1

HỆ THỐNG QUẢN TRỊ THÔNG TIN NỘI BỘ

ỨNG DỤNG TRONG QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Hà nội, 03/2010

MỤC LỤC

1. GIỚI THIỆU.................................................................................................................................31.1. Giới thiệu..............................................................................................................................31.2. Mục đích...............................................................................................................................31.3. Phạm vi.................................................................................................................................3

2. ĐẶC ĐIỂM NỔI BẬT.................................................................................................................33. QUẢN LÝ THÔNG TIN NỘI BỘ...............................................................................................4

3.1. Giới thiệu..............................................................................................................................43.2. Tính năng..............................................................................................................................43.3. Hình ảnh Demo....................................................................................................................6

3.3.1. Quản lý khai thác Ô tô..................................................................................................63.3.2. Quản lý khai thác phòng họp......................................................................................103.3.3. Quản lý lịch làm việc với lãnh đạo.............................................................................123.3.4. Quản lý lịch làm việc cá nhân....................................................................................153.3.5. Quản lý lịch phòng:....................................................................................................183.3.6. Quản lý tài liệu ISO....................................................................................................19

4. KẾT LUẬN................................................................................................................................20

2

1. GIỚI THIỆU

1.1. Giới thiệu

Cùng nằm trong Hệ thống quản trị thông tin doanh nghiệp, phân hệ Intranet cung cấp cho bạn một

hệ thống quản lý phục vụ các quy trình tác nghiệp trong công ty như Book ôtô, book phòng họp,

book lịch làm việc với lãnh đạo.

1.2. Mục đích

- Tin học hóa các quy trình vận hành trong công ty

- Đảm bảo công việc được thực hiện đúng người, đúng việc.

- Nâng cao hiệu quả công việc

- Tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí khi quản lý, lưu trữ và tìm kiếm

1.3. Phạm vi

- Hiện nay chương trình gồm sáu phân hệ chính là Book ôtô, book phòng họp, book lịch làm

việc với lãnh đạo, book văn phòng phẩm, lập lịch làm việc của cá nhân, lập lịch làm việc

của lãnh đạo. Trong tương lai với tính năng mở của portal, chương trình sẽ mở rộng tích hợp

thêm nhiều hệ thống như: hệ thống quản lý dự án, quản lý nhân sự tiền lương, hệ thống báo

hỏng tin học, hệ thống Call Center.

- Hệ thống iCAT có thể áp dụng cho nhiều mô hình doanh nghiệp khách nhau như:

o Các công ty vừa và nhỏ

o Tổng công ty

o Tổng công ty có văn phòng đại diện

o Tổng công ty có đại lý

o Bộ, sở, ban, ngành, ủy ban nhân dân

2. ĐẶC ĐIỂM NỔI BẬT- Giao diện theo cấu trúc bảng biểu hiện đại, tiện lợi, dễ sử dụng, nhiều tính năng đặc sắc như

tính năng lọc, gom nhóm, thêm bớt các cột động trong báo cáo...

- Có cơ chế lưu trữ các tài liệu dưới dạng điện tử, rút ngắn thời gian, thu hẹp khoảng cách và

tiết kiệm chi phí.

- Cung cấp cơ chế bảo mật chặt chẽ, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới được truy

xuất và xử lý thông tin.

- Thông tin đa dạng, nhiều chiều, cho phép có sự trao đổi giữa nhiều đối tượng khác nhau

trong quá trình xử lý công việc, công văn.

- Thông qua việc xử lý bằng hệ thông máy tính:

3

o Nhân viên vừa có thể tiếp nhận công việc một cách nhanh chóng lại vừa có thể báo

cáo tình trạng công việc cho cấp trên chính xác, kịp thời thông qua việc xử lý bằng

hệ thống máy tính.

o Lãnh đạo có thể nhanh chóng cho ý kiến, chỉ đạo thúc đẩy công việc, công văn được

xử lý một cách nhanh chóng, chính xác.

- Giúp cho công tác tổng hợp các báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo năm diễn ra một cách

dễ dàng, nhanh chóng, đầy đủ, chính xác dưới sự hỗ trợ của hệ thống báo cáo động.

- Hệ thống cảnh báo, nhắc việc kịp thời, tiện lợi.

- Hệ thống được xây dựng trên nền công nghệ web portal vừa đơn giản, dễ cài đặt, phù hợp

với nhiều người dùng lại vừa có khả năng mở rộng cao, có thể tích hợp thêm các hệ thống

khác như hệ thống quản lý nhân sự tiền lương, hệ thống Call Center…

3. QUẢN LÝ THÔNG TIN NỘI BỘ

3.1. Giới thiệu

Hệ thống Intranet có các modules: Book ô tô, book phòng họp, book văn phòng phẩm, book lịch

làm việc với lãnh đạo, lập lịch làm việc nhằm tự động hóa các quy trình vận hành, tác nghiệp trong

công ty.

Hình 9: Sơ đồ chức năng hệ thống Intranet

3.2. Tính năngI. Quản lý khai thác Ô tô III. Quản lý lịch làm việc lãnh đạo

1. Danh sách đăng ký 1. Đăng ký lịch làm việc

2. Duyệt đăng ký 2. Duyệt đăng ký

3. Cập nhật đăng ký 3. Lập chương trình công tác

4. Khôi phục đăng ký  4. Duyệt chương trình công tác

5. Cập nhật thông tin chuyến đi 5. Xem lịch làm việc của lãnh đạo

6. Biểu sử dụng xe

7. Bảng điều động xe IV. Quản lý lịch làm việc cá nhân

8. Lịch sử dụng xe 1. Lập lịch làm việc cá nhân

9. Danh mục ô tô 2. Cập nhật lịch cá nhân từ lịch phòng 4

10. Báo cáo tổng hợp lịch sử sử dụng ôtô 3. Xem lịch làm việc cá nhân

11. Báo cáo lịch sử dụng ôtô của đơn vị

12. Báo cáo số km và nhiên liệu V. Quản lý lịch làm việc phòng

13. Nhật ký sửa chữa ôtô 1. Lập đăng ký lịch làm việc phòng

14. Danh sách chuyến đi  2. Duyệt đăng ký

3. Khôi phục đăng ký đã từ chối

II. Quản lý khai thác phòng họp

1. Đăng ký sử dụng Phòng họp VI Quản lý tài liệu ISO

2. Duyệt đăng ký 1. Thêm tài liệu3. Danh sách phòng họp 2. Cập nhật tài liệu

4. Danh sách người duyệt 3. Xóa tài liệu

5. Lịch phòng họp 4. Phân quyền tài liệu

6. Cập nhật tài liệu chuẩn bị cho cuộc họp 5. Tải tài liệu

6. Tạo cây danh mục tài liệu

7. Tra cứu tài liệu

5

3.3. Hình ảnh Demo

3.3.1. Quản lý khai thác Ô tô

6

7

8

9

3.3.2. Quản lý khai thác phòng họp

10

11

3.3.3. Quản lý lịch làm việc với lãnh đạo

12

13

14

3.3.4. Quản lý lịch làm việc cá nhân

15

16

17

3.3.5. Quản lý lịch phòng:

18

3.3.6. Quản lý tài liệu ISO

19

4. KẾT LUẬN- Công ty cổ phần Tập đoàn Đầu tư và Công nghệ AG tự tin, AG sẽ cung cấp một hệ thống

quản trị doanh nghiệp tốt, đem lại nhiều lợi ích thiết thực.

o Đối với cán bộ: Chủ động sắp xếp thời gian, công việc; theo dõi được các mốc, phân

loại thứ tự ưu tiên, đảm bảo công việc đạt hiệu quả cao...

o Đối với văn thư: giảm thời gian xử lý, tìm kiếm công văn, lập báo cáo…

o Đối với lãnh đạo: dễ dàng theo dõi tình hình để kịp thời chỉ đạo và điều hành.

- Hệ thống quản trị doanh nghiệp sẽ tạo ra môi trường làm việc dân chủ và hiệu quả.

20