ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ CÔNG TY SẢN XUẤT NHỰA CHÍ V N PHÚ L -TM2 file1.2. Các bảng kế...

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ CÔNG TY SẢN XUẤT NHỰA

CHÍ VẠN PHÚ

LỚP: 11CĐ-TM2

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN:

Thầy Nguyễn Văn Danh

NHÓM 4:

1. Nguyễn Tấn Phát

2. Trương Trần Cơ Tung

3. Trần Võ Quang Minh

4. Nguyễn Thanh An

Môn Phân Tích & Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Trang 1

GVHD: Thầy Nguyễn Văn Danh

I. BẢNG KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN TỔNG QUAN HỆ THỐNG

VÀ CÁC BẢNG PHỎNG VẤN CỤ THỂ TỪNG CHỦ ĐỀ.

1.1. Bảng kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống.

Kế hoạch phỏng vấn tổng quan hệ thống

Hệ thống: Quản lý công ty sản xuất nhựa

Người lập: Nhóm 04 Ngày lập: 02/10/2013

STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt

đầu

Ngày kết

thúc

1 Quá trình nhập nguyên liệu Biết rõ cần nhập loại nào và số

lượng bao nhiêu? 01/10/2013 01/10/2013

2 Quá trình sản xuất sản phẩm Biết được cách sản xuất thành

phẩm của công ty. 01/10/2013 01/10/2013

3 Quản lý xuất hàng Biết được cách xuất sản phẩm,

vận chuyển. 01/10/2013 01/10/2013

4 Quản lý bán hàng và chăm

sóc khách hàng

Biết rõ quá trình bán hàng, chế

độ chăm sóc khách hàng 01/10/2013 01/10/2013

1.2. Các bảng kế hoạch phỏng vấn cụ thể.

1.2.1. Kế hoạch phỏng vấn và phiếu phỏng vấn thứ 1.

Kế hoạch phỏng vấn

Người được hỏi: Châu Vĩnh Kiên Người phỏng vấn: Trương Trần Cơ Tung

Địa chỉ: Tại công ty TNHH sản xuất & thương

mại Chí Vạn Phú.

Thời gian hẹn: 01/10/2013

Thời gian bắt đầu: 07g30

Thời gian kết thúc: 08g30

Đối tượng:

Đối tượng được hỏi là:

Cần thu thập dữ liệu:

Cần thoả thuận:

Các yêu cầu cần đòi hỏi:

Vai trò, vị trí, trình độ kinh nghiệm của người

được hỏi.

Chương trình

Giới thiệu.

Tổng quan về dự án.

Tổng quan về phỏng vấn:

Chủ đề sẽ đề cặp:

Chủ đề 1: Câu hỏi và câu trả lời.

Tổng hợp nội dung chính.

Ước lượng thời gian

1 phút

3 phút

3 phút

5 phút

10 phút

Trường CĐKT Lý Tự Trọng – Khoa CNTT


Ý kiến của người được hỏi.

Kết thúc (thỏa thuận)

10 phút

3 phút

(Dự kiến tổng cộng: 35 phút)

Phiếu phỏng vấn

Dự án: Quản lý công ty sản xuất nhựa Chí

Vạn Phú

Tiểu dự án: Quá trình nhập nguyên liệu.

Người được hỏi: Châu Vĩnh Kiên Ngày 01/10/2013

Người hỏi: Trương Trần Cơ Tung

Câu hỏi:

Câu 1. Khi nhập hàng nguyên liệu thì kho sẽ

kiểm tra các thông tin nào?

Trả lời.

Chúng tôi sẽ kiểm tra thông tin phải đúng:

Đúng tên hàng, quy cách, mô tả hàng.

Đúng tên nhà cung cấp.

Đúng giá.

Đủ số lượng theo phê duyệt.

Khi đã xác nhận chính xác các thông tin trên

chúng tôi sẽ cho nhập hàng vào kho, ngược lại

yêu cầu trả hàng lại cho bên cung cấp.

Câu 2. Các thông tin nhà cung cấp nguồn

nguyên liệu cần cung cấp cho công ty là gì? Trả lời.

Tên công ty.

Tên mặt hàng.

Số lượng.

Đơn vị tính.

Câu 3. Khi hàng đã được chấp nhận nhập kho

sẽ được xử lý ra sao? Trả lời.

Được cấp mã hàng hóa.

Sắp xếp đúng vị trí của từng loại hàng.

Lập sổ lưu kho.

Câu 4. Các giấy tờ khi nhập kho?

Trả lời.

Phiếu nhập kho phát hành 4 liên:

1 liên bộ phận vậ tư lưu.

1 liên thủ kho giữ xem như lệnh nhập kho.

1 liên giao nhà cung cấp.

1 liên chuyển về bộ phận kế toán.

Câu 5. Trong quá trình lưu kho nếu có sự cố

làm hư hỏng nguyên liệu thì công ty xử lý ra

sao?

Trả lời. Trong quá trình lưu kho chúng tôi sẽ

thường xuyên kiểm tra định kì hàng hóa. Nếu

xảy ra hỏng hóc sẽ được xử lý theo quy trình

xử lý nguyên liệu bị hỏng của công ty.





Người được hỏi: Nguyễn Tấn Tài Người phỏng vấn: Nguyễn Thanh An






Đối tượng:






được hỏi.

Chương trình

Giới thiệu.









1 phút

3 phút

3 phút

5 phút

10 phút

10 phút

3 phút




Vạn Phú

Tiểu dự án: Quá trình sản xuất hàng.

Người được hỏi: Nguyễn Tấn Tài Ngày 01/10/2013

Người hỏi: Nguyễn Thanh An

Câu hỏi:

Câu 1. Công ty có thường sản xuất các mặt

hàng nào?

Câu 2. Quá trình sản xuất có diễn ra liên tục

hay chỉ làm khi có khách đặt hàng?

Câu 3. Trong quá trính sản xuất có những sự

cố nào xãy ra không?

Câu 4. Tiêu chuẩn đánh giá sản xuất sản

phẩm của công ty như thế nào?

Câu 5. Những mặt hàng không đạt chất lượng

thì công ty làm gì?

Trả lời. Chuyên sản xuất nhựa gia dụng như:

thau, rỗ, bàn, ghế, xô.

Trả lời. Việc sản xuất lúc nào cũng đều đặn,

để khi có khách yêu cầu thì lúc nào cũng sẵn

sàng.

Trả lời. Có. Chất lượng sản phẩm không như

ý muốn, sai sót về số lượng, trễ hẹn với khách

hàng.

Trả lời. Chất lượng là trên hết. Bên cạnh đó

mẫu mã đẹp cũng góp phần thu hút khách

hàng.

Trả lời. Chúng tôi sẽ hủy mặt hàng. Không

đưa ra những sản phẩm kém chất lượng đến

tay người tiêu dùng.





Người được hỏi: Nguyễn Thanh Toàn Người phỏng vấn: Nguyễn Tấn Phát






Đối tượng:






được hỏi.

Chương trình

Giới thiệu.









1 phút

3 phút

3 phút

5 phút

10 phút

10 phút

3 phút




Vạn Phú

Tiểu dự án: Quản lý xuất hàng.

Người được hỏi: Nguyễn Thanh Toàn Ngày 01/10/2013

Người hỏi: Nguyễn Tấn Phát

Câu hỏi:

Câu 1. Các cách thức phân phối hàng của

công ty?

Trả lời. Xuất bán cho khách hàng, xuất

chuyển cho siêu thị - đại lý, xuất cho cửa

hàng, xuất để thay hàng bị hư (đổi hàng cho

khách).

Câu 2. Các quy trình chuẩn bị trước khi xuất

hàng?

Trả lời. Xác định vị trí để hàng, kiểm tra đối

chiếu lại tên hàng, số lượng, ngày sản xuất.

Lấy đúng chủng loại, số lượng ghi trên

hóa đơn xếp và để riêng từng loại.

Kiểm tra hàng: Người thứ 2 kiểm tra

hàng: nơi sản xuất, quy cách, lô sản xuất,

số lượng. Chuẩn bị sẵn phiếu kiểm

nghiệm của lô hàng. Viết phiếu báo lô.

Phiếu báo lô làm thành 2 liên, người

nhận một liên giao khách hàng, liên còn

lại lưu kho.



Câu 3. Chi tiết về việc giao hàng của công ty? Trả lời. Giao hàng: Khách hàng phải kiểm tra

và nhận hàng trực tiếp tại kho. Hoặc người

vận chuyển sẽ giao tân nơi cho khác hàng.

Khi giao hàng thủ kho có trách nhiệm

hướng dẫn khách hàng, người vận

chuyển sắp xếp, bảo quản hàng hóa theo

quy định vận chuyển để đảm bảo an toàn

hànghóa.

Người nhận sẽ kiểm tra hàng, ký vào hóa

đơn. Sau khi giao nhận xong hàng hóa,

người giao – người nhận ký vào hóa đơn,

chứng từ theo quy định.

Câu 4. Các thông số cần kiểm tra trước khi

xuất hàng của công ty?

Trả lời. Thủ kho, nhân viên giao hàng có

trách nhiệm kiểm tra hàng hoá về các thông

sồ: quy cách, số lượng, chất lượng, bao bì sản

phẩm. Nếu phát hiện không đạt yêu cầu, phải

đổi hàng khác, báo lại cho phòng bán hàng kết

quả.

Câu 5. Trong trường hợp có phát sinh vấn đề

về xuất hàng thì công ty giải quyết như thế

nào?

Trả lời. Trong trường hợp phát sinh, có tranh

chấp với khách hàng, hàng thiếu.., phải liên hệ

phòng bán hàng để xin ý kiến giải quyết,

không tự ý giải quyết hoặc bỏ về.



Người được hỏi: Trương Lập Minh Người phỏng vấn: Trần Võ Quang Minh






Đối tượng:






được hỏi.

Chương trình

Giới thiệu.









1 phút

3 phút

3 phút

5 phút

10 phút

10 phút

3 phút






Vạn Phú

Tiểu dự án: Quản lý bán hàng và chăm sóc

khách hàng

Người được hỏi: Trương Lập Minh Ngày 01/10/2013

Người hỏi: Trần Võ Quang Minh

Câu hỏi:

Câu 1. Đơn đặt hàng được xử lý và tiếp nhận

ở đâu? Nếu có trường hợp đơn hàng lớn vượt

số lượng hàng trong kho thì công ty sẽ giải

quyết ra sao?

Trả lời: Đơn đặt hàng được nhân viên bộ

phận bán hàng tiếp nhận và xử lý, sau đó lưu

và sổ và tiến hành kiểm tra lượng hàng hóa

trong kho. Nếu có trường hợp đó chúng tôi sẽ

đưa ra số lượng cụ thể cho khách hàng và lập

tức cho sản xuất tiếp sau đó hẹn khách hàng

đó ngày tiếp theo có hàng.

Câu 2. Tất cả đơn đặt hàng có được lưu trữ lại

sau khi tiến hành giao hàng cho khách không?

Ngoài phí bán hàng ra công ty còn có các loại

phí nào không?

Trả lời: Có chúng tôi tiến hành lưu lại tất cả

các đơn đặt hàng dù lớn hay nhỏ để dễ quản lý

đối tượng khách hàng than thiết. Ngoài chi phí

bán hàng chúng tôi phải tính tới phí vận

chuyển và phí bốc dỡ hàng hóa,… các phí này

đã được tính trong thành phẩm.

Câu 3. Phương thức khách hàng sẽ thanh toán

như thế nào?

Trả lời: Có thể thanh toán trực tiếp tại phòng

tài vụ của công ty hay chuyển khoảng qua

ngân hàng

Câu 4. Những vấn đề thường gặp khi khách

hàng phản hồi lại công ty?

Trả lời: Giao hàng trễ hẹn, không đủ số lượng

hoặc hàng bị lỗi. Công ty sẽ tiếp thu ý kiến và

rút kinh nghiệm cho lần sau.

Câu 5. Công ty có những ưu đãi nào cho

nhưng khách hàng than, lâu năm không thuộc

không?

Trả lời: Sẽ có những dịch vụ giảm giá cho

những lần kế tiếp, hoặc có những phần quà

kèm theo.

II. TỔNG QUAN VỀ ĐÁNH GIÁ PHỔNG VẤN.

Sau quá trình phỏng vấn, người phỏng vấn thu thập được nhiều thông tin rất thực tế từ

cán bộ công ty cũng như nhân viên trong công ty và người được hỏi cũng thấy thoải mái khi

được phỏng vấn, đồng thời cũng trả lời trung thực. Tuy nhiên, trong quá trình phỏng vấn về

quá trình quản lý kho và sản xuất có một số chi tiết có thể chưa thật sự chính xác do trong quá

trình truyền đạt thông tin luôn có sai sót nhất định.

III. MÔ TẢ - PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÁC

BIỂU MẪU.

3.1. Mô tả - phân tích hệ thống thông tin.

3.1.1. Quá trình nhập nguyên liệu.

Khi công ty có nhu cầu nhập thêm nguyên liệu mới, thì người lập đơn đặt hàng cần

các thông tin bao gồm: mã nguyên liệu (MaNL), tên nguyên liệu (TenNL), mã nhà cung cấp

nguyên liệu (MaCC), số lượng (SoLuong), thành tiền (ThanhTien). Một nhà sản xuất nguyên



liệu cung cấp thông tin gồm: mã nhà cung cấp (MaCC), tên nhà cung cấp (TenNhaCC), địa chỉ

(DiaChi), điện thoại (DienThoai). Một nhà cung cấp có thể cung cấp nhiều nguyên liệu. Một

nguyên liệu có thể do nhiều nhà cung cấp. Trong khi nhập nguyên liệu thì kiểm tra lại có sai

sót gì không. Nếu có sai sót thì báo lại cho nhà cung cấp nguyên liệu. Ngược lại, thì ghi phiếu

nhập kho, thông tin phiếu nhập kho gồm: số phiếu nhập (SPNhap), ngày nhập (NgayNhap), tên

nhân viên (TenNV), mã nguyên liệu (MaNL), số lượng (SoLuong), đơn giá (DonGia), thành

tiền(ThanhTien). Đồng thời, thanh toán cho nhà cung cấp nguyên liệu.

3.1.2. Quá trình bán hàng.

Khi khách hàng đặt mua sản phẩm, người nhân viên liên hệ với kho hàng coi còn

hàng hay không? Nếu không còn trong kho thì hẹn khách dịp khác quay lại. Ngược lại, thì lập

đơn hàng cho khách thông tin gồm: mã đơn hàng (MaDH), mã hàng (MaHang), tên hàng

(TenHang), số lượng (SoLuong), đơn giá hàng (DonGiaH). Sau đó lưu lại trong sổ bán hàng.

3.1.3. Quá trình xuất hàng.

Khi giao dịch xong với khách hàng. Nhân viên sẽ mang đơn hàng xuống dưới kho

hàng để xuất hàng. Nhân viên giữ kho kiểm tra lại thông tin, mặt hàng xuất và ghi phiếu xuất

kho gồm: số phiếu xuất (SPXuat), ngày xuất (NgayXuat), tên nhân viên lập (TenNV), mã hàng

(MaHang), số lượng (SoLuong). Mọi thông tin được lưu trong sổ xuất kho.

3.1.4. Quá trình thanh toán.

Thanh toán dựa trên cơ sở dữ liệu được ghi nhận lại ở các đơn hàng trong phiếu nhập

nguyên liệu và phiếu xuất hàng. Thanh toán đơn nhập nguyên liệu cho nhà cung cấp cần ghi

thông tin số lượng, đơn giá, số tiền thanh toán, số nợ với nhà cung cấp nguyên liệu. Thanh toán

đơn xuất hàng nếu là khách hàng mới sẽ cập nhật mới thông tin khách hàng gồm: mã khách

hàng (MaKH), tên khách hàng (TênKH), địa chỉ (DiaChi), điện thoại (DienThoai). Ngược lại,

thì thuộc chính sách ưu đại cho khách thường xuyên đặt hàng.

3.1.5. Quá trình thống kê.

Kiểm tra theo định kỳ cần thống kê số liệu về hàng hóa, cùng với các hóa đơn nhập -

xuất từ đó đưa ra những con số cụ thể về nguyên liệu còn trong kho, hàng tồn kho, số nợ dư

của khách hàng, số nợ nhà cung cấp nguyên liệu và số liệu kinh doanh trong khoảng thời gian

đó.



3.2. Sơ đồ phân rã chức năng.

Công ty sản xuất nhựa

Cập nhật Quản lý Thống kê In báo cáo

Khách hàng

Hàng hóa

Nhập nguyên

liệu

Sản xuất hàng

Xuất hàng

Nhập xuất

hàng hóa

Nhập xuất kho

Kiểm tra tồn

kho

Nhập hóa đơn

Xuất hóa đơn

Lập đơn đặt

hàng

Nhà sản xuất



3.3. Các biểu mẫu.

Phiếu nhập kho



Phiếu xuất kho



Phiếu lập đơn hàng

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ CÔNG TY SẢN XUẤT NHỰA CHÍ V N PHÚ L -TM2 file1.2. Các bảng kế...

Documents

Transcript of ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ CÔNG TY SẢN XUẤT NHỰA CHÍ V N PHÚ L -TM2 file1.2. Các bảng kế...