1 Les outils - Maîtrise documentaire LES OUTILS DE LA QUALITE.
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1Les outils - Maîtrise documentaire
LES OUTILS DE LA QUALITE
Les outils - Maîtrise documentaire 2
Sommaire
1. Première Liste
2. Remue-Méninges
3. Les 5 « S »
4. Diagramme Causes-Effet
5. Outils statistiques
Les outils - Maîtrise documentaire 3
Première Liste
• Remue-Méninges
• Les « 5S »
• Diagramme « Causes-Effet »
• Outils statistiques
… liste non exhaustive
Les
outil
s
Les outils - Maîtrise documentaire 4
Sommaire
1. Première Liste
2. Remue-Méninges
3. Les 5 « S »
4. Diagramme Causes-Effet
5. Outils statistiques
Les outils - Maîtrise documentaire 5
Qu’est-ce que c’est ?Le
Rem
ue-M
énin
ges
Le brainstorming est un moyen pour les groupes de
générer très rapidement un maximum d’idées en mettant
à profit la dynamique du groupe et la créativité des participants.
Cette méthode a été élaborée par A.F. OSBORNE dans les
années 30.
Les outils - Maîtrise documentaire 6
Quand l’utiliser ?Le
Rem
ue-M
énin
ges
Le brainstorming est particulièrement utile lorsque l’on essaye
de générer des idées au sujet de problèmes, de secteurs
susceptibles d’être améliorés, de causes possibles, d’autres
solutions et des résistances au changement.
Elle permet aux idées de se développer en symbiose.
En dégageant de nombreuses idées originales en peu de
temps et en encourageant tous les membres du groupe à
participer, cet outil utile donne des idées nouvelles aux
participants et leur permet d’élargir leurs horizons.
Les outils - Maîtrise documentaire 7
Comment l’utiliser (1/4) ? Le
Rem
ue-M
énin
ges
1ère étape : présentez le sujet
Ecrivez la question ou le point à examiner par le « brainstorming » sur un tableau-papier ou à tout autre endroit qui pourra être vu de tout le monde.
Assurez-vous que tout le monde a bien saisi le sujet à traiter.
Les outils - Maîtrise documentaire 8
Comment l’utiliser (2/4) ? Le
Rem
ue-M
énin
ges
2ème étape : rappelez les règles du jeu
Passez en revue les règles du brainstorming
• Ne débattez pas d’idées lors du brainstorming.
• Ne passez pas de jugement: il n’est pas permis de critiquer les idées d’autres participants.
• Toute idée est acceptable : libérez-vous des carcans!
• Développez les idées d’autrui.
• La qualité des idées compte.
Les outils - Maîtrise documentaire 9
Comment l’utiliser (3/4) ? Le
Rem
ue-M
énin
ges
Mode structuré ou non structuré
Le brainstorming peut être structuré ou non structuré.
Dans le deuxième cas, chaque personne exprime les idées qui lui viennent à l’esprit.
Cette méthode donne de bons résultats si les participants sont expansifs et sont à l’aise les uns avec les autres.
Lorsque le brainstorming est structuré, chaque participant émet une idée à tour de rôle [une personne peut demander à ce que l’on passe à la suivante si elle n’a pas d’idée quand vient son tour].
Le brainstorming structuré marche bien lorsque les gens ne se connaissent pas bien ou ne sont pas bavards : chacun à une occasion de parler.
Donnez aux gens le temps de réfléchir à quelques idées avant de commencer.
Les outils - Maîtrise documentaire 10
Comment l’utiliser (4/4) ? Le
Rem
ue-M
énin
ges
3ème étape : déroulez le remue-méninges
Ecrivez toutes les idées sur un tableau-papier.
Lorsque toutes les idées ont été formulées (généralement au bout de 30’), revenez sur chacune d’entre elles pour qu’elles soient claires et associez les idées connexes sur la liste.
Entendez-vous sur la manière dont les idées seront jugées et utilisez la collecte de données, la mise aux voix, les matrices ou les courbes de Pareto pour faire un choix entre les diverses options.
Les outils - Maîtrise documentaire 11
Derniers conseils … Le
Rem
ue-M
énin
ges
Attention !
Le brainstorming est une technique pour générer des idées, mais chaque idée devra être ensuite validée.
La discussion ou l’évaluation d’idées pendant le brainstorming ralentira le processus et entravera l’apport d’idées originales.
Ne débattre des idées qu’à la fin.
Au cas où quelques personnes domineraient le débat, l’animateur peut décider de revenir à un format de brainstorming structuré .
Les outils - Maîtrise documentaire 12
Sommaire
1. Première Liste
2. Remue-Méninges
3. Les 5 « S »
4. Diagramme Causes-Effet
5. Outils statistiques
Les outils - Maîtrise documentaire 13
S’organiser avec les 5S
Les
« 5
S »
Les « 5S »
Les outils - Maîtrise documentaire 14
Les Opérations
Traduction littérale Action à réaliser
Seiri Débarras Supprimer l'inutile
Seiton Rangement Situer les choses
Seiso Nettoyage Scintiller
Seiketsu Ordre Standardiser
Shitsuke Rigueur Suivre et évoluer
Les
« 5
S »
Les outils - Maîtrise documentaire 15
Seiri - Supprimer l'inutile - Trier sur le poste de travail ce qui est strictement nécessaire.
Se débarrasser du reste.
Système de classification du type ABC (voir Pareto)
A = usage quotidien,
B = usage hebdomadaire ou mensuel,
C = usage rarissime
Touche à la fois aux objets matériels et immatériels qui
« environnent » ou conditionnent les méthodes de travail
(normes, règles, documentation...).
Lutte contre le penchant bien naturel qui consiste à accumuler !
Les
« 5
S »
Les outils - Maîtrise documentaire 16
Seiton - Situer
Aménager au mieux les moyens nécessaires en réduisant les gestes inutiles et les pertes de temps
Une place pour chaque chose, chaque chose à sa place !
Exemples industriels
- grouper et repérer les indicateurs
(cadrans, jauges,manomètres...)
- peindre en couleur voyante les leviers, manivelles, … .
Les
« 5
S »
Les outils - Maîtrise documentaire 17
Seiso - Scintiller
Inspecter l’environnement et les outils.
Détecter les anomalies au plus tôt et les corriger.
Exemples
- Diviser l’atelier en zones avec un responsable pour chacune d’elles
- Identifier et si possible éliminer les causes d’erreur
Les
« 5
S »
Les outils - Maîtrise documentaire 18
Seiketsu - Standardiser
Formaliser les règles et définir des standards avec la participation de chacun
Vaincre la résistance au changement
Garantir l´appropriation du projet
Faciliter l'adhésion au projet
Faire appliquer et respecter les règles établies
Les
« 5
S »
Les outils - Maîtrise documentaire 19
Shitsuke - Suivre
Surveiller régulièrement l'application des règles
Corriger les dérives
Réaliser des autoévaluations (indicateurs)
Promouvoir l’esprit d’équipe
Instituer des règles de comportement
Mettre en place une bonne communication
Valoriser les résultats obtenus
Les
« 5
S »
Les outils - Maîtrise documentaire 20
Conclusion
Les améliorations doivent conduire à la mise à jour du standard et des référentiels de suivi.
Le cycle des 5S est évolutif, il suit le principe PDCA (Plan-Do-Check-Act)
Le premier (grand) nettoyage sert à établir l'état des lieux.
Cette phase concrète peut être exploitée pour planifier les actions, fixer les objectifs (Plan), avec les acteurs.
Les actions sont menées (Do) et le résultat vérifié (Check).
On évalue alors l'écart entre ce que l'on constate et les objectifs (re-Act).
On redéfinit (Plan) de nouvelles actions, … et on recommence.
Les
« 5
S »
Les outils - Maîtrise documentaire 21
Sommaire
1. Première Liste
2. Remue-Méninges
3. Les 5 « S »
4. Diagramme Causes-Effet
5. Outils statistiques
Les outils - Maîtrise documentaire 22
Objectif et Origine
Objectif Représentation graphique simple des causes, des facteurs, …
produisant un effet donné
Origine
Premiers diagrammes développés par le professeur Kaoru Ishikawaen été 1943, à l’université de Tokyo
Diagramme appelé également Diagramme d’Ishikawa Diagramme en arêtes de poisson (fishbone diagram)
Dia
gram
me
Cau
ses-
Effe
t
Les outils - Maîtrise documentaire 23
Utilité
Analyser un défaut, une non-conformité
Représenter les causes d’un problème
Servir de support de formation
Servir de guide de discussion
Spécifier une base de connaissances
…
Comprendre un phénomène, un processus
Dia
gram
me
Cau
ses-
Effe
t
Les outils - Maîtrise documentaire 24
Construction
effet
-1-Définir l’effet à analyser
-2-Tracer une large
flèche, de gauche à droite,
en direction de l’effet
-3-Décrire les facteurs
principaux qui peuvent être cause de l’effet et tracer
une flèche en direction de la flèche principale
-4-Décrire sur chaque
« arête » les facteurs détaillés qui peuvent causer
l’effet
-5-Et
ainsi de
suite
Les outils - Maîtrise documentaire 25
Méthodes (1/3)
Méthode analytique de recherche des causes
les 4 « M » MATIEREMATERIELMAIN-D’ŒUVREMETHODES
ou 5 « M » avec MILIEU
ou 7 « M » avecMOYENS FINANCIERSMANAGEMENT
Dia
gram
me
Cau
ses-
Effe
t
Les outils - Maîtrise documentaire 26
Utilisation du modèle de processus
SORTIES, ENTREES
DESCRIPTION, EQUIPEMENT
METHODES, CRITERES
Dia
gram
me
Cau
ses-
Effe
t Méthodes (2/3)
Les outils - Maîtrise documentaire 27
Méthode « libre »
RECENSEMENT EXHAUSTIF
« BRAINSTORMING »
CHOIX DU REDACTEUR
…
Dia
gram
me
Cau
ses-
Effe
t Méthodes (3/3)
Les outils - Maîtrise documentaire 28
Diagramme causes-effet
Exemple
Mauvais café
MATIEREMATERIEL
METHODESMILIEUMAIN-D’OEUVRE
sucremarque
Eau calcaire javelliséeprésentatio
n
dosage
Système déréglé
Température eau
Entretien de la machine
implantation
Poussière
réglage
Température eau
Dia
gram
me
Cau
ses-
Effe
t
Les outils - Maîtrise documentaire 29
Les cinq pourquoi (1/3)D
iagr
amm
e C
ause
s-E
ffet
Objectif Remonter jusqu’aux causes premières via la méthode des
CINQ POURQUOI, qui consiste à poser la question « pourquoi » après chaque réponse et ce cinq fois de suite.
Utilisation On peut utiliser cette technique seule ou en liaison avec
n’importe quel diagrammes causes-effet.
Les outils - Maîtrise documentaire 30
Les cinq pourquoi (2/3)D
iagr
amm
e C
ause
s-E
ffet
Exemple
Question 1 : pourquoi a-t-on donné au patient un médicament
ne convenant pas?
Réponse 1 : parce qu’il y avait une erreur dans l’ordonnance.
Question 2 : pourquoi y avait-il une erreur dans l’ordonnance?
Réponse 2 : parce que le médecin a pris une mauvaise décision.
Question 3 : pourquoi le médecin a-t-il pris une mauvaise décision?
Réponse 3 : parce que les renseignements dans le dossier du patient
n’étaient pas complets.
Les outils - Maîtrise documentaire 31
Les cinq pourquoi (3/3)D
iagr
amm
e C
ause
s-E
ffet
Exemple (suite et fin)
Question 4: pourquoi le dossier du patient n’était-il pas complet ?
Réponse 4: parce que l’assistant du médecin n’avait pas inscrit dans
le dossier les derniers résultats du laboratoire.
Question 5: pourquoi l’assistant du médecin n’avait-il pas inscrit les
derniers résultats du laboratoire ?
Réponse 5: parce que le laborantin a téléphoné les résultats à la
réceptionniste qui a oublié de les communiquer à l’assistant.
Action à mener : mettre au point un système pour suivre
les comptes rendus du laboratoire.
Les outils - Maîtrise documentaire 32
Sommaire
1. Première Liste
2. Remue-Méninges
3. Les 5 « S »
4. Diagramme Causes-Effet
5. Outils statistiques
Les outils - Maîtrise documentaire 33
Sommaire
1. Première Liste
2. Remue-Méninges
3. Les 5 « S »
4. Diagramme Causes-Effet
5. Outils statistiques
Les outils - Maîtrise documentaire 34
Typologie (1/2)O
utils
sta
tistiq
ues
Plusieurs types d’outils statistiques et de présentation des données :
Les graphiques qui représentent des fréquences : Diagramme en bâtons Diagrammes à secteurs Courbe de Pareto
Les graphiques qui représentent des tendances : Graphiques de fréquence-temps
Les graphiques qui représentent des distributions : Histogrammes
Les graphiques qui représentent des associations : Graphiques de dispersion
Les outils - Maîtrise documentaire 35
Typologie (2/2)O
utils
sta
tistiq
ues
Il existe deux types de données :
Les données catégorielles :
Il s’agit de données que l’on peut compter ou de données
qui peuvent être classées par catégories, par exemple
le nombre de réclamation, le pourcentage d’une population
qui veut du bleu/le pourcentage qui veut du rouge / le
pourcentage qui veut du jaune.
Les données variables : Il s’agit de données de mesure, basées sur une échelle
continue, par exemple la durée, le temps, le coût.
Les outils - Maîtrise documentaire 36
Choix de l’outil
Recommandations pour choisir l’outil approprié
Out
ils s
tatis
tique
s
Pour montrer
Utiliser
Données nécessaires
La fréquence de la manifestation : pourcentages simples ou comparaisons d’ordres de grandeur
Diagramme en bâtons Diagramme à secteurs Courbe de Pareto
Classement par catégorie
Des tendances dans le temps
Graphique fréquence-temps
Des mesures prises par ordre chronologique, des données catégorielles ou des données variables
La distribution : variation non liée au temps
Histogramme
Des données variables
Des liens : recherche d’une corrélation entre deux choses
Graphique de dispersion
Des données variables des deux éléments qui nous intéressent
Les outils - Maîtrise documentaire 37
Diagramme en bâtons (1/2)
Objet Le diagramme en bâtons comparent au moyen de figures des
dimensions, des montants, des quantités ou des proportionspour divers types d’éléments ou groupe d’éléments.
Out
ils s
tatis
tique
s
Quand l’utiliser ? Le diagramme facilite la compréhension par la synthèse
effectuée et la comparaison aisée issue de leur lecture.
Comment l’utiliser ? Choix entre trois types de diagrammes en bâtons :
Bâtons simples Bâtons groupés Bâtons superposés
Les outils - Maîtrise documentaire 38
Diagramme en bâtons (2/2)
Représentation
Out
ils s
tatis
tique
s
Bâtons simples
Bâtons groupés
Bâtons superposés
Les outils - Maîtrise documentaire 39
Diagramme à secteurs (1/2)
Objet Le diagramme à secteurs est souvent connu sous le nom de
« camembert » : il reprend, comme le diagramme en bâtons,des proportions pour divers types d’éléments.
Out
ils s
tatis
tique
s
Quand l’utiliser ? Le diagramme facilite la compréhension par la synthèse
effectuée et la comparaison aisée issue de leur lecture.
Comment l’utiliser ? Calculez la contribution en pourcentage de chaque catégorie
dûment identifiée.
Les outils - Maîtrise documentaire 40
Diagramme à secteurs (2/2)
Représentation
Out
ils s
tatis
tique
s
Les outils - Maîtrise documentaire 41
Courbe de Pareto (1/2)
Objet Une courbe de Pareto met en évidence des faits qui sont
nécessaires pour établir des priorités (Loi des 80-20) .
Out
ils s
tatis
tique
s
Quand l’utiliser ? Une courbe de Pareto aide à se concentrer sur les causes
d’un problème.En plaçant les éléments par ordre de fréquence décroissant, il est facile de discerner les efforts à fournir.
Comment l’utiliser ? Suivre la démarche suivante :
Elaborez la liste des problèmes, éléments, causes à comparer. Déterminez une mesure standard pour comparer ces éléments. Choisissez une période. Recueillez les résultats et établissez les pourcentages.
Les outils - Maîtrise documentaire 42
Courbe de Pareto (2/2)
Représentation
Out
ils s
tatis
tique
s
Les outils - Maîtrise documentaire 43
Graphique de fréquence-temps (1/2)
Objet Le graphique de fréquence-temps illustre la variation d’un
certain processus dans le temps et il aide à détecter les causes de cette variation.
Out
ils s
tatis
tique
s
Quand l’utiliser ? Le graphique permet de prendre en considération le facteur
temps et évite ainsi de passer à côté de problèmes qu’une vision générale risque de masquer.
Comment l’utiliser ? Effectuez les mesures permettant de déterminer une série
de points qui se situeront au-dessous ou en-dessous de la moyenne.
Les outils - Maîtrise documentaire 44
Graphique de fréquence-temps (2/2)
Représentation
Out
ils s
tatis
tique
s
Les outils - Maîtrise documentaire 45
Objet L’histogramme est un graphique qui indique la fréquence
qu’on peut attendre d’un certain événement en illustrant le profil de la variation des données.
Out
ils s
tatis
tique
s
Quand l’utiliser ? Toutes les données présentent une variation : l’histogramme
sert à interpréter cette variation en clarifiant les profils de variation.
Comment l’utiliser ? A partir des données, déterminez les valeurs les plus
élevées, les plus faibles et déterminez l’amplitude.Fixez le nombre de barres à utiliser dans l’histogramme.
Histogramme (1/2)
Les outils - Maîtrise documentaire 46
Histogramme (2/2)
Représentation
Out
ils s
tatis
tique
s
Les outils - Maîtrise documentaire 47
Objet Un graphique de dispersion fournit une représentation
schématique d’une association entre deux variables. Il peut indiquer une relation causale, mais n’en apporte
pas nécessairement la preuve.Out
ils s
tatis
tique
s
Quand l’utiliser ? Pour établir une relation de cause à effet.
Graphique de dispersion (1/2)
Comment l’utiliser ? Suivre la démarche suivante :
Recueillez un nombre significatif de mesures. Tracez les deux axes : cause en abscisse, effet en ordonnée. Portez les points Interprétez (voir représentations page suivante).
Les outils - Maîtrise documentaire 48
Graphique de dispersion (2/2)
Représentations
Out
ils s
tatis
tique
s
Les outils - Maîtrise documentaire 49
Conclusion
De l’importance de « l’outillage »
50Les outils - Maîtrise documentaire
Qualité et documentation
Maîtrise documentaire
Les outils - Maîtrise documentaire 51
Sommaire
1. Sensibilisation
2. La maîtrise documentaire
Les outils - Maîtrise documentaire 52
Sommaire
1. Sensibilisation
2. La maîtrise documentaire
Les outils - Maîtrise documentaire 53
Sen
sibi
lisat
ion
Ensemble de documents relatifs à un projet - notice - mode d’emploi – action de sélectionner, classer, utiliser ou diffuser des documents.
Définition : documentation
Discipline se rapportant au traitement de documents ou de données destinées à l’information des acteurs.
Document : ensemble d’informations saisies sur un support qui peut prendre la forme de papier, de disques, de cassettes, … .
La documentation ou l’art de rendre visible les actions menées.
Les outils - Maîtrise documentaire 54
Sen
sibi
lisat
ion
La sélectivité
La pérennité
La fiabilité
Les 6 caractéristiques d’une gestion documentaire
La traçabilité
La disponibilité
L’exhaustivité
Une information de qualité est une information comprise, disponible et exploitable.
Les outils - Maîtrise documentaire 55
La documentation Qualité
Procédures
Modes opératoires
Processus
MQ
Enregistrements
Sen
sibi
lisat
ion
Les outils - Maîtrise documentaire 56
Les composants
Le manuel Qualité Document énonçant la politique Qualité de l’entreprise et décrivant les
dispositions générales prises pour obtenir la qualité de ses produits ou services.
Procédure Document qui décrit de façon formalisée les tâches à accomplir pour
mettre en œuvre le processus : c’est le mode d’emploi opérationnel.
Enregistrement Document qui fournit des preuves tangibles des activités effectuées
ou des résultats obtenus.
Sen
sibi
lisat
ion
Les outils - Maîtrise documentaire 57
Sommaire
1. Sensibilisation
2. La maîtrise documentaire
Les outils - Maîtrise documentaire 58
Au programmeLa
maî
tris
e do
cum
enta
ire
Concepts
Fonctions et responsabilités
Cycle de vie d’un document
Les outils - Maîtrise documentaire 59
La m
aîtr
ise
docu
men
taire
Deux niveaux sont à mettre en place :
1. La définition d’un guide de nommage qui définit de manière univoque une seule forme canonique de nommage des documents.
2. La mise en place d’un référentiel documentaire visant à fournir à tout un chacun le document générique à décliner dans le cadre d’une activité
dûment ciblée.
Concepts (1/4)
Les outils - Maîtrise documentaire 60
La m
aîtr
ise
docu
men
taire
L’ensemble des instances (occurrences) ainsi déclinées à partir du référentiel documentaire constituent le fonds documentaire.
Nous aboutissons en final à la définition et à la mise en place d’une banque documentaire.
La banque documentaire est constituée du référentiel documentaire et du fonds documentaire, le tout respectant les règles de dénomination édictées par le guide de nommage.
Concepts (2/4)
Les outils - Maîtrise documentaire 61
La m
aîtr
ise
docu
men
taire
Banque documentaire =
Référentiel documentaire + Fonds documentaire
avec « l’assistance » du Guide de nommage
Concepts (3/4)
Les outils - Maîtrise documentaire 62
La m
aîtr
ise
docu
men
taire Concepts (4/4)
La maîtrise documentaire doit assurer que :
Les éditions pertinentes des documents appropriés sont disponibles à tous les endroits où des opérations essentielles au fonctionnement efficace sont effectuées ;
Les documents non valables et/ou périmés sont aussitôt retirés de tous les points de diffusion ou d’utilisation ou sinon qu’ils ne peuvent pas être utilisés de façon non intentionnelle ;
Tout document périmé conservé à des fins légale ou de conservation des connaissances est convenablement identifié.
Les outils - Maîtrise documentaire 63
Fonctions et responsabilités (1/2)La
maî
tris
e do
cum
enta
ire
Les fonctions des personnes intervenant dans le cadre de la gestion de la documentation doivent être identifiées.
Par exemple, les membres d’un projet ou les personnes d’un service peuvent être nanties des fonctions suivantes :
Responsable de la documentation• Responsable de la bonne mise en œuvre (ou de l’adaptation)
et du respect des exigences concernant la maîtrise de la documentation. Il convient que la direction lui donne l’autorité pour faire appliquer la procédure.
Producteur d’un document• Personne chargée d’élaborer le document, elle peut être
l’auteur principal ou l’intégrateur du document.
Les outils - Maîtrise documentaire 64
Fonctions et responsabilités (2/2)La
maî
tris
e do
cum
enta
ire
Lecteurs / vérificateurs• Après élaboration ou mise à jour d’une version, mais avant
enregistrement et diffusion, un document peut être soumis à un cycle de relecture pour commentaires, modifications et enrichissements éventuels.
Responsables de validation ou d’approbation• Pour chaque catégorie de document émis, une ou plusieurs
personnes désignées peuvent décider du statut final du document selon des modalités d’approbation formelle.
Les outils - Maîtrise documentaire 65
Le cycle de vie d’un documentLa
maî
tris
e do
cum
enta
ire
Identification
Gestion des versions
Vérification - Validation
Diffusion - Circulation
Classement
Archivage - Destruction
Les outils - Maîtrise documentaire 66
IDENTIFICATION (1/3)Le
cyc
le d
e vi
e d’
un d
ocum
ent
Il est indispensable de prévoir un mécanisme formalisé d’identification des documents pour assurer l’efficacité du contrôle de la documentation.
Un « cartouche », figurant sur chaque document, contribue à garantir le respect d’un format identique.
Les outils - Maîtrise documentaire 67
IDENTIFICATION (2/3)Le
cyc
le d
e vi
e d’
un d
ocum
ent
Pour chaque document, il a lieu de préciser les éléments suivants :
le titre du document, la référence du document, la référence au contrat, l’état du document (lié au cycle de vie), la date de la publication (prévisionnelle pour un document de
travail) et la révision, le nom de l’auteur, les personnes habilitées à approuver ce document, l’organisme d’origine, les destinataires (pour sa diffusion), le nombre de pages, la version.
Les outils - Maîtrise documentaire 68
IDENTIFICATION (3/3)Le
cyc
le d
e vi
e d’
un d
ocum
ent
En complément, il est recommandé de définir :
les règles de classement, les règles d’archivage, la confidentialité, les droits d’auteur, les règles de présentation (forme, mise en page, …)
Les outils - Maîtrise documentaire 69
GESTION DES VERSIONS Le
cyc
le d
e vi
e d’
un d
ocum
ent
La gestion de version permet de caractériser la nature des évolutions d’un document et leur impact.
Les dispositions à prendre pour assurer la maîtrise des évolutions des documents sont les suivantes :
les modalités d’approbation des évolutions, l’information sur les origines des évolutions et des justificatifs des
mises à jour proposées, l’information aux détenteurs et utilisateurs de documents en cours
d’évolution, La notification des décisions de cessation d’applicabilité des
documents à tous les détenteurs.
Les outils - Maîtrise documentaire 70
VERIFICATION - VALIDATIONLe
cyc
le d
e vi
e d’
un d
ocum
ent
Dans le cadre d’un projet, il y a lieu d’identifier les documents qui doivent être soumis à validation en assurant que :
les validations sont formalisées, les traces de vérification sont conservées et leur traçabilité avec
les documents est assurée, les traces de vérification précisent les aspects qui ont été vérifiés.
Les outils - Maîtrise documentaire 71
DIFFUSION - CIRCULATIONLe
cyc
le d
e vi
e d’
un d
ocum
ent
Il s’agit des dispositions nécessaires pour assurer que tous les acteurs concernés :
soient informés de l’existence du document et de ses modalités d’accès,
disposent directement de l’information qui leur est nécessaire pour mener à bien leurs tâches et que cette information est mise à jour en cohérence avec leurs besoins.
Ces mécanismes de diffusion et de circulation sont ainsi définis pour garantir l’utilisation d’une même version de document par tous les membres du projet donné.
Les outils - Maîtrise documentaire 72
CLASSEMENTLe
cyc
le d
e vi
e d’
un d
ocum
ent
Afin d’assurer l’efficacité de la production et de l’utilisation de la documentation, il faut définir :
les modalités de classement (mise à jour du référentiel, du catalogue, …),
les opérations d’exploitation courante (recherche sur demande de documents ou de fichiers, …),
la logistique nécessaire à l’ensemble de ces actions (outils bureautiques, facilités et services d’impression, …).
Les outils - Maîtrise documentaire 73
Conclusion
Documenter pour rendre visible