Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА...

51
КАДРОВА ПРАКТИКА — 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01» та експертно-правової системи Expertus: Кадри Лектор – Ірина Іванченко, шеф-редактор журналу «Кадровик- 01» та експертно-правової системи Expertus: Кадри

Transcript of Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА...

Page 1: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

КАДРОВА

ПРАКТИКА — 2018:

ПІДСУМКИ РОКУ

Вебінар від журналу «Кадровик-01» та експертно-правової системи Expertus: Кадри

Лектор – Ірина Іванченко, шеф-редактор журналу «Кадровик-01» та експертно-правової системи Expertus: Кадри

Page 2: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

ТЕМА 1. ЗМІНИ В ЗАКОНОДАВСТВІ 2018 РОКУ

ТА ЇХ ВПЛИВ НА РОБОТУ КАДРОВИХ СЛУЖБ

У 2018 році змінився порядок формування

особових справ, набрав чинності новий Закон про

ТОВ, Європейський союз посилив вимоги до

захисту персональних даних. Про ці та інші

зміни — на вебінарі. Перевірте, чи не випустили

з уваги щось важливе

Page 3: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

20.01.2018

Із законодавства та вжитку виключено термін

«інвалід». Вживайте «особа з інвалідністю».

Нова назва відпустки — «додаткова відпустка

працівникам, які мають дітей або повнолітню

дитину — особу з інвалідністю з дитинства

підгрупи А I групи» (ст. 19 Закону «Про

відпустки»)

Page 4: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

22.05.2018

Конституційний Суд повернув українцям право дострокового виходу на пенсію у разі скорочення (Рішення КСУ від 22.05.2018 № 5-р/2018)

Скорочені працівники, яким лишалося 1,5 року до пенсії, мали право оформити її до досягнення пенсійного віку. Верховна Рада позбавила українців цього права у 2015 році, а 2018-го Конституційний Суд його повернув

До теми: Українцям повернули право дострокового виходу

на пенсію у разі скорочення (Кадровик-01 № 7/2018

Page 5: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

17.07.2018

Конституційний Суд України повернув

постраждалим від аварії на ЧАЕС, у т. ч. 4

категорії, всі пільги та гарантії, що діяли до

01.01.2015 (Рішення КСУ від 17.07.2018 № 6-

р/2018)

До теми: Про повернення пільг чорнобильцям

(Кадровик-01, № 9/2018)

Page 6: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

27.07.2018 Особові справи

Мін’юст збільшив до 25 позицій кількість

документів, що можуть зберігатися в особовій

справі, уточнив, як її вести

Наказ Мін’юсту від 04.07.2018 № 2277/5

До теми: «Законодавчі зміни: особові справи

формуйте по-новому» (Кадровик-01 № 9/2018)

Page 7: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Порівняльний склад документів особової справи до та після 25.07.2018

Документи особової справи

До 25.07.2018 Після 25.07.2018

Внутрішній опис документів справи Внутрішній опис особової справи

Заява про прийняття на роботу (контракт) Заява про прийняття на роботу або письмовий

трудовий договір (контракт).

Примітка. Один із документів залежно від

форми трудового договору — усний чи

письмовий

Направлення або подання –

Копія або витяг з наказу (розпорядження) про

призначення

Копія наказу про прийняття на роботу (витяг зі

зведеного наказу)

Особовий листок з обліку кадрів Особовий листок з обліку кадрів

Доповнення до особового листка з обліку кадрів Доповнення до особового листка з обліку кадрів

Автобіографія Автобіографія

– Копія паспорта

– Копія облікової картки платника податків

– Копія військового квитка (посвідчення про

приписку до призовної дільниці)

Примітка. За наявності

Копії документів про освіту Копії документів про освіту

– Копії документів про науковий ступінь,

вчене звання

– Заява про переведення на іншу роботу

(посаду)

Копія або витяг з наказу (розпорядження)

про переведення на іншу посаду

Копія наказу про переведення на іншу роботу

(посаду) (витяг зі зведеного наказу)

– Заява про прийняття за сумісництвом

– Копія наказу про прийняття за сумісництвом

– Заява про зміну біографічних даних

– Копії документів про внесення змін до

облікових документів у зв’язку зі зміною

біографічних даних (прізвища, імені, по

батькові)

Примітка. Копія наказу

Характеристики Характеристики. Примітка. За наявності

Довідки та інші документи —

– Копії документів, що є підставами для

надання пільг

– Копії документів про підвищення

кваліфікації

– Копії документів про стажування

– Копії документів про заохочення

(нагородження, преміювання)

– Документи з атестації

– Заява про звільнення

Page 8: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

23.06.2018

Граничний вік перебування жінок у

запасі підвищили до 60 років.

Зміни внесли до Закону України «Про

військовий обов’язок і військову службу»

від 25.03.1992 № 2232-XII

Page 9: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

18.05.2018

Мінсоцполітики затвердило нові вимоги до роботи

з моніторами. Роботодавець повинен організувати

внутрішні регламентовані перерви для відпочинку,

забезпечити за свій рахунок медичні огляди

працівників, що працюють з моніторами

Наказ Мінсоцполітики «Про затвердження Вимог щодо безпеки

та захисту здоров'я працівників під час роботи з екранними

пристроями» від 14.02.2018 № 207

Page 10: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

12.06.2018

ПФУ виклав у новій редакції Положення про реєстр

застрахованих осіб Державного реєстру

загальнообов’язкового державного соціального

страхування (Постанова ПФУ від 27.03.2018 № 8-1)

ПФУ надає відомості про страховий стаж за новою

формою — Додаток 9 до Положення про реєстр.

Нову форму видають із жовтня 2018 року

Page 11: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

17.06.2018

Новий Закон про ТОВ — Закон України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» від 06.02.2018 № 2275-VIII

• визначив правовий статус товариств, порядок їх створення, діяльності та припинення, права та обов’язки учасників;

• урегулював відносини товариства з членами наглядової ради;

• визначив види виконавчого органу — директор, дирекція, інші згідно зі статутом;

До теми: «Про граничний вік перебування жінок у запасі та новий Закон про ТОВ» (№ 7/2018)

Page 12: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Наглядова рада ТОВ. Закон про ТОВ урегулював відносини товариства з членами наглядової ради. Так, товариство може укласти з членом наглядової ради цивільно-правовий договір або трудовий контракт. Цивільно-правовий договір може бути як оплатним, так і безоплатним. Підписати договір з членом наглядової ради від імені товариства має особа, уповноважена на це загальними зборами учасників (ч. 5 ст. 38 Закону про ТОВ).

Загальні збори учасників товариства можуть будь-коли припинити повноваження членів наглядової ради або відсторонити їх від виконання своїх повноважень (п. 6 ст. 38 Закону про ТОВ).

Директор чи дирекція. Виконавчий орган товариства може бути як одноосібним, так і колегіальним (ст. 39 Закону про ТОВ).

Закон визначає: назва одноосібного органу — «директор», але учасники можуть передбачити у статуті іншу назву.

Кількість членів колегіального виконавчого органу учасники мають визначити в статуті. Закон називає колегіальний орган «дирекцією», а його голову — «генеральним директором», але знов-таки в статуті можна визначити інші назви.

Ані директор, ані генеральний директор, ані член дирекції не можуть бути членами наглядової ради.

Page 13: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

25.05.2018

Європейський Союз посилив вимоги до обробки

персональних даних

Новий документ - Регламент Європейського

Парламенту і Ради (ЄС) 2016/679 від

27.04.2016

До теми: «GDPR — нові правила захисту

персональних даних. За що компаніям

загрожують штрафи у 20 млн євро» (Кадровик-

01, № 6/2018)

Page 14: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Хто потрапляє під дію GDPR

Українські підприємства та ФОП захищають персональні дані згідно

із Законом про захист персональних даних. Є суб’єкти

господарювання, що на додачу до вимог Закону мають додержувати й

положень GDPR. Це:

дочірні підприємства міжнародних компаній в Україні;

суб’єкти господарювання, засновані в ЄС українськими

підприємствами та громадянами;

суб’єкти господарювання, які —

– мають представництво, філію в ЄС;

– не мають представництва в країнах ЄС, але поставляють товари чи

надають послуги фізичним особам в ЄС, у т. ч. на безоплатній основі;

– моніторять поведінку фізичних осіб в ЄС.

Page 15: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Хто потрапляє під дію GDPR

Приклад . Дотримувати GDPR мають:

• дочірні підприємства компаній, що засновані чи діють у

країнах ЄС;

• IT-компанії, що розробляють софт-рішення для

глобального використання;

• онлайн-сервіси (інтернет-магазини), що пропонують

товари мовами ЄС та приймають оплату в євро;

• компанії, що доставляють товари фізичним особам у

країни ЄС;

• компанії, що використовують таргетовану рекламу,

спрямовану на громадян ЄС;

• компанії, що моніторять віртуальні дії громадян ЄС, щоб

прогнозувати поведінку користувачів товарів чи послуг.

Page 16: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Серпень 2018 - Нова форма Звіту з ЄСВ

— у Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо

сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне

соціальне страхування, що затвердив Мінфін у новій редакції наказом

від 15.05.2018 № 511.

У Таблиці 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період

проходження військової служби» Додатка 4 до Звіту — з’явилися нові

графи:

Професійна назва роботи;

Код ЗКППТР; Код класифікатора професій;

Посада;

Документ — підстава про початок роботи та відпустку, кінець

трудових або цивільно-правових відносин, переведення на іншу

посаду;

Військове звання.

Page 17: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Нова форма Звіту з ЄСВ

Вміння працювати з КП — базова професійна компетенція

кадровика.

Щоб зарадити бухгалтерії, додайте графи «Професійна

назва роботи», «Код ЗКППТР», «Код за Класифікатором

професій ДК 003:2010» до штатного розпису.

Нормативні акти не зобов’язують це робити, але так ви

допоможете колегам і вбережете підприємство від

штрафних санкцій за помилки у звітності.

Page 18: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Код

під

розд

ілу

Най

мен

уван

ня

стру

ктур

ного

підр

озді

лу

Найменування

посади (професії) Професійна назва роботи

Код

за

Кла

сиф

і-

като

ром

про

фес

ій

Код

ЗК

ПП

ТР

Кіл

ькіс

ть ш

татн

их

один

иць

Пос

адов

ий о

клад

(міс

ячна

тар

ифна

став

ка),

грн

Доплати, грн

Міс

ячни

й ф

онд

заро

бітн

ої п

лати

,

грн

За ненорм.

роб. день

За

роз’їзний

характер

праці

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

01 Адміністрація Директор Директор (начальник,

інший керівник)

підприємства

1210.1 – 1 40 000 – – 40 000

Заступник

директора

Директор (начальник,

інший керівник)

підприємства

1210.1

– 1

35 000

– – 35 000

Референт з

підготовки

аналітичних оглядів

Референт 3436.1 – 1 10 500 – – 10 500

02 Служба персоналу Директор з

управління

персоналом

Директор з управління

персоналом

1232 – 1 27 000 – – 27 000

02/1 Відділ кадрів Начальник відділу Начальник відділу кадрів 1232 23805 1 20 000 15% – 23 000

Інспектор з кадрів

та військового

обліку

Інспектор з кадрів 3423 22601 1 15 000 – – 15 000

Page 19: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

ПРАКТИКУМ ПО РОБОТІ З КП — У ЖУРНАЛІ

КАДРОВИК-01 У 2018 РОЦІ

Як шукати в Класифікаторі професій

Як уточнити обов’язки працівника в назві посади

Як додавати до назв посад слова «головний,

провідний, старший»

У назві роботи в КП — дужки. А як має бути в

штатному розписі?

Page 20: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

01.01.2019

Мінімальна зарплата у 2019 році, грн:

місячна — 4173;

погодинна — 25,13.

Закон України «Про Державний бюджет України на 2019 рік» від 23.11.2018 № 2629-VІІІ

Мінімальний оклад у штатному розписі — 1921 грн

До теми: «Про мінімальну зарплату та мінімальний оклад у штатних розписах у 2019 році» (№ 12/2018)

Page 21: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

ТЕМА 2. ЗАВЕРШЕННЯ ДІЛОВОДНОГО РОКУ В

КАДРОВІЙ СЛУЖБІ

Завдання № 1. Закрийте журнали реєстрації кадрових наказів за 2018 рік

Що зробити. Останнього дня діловодного року або в перші дні нового року перевірте та закрийте реєстраційні форми за рік, що минув:

1) перевірте, чи всі графи заповнені та чи дотримали валового порядку нумерації;

2) порахуйте фактичну кількість документів у справі, зіставте з кількістю реєстраційних номерів у журналі;

3) виявіть пропущені та дублетні реєстраційні номери;

4) оформте підсумковий запис про кількість зареєстрованих документів та хиби в реєстрації (повтори, пропуски).

Page 22: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Складові підсумкового запису:

відомості про кількість і крайні номери

документів, зареєстрованих протягом року;

відомості про дублетні та пропущені номери —

якщо є;

назва посади та підпис працівника, який

відповідає за діловодство на підприємстві чи в

підрозділі або оформив підсумковий запис;

розшифрування підпису — ініціали, прізвище;

дата оформлення запису.

Page 23: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Підсумковий запис за відсутності помилок у

реєстрації:

За 2018 рік зареєстровано 243 (двісті сорок три)

накази з кадрових питань тривалого строку

зберігання (№ 1 від 03.01.2018, № 243 від

28.12.2018).

Старший інспектор з кадрів

Добривечiр В. П. Добривечір

03.01.2019

Page 24: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Підсумковий запис, якщо є пропущені номери:

За 2018 рік зареєстровано 242 (двісті сорок два) накази з кадрових питань тривалого строку зберігання (№ 1 від 03.01.2018, № 243 від 28.12.2018).

Запис за № 146 пропущено через технічну помилку.

Старший інспектор з кадрів

Добривечiр В. П. Добривечір

03.01.2019

Page 25: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Підсумковий запис, якщо є дублетні номери:

За 2018 рік зареєстровано 243 (двісті сорок три) накази з кадрових питань тривалого строку зберігання (№ 1 від 03.01.2018, № 242 від 28.12.2018).

Через механічну помилку два накази зареєстровано під одним номером (№ 153 від 20.08.2018 і № 153 від 21.08.2018). До номера наказу від 21.08.2017 додано літерний індекс а.

Старший інспектор з кадрів

Добривечiр В. П. Добривечір

03.01.2019

Page 26: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Підсумковий запис пояснить різницю між фактичною кількістю документів у справі та кількістю реєстраційних номерів. Звісно, якщо різниця буде.

Розташовуйте підсумковий запис після останнього запису про реєстрацію документа. Не засвідчуйте підсумковий запис печаткою.

Оформлюйте підсумковий запис у всіх журналах, що ведете у відділі кадрів, за винятком перехідних форм: Журналу реєстрації трудових договорів; Журналу обліку особових справ; Журналу обліку прийняття працівників; Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Ці реєстраційні форми ведуть з № 1 наростаючим підсумком, від початку діяльності підприємства та з моменту реєстрації першого документа (справи). Підсумкові записи роблять, коли в журналі (книзі) вже немає місця для реєстраційних відомостей.

Page 27: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

ЗАВДАННЯ № 2. УПОРЯДКУЙТЕ СПРАВИ

Протягом року ви формували теки з

документами відділу кадрів за 2018 рік.

У грудні: перевірте документи, вилучіть зайві,

систематизуйте потрібні, поділіть товсті справи

на томи, уточніть заголовки справ та

впорядкуйте їх на полицях шафи, що

замикається.

Page 28: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Зробіть ревізію документів

У справах мають бути лише оригінали та засвідчені копії документів. Вилучіть зі справ чернетки, незасвідчені копії, дублі, документи, що підлягають поверненню іншим підрозділам чи установам.

Поділіть товсті справи на томи

Максимальний обсяг справи — 250 аркушів, або 40 мм завтовшки (п. 2 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5). Справи більшого обсягу поділіть на томи.

Враховуйте зміст документів при поділі. Не діліть на частини багатосторінкові документи або блоки документів з одного питання, щоб створити томи однакового обсягу. Томи можуть мати непропорційний обсяг, наприклад: перший — 230 аркушів, другий — 50 аркушів.

Page 29: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Підрахуйте кількість справ і придбайте

теки

Підрахуйте, скільки справ створили за рік.

Кожен том рахуйте як окрему справу.

Придбайте необхідну кількість тек — картонні

теки із зав’язками або картонні/пластмасові

швидкозшивачі.

Page 30: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Заповніть теки та систематизуйте документи

Умістіть документи до тек: одна справа або один том — одна тека.

До зшивачів вміщуйте документи лише в прозорих файлах. Не робіть отвори на лівих берегах. Використовуйте зшивачі для формування особових справ.

Розташуйте документи в справах у хронологічному порядку. Розпочинати справу мають документи за січень, завершувати — за грудень.

Лист-відповідь розміщуйте після вхідного листа-запиту, навіть якщо дата відповіді пізніша за дату наступного вхідного листа.

Page 31: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Уточніть заголовки справ

На початку року ви надписували теки нових справ на титулах і

корінцях — зазначали індекси та заголовки справ за номенклатурою.

Наприклад:

Справа № 05-03

Накази з кадрових питань тривалого строку зберігання

Уточніть заголовки. Зазначте: крайні номери документів; номери

томів.

Справа № 05-03, том № 1

Накази № № 1-223 директора ТОВ «Усе буде добре» з кадрових питань

тривалого строку зберігання

Справа № 05-03, том № 2

Накази № № 224-321 директора ТОВ «Усе буде добре» з кадрових питань

тривалого строку зберігання

Page 32: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Розставте справи у шафі

У робочих кімнатах зберігайте справи у

шафах, що замикаються, окремо від справ

нового року.

Це — вимога Правил № 1000/5 (п. 3 гл. 3 розд.

IV).

Розставте справи на полицях у послідовності,

як у номенклатурі спарв, вертикально та

корінцями назовні. На корінці наклейте

ярлики з індексами та заголовками. Це

пришвидшить пошук справ.

Page 33: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

ЗАВДАННЯ № 3. СПЛАНУЙТЕ РОБОТУ

ВІДДІЛУ НА 2019 РІК

Мета планування — максимально точно спрогнозувати кадрові заходи, щоб заздалегідь передбачити необхідні витрати.

Сплануйте заходи:

за основними функціями відділу;

сезонні;

регулярні;

за потреби.

Передайте план директору для затвердження. Упродовж року позначайте в плані виконані заходи.

Page 34: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»
Page 35: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Більше про завершення діловодного року – у журналі

Кадровик-01 № 12/2018

Шість обов’язкових справ грудня-січня: чек-ліст для кадровика

+ Скачайте План роботи відділу кадрів на 2019 рік у форматі WORD

Справи відділу кадрів: 7 обов’язкових операцій наприкінці року

Page 36: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Запитання слухача вебінару. Якщо людина раніше працювала на підприємстві, 2 роки тому звільнилася, а тепер знову буде працювати, то нову особову картку не треба заводити?

Треба

Зміст та розміщення розділів і граф на бланку типової форми П-2, затвердженої наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656, унеможливлюють продовжувати записи після повторного прийняття працівника.

Приклад:

До графи «Дата і причина звільнення (підстава)» та граф для підписів працівника кадрової служби й працівника неможливо внести хоча б ще один запис у разі повторного звільнення працівника.

Page 37: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Запитання слухача вебінару.

У кінці форми П-2 працівник ставить свій підпис і дату - яка це має бути дата - дата прийняття на роботу чи дата звільнення (при звільненні працівник ознайомлюється зі всіма записами в П-2) ?

Це дата, коли працівник ознайомився із записом про звільнення.

В особовій картці (типова форма П-2, затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 № 495/656) передбачено окрему графу «Дата і причина звільнення (підстава)».

Після внесення запису про звільнення зазначте в наступній графі свою посаду, підпис, ініціали та прізвище.

Запропонуйте працівнику поставити підпис у графі «Підпис працівника». Цю графу заповнюють лише при звільненні. Підписом працівник засвідчує факт ознайомлення із записом про звільнення (п. 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58).

Page 38: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Запитання слухача вебінару.

Внутрішній опис документів особової справи заповнюється посадовою особою від руки чи можна набрати на комп'ютері?

Ви можете первинно оформити внутрішній опис особової справи на комп’ютері, зазначити документи, які долучаєте до особової справи прийнятого працівника – заява про прийняття, наказ, автобіографія, документи про освіту, документи, що дають право на пільги тощо.

Роздрукуйте опис. Надалі вносіть інформацію від руки. Це не є порушенням правил діловодства.

Page 39: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

ТЕМА 3. ЯК РОЗПОЧАТИ ДІЛОВОДНИЙ РІК У

ВІДДІЛІ КАДРІВ

Завдання 1. Підготуйте реєстраційні форми на 2019 рік

Нові реєстраційні форми можна придбати в крамниці канцтоварів, замовити в друкарні або виготовити власноруч. Щоб створити журнал реєстрації:

придбайте теки-зшивачі;

роздрукуйте аркуші з формою журналу — шапка та пусті рядки;

зробіть отвори на полі;

підшийте до теки;

підпишіть теку.

Page 40: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Журнали реєстрації мають багато граф, тому

роздруковуйте їх в альбомній орієнтації. Так буде

вільніше заповнювати. Коли друкуватимете,

збільшіть верхнє поле, де підшиватимете аркуші.

Роздрукуйте надпис для обкладинки журналу.

Наклейте надпис на обкладинку. Наприклад:

ЖУРНАЛ

реєстрації наказів з кадрових питань

тривалого строку зберігання

на 2019 рік

Page 41: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

У неперехідних журналах від початку року

реєструйте документи з № 1. Якщо продовжуєте

журнал, реєстрацію в 2019 році розпочніть із

нового аркуша. Вгорі зазначте рік. Порядковим

номером першого документа все одно буде № 1.

У перехідних журналах нумерація наскрізна.

Поновлювати її щороку з № 1 не потрібно.

Page 42: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Реєстраційні форми відділу кадрів

Обов’язкові неперехідні

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання

Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання

Обов’язкові перехідні

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них

Журнал реєстрації трудових договорів у письмовій формі

Журнал обліку особових справ

Журнал обліку прийняття працівників

Журнал обліку неповнолітніх працівників

Рекомендовані

Журнал обліку листків непрацездатності

Журнал реєстрації договорів про матеріальну відповідальність

Журнал реєстрації направлень на медогляди

Журнал реєстрації заяв працівників

Журнал реєстрації посадових та робочих інструкцій

Журнал ознайомлення працівників із локальними актами

Журнал обліку працівників, яким встановлено інвалідність

Журнал обліку працівників, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи

Page 43: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»
Page 44: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»
Page 45: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»
Page 46: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Запитання слухача вебінару. Чи обов`язково реєструвати саме в журналах реєстрації? Підприємство невелике и заводити журнал для реєстрації посадових інструкцій недоцільно. Чи можна завести звичайний зошит, прошнурувати його та розграфити?

Можна, але не прошнуровуйте. Прошивання журналу роблять під час підготовки до архівного зберігання.

Аркуші журналу прошивають без обкладинки. На відстані 1–1,5 см від лівого краю аркушів роблять чотири проколи — так, щоб не порвати аркуші й водночас не завадити читанню або копіюванню тексту.

Аркуші зшивають суровими нитками або дратвою. Прошиті на чотири проколи аркуші журналу вкладають у тверду обкладинку.

Нитки сильно затягують, а їхні кінці обрізують до основи. Відтак лівий корінець (виведені через чотири проколи нитки) зверху та знизу покривають смужкою спеціальної тканини, найкраще — коленкору, на яку наносять шар клею (зокрема, ПВА). Аркуші справи з наклеєними смужками тканини вміщують у картонну обкладинку, корінець якої бігують.

Page 47: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

ЗАВДАННЯ 2. СПЛАНУЙТЕ ПРИВІТАННЯ

Дні народження працівників мають бути в базі даних служби управління персоналом. Саме її менеджери обирають корпоративні подарунки, відстежують дні народження та вітають працівників.

Водночас кожен підрозділ окремо вітає своїх працівників і партнерські підрозділи.

Складіть персональний календар свят — скористайтеся шаблоном «Дні народження колег». Аби не забувати, що кому даруватимете й хто скільки грошей здав, використовуйте бланки «Збори на подарунки».

Page 48: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»
Page 49: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Більше про справи відділу кадрів на

початку року — у статті Як розпочати

діловодний рік: інструкції та пам’ятки

Це стаття із січневого номера журналу,

але прочитати її Ви можете вже зараз в е-

журналі Кадровик-01

на ekadrovik.mcfr.ua

Page 50: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

Психологи радять застосовувати приємні ритуали для входження в роботу. Проявіть увагу до колег у перші робочі дні року: привітайте, поцікавтеся, хто як відсвяткував і де був, влаштуйте чаювання з новорічними смаколиками. У доброзичливій атмосфері ліпше працювати.

Вдалого Вам нового діловодного року!

Page 51: Кадрова практика — 2018: підсумки року...КАДРОВА ПРАКТИКА ³ 2018: ПІДСУМКИ РОКУ Вебінар від журналу «Кадровик-01»

ДЯКУЄМО ЗА УВАГУ!

Стежте за безплатними освітніми заходами від «Кадровик-01»

ПРИЄДНУЙТЕСЯ:

kadrovik01.com.ua ekadrovik.mcfr.ua naseminar.com.ua shop.mcfr.ua facebook.com/kadrovik01