Abrantes, 21 Outubro 2005 – Carla Gonçalves Pereira SIADAP – Sistema Integrado de Avaliação...
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Abrantes, 21 Outubro 2005 – Carla Gonçalves Pereira
SIADAP – Sistema Integrado de Avaliação do Desempenho na Administração Pública
REFLEXÃO
Apresentação da SInASEConsultores desde 1968
Qualidade, Ambiente, Segurança,
Responsabilidade SocialCertificação NP EN ISO 9001:2000; Acreditação NP EN ISO 17025:2000;NP EN ISO 14001:1999 e Regime EMASOHSAS 18001:1999 e NP 4397:2001SA 8000
Acreditação HospitalarJoint Commission International
CAF / EFQMEstrutura Comum de Avaliação – Administração Pública
Avaliação do DesempenhoSIADAP e PCI-SIGA; Gestão por Objectivos
Sistemas de Gestão
Projectos Co-FinanciadosPOEFDS, Eixo III – Administração Pública, PORLVT,
POSAÚDE XXI, FORAL, PRODEP, POSI
Projectos de Formação Diagnóstico de necessidades, Planos de Formação e
Avaliação da Formação. E-Learning, Blended Learning
Projectos
de Investimento e Formação
PARCERIA SInASE & BUROTECRede de Serviços
Asturias
Valladolid
Salamanca
C. Real
Toledo
GranadaMálaga
Murcia
Sevilla
Cáceres
PontevedraLa Coruña
Barcelona
ValênciaCuenca
Madrid
Cádiz
Castellón
Zaragoza
Navarra
S. SebastiánSantanderBilbao
Orense
Lisboa
Porto
Apresentação da SInASEReferências
www.sinase.pt
Ministério das Finanças:Secretaria Geral; Departamento de Prospectiva e Planeamento, Direcção Geral dos Assuntos Europeus e Relações Internacionais; Direcção-Geral de Estudos e Planeamento; Serviços Sociais.
Ministério da Administração Interna:Secretaria-Geral; Gabinete de Estudos e Planeamento de Instalações; Governo Civil de LisboaGoverno Civil de FaroGoverno Civil do PortoGoverno Civil de CoimbraDirecção Geral de ViaçãoServiço Nacional de Bombeiros e Protecção Civil
Ministério do Ambiente, Ordenamento do Território Desenvolvimento Regional:Secretaria-Geral
Ministério da Defesa Nacional: Secretaria Geral; Direcção Geral do Armamento e Equipamentos de Defesa
Ministério da Agricultura do Desenv. Rural e das Pescas:Secretaria-Geral
Ministério da Cultura:Instituto do Cinema, Audiovisual e MultimédiaGabinete de Relações Internacionais Culturais
Ministério da Educação:Secretaria-Geral
Ministério do Trabalho e Solidariedade Social: Secretaria GeralCaixa de Previdência do Pessoal dos TLPDirecção Geral da Segurança Social, Família e CriançaSecretariado Nacional para a Reabilitação e Integração de Pessoas com Deficiência
Ministério da SaúdeIPO FG CROL – Lisboa;IPO FG CROC – Coimbra;Hospital Garcia da Orta;Hospital Pulido Valente;Centro Hospitalar do Alto Minho – Viana do Castelo;Centro Hospitalar da Cova da Beira – Covilhã;Centro Hospitalar do Baixo Alentejo - BejaHospital de São Teotónio – Viseu;Hospital de São João de Deus – FamalicãoHospital Distrital da Figueira da FozHospital de Nossa Sra. Rosário – BarreiroHospital de Sto. André - LeiriaCentro Hospitalar das Caldas da RainhaCentro Hospitalar de CascaisHospital de São Marcos de BragaHospital Sousa Martins – GuardaHospital Dr. José Maria Grande – PortalegreHospital Distrital de FaroHospital Reynaldo dos Santos – Vila Franca XiraMaternidade Dr. Alfredo da CostaInstituto Nacional de Saúde Dr. Ricardo JorgeInstituto da Qualidade em Saúde
AssociaçõesAPAH – Ass Portuguesa dos Administradores HospitalaresAPMCG – Ass. Portuguesa dos Médicos de Clínica GeralATAM – Ass. Técnicos Administrativos Municipais
1ª ReflexãoO que o SIADAP “diz”…
Sistema de AVALIAÇÃO
Instrumento de GESTÃOGestão por Objectivos
Mede RESULTADOS
do desempenho do Serviço em relação à Missãodo contributo das Pessoas
O EnquadramentoDesafios na Administração Pública
POAP CAF / EFQM / SGQ
Plano de Melhorias
SIADAP
Gestão por Objectivos
Revisão das Atribuições e Orgânica
Melhoria da Qualidade
Formação e Valorização
Áreas de Actuação Operacional
Instrumentos e Metodologias
Processo de Avaliação do Desempenho Componentes
Ferramenta de GestãoAuxiliar nas decisões da organização e gestão das pessoas;
Gestão por ObjectivosMobilizar os colaboradores em torno da Missão essencial do Serviço, orientando a actividade em
função dos Objectivos;Permitir uma clarificação do contributo individual para a prossecução dos objectivos da Equipa e do
Grupo;
Cultura de MeritocraciaReconhecer o mérito, assegurando a diferenciação e valorização dos diversos níveis de
desempenho;
Desenvolvimento das PessoasFomentar o desenvolvimento profissional dos colaboradores através da elaboração de um Plano de
Formação, que vá ao encontro das reais necessidades de desenvolvimento identificadas.
ProcessoÉ necessário planear, coordenar, motivar, responsabilizar, envolver e desenvolver.
Funcionários públicos: regime geral
Regulamentos de Adaptação- Funcionários, agentes e demais trabalhadores da administração local através de decreto regulamentar (Art 2º)- Carreiras de Regime especial e Corpos especiais (Art 21º)
Todos os colaboradores, independentemente do tipo de vinculo laboral
•Adaptação das competências comportamentais;•Requisitos de progressão/promoção;•Outras especificidades
Art 21º nº 1 da Lei nº 10/2004O sistema de avaliação do desempenho estabelecido na presente lei poderá ser adaptado …. desde que observados os princípios e objectivos constantes da presente lei e as regras essenciais ao controlo e normalização de procedimentos.
ANO 2004ANO 2005
Art 7º DR nº 19-A/2004A adaptação desta escala a corpos especiais e carreiras de regime especial não pode prever ponderação inferior a 40% no caso dos objectivos, ou inferior a 30% no caso das competências.
Sistema de Avaliação do Desempenho Aplicação
ANO 2004 ANO 2005
Sistema de Avaliação do Desempenho Aplicação - Orientações
Fonte: Sessão de Esclarecimentos da DGAP (18 Fev 2005 – IDN)
Orientações da Secretária de Estado da Administração Pública que serão objecto de consagração legislativa
Os funcionários que não tenham tido objectivos fixados para o 2º semestre de 2004 não serão avaliados, sendo que a nota que venham a obter em 2005 valerá para 2004.
Os funcionários que não tenham tido avaliação relativamente ao ano de 2004 e que em 2005 venham a reunir os requisitos de tempo para promoção ou progressão deverão requerer o suprimento da avaliação consoante o caso, ao júri de concurso ou ao dirigente máximo do Serviço.
Os funcionários que tenham tido objectivos fixados para o 2º semestre do ano de 2004 serão objecto de avaliação nos termos do SIADAP podendo, no entanto, fazer substituir essa nota pela que vierem a obter na avaliação do ano de 2005.
CIRCULAR Nº 1 / DGAP/ 2005 (29 de Março)
Não obstante, muitos organismos e serviços da Administração Pública não fixaram ainda os objectivos para o corrente ano de 2005, o que inviabiliza a futura avaliação do desempenho dos seus trabalhadores e dirigentes intermédios.
Encarrega-me Sua Excelência o Senhor Secretário de Estado da Administração Pública de reafirmar que o SIADAP se encontra em vigor e que é imprescindível dar-lhe completa e cabal execução.
CIRCULAR Nº 3 / DGAP/ 2005 (27 de Maio)
O Decreto Regulamentar nº 19-A/2004, de 14 de Maio, diploma que regulamenta o SIADAP, instituiu no nº 5 do seu artº 41º um prazo para a adaptação do sistema de avaliação do desempenho nos serviços que dispusessem de um sistema de avaliação específico, prazo esse que, encontrando-se nalgumas situações ultrapassado, não deverá inviabilizar a aplicação do sistema de avaliação no corrente ano.
Processo de Avaliação do Desempenho SIADAPSistema Integrado de Avaliação do Desempenho da Administração Pública
Harmonização (entre 21 e 31 Jan)
Conselho de Coordenação da Avaliação
Avaliação Prévia (entre 5 e 20 Jan)
Avaliador
Auto-Avaliação (a partir de 5 Jan)
Avaliado
Processo de Avaliação do Desempenho – Lei nº 10/2004
Factores influentes para a realização dos objectivos; Destacar as competências; Identificar oportunidades de desenvolvimento pessoal
Monitorização e ControloRelatório anual de actividades e Relatório Síntese
Conhecimento dos parâmetros, objectivos e impacto da avaliação; atribuição dos níveis da escala de avaliação
Harmonização das avaliações; Apreciação global; Diferenciação de desempenhos; Validação das propostas de avaliação final (Quotas - muito bom (20%) e excelente (5%))
Entrevista (Fevereiro)
Avaliador e avaliado
Analisar a auto-avaliação do avaliado; Dar conhecimento da avaliação feita; Estabelecer objectivos; Acordar o plano de formação
Homologação (até 15 Mar)
Dirigente máximo do Serviço
Aprovação do Dirigente, em caso de discordância com a classificação poderá recusar através de despacho fundamentado
Reclamação / Recurso(Decisão 15 dias úteis apósreclamação/recurso)
Possibilidade de reclamação por escrito (5 dias após homologação); Parecer do CCA;
Recurso hierárquico para o membro do governo (5 dias após decisão de reclamação)
Auditorias
Publicitação (Encerramento a 30 Abril)Pelo Serviço/Organismo
Sistema Informático de Apoio (SGU)
Gestão por
objectivos?Como poderemos demonstrar desempenho?Medindo…Se quiser alguma coisa, meça-a, se não conseguir medir, esqueça-a!
Peter Druker
2ª ReflexãoMetodologia…
Plano de Actividades
Programa 1
Programa 2
Programa …
Objectivos dos Serviços (Unidade Orgânica)
Grelha de Indicadores/Objectivos
Registos de monitorização
Resultados do Desempenho
Ciclo Anual de Gestão
Objectivos Estratégicos
Objectivos Individuais: Equipas/Colaboradores
Objectivos em Cascata
Relatório de Actividades
Gestão EstratégicaCiclo Anual de Gestão (SIADAP)
Processo de Avaliação do Desempenho Tipologia dos Indicadores
Âmbito de Avaliação
O que faz: objectivos
Resulta-dos
Como faz: compe-tências
METAS
Produtividade e Gestão da
Despesa
Qualidade de Serviço e Impacto na Sociedade
Tableau de Bord de Indicadores
Objectivos das Unidades Orgânicas (3 a 5)
Quantitativos e QualitativosRelacionados com os resultados do Serviço
Objectivos da Instituição (3 a 5)
Quantitativos ou QualitativosRelacionados com a estratégia – Plano de Actividades
Competências Comportamentais (4 a 6)
QualitativosRelacionados com o conjunto de comportamentos, capacidades e atitudes
Motivação e Gestão de Recursos Humanos
Objectivos Individuais (3 a 5)
Quantitativos – relacionados com as actividades
Competências
?A competência é o saber em acção
Competências Comportamentais (SIADAP)
Orientação para resultados e qualidade do serviço Capacidade de liderança e orientação de pessoas Capacidade de promover a mudança e melhoria contínua Capacidade de análise, planeamento e organização Capacidade de desenvolvimento e motivação das pessoas Visão estratégica
Aptidões e conhecimentos especializados Capacidade de realização e orientação para resultados Capacidade de adaptação e melhoria contínua Espírito de equipa e capacidade de coordenação
DirigentesTécnicos
Sup e Técnicos
Técnicos Profissionais e Administrativos
Auxiliares Operários
Responsabilidade e compromisso com o serviço Capacidade de organização e concretização Espírito de equipa
Capacidade de coordenação Capacidade de realização
O que faz
Avaliação dos Objectivos – o que foi alcançado
Como faz
Avaliação de Competências e Atitude Pessoal - refere-se à forma COMO o colaborador actua.
Processo de Avaliação do Desempenho Avaliação de Objectivos e Competências
A avaliação do desempenho é um instrumento que mede a eficiência e eficácia dos colaboradores.
Avaliação dos Resultados do Desempenho na concretização da Missão
3ª ReflexãoO Papel do Avaliador…
SIADAP Conservadores - Especificidades
AVALIADOR (DR nº 19-A)
Nº1 Art 12º A avaliação é da competência do superior
hierárquico imediatos ou do funcionário que possua responsabilidades de coordenação sobre o avaliado, cabendo ao avaliador:
a) Definir objectivos dos seus colaboradores directos de acordo com os objectivos fixados para o organismo e para a respectiva unidade orgânica.
b) Avaliar anualmente os seus colaboradores directos, cumprindo o calendário da avaliação
Nº3 Art 12º Nos casos em que não estejam reunidas as
condições previstas no número anterior é avaliador o superior hierárquico de nível seguinte ou, na ausência deste, o conselho coordenador da avaliação.
Nº1 Art 14º Para efeitos de aplicação do presente diploma,
considera-se dirigente máximo do serviço o titular do cargo de direcção superior de 1º grau ou outro dirigente responsável pelo serviço ou organismo directamente dependente do membro do Governo
Art 21º DL nº 519-F2/79Considera os conservadores e os notários pessoal dirigente…inaplicabilidade tout court… assumem a direcção da repartição de que são titulares, cabendo-lhes a orientação e fiscalização de todo o serviço
Art 2º Lei nº 2/2004São cargos dirigentes, os cargos de direcção, gestão, coordenação e controlo dos serviços e organismos público abrangidos pela presente leiArt 5º Lei nº 2/2004Os titulares dos cargos dirigentes devem promover uma gestão orientada para resultados, de acordo com os objectivos anuais a atingir, definindo os recursos a utilizar e os programas a desenvolver, aplicando de forma sistemática mecanismos de controlo e avaliação dos resultadosArt 7º Lei nº 2/2004Compete aos titulares dos cargos de direcção superior de 1º grau, no âmbito da gestão geral do respectivo serviço ou organismo a) elaborar os planos anuais e plurianuais de actividades, com identificação dos objectivos a atingir pelos serviços, os quais devem contemplar medidas de desburocratização, qualidade e inovaçãoArt 8º Lei nº 2/2004Compete aos titulares dos cargos de direcção intermédia de 1º grau a) definir os objectivos da unidade orgânica que dirigem tendo em conta os objectivos gerais estabelecidos
Processo de Avaliação do Desempenho Aspectos relevantes a considerar
Análise conjunta dos factores considerados para a avaliação e da auto-avaliação (entrevista anual)
AVALIADO AVALIADOR
Direito Dever
Proceder à auto-avaliação Dever
OS DIRIGENTES DOS SERVIÇOS são responsáveis pela aplicação e divulgação em tempo útil do sistema de avaliação, garantindo o cumprimento dos princípios e a diferenciação do mérito
É garantida a divulgação dos objectivos, fundamentos, conteúdo e sistema de funcionamento e de classificação
É garantido o direito à reclamação e recurso
Todos os intervenientes à excepção do avaliado, ficam obrigado ao dever de sigilo sobre a matéria
A atribuição de percentagens máximas deve ser do conhecimento de todos os avaliados
Direito
Direito
Dever
Direito
Nota: As Fichas de Avaliação constituem um documento confidencial pelo que o acesso deverá ser reservado. Propõe-se que os originais sejam mantidos na área de Recursos Humanos/Pessoal
Todos devem estar bem conscientes de
quais as regras!
A mensagem a passar, deve ser clara e
compreendida por todos, ou...
Processo de Comunicação
Objectivos SMART
ESPECIFICOS
Concretos, claros e precisos
MENSURÁVEIS
Associados a formas de medição – indicadores
AMBICIOSOS
Difíceis de atingir, criando desafios, inovação e melhoria
REALISTAS
Possíveis de atingir
TEMPORIZADOS
Associados a períodos de tempo, prazos
Submeter os resultados da Avaliação prévia ao CCA
Realizar a Avaliação prévia dos colaboradores
Processo de Avaliação do Desempenho Avaliação Prévia por parte do Avaliador
AVALIADOR
1. Nº colaboradores avaliados/não avaliados;
2. Necessidades de formação (Temáticas, nº horas/colaborador);
3. Resultado global das avaliações:
% Insuficiente
% Necessita de desenvolvimento
% Bom
% Muito Bom e fundamentação que evidencie os factores que contribuíram para o resultado final
% Excelente e identificar os contributos relevantes para o serviço, tendo em vista a sua inclusão na base de dados sobre boas práticas
CCA
Analisar os resultados da Avaliação prévia dos colaboradores: Factores de diferenciação apresentados e HarmonizaçãoCCA aprova?
Apresenta o resultado da Avaliação ao colaborador
Sim
Não
Alteração do resultado da
avaliação
Processo de
MudançaNão se pode gerir a mudança.
Só se pode antecipá-la ou liderá-la. A mudança é coisa para empreendedores, não para gestores.
Peter Drucker
4ª ReflexãoComo desenvolver…
Sistema de Avaliação do Desempenho ESTRATÉGIA
Qual é a Missão da Conservatória?
Em alinhamento com a DGRN / MJ
Em função do Plano de Actividades
Em função das necessidades da comunidade
Em conformidade com os recursos disponíveis (instalações, materiais, equipamentos, pessoas e competências)
Estratégia de Melhoria?Quais as prioridades?
Quais os factores externos?
Quais as condicionantes?
Qual a evolução esperada? (estrutura evolutiva da comunidade, tecnologia, competências)
Quais as necessidades de suporte organizacional?
Objectivos orientados para resultado, não para a tarefa
Objectivos partilhadosNecessidade de coordenação e comunicação entre serviços
Definição de IndicadoresNecessidade de conhecer o ponto de partida e estabelecer comparação; Cultura e registo;Benchmarking para melhoria.
Cultura de evidênciaNecessidade de registar a evolução dos indicadores, os factores críticos e as acções correctivas
Compromisso entre Avaliado, Avaliador e Instituição
Sistema de Avaliação do Desempenho DEFINIÇÃO DE OBJECTIVOS
Análise inicial:
Quais as actividades chave?
Quais as dificuldades?
Qual o nível de cumprimento?
1.Corrigir
Análise de melhoria:
Quais as expectativas em relação ao serviço?
Qual a envolvente?
Quais as necessidades?
2.Melhorar
Sistema de Avaliação do Desempenho MONITORIZAÇÃO DE INDICADORES
Definição dos objectivos
Selecção dos indicadores
Recolha dos dados
Registo e análise periódica da informação
A evolução é positiva?
Desenvolvimento de medidas de melhoria
NãoSim
Registos dos resultados monitorização
Avaliação dos objectivos - Resultados
Melhoria do Desempenho
MONOTORIZAÇÃO PERMANENTEAVALIAÇÃO ANUAL
Sistema de Avaliação do Desempenho - InstrumentosOBJECTIVOS DA UNIDADE ORGÂNICA
Qualidade de Serviço e Impacto na Sociedade
Tipologia Objectivos Metas Indicadores de Medida
Produtividade e Gestão da Despesa
Motivação e Gestão de Recursos Humanos
1. Melhorar a qualidade dos serviços através da aplicação de instrumentos de Melhoria da Qualidade
1.1 Cumprimento do plano de melhorias em 80%
1.2 Redução das reclamações em 5%
1.1.1 Nº acções desenvolvidas e Tx de desvio ao planeamento
1.2.1 Nº reclamações e % redução
2. Implementação do Programa de Gestão Informática.
3. Aumento da capacidade de resposta nos actos de registo predial
2.1 Garantir a implementação a 100%
3.1 Diminuição de 5% no tempo de resposta
2.1.1 Nº acções desenvolvidas; Tx de Implementação; Análise comparativa dos resultados/custos
3.1.1 Tempo médio por acto; % diminuição
4. Assegurar a concretização do plano de formação, conforme as necessidades identificadas
5. Promover reuniões mensais sobre a melhoria das actividades e respectivas iniciativas
4.1 Cumprimento de 70% das acções propostas
5.1 Controlo e tratamento de 60% dos aspectos críticos
3.1.1 Nº acções formação propostas vs realizadas; Nº horas
3.2.1 Tx participação; Nº iniciativas concretizadas vs aspectos críticos identificados
Desdobramento dos Objectivos Estratégicos e Plano de Actividades
Acompanhamento Jan-Fev Mar-Abr Mai-Jun Jul-Ago Set-Out Nov-Dez
Meta 10 10 10 7 7 7
Indicador 1 5 6 6 2 4 3
Indicador 2 4 4 4 2 4 4
Total 9 10 10 4 8 7
Desvio -1 0 1 -3 1 0
Acção ACP12 ACP13 ACP14
Tableau de Bord
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
1 2 3t 4 5 6
Meta
Pré-analitica
Analitica
Pós-analitica
Total
Registos
Sistema de Avaliação do Desempenho - InstrumentosOBJECTIVOS INDIVIDUAIS
Objectivos e Indicadores de Medida Competências
20%
20%
20%
20%
20%
40%
30%
30%
Garantir a capacidade média de resposta aos actos de registo predial em 9 dias
Coordenar a aplicação do sistema de informação, garantindo o cumprimento de 80% do planeamento previsto
Garantir o controlo das reclamações, assegurando a análise mensal da evolução do processo
Desdobramento dos Objectivos da UO
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Objectivo 1
Objectivo 2
Objectivo 3
9 7 15 8 9 9 9 8 10 11 9 9
1 1 1 + 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Legenda: Cumpriu Superou Não Cumpriu
Registos
Avaliação do Desempenho – Registo de Informação (DGAP) SGU – Sistema de Informação: www.siadap.gov.pt
1º Preenchimento/Actualização BDAP – Base de Dados da Administração Pública
2º Pedido de Password – Administrador SIADAP (Informática e/ou RH)
3º Preenchimento da estrutura do Organismo
4º Interligação de informação BDAP-SGU
5º Pedido de Password para Avaliadores – registo dos dados da avaliação
6º Pedido de Password para Avaliados – consulta dos dados da avaliação
Uma Organização aprendente é uma Organização capaz de criar, adquirir e transferir conhecimentos e modificar o seu comportamento para que este reflicta novos conhecimentos e saberes.
David A. Garvin
Informar,
formar,
Esclarecer a abordagem da avaliação do desempenho de modo claro e aberto
Formação dirigida aos avaliadores sobre métodos e instrumentos de avaliação
para ajudar a mudar…
Auto-avaliação CAF - Diagnóstico
Acções de Melhoria Organizacional – Sistema Gestão
Auto-Avaliação CAF - Avaliação de Desempenho: resultados
organizacionais
Priorização das Acções de Melhoria
Ciclo Anual de Gestão
Objectivos Estratégicos
Objectivos por funcionário
Avaliação de Desempenhos
Relatório de Actividades
Objectivos Operacionais Unidades Orgânicas
SIADAPCAF/EFQM
Plano de Melhorias
5ª ReflexãoMelhoria do Desempenho…
Agradecemos a Colaboração!
Rua da Estrela, 211200-668 Lisboa Tel: 21 397 09 70www.sinase.ptContacto: Dr. Paulo Aguiar - [email protected]
Sem medição não há controlo, sem controlo não há evolução,
sem avaliação não há melhorias. Juran