69 Lectie Demonstrativa Manager de Proiect

Manager

de proiect

LEC}IE

DEMONSTRATIV|

INTRODUCERE

„Un bun management al proiectelor nu garanteaz\ succesul fiec\rui proiect, dar aplicareanecorespunz\toare a managementului proiectelor garanteaz\, de obicei, e[ecul.”

C. Chatfield [i T. Johnnson, „Microsoft Office Project 2003”, Microsoft Press, 2004

Orice activitate uman\ care implic\ realizarea unor sarcini nerepetitive poate fi considerat\un proiect. Deci fiecare dintre noi ar putea fi considerat manager de proiect. To]i practic\mmanagementul de proiect, fie c\ o facem pentru proiectele personale, fie pentru celeprofesionale. Dar exist\ o diferen]\ foarte mare între un proiect simplu, care implic\ unasau dou\ persoane, [i unul complex, care implic\ o echip\ de oameni, organiza]ii diferite[i sarcini multiple. Chiar [i `n proiectele complexe se folosesc tehnici simple de control alresurselor [i de motivare a persoanelor implicate `n implementarea lor.

Cursul de Manager de proiect oferit de Institutul Eurocor v\ d\ [ansa de a dobândicuno[tin]ele [i abilit\]ile necesare pentru a folosi aceste tehnici, atât pentru a ordonaactivit\]ile de natur\ personal\, cât [i pentru a îmbun\t\]i în mod substan]ial eficien]a lalocul de munc\. Principalul obiectiv al acestui curs este tocmai acela de a prezenta câtmai clar [i atractiv, printr-un con]inut pres\rat cu exemple, principalele concepte dindomeniul managementului proiectelor, conexiunile logice între acestea, precum [i modulîn care ele pot fi puse în practic\. De asemenea, vor fi prezentate elemente referitoare lasolu]iile informatice din domeniu, conferindu-v\ astfel o perspectiv\ integratoare, con-form\ cu standardele europene [i na]ionale referitoare la managementul proiectelor. Lafinalul acestui curs, ve]i putea s\ aplica]i metodele [i tehnicile managementului modernal proiectelor [i ve]i putea s\ v\ cre[te]i eficien]a atât pe plan personal, cât [i pe planprofesional. În acela[i timp, proiectele în care ve]i participa sau pe care le ve]i conducevor fi mai bine organizate, deoarece ve]i întelege ciclul de via]\ al unui proiect. Atâtcosturile, cât [i durata de execu]ie a unui proiect le ve]i evalua mai precis; de asemenea,ve]i putea corela a[tept\rile stakeholderilor [i obiectivele proiectului, ve]i dobândicuno[tin]e în domeniul ariilor de expertiz\ fundamentale din domeniul managementuluiproiectelor [i ve]i [ti s\ folosi]i instrumente software care s\ v\ permit\ planificarea maibun\ [i controlul mai riguros al activit\]ilor desf\[urate. O activitate specific\managementului de proiect în România, în contextul integr\rii ]\rii noastre în UniuneaEuropean\, este reprezentat\ de managementul proiectelor cu finan]are interna]ional\,astfel c\ prin intermediul cursului nostru ve]i fi preg\ti]i atât teoretic, cât [i practic pentrumanagementul acestui tip de proiecte.

La finalul cursului prin coresponden]\ ve]i putea participa la un scurt program fa]\-nfa]\, care v\ va da posibilitatea ca, în urma unui examen, s\ ob]ine]i un certificat emisîmpreun\ cu Ministerul Muncii, certificat recunoscut la nivel na]ional.

Cursul de Manager de proiect v\ poate oferi calea spre preg\tirea de care ave]i nevoie,pentru a putea avea succes în proiectele profesionale, dar [i în cele personale.

Mult succes!Profesorul dumneavoastr\

lec]ie demonstrativ\2 Manager de proiect

Modul de organizare a cursului

MANAGER DE PROIECT

Materialul cursului se compune din 16 module, prezentate sub forma unor caiete.Dorim s\ v\ atragem aten]ia asupra modalit\]ii speciale de concepere [i prezentarea lec]iilor, care v\ va permite parcurgerea cu maxim\ u[urin]\ a materialului decurs:

°°°°° Fiecare modul are o anumit\ structur\ didactic\, care se va p\stra de-a lungulîntregului curs.

°°°°° Pentru a avea foarte clar în minte obiectivele pe care trebuie s\ le atinge]iprin parcurgerea materialului, la începutul fiec\rui modul v\ vor fi prezentatesuccint principalele cuno[tin]e [i deprinderi pe care trebuie s\ le dobândi]i,prin `nsu[irea temeinic\ a informa]iilor prezentate, la sfâr[itul studiului.

°°°°° Pentru valorificarea în mod curent a cuno[tin]elor dobândite [i pentruasigurarea unei interactivit\]i sporite, lec]iile cuprind numeroase exemple,exerci]ii [i teme de reflec]ie. Pentru verificare, la sfâr[itul modulelor v\prezent\m rezolvarea exerci]iilor.

°°°°° În plus, pentru a v\ consolida cuno[tin]ele, la sfâr[itul fiec\rui modul ve]ig\si un rezumat, care prezint\ cele mai importante aspecte analizate în cadrulacestuia.

°°°°° Fiecare modul se încheie cu o tem\ pentru acas\, ce constituie o modalitateeficient\ de verificare a gradului de însu[ire a cuno[tin]elor prezentate;indica]iile referitoare la rezolvarea temelor pentru acas\ [i la colaborarea cuprofesorul dumneavoastr\ sunt men]ionate la sfâr[itul modulului.

°°°°° Acolo unde va fi cazul, vor fi prev\zute sec]iuni de dic]ionar de specialitatepentru termenii folosi]i sau liste cu recomand\ri bibliografice care v\ potajuta `n studiu.

°°°°° Folosim scheme [i reprezent\ri grafice pentru înlesnirea însu[iriicuno[tin]elor esen]iale.

Fiecare cursant EUROCOR are un profesor personal.

Temele propuse în fiecare modul vor fi expediate pe adresa Institutului EUROCOR,urmând ca profesorul personal s\ aprecieze corectitudinea r\spunsurilor [i s\ v\transmit\ comentariile sale pe marginea acestora, precum [i s\ formulezerecomand\ri de continuare a studiului. V\ recomand\m s\ rezolva]i tema doar dup\parcurgerea integral\ [i atent\ a materialului prezentat.

lec]ie demonstrativ\ 3Manager de proiect

Pentru ca studiul dumneavoastr\ individual s\ fie cât mai u[or [i eficient, pemarginea lec]iilor au fost introduse urm\toarele semne [i simboluri:

Desemneaz\ no]iunile [i informa]iile esen]iale pe care este bine s\ le re]ine]i

~n felul acesta vor fi semnalate exemplele care v\ pot clarifica aspecteleteoretice prezentate

Semnaleaz\ exerci]iile pe care vi le propunem spre rezolvare

Desemneaz\ momentele de reflec]ie propuse, prin care se valorific\experien]a anterioar\, sintetizându-se astfel aspectele prezentate în curs înmodul cel mai eficient cu putin]\

Indic\ faptul c\ subiectul respectiv a mai fost tratat anterior, în cadrul aceluia[imodul sau într-un modul anterior (de exemplu în modulul 3, la pagina 18)

Desemneaz\ lucr\rile bibliografice recomandate dac\ dori]i aprofundareaunor aspecte din curs

Lec]ia de fa]\ constituie o lec]ie demonstrativ\, care dore[te s\ v\ familiarizeze cumaterialele de studiu EUROCOR. Pentru a v\ forma o imagine cât mai clar\ asuprastructurii cursului, am selectat pentru dumneavoastr\ câteva fragmente din moduleleacestui curs, con]inând sec]iuni teoretice, exemple [i exerci]ii, un model derecapitulare [i de tem\ pentru acas\. Din punctul de vedere al num\rului de pagini,ea reprezint\ mai pu]in de jum\tate din con]inutul unui caiet de studiu.

3 (18)


Programa cursuluiMANAGER DE PROIECT

MODULUL 1 Introducere `n managementul proiectelorCe este un proiect?Ce este managementul proiectelor?Rela]ia între managementul proiectelor [i alte disciplineIstoria managementului proiectelorImportan]a abord\rii structurate a managementului proiectelorRolul [i responsabilit\]ile managerului de proiect

FAZELE PROIECTULUI

MODULUL 2 Cadrul conceptual al managementului proiectelor. Ini]iereaproiectelorO abordare sistemic\ a managementului proiectelorFazele proiectului [i ciclul de via]\ al proiectuluiPrincipalele grupuri de procese în managementul proiectelorIni]ierea [i fezabilitatea proiectelor

MODULUL 3 Planificarea [i Execu]ia ProiectelorFaza de planificare a proiectuluiSpecifica]iile proiectuluiDiferen]e [i similitudini între proiectele din domeniul IT [iproiectele din construc]iiStructuri organiza]ionale [i impactul lor asupra execu]ieiproiectuluiComunicarea în faza de execu]ie

MODULUL 4 Controlul [i Închiderea ProiectelorSisteme de control al schimb\rilor în proiectSisteme informatice de management al proiectelorControlul versiunilor pentru diverse documente ale proiectuluiPrincipalii indicatori de performan]\ ai proiectuluiÎnchiderea administrativ\ a proiectuluiÎnchiderea contractual\ a proiectuluiArhiva „lec]iilor înv\]ate”Acceptarea oficial\ a rezultatului proiectului

DOMENII FUNDAMENTALE DE EXPERTIZ| ÎN MANAGEMENTULPROIECTELOR

MODULUL 5 Managementul Integr\rii în ProiectePlanul proiectuluiSpecifica]iile preliminareProcesul de elaborare a planului proiectuluiExecu]ia planului proiectuluiControlul integrat al proiectuluiÎnchiderea proiectului


MODULUL 6 Managementul Ariei de Acoperire a ProiectuluiNo]iuni introductivePlanificarea managementului ariei de acoperireDefinirea ariei de acoperire a proiectului„Work Breakdown Structure”Verificarea ariei de acoperireControlul schimb\rilor ariei de acoperire a proiectului

MODULUL 7 Managementul TimpuluiDefinirea activit\]ilorOrdonarea activit\]ilorDiagrama re]eaEstimarea necesarului de resurseEstimarea duratelorDezvoltarea unui calendar de activit\]iControlul calendarului de activit\]i

MODULUL 8 Managementul Costurilor [i Resurselor FinanciareNo]iuni introductivePlanificarea resurselorEstimarea costurilorBugetarea costurilorControlul costurilorIndicatori de performan]\

MODULUL 9 Managementul Calit\]ii în Cadrul ProiectelorNo]iuni introductivePlanificarea calit\]iiAsigurarea calit\]iiControlul calit\]ii

MODULUL 10 Managementul Resurselor Umane în ProiecteNo]iuni introductivePlanificarea resurselor de personalFormarea echipei de proiectDezvoltarea echipei de proiectManagementul echipei de proiect

MODULUL 11 Managementul Comunic\rii în ProiecteNo]iuni introductivePlanificarea comunic\riiDistribuirea informa]iilorRaportarea performan]elorManagementul stakeholderilorCanale de comunicare


MODULUL 12 Managementul Riscului în ProiecteProcesele de management al riscurilorPlanificarea managementului riscurilorIdentificarea riscurilorAnaliza calitativ\ a riscurilorAnaliza cantitativ\ a riscurilorPlanificarea r\spunsurilor la riscuriMonitorizarea [i controlul riscurilor

MODULUL 13 Managementul Achizi]iilorPlanificarea achizi]iilorTipuri de contractePlanificarea contract\rilorCererile de ofert\Selec]ia ofertan]ilorAdministrarea contractelorÎnchiderea contractelor

INSTRUMENTE INFORMATICE DE MANAGEMENT AL PROIECTELOR

Modulul 14 Primii pa[i cu Microsoft Project 2003Introducere în Microsoft Project 2003Crearea unei liste de sarciniGestiunea resurselorAsocierea de resurse pentru sarciniFormatarea [i tip\rirea planului proiectuluiUrm\rirea progresului pe sarcini

Modulul 15 No]iuni avansate de Microsoft Project 2003Modificarea detaliilor sarcinilorModificarea resurselor [i asocierilor resurse-sarciniUrm\rirea progresului pe sarcini [i pe asocierile resurse-sarciniVizualizarea [i raportarea progresului proiectuluiTehnici de redresare a unui proiect

MANAGEMENTUL PROIECTELOR CU FINAN}ARE INTERNA}IONAL|

Modulul 16 Proiecte cu Finan]are Interna]ional\Elemente specifice proiectelor cu finan]are interna]ional\Identificarea surselor de finan]areMetodologii utilizate în derularea proiectelor cu finan]areinterna]ional\Rolul managerului de proiect în proiectele cu finan]areinterna]ional\


Introducere

Organiza]iile moderne au realizat din ce în ce mai mult faptul c\, pentru a avea succes,trebuie s\ fie la curent [i s\ foloseasc\ cele mai moderne tehnici de management alproiectelor. Multe organiza]ii declar\ c\ prin folosirea tehnicilor [i procedurilor demanagement al proiectelor ob]in o serie de avantaje, cum ar fi: un control mai bun alresurselor financiare, materiale [i umane, rela]ii îmbun\t\]ite cu clien]ii, costuri maisc\zute, calitate mai bun\ [i fiabilitate crescut\, marje de profit mai mari, productivitatecrescut\, coordonare intern\ mai bun\, un moral mai bun al angaja]ilor.

La finalul parcurgerii acestui modul ne propunem s\ atingem urm\toareleobiective:• s\ v\ familiariza]i cu unele dintre no]iunile specifice managementului

de proiect;• s\ pute]i face o compara]ie între managementul proiectelor [i alte

discipline;• s\ cunoa[te]i o parte din istoria managementului proiectelor;• s\ [ti]i ce presupune certificarea ca manager de proiect;• s\ fi]i familiariza]i cu principalele tipuri de proiecte;• s\ cunoa[te]i care sunt rolul [i pozi]ia managerului de proiect pe scara

ierarhic\;• s\ `n]elege]i care este implicarea celorlal]i manageri [i angaja]i `n

implementarea proiectelor.

Ce este un proiect?

Indiferent c\ suntem membri ai unei mari corpora]ii sau conducem propria afacere,proiectele fac parte din via]a noastr\ de zi cu zi. Un proiect este un efort de a creaun produs sau serviciu unic, cu un rezultat care este precis definit [i totodat\ m\surabil.

Introducere în managementulproiectelor

Fiecare modul debuteaz\ cu o introducere, în care sunt prezentatepe scurt principalele aspecte abordate în cadrul acestuia. De

asemenea, sunt precizate [i principalele obiective pe care le pute]iatinge prin parcurgerea modulului. Am ales spre exemplificare

introducerea modulului 1.


Indicatori de performan]\ ai proiectului

Aceast\ parte a fazei de control este specific\ proiectelor. În]elegerea acestui concepteste foarte important\ pentru managementul proiectelor, deoarece ne poate permite,ca manageri de proiect, s\ evalu\m cum progreseaz\ proiectul.

Valoarea realizat\ (VR) reprezint\ valoarea muncii care a fost terminat\ pân\la momentul actual.

Valoarea planificat\ (VP) reprezint\ valoarea muncii care ar fi trebuit s\ fieefectuat\ pân\ la momentul actual.

Valoarea planificat\ se refer\ la planul de baz\ al proiectului [i, de asemenea, la ceamai bun\ estimare a managerului de proiect [i totodat\ a echipei de proiect cuprivire la ce resurse vor fi necesare [i folosite pentru activit\]ile dintr-un anumitinterval de timp.

Costul real (CR) reprezint\ suma cheltuit\ în realitate în proiect pe parcursulperioadei de timp pe care dorim s\ o analiz\m.

S\ presupunem c\ avem un proiect ce se desf\[oar\ pe parcursul a opt luni [i c\ neafl\m la sfâr[itul celei de-a patra luni a proiectului. Trebuie s\ lu\m în considera]iesuma de bani care s-a cheltuit în realitate [i s\ o compar\m cu ceea ce ini]ial s-aplanificat pentru perioada respectiv\. Dac\ s-a cheltuit mai mult decât ceea ce amplanificat înseamn\ c\ am dep\[it bugetul. Dac\ s-a cheltuit mai pu]in decât ceeace am planificat înseamn\ c\ ne afl\m în limitele bugetului.

Varian]a costurilor (VC) reprezint\ indicatorul care arat\ evolu]ia proiectuluirelativ la costurile planificate. Varian]a costurilor este reprezentat\ de formulaVR-CR.

Dac\ VC este negativ\ înseamn\ c\ proiectul a dep\[it bugetul. Dac\ VC estepozitiv\ înseamn\ c\ proiectul se afl\ în limitele bugetului alocat.

Indicele cost/performan]\ (ICP) este folosit pentru a determina eficien]aproiectului din punctul de vedere al costurilor. Formula dup\ care este calculateste VR/CR.

valoarearealizat\(Earned Value)

Defini]iile [i informa]iile esen]iale sunt prezente de-a lungul ̀ ntregului curs [iv\ semnalizeaz\ aspectele deosebit de importante, pe care ar trebui s\ pune]i

accentul la însu[irea materialului de studiu. Iat\ câteva exemple din modulul 4.


Rezultatul final al aplic\rii formulei pentru ICP este un num\r zecimal, sub sausupraunitar. Dac\ ICP este un num\r supraunitar, atunci proiectul a evoluat mai binedecât s-a planificat din punctul de vedere al bugetului. Dac\ ICP este subunitar,atunci proiectul a evoluat mai slab decît s-a planificat, din punctul de vedere alcosturilor.

Trebuie men]ionat faptul c\, în majoritatea proiectelor, realizarea unei analizeriguroase pe baza valorii realizate este extrem de dificil\. De cele mai multe ori,precizia prezentat\ în lucr\rile teoretice nu poate fi aplicat\ în practic\ la fel de u[orca în teorie. Este totu[i important ca managerul de proiect s\ aib\ la dispozi]ie un setde instrumente cu ajutorul c\rora s\ poat\ analiza modul în care proiectul evolueaz\[i analiza valorii realizate este un astfel de instrument.

Închiderea proiectului

La fel cum fazele precedente s-au suprapus, [i fazele de control [i de închidere suntfoarte greu de delimitat.

În experien]a profesional\ a aproape oric\rui manager de proiect pot fi reg\site proiectecare par a nu se mai termina. Chiar dac\ de multe ori managerii de proiect [i-auconcentrat deja aten]ia asupra unui alt proiect, proiectul ini]ial pare c\ are un fel depersonalitate proprie [i nu se sfâr[e[te niciodat\.

Exist\ mai multe motive pentru care proiectele par a nu se mai sfâr[i. Unele dintreacestea pot continua datorit\ unor ra]iuni de finan]are. În multe companii este maiu[or de ob]inut fonduri pentru proiecte decât pentru opera]iunile continue. Chiar [iatunci când proiectul este de fapt terminat, este uneori mai u[or, din ra]iuni care ]inde comportamentul organiza]ional, de ob]inut fonduri pentru un proiect, chiar dac\rezultatul livrabil al acestuia este de fapt terminat.

Atunci când, în cadrul unei organiza]ii, rezultatul livrabil al unui proiect a fostob]inut [i activit\]ile din proiect au devenit o parte a sistemului de opera]iuni alorganiza]iei, proiectul este terminat.

Este un fenomen relativ r\spândit ca un grup de angaja]i sau un segment al uneicompanii, odat\ implica]i într-un proiect, s\ î[i doreasc\ s\ continue procesul pecare l-au început; în majoritatea cazurilor îns\, compania nu beneficiaz\ cu nimicdac\ activit\]ile respective sunt denumite în continuare „proiect”.

Cum poate fi stopat acest fenomen? La începutul procesului de planificare, managerulde proiect trebuie s\ colaboreze îndeaproape cu to]i stakeholderii proiectului, pentrua determina cât mai precis ce se va în]elege prin „proiect terminat”, cu alte cuvinte,care sunt caracteristicile rezultatului livrabil care, odat\ îndeplinite, proiectul va fideclarat încheiat.


Cu scopul de a v\ facilita în]elegerea aspectelor teoretice prezentate,modulele con]in numeroase exemple [i momente de reflec]ie. Iat\ o

selec]ie din modulul 7 (referitor la managementul timpului) [i dinmodulul 5 (care se refer\ la execu]ia planului proiectului).

Dezvoltarea unui calendar de activit\]i (Modulul 7)

Dezvoltarea unui calendar de activit\]i este procesul determin\rii unor date

realiste de începere [i terminare a unui proiect.

Asta nu înseamn\ c\ programarea care rezult\ va fi pe placul sponsorului proiectului,dar cel pu]in el reprezint\ un punct de plecare. Dezvoltarea calendarului de activit\]ieste un proces iterativ care aduce laolalt\ to]i pa[ii discuta]i anterior, plus intr\risuplimentare, venite din alte zone, cum ar fi estim\ri ale costului. Cei mai mul]imanageri de proiect realizeaz\ celelalte procese ale managementului timpului simultancu dezvoltarea calendarului de activit\]i. Folosirea unui soft de gestionare aproiectului, cum ar fi Microsoft Project, face combinarea acestor procese mult maiu[oar\.

În]elegerea termenilor de „avans” [i „întârziere” este important\ pentru dezvoltareacalendarului de activit\]i. Aceste dou\ no]iuni regleaz\ leg\turile dintre sarcini princompensarea sau suprapunerea sarcinilor.

Întârzierea se transpune într-o prelungire a activit\]ii necesare pentru realizarea

sarcinilor care se afl\ în afara controlului dumneavoastr\ sau care doar face

parte din natura activit\]ilor desf\[urate.

Pute]i avea o întârziere de dou\ s\pt\mâni între comandarea serverelor dedicate[i instalarea lor din cauza procesului de livrare.

Ca intr\ri pentru acest proces, enumer\m:

• diagrama re]ea a proiectului;

• estim\rile duratelor activit\]ilor;

• necesarul de resurse;

• descrierea parcului de resurse. Cunoa[terea resurselor disponibile [i a timpuluipe care acestea îl au la dispozi]ie este vital\ pentru crearea unui calendar deactivit\]i.

Resursele împ\r]ite cu alte activit\]i sau alte proiecte pot fi extrem de dificil deprogramat, deoarece gradul lor de disponibilitate este foarte variabil.

intr\ri


Execu]ia planului proiectului (Modulul 5)

Mul]i oameni au o impresie foarte proast\ privind planificarea datorit\experien]elor pe care le-au avut. Managerii de cel mai înalt nivel cer de celemai multe ori un plan, dar de foarte multe ori nimeni nu mai verific\ dac\planul a fost respectat. De exemplu, un manager de proiect [i-a propus s\ seîntâlneasc\ pe parcursul a dou\ luni cu fiecare lider de echip\ din proiect,pentru a evalua planurile pe care ace[tia le-au creat. Managerul de proiect acreat o programare detaliat\ pentru aceste întâlniri. Prima întâlnire a fost anulat\datorit\ unei alte întâlniri de afaceri. A doua întâlnire a fost amânat\ din motivepersonale neexplicate. Dou\ luni mai târziu, managerul de proiect nu se întâlnisenici m\car cu jum\tate dintre liderii echipei de proiect. În acest caz, de ce armai trebui membrii echipei de proiect s\ se simt\ obliga]i s\ urmeze planurile,când managerul de proiect nu le respect\?

Execu]ia planurilor proiectului necesit\ multe aptitudini din partea manageruluide proiect. Aptitudinile din sfera managementului general – leadership, comunicare,negociere – sunt esen]iale. De exemplu, procedurile organiza]ionale pot s\ ajutesau s\ împiedice buna execu]ie a planului proiectului. Dac\ organiza]ia are liniidirectoare [i recomand\ri în ceea ce prive[te planul proiectului, precum [i în ceeace prive[te planurile pentru fiecare domeniu de expertiz\ [i to]i cei din organiza]ieurm\resc aceste linii directoare, planurile vor fi mai u[or de creat. Dac\, de asemenea,organiza]ia folose[te planurile proiectelor ca baz\ de pornire pentru monitorizareaprogresului în timpul execu]iei, atunci cultura organiza]ional\ va promova rela]iadintre o bun\ planificare [i o bun\ execu]ie. Managerii de proiect trebuie s\ deaexemplu, fiecare în propriul proiect, în ceea ce prive[te urm\rirea acestor liniidirectoare, planificarea [i execu]ia. Managerii de proiect trebuie, de asemenea, s\comunice bine cu echipa de proiect [i cu al]i stakeholderi pentru a crea [i executaplanuri de proiect cât mai bune.

Managerii de proiect pot uneori s\ considere necesar s\ încalce regulileorganiza]iei, pentru a produce rezultate palpabile cât mai repede.

Atunci când managerii de proiect încalc\ regulile, de obicei jocurile politice au uncuvânt important de spus în interpretarea rezultatelor.

Dac\ un anumit proiect folose[te componente care nu sunt standard,managerul de proiect trebuie s\ î[i foloseasc\ rela]iile [i influen]a pentru aconvinge stakeholderii implica]i asupra nevoii de a înc\lca regulile care spunc\ trebuie s\ se foloseasc\ doar componente standard. Înc\lcarea regulilororganiza]ionale – f\r\ consecin]e negative – necesit\ aptitudini excelente de

leadership, de comunicare [i aptitudini politice.

aptitudini [icuno[tin]enecesare


Exerci]iile reprezint\ un instrument util de verificare a cuno[tin]elorteoretice dobândite în cadrul cursului. Astfel de exerci]ii apar în toate

modulele. Mai jos, am selectat exerci]ii din cadrul modulului 8, legat demanagementul costurilor [i resurselor financiare.

Bugetarea costurilor

Bugetarea costului este procesul de distribuire a costului c\tre articoleleindividuale de volum de munc\ din cadrul proiectului. Performan]a proiectuluiva fi determinat\ pe baza bugetului alocat diferitelor p\r]i ale proiectului.Rezultatul procesului de bugetare a costului reprezint\ planul de baz\ al costuluiproiectului.

Exerci]iul 2

Imagina]i-v\ c\ sunte]i directorul unui proasp\t înfiin]at centru de certificareCambridge. Ini]ia]i un proiect de popularizare a centrului dumneavoastr\ [itrebuie s\ [ti]i costul total al proiectului pentru a v\ putea calcula profitul.Estim\rile timpului proiectului sunt f\cute pornind de la durata propus\ acursurilor [i test\rilor, în primul rând, determinat\ prin luarea în considera]ie aceea ce trebuie acumulat [i testat în acele ore. Acestea sunt corelate cu necesarulde munc\ pentru a stabili costurile directe. Programul are nevoie de un instructorcare s\ fac\ trei zile de traininguri în valoare de 400 RON pe zi, s\ fie sus]inutde un manager de training, care asigur\ [i func]ia de PR [i care implic\ ni[tecosturi de 30 RON pe zi. Calcula]i costurile directe considerând c\ v\ baza]ipe un num\r minim de 30 de cursan]i. Cursul cere s\ existe provizii de articolede birotic\ [i papet\rie, care au un cost variabil (cu câ]i mai mul]i cursan]i, cuatât costurile sunt mai mari) de 11 RON pe cursant. Calcula]i [i aceste costurivariabile, luând în calcul num\rul de cursan]i men]ionat mai sus. În costurileindirecte cu munca [i materialele sunt incluse [i costurile generate de timpulnecesar aranj\rii cursului (5 zile de munc\ ale managerului de training), [icheltuielile pentru chirie, înc\lzire, iluminat [i fonduri pentru asigurareanecesarului de materiale. Aceste cheltuieli sunt ad\ugate la costul totalprintr-o rat\ de 50%. Calcula]i costul total al proiectului.

Controlul costurilor

Procesul de influen]are a factorilor care genereaz\ varia]ii ale costurilor [i deschimbare controlat\ a bugetului proiectului.

Controlul costului reprezint\ ultimul proces din managementul costului unui proiect.Acest proces se preocup\ de influen]area factorilor care creeaz\ schimbarea în planulde baz\ al proiectului, pentru a ne asigura c\ schimb\rile sunt a[teptate [i nu ne iauprin surprindere.


Exerci]iul 3

S\ se completeze urm\torul tabel al valorii ad\ugate. Sublinia]i bugetulproiectului în faza final\ (BAC).

Tabelul 8.3 Tabel de valoare ad\ugat\

Exerci]iul 4

Se dau urm\toarele informa]ii despre un proiect desf\[urat în 2006:– Activitatea A const\ în cercetarea cerin]elor sistemului informa]ional al

organiza]iei. Ea dureaz\ de pe 15 Ianuarie pân\ pe 7 Martie [i implic\folosirea a 2 cercet\tori al c\ror salariu lunar este de 751 RON [i a unuimanager de birou care prime[te 1100 RON lunar;

– Activitatea B începe pe 8 Martie, se termin\ pe 22 Martie [i presupunecrearea unui soft de gestionare a e-mail-urilor la nivelul firmei. În cadrulei este nevoie de aportul a 3 programatori, dintre care doi debutan]i [i unulsenior. Ace[tia au nevoie de aparatur\ care va fi închiriat\ de la o firm\ decomputere contra sumei de 5.000 RON pe lun\. Salariul unui programatordebutant este de 354 RON pe lun\, iar al unuia senior – de 785 RONlunar. La finalul acestei activit\]i aparatura închiriat\ va fi returnat\;

– Activitatea C presupune testarea soft-ului pe sistemul firmei. Ea se vadesf\[ura între 23 Martie [i 25 Martie. Este necesar aportul unui singurprogramator debutant [i instalarea unui server în valoare de 6.000 RON;

– Activitatea D înseamn\ instruirea membrilor organiza]iei în utilizareanoului sistem informa]ional, în vederea utiliz\rii sale. Ea se va desf\[uraîntre 29 Martie [i 27 Aprilie. Un instructor pl\tit cu 3.000 RON pe lun\ vaefectua aceast\ activitate [i va avea nevoie de produse de papet\rie în valoarede 20 RON pentru fiecare dintre cei 55 de participan]i (angaja]ii firmei).

Calcula]i estim\rile de cost [i completa]i un tabel al valorii ad\ugate pe bazalor, [tiind c\ toate costurile bugetate ale volumului de munc\ programat aufost cu 5% mai mici decât costurile reale ale volumului de munc\ executat [icu 10% mai mari decât costurile bugetate ale volumului de munc\ programat.Calcula]i bugetul total al proiectului.


Pentru facilitarea însu[irii de noi cuno[tin]e, lec]iile cuprind imagini,scheme [i tabele sugestive care pot stimula înv\]area. V\ oferim

asemenea fragmente din modulul 7 al cursului.

Dezvoltarea unui calendar de activit\]i

În cadrul unui proiect de construc]ii, detaliile suplimentare vor include aproapesigur elemente cum ar fi histogramele resurselor, proiec]ii ale fluxului de numerar[i calendarul lans\rii comenzilor [i livr\rilor.

Pentru un proiect din domeniul electronicelor, detaliile suplimentare vor includedoar histogramele resurselor.

Informa]iile cel mai des oferite ca detalii suplimentare includ, dar nu se limiteaz\ la:

cerin]ele de resurse în func]ie de perioadele de timp, deseori sub form\ dehistograme ale resurselor;

calendare de activit\]i alternative: cazul cel mai bun, cazul cel mai r\u,resurs\ uniformizat\ sau nu, activitate cu sau f\r\ termen limit\;

rezerve de timp [i estim\ri ale riscului.

Figura 7.16 – Diagram\ re]ea a proiectului cu datele care definesc activit\]ile

• Planul de management al calendarului de activit\]i. Define[te modalit\]ilede gestionare a schimb\rilor intervenite în calendarul de activit\]i. Poate fi formalsau informal, detaliat complet sau abia schi]at, pe baza necesit\]ilor proiectului.Este un element subsidiar al planului proiectului.

• Actualiz\ri ale necesarului de resurse. Uniformizarea resurselor [i actualizarealistei de activit\]i pot avea un efect semnificativ asupra estim\rilor preliminareale necesarului de resurse.


Figura 7.17 – Diagram\ re]ea a proiectului cu datele care definesc activit\]ile

tneminevE guA tpeS tcO voN ceD naI beF raM

iirid\lciulunalpaereiehcn~

ei]adnufaliulurculaerepecn~

eterepiulumirpaeracidiR

ecirtceleiei]alatsniaeratnoM

maegiulumirpaeratnoM

iiehcaeranâmn~

Figura 7.18 – Grafic al evenimentelor cheie

Figura 7.19 – Diagram\ re]ea temporal\

Pentru a rezuma, intr\rile, ie[irile [i instrumentele folosite de procesul de dezvoltarea calendarului de activit\]i sunt:

Figura 7.20 – Intr\ri, instrumente [i tehnici, ie[iri în procesul de dezvoltare a unui calendarde activit\]i


La finalul fiec\rui modul ve]i g\si r\spunsuri la exerci]iile dincuprinsul acestuia, care v\ pot ajuta s\ v\ verifica]i astfel

cuno[tin]ele asimilate. {i ̀ n cazul ̀ n care exist\ exerci]ii subiective,ve]i primi câteva sugestii de rezolvare.

R|SPUNSURI LA EXERCI}II

Exerci]iul 1

R\spunsul corect este C.

Exerci]iul 2

R\spunsul corect este A. Acesta este primul document care integreaz\ proiectulîn sine, cu strategiile [i obiectivele organiza]ionale.

Exerci]iul 3

R\spunsul corect este D. Punctul de pornire al oric\rui proces de planificaretrebuie s\ fie planificarea strategic\ a organiza]iei. Doar dup\ ce scopul [iobiectivele generale au fost stabilite, managementul poate s\ determine ceproiecte vor fi executate.

Exerci]iul 4

R\spunsul corect este A.

Exerci]iul 5

R\spunsul corect este D. Asump]iile care nu sunt notate [i bine documentatesunt foarte periculoase pentru succesul proiectului.

Exerci]iul 6

R\spunsul corect este C. Deoarece planul proiectului arat\ ce trebuie f\cutpentru a executa proiectul, diver[i membri ai echipei pot s\ comunice cuprivire la progresul realizat, f\când referire la acesta.

Exerci]iul 7

R\spunsul corect este C. Orice resurs\ care poate fi refolosit\ ca un instrumentutil este parte din metodologia organiza]ional\ pentru planificarea proiectelor.

Exerci]iul 8

R\spunsul corect este C. Ac]iunile corective sunt luate dup\ ce a ap\rut ovarian]\ fa]\ de planul proiectului.


Fiecare modul con]ine la final un rezumat al cuno[tin]elorprezentate în cadrul s\u. Am ales pentru exemplificare rezumatul

modulului 6.

REZUMATUL MODULULUI 6

6.1 ~n acest modul am examinat no]iunea de arie de acoperire, `n principalaplicat\ unui proiect, de[i ea se reg\se[te [i atunci când vorbim despre unprodus `n sine sau despre un serviciu prestat. ~n esen]\, aria de acoperire aunui proiect determin\ totalitatea ac]iunilor ce trebuie `ntreprinse pentrurealizarea rezultatelor livrabile ale proiectului.

6.2 Avem de-a face cu cinci zone ale ariei de acoperire a proiectului, care aufost explorate în acest modul, [i anume:

• planificarea ariei de acoperire;

• definirea ariei de acoperire;

• crearea de Work Breakdown Structures;

• verificarea ariei de acoperire;

• controlul ariei de acoperire.

6.3 Fiecare dintre aceste zone are propriile intr\ri, instrumente [i tehnici folositepentru ob]inerea unor ie[iri specifice. Toate acestea au fost men]ionate încadrul sec]iunilor corespunz\toare. R\spunsul la întrebarea „De ce neintereseaz\ s\ cunoa[tem zona de acoperire a unui proiect?” este foarte simplu:niciun proiect nu poate fi demarat f\r\ sprijinul forului conduc\tor alorganiza]iei. Pentru a ob]ine aportul oamenilor din conducere, ace[tia trebuieconvin[i c\ proiectul se înscrie în linia general\ strategic\ a firmei. În plus,exist\ în prezent tendin]a de a judeca un proiect numai în func]ie de rezultatuls\u, de performan]a sa. De exemplu, un proiect prin care se realizeaz\ unstadion la timp [i în limitele bugetului stabilit difer\ foarte mult de unul princare se realizeaz\ acela[i stadion, dar cu un an mai târziu decât se a[tepta saudep\[ind cu 20% bugetul stabilit sau amândou\ situa]iile la un loc.

6.4 Pe lâng\ timp, cost [i specifica]ii, începe s\ î[i fac\ sim]it\ tot mai pregnant oa patra dimensiune în func]ie de care trebuie s\ judec\m un proiect –a[tept\rile clientului. Cu cât mai bine sunt acestea transpuse în aria sa deacoperire, cu atât mai aproape va fi rezultatul acestuia de ceea ce a[teapt\clien]ii [i, concomitent, cu atât mai mare va fi succesul proiectului. Ca managerde proiect, trebuie s\ v\ informa]i cât mai clar asupra a ceea ce a[teapt\ clien]iide la dumneavoastr\, pentru a evita un eventual e[ec al proiectului pe care îlconduce]i. De asemenea, v\ va fi mult mai simplu s\ scrie]i planul proiectuluiodat\ ce ve]i de]ine toate informa]iile referitoare la aria de acoperire a acestuia.

6.5 Înainte de scrierea efectiv\ a planului de proiect, este necesar\ construireaunei descrieri ini]iale a proiectului – acel document care recunoa[te formalexisten]a proiectului („certificatul lui de na[tere”).


Sec]iunea dic]ionar de specialitate are rolul de a v\ face cunoscutsensul termenilor de specialitate care apar de-a lungul cursului.

Pentru ilustrare, am selectat dic]ionarul modulului 2.

DIC}IONAR DE SPECIALITATEanaliza sistemelor – este o abordare folosit\ pentru analiza

problemelor, care necesit\ definirea sferei deactivitate a sistemului de studiat, împ\r]indu-l înp\r]i componente, apoi identificarea [i evaluareaproblemelor, oportunit\-]ilor, constrângerilor [inevoilor acestora. Analistul examineaz\ solu]iilealternative de îmbun\t\]ire a situa]iei curente,identific\ un nivel optim sau satisf\c\tor, solu]iasau planul de ac]iune [i examineaz\ planulraportat la întregul sistem

ciclul de via]\ al proiectului – reprezint\ o colec]ie de faze ale proiectului

procesul de afaceri – reprezint\ o colec]ie de activit\]i intercorelate,care au ca obiectiv producerea de valoare pentruorganiza]ie, pentru clien]ii acesteia sau pentruprincipalii stakeholderi. Un proces de afaceri, este,de exemplu, modalitatea în care o organiza]ie î[ilivreaz\ serviciile c\tre clien]i

punctele de finalizare – sunt evalu\ri periodice f\cute de managementasupra proiectelor în derulare, pentru a estimaevolu]ia, succesul probabil [i compatibilitateacontinu\ cu scopurile organiza]iei

rezultatele livrabile – sunt documente, produse sau servicii careconstituie ie[irile unei faze a proiectului sau aproiectului, în ansamblu

sistemele – reprezint\ seturi de elemente interconectate, carelucreaz\ sau func]ioneaz\ într-un mediu, pentrua îndeplini un anumit scop

work breakdown structure – în managementul proiectelor, WBS este o structur\(WBS) arborescent\ a rezultatelor livrabile [i a sarcinilor

care sunt necesare pentru a termina un proiect.Scopul WBS este s\ identifice elementeleterminale (ceea ce trebuie efectiv f\cut într-unproiect). Ca urmare, WBS serve[te ca baz\ pentrumunca de planificare a proiectelor


Toate modulele sunt înso]ite de o tem\ pentru acas\, cu rolul de av\ verifica însu[irea cuno[tin]elor prezentate. Iat\ ca exemplu tema

modulului 5.

TEMA PENTRU ACAS| 5

A. R\spunde]i la urm\toarele întreb\ri:

5.1 Primul tip de planificare ce apare când se execut\ procesulorganiza]ional de alegere a proiectelor este:

a) planificarea proiectelor;

b) planificarea tactic\;

c) programarea activit\]ilor;

d) planificarea strategic\.

5.2 Comunicarea, abilit\]ile de leader [i negocierea sunt exemple deaptitudini:

a) de management de proiect;

b) de management general;

c) de management al echipelor;

d) de management executiv.

5.3 Planificarea adi]ional\ apare atunci când:

a) este aprobat\ o cerere de schimbare în proiect;

b) managerul de proiect crede c\ este necesar\;

c) sponsorul crede c\ este necesar\;

d) managerul de proiect este schimbat.

B. Redacta]i o lucrare de o pagin\ bazat\ pe exemplul prezentat îndeschiderea acestui modul. R\spunde]i la urm\toarele întreb\ri:

• Care crede]i c\ a fost problema real\ în acest caz?

• Prezint\ cazul un scenariu realist? De ce da sau de ce nu?

• Alexandru Popescu a fost un bun manager de proiect? De ce da sau dece nu?

• Ce ar fi putut Alexandru s\ fac\ pentru a fi un manager de proiect maibun?

• Ce ar fi trebuit s\ fac\ managementul de nivel superior pentru a-l ajutape Alexandru?


Cu prezentarea formularului de tem\ pentru acas\se ̀ ncheie lec]ia demonstrativ\ a acestui curs.

v\ a[tept\m s\ deveni]i cursant al Institutului Eurocor,`nscriindu-v\ la cursul de Manager de proiect !

~n speran]a c\ materialul prezentat v-a convinsde accesibilitatea [i atractivitatea cursului nostru,

021/33.225.33; www.eurocor.ro

Temele se rezolv\ pe formulare speciale, pe care le g\si]i îninteriorul caietelor de curs.

69 Lectie Demonstrativa Manager de Proiect

Documents

Transcript of 69 Lectie Demonstrativa Manager de Proiect