Årsmøte i Fjellbergskardet Hyttevelforening 2018

Påskeaften lørdag 31. Mars kl. 15:00 i Varmestua.

Sakliste:1. Godkjenning av de stemmeberettigede2. Godkjenning av innkalling, sakliste og forretningsorden3. Valg av dirigent, referent og to til å underskrive protokollen4. Årsrapport 20175. Regnskap 2017 6. Budsjett 20187. Fastsettelse av kontingent 8. Orientering om nærmiljøtiltak, Hjerterunden tursti og Fjellbergskardtjødno9. Innkomne forslag og saker10.Ansvar for arrangementer 11. Valg12. Årsmøtet avsluttes

Kommentarer og innspill til styret

1. Godkjenning av de stemmeberettigedeAlle er velkomne, men hvert gnr/bnr har kun 1 stemme. Eiere av flere bruksnr. har kun 1 stemme og betaler 1 kontingent. Hvis medlemskontingent ikke er betalt, bortfaller stemmeretten på årsmøtet. Medlemmene kan møte og avgi stemmer ved fullmektig, som må fremlegge skriftlig og datert fullmakt.

Forslag til vedtak:Årsmøtet godkjenner __ stemmeberettigede.

2. Godkjenning av innkalling, sakliste og forretningsordenI følge vedtektene skal årsmøtet behandle styrets årsrapport, årsregnskap, budsjett, fastsette årskontingent, foreta valg av styre og styreleder (totalt 5 styremedlemmer og 2 varamedlemmer), 2 revisorer, samt forøvrig behandle saker som er nevnt i møteinnkallingen. Årsmøtet skal behandle alle saker som påfører fellesskapet vesentlige utgifter. Årsmøtet bestemmer antall årlige dugnader og setter avgift for de som ikke deltar.

I tråd med tidligere årsmøtevedtak sendes innkalling og årsmøtepapirene ut per mail til hjemmelshavere som har registrert seg. De som ikke er registrert kan sende mail til leder: thor.throndsen@lyse.net

Forslag til vedtak:Årsmøtet godkjenner innkalling, sakliste og forretningsorden.

3. Valg av dirigent, referent og to til å underskrive protokollForslag til vedtak:

………… ………………velges til dirigent, …………………. som referent.

…………………………… og ………………………………… underskriver protokollen.

4. Årsrapport 2015 fra Fjellbergskardet Hyttevelforening.

Foreningen har 64 betalende medlemmer, det er bygget 68 hytte-enheter, inkl 4 leiligheter og leder har kontaktet Hyttegrenda for å få adresser til dem som ikke har tegnet pliktig medlemskap enda. Kasserer har purret på manglende kontingenter.

Styret har hatt 4 møter, og for øvrig håndtert saker per mail/telefon. Hyttegrenda er innkalt til møtene og har deltatt på de 2 møter.

Styret har hatt følgende sammensetning, og valgtidspunkt. De som ikke er på valg er uthevet.

Nyheter og informasjon legges fortløpende ut på velforeningens blogg, http://fjellbergskardet.wordpress.com/ eller på facebook ”Fjellbergsskardet Hyttegrend” Informasjonen sendes også direkte til medlemmene på mail. Informasjon som er publisert gjentas ikke her.

De ulike feltene har ansvar for hvert sitt arrangement.A, D og E feltet : St. Hans B-feltet : Barneskirenn lørdag 17.02 C-feltet : Ti på tur / 3-nutstur el. lignendeStyret : Påskerennet Fjellbergskardet rundtHjelmeland Bygg : Tenning av julegran

Det ble i 2017 gjort en fantastisk jobb med ledelse og dugnad på nærmiljøprosjektene, Hjerterunden tursti og Fjellbergskard Tjødno, dette høyner kvaliteten i Hyttegrenda. Prosjektene ble ledet at Tor Inge Jøssang og Erik Danielsen som vi ønsker å rette en stor takk til. Varmestua er også ferdigstilt med vinduer, innlagt vann og toaletter. Takk til Jan Merland har laget og satt opp flotte benker utenfor varmestua og ved Tjødno. Takk også til alle som ledet og deltok på dugnad. Det er også kommet inn dugnadsavgift fra hytteeiere som ikke hadde anledning til å delta på dugnad.

Styret har ellers arbeidet med følgende saker:

• Innredning av varmestua, • Finansiering og støtte til dugnader på tursti, Fjellbergskardtjødno og fellesareal• Ekstraordinært årsmøte avholdt 20.09.17 ifm midlertidig låneopptak for mellom finansiering

av nærmiljøtiltak til momsrefusjon mottas. • Påskerenn Fjellbergskardet rundt • Oppdatering av medlemsregister og adresser. • Kommunikasjon med Hyttegrenda, inkludert problem med kloakkanlegg til F feltet. • Informasjon til medlemmene. • Kontakt med kommunen.• Snøras ved Fjellbergsskarvegen 287. Kommunen har ikke kommet med tilbakemelding etter

befaring på rasstedet. • Løypekjøringen. Kontrakten med Gullspor er fornyet ved å forlenge iht opsjon. Det skal

kjøres løyper i helgene, samt i Julehelga, vinterferier og Påske, det kjøres før kl. 11. Det er vær og føre forbehold. Tilbakemelding er gitt ift. leveransen.

• Kommunikasjon vedrørende brøyting og vedlikehold av vei om sommeren. Hyttegrenda opplyser ifm vedlikehald av vegnettet – «Så snart snøen er borte og me får oversikt skal me ha ein runde med Ryfylke Hytteservice og kartlegger nødv. tiltak og gjennomføre desse snarast råd, forhåpentligvis til 1. juni.» Brøyting av private tun avtales mellom Ryfylke Hytteservice og den enkelte hytteeier. Ryfylke Hytteservice benytter Facebook for informasjon ifm. brøyting og eventuelt stenging av veier.

Styrets sammensetning, funksjoner og valgtidspunkt:

Styret 2017 Hytte e-post Tlf Valgt Funksjon

Thor Inge Throndsen A 10,Fjb 277

thor.throndsen@lyse.net 91163506 2016 Leder

Nicolai Lenning C 18,Kkn 38

nicol-l@online.no 97615174 2017 Sekretær

Randi Vårvik E 10,Fjb 218

randi.vaarvik@voldregnskap.no 90177594 2017 Kasserer

Birger Laugaland B 19,Kkn 65

birger@hjb.no 98890078 2017 Styremedlem

Audun Laugaland B 5Fjb 299

alaugaland@hotmail.com 97123739 2017 Løypekontakt

Morten Tungland D 1,Fjb 199

mtung@online.no 40634306 2016 Varamann Brøytekontakt

Erik Danielsen B 20,Kkn 51

erik.danielsen@skole.rogfk.no 90649428 2016 VaramannNærmiljøtiltak

Odd Einar Vold oev@hjb.no 98266530 Opp-nevnt

Representant fra Hyttegrenda

Fjb = Fjellbergsskarvegen, Kkn = Kalvaknutvegen

Oppsummering fra arbeidsgruppen som har jobbet med fjernvarmeanlegget v/Nicolai Det ble sommeren 2017 forsøkt gjennomført en teknisk test av anlegget, for å vurdere om dette var i tilstrekkelig god teknisk tilstand til at utbedring av skader/lekkasjer var gjennomførbart. Testen ble planlagt, men hyttevelforeningen ble forelagt en kostnad på kr 30.000,- for timer og utstyr + pellets, kun for gjennomføring av testen. 

Denne ekstrakostnad, i tillegg til overtagelse av leasing-avtale for vekslersentral (kr 270.000,- som da måtte dekkes av hytte-eiere), samt usikkerhetsmoment knyttet til behov for utbedringer og mulighet for lønnsom drift, medførte at anlegget ikke ble overtatt av hyttevelforeningen. Økonomien til Ryfylke Bioenergi AS ble gjennomgått og vi konkluderte med at en eventuell rettsak for å få dekket hytteeiernes tap sannsynligvis ville gitt dårlig uttelling grunnet øvrige kreditorer med høyere prioritet.

Oppgaven videre ble å:

Sikre en ryddig avvikling av anlegget, inkludert opprydning og eventuell tildekking av «sår» i landskapet.  

Korrekt og fagmessig terminering av rørsystem, slik at dette kan benyttes av hytteeiere til andre formål på senere tidspunkt.

Eierskap til rørnettet overføres formelt til Hyttegrenda AS, slik at dette inngår som del av øvrige infrastruktur eid og driftet av Hyttegrenda AS.

Status per Mars ´18:Anlegget er fjernet. Endelig befaring etter fjerning av varmesentral og vekslersentral er foreløpig ikke utført, da noe utestående arbeid ikke var utbedret ved siste sjekk, noe som ble kommunisert til Gunnar Breivik, Ryfylke Bioenergi. Breivik har skriftlig bekreftet at dette nå er ok og fagmessig utført, noe som må verifiseres når snøen har smeltet. Eierskap rørnett er overført til Hyttegrenda AS, som ønsket.

Forslag til vedtak:Årsmøtet tar årsrapporten til orientering.

5. Regnskap 2017

Når vi har fått mva-kompensasjon for begge prosjektene, gjøres lånet hos Hjelmeland Sparebank opp og det kan overføres kr 29.000 til foreningen.

Revisorer: Aslaug Kolstø og Svein Tore Torgersen

Forslag til vedtak:Regnskapet for 2017 godkjennes.

Orientering om økonomien i Nærmiljø prosjektene.

Velforeningen har lagt ut 140.000 kroner og tatt opp lån kr 67.000. Sum kr 207.000. Samlet Mva kompensasjon 178.000 Netto utgift ca kr 29.000  MERK at Tjern-prosjektet er inkludert NY SKILØYPE I SKARET, som alene kostet kr 22.500. Tursti- prosjektet har en samlet finansiering kr 913.000, inkludert verdi dugnad kr 501.000Tjern-prosjektet har en samlet finansiering kr 870.000, inkludert verdi dugnad 387.000Utbedring skaret (er holdt utenom regnskapet for tjernet): kr 22.500 Konklusjon:  Kr 29.000 i egenandel har utløst prosjekter verd ca 1,8 millioner kroner og gitt oss tursti, tjern og forbedret skiløype gjennom skaret.  6. Budsjett 2018

Forslag til vedtak:

Budsjettet for 2018 godkjennes

7. Fastsettelse av kontingent

1. Kontingent beholdes på kr 500,- . 2. Løypeavgiften er kr 1000,- iht. kontrakt som ble fornyet fra 2017. 3. Dugnadsavgift opprettholdes på kr 500,-

8. Orientering om nærmiljøtiltak, Hjerterunden tursti og FjellbergskardtjødnoVed Erik og Tor Inge

9. Innkomne forslag og sakerDet har kommet ønske om å kjøre løype ned til F feltet.Hyttegrenda viser til at Løypekjøraren opplyser at nedkjøringa frå hovedvegen ved tomt F1 ikkje var god nok, me skal utbedre den til våren.

10. Ansvar for arrangementer De ulike feltene tar ansvar for hvert sitt arrangement.

A, D og E feltet : St. Hans B-feltet : Barneskirenn C-feltet : Ti på tur / 3-nutstur el. lignendeStyret : Påskerennet Fjellbergskardet rundtHyttegrenda : Tenning av julegran

11. ValgÅrsmøtet skal velge styre bestående av 5 medlemmer (inkl leder) og 2 vararepresentanter.Årsmøtet skal også velge styreleder, 2 revisorer og valgkomité. For øvrig konstituerer styret seg selv.

Det åpnes for benkeforslag.

Styret foreslår at nye medlemmer velges som angitt nedenfor.

1 styremedlem for 2 år, kandidat: Thor Inge Throndsen 2 varamedlemmer for 2 år, kandidater: Morten Tungland og Erik Danielsen

Leder kan velges fra både sittende og nye styremedlemmer, styrets forslag: Thor Inge Throndsen (dersom han blir valgt inn i styret)

2 revisorer: Aslaug Kolstø og Svein Tore Torgersen

Valgkomite: utgående styremedlemmer skaffer nye, styret følger opp.

Årsmøtet avsluttes

Etter den formelle delen av årsmøtet blir det en runde med kommentarer og innspill til styret