คมอเรมตนใชงาน Google Apps

2

สารบญ

จดเดนของ Google Apps ...................................................................................................................................... 5

การเขาใชงาน Google Apps ...................................................................................................................................... 5

การใชงาน Mail ...................................................................................................................................................... 6

การเขยน Message ใหม .................................................................................................................................. 9

ท าความเขาใจ Labels และ Conversations ....................................................................................................... 11

Label ................................................................................................................................................................. 11

Conversations ................................................................................................................................................... 11

การจดการ Message ........................................................................................................................................... 13

จดการ Labels ...................................................................................................................................................... 15

การก าหนด label ใหกบ message ............................................................................................................... 16

การยาย label ออกจาก message ................................................................................................................ 16

การใชงาน Filter ................................................................................................................................................... 17

การมอบหมายใหบคคลอนใชงาน Mail .......................................................................................................... 18

การตงคา Signature ............................................................................................................................................. 20

การใชงาน Calendar ................................................................................................................................................. 21

การสรางตารางนดหมาย .................................................................................................................................. 22

การปรบแตงปฏทน ............................................................................................................................................ 24

การก าหนดสทธการใชงานปฏทนใหบคคลอน ............................................................................................ 25

3

การใชงาน Document ............................................................................................................................................... 26

จดระเบยบเอกสารดวย Collections ................................................................................................................. 31

การสราง Collections ...................................................................................................................................... 31

การเพมเอกสารเขาใน Collection ..................................................................................................................... 31

ฝากไฟลกบ Google Docs ................................................................................................................................... 33

การตรวจสอบพนทของ Google Docs .............................................................................................................. 33

การ Upload ไฟลขน Google Docs ...................................................................................................................... 33

การ Export และ Download เอกสารจาก Google Docs .................................................................................... 35

การสรางและจดรปแบบเอกสาร ..................................................................................................................... 36

การสรางและตงชอเอกสาร ........................................................................................................................ 36

สวนประกอบของหนาเอกสาร ................................................................................................................... 37

การดประวตการแกไขเอกสารและเรยกใชงานเอกสารเวอรชนเกา .............................................................. 40

การใชงาน Site .......................................................................................................................................................... 42

การสราง site ........................................................................................................................................................ 43

การเปลยน theme, ภาพพนหลง, ส และ logo ................................................................................................ 45

การเพม sidebar item ........................................................................................................................................... 48

การลบ site ........................................................................................................................................................... 49

การสราง page โดยใช standard layout ............................................................................................................. 50

การแกไข Page Settings ...................................................................................................................................... 52

การลบ page ........................................................................................................................................................ 53

4

การก คนขอมล page และ item .......................................................................................................................... 54

การใส Apps อนเขามาใน page ........................................................................................................................ 55

ก าหนดสทธการเขาใชงาน site ........................................................................................................................ 56

บทสงทาย .................................................................................................................................................................. 57

5

คมอฉบบนจะแนะน าการใชงานเครองมอตางๆของชด Google Apps ไดแก Mail, Calendar, Docs และ Sites ซงจะ

ชวยใหคณสามารถตดตอสอสาร และท างานรวมกนไดงายและมประสทธภาพมากขน

จดเดนของ Google Apps พนทเกบ e-mail มากถง 25 GB สามารถเกบ e-mail ทงหมดไวโดยไมตองส ารองขอมลแบบ offline

ความสามารถใหมๆ ทชวยใหจดการ e-mail ไดอยางสะดวก เชน labels, conversation, search operation

เขาใชงานไดจากอปกรณตางๆทง Notebook, โทรศพทมอถอ หรอ Tablet ทกท และทกเวลา

ใชงานไดทง PC, Mac หรอ Linux

กรณทเกดความเสยหายกบเครอง computer ทใชงานอย ขอมลทงหมดของคณจะยงคงอยอยางปลอดภย และ

เรยกใชงานจากเครองอนๆไดทนท

จดตารางนดหมายขององคกร(หรอกลม)ไดดวย Calendar ททกคนในองคกร(หรอกลม) ใชงานรวมกน

ใชงาน document, spreadsheet รวมกน โดยททกคนในกลมสามารถเขาใชงานและแกไขไดพรอมกน

ใชงาน IM ไดทง text, voice หรอ video จากหนาใชงาน e-mail

การเขาใชงาน Google Apps 1. ทหนา Web browser ใหเปด url ไปท https://mail.google.com/a/yourdomain

2. ใส username และ password

6

การใชงาน Mail

หลงจาก login เขาใชงาน browser จะแสดงผลหนาจอของ Mail ซงมสวนตางๆดงน

1. Link ส าหรบเขาใชงานเครองมอตางๆ เชน Calendar, Documents, Groups หรอ Contacts

2. ชองส าหรบใส keyword เพอ Search Mail

สามารถกดท Show search options เพอแสดงชองการคนหาแบบละเอยดได

1

2

3

4

5

6

7

3. การตงคาตางๆของ Mail โดยจะมชอ username ทก าลง login แสดงอย กรณท username ทแสดงไม

ถกตอง ใหกดท Sign out เพอไปหนา login

4. Navigation Pane

จากรป กลองสฟาออนอยท Mail หมายถงก าลงใชงาน

Mail

สามารถเขาใชงาน Contacts และ Tasks ไดโดยการกด

link ทสวนน

กด เพอเรมเขยน message

สวนถดมาเปนสวนทใชแสดง message ประเภทตางๆ

เชน Inbox, Starred, Important, Sent Mail, Drafts

และ label list ทสามารถสรางเพมได

5. Chat Pane

แสดงรายชอ Contact และสถานะการ online สามารถตงสถานะตงสถานะเปนขอความสวนตวได หรอกด

ทชอเพอเรมสนทนาไดทนท

8

ส าหรบหนาตาง Chat ดานบนจะแสดงชอ Contact ทก าลงคยดวย

กด หรอ เพอเรมใช video/voice chat

กด เพอเพมรายชอ Contact เขามา chat ในหนาตางเดยวกนไดหลายๆคน

บรเวณดานบน กด เพอแยกหนาตาง chat ออกมาเปนหนาตางใหม

6. Message list

แสดงรายระเอยดตางๆของ Message เชน Sender, Subject และ date

กรณท message นนมไฟลแนบมาดวย สามารถสงเกตไดจากรป ทดานทาย

Tip1: สามารถก าหนดดาวไดโดยกดท บรเวณดานซายของ message

Tip2: บรเวณดานลางของหนาจอจะแสดงปรมาณพนททใชไปเทยบกบพนททงหมด

9

การเขยน Message ใหม

1. ทหนา Mail กดท

2. จะเขาสหนา Compose mail ดงภาพ

Tip: กดท เพอแยกหนาตาง Compose mail

10

3. ทชอง To: เมอเรมพมพตวอกษรลงไป ระบบ auto-complete เลอกชอจาก Contacts ทเกยวของมาให

Tip1: สามารถกดท To: เพอเปดหนาตาง Contact ไดเชนกน

Tip2: ส าหรบ Cc และ Bcc สามารถกด เพอเพมชอผ รบ message ไดเชนเดยวกบ To:

4. ใสหวขอทชอง Subject หากตองการแนบไฟล สามารถกด Attach a file แลวเลอกไฟลทตองการแนบ

ขณะทไฟลก าลง upload จะขนแถบแสดงสถานะการ upload

Tip1: หากตองการแนบไฟลอนๆเพมเตมใหกดท

Attach another file

Tip2: สามารถยกเลกการแนบไฟลได ดวยการเอาเครองหมาย หนาชอไฟล ออก

5. ปรบแตงขอความได ดวยเครองมอตางๆ

6. ทบรเวณดานบน สงเกตเหนวาจะมขอความ ซงระบบจะท า

การ save ขอความใหโดยอตโนมต โดยขอความทยงไมสงออกไป จะอยใน Drafts

7. กด เพอสงขอความ

Tip: หากจะยกเลกขอความ ใหกด

11

ท าความเขาใจ Labels และ Conversations Labels และ Conversations เปนระบบจดการ mail แบบใหมทจะชวยให mail ของคณเปนระเบยบ และเรยกใชงาน

ไดงาย แตเนองจากสงเหลานเปนระบบทออกแบบขนมาใหม การท าความเขาใจในหลกการท างานของสงเหลานจงเปนสง

ส าคญ เพอชวยใหผใชสามารถใชงานสงเหลานไดอยางเตมประสทธภาพ และตรงตามวตถประสงค

Label

ส าหรบ label จะมหนาทคลายกบ folder ใน mail แบบทวๆไป แตสงพเศษกวาคอ labels เปนเหมอน “ปาย” ทเรา

แปะตดไวกบ message ซงใน message หนงๆ สามารถแปะปายไดมากกวาหนงปาย จงเปนการเพมชองทางในการคนหา

message นนไดจากหลายๆทาง ตวอยางเชน ใน message ซงมเนอหาเกยวของกบการจองตวเครองบนไปเทยวตางประเทศ

เราสามารถแปะปายไดทง “Travel” และ “Ticket” ท าให message นปรากฎอยทง 2 label หากตองการคนหา message

ดงกลาว สามารถคนหาไดทงจาก “Travel” และ “Ticket”

เราสามารถสราง(หรอลบ) label ขนมาไดเอง โดยสามารถตงชอ ปรบส หรอสราง label ซอนเขาไปอกกได แตจะม

label พเศษอยจ านวนหนง ซงเปน label ทระบบสรางให ไดแก Inbox, Sent Mail, Spam และ Trash ซง label เหลานเราไม

สามารถลบ เปลยนส หรอเอาปายออกจาก message ไดโดยตรง ขอควรระวงคอ การลบ

message จาก Sent Mail คอการลบ message นน แมวาเราจะแปะปายอนๆไวกตาม เพราะ

มนคอ message เดยวกนทม ปาย Sent Mail แปะอย อยางไรกตาม หากเผลอลบ message

เราสามารถเอากลบคนไดท Trash ภายใน 30 วน

Conversations

โดยปกต message จะแสดงผลเรยงเวลาในการรบ-สง ซงในกรณทม reply message จ านวนมาก หากเรยงตาม

เวลา จะเหนวา message ทแตละคน reply จะกระจดกระจายอย เนองจากเวลาในการรบ-สง ไมไดเรยงตอเนองกน ท าใหการ

อางอง message ตางในหวขอเดยวกนท าไดไมสะดวก Conversations เปนแนวคดใหมทจะมาชวยแกปญหาดงกลาว

Message ทอยหวขอเดยวกน แตเรยงกนอยางกระจดกระจาย

12

Conversation รวม message ไวในทเดยว

Conversations จะรวมจดหมายแตละฉบบทม Subject เดยวกน เขามาเปนกลมเดยว ท าให message ทงหมด

รวมอยดวยกนอยางเปนระเบยบ ดเรยบรอยและสะอาดตา และท าใหสามารถอางอง message เกา ไดในทเดยว เมอเราเปด

message ทมคน reply กลบมา Conversation จะไปดง message ทงหมดทเกยวของรวมถงอนทเราสงไปหาผท reply ดวย

มาซอนไวดานหลงเรยงล าดบกอนหลงตามเวลา ท าใหเราสามารถอาน message เกาไดโดยสะดวก

Tip: สามารถอาน message เกาไดโดยกดทบรเวณหว message หรอกดท ทางดานขวาของ message เพอด

รายละเอยดของ message เกาๆทงหมด

Message ทงหมดถกซอนอย ดานหลง พรอมอานไดทนท

13

การจดการ Message จดหมายทงหมดทบคคลอนสงมา จะอยใน Inbox สามารถเปดดไดดวยการคลกทจดหมายนน เพอดรายละเอยด

ตางๆของจดหมาย โดยมสวนประกอบดงน

Tip: กด เพอแยกหนาตางใหม

1. สวนส าหรบจดระบบ Message

Archive: เอา label Inbox ออก (ไปอยใน All Mail และ label ทเราก าหนดไว)

Report spam: เอา label Inbox ออก (ไปอยใน Spam)

Delete: เอา label Inbox ออก (ไปอยใน Trash)

1

2 3

4

14

Move to: เอา label เดมออก แลวก าหนด label ใหมให

Labels: ก าหนด label ใหมเพมเขาไปโดยไมเอา label เดมออก

Tip: หากตองการยกเลกการกระท าตางๆ (เชน กรณลบ message ผด) สามารถท าไดโดยกดท Undo

โดยแถบสเหลองนจะโผลมาบรเวณดานบนของหนา Mail หลงกระท าสงตางๆกบ message

2. แสดง Subject ของ Message และ label ของ message นน

Tip: สามารถแปะดาวไดโดยกดท บรเวณ header ของ message

3. ป มส าหรบจดการ Message

Tip: กด show details เพอดรายละเอยดของผสงและผ รบ message นนๆ

4. สวนส าหรบการตอบจดหมาย หรอสงตอใหผอน

Tip: สามารถตอบจดหมายไดอยางรวดเรว โดยกดทบรเวณพนทวางในกลองสเหลยมดงภาพ

15

จดการ Labels 1. การสราง label ใหม

ท Navigation pane กดท more เลอก Create new label

ใสชอ label ทตองการ

Tip: สามารถสราง label ซอนอยใน label ทมอยได โดยเลอก ท Nest label under

หลงจากสราง label เสรจ label ทเราสรางจะอยใน label list โดยเรยงล าดบตามตวอกษร

Tip: สามารถใสสญลกษณตางๆ เชน !@#$%&*()_-+=[]<>,.?/ หนาชอ label เพอให label นนเลอนล าดบ

ขนมาอยดานบน เนองจากสญลกษณเหลานจะถกจดล าดบกอนหนาตวอกษร

2. การจดการ label

ทดานขวาของ label กดท เพอจดการกบ label

16

เปลยนชอ หรอปรบ nested label

ลบ label เพม label ซอนเขาไป

การก าหนด label ใหกบ message

การก าหนด label ให message นน จะท าให message ปรากฏอยในหนาของ label นนๆ โดยทเราสามารถก าหนด

label ไดหลาย label ในหนง message ซงจะสงผลให message นนปรากฏตวไดในหลายๆ label โดยทยงคงใชพนทเทาเดม

การก าหนด label ให message สามารถท าไดหลายทาง ดงตอไปน

1) ลาก label จาก Navigation pane มาวางบน message list ซงจะใหผลลพธเหมอนกบการเลอก ท

ดานบนของ mail

Tip: หากตองการก าหนด label บน message จ านวนมาก สามารถเลอก ทหนา message ทงหมดกอน แลวจง

ลาก label มาวาง

2) ลาก message จาก message list ไปวางบน label list โดยกดทบรเวณดานซายของ message

ซงใหผลลพธเหมอนกบการเลอก

Tip: หากตองการก าหนด label บน message จ านวนมาก สามารถเลอก ทหนา message ทงหมดกอน แลวจง

ลาก message ไปวาง

การยาย label ออกจาก message

ทหนา Mail เมอกดเลอก message บรเวณสวนทแสดง Subject จะม label ทก าหนดไวกบ message นน สามารถ

เอาออกไดโดยกดท x ดานทาย label

เลอกสพนและสตวอกษร

เลอกการแสดงใน label list

เลอกการแสดงใน message list

17

การใชงาน Filter Filter คอเครองมอทชวยจดการ message ทบคคลอนสงมาใหโดยอตโนมต โดยการตงเงอนไขทเหมาะสม ชวยลด

ขนตอนตางๆในการจดการ message ใหคณได ตงแต ก าหนด label, archive, delete, star, forward หรอใชจดการ spam

ทบรเวณดานบนของหนา Mail กด Create a filter

ใสเงอนไขทใชในการกรอง message ใหเหมาะสม

กด หรอกด เพอดผลลพธกบ message ทมอย

เลอกวาจะให filter จดการกบ message ทตรงกบเงอนไข อยางไร

กด

18

Tip: โดยปกต filter ทสรางขนมาจะจดการกบ message ทสงเขามาใหม แตเราสามารถสงให filter จดการกบ

message ทอยใน mail box ของเราไดโดยการเลอก Also apply filter to conversations below

การมอบหมายใหบคคลอนใชงาน Mail ในสถานการณทเราไมสะดวกในการจดการ mail ของตวเอง เราสามารถมอบหมายใหบคคลอนท าหนาทแทนเราได

โดยการมอบสทธใหบคคลนน เขามาใชงาน mail ของเราไดจาก account ของบคคลนน และสามารถตอบจดหมายตางๆแทน

เราได โดยทฝงผ รบจะเหนมา mail สงมาจาก e-mail ของเรา และเหนผสงเปนบคคลทเรามอบสทธให

ขนตอนในการมอบสทธการเขาใชงาน mail มดงน

1. เจาของ mail เขาไปตงคาการมอบหมายสทธ

กด Settings ทบรเวณดานบนของหนา mail

เลอก Accounts > Add another account ภายใตหวขอ Grant access to your account:

ใส e-mail address ของบคคลทเราตองการมอบหมายสทธ

กด

19

กด

2. ผ รบมอบสทธ กด link ยอมรบการมอบหมายจาก mail

3. ผ รบมอบสทธเขาใชงาน mail ของผมอบหมายไดจากหนา mail ของตนเอง

โดยกดทลกศรชลงดานขางชอ account ทบรเวณดานบน

และกดทชอ account ของผมอบหมายสทธ เพอเขาใชงาน mail ของบคคลนน

สงเกตจากชอ account จะเหนเปนชอของผมอบหมายสทธ บรเวณดานบนทางซาย ไมม link เพอเขาใช

เครองมออนๆ และจะไมเหน Tasks

20

กรณทมการสง message โดยเขาไป mail ของผใหสทธ ท header ของ message นนจะระบวา สงมาจาก

e-mail ของผใหสทธ แตสงโดยผไดรบสทธ

การตงคา Signature Signature คอขอความสวนบคคล ทจะถกสรางใหอยทดานทายของทก message ทสงไปหาผอน การตงคา

Signature สามารถท าไดดงตอไปน

1. กด Settings ทบรเวณดานบนของหนา mail

2. ทหวขอ General เลอนลงมาดานลางจะพบกบชอง Signature:

สามารถใสขอความและรปภาพลงในชองนไดตามตองการ

3. กด ทดานลางสดของหนาน

เมอตงคา Signature เสรจเรยบรอยแลว ทกครงทมการเขยน message ขอความทเราตงไวในชอง Signature

จะปรากฏอยดานทายของ message นน หากไมตองการให message นนม Signature อย สามารถลบ

Signature ไดระหวางการเขยน message

21

การใชงาน Calendar เมอเขามาทหนา Calendar จะพบกบสวนประกอบตางๆ ดงน

1. ชอง search calendar ส าหรบคนหาสงตางๆปฏทน สามารถกดท Show search options เพอคนหาแบบละเอยด

2. ป มส าหรบสรางตารางเวลา โดยกดท หรอ Quick add สามารถด

วนทไดจากปฏทนขนาดเลกขางใตป ม โดยวนทปจจบนจะแสดงดวย สเหลยมสสม

และพนทสฟาจะสมพนธกบการแสดงผลปฏทน (จากตวอยางในรปคอใชการ

แสดงผลของทงสปดาห) กดทลกศรเพอเลอนไปดเดอนอนๆได

3. ปรบการแสดงผลของปฏทน โดยสามารถเลอกได 4 แบบ ไดแก วน สปดาห เดอน 4

วน และแบบตารางนดหมาย ซงการแสดงผลแตละแบบจะแตกตางกนและเหมาะสมกบการใชงานในแตละแบบ

1

2 3

4

5

22

4. สวนการแสดงปฏทน

Calendar สามารถแสดงผลปฏทนไดหลายๆอนพรอมกน เราจงสามารถดตารางเวลาของบคคลอนทเกยวของดวยได

ชวยใหสามารถบรหารจดการตารางนดหมายเปนไปไดสะดวก

สวนของ My calendars จะหมายถง ปฏทนทเรามสทธในการจดการไดสงสด

คอปฏทนสวนตวทสรางขนมาเอง หรอปฏทนของบคคลอนทเราไดรบสทธกได

ส าหรบ Other calendars จะเปนปฏทนของบคคลอนทเจาของอนญาตใหเรา

เหนขอมลบางสวน (แลวแตการก าหนดสทธ) โดยสามารถเพมปฏทนไดดวยการ

ใสชอเจาของปฏทนในชอง Add a coworker’s calendar

5. เปนพนทหลกในการใชงานปฏทน โดนสวนนจะแสดงวนท และตารางนดหมายตาง

วนทปจจบนจะแสดงดวยพนสสม ตารางนดหมายทแสดงอยขอบดานบนจะหมายถงเหตการณทก าหนดชวงเวลาไว

ทงวน

การสรางตารางนดหมาย กด เพอเขาสหนาจอรายละเอยดของตารางนดหมาย ซงประกอบดวยสวนตางๆ ดงน

23

1. ชองใสหวขอของตารางนดหมาย

2. การก าหนดชวงเวลาของเหตการณ

3. ก าหนดระยะเวลาของเหตการณโดยท All day จะหมายถงใช

เวลาทงวน สวน Repeat… จะหมายถงเหตการณทม

ก าหนดการซ ากนหลายๆวน โดยสามารถก าหนดรายละเอยด

ตางๆได

4. ใสรายละเอยดสถานทนดหมาย ซงหลงจากสรางตารางนด

หมายเสรจเรยบรอย Calendar จะสราง link ส าหรบดแผนทจาก

Google maps ใหโดยอตโนมต

5. กรณทมปฏทนอยหลายอน สามารถเลอกไดวาจะสรางตารางนดหมายนไวทปฏทนไหน

6. รายละเอยดอนๆทตองการอธบายเพมเตม

7. เลอกสของเหตการณนนๆ เพอจดประเภทหรอเพอใหสงเกตไดงาย

1

2

3

4

5

6

7

8

9

24

8. ตงคาการเตอนลวงหนา โดยเลอกไดวาจะใหเตอนเปน E-mail, Pop-up (หรอสงเปน sms ในกรณทมการตงคา

โทรศพทเอาไว) เปนเวลาลวงหนาเทาไร สามารถเพมการเตอนไดโดยกดท Add a reminder

การตงคานจะเปนการเตอนเฉพาะบคคล ไมใชการเตอนไปยงผ เขารวม ทกๆคน

9. การใสรายชอผ เขารวม โดยสามารถพมพ e-mail สวนบคคลหรอ group กได

หากตองการลบรายชอใหกด x ทดานทายชอนน

ทดานลางจะมการก าหนดสทธของผ เขารวมในการแกไขรายละเอยด,

เชญบคคลอน หรอเหนรายชอผเขารวมทงหมดได

ส าหรบผ เขารวมบางคนทไดรบเชญ แตไมจ าเปนตองเขารวม

ใหกดท Make some attendees optional

กรณทมการใสรายชอผ เขารวมหลายคน สามารถหาชวงเวลาททกคน

วางตรงกนได โดยกดท Find a time

การปรบแตงปฏทน บรเวณดานทายของชอปฏทน ใหกดท เพอเปดการตงคาตางๆ มรายละเอยดดงน

Display only this Calendar: แสดงผลเฉพาะปฏทนทเลอก โดยจะปดการ

แสดงผลของปฏทนอนๆทงหมด

Calendar settings: เขาไปตงคาปฏทนเชน ตงชอปฏทน ตง Time zone

Create event on this calendar: ใหผลลพธเหมอนการกด

Share this Calendar: ก าหนดสทธการใชงานใหบคคลอน

Notifications: ตงคาการเตอนลวงหนาของปฏทน

25

การก าหนดสทธการใชงานปฏทนใหบคคลอน บรเวณดานทายของชอปฏทน ใหกดท เลอก Share this Calendar

หากตองการใหทกคนในองคกร สามารถเขาใชงานปฏทนของคณได ใหเลอก Share this calendar with everyone in the

organization โดยสามารถก าหนดสทธไดวาระหวาง See all event details หรอ See only free/busy

ส าหรบการก าหนดสทธเปนรายบคคล ใหใส e-mail ของบคคลนนลงไปทชอง Person โดยสามารถก าหนดสทธได 4 ระดบ คอ

See only free/busy (hide details): อนญาตใหเหนเวลาวาง

See all event details: อนญาตใหเหนรายละเอยดของตารางนดหมาย

Make changes to events: อนญาตใหแกไขรายละเอยดของตารางนดหมาย

Make changes AND manage sharing: อนญาตใหแกไขการตงคาตางๆรวมถงการก าหนดสทธของปฏทน

26

การใชงาน Document เมอเขามาทหนา Documents จะพบกบสวนประกอบตางๆ ดงน

1. ชองส าหรบ search documents

ทชองนจะแสดงผลเงอนไขของเอกสารทปรากฏอยใน document list ทบรเวณกลางหนาจอ ตวอยางจากรปดานบน

หมายความวา ขณะน เอกสารทแสดงอยใน document list เปนเอกสารทอยใน Home เปนประเภท Spreadsheets

เจาของเอกสารคอเจาของ account ทก าลง login อย และมการตงคา sharing ไวทระดบ private

เราสามารถคนหาเอกสารจากค าคนตางๆได โดยการพมพค าคนในชองน ซงจะแสดงรายชอเอกสารทม Title ตรงกบ

ค าคนนนๆ ดงรป

1

2

3

4

5

27

นอกจากคนหาเอกสารทม title ตรงกบค าคนแลว Google Documents ยงสามารถคนหาเอกสารทมเนอหาตรงกบ

ค าคนได โดยการพมพค าคนทตองการ แลวกดท Search for all items containing ‘…’

2. สวนส าหรบสรางและ browse documents

Home จะแสดงเอกสารทงหมดใน Google Documents ทงเอกสารทเราเปน

เจาของและเอกสารทมผอน share มาใหเรา (แตจะไมแสดงผลเอกสารทตงคาให

ซอนไวใน Home และเอกสารใน Trash)

Starred จะแสดงเอกสารทเราท าเครองหมายรปดาวตดไว

All items จะแสดงเอกสารทงหมด (รวมถงเอกสารทตงคาใหซอนไวใน Home แต

ไมรวมเอกสารใน Trash)

Trash จะแสดงเอกสารทเราสงลบไว โดยทเอกสารทลบจะยงคงอยใน Trash จนกวาเราจะเขามาลบจาก Google

Docs

Owned by me จะแสดงเอกสารทเราไดสทธเปน owner

กดป ม “Create new” เพอแสดงรายการประเภทของเอกสารทสามารถสรางใหมได

กดป ม “Upload” เพอแสดงรายการ upload ซงสามารถเลอกไดวาจะ upload เปน Files หรอ Folder นอกจากนยงม

การแสดงจ านวนพนททใชไปจากพนททงหมด

28

3. การจดหมวดหมให documents

สวนนจะแสดง Collections ทเราไดสรางไว หนาทของ Collections คอชวยให

เราจดหมวดหมของเอกสารไดตามตองการ (ท าหนาทคลาย labels ใน Mail

เอกสารแตละอนสามารถอยใน Collections ไดหลายๆท)

Collections ทเราสรางขนมา สามารถตงชอ เลอกส สราง Sub-collection ตง

คาการ share และเพมเอกสารเขามาใน Collections ได

4. สวนแสดงผล documents list ซงจะแสดงผลเอกสารตามเงอนไขทเราเลอก (เงอนไขทเลอกจะแสดงอยในชอง

search บรเวณดานบน)

กดท เพอเลอกใหแสดงผลเอกสารตามประเภททตองการ

29

สามารถเลอกใหแสดงเอกสารไดตามประเภทดงน

Text documents

Spreadsheets

Forms

Presentations

Drawings

PDF files

กดท เพอเลอกใหแสดงผลเอกสารตามการตงคาตางๆ ดงน

Visibility เลอกแสดงเอกสารตามระดบการตงคา sharing ของเอกสารนน

Ownership เลอกแสดงเอกสารตามสทธการเปน owner ของเอกสารนน

กดท “Sort by” เพอเรยงล าดบเอกสารตามล าดบ โดยสามารถเลอกเงอนไขไดดงน

Last modified เรยงตามล าดบการแกไขเอกสาร

Last opened by me เรยงตามล าดบการเปดดเอกสาร

Title เรยงล าดบตามชอเอกสาร

Storage used เรยงล าดบตามขนาดเอกสาร

Priority เรยงตามล าดบความส าคญ

เลอกเครองหมาย หนาชอเอกสารทตองการ และกดท เพอเลอกค าสงส าหรบจดการเอกสาร มรายการดงน

30

Open เปดเอกสาร

Share… เขาสการตงคาการ sharing

Add/Remove star ตดดาวหรอยายดาวออก

Don’t show in home ไมแสดงเอกสารในหนา home

Organize… จดการเอกสารดวย Collections

Rename… เปลยนชอเอกสาร

Mark as viewed/unviewed เปลยนสถานะการเปดเอกสาร

Download… ดาวนโหลดเอกสาร

Submit to template gallery

Move to trash ลบเอกสาร 5. สวนแสดง document preview

สวนนจะใชแสดงรายละเอยดตางๆของเอกสารทเลอกไว ซงมรายละเอยดดงน

ชอเอกสาร

ภาพตวอยางของเอกสาร

เวลาเปด/แกไข เอกสาร

รายละเอยดของเอกสาร

รายละเอยด Collections

รายละเอยดการตงคา Sharing

31

จดระเบยบเอกสารดวย Collections Collections ท าหนาทเปนทเกบเอกสารใหเปนหมวดหม คลายกบ Labels ใน Gmail ซงเอกสารแตละไฟลสามารถ

ปรากฏอยใน Collections ไดหลาย Collections

การสราง Collections

1. ทหนา Google Docs ใหกดท Create new > Collection

2. ใสชอ Collection ตามตองการ > OK

3. จะปรากฏ Collection ทเราเพงสรางขนมาใน My Collections

การเพมเอกสารเขาใน Collection

1. ทหนา Google Docs ใหเลอก หนาชอเอกสารทตองการ

32

2. หลงจากเลอกเอกสารแลว สามารถเพมเอกสารเขาใน Collection ได 2 ทางคอ

a. ใชเมาสลากเอกสารโดยการคลกทหนาเครองหมาย มาวางท Collections ทตองการ

b. กดท Actions > Organize และเลอก Collection ทตองการ

3. ทดานทายของเอกสารจะปรากฏชอ Collection ทมเอกสารนนอย

และเมอเขาไปท Collection นนๆจะปรากฏรายการของเอกสารทอยใน Collection นน

33

ฝากไฟลกบ Google Docs Google Docs นอกจากจะเปนทเกบเอกสารออนไลนแลว เรายงสามารถใช Google Docs เปนพนทเกบไฟลตางๆได

โดย Google Docs จะมพนทให 1 GB (พนททใชจะนบเฉพาะไฟลท upload ขนไป ไมนบรวมเอกสารออนไลนของ Google

Docs)

การตรวจสอบพนทของ Google Docs เราสามารถตรวจสอบการใชพนทได 2 ทางดงน

a. กดท จะสงเกตเหนขอความแสดงพนทในหนวย MB ของพนททงหมด

b. กดท > Documents settings รายละเอยดจะอยในหวขอ Storage

การ Upload ไฟลขน Google Docs 1. กดท และเลอก Files… หากตองการ upload ไฟล หรอเลอก Folder… หากตองการ upload folder

34

2. เลอกไฟลหรอ folder ทตองการ upload จากหนาตาง pop up

3. เมอเลอกไฟลเสรจแลว จะมตวเลอกขนมาใหเลอกในกรณทตองการแปลงไฟลเปน Google Docs format เมอเลอก

เสรจแลวใหกด

4. ทดานขวาลางของหนา Google Docs จะปรากฏแถบแสดงการ upload

เมอ upload เสรจแลวสามารถตงคา sharing ไดโดยกดท Share ดานทายชอเอกสารนน

35

การ Export และ Download เอกสารจาก Google Docs

1. กดท หนาเอกสารทตองการ download

2. กดท Actions > Download…

3. เลอกประเภทไฟลทตองการ download

36

การเลอกประเภทไฟลท download จะขนอยกบประเภทของเอกสาร ซงมรายละเอยดดงตาราง

Google Docs format ประเภทไฟลทสามารถเลอก download ได HTML, Open Document, PDF, Rich Text (RTF), Plain Text, Microsoft Word

PDF, PowerPoint, Plain Text Microsoft Excel, Open Office Spreadsheet, PDF

Microsoft Excel, Open Office Spreadsheet, PDF PDF, JPEG, PNG, SVG

Original file types

การสรางและจดรปแบบเอกสาร

การสรางและตงชอเอกสาร

1. ทหนา Google Docs กด > เลอกประเภทเอกสารทตองการสราง

2. การตงชอ (หรอเปลยนชอ) เอกสารสามารถท าไดสองทางคอ

a. กดทชอเอกสารบรเวณดานซายบนของหนาเอกสาร

b. กดท File > Rename…

37

3. ใสชอทตองการลงในชอง Rename > OK

4. ชอเอกสารจะเปลยนเปนชอทตงใหม

สวนประกอบของหนาเอกสาร

ทหนาเอกสาร มสวนประกอบหลกดงน

1

2

3

4

38

1. รายละเอยดของเอกสาร ซงประกอบดวย

a. สญลกษณรปดาว ส าหรบชวยใหเขาใชงานเอกสารไดงายขน เอกสารทขนสญลกษณรปจะปรากฏอยใน

แถบ ทหนา Google Docs (สามารถกดทรปดาวได)

b. ชอเอกสาร กดทชอเอกสารเพอเปลยนหรอตงชอเอกสาร

c. ระดบการ share ของเอกสาร ซงมทงหมด 5 ระดบ แตละระดบจะจ ากดสทธการเขาถงดงน

i. Public on the web – เขาถงได

ii. Anyone with the link – ทกคนสามารถเขาถงไดผาน link

iii. This organization – user ทกคนในองคกร

iv. People at this organization with the link – user ในองคกรทม link ของเอกสาร

v. Private – เฉพาะ owner และผ ทไดรบสทธจาก owner เทานน

2. ค าสงการใชงานของเอกสาร และแผงควบคมการจดรปแบบเอกสาร

ค าสงในสวนนจะมรายละเอยดแตกตางกนตามประเภทของเอกสาร (Document, Spreadsheet, Presentation หรอ

Drawing)

3. ป มส าหรบบนทกเอกสารและตงคาการ share ของเอกสาร

โดยปกต Google Docs จะบนทกเอกสารใหโดยอตโนมต แตหากตองการบนทกเอกสาร สามารถกดทป ม

กดทลกศรดานขางป ม จะปรากฏรายการค าสงดงน

39

Share… ส าหรบตงคาการ Share ของเอกสาร

Email collaborators… สง email หาผอนพรอม link ของเอกสารน

Email as attachment…สง email โดยแนบเอกสารนเขาไปใน email

Publish to the Web… เผยแพรขอมลในเอกสาร

4. สวนเนอหาของเอกสาร ซงจะขนอยกบประเภทของเอกสารนนๆ เชนกน

หนาตางเอกสารประเภท Document หนาตางเอกสารประเภท Spreadsheet

หนาตางเอกสารประเภท Presentation หนาตางเอกสารประเภท Drawing

หนาตางเอกสารประเภท Form

40

การดประวตการแกไขเอกสารและเรยกใชงานเอกสารเวอรชนเกา ระหวางทมการแกไขเอกสาร Google Docs จะบนทกเอกสารใหโดยอตโนมต หากเราตองการเรยกดประวตการแกไข

เอกสาร และยอนกลบไปใชเอกสารเวอรชนกอนหนาน สามารถท าไดโดย

1. ทหนาแกไขเอกสาร กด File > see revision history

2. จะปรากฏแถบดานขาง แสดงรายละเอยดการแกไขเอกสารเรยงล าดบตามเวลา และ user account ทแกไข

เอกสารครงนนๆ

41

3. กดทเวอรชนเอกสารทตองการดรายละเอยดการแกไข สวนแสดงผลเอกสารจะแสดงรายละเอยดการแกไขเปน

ชองสโดยจะแสดงเปนสเดยวกบ user account ทแกไขเอกสารนน

4. หากตองการเรยกใชงานเอกสารเวอรชนนนๆใหกดท Restore this revision

42

การใชงาน Site Google Site เปนโปรแกรมส าหรบสรางหนาเวบไซตอยางงาย ท าใหการเผยแพรขอมลตางสะดวกมากยงขน

เนองจากการใชงาน Google Site นน ไมจ าเปนตองมความรในการเขยนโคด และเวบไซตทสรางขน สามารถแสดงผลขอมล

จาก Google Calendar, Google Docs, Youtube, Picasa และบรการอนๆอกมากมาย

เราสามารถก าหนดสทธการเขาใชงาน Google Site ไดทงระดบ user account, ระดบองคกร หรอเผยแพรเวบไซต

ออกสสาธารณะ

ทหนา Google Site จะแสดง link ของ site ทเราสรางไวและ site ทเราลบทง ส าหรบ site ทเราลบนนสามารถก

คนกลบมาไดภายใน 30 วนนบจากวนทลบ site นน

43

การสราง Site

1. ทหนา Google Site กดท จะปรากฏหนา Create new site ดงรป

2. กดท Browse the gallery for more เพอใชงาน template รปแบบตางๆของ Google Site (หากไมตองการใช

งาน template สามารถเลอก Blank template ได)

44

3. ทชอง Name your site ใหใสชอ site ทเราตองการ

ทชอง Your site will be located at this URL: จะปรากฏชอ link ตามชอ site ทเราตง เราสามารถแกไข URL น

ไดตามตองการ

4. กดท Choose theme เพอเลอก theme ใหกบ site

5. กดท More option เพอตงคารายละเอยดตางๆดงน

45

Site categories: รายละเอยดหมวดหมของ site เปนการใส tag ใหกบ site นน (สามารถใสไดหลาย tag)

Site description: ใสค าอธบายของ site

Collaborate with: ระบสทธการเขาใชงาน site

6. กดท เพอสราง site ตามรายละเอยดทเลอกไว

การเปลยน theme, ภาพพนหลง, ส และ logo Site ทเรามสทธในการแกไข สามารถเปลยนการแสดงผลสวนประกอบตางๆได ดงน

1. ทหนา site ใหกดท More actions > Manage site

2. ทหนา manage site บรเวณแถบดานซายจะมหวขอ Site appearance ใหเลอก

46

3. กดท Themes เพอเปลยน theme (สามารถกดท build your own custom theme เพอสราง theme สวนตวได)

กดท Colors and Fonts เพอปรบเปลยนการแสดงผล Font ในสวนตางๆของ site (สามารถเลอกใสภาพพนหลง

ในแตละสวนของ site ได)

47

4. กดท Site layout เพอปรบแตงการจดวางหนา site

สามารถเลอกเปลยน logo ของ site ไดโดยกดท change logo

48

การเพม Sidebar item Sidebar นอกจากจะใชแสดง page ตางๆใน site นนๆแลว เรายงสามารถเพม item อนๆเขามาใน sidebar ได

เพมเตม เชน Countdown ส าหรบใชนบวนถอยหลงจนกวาจะถงวนทก าหนด หรอนบจ านวนวนหลงจากเรมตนโครงการ หรอ

Text box ส าหรบใสขอมลตางๆทตองการใหปรากฏบน sidebar ดงตวอยางดานลาง

ทหนา manage site > Site layout ใหกดท Add a sidebar item

กด Add ท item ทเราตองการ item นนจะปรากฏอยท layout ของ Sidebar:

49

กดทป ม edit ใน item นนๆ เพอตงคาการแสดงผลของ item (รายละเอยดการตงคาจะขนอยกบ item ดวย)

สามารถสลบล าดบการแสดงผลของ item ไดโดยการใชเมาสลาก item ไปวางตามล าดบทตองการ

การลบ site Site ทเราลบจะอยทสวน Deleted sites เปนเวลา 30 วน เราสามารถกคน site ทยงอยใน Deleted sites ไดโดยการ

เขาไปกดท จากหนา Deleted sites

สวนการลบ site ทไมตองการใชงาน จะอยในหนา manage site (ทหนา site กด More actions > Manage site)

ทแถบ General บรเวณดานลางจะม link ใหกด delete this site

50

การสราง page โดยใช standard layout

หากตองการสราง page ใหม ใหกดท จะปรากฏ template ส าหรบ page ใหมใหเลอก ดงน

Web Page: เปนหนา page แบบพนฐาน สามารถแกไขสวนตางๆของ page ได

51

Announcements: เปน page ส าหรบประกาศขาวสารตางๆ หรอบนทกการประชม

File Cabinet: ส าหรบ upload ไฟลจากเครอง (หรอ URL) ไวบน page นได

52

List: แสดงขอมลเปนรายการ สามารถแกไขหวขอของแตละรายการได

การแกไข Page Settings ในกรณทเราตองการเปลยนแปลงคาตางๆของ page เชน แกไข URL ของหนา page หรอแกไข template จาก Web

page เปน Announcement และอนๆ สามารถเขาไปแกไขการตงคาเหลานไดท

1. ทหนา page กดท More actions > Page settings

53

2. จะขนหนาตาง Page Settings

สามารถแกไข URL ของ page นไดโดยพมพ URL ทตองการลงในชอง Page URL

หากตองการเปลยน template ของ page นใหกดท (Change) ดานหลง Currently using page template …

การลบ page 1. ทหนา page กดท More actions > Delete page

54

2. จะขนหนาตางยนยน ใหกด

การกคนขอมล page และ item หากเราลบ item หรอ page เราสามารถกคนขอมลเหลานนได ดงน

1. ทหนา site กดท More actions > Manage site

2. ทหนา Manage site บรเวณแถบดานขางใหกดท Deleted items

55

3. จะปรากฏรายการ item และรายละเอยดของ item ทโดนลบทงดงรป

4. กดทเครองหมาย หนา item ทตองการก ขอมล และกดท เพอก ขอมลนนคน

การใส Apps อนเขามาใน page Google Sites สามารถดงขอมลจาก Apps อนๆมาแสดงผลไดมากมาย เชน แสดงผลขอมลจาก Google Calendar,

Google Docs, YouTube, Picasa ฯลฯ มขนตอนดงน

1. ทหนา page ใหเขาสโหมดการแกไข โดยกดท

2. เมอเขาสโหมดการแกไข จะปรากฏแถบเครองมอส าหรบใชแกไขการแสดงผลของ page ขนมา ใหกดท Insert

เครองมอของ Google Sites

แสดงขอมลจาก Apps อนๆของ Google

(สามารถใส video จาก YouTube และ

Google Docs Video ได)

Gadgets อนๆ อกมากมาย

(กดท More gadgets เพอเพม gadget อนๆ)

56

ก าหนดสทธการเขาใชงาน site Google Sites สามารถใชเปนเครองมอสอสารภายในทม แผนก องคกร หรอ เผยแพรเนอหาสสาธารณะได โดยการ

ก าหนดสทธการเขาใชงาน site นน การตงคาการก าหนดสทธสามารถท าไดโดย

1. ทหนา site ใหกดท More actions > Sharing and Permissions

จะปรากฏหนาตางส าหรบตงคาการก าหนดสทธ

57

กดท Change… เพอตงระดบของ Visibility options (หลกการเดยวกบการก าหนดสทธของ Google Docs)

ทชอง Add people: สามารถใส account ของบคคลหรอกลม ทตองการ share site นแบบเฉพาะเจาะจงได

เชนเดยวกบ การ share Google Docs

บทสงทาย Google Apps for Business เปนบรการเครองมอสอสารและท างานรวมกน ทงภายในและระหวางองคกร ผ เขยน

หวงวา คมอชดนจะชวยใหผศกษาเขาใจหลกการใชงานในขนพนฐาน และสามารถน าไปประยกตการใชงานใหเหมาะสมกบ

การท างานของตนและองคกรเพอใหเกดเปนประโยชนสงสด

เนองจาก Google Apps for Business เปนบรการทมการพฒนาคณภาพ และมความสามารถใหมๆ เพมขนอย

ตลอดเวลา รายละเอยดบางสวนของคมอชดน เชน หนาตาการใชงาน หรอต าแหนงของสวนประกอบตางๆ อาจจะแตกตางไป

บาง ทงนการเขยนคมอชดนจะอธบายเปนสวนๆ ซงหากผศกษาท าความเขาใจไดแลว กสามารถทจะเรยนรความสามารถ

ใหมๆ ไดเองตอไป

หากคมอชดนมความผดพลาดประการใด ผ เขยนขออภยมา ณ ทน และหากผศกษาตองการสอบถามการใชงาน

เพมเตม สามารถตดตอไดท email address: google.support@tangerine.co.th