บทที่ 1...

วทยากร อ.สเทพ โลหณต “TUNING ADVANCED FOR MS-EXCEL (การปรบแตงเครองมอระดบสงสาหรบงานขาย)”

1

บทท 1

การอางองเซลในสตร

รปแบบการอางองเซลในสตร

การอางองเซลทไมถกตองทาใหผลลพธจากสตรมขอผดพลาด ซงการอางองตาแหนงเซลขอมลไมถกตอง เราจาเปนจะตองทราบและเขาใจวธการอางองเซลในแบบตางๆ ซงมอย 3 แบบ 1. อางองเซลแบบสมพทธ (Relative Reference) การอางองแบบนเปนการอางองททาใหตาแหนงเซล ทอางองในสตรเปลยนไปโดยอตโนมต เมอคดลอกเซลนนไปยงตาแหนงอน ตารางตอไปนจะแสดงตวอยางการอางองเซลแบบสมพทธ

2. อางองเซลแบบสมบรณ(Absolute Reference) การอางองเซลแบบนมาใชอางองตาแหนงเซลทเกบขอมลซงเปนคาคงท หรอคาทไมตองการเปลยนแปลงระหวางการคานวณ ดวยวธนจะระบตาแหนงเซลคงทเสมอ เชนถาอางเซล A2 ไมวาจะคดลอกสตรไปเซลใด การอางองตาแหนงเซล A2 ในสตรกจะคงเดมไมเปลยนไปตามตาแหนงเซลทเกบสตรในขณะนน โดยใสเครองหมาย $ หนาตาแหนงแถวและคอลมนของเซลทตองการเจาะจง


2

3. อางองเซลแบบผสม(Mixed Reference)

การอางองแบบนเปนการนาวธอางองแบบสมพทธและแบบสมบรณมาใชอางองเซลเดยวกน โดยเปนการกาหนดใหตาแหนงแถวหรอตาแหนงคอลมนอยางใดอยางหนงเทานนคงท และใหสวนทเหลอใชในการเปลยนแปลงได


3

บทท 2

การใช ฟงกช นและสตรคานวณ

ฟงกช นกคอสตรสาเรจประเภทหนงของ Excel ทสามารถนามาใชงานไดทนทภายใตรปแบบทกาหนดเรยบรอยแลว เพอชวยในการคานวณหาผลลพธทตองการ ทาไดอยางรวดเรว ประหยดเวลา และลดความยงยากในการสรางสตรซบซอน ซง Excel ไดเตรยมฟงกชนไวใหใชงานมากมาย โครงสรางของฟงกช น

ฟงกช นแตละตวจะมองคประกอบหลกทเหมอนกนคอ ชออารกวเมนตตามรปแบบตอไปน

รปแบบ ชอฟงกช น (อารกวเมนต1, อารกวเมนต 2, อารกวเมนต3, ....อารกวเมนต n) ชอฟงกช น (Function Name) เปนสวนทจะบอกใหผใชทราบอยางคราวๆวาฟงกชนนนทาหนาท

อะไร เชน ฟงกชน SUM ใชหาคาผลรวม,ฟงกชน AVERAGE ใชหาคาเฉลย,ฟงกชน MAX ใชหาคาสงสด เปนตน

อารกวเมนต (Argument) เปนสวนทใหผใชใสขอมลเพอนาไปใชในการคานวณหาผลลพธซงขอมลนอาจเปนไดทงคาทเปนตวเลข ขอความ หรออางองตาแหนงเซล /ชวงเซลกได ขนกบขอกาหนดของแตละฟงกชน โดยจานวนอารกวเมนตอาจมเพยงตวเดยว หลายตว หรออาจไมมอารกวเมนตเลยในฟงกชนนนกได ตวอยางเชน SUM (15,20,35) ชอฟงกชนคอ SUM สวนอารกวเมนตคอ 15 20 และ35 การทางานของฟงกชนกคอนาตวเลขทง 3 มาบวกกน โดยผลลพธคอ 70

ขอกาหนดในการใชงานฟงกช น

สามารถนาฟงกช นมาใชในสตรรวมกบตวถกดาเนนการอนๆ เชน =B10*2+C5+SUM(A3:A9)

หรอจะนามาใชเดยวๆโดยไมใชรวมกบสตรใดๆกได ซงในทนจะตองนาหนาชอฟงกช นนนดวยเครองหมาย =เสมอ เหมอนกบการใชสตรทวๆป เชน AVERAGE(A1:A10)

ขณะพมพชอฟงกช น จะใชอกษรตวเลกหรอตวใหญกได ถาชอถกตอง Excel จะเปลยนเปนตวใหญใหเองทงหมด แตถาไมถกตองตามชอทกาหนดไว จะแสดงขอผดพลาดใหทราบ

ถดจากชอฟงกช น ใหใสเครองหมายวงเลบเปด ”(” โดยไมตองเวนวรรค แลวใสอารกวเมนตตามรปแบบการใชฟงกชนนนๆ เสรจแลวใหใสเครองหมายวงเลบปด “)”

ถาฟงกช นมอารกวเมนตหลายๆตว ตองคนแตละตวดวยเครองหมาย , (Comma) ตวอยางเชน SUM(B3,B5,B7)


4

ถาฟงกช นนนไมม อารกวเมนตใดๆ เลยกจะตองใสเครองหมายวงเลบเปดและวงเลบปดตอทายชอฟงกชนนนทกครง ตวอยางเชน =PI()

อารกวเมนตทเปนขอมลตวเลข(Numeric) ซงจะนาไปใชในการคานวณ ใหพมพเขาไปตรงๆหามใสสญลกษณทใชกาหนดตวเลข เชน ฿ & และ , เปนตน

ถาอารกวเมนต เปนขอมลแบบขอความ (Text) หรอขอมลแบบวนทและเวลา จะตองอยในเครองหมาย “ ” เสมอ เชน PROPER(“Microsoft Excel “) , YEAR(“31 January 2011”) , HOUR(“8.30 AM”)

ฟงกช นทางดานคณตศาสตร

ฟงกช นในกลมนมความสาคญมากอกกลมหนง เพราะเปนฟงกชนทเกยวกบการคานวณหลายตว ทนาไปประยกตใชงานกบดานตางมากมาย เชนฟงกชน SUM, SUMIF, SUMPRODUCT, ROUND

ฟงกช น SUM

ฟงกช นทถกนามาใชงานมากทสดฟงกชนหนง ทาหนาทสงกลบผลรวมของขอมลตวเลขสามารถ

เรยกใชฟงกชนนไดอยางรวดเรวโดยการคลกป ม

รปแบบ SUM (number1, number2,…) number1, number2,… ตวเลขทจะนามาบวกกนหรออางองไปยงเซล/ชวงเซลทจะนามาบวกกน

โดยจานวนอารกวเมนตมไดต งแต 1 ถง 30 ตว

ตวอยางการใชงานฟงกช น


5

ตวอยางนจะปอนสตร =SUM(C3:C5) ลงในเซล C6 เพอหาผลรวมยอดขายหนงสอแตละหมวดแตละ

ไตรมาส 1 หากตองการทราบผลรวมในไตรมาส อนดวยใหคดลอกไปทเซล D6:F6 ตาแหนงอางองเซลจะถกปรบใหโดยอตโนมต

ฟงกช น SUMIF

เปนฟงกชนสงกลบคาผลรวมแบบมเงอนไข ตวอยางเชน หาจานวนพนกงานทงหมดในแผนกบญชทม

เงนมากกวา 20,000 บาท รปแบบ SUMIF (range, criteria, sum_range)

range ชวงเซลทจะนามาเปรยบเทยบกบเงอนไขทระบไว criteria เงอนไขทระบไวเพอใหไดผลลพธตามเปาหมาย โดยเงอนไขนเปนไดทงตวเลข นพจน

หรอขอความ sum_range ชวงเซลขอมลทจะนามาหาผลรวมตามเงอนไขทระบ



6

ในตวอยางนจะปอนสตร =SUMIF(D3:D8,B10,H3:H8) ลงในเซล C10 จะเหนวาในสวนของอารกวเมนต range คอ D3:D8 ซงเกบชอพนกงานทงหมดทจะนามาเปรยบกบเงอนไขในเซล B10 เพอหาชอพนกงานทตรงกบ “เจนจรา” เทานน หลงจากนนจะนาเงนในชวงเซล H3:H8 เฉพาะทเปนยอดขายของเจนจรามาบวกกน ฟงกช นSUMPRODUCT

เปนฟงกชนสงคากลบผลรวมของผลคณตวเลขทอยตางชวงขอมลหรอตางอารเรยกน โดยตาแหนงของขอมลแตละตวทนามาคณกนตองสอดคลองกน

รปแบบ SUMPODUCT(array1,array2,array3,…)

array1,array2, array3,… อารเรยขอมลทงหมดทตองการนาขอมลจากแตละอารเรยมาคณกนโดยขอมลทนามาคณกนนตองมตาแหนงสอดคลองกนดวย



7

จากตวอยาง ไดปอนสตร =SUMPRODUCT(C3:C7,D3:D7) ลงในเซล C9 เพอนาขอมลจานวนเลมและราคาตอเลมของหนงสอแตละรายการมาคฯกน หลงจากนนนาผลคณของทกรายการมาบวกกนไดผลลพธเทากบ 629,600 ฟงกช น ROUND เปนฟงกชนปดคาตวเลข โดยใหมจานวนหลกทศนยมเทากบทระบไว ถาตวเลขมคาตงแต 5 ขนไปใหปดขน ถามคาตงแต 4 ลงใหปดลง

รปแบบ ROUND (number, num_digits)

number ตวเลขทตองการนามาปดเศษ num_digits ตวเลขทใชระบจานวนหลกทรพยหรอความแมนยาในการปดเศษ

ถา num_digits มากกวาศนย จานวนหลกทศนยมหลงปดเศษจะเทากบคาทระบไว ตวอยางเชน ROUND(25.1254,2) = 25.13

ถา num_digits เทากบศนยจะปดคาตวเลขเปนจานวนเตมทใกลเคยงทสด ตวอยางเชน ROUND(25.1254,0) = 25


8

ถา num_digits นอยกวาศนย ตวเลขหนาจดทศนยมจะถกนามาปดคาโดยไปทางซายตามจานวนหลกทระบไว ตวอยางเชน ROUND(25.1254,-1) = 30


สตรท 9 คา TRUE เทากบ 1 หรอ (01.1) ดงนนตาแหนงของ -1จงเปนตาแหนงของ 1 ทอยหนาจดทศนยม เมอถกปดคาลงจงไดผลลพธเทากบศนย ฟงกช นทางดานสถต(Statistics)

เปนกลมฟงกช นทใชวเคราะหขอมลทางดานสถตของไดอะลอกบอกซ จะมฟงกชน 80 ฟงกชน ซงเราจะเลอกบางฟงกชนทจาเปนมาใชงาน ซงจะแบงเปนกลมฟงกช นยอยๆ ฟงกชนจดลาดบขอมล เชน RANK ฟงกชนการนบจานวนขอมล เชน COUNTIF ฟงกช น RANK

เปนฟงกชนสงกลบคาลาดบทของตวเลขทอยในชดขอมลทระบ โดยสามารถกาหนดการจดเรยง

ตาแหนงเรมจากนอยไปมาก หรอเรมจากมากไปนอย


9

รปแบบ RANK (number, ref, order) number : คาตวเลขหรอการอางองไปยงเซลทมคาตวเลขทตองการนามาหาลาดบท ref : การอางองไปยงชวงเซลขอมลตวเลข order : ตวเลขระบวธเรยงลาดบขอมล

ถา Order มคาเทากบศนยหรอละคาไว หมายถง ใหเรยงลาดบจากมากไปนอย ถาเปนตวเลขอนๆจะ

หมายถงใหเรยงจากนอยไปมาก ตวอยางการใชงานฟงกช น

ตวอยางการหาลาดบทของคะแนนผลสอบ โดยคอลมน E ใหใสสตร =RANK(D5,$D$5:$D$12) ในเซล E6:E12 โดยละคาในอารกวเมนต order ไว เพอจดลาดบคะแนนจากมากไปนอย สวนคอลมน F ใสสตร =RANK(D5,$D$5:$D$12,1) ในเซล F5 แลวคดลอกมาทเซล F6:F12 โดยกาหนดใหคาในอารกวเมนตเทากบ 1 เพอจดเรยงลาดบทของคะแนนจากนอยไปมาก

ฟงกช น COUNTIF

เปนฟงกชนสงกลบจานวนเซลทงหมดทไมใชคาวางทอยในชวงเซลทระบโดยกาหนดเงอนไขในการนบจานวน

รปแบบ COUNTIF (rang, criteria) range อางองไปยงชวงเซลทตองการนามานบจานวนขอมลทไมใชคาวางตามเงอนไขทกาหนดใน

criteria


10

criteria เงอนไขทอยในรปของตวเลข ขอความ หรอนพจน เพอใชเปนตวกาหนดวาเซลใดบางทจะถกนบหรอไมถกนบ


การกาหนดเงอนไข Criteria ของฟงกชน COUNTIF นน เราสามารถกาหนดแบบเปนชวงได เชน

เงอนไขทตองการหาจานวนพนกงานททายอดขายตงแต 50,000 ถง 100,000 บาท จงใชวธนาจานวนพนกงานททายอดขายนอยกวา 50,000 บาท มาลบออกจากจานวนพนกงานททายอดขายนอยกวา หรอเทากบ 100,000 ไดคาตอบคอ 4 คน

ฟงกช นทางดานตรรกศาสตร

ฟงกช นในกลมนมจานวนนอยทสด แตมความสาคญอยางยงตอการสรางสตรทตองกาหนดเงอนไขใน

การตรวจสอบคาตางๆ ซงมกหลกเลยงไมพนอยแลวในการทางานจรงดงนนการเขาใจหลกการทางานของฟงกชนแตละตวอยางถองแทจรงเปนเรองจาเปน เพอใหสามารถนาไปประยกตใชไดอยางถกตองและเกดประโยชนสงสด


11

ฟงกช น IF

เปนฟงกชนทใชตรวจสอบเงอนไขวาเปนจรงหรอเทจ หลงจากนนใหไปคานวณคาตามทกาหนดไวเปน

ฟงกชนทถกนามาใชสตรตางๆมากทสดฟงกช นหนง รปแบบ IF (logical_test,value_if_true,value_if_false)

logical_test: คาหรอนพจนใดๆทจะนามาทดสอบวาเปนจรง(TRUE)หรอเทจ(FALSE) value_if_true: คาทฟงกช น IF จะสงกลบมาให ถา logical_test เปนจรงโดยคาใน value_if_true

นอาจระบเปนคาคงท หรอเปนสตรการคานวณกได value_if_false: คาทฟงกช น IF จะสงกลบมาให ถา logical_test เปนเทจ โดยคาใน value_if_false

นอาจระบเปนคาคงท หรอเปนสตรการคานวณกได ตวอยางการใชงานฟงกช นท1

ตวอยาง สตรท 1 กาหนดเงอนไขวา ถา D2=5 เปนจรง ใหแสดงขอความ เทากน ถาเปนเทจใหแสดง

ขอความ ไมเทากน ผลลพธทไดคอ ไมเทากน เพราะ D2 ไมเทากบ 5 สตรท 2 ถาใสเครองหมาย , ตอทายอารกวเมนต Value_if_true โดยไมใสคาอารกวเมนต

Value_if_false จะไดผลลพธเปนศนย ถาเงอนไขเปนเทจ


12

สตรท 3 ถาไมใสเครองหมาย ,ตอทายอารกวเมนต Value_if_true จะได ผลลพธเปน FALSE ถาเงอนไขเปนเทจ

สตรท 4 ถาเงอนไขเปนจรง และไมใสคาอารกวเมนต Value_if_true จะไดผลลพธเปนศนย


ภาพ A เปนตวอยางการใชฟงกชน IF ตรวจสอบการคดคาคอมมชชนของพนกงานไตรมาส 1 โดยตง

เงอนไขวา ถายอดขายตากวา 100,000 บาท จะไดคาคอมมชชน 3 % แตถาไมตามเปาหมายหรอสงกวาจะไดคาคอมมชชน 5% สตรทปอนในเซล E3 คอ =IF(D3<100000,D3*3%,D3*5%) การทางานของสตรนคอ ถาเงอนไข D3<100000 ใหไปคานวณ D3*3% แตถาเงอนไขเปนเทจใหไปคานวณคา D3*5%

ภาพ B ใชฟงกชน IF ซอนกน 2 ระดบ เพอตรวจสอบเงอนไขทซบซอนมากขน โดย IF ตวแรกจะ

ตรวจสอบวายอดขายตากวา 100000 หรอไม ถาตากวาใหคานวณคา D3*3% แตถาสงกวาหรอเทากบ 100000


13

ใหใช IF ตวทสองตรวจสอบวายอดขายเทากบ 100000 หรอไม ถาเทากบ 100000 ใหคานวณคา D3*5% แตถาสงกวา 100000 ใหคานวณคา D3*7% ฟงกช น AND

เปนฟงกชนทสงกลบคาตรรกะ TRUE ถาเงอนไขทงสองทนามาเปรยบเทยบกนใหคาทเปนจรง TRUE

ทงหมด และจะสงกลบคา FALSE ถาเงอนไขตวหนงใหคาเปนเทจ (FALSE) ฟงกชน AND น สามารถนามาใชรวมกบฟงกชน IF เพอตรวจสอบเงอนไขตางๆทต งไว

รปแบบ AND (logical1,logical2,…) Logical1,logical2,… เงอนไขทสามารถกาหนดไดตงแต 1 ถง 30 เงอนไข ทจะถกนามา

ตรวจสอบวาเปนจรง (TRUE) หรอเทจ (FALSE) ตวอยางการใชงานฟงกช น


14

ภาพ A แสดงตวอยางสตรทนาฟงกช น AND มาใชในแบบตางๆ โดยสตรท 1-3 นาคาตรรกะ TRUE และ

FALSE มาเปรยบเทยบกน สวนสตร 4 นาคาตรรกะทไดจากสตร 2*2=6 (FALSE) และ 1+2=3(TRUE) มาเปรยบเทยบกนไดผลลพธเปน FALSE

ภาพ B เปนตวอยางการประยกตใชฟงกช น AND ในตารางแสดงผลสอบขอเขยนและคะแนนสอบ

สมภาษณ โดยผสอบจะไดอยางนอย 60 คะแนน ทงสองลมถงจะถอวาผาน ในตวอยางนจะนาฟงกชน IF มาใชดวยเพอกาหนดและตรวจสอบเงอนไขดงกลาวโดยสรางสตร =IF(AND((D3>=60),(E3>=60)),"ผาน","ไมผาน") ไวทเซล F3 แลวคดลอกมาทเซล F4:F12 การทางานของสตรจะตรวจสอบวา D3>=60และ E3>=60 เปนจรงทงคหรอไม ถาเปนจรงทงคใหแสดงขอความผานแตถามตวใดตวหนงเปนเทจหรอเปนเทจทงคใหแสดงขอความวาไมผาน


15

ฟงกช น OR เปนฟงกชนทสงกลบคาตรรกะ TRUE ถาเงอนไขทงสองทนามาเปรยบเทยบกนมตวใดตวหนงใหคา

เปนจรง TRUE และจะสงกลบคา FALSE ถาเงอนไขทงสองเปนคาเทจ FALSE ฟงกช น OR น สามารถนามาใชรวมกบฟงกชน IF เพอตรวจสอบเงอนไขตางๆทต งไว

รปแบบ OR (logical1,logical2,…) Logical1,logical2,… เงอนไขทสามารถกาหนดไดตงแต 1 ถง 30 เงอนไข ทจะถกนามาตรวจสอบ

วาเปนจรง (TRUE) หรอเทจ (FALSE)



16

ภาพ B เปนตวอยางการประยกตใชฟงกช น OR เพอดวามพนกงานคนใดไดรบโบนสพเศษบาง โดยตงเงอนไขวาผทจะไดรบโบนสพเศษตองมอายการทางานมากกวา 5 ป หรอตองทายอดขายสงกวา 300,000 บาท โดยสรางสตร =IF(OR(D3>5,E3>300000),"ไดรบ","ไมไดรบ") ไวทเซล F3 แลวคดลอกมาทเซล F4:F10

ฟงกช นทใชค นหาขอมล

ฟงกช นทงหมดในกลมนจะเปนฟงกชนท ทาหนาทเกยวของกบการคนหาขอมล เชนฟงกชน VLOOKUP ทใชคนหาในแนวแถวและแนวคอลมนของตาราง ฟงกชน MATCH ทใชคนหาตาแหนงของขอมลทระบไว เปนตน

ฟงกช น VLOOKUP

เปนฟงกชนคนหาคาในคอลมนแรกของตารางหรออารเรยขอมล แลวสงกลบคาทอยในคอลมนเดยวกน

ของแถวทระบไว

รปแบบ VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) lookup_value ขอมลทจะคนหา table_array ตารางขอมล col_index_num คอลมนทจะนามาคานวณ range_lookup คาตรรกะทตองการใหคา vlookup หาคาทตรงกนอยางแทจรง ตวอยางการใชงานฟงกช น


17

สตรท 1 รหสพนกงานทจะคนหาคอ ธร-1003 โดยกาหนดให range_ lookup คอ TRUE ได ผลลพธคอ #N/A เนองจากไมพบคาทตรงกนหรอนอยกวา ธร-1003 ฟงกช น CHOOSE

เปนฟงกชนสงกลบคาทเลอกจากรายการโดยระบตวดชนทใชในการเลอกคา

index_num ระบคาตวเลขทใชเปนดชนบอกลาดบคาทจะเลอกจากรายการโดยตวเลขนจะมคาไดตงแต 1 ถง 29

ถา index_num เทากบ 1 ฟงกชน CHOOSE จะสงกลบคา Value1,ถาindex_num เทากบ 2 ฟงกช น CHOOSE จะสงกลบคา value2 และใหผลทานองเดยวกน สาหรบคา index_num อนๆ

ถา index_num นอยกวา 1 หรอมากกวาจานวนของอารกวเมนต value ทงหมด ฟงกช น CHOOSE จะแสดงขอผดพลาด #VALUE!

ถา index_num เปนเศษสวนหรอทศนยม จะถกปดเศษลงเปนเลขจานวนเตมกอนนามาใช

value1, value2, … เปนคาทสามารถกาหนดไดสงสดถง 29 คา โดยเปนไดทงคาตวเลข

ขอความ การอางองเซล ชอชวงเซล สตรและฟงกชน ตวอยางการใชงานฟงกช น

จากตวอยาง ตองการหาสประจาวนใน 1 สปดาห โดยตารางเลอกทางขวามอแสดงสประจาวนแตละวน สตรทปอนลงไปในเซล D3 คอสตร =CHOOSE(C3,$G$3,$G$4,$G$5,$G$6,$G$7,$G$8,$G$9) แลวคดลอก

รปแบบ CHOOSE(index_num.value1,value2,…)


18

มาทเซล D4:D9 นอกจากใชสตรตามตวอยาง สามารถใชวธกาหนดสของแตละวนเปนคาคงทไวในสตรเลยกได ซงจะไดสตรเปน =CHOOSE(C3,”เหลอง”,”ชมพ”,”เขยว”,”แสด””ฟา”,”มวง”,”แดง”) ฟงกช น MATCH เปนฟงกชนการคนหาตาแหนงของขอมล วาอยตาแหนงใดของตารางทถกอางอง ซงฟงกช น MATCH จะสามารถคนหาใหตามทเราตองการไมวาจะเปนคาทตองตรงกน หรอคาทมความใกลเคยงกน

lookup_value คาทตองการใหคนหาในตาราง เปนการอางองขอความ หรอคากได lookup_array ชวงเซลทตดกน ซงมคาทตองการคนหาเกบอย โดยจะตองใสคาทเปนอารเรย

หรอการอางองไปยงอารเรย match_type คอตวเลข -1,0หรอ 1 ซงจะระบท Microsoft Excel ใชหาคา lookup_value ท

ตรงกบคา ใน lookup_array ถาเปน 1 หรอละไว ฟงกชน MATCHจะคนหาคามากสดทนอยกวาหรอเทากบ

lookup_value โดย lookup_array จะตองเรยงลาดบจากนอยไปหามาก ถาเปน 0 ฟงกช น MATCH จะคนหาคาแรกทเทากบ lookup_value โดยคาของ

lookup_array จะเรยงลาดบแบบใดกได ถาเปน -1 ฟงกช น MATCH จะคนหาคานอยสดทมากกวาหรอเทากบคาของ

lookup_value โดย lookup_array จะตองเรยงลาดบจากมากไปนอย

ถาฟงกช น MATCH จะไมสนใจตวพมพใหญและพมพเลก โดยจะถอวาเปนตวเดยวกน ถาฟงกช น MATCH ไมสามารถหาคาทตรงกนได จะสงกลบ #N/A เปนคาความผดพลาด ถาฟงกช น match_type เปน 0 และ lookup_value เปนขอความสามารถคนหาโดยใช

เครองหมายดอกจน(*) และเครองหมายคาถาม(?) ไวใน lookup_value ได ในขอความนนเพอคนหาคาทตองการได

รปแบบ MATCH( lookup_value, lookup_ar ray,match_type)


19


สตรท 3 กาหนดให match_type เทากบ-1 ดงนนฟงกช น MATCH จะตองคนหาคานอยทสดท

มากกวาหรอเทากบ 600(H2)ซงพบวาไมม เพราะคานอยทสดคอ 150 จงไดผลลพธเปน #N/A สตรท 4 กาหนดให match_type เทากบ 1 จงคนหาคามากทสดแตนอยกวาหรอเทากบ 6000 ซง

พบวา 5700 เปนคาทมากทสด จงไดผลลพธเทากบ 6 ฟงกช น INDEX

ฟงกช น INDEX ใชในการหาขอมลจากจดตดของหมายเลขแถวและคอลมนทกาหนด โดยมรปแบบการใช 2 รปแบบคอ อารเรย และการอางอง รปแบบอารเรย ใชเมอการอางองคงท รปแบบการอางอง ใชเมอมการอางองหลายชวงเซลลและไมคงท

ฟงกช น INDEX แบบอารเรย

array ชวงเซลลหรอคาคงทแบบอารเรย แตถาอารเรยบรรจเพยงหนงแถวหรอหนงคอลมน

เทานน INDEX จะเลอกดตวทสอดคลองระหวาง row_num,column_num row_num หมายเลขแถวในอารเรยหรอการอางองชวง ทตองการใหสงคาคงทอยภายในกลบ ถา

ไมระบอะไรใน row_num จะใช column_num แทน

รปแบบ INDEX(ar ray, row_num, column_num)


20

column_num หมายเลขคอลมนในอารเรยหรอการอางองชวง ทตองการใหสงคาคงทมอยภายในกลบ ถาไมระบใน column_num ไว จะใช row_num แทน


สตรท 1-4 เปนตวอยางการอางองชวงเซล C3:D8 มาใชในฟงกชน INDEX สตรท 5-6 เปนตวอยางการนาเสนออารเรยคาคงทมาใช ถากาหนดเฉพาะหมายเลขแถวหรอ

หมายเลขคอลมน ฟงกช น INDEX จะสงกลบคาอารเรยของคาทงหมดในแถวหรอคอลมนนน เชนสตรท 5 กาหนดเฉพาะหมายเลขแถวคอ 2 กจะตองคลกเมาสใหคลมแถวทจะแสดงผลลพธขนาด 1*3 เชน A1:A3 แลวปอนสตรแบบอารเรยคอ {=INDEX({1,2,3;4,5,6},2)}ลงบนแถบสตรจะไดผลลพธในเซล A1:A3 คอ 4,5 และ6 ตามลาดบ

ฟงกช น INDEX แบบการอางอง

reference การอางองไปยงชวงเซล 1 ชวงหรอมากกวา row_num หมายเลขแถวในการอางองชวง ทตองการใหสงคาทอยภายในกลบ column_num หมายเลขคอลมนในการอางองชวง ทตองการใหสงคาทมอยภายในกลบ area_num หมายเลขลาดบพนท ซงจะใชในกรณทการอางองมมากกวา 1 ชวงขนไป

หมายเหต

รปแบบ INDEX(reference, row_num, column_num,area_num)


21

ถาชวงเซลทอ างองมมากกวา 1 ชวงเซลและไมตดกน ใหใสเครองหมายวงเลบในชวงทอางองดวย เชน =INDEX((B4:E6,B8:E10),2,2,1)

ถาตองการอางองเพยงหนงแถวหรอหนงคอลมนตวเลอกจะเปน column_num และ

row_num จะเปนตวเลอกตามลาดบ เชน reference 1 แถว จะเทากบ INDEX (reference, column_num)


สตรท 1-5 แสดงตวอยางการอางองชวงเซลมากกวา 1 ชวง คอ B4:E6 และB8:E10 เพอสงคาทตองการจากตารางซายมอกลบมาให

สตรท 6-8 แสดงการใชฟงกชน INDEX สงการอางองชวงเซลกลบมาให ตวอยางเชน ในสตรท 6 ฟงกชน INDEX((B4:E6,B8:E10),0,4,2))จะสงการอางองชวงเซล E8:E10 มาให จงไดผลลพธคอ =SUM(E8:E10)ซงเทากบ 79,000 สาหรบสตร 8 ฟงกช น =SUM(B4:E6)ซงเทากบ 74,500


22

บทท 3 การวเคราะหขอมลแบบมออาชพดวย PivotTable

PivotTable นอกจากจะสามารถนาเสนอผลงานในรปแบบรายงานไดแลว หากคณทราบถงวธการกาหนดเงอนไขเพอปรบใชกบการนาเสนองาน หรอการวเคราะหงานกจะยงชวยทาใหงานทนาเสนอนนมความนาสนใจ ดงนน หากตองการสรางงานทรวดเรวและประหยดเวลาในการเขาถงคาสงตางๆ ควรทราบถงเทคนคการปรบสภาพแวดลอมของ PivotTable กอนการนาขอมลมาใชงาน และการสรางเงอนไขประเภทตางๆ เพอใหครอบคลมการนาเสนองานแบบมออาชพ เชน การปรบแตงโครงสรางตาราง PivotTable, การจดกลมชดขอมล, การแสดงผลรวมยอย (Subtotal) หรอแมแตการสรางสตรคานวณจาก PivotTable ขนมาใชงานโดยเฉพาะ

# กาวแรกการเรยนร ส วนประกอบ PivotTable กอนจะปรบแตงอะไรสกอยางไมวาจะเปนอปกรณ หรอชนสวนตางๆ หากไมรจกรปรางหนาตาเลย กคงเปนเรองยากทจะเรยนรหรอประยกตใชวาสวนใดในโครงสรางเปนสวนทสาคญ หรอเปนสวนทเปลยนแปลงได ในหวขอจงขอแนะนาสวนประกอบของ PivotTable วาในแตละสวนมชอเรยกวาอะไร? และมความสาคญอยางไรบาง?


23

[[1]] PivotTable Field List: แสดงรายชอคอลมน (Column) หรอฟลด (Field) ของขอมลซงขอมลตางๆ ทไดนนมาจากการจดเกบขอมลในตาราง [[2]] พนทการออกแบบรายงาน: เพอใชกบฟลดตางๆ ในการสรางตาราง PivotTable มสวนประกอบ 4 สวนดงน [[A]] Report Filter: ใชสาหรบกาหนดขอบเขตในการจดเรยงขอมลในตาราง เชน รหสสงซอ, วนทส งซอ เปนตน [[B]] Row Labels: ใชสาหรบการนารายการฟลดตางๆ มาจดวางในแนวนอน (Row) เชน รหสลกคา, รหสสนคา, วนทส งซอ เปนตน [[C]] Values: ใชสาหรบการกาหนดคารายการฟลดทเกยวของกบการคานวณ เชน การหาผลรวมของยอดขาย, การหาคาเฉลย, การหาคาตาสด เปนตน [[D]] Column Labels: ใชสาหรบการนารายการฟลดตางๆ มาจดวางในแนวตง เชน ประเภทรายการฟลดตางๆ ซงอาจจะเปลยนมมมองจากเดมเคยนาไวในแนวนอน กเปลยนเปนแนวตงกได [[3]] PivotTable Sheet: พนททแสดงผลจากการออกแบบ PivotTable [[4]] PivotTable Tools: รายการแทบเมนคาสงทจะปรากฏขนเฉพาะเมอมการใชงานในสวนของ PivotTable

4

1

B

A C

D

23


24

# การปรบแตงสภาพแวดลอมของ PivotTable กอนการนามาใชงาน ในสวนของการปรบแตงขอมลกอนการนามาสราง PivotTable มขอกาหนดทควรร 3 เรองคอ [[1]] เมอนาขอมลไมวาจะเปนฐานขอมลแบบไหน หรอชนดใดเขามากตาม ควรปรบแตงรปแบบของขอมลใหสมบรณกอนการนามาใช [[2]] หากขอมลทนามามการใชสตรคานวณ ควรกาหนดสตรใหเรยบรอยกอนแลวจงนาไปสรางจะสะดวกกวาการทนาไปสราง PivotTable แลวกาหนดสตรตางๆ ภายหลง [[3]] การนาเสนอขอมลดวย PivotTable สงสาคญคอ ตองรขอบเขตของขอมลทตองการนาเสนอ และจดลาดบของฟลดทจะใชใหถกตอง เพราะจะมผลตอรปแบบทใชงาน สมมตสถานการณ บรษทแหงหนงตองทราบมลคาผลตอบแทนในการลงทนของหนแตละตวในตงแตวนท 5 ม.ค.2004 ถง 16 ส.ค.2010 เพอตดสนใจในการลงทนพรอมแสดงขอมลตาราง โดยหนทตองการทราบมรายชอดงน [[*]] Agro & Food Industry: หนเกษตรและอตสาหกรรมอาหาร [[*]] Consumer Product: หนสนคาอปโภคและบรโภค [[*]] Financials: หนทางการเงน [[*]] Industrials: หนอตสาหกรรม [[*]] Property & Construction: หนอสงหารมทรพยและสงกอสราง [[*]] Resources: หนแหลงทรพยากร [[*]] Services: หนงานบรการ [[*]] Technology: หนเทคโนโลย

[[1]] จากตารางขอมล สงทควรเพมลงไปคอใสลาดบรายการเพอใหงายตอการเรยกใช ในทนคลกขวาทหวคอลมน A และเลอก Insert


25

[[2]] พมพฟลด “ID” ลงใน A1 และพมพเลขลาดบ 1-1615 ลงไวใน A2-A1616

[[3]] เลอกเซลลขอมล A1 คลกแทบ Insert > “PivotTable” และเมอปรากฏขอบเขตทไดเลอกขอมล (A1-J1616) คลกป ม “OK”

1

2


26

[[4]] เลอกฟลด Date, Agro & Food Industry, Consumer Product, Financials และIndustrials ตามลาดบรายการ

# การซอนรายการ จากการจดวางขอมลตวอยาง สมมตวามขอมลในรายการทไมตองการใหแสดงขนมา คอขอมลตงแต

วนท 5 ม.ค.2004 ถง 30 ม.ค.2004 คณสามารถซอนรายการ (การซอนรายการจะสงผลใหฟลดทกฟลดทอยในรายการนนหายไป เชน สมมตวาตองการซอนเฉพาะวนท 5 ม.ค.2004 รายการในแถวนนไมวาจะเปน Agro & Food Industry, Consumer Products, Financials และIndustrials กจะหายไปทงแถวนน )ๆ โดยทาไดดงน

[[1]] คลมพนท A4-A23 จากนนคลกขวาเลอกคาสง Filter > Hide Selected Items

3

4


27

[[2]] ขอมลในรายการดงกลาวจะถกซอน ผลลพธทไดจะแสดงดงน

# ยกเลกการซอนรายการ หลงจากทซอนรายการไดแลว หากตองการเรยกรายการทซอนไวกลบมาคน ทาไดดงน

[[1]] คลกขวาบรเวณพนทในคอลมน A เลอกคาสง Filter > Clear Filter From “Date”

1

2


28

[[2]] ผลลพธทไดหลงจากการใชคาสง Clear Filter From “Date”

# การจดกล มชดขอมล ขอมลในรายการทมรายการซาๆกน หรอการเรยกขอมลมมากจนเกนความจาเปนอยางเชน วน-เดอน-ป ทแสดงในตาราง PivotTable ถาทาการยบหรอจดกลมรวมกนได จะทาใหการเรยกขอมลดงายขน โดยในทนจะจดกลมขอมลปและเดอน ทาไดดงน

[[1]] คลกไปยงพนทใดกไดในคอลมน A และคลกขวาเลอกคาสง “Group…”

1

2


29

[[2]] หนาตาง “Groping” ปรากฏขนมา คลกเลอก Months และ Years จากนนกดป ม OK

[[3]] ผลลพธทไดจากการรวมกลมขอมล

1

2

3


30

# การยกเลกจดกล มชดขอมล กรณทจดกลมขอมลแลว ภายหลงหากตองการยกเลกการจดกลมขอมลทาไดดงน [[1]] คลกไปยงพนทใดกไดในคอลมน A และคลกขวาเลอกคาสง “Ungroup…”

[[2]] ผลลพธทไดหลงจากการใชคาสง “Ungroup…”

# การแสดงผลรวมยอย (Subtotal) ของชดขอมล คณสามารถกาหนดการคานวณเฉพาะในสวนของผลรวมยอยของรายปนนๆ โดยทาไดดงน [[1]] คลกไปยงพนทใดๆ ในตาราง PivotTable และคลกแทบ Design > Subtotals > “Show all Subtotals at Bottom of Group” (แสดงผลรวมยอยดานลาง)

1

2


31

[[2]] แสดงผลลพธหลงการเรยกใชคาสง “Show all Subtotals at Bottom of Group”

# ยกเลกการแสดงผลรวมยอย (Subtotal) ของชดขอมล หลงจากทกาหนดการแสดงผลรวมยอยของชดขอมลแลว ภายหลงหากตองการยกเลกทาได โดยคลกไปยงพนทใดๆ ในตาราง PivotTable และคลกแทบ Design > Subtotals > “Do Not Show Subtotals”

1

2


32

# การแสดงผลรวมสดทาย (Grand Totals) นอกจากการแสดงผลรวมยอย (Subtotal) ไดแลว อกแบบหนงทนยมใชสาหรบการแสดงผลรวมยอดสรป โดยนาคาผลลพธทไดจากคานวณมาวางไวดานขวามอสด หรอทเรยกวา “ผลรวมสดทาย (Grand Totals)” โดยทาไดดงน [[1]] คลกไปยงพนทใดๆ ในตาราง PivotTable และคลกแทบ Design > Grand Totals > “On for Columns Only”

ยกเลกการใชผลรวมยอย (Subtotals)

1


33

[[2]] ผลลพธทไดหลงการเรยกใชคาสง On for Columns Only

# ยกเลกการแสดงผลรวมสดทาย (Grand Totals) หลงจากทกาหนดการแสดงผลรวมสดทายไดแลว ภายหลงหากตองการยกเลกทาได โดยคลกไปยงพนทใดๆ ในตาราง PivotTable และคลกแทบ Design > Grand Totals > “Off for Rows and Columns”

# การเปลยนชอหวคอลมน คณสามารถกาหนดการเปลยนชอทหวคอลมนได โดยสมมตวาตองการเปลยนหวคอลมนทมช อวา “Sum of Agro & Food Industry” เปนชอใหมวา “อตสาหกรรมอาหาร” ทาไดดงน

2

ยกเลกการแสดงผลรวมสดทาย (Grand Totals)


34

[[1]] คลกขวาทหวคอลมน B3 เลอกคาสง “Value Field Settings…”

[[2]] หนาตาง Value Field Settings ปรากฏขนมาใหพมพชอ “อตสาหกรรมอาหาร” ไวในชอง Custom Name จากนนคลกป ม OK

[[3]] ผลลพธทไดหลงจากการเขาไปเปลยนชอท Value Filed Settings

1

2

3


35

# การยายชดขอมลในคอลมน เมอคณไดสรางตาราง PivotTable เสรจเรยบรอยแลว หากภายหลงตองการยายชดขอมลในคอลมน เพอใหงายตอการนาเสนอในตาราง PivotTable ทจดขนมานจะมเพยง 3 รายการ ดงน

[[*]] Agro & Food Industry: หนเกษตรและอตสาหกรรมอาหาร (ไดถกเปลยนชอเปน “อตสาหกรรมอาหาร”) [[*]] Consumer Product: หนสนคาอปโภคและบรโภค [[*]] Financials: หนทางการเงน

[[1]] ยายหวคอลมน “Sum of Financials” ไปอยทคอลมน B3 คลกเลอกทคอลมน D3 จากนนแดรกเมาสลากฟลด “Sum of Financials” ไปวางไวหนาฟลด “อตสาหกรรมอาหาร”

[[2]] ผลลพธทไดจากการยายหวคอลมน ซงวธนจะสามารถสลบตาแหนงไดทกคอลมนทตองการ และชดขอมลกจะตามมาดวย

1


36

# การจดเรยงขอมลจากมากไปนอย กอนการจดเรยงขอมล ขอใหทาการปรบเปลยนตาราง PivotTable เพอทจะไดทาความเขาใจในหวขอนไดงายขนทาไดดงน [[1]] เปดไฟล ch03-1.xlsx เลอก Sheet “fetchfile” ลากคลมพนทเซลลตงแต A1 ถง C245 (ขอมลทใชเฉพาะป 2004)

[[2]] คลกแทบ Insert > PivotTable และเมอปรากฏหนาตาง Create PivotTable ใหกดป ม OK

2

1

2


37

[[3]] คลกเลอกฟลดเฉพาะ Date และ Agro & Food Industry เพอสรางตาราง PivotTable

[[4]] คลกไปยงเซลลใดๆ กไดในคอลมน A ในทนเลอก A7 คลกขวาเลอกคาสง “Group…”

[[5]] หนาตาง Grouping ปรากฏขนมา คลกเลอก Months และ Years จากนนกดป ม OK

3

4


38

[[6]] ผลลพธทไดหลงจากการรวมกลมขอมล และขอมลตางๆ เหลายงไมมการจดเรยงขอมล

[[7]] กาหนดการจดเรยงขอมล โดยตองการใหเดอน ธ.ค. ขนมาเปนอนดบแรก และรายการสดทายเปน

เดอน ม.ค. ใหนาเซลลไปวางไวในคอลมน A5 คลกแทบ Options > เรยงขอมลจากนอยไปมาก หรอหาก

ตองการเรยงจากมากไปนอยใหเลอก (ในทนขอเรยงจากมากไปนอย)

5

6


39

# การจด 7 อนดบผลตอบแทนหนทม มลคาสงสดในป 2004 นอกจากการจดเรยงขอมลจากมากไปนอย หรอจากนอยไปมากไดแลว PivotTable ยงสามารถจดอนดบขอมล หรอมลคาทเกยวของกบตวเลขอยางเชน หากตองการทราบวาในป 2004 มผลตอบแทนในเดอนใดบางทมมลคาสงสด เฉพาะหนในรายการ Agro & Food Industry โดยทาไดดงน [[1]] เลอกเซลล A5 (สามารถใชพนทใด ๆกไดในคอลมน A) คลกขวาเลอกคาสง Filter > “Top 10…”

7

1


40

[[2]] หนาตาง Top 10 Filter (Date) ปรากฏขนมา พมพคา 7 เพอกาหนดอนดบในการแสดงผล คลกป ม OK

[[3]] แสดงผลลพธทได หลงจากทมการจด 7อนดบทมมลคาผลตอบแทนของหน Agro & Food Industry สงสด

[[4]] นาเซลลไปวางไวในคอลมน B5 คลกแทบ Options >เพอจดเรยงจากมากไปนอย

# ยกเลกการจด 7 อนดบผลตอบแทนหนทม มลคาสงสดในป 2004 หลงจากทไดจดอนดบเสรจแลว หากตองการยกเลกการจดอนดบผลตอบแทนหน ใหคลกป ม แลว

เลอกคาสง Clear Filter From “Date”

2

3

4


41

# การคานวณขอมลแบบเปอรเซนต จากผลรวมทงหมด PivotTable สามารถกาหนดรปแบบการคานวณได โดยในสวนนเปนการแนะนาวธการสรางผลรวมทงหมดของขอมลในรปแบบเปอรเซนต ทาไดดงน [[1]] จดรปแบบตาราง PivotTable ใหเรยบรอย ในทนใชขอมลทไดจดทา PivotTable ในป 2004 จากฐานขอมลตวอยาง ซงไดจดทาเปนตารางเรยบรอยแลว

[[2]] แดรกเมาสลากฟลด “Sum of Agro & Food Industry” มาวางในชอง Value

ยกเลกการจดอนดบ

1


42

[[3]] คลกขวาทชอง C5 เลอกคาสง “Value Field Settings…”

[[4]] หนาตาง Value Field Settings ปรากฏขนมา คลกแทบ Show Value As เลอกรายการ “% of Column Total” และกดปม OK

2

3

4


43

[[5]] ผลลพธทไดจากการกาหนดคาเปน “% of Column Total”

# การคานวณขอมลแบบคาสะสม การคานวณในรปแบบตอมาเปนการใชวธแบบสะสมคา คอ การบวกคาของขอมลเพมขนไปเรอยๆ ตามลาดบของขอมล เชน การบวกคาสะสมยอดขายในรอบป หรอการบวกคาสะสมมลคาผลตอบแทนประจาป 2004 เปนตน จากตาราง PivotTable ตองการปรบปรงฟลดการหาคานวณขอมลแบบเปอรเซนตหาผลรวมทงหมด เปลยนเปนการคานวณขอมลแบบสะสมคาโดยใชตารางเดม คณสามารถทาไดดงน [[1]] คลกขวาบรเวณพนท C5 เลอกคาสง “Value Field Settings…”

[[2]] หนาตาง Value Field Settings ปรากฏขนมา พมพชอหวคอลมนทชอง Custom Name: เปน “คาสะสม” จากนนคลกแทบ Show Value As เลอกรายการ “Running Total In” และกดป ม OK

5

1


44

[[3]] ผลลพธทไดจากการปรบปรงฟลด โดยใชคาส ง “Running Total In”

# การจดรปแบบตวเลข การปรบแตงรปแบบตวเลข เพอใหผใชงานอานขอมลชนดตวเลขไดงายและสะดวกขน โดยการเพมเครองหมายจลภาค หรอตาแหนงทศนยม รวมทงการปรบเปลยนสทาไดดงน

[[1]] คลมพนทต งแต C5 ถง C16 เพอปรบแตงรปแบบตวเลข และคลกขวาเลอก

[[2]] กรณทตองการเปลยนสขอมลตวเลอก ใหคลกขวาเลอก

2

3


45

# การสรางสตรคานวณสาหรบ PivotTable PivotTable ไมใชวาจะใชไดเฉพาะการรายงานผลเพยงอยางเดยว หากคณตองการนาเสนอขอมลบางอยางทตองใชสตรคานวณกสามารถสรางบน PivotTable ไดเชนกน แตกอนทจะเรมสรางตาราง PivotTable ขอใหทาการปรบเปลยนฐานขอมลใหเรยบรอยกอน เนองจากฐานขอมลเดมจะเพยงมลคาผลตอบแทนของ Agro & Food Industry เพยงรายการ ดงนนเพอทาการเปรยบเทยบคาผลตาง จงขอเพมรายการ Consumer Products เขามาเพมอก 1 รายการ โดยทาไดดงน [[1]] เปดไฟล ch03-1.xlsx และเปด Sheet “fetchfile” ใหคลมพนทเซลลตงแต A1 ถง D1616

[[2]] คลกแทบ Insert > PivotTable หนาตาง Create PivotTable ปรากฏขนมา กดป ม OK เพอยนยนการใชงาน

2

1

1


46

[[3]] เลอกฟลด Date, Agro & Food Industry และ Consumer Products เพอใชสรางตาราง PivotTable

[[4]] จดกลมขอมลตามเดอน, ป คลกขวาทพ นท A4 เลอกคาสง “Group…” เมอปรากฏหนาตาง Grouping ใหเลอก Months และ Years กดป ม OK

2

3

4


47

[[5]] คลกแทบ Options > Fields, Items & Sets > “Calculated Field…”

[[6]] หนาตาง Insert Calculated Field ปรากฏขนมาใหพมพชอ “มลคาทแตกตาง” ในชอง Formula: ใหพมพเครองหมาย [[เทากบ]] จากนนคลกไปยงชอฟลด Agro & Food Industry กดป ม Insert Field และพมพเครองหมาย [[ลบ]] คลกไปยงชอฟลด Consumer Products กดป ม Insert Field เมอไดสตรดงทแสดงแลว ใหกดป ม OK

[[7]] คลมพนทต งแต D5 ถง D91 คลกขวาเลอกคาสง “Number Format…”

5

6


48

[[8]] เลอกรปแบบ Number และรายการ (Negative numbers) แบบท 2 คลกเลอก Use 1000 Separator (,) เพอกาหนดการใสเครองหมาย (,) จากนนกดป ม OK

[[9]] ผลลพธทไดจะแสดงคาความแตกตางของผลตอบแทน และหากคาใดทตดลบจะแสดงตวอกษรเปนสแดง

7

8


49

9


50

บทท 4 การจดการ PivotTable ดวยฟงกชน

ประยกตใชการเขาถงขอมลของแบบ Multiple Consolidation และการใชฟงกชน GETPIVOTDATA ทชวยใหการเขาถงขอมลเปนเรองงาย และเพมประสทธภาพในการทางาน... ในหลายบททผานมาจะกลาวถงแตการสรางและการจดการ PivotTable วาสามารถทาอะไรไดบางกบชดขอมล หรอรปแบบการนาเสนอ แตในบทนมความแตกตางซงถอวาเปนจดเดนหนงทนานาไปใชงานรวมในการวเคราะหขอมล และประหยดเวลาในการสรปผลขอมลนนคอ การรวมขอมลแบบ Multiple Consolidation เปนการนาขอมลทมโครงสราง หรอรปแบบเหมอนกนเขามารวมเขาดวยกน และการดงขอมลจากตารางเพอใชในงานวเคราะหอยาง GETPIVOTDATA ถอวาเปนฟงกชนเดยวทใชสาหรบงาน PivotTable # การรวมขอมลแบบ Multiple Consolidation ใน PivotTable กอนทจะเขาสเนอหาในหวขอน ขอสมมตเหตการณหนงเขามาเพอใชประกอบการนาเสนอในหวขอดงกลาว โดยบรษท GMM RINGTONE จากด เปดใหบรการลกคาดาวนโหลดเพลงรอสายตงแตรอบป 2007-2009 คดอตราคาบรการครงละ 3 บาท ตองการสรปขอมลทง 3 ป ซงขอมลไดมการจดเกบไวคนละชตงาน ดงน

Sheet “Year 2007” เกบขอมลรวบรวมตงแต 2 ม.ค.2007 ถง 30 ธ.ค.2007


51




52

## การสรางป มคาส ง PivotTable and PivotChart Wizard ในแทบเมน Insert การสราง PivotTable โดยดงขอมลมาจากหลายตารางจะตองใชฟงกชน PivotTable and PivotChart Wizard แตเนองจากใน MS-Excel เวอรชน 2010 ฟงกชนดงกลาวไมไดอยบนแถบรบบอน ซงในทนจะกาหนดตาแหนงการตดตงไวภายใตแทบเมน Insert ดงนน จงตองสรางขนมาโดยทาไดดงน [[1]] เปดไฟล ch04-1.xlsx และเรยก Sheet 4 ขนมา ใหเปลยนชอชตใหม โดยคลกขวาท Sheet 4 และเลอกคาสง Rename จากนนเปลยนชอเปน “Consolidate”

[[2]] ตดตงป มคาสง “PivotTable and PivotChart Wizard” คลกเมนแทบ File > “Options”

1

2


53

[[3]] หนาตาง Excel Options ปรากฏขนมา คลกเลอก Customize Ribbon เลอกรายการ (Choose commands from:) เปน “Commands Not in the Ribbon” > “PivotTable and PivotChart Wizard” จากนนคลกป ม New Group เพอสรางชดเมนคาสง

[[4]] เมอปรากฏชอ New Group ขนมา ใหคลกป ม Rename และเปลยนชอเปน “Pivot Wizard” จากนนคลกป ม OK

[[5]] ในขณะทเลอกคาสง PivotTable and PivotChart Wizard ทางดานขวาอย ใหคลกปม “Add” เพอเพมรายการคาสงดงกลาวอยภายใตแทบเมน Insert และอยในชดกลมคาสง “Pivot Wizard” คลกป ม OK เพอยนยนการเพมชดคาสง

3

4


54

## การสราง Multiple Consolidation ใน PivotTable หลงจากทไดทาการตดตงป ม PivotTable and PivotChart Wizard ขนมาแลว จากนนเปนการดงขอมลจาก 3 ตาราง ซงไดเกบไวในชตงาน Year 2007, Year 2008 และ Year 2009 ทาไดดงน [[1]] เปดไฟล ch04-1.xlsx และเรยกชต “Consolidate” ขนมา จากนนคลกเมน Insert > PivotTable and Pivot Chart Wizard

5


55

[[2]] หนาตาง PivotTable and PivotChart Wizard ปรากฏขนมา ใหคลกเลอก Multiple consolidation ranges จากนนคลกป ม Next

[[3]] เลอก Create a single page field for me คลกป ม Next

1

2

3


56

[[4]] เลอกชวงของขอมลทง 3 ชต ดงรายละเอยดทแสดงในสวน A, B และ C เมอเลอกเสรจแลว คลกป ม Next

[[A]] คลกชต Year 2007 ใหระบายเซลล C3:E366 คลกป ม Add

[[B]] คลกชต Year 2008 ใหระบายเซลล C3:E366 คลกป ม Add

[[C]] คลกชต Year 2009 ใหระบายเซลล C3:E366 คลกปม Add

[[5]] คลกป ม Next เพอเลอกพนทจดวาง PivotTable

[[6]] กาหนดตาแหนงเรมตนในการวาง PivotTable ในทนตาแหนงทกาหนด =$A$4 คลกป ม Finish

4

BA

C

5


57

[[7]] เมอปรากฏพนท PivotTable ใหจดวางฟลดในรายการ ดงน [[A]] Page 1 ใหจดวางไวใน Report Filter

[[B]] Row ใหจดวางไวใน Row Labels

[[C]] Sum of Value ใหจดวางไวใน Values

## ปรบแตง PivotTable ใหเหมาะกบงานทางธรกจ

6

A

CB

7


58

หลงจากทไดสรางตาราง PivotTable ขนมาแลว คณจะตองทาการปรบเปลยนโครงสรางและรายละเอยดของตารางใหเหมาะกบประเภทของรายงานทนาเสนอทาไดดงน [[1]] คลกเซลล A3 และเปลยนชอ “Year” โดยเขาไปทเมน Options > Active Field

[[2]] คลกเซลล B2 เปลยนชอ Item1, Item2, Itme3 เปน 2007, 2008 และ 2009 ตามลาดบ โดยพมพผาน Formulas Bar

1

2


59

[[3]] คลกเซลล A4 จากนนเขาไปทเมน Options > Active Field และเปลยนชอเปน “Ring Tone” ซงจะเปลยนเฉพาะในสวนของชอฟลดในตาราง แตหากคณตองการเปลยนชอหวคอลมน ใหพมพ “Ring Tone” ผาน Formulas Bar

[[4]] คลกเซลล B4 จากนนเขาไปทเมน Options > Active Field และเปลยนชอเปน “รวมจานวนครง”

<< 04-19.tif >>

[[5]] สรางฟลดคานวณเพม โดยลากฟลด “Value” ในรายการฟลดไปไวยงชอง Values

3

4


60

[[6]] คลกขวาทเซลล C4 เลอกคาสง Show Values As > % of Grand Total เพอใชสตรการหารอยละของสนคาแตละรายการ

5

6


61

[[7]] ดบเบลคลก เซลล C4 หนาตาง Value Field Setting จะปรากฏขนมา ใหเปลยนชอ Sum of Value เปน “คดเปนรอยละ” ทชอง Customer Name คลกปม OK

[[8]] แสดงผลลพธ หลงจากการเปลยนแปลงขอมลเสรจเรยบรอยแลว

<< 04-23.tif >>

# การใชฟงกชน GETPIVOTDATA GETPIVOTDATA เปนฟงกชนเดยวทใชงานรวมกบ PivotTable เพอใชสาหรบการดงขอมลจากตารางทสรางขนมา กอนทจะเรมตนใชงานในฟงกชนดงกลาว คณควรทราบถงรปแบบของฟงกชน และคาตวแปรตางๆ ทใชงานดงน รปแบบฟงกชน GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, [field1, item1], ...)

[[*]] data_field: ชอฟลดของขอมลทต องการดงมาจากตาราง PivotTable [[*]] pivot_table: ชวงของเซลลขอมลใน PivotTable

7

8


62

[[*]] field1: ชอฟลดแรกทต องการดงขอมล [[*]] item1: ชอ item หรอคาทอยในฟลดแรกทตองการดงขอมล

## การคนหาขอมลดวย GETPIVOTDATA หลงจากทไดสรางตาราง PivotTable ไวในชตงาน “Consolidate” ในไฟล ch04-1.xlsx คราวนลองมาสมมตสถานการณดวา หากตองการคนหาขอมลเพลง “SONG-M11” ป 2007 วามการใชบรการดาวนโหลดจากผรบบรการเปนจานวนกคร ง โดยคณสามารถทาไดดงน [[1]] คลกเซลลยงพนทวางๆ ในทนกาหนดพนททตองการวางคาตอบเปน F5 [[2]] พมพสตร =GETPIVOTDATA ("รวมจานวนครง",B2,"Ring Tone","SONG-M11")

## การกรองขอมล PivotTable ดวย GETPIVOTDATA เพอสรางตาราง 2 มต คณไดทราบถงวธการใชงานของฟงกชน GETPIVOTDATA กนแลว คราวนเพอใหเกดความเขาใจมากยงขน สถานการณตอมากคอ การกรองขอมล PivotTable โดยเลอกเฉพาะชอสนคา (Ring Tone) ทสนใจมา 10 รายการในป 2007 และใชฟงกชนดงกลาวดงขอมลยอดรวมจานวนครงของแตละรายการขนมา โดยใหคณสรางชตใหมทช อวา “Getdata” ทาไดดงน [[1]] คลกขวาทชตงาน Consolidate เลอกคาสง Insert เพอสรางชตงานใหม

2

1


63

[[2]] ดบเบลคลกทชตงานใหม และพมพชอ “Getdata”

[[3]] กาหนดตาแหนงเซลลท A1 และB1 ตามลาดบ จากนนพมพขอความ “ชอสนคา” และ “ยอด

รวมจานวนคร ง” ใหใสสหวคอลมน โดยคลมพนท A1, B1 แลวคลก

[[4]] กาหนดพนทในการวางชอสนคา คลมพนท A2 ถง A11 พรอมพมพเครองหมาย “=” รอไว

1

2

3


64

[[5]] คลกเปดชตงาน “Consolidate” คลมชอสนคาตงแต A5 ถง A14 สมมตวาตองการชอสนคา SONG-M0 ถง SONG-M17 โดยจะนาขอมลบางสวนเพอไปสรางตาราง 2 มต ในชตงาน “Getdata”

[[6]] คลกชตงาน “Getdata” กดป ม [[Shift]] + [[Ctrl]] + [[Enter]]

4

5


65

[[7]] คลกทเซลล B2 ในชตงาน “Getdata” พมพสตร =GETPIVOTDATA("รวมจานวนครง",Consolidate!$B$2,"Ring Tone",Consolidate!A5) จากนนคดลอกสตรลงมาถง B11

[[8]] สรางกราฟเพอใชเปรยบยอดรวมจานวนครงของสนคาแตละรายการ โดยสรางเปนกราฟแทง ให

คลมพนท A1 ถง B11 คลกป ม เลอก 2-D Column แบบท 1

6

7


66

[[9]] แสดงผลลพธของการสรางกราฟแทง เพอเปรยบเทยบยอดรวมจานวนครงของสนคาแตละรายการ

8

9


67

บทท 5 การบรหารและจดการขอมลดวย PivotChart

เรยนรการปรบแตงขอมลแผนภาพ อกหนงวธทจะชวยใหขอมลการนาเสนองานดเขาใจงายดวย PivotChart… กอนทจะรจกวา PivotChart คออะไร? ขออธบายโดยรวมวา หากเอยถงจดทาขอมลในรปแบบตาราง 3 มต ในบททผานๆ มาจะทาใหคณมองเหนภาพของการสรางตารางจากฐานขอมล และปรบเปลยนรปแบบมาเปน PivotTable เพอใชสรปขอมลตามเงอนไขทตองการ ขอมลทคณหยบจบมาสรางตารางใน PivotTable สมมตวามจานวนมหาศาลละ จะทาอยางไรใหการนาเสนองานดงาย และเขาใจงาย จากปญหาดงกลาวจงเปนทมาของ PivotChart เพอใชแกไขปญหาของชดขอมลทมมากมาย จนบางครงจบตนชนปลายไมถก แตถาหากวาขอมลดงกลาวถกเปลยนใหเปนแผนภาพละจะดงายกวาไหม? # PivotChart คออะไร? พออานมาถงหวขอน คณคงเกดคาถามมากมายเกยวกบ PivotChart และอยากจะทราบความหมายเพมเตม ผมขอสรปใหเขาใจงายๆ ดงน

การนาขอมลจากตาราง PivotTable มาแสดงเปนแผนภาพ (Chart)

สามารถปรบเปลยนขอมลจากฐานขอมลในตาราง PivotTable เปนรปแบบแผนภาพชนดอนๆ ได

สามารถกาหนดเงอนไขในการแสดงผลแผนภาพได

# เรมตนการสราง PivotChart เพอใหเกดความเขาใจในฐานขอมลทนาเสนอ (ch05-1.xlsx) ขออธบายเพมเตม ดงน สถานการณสมมต บ.รงสรรคพฒนา 1990 จากด ไดจดทารายงานสรปยอดวนลา ประจาป 2552 โดยบรษทฯ มพนกงานทงหมด 10 คน เพอใหเกดความเขาใจงายขน จงไดจดทา PivotChart เพอใชนาเสนอผบรหาร ขนตอนและวธการสรางทาไดดงน [[1]] เปดไฟล ch05-1.xlsx ชตงาน “databases”


68

[[2]] กาหนดตาแหนงเซลล B5 คลกแทบเมน Insert > PivotTable

[[3]] หนาตาง Create PivotTable ปรากฏขนมา ซงจะแสดงพนทท กาหนดขอบเขตไวตงแต C4 ถง I14 คลกป ม OK

1

2

3


69

[[4]] แดรกเมาสลาก “ชอพนกงาน” ไปวางในชอง Row Labels และแดรกเมาสลาก “สรปยอดวนลา” ไปวางในชอง Values

[[5]] คลกแทบเมน Options > PivotChart

[[6]] คลกเลอก Chart และเลอก Column > รปแบบท 1 จากนนคลกป ม OK

4

5


70

[[7]] โปรแกรมจะสราง Chart ขนมาบนแผนงานทไดกาหนดไว

# การปรบเปลยนรปแบบขอมล PivotChart หลงจากทไดสราง PivotChart เสรจแลว ภายหลงตองการปรบเปลยนรปแบบขอมลในทนตองการเพมฟลด “ฝาย” ลงไป เพอทจะไดทราบวาใครอยฝายอะไร ทาโดยแดรกเมาสลากฟลด “ฝาย” มาวางในชอง Axis Fields

6


71

# การกรองขอมลใน PivotChart นอกจากทจะปรบเปลยนรปแบบขอมลใน PivotChart ไดแลว หากคณตองการกรองขอมลเพอเลอกดเฉพาะขอมลทตองการ โดยไมตองลบกราฟ หรอสรางกราฟใหมสามารถทาได ดงน [[1]] คลกท PivotChart ทสรางขนมา จากนนเลอก “ฝาย”

[[2]] หนาตาง Sort Data สาหรบ PivotChart ปรากฏขนมา ในทนสมมตวาตองการดขอมลเฉพาะฝายการตลาด และจดซอ คลกเลอกชองรายการทหนาหวขอ จากนนคลกป ม OK

1


72

# การจดเรยงชอใน PivotChart หลงจากไดเรยนรวธการกรองขอมลใน PivotChart แลว หากคณตองการใหขอมลใน PivotChart จดเรยงตามตวอกษร ก-ฮ, a-z หรอ A-Z ทาไดดงน [[1]] หนาตาง Pivot Table Field List ปรากฏขนมา ใหคลกทฟลด “ชอพนกงาน”

[[2]] หนาตาง Sort Data สาหรบ PivotChart ปรากฏขนมา เลอก (เรยงขอมลตามตวอกษรจาก A ไป Z)

2

1


73

# การจดเรยงขอมลแบบตวเลขใน PivotChart การจดเรยงขอมลนอกจากจะเปนแบบขอความ (ชอพนกงาน, ฝาย) หากคณตองการเรยงขอมลแบบตวเลข (สรปยอดวนลา) โดยสามารถจดเรยงลาดบไดทงแบบมากไปหานอย หรอนอยไปหามากได ทาไดดงน [[1]] คลกเลอก PivotChart ทสรางขนมา จะปรากฏหนาตาง PivotTable Field List ขนมา ใหคลกยกเลกการเลอกฟลด “ฝาย” ออกกอน

[[2]] คลกเลอกฟลด “ชอพนกงาน” จะปรากฏหนาตาง Sort Data ขนมา ใหคลกเลอกคาสง “More Sort Options…”

2

1


74

[[3]] หนาตาง Sort (ชอพนกงาน) ปรากฏขนมา เลอกรายการ Ascending (A to Z) by: เปน “Sum of สรปยอดวนลา” คลกป ม OK (เรยงขอมลจากนอยไปมาก)

[[4]] แสดงผลลพธทไดจากการจดเรยงขอมลแบบตวเลข

2

3


75

# ยกเลกการกรองและจดเรยงขอมลใน PivotChart หลงจากทไดกรอง หรอจดเรยงขอมลแลว หากคณตองการยกเลกการใชงานดงกลาว สามารถทาไดดงน [[1]] คลกเลอก PivotChart ทสรางขนมา จะปรากฏหนาตาง PivotTable Field List ขนมา ใหคลกเลอกฟลด “ฝาย” ขนมากอน (ไอคอน จะตดทฟลด “ฝาย” แสดงวาฟลดดงกลาวมการตดเงอนไขการกรองขอมลอย)

[[2]] หนาตาง Sort Data ปรากฏขนมา เลอกคาสง Clear Filter From “ฝาย”

[[3]] ฟลด “ฝาย” จะไมปรากฏไอคอน แสดงวาไดมการยกเลกการกรองขอมลแลว ผลลพธทไดจะทาให PivotChart แสดงขอมลทงหมดขนมา

1

2


76

# การกรองขอมลแบบมเงอนไขดวย Label Filter การกรองขอมลดวย Label Filter คอ การกาหนดเงอนไขทคณสามารถดเฉพาะขอมลทตองการได เชน ตองการดขอมลเฉพาะฝาย “จดซอ” โดยใชเปนเงอนไขในการกรองขอมล เปนตน [[1]] คลกแทบเมน Analyze > “Field List” ใชกรณทตองการเรยกใหแสดง หรอซอน PivotTable Field List ในทนใหคลกเพอแสดงขนมา

[[2]] หนาตาง PivotTable Field List ปรากฏขนมาใหคลกเลอกฟลด “ฝาย”

3

1


77

[[3]] หนาตาง Sort Data ปรากฏขนมา เลอกคาสง Label Filters > Equals… (เงอนไขทกรองขอมลมคาเทากบ)

[[4]] หนาตาง Label Filter (ฝาย) เลอกเงอนไข Show items which the label เปน “equals” และปอนคา “จดซอ” จากนนคลกป ม OK

2

3


78

[[5]] ผลลพธทไดจากการใชคาส ง Label Filters จะปรากฏใน PivotChart

4

บทที่ 1...

Documents

Transcript of บทที่ 1...