โครงการเรอง ระบบสารสนเทศทางการบญช

เสนออาจารยเพยงดาว นทวฒกล

จดทำาโดย

1. นางสาวสาวตร กอง รหส 50061033692. นางสาวสภาวด บวหลวง รหส 50061033763. นางสาวอรสา ปอด รหส 50061033844. นางสาวองสนา สภาวด รหส 50061033855. นางสาวอจฉราพรรณ แสงสอน รหส 50061033866. นางสาวอญชนา ไชยบาล รหส 50061033877. นางสาวอารญา แซตน รหส 50061033888. นางสาวอารรตน โสชะรมย รหส 50061033909. นางสาวอมาพร เกณฑเขตรรกลำา

รหส 5006103391

10.นางสาวเอมมกา กนจนะ รหส 5006103392

สาขาการบญช 4 ป คณะบรหารธรกจ

โครงการฉบบนเปนสวนหนงของรายวชา สารสนเทศทางธรกจ รหสวชา สธ 318

ภาคเรยนท 1 ปการศกษา 2551มหาวทยาลยแมโจ

คำานำา

โครงการฉบบนเปนสวนหนงของ รายวชา สารสนเทศทางธรกจ รหสว ช า ส ธ 318

ซงอาจารยประจำาวชา อาจารย เพยงดาว นทวฒกล ไดมอบหมายใหจดทำาขนวตถประสงคของการทำาโครงการฉบบน กเพอใหนกศกษาไดมความร

ความเขาใจเกยวกบระบบสารสนเทศการทางบญช ซงประกอบไปดวยระบบบญชการเงน และระบบบญชบรหาร เปนขอมลทางการบญชส ำาหรบการประมวลผลและการตดสนใจทางการเงน โดยทงสองระบบนจะขาดระบบใดระบบหนงไมได ในการทำาโครงการครงนกอใหเกดความสามคคในหมคณะทำาใหการทำางานสำาเรจลลวงไปดวยด

โครงการฉบบนมเนอหาขอมลทนาสนใจเหมาะแกการใชเปนสอในการเรยนการสอน ทงยงเปนประโยชนและเหมาะสำาหรบผทมความสนใจในการทจะศกษาขอมลระบบสารสนเทศทางการบญชอกดวย

สดทายนหากโครงการฉบบนมขอบกพรองผดพลาดประการใด ทางคณะกลมกขออภยไว ณ โอกาสนดวย

ผจดทำา กลม

tenty

19 กนยายน 2551

สารบญเรอง

หนา

ความหมาย ระบบสารสนเทศทางการบญช 1

วตถประสงค 6ลกษณะการทำางาน

7ตวอยางโปรแกรมของระบบสารสนเทศทางดานธรกจ

11การประยกตใชงานของระบบสารสนเทศทางดานธรกจ

17การพฒนาระบบสารสนเทศทางดานธรกจในอนาคต

25

แหลงอางอง

ความหมาย

Accounting Information System (ระบบสารสนเทศการบญช)

กอนทจะกลาวถงระบบ AIS นนจะขอกลาวถงพนฐานทางการบญช 2 สวนกอน ดงน

- สมการพนฐานทางการบญช ไดแก          Debit = Credit  แ ล ะ                Asset = Liability + Owner’s Equity ซ ง

หมายความวาสนทรพยจะมคาเทากบหนสนรวมกบทนทงหมด

- บญชสามารถแบงไดเปน 4 ประเภทใหญๆ ดงตอไปน1.       Financial (General) Accounting ไ ด แ ก

Assets, Liabilities, Owner’s Equity, แ ล ะ Revenues

2.       Management Accounting ไ ด แ ก Cost Analysis, Planning & Budgeting, แ ล ะ Cost Allocation

3.       Auditing ได แก Assessment, Legal Liability, และ Statistical Report

4.       Tax Accounting ได แก Federal Taxation Of Individuals, Entities, และ Transaction

Information System นนประกอบไปดวย- Business Events ซงเปนทงเร องทเกยวของกบ Financial

และทไมใช Financial นนหมายความวาในการพจารณานนจะไมสนใจเพยงแคเร องการเงนเทานน หากแตจะรวมถงเหตการณ

ใดๆ ก ตามท ม ความเก ยวของก บองค กรก จ ะถ อว า เป น Business Events ด ว ย ด ง น น ใ น แ ต ล ะ อ ง ค ก ร จ ง ม Business Events ทแตกตางกนออกไป

- Business Processes เปนการพจารณารวม Event หลายๆ Events เข าด วยก นเป น Process ซ งจะประกอบไปด วย Transaction Cycle 2 Cycles หลกๆ ดงน1.       Financial Cycle เปนเรองของวงจรทางดานการเงน2.       Operation Cycle เปนเร องของวงจรมนการดำาเนน

การซงประกอบดวย 3 Cycles ยอย ดงน2.1  Expenditure เปนสวนทเกยวของกบเร องของราย

จาย ดงนน Supply Chain จงจดอยใน Cycle น2.2  Conversion (Production) เปนสวนทเกยวของกบ

MRP เปนหลก ซงเปนการเปลยน Raw Materials ใหกลายเปน Finishing Goods

2.3  Revenue เปนสวนทเก ยวของกบเร องของรายไดทงหมด

- Information Processes เปนการประมวลผล Transaction ใหกลายเปนสารสนเทศทเปนประโยชนตอองคกรเพอนำาเสนอใหผบรหารนำาไปใชประกอบการตดสนใจ

- Technologies เปนการนำา Technologies เขามาชวยทำาให กระบวนการตางๆ เปนไปอยางมประสทธภาพมากขน เชน ชวยให Capture ขอมลทสำาคญไดงายขนและมประสทธภาพสง, งานมลกษณะเปน Automation ทำาใหขนตอนในการปฏบตงานลดลง

ในการน ำา Technologies เขามาใชน นจะต องค ำาน งถ งความตองการทแตกตางกนในแตละองคกรดวย ดงนนใน Cycle เดยวกนจงไมจ ำาเปนตองม Business Cycle ทเหมอนกน ตวอยางเชน เม อ Scott Perry และ Susan Gonzalez จะกอตงบรษทขนกจ ำาเปนตองคำานงถงสงตอไปน เชน จะตองม Account No. อะไรบาง, ควรตงราคาเทาไร, การออกแบบผลตภณฑเปนอยางไร, และการตรวจสอบสถานะบญชกระแสเงนสด เปนตน       

AIS คอ การปฏสมพนธกนระหวางตงแต 2 องคประกอบขนไปเพอใหบรรลวตถประสงคเดยวกน ซงภายในระบบนนสามารถทจะมระบบยอย (Sub-System) ของตนเองได โดยท AIS จะมสวนประกอบหลกอย 3 สวนอ นได แก People, Procedures, และ Information Technology และหนาทหลกของ AIS กคอ

1.       เกบรวบรวม Data และ Transaction2.       ท ำาการประมวลผลให ได ม าซ ง Information ท เป น

ประโยชน3.       ควบคมใหขอมลเกดความถกตองและปองกนไมใหขอมลตก

ไปสผทไมเหมาะสม

AIS จ ด ไ ด ว า เ ป น Subsystem ข อ ง MIS ซ ง จ ะ Process Transaction ทเกยวของกบ Financial ขององคกร โดยจะมการจดท ำา Internal Report เพ อ การวาง แ ผนส ำาห ร บ ผ บ ร ห าร แ ล ะ External Report เพ อใชในดานกฎหมาย เชน TAX เป นตน ซ งภายใน AIS นนจะประกอบดวยระบบยอยทสามารถแบงเปน Cycle ตางๆ ไดดงตอไปน

1.       Expenditure Cycle เปนวงจรทเกยวของกบเร องของคาใชจายตางๆ เชน การซอ Raw Materials

2.       Production Cycle เปนวงจรทเกยวของกบกระบวนการในการเปลยน Raw Materials ไปเปน Finish Goods

3.       Human Resources/Payroll Cycle เ ป น ว ง จ ร ท เกยวของกบเรองของการจดการทรพยากรบคคลตางๆ เชน เงนเดอนพนกงาน เปนตน

4.       Revenue Cycle เปนวงจรทเกยวของกบเร องของการขายและการเรยกเกบเงน

5.       Financing cycle เปนวงจรทเกยวของกบเร องของการเงน, การจดหาระดมทนเพม, และการจายเงนปนผล

ระบบพนฐานของ GIS นนจะเปนการสอสารขอมลทางดานการเงนกนร ะ ห ว า ง Financing General โ ด ย ม Ledger & Report System ทำาหนาทคดกรองสารสนเทศ ดงแสดงในรป

 รป แสดง Diagram พนฐานของระบบ AIS

เหตทเราตองศกษาเรอง AIS กเนองมาจากวา AIS นนมจดประสงคหลกอยทการนำาขอมลมาสกดเปนสารสนเทศและจดทำารายงานประกอบการตดสนใจสำาหรบผบรหาร ดงนนผทเกยวของไมวาจะเปน Auditor ซงตองเขาใจไดวาขอมลทไดรบจาก AIS นนมความถกตองมากนอยเพยงใด, Consultant ทตองศกษาเร อง Tax เพอหาทางลดภาระภาษ, และ Accountant ซงไมเพยงแคทำาแตบญชเทานนหากแตยงตองวางแผนดานกลยทธ (Strategic Planning) ดวย จงตองมความร แล ะ เข า ใจ ใน AIS เป นอย างด ซ ง ในการ Design และ Implementing ระบบ AIS นนจะต องค ำาน งถ งวฒนธรรมขององคกรดวยการวางกลยทธโดยอาศย AIS นนสามารถกระทำาได 2 สวนดงน

1.       พยายามลดตนทนใหตำากวาคแขง2.       สรางความแตกตางในสนคาและบรการ ซงไดแก

2.1    สรางความหลากหลายใหแกผลตภณฑ2.2    วเคราะหความตองการและผลตใหตรงผบรโภค2.3    เนนทความสะดวกสบาย โดยสรางความสะดวกในการซอ

ใหแก ลกค า เชน รานสะดวกซ อท วไปทไมค อยเน นเร องผลตภณฑและความตองการเทาไรแตจะมงไปทความงายในการหยบฉวยมากกวา

ดงนน AIS จงมสวนชวยในการวางแผนเพอรองรบกลยทธขางตนได เพราะ AIS จะชวยในการจดเกบและสกดขอมลเพอน ำามาใชใหเกดประโยชนตอการจดการ        Value Chain

      ในการตดสนใจซอสนคานนลกคาจะพจารณาจากคณคาของสนคาเปรยบเทยบกบราคา ดงนนหากองคกรสามารถทำาใหลกคารสกไดวาผลตภณฑนนๆ มคณคามากกวาราคาทจะตองจายไดกจะทำาใหลกคาตดสนใจทจะซอสนคาไดงายขน ดงนนในกระบวนการทางธรกจจงจำาเปนตองมวงจรของการสรางมลคาใหแกสนคา (Value Chain) ซงมองคประกอบตางๆ ดงตอไปน

- องค ประกอบหล ก 5 องค ประกอบโดยเร มจาก Inbound Logistics ไปส Operations ไปส Outbound Logistics ไปส Marketing & Sales ซงมการเพมมลคาใหแกผลตภณฑในองคประกอบน และ Services ดงแสดงในรป

  

รป แสดงองคประกอบหลกของ Value Chain

- องคประกอบยอย 4 องคประกอบ อนไดแก Infrastructure, Technology, Human Resource, และ Purchasing

Value Chain นยงสามารถออกเปน Value System ไดโดยการนำาหลายๆ Chain มาตอรวมกน เชน Supplier, Distributor, และ Customer ทตางกม Chain เปนของตนเองอยแลว เมอน ำามาตอรวมกนกจะสามารถเรยกไดวาเปน Value System        จากทไดกลาวมาแลวจะเหนไดวาการสรางมลคาเปนสงทสำาคญ ดงนนการนำา AIS มาใชจงสามารถชวยสรางมลคาใหแกผลตภณฑไดเนองจาก AIS จะใหสารสนเทศทถกตองและเปนประโยชนสำาหรบรองรบ Activities ตลอดทง Chain เชน เมอองคกรมระบบบญชทดแลวกจะสงผลใหกระบวนการอนๆ ใน Chain ดไปดวย นอกจากน AIS ยงมสวนชวยปรบปรงใหประสทธภาพของกระบวนการทำางานดขนอกดวย

ปจจบนงานของนกบญชมการเปลยนแปลงจากเดมอยางมาก เนองจากเทคโนโลยสารสนเทศททนสมยทำาใหมการพฒนาชดคำาสงสำาเรจรปหรอชดคำาสง เฉพาะสำาหรบชวยในการเกบรวบรวมและประมวลผลขอมล ซงจะชวยลด

ระยะเวลาและเพมความถกตองใน การทำางานแกผใช ทำาใหนกบญชมเวลาในการปฏบตงานเชงบรหารมากขน เชน การออกแบบและพฒนาระบบงาน พฒนาระบบงบประมาณและระบบขอมลสำาหรบผบรหาร เปนตน โดยทระบบสารสนเทศดานการบญช (accounting information systems) หรอทเรยกวา AIS จะเปนระบบทรวบรวม จดระบบ และนำาเสนอสารสนเทศทางการบญชทชวยในการตดสนใจแกผใชสารสนเทศทงภายในและภายนอกองคการ โดยระบบสารสนเทศทางการบญชจะใหความสำาคญกบสารสนเทศทสามารถวดได หรอ การประมวลผล เชงปรมาณมากกวาการแกปญหาเชงคณภาพ โดยระบบสารสนเทศดานการบญชจะมสวนประกอบหลก 2 สวนคอ

1. ระบบบญชการเงน (financial accounting system) บญชการเงนเปนการบนทกรายการคำาทเกดข นในรปตวเงน จดหมวดหมรายการตาง ๆ สรปผลและตความหมายในงบการเงน ไดแก งบกำาไรขาดทน งบดล และงบกระแสเงนสด โดยมวตถประสงคหลกคอ น ำาเสนอสารสนเทศแกผใชและผทสนใจขอมลทางการเงนขององคการ เชน นกลงทนและเจาหน นอกจากนยงจดเตรยมสารสนเทศในการตดสนใจของผบรหาร ซงนกบญชสามารถนำาเทคโนโลยสารสนเทศใชในการประมวลขอมล โดยจดบนทกลงในสอตาง ๆ เชน เทปหรอจานแมเหลก เพอรอเวลาสำาหรบทำาการประมวลและแสดงผลขอมลตามตองการ

2. ระบบบญชบรหาร (managerial accounting system) บญชบรหารเปนการนำาเสนอขอมลทางการเงนแกผบรหาร เพอใชในการตดสนใจทางธรกจ ระบบบญชจะประกอบดวย บญชตนทน การงบประมาณ และการศกษาระบบ โดยมลกษณะสำาคญคอ

o ใหความสำาคญกบการจดการสารสนเทศทางการบญชแกผใชภายในองคการ

o ใหความสำาคญกบการดำาเนนงานในอนาคตของธรกจ o ไมตองจดทำาสารสนเทศตามหลกการบญชทรบรองทวไป o มขอมลทงทเปนตวเงนและไมเปนตวเงน o มความยดหยนและสามารถปรบใหสอดคลองกบความตองการ

ใชงาน

รป แสดงระบบสารสนเทศดานการบญช

AIS จะใหความสำาคญกบการรวบรวมขอมลและการตดตอสอสารทางการเงน ซงเปนกระบวนการตดตอสอสารมากกวาการวดมลคา โดยท AIS จะแสดงภาพรวม จดเกบ จดโครงสราง ประมวลขอมล ควบคมความปลอดภย และการรายงานสารสนเทศทางการบญช

ปจจบนการดำาเนนงานและการไหลเวยนของขอมลทางการบญชมความซบซอนมากขน ทำาใหนกบญชตองกำาหนดคณสมบตของสารสนเทศดานการบญชใหสมพนธกบการดำาเนนงานขององคการ ประการสำาคญ AIS และระบบสารสนเทศเพอการจดการจะมทงสวนทแยกออกจากกนและเกยวเนองสมพนธกน แต MIS  จะใหความสำาคญกบการจดการสารสนเทศสำาหรบการตดสนใจของผบรหาร ขณะท AIS จะประมวลสารสนเทศเฉพาะสำาหรบผใชงานทงภายในและภายนอกองคการ เชน นกลงทน เจาหน และผบรหาร เปนตน

วตถประสงค

1. ทราบความหมายของระบบสารสนเทศทางการบญช2. หลกการขนพนฐานในการจดทำาสารสนเทศทางบญช3. ความแตกตางของการประมวลผลดวยมอกบการประมวลผลดวย

คอมพวเตอรในระบบสารสนเทศทางบญช 4. ประโยชนจากสารสนเทศทางบญช5. ผทเกยวของกบการจดทำาสารสนเทศทางการบญช

วตถประสงคของ aisม 3 ประการ คอ1. เพอสนบสนนการปฏบตงานประจำาวน2.เพอสนบสนนการตดสนใจของผ บรหาร3.เพอสนบสนนการปฏบตตามภาระหนาททางกฎหมาย

ลกษณะการทำางาน

ววฒนาการในการทำาบญชการเงนเร มจากการทำาบญชการเงนดวยมอ (Manual accounting system) มาถงระบบการทำาบญชการเงนดวยโปรแกรมสำาเรจรปทางการบญช (Electronic Data Processing-EDP) จนมาถงยคทระบบการทำาบญชการเงนทเปนมอดลหนงของโปรแกรมระบบประเภทวางแผนทรพยากรองคกร (ERP)

           การจดทำาสารสนเทศทางการบญช ในสมยเร มแรกถกมองวาเปนเพยงสวนหนงของระบบสารสนเทศขององคกร กลาวคอมหนาทในการบนทกรายการคา นำาเสนอขอมลในสวนทเกยวกบเงนตรา  และการจดทำาใชแรงงานคนทำาเปนสวนใหญ ซงเราเรยกวา ระบบทำาบญชดวยมอ (Manual Accounting System) แตสภาวะปจจบนมการพฒนาและเปลยนแปลงไปมการนำาเอาเทคโนโลยตาง ๆ เขามาชวยทำาใหกระบวนการจดทำาสารสนเทศทางการบญชใหมประสทธภาพมากขน เพอตอบสนองความตองการทแตกตางกนของกลมผใชขอมลซงมทงผใช ภายในองคกร และภายนอกองคกร (ดงไดกลาวแลวขางตน)

           ตอ มาการจดทำาสารสนเทศทางการบญช มการเปลยนแปลงนำาเอาระบบคอมพวเตอรเขามาชวยจดทำาซงในเบองตน เชน ใชโปรแกรมประยกต Excel เพอชวยในการสรางตารางคำานวณ หรอจดทำากระดาษทำาการ หรอทำางบการเงน ในยกตนยงไมจดเปนลกษณะของการใชโปรแกรมสำาเรจรปทางการบญช เนองจากการตอบสนองของโปรแกรมยงไมครอบคลมกระบวนการจดทำาบญชตามทองคกรตองการ ตอมาจงมการพฒนาระบบการจดทำาบญชดวยโปรแกรมสำาเรจรปทางการบญช (Accounting Software Package) ซงมมอดลมากพอทจะสนองตอบการบญชการเงน โดยโปรแกรมลกษณะน มขนตอนการประมวลผล เชนเดยวกบระบบมอ เพยงแตการประมวลผลและการจดเกบจะกระทำาบนสออเลกทรอนกสแทน  

          ซงองคประกอบของระบบสารสนเทศดวยคอมพวเตอร ประกอบดวย           -    อปกรณคอมพวเตอร(Computer Hardware)

          -   โปรแกรมชดคำาสง(Software)

          -   อปกรณโทรคมนาคม (Telecommunication)

          -   บคลากร(People)

          -   ขนตอนงาน (Procedure)

           ตอมาความตองการ สารสนเทศของผบรหารไมจำากดเพยงขอมลดานเงนตราอยางเดยว ดงนนเพอเปนการสนองตอบตอความตองการขอมลของผบรหาร ระบบสารสนเทศทางการบญชจงขยายวงครอบคลมไปถงการจดเกบและสนองตอบความ ตองการขอมลดานบญชบรหารดวย และการพฒนาโปรแกรมสำาเรจรปตาง ๆ โดยมการออกแบบระบบบรหารทรพยากรองคกร (Enterprise Resource Planning : ERP)โดยนำาเอาระบบการโปรแกรมการทำางานบญชเขาเปนสวนหนงของโปรแกรมดง กลาว 

แผนภาพแสดงใหเหนถงววฒนาการในการทำาบญชการเงน (ทมา: พลพธ ปยวรรณ และ สภาพร เชงเอยม, 2550)

 

      

     

วงจรการบญชการเงนดวยมอ เรมตนทรายการคาซงเกดจากการนำาขอมลจากเอกสารเบองตน (Source Document) เชน ใบกำากบสนคา ใบเสรจรบเงน มาบนทกรายการในสมดรายวน (Journal) ตามหลกบญชค (Double Entry) และผานรายการ (Posting) มายงสมดบญชแยกประเภท (Ledger) จดทำางบทดลอง (Trial Balance) และมาจบทการจดทำาและนำาเสนองบการเงน (Financial Report) และร า ย ง า น อ น ๆ เ ส น อ ผ ใ ช ง บ ก า ร เ ง น

ภาพแสดงขนตอนการทำางานของระบบบญชการเงนดวยมอ (ทมา: พลพธ ปยวรรณ และ สภาพร เชงเอยม, 2550)

 

         

 การทำาบญชการเงนโดยโปรแกรมสำาเรจรป น บางครงเรยกวาการทำาใหเปนอตโนมต (Automation) คอใชโปรแกรมทำางานในสวนของการประมวลผลแทนมอคน ขอมลเขาและขอมลออกยงคงเหมอนเดม ขนตอนงานยงคงเหมอนเดม แตโปรแกรมคอมพวเตอรจะสามารถทำางานนไดรวดเรว ถกตองกวาการใชคนทำามากโดยขอมลเขายงคงเปนรายการคาเชนเดม แตพนกงานจะตองปอน ขอมลเขาเพอลงบญชตามหลกการบญชคลงในสมดรายว น ท อ ย ใ น ส อ ท า ง ค อ ม พ ว เ ต อ ร    เ ช น     แ ผ น ด ส เ ก ต ต           การประมวลผลโดยการผานบญชและหายอดของบญชถกท ำาโดยโปรแกรม  ขอมลออกยงคงเหมอนเดมคอยอดคงเหลอในบญชแยกประเภท  โปรแกรมจะทำาการรวบรวม แยกหมวดหมของบญชแยกประเภท และจดทำางบการเงน งบการเงนมาตรฐานทโปรแกรมสำาเรจรปทางการบญชทวไปมกจดท ำาให ค อ งบดล งบก ำาไรขาดทน งบก ำาไรสะสม และงบกระแสเง นสด          โปรแกรมสำาเรจรปทางการบญชหลายตวนำาเสนอรายงานทมากกวารายงาน มาตรฐาน (Standard Financial Report) กลาวคอ โปรแกรมบางตวนำาเสนองบการเงนแบบเปรยบเทยบบนฐานเดยวกน (Common-size Balance Sheet and Income Statement) โปรแกรมบางตวสามารถน ำา เสนองบการเง นในร ปของอตราสวนทางการเง น (Ratio

Reporting) หรองบการเงนเปรยบเทยบตวเลขทเก ดขนจรงกบตวเลขประมาณการ

ภาพแสดงขนตอนการทำางานของระบบบญชการเงนดวยโปรแกรมสำาเรจรปทางการบญช (ทมา: พลพธ ปยวรรณ และ สภาพร เชงเอยม, 2550)

          

การบญชการเงนโดยใชโปรแกรมประเภทวางแผนทรพยากรองคกร (ERP) นน   จะมมอดลทใชทำาบญชการเงนโดยเฉพาะ เชน FI module ของ Financial Module  ของ Oracle เมอกจการนำาโปรแกรมประเภท ERP มาใชมกจะตองปรบเปลยนกระบวนการทางธรกจ (Business Process)  ท กจการเคยปฏบตมาโดยสนเชงและมาใชกระบวนการทางธรกจทเปนทยอม รบโดยทวไปวาเปนกระบวนการทางธรกจทดทสดในบรรดาธรกจทมลกษณะ งานคลายคลกกน โปรแกรม ERP ขององคกรหนงเปนระบบรวมทกระบวนการทางธรกจมความตอเนองเชอมโยง หนวยงานตาง ๆ ภายในองคกร  ดงนนมมมองเดมทมกแยกองคกรออกเปนหนวยงานหรอฝายตาง เชน ฝายบญชและการเงน ฝายการตลาด ฝายผลต ฝายควบคมสนคาคงคลง ฯลฯ  นนเปนมมมองททำาใหเกดการทำางานทไมตอเนอง เพราะองคกรหนงควรมฐานขอมล  (Database) เดยว ขอมลหรอสารสนเทศจะถกใชรวมกนโดยบคคลทกคนทกฝายในองคกร  โดยมโปรแกรมประเภทวางแผนทรพยากรองคกรเชอมตอ

ระบบสารสนเทศทเคยกระจด กระจายอยตามหนวยงานตาง ๆ ขององคกรเขาไวในฐานขอมลเดยวกน

           บทบาทของนกบญชทเปลยนไป การ นำาคอมพวเตอรเขามาใชกบงานบญชทำาใหหนาทของนกบญชเปลยนแปลงไป  โดยนกบญชมบทบาทในการบรหารมากขน กลาวคอ เวลาทนกบญชเคยใชใหหมดไปอยางมากกบงานประมวลผลขอมลรายการคาตาง ๆ  เชน การลงรายกาคาในสมดรายวน การผานบญช การปดบญชตลอดจนการจดทำางบการเงนตาง ๆ   ซงเปนงานทตองใชทงเวลา และแรงงานมาก อกทงยงมโอกาสผดพลาด และเสยงกบงานเสรจไมทนเวลา  เมอมการนำาคอมพวเตอรมาใช  ซงชวยแกปญหา เร องของเวลาและความถกตอง  ความสมารถทหลายหลายของการรายงานโดยระบบบญชคอมพวเตอร  ทำาใหนกบญชมเวลากบหนาทอน   มเวลาการกลนกรองขอมล  การคดเลอกขอมลทเปนประโยชน นำาขอมลมาพจารณาวเคราะห สงเคราะห เพอการปรบเปลยนกระบวนงานหรอเกดความคดสรางสรรรคไดมากกวาเดม  ซงเปนบทบาทของการมสวนรวม ในการดานการวางแผน  การตดสนใจทางธรกจมากขน

ตวอยางโปรแกรม ของระบบสารสนเทศทางดานธรกจ

การใชคอมพวเตอรชวยในการสอบบญช

         เทคนคการใชคอมพวเตอรชวยในการสอบบญช หมายถง การนำาเทคโนโลยทางคอมพวเตอร เชน ฮารดแวร ซอฟตแวรและระบบการจดการฐานขอมลมาชวยในการสอบบญช ทนยมใชอยางแพรหลาย ไดแก

การใชโปรแกรมสำาเรจรปสำาหรบการตรวจสอบทวไป การใชขอมลทดสอบ

ความสมพนธระหวาง CAAT กบการสอบบญช                การสอบบญชเปนการเกบรวบรวมและประเมนหลกฐานเพอแสดงความเหนเกยวกบงบการเงนซงหลกฐานในการสอบบญชไดมาจาก

การตรวจสอบเอกสารตางๆ  การประเมนประสทธภาพการควบคมภายใน

               เนองจากระบบทประมวลผลดวยคอมพวเตอรมความซบซอนในการเก บหลกฐานมากขน จงจ ำาเป นตองใชเทคนคการตรวจสอบโดยใช คอมพวเตอรชวย (CAATs) เชน GAS และการใชขอมลทดสอบ

การใชโปรแกรมสำาเรจรปสำาหรบการตรวจสอบทวไป (Generalized Audit Software: GAS)                GAS เปนโปรแกรมสำาเรจรปทพฒนาขนเพอใชในการตรวจสอบทวไป ทนยมใชกนทวไปไดแก

IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) ACL (Audit Command Language)

               GAS ชวยใหผสอบบญชสามารถหาหลกฐานเกยวกบคณภาพของเรคอรด (record) ขอมลตางๆ ไดโดยตรง ซงมสวนในการตดสนใจเกยวกบคณภาพของโปรแกรมประยกตวามความนาเชอถอเพยงใด

ประโยชนทจะไดรบจากการใช GAS

ชวยประหยดเวลาทใชในการเขยนโปรแกรมเพอการตรวจสอบระบบได สามารถทำาไดอยางรวดเรว ในกรณทมการเปลยนวตถประสงคในการ

ตรวจสอบ (audit objectives) ผสอบบญชทไมมความชำานาญในเรองการเขยนโปรแกรมกสามารถใช

GAS ได

ความสามารถในการทำางานของ GAS

การเขาถงแฟมขอมล (File Access) การจดเรยงขอมลใหม (File Reorganization) การเลอกรายการ (Selection) การคำานวณทางสถต (Statistical) การคำานวณทางคณตศาสตร (Arithmetic)

การแบงขอมลเปนลำาดบชนและวเคราะหความถ (Stratification and Frequency Analysis)

การสรางแฟมขอมลใหม และ การปรบใหเปนปจจบน (File Creation and Updating)

การจดทำารายงาน (Reporting)

หนาทงานตรวจสอบบญชท GAS สามารถทำาได                หนาทงานตรวจสอบบญชทสามารถนำา GAS มาใชไดม 4 อยางดวยกน ไดแก

การตรวจสอบคณภาพของขอมล การตรวจสอบคณภาพของระบบประมวลผล การตรวจสอบความมอยจรงของทรพยสน การวเคราะหเปรยบเทยบ

ขอจำากดของ GAS                ขอจำากดในการชวยงานสอบบญชอย 4 ประการทสำาคญ คอ

GAS สามารถตรวจสอบไดเฉพาะหลงจากเกดรายการแลว (ex-post auditing) เทานน

GAS สามารถตรวจสอบ processing logic ไดในกรณท logic ไมสลบซบซอนมากนก

GAS ไมสามารถบอกถงแนวโนมทระบบอาจมขอผดพลาด GAS จำาเปนตองใชขอมลจากระบบโดยใหความเชอถอวาขอมลทไดมาม

ความครบถวนและสมบรณ

การใชขอมลทดสอบ                การใชขอมลทดสอบ คอ การทผสอบบญชใชขอมลรายการทเปนตวอยางชดหนง (sample of transactions) ทผสอบบญชจดทำาขนมาเพอตรวจสอบโปรแกรมทใชงานอยวามการประมวลผลถกตองและมจดควบคมตางๆ ตามทระบไวหรอไม ขอมลทดสอบอาจมการนำาเขาสระบบโดยมการจดใหอยในรปแบบแฟมขอมลทคอมพวเตอรสามารถอานได หรอจดทำาเปนเอกสารขอมลนำาเขาซงตองมการคยบนทกขอมลตามเอกสารนนเขาสระบบอกทหนง การใชขอมลทดสอบ ม 2 ประเภททสำาคญคอ

การใชขอมลทดสอบ เเบบเทสทดาตา (Test Data) ซงเปนวธทออกแบบขนมาเพอใชกบการ ประมวลผลแบบกลม(batch processing)

การใชขอมลทดสอบเเบบอนทเกรเตดเทสทฟาซลต (Integrated Test Facility)

การใชขอมลทดสอบเเบบเทสทดาตา (Test Data)                การใชขอมลทดสอบเเบบเทสทดาตาเปนวธทออกแบบขนมาเพอใชกบการประมวลผลแบบกลม(Batch processing) ซงทำาใหผสอบบญชมความมนใจมากขนในความเชอถอไดของโปรแกรมทลกคาใช

                ขอเสยของการใชขอมลทดสอบเเบบเทสทดาตา

ไมสามารถทำาใหแนใจวาการควบคมภายในมประสทธผล โปรแกรมทผสอบบญชตรวจสามารถทำางานตามทควรเฉพาะทอยใน

ขอบเขตของ test data เทานน สามารถทดสอบจำากดเพยงฟงกชนทมอยในโปรแกรมของลกคา เหมาะสำาหรบการประมวลผลแบบกลม (batch processing) เทานน การพฒนา Test Data ตองใชเวลามากและตองปรบใหเขากบ แอปพล

เคชน (application) แตละอน

การใชขอมลทดสอบเเบบอนทเกรเตดเทสทฟาซล ต (Integrated Test Facility)

เ ป น เ ท ค น ค ซ ง ผ ส อ บ บ ญ ช ส ร า ง ข อ ม ล จ ำา ล อ ง ข น (Simulated transaction) แลวนำาไปประมวลผลรวมกบขอมลจรงของลกคาโดยใช โปรแกรมประยกต (application program) ซงลกคาใชในการประมวลผลขอมลตามปกตบนเคร องคอมพวเตอรทลกคาใชงานอยจรง หลงจากการป ร ะ ม ว ล ผ ล จ ะ น ำา ผ ล ท ไ ด ม า ว เ ค ร า ะ ห

                ขอเสยของการใชขอมลทดสอบเเบบอนทเกรเตดเทสทฟาซลต

โปรแกรมประยกต (application program) ของลกคาอาจถกแกไขใหทำาการประมวลผลขอมลทเปน      ขอมลจำาลอง (ซงมรหสพเศษ) ตางจากการประมวลผลขอมลจรง

การใส และลบขอมลจำาลองอาจทำาใหเกดขอผดพลาดขนในขอมลจรงไดโดยไมไดตงใจ

เทคนคอนๆ                แบงออกเปน 5 ประเภท คอ

1. การใชโปรแกรมอรรถประโยชน หรอ ยทลตซอฟตแวร 2. การใชโปรแกรมทเขยนขนมาเฉพาะเพอการตรวจสอบทมลกษณะพเศษ 3. การใชภาษาระดบสง 4. การตรวจสอบโปรแกรม 5. การใชโปรแกรมทพฒนาขนเพอใชทำางานในสำานกงานชวยในการสอบ

บญช

1. การใชโปรแกรมอรรถประโยชน หรอ ยทลตซอฟตแวร

  ขอดของการใชโปรแกรมอรรถประโยชน

โปรแกรมอรรถประโยชน ถกพฒนาเพอทำาหนาทเกยวกบการรกษาความปลอดภย หรอความ            ถกตองเฉพาะ

กอนการใช GAS หรอออดทซอฟตแวร (Audit Software) อน ๆ ผสอบบญชอาจตองใช โปรแกรม       อรรถประโยชน ชวยในการจดรปแบบ (format) และดาวนโหลดขอมล

โปรแกรมอรรถประโยชน สามารถทำาหนาทท GAS หรอ ออดทซอฟตแวร (Audit Software) อนไม      สามารถทำาได

โปรแกรมอรรถประโยชน สามารถทำางานไดอยางมประสทธภาพและประสทธผลมากกวาซอฟตแวร      สำาหรบงานสอบบญชชนดอน

ผสอบบญชอาจตองใช โปรแกรมอรรถประโยชน ชวยในการพฒนาซอฟตแวรสำาหรบงานสอบบญช    ชนดใหม ๆ

2. การใชโปรแกรมทเขยนขนมาเฉพาะเพอการตรวจสอบทมลกษณะ พเศษ               การใชโปรแกรมทเขยนขนมาเฉพาะเพอการตรวจสอบ มหลายลกษณะ เชน

การใชซอฟตแวรทใชตรวจสอบเฉพาะธรกจ (Industry-Specific Audit Software)

สแนพชอท (snapshot) การฝงโปรแกรมตรวจสอบไวในระบบงานทจะตรวจของลกคา

(Embedded data collection)

มความแตกตางจาก GAS 2 ประการ

ใชเฉพาะธรกจ และใชคำาสงเปนภาษาระดบสง ซอฟตแวรทใชตรวจสอบเฉพาะธรกจถกพฒนาขนมาใหสามารถเขาถง

ขอมลทเกบไวโดยโปรแกรม      สำาเรจรปประยกตแบบทวไป (generalized application package) ทใชโดยธรกจสวนใหญใน         อตสาหกรรมหนงๆ

3. การใชภาษาระดบสง (High-Level Language)

ภาษาโปรแกรมยคทส (fourth-generation programming language) เชน SQL และ QBE และ

โปรแกรมสถตทยอมรบทวไป (generalized statistical software) เชน SPSS และ SAS

                ขอดของการใชภาษาระดบสง

หนาททมใน GAS กมใน( fourth-generation programming language) ดวย

คณสมบตบางอยางทผสอบบญชตองการ ( fourth-generation programming language) กสามารถ     ทำาได

สามารถแกปญหาไดเมอพบกบปญหา ถาใช( fourth-generation programming language)    ตรวจสอบบรษททงบรษท

4. การตรวจสอบโปรแกรม (Checking programs)                เทคนคทใชในการตรวจสอบความถกตองสมบรณของโปรแกรม ไดแก

การอานสอบทานโปรแกรม (desk checking) การเปรยบเทยบโปรแกรม (code comparison) การวเคราะหโปรแกรม (code analysis technique) การจำาลองแบบคขนาน (parallel simulation)

5. การใชโปรแกรมทพฒนาขนเพอใชทำางานในสำานกงานชวยในการสอบ บญช               โปรแกรมเหลานมาชวยจดทำากระดาษทำาการ การทำาการวเคราะหเปรยบเทยบ และทดสอบการคำานวณตาง ๆ ไดแก

 เวรดโปรเซสซง (Word processing)  โปรแกรมทำาแผนตารางทำาการ (Spreadsheet programs)  การจดการขอมลและการบำารงรกษาแฟม (Database

management and file maintenance)  การสมตวอยาง (Sampling)  การวเคราะหกราฟกส (Graphics analysis)  การจดทำาผงงาน (Flowcharting)  การวเคราะหเชงปรมาณ (Quantitative analysis)  โปรแกรมสำาหรบการดาวนโหลด (Downloading programs)

               โปรแกรมสำาเรจรปทเปนทนยมไดแก CA-Clipper (DOS), dBASE IV, File Maker Pro 2.0 for Windows, Folio, Fox-Pro, Microsoft Access (Windows) และ Paradox

โปรแกรมคอมพวเตอรสำาเรจรปทเกยวของกบการบญชสามารถแบงออกเปน 2 ป ร ะ เ ภ ท ไ ด แ ก

        1. โ ป ร แ ก ร ม ธ ร ก จ ท ว ไ ป (Business Software) ค อ โปรแกรมใชในการบรหารจดการสารสนเทศขององคกร โดยจะเปนตวเสรมความคลองตวในการนำาเสนอขอมลเพอใชในการตดสนใจของผบรหาร ไดแก MS Word,Excel,PowerPoint และ Access เปนตน

 2. โ ป ร แ ก ร ม ท า ง ก าร บ ญ ช (Accounting Software) ค อ โปรแกรมทพฒนาขนมาเพอใชกบงานดานบญชโดยเฉพาะ มหนาทบนทก ประมวลผล และเสนอรายงานเกยวกบรายการคาทเกดขน โดยเร มตงแตการลงบญชในสมดรายวนทวไป การผานรายการไปสมดบญชแยกประเภท และสรปผลรายการคาออกมาในรปของงบการเงน ในปจจบนโปรแกรมทางการบญชมกเปนสวนหนงของโปรแกรมประเภท ERP package ซงไดรบความนยมอยางมาก ตวอยางของโปรแกรมประเภทนไดแก SAP R/3, Oracle และ Crystal Formula เปนตน

การประยกตใชงานของระบบสารสนเทศทางดานธรกจ

ปจจยพนฐานทควรจะพจารณาในการเลอกใชโปรแกรมทางการบญชให

เ ห ม า ะ ส ม ก บ อ ง ค ก ร

   โปรแกรมบญชทมขายอยในประเทศไทยตอนนมอยหลายชนด ตงแต

ประเภททรองรบการบนทกบญชและทำางบการเงนเพยงอยางเดยว (ระบบ

GL), ประเภททเปน integrated accounting system คอ เอาระบบ

การขาย ออกใบกำากบสนคา ฯลฯ มาเชอมกบระบบบญชและบนทกบญชโดย

อตโนมต ไปจนถงระบบซอฟแวรบญชขนาดใหญทครอบคลมฟงกชนการ

ว า ง แ ผ น ท ร พ ย า ก ร ข อ ง อ ง ค ก ร (ERP) ไ ว ด ว ย

       การเลอกใชงานโปรแกรมรปแบบใดนนตองพจารณาจากความ

ตองการของธรกจเปนหลก เชน ตองการความสามารถหรอฟงกชนการ

ท ำา ง า น แ บ บ ใ ด บ า ง ต อ ง ก า ร ร ะ บ บ ท เ ป น แ บ บ Online (ผ า น

internet/intranet) หรอเปนแบบ stand alone รนบน PC เคร อง

เดยว เปนตน นอกจากนยงอาจพจารณาจากปจจยตอไปน

k;lkl  ERP Integrated accounting

systems

ระบบ GL

1. ราคา สง ปานกลาง ตำา

2. ความซบซอนในการตดตงและนำามาใชงาน

ตองมการ customize โดยผมความ

ตอง customize กอนบาง บางครงอาจไมตอง

Install แลวใชไดเลย

ชำานาญกอนจงสามารถใชงานไดเตมประสทธภาพ

customize เลย

3. Hardware requirement

สง ปานกลาง/ตำา ตำา

4. ความยงยากในการใชงาน

มความยงยาก ตอง train พนกงานกอนจงสามารถใชระบบไดถกตอง

ผตดตงระบบแนะนำาการใชงานเบองตนและศกษาวธใชงานจากคมอเพมเตม

ศกษาวธใชงานจากคมอดวยตนเอง

5.การบำารงรกษาหลงจากทซอฟแวรถกนำามาใชแลว

มคาใชจายสงทงดานการ upgrade ซอฟแวร และการดแลเครอง server

มคาใชจายพอสมควรหากตองการ upgrade เปน version ใหม

ไมคอยมการบำารงรกษา หากตองการ upgrade มกตดตงโปรแกรมใหมแทนเลยเนองจากราคาตำา

การจดหาโปรแกรมทางการบญช

       องคกรแตละแหงสามารถพฒนาโปรแกรมทางการบญชขนมาเองหรอจะซอโปรแกรมสำาเรจรปจากบรษทผผลตโปรแกรมโดยเฉพาะกเปนได ทงนขนอยกบความเหมาะสมและทรพยากรทมอยของแตละองคกร ตารางตอไปนจะแสดงถงขอแตกตางระหวาง 2 ทางเลอกในการจดหาโปรแกรมทางการบญช

  พฒนาใชเอง ซอสำาเรจรปจากภายนอก

(Package)คณภาพ มนใจในคณภาพ ความสามารถของ

โปรแกรมอาจไมตรงกบ

ลกษณะของธรกจ ทำาใหไมไดคณภาพตามตองการ

การฝกอบรมและบำารงรกษา

ตองฝกอบรมการใชงานและบำารงรกษาเอง

บรษทผขายจดฝกอบรมและบำารงรกษา

โปรแกรมเมอร ตองจางโปรแกรมเมอรมาเขยนโปรแกรม

ไมตองจางโปรแกรมเมอร

ตรงตามความตองการ ละเอยด ตรงตามความตองการ

เปนมาตรฐาน อาจตองมการแกไข ความละเอยดขนอยกบราคา

ตนทน ตนทนสงและยากในการประมาณการลวงหนา

ตนทนตำาและประมาณการลวงหนาได

ระยะเวลา ใชเวลาในการพฒนานาน

ซอเมอตองการ

เขากนไดกบระบบงาน ออกแบบเพอใหเขากบระบบงานไดด

ตองเลอกประเภทและชนดทเขากบระบบงานไดมากทสด

หาไดในทองตลาด ไมมจำาหนายในทองตลาด

มจำาหนายในทองตลาด ราคาอยในระดบทสามารถซอขายได

โปรแกรมทพฒนาขนมาใชงานเอง ขอด ตรงกบความตองการของผใช– , มความยดหยนสงขอเสย ลงทนสง– , ใชเวลาในการพฒนานาน, โอกาสพฒนาไมสำาเรจมสง ถามการเปลยนแปลงทมงาน

โปรแกรมสำาเรจรป (Package)ขอด สามารถใชงานไดทนทเมอทำาการตดตงสำาเรจ– , ราคาถกกวาพฒนาโปรแกรมใชเองมากขอเสย ไมมความยดหยน– , ไมรบ Modify ใหกบลกคา

โปรแกรมทเปนกง Package เปนการแกปญหาของโปรแกรมทงสองประเภททไดกลาวมาแลว เมอมโปรแกรมเปนชดมาตรฐาน แลวสามรถนำามา Modify ใหเขากบงานของทานไดโดยเสยคาใชจายไมสงมาก

  ความเหมอนทแตกตางของระบบโปรแกรมทางการบญช ความเหมอน:

ใชหลกการในทางบญชเดยวกน ใชหลกการในทางดานภาษเดยวกน ขนตอนในการทำางานมลกษณะเดยวกน

ความแตกตาง:คณภาพของโปรแกรมทแตกตางกน ความยากงายในการใชงานทแตกตางกน ความยดหยนในการใชงานแตกตางกน ความสมบรณของโปรแกรมแตกตางกน ความถกตองของโปรแกรมแตกตางกน ความรวดเรวของโปรแกรมแตกตางกน เสถยรภาพการใชงานของโปรแกรมทแตกตางกน แนวทางในการพฒนาโปรแกรมแตกตางกน ความตอเนองในการพฒนาแตกตางกน การแนะนำาและการอบรมการใชงานทแตกตางกน การบรการหลงการขายทแตกตางกน ความใสใจในการบรการลกคาทแตกตางกน การแกปญหาของลกคาแตกตางกน ทมงานขาย, ทมบรการหลงการขาย, ทมพฒนาและทมบรหารการจดการทแตกตางกน

องคประกอบและงานพนฐานของโปรแกรมสำาเรจรปทางการบญช งานพนฐานของโปรแกรมสำาเรจรปทางการบญช  มองคประกอบการทำางานดงน 1. เทคโนโลยทเปนรากฐานของโปรแกรมทางบญช 2. ทางเลอกของผใชระบบงาน

3. การกำาหนดรหสผาน หนวยรายงาน และการกำาหนดงวดบญช 4. การสรางแฟมหลก การเพม ลด และเปลยนแปลงขอมลในแฟมหลก 5. การปอนรายการคาและการตรวจทานรายการคา 6, การผานบญช (Posting)7. การปดบญชเมอสนงวด 8. การพมพแบบฟอรม 9. การพมพรายงาน 10. การแลกเปลยนโยกยายขอมลระหวางระบบบญชยอยและระหวางโปรแกรม

คณสมบตของโปรแกรมทางการบญชทด

โปรแกรมบญช ระดบมาตรฐาน มผใชกนอยางแพรหลาย และกรมสรรพากรยอมรบ

พฒนาโดยบรษททมนคง และ มชอเสยงมายาวนาน ดวยทมโปรแกรมเมอรมออาชพ

ทำางานบน Windows ดวย ระบบบญช ตาง ๆ ครบวงจร ใชงานงาย สะดวก ลดเวลาการทำางาน และมรายงานทสมบรณแบบ การอบรมเพอการใชงานไดจรงกอนซอและมบรการหลงการขายทด

เยยม สามารถรองรบธรกจในอนาคตได เชน E- Commerce

คณสมบตของโปรแกรมทางการบญชทไมมคณภาพ

เลอกบรษททไมมนคง เลกกจการแลวไมมใครบรการหลงการขาย สถานทตดตอไมสะดวก กอนซอไมเคยเขาไปบรษททจำาหนายโปรแกรม เลอกบรษททไมมความรทางดานบญชทจะคอยใหคำาแนะนำาในการ

ประยกตใชโปรแกรม เลอกโปรแกรมทใช Database ไมดพอ (เปรยบเหมอนฐานรากของ

อาคาร) เลอกโปรแกรมทไมสามารถ Modification ใหทานได ทานทราบได

อยางไรวาความตองการของทานมเพยงเทาน

ผจำาหนายโปรแกรมขาดวสยทศนในการพฒนาโปรแกรมเพอชอมตอกบระบบงานอน ๆ ในอนาคต

ไมมคำาแนะนำาในการเลอกซอ Software ใหเหมาะสมกบ Hardware ผพฒนาและจำาหนายไมมความรความเขาใจทางดานบญช คำานงถงโปรแกรมราคาถกอยางเดยว ลมคำานงถงคณภาพโปรแกรม

และการบรการหลงการขาย & โปรแกรมทดตองมงเนนทางดานการบรการเปนหลก

เลอกบรษททไมมการพฒนาโปรแกรมอยางตอเนอง โปรแกรมลาสมย  ระบบบญชของเราไมสามารถนำาเสนอขอมลเพอการตดสนใจไดรวดเรวเทากบคแขงขน

Report ทไดไมตอบสนองความตองการของผบรหาร โดยเฉพาะ Software ทเปน Package เพราะบางครงผบรหารลมใหความสำาคญกบขอมลบางสวน ดรายละเอยดไมคลอบคมทงหมด

ไมมโอกาสไดทดลองใชงานจรง กอนตดสนใจซอทานควรจะไดทดลองใชงานจรงกอน

เลอกโปรแกรมทใชงานยาก โปรแกรมบางตวคณสมบตอาจจะครบถวน แตสงทจะลมไมไดคอ ตองงายในการใชงาน สะดวก รวดเรว ครบถวน ถกตอง อยาลมวาเรานำาโปรแกรมเขามาใชเพอประหยดเวลาและคาใชจาย ขอมลตองตอบสนองตอธรกจ

หลงเชอในโฆษณา เราถามอะไรเขาจะตอบวาไดหมด ฝายขายไมมจรรยาบรรณ ฝายขายควรนำาเสนอสงทด ทมอยในโปรแกรมนน ๆเปนหลก ไมควรทจะเนนการขายใหไดเพยงอยางเดยว

เลอกบรษททไมมท มบรการหลงการขาย สงทส ำาคญทสด คอ การบรการหลงการขาย เพราะธรกจของคณจะตองใช Software ไปอกนานตราบทธรกจของคณตองดำาเนนตอไป บรษททขายโปรแกรมอาจบอกทานวาไมรเร องบญชกยงใชงานได ทานเคยคดไหมวาทำาไมบรษทใหญ ๆ ถงเลอกโปรแกรมทมคณภาพพรอมบรการ แมเขาจะมฝายบญชทมความสามารถ ฝาย IT ประจำาบรษทเพราะงาน Software คอ งานบรการหลงการขาย

ไมสามารถรองรบธรกจในอนาคต เชน E- Commerce โปรแกรม DOS ไมสามารถรองรบไดแนนอน สวนระบบอน ๆ ตองพจารณาอยางรอบคอบดวย

ทำาไมผบรหารตองใหความสำาคญกบการเลอกซอโปรแกรมทางการบญช

ตองคมกบเงนทลงทน สงทสำาคญในการเลอกซอโปรแกรมราคาไมใชประเดนสำาคญทสด โปรแกรมถกอาจไมคมกบเงนทลงทน โปรแกรมราคาแพงอาจคมกบเงนทลงทนกได ตองเปรยบเทยบอยางละเอยดวาซอโปรแกรมราคาถกกบราคาแพงอยางไหนจะคมกวากนตองพจารณาในหลายๆ ประเดน เขน คณภาพของโปรแกรม การบรการหลงการขาย ความยดหยน ประหยดกำาลงคน สนองความตองการขอมลของผบรหารไดถกตอง รวดเรว แมนยำา เปนตน ขณะเดยวกนโปรแกรมทราคาแพงกรบประกนไมไดวาจะดมคณภาพเสมอไป

โปรแกรมไมมคณภาพคาใชจายเพมในระยะยาว มบรษทจำานวนไมนอยทใชโปรแกรมแลวไมไดเปนการลดคาใชจายภายในองคกรเลย เพราะโปรแกรมทใชมความยงยากในการใชงาน ไมยดหยน สรางปญหาใหกบผใชงานอยตลอดเวลา ผบรหารควรสงเกตวาการลงทนทางดานไอทในระยะเรมตนคาใชจายจะสง แตนานวนเขาคาใชจายจะลดลงเรอยๆ ผดกบการลงทนทางดานบคคลากร ชวงเบองตนคาใชจายอาจจะไมสงแตนานวนคาใชจายจะเพมขนเปนเงาตามตว

จะไดไมตองซอซำา หลายบรษทมประสบการณในการซอโปรแกรมระบบเดมๆ ซำาแลวซำาอก เหตผลเพยงเพราะวาไมไดพจารณาอยางละเอยดกอนจะซอ ทำาใหใชงานไปแลวมปญหาตองหาโปรแกรมใหมๆ อยตลอดเวลา เสยเวลาและคาใชจายจำานวนมาก

คนทำางานจะไดไมเกดความเบอหนายในการทำางาน มพนกงานบญชจำานวนไมนอยทเกดความเบอหนายในการทำางาน เพราะวาตดปญหากบโปรแกรมทนำามาใชไมสามารถตอบสนองความตองการของผใชได ทำาใหพนกงานทำางานไมไดประสทธภาพและประสทธผล บางครงเปนการทนใชไปกอนรอการเปลยนแปลงภายหลง นานวนเขาแกปญหาหนกๆ ไมไดกตองลาออก ทำาใหเสยตนทนในเรองบคลากรอก

การเลอกซอโปรแกรมไมไดเปนหนาทของฝายบญชฝายเดยว จะเหนวาโปรแกรมระบบบญชเกยวของกบหลายหนวยงาน เชน

o ระบบใบเสนอราคา, ใบสงจอง, ใบสงขาย, เกยวของกบฝายขาย o ระบบใบขอซอ(PR), ใบสงซอ(PO) เกยวของกบฝายจดซอ o ระบบลกหน(AR) เกยวของกบฝายบญช, ฝายสนเชอ o ระบบเจาหน(AP) เกยวของกบฝายบญช

o ระบบสนคาคงคลง(IC) เกยวของกบฝายคลง, ฝายบญช o ระบบบญชแยกประเภท(GL) เกยงของกบฝายบญช, ฝายการ

เงน o ระบบเชค(CQ) เกยวของกบฝาย

โปรแกรมของคณตองพรอมเสมอเพอรองรบอนาคต ซอฟแวรทคณซอตองสามารถรองรบความตองการทงในวนนและอนาคต การทำาธรกจทาง E-commerce จะตองใช Database ทมคณภาพ Database ทดจะตองมาจากโปรแกรมทมคณภาพเทานน

บรษททจำาหนายโปรแกรม Modify โปรแกรมใหเขากบงานของคณหรอไม มบรษทเปนจำานวนมาก ตอนทเลอกซอโปรแกรมมกจะไมคำานงถงหวขอน ตอมาภายหลงมความตองการความสามารถของโปรแกรมเพมขนแตโปรแกรมเดมไมสามารถรองรบงานได จำาเปนตองเลกใชทำาใหระบบงานหยดชะงก ตองเรมตนงานใหมอยตลอดเวลา ขาดความตอเนองในการทำางาน ในการพฒนางานใหมประสทธภาพ

มการบรการหลงการขายอยางไรบาง นอกเหนอจากโปรแกรมทมคณภาพแลวสงหนงทควรพจารณาเปนอยางยงคอ การบรการหลงการขาย การขายโปรแกรมทจรงแลวเป นการขายบรการมากกวาตวโปรแกรมเหมอนกบนามธรรม รปธรรมคอโปรแกรมตองสามารถใชงานได ใชไดหรอไมไดอยทการบรการเปนหลก มทมงานไวคอยบรการลกคา ไมใชเมอ 10 ปทแลวกเปนโปรแกรมบน Dos ขณะนกเปนระบบ Dos แถมยงไมมการ Upgrade ความสามารถอะไรใหมๆ ใหกบลกคาเลย สวนความมนคงขององคกรทจำาหนายโปรแกรมกมความสำาคญไมนอย ทานจะทราบไดอยางไรวาโปรแกรมททานเลอกใชอยในปจจบนน บรษทฯ ทจำาหนายใหกบทานจะอยบรการทานตอไปหรอไม มบางบรษทไดตดสนใจจางโปรแกรมเมอรอสระพฒนาโปรแกรมใหใชพฒนาจบสงมอบงานเสรจ ไมทราบวาคนพฒนาไปอยทไหนตามตวมาแกปญหากยาก คาจางกสงมากหรอไมกอาจจะไมรบทำางานใหเลย ทำาใหบรษทตองเร มตนใหมอยตลอด เสยเวลา เสยคาใชจาย เสยโอกาสทางธรกจเปนจำานวนมาก

การจดอนดบโปรแกรมสำาเรจรปทางการบญช

                หลายสถาบนมการจดอนดบโปรแกรมสำาเรจรปทางการบญช

อยางตอเนองปละครงหรอสองครง  เชน Accounting Software World โดยบรษท K2 Enterprises ตวอยางของโปรแกรมสำาเรจรปทางการบญชเหลานไดแก

            กจการขนาดเลก (ยอดขายไมเกน 5 ลานเหรยญสหรฐฯ)1. ACCPAC Advantage Discovery Series2. BusinessVision32 (Softline Software)3. Business Works Gold (Best Software)4. ePeachtree (Best Software)5. MYOB Plus for windows (MYOB Software)

             กจการขนาดเลก-ขนาดกลาง (ยอดขายไมเกน 250 เหรยญสหรฐฯ)1. ACCPAC Advantage Series Small Business (ACCPAC International)2. ACCPAC Pro Series (ACCPAC International)3. Axapta (Microsoft)4, e by Epicor (Epicor Software corp.)5. e-Synergy (Exact Software)

             กจการทใชโปรแกรมประเภท ERP เพอทำาบญชการเงน (ยอดขายตงแต 500 ลานเหรยญสหรฐฯขนไป)1. Axapta (Navision Software)2. BAAN ERP (Invensys ERP)3. MAS 500 (Best Software)4. JBA System21 (JBA International)5. Great Plains (Microsoft)6. Lawson Enterprise 400 (Lawson Software)7. One World (J.D. Edwards)8. Oracle Financials (Oracle)9. PeopleSoft (PeopleSoft)10. SAP R/3(SAP)

รายชอโปรแกรมสำาเรจรปทางการบญช บรษทผผลต URL หมวดหม และ ชอผลตภณฑ

                ตวอยางโปรแกรมสำาเรจรปทางการบญช : บรษทผผลต, URL, หมวดหม

บรษทผผลต URL หมวดหม

ACCPAC InternationalBest software

IntuitMicrosoft Business Solution

MYOB USNetledger

Softline GroupACCPAC

InternationalBest SoftwareCYMA Systems

IntuitOpen SystemsSoftline Group

Softrak SystemsSouth Ware Innovations

ACCPAC International

AccTrak21 USABest SoftwareExact Software

Microsoft Business SolutionsNetledger

Open SystemsSoftline Group

SYSPROACCPAC

InternationalBest Software

www.accpac.comwww.bestsoftware.c

omwww.intuit.com

www.microsoft.com/money

www.microsoft.com/businesssolutions

www.myob.com/uswww.netledger.comwww.businessvision

.comwww.accpac.com

www.bestsoftware.com

www.cyma.comwww.intuit.comwww.osas.com

www.businessvision.com

www.softrak.comwww.southware.co

mwww.accpac.com

www.acctrak21.comwww.bestsoftware.c

omwww.macola.com

www.microsoft.com/businesssolutions

www.netledger.comwww.osas.com

www.accountmate.com

www.syspro.comwww.accpac.com

EntryEntryEntryEntryEntryEntryEntryEntrySMBSMBSMBSMBSMBSMBSMBSMBMMMMMMMMMMMMMMMMMMSMESMESMESMESMESMEERPERPERPERPERP

Epicor SoftwareExact Software

Microsoft Business Solutions

SouthWare Innovation

GeacJ.D. Edwards

Lawson SoftwareOracle

PeopleSoftSAP

Best SoftwareCougar Mountain

SoftwareCYMA SystemsBest Software

BlackbaudIntuit

 

 

www.bestsoftware.com

www.epicor.comwww.esynergyna.co

mwww.microsoft.com/

businesssolutionswww.southware.co

mwww.geac.com

www.jdedwards.com

www.lawson.comwww.oracle.com

www.peoplesoft.com

www.sap.comwww.bestsoftware.c

omwww.cougarmtn.co

mwww.cyma.com

www.bestsoftware.com

www.blackbaud.com

www.intuit.comMM = MID MARKETNFP = Non Profit

Organization

ERPNFP SMBNFP SMBNFP SMBNFP MMNFP MMNFP MM

 

การพฒนาระบบสารสนเทศทางดานธรกจ ในอนาคต

ความจำาเปนในการพฒนาระบบสารสนเทศ

- การเปลยนแปลงกระบวนการบรหารและการปฏบตงาน

- การเปลยนแปลงดานเทคโนโลย

- การปรบองคการแบะสรางความไดเปรยบในการแขงขน

- กระบวนการทางธรกจ

- บคลากร

- วธการและเทคนค

- เทคโนโลย

- งบประมาณ

- ขอมลและโครงสรางพนฐานภายในองคการ

- การบรหารโครงการ

ทมงานพฒนาระบบ

- คณะกรรมการ

- ผบรหารโครงการ

- ผบรหารหนวยงานดานสารสนเทศ

- นกวเคราะหระบบ

- ผชำานาญการทางดานเทคนค

- ผใชและผและจดการทวไป

หลกในการพฒนาระบบสารสนเทศใหมประสทธภาพ

1. คำานงถงเจาของและผใชระบบ

2. เขาถงปญหาใหตรงจด

3. กำาหนดขนตอนหรอกจกรรมในการพฒนาระบบ

4. กำาหนดมาตรฐานในการพฒนาระบบ

5. ตระหนกวาการพฒนาระบบเปนการลงทนประเภทหนง

6. เตรยมความพรอมหากจะตองยกเลกหรอทบทวนระบบสารสนเทศทกำาลงพฒนา

7. แตกระบบสารสนเทศทจะพฒนาออกเปนระบบยอย

8. ออกแบบระบบใหสามารถรองรบตอการขยายหรอการปรบเปลยนในอนาคต

ขนตอนในการพฒนาระบบสารสนเทศ

1. การกำาหนดและเลอกโครงการ

2. การเรมตนและวางแผนโครงการ

3. การะวเคราะหระบบ

4. การออกแบบระบบ

5. การพฒนาและตดตงระบบ

6. การบำารงรกษาระบบ

วงจรการพฒนาระบบ

1. การกำาหนดและเลอกสรรโครงการ

ม การตงกลมบคคลซงอาจอยในรปของคณะกรรมการเพอทำาหนาทในการพจารณา โครงการ จดกลม จดลำาดบความสำาคญ และเลอกโครงการทเหมาะสม

2. การเรมตนและวางแผนโครงการ

- การศกษาความเปนไปได

- การพจารณาผลประโยชนหรอผลตอบแทนทจะไดรบจากโครงการ

- การพจารณาคาใชจายหรอตนทนโครงการ

- การวเคราะหความคมคาของการพฒนาระบบสารสนเทศ

3. การวเคราะหระบบ

- Fact-Finding Tecghnique กระบวนการเกบรวบรวมขอมล

- Joint Appplication Design (JAD) การประชมรวมกนของผเกยวของการพฒนาระบบ

- การสรางตนแบบ

4. การออกแบบระบบ

- การออกแบบเชงตรรกะ

- การออกแบบเชงกายภาพ

5. การดำาเนนการระบบ

- จดซอหรอจดหารฮารดแวร

- เขยนโปรแกรมโดยโปรแกรมเมอร

- ทำาการทดสอบ

- การจดทำาเอกสารระบบ

- การถายโอนระบบงาน

6. การบำารงระบบ

- วธการพฒนาระบบสารสนเทศ

- การพฒนาระบบงานแบบดงเดม

- การสรางตนแบบ

- การพฒนาระบบโดยผใช

- การใชบรการจากแหลงภายนอก

- การใชซอฟตแวรสำาเรจรปประยกต

แหลงอางอง

http://www.geocities.com/comapp45201993/ch05.htmlhttp://202.28.25.37/MMIT/res/ppt/p243-nw3.ppthttp://www.sirikitdam.egat.com/WEB_MIS/123/web2.htmhttp://mfatix.com/home/node/24