1

COMPLIANCE

The Incredible Fast Track to Achieving

Requirements for Local Governments in Texas

512‐463‐7610slrminfo@tsl.texas.gov

https://www.tsl.texas.gov/slrm 

Review the laws.

Achieve compliance!

Next steps…

Course Objectives

YES!

1

2

3

2

Legal Obligations

Records Management Laws and Rules for Local Governments

○ Earning a PhD

○ Open heart surgery

○ Mountain climbing

○ Operating efficiently, maintaining transparency, and saving on costs without following records laws.

Achievements that are hard:

Achievements that are easy:

○ Ensuring compliance with the Local Government Records Act by asking your analyst what you need to get on file with TSLAC!

https://www.tsl.texas.gov/slrm/local/countylist

4

5

6

3

Public Information 

Act(Gov. Code

Chapter 552)

Open Meetings Act 

(Gov. Code

Chapter 551)

Local Government Records Act (Local Gov. Code Chapters 201‐205)

Three Pillars of Open Government

○ Improve efficiency and economic operation of government.

○ Preserve records of permanent and historical value.

○ Provide  impartial access to records management assistance.

○ Establish standards and procedures for managing local government records.

Local Government Records Act

○ Definitions

○ Local authority

○ Role of RMO

○ Compliance requirements

○ https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs/bulletind

Laws Published as Bulletin D

7

8

9

4

Which local governments must file compliance paperwork?

Over 10,000 local government entities are required to file evidence of their records management program with the Texas State Library and Archives Commission.

All of them!

Achieving COMPLIANCE

Filing documents with TSLAC to formally establish the records 

management program.

Records Management Policy

○ aka “Order, Ordinance, Resolution”

○ Establishes the records management program.

○ File within 30 days of adoption.

Elective county offices

Elective county offices All other local 

government officesAll other local 

government offices

10

11

12

5

“…each elected county officer shall adopt a written plan establishing an active and continuing program for the efficient and economical management of the records of the elective office of which the elected officer is custodian.”

LGC §203.005

○ Definitions applicable to managing records

○ Statement that records are declared public property

○ Implementation of policies covering the lifecycle of records

○ Cooperation with other county offices

○ Designation of the Records Management Officer (RMO)

The Written Plan Includes:

○ 2 options:

To each their own. Elected official is the RMO for the records of their office.

Designate the RMO of a countywide records program, who must also sign the form to confirm approval of the designation. 

○ Elected County Officer signs regardless of the option chosen.

Designation of the RMO

Mr. Tax Assessor-Collector

Angelina Eberly, County Judge

Angelina Eberly

13

14

15

6

“…each governing body by ordinance or order, as appropriate, shall establish a records management program to be administered by the records management officer.”

LGC §203.026

○ Template available from TSLAC.

Short, fillable form that may be expanded as desired.

○ Comparable templates accepted, such as CPC‐Local or an ordinance format.

○ Designate the Records Management Officer.

○ Requires documentation of governing body approval.

Policy Template For Nonelective Offices

○ Does not designate a specific RMO

• “Board shall designate…” or “Superintendent shall oversee…” is too vague

• Designates more than one individual.

○ No documentation of approval from governing body

○ Incomplete or too short; missing elements 

Policy Blunders

16

17

18

7

Do you have a policy on file with TSLAC?

YES! NO! I DON’T KNOW!

○ “The records management officer in each local government shall:

(1) assist in establishing and developing policies and procedures… 

(2) administer the records management program…”

LGC §203.023

○ Utilize the local retention schedules.

○ Oversee filing systems and information retrieval systems.

○ Protect essential and permanent records.

○ Ensure economical storage of inactive records.

Records Management Officer (RMO): 

19

20

21

8

There’s No “I” in Records Management Team

Records Management 

Officer

Records Liaison

Records Custodian

Records Custodian

Records Liaison

Records Custodian

Records Custodian

○ On the appropriate form:

Elected County Offices – Form 512

Nonelective Offices – Form SLR 504

○ Signed by the RMO designated in policy.

○ Update within 30 days of personnel change.

○ Option to be subscribed to The Texas Record blog for news and updates.

Designating the RMO

…file with the director and librarian a written certification of compliance that the local government or the elective county office has adopted records control schedules that comply with the minimum requirements established on records retention schedules issued by the commission..”

LGC §203.041

22

23

24

9

○ Adopt the retention schedules that apply to the records maintained by your office.

Form SLR 512 for elective county offices.

Form SLR 508 for non‐elective offices.

○ Signed by RMO designated in policy and mail hard copy to TSLAC for filing.

Declaration of Compliance

����������� ��� ���������������������������

https://www.tsl.texas.gov/slrm/localretention

Forms for Nonelective Offices

SLR 508

SLR 504

PolicyDesignation of Records 

Management Officer Declaration 

of Compliance

25

26

27

10

○ Form SLR 512 – Records Management Policy and Declaration of Compliance By an Elected County Official

○ All‐in‐one form

○ Signed by RMO and mail hard copy to TSLAC for filing.

Form for Elective County Offices

SLR 512

Declaration of 

Compliance

Designation of RMO

Policy Statement

○ https://www.tsl.texas.gov/slrm/forms

○ SLR 504 – Designation of RMO

○ SLR 508 – Declaration of Compliance

○ Policy model for nonelective offices

○ SLR 512 – Policy and Declaration of Compliance by Elected County Official

○ Sample inventory worksheet, amendment template, and disposition log

Download Forms and Templates

Your local government’s records management policy/order/ordinance must be approved by:

A. The governing body or elected official

B. The citizens

C. TSLAC

Pop Quiz

28

29

30

11

You are a new RMO.  What is the timeframe in which you are required to notify TSLAC?

A. Within 3 weeks

B. Within 30 days

C. Within 3 months

Pop Quiz

You (the new RMO) can’t find your policy, appointment form, or schedule.  Do you:

A. Assume the last RMO didn’t get around to it.

B. Assume the documents will turn up eventually.

C. Ask a TSLAC analyst to check your file.

Pop Quiz

Achievement Unlocked!

What Next?

31

32

33

12

○ Conduct an inventory

Bulletin C: https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs/bulletinc

○ Evaluate storage conditions

Bulletin F: https://www.tsl.texas.gov/slrm/pubs/bulletinf

○ Do routine disposition of eligible records

Templates available: https://www.tsl.texas.gov/slrm/forms

#GOALS

Get more training

○ https://www.tsl.texas.gov/slrm/training

○ Classes – virtual and in‐person

○ Webinars – live and pre‐recorded

○ Conference sessions upon request

○ Annual e‐Records conference sponsored by TSLAC and DIR

Find the analyst assigned to your county: 

https://www.tsl.texas.gov/slrm/local/countylist

Call: (512) 463‐7610

Email: slrminfo@tsl.texas.gov

Questions?

36

34

35

36