. Membuat SK dan Surat Tugas 23 Maret

2020

Penetapan SK Tim Efektif yang di

Tanda Tangani oleh Sponsor

(Kepala Dinas)

TAHAPAN PERSIAPAN

Tahapan 2 : Persiapan

Penanggung Jawab : Kasubbag Umum dan Kepegawaian

(Reformer)

Penyelesaian : 24 Maret – 3 April 2020

No. Uraian Kerja Waktu Out Put

1. Melakukan Rapat Koordinasi

Bersama Para Stake Holder

Internal yang terdiri dari Kepala

Dinas (Sponsor), Sekretaris

(Mentor) dan Kepala Bidang serta

Kasubbag dan Kasi Dilingkungan

DP3AP2KB

24 Maret

2020

Didukung dan disetujui oleh Para

Stake Holder Internal yang terdiri

dari Kepala Dinas (Sponsor),

Sekretaris (Mentor) dan Kepala

Bidang serta Kasubbag dan Kasi

Dilingkungan DP3AP2KB

2. Melaksanakan Koordinasi dengan

lintas terkait

26 Maret –

3 April

2020

Surat Dukungan dari Stake Holder

Internal dan Eksternal Terkait Aksi

Perubahan

Page 20: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

19 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

TAHAPAN PERSIAPAN

Tahapan 3 : Pembuatan Tempat Pelayanan Penerimaan

Tamu

Penanggung Jawab : Kasubbag Umum dan Kepegawaian

(Reformer)

Penyelesaian : 1 - 5 April 2020

No. Uraian Kerja Waktu Out Put

1. Membuat Tempat Pelayanan

Penerimaan Tamu

1 – 5 April

2020

Terwujudnya Tempat Pelayanan

Penerimaan Tamu

TAHAPAN PERSIAPAN

Tahapan 4 : Implementasi dan Informasi

Penanggung Jawab : Kasubbag Umum dan Kepegawaian

(Reformer)

Penyelesaian : 6 April 2020 s/d seterusnya.

No. Uraian Kerja Waktu Out Put

1. Pengujian Ruang Tamu

DP3AP2KB sebagai Tempat

Pelayanan Penerimaan Tamu

6 April

2020 s/d

Seterusnya

Ruang sudah Tersedia serta Staf

Khusus Penerima Tamu dan Tamu

yang berkunjung.

TAHAPAN PERSIAPAN

Tahapan 5 : Evaluasi

Penanggung Jawab : Kasubbag Umum dan Kepegawaian

(Reformer)

Penyelesaian : 4 – 6 Mei 2020

No. Uraian Kerja Waktu Out Put

1. Rapat Evaluasi bersama Mentor

dan Tim Efektif

4 Mei 2020 Catatan Evaluasi hasil dari Aksi

Perubahan yang dilaksanakan

2. Penyusunan Laporan Hasil Akhir

Perubahan

5 – 6 Mei

2020

Laporan Hasil Akhir Perubahan

2. Manfaat Aksi Perubahan

A.) Manfaat Internal

Memberikan suatu Pelayanan yang baik dan Prima bagi para tamu

yang berkunjung ke Dinas Pemberdayaan Perempuan, Perlindungan

Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana serta membuat

suatu arah perubahan pada proses pelayanan penerimaan tamu di Kantor.

B.) Manfaat Eksternal

Bagi para tamu yang berkunjung ke Dinas Pemberdayaan

Perempuan, Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga

Berencana membuat tamu baik dari Instansi Pemerintah/ Swasta maupun

dari Masyarakat yang akan melaporkan Pengaduan akan merasakan puas

akan pelayanan yang diberikan.

Page 21: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

20 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

2. Capaian Dukungan Stakeholders

Pada pelaksanaan proyek perubahan tahap Aksi Perubahan,

Reformer memetakan Tim Efektif berdasarkan peran dan tugasnya

dalam proyek perubahan ini dan dituangkan dalam Surat Keputusan

(SK) Kepala Dinas. Komitmen dan dukungan serta peran dari

stakeholders yang mendukung secara penuh proyek perubahan ini

adalah sangat penting terutama dalam pencapaian output dan

outcome.

A. Deskripsi Proses Kepemimpinan

Berbagi kajian tentang kepemimpinan selalu menjadi topik

yang menarik, karena kepemimpinan selalu dikaitkan dengan

keberhasilan atau kegagalan sebuah organisasi. Pelayanan public yang

dilaksanakan oleh aparatur pemerintah adalah tugas-tugas yang diberikan

untuk melayani berbagai kepentingan umum. Demikian pula dengan

tugas-tugas pelayanan secara administratif adalah tugas-tugas yang

berkaitan dengan administrasi perkantoran.

Kompetensi kepemimpinan dilihat dari keberhasilan seseorang

mengantarkan tujuan organisasi pada tataran kesuksesan/ketercapaian

tujuan organisasi sektor publik, dimana mempunyai tujuan untuk

memberikan pelayanan public yang terbaik kepada masyarakat. Dan

peran pimpinan aparatur organisasi tersebut harus bisa membawa

organisasinya dalam memberikan palayanan publik yang berkualitas.

Kepuasan masyarakat dalam pelayanan publik tergantung dari

karakteristik management pelayanan yang ditunjukan melalui

kinerjanaya. Pengelolaan pelayanan yang dilakukan haruslah berorientasi

pada kepuasan pelanggan, tepat sasaran, dan berfokus pada “melayani”

dalam arti sesungguhnya, tulus, empati dan memiliki tujuan

pemberdayaan masyarakat.

Berbagai perubahan mungkin mendapatkan tantangan, baik dari

dalam maupun luar organisasi namun seorang pemimpin

transformasional harus berani menghadapi kompleksitas, ambiguitas,

dan ketidakpastian tersebut dengan menyiapkan strategi terbaik.

Perubahan-perubahan yang dapat dilakukan seorang pemimpin untuk

meningkatkan kualitas pelayanan publik, antara lain :

a. Memangkas berbagai birokrasi yang sudah tidak relevan.

b. Menerapkan contestability (membandingkan pelayanan yang

dilakukan unit organisasinya dengan organisasi lain untuk melihat

efisiensi dan efektivitasnya) bahkan mengembngkan kontrak dengan

sektor swasta (jika hal ini merupakan jalan terefektif dan terefisien

yang harus ditempuh)

Page 22: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

21 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

c. Menggunakan berbagai teknologi baru untuk meningkatkan

kualitas pelayanan publik.

d. Mengembangkan kebijakan publik yang berorientasi pada

pelanggan (costumer focus)

B. Mengelola Tim Kerja (Peran Reformer mengelola tim kerja)

Membangun Tim Kerja dalam suatu rancangan Aksi perubahan

adalah penentu keberhasilan, oleh karenanya seorang pemimpin

perubahan diharuskan terlebih dahulu merancang pembentukan tim yang

selanjutnya disebut membangun Tim Kerja Efektif. yaitu Efektif dalam

melakukan perubahan.

Hal-hal yang diperhatikan dalam membangun Tim Kerja Efektif

adalah mengenal dan mengetahui setiap anggota tim dengan mengelola

dan merespon emosi diri sendiri dan emosi anggota lainnya selama

berinteraksi sebagai tim, sehingga emosi tim terlihat lebih cerdas dan

lebih percaya diri dengan kepemimpinan perubahan.

Ciri-Ciri Tim Kerja Efektif yang baik adalah 1. Tujuan yg akan dicapai itu jelas 2. Tiap anggota terdorong untuk berperan aktif 3. Ada sharing, banyak mendengar, pendengar yang efektif dan

bertanya, menerjemahkan dengan sederhana 4. Harus jelas perannya dalam pelaksanaan tugas 5. Fungsi pimpinan bisa beralih ke orang lain secara tidak formal 6. Berbagi peran, tanggung jawab, kontribusi 7. Kepemimpinan / leadership 8. Pimpinan harus bisa memetakan peran tiap anggota tim, Berbagi

peran 9. Hargailah pendapat setiap anggota tim 10. Trust/ kepercayaan, tidak bisa sinergi jika tidak percaya 11. Bangun komunikasi antar anggota tim dan stakeholder yang lain 12. Saling Menghormati, ada norma-norma 13. Kompetensi : tugas leader jika anggota ada yang tidak kompeten

untuk dididik : Pembinaan 14. Mengapresiasi kinerja anggota tim

C. Membangun Budaya Pelayanan (Peran Reformer Mengubah Budaya

Pelayanan)

Sebuah organisasi dalam pelayanan publik sangat tergantung

dengan sejauh manasumber daya manusia yang terdapat dalam

organisasi tersebut dapat memberikan konstribusi bagi perkembangan

organisasi dalam memberikan pelayanan prima kepada public. Etos

kerja, disiplin serta komunikasi antara pegawai yang mesti terjalin dengan

baik didalam pemerintahansebagai salah satu organisasi yang ada

memerlukan apa yang disebut dengan budaya kerja pemerintahan.

Page 23: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

22 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

Budaya adalah suatu pola hidup menyeluruh. sikap,

perilakusetiap pegawaidan manajemen dari suatu organisasi/institusi,

budaya bersifat kompleks, abstrak, dan luas..Banyak aspek budaya turut

menentukan perilaku komunikatif. Pelayanan adalah proses membantu

orang lain dengan cara-cara tertentu dimana sensitivitas dan

kemampuan interpersonal dibutuhkan untuk menciptakan kepuasan

dan loyalitas yang ditentukan oleh keakraban, kehangatan,

penghargaan, kedermawanan, dan kejujuran yang dilakukan oleh aparatur

pemerintah. Hakekat pelayanan publik adalah pemberian pelayanan

prima kepada masyarakat yg merupakan perwujudan kewajiban

aparatur pemerintah sebagai abdi masyarakat.Sedangkan pelayanan

primaadalah kemampuan diri kita atau apaatur pemerintah dalam

memberikan pelayananyang dapat memberikan kepuasan kepada

pelanggan dengan standar yang telah di tetapkan. Dengan demikian

sikap/perilaku aparatur pemerintah dalam memberikan pelayanan

public bisa dibangun apabila budaya pelayanan prima dapat

dilakukan kepada public dengan standart pelayanan prima.

Page 24: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

23 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

Bab 3

KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kesimpulan

Salah satu tugas penerima tamu adalah mengatur pertemuan

antara pimpinan dan tamu yang akan bertemu dengan pimpinan tugas

ini dengan membuat janji, konfirmasi hingga menerima kedatangan

tamu dikantor. Seorang penerima tamu harus menghormati dan

melayani dengan sepenuh hati agar para tamu merasa senang dan

mempunyai kesan yang baik terhadap instansi atau dinas tersebut.

Jadi seorang penerima tamu haruslah mengetahui tata cara

menerima tamu yang baik dan hal-hal apa saja yang harus dilakukan

jika pimpinan tidak ada di tempat.

2. Saran

Terdapat 3 Aspek dalam Peningkatan Pelayanan :

1. Kompetitif ini terkait insentif kepada instansi yang berhasil

menyelenggarakan pelayanan publik dengan baik.

2. Inovasi diperlukan sebagai terobosan dalam sistem pemerintahan.

Namun, inovasi yang sifatnya baik sering kali dianggap

berseberangan dengan sistem pemerintahan yang sedang berjalan.

Untuk itu, pemerintah perlu memberikan advokasi kepada

aparaturnya agar inovasi bisa dilakukan selama tidak terjadi mal-

administrasi terhadap pelayanan publik.

3. Partisipatif dari publik perlu dikedepankan, publik berhak menilai

pelayanan publik yang diselenggarakan pemerintah. "Hak itu

dilindungi Undang-Undang. Tanpa keterlibatan publik, maka

kebijakan yang diambil mal-administratif.

Page 25: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

24 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

LAMPIRAN – LAMPIRAN

1. Konsultasi dengan Coach Terkait Aksi Perubahan

Tanggal 25 Februari 2020

Tanggal 28 Februari 2020

Page 26: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

25 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

Tanggal 02 Maret 2020

Tanggal 03 Maret 2020

Page 27: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

26 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

Tanggal 10 Maret 2020

2. Konsultasi Dengan Mentor Terkait Aksi Perubahan.

Page 28: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

27 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

Tanggal 19 Maret 2020

3. Konsultasi Dengan Sponsor Terkait Aksi Perubahan.

Page 29: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

28 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

Tanggal 19 Maret 2020

4. Rapat Pembentukan Tim Efektif

Page 30: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

29 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

Tanggal 20 Maret 2020

5. Melakukan Rapat Koordinasi Bersama Para Stake Holder

Internal yang terdiri dari Kepala Dinas (Sponsor), Sekretaris

Page 31: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

30 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

(Mentor) dan Kepala Bidang serta Kasubbag dan Kasi

Dilingkungan DP3AP2KB

Tanggal 24 Maret 2020

6. Pernyataan Dukungan Dari Wakil Bupati Kab. PPU terkait

Aksi Perubahan

Page 32: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

31 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

Tanggal 01 April 2020

Page 33: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

32 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

7. Pernyataan Dukungan Dari Sekda Kab. PPU terkait Aksi

Perubahan

Tanggal 01 April 2020

8. Pernyataan Dukungan Dari Kepala Dinas DP3AP2KB Kab.

PPU terkait Aksi Perubahan

Tanggal 01 April 2020

Page 34: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

33 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

9. Pernyataan Dukungan Dari Plt. Kepala Bapelitbang Kab. PPU

terkait Aksi Perubahan

Tanggal 01 April 2020

10. Pernyataan Dukungan Dari Plt. Kepala Badan Keuangan

Kab. PPU terkait Aksi Perubahan

Tanggal 31 Maret 2020

Page 35: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

34 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

11. Pernyataan Dukungan Dari Kabid P4 terkait Aksi Perubahan

Tanggal 1 April 2020

Page 36: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

35 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

12. Pernyataan Dukungan Dari Kabid KGPP terkait Aksi

Perubahan

Tanggal 1 April 2020

Page 37: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

36 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

13. Pernyataan Dukungan Dari Kabid KGPP terkait Aksi

Perubahan

Tanggal 1 April 2020

Page 38: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

37 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

14. Pernyataan Dukungan Dari Kabid KGPP terkait Aksi

Perubahan

Tanggal 1 April 2020

Page 39: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

38 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

15. Pernyataan Dukungan Dari Kasubbag Program terkait Aksi

Perubahan

Tanggal 1 April 2020

16. Pernyataan Dukungan Dari Kasubbag Program terkait Aksi

Perubahan

Tanggal 2 April 2020

Page 40: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

39 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

17. Pernyataan Dukungan Dari Kasi Kesertaan Gender Bid.

Hukum dan Politik terkait Aksi Perubahan

Tanggal 3 April 2020

Page 41: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

40 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

18. Pernyataan Dukungan Dari Kasi Pengendalian

Pengarusutamaan Gender terkait Aksi Perubahan

Tanggal 1 April 2020

19. Pernyataan Dukungan Dari Kasi Jaminan Pelayanan KB

terkait Aksi Perubahan

Tanggal 3 April 2020

Page 42: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

41 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

20. Pernyataan Dukungan Dari Kasi Ketahanan dan

Kesejahteraan Keluarga terkait Aksi Perubahan

Tanggal 3 April 2020

Page 43: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

42 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

21. Pernyataan Dukungan Dari Kasi Pembinaan Kesertaan KB

terkait Aksi Perubahan

Tanggal 3 April 2020

22. Pernyataan Dukungan Dari Kasi Perlindungan Anak terkait

Aksi Perubahan

Tanggal 1 April 2020

Page 44: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

43 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

23. Pernyataan Dukungan Dari Kasi Perlindungan Perempuan

terkait Aksi Perubahan

Tanggal 3 April 2020

Page 45: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

44 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

24. Pernyataan Dukungan Dari Kasi Penyuluh dan

Pendayagunaan PLKB terkait Aksi Perubahan

Tanggal 1 April 2020

25. Pernyataan Dukungan Dari Kasi Advokasi dan Penggerakan

terkait Aksi Perubahan

Tanggal 1 April 2020

26. Ruang Pelayanan Penerimaan Tamu Sebelum Aksi Perubahan

Page 46: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

45 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

Tanggal 30 Maret 2020

27. Ruang Pelayanan Penerimaan Tamu Sesudah Aksi Perubahan

Page 47: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

46 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

Tanggal 6 April 2020

Page 48: AKSI PERUBAHAN PENINGKATAN PELAYANAN …

AKSI PERUBAHAN – PKP I 2020

47 | P E R M A T A – P E N I N G K A T A N P E L A Y A N A N P E N E R I M A A N T A M U

28. Penerima Tamu/ Customer Service

Tanggal 7 April 2020

Tanggal 9 April 2020