Краткая информация о ECM/BPM- системе DocSpace
17
www.docspace.ru СЭД/ECM - СИСТЕМА DocSpace Немедленно. Индивидуально. Разумно.
-
Upload
taisia-lebedenko -
Category
Technology
-
view
1.013 -
download
1
description
DocSpace – система управления электронными документами и рабочими процессами на платформе MS SharePoint 2013. DocSpace относится к классу систем ECM (Управление корпоративным информационным контентом или Системы электронного документооборота) /BPM (Управление эффективностью бизнеса). Задача системы - обеспечить качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления. Коробочная версия DocSpace включает: 1. Все виды документов в соответствии с российскими стандартами: • Входящие, исходящие документы и письма. • Организационно-правовые документы. • Распорядительные документы. • Информационно-справочные документы. • Служебные записки. 2. Полный цикл управления договорной деятельностью. 3. Заявки на оплату счетов. 4. Резолюции и поручения (индивидуальные и коллективные). 5. Контроль исполнения поручений и документов. 6. Архив нормативно-справочной информации. DocSpace объединяет преимущества коробочной системы, где уже есть вся необходимая функциональность (шаблоны документов и сценарии работы) и преимущества платформы SharePoint, обеспечивая: 1. Централизованное хранилище электронных документов. 2. Удобную повседневную работу пользователей (личные рабочие места и индивидуальное представление информации). 3. Доступ через популярные web-браузеры и работу с планшета iPad. 4. Высокий уровень безопасности данных (разграничение прав пользователей, возможность применения жестких сценариев обработки документов, защита конфиденциальных данных). 5. Движение документов (workflow) c учетом специфики работы отдельного предприятия. Наличие гибких и жестких маршрутов. Легкое создание новых маршрутов. 6.
Transcript of Краткая информация о ECM/BPM- системе DocSpace
www.docspace.ru
СЭД/ECM - СИСТЕМА DocSpace Немедленно. Индивидуально. Разумно.
www.docspace.ru
СЭД/ECM-система DocSpace – что это?
СЭД/ECM-система DocSpace - система автоматизации типовых процессов электронного документооборота на основе программной платформы DocSpace.
Программная платформа DocSpace - полностью интегрированный в Microsoft SharePoint 2013 гибкий инструмент для быстрого создания решений в области электронного документооборота. Добавляет новые возможности, например: функциональные роли, управление поручениями, различные шаблоны и т.п.
Microsoft SharePoint - многофункциональная платформа-конструктов для разработки приложений с доступом через веб-браузер. Является одним из наиболее динамично развивающихся продуктов класса ECM (Enterprise Content Management). Требует настроек для решения конкретных задач.
www.docspace.ru
Задача СЭД/ECM-системы DocSpace
Обеспечить качественный менеджмент по отношению к документации организации как полноценному ресурсу управления
www.docspace.ru
4 готовые конфигурации+приложения для планшетов/смартфонов
Электронный документооборот
Архив документов
Отчетность и аналитика
Заявки на оплату
www.docspace.ru
Преимущества СЭД/ECM-системы DocSpace• Российская специфика документооборота на современной
надежной платформе. • Эффективность на уровне всей организации: в управленческой
вертикали и рабочих группах. • Единственная СЭД/ECM, созданная без нарушения ядра SharePoint.
Доступна для самостоятельной установки и настройки Заказчиком и адаптируется без привлечения программистов. Удобный настраиваемый интерфейс.
• Гибкость в разграничении уровней безопасности. Система учитывает особенности платформы SharePoint и предоставляет уникальные возможности по управлению правами доступа.
• Модульность и расширяемость. DocSpace - это СЭД/ECM-система, которая давно вышла за границы канцелярии.
• Достоверная отчетность и аналитика. DocSpace уже включает готовые отчеты и механизмы подключения дополнительной аналитики.
• Прозрачное разумное ценообразование.
www.docspace.ru
Заказчики• Заказчиками (Пользователями) СЭД/ECM-системы
DocSpace могут стать коммерческие предприятия и государственные структуры, с количеством рабочих мест от 15 и выше.
• Заказчик, как правило, выбирает в качестве инфраструктурных решений программные продукты Microsoft.
• Сопровождение промышленной эксплуатации и, в некоторых случаях, разработка нового функционала может производиться Заказчиком самостоятельно.
www.docspace.ru
Результаты внедрения (по мнению Заказчиков)
Внедрение СЭД/ECM-системы DocSpace позволяет создать единую среду, поддерживающую весь жизненный цикл электронных документов.
Такая среда объединяет всех сотрудников компании в каждом отделении и позволяет:• регламентировать все документно-ориентированные процессы,• организовать оперативную работу с документами, применяя проверенные и удобные
клиентские приложения MS Office (в том числе Office 365),• внедрить средства автоматизированного контроля исполнительской дисциплины,• снизить затраты сил и времени на выработку управленческих решений за счет
минимизации времени на обработку документов,• организовать удобный атрибутивный и контекстный поиск контента по разнообразным
сценариям,• обеспечить безопасное, долгосрочное хранение документов.
Внедрение СЭД/ECM-системы DocSpace – важный элемент системы менеджмента качества.
www.docspace.ru
Доступ в СЭД – через веб-интерфейс
Поддерживает работу
в основных браузерах:
Internet Explorer
Google Chrome
Mozilla Firefox
Apple Safari
www.docspace.ru
Карточка электронного документа
В СЭД/ECM-системе DocSpace реализованы следующие виды электронных документов:
• Входящие документы;• Исходящие документы;• ОРД: Приказы,
Распоряжения, Указания.• Внутренние документы :
служебные записки;• Договоры.
www.docspace.ru
Реестры электронных документов
Реестры электронных документов (например, договоров) удобны для быстрого просмотра стадий их обработки.
www.docspace.ru
ОтчетностьВ СЭД/ECM-системе DocSpace представлены следующие отчеты:
• Журнал регистрации входящих документов;• Журнал регистрации исходящих документов;• Журнал регистрации внутренних документов; • Отчет по исполнительской дисциплине за период;• Отчет об исполнении поручений руководства;• Исполнительская дисциплина согласования договоров.
Сохранение сформированного отчета возможно в форматах XLS, XLSX, PDF, RTF, DOC, DOCX.
www.docspace.ru
Отчетность по исполнению поручений
Цветные online - индикаторы помогают сотрудникам узнать о приближении срока исполнения поручения.
Отчеты помогают руководителям анализировать загрузку персонала.
www.docspace.ru
Архив электронных документовУпорядоченное и надежное хранение значимых документов, работа над которыми уже завершена.
Удобный и быстрый поиск нужного документа: - атрибутивный (по регистрационному номеру, дате, контрагенту и т.п.): - полнотекстовый (как в поисковых системах Интернет).
www.docspace.ru
Заявки на оплату счетовИнструмент автоматизации процесса согласования заявок и планирования платежей.
Интеграция с корпоративной ERP-системой в части использования:
• общих справочников,
• передачи информации о согласованных заявках,
• получения статуса фактической оплаты.
www.docspace.ru
Корпоративный DocSpace
Адаптация интерфейса в соответствии с корпоративным стилем Заказчика
www.docspace.ru
Стоимость и сроки проекта внедрения
Стоимость СЭД/ECM - системы DocSpace на 100 пользователей - 400 000 рублей.
Для полноценного расчета инвестиций проекта внедрения воспользуйтесь формой запроса коммерческого предложения.
Стоимость услуг по внедрению и обучению(адаптация 1 бизнес-процесса) – 370 000 рублей.
Срок проекта внедрения – 1,5 месяца.
