Admira Parlamento Sin Papeles
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ADOPCIÓN DE ENTORNOS COLABORATIVOS COMO ESTRATEGIA PARA LA MODERNIZACIÓN DE LAS CORTES Raúl Cuesta Saínz Servicio de Informática Cortes de Castilla y León
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ADOPCIÓN DE ENTORNOS COLABORATIVOS COMO ESTRATEGIA PARA LA
MODERNIZACIÓN DE LAS CORTES
Raúl Cuesta Saínz
Servicio de Informática
Cortes de Castilla y León
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LAS CORTES DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
• Reuniones de los representantes de los ciudadanos.
• Tratamiento de asuntos en función de su tipo y su dominio.
• El tipo de asunto marca su evolución temporal.
• El elemento vital del Procurador es su Agenda Parlamentaria.
TIPOS DE ASUNTOS
Control del GobiernoPreguntas OralesSolicitudes de Comparecencia…
LegislaciónProyectos de Ley Iniciativa Legislatura Popular…
DOMINIO
AgriculturaEducaciónMedio AmbienteEconomíaCultura
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EL PAPEL DE LOS SERVICIOS DE LA CÁMARA EN LA EVOLUCIÓN DE LOS ASUNTOS
• Servicios Técnicos– Servicios Jurídicos
– Biblioteca, Documentación y Archivo
– Informática
• Servicios Administrativos– Registro, Gestión Parlamentaria y Publicaciones
– Personal
– Obras, Mantenimientos y Suministros
– Intervención, Contabilidad, …
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EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DURANTE LOS ULTIMOS AÑOS
• Disponibilidad de los servicios de tecnología de información habituales– Correo electrónico, agendas compartidas
– Mensajería instantánea, Telefonía
– Ficheros compartidos, Ofimática
– Aplicaciones diversas
• Problema– Sistemas dispersos, desintegrados
– No se sabe donde está la información
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PILARES DE LA ESTRATEGÍA DE EVOLUCIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
• Plan de desarrollo para la VII Legislatura– Mayo 2007 a Mayo 2011
• Arquitectura propuesta: – Un único punto donde se debe encontrar toda la
información, como base de la colaboración
– Accesible desde todos los dispositivos bajo demanda y mediante suscripción
– Eliminación del papel para el máximo de las comunicaciones internas
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ARQUITECTURA DE CAPTURA DE DOCUMENTACIÓN
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DOSSIER DE PRENSA: SITUACIÓN ANTERIOR
• Estructura de la aplicación anterior:– Selección de noticias– Captura digital de las
noticias– Marcado y Composición
del master– Creación de un PDF– Publicación en una
aplicación de buscador
• Consecuencias– Pocos accesos a la
aplicación por su difícil localización
– Impresión de ejemplares en papel, que en su mayoría acaban en la basura
– Retraso en la llegada del Dossier a los procuradores
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DOSSIER DE PRENSA: SITUACIÓN ACTUAL
• Estructura de la aplicación actual– Captura con marcado en
origen de las noticias– Composición del PDF
con OCR para facilitar la búsqueda dentro del Dossier
– Publicación en el calendario general
– Suscripción del usuario
• Consecuencias– Mejora del tiempo de
llegada del Dossier al procurador
– Aumento del número de usuarios, en torno a 50 de los 83 procuradores)
– Desaparición de las copias en papel
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DOSSIER DE PRENSA: SITIO DEL DOSSIER
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DOSSIER DEL PLENO: SITUACIÓN ANTERIOR
• Situación anterior– Cada procurador recibe
el orden del día y la documentación asociada en su escaño.
– La Mesa, que dirige el Pleno, recibe un documento adicional, con el guión de la reunión.
• Consecuencias– Impresión en papel de
83 dossieres de unas 60 páginas cada reunión.
– Los asuntos pueden entrar a ultima hora, por lo que el tiempo de producción de los dossieres es mínimo.
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DOSSIER DEL PLENO: SITUACIÓN ACTUAL
• Estructura de la aplicación actual– Cada reunión cuenta con
un espacio en la intranet con la documentación
– La documentación se escanea y se convierte en un PDF sobre el que se pasa un OCR
• Consecuencias– La documentación está
disponible en el momento en el que un asunto se ha incorporado a una reunión
– Las reuniones están descritas en un calendario central.
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DOSSIER DEL PLENO: SITIO DE REUNIÓN
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LECCIONES APRENDIDAS SOBRE MODERNIZACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
• La evolución tecnológica por si misma origina los mismos problemas que la organización del trabajo tradicional.
• La mejora se propicia basando la solución tecnológica en el punto de vista del usuario final sin alterar la esencia de la Organización
• El usuario responsable del servicio es el líder del cambio de su servicio ante sus clientes
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CONCLUSIONES
• Los entornos colaborativos proporcionan una visión tecnológica idéntica de la Organización hacia los usuarios
• Este tipo de proyectos propician las políticas de ahorro energético• La Tecnología se convierte en el pilar de la mejora estratégica de la Organización
