• 10 vestigingen• 7 in gebouwen van een dagschool• 2 zelfstandig• 1 in de gevangenis

• ongeveer 9000 cursisten op jaarbasis• 14 studiegebieden

• 1 algemeen directeur + 9 adjunct-directeurs = staf• Adjunct-directeurs komen uit omkadering, punten,

vrijgestelde uren• Adjunct-directeurs beheren een vestigingsplaats en zijn

ook departemenshoofd, vestigingsoverschrijdend (vb. informatica, koken…)

Voorstelling cvo KISP

Voorbereiding schooljaar

Berekening lesurenpakket en omkadering volgens nieuwe richtlijnen Omkadering blijft behouden Fusiebonussen vervallen Lesurenpakket berekenen

Lesuren schooljaar 2002-2003 x 0,3Lesuren schooljaar 2003-2004 x 0,7Lesuren schooljaar 2004-2005 x 2

Lesuren schooljaar 2005 – 2006 = som gedeeld dr 3

Opmerkingen: maximaal verlies 3,5 %verlies mag genomen worden van het totale

lesurenpakket dus ook NT2

Lestijdenpakket: voorbeeldGrafische technieken

2002–2003: 13 706,7 x 0,3 = 4 112,012003-2004:11 797,0 x 0,7 = 8 257,902004-2005:12 968,9 x 2 = 25 937,80TOTAAL 38 307,70GEDEELD DOOR 3 12 769,23

Talen richtgraad 1 en 22002–2003:6 250,7 x 0,3 = 1 875,212003-2004:7 010,7 x 0,7 = 4 907,492004-2005: 8 140,0 x 2 = 16 280,00TOTAAL 23 062,70GEDEELD DOOR 3 7 687,56

Besluit: studiegebieden met de grootste groei krijgen de grootste klappen.

Voorbereiding schooljaar Opstellen nieuwe planning tegen opendeurdagen

Per vestiging: aan de hand van lessenrooster vorig schooljaar (adjunct-directeurs)

Overleg ivm. planning van nieuwe cursussen op andere vestigingen (in staf)

Fotografie in Deinze (plaatsgebrek in Mariakerke) Talen in Eeklo (verhuis Bassevelde naar Zelzate en

opvang oud-cursisten) Resultaten enquêtes en vragen via website van

cursisten

Voorbereiding schooljaar Praktische overwegingen:

Kleine richtingen alternerend over verschillende vestigingen (bedrijfsbeheer, Duits)

Ontdubbelen groepen meerjarige opleidingen op dezelfde dag (om bij een volgend jaar groepen te kunnen samen zetten vb. Talen 1ste jaar, Excel basis)

Specialisaties met gespecialiseerde of moeilijk te vinden lesgever op verschillende vestigingen op verschillende dagen zodat de lesgever kan verlopen van vestiging. (Access, digitale fotobewerking, Italiaans)

Afspraken met dagscholen in verband met daggroepen.

Aanbieden van opleidingen die andere cvo’s niet kunnen organiseren om praktische redenen (vb. talen in Eeklo en Gent overdag)

Beschikbaarheid en grootte van lokalen (vb. koken)

Voorbereiding schooljaar Overleg met andere organisaties om een zicht te hebben over

het urenpakket dat hiervoor moet vrijgehouden worden. Basiseducatie ivm. vervolgopleidingen Cevora-opleidingen Ziekenhuizen

Prijsbeleid evalueren en bijsturen indien nodig (in staf) Voor al onze opleidingen geldt een alles inclusief prijs

(inschrijvingsgeld = wettelijk inschrijvingsgeld + geld voor cursusmateriaal, fotopapier, gebruik infrastructuur…)

Enkel voor creatieve richtingen kleding, kunst in de woning, koken wordt ofwel nog een vaststaande bijdrage (koken) gevraagd of brengt de cursist zelf zijn materiaal mee (wordt bij inschrijving meegedeeld)

Elk jaar wordt bekeken of prijzen moeten verhoogd worden. Als dit gebeurt, is het meestal met afgeronde bedragen.

Voorbereiding schooljaar Bepalen van de gemiddelde groepsgrootte uitgaande van de

deler Berekenen op basis van deze planning van de

georganiseerde lesuren Aantal uren lineair Aantal uren modulair Aantal uren modulair nodig voor het 2de semester

Bepalen lesvrije lesuren (in staf) evaluatie van het vorige schooljaar NOODZAAK voor een goede organisatie en administratie

= motor van een school noodzaak bekijken binnen administratie, binnen

departementsniveau om organisatie vlot te laten verlopen Bij ons 6 % voorzien in lesvrije uren voor adjunct-

directeurs, coördinatie studiegebieden, preventie-adviseur

Bekendmaking nieuw schooljaar Uitnodiging opendeur + planning meegeven met huidige

cursisten en verzenden naar potentiële cursisten (wachtlijst, telefonische aanvragen of via website).

Opendeurdagen per vestiging gekoppeld aan de dagschool.

Op website inhouden cursussen nieuwe planningen van elke vestiging data opendeurdagen bereikbaarheid en inschrijvingsmomenten per

vestiging Informatie in verband met educatief verlof,

opleidingscheques

Bekendmaking nieuw schooljaar Folders per studiegebied

Deze werden reeds vroeger voorbereid

Advertenties Per vestiging in de regionale bladen Eventueel algemene acties

De Lijn Zondagskrant Openbedrijvendag

Adjunct-directeur organiseert eigen opendeurdagen Voorstelling van verschillende studiegebieden, die op de

vestiging worden georganiseerd (door leerkrachten) Voorbereidende vergadering met de leerkrachten over

taakverdeling, inhoud, uitwisseling met andere vestigingen

Engagement van de leerkrachten à rato van de opdracht op de vestiging (voorbereiding, aanwezigheid, afbreken)

Opendeurdagen

Praktische overwegingen Advertentie + uitnodiging voor cursisten Tentoonstelling van opdrachten cursisten van de

praktische richtingen (bloemschikken, fotografie…) Cursisten aan het werk = publiekstrekker Proeverijen (afdeling koken) Ook aandacht voor andere vestigingen Inschrijven mogelijk (ook voor andere vestigingen) Nieuwe afdelingen promoten met werken cursisten van

andere vestigingen Dankwoordje achteraf naar leerkrachten en

meewerkende cursisten

Opendeurdagen

Cursistenbestanden aanpassen Kalenders aanmaken + refertedata bepalen Bestand aanpassen aan nieuwe cursussen, nieuwe

wettelijk bepalingen Opleiding administratief medewerkers en AD’s

Wijzingen en nieuwigheden in inschrijvingsprocedure, in bestanden, in structuurschema’s, …

Inhouden nieuwe cursussen Meedelen refertedata (streefdatum) Bespreking eerste verdeling administratieve uren +

vakantieregeling Map maken met inschrijvingslijst voor elke gepland groep Opstellen “Wat doe ik wanneer?”

Deze lijst wordt zichtbaar opgehangen Hierop wordt duidelijk aangeduid wat gebeurd is

Administratieve voorbereiding

Informatie cursist Oriëntatie van de cursist (eventueel over de

vestigingen heen) Checken van eventuele nodige voorkennis (indien

mogelijk bij inschrijving, anders bij eerste lesdag) Controleren of er nog plaats is, indien niet gegevens op

de wachtlijst noteren

Cursisten worden manueel ingeschreven aan de hand van de identiteitskaart Iedereen kan inschrijven (leerkrachten worden

ingeschakeld tijdens vakantie) Onafhankelijk van logistiek Beter contact met cursist

Inschrijvingsprocedure

Inschrijving enkel mits betaling (cash of bancontact)

Cursist ontvangt dubbel van het inschrijvingsformulier dat tevens dient als betalingsbewijs

Bijhouden van lijsten per groep

Informeren cursist over werkwijze opleidingscheques, vrijstelling inschrijvingsgeld, educatief verlof

Inschrijvingen invoeren in het cursistenbestand

Inschrijvingsprocedure

Inschrijvingsprocedure

Aandachtspunten De adjunct-directeur organiseert

inschrijvingsmomenten op zijn/haar vestiging Leerkrachten worden ingeschakeld à rato van hun

opdracht van het voorbije schooljaar op de vestiging Wekelijks overleg in staf aan de hand van de

inschrijvingsaantallen over eventuele ontdubbelingen, afhankelijk van lesurenpakket en beschikbaarheid leerkrachten

Bij organisatie nieuwe groepen wachtlijsten opbellen Bij annulatie van een inschrijving eventueel plaats

invullen met wachtlijst

Inschrijvingsprocedure

Aandachtspunten Bij wijzingen van de planning (groep volzet, nieuwe

groep, schrappen groep…) Andere vestigingen verwittigen Website aanpassen Nieuwe versie planning maken voor cursisten Indien mogelijk, publiciteit aanpassen

Opdrachtverdeling

Bevraging bij alle huidige leerkrachten naar wensen volgend schooljaar (aantal uur, vakken, vestigingen, momenten)

Op basis van deze bevraging en de planning worden de leerkrachten ingevuld

Opdrachtverdeling wordt steeds gedaan door de algemeen directeur, eventueel bijgestaan door adjunct-directeurs

Indien nodig wordt in overleg met de adjunct-directeurs de planning aangepast

Leerkrachten krijgen eind juni hun voorlopige opdracht voor het volgend schooljaar

Wijzigingen in hun opdracht gebeuren door de algemeen directeur na overleg met de leerkracht

Cursisten worden per brief verwittigd van de start (inschrijving voor 15 augustus per post, daarna bij inschrijving)

Controle lokaalverdeling door adjunct-directeurs Leerkrachten worden ontvangen in een centrale algemene

personeelsvergadering en op de vestiging door de adjunct-directeurs

Per groep wordt een mapje gemaakt met documenten voor cursisten en leerkrachten Kalender met effectieve les- en vakantiedagen Papieren educatief verlof (officieel document +

handtekenlijst) Praktische afspraken per vestiging Evacuatieprocedure bij brand Aanwezigheidslijst Examenreglement Schoolreglement beschikbaar op de website of op het

secretariaat op aanvraag

Start van het schooljaar

Cursisten worden per startdag op de vestiging verwelkomd door de adjunct-directeur en van daaruit begeleid door de leerkracht naar hun lokaal

Cursisten worden aangesproken over te betalen saldo’s of ontbrekende gegevens

In de eerste weken verlopen sommige cursisten van groep omwille van te weinig voorkennis, te laag niveau,…In informatica worden in de beginnersgroepen plaatsen voorbehouden voor cursisten die eventueel fout zijn ingeschreven.

Inschrijvingen worden gestopt op 30 september

Start van het schooljaar

Na sollicitatie bij de algemeen directeur en indiensttreding wordt onmiddellijk een personeelsfiche ingevuld met daarop alle gegevens nodig voor de dimona-zending

Bij indiensttreding (meeste leerkrachten op 1 september) van tijdelijke personeelsleden dimona-zending

Uiterlijk tegen 11 september opsturen lijsten herinbetalingstelling naar bevoegd werkstation

Opmaken personeelsdossier voor alle leerkrachten in de loop van september

Voor vast-benoemde leerkrachten en TADD-ers opmaken voor een gans schooljaar; voor tijdelijken opmaken voor de effectieve periode

Opmaken vastbenoemingsdossiers voor bevordering- en selectie-ambten

Leerkrachten ontvangen een vademecum

Personeelszaken september

Opmaken documenten aanvraag subsidiëring voor de nieuwe opleidingen die starten in het huidige schooljaar en versturen naar het schoolbeheerteam

Schoolkalender met alle lesdagen en vrije dagen naar de verificateur en de inspectie versturen

15 september

Planningsdocument opmaken en versturen naar het schoolbeheerteam (electronisch) en verificateur (ondertekende uitprint) Downloaden + installeren van nieuwe jaardocumenten

aangeleverd door het departement (enkel bij wijziging) Downloaden en opslaan van de lijsten (alle opleidingen

en cvo’s) aangeleverd door het departement Ook planning 2de semester hierop vermelden (prognose) Het vermelden van alle ingerichte opleidingen in de loop

van het schooljaar is belangrijk omdat deze gekoppeld worden aan de electronische databank (afdelingen die niet vermeld zijn, kunnen niet electronisch gestuurd worden)

Beschikbaar lesurenpakket niet overschrijden Nieuwe versie opsturen naar schoolbeheerteam indien

grote wijzigingen (zeker bij organisatie van een niet-vermelde opleiding)

15 september

5de werkdag van oktober Uiterste datum voor het indienen van de documenten PERS 8,

18, 9 en 10 PERS 8: op te maken per leerkracht die TBS/OB staat en

geen wedertewerkstelling heeft binnen het schoolbestuur of een reaffectie in een andere school

PERS 18: verzamelstaat PERS 8 PERS 9: lijst van tijdelijke leerkrachten die niet-reaffectatie

vrij zijn PERS 10: lijst van tijdelijke leerkrachten die reaffectatie vrij

zijn PERS 9 en 10 worden opgemaakt per vak

Deze documenten tijdig aanmaken aangezien deze door alle betrokken personeelsleden moeten getekend worden

PERS 8, 18 (in 2-voud), 9, 10 moeten opgestuurd worden naar de reaffectatie-commissie

PERS 18 wordt na ondertekening door de voorzitter van de reaffectatie-commissie terug naar school gestuurd die dit op zijn beurt moet doorsturen naar het werkstation

15 oktober

Uiterste datum voor het indienen van PERS 7 verzamelstaat personeelsleden TBS/OB aangetekend versturen naar het werkstation tijdig aanmaken aangezien deze door alle betrokken

personeelsleden moeten getekend worden Uiterste datum voor het indienen van DOCUMENT 3A

Overzicht opdracht bestuurs- en ondersteunend personeel

electronisch en ondertekende uitprint naar schoolbeheerteam

In dit document zitten heel wat formules op achtergrond die meteen een controle uitvoeren; opletten bij afzetten beveiliging!

Indien een rode OEPS verschijnt zijn teveel uren omkadering uitgedeeld

15 oktober Uiterste datum voor het indienen van DOCUMENT 3B voorlopig

Overzicht opdrachten onderwijzend personeel electronisch en ondertekende uitprint naar

schoolbeheerteam Er kunnen enkel opleiding gebruikt worden die vermeld

werd op het planningsdocument In dit document zitten heel wat formules op achtergrond

die meteen een controle uitvoeren; opletten bij afzetten beveiliging!

Slechts één document opmaken voor het ganse cvo (secundair en hoger onderwijs moeten samen)

Bij grondige wijzigingen een gewijzigde versie sturen Aan de hand van dit document kan een voorlopige

document 2 AANWENDING automatisch aangemaakt worden waarbij je meteen een controle hebt op je lestijdenpakket

LET WEL: voor de tijdelijke personeelsleden is enkel hun opdracht voor een halfjaar vermeld

15 oktober Uiterste datum van indienen van DOCUMENT 6

Lessenroosters opgemaakt per vestiging en studiegebied (geen individuele lessenroosters) met vermelding van lesmoment, lesuren, lesgever, eventueel interimaris, vak

Opsturen naar de verificateur

Uiterste datum van indienen van DOCUMENT 6 bis Omvang van de opdracht van het bestuurs- en

ondersteunend personeel en hun uurrooster Opsturen naar de verificateur

Voor refertedatum Per vestiging

Verzamelen nodige documenten per cursist Volledig ingevuld en ondertekend

inschrijvingsformulier + betalingsbewijsIndien nodig Document vrijstelling inschrijvingsgeld Document vrijstelling voorgaand jaar of eenheid Vrijstellingsproef (controle of een cursiste al dan

niet een vrijstellingsproef nodig heeft, kan via de historiek in het cursistenbestand)

Bijhouden aanwezigheden en attesten gewettigde afwezigheid

Controle op regelmate aanwezigheid van cursisten Schrappen van cursisten die nooit of te weinig geweest

zijn na telefonische controle Aanmaken procesverbalen van de vrijstellingsproeven

Voor refertedatum

Centraal Ordenen van voorgaande documenten per

refertedatum, per opleiding, per eenheid of jaar, per vestiging

Per eenheid of jaar en per vestiging: mapje met inschrijvingsformulieren +

aanwezigheidslijst met aanduiding van de refertedatum

mapje met vrijstellingsdocumenten mapje met vrijstellingsproeven + procesverbalen

Er worden papieren cursistenfiches meer bijgehouden. De historiek van elke cursist wordt elektronisch in het cursistenbestand bijgehouden

De historiek van cursisten die nog niet in het bestand zit, wordt aangevuld aan de hand van de oude fiches

Rond refertedatum

Aanmaken electronische zending per eenheid of jaar met zelfde startmoment

Aanmaken of aanvullen document 2 Overzicht per eenheid of jaar van aantal cursisten,

vrijgestelde cursisten,… opgemaakt per maand waarin de refertedata vallen Electronische versie naar het schoolbeheerteam,

ondertekende uitprint in 2-voud naar verificateur Aanmaken document 5

Overzicht van cursisten vrijgesteld van inschrijvingsgeld

opgemaakt per refertedatum Electronische versie naar het schoolbeheerteam,

ondertekende uitprint naar verificateur

Rond refertedatum

Documenten 2 en 5 moeten niet meer aangemaakt worden indien de electronische zendingen correct verlopen

Vanuit de databank wordt een document aangemaakt voor de verificateur

Als centrum kan je op aanvraag een overzicht krijgen van de zendingen

Verificatie

Verificatie gebeurt centraal voor alle vestigingen Verificatie gebeurt elektronisch De verificateur kan per eenheid/jaar de cursisten oproepen

zoals deze vermeld staan op document 2 De verificateur kan per cursist de historiek oproepen om

een eventuele vrijstelling te controleren De verificateur kan in het cursistenbestand de

financierbaarheid wijzigen Op het einde van de verificatie krijgt de verificateur een

overzicht van de geverifieerde eenheden/jaren en de weerhouden cursisten

Na verificatie

Inschrijvingsformulieren, vrijstellingsdocumenten, vrijstellingsproeven kunnen gearchiveerd worden

Eenheden of jaren waarin cursisten werden weerhouden moeten opnieuw elektronisch verstuurd worden

November - december In overleg (staf - vakvergaderingen) wordt bepaald of er

nood is aan nieuwe studiegebieden, afdelingen, opleidingen, nieuwe vestiging

Nieuwe vestiging Contacten leggen met vb. dagschool Afsluiten gebruiksovereenkomst tussen beide partijen Melden aan het schoolbeheerteam wanneer de

vestiging in gebruik genomen wordt

Nieuwe opleiding binnen een structuurschema gebruikt binnen het cvo Controle aanwezige logistiek Aanspreken leerkrachten Bepalen inhoud en cursusmateriaal

November - december

Nieuwe opleiding Zoeken naar een eventueel bestaand structuurschema Indien OK, zie boven Indien niet OK

maken van structuurschema of lessentabel en leerplan

Aanvraag indienen bij VDKVO voor 15 december Aanvraag indien bij inspectie tegen 1 maart

Nieuw studiegebied of categorie Aanvraag indienen bij VDKVO voor 15 december Aanvraag indienen bij departement tegen 31 januari

December Cursistenbevraging naar tevredenheid over opleiding +

verwerking van de formulieren Bevragen cursisten in verband met interesse voor 2de

semester Opmaken planning 2de semester aan de hand van deze

bevraging Controle lesurenpakket + verdeling lesopdrachten Nieuwe planning bekendmaken via website, cursisten,

wachtlijsten, advertentie… Start inschrijvingen 2de semester

Januari Opmaken van de benoemingsdossiers voor onderwijzend

personeel (uiterste datum van indienen: 30 maart)

Na erkenning benoeming aangepaste dimona-zending met einddatum 31/12/2999

Opmaken documenten educatief voor lineaire opleidingen (1ste trimester) en voor modulaire opleidingen die eindigen (ganse cursusperiode)

Opmaken examenrooster (per vestiging), deliberatieschema (centraal) en proclamatieschema (per vestiging) voor modulaire opleidingen die eindigen.

Januari Voorbereiding deliberatie

Punten verzamelen en invoeren in het bestand per vestiging

Examens archiveren per vestiging Procesverbalen opmaken voor de deliberatie

Na deliberatie Invoeren gewijzigde punten Afdrukken attesten, deelcertificaten, certificaten

(centraal) Punten aanvullen in de historiek of op de fiches

Februari Start 2de module (zie start schooljaar)

Opstellen PERS 2 van tijdelijke leerkrachten in modulaire structuur

Opstellen van document 6 module 2 Dimona-zending voor tijdelijke personeelsleden Opsturen van documenten in verband met fietsvergoeding

en vergoeding openbaar vervoer

Mei - Personeel Kandidatuurstelling vaste benoemingen

Lijst van vacante betrekkingen opstellen na onderhandelingen in het LOC en op basis van de vacante betrekkingen op 15 april

Voor 15 mei: deze lijst bekend maken aan de betrokken personeelsleden

Aan personeelsleden die cumuleren in het privé of als zelfstandige een PERS 12 bezorgen. Deze moet ingevuld worden op basis van de belastingsaangifte voor het lopende jaar. Opsturen naar het werkstation voor eind juni of bij het personeelsdossier van september voegen.

Mei - Algemeen Overdracht van studiegebieden

Voor 15 mei Opsturen naar het schoolbeheerteam Conform de voorgeschreven procedure

Fusie Voor 31 mei Opsturen naar het schoolbeheerteam Volgens modelformulier

Juni Opmaken examenrooster (per vestiging),

deliberatieschema (centraal) en proclamatieschema (per vestiging)

Opmaken documenten educatief voor lineaire opleidingen (3de trimester) en voor modulaire opleidingen die eindigen (ganse cursusperiode)

Voorbereiding deliberatie Punten verzamelen en invoeren in het bestand per

vestiging Examens archiveren per vestiging Procesverbalen opmaken voor de deliberatie

Na deliberatie Invoeren gewijzigde punten Afdrukken attesten, deelcertificaten, certificaten

(centraal) Punten aanvullen in de historiek of op de fiches

30 Juni Uiterste datum voor het indienen van DOCUMENT 2

AANWENDING Overzicht aanwending lesurenpakket electronisch en ondertekende uitprint naar

schoolbeheerteam Dit document wordt automatisch aangemaakt aan de

hand document 3B Uiterste datum voor het indienen van DOCUMENT 3B

definitief Overzicht opdrachten onderwijzend personeel electronisch en ondertekende uitprint naar

schoolbeheerteam Dienstattesten voor alle personeelsleden voor het voorbije

schooljaar Documenten C4 onderwijs voor de personeelsleden die dit

nodig hebben