การควบคมภายใน

โดย

นายชาญยทธ แสนเลศ

นกวชาการตรวจสอบภายในชานาญการ

กลมตรวจสอบภายใน กรมอนามย

ทาไม ตองวางระบบควบคมภายใน

1. ประสทธผลและประสทธภาพของการ

ดาเนนงาน รวมทงการดแลทรพยสน การปองกนการร วไหล สญเสย และการทจรต

2. ความนาเชอถอของรายงานทางการเงน

3. การปฏบตตาม กฎหมาย และระเบยบ

ขอบงคบทเกยวของ

ความหมาย

• การควบคมภายใน หมายถง กระบวนการปฏบตงานทผกากบดแล

ฝายบรหารและบคลากรของหนวยรบตรวจจดใหมขน เพอสรางความ

มนใจอยางสมเหตสมผลวา การดาเนนงานของหนวยรบตรวจจะ

บรรลวตถประสงคของการควบคมภายในดานประสทธผลและ

ประสทธภาพของการดาเนนงาน ซงรวมถงการดแลรกษาทรพยสน

การปองกนหรอลดความผดพลาด ความเสยหาย การรวไหล

การสนเปลอง หรอการทจรตในหนวยรบตรวจ ดานความเชอถอไดของ

รายงานการทางการเงน และดานการปฏบตตามกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ

และมตคณะรฐมนตร

มาตรฐานการควบคมภายใน

วตถประสงค ในการดาเนนการควบคมภายใน เพอ :1. ประสทธผล และประสทธภาพ ของการดาเนนงาน

2. สรางความเชอถอ ของรายงานทางการเงน

3.ใหมการปฏบตตาม กฎระเบยบ และ ขอบงคบ

องคประกอบ มาตรฐานการควบคมภายใน

การดาเนนงาน ตามภารกจของหนวยงาน ใหบรรลตาม

วตถประสงคและเปาหมายทกาหนดขนอยกบองคประกอบ

5 องคประกอบ (ซงถอวาเปนมาตรฐานการควบคมภายใน )

1. สภาพแวดลอมของการควบคม

2. การประเมนความเสยง

3. กจกรรมควบคม

4. สารสนเทศ และการสอสาร

5. การตดตามประเมนผล

องคประกอบท 1

สภาพแวดลอมของการควบคม ( Control Environment )

มาตรฐาน : ตองสรางบรรยากาศของการควบคม ใหเกดทศนคต

ทดตอการควบคมภายใน โดย :-1. สงเสรมใหทกคนมจตสานกทด ในการปฏบตงาน

ในความรบผดชอบ

2. ใหทกคนตระหนกถงความจาเปน และ ความสาคญ ของการควบคมภายใน

3. ดารงรกษาไวซงสภาพแวดลอมของการควบคมทด

13

สภาพแวดลอมของการควบคม หมายถง

14

ปจจยตางๆ ซงสงผลกระทบตอการควบคม

ททาให ไดผลด หรอ หยอนลง เชน รปแบบ การทางาน และ

การบรหารงานของผบรหาร

องคประกอบท 1

การควบคมสภาพแวดลอม : ผบรหารระดบสง ตองสราง

บรรยากาศ ใหบคลากรในหนวยงาน เกดจตสานกทด ในการปฏบตงาน

ตามความรบผดชอบ โดย ดาเนนการ 2 สวน คอ

1. การควบคมแบบ Soft Control คอ การสรางจตสานก และ

คณภาพ เชน ความซอสตย ความโปรงใส การมผนาด ความม

จรยธรรม

2. การควบคมแบบ Hard Control คอ การกาหนด โครงสราง

นโยบาย คาสง ระเบยบปฏบต

15

องคประกอบท 1

องคประกอบท 2

การประเมนความเสยง ( Risk Assessment )

มาตรฐาน: ฝายบรหารตอง ประเมนความเสยง

จากปจจยภายในและภายนอก ทมผลกระทบตอ

การบรรลวตถประสงคของหนวยงาน อยางเพยงพอ

และ เหมาะสม

17

18

การประเมนความเสยง ประกอบดวย :-

1. กระบวนการระบและวเคราะห ความเสยง

2. กาหนดหาแนวทางเบองตน ทใชในการ ควบคม

หรอบรหารความเสยง

ความเสยง หมายถง

โอกาส ทจะเกดความผดพลาด ความเสยหาย การรวไหล

หรอ เหตการณทไมพงประสงค ททาใหการดาเนนงาน ไม

ประสบความสาเรจ ตามวตถประสงค และ เปาหมายทกาหนด

องคประกอบท 2

องคประกอบท 3

กจกรรมการควบคม : ( Control Activities )

มาตรฐาน : ฝายบรหารตองจดใหม กจกรรมควบคมทมประสทธภาพ

และประสทธผล เพอ :- 1. ปองกน ลดความเสยหาย หรอความผดพลาด ทอาจเกดขน

2. ใหบรรลผลสาเรจ ตามวตถประสงคของ การควบคมภายใน

24

กจกรรมการควบคม ในเบองตน จะตองแบง แยกหนาท งานภายใน

หนวยงานอยางเหมาะสม ไมมอบหมายบคคลใด บคคลหนง มหนาทรบผดชอบ

ปฏบตงานทสาคญ หรอเสยงตอความเสยหาย ตงแตตนจนจบ

องคประกอบท 3

กจกรรมควบคม หมายถง

นโยบาย และวธการตาง ๆ ทฝายบรหารกาหนดให

บคลากรของหนวยงานปฏบต เพอลดหรอควบคมความ

เสยง และไดรบการตอบสนอง โดยการปฏบตตาม

26

องคประกอบท 3

ขอแนะนา ในการจดใหมกจกรรมควบคม

1. จดใหมกจกรรมควบคม ( ในทกหนาท และทกระดบของ

การปฏบตงาน) ใหรวมเปนสวนหนงของการปฏบตงาน

ปกต

2. กจกรรมควบคมจะมมาก-นอย ขนอยกบ ผลของการ

ประเมนความเสยงและความคมคา

3. หลกเลยงการกาหนดกจกรรมควบคม ทเกนความจาเปน

29

องคประกอบท 3

องคประกอบท 4

สารสนเทศและการสอสาร (Information and Communications)

มาตรฐาน :ฝายบรหารตองจดใหม สารสนเทศอยางเพยงพอและ

สอสารให ฝายบรหารและบคลากร อยางเหมาะสม

ทงภายใน และภายนอกหนวยงาน ทจาเปนตองใช

สารสนเทศ ในรปแบบท เหมาะสมและทนเวลา

31

องคประกอบท 4

สารสนเทศ หมายถง

ขอมลขาวสารทางการเงน และขอมลขาวสารตาง ๆ ทเกยวของ

กบหนวยงาน ไมวาเปนขอมลจากแหลงภายในหรอภายนอก

32

คณลกษณะของขอมล ตองเปนขอมลท :-1. เกยวของกบหนวยงาน

2. นาเชอถอ ถกตอง

3. ทนเวลา

4. หนวยงานตองการ เพอชวยใหสามารถบรรลวตถประสงคทกาหนด

องคประกอบท 4

การสอสาร

34

ควรใหมการสอสารขอมลอยางม ประสทธภาพและเหมาะสม โดยใหม :-

1. การสอสารขอมลทงระดบ บนลงลาง ลางขนบน และในระดบเดยวกน

2 . การสอสารทเพยงพอ กบภายนอกหนวยงาน และ ภายนอกองคกร

3. การสอสารขอมล เหมาะสมเพยงพอ กบระดบการดาเนนงาน

องคประกอบท 4

องคประกอบท 5

การตดตามประเมนผล ( Monitoring )

มาตรฐาน : ฝายบรหาร ตองจดใหม การตดตามประเมนผล

โดยการตดตามผล :-1. ระหวางการปฏบตงาน (Ongoing Monitoring)

2. เปนรายครง (Separate Evaluation)

35

การตดตามประเมนผล หมายถง

กระบวนการประเมน คณภาพการปฏบตงาน และ

ประเมนประสทธผล ของการควบคมภายใน :-

1. ตดตามผลระหวางปฏบตงาน ( Ongoing Monitoring )

2. ประเมนผลเปนรายครง ( Separate Evaluation )

2.1 ประเมนดวยตนเอง (Control Self-Assessment)

2.2 ประเมนอยางอสระ (Independent Assessment)

37

องคประกอบท 5

19

ระเบยบคณะกรรมการตรวจเงนแผนดนวาดวย

การกาหนดมาตรฐานการควบคมภายใน พ.ศ. 2544 ขอ 6

การจดทารายงานฯ

กาหนดใหผ รบตรวจรายงานตอคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน (คตง.)

ผ กากบดแล และคณะกรรมการตรวจสอบเกยวกบการควบคมภายใน

อยางนอยปละหนงครงภายใน 90 วนนบจากวนสนปงบประมาณหรอปปฏทน

แลวแตกรณ โดยมรายละเอยดดงน

(1) ทาความเหนวาระบบการควบคมภายในของหนวยรบตรวจทใชอย มมาตรฐานตาม

ระเบยบฯ

(2) รายงานผลการประเมนความเพยงพอและประสทธผลของระบบการควบคมภายใน

ในการบรรลวตถประสงคและเปาหมายทกาหนด รวมทงขอมลสรปผลการประเมน

แตละองคประกอบของการควบคมภายใน ประกอบดวย 5 องคประกอบ

(3) จดออนของระบบการควบคมภายในพรอมขอเสนอแนะและแผนการปรบปรงระบบ

การควบคมภายใน

20

๑. แตงตงคณะกรรมการหรอคณะทางานตดตามและประเมนผลการควบคมภายในของหนวยงาน

๒. คณะกรรมการหรอคณะทางานรวบรวมขอมลของหนวยงาน/กลม

- สภาพแวดลอม

- ปญหาจากการปฏบตงานดานตางๆ โดยใชแบบสอบทานระบบการควบคมภายในและเกดจากการปฏบตงานจรง

- ผลการดาเนนการตามรายงานการประเมนผลและการปรบปรงการควบคม

ภายใน (แบบ ปย. 2) ของปกอน

ขนตอน

21

- ขอมลเกยวกบความเสยงทงประเภทโอกาสและผลกระทบทจะเกดแตละสายงาน

- ความเสยงแตละกจกรรมเพอหาปจจยเสยง

๓. คณะกรรมการ/คณะทางานจดประชม

- ทบทวนระบบการควบคมภายใน

- กาหนดเกณฑความเสยงแตละสายงาน

- วเคราะหความเสยงโดยการประเมนและจดลาดบความเสยง

ขนตอน (ตอ)

22

-

๔. ประเมนองคประกอบควบคมภายใน จดทา ปย.๑

๕. จดทา ปย.๒

๖. จดสงรายงาน (ปย.๑ – ๒) ตอหนวยงานตนสงกด

ขนตอน (ตอ)

23

รายงานผลการประเมนองคประกอบของการควบคมภายใน (ปย.1)

ผลการประเมนโดยรวม

.............................................................................................................................................................

1. สภาพแวดลอมของการควบคม

1.1......................................................

1.2......................................................

2. การประเมนความเสยง

2.1.....................................................

2.2.....................................................

3. กจการรมการควบคม

3.1.....................................................

3.2.....................................................

4. สารสนเทศและการสอสาร

4.1.....................................................

4.2.....................................................

5. การตดตามประเมนผล

5.1......................................................

5.2......................................................

องคประกอบการควบคมภายใน ผลการประเมน/ขอสรป

รายงานระดบสวนงานยอย

ใชแบบประเมนองคประกอบ

ของการควบคมภายใน

(ภาคผนวก ก.)

24

ขนตอนท 1 ประเมนแตละองคประกอบของมาตรฐานการควบคมภายใน

1. สภาพแวดลอมของการควบคม

2. การประเมนความเสยง

3. กจการรมการควบคม

4. สารสนเทศและการสอสาร

5. การตดตามประเมนผล

องคประกอบการควบคมภายใน ผลการประเมน/ขอสรป

ปย. 1

จดทควรประเมน ความเหน/คาอธบาย

1. สภาพแวดลอมของการควบคม

1.1 .......................................................

2. การประเมนความเสยง

2.1 ......................................................

3. กจกรรมการควบคม

3.1 ......................................................

4. สารสนเทศและการสอสาร

4.1 ......................................................

5. การตดตามประเมนผล

5.1 ......................................................

แบบประเมนองคประกอบการควบคมภายใน (ภาคผนวก ก.)

25

กระบวนการปฏบตงาน/

โครงการ/ กจกรรม/

ดานของงานทประเมน

และวตถประสงคของ

การควบคม

การควบคม

ทมอย

การประเมนผล

การควบคม

ความเสยงท

ยงมอย

การปรบปรง

การควบคม

กาหนดเสรจ/

ผ รบผดขอบ

หมายเหต

รายงานการประเมนผลและการปรบปรงการควบคมภายใน (ปย.2)

รายงานระดบสวนงานยอย

ใชแบบสอบถาม

การควบคมภายใน (ภาคผนวก ข.)

เกยวกบกระบวนการปฏบตงาน

ทกภารกจในหนวยงาน

26

x

มการกาหนดหนาทความ

รบผดชอบตามคาอธบาย

ตาแหนงงาน

เปนลายลกษณอกษร

นาไปประเมนความเพยงพอ

ของการควบคมภายในของกจกรรมน

27

ขนตอนท 2 ประเมนผลของงวดกอนและการปรบปรงการควบคมภายในงวดใหม

กระบวนการ/

โครงการ/กจกรรม

วตถประสงคของ

การควบคม

ความเสยง

ทมอย

ระดบ

ความ

เสยง

กจกรรม

การควบคม

กาหนดเสรจ/

ผ รบผดชอบ

หมายเหต

รายงานการจดวางระบบการควบคมภายใน

ปย. 2

กระบวนการปฏบตงาน/

โครงการ/ กจกรรม/

ดานของงานทประเมน

และวตถประสงคของ

การควบคม

การควบคม

ทมอย

การประเมนผล

การควบคม

ความเสยงท

ยงมอย

การปรบปรง

การควบคม

กาหนดเสรจ/

ผ รบผดขอบ

หมายเหต

ประเมนผลการปฏบตงานตามขอเทจจรง

1. สภาพแวดลอมของ

การควบคม

2. การประเมนความเสยง

3. กจการรมการควบคม

4. สารสนเทศและการสอสาร

5. การตดตามประเมนผล

องคประกอบการควบคมภายในผลการประเมน/ขอสรป

ปย. 1

(ปถดไป)

ขอมลจากการตดตาม/ตรวจสอบ/ สอบทาน/ประเมนผล

รายงานตามระเบยบ ฯ ขอ 6

รายงานภายใน ๙๐ วน นบจากวนสนปงบประมาณ (๓๐ ก.ย.)

หรอปปฏทน (๓๑ ธ.ค.) แลวแตกรณ

รายงานอยางนอยปละครง

กาหนดการรายงาน

ขอ 7 ไมสามารถปฏบตตามระเบยบฯ ใหขอทาความตกลง

กบคณะกรรมการตรวจเงนแผนดน

บทลงโทษ

แจงกระทรวงเจาสงกด หรอผบงคบบญชา

รายงานตอประธานรฐสภา

อาจตองรบโทษปรบทางปกครอง ตามระเบยบความวาดวย

วนยทางงบประมาณและการคลง พ.ศ. ๒๕๔๔

ขอ 8