0 proje yonetimi egitimi

Proje Yönetimi Eğitimi

Hazırlayan: Beka Cotur

İçerik

• Proje Yönetimi Enstitüsü - PMI® (Project Management Institute®)

• PMP® (Project Management Professional®)

• PMI Turkey Chapter - PMI Türkiye Birimi

• Proje Nedir?

• Proje ve Operasyon

• Üçlü Kısıt

• Proje Yönetimi Nedir?

• Proje Yönetimi, Program Yönetimi, Portföy Yönetimi

• Proje Yönetim Ofisi

• Proje Yöneticisinin Rolleri

• Organizasyonel Yapılar

• Proje Yönetimi ve Operasyon Yönetimi

• Projenin Fazları

• Proje Yaşam Döngüsü

• Ürün Yaşam Döngüsü

• Paydaşlar

• Çevresel İşletme Faktörleri

• Organizasyonel Süreç Varlıkları

• Süreçler

• Proje Yönetimi Süreç Grupları


Project Management Institute (PMI)Proje Yönetim Enstitüsü• Dünyanın büyük kuruluşlarından bir tanesi olan PMI, kar amacı

gütmeyen Proje Yönetimi üzerine çalışan bir kuruluştur.

• 1969 yılında Amerika’ da kurulmuştur.

• Tüm dünyada; 280 Yerel Şubesi (Chapter) vardır.

• 700.000’ den fazla üyesi, sertifika sahibi ve gönüllüsü bulunmaktadır

• 650.000’ den fazla PMP sertifika sahibi bulunuyor .

• Tüm dünyaca tanınan proje yönetimi standartları, sertifikaları, yoğun akademik programları bulunuyor.

• Daha detaylı bilgi için; www.pmi.org


PMP (Project Management Professional)Proje Yönetim Profesyoneli

Proje Yönetim Profesyoneli (PMP) olabilmek için Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzu (PMBOK - 5th Edition) kapsamında yer alan Bilgi Alanları ve Süreçlerini öğrenmek ve uygulamak gerekmektedir. PMP sertifikası PMI tarafından belli kriterler karşılandığında girilen bir sınav neticesinde verilmektedir.

PMP sınavına girebilmek için, • 35 saat proje yönetim eğitimi almak, • 4 yıllık bir üniversiteden mezun olunması durumunda 3

senelik (4500 saat) proje yönetimi tecrübesi, • 4 yıllık bir üniversiteden mezun olunmaması durumunda 5

senelik (7500 saat) proje yönetimi tecrübesi gerekmektedir


PMI Turkey ChapterPMI Türkiye Birimi


PMI TR Misyonu

• Ülkemizde Proje Yönetimi ve Tekniklerinin • Daha iyi anlaşılması

• Geliştirilmesi

• Kullanımının artırılması

• Bir meslek olarak yaygınlaştırılması

• Bilim ve meslek dallarından ilgili kişilerin temsili

• Proje yönetimi alanında uygulamada öncülük

• Proje yönetimi alanında araştırmada öncülük

• Üyeler ve proje yönetimiyle ilgili kişiler arasında koordinasyonu sağlamak


PMI TR Aktiviteleri

• PMP® sertifikasının geçerlilik süresi 3 yıldır. 3 yıl içinde 60 PDU (Professional Development Unit) toplanması durumunda sertifika yenilenir. Aksi taktirde sınava tekrar girmek gerekmektedir. Proje Yönetimi ile ilgili seminer, panel, kongre, kurs, workshop katılımcısı yada sunucusu olmak, makale yazmak, v.b. gibi aktiviteler ile PDU kazanılabilir.

• PMI TR tarafından düzenlenen aşağıdaki aktivitelere katılarak PDU kazanılabilir. • Aylık Profesyonel Gelişim Aktiviteleri• Proje Yönetimi Zirvesi (PM Summit)• Uluslararası Proje Yönetimi Günü


PMI TR Sosyal Medya

Linkedin.com/groups?gid=1848672

Twitter.com/PMI_TR

Facebook.com/PMITR

http://www.pmi.org.tr/


Proje Nedir?

• Benzersiz bir ürün, hizmet ya da sonuç ortaya çıkarmak için yürütülen geçici bir girişimdir.

• Proje; belirli süre içinde, belirli bir bütçe ile, net olarak tanımlanan amaçların gerçekleştirilmesine yönelik olarak planlanan faaliyetler bütünüdür.


Projenin Özellikleri

Her Proje;

• Benzersiz bir ürün, hizmet ya da sonuç oluşturur.

• Bir projeye tek bir kişi, tek bir organizasyon veya birçok organizasyon dahil olabilir.

• Tanımlanmış bir zamanda başlar ve biter, sürelidir

• Tanımlanmış hedef ve amaçlara sahiptir

• Sınırlı kaynaklara bağımlıdır

• Planlama, Uygulama ve Kontrol süreçlerinden geçer


Proje Yönetiminin Faydaları

• Genel kapsam değişiklikleri üzerinde daha iyi kontrol sağlar

• Bir problem çözümü yöntemidir

• Kaliteyi artırır

• Organizasyonun projeler yoluyla daha verimli ve etkin olmasını sağlar


Bir projeyi yönetebilmek için...

• İhtiyaçlar tanımlanmalı

• Açık ve ulaşılabilir hedefler belirlenmeli

• Kalite, kapsam, zaman ve maliyet unsurları ile ilgili ihtiyaçları ve talepler bir araya getirilmeli

• Riskler yönetilmelidir


Proje vs. Operasyon

• Operasyonlar «süre giden» ve tekrarlanan aktivitelerdir

• Projeler «geçici» ve «özgün» dür.

Bazı yönleriyle birbirleriyle çakışan bu iki kavramın ortak özellikleri şunlardır:

Sonlu kaynaklarla yapılırlar

Süreç veya alt süreçlerle tanımlanabilirler

Planlanır, yürütülür ve kontrol edilirler.


Projelerde Başarısızlık Nedenleri

Projelerin başarısızlığındaki en önemli unsurlar şunlardır:

• Proje yönetiminin yanlış noktalara odaklanması

• Doğru düzeyde ayrıntıya girilmemesi

• Proje yönetim araçlarının iyi anlaşılmaması

• Gereğinden fazla katılımcı olması

• İletişim eksiklikleri


Üçlü Kısıt • Başarılı bir proje yönetimi, her üç kısıt için belirlenen hedeflere ulaşılması

ve sponsorun veya müşterinin memnuniyeti ile ölçülür

• .

•

Kaliteyi belirleyen en önemli unsur, ürünün veya hizmetin kapsam, bütçe ve süreye uygun olarak sonuçlandırılmasıdır


Üçlü Kısıt

Kapsam – Zaman – Maliyet üçlü kısıtında;

Zamanı azaltmak özellikle fazla mesai gerekiyorsa maliyetlerde artışa sebep olacaktır.

Maliyetleri düşürmeye çalışmak proje takvimini olumsuz yönde etkiler. Hatta kapsamdan ödün vermek gerekebilir.

Kapsamı arttırmak maliyet ve zamanın artmasına neden olur.

Kapsamı düşürmek maliyet ve zaman kısıtlarında azalış sağlasa da kaliteyi olumsuz yönde etkileyeceğinden, finansör veya müşterinin tatminsizliğine yol açar. Bu ise yeniden düzenleme, zamanda gecikme, verimlilikte düşüş ve maliyetlerin artması demektir.

Kaynak eklemek Devam eden bir proje için proje bütünlüğüne zarar verebileceğinden verimsizliğe yol açabilir.


Proje Örnekleri• Yeni yatırım projeleri,

Yeni yatırım projeleri, özellikle gelişmekte olan ülkelerde, sayısal ve parasal yönden önemi büyük olan gruptur. (Örn: yeni baraj kurma projesi)

• Büyüme projeleri,

Büyüme projeleri, kurulu bir tesisin, mal veya hizmet üretim kapasitesini artırmakamacıyla yapılan yatırımlardır. Tamamlama ve modernizasyon projeleri de büyümeprojeleri kapsamında ele alınır (Tüpraş’ın LPG üretecek şekilde tesis genişletmesi)

• Yenileme ve idame yatırımları projeleri

Yenileme ve idame yatırımları, mal ve hizmet üretiminde kapasite artırımıamaçlanmaksızın teknik veya ekonomik ömrünü tamamlayan altyapı, tesis makineve teçhizatın vb. yenilenmesi amacıyla yapılan yatırımlardır.


Niteliklerine Göre ProjelerProje Türü Projenin Ürünü

1. İdari yeni muhasebe sistemi kurulumu

2. İnşaat bina veya yol

3. Yazılım Geliştirme yeni bilgisayar programı

4. Plan Tasarımı mimari veya mühendislik planları

5. Ekipman veya Sistem Kurulumu telefon sistemi veya BT sistemi

6. Aktivite ya da Yeniden Konuşlanma olimpiyatlar ya da yeni binaya taşınma

7. Süreç Sanayiinde Bakım petro-kimyasal fabrika veya elektrik üretme terminali

8. Yeni Ürün Geliştirme yeni bir ilaç veya havacılık/savunma ürünü

9. Araştırma yapılabilirlik araştırması ya da bir kimyasalın araştırılmasıHazırlayan: Beka Cotur

Proje Yönetimi Nedir?

• Proje yönetimi; bilgilerin, becerilerin, araçların ve tekniklerin, projenin gereksinimlerini yerine getirmek amacı ile projenin aktivitelerine uygulanmasıdır.

• Proje yönetimi, mantıksal olarak gruplanmış 47 proje yönetimi sürecinin uygun şekilde uygulanması ve entegrasyonu yolu ile gerçekleştirilir.

• Bu süreçler 5 ana süreç grubunda toplanmıştır.

Başlangıç Planlama YürütmeİzlemeKontrol

Kapanış


Projelerin Yönetilmesi

• Gereksinimlerin belirlenmesi

• Projenin planlanması ve yürütülmesi aşamalarında paydaşların çeşitli ihtiyaçlarının, kaygılarının ve beklentilerinin ele alınması.

• Projenin birbiri ile çekişen kısıtlarının dengelenmesi. Bu kısıtlar: Kapsam

Zaman

Bütçe

Kalite

Kaynaklar

Risk


Projenin Kısıtlarının Değişmesi

• Projenin kendine özgü koşullarından dolayı kısıt faktörleri arasında değişiklik olabilir.

• Örneğin;• Zaman çizelgesi kısaltıldığında projenin kaynağını artırmak gerekebilir. Veya

projenin kapsam ve kalitesinden ödün vermek durumunda kalınabilir.

• Proje kısıt faktörlerinde değişiklik durumunda, proje paydaşları arasında farklı görüşler olabilir. Bunların dengelenmesi gerekmektedir.


Proje Yönetimi, Program Yönetimi, Portföy Yönetimi İlişkisi

• Gelişmiş proje yönetimi organizasyonlarında proje yönetimi; program yönetimi ve portföy yönetimince yürütülen daha geniş bir bağlamda ele alınır.

• Portföyler ile programlar arasında, programlar ile projeler arasında ilişkiler vardır.

• Projelerin, programların ve portföylerin farklı yaklaşımları vardır.


Proje Yönetimi, Program Yönetimi, Portföy Yönetimi İlişkisi


Portföy Yönetimi

• Portföy, stratejik iş hedeflerine ulaşmak için etkin yönetim yapmak amacı ile bir araya getirilmiş projelerden, programlardan ve diğer işlerden oluşan bir derlemedir.

• Belirli stratejik iş hedeflerine ulaşmak için projeleri, programları ve diğer bağlantılı işleri saptama, öncelik sırasına sokma, onaylama, yönetme ve kontrol etme işlerini yapar.

• Portföydeki projelerin ve programların mutlaka birbirleri ile bir bağlantıları olması gerekmez.• Örneğin; stratejik hedefi “Yatırımların getirisini maksimum yapmak” olan bir

alt yapı firması enerji, su, karayolu, demiryolu ve telekom gibi alanlara yönelik projelerin karışımını içeren bir portföy oluşturabilir.


Program Yönetimi

• Tek tek yönetildiğinde sağlanamayan fayda ve kontrolü elde etmek için koordinasyon içerisinde yönetilen bağlantılı bir projeler grubu olarak tanımlanır.

• Bir programın içindeki projeler, ortak bir sonuç ya da kolektif bir kapasite açısından birbiri ile bağlantılıdır.

• Projelerin yönetilmesi için optimal yaklaşımın belirlenmesine yardımcı olur.• Sistemdeki çok sayıda projeyi etkileyen kaynak kısıtlarını ve/veya çatışmaları çözmek.

• Program ve proje amaçlarını ve hedeflerini etkileyen organizasyonel/stratejik doğrultuyu belirlemek

• Sorunları ve değişiklik yönetimini, paylaşılan bir yönetim yapısı içinde çözmek


İletişim Uydusu Sisteminin Devreye Sokulması (Program Örneği)

• Program örnek; yeni bir iletişim uydusu sisteminin devreye sokulması gösterilebilir.

• Bu program içerisinde, uydunun ve yer istasyonlarının tasarımı, bunların inşa edilmesi, sistemin entegrasyonu ve uydunun fırlatılması gibi ayrı projeler olacaktır.


Proje, Program ve Portföy KarşılaştırmaPROJELER PROGRAMLAR PORTFÖYLER

Kapsam Projelerin tanımlanmış hedefleri vardır. Proje yaşama döngüsü boyunca, kapsam olgunlaşmaktadır.

Programlar daha geniş kapsamlıdır. Daha önemli faydalar sağlar.

Portföylerin organizasyonun değişen stratejilerine göre değişen bir kapsamı vardır.

Değişim Proje yöneticileri daima değişiklik beklentisi içinde olup sürekli olarak değişimi yönetmeye odaklanırlar.

Program yöneticisi hem program içi hem de program dışı değişiklikleri beklemeli ve bunları yönetmelidir.

Portföy yöneticisi, değişiklikleri sürekli olarak daha geniş çerçevede izler.

Planlama Üst düzey bilgiler aşamalı olarak olgunlaştırılıp ayrıntılı planlar oluşturulur.

Genel program planı geliştirilipbileşen düzeyinde ayrıntılı planlamaya yöne verilir.

Portföyün tamamına ilişkin süreçler oluşturulur ve iletişim kurulur.

Yönetim PY ler proje hedeflerine ulaşmak için proje ekibini yönetirler.

PGY ler program personelini ve PYleri yönetir. Genel bir vizyon ve liderlik sunar.

PFY ler portföy yönetimi personelini yönetebilir ya da koordine edebilir.

Başarı Başarı ürün ve proje kalitesi, süre, bütçe, müşteri memnuniyeti ile ölçülür.

Başarı, programın başlangıçta hedeflenen ihtiyaçları ve faydaları karşılama derecesiyle ölçülür.

Başarı, portföy bileşenlerinin toplam performansı ile ölçülür.

İzleme PY ler projenin hedefi olan ürünleri,hizmetleri ya da sonuçları izler ve kontrol eder.

PGY ler programın genel hedefleri ve amaçlanan faydalar ulaşmayı kontrol eder.

PFY ler toplam performansı ve değer göstergelerini izler.Hazırlayan: Beka Cotur

Projeler ve Stratejik Planlama

• Projeler, organizasyonun stratejik planına ulaşmak için bir yol olarak değerlendirilebilir.

• Proje yapılma nedenleri:

• Pazardaki talep

• Stratejik Fırsat

• Müşteri talebi

• Teknolojik ilerleme

• Yasal zorunluluklar


Proje Yönetim Ofisi

• Kendi alanına giren projelerin merkezi olarak ve koordinasyon içinde yönetimiyle bağlantılı çeşitli sorumluluklar üstlenen organizasyonel bir organ ve birimdir.

• Sorumluluklar; Proje yönetimi destek fonksiyonları sağlamak

Veya projenin doğrudan yönetimini duruma göre üstlenmek


Proje Yönetimi

• PYO’nun desteklediği veya yönettiği projeler arasında bir arada yönetilmeleri dışında bir bağlantı olmak zorunda değildir.

• Bir PYO'ya her bir projenin başlangıcında ayrılmaz bir paydaş ve başlıca karar alıcılardan biri olarak hareket etme, tavsiyelerde bulunma, projeleri sona erdirme ya da iş hedeflerinin tutarlılığını korumak için gerekli başka eylemlerde bulunma yetkileri verilebilir.

• Buna ek olarak, PYO, ortak kullanılan ya da projeye tahsis edilmiş kaynakların seçimine, yönetimine ve konumlandırılmasına katkıda bulunabilir.


PYO nun PY leri Desteklemeleri

• Proje yönetim metodolojisinin, en iyi uygulama ve standartların saptanması ve geliştirilmesi;

• Koçluk, rehberlik, eğitim ve gözetim;

• PYO'nun idare ettiği tüm projelerde ortak kullanılan kaynakların yönetilmesi;

• Proje denetimleri yoluyla proje yönetimi standartlarına, politikalarına, prosedürlerine ve şablonlarına uyumun izlenmesi;

• Proje politikalarının, prosedürlerinin, şablonlarının ve diğer ortak belgelerin (organizasyonel süreç varlıklarının) oluşturulması ve izlenmesi;

• Projeler arasındaki iletişimin koordine edilmesi.


PYO ve PY Arasındaki Farklar

• Proje yöneticisi belirlenmiş proje hedeflerine odaklanırken , PYO işhedeflerini daha iyi bir şekilde yerine getirmek için potansiyel fırsatlarolarak görülebilecek büyük çaplı program kapsamı değişiklikleriniyönetir.

• Proje yöneticisi tahsis edilen proje kaynaklarını proje hedeflerini en iyişekilde yerine getirmek üzere kontrol ederken, PYO tüm projelerdeortak kullanılan organizasyonel kaynakların kullanımını optimize eder.

• Proje yöneticisi kendi projesindeki kısıtları (kapsam, zaman çizelgesi, maliyet, kalite vb.) yönetirken PYO projeler arasında işletme düzeyindeki metodolojileri, standartları, toplam riskleri ve fırsatları ve karşılıklı bağımlılıkları yönetir.


Proje Yöneticisinin Rolü

• Proje yöneticisi, projeyi yürüten organizasyonun, proje hedeflerineulaşılması görevini verdiği kişidir.

• Proje yöneticisinin rolü, bir fonksiyonel veya operasyonel yöneticininrolünden farklıdır. Genellikle, fonksiyonel yöneticiler idari bir alaniçinde yöneticilik gözlemi yaparken, operasyonel yöneticiler anafaaliyetin bir yönünden sorumludur.

• Organizasyon yapısına göre proje yöneticisi bir fonksiyonel yöneticiyebağlı olarak çalışabilir.


Proje Yöneticisinin Sahip Olması Gereken Özellikler

• BİLGİ: Proje yöneticisinin proje yönetimi hakkında bilgi sahibi olması

• PERFORMANS: PY nin projeyi yönetimi bilgilerini uygularken neler yapabildiği

• KİŞİSEL ETKİNLİK: Tutum, karakter ve liderlik özellikleri ile proje ekibine rehberlik etme becerisi

Liderlik, Takım kurma, Motivasyon, İletişim, Etki yaratma, Karar alma, Politik ve Kültürel Farkındalık, Uzlaşma


Organizasyon

• Bir organizasyonun kültürü, tarzı ve yapısı, projelerin nasıl yürütüleceği üzerinde etkili olur.

• Organizasyonun proje yönetimi konusunda sahip olduğu olgunluk seviyesi ve proje yönetim sistemleri de projeyi etkileyebilir.

• Üst yönetimin onay vermesiyle proje faaliyetlerine başlanır. Ancak daha önceden proje ekibinin seçilmiş ve proje organizasyonunun yapılmış olması gereklidir.


Proje Yönetiminde Organizasyon

• Karmaşık yapıda uzun süreli büyük projelerin gerçekleştirilmesi farklı uzmanlık alanlarında çalışanları gerektirir.

• Projelerin amacına uygun olarak başarılı bir şekilde yürütülmesi ve tamamlanabilmesi için etkin bir proje organizasyonu ve yönetimi gerekir. Proje Organizasyonu:

Sorunları çözebilme deneyimi

Değişen duruma çabuk uyabilme

İlerlemenin ve harcamaların etkili kontrolünü içermelidir.


Organizasyonun Proje Üzerindeki Etkisi

• Ortak vizyonlar, değerler, normlar, inançlar ve beklentiler

• Politikalar, yöntemler, prosedürler,

• Yetki ilişkilerine bakış

• İş etiği ve saatleriPY projesini etkileyebilecek farklı organizasyon tarzlarını ve kültürlerini

anlamalıdır. Örneğin bir organizasyon şemasının en tepesinde olan kişi aslında geçici bir yönetici olup gerçek bir yetkiye sahip olmayabilir. PY, organizasyonda kimlerin gerçek karar alıcılar olduğunu bilmek ve projenin başarısı için onlarla birlikte çalışmak zorundadır.


Organizasyonun Proje Üzerindeki Etkisi

Organizasyon yapısı bir çevresel işletme faktörüdür. Temel organizasyon yapılarının proje bağlantılı başlıca özellikleri;


Geleneksel Yönetim

• Projelere, proje yöneticisi veya yöneticilerinin atanmasına karar vermek, geleneksel yönetimin modelinde önemli değişikliklere yol açar.

• Geleneksel yönetim, hiyerarşik bir kuruluş ve çeşitli fonksiyonlaretrafında uzmanlaşmaya dayanan teşkilat biçimlerini, aşağıdanyukarıya dikey bir komuta zincirini ve yetkinin merkezileşmesini esasalır.


Projenin Kapsamına Göre Organizasyonlar

Proje bazlı organizasyon

Fonksiyonel yapılanmada proje organizasyonu

Hibrid organizasyon

Matris organizasyon


Proje Bazlı Organizasyon


Fonksiyonel Organizasyon


Hibrid Organizasyon


Matris organizasyon


Proje Yönetimi ve Operasyon Yönetimi• Operasyonlar, aynı ürünü üreten aktiviteleri sürekli olarak yürüten ya

da tekrarlanan bir hizmet üreten organizasyon fonksiyonlardır.Örnek; üretim operasyonları, imalat operasyonları, muhasebe operasyonları

vb.

• Projeler, proje yönetimi gerektirirken, operasyonlar iş süreci yönetimiya da operasyon yönetimi gerektirir.


Operasyon ile Proje Arasındaki Farklar

• Operasyonların doğaları gereği süreklilik arz etmelerine karşılıkprojeler geçici girişimlerdir.

• Operasyonlar, tekrarlanan çıktılar üreten kalıcı girişimlerdir ve birürünün yaşam döngüsünde kurumsallaştırılan standartlara uygunşekilde, esas itibariyle, aynı görevler kümesini yerine getirmek içintahsis edilmiş kaynakları kullanırlar.


Operasyon ile Proje Arasındaki Benzerlikler

• Organizasyonlarda gerçekleştirilen işler proje ya da operasyon çalışması olarak sınıflandırılır. Bu iki tür çalışmanın ortak özellikleri şunlardır;• Bireyler tarafından gerçekleştirilirler

• Kısıtlarla sınırlandırılırlar (kaynak kısıtları dahil)

• Planlanır, yürütülür, izlenir ve kontrol edilirler.

• Organizasyonun hedeflerine ve stratejilerine ulaşmak için gerçekleştirilirler.


Projenin Fazları

• Bir proje fazı, bir veya daha fazla teslimatın tamamlanmasıyla sonuçlanan mantıksal ilişkili proje aktivitelerinin bir bütünüdür.

• Bir proje çok sayıda faza bölünebilir

• Bir proje fazı, bir proje yönetimi süreç grubu değildir.

• Fazlı yapı, yönetimi, planlamayı ve kontrolü kolaylaştırmak için projenin mantıksal alt kümelere ayrılmasına izin verir.

• Fazların sayısı, projenin büyüklüğüne, karmaşıklık düzeyine ve potansiyel etkisine bağlıdır.


Projenin Fazları - Örnek


Fazlar Arası İlişkiler

• Projeler çok fazlı olduğunda, fazlar, projenin uygun şekilde kontrol edilmesini ve istenen ürün, hizmet ya da sonuca ulaşılmasını sağlamaya yönelik tasarlanmış, genellikle sıralı bir sürecin parçalarıdır.

• Ancak iç içe geçen ya da eş zamanlı fazların proje açısından daha önemli olduğu durumlar da vardır.


Fazlar Arası 3 Temel İlişki Türü

• Sıralı, bir önceki fazın bitmesi gereken müteselsil fazlar

• İçi içe geçmiş fazlar

• Bir fazın planlanıp diğer fazların planlama ve teslimatları ilişkin çalışmaların sürmesi


Müteselsil Fazlar (3 Fazlı bir örnek)


İç İçe Geçmiş Fazlar


Proje Yaşam Döngüsü

• Bir proje yaşam döngüsü, projenin başlangıcından tamamlanmasına kadar içinden geçtiği fazlar serisidir.

• Projeler, boyut ve karmaşıklık düzeyleri açısından farklılıklar gösterir. Ancak tüm küçük büyük projeler şu yaşam döngüsüne oturabilir;Projeye başlamakOrganizasyon ve hazırlık işleriProje işlerini yerine getirmekProjeyi kapatmak

Projenin ayrıntılarına vakıf olmayan yüksek yönetim kademeleriyle ya da başka kuruluşlarla iletişime girildiğinde çoğu zaman bu genel yaşam döngüsüne atıfta bulunulur. Bu yüksek düzeyli bakış açısı, doğaları gereği birbirine benzemeyen projeleri bile karşılaştırmak için ortak bir referans çerçevesi sağlayabilir.



Proje yaşam döngüleri fazların sıralanışına göre 3 şekilde olabilir:

• Öngörücü Proje Yaşam Döngüsü

• Tekrarlanan ve Artan Yaşam Döngüleri

• Uyarlanabilir Yaşam Döngüleri (Agile – Çevik)



Öngörücü Proje Yaşam Döngüsü

• Proje kapsamının ve bu kapsamın teslimi için gerekli zaman ve maliyetin, proje yaşam döngüsünün olasılıklar dahilinde en erken safhalarında belirlendiği yaşam döngüleridir.

• Her bir fazın genellikle proje aktiviteleri ve proje yönetimsüreçlerinin bir alt kümesine yoğunlaştığı, sıralı veya iç içe geçen bir fazlar serisi üzerinden ilerler



Tekrarlanan ve Artan Yaşam Döngüleri

• Ürünün anlayışının artmasıyla, proje fazlarının (tekrarlamalar olarak da bilinir) bir veya daha çok proje aktivitesini planlı olarak tekrar ettiği döngülerdir

• Bir sonraki tekrarlamanın planlaması, mevcut iş ilerlerken gerçekleştirilir.

• Her tekrarlamanın sonunda bir veya bir grup teslimat tamamlanır



Uyarlanabilir Yaşam Döngüleri

• Yüksek seviyeli değişimleri ve sürekli paydaş katılımını karşılamak adına tasarlanmıştır

• Uyarlanabilir metotlar da tekrarlanan ve artan metotlardır, ancak tekrarlamaların çok hızlı olması (genellikle 2-4

haftalık süreler) ve zaman ve maliyet açısından sabitlenmiş olması bakımından bu iki metottan ayrılır.

• Değişim güdümlü veya çevik metotlar olarak da bilinir


Proje Yaşam DöngüsüYaşam Döngülerinin Karşılaştırılması

Konu Öngörülen Tekrarlanan ve Artan Uyarlanabilir (Çevik)

Fazlar Sıralı, üstüste binen Sıralı, üstüste binenSıralı, üstüste binenparalel

Yüksek Seviye Kapsam Evet Evet Evet

Detaylı Kapsam Projenin başında Sadece her faz için Her faz veya iterasyon için

Yüksek Seviye Planlama Evet Evet Evet

Detaylı Planlama Projenin başında Sadece her faz için Her faz veya iterasyon için

Ne zaman kullanılır Ürün iyi anlaşıldığındaBüyük ve karmaşık projelerde

Ürün iyi anlaşılmadığında, hızlı değişen ortamlarda

Müşterinin katılımıBaşlangıçta, kapsam değişikliği olduğunda ve proje sonunda

Periyodik SürekliHazırlayan: Beka Cotur

Proje Yaşam Döngüsü Boyunca Maliyet ve Efor Düzeyleri


Proje Süresine Bağlı Olarak Etkilerin Azalması


Ürün Yaşam Döngüsü ve Proje Yaşam Döngüsü Arasındaki İlişkiler

• Ürün yaşam döngüsü, genellikle, organizasyonun imalat ve kontrol ihtiyacının belirlediği, sıralı olan ve birbiri içine geçmeyen ürün aşamalarından oluşur. Bir ürün için ürün yaşam döngüsünün son aşaması ürünün devre dışı bırakılmasıdır.

• Proje yaşam döngüsü, çoğu zaman bir ya da daha çok ürün yaşam döngüsünün bir parçasıdır. Proje yaşam döngüsü, ürün yaşam döngüsünden bağımsızdır

Fakat proje, ürünün mevcut yaşam döngüsü fazını dikkate almak durumundadır.


Ürün Yaşam Döngüsü ve Proje Yaşam Döngüsü Arasındaki İlişkiler


Yaşam Döngüsü Boyunca Proje Yönetişimi

• Proje yönetişimi (Project governance), Proje hedeflerinin proje sponsoru ve proje ekibi tarafından daha büyük organizasyon stratejisiyle uyumlu hale getirilmesidir

• Proje Yönetişimi yaklaşımı, proje yönetimi planında açıklanmalıdır.

• Projede birden fazla fazın olup olmayacağına karar verilmelidir. Birden fazla faz olursa o proje uygun faz yapısının belirlenmesi gerekir.

• Bir fazın bitimi, yürütülen işlerin yeniden değerlendirilmesi ve gerekiyorsa projenin değiştirilmesi ya da sona erdirilmesi için doğal bir noktadır.

1. Projenin devamına ve bir sonraki faza geçilmesine karar verilmesi2. Hataların maliyet açısından etkin bir şekilde saptanıp düzeltilmesi için teslimatların ve

proje performansının gözden geçirilmesi iyi bir uygulama olarak değerlendirilmelidir.(Resmi faz kapanışı her zaman bir sonraki fazın onaylanmasını kapsamaz. Örneğin projeye devam edilmesinin risklerinin çok büyük olduğu düşünülürse ya da hedeflere artık ihtiyaç duyulmuyorsa, faz başka bir fazın başlatılmaması kararı ile sonlanabilir)


Paydaşlar

• Paydaşlar, projeye aktif olarak katılan ya da projenin yürütülmesinden ya da tamamlanmasından olumlu yada olumsuz yönde etkilenen kişi ya da kuruluşlardır.

• Başarılı bir proje yöneticisi çeşitli paydaşların proje gereksinimleri ile ilgili etkisini yönetmelidir.


Paydaşlar ve Proje Arasındaki İlişki


Proje Paydaşları

• Müşteriler/Kullanıcılar• Sponsor• Portföy Yöneticileri• Program Yöneticileri• Proje Yönetim Ofisi• Proje Yöneticileri• Proje ekibi• Fonksiyonel Yöneticiler (Daire Başkanları)• Operasyon Yönetim• Satıcılar/iş ortakları


Çevresel İşletme Faktörleri

• Çevresel işletme faktörleri, proje ekibinin kontrolünde olmayıp, projeyi etkileyen, sınırlayan ya da yönlendiren koşullardır. Çevresel işletme koşulları, proje yönetim seçeneklerini iyileştirebilir veya sınırlayabilir; projenin sonuçları üzerinde olumlu veya olumsuz etkilere sahip olabilir.

• Organizasyonel kültür, yapı ve süreçler• Devlet yada sektör standartları• Altyapı (mevcut tesisler, sermaye teçhizatı)• Mevcut İnsan Kaynakları (Beceriler, disiplinler,

hukuk, satınalma…)• Personel yönetimi (işe alma, işte tutma, eğitim)• Şirketin iş onay sistemleri• Pazar koşulları

• Paydaşların risk toleransları• Siyasi ortam• Organizasyonların iletişim kanalları• Ticari veritabanları (standartlaştırılmış maliyet

tahmin verileri, sektör risk bilgileri vs.)• Proje yönetim bilgi sistemleri (Proje yönetimi için

araçlar)


Organizasyonel Süreç Varlıkları

• Organizasyonel süreç varlıkları, projeyi yürüten organizasyona özgü olan ve bu organizasyon tarafından kullanılan planlar, süreçler, politikalar, prosedürler ve bilgi tabanlarıdır.

• Kanun, yönetmelik, yönerge, özelge, resmi ve gayri resmi planlar, politikalar, prosedürler, kılavuzlar, bu süreç varlıklarına dahildir.

• Tamamlanan zaman programlarını, risk verilerini ve kazanılmış değer verilerini de içine alabilir.

• Proje sonunda alınan dersleri ve tarihsel bilgileri de içerir.


Proje Sürecinde Oluşturulabilecek Kurumsal Hafıza• Süreçler ve prosedürler• Organizasyonun standart süreçleri, örneğin standartlar ve politikalar (örneğin, sağlık ve güvenlik politikası ,

etik politikası ve proje yönetimi politikası), standart ürün ve proje yaşam döngüleri, kalite politika ve prosedürleri (örneğin, süreç denetimleri, iyileştirme hedefleri , kontrol listeleri ve organizasyon içinde kullanılacak süreç tanımları);

• Standartlaştırılmış kılavuzlar, iş talimatları, teknik teklif değerlendirme kriterleri ve performans ölçüm kriterleri;

• Proje kapanış kılavuzları ya da şartları (örneğin, nihai proje denetimleri, proje değerlendirmeleri, ürün onaylamaları ve kabul kriterleri);

• Sorun ve kusur kontrollerini, sorun ve kusur saptama ve çözümünü ve eylem öğesi izlemeyi içeren sorun ve kusur yönetimi prosedürleri;

• Kurumsal Bilgi Tabanı• Süreç ve ürünlere ilişkin ölçüm verilerini toplamak ve hazır hale getirmek için kullanılan süreç ölçüm

veritabanları,

• Proje dosyaları (örneğin, kapsam, maliyet, zaman çizelgesi)

• işgücü saatleri, gerçekleşen maliyetler, bütçeler ve proje maliyet aşımı gibi bilgiler içeren mali veritabanları.Hazırlayan: Beka Cotur

Süreçler

• Süreç, önceden belirlenmiş bir ürün, sonuç ya da hizmete ulaşmak için yerine getirilen birbiri ile bağlantılı eylemler ve aktiviteler kümesidir.


Projenin Başarılı Olması için Gerekenler

• Proje hedeflerine ulaşmak için gerekli ve uygun olan süreçleri seçmek,

• Gereksinimleri karşılamak için benimsenebilecek tanımlanmış bir yaklaşım kullanmak,

• Paydaşların ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılamak için gereksinimlere uymak,

• Belirlenen ürünü, hizmeti ya da sonucu üretmek için kapsamın , sürenin, maliyetin, kalitenin, kaynakların ve riskin birbiri ile çekişen taleplerini dengelemek.


Proje ve Ürün Süreçleri

1. Proje Yönetim Süreçleri

Beceri ve yeteneklerin uygulanmasında kullanılan araç ve teknikler.

2. Ürün Geliştirme Süreçleri

Projenin kapsamı, belirlenen ürünün nasıl yapılacağı konusunda temel bir anlayış olmadan tanımlanamaz . Örneğin, inşa edilecek bir evin genel karmaşıklık düzeyi belirlenirken çeşitli inşaat teknikleri ve araçları değerlendirilmelidir.


Proje ve Ürün Süreçleri

Proje Yönetim Süreçleri Ürün Geliştirme Süreçleri


Proje Süreçleri

• Ürüne yönelik süreçlerin de proje yöneticisi tarafından göz ardı edilmemesi gerekir.

• Proje yönetimi süreçleri ve ürüne yönelik süreçler, bir projenin yaşam süresi boyunca iç içe geçer ve etkileşirler.

• Proje yönetimi süreçleri küresel ölçekte ve her sektör grubunda geçerlidir. İyi uygulama, proje yönetimi süreçlerinin uygulanmasının çok çeşitli projelerde başarı olasılığını artırdığı yönünde genel bir fikir birliği olması anlamına gelir.


PROJE YÖNETİMİ SÜREÇ GRUPLARI


Proje Yönetimi Süreç Grupları


Kapanış

•Yeni bir Proje ya da yeni bir Faz tanımlama

•Paydaşları belirleme

•Yetkilendirme alma

•Proje hedeflerini gerçekleştirmek amacıyla entegre bir Proje Yönetim Planı oluşturma

•İşi gerçekleştirme

•Proje objektiflerini yerine getirme

•Proje ilerlemesini kaydetme ve gözden geçirme

•Proje performansını kaydetme ve gözden geçirme

•Değişiklik ve sapmaları yönetme

•Tüm aktiviteleri sonlandırma

•Resmi olarak Projeyi ya da Fazı kapatma


Başlangıç Süreç Grubu


Kapanış

• Yeni bir projeye ya da faza başlamadan önce, konuyla ilgili ihtiyaç analizleri yapılır ve talepler listelenir. Bu belgeler projeye başlamak için gereken sözleşmenin yapılmasına yardımcı olur.

• Başlangıç sürecine müşterilerin ve diğer paydaşların davet edilmesi projenin gerçekleştirilebilir hedeflerine, kabulüne ve memnuniyet düzeyine katkıda bulunur.


Başlangıç Süreç Grubu

• Bu sürecin ana çıktıları aşağıdaki gibidir:• Proje Başlangıç Belgesi

• Paydaş Listesi

• Proje başlangıç belgesi onaylanınca, proje için resmi onay alınmış olur.


Planlama Süreç Grubu

• Planlama, kapsam, maliyet, kalite ve proje zamanlaması konularını ayrıntılandırmakla ilgilidir. Bu süreçte proje yönetim planı geliştirilir.

• Proje yaşam döngüsü boyunca gerçekleşen önemli değişiklikler, yeniden planlama süreçlerinden birine ya da birkaçına, hatta belki başlangıç süreçlerinin bazılarına dönülmesi ihtiyacını doğurabilir.

• Proje yönetimi planının bu şekilde giderek daha ayrıntılı hale gelmesi, çoğu zaman "yaklaşan dalga planlaması" (Rolling wave planning) olarak adlandırılır. Bu ifade, planlama ve belgelemenin tekrarlamalı ve kesintisiz süreçler olduğunu gösterir


Kapanış


Planlama Süreç Grubu

Ana Çıktılar:

• Proje Planı (veya Proje Tanımlama Belgesi) – son hali

• Proje Zaman Çizelgesi (örneğin MS Project vb gibi)

• Takım (Proje Yönetişimi – son hali)

• İş Kırılım Yapısı (İKY)

• Risk Takip Kayıtları, Risk Azaltma Stratejileri ve Yedek Planlar

• Tüm Ekip Üyelerinin katılımıyla gerçekleşen kapsamlı bir Başlangıç Toplantısı (Kick-Off Meeting)


Yürütme Süreç Grubu

• Bu Süreç Grubu, proje yönetim planını dikkate alarak kişiler ve kaynaklar arasındaki koordinasyonu sağlar.

• Yürütme aşaması proje hedeflerine ulaşabilmek ve müşteri gereksinimlerini karşılayabilmek için projenin zaman, maliyetve kapsam açısından planlandığı

şekliyle yürütülmesidir.


Kapanış



• Yürütme sırasında Proje Yöneticisinin zamanının büyük bir kısmı Proje boyunca, bütçe kısıtlarına uygun olarak, belirlenen kapsam dahilinde ve planlanan kalite düzeyinde tamamlanmasını sağlamak için gerekli kontrol faaliyetlerini yapmakla geçer.

• Proje Yöneticisi tarafından proje ekibi üyelerinin de işbirliğiyle bir dizi belge güncellenir ve/veya tamamlanır. Bu belgeler bilgiyi toplamaya ve iletmeye yardımcı olur; böylece PY projenin başarılı bir şekilde yaşama geçirilme sürecini “ölçebilecek”, “izleyebilecek” ve “düzenleyebilecektir”.



Bu sürecin ana çıktıları aşağıdaki gibidir:

• Karar Kayıtları

• Proje Durum Raporu

• Risk Takip Kayıtları

• Risk Azaltma Stratejileri ve Yedek Planlar

• Proje Değişiklik Kayıtları

• Ara Değerlendirme Raporları


İzleme (Kontrol) Süreç Grubu

• İzleme ve kontrol süreç grubunda uygulamaları kontrol edebilmek ve gerektiğinde düzeltici önlemleri alabilmek için olası sorunları ve yapılacak değişiklikleri önceden tanımlamak gerekir.

• Projenin yolunda gitmesini sağlamak için projenin ilerlemesi sürekli kontrol altında tutulur.

• Bir proje karmaşıklaştıkça riski ve kaliteyi kontrol altında tutabilmek için gereken kontrol ve yürütme düzeyi de artırılmalıdır.


Kapanış



Hazırlanıp takip edilen ve güncellenen ana belgeler şunlardır:

• Proje Paydaşlarının İletişim Bilgileri

• Durum Raporları

• Toplantı Tutanakları

• Faaliyet Planları

• Risk Takip Kayıtları

• Proje Değişiklik Kayıtları


Proje Yöneticisi aşağıdaki konular üzerinde durmalıdır:

• Gerekli değişikliklerin belirlenmesi

• Değişiklikler için farklı seçeneklerin aranması

• Değişikliklerin olumsuz etkilerinin en aza indirilmesi

• Değişikliklerin etkilerinin paydaşlara bildirilmesi

• Değişikliklerin yönetilmesi



Kapanış Süreç Grubu

• Proje kontratı kapatılır

• Bu son süreçte hataların ve eksiklerin belirlenebilmesi için proje gözden geçirilmelidir. Bu, olası diğer projeler için de büyük önem taşır.

• Ayrıca, müşteri veya sponsordan sonuçları kabul ettiğine dair resmi onay alınmalıdır.


Kapanış


Kapanış Süreç Grubu

• Proje süresince oluşan bilgiler “alınan dersler” adı altında özetlenmelidir. Böylece bu bilgiler gelecekte gerçekleştirilecek yeni bir proje için de kullanılabilir.

Ana Çıktılar:

• Proje Kapanış Raporu• Proje Hedefleri• Hedeflenen Sonuçlar• Kapanış Önerileri• Devir Etkinlikleri• Alınan Dersler

• Arşiv


Proje Yönetimi Bilgi Alanları

• Entegrasyon yönetimi

• Kapsam yönetimi

• Zaman yönetimi

• Maliyet yönetimi

• Kalite yönetimi

• İnsan kaynakları yönetimi

• İletişim yönetimi

• Risk yönetimi

• Tedarik yönetimi

• Paydaş YönetimiHazırlayan: Beka Cotur


Kapanış

Proje Başlangıç Belgesi Hazırlama

Proje Yönetim Planı Oluşturma

Aktivite Kaynak Tahmini

Paydaşları Belirleme

Kapsam Yönetimi Planlama

Aktivite Süre Tahmini

Gereksinimleri Toplama

Zaman Çizelgesi Oluşturma

Kapsamı Belirleme

Maliyet Yönetimini Planlama

İş KırılımYapısını Oluşturma

Maliyetlerin Tahmini

Zaman Yönetimi Planlanma

Bütçe Planı Belirleme

Aktiviteleri Belirleme

Kalite Yönetimi Planlama

Aktiviteleri Sıralama

İnsan Kaynakları Yönetimi Planl.

İletişim Yönetimi Planlama

Risk Yönetimi Planlama

Riskleri Belirleme

Niteliksel Risk Analizi

Niceliksel Risk Analizi

Risk Yanıtları Planlama

Tedarik Yönetimi Planlama

Paydaş Yönetimi Planlama

Proje İşini Yönlendirme ve Yönetme

Kalite Güvencesi Sağlama

Proje Takımını Oluşturma

Proje Takımını Geliştirme

Proje Takımını Yönetme

Bilgiyi İletme

Tedarikleri Yürütme

Paydaş Beklentilerini Yönetme

Proje İşini İzleme ve Kontrol

Entegre Değişiklik Kontrolü

Kapsamı Doğrulama

Risk Kontrolü

Tedariklerin Kontrolü

Faz veya Projeyi Kapatma

Kapsamı Kontrol Etme

Zaman Çizelgesini Kontrol Etme

Maliyet Kontrolü

Kalite Kontrolü

İletişim Kontrolü

Paydaş Katılımı Kontrolü

Tedarikleri Kapatma


0 proje yonetimi egitimi

Services

Transcript of 0 proje yonetimi egitimi