LAPORAN AKSI PERUBAHAN - jatimprov.go.id
Transcript of LAPORAN AKSI PERUBAHAN - jatimprov.go.id
LAPORAN
AKSI PERUBAHAN
UPT LABORATORIUM LINGKUNGAN
DINAS LINGKUNGAN HIDUP
KOTA SINGKAWANG
PELAYANAN JASA LABORATORIUM MELALUI
QUICK INFORMATION SYSTEM
DISUSUN OLEH :
WAN FARDIYANSYAH, ST, M.Eng, M.Sc
NDH. 01
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN IV
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
PROVINSI JAWA TIMUR
TAHUN 2020
i
LEMBAR PERSETUJUAN
LAPORAN AKSI PERUBAHAN
UPT LABORATORIUM LINGKUNGAN
DINAS LINGKUNGAN HIDUP
KOTA SINGKAWANG
PELAYANAN JASA LABORATORIUM MELALUI
QUICK INFORMATION SYSTEM
DISUSUN OLEH :
WAN FARDIYANSYAH, ST, M.Eng, M.Sc
NDH. 01
Telah diseminarkan pada tanggal Oktober 2020
Di Badan Pengembangan Sumberdaya Manusia
Provinsi Jawa Timur
Menyetujui,
Coach Mentor
Dr. T. KUNCORO, Drs., M.Si. Ir. FITRIADI, M.Si
NIP. 19580311 198603 1 009 NIP. 19670111 199703 1 001
Pembina Utama ( IV/e ) Pembina ( IV/a )
Widyaiswara Ahli Utama
ii
PERNYATAAN KOMITMEN MENGIMPLEMENTASIKAN
AKSI PERUBAHAN PASCA PELATIHAN
Yang bertanda tangan di bawah ini :
1. Nama : WAN FARDIYANSYAH, ST, M.Eng, M.Sc
N I P : 19810821 200502 1 005
Pangkat / Gol. Ruang : Penata Tk. I / III/d
Jabatan : Kepala UPT Laboratorium Lingkungan Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang
Peserta Diklat : PKP Angkatan IV Tahun 2020 (Kontribusi) Provinsi Jawa Timur
Judul Laporan Aksi Perubahan : “PELAYANAN JASA LABORATORIUM MELALUI QUICK
INFORMATION SYSTEM”
2. Nama : Ir. FITRIADI, M.Si
N I P : 19670111 199703 1 001
Pangkat / Gol. Ruang : Pembina / IV/a
Jabatan : Kepala Bidang Pengendalian Lingkungan dan
Konservasi SDA Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang Sebagai pejabat yang ditunjuk selaku Mentor atas nama peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas tersebut di atas.
Dengan ini menyatakan komitmen sebagai berikut : 1. Bahwa Aksi Perubahan yang merupakan indikator pencapaian hasil Pelatihan
Kepemimpinan Pengawas akan diintegrasikan dalam Sasaran Kinerja Pegawai,
sehingga memenuhi keberlanjutan dalam pencapaian milestones jangka pendek dan jangka panjang.
2. Bersedia dan sanggup untuk menyelesaikan dan menindaklanjuti target pencapaian milestone aksi perubahan jangka menengah dan jangka panjang karena sejalan dengan visi dan misi organisasi.
3. Akan melaporkan hasil Implementasi Aksi Perubahan jangka menengah dan jangka panjang kepada Penyelenggara Pelatihan Kepemimpinan yang bersangkutan.
Demikian surat Pernyataan Komitmen ini dibuat dengan sebenarnya dan bersedia untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.
Surabaya, 7 Oktober 2020 Mentor, Peserta,
Ir. FITRIADI, M.Si WAN FARDIYANSYAH, ST, M.Eng, M.Sc
NIP. 19670111 199703 1 001 NIP. 19670111 199703 1 001
iii
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan
rahmat dan hidayahNya sehingga telah tersusun Laporan Aksi Perubahan dengan
judul “PELAYANAN JASA LABORATORIUM MELALUI QUICK
INFORMATION SYSTEM” pada UPT Laboratorium Lingkungan Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang.
Laporan Aksi Perubahan ini diharapkan dapat dijadikan sebagai acuan bagi
Pemimpin Aksi Perubahan dan seluruh Stakeholder yang terlibat dalam aksi
perubahan ini sehingga dapat membantu menyamakan persepsi dan membangun
komitmen secara bersama-sama dalam mendukung implementasi aksi perubahan.
Pada kesempatan yang penuh bahagia ini, kami menyampaikan ucapan terima
kasih kepada :
1. Kepala Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Provinsi Jawa Timur
beserta staf dan jajarannya.
2. Bapak Dr. T. KUNCORO, Drs., M.Si selaku coach.
3. Ibu EMY HASTUTI, S.Sos selaku Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang.
4. Bapak Ir. FITRIADI, M.Si selaku mentor.
5. Rekan-rekan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang yang telah membantu
pelaksanaan rancangan aksi perubahan ini.
6. Seluruh Panitia Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan IV Tahun 2020.
7. Teman-teman peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan IV Tahun
2020 dalam kebersamaan yang sangat baik, dan pihak-pihak lain yang turut
membantu.
8. Keluarga tercinta yang telah memberikan dukungan, motivasi dan do’a hingga
selesainya penyusunan Rancangan Aksi Perubahan ini.
iv
Dalam penyusunan Laporan Aksi Perubahan ini pasti masih terdapat banyak
kekurangan, oleh karena itu saran dan kritik kami butuhkan untuk penyempurnannya.
Akhirnya, dengan memohon petunjuk Allah SWT semoga Laporan Aksi Perubahan
ini dapat memberikan manfaat yang nyata.
Penyusun,
WAN FARDIYANSYAH, ST, M.Eng, M.Sc
v
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN ................................................................................. ii
PERNYATAAN KOMITMEN ............................................................................. iii
KATA PENGANTAR ......................................................................................... iv
DAFTAR ISI ......................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL ................................................................................................. viii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ ix
DAFTAR LAMPIRAN ......................................................................................... x
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................ 1
1.1. Latar Belakang............................................................................... 1
1.2. Area dan Fokus Aksi Perubahan ................................................... 4
1.3. Tujuan Aksi Perubahan ................................................................. 4
1.4. Manfaat Aksi Perubahan ............................................................... 5
1.5. Adopsi dan Adapsi Hasil Studi Lapangan ..................................... 5
BAB II PROFIL PELAYANAN PUBLIK ....................................................... 8
2.1. Tugas Pokok Dan Fungsi............................................................... 8
2.2. Pelayanan Publik Sebelum Perubahan .......................................... 9
2.3. Pelayanan Publik Sesudah Perubahan ........................................... 10
BAB III ANALISIS MASALAH ....................................................................... 11
3.1. Permasalahan ................................................................................. 11
3.2. Penyebab Masalah ......................................................................... 13
3.3. Akar Penyebab Masalah ................................................................ 13
3.4. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah ........................................... 14
3.5. Solusi Mengatasi Masalah ............................................................. 15
BAB IV STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH ....................................... 17
4.1. Terobosan / Inovasi ....................................................................... 17
4.2. Tahapan Kegiatan .......................................................................... 17
4.3. Sumber Daya (Peta Dan Pemanfaatan) ......................................... 18
BAB V LAPORAN AKSI PERUBAHAN ....................................................... 28
5.1. Deskripsi Proses Kepemimpinan ................................................... 28
5.2. Deskripsi Hasil Kepemimpinan ..................................................... 45
vi
a. Capaian Dalam Perbaikan
Pelayanan Publik 45
b. Manfaat dan Dampak Aksi
Perubahan 49
5.3. Keberlanjutan Aksi Perubahan 51
BAB VI PENUTUP ..................................................................................................................... 53
6.1. Simpulan 53
6.2. Saran 54
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Kondisi Waktu Pemesanan dan Pengambilan Jasa Layanan
Laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan DLH Kota
Singkawang ........................................................................................ 3
Tabel 1.2 Harapan Waktu Pemesanan dan Pengambilan Jasa Layanan
Laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan DLH Kota
Singkawang ........................................................................................ 3
Tabel 2.1 Data Pelayanan Jasa Laboratorium di UPT Laboratorium
Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang Tahun
2019 .................................................................................................... 9
Tabel 3.1 Parameter AKPL ................................................................................ 11
Tabel 3.2 Analisa Permasalahan Dengan Metode APKL .................................. 12
Tabel 3.3 Analisa Akar Penyebab Masalah Dengan Metode Double I and U.......... 13
Tabel 3.4 Analisis Solusi Mengatasi Masalah Dengan Rumus L, R dan I......... 15
Tabel 4.1 Tahapan Aksi Perubahan .................................................................... 17
Tabel 4.2 Identifikasi Stakeholder...................................................................... 21
Tabel 4.3 Peran Stakeholder ............................................................................... 22
Tabel 4.4 Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder ............................................ 23
Tabel 4.5 Strategi Pendekatan Stakeholder ........................................................ 25
Tabel 4.6 Pengklasifikasian Stakeholder............................................................ 26
Tabel 4.7 Target Capaian Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan .......................... 26
Tabel 5.1 Hasil Capaian Aksi Perubahan ........................................................... 45
Tabel 5.2 Kondisi Sebelum dan Sesudah Aksi Perubahan ................................. 48
Tabel 5.3 Dampak Implementasi Aksi Perubahan (Jangka Pendek) .................. 50
Tabel 5.4 Hasil Capaian Aksi Perubahan Jangka Menengah dan Jangka
Panjang ............................................................................................... 52
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Aksi Perubahan ............................................................. 18
Gambar 4.2 Bagan Kedudukan Stakeholder Aksi Perubahan ....................................... 24
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran I
Lampiran II
Lampiran III
Lampiran IV
Lampiran V
Lampiran VI
Lampiran VII
Lampiran VIII
Lampiran IX
Lampiran X
Lampiran XI
Lampiran XII
Lampiran XIII
Lampiran XIV
Lampiran XV
Koordinasi dan Konsultasi dengan Mentor
Penyusunan Tim Efektif Aksi Perubahan
Penyusunan Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang tentang Tim Efektif
Pengajuan Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang tentang Tim Efektif
Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang tentang Tim Efektif
Rapat Koordinasi Tim Efektif
Inventarisasi Kebutuhan Data Pendukung Program/Aplikasi Quick
Information System (QIS)
Penyusunan Desain / Flowchart Program/Aplikasi Quick Information
System (QIS)
Rapat Perbaikan Desain / Flowchart Program/Aplikasi Quick
Information System (QIS)
Pembuatan Program/Aplikasi Quick Information System (QIS)
Penyusunan Manual Book Program/Aplikasi Quick Information
System (QIS)
Uji Coba dan Perbaikan Program/Aplikasi Quick Information System
(QIS)
Pengajuan Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information
Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information
System (QIS)
Bimbingan Teknis Program/Aplikasi Quick Information System
(QIS)
Lampiran XVI Sosialisasi Program/Aplikasi Quick Information System (QIS)
Lampiran XVII Penerapan Program/Aplikasi Quick Information System (QIS)
x
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Sesuai dengan Peraturan Walikota Singkawang No. 10 Tahun 2018
tentang Pembentukan Unit Pelaksana Tenis Laboratorium Lingkungan Pada
Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang, salah satu fungsi UPT
Laboratorium Lingkungan yaitu “Pemberian layanan informasi kualitas
lingkungan hidup tingkat tapak”. Hal ini sejalan dengan Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia
Nomor 11 Tahun 2015 Tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2015-2019,
yang telah menetapkan area perubahan yaitu Peningkatan Kualitas Pelayanan
Publik.
Quick Information System (QIS) merupakan aplikasi pelayanan jasa
laboratorium berbasis website di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang yang dirancang untuk menghimpun
pemesanan layanan pengambilan sampel dan pengujian sampel di
laboratorium.
Quick Information System QIS memberikan fasilitas permintaan
pelanggan yang bermacam-macam sesuai kebutuhan jenis pengujian dan
parameter atau besaran yang diuji. Jenis pelayanan jasa pengujian laboratorium
yang ada pada aplikasi QIS adalah jasa pengambilan sampel dan pengujian
sampel. Dengan QIS, maka pelayanan laboratorium terhadap publik dapat
dilakukan lebih cepat, mudah dan dapat dilakukan dimana saja sehingga dapat
menghemat waktu dan menghemat penggunaan kertas (paperless), serta
berfungsi sebagai dasar pengambilan keputusan bagi langkah pengembangan
pelayanan laboratorium.
Aplikasi Quick Information System (QIS) mampu mempercepat proses
pemesanan layanan pelanggan dengan menggunakan sistem komputerisasi
yang terintegrasi dengan website mulai dari pemesanan pengambilan sampel,
proses pengujian sampel dan terbitnya Laporan Hasil Uji (LHU). Tahap awal
untuk pelaksanaan inovasi ini yaitu dengan membentuk tim efektif untuk
1
2
pembuatan aplikasi Pelayanan Jasa Laboratorium melalui Quick Information
System (QIS). Kemudian dilakukan koordinasi dengan beberapa stakeholders
baik itu internal maupun eksternal dalam pembuatan aplikasi. Sebelum
diimplementasikan, aplikasi dilakukan uji coba, jika ditemukan error atau mall
function maka akan dilakukan perbaikan. Setelah aplikasi selesai dibuat, perlu
ditetapkan operator/admin melalui Surat Keputusan Kepala Dinas Lingkungan
Hidup Kota Singkawang. Pelanggan bisa mendaftar dan melakukan pemesanan
secara langsung melalui website sehingga lebih efisien daripada harus datang
langsung ke kantor. Selain itu, pelanggan juga bisa mengetahui berapa
perkiraan biaya yang akan dikeluarkan sesuai dengan pesanannya. Setelah
pelanggan melakukan pemesanan, petugas administrasi UPT Laboratorium
Lingkungan akan memproses pemesanan tersebut sesuai dengan SOP yang
berlaku apakah diterima atau tidak. Jika pesanan diterima maka pelanggan akan
mendapatkan notifikasi dan melakukan pembayaran pada Bank yang telah
ditentukan dan mengirimkan bukti pembayaran melalui website kembali.
Apabila pembayaran sudah dilakukan maka petugas laboratorium akan
melakukan pengambilan sampel atau pengujian sampel sesuai pesanan dan
UPT Laboratorium Lingkungan akan mengeluarkan Laporan Hasil Uji (LHU)
dan mengupload di website. Pelanggan akan menerima notifikasi bahwa LHU
sudah keluar dan bisa mendownload LHU tersebut melalui website.
Kondisi sebelum perubahan pelayanan jasa laboratorium di UPT
Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang masih
rendah. Hal ini bisa dilihat dari jumlah pelanggan yang mengajukan pelayanan
jasa laboratorium baik itu jasa pengambilan sampel dan jasa pengujian sampel
pada tahun 2019 yaitu 11 (sebelas) pelanggan dan proses pemesanan dan
pengambilan hasil masih dilakukan secara manual. Jarak lokasi kantor yang
cukup jauh dari pusat kota/pemerintahan yaitu sekitar ± 5 km sehingga paling
tidak membutuhkan waktu perjalanan sekitar 15 – 30 menit untuk sampai dan
pulang. Setelah sampai di kantor, pelanggan harus melakukan proses
administrasi terlebih dahulu sebelum di proses oleh petugas. Proses
administrasi ini paling tidak membutuhkan waktu 10 – 15 menit. Petugas UPT
Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang akan
3
memberitahu pelanggan jika pesanan jasa layanan laboratorium sudah selesai
dan bisa mengambil Laporan Hasil Uji (LHU). Setelah mendapat informasi
dari petugas maka pelanggan akan mengambil LHU dengan perkiraan waktu
yang sama pada saat pemesanan yaitu perjalanan sekitar 15 – 30 menit dan
administrasi sekitar 10 – 15 menit.
Tabel 1.1 Kondisi Waktu Pemesanan dan Pengambilan Jasa Layanan
Laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan DLH Kota Singkawang
No Aktivitas Waktu
1. Pemesanan Layanan Jasa
a. Perjalanan 30 Menit
b. Administrasi 15 Menit
2. Pengambilan Hasil Layanan Jasa
a. Perjalanan 30 Menit
b. Administrasi 15 Menit
Total 1 Jam 30 Menit
Dari tabel 1.1 di atas bahwa pemesanan dan pengambilan layanan jasa
laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang masih dilakukan secara manual dan membutuhkan waktu total
sekitar 1 jam 30 menit.
Kondisi sesudah perubahan dengan adanya pemanfaatan Teknologi
Informasi melalui Quick Information System (QIS) pada pelayanan jasa
laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang yaitu mempercepat waktu pemesanan dan pengambilan layanan
jasa laboratorium menjadi sekitar 22 menit.
Tabel 1.2 Harapan Waktu Pemesanan dan Pengambilan Jasa Layanan
Laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan DLH Kota Singkawang
No
Aktivitas
Waktu
1. Pemesanan Layanan Jasa
a. Perjalanan 1 Menit
b. Administrasi 15 Menit
2. Pengambilan Hasil Layanan Jasa
a. Perjalanan 1 Menit
b. Administrasi 5 Menit
Total 22 Menit
4
Dari tabel 1.2 di atas bahwa dengan adanya pemanfaatan Teknologi
Informasi diharapkan pelayanan publik pada pelayanan jasa laboratorium
menjadi lebih efektif, mudah dan efisien.
Berdasarkan latar belakang yang telah disampaikan diatas maka dalam
Laporan Aksi Perubahan ini penyusun mengambil tema Aksi Perubahan yaitu :
Pelayanan Jasa Laboratorium melalui Quick Information System (QIS).
1.2. Area dan Fokus Aksi Perubahan
Area aksi perubahan ini adalah Pelayanan Jasa Laboratorium. Hal ini
sesuai sejalan dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2015 Tentang Road
Map Reformasi Birokrasi 2015-2019, yang telah menetapkan area perubahan
yaitu Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik. Dengan terlaksananya
peningkatan pelayanan jasa laboratorium ini diharapkan menjadi bahan
masukan dalam pengelolaan pelayanan jasa laboratorium ke arah yang lebih
baik.
Fokus aksi perubahan ini adalah Quick Information System (QIS)
yang merupakan aplikasi pelayanan jasa laboratorium di UPT Laboratorium
Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang berbasis website yang
dirancang untuk menghimpun pemesanan layanan pengambilan sampel dan
pengujian sampel di laboratorium.
1.3. Tujuan Aksi Perubahan
Tujuan dari aksi perubahan ini diklasifikasikan menjadi tujuan jangka
pendek, jangka menengah dan jangka panjang, yaitu sebagai berikut :
a. Jangka Pendek (29 Juli s/d 30 September 2020)
1) Mewujudkan Teknologi Informasi pelayanan jasa laboratorium;
2) Pelaksanaan penerapan aplikasi pelayanan jasa laboratorium melalui
Quick Information System (QIS);
3) Percepatan pelayanan jasa laboratorium.
5
b. Jangka Menengah (sampai dengan 1 tahun)
1) Peningkatan aplikasi pelayanan jasa laboratorium melalui Quick
Information System (QIS) secara konsisten;
2) Peningkatan kepuasan masyarakat/pelanggan terhadap layanan jasa
laboratorium.
c. Jangka Panjang (5 Tahun Setelah Diklat)
1) Pengembangan aplikasi pelayanan jasa laboratorium melalui Quick
Information System (QIS);
2) Pengembangan kepuasan masyarakat/pelanggan terhadap layanan jasa
laboratorium.
1.4. Manfaat Aksi Perubahan
Adapun manfaat dari dilaksanakannya aksi perubahan ini adalah sebagai
berikut :
a. Manfaat Internal :
1) Meningkatkan kualitas pelayanan jasa laboratorium.
2) Memberikan data dan informasi yang cepat untuk keperluan kebijakan
dan pengambilan keputusan.
3) Menghemat penggunaan kertas (paperless).
b. Manfaat Eksternal :
1) Meningkatkan kepuasan masyarakat/pelanggan terhadap layanan jasa
laboratorium.
2) Mempercepat proses pemesanan layanan jasa laboratorium.
3) Mempermudah mendapatkan informasi tentang pelayanan jasa
laboratorium.
1.5. Adopsi dan Adapsi Hasil Studi Lapangan
Study Lapangan merupakan kegiatan yang terkait erat dengan aksi
perubahan peserta pelatihan kepemimpinan. Hasil study lapangan ini merupakan
proses/kegiatan kunjungan ke organisasi mitra untuk mencari dan mempelajari
kunci rahasia keberhasilan, best practice serta berbagai hal yang membuat mitra
6
itu lebih unggul kemudian mengadaptasikan/mengadopsi keunggulan tersebut
untuk dilakukan secara lebih baik dari mitra yang dikunjungi.
Dalam Studi Lapangan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas
angkatan IV, Lokus adalah Dinas Penanaman Modal Pelayanan Terpadu Satu
Pintu dan Tenaga Kerja Kota Batu, Fokus : Bidang Ketenagakerjaan dan
dilaksanakan tanggal 13 – 15 Juli 2020.
Berdasarkan hasil identifikasi best practice di Dinas Penanaman Modal
Pelayanan Terpadu Satu Pintu dan Tenaga Kerja (DPMPTSP & Naker) Kota
Batu, maka ada beberapa nilai-nilai best practice yang dapat diadopsi dan
diterapkan dalam aksi perubahan diantaranya adalah :
a. Komitmen Pemerintah yang kuat
Analisa yang dapat ditarik adalah bahwa dalam mewujudkan aksi
perubahan, Pemerintah berkomitmen untuk menjadikan pelayanan jasa
laboratorium menjadi lebih baik, efisien dan efektif serta berguna bagi
masyarakat.
b. Integritas pimpinan yang tinggi
Kepemimpinan yang menginginkan adanya perubahan yang lebih baik,
dimaknai dengan organisasi yang dipimpin oleh individu dengan integritas
tinggi, sehingga staf bawahannya dapat bekerja lebih tenang dan terarah
dalam memberikan pelayanan kepada publik dengan penuh tanggung jawab
berdasarkan ketentuan peraturan yang berlaku.
c. Koordinasi efektif dengan stakeholder
Analisa yang dapat ditarik dari penjelasan best practice ini adalah
bahwa koordinasi menjadi kunci strategis untuk menjalankan program
pemerintah. Melalui koordinasi yang efektif diharapkan mampu
mengkomunikasikan semua stakeholder untuk bersinergi mensukseskan
program kegiatan pelayanan secara optimal khususnya dalam pelayanan jasa
laboratorium melalui Quick Information System (QIS).
d. Mendorong pertumbuhan inovasi
Inovasi, dimaknai dengan adanya upaya untuk terus mengembangkan
diri dan organisasi untuk menjadi lebih baik di masa mendatang, dalam
7
memenuhi tuntutan pelayanan prima lebih cepat dan nyaman dari masyarakat
berdasarkan pemerataan rasa keadilan.
e. Memberikan dukungan sarana dan prasarana
Analisa yang dapat ditarik adalah untuk mewujudkan aksi perubahan
pelayanan jasa laboratorium melalui Quick Information System (QIS) sangat
diperlukan dukungan pemerintah terhadap sarana prasarana, meliputi
pengadaan aplikasi berbasis web, server serta tersedianya anggaran.
f. Meningkatkan profesionalisme dan daya saing SDM
Analisa yang dapat ditarik dari best practice ini adalah untuk
memperlancar pelaksanaan aksi perubahan pelayanan jasa laboratorium
melalui Quick Information System (QIS) perlu dukungan tenaga yang mampu
dan paham terhadap masalah teknologi modern.
BAB II
PROFIL PELAYANAN PUBLIK
2.1. Tugas dan Fungsi Organisasi
a. Tugas Pokok UPT Laboratorium Lingkungan
UPT Laboratorium Lingkungan mempunyai tugas melaksanakan
kegiatan operasional dan/atau kegiatan teknis penunjang dinas di bidang
pelaksanaan pengujian parameter kualitas lingkungan dan melaksanakan
penyusunan SOP laboratorium lingkungan.
Fungsi UPT Laboratorium Lingkungan yaitu:
1) Penyusunan rencana, program dan pelaporan pelaksanaan kegiatan
UPT;
2) Pengkoordinasian pelaksanaan kegiatan UPT dengan unit kerja terkait;
3) Pelaksanaan pengambilan, perlakuan, transportasi dan penyimpanan
contoh uji parameter kualitas lingkungan;
4) Pelaksanaan preparasi, pengujian dan analisis parameter kualitas
lingkungan;
5) Pelaksanaan validasi metode pengambilan contoh uji dan pengujian
parameter kualitas lingkungan, validasi klaim ketidakpastian pengujian;
6) Pelaksanaan perawatan dan kalibrasi peralatan laboratorium
lingkungan;
7) Pelaksanaan pekerjaan pembuatan model simulasi pengendalian
pencemaran lingkungan;
8) Pemberian layanan informasi kualitas lingkungan hidup tingkat tapak;
9) Pelaksanaan inventarisasi sumber-sumber emisi/efluen di daerah tapak;
10) Pemberian bantuan dalam pengawasan terhadap industri dengan
mengambil sampel dan data-data lain;
11) Pelaksanaan dan menjaga komitmen mutu sesuai registrasi sertifikat
akreditasi;
12) Pelaksanaan dokumentasi sistem manajemen mutu laboratorium;
13) Penanganan pengaduan hasil pengujian;
14) Pelaksanaan administrasi UPT;
8
9
15) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Dinas terkait
dengan tugas dan fungsinya.
b. Fungsi Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang
Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang mempunyai tugas
membantu Walikota melaksanakan urusan pemerintahan yang menjadi
kewenangan daerah dan tugas pembantuan di bidang lingkungan hidup.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud diatas, Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang mempunyai fungsi :
1) Perumusan kebijakan di bidang lingkungan hidup;
2) Pelaksanaan kebijakan di bidang lingkungan hidup;
3) Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan bidang lingkungan hidup;
4) Pelaksanaan administrasi Dinas; dan
5) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Walikota terkait dengan
tugas dan fungsinya.
2.2. Pelayanan Publik Sebelum Perubahan
Kondisi pelayanan publik pelayanan jasa laboratorium sebelum
perubahan di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang masih rendah. Hal ini bisa dilihat dari jumlah pelanggan yang
mengajukan pelayanan jasa laboratorium baik itu jasa pengambilan sampel dan
jasa pengujian sampel pada tahun 2019 yaitu 11 (sebelas) pelanggan dan proses
pemesanan dan pengambilan hasil masih dilakukan secara manual. Data
pelayanan jasa laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang pada tahun 2019 dapat dilihat pada Tabel
2.1 dibawah ini.
Tabel 2.1 Data Pelayanan Jasa Laboratorium di UPT Laboratorium
Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang Tahun 2019
No Pelanggan Jenis Sampel Jumlah Sampel
1. Bidang PLKSDA DLH Kota Air Permukaan 24 Sampel
Singkawang (2 Tahap)
2. Pabrik Kecap Mentari Air Limbah 1 Sampel
3. Tempe Rubyah Air Limbah 1 Sampel
4. Pabrik Tahu Disco Air Limbah 1 Sampel
10
No Pelanggan Jenis Sampel Jumlah Sampel
5. Kecap Rusa Dua Air Limbah 1 Sampel
6. Kecap Laut Mas Air Limbah 1 Sampel
7. Kecap Kambing Dua Air Limbah 1 Sampel
8. Kecap Elang Dua Air Limbah 1 Sampel
9. Kecap Kangguru Air Limbah 1 Sampel
10. Perumahan PIIP Air Limbah dan 2 Sampel
Udara
11. P3KLL KLHK LABLING Uji Profisiensi 2 Sampel
Jarak lokasi kantor yang cukup jauh dari pusat kota/pemerintahan yaitu
sekitar ± 5 km sehingga paling tidak membutuhkan waktu perjalanan sekitar 15
– 30 menit untuk sampai dan pulang. Setelah sampai di kantor, pelanggan
harus melakukan proses administrasi terlebih dahulu sebelum di proses oleh
petugas. Proses administrasi ini paling tidak membutuhkan waktu 10 – 15
menit. Petugas UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang akan memberitahu pelanggan jika pesanan jasa layanan
laboratorium sudah selesai dan bisa mengambil Laporan Hasil Uji (LHU).
Setelah mendapat informasi dari petugas maka pelanggan akan mengambil
LHU dengan perkiraan waktu yang sama pada saat pemesanan yaitu perjalanan
sekitar 15 – 30 menit dan administrasi sekitar 10 – 15 menit. Jadi, waktu total
yang diperlukan masyarakat/pelanggan untuk melakukan pemesanan
pengambilan atau pengujian sampel adalah sekitar 1 jam 30 menit.
2.3. Pelayanan Publik Sesudah Perubahan
Pelayanan publik sesudah pelaksanaan aksi perubahan dengan adanya
pemanfaatan Teknologi Informasi melalui Quick Information System (QIS)
pada pelayanan jasa laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang yaitu mempercepat waktu pemesanan
dan pengambilan layanan jasa laboratorium menjadi sekitar 22 menit sehingga
pelayanan jasa laboratorium menjadi lebih efektif, mudah dan efisien.
BAB III
ANALISIS MASALAH
5.1. Permasalahan
Sebagai penyedia layanan data baik untuk pemerintah maupun
masyarakat, UPT Laboratorium Lingkungan tidak terlepas dari permasalahan
dalam pelayanannya. Adapun permasalahan pada UPT Laboratorium
Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang antara lain :
a. Rendahnya pelayanan jasa laboratorium terhadap pelanggan.
b. Belum optimalnya sarana dan prasarana pelayanan jasa laboratorium.
c. Kurangnya jumlah personel dan SDM yang terlatih.
Dalam upaya menyikapi isu-isu strategis serta tantangan perubahan dan
perkembangan yang terjadi berdasarkan tugas pokok dan fungsi UPT
Laboratorium Lingkungan, perlu ditentukan skala prioritas yang secepatnya
perlu di atasi. Dari beberapa masalah di atas akan di analisa menggunakan
metode APKL untuk mendapatkan akar permasalahan. Metode APKL
didasarkan pada Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Layak. Parameter
APKL disajikan pada tabel berikut ini :
Tabel 3.1 Parameter AKPL
No. Indikator Keterangan 1. Aktual (A) Masalah yang sedang terjadi atau dalam proses kejadian,
sedang hangat dibicarakan di kalangan masyarakat, atau isu
yang diperkirakan bakal terjadi dalam waktu dekat. jadi
bukan isu yang sudah lepas dari perhatian masyarakat atau
isu yang sudah basi.
2. Problematik (P) Masalah yang menyimpang dari harapan standar, ketentutan
yang menimbulkan kegelisahan yang perlu segera dicari
penyebab dan pemecahannya
3. Kekhalayakan (K) Masalah yang secara langsung menyangkut hajat hidup
orang banyak, masyarakat pada umumnya, dan bukan hanya
untuk kepentingan seseorang atau sekelompok kecil orang
tertentu saja.
4 Kelayakan (L) Isu yang masuk akal (logis), pantas, realistis, dan dapat
dibahas sesuai dengan tugas, hak, wewenang, dan tanggung
jawab.
Metode APKL dalam penilaiannya menggunakan skala nilai (Rensis
Likert) dengan pembobotan 1 sampai dengan 5, dengan kriteria masing-masing
indikator sebagai berikut :
11
12
AKTUAL :
Nilai 1 : Pernah benar-benar terjadi
Nilai 2 : Benar-benar sering terjadi
Nilai 3 : Benar-benar terjadi dan bukan menjadi pembicaraan
Nilai 4 : Benar-benar terjadi terkadang menjadi bahan pembicaraan
Nilai 5 : Benar-benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan
PROBLEMATIK :
Nilai 1 : Masalah sederhana
Nilai 2 : Masalah kurang kompleks
Nilai 3 : Masalah cukup kompleks namun tidak perlu segera dicarikan solusi
Nilai 4 : Masalah kompleks
Nilai 5 : Masalah sangat kompleks sehingga perlu dicarikan segera solusinya
KEKHALAYAKAN :
Nilai 1 : Tidak menyangkut hajat hidup orang banyak
Nilai 2 : Sedikit menyangkut hajat hidup orang banyak
Nilai 3 : Cukup menyangkut hajat hidup orang banyak
Nilai 4 : Menyangkut hajat hidup orang banyak
Nilai 5 : Sangat menyangkut hajat hidup orang banyak
KELAYAKAN :
Nilai 1 : Masuk akal
Nilai 2 : Realistis
Nilai 3 : Cukup masuk akal dan realistis
Nilai 4 : Masuk akal dan realistis.
Nilai 5 : Masuk akal, realistis, dan relevan untuk dimunculkan inisiatif
pemecahan masalahnya.
Adapun analisa penentuan permasalahan utama disajikan pada tabel
berikut ini:
Tabel 3.2 Analisa Permasalahan Dengan Metode APKL
NO
PERMASALAHAN LIKERT SCORE
RANGKING
A P K L TOTAL
1 2 3 4 5 6 7 8
1 Rendahnya pelayanan jasa 5 4 4 4 17 I
laboratorium terhadap pelanggan.
13
1 2 3 4 5 6 7 8
2 Belum optimalnya sarana dan 4 4 4 3 15 III
prasarana pelayanan jasa
laboratorium
3 Kurangnya jumlah personel dan 4 4 5 3 16 II
SDM yang terlatih
Berdasarkan skala likert sebagaimana tabel di atas, maka permasalahan
yang menjadi prioritas adalah rendahnya pelayanan jasa laboratorium
terhadap pelanggan.
5.2. Penyebab Masalah
Munculnya permasalahan pada UPT Laboratorium Lingkungan Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang diatas disebabkan oleh hal-hal sebagai
berikut :
a. Pelayanan jasa laboratorium masih secara manual.
b. Belum terakreditasi KAN.
c. Kurang tersosialisasinya UPT Laboratorium Lingkungan ke masyarakat.
5.3. Akar Penyebab Masalah
Akar penyebab permasalahan pada UPT Laboratorium Lingkungan
Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang dilakukan pembobotan dengan
metode Double I and U (Kuncoro, 2018) sebagaimana pada tabel berikut ini.
Tabel 3.3 Analisa Akar Penyebab Masalah Dengan Metode Double I and U
No
Penyebab Masalah
I(Im
pact
)
(In
ten
sita
s)
U(U
rgen
t)
To
tal
Ran
kin
g
Keterangan
I
1 Pelayanan jasa 4 4 5 13 I Pelayanan lambat sehingga
laboratorium masih menghabiskan banyak waktu
secara manual dan tenaga
2 Belum terakreditasi 4 3 5 12 II Pelanggan lebih memilih
KAN laboratorium yang
terakreditasi KAN
3 Kurang tersosialisasinya 4 2 4 10 III Banyak pelanggan yang belum
UPT Laboratorium mengetahui adanya layanan
Lingkungan ke UPT Laboratorium
masyarakat Lingkungan
14
Keterangan :
Metode Double I and U adalah metode pengujian yang menggunakan
parameter :
Impact (I)
Intensitas (I)
Urgent (U)
: Merupakan dampak atau pengaruh suatu masalah terhadap
pelayanan publik.
: Merupakan suatu masalah yang dilihat dari kuantitas waktu
terjadinya masalah pada saat pembentukan layanan publik
: Merupakan suatu masalah untuk dipersepsikan kepentingannya
terhadap pembentukan layanan publik.
Selanjutnya untuk menentukan ranking masalah yang benar – benar
menjadi akar masalah, perlu perhitungan dengan menggunakan Skala Likert
yaitu dengan memilih 1 (satu) sampai dengan 5 (lima) sebagaimana melalui
kategori sebagai berikut :
Skala 1 : Sangat kurang berimpact, sangat kurang Intensitas dan sangat
kurang Urgent
Skala 2 : Kurang berimpact, kurang Intensitas dan kurang Urgent
Skala 3 : Cukup berimpact, cukup Intensitas dan cukup Urgent
Skala 4 : Berimpact, Intensitas dan Urgent
Skala 5 : Sangat berimpact, sangat Intensitas dan sangat Urgent
Sebagaimana hasil analisis masalah dengan menggunakan rumusan
Double I and U (Impact, Intensitas dan Urgent) serta menggunakan skala
likert, maka dapat diketahui akar penyebab masalahnya adalah Pelayanan jasa
laboratorium masih secara manual.
5.4. Alternatif Solusi Mengatasi Masalah
Untuk mengatasi akar penyebab masalah pada UPT Laboratorium
Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang, maka alternatif
solusinya untuk mengatasi masalah dimaksud adalah sebagai berikut :
a. Adanya media pelayanan jasa laboratorium berbasis Teknologi Informasi.
b. Penambahan personel dan pelatihan/bimtek.
c. Peningkatan sarana dan prasarana laboratorium.
15
5.5. Solusi Mengatasi Masalah
Dalam menentukan solusi mengatasi masalah dari berbagai Alternatif
solusi mengatasi masalah dimaksud, dapat menggunakan Rumusan penentu
salah satu solusi mengatasi masalah dengan indikator Leverage (L), Relevan
(R), dan Inovatif (I) (Kuncoro, 2018).
Tabel 3.4 Analisis Solusi Mengatasi Masalah Dengan Rumus L, R dan I
No
Alternatif Solusi
L
R
I
To
tal
Ra
nk
ing
Keterangan
1 Adanya media 4 4 5 13 I Penggunaan media
pelayanan jasa Teknologi Informasi dapat
laboratorium berbasis mempercepat proses
Teknologi Informasi pelayanan
2 Penambahan personel 3 3 3 9 III Hasil pengukuran akan lebih
dan pelatihan/bimtek akurat dengan bertambahnya
personel yang terlatih
3 Peningkatan sarana dan 4 3 3 10 II Jumlah parameter uji
prasarana laboratorium laboratorium akan lebih
banyak
Keterangan :
Dalam Analisis Solusi mengatasi Masalah dapat menggunakan Rumusan
Leverage, Relevan, dan Inovasi (L, R, dan I) dapat dijelaskan sebagai berikut,
yaitu :
a. Leverage (L); merupakan daya ungkit atau sebuah solusi yang mampu
mengungkit suatu masalah terhadap pelayanan publik.
b. Relevan (R); merupakan suatu solusi yang memiliki korelasi dengan
masalah yang mempengaruhi dari perwujudan pelayanan prima.
c. Inovasi (I); merupakan suatu solusi yang berasal dari ide/gagasan yang
direncanakan untuk dikoordinasi dengan stakeholders untuk mengatasi
masalah yang mempengaruhi pembentukan pelayanan publik yang efektif,
efisien dan ekonomis.
Selanjutnya untuk menentukan ranking Solusi mengatasi masalah yang
benar-benar menjadi solusi yang mampu menyelesaikan masalah, perlu
perhitungan dengan menggunakan Skala Likert yaitu dengan memilih 1 (satu)
sampai dengan 5 (lima) sebagaimana melalui kategori sebagai berikut :
16
a. Skala 1 berarti solusi yang sangat kurang memiliki Leverage/Daya Ungkit
dan sangat kurang Relevan serta sangat kurang Inovatif sebagai solusi
mengatasi masalah.
b. Skala 2 berarti Solusi yang kurang memiliki Leverage/Daya Ungkit dan
kurang Relevan serta kurang Inovatif sebagai solusi mengatasi masalah.
c. Skala 3 berarti solusi yang cukup memiliki Leverage/Daya Ungkit dan
cukup Relevan serta cukup Inovatif sebagai solusi mengatasi masalah.
d. Skala 4 berarti suatu solusi memiliki Leverage/Daya Ungkit, dan Relevan
serta memiliki Inovasi untuk mengatasi masalah.
e. Skala 5 berarti merupakan solusi yang memiliki sangat Leverage/Daya
Ungkit dan sangat Relevan untuk menyelesaikan masalah serta solusi yang
sangat berinovasi dalam menyelesaikan permasalahan.
Sebagaimana hasil analisis solusi mengatasi masalah dengan
menggunakan rumusan L, R dan I (Leverage/Daya Ungkit dan Relevan serta
Inovasi) dengan menggunakan skala likert, maka dapat diketahui solusi utama
untuk mengatasi masalahnya adalah :
“Adanya media pelayanan jasa laboratorium berbasis Teknologi Informasi”
BAB IV
STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH
4.1. Terobosan / Inovasi
Salah satu upaya untuk mengurangi permasalahan yaitu dengan cara
menerapkan Teknologi Informasi. Oleh karena itu terobosan/inovasi yang tepat
untuk mengatasi masalahnya adalah Pelayanan Jasa Laboratorium Melalui
Quick Information System (QIS). Quick Information System (QIS) adalah
aplikasi pelayanan jasa laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang berbasis website yang dirancang untuk
menghimpun pemesanan layanan pengambilan sampel dan pengujian sampel di
laboratorium. QIS mampu mempercepat proses pemesanan layanan pelanggan
dengan menggunakan sistem komputerisasi yang terintegrasi mulai dari
pemesanan pengambilan sampel, proses pengujian sampel dan terbitnya
Laporan Hasil Uji (LHU).
4.2. Tahapan Kegiatan
Tahapan kegiatan (Milestones) aksi perubahan yang dilakukan dapat
dilihat pada Tabel 4.1 berikut ini.
Tabel 4.1 Tahapan Aksi Perubahan
NO TAHAP UTAMA WAKTU
A. JANGKA PENDEK (29 Juli s/d 30 September 2020)
1. Koordinasi dan konsultasi dengan mentor Minggu IV bulan Juli 2020
2. Penyusunan Tim Efektif Aksi Perubahan Minggu I bulan Agustus 2020
3. Penyusunan draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Minggu I bulan Agustus 2020
Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif
4. Pengajuan draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Minggu I bulan Agustus 2020
Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif
5. Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Minggu I bulan Agustus 2020
Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif
6. Rapat koordinasi Tim efektif Minggu II bulan Agustus 2020
7. Inventarisir kebutuhan data pendukung Minggu II bulan Agustus 2020
program/aplikasi Quick Information System (QIS)
8. Penyusunan desain / flow chart program/aplikasi Quick Minggu II bulan Agustus 2020
Information System (QIS)
9. Rapat perbaikan desain / flow chart program/aplikasi Minggu III bulan Agustus 2020
Quick Information System (QIS)
10. Pembuatan program/aplikasi Quick Information System Minggu IV bulan Agustus 2020
(QIS)
17
18
NO TAHAP UTAMA WAKTU
11. Penyusunan manual book program/aplikasi Quick Minggu II bulan September 2020
Information System (QIS)
12. Uji coba dan perbaikan program/aplikasi Quick Minggu II bulan September 2020
Information System (QIS)
13. PenyusunanDraftKeputusanKepalaDinas Minggu II bulan September 2020
Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang
Pemberlakuan Aplikasi Quick Information System
(QIS)
14. Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Minggu III bulan September 2020
Hidup Kota Singkawang tentang Pemberlakuan
Aplikasi Quick Information System (QIS)
15. Bimbingan Teknis program/aplikasi Quick Information Minggu III bulan September 2020
System (QIS)
16. Sosialisasi Aplikasi Quick Information System (QIS) Minggu III bulan September 2020
17. Penerapan Aplikasi Quick Information System (QIS) Minggu IV bulan September 2020
B. JANGKA MENENGAH
1. Monitoring dan Evaluasi jangka pendek Oktober 2020 – September 2021
2. Peningkatan pelaksanaan program Pelayanan Jasa Oktober 2020 – September 2021
Laboratorium melalui Quick Information System (QIS)
C. JANGKA PANJANG
1. Monitoring dan Evaluasi jangka menengah 2021 – 2026
2. Pengembangan program Pelayanan Jasa Laboratorium 2021 – 2026
melalui Quick Information System (QIS)
4.3. Sumber Daya (Peta dan Pemanfaatan)
Dalam sumber daya yang dimaksud adalah bagaimana melakukan
pemetaan dan pemanfaatan tim efektif baik tim internal maupun tim eksternal.
Hal ini dalam pengelolaan Tim Efektif diperlukan tata kelola aksi perubahan
dan melakukan identifikasi stakeholders, serta pemetaan peran stakeholders
sebagai berikut :
a. Tata Kelola Aksi Perubahan
MENTOR
Ir. FITRIADI, M.Si
COACH Pemimpin Aksi Perubahan DR. T. KUNCORO, Drs. M.Si WAN FARDIYANSYAH, Sekretariat
Widya Iswara Ahli Utama ST, M.Eng, M.Sc
TIM INTERNAL TIM EXTERNAL
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Aksi Perubahan
19
Dari Struktur Organisasi Aksi Perubahan diatas, dapat dijelaskan
perannya sebagai berikut :
1. Mentor : Ir. FITRIADI, M.Si (Kepala Bidang Pengendalian
Lingkungan dan Konservasi SDA).
a) Memberikan arahan dan dukungan atas keseluruhan kegiatan.
b) Memberikan dukungan berkelanjutan selama pelaksanaan kegiatan.
c) Membantu menyelesaikan kendala/hambatan.
d) Memberikan saran dan masukan selama pelaksanaan kegiatan.
2. Pemimpin Aksi Perubahan : WAN FARDIYANSYAH, ST, M.Eng,
M.Sc (Kepala UPT Laboratorium Lingkungan).
a) Berdiskusi dengan mentor untuk menentukan aksi perubahan;
b) Melakukan koordinasi dengan Stakeholder terkait (internal dan
eksternal) untuk melaksanakan aksi perubahan;
c) Menentukan keseluruhan tahapan dalam project charter dengan
mendayagunakan seluruh sumber daya yang dimiliki;
d) Secara aktif melakukan diskusi dengan bertanya atau melaporkan
perkembangan implementasi aksi perubahan kepada coach;
e) Mengacu rumusan milestones dalam project charter sebagai dasar
pencapaian target perubahan;
f) Menggerakkan seluruh elemen stakeholder terkait (internal dan
eksternal) dalam mendukung keseluruhan tahapan implementasi
perubahan;
g) mengevaluasi perkembangan pelaksanaan aksi perubahan;
h) Menyusun laporan aksi perubahan secara lengkap mulai dari proses
penyusunan project charter sampai dengan hasil atau capaian dari
implementasi aksi perubahan, serta deskripsi dan analisis terhadap
critical success factor dan strategi mengatasi kendala yang muncul
selama tahapan ini juga merupakan bagian penting yang harus
tercakup dalam laporan ini;
i) Menyerahkan laporan implementasi aksi perubahan kepada
penyelenggara Pelatihan Kepemimpinan Pengawas pada tahap
evaluasi.
20
3. Coach : DR. T KUNCORO, Drs. M.Si
a) Melakukan monitoring secara regular terhadap kegiatan peserta
selama tahap Laboratorium Kepemimpinan melalui media teknologi
informasi (IT);
b) Memberikan feedback terhadap laporan progress penerapan aksi
perubahan yang disampaikan peserta bimbingan minimal seminggu
sekali;
c) Melakukan intervensi bila peserta mengalami permasalahan selama
tahapan Laboratorium Kepemimpinan;
d) Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta
selama tahap Laboratorium Kepemimpinan;
e) Mengembangkan instrument monitoring dan perekaman terhadap
progress yang dilaporkan oleh peserta bimbingan;
f) Mengkomunikasikan proses, kemajuan dan hasil coaching kepada
penyelenggara Pelatihan Kepemimpinan Pengawas.
4. Tim internal Aksi Perubahan
a) Membantu menuangkan ide dalam perancangan aksi perubahan;
b) Memberikan dukungan secara berkelanjutan selama masa
implementasi.
c) Membantu dalam implementasi pengujian program.
d) Membantu menyelesaikan hambatan yang terjadi
5. Tim Eksternal aksi Perubahan
a) Mendukung Pemimpin Aksi Perubahan dalam mewujudkan aksi
perubahan sesuai dengan kewenangan dan kapasitasnya.
b) Mendukung penyediaan data dan informasi terkait aksi perubahan.
c) Membantu menyelesaikan hambatan yang terjadi.
b. Stakeholder
Stakeholder sebagai kelompok atau individu yang dapat
mempengaruhi dan atau dipengaruhi oleh suatu pencapaian tujuan tertentu.
Ada juga yang mendefinisikan stakeholder merupakan orang dengan suatu
kepentingan atau perhatian pada permasalahan. Stakeholder ini sering
21
diidentifikasi dengan suatu dasar tertentu, yaitu dari segi kekuatan dan
kepentingan relatif stakeholder terhadap isu, dari segi posisi penting dan
pengaruh yang dimiliki mereka.
Stakeholder didefinisikan sebagai “perorangan maupun kelompok
yang tertarik, baik yang berasal dari dalam maupun dari luar organisasi,
yang berpengaruh maupun terpengaruh oleh tujuan-tujuan dan tindakan-
tindakan sebuah Tim”.
Dalam organisasi publik, sangat penting untuk mengetahui siapa
stakeholder yang memiliki kepentingan dan pengaruh terhadap program
yang dimiliki oleh organisasi. Untuk itu perlu dikenali jenis stakeholder
sebagai berikut :
1) Identifikasi Stakeholder
Stakeholder yang terlibat dalam aksi perubahan ini terbagi
menjadi2 (dua) jenis, yaitu :
a) Stakeholder Internal, merupakan pihak yang berada dalam satu
SKPD dengan Project Leader dan terlibat dalam aksi perubahan.
b) Stakeholder Eksternal, yaitu pihak-pihak yang berada di luar SKPD
dengan project Leader dan terlibat dalam aksi perubahan.
Adapun yang termasuk dalam stakeholder internal dan eksternal
sebagaimana dijelaskan dalam Tabel berikut.
Tabel 4.2 Identifikasi Stakeholder
No
Stakeholder Internal
No.
Stakeholder Eksternal
1 Kepala Dinas Lingkungan Hidup 1 Kepala Badan Perencanaan
Kota Singkawang Pembangunan Daerah Kota
Singkawang
2 Kepala Bidang Pengendalian 2 Kepala Badan Keuangan Daerah
Lingkungan dan Konservasi SDA Kota Singkawang
DLH
3 Kepala Seksi Pengendalian 3 Kepala Dinas Komunikasi dan
Pencemaran Lingkungan DLH Informatika Kota Singkawang
4 Kepala Seksi Pengendalian 4 Kepala Dinas Perdagangan,
Kerusakan Lingkungan DLH Perindustrian, Koperasi dan UKM
Kota Singkawang
5 Kepala Seksi Pemeliharaan 5 Kepala Dinas Kesehatan dan
Lingkungan DLH Keluarga Berencana Kota
Singkawang
6 Kepala Sub Bagian Umum dan 6 Kepala Dinas Penanaman Modal
Kepegawaian DLH dan Tenaga Kerja Kota
Singkawang
22
No
Stakeholder Internal
No.
Stakeholder Eksternal
7 Kepala Sub Bagian Tata Usaha 7 Camat se-Kota Singkawang
UPT Laboratorium Lingkungan
8 Lurah se-Kota Singkawang
9 Pelaku Usaha/Kegiatan di Kota
Singkawang
2) Peranan Stakeholder
a) Stakeholder Utama / Kunci
Merupakan stakeholder yang memiliki kewenangan secara legal
dalam hal pengambilan keputusan. Stakeholder kunci yang
dimaksud adalah unsur eksekutif sesuai levelnya, legislatif, dan
instansi.
b) Stakeholder Primer
Stakeholder Primer merupakan stakeholder yang memiliki kaitan
kepentingan secara langsung dengan suatu kebijakan, program, dan
kegiatan. Mereka harus ditempatkan sebagai penentu utama dalam
proses pengambilan keputusan.
c) Stakeholder Pendukung (Sekunder)
Stakeholder yang tidak memiliki kaitan kepentingan secara
langsung terhadap suatu kebijakan, program, dan proyek, tetapi
memiliki kepedulian (concern) dan keprihatinan sehingga mereka
turut bersuara dan berpengaruh terhadap sikap masyarakat dan
keputusan legal pemerintah.
Tabel 4.3 Peran Stakeholder
Stakeholder
Nama Stakeholder
Stakeholder Primer Stakeholders yang langsung dipengaruhi oleh program
yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu. Pengaruh
disini dapat bersifat positif maupun negatif
1. Kepala Bidang Pengendalian Lingkungan dan
Konservasi SDA DLH
2. Kepala Seksi Pengendalian Pencemaran Lingkungan
DLH
3. Kepala Seksi Pengendalian Kerusakan Lingkungan
DLH
4. Kepala Seksi Pemeliharaan Lingkungan DLH
5. Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT Laboratorium
Lingkungan
23
6. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian DLH
Stakeholder Sekunder Stakeholders yang tidak langsung dipengaruhi oleh
program yang dijalankan oleh organisasi publik tertentu.
Pengaruh disini dapat bersifat positif maupun negatif pula
1. Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Kota Singkawang
2. Kepala Badan Keuangan Daerah Kota Singkawang
3. Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Kota
Singkawang
4. Kepala Dinas Perdagangan, Perindustrian, Koperasi
dan UKM Kota Singkawang
5. Kepala Dinas Kesehatan dan Keluarga Berencana
Kota Singkawang
6. Kepala Dinas Penanaman Modal dan Tenaga Kerja
Kota Singkawang
7. Camat se-Kota Singkawang
8. Lurah se-Kota Singkawang
9. Pelaku Usaha/Kegiatan di Kota Singkawang
Stakeholder Utama Stakeholders yang memiliki pengaruh /kewenangan legal
dalam hal pengambilan keputusan terhadap program yang
dijalankan oleh organisasi publik tersebut
1. Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang
3) Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder
Selanjutnya adalah pengelompokan stakeholder menurut
pengaruh dan kepentingannya, sehingga dapat diketahui kedudukan
stakeholder tersebut dalam aksi perubahan.
Tabel 4.4 Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder
No
Stakeholder
Pengaruh
Kepentingan
1 Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Tinggi
Tinggi Singkawang
2 Kepala Bidang Pengendalian Lingkungan dan
Tinggi
Tinggi Konservasi SDA DLH
3 Kepala Seksi Pengendalian Pencemaran
Tinggi
Tinggi Lingkungan DLH
4 Kepala Seksi Pengendalian Kerusakan
Tinggi
Tinggi Lingkungan DLH
5 Kepala Seksi Pemeliharaan Lingkungan DLH Tinggi Tinggi
6 Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT
Tinggi
Tinggi Laboratorium Lingkungan
7 Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Tinggi
Tinggi DLH
8 Kepala Badan Perencanaan Pembangunan
Tinggi
Rendah Daerah Kota Singkawang
9 Kepala Badan Keuangan Daerah Kota
Rendah
Tinggi Singkawang
10 Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika
Tinggi
Rendah Kota Singkawang
24
No
Stakeholder
Pengaruh
Kepentingan
11 Kepala Dinas Perdagangan, Perindustrian,
Rendah
Tinggi Koperasi dan UKM Kota Singkawang
12 Kepala Dinas Kesehatan dan Keluarga
Rendah
Tinggi Berencana Kota Singkawang
13 Kepala Dinas Penanaman Modal dan Tenaga
Rendah
Tinggi Kerja Kota Singkawang
14 Camat se-Kota Singkawang Rendah Rendah
15 Lurah se-Kota Singkawang Rendah Rendah
16 Pelaku Usaha/Kegiatan di Kota Singkawang Rendah Tinggi
Tabel tersebut mengelompokkan stakeholder menjadi 4 (empat)
jenis kedudukannnya dalam proyek perubahan, yaitu promoters,
defenders, latens dan apathetic, yang selanjutnya digambarkan dalam
bagan kedudukan stakeholder berikut.
Kekuatan
Latens
+ Promoters
1. Kepala Dinas Komunikasi 1. Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
dan Informatika Kota Singkawang
Singkawang 2. Kepala Bidang Pengendalian Lingkungan dan
2. Kepala Badan Perencanaan Konservasi SDA DLH
3. Kepala Seksi Pengendalian Pencemaran Pembangunan Daerah Kota
Lingkungan DLH
Singkawang
4. Kepala Seksi Pengendalian Kerusakan
Lingkungan DLH
5. Kepala Seksi Pemeliharaan Lingkungan DLH
6. Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT
Laboratorium Lingkungan
7. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
DLH
-
+
Kepentingan
Apathetic
Defenders
1. Camat se-Kota Singkawang 1. Kepala Badan Keuangan Daerah Kota
Singkawang
2. Lurah se-Kota Singkawang
2. Kepala Dinas Penanaman Modal dan Tenaga
Kerja Kota Singkawang
3. Kepala Dinas Perdagangan, Perindustrian,
Koperasi dan UKM Kota Singkawang
4. Kepala Dinas Kesehatan dan Keluarga
Berencana Kota Singkawang
5. Pelaku Usaha/Kegiatan di Kota Singkawang
-
Gambar 4.2 Bagan Kedudukan Stakeholder Aksi Perubahan
25
Keterangan :
Promoters : influence besar, interest besar, memiliki kepentingan besar
terhadap program dan juga kekuatan untuk membantu
membuatnya berhasil (atau menggagalkannya).
Defenders : influence kecil, interest besar, memiliki kepentingan pribadi
dan dapat menyuarakan dukungannya dalam komunitas,
tetapi kekuatannya kecil untuk mempengaruhi kegiatan.
Latents : influence besar, interest kecil, tidak memiliki kepentingan
khusus maupun terlibat dalam kegiatan, tetapi memiliki
kekuatan besar untuk mempengaruhi program jika mereka
menjadi tertarik.
Apathetic : influence kecil, interest kecil, kurang memiliki kepentingan
maupun kekuatan, bahkan mungkin tidak mengetahui adanya
kegiatan.
4) Strategi Pendekatan Stakeholder
Strategi yang digunakan dalam upaya meningkatkan koordinasi
antar stakeholder, sebagaimana dijelaskan dalam Tabel berikut.
Tabel 4.5 Strategi Pendekatan Stakeholder
Stakeholder
Strategi
- Koordinasi dan konsultasi
Promoters ( + + )
- Melibatkan promotor dalam pengambilan keputusan dalam perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi
- Meningkatkan motivasi dan kompetensi
- Menjaga koordinasi dan komunikasi
Latens (+ −) - Menunjukkan upaya yang dilakukan memiliki efek positif
terhadap isu yang menjadi perhatiannya
Defenders (− +)
- Melaksanakan koordinasi
- Sebagai unsur kolaborasi untuk aksi perubahan
Apathetic (− −)
- Pemberitahuan adanya aksi perubahan
- Permintaan dukungan aksi perubahan
5) Pengklasifikasian Stakeholder
Stakeholder diklasifikasikan berdasarkan jenis dan
kelompoknya sebagaimana tertera pada tabel berikut.
26
Tabel 4.6 Pengklasifikasian Stakeholder
No Stakeholder Jenis Stakeholders Kelompok
Utama Primer Sekunder Stakeholder
A. INTERNAL
1 Kepala Dinas Lingkungan Hidup √
Promoters
Kota Singkawang
2 Kepala Bidang Pengendalian
Lingkungan dan Konservasi SDA √ Promoters
DLH
3 Kepala Seksi Pengendalian √
Promoters
Pencemaran Lingkungan DLH
4 Kepala Seksi Pengendalian √
Promoters
Kerusakan Lingkungan DLH
5 Kepala Seksi Pemeliharaan √
Promoters
Lingkungan DLH
6 Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT √
Promoters
Laboratorium Lingkungan
7 Kepala Sub Bagian Umum dan √
Promoters
Kepegawaian DLH
B. EKSTERNAL
1 Kepala Badan Perencanaan
Pembangunan Daerah Kota √ Latens
Singkawang
2 Kepala Badan Keuangan Daerah √ Defenders
Kota Singkawang
3 Kepala Dinas Komunikasi dan √ Latens
Informatika Kota Singkawang
4 Kepala Dinas Perdagangan,
Perindustrian, Koperasi dan UKM √ Defenders
Kota Singkawang
5 Kepala Dinas Kesehatan dan
Keluarga Berencana Kota √ Defenders
Singkawang
6 Kepala Dinas Penanaman Modal dan √ Defenders
Tenaga Kerja Kota Singkawang
7 Camat se-Kota Singkawang √ Apathetic
8 Lurah se-Kota Singkawang √ Apathetic
9 Pelaku Usaha/Kegiatan di Kota √ Defenders
Singkawang
c. Target Capaian Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan
Target capaian aksi perubahan kinerja pelayanan ini sebagaimana
tertera pada tabel berikut :
Tabel 4.7 Target Capaian Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan
NO
OUTPUT TARGET CAPAIAN KINERJA
BOBOT
TARGET
PELAYANAN
TARGET
KINERJA
1 Konsultasi dan Koordinasi dengan Mentor 10 % 6 Kali
2 Terbitnya Surat Keputusan Kepala Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang 15 % 1 Dok
Tim Efektif
27
NO
OUTPUT TARGET CAPAIAN KINERJA
BOBOT
TARGET
PELAYANAN
TARGET
KINERJA
3 Rapat Koordinasi Tim Efektif 10 %
1 Kali /
8 org
4 Inventarisasi Kebutuhan Data Pendukung 5% 3 Jenis
5 Manual Book Aplikasi Quick Information Sistem 5%
1 Dok (QIS)
6 Uji Coba Aplikasi Quick Information Sistem 5 %
1 Kali (QIS)
7 Terbitnya Surat Keputusan Kepala Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang 15 %
1 Dok
Pemberlakuan Aplikasi Quick Information Sistem
(QIS)
8 Bimbingan Teknis Aplikasi Quick Information 5 %
1 Kali Sistem (QIS)
9 Sosialisasi Aplikasi Quick Information Sistem 10 %
1 Kali /
(QIS)
8 org
10 Penerapan Aplikasi Quick Information Sistem 20 %
22 Menit /
(QIS)
Layanan
Jumlah 100%
BAB V
LAPORAN AKSI PERUBAHAN
Memimpin aksi perubahan dibutuhkan strategi kepemimpinan yang baik agar
pelaksanaan program tersebut dapat mencapai sasaran yang diinginkan. Sebagai
seorang pemimpin diharapkan mampu melaksanakan proses mempengaruhi tim
untuk membawa organisasi menuju suatu terobosan baru yang obyektif guna
mencapai tujuan bersama.
Gaya kepemimpinan dari seorang pemimpin yang mampu membuat para
pengikut menjadi lebih menyadari kepentingan dan nilai dari pekerjaan dan
menghimbau kepada para anggota tim untuk tidak mendahulukan kepentingan diri
sendiri dari organisasi merupakan gaya pemimpin transformasional yang akhir-akhir
ini menjadi tren untuk diterapkan. Pemimpin transformasional mengembangkan
ketrampilan dan keyakinan pengikut untuk menyiapkan mereka dalam mendapatkan
tanggung jawab yang lebih banyak dalam sebuah organisasi yang memberikan
wewenang. Karakter tersebut diharapkan mampu mengoptimalkan proses
pelaksanaan aksi perubahan tahap demi tahap sesuai prosedur yang telah ditetapkan.
5.1. Deskripsi Proses Kepemimpinan
Proses Kepemimpinan dalam Pelaksanaan Aksi Perubahan “Pelayanan
Jasa Laboratorium melalui Quick Information System (QIS)” dilaksanakan
selama breakthrough II mulai tanggal 29 Juli 2020 sampai dengan tanggal 30
September 2020. Pelaksanaan aksi perubahan ini dilaksanakan dalam rangka
tercapainya tujuan jangka pendek yaitu :
1. Mewujudkan Teknologi Informasi pelayanan jasa laboratorium;
2. Pelaksanaan penerapan aplikasi pelayanan jasa laboratorium melalui Quick
Information System (QIS);
3. Percepatan pelayanan jasa laboratorium.
Tujuan jangka pendek pada aksi perubahan ini dapat tercapai melalui
beberapa tahapan, yaitu :
1. Koordinasi dan konsultasi dengan mentor.
2. Penyusunan Tim Efektif Aksi Perubahan.
28
29
3. Penyusunan draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang tentang Tim Efektif.
4. Pengajuan draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang tentang Tim Efektif.
5. Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang
tentang Tim Efektif.
6. Rapat koordinasi Tim Efektif.
7. Inventarisasi kebutuhan data pendukung program/aplikasi Quick
Information System (QIS).
8. Penyusunan desain / flowchart program/aplikasi Quick Information System
(QIS).
9. Rapat perbaikan desain / flowchart program/aplikasi Quick Information
System (QIS).
10. Pembuatan program/aplikasi Quick Information System (QIS).
11. Penyusunan manual book program/aplikasi Quick Information System
(QIS).
12. Uji coba dan perbaikan program/aplikasi Quick Information System (QIS).
13. Penyusunan Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information System
(QIS) Layanan Jasa Laboratorium.
14. Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang
tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information System (QIS) Layanan
Jasa Laboratorium.
15. Bimbingan Teknis program/aplikasi Quick Information System (QIS).
16. Sosialisasi program/aplikasi Quick Information System (QIS).
17. Penerapan program/aplikasi Quick Information System (QIS).
Adapun pengalaman memimpin Aksi Perubahan yang berjudul
“Pelayanan Jasa Laboratorium melalui Quick Information System (QIS)”
dapat kami jelaskan sesuai dengan urutan pentahapan aksi perubahan sebagai
berikut :
30
1. Koordinasi dan Konsultasi dengan Mentor
Pada hari Kamis tanggal 30 Juli 2020, Pemimpin Aksi Perubahan
menghadap Bapak Ir. FITRIADI, M.Si selaku Mentor di Ruang Kerja
Kepala Bidang Pengendalian Lingkungan dan Konservasi SDA Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang guna melakukan koordinasi dan
konsultasi tentang Pra Pelaksanaan aksi Perubahan agar ada komunikasi
awal untuk melakukan kegiatan tahap berikutnya.
Hasil koordinasi dan konsultasi dengan mentor adalah :
a. Mentor menyetujui adanya aksi Perubahan yang direncanakan oleh
Pemimpin Aksi Perubahan.
b. Mentor memberikan saran kepada Pemimpin Aksi Perubahan untuk
segera melakukan pembentukan Tim Efektif guna kelancaran aksi
Perubahan yang akan dilaksanakan.
Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran I.
2. Penyusunan Tim Efektif
Sesuai saran dari Bapak Ir. FITRIADI, M.Si selaku Mentor,
Pemimpin Aksi Perubahan melakukan Penyusunan Tim Efektif pada hari
Senin tanggal 3 Agustus 2020 di Ruang Kerja Bidang Pengendalian
Lingkungan dan Konservasi SDA bersama Kepala Seksi Pengendalian
Pencemaran Lingkungan, Kepala Seksi Pengendalian Kerusakan
Lingkungan dan Kepala Seksi Pemeliharaan Lingkungan.
Penyusunan Tim Efektif ini bertujuan mewujudkan terlaksananya
aksi perubahan. Tim Efektif ini sangat berperan dan terlibat langsung
dalam kegiatan aksi perubahan ini. Pemimpin Aksi Perubahan merancang
susunan Tim Efektif yang terdiri dari :
a. Tim Efektif Internal
a. Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang
b. Kepala Bidang Pengendalian Lingkungan dan Konservasi SDA
Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang
c. Kepala UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup
Kota Singkawang
31
d. Kepala Seksi Pengendalian Pencemaran Lingkungan Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang
e. Kepala Seksi Pengendalian Kerusakan Lingkungan Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang
f. Kepala Seksi Pemeliharaan Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup
Kota Singkawang
g. Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT Laboratorium Lingkungan
Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang
b. Tim Efektif Eksternal
a. Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Kota Singkawang
b. Kepala Badan Keuangan Daerah Kota Singkawang
c. Kepala Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Singkawang
d. Kepala Dinas Perdagangan, Perindustrian, Koperasi dan UKM Kota
Singkawang
e. Kepala Dinas Kesehatan dan Keluarga Berencana Kota Singkawang
f. Kepala Dinas Penanaman Modal dan Tenaga Kerja Kota
Singkawang
g. Camat se-Kota Singkawang
h. Lurah se-Kota Singkawang
i. Pelaku Usaha/Kegiatan di Kota Singkawang
Dengan tersusunnya keanggotaan Tim Efektif, maka Mentor
menyarankan untuk segera membuat Draft Keputusan Kepala Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif sebagai
kepastian hukum dalam melaksanakan tugas sebagai Tim Efektif.
Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran II.
3. Penyusunan Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang tentang Tim Efektif
Sesuai dengan arahan dan saran dari Bapak Ir. FITRIADI, M.Si
selaku Mentor, Pemimpin Aksi Perubahan pada hari Selasa tanggal 4
Agustus 2020 membuat draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup
Kota Singkawang tentang Tim Efektif di Ruang Kerja Kepala UPT
32
Laboratorium Lingkungan bersama Kepala Sub Bagian Tata Usaha UPT
Laboratorium Lingkungan.
Draft Keputusan ini dibuat sebagai kepastian hukum dalam
melaksanakan tugas sebagai Tim Efektif. Isi draft Keputusan ini yaitu tugas
masing-masing anggota Tim Efektif dan kedudukan dari Tim Efektif.
Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran III.
4. Pengajuan Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang tentang Tim Efektif
Setelah melaksanakan Penyusunan Draft Keputusan Kepala Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif Aksi Perubahan
Pelayanan Jasa Laboratorium melalui Quick Information System (QIS),
Pemimpin Aksi Perubahan menghadap Mentor di Ruang Kerja Kepala
Bidang Pengendalian Lingkungan dan Konservasi SDA untuk
mendapatkan masukan, koreksi atau pembetulan jika terdapat kesalahan
dari rancangan Draft tersebut pada hari Rabu tanggal 6 Agustus 2020.
Pada pengajuan rancangan tersebut, Mentor menyetujui Draft
Keputusan tersebut tanpa koreksi, dibuktikan dengan paraf dan dapat
dilakukan pengajuan pengesahan oleh Kepala Dinas Lingkungan Hidup
Kota Singkawang.
Selanjutnya Draft yang sudah diparaf oleh Mentor diajukan kepada
Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang untuk mendapatkan
masukan, koreksi atau pembetulan jika terdapat kesalahan melalui Kepala
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang dengan menggunakan Nota Dinas.
Setelah mendapat persetujuan dari Kepala Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang, kemudian Draft
Keputusan dilanjutkan ke Sekretaris Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang pada hari Jumat tanggal 7 Agustus 2020. Pemimpin Aksi
Perubahan memberikan penjelasan terkait maksud pembentukan tim, tugas
dari anggota tim serta susunan dan kedudukan tim yang dihadiri oleh
Mentor, Sekretaris dan Kepala Dinas Lingkungan Hidup di Ruang Kerja
33
Kepala Bidang Pengendalian Lingkungan dan Konservasi SDA Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang.
Hasil dari koreksi, Sekretaris dan Kepala Dinas Lingkungan hidup
Kota Singkawang terhadap draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan
Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif Aksi Perubahan Pelayanan
Jasa Laboratorium melalui Quick Information System (QIS) yang diajukan
adalah dengan menyetujui draft tersebut tanpa koreksi yang dibuktikan
dengan paraf Sekretaris dan pengesahan oleh Kepala Dinas Lingkungan
Hidup Kota Singkawang.
Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran IV.
5. Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang tentang Tim Efektif
Setelah mendapat persetujuan dari Sekretaris Dinas Lingkungan
Hidup Kota Singkawang, Pemimpin Aksi Perubahan menghadap Kepala
Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang pada hari Jumat tanggal 7
Agustus 2020 di Ruang Kerja Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang untuk mendapatkan Pengesahan Keputusan Kepala Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Tim Efektif Aksi Perubahan
Pelayanan Jasa Laboratorium melalui Quick Information System (QIS).
Pemimpin Aksi Perubahan memberikan penjelasan terkait maksud
pembentukan tim, tugas dari anggota tim serta susunan dan kedudukan tim.
Pengesahan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang
tentang Tim Efektif Aksi Perubahan Pelayanan Jasa Laboratorium melalui
Quick Information System (QIS) dengan Nomor : 16 Tahun 2020 tanggal 7
Agustus 2020 menjadi acuan dan dasar yang menguatkan peran anggota
tim dalam melaksanakan tugas terkait persiapan, pelaksanaan, evaluasi dan
pelaporan hasil kegiatan.
Kemudian Mentor memberikan arahan kepada Pemimpin Aksi
Perubahan untuk segera melakukan rapat Koordinasi dengan Tim Efektif
guna kelancaran terlaksananya Aksi Perubahan.
Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran V.
34
6. Rapat Koordinasi Tim Efektif
Sesuai dengan arahan dan petunjuk Mentor, Pemimpin Aksi
Perubahan melakukan rapat koordinasi tim efektif. Rapat Koordinasi Tim
Efektif dilaksanakan pada hari Rabu tanggal 12 Agustus 2020 bertempat di
Aula Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang dengan mengundang
anggota Tim Efektif.
Pada tahapan ini ada pergeseran stakeholder yang semula Pemimpin
Aksi Perubahan memprediksi tidak mendukung aksi perubahan, akan tetapi
pada saat Pemimpin Aksi Perubahan mengimplementasikan aksi perubahan
ini, dengan upaya Pemimpin Aksi Perubahan mendorong stakeholder
Badan Keuangan Daerah Kota Singkawang akhirnya yang semula tidak
mendukung, kenyataannya lebih punya kepentingan besar dan pindah ke
Defender.
Rapat koordinasi tim efektif dilakukan untuk mengoordinasikan
rencana kegiatan, tugas masing-masing personil yang masuk dalam tim dan
persiapan yang diperlukan sebelum pelaksanaan kegiatan.
Hasil rapat koordinasi disepakati beberapa hal, yaitu :
a. Tim Efektif mulai bekerja tanggal 13 Agustus 2020.
b. Tahapan yang akan dilaksanakan oleh Tim Efektif adalah :
1) Penyamaan persepsi tentang aksi perubahan yang digagas oleh
Pemimpin Aksi Perubahan, inventarisasi permasalahan dan alternatif
solusi.
2) Inventarisasi kebutuhan data pendukung program/aplikasi Quick
Information System (QIS).
3) Penyusunan desain / flowchart program/aplikasi Quick Information
System (QIS).
4) Rapat perbaikan desain / flowchart program/aplikasi Quick
Information System (QIS).
5) Pembuatan program/aplikasi Quick Information System (QIS).
6) Penyusunan manual book program/aplikasi Quick Information
System (QIS).
35
7) Uji coba dan perbaikan program/aplikasi Quick Information System
(QIS).
8) Penyusunan Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information
System (QIS) Layanan Jasa Laboratorium.
9) Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information
System (QIS) Layanan Jasa Laboratorium.
10) Bimbingan Teknis program/aplikasi Quick Information System
(QIS).
11) Sosialisasi program/aplikasi Quick Information System (QIS).
12) Penerapan program/aplikasi Quick Information System (QIS)
Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran VI.
7. Inventarisasi Kebutuhan Data Pendukung Program/Aplikasi Quick
Information System (QIS)
Menindaklanjuti hasil rapat koordinasi Tim Efektif, maka Pemimpin
Aksi Perubahan bersama Tim Efektif melaksanakan kegiatan inventarisasi
kebutuhan data pendukung program/aplikasi Quick Information System
(QIS) dalam melaksanakan Aksi Perubahan. Kegiatan inventarisasi
kebutuhan data pendukung ini dilaksanakan di Ruang Aula Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang pada hari Kamis tanggal 13 Agustus
2020.
Inventarisasi kebutuhan data pendukung tersebut akan digunakan
sebagai bahan perakitan/pembuatan program/aplikasi Quick Information
System (QIS).
Hasil inventarisasi kebutuhan data pendukung program/aplikasi
Quick Information System (QIS) yaitu :
a. Peraturan Walikota Singkawang No. 10 Tahun 2018 tentang
Pembentukan UPT Laboratorium Lingkungan pada Dinas Lingkungan
Hidup Kota Singkawang.
36
b. Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang Nomor
39 Tahun 2019 tentang Penunjukan Personil Pengelola Laboratorium
Lingkungan pada Unit Pelaksana Teknis Laboratorium Lingkungan
Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang.
c. Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan Pengambilan Contoh
dan Analisa Laboratorium UPT Laboratorium Lingkungan Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang.
d. Form Pemesanan Jasa Laboratorium UPT Laboratorium Lingkungan
Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang.
e. Parameter uji laboratorium UPT Laboratorium Lingkungan Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang.
Kemudian Mentor memberikan arahan kepada Pemimpin Aksi
Perubahan untuk melakukan penyusunan desain / flowchart
program/aplikasi Quick Information System (QIS).
Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran VII.
8. Penyusunan Desain/Flowchart Program/Aplikasi Quick Information
System (QIS)
Pada hari Jumat tanggal 14 Agustus 2020 di Ruang Kerja Kepala
Sub Bagian Tata Usaha UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan
Hidup Kota Singkawang, Pemimpin Aksi Perubahan mengadakan
koordinasi dengan beberapa anggota Tim Efektif guna melaksanakan
penyusunan desain/flowchart program/aplikasi Quick Information System
(QIS).
Kemudian Mentor memberikan arahan kepada Pemimpin Aksi
Perubahan untuk melakukan rapat perbaikan desain / flowchart
program/aplikasi Quick Information System (QIS).
Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran VIII.
37
9. Rapat Perbaikan Desain/Flowchart Program/Aplikasi Quick
Information System (QIS)
Sesuai dengan arahan dan petunjuk Mentor, Pemimpin Aksi
Perubahan melakukan rapat perbaikan desain / flowchart program/aplikasi
Quick Information System (QIS) yang dilaksanakan pada hari Rabu tanggal
19 Agustus 2020 bertempat di Aula Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang dengan mengundang anggota Tim Efektif.
Rapat perbaikan desain / flowchart dilakukan untuk
mengoptimalkan desain / flowchart yang telah dibuat agar bisa digunakan
dalam pembuatan program/aplikasi Quick Information System (QIS).
Hasil rapat perbaikan desain / flowchart disepakati beberapa hal,
yaitu :
a. Ada perubahan/perbaikan desain/flowchart program/aplikasi Quick
Information System (QIS).
b. Flowchart pemesanan jasa laboratorium melalui aplikasi Quick
Information System (QIS) yaitu:
1) Start
2) Login atau Daftar
3) Input Pemesanan
4) Verifikasi Pemesanan
5) Invoice
6) Upload Bukti Pembayaran
7) Verifikasi Pembayaran
8) Pengambilan Sampel dan Pengujian Laboratorium
9) Upload Laporan Hasil Uji (LHU)
10) Download Laporan Hasil Uji (LHU)
11) Selesai
Kemudian Mentor memberikan arahan kepada Pemimpin Aksi
Perubahan untuk melanjutkan ke tahapan pembuatan program/aplikasi
Quick Information System (QIS).
Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran IX.
38
10. Pembuatan Program/Aplikasi Quick Information System (QIS)
Sesuai dengan arahan dan petunjuk Mentor, setelah bahan input dan
flowchart selesai disiapkan maka Pemimpin Aksi Perubahan melakukan
proses pembuatan program/aplikasi Quick Information System (QIS) yang
dilaksanakan mulai dari tanggal 24 Agustus 2020 sampai dengan 13
September 2020.
Pembuatan aplikasi Quick Information System (QIS) merupakan ini
dari aksi perubahan ini mengingat tersedianya aplikasi Quick Information
System (QIS) ini merupakan hal yang utama.
Selama proses pembuatan aplikasi Quick Information System (QIS),
terjalin komunikasi yang intens antara Pemimpin Aksi Perubahan,
programmer dan Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Singkawang,
baik melalui tatap muka, telepon langsung, Whatshap dan email karena
sangat penting pemahaman yang tepat oleh programmer dan Dinas
Komunikasi dan Informatika Kota Singkawang tentang maksud dan tujuan
pembuatan aplikasi ini.
Kemudian Mentor memberikan arahan kepada Pemimpin Aksi
Perubahan untuk melanjutkan ke tahapan penyusunan manual book
program/aplikasi Quick Information System (QIS).
Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran X.
11. Penyusunan Manual Book Program/Aplikasi Quick Information
System (QIS)
Dalam rangka mendukung kelancaran uji coba dan penerapan
aplikasi Quick Information System (QIS), maka disusun buku panduan
penggunaan (manual book) bagi pengguna untuk memberi bantuan atau
petunjuk bagaimana cara menggunakan aplikasi tersebut.
Pemimpin Aksi Perubahan bersama staf UPT Laboratorium
Lingkungan melakukan penyusunan manual book pada tanggal 14 – 16
September 2020 di Ruang kerja staf UPT Laboratorium Lingkungan.
Penyusunan manual book mempertimbangkan pihak yang menggunakan/
39
mengakses aplikasi Quick Information System (QIS) baik itu stakeholder
internal maupun eksternal dengan susunan sebagai berikut :
a. Halaman Cover
b. Daftar Isi
c. Pendahuluan
d. Tujuan dan Dasar
e. Kategori Pengguna
f. Alur/Flowchart Aplikasi
g. Panduan Penggunaan / Manual
1) Antar Muka Sistem
a) Alamat akses
b) Struktur tampilan halaman utama sistem
c) Struktur menu
2) Akses Tingkat Pengguna
a) Super Admin
b) Admin
c) Admin Harian
d) Supervisor
e) Pelanggan / User
Dengan selesainya manual book, kemudian Mentor memberikan
arahan kepada Pemimpin Aksi Perubahan untuk segera melakukan tahap
berikutnya yaitu uji coba dan perbaikan program/aplikasi Quick
Information System (QIS).
Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran XI.
12. Uji Coba dan Perbaikan Program/Aplikasi Quick Information System
(QIS)
Setelah aplikasi dan manual book Quick Information System (QIS)
dibuat, maka mulai dilakukan uji coba secara online. Uji coba dilakukan
secara bertahap mulai dari pihak programmer yang bertujuan untuk :
a. Memastikan memenuhi kebutuhan (requirement) yang mendasari
perancangan dan pengembangan perangkat lunak tersebut.
40
b. Memastikan aplikasi berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
c. Dapat diterapkan menggunakan karakteristik yang sama.
d. Memenuhi kebutuhan semua pihak yang berkepentingan.
Selanjutnya uji coba dilakukan oleh Pemimpin Aksi Perubahan dan
Tim Efektif terutama pengguna aplikasi pada tanggal 17 September 2020 di
Ruang Kerja Kepala UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan
Hidup Kota Singkawang.
Langkah-langkah uji coba sebagai berikut :
a. Login pada alamat domain
b. Membuat/daftar akun User
c. Aktivasi akun User
d. Input pemesanan sebagai User
e. Cek Notifikasi email sebagai User
f. Cek Notifikasi email sebagai Admin Harian
g. Login sebagai Admin Harian
h. Konfirmasi pesanan sebagai Admin Harian
i. Cek Invoice sebagai User
j. Upload bukti pembayaran sebagai User
k. Konfirmasi pembayaran/lunas sebagai Admin Harian
l. Set pesanan aktif sebagai Admin Harian
m. Set pesanan selesai sebagai Admin Harian
n. Upload sertifikat Laporan Hasil Uji sebagai Admin Harian
o. Download sertifikat Laporan Hasil Uji sebagai user
p. Edit profil sebagai User
q. Logout
Selama proses uji coba ini ada sedikit kendala saat melakukan
upload file dokumen pada aplikasi Quick Information System (QIS).
Berdasarkan uji coba penerapan aplikasi Quick Information System (QIS)
tersebut dapat dideskripsikan sebagai kekuatan dan kelemahan aplikasi
Quick Information System (QIS).
Kekuatan aplikasi Quick Information System (QIS) yaitu aplikasi ini
berbasis website sehingga lebih disukai oleh user karena kemudahan dalam
41
penggunaan dan pengembangannya. Secara umum, bahasa pemrograman
yang digunakan adalah bahasa pemrograman yang banyak digunakan oleh
sebagian besar pengembang software, sehingga tidak sulit untuk mencari
orang yang menguasainya (Developer). Aplikasi berbasis website hanya
perlu di-update di satu tempat yaitu server dan kemudian setiap user akan
mendapat update yang sama. Cara ini akan menghemat banyak waktu serta
biaya.
Aplikasi Quick Information System (QIS) ini lebih fleksibel
sehingga bisa diakses dimanapun dan berbagai macam perangkat serta
sistem operasi. Web application bisa diakses melalui komputer
desktop/laptop maupun Smartphone atau tablet secara online.
Kelemahan aplikasi berbasis website ini memerlukan sebuah
koneksi internet ke server secara berkala, membutuhkan waktu untuk
loading dari satu halaman ke halaman lainnya. Aplikasi website kurang
cocok untuk aplikasi yang membutuhkan kecepatan diatas segala-galanya,
atau untuk mengakses dalam jumlah yang sangat besar. Pada aplikasi Quick
Information System (QIS) kadang-kadang user tidak bisa mengakses/login
jika ada gangguan jaringan. Selain itu pada aplikasi ini hak akses modul
untuk masing-masing tingkatan pengguna berbeda-beda.
Dengan selesainya uji coba aplikasi Quick Information System
(QIS), kemudian Mentor memberikan arahan kepada Pemimpin Aksi
Perubahan untuk segera melakukan tahap berikutnya yaitu penyusunan
draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang
tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information System (QIS) Layanan
Jasa Laboratorium.
Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran XII.
13. Penyusunan Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information System
(QIS) Layanan Jasa Laboratorium
Dalam rangka mendukung kelancaran pelaksanaan penggunaan
aplikasi Quick Information System (QIS), maka disusun draft Keputusan
42
Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Pemberlakuan
Aplikasi Quick Information System (QIS) Layanan Jasa Laboratorium yang
akan dijadikan sebagai dasar hukum penerapan aksi perubahan ini.
Pemimpin Aksi Perubahan bersama staf UPT Laboratorium
Lingkungan melakukan penyusunan Draft Keputusan Kepala Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick
Information System (QIS) Layanan Jasa Laboratorium pada hari Jumat
tanggal 18 September 2020 di Ruang Kerja Kepala UPT Laboratorium
Lingkungan. Penyusunan draft dilakukan dengan mempertimbangkan
beberapa peraturan perundang-undangan yang relevan digunakan sebagai
landasan hukum pelaksanaan kegiatan.
Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran XIII.
14. Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information System
(QIS) Layanan Jasa Laboratorium
Draft Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information System
(QIS) Layanan Jasa Laboratorium selanjutnya disahkan menjadi Keputusan
Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Pemberlakuan
Aplikasi Quick Information System (QIS) Layanan Jasa Laboratorium
dengan Nomor 19 Tahun 2020 pada hari Selasa tanggal 22 September 2020
di ruang kerja Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang.
Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information System
(QIS) Layanan Jasa Laboratorium menjadi acuan dasar yang menguatkan
peran anggota Tim Efektif dalam melaksanakan tahap bimbingan teknis,
sosialisasi dan penerapan aplikasi Quick Information System (QIS).
Kemudian Mentor memberikan arahan kepada Pemimpin Aksi
Perubahan untuk segera melakukan kegiatan Bimbingan Teknis
program/aplikasi Quick Information System (QIS).
Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran XIV.
43
15. Bimbingan Teknis Program/Aplikasi Quick Information System (QIS)
Pemimpin Aksi Perubahan melaksanakan Bimbingan Teknis
program/aplikasi Quick Information System (QIS) pada hari Rabu tanggal
23 September 2020 di Aula Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang
yang diikuti oleh para pengelola aplikasi Quick Information System (QIS)
nantinya.
Materi yang disampaikan pada Bimbingan Teknis ini mengacu pada
manual book yang telah dibuat dan menyesuaikan pada masing-masing
pengguna dari aplikasi Quick Information System (QIS).
Kemudian Mentor memberikan arahan kepada Pemimpin Aksi
Perubahan untuk segera melakukan kegiatan Sosialisasi program/aplikasi
Quick Information System (QIS).
Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran XV.
16. Sosialisasi Program/Aplikasi Quick Information System (QIS)
PemimpinAksiPerubahanmelaksanakansosialisasi
program/aplikasi Quick Information System (QIS) pada hari Jumat tanggal
25 September 2020 di Aula Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang
yang dihadiri oleh Tim Teknis dan internal Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang.
Rencananya sosialisasi program/aplikasi Quick Information System
(QIS) akan mengundang stakeholder eksternal, tetapi dengan kondisi
peningkatan pasien Covid-19 di Kota Singkawang apalagi adanya kluster
perkantoran serta pertimbangan dari Mentor dan Kepala Dinas Lingkungan
Hidup, maka sosialisasi hanya dilakukan secara internal Dinas Lingkungan
Hidup Kota Singkawang saja.
Materi yang disampaikan pada sosialisasi ini mengacu pada
Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang Nomor 19
Tahun 2020 tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information System
(QIS) Layanan Jasa Laboratorium.
Dalam acara ini juga dilakukan penandatangan Keputusan Kepala
Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Mekanisme
44
Penggunaan dan Pengelola Aplikasi Quick Information System (QIS)
Layanan Jasa Laboratorium.
Kemudian Mentor memberikan arahan kepada Pemimpin Aksi
Perubahan untuk segera melakukan kegiatan penerapan program/aplikasi
Quick Information System (QIS).
Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran XVI.
17. Penerapan Program/Aplikasi Quick Information System (QIS)
Tahapan terakhir pada Jangka Pendek Aksi Perubahan adalah
Penerapan Aplikasi Quick Information System (QIS) untuk pemesanan jasa
layanan laboratorium di UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan
Hidup Kota Singkawang. Pemimpin Aksi Perubahan melaksanakan
penerapan ini pada tanggal 28 September 2020 dengan melakukan simulasi
terhadap 5 (lima) pelanggan/user di ruang kerja masing-masing guna
mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan
pemesanan sampel dan pengambilan/download sertifikat LHU melalui
aplikasi Quick Information System (QIS).
Perhitungan waktu dibagi menjadi 2 (dua) tahap yaitu Tahap
Pemesanan yang terdiri dari Login/Daftar, buat Form Pesanan, lihat Daftar
Pesanan dan Logout, sedangkan pada Tahap Download LHU terdiri dari
Login, lihat Sertifikat LHU, download Sertifikat LHU dan Logout.
User No. 1 membutuhkan waktu ± 10 Menit untuk Tahap
Pemesanan dan ± 2 Menit untuk Tahap Download LHU, jadi total waktu
adalah ± 12 Menit. User No. 2 membutuhkan waktu ± 12 Menit untuk
Tahap Pemesanan dan ± 2 Menit untuk Tahap Download LHU, jadi total
waktu adalah ± 14 Menit. User No. 3 membutuhkan waktu ± 15 Menit
untuk Tahap Pemesanan dan ± 2 Menit untuk Tahap Download LHU, jadi
total waktu adalah ± 17 Menit. User No. 4 membutuhkan waktu ± 10 Menit
untuk Tahap Pemesanan dan ± 2 Menit untuk Tahap Download LHU, jadi
total waktu adalah ± 12 Menit. User No. 5 membutuhkan waktu ± 13 Menit
untuk Tahap Pemesanan dan ± 2 Menit untuk Tahap Download LHU, jadi
total waktu adalah ± 15 Menit. Secara total waktu rata-rata yang
45
dibutuhkan untuk menggunakan aplikasi Quick Information System (QIS)
adalah ± 14 Menit per layanan.
Bukti fisik pendukung terdapat pada Lampiran XVII.
5.2. Deskripsi Hasil Kepemimpinan
a. Capaian Dalam Perbaikan Pelayanan Publik
Tabel 5.1 Hasil Capaian Aksi Perubahan
OUTPUT TARGET CAPAIAN
BOBOT
TARGET
NO
REALISASI
CAPAIAN
KETERANGAN
KINERJA PELAYANAN
TARGET
KINERJA
1. Konsultasi dan Koordinasi 10 % 6 Kali 17 Kali 28,3 % Bukti pada
dengan Mentor Lampiran I sd
XVII
2. Terbitnya Surat Keputusan 15 % 1 Dok 1 Dok 15 % Bukti pada
Kepala Dinas Lingkungan Lampiran V
Hidup Kota Singkawang tentang
Tim Efektif
3. Rapat Koordinasi Tim Efektif 10 % 1 Kali / 1 Kali / 10 % Bukti pada
8 org 10 org Lampiran VI
4. Inventarisasi Kebutuhan Data 5% 3 Jenis 5 Jenis 8,3 % Bukti pada
Pendukung
Lampiran VII
5. Manual Book Aplikasi Quick 5% 1 Dok 1 Dok 5 % Bukti pada
Information Sistem (QIS) Lampiran XI
6. Uji Coba Aplikasi Quick 5 % 1 Kali 1 Kali 5 % Bukti pada
Information Sistem (QIS) Lampiran XII
7. Terbitnya Surat Keputusan 15 % 1 Dok 1 Dok 15 % Bukti pada
Kepala DinasLingkungan Lampiran XIV
Hidup Kota Singkawang tentang
Pemberlakuan Aplikasi Quick
Information Sistem (QIS)
8. Bimbingan Teknis Aplikasi 5 % 1 Kali 1 Kali 5 % Bukti pada
Quick Information Sistem (QIS) Lampiran XV
9. Sosialisasi Aplikasi Quick 10 % 1 Kali / 1 Kali / 10 % Bukti pada
Information Sistem (QIS) 8 org 10 org Lampiran XVI
10. Penerapan Aplikasi Quick 20 % 22 Menit/ 14 Menit/ 22 % Bukti pada
Information Sistem (QIS) Layanan Layanan Lampiran XVII
Jumlah 100% 133,1 %
Keterangan :
1. Melaksanakan Konsultasi dan Koordinasi dengan Mentor
Disetiap tahapan Pemimpin Aksi Perubahan harus berkoordinasi dan
konsultasi dengan mentor, realisasi yang tercapai adalah 17 kali kegiatan dari
target kinerja awal yaitu sebanyak 6 kali sesuai dengan bobot target sebesar
10%. Sehingga diperoleh hasil capaian kinerja sebesar 28,3%.
46
2. Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang tentang Tim Efektif
Proses terbitnya Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang Nomor : 16 Tahun 2020 tanggal 7 Agustus 2020 tentang
Pembentukan Tim Efektif Aksi Perubahan Pelayanan Jasa Laboratorium
Melalui Quick Information System (QIS) dimulai dari penyusunan draft,
pengajuan draft, selanjutnya disahkan oleh Kepala Dinas Lingkungan Hidup
Kota Singkawang sebagai dasar Tim untuk melaksanakan kegiatan. Terbitnya
Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang Tim
Efektif yang semula direncanakan sebanyak 1 dokumen terealisasi sebanyak 1
dokumen dan ini sudah sesuai dengan roadmap capaian kinerja sebesar 15%.
3. Melaksanakan Rapat Koordinasi dengan Tim Efektif
Pemimpin Aksi Perubahan melaksanakan rapat koordinasi sebanyak 1 kali
yang semula ditargetkan hanya 1 kali dan sudah sesuai dengan roadmap
capaian kinerja sebesar 10%.
4. Inventarisasi Kebutuhan Data Pendukung
Inventarisasi data pendukung dalam perjalanannya mengalami perubahan dan
perkembangan sehingga yang semula target awal sebanyak 3 jenis data
dengan bobot 5% mengalami penambahan data menjadi 5 jenis dengan
capaian kinerja yang diperoleh sebesar 8,3%.
5. Menyusun Manual Book Aplikasi Quick Information Sistem (QIS)
Buku panduan penggunaan Quick Information Sistem (QIS) yang semula
direncanakan 1 dokumen terealisasi sebanyak 1 dokumen dan ini sudah sesuai
dengan roadmap capaian kinerja. Sehingga semula bobot rencana 5% dan
bobot realisasi 5%.
6. Melaksanakan Uji Coba Aplikasi Quick Information Sistem (QIS)
Pemimpin Aksi Perubahan melaksanakan uji coba Quick Information Sistem
(QIS) sebanyak 1 kali yang semula direncanakan 1 kali dan ini sudah sesuai
47
dengan roadmap capaian kinerja. Sehingga semula bobot rencana 5% dan
bobot realisasi 5%.
7. Terbitnya Surat Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick Information Sistem
(QIS)
Proses terbitnya Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang Nomor : 19 Tahun 2020 tanggal 22 September 2020 tentang
Pemberlakuan Aplikasi Quick Information System (QIS) Layanan Jasa
Laboratorium dimulai dari penyusunan draft, pengajuan draft, selanjutnya
disahkan oleh Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang sebagai
dasar penggunaan aplikasi Quick Information Sistem (QIS). Terbitnya
Keputusan Kepala Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang tentang
Pemberlakuan Aplikasi yang semula direncanakan sebanyak 1 dokumen
terealisasi sebanyak 1 dokumen dan ini sudah sesuai dengan roadmap capaian
kinerja sebesar 15%.
8. Pelaksanaan Bimbingan Teknis Aplikasi Quick Information Sistem (QIS)
Pemimpin Aksi Perubahan melaksanakan Bimbingan Teknis aplikasi Quick
Information Sistem (QIS) sebanyak 1 kali yang semula direncanakan 1 kali
dan ini sudah sesuai dengan roadmap capaian kinerja. Sehingga semula bobot
rencana 5% dan bobot realisasi 5%.
9. Pelaksanaan Sosialisasi Aplikasi Quick Information Sistem (QIS)
Pemimpin Aksi Perubahan melaksanakan sosialisasi aplikasi Quick
Information Sistem (QIS) sebanyak 1 kali yang semula direncanakan 1 kali
dan ini sudah sesuai dengan roadmap capaian kinerja. Sehingga semula bobot
rencana 5% dan bobot realisasi 5%.
10. Pelaksanaan Penerapan Aplikasi Quick Information Sistem (QIS)
Penerapan aplikasi Quick Information Sistem (QIS) untuk pelayanan jasa
laboratorium ditargetkan selama 22 menit per layanan dengan bobot target
48
sebesar 20% ternyata realisasinya selama 14 menit per layanan. Sehingga
bobot realisasi yang dicapai adalah sebesar 31,4%.
Sebagai gambaran kondisi sebelum dan sesudah Aksi Perubahan dapat
dijelaskan pada tabel dibawah ini.
Tabel 5.2 Kondisi Sebelum dan Sesudah Aksi Perubahan
Kondisi Sebelum Aksi Perubahan
Kondisi Sesudah Aksi Perubahan
Belum intens melaksanakan Intens melaksanakan koordinasi dan
koordinasi dan konsultasi dengan koordinasi dengan mentor
mentor
Tidak Ada Keputusan Kepala Dinas Pengesahan Keputusan Kepala Dinas
Lingkungan Hidup Kota Singkawang Lingkungan Hidup Kota Singkawang
tentang Tim Efektif tentang Tim Efektif
Belum pernah melakukan rapat Melaksanakan rapat koordinasi
koordinasi dengan tim efektif dengan tim efektif, ada perubahan
posisi stakeholder setelah dilakukan
pendekatan oleh Pemimpin Aksi
Perubahan, terjadi pergeseran dari
Apathetic pindah ke Defender
sebanyak 1 stakeholder
Belum pernah melakukan inventarisasi Melaksanakan pendataan
kebutuhan data pendukung inventarisasi kebutuhan data
pendukung
Belum ada desain / flowchart Ada desain / flowchart
program/aplikasi Quick Information program/aplikasi Quick Information
System (QIS) System (QIS)
Belum pernah melakukan rapat Melaksanakan rapat perbaikan desain
perbaikan desain / flowchart / flowchart program/aplikasi Quick
program/aplikasi Quick Information Information System (QIS)
System (QIS)
Belum ada program/aplikasi Quick Ada program/aplikasi Quick
Information System (QIS) Information System (QIS)
Belum ada Manual Book Ada Manual Book
Belum pernah melaksanakan uji coba Pelaksanaan uji coba aplikasi Quick
aplikasi Quick Information System Information System (QIS)
(QIS)
Belum ada Keputusan Pemberlakuan Pengesahan Keputusan Kepala Dinas
Aplikasi Quick Information System Lingkungan Hidup Kota Singkawang
(QIS) tentang Pemberlakuan Aplikasi
Quick Information System (QIS)
Belum pernah melaksanakan Melaksanakan Bimbingan Teknis
Bimbingan Teknis aplikasi Quick aplikasi Quick Information System
Information System (QIS) (QIS)
49
Kondisi Sebelum Aksi Perubahan
Kondisi Sesudah Aksi Perubahan
Belum pernah melaksanakan Melaksanakan sosialisasi aplikasi
sosialisasi aplikasi Quick Information Quick Information System (QIS)
System (QIS)
Belum melaksanakan penerapan Melaksanakan penerapan aplikasi
aplikasi Quick Information System Quick Information System (QIS)
(QIS) dengan lamanya proses pemesanan
dan pengambilan sertifikat LHU
selama 14 menit per layanan
b. Manfaat dan Dampak Aksi Perubahan
Manfaat dalam Aksi Perubahan ini terdiri dari manfaat internal dan
manfaat eksternal, manfaat internal yang dimaksud adalah manfaat yang ada
kaitan dengan kinerja pelayanan unit kerja dimana Pemimpin Aksi Perubahan
melaksanakan aksi perubahan. Sedangkan dampak aksi perubahan adalah
dampak terhadap kinerja pelayanan publik baik dampak positif maupun dampak
negatif.
1. Manfaat Aksi Perubahan
Dengan dilaksanakan Aksi Perubahan ini, akan memberikan manfaat
dalam pelayanan publik bagi Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang
dalam mengelola pelayanan jasa laboratorium akan lebih baik. Manfaat
dalam Aksi Perubahan ini diklasifikasikan menjadi : a) Manfaat Internal
Pelayanan jasa laboratorium semakin efektif dan efisien sehingga
mempermudah petugas laboratorium dalam menginventarisir pemesanan
pelanggan dan menghemat penggunaan kertas (paperless).
Aksi Perubahan yang dilakukan juga bisa memberikan data dan
informasi yang cepat untuk keperluan kebijakan dan pengambilan
keputusan. Sehingga dapat membantu salah satu indikator kinerja bagi
Dinas Lingkungan Hidup Kota Singkawang yaitu Indeks Kualitas Air
(IKA) dan Indeks Kualitas Udara (IKU).
50
b) Manfaat Eksternal
Aksi Perubahan memberikan dampak secara eksternal dalam
meningkatkan kepuasan masyarakat/pelanggan terhadap layanan jasa
laboratorium.
Proses pemesanan layanan jasa laboratorium yang dilakukan oleh
masyarakat/pelanggan akan lebih cepat sehingga bisa menghemat waktu
dan tenaga.
Dengan adanya Aksi Perubahan juga mempermudah
masyarakat/pelanggan dalam memperoleh informasi berkaitan dengan
layanan jasa laboratorium.
2. Dampak Aksi Perubahan
Dampak Aksi Perubahan ini merupakan uraian tentang dampak positif
maupun dampak negatif (merupakan kendala aksi perubahan).
Tabel 5.3 Dampak Implementasi Aksi Perubahan (Jangka Pendek)
No
Tahapan
Dampak
1. Koordinasi dan konsultasi dengan Berdampak positif, karena
mentor telah menerapkan nilai etika
birokrasi pemerintahan.
2. Penyusunan Tim Efektif Aksi Berdampak positif, tim yang
Perubahan disusun sesuai kebutuhan
kinerja tim
3. Penyusunan draft Keputusan Kepala Berdampak positif karena
Dinas Lingkungan Hidup Kota susunan tim efektif sudah
Singkawang tentang Tim Efektif sesuai dan berkaitan dengan
program
4. Pengajuan draft Keputusan Kepala Berdampak positif karena
Dinas Lingkungan Hidup Kota sudah mengikuti aturan tata
Singkawang tentang Tim Efektif naskah dinas yang sudah
ditentukan
5. Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Berdampak Positif, karena
Lingkungan Hidup Kota Singkawang pimpinan mendukung
tentang Tim Efektif sepenuhnya
6. Rapat koordinasi Tim Efektif Berdampak positif karena
sudah membangun
kolaborasi
7. Inventarisasi kebutuhan data Berdampak positif karena
pendukung program/aplikasi Quick informasi dari OPD saling
Information System (QIS) mendukung
51
No
Tahapan
Dampak
8. Penyusunan desain / flowchart Berdampak positif karena
program/aplikasi Quick Information tersedianya desain/flowchart
System (QIS) untuk pembuatan aplikasi
9. Rapat perbaikan desain / flowchart Berdampak positif karena
program/aplikasi Quick Information sudah membangun
System (QIS) kolaborasi
10. Pembuatan program/aplikasi Quick Berdampak positif karena
Information System (QIS) pembuatan aplikasi QIS
semakin efektif
11. Penyusunan manual book Berdampak positif karena
program/aplikasi Quick Information adanya panduan dalam
System (QIS) penggunaan aplikasi QIS
12. Uji coba dan perbaikan Berdampak positif karena
program/aplikasi Quick Information aplikasi QIS semakin efektif
System (QIS)
13. Penyusunan Draft Keputusan Kepala Berdampak positif karena
Dinas Lingkungan Hidup Kota adanya dasar hukum
Singkawang tentang Pemberlakuan penggunaan aplikasi QIS
Aplikasi Quick Information System
(QIS)
14. Pengesahan Keputusan Kepala Dinas Berdampak Positif, karena
Lingkungan Hidup Kota Singkawang pimpinan mendukung
tentang Pemberlakuan Aplikasi Quick sepenuhnya
Information System (QIS)
15. Bimbingan Teknis program/aplikasi Berdampak Positif, karena
Quick Information System (QIS) pengguna bisa
mengoperasikan aplikasi
QIS
16. Sosialisasi Aplikasi Quick Information Berdampak Positif, karena
System (QIS) stakeholder mendukung
pelaksanaan aplikasi QIS
17. Penerapan Aplikasi Quick Information Berdampak Positif, karena
System (QIS) aplikasi QIS bisa
meningkatkan pelayanan
jasa laboratorium lebih
efektif dan efisien
5.3. Keberlangsungan Aksi Perubahan
Keberlanjutan Aksi Perubahan ini merupakan tindak lanjut kegiatan
jangka pendek dengan menetapkan target capaian jangka menengah dan jangka
panjang :
52
Tabel 5.4 Hasil Capaian Aksi Perubahan Jangka Menengah
dan Jangka Panjang
NO
OUTPUT TARGET CAPAIAN
BOBOT
TARGET
REALISASI
CAPAIAN
KETERANGAN
KINERJA PELAYANAN
TARGET
KINERJA
JANGKA MENENGAH
1. Monitoring dan Evaluasi Jangka 20 % 6 Bulan 12 Bulan 40 %
Pendek
2. Peningkatan Aplikasi Quick 20 % 1 Paket 2 Paket 40 %
Information System (QIS) Kegiatan Kegiatan
Layanan Jasa Laboratorium
JANGKA PANJANG
1. Monitoring dan Evaluasi Jangka 20 % 12 Bulan 24 Bulan 40 %
Menengah
Pengembangan Aplikasi Quick 30% 2 Paket 4 Paket 60 %
2. Information System (QIS) Kegiatan Kegiatan
Layanan Jasa Laboratorium
BAB VI
PENUTUP
6.1. Simpulan
Berdasarkan hasil implementasi Aksi Perubahan, maka dapat
disimpulkan hal-hal sebagai berikut :
1. Aksi Perubahan berhasil diimplementasikan sesuai dengan kriteria
keberhasilan yang telah ditetapkan karena peran penting mentor dan
stakeholders yang lain, mulai konsultasi dan koordinasi dengan mentor
dengan hasil capaian sebesar 28,3% melebihi target kinerja sebesar 10%;
terbitnya Keputusan Tim Efektif dengan hasil capaian sebesar 15% sesuai
dengan target kinerja sebesar 15%; serta rapat koordinasi Tim Efektif
dengan hasil capaian sebesar 10% sesuai dengan target kinerja sebesar
10%.
2. Pencapaian Kriteria Keberhasilan Aksi Perubahan yang ditetapkan
meliputi: Inventarisasi kebutuhan data pendukung dengan hasil capaian
sebesar 8,3% melebihi 3,3% dari target kinerja sebesar 5%; Manual Book
aplikasi Quick Information Sistem (QIS) dengan hasil capaian sebesar 5%
sesuai dengan target kinerja sebesar 5%; Uji Coba aplikasi Quick
Information Sistem (QIS) dengan hasil capaian sebesar 5% sesuai dengan
target kinerja sebesar 5%; Terbitnya Keputusan Pemberlakuan Aplikasi
Quick Information Sistem (QIS) dengan hasil capaian sebesar 15% sesuai
dengan target kinerja sebesar 15%; Bimbingan Teknis aplikasi Quick
Information Sistem (QIS) dengan hasil capaian sebesar 5% sesuai dengan
target kinerja sebesar 5%; dan Sosialisasi aplikasi Quick Information Sistem
(QIS) dengan hasil capaian sebesar 10% sesuai dengan target kinerja
sebesar 10%.
3. Keberhasilan Penerapan Aplikasi Quick Information Sistem (QIS) yang
semula ditargetkan 22 menit per layanan dengan bobot 20% mengalami
pengembangan menjadi 14 menit per layanan dengan capaian kinerja
sebesar 31,4%.
53
54
6.2. Rekomendasi
Adapun rekomendasi terkait kelanjutan pelaksanaan Aksi Perubahan
dengan judul “Pelayanan Jasa Laboratorium Melalui Quick Information System
(QIS)” pada UPT Laboratorium Lingkungan Dinas Lingkungan Hidup Kota
Singkawang adalah sebagai berikut :
1. Perlu adanya peningkatan pelayanan jasa laboratorium melalui aplikasi
Quick Information System (QIS).
2. Perlu adanya pengembangan aplikasi Quick Information System (QIS)
untuk meningkatkan pelayanan jasa laboratorium sehingga lebih efektif dan
efisien dan perlu adanya integrasi dengan aplikasi retribusi jasa usaha yang
ada di Dinas Keuangan Daerah Kota Singkawang.
3. Aksi Perubahan ini, baik dalam jangka menengah maupun jangka panjang
perlu menjadi agenda pembahasan penyusunan APBD Kota Singkawang
Tahun 2021.