1 séminaire Optimiser son temps Elisabeth Noguès.
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1
séminaire
Optimiser son temps
Elisabeth Noguès
2
Optimiser son temps
• Présentations
• Déroulement
• Règles du jeu
• Matériel
3
Optimiser son temps
Maîtriser
la dimension
temps
Déléguer
des
mandats
S’organiser
dans le
quotidien
Planifier
l’action dans
le temps
4
Optimiser son temps
docteurJ’ai mal à
mon temps
5
Apprenez à ne pas perdre de
temps !
Optimiser son temps
6
Optimiser son temps
Nous vivons plusieurs temps
en même temps
horloge
Culturel nature
pouvoir biologique
psychologique
7
Optimiser son temps
Notre comportement face au temps
été
chante
consomme
plaisir
facilité
Cigale
hiver
travaille
épargne
rendement
effort
Fourmi
Présent > Futur Futur > Présent
8
Optimiser son temps
Parkinson
Pareto
Fraisse
Carlson
9
Optimiser son temps
résultats 80
facteurs 20
loi de Pareto
10
Optimiser son temps
EFFICACITE [efikas]
adj (déb. XIIIe; lat. efficax)
qui produit l’effet qu’on attend
Petit robert
11
Optimiser son temps
EFFICACITE
s’organiser se faire organiser
anticiper réagir
penser résultats penser activités
se concentrer se disperser
12
Optimiser son tempsOptimiser son temps
EFFICACITE
prioriser se faire imposer
planifier exécuter
déléguer faire
contrôler laisser faire
13
Optimiser son temps
Maîtriser
la dimension
temps
Déléguer
des
mandats
S’organiser
dans le
quotidienPlanifier
l’action dans
le temps
14
Optimiser son temps
s’organiser
diagnostiquer son temps
sauver du temps
éviter la chronophagie
améliorer son organisation du travail
2 : 30durée
1 : 45durée
tâchesméthodesoutilsposte de travail
AOT
Journal de temps
9 h : 00
10 h : 00
15
Optimiser son temps
Les chronophages
sont
l’ennemi n° 1
de
la concentrationD
EG
RÉ CONCENTRATION = EFFICACITE
avec multiples interruptions
sans interruptions
100 ●
90 ●
80 ●
70 ●
60 ●
50 ●
40 ●
30 ●
20 ●
10 ●
0 ●0 1 2 3 4 5
TEMPS(HEURES)
16
Optimiser son temps
Pour limiter les attaques
de chronophages analysez
l’origine des dérangements
17
INTERDIT AUX CHRONOPHAGES
Optimiser son temps
18
Optimiser son temps
Analyser son
organisation
du travail
qui
fait quoi
pourquoi
pendant combien
de temps
quand
comment
où
19
Optimiser son temps
Analyser son organisation du travail
Tâches
Méthodes de travail
Outils de travail
Poste de travail
20
Optimiser son temps
Traiter les véritables urgences
Quoi?
Pour qui?
M’appartient?
Quel résultat?
Quelle échéance?
Quel plan d’action?
Doit être traité dans la période (mois, semaine, jour)
21
Optimiser son temps
Maîtriser
la dimension temps
Déléguer
des
mandats
S’organiser
dans le
quotidien
Planifier
l’action dans
le temps
22
Optimiser son temps
se fixer des objectifs
planifier l’action
prioriser
réserver son temps
PLANIFIER
23
Optimiser son temps
Bulletin médical
s’organiser déléguerplanifier35
30
25
20
15
10
5
0
35
30
25
20
15
10
5
0
35
30
25
20
15
10
5
0
24
Optimiser son temps
Espace – temps de la planification
stratégique
opérationnelle
temps
jours semaines mois année années
25
Optimiser son temps
Les 7 péchés capitaux de la planification du temps (1)
Avoir un cycle de planification trop court
Ne pas vouloir perdre du temps pour en
gagner
Penser « activités » et non « résultats »
Imposer une date d’échéance sans tenir
compte du temps d’exécution nécessaire
26
Optimiser son temps
Les 7 péchés capitaux de la planification du temps (2)
Ne pas établir de plans d’action avant d’agir
Ne pas oser faire des choix et les justifier Ne pas se bloquer à l’avance des périodes de temps dans son agenda
27
Optimiser son temps
pour mieux gérer son temps
Consacrer régulièrement du temps au temps
Réviser ses projets
Décider ce qui est à plus haut rendement
d’entreprendre
Décider ce qui doit passer en premier dans le temps :
PRIORITES
▼
▼
▼
▼
28
Optimiser son temps
EVALUER LE
TEMPS
durée
échéance
synchronisation
D L M M J V S
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31
A
B
C
D
E
F
G
29
Optimiser son temps
Évaluer le facteur temps (1)
Durée d’exécution d’une tâche
simple – complexe
qualité attendue
compétence – expérience antérieure
ressources disponibles
30
Optimiser son temps
Évaluer le facteur temps (2)
Date d’échéance d’un mandat
Durée d’exécution des tâches
Délais – temps d’attente – imprévus
Période de pointe - calme
31
Optimiser son temps
Évaluer le facteur temps (3)
Synchronisation des activités
activités séquentielles – parallèles
liens hiérarchiques entre les personnes impliquées
dispersion – concentration des ressources
32
Optimiser son temps
De bons sont
mesurables
réalistes
stimulants
partagés
cohérents entre eux
33
Optimiser son temps
LELIFOPHILE
facile ● difficile
rapide ● prend du temps
connaît ● nouveau
plaît ● déplaît
urgent ● important
imposé ● choisi
34
Optimiser son temps
PRIORISER
c’est faire
volontairement
des choix
parce qu’il y a
toujours plus de
choses à faire que
de temps
disponible
35
Optimiser son temps
Activités à haut rendement
• Planifier ou entretien approfondi avec chaque client dont j’ai la responsabilité• Rencontrer avec les chefs de groupe et les collaborateurs les 2 principaux clients de chacun, d’eux• Demander à chaque collaborateur d’obtenir une référence active par client• Organiser des réunions techniques avec les banquiers• Rédiger en détail le budget technique et le suivre • Visiter les collectivités locales• Dresser une liste d’entreprises cible
36
Optimiser son temps
Évaluer le « haut rendement »
Fait partie de mes responsabilités
M’aide à atteindre mes objectifs
Est de nature préventive
Est orienté vers le moyen-long terme
37
Optimiser son temps
Quelques questions-clés
• Quelles sont les activités qui contribuent le plus à l’atteinte des objectifs?
• Qu’est-ce qui différencie ma fonction de celle de mes collaborateurs?
• Quelles activités, si elles étaient négligées, auraient des conséquences négatives à moyen ou à long terme?
• Quelles autres activités entreprendrais-je si j’avais plus de temps disponible?
38
Optimiser son temps
▼EFFETS
CAUSE
PROBLEMES
SOLUTIONS
OBJECTIFS
RESULTATS
▼ ▼
39
Optimiser son temps
tempsdisponible<demandé
?
prioriser
décider-négocier A B C D
réserver du temps dans son agenda
40
Optimiser son temps
PRIORISER
HAUT RENDEMENT
URGENT
OUI
OUI
OUINON
OUINON
NON
NON
1 2 3
41
Optimiser son temps
Prioritaire décision1 2 3je faisA
B
C
D
je fais faire
je reporte
je refuse
42
Optimiser son temps
planifier # 1
déléguer au plus tôt
se réserver du temps pour soi
inscrire l’heure de début et de fin
planifier la préparation et le suivi
être flexible
43
Optimiser son temps
A L’AVANCE
RESERVER Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi
9:00
12:00
LUNCH
13:00
17:00
44
Optimiser son temps
se fixer un objectif
nécessite
synchronisation
plusieurs activités
?
établir un plan d’action
réserver du temps dans son agenda
oui
non
45
Optimiser son temps
Exemple d’objectifs
domaine : extériorisation
Trouver 30 nouveaux clients dans l’année
Augmenter de 20% le chiffre d’affaires abonnements
Trouver 60 jours de facturation pour 3 collaborateurs en sous charge
Vendre 20 analyses financières au cours de l’exercice chez des banquiers
46
Optimiser son temps
Maîtriser
la dimension
temps
Déléguer
des
mandats
S’organiser
dans le
quotidien
Planifier
l’action dans
le temps
47
Optimiser son temps
PRINCIPAUX OBSTACLES
?
48
Optimiser son temps
se préparer
déléguerrencontrer
suivre
?
D L M M J V S
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31
D L M M J V S
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12 13
14 15 16 17 18 19 20
21 22 23 24 25 26 27
28 29 30 31
49
Optimiser son temps
Formuler un
Responsablele chef d’unité
précis
Verbe d’actionaura réduit dans son service
Résultat précisLes heures supplémentaires de 10%
Échéanceavant le 30 novembre 20..
50
Optimiser son temps
résultat précis
+
échéance
51
Optimiser son temps
DELEGATIONINVERSE
52
Optimiser son temps
problème
solutions
plan d’action
support
DELEGATION
INVERSE
53
Optimiser son temps
Comment saboter une délégation
déléguer un mandat imprécis
entre deux portes
à une personne inexpérimentée
sans vérifier sa compréhension
ni faire de suivi
54
Optimiser son temps
Gérer son temps pour mieux vivre sa vie
Pour libérer
le présent
Planifierl’avenir
Compléter le passé
Passé Présent Futur
55
Optimiser son temps
Mes objectifs
imprévus
obligationsrégulières
objectifsactivitésdemandés
56
Optimiser son temps
POUR AMELIORER LA GESTION DE VOTRE TEMPS METTEZ TOUTES LES CHANCES DE VOTRE COTE
Réflexion sur son attitude personnelle
Apprentissage et utilisation
d’outilsConnaissanced’une méthode
57
Optimiser son temps
Zone de responsabilités
Zone de 20 - 80
Zone de compétences
Zone de motivation
POW
( m’appartient )
( contribue le plus aux objectifs )
( je sais le faire )
( j’aime le faire )
super efficace
58
Optimiser son temps
Planifier un temps proactif
Production• assumer ses responsabilités• atteindre les résultats attendus• diriger son équipe• planifier, organiser, contrôler
Développement • accroître les compétences• augmenter la productivité• piloter des projets spéciaux• explorer de nouvelles voies• visualiser à long terme
80%
20%
59
Optimiser son temps
Liberté SECURITE
60
Optimiser son temps
quand on ne fait pas partie de la solution,
on fait peut être partiedu problème…
”“