PANDUAN MENGENAI PENINGKATAN PRODUKTIVITI DALAM PERKHIDMATAN AWAM(BILANGAN 6/1991)

TujuanUntuk memahami konsep utama produktiviti serta merancang dan melaksanakan usaha-usaha bagi meningkatkan produktiviti di jabatan/pejabat Menggariskan 3 perkara utama :Konsep produktivitiCara-cara meningkatkan produktivitiPeningkatan produktiviti

Konsep Produktiviti (KP)Definisi- nilai atau kuantiti output yang dapat dihasilkan oleh satu unit inputKP dikaitkan dengan konsep kecekapan , keberkesanan dan kualitiKecekapan- dari segi penggunaan inputKeberkesanan kuantiti output yang sebenar dengan kuamtiti matlamat

Konsep Produktiviti (KP)Kualiti- output pada kuantiti tepat dan memenuhi kehendak pelanggan ( perkhidmatan yang cepat,boleh dipercayai , tiada kesilapan , bersopan santun dan mengutamakan keselamatan )

Cara-cara meningkatkan ProduktivitiINPUTTenagaManusiaTeknologiKelengkapan ModalSistem pengurusanOUTPUTKeluaran dan PengeluaranProses pengurusanPROSES TRANSFORMASIRajah 1 : Hubungkait antara Input, Transformasi , Output

Faktor-faktor yang mempengaruhi ProduktivitiFaktor Sistem dan prosedurStruktur OrganisasiGaya pengurusanPersekitaran kerjaTeknologiBahan-bahanKelengkapan modalTenaga manusia

Pengukuran Produktiviti Pengukuran produktiviti membolehkan jabatan/ pejabat:Mengetahui sejauh mana sumber yang diperuntukkan telah digunakanMeningkatkan fleksibiliti operasi dari segi penggunaan tenaga manusia dan alatMengenalpasti bidang-bidang untuk meningkatkan Produktiviti dan menentukan kos operasi

Pengukuran ProduktivitiPengukuran boleh dijalankan di 2 peringkat :1. Peringkat operasi 4 langkah Mengenalpasti output-output utama , contoh : JPN kad pengenalan dan sijil kelahiran Menentukan petunjuk-petunjuk Produktiviti bagi output utama, cth : JPN sijil kelahiran bilangan sijil yang dikeluarkan

Pengukuran ProduktivitiMengumpul data berdasarkan kepada petunjuk-petunjuk produktiviti yang dikenalpasti contoh : Bilangan/Tempoh/Bil.pekerjaMenilai tahap Produktiviti

Pengukuran Produktiviti2 . Peringkat individuMenentukan output utama yang dihasilkanMenentukan standard prestasi/norma kerja bagi setiap output yang dihasilkanMengumpul data berdasarkan standard prestasi/norma kerjaMenilai tahap produktiviti semasa

Tindakan yang perlu dilakukan:1. Tenaga manusiaMelatih kakitangan dalam bidang-bidang berkaitan dengan kerja Mewujudkan dan menyebarkan nilai-nilai yang positifMemotivasikan kakitangan untuk menghasilkan kerja yang cemerlang

Tindakan yang perlu dilakukan:Menggalak penglibatan kakitangan dalam menentukan matlamat organisasi dan dalam proses penyelesaian masalah produktivitiMewujudkan komunikasi yang berkesan dalam jabatan dan pejabatMenetapkam standard prestasi untuk kakitanganMenempatkan kakitangan mengikut kemahiran

Tindakan yang perlu dilakukan:2. Sistem dan Prosedur Mengkaji semula sistem dan prosedur kerja untuk mengatasi kelemahan yang menyekat produktivitiMempermudahkan sistem dan prosedur kerja yang sedia ada Memansuhkan peruntukan undang-undang atau peraturan yamg tidak sesuai dengan matlamat jabatan/pejabat

Tindakan yang perlu dilakukan:3. Struktur OrganisasiMembuat penyelarasan fungsi bahagian dan unit dalam organisasiMewujudkan struktur organisasi yang fleksibel dan dinamik Menentukan corak penjawatan dalam bahagian dan unit organisasi berperanan dengan tanggungjawab yang diberikan

Tindakan yang perlu dilakukan:Mendifinisikan dengan jelas bidang kuasa bahagian-bahagian dan unit-unit dalam jabatan/pejabat

Tindakan yang perlu dilakukan:4. Gaya Pengurusan Mewujudkan wawasan dan objektif jabatan/pejabat serta menyebarkanya kepada kakitangan Merancang dan menetapkan matlamat prestasi jabatan/pejabat dan kemudianya mengukur pencapaian sebenarMewujudkan budaya kerja yang menekankan produktiviti

Tindakan yang perlu dilakukan:5. Persekitaran kerja Mewujudkan susunatur jabatan/pejabat yang sesuai dengan operasi kerja Melengkapkan pejabat dengan kemudahan asas Menjaga kebersihan dan perhiasan di tempat kerjaMenyediakan kemudahan untuk kakitangan

Tindakan yang perlu dilakukan:6. Teknologi Mengkaji proses-proses kerja yang dijalankan sekarang untuk mengenal pasti aspek-aspek yang sesuai untuk di automasikan dan dimekanisasikan

Tindakan yang perlu dilakukan:7. Bahan-bahan Menjalankan pemeriksaan kualiti di peringkat awal keatas bahan-bahan imput yang diperolehi oleh pembekalMemberi pendidikan kualiti kepada pembekalMengamal sistem inventori yang baik untuk mengelakkan pemegangan stok yang berlebihan bagi bahan-bahan

Tindakan yang perlu dilakukan:8. Kelengkapan modalMenyelenggara kelengkapan modal mengikut jadual menentukan kelengkapan modal berada dalam persekitaran operasi yang baikMerancang menggunakan kelengkapan supaya dapat digunakan dengan optimum

SEKIAN