1

ارائه کتاب تفکر سیستمی

کل گرایی خالق برای مدیران

فصل نهم

برنامه ریزی تعاملی Interactive Planing

استاد ودادی ارائه : میالد شهناز میاندوآب

آبان ۹۵

در این فصل خواهیم گفت:

مقدمه؛ ✓

شرح برنامه ریزی تعاملی؛ ✓

برنامه ریزی تعاملی در عمل؛ ✓

نقد برنامه ریزی تعاملی؛ ✓

ارزش برنامه ریزی تعاملی برای مدیران؛ ✓

مطالعه موردی.✓

2

اگــر شــما روزنــامــه مــیخوانــید و هــنوز از وضـع مـوجـود جـهان خـرسـندیـد ایـن کـتاب را کـــنار بـــگذاریـــد، ایـــن کـــتاب بـــرای شـــما نــوشــته نشــده اســت.قــصد مــن آن نیســت کـــه خـــرســـندان را بـــه نـــاخـــرســـندان تـــبدیـــل کـــنم. اگـــر چـــه بـــاور دارم کـــه بـــایـــد چـــنین شـــــونـــــد، امـــــا مـــــیخواهـــــم نـــــاخـــــرســـــندان را امـــــــیدوار کـــــــنم و بـــــــرای نـــــــاخـــــــرســـــــندیهـــــــا

کاری انجام دهم.

مقدمه

ایــن ابــداع کــنندگــی و قــدرت و اصــالــت بــینش ایــکاف، ابــداع کــننده بــرنــامــه ریــزی تــعامــلی اســت کــه بــعد از ➤آغــاز مــعروفــیتش او را بــرای بــیش از ۵۰ ســال هــمچنان بــه عــنوان یــکی از ارکــان دنــیای عــلوم مــدیــریــت نــگاه

داشته است.

برنامه ریزی تعاملی :

بـــرای رویـــارویـــی بـــا بـــی ســـامـــانـــی هـــای نـــاشـــی از پـــیچیدگـــی ، تـــغییر و تـــنوع کـــه در دنـــیای امـــروز پـــیشاروی ➤مدیران قرار دارد طراحی شده است.

ایـــن دیـــدگـــاه بـــه ســـبب گـــذار بـــه عـــصر مـــاشـــینی بـــه هـــمراه انـــقالب صـــنعتی و بـــه ســـبب ســـمتگـــیری بـــه ســـوی ➤عصر سیستمها شد.

ویژگی عصر سیستمها:

شتاب روز افزون تغییر ➤

وابستگی متقابل ➤

ظهور سیستم های پیچیده هدفمند➤

مقدمه

بــر اســاس ویــژگــی هــای گــفته شــده ایــجاب مــیکند کــه بــرای دســتیابــی بــه ثــبات، تــاکــید ➤بیشـــتری بـــر یـــادگـــیری و ســـازگـــاری صـــورت بـــگیرد و ایـــن بـــه نـــوبـــه خـــود ســـمت گـــیری

بنیادین دیگری را در جهان بینیها میطلبند.

شرح برنامه ریزی تعاملی

تاریخچه ➤

فلسفه و نظریه ➤

روش شناسی ➤

روشها ➤

پیشرفهای اخیر➤

7

تاریخچه

ایکاف به دنبال ایجاد فلسفه کاربردی بود. ➤

به دنبال ایجاد عمل مبتنی بر فلسفه، ایکاف را به دنبال تحقیق در عملیات کشاند. ➤

اما تحقیق در عملیات نیز به اعتقاد او: ➤

.I اسیر مدلهای ریاضی شده بود؛

.II .تماسش را با موضوعات واقعی رویاروی مدیران از دست داده بود

همچنین او اعتقاد داشت: ➤

.I کسانی که همچنان در دنیای سخت سیستمی که تاکیدش بر بهینه سازی و عینیت است کارمیکنند، بی تردید نسبت به موضوعات مهم عصر سیستمی بیعالقهاند

.II تاکید باید بر روی سازگار پذیری و یادگیری باشد

.IIIرفتار هدفمند نمیتواند مستقل از ارزش ها باشد

در نتیجه ایکاف: ➤

از تحقیق در عملیات ناامید شد و رویکردی را تحت عنوان علوم سیستمهای اجتماعی برگزید.

که برنامه ریزی تعاملی؛ ➤

مهمترین ابزار برای عملیاتی کردن علوم سیستم های اجتماعی محسوب میشود.

فلسفه و نظریه

ایـکاف درک جـدیـدی از عـینیت کـه در تـفکر نـرمسیسـتمی مـطرح اسـت کـمک شـایـانـی کـرد و مـهمتـر آنـکه ➤عینیت در سیستم های اجتماعی ارزش-مدار است نه ارزش-رها

برداشتهای خاص ایکافی: ➤

(I) طراحی و برنامه ریزی باید مبتنی بر مشارکت و درگیری فعال افراد و گروهها باشد

(II) بهبود باید بر اساس معیارهای مورد نظر گیرنده خدمت یا کاال تعریف شود

(III) مردم باید اجازه داشته باشند که خود برای خودشان برنامه ریزی کنند

مـدیـران بـایـد شـیوه تـفکرشـان را در مـورد سـازمـان تـحت کـنترلـشان دگـرگـون کـنند چـرا کـه بـرخـالف تـفکر ➤شـرکـتهـای مـاشـینی امـروزه سـازمـان بـه عـنوان سیسـتمهـای اجـتماعـی مـدنـظر قـرار دارد کـه سـه هـدف را

دنبال میکنند:

(I) (مسئولیت در قبال خود سازمان یا کنترل سازمان) اهداف خود سازمان

(II) (مسئولیت در قبال اجزایشان) اهداف اجزای سازمان

(III)(مسئله محیط-مدار کردن سازمان) اهداف سیستم های بزرگتر

اگـر انـتظارات گـفته شـده عـملی شـود ذیـنفع هـای درونـی و بـیرونـی شـرکـت عـالیـق خـود ➤را در شــــرکــــت یــــا ســــازمــــان دنــــبال مــــیکنند و مــــانــــدگــــاری و اثــــربــــخشی آن را تــــضمین

مینمایند.

بــه ایــن نــوع بــرنــامــه ریــزی بــرنــامــه ریــزی تــعامــلی مــینــامــند کــه بــا در مــقابــل بــا ســه نــوع ➤برنامه ریزی گذشته گرا، حال گرا و آینده گرا است.

روش شناسی

سه اصل بنیان روش شناسی ایکاف: ➤

اصل مشارکت (تمامی ذینفعان باید در تمانی مراحل مختلف برنامه ریزی مشارکت نمایند) 1.

اصل استمرار (از آنجا که ارزش ها تغییر مییابند و اتفاقات غیر منتظره رخ مینمایند، برنامهها 2.باید پیوسته بازنگری شوند)

اصل کل نگری (با توجه به اهمیت روابط متقابل اجزای یک سیستم ، ما باید برنامه ریزی را 3.همزمان و با در نظر گرفنت وابستگی متقابل انجام شود)

با توجه به اصول گفته شده برنامه ریزی تعاملی بر اساس پنج مرحله روششناسی : ➤

صورت بندی بی سامانی •برنامه ریزی اهداف •برنامه ریزی ابزار •برنامه ریزی منابع •پیاده سازی و پایش•

ارزیابی و انتخاب وسیله ها

انتخاب فاصله هایی که باید

توسط برنامه ریزي پر شوند

برنامه ریزي هدفها

طرح، اجرا و کنترل

تدوین وسایل مختلف براي پر کردن فاصله ها

برآورد منابع در دسترس و زمان آنها

برآورد منابع لازم و زمان آنها

تعریف فاصله منابع

تعیین حدودي که فاصله ها را

می توان پر کرد و چگونگی آن

طرح، اجرا

طرح سیستم کنترل اجرا و عملکرد

اجرا

مقایسه سناریوهاي

مرجع و طرح تهیه پیش بینی ایده آل

هاي مرجعتهیه و تجزیه و تحلیل سیستم

تهیه و تجزیه و تحلیل موانع

تهیه طرح اولیه آرمانی

تعدیل و اد غام بمنظور توافق در انتخاب یک طرح

ایده آل جامعتهیه سناریوهاي

مرجع

برنامه ریزي منابع

نظم بخشیدن به آشفتگیداده ها

داده ها

داده ها

ن آطحیو م

م ستسی

برنامه ریزي وسیله ها

تورضر

ت ور صدر

ل دیتع

چرخه برنامه ریزي تعاملی

صورت بندی بیسامانی

این مرحله نشان دهنده آن است که هر سازمانی نیازمند سازگاری است. ✓

در صورت بندی بیسامانی باید معین شود که اگر سازمان همچنان به برنامهها، •سیاست ها و عملیات جاری خود ادامه دهدو محیطش نیز همان گونه تغییر کند که

پیش بینی می شود،آینده اش چه خواهد بود. و نیازمند سه نوع بررسی ضروری است:

تحلیل سیستمی •تحلیل موانع •آینده نگری مرجع •این صورت بندی بذرهای خودتخریبی نهفته در سیاستها، عملیات و برنامههای ✓

جاری سازمان و انتظارات بیرونی از آن را آشکار میکند.

برنامه ریزی اهداف

مربوط است به اینکه به کجا باید رفت و به مشخص کردن اهدافی که ➤باید دنبال شوند که این خود شامل :

تعیین آرمان •اهداف بلند مدت •اهداف کوتاه مدت •این مرحله شامل پنج گام زیر است: ✓تدوین یک بیانیه ماموریت •تهیه لیستی از مواردی که مورد توافق جهت ایجاد در سیستم •طرح آرمانی •طراحی شبیه ترین طرح به طرح آرمانی •شکاف موجود میان طرح اجرایی تهیه شده و وضعیت موجود•

در تهیه طرح آرمانی چند نکته قابل ذکر است: ➤

طرح آرمانی باید دو بار انجام شود ✓

برای حصول اطمینان از اینکه در فرآیند تهیه طرح آرمانی برای به کار افتادن ✓خالقیت ها وجود نداشته باشد تنها سه محدودیت قابل پذیرش است:

از نظر تکنولوژیک قابل اجرا باشد و محصول افسانههای علمی نباشد •

از نظر عملی قابل اجرا باشد •

باید قابلیت توسعه مستمر را دارا میباشد •

یک برنامه سازمانی باید دربرگیرنده همه ابعاد و جنبههای سازمان باشد و ایکاف ✓فهرست گفته شده در صحفه ۲۱۰ را به عنوان یک الگو پیشنهاد میکند.

موضوع بعدی این است که برنامهریزی ابزار برای انکه چگونه به جایی که انتخاب ➤کردیم برسیم.

برنامه ریزی ابزارها: تعیین ملزومات برای رسیدن به جایی که به عنوان آینده ✓مطلوب در نظر گرفته شده است. و پنج نوع از منابع زیر باید مدنظر قرار داد:

پول •

زمین و تجهیزات •

نیروی انسانی •

مواد،ملزومات،انرژی و خدمات •

داده، اطالعات، دانش، فهم و بصیرت•

روشها

ایکاف چهار مدل زیر را برای استقرار موفقیت آمیز برنامه ریزی تعاملی ضرورت ➤میداند

سلسله مراتب دموکراتیک ✓

سیستم های پشتیبانی یادگیری و سازگاری ✓

اقتصاد مبتنی بر بازار درونی ✓

ساختار سازمانی چند بعدی✓

سلسله مراتب دموکراتیک✓

نام دیگر آن سازمان حلقوی است و از آنجا ناشی میشود که مدیران باید توجه ➤خود را بیشتر بر روابط متقابل اجزا متمرکز کنند بر کنترل و پایش مستقیم اجزا

این ساختار اصل مشارکت که زیربنای برنامه ریزی تعاملی است تقویت میکند.➤

سلسله مراتب دموکراتیک✓

نـام دیگر آن سـازمـان حـلقوي اسـت و از آنـجا نـاشی میشـود که مـدیران بـاید تـوجـه خـود را بیشتر بـر روابـط مـتقابـل اجـزا

متمرکز کنند بر کنترل و پایش مستقیم اجزا این سـاخـتار اصـل مـشارکت که زیربـناي بـرنـامـه ریزي تـعاملی

است تقویت میکند. در جـریان کاربـرد بـرنـامـهریزي تـعاملی و طـراحی آرمـانی، انــواع گــونــاگــونی از مشکالت پیوســته رخ نــمودهانــد که در مـواجـههي بـا آنـها، بـازطـراحی سـازمـان بـه شکل سـلسلهمـراتـب دمـوکراتیک پیشنهاد شـده اسـت. در سیستمهـاي دمـوکراتیک، کنترل وجـود دارد؛ امـا خـطی نیست، بلکه حـلقوي اسـت. بـه همین دلیل، سـلسلهمـراتـب دمـوکراتیک را سـازمـان حـلقوي نیز میخــوانــند. از جــملهي مــهمتــرین مشکالت بــر ســر راه بـرنـامـهریزي تـعاملی و طـراحی آرمـانی، میتـوان این 3 مـورد را

نام برد: 1- نخسـتین مشکل از این نیاز سیستمی سـرچـشمه میگیرد که مـدیریت بـجاي فـعالیتهـاي بـخشهـا بـاید بـر تـعامـل آنـها تـمرکز کند. 2- مشکل همیشگی بــعدي، بــخاطــر بــاال رفــتن ســطح آمـــوزش نیروي کار بـــرمیخیزد؛ چـــرا که امـــروزه بیشتر کارکنان بـخاطـر سـطح تحصیالتشـان، کارهـاي مـحولـه را بهـتر از روئـساي خـود انـجام میدهـند و این بـمعناي آن اسـت که نـظارت دیگر نمیتـوانـد درخـور مـدیریت بـاشـد. 3- و مشکل سـوم اینکه کارکنان در تـمام سـطوح یک سـازمـان و بـویژه در سـطوح نیمهي پـایین آن بـه نـحو روزافـزونی از نـاسـازگـاريهـاي زنـدگی در یک جـامـعهاي که متعهـد بـه پیگیري دمـوکراسی اسـت، پـریشان هسـتند؛ ولی در سـازمـانهـایی کار میکنند که

در حد دیکتاتوريهاي فاشیستی خودکامه هستند.

سیستم های پشتیبانی یادگیری و سازگاری✓

شامل پنج وظیفه اصلی زیر است: ➤

معین کردن تهدیدها، فرصتهاو مسئلهها •

تصمیم گیری-مشخص کردن کارهایی که باید در موارد باال انجام شوند •

پیاده سازی •

کنترل-پایش عمکلرد و انجام اقدام اصالحی •

به کارگیری یا تولید و توزیع اطالعات الز برای انجام سایر وظایف •

این مدل بر اساس: ❖بازخوردهای کنترلی ✓پایش اشتباهات کارهای انجام شده و نشده✓

اقتصاد مبتنی بر بازار درونی✓

ایکاف دریافت که بسیاری از مسائل درونی سازمان مربوط است به مسائل مالی ➤داخلی و این مشکل قابل حل است اگر اقتصاد مبتنی بر بازار داخلی جایگزین

برنامه ریزی متمرکز و اقتصاد کنترل شده شرکت شود.

یعنی: ➤

هر واحد سازمانی تبدیل به مراکز سود شود ✓هر یک از این مراکز سود باید مجاز شوند که کاال و خدمات مورد نیاز خود را از ✓

هر تامین کننده داخل یا خارج سازمان تهیه کنند. مقامات باالتر هر یک تز مراکز سود میتوانند تصمیمات آن مرکز را لغوکنند✓

اقتصاد مبتنی بر بازار درونی✓

با استفاده از این ساختار انعطاف پذیری سازمان بیشتر شده و نیاز به تجدید ➤سازماندهی مکرر از میان برداشته میشود.

سازمان نیروی انسانی خود را به سه روش تقسیم میکنند و در این صورت سه نو ➤واحد سازمانی ایجاد میشود:

واحدهایی که بر اساس وظیفه تعریف شدهاند •

واحدهایی که بر اساس تولیدات و خدمات تعریف شده اند •

واحدهایی که بر اساس بازار یا مصرف کننده تعریف شده اند•

ساختار سازمانی چند بعدی✓

زمانی صورت میگیرد که اهمیت نسبی سه روش تقسیم بندی نیروی انسانی تغییر ➤پیدا کند و سیستم سطح سازمانی هر واحد را در سلسه مراتب سازمانی تنظیم

نمیاد.

پیشرفت های اخیر

ایـــــکاف تـــــوانـــــایـــــی ذهـــــنی خـــــود را صـــــرف ➤بـــــــرمـــــــال کـــــــردن کـــــــاســـــــتی هـــــــای ادعـــــــاهـــــــا، نـوشـداروهـا و سـرهـمبـندی هـای مـدیـریـتی کــــــند کــــــه مــــــدیــــــران را بــــــه تــــــناســــــب مــــــیزان آمـــادگـــی آنهـــا مـــورد هـــجوم و حـــمله قـــرار

دادهاند

تــــــوســــــعه دیــــــگر او اســــــتقرار رویــــــکردهــــــای ➤سیســـتمی پیشـــرفـــته ایـــکاف در دانـــشگاه پــــــــــــنسیلوانــــــــــــیا بــــــــــــود.و هــــــــــــدف آن ایــــــــــــجاد یــــکپارچــــگی و هــــمکاری مــــیان واحــــدهــــای کـــارآفـــریـــنانـــه و واحـــدهـــای دانـــشگاهـــی و

عملگرا بود.

INTERACTIVE PLANNING

IN ACTION

بر اساس صحبت های ایکاف: ➤

شرکت دوپان در حال حاضر رهبری حفاظت از ایمنی، بهداشت و محیط ✓زیست را در صنعت مواد شیمیایی در دست دارد و بنابراین الزم است که این

موقعیت را با بدست آوردن مزیتهای رقابتی از طریق توسعه کارکرد ایمنی ،بهداشت و محیط زیست ارتقا دهد.

نقد برنامه ریزی تعاملی

به باور ایکاف یک توافق بنیادی در دنیای اجتماعی است که او میتواند از طریق ➤جلب مشارکتها موار متعددی از مشکالت سازمان را درمان کند در صورتی که وجود تعارض اساسی میان عالیق در درون سیستم ،این باور را مورد تردید قرا

میدهد.

نقد دیگر ؛وجود موانع متعدد که بر سر راه مشارکت کامل و اثربخش وجود دارد. ➤

همچنین عدهای معتقدند ایدئولوژی ایکاف میکوشد روی تفاوت دیدگاهها و ➤باورداشتها ماله کشی کند.

همچنین این عقیده وجود دارد که ایکاف تعارضات حل نشدنی را کم بها جلوه ➤دهد ؛ چون نمیخواهد عالیق کارفرمایان خود را به چالش بکشاند.

ارزش برنامه ریزی تعاملی برای مدیران