37

บทที่ 4 ผลการปฏิบัติงานตามโครงงาน

จากการท่ีไดปฏิบัติงานสหกิจศึกษา ณ บริษัท รุงเรืองการบัญชีและทนายความ จํากัด ในตําแหนง ผูชวยแผนกคอมพิวเตอร มีหนาท่ีเกี่ยวกับการบันทึกบัญชีในโปรแกรมบัญชี Express เชน การบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน การบันทึกใบซ้ือ - ขายสินคา ใบรับคืน - สงคืนสินคา ใบรับ - จายชําระหนี้ ใบนําฝากเช็ค ใบเบิกวัตถุดิบ การบันทึกภ.ง.ด.3 และภ.ง.ด.53 การตรวจรายงานภาษีซ้ือ - ภาษีขาย เปนตน

โครงงานนี้จะกลาวถึงการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันดวยโปรแกรมบัญชี Express ซ่ึงจากการปฏิบัติงานจะเห็นไดวาเอกสารการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันมีจํานวนมาก และเอกสารอาจยังมีความไมถูกตองครบถวน และผูบันทึกบัญชียังขาดทักษะในการใชโปรแกรมและในแตละปมีบุคคลภายนอกมาศึกษาหาความรูจํานวนมาก ทําใหพนักงานประจํามีการสอนงานในรูปแบบเดิมและใชเวลามากในการสอนงาน จึงเปนเหตุผลท่ีทําใหผูจดัทําเห็นความสําคัญในการอธิบายถึงขั้นตอนการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันดวยโปรแกรมบัญชี Express และการใชงานของเครื่องมือตาง ๆ ซ่ึงการนําโปรแกรมบัญชีเขามาชวยในการบันทึกบัญชีนั้นจะชวยเพิ่มประสิทธิภาพในการบันทึกขอมูลไดอยางถูกตอง ครบถวนสมบูรณ และยังบันทึกขอมูลไดอยางสะดวก รวดเร็ว ทันตอเวลาท่ีตองการใชขอมูลอีกดวย ขอมูลท่ีไดจัดเก็บไวในโปรแกรมบัญชี Express นั้นจะไมเกิดการสูญหาย สามารถเรียกดูขอมูลท่ีบันทึกไวไดตลอดเวลา

38

การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันดวยโปรแกรมบัญชี Express มีขั้นตอนดังตอไปนี้

4.1 การเตรียมเอกสารที่ใชในการบันทึกขอมูล

4.2 ขั้นตอนการเขาสูระบบโปรแกรมบัญชี Express

4.3 ข้ันตอนการบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน

1. การบันทกึบญัชใีนสมุดรายวันจายเงิน กรณีจายคาบริการทดสอบคุณภาพสินคา กรณีการจายชําระหนี ้

2. การบันทกึบญัชใีนสมุดรายวันทั่วไป กรณีจายเงินประกันสังคม กรณีจายคาการบญัช ี3. การบันทกึบญัชใีนสมุดรายวันรับเงนิ กรณีการรับชําระหนี ้

4. การบันทกึบญัชใีนสมุดรายวันขายเชือ่ กรณีการขายสินคาเปนเงนิเชือ่ กรณีลดหนี้/รับคืนสินคา 5. การบันทกึบญัชใีนสมุดรายวันซ้ือเชื่อ กรณีการซ้ือสินคาเปนเงินเชื่อ

4.4 เครื่องมือตาง ๆ ที่ใชในการบันทึกขอมูล

4.5 รายการแยกประเภท

39

4.1 การเตรียมเอกสารทีใ่ชในการบันทกึขอมูล

รูปท่ี 4.1 เอกสารการจายคาบรกิารทดสอบคณุภาพสินคา

40

รูปท่ี 4.2 เอกสารการจายชําระหนี ้

41

รูปท่ี 4.3 เอกสารการจายเงินประกันสังคม

42

รูปท่ี 4.4 เอกสารจายคาการบัญชี

43

รูปท่ี 4.5 เอกสารรับชําระหนี ้

44

รูปท่ี 4.6 เอกสารขายสินคาเปนเงินเช่ือ

45

รูปท่ี 4.7 เอกสารใบลดหนี้/รับคืนสินคา

46

รูปท่ี 4.8 เอกสารซ้ือสินคาเปนเงินเช่ือ

47

4.2 ขั้นตอนการเขาสูระบบโปรแกรมบัญชี Express

รูปท่ี 4.9 คลิกเลือกโปรแกรมบัญชี Express

รูปท่ี 4.10 กรอกรหัสผูใชและรหัสผาน กด OK

48

รูปท่ี 4.11 ใสรหัสบริษัทหรือเลือกบริษทั กด ตกลง

รูปท่ี 4.12 ใสวันท่ีทําการบันทึกขอมูล กด ตกลง

49

4.3 ขั้นตอนการบนัทึกบญัชีในสมุดรายวัน 4.3.1 ขั้นตอนการบนัทึกบญัชีในสมุดรายวันจายเงิน กรณีจายคาบริการทดสอบคุณภาพสินคา

รูปท่ี 4.13 เลือกเมนสูมุดรายวันจายเงิน ขั้นตอนที่ 1 เลือกเมนูบัญชี เลือกเมนูลงประจําวัน เลือกเมนูสมุดรายวันจายเงิน

รูปท่ี 4.14 ใสวันท่ีและรายละเอียด ขั้นตอนที่ 2 ใสวันท่ีตามเอกสาร วันท่ี 13/07/58 ใสรายละเอียด “จายคาบริการทดสอบคุณภาพสินคา บ. หองปฏิบัติการกลาง” เลขท่ี PV580713007 จะขึ้นใหโดยอัตโนมัติ ซ่ึงจะเรียงตามวันท่ีท่ีใสโดยจะเรียงจากป เดือน วันท่ี และลําดับท่ีเอกสาร

50

รูปท่ี 4.15 ใสเลขท่ีบัญชีและจํานวนเงิน ขั้นตอนที่ 3 ใสเลขท่ีบัญชี 111412 แลวช่ือบัญชีและคําอธิบายรายการจะขึ้นใหโดยอัตโนมัติ ใสจํานวนเงนิดานเดบิต 1,758.40 ใสเลขท่ีบัญชี 532880 ใสจํานวนเงินดานเดบิต 25,120.00 ใสเลขท่ีบัญชี 110101 ใสจํานวนเงินดานเครดิต 26,124.80 ใสเลขท่ีบัญชี 211450 ใสจํานวนเงนิดานเครดิต 753.60 หรือจํานวนเงินสุดทายสามารถกดปุม F2 จํานวนเงินจะขึ้นใหโดยอัตโนมัติ จํานวนเงินดานเดบิตและดานเครดิตตองเทากันเสมอ กด Save หรือกดปุม F9 ส้ินสุดขั้นตอนการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันจายเงนิ กรณีจายคาบริการทดสอบคุณภาพสินคา

51

4.3.2 ขั้นตอนการบนัทึกบญัชีในสมุดรายวันจายเงิน กรณีจายชําระหนี้

รูปท่ี 4.16 เลือกเมนูจายชําระหนี ้ขั้นตอนที่ 1 เลือกเมนูการเงิน เลือกเมนูจายเงิน เลือกเมนูจายชําระหนี ้

รูปท่ี 4.17 ใสเลขท่ีใบจายเงิน ขั้นตอนที่ 2 ใสเลขท่ีใบจายเงิน PS580515003 ใสวันท่ีทําเอกสาร 15/05/58 ใสรหัสผูจําหนาย ท - 008 เลือกรายการท่ีจายชําระหนี้ ใสยอดจาย 1,070.00 กดตกลง

52

รูปท่ี 4.18 เลือกเช็คจายลวงหนา ขั้นตอนที่ 3 เลือกรายการเช็คจายลวงหนา ใสเลขท่ีเช็ค QP01097183-1 ใสลงวันท่ี 15/07/58 ใสธนาคาร BBL (ธ. กรุงเทพฯ) ใสจํานวนเงิน 1,040.00 เลือกรายการภาษีหัก ณ ท่ีจายคางจาย ใสยอดชําระ 30.00 กดบันทึก กดดูรายการบัญชีในสมุดรายวนั

รูปท่ี 4.19 รายการบัญชีในสมุดรายวนัจายเงิน

ส้ินสุดขั้นตอนการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันจายเงิน กรณจีายชําระหนี ้

53

4.3.3 ขั้นตอนการบนัทึกบญัชีในสมุดรายวันทั่วไป กรณีจายเงนิประกันสังคม

รูปท่ี 4.20 เลือกเมนูสมุดรายวันท่ัวไป ขั้นตอนที่ 1 เลือกเมนูบัญชี เลือกเมนูลงประจําวัน เลือกเมนูสมุดรายวันท่ัวไป

รูปท่ี 4.21 ใสวันท่ีและรายละเอียด ขั้นตอนที่ 2 ใสวันท่ีตามเอกสาร วันท่ี 31/07/58 ใสรายละเอียด “บันทึกเงินประกนัสังคมสวนของนายจาง 07/58 (สนญ.)” เลขท่ี JV580731001 จะขึ้นใหโดยอัตโนมัติ ซ่ึงจะเรยีงตามวนัท่ีท่ีใสโดยจะเรยีงจากป เดือน วนัท่ี และลําดับท่ีเอกสาร

54

รูปท่ี 4.22 ใสเลขท่ีบัญชีและจํานวนเงิน ขั้นตอนที่ 3 ใสเลขท่ีบัญชี 620182 แลวช่ือบัญชีและคําอธิบายรายการจะขึ้นใหโดยอัตโนมัติ ใสจํานวนเงนิดานเดบิต 21,310.00 ใสเลขท่ีบัญชี 211210 ใสจํานวนเงินดานเดบิต 21,310.00 หรือจํานวนเงินสุดทายสามารถกดปุม F2 จํานวนเงินจะขึน้ใหโดยอัตโนมัติ จํานวนเงินดานเดบิตและดานเครดติตองเทากนัเสมอ กด Save หรือกดปุม F9 ส้ินสุดขั้นตอนการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันท่ัวไป กรณีจายเงนิประกันสังคม

55

4.3.4 ขั้นตอนการบนัทึกบญัชีในสมุดรายวันทั่วไป กรณีจายคาการบญัช ี

รูปท่ี 4.23 เลือกเมนูสมุดรายวันท่ัวไป ขั้นตอนที่ 1 เลือกเมนูบัญชี เลือกเมนูลงประจําวัน เลือกเมนูสมุดรายวันท่ัวไป

รูปท่ี 4.24 ใสวันท่ีและรายละเอียด ขั้นตอนที่ 2 ใสวันท่ีตามเอกสาร วันท่ี 03/08/58 ใสรายละเอียด “บันทึกคาการบัญชี ประจําเดือน 08/58 ” เลขท่ี JV580803001 จะขึ้นใหโดยอัตโนมัติ ซ่ึงจะเรียงตามวนัท่ีท่ีใสโดยจะเรียงจากป เดือน วนัท่ี และลําดับท่ีเอกสาร

56

รูปท่ี 4.25 ใสเลขท่ีบัญชีและจํานวนเงิน ขั้นตอนที่ 3 ใสเลขท่ีบัญชี 621300 แลวช่ือบัญชีและคําอธิบายรายการจะขึ้นใหโดยอัตโนมัติ ใสจํานวนเงนิดานเดบิต 19,000.00 ใสเลขท่ีบัญชี 211650 ใสจํานวนเงินดานเดบิต 19,000.00 หรือจํานวนเงินสุดทายสามารถกดปุม F2 จํานวนเงินจะขึน้ใหโดยอัตโนมัติ จํานวนเงินดานเดบิตและดานเครดติตองเทากนัเสมอ กด Save หรือกดปุม F9 ส้ินสุดขั้นตอนการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันท่ัวไป กรณีจายคาการบัญชี

57

4.3.5 ขั้นตอนการบนัทึกบญัชีในสมุดรายวันรับเงิน กรณีรับชําระหนี้

รูปท่ี 4.26 เลือกเมนูรับชําระหนี ้ขั้นตอนที่ 1 เลือกเมนูการเงิน เลือกเมนูรับเงิน เลือกเมนูรับชําระหนี ้

รูปท่ี 4.27 ใสเลขท่ีและวันท่ี ขั้นตอนที่ 2 ใสเลขท่ีใบเสร็จ RER5807021 ใสวันท่ีใบเสร็จ 03/07/58

58

รูปท่ี 4.28 เลือกรายการท่ีจะรับชําระหนี ้ขั้นตอนที่ 3 เลือกรหัสลูกคา ศ-063 เลือกรายการท่ีจะรับชําระหนี้ กดทํางาน F5 ใสยอดชําระ 2,580.00 กดตกลง

รูปท่ี 4.29 เลือกการรับชําระหนี้เปนเงินสด

ขั้นตอนที่ 4 เลือกการรับชําระหนี้ เปนเงนิสด กดตกลง ใสจํานวนเงิน 2,502.00

59

รูปท่ี 4.30 เลือกรายการสวนลดเงินสด ขั้นตอนที่ 5 เลือกรายการสวนลดเงินสด ใสจํานวนเงิน 77.40 เลือกรายการสวนขาดเงนิเกิน ใสจํานวนเงนิ 0.60 ยอดชําระจริงกับยอดชําระตามใบกํากับจะตองเทากันเสมอ กดบันทึก กดเครื่องมือดูรายการบัญชีในสมุดรายวนั หรือกด Ctrl + J

รูปท่ี 4.31 ดูรายการบัญชีในสมุดรายวันรับเงิน ส้ินสุดขั้นตอนการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันรับเงนิ กรณรีับชําระหนี ้

60

4.3.6 ขั้นตอนการบนัทึกบญัชีในสมุดรายวันขายเชือ่ กรณีขายสินคาเปนเงนิเชือ่

รูปท่ี 4.32 เลือกเมนูขายเงินเช่ือในประเทศ ขั้นตอนที่ 1 เลือกเมนูขาย เลือกเมนขูายเงินเช่ือ เลือกเมนูขายเงินเช่ือในประเทศ

รูปท่ี 4.33 ใสเลขท่ีเอกสาร ขั้นตอนที่ 2 ใสเลขท่ีเอกสาร IV1507008 ใสวันท่ี 01/07/58 ใสรหัสลูกคา อ - 047 ใสประเภทราคา รวม VAT

61

รูปท่ี 4.34 ใสรายละเอียดสินคา ขั้นตอนที่ 3 ใสรหัส 0171 ใสคลัง 01 ใสจํานวน 13 ใสราคาตอหนวย 100 ใสจํานวนเงิน 1,300

รูปท่ี 4.35 ใสสวนลด

ขั้นตอนที่ 4 ใสชองหักสวนลด 30% กดบันทึก กดเครื่องมือดูรายการบัญชีในสมุดรายวนั

62

รูปท่ี 4.36 รายการบัญชีในสมุดรายวนัขายเช่ือ ส้ินสุดขั้นตอนการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันขายเช่ือ กรณีขายสินคาเปนเงินเช่ือ

63

4.3.7 ขั้นตอนการบนัทึกบญัชีในสมุดรายวันขายเชือ่ กรณีลดหนี้/รับคืนสินคา

รูปท่ี 4.37 เลือกเมนูใบลดหนี/้รับคนืสินคา

ขั้นตอนที่ 1 เลือกเมนูการเงิน เลือกเมนูรับเงิน เลือกเมนูใบลดหนี/้รับคนืสินคา

รูปท่ี 4.38 ใสเลขท่ีใบลดหนี ้ขั้นตอนที่ 2 ใสเลขท่ีใบลดหนี้ SRD5807001 ใสวันท่ี 06/07/58 ใสรหัสลูกคา ด - 014 ใสเลขท่ีใบกํากับ IV15020251

64

รูปท่ี 4.39 ใสมูลคาสินคาตามใบกํากับภาษีเดิม ขั้นตอนที่ 3 เลือกประเภทราคา แยก VAT ใสมูลคาสินคาเดิม 4,410.28 กดตกลง

รูปท่ี 4.40 เลือกรายการสินคา ขั้นตอนที่ 4 เลือกรายการสินคา ใสรายละเอียดสินคา รับคืนสินคาใส Y ใสจํานวน 2 กดตกลง

65

รูปท่ี 4.41 กดบันทึก ขั้นตอนที่ 5 กดบันทึก กด ดูรายการบัญชีในสมุดรายวัน

รูปท่ี 4.42 รายการบัญชีในสมุดรายวนัขายเช่ือ ส้ินสุดขั้นตอนการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันขายเช่ือ กรณีลดหนี้/รับคืนสินคา

66

4.3.8 ขั้นตอนการบนัทึกบญัชีในสมุดรายวันซ้ือเชือ่ กรณีซ้ือสินคาเปนเงินเชือ่

รูปท่ี 4.43 เลือกเมนูซ้ือเงินเช่ือ ขั้นตอนที่ 1 เลือกเมนูซ้ือ เลือกเมนูซ้ือเงินเช่ือ เลือกเมนูซ้ือเงินเช่ือ - วัตถุดิบ

รูปท่ี 4.44 ใสเลขท่ีใบรับสินคา ขั้นตอนที่ 2 ใสเลขท่ีใบรับสินคา RM580618001 ใสวันท่ี 18/06/58 ใสรหัสผูจําหนาย พ - 002 ใสเลขท่ีบิล PM5806078 ใสประเภทราคา แยก VAT

67

รูปท่ี 4.45 ใสรหัสสินคา ขั้นตอนที่ 3 ใสรหัสสินคา 1511002 ใสคลัง 01 ใสจํานวน 1,300,000 ใสจํานวนเงิน 93,551.40

รูปท่ี 4.46 ใสรหัสภาษีรอใชสิทธิ ขั้นตอนที่ 4 ใสรหัสภาษีรอใชสิทธิ 111413 ใสคลัง 01 ใสจํานวน 1 ใสราคาตอหนวย 6,548.60 ใสจํานวนเงนิ 6,548.60 ชองภาษีมูลคาเพิ่มใส 0 กดบันทึก กดเครื่องมือดูรายการบัญชีในสมุดรายวนั

68

รูปท่ี 4.47 รายการบัญชีในสมุดรายวนัซ้ือเช่ือ ส้ินสุดขั้นตอนการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันซ้ือเช่ือ กรณซ้ืีอสินคาเปนเงินเช่ือ

69

4.4 เคร่ืองมือตาง ๆ ที่ใชในการบนัทึกขอมูล

รูปท่ี 4.48 การเพิ่มขอมูลใหม (Alt + A)

รูปท่ี 4.49 การแกไขขอมูล (Alt + E)

70

รูปท่ี 4.50 การยกเลิกเอกสาร (Alt + C)

รูปท่ี 4.51 การลบขอมูล (Alt + D)

71

รูปท่ี 4.52 การแกไขขอมูล

รูปท่ี 4.53 การบันทึกขอมูล (F9)

72

รูปท่ี 4.54 ไปยังขอมูกแรก (Ctrl + Home)

รูปท่ี 4.55 ไปยังขอมูลท่ีแลว (PageUp)

73

รูปท่ี 4.56 ไปยังขอมูลถัดไป (PageDown)

รูปท่ี 4.57 ไปยังขอมูลสุดทาย (Ctrl + End)

74

รูปท่ี 4.58 การคนหาเอกสารหรือรหัสขอมูล (Alt + S)

รูปท่ี 4.59 การพิมพเอกสาร (Alt + P)

75

รูปท่ี 4.60 การเขาไปในรายการสินคา (F8)

รูปท่ี 4.61 การส่ังใหลงบัญชีใหมอีกครั้ง (Alt + J)

76

รูปท่ี 4.62 การดรูายการบัญชีในสมุดรายวนั (Ctrl + J)

รูปท่ี 4.63 การเรียกใชเครื่องคิดเลข (Shift + F2)

77

รูปท่ี 4.64 เลือกเมนูจัดการแฟมขอมูล

รูปท่ี 4.65 ระบบจัดการแฟมขอมูล

78

4.5 รายการแยกประเภท

รูปท่ี 4.66 รายการแยกประเภท (ภาษีซ้ือ)

รูปท่ี 4.67 รายการแยกประเภท (ภาษีขาย) เม่ือเตรียมเอกสารท่ีใชในการบันทึกขอมูลแลว ก็นํามาบันทึกขอมูลลงในโปรแกรมบัญชี Express เชน เอกสารการซ้ือ - ขายสินคา เอกสารการรับ - จายชําระหนี้ หรือเอกสารอ่ืน ๆ ท่ีเกี่ยวของ เม่ือบันทึกขอมูลครบถวนสมบูรณแลว ก็ตรวจสอบความเรียบรอยอีกครั้งจากนั้นจึงตรวจสอบรายการแยกประเภทภาษีซ้ือ - ภาษีขาย ของเอกสารท่ีบันทึกวาจํานวนเงินนั้นตรงกับของลูกคาหรือไม เม่ือถูกตองตรงกันแลวก็นํารายงานภาษีซ้ือ - ภาษีขาย สงใหกับแผนกตอไป