การปรับปรุงกระบวนการท างาน...

ส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต (สวทช.) 1

การปรบปรงกระบวนการท างานเพอลดความผดพลาดของเอกสารตดตอราชการ

น าเสนอโดยนางสปราณ บญวงษ

2

1. บทสรปของผบรหาร2. ขอมลเกยวกบองคกรและหนวยงาน3. การเรยนรความตองการและความคาดหวง ของ "ลกคาของกระบวนการทน าเสนอ" 4. กระบวนการและวธปฏบตในอดต 5. กระบวนการและวธปฏบตทไดปรบปรงใหม 6. การวดและวเคราะหคณภาพของผลการท างาน และประโยชนทไดรบ7. ปญหา อปสรรค และแนวทางในการแกไข8. ความทาทายตอไป 9. ปจจยแหงความส าเรจ และความยงยน 10. เอกสารอางอง

หวขอน าเสนอ

ส ำนกงำนพฒนำวทยำศำสตรและเทคโนโลยแหงชำต (สวทช.)

3

1.บทสรปของผบรหาร


Sample Text

เพมทกษะการปฏบตงานของพนกงาน และสามารถแกปญหางานทท าอยใหเกดความตอเนอง

พฒนากระบวนการภายใน และ การสอสารแบบมสวนรวมดวยหลกของการพฒนาคน พฒนางาน และ

พฒนาทมงาน

จดท าหลกสตร และเผยแพรความร เรองมาตรฐานการจดท าหนงสอ

ตดตอราชการทสามารถเขาถงไดงาย

บรรลเปาหมายรวมกน พนกงานมศกยภาพเพมขน เอกสารผดพลาด และเวลาทตองแกไขลดลง ตนทน

คาแรงการท างานลดลง

4

1.บทสรปของผบรหาร (ตอ)


จาก 141.15 ชม. เหลอ 2.25 ชม. คดเปน 98.29%

จาก 42,375 บาท เหลอ 725 บาท คดเปน 98.29%

เอกสารผดพลาดลดลงจาก 30% เหลอ 8%

เผยแพรความร และจดท าสอมาตรฐานของเอกสารตดตอราชการ

จดกจกรรม Knowledge sharing

☺ ลดระยะเวลาแกไขเอกสาร

☺ ลดตนทนคาแรงในการแกไขเอกสาร

☺ เพมคณภาพของเอกสารตดตอราชการ

☺ สรางมาตรฐานการปฏบตงาน

☺ สรางวฒนธรรมองคกรแหงการเรยนร

5

2. ขอมลเกยวกบองคกรและหนวยงาน


• วจย พฒนาและวศวกรรม และสนบสนนการวจยพฒนาและวศวกรรมของภาครฐบาล ภาคเอกชน และสถาบนการศกษา

• สงเสรมความรวมมอดานวจย พฒนาและวศวกรรมเพอพฒนาประโยชนเชงพาณชย ระหวางภาครฐบาล ภาคเอกชน และสถาบนการศกษา ตลอดจนนานาประเทศ

• ใหบรการวเคราะหทดสอบคณภาพผลตภณฑ สอบเทยบมาตรฐานและความถกตองของอปกรณ

• ใหบรการขอมลและใหค าปรกษาทางเทคโนโลย

• สนบสนนการเพมสมรรถนะ ในการเลอก และรบเทคโนโลยจากตางประเทศ• จดการโครงการลงทนและ

โครงการพฒนาทเกยวของกบการรบการถายทอดเทคโนโลยจากตางประเทศ

ด าเนนการและสงเสรม• การพฒนาโครงสราง

พนฐานทางวทยาศาสตรและเทคโนโลยของประเทศ

• การพฒนาก าลงคนดานวทยาศาสตรและเทคโนโลยทงในภาครฐบาลและภาคเอกชน

วตถประสงคการจดตง สวทช.

6



วสยทศน สวทช.

คานยมหลก

เปาหมาย สวทช.

Power toLead

• Nation First

• S&T Excellence

• Teamwork

• Deliverability

• Accountability and Integrity

“พนธมตรรวมทางทด สสงคมฐานความรดวยวทยาศาสตรและเทคโนโลย”

สรางผลงานตอบเปาหมายประเทศเพอสงเสรมระบบเศรษฐกจฐานนวตกรรมและสงเสรมคนไทยสศตวรรษท 21

เปาหมายประเทศ• ยทธศาสตรชาต 20 ป• ประเทศไทย 4.0, S-Curves• เศรษฐกจฐานนวตกรรม• เตรยมคนไทยสศตวรรษ 21

7



ความถกตอง ความครบถวน

ความรวดเรว และความตรงตอเวลา

ความเปนเลศ

ความสอดคลองตอกฎ ระเบยบ ขอบงคบทเกยวของ

ความถกตองตามหลกจรยธรรม โปรงใสตรวจสอบได

ความเชอมโยงในองครวม

นโยบายคณภาพ สวทช.

สวทช. ด าเนนกจกรรมดานบรหารคณภาพตงแตป 2537 โดยน าระบบบรหารคณภาพ ISO9001 เขามาด าเนนการ ใหเปนมาตรฐานสากล

Cr. https://th.wikipedia.org/wiki/PDCA

8

3. การเรยนรความตองการและความคาดหวงของ "ลกคาของกระบวนการทน าเสนอ"


☺ ลดตนทนในการใชทรพยากร

☺ พจารณาใหความเหนในหนงสอไดรวดเรว☺ ลดเวลาในการท างาน

ผบรหาร

ผรบบรการ

มความเขาใจทถกตองในการจดท าหนงสอ/เอกสารราชการ

สามารถจดท าเอกสารดวยรปแบบทถกตอง และใชค าทเหมาะสม

มแหลงสบคนและม Template มาตรฐานทใชงานไดสะดวก

4. กระบวนการและวธปฏบตในอดต


แนะน า/บอกกลาวใหปรบปรงแกไขเอกสารเมอพบเอกสารผดพลาด

สงคนตนเรองเพอแกไข

9

พบวา... พนกงานยงไมสามารถปฏบตงาน และแกปญหางานไดอยางตอเนอง

ขาดความรทถกตองในการจดท าเอกสารราชการ

ไมมแหลงสบคนขอมลทชวยสนนสนนการท างานทเปนมาตรฐาน

การปรบปรงกระบวนการเพอลดความผดพลาดของเอกสารตดตอราชการ

ตวชวด

รอยละความผดพลาดของ

เอกสารทกประเภททไดรบจาก

สวนงานภายใน

10

4. กระบวนการและวธปฏบตในอดต

11

5. กระบวนการและวธปฏบตทไดปรบปรงใหม


เปาหมายลดจ านวนเอกสารผดพลาด และระยะเวลาทตองแกไขใหได ไมนอยกวา 50% ภายในปงบประมาณ 2560

เผยแพรขอมลชวยเหลอ การจดท าหนงสอราชการ บนระบบ NSTDA Intranet

สราง Template มาตรฐานและ checklist บน Wiki

“ส ารวจพบเอกสารผดพลาดทตองแกไขคดเปน 30%”

12



อตราสวนเอกสารทแกไขเปรยบเทยบ กอน-หลง

ป 2560 เอกสารทตองแกไขลดลงจาก 30% → 10%

13



เอกสารทไมตองแกไข

เอกสารทตองแกไข

เอกสารทไมตองแกไข 90% เอกสารทตอง

แกไข 10%สายพฒนาก าลงคนทาง S&T 9%

สถาบนการจดการเทคโนโลยและนวตกรรมการเกษตร 51%

สายบรหารการวจยและพฒนา 13%

สายงานกจการพเศษ 20%

สายงานกลยทธองคกร 7%

บรรลเปาหมายป 2560 เอกสารทตองแกไขลดลงจาก 30% --> 10%

ภายในเอกสารทตองแกไข 10% พบวา...

51%


14

15



ปรบปรงขอมลแหลงสบคนดำนหนงสอ/เอกสำรตดตอรำชกำรบน NSTDA Intranet ใหมขอมลททนสมยอยเสมอ

เผยแพรสำระส ำคญของกำรจดท ำหนงสอ/เอกสำรตดตอรำชกำร บนคลงทรพยำกรกำรศกษำแบบเปด https://oer.learn.in.th

(โครงกำรระบบสอออนไลนเพอกำรเรยนรทำงไกล)

พฒนำหลกสตรและจดบรรยำย (Knowledge sharing) บนทกวดโอกำรบรรยำยเพอทบทวนควำมรไดอยำงตอเนอง จดท ำสอสรปสำระส ำคญของกำรจดท ำหนงสอ

เอกสำรรำชกำร และสำมำรถเขำถงขอมลไดดวย QR Code

เกบขอมลตรวจสอบผลลพธกบเปำหมำย วเครำะหผลทไดจำกกำรปรบปรงกำรท ำงำน ประเมนผล/รบ feedback จำกผเขำรบกำรอบรม

ประชมส ำรวจสภำพปญหำ และก ำหนดเปำหมำย กำรท ำงำนรวมกน

วเครำะหสำเหต และวำงแผนแนวทำงกำรด ำเนนงำน ลงพนทสอบถำมควำมเหน และควำมตองกำรของ

กลมเปำหมำย

มงเนนการพฒนากระบวนการภายในและการสอสารแบบมสวนรวม

16



สอบถามความตองการของพนกงานกลมเปาหมาย

จดกจกรรมบรรยาย Knowledge sharing

จดท าสอประชาสมพนธ และเขาถงขอมลไดดวย QR Code

ปรบปรงแหลงสบคนบน NSTDA Intranet

ส ำนกผอ ำนวยกำรOffice of the President

17



18



https://central.nstda.or.th/wiki2/oop/start

19



20

6. การวดและวเคราะหคณภาพของผลการท างาน และประโยชนทไดรบ


เอกสำรทไมตองแกไขเอกสำรทตองแกไข

เอกสารทไมตองแกไข 90%

เอกสารทตองแกไข 10%

(ส.ค.60)

เอกสำรทไมตองแกไข เอกสำรทตองแกไข

เอกสารทไมตองแกไข 92% เอกสารทตอง

แกไข 8%

(ม.ย.61)

ป 2560 – 2561 เอกสารทตองแกไขลดลงจาก 30% → 10% → 8%

21



เปาหมาย ลดจ านวนเอกสารผดพลาด และระยะเวลาทตองแกไขใหได ไมนอยกวา 50% ภายในปงบประมาณ 2560

☺ ลดระยะเวลาแกไขเอกสารจาก 141.15 ชม. เหลอ 2.25 ชม. คดเปน 98.29%☺ เพมคณภาพของเอกสารตดตอราชการ (ความผดพลาดลดลงจาก 30% เหลอ 8%)

22



เอกสารสถาบนจดการเทคโนโลยและนวตกรรมการเกษตร

สงหาคม 2560

51% 17%

มถนายน 2561

23



☺ ลดตนทนคาแรงของเวลาการแกไขเอกสารทผดพลาดจาก 42,375 บาท (ป 2560)

ลดลงเหลอ 725 บาท (ป 2561)

ท าใหประหยดคาใชจายมากขน คดเปน 98.29%

หมายเหต ตนทนคาแรงมาตรฐานระดบเจาหนาท ชวโมงละ 300 บาท หรอนาทละ 5 บาทเลขานการผบรหาร 1 คน ใชเวลาเฉลย 10 นาท ในการแกไขเอกสาร 1 ชด

24

7. ปญหา อปสรรค และแนวทางในการแกไข


ปจจยทสงผลกระทบตอเปาหมาย แนวทางการพฒนา

• พนกงานท างานดวยความ เรงรบไมไดตรวจทาน

• น าตวอยางหนงสอเดมมาปรบปรงแตไมไดใจความครบถวน

• ใหความส าคญเรองการท าเอกสารเปนล าดบทายๆ

• ก าหนดใหแนบเอกสารในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

• ปรบปรงคมอการปฏบตงานใน NSTDA Intranet

• ใหค าแนะน าการจดท าหนงสอไปในแนวทางเดยวกน

• ทบทวน/เผยแพรขอมลใหมๆ ของการท าเอกสารราชการ

25

8. ความทาทายตอไป


ทบทวน

ปรบปรง

เรยนร

พฒนา

ป 2560 : เมอประเมนโครงการในไตรมาส 4 ยงปรากฏความผดพลาดของเอกสาร แมเอกสารทตองแกไขลดลงจากรอยละ 30 เหลอรอยละ 10 และบรรลตามเปาหมายทก าหนดไว

ทมงานจงไดตกลงรวมกนทจะปรบปรงและพฒนากระบวนการอยางตอเนอง โดยเนนพฒนากระบวนการภายในและการสอสารแบบมสวนรวม

➢ เรยนร และประยกตใชแนวทางการท างานของผบรหาร➢ ปรบปรงกระบวนการเพอลดความผดพลาดของเอกสารจาก 8% → 4% → 0%➢ พจารณาบรรจหวขอการจดท าหนงสอ/เอกสารตดตอราชการในหลกสตร

ปฐมนเทศบคลากรใหม

26

9. ปจจยแหงความส าเรจ และความยงยน


ความสนใจ และการมสวนรวมของผรบบรการ

การมสวนรวมของทมงานในการวเคราะหปญหา โดยมความคาดหวงถงประโยชนของผรบบรการเปนส าคญ

การใหความสนบสนนของฝายบรการความรทาง S&T

การใหรางวลเพอเปนแรงเสรมกบหนวยงานทท าเอกสาร ผดพลาดนอยทสด

27

9. ปจจยแหงความส าเรจ และความยงยน


มความเขาใจการจดท าเอกสารทถกตอง

มคมอชวยท างานใหงายขน

มแหลงสบคนทใชงานงายและสะดวก สรางสรรคและพฒนางานรวมกนเปนทม

สวนรวมไดประโยชนจากการพฒนางาน

เปลยนอปสรรคเปนโอกาสทไดเรยนร

ผรวมกจกรรม คณะท างาน

ไดประโยชนจากสอประชาสมพนธ ฝกทกษะการแกปญหาเฉพาะหนา

28

10. เอกสารอางอง


https://slildemodel.comhttps://www.freepik.comhttps://www.flaticon.com

https://i.nstda.or.th/web/intranet

https://th.wikipedia.org/wiki/PDCA

ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ แกไขเพมเตม (ฉบบท๒) พ.ศ. ๒๕๔๘

ความรพนฐานในการเขยนหนงสอตดตอราชการ ส านกงาน ก.พ.

29

ถาม - ตอบ


การปรับปรุงกระบวนการท างาน...

Documents

Transcript of การปรับปรุงกระบวนการท างาน...