เรอง การจดการสารสนเทศ

มนษยใหความสนใจกบขอมลและสารสนเทศมาตงแตในอดต มการเผยแพรขอมลและสารสนเทศ

หลากหลายรปแบบ ตงแตหนงสอพมพ วทย โทรทศน และอนเทอรเนต ในปจจบนอนเทอรเนตนบเปนเครอขายการสอสารทครอบคลมทวโลก มการแลกเปลยนขอมลและสารสนเทศทสะดวก รวดเรว เปนแหลงขอมลททกคนเขาถงไดตลอดเวลา การทมนษยใหความสนใจกบขอมลและสารสนเทศนน เนองมาจากมนษยตองใชขอมลและสารสนเทศเพอการตดสนใจไมวาจะเปนการตดสนใจในเรองเลก ๆ เชน เลอกซอสนคา จนถงการตดสนใจในเรองใหญ เชน การตดสนใจลงทนท าธรกจ

รปภาพท 1 กระบวนการท างานการจดการสารสนเทศ

1. ขอมลและสารสนเทศ ขอมล (Data) หมายถง ขอเทจจรง (Fact) ทอยในรปแบบตวอกษร ตวเลข รปภาพ สญลกษณ และเสยง ซงเปนสงทมนษยรบรและเขาใจ เพราะมความหมายอยในตว เชน ชอนกเรยน อาย เพศ จ านวนประชากร ขอมลมความส าคญมาก หากขอมลทปอนใหคอมพวเตอรผด ผลลพธทไดจากคอมพวเตอรจะผดดวย หรอเรยกวา ปอนขยะเขายอมไดขยะออกมา (garbage in-garbage out)

รปภาพท 2 ขอมลและสารสนเทศ สารสนเทศ (Information) หมายถง เปนการเกบรวบรวมขอมล ซงไดผานการประมวลผลในคอมพวเตอร จนกระทงไดสารสนเทศทสามารถน าไปใชประโยชนในดานตางๆ เชน คะแนนสอบประมวลผลเปนคะแนนเฉลย ขอมลทรพยากรอากาศประมวลผลเปนพยากรณอากาศ เปนตน

รปภาพท 3 สารสนเทศ

การจดเกบขอมลและสารสนเทศจะตองมการควบคมเปนอยางด เชน อาจจะมการก าหนดใหผใดบางเปนผมสทธใชขอมล ขอมลทเปนความลบจะตองมระบบขนตอนการควบคม ก าหนดสทธในการแกไขหรอการกระท ากบขอมลวาจะกระท าไดโดยกบใครบาง นอกจากนขอมลทเกบไวแลวตองไมเกดการสญหายหรอถกท าลายโดยไมไดตงใจ การประมวลผลขอมล (processing) หมายถง การกระท าของเครองคอมพวเตอรกบขอมล เชน การรวบรวมเปนแฟมขอมล การค านวณ การเปรยบเทยบ การเรยงล าดบ การจดกลมขอมล การจดท ารายงาน เปนตน

รปภาพท 4 การประมวลผลขอมลใหเปนสารสนเทศ

2. ประเภทของขอมล

ขอมลแบงไดหลายประเภทขนอยกบหลกเกณฑทใชในการแบง ในทนใชลกษณะของการรวบรวมขอมลเปนเกณฑ ซงแบงเปน 2 ประเภท ดงน

2.1 ขอมลปฐมภม (Primary data) คอ ขอมลหรอขอเทจจรงทไดจากการเกบขอมลจากแหลงขอมลโดยตรง เชน ขอมลจากการสมภาษณ การสงเกต การทดลอง การทดสอบ ขอมลการเขาเรยนของนกเรยนแตละภาคการศกษา ซงเกบขอมลดวยวธเชคชอเขาเรยน เปนตน

รปภาพท 5 ขอมลปฐมภม 2.2 ขอมลทตยภม (Secondary data) คอ ขอมลหรอขอเทจจรงทไดจากการน าขอมลทผอน

รวบรวมไวอยางเปนระบบ มาใชงานโดยไมตองลงมอเกบรวบรวมเอง เชน สถตจ านวนประชากรทกรมการปกครอง กระทรวงมหาดไทยรวบรวมและตพมพเผยแพร ซงสามารถน าเอาไปท าการประมวลผลตอได เปนตน

.

รปภาพท 6 ขอมลทตยภม

3. วธการประมวลผลขอมล วธการประมวลผลขอมลโดยอาศยเครองคอมพวเตอร ม 2 วธ คอ 3.1 การประมวลผลแบบเชอมตรง (Online processing) เปนวธการน าเขาขอมลแตละรายการท

ถกบนทกเขามาประมวลผลทนท นยมใชในงานทตองไดผลลพธใหกบผใชทนท หรอในงานทขอมลจะตองทนสมยอยตลอดเวลา เชน เมอนกเรยนเบกเงนจากตเอทเอม รายการการเบกเงนของนกเรยนแตละครงจะไปประมวลผลทเครองหลกทอาจอยหางไกลทนท โดยขอมลจะถกน าไปค านวณและบนทกยอดคงเหลอในบญชเงนฝากของนกเรยน เปนตน

รปภาพท 7 การประมวลผลแบบเชอมตรง

รปภาพท 8 การประมวลผลแบบเชอมตรงของต ATM

3.2 การประมวลผลแบบกลม (Batch processing) เปนการเกบรวบรวมขอมลในแตละชวงเวลาหนงและน าขอมลทไดรบในชวงเวลาดงกลาวมาประมวลผลพรอมกน เชน การเกบขอมลเวลาเขาออกของนกเรยน และเมอถงสนเดอนโรงเรยนจะน าขอมลมาประมวลผลเปนรายงานการเขาชนเรยนของนกเรยนประจ าเดอน เปนตน

รปภาพท 9 การประมวลผลแบบกลม

รปภาพท 10 ประมวลผลแบบกลมระบบเขาออกประตโรงเรยน

4. การจดการสารสนเทศ การจดการสารสนเทศ คอ ขนตอนหรอกจกรรมในการด าเนนการเพอสรางสารสนเทศ ซงม

รายละเอยดของขนตอนตางๆ ดงน 4.1 การรวบรวมขอมลและการตรวจสอบขอมล

- การรวบรวมขอมล คอ การเสาะหาขอมลหรอขอเทจจรงทเกดขนมารวมกน ซงการรวบรวมขอมลสามารถท าไดโดยการเปนขอมลจากแบบสอบถาม การสมภาษณ การสงเกต การปอนขอมลเขาเครองคอมพวเตอร เปนตน ตวอยางเชน โรงเรยนรวบรวมขอมลโดยใหนกเรยนกรอกแบบฟอรมประวตนกเรยน รานคารวบรวมขอมลการขายโดยการปอนขอมลการขายสนคาใหกบลกคาแตละรายในเครองคอมพวเตอร เปนตน

รปภาพท 11 การรวบรวมขอมล - การตรวจสอบขอมล คอ การพสจนความถกตองของขอมล หากพบวาขอมลผดกจะท าการ

แกไข การตรวจสอบขอมลทปอนเขาเครองคอมพวเตอร อาจท าไดโดยการใหผปอนขอมล 2 คน ปอนขอมลชดเดยวกนแลวน ามาเปรยบเทยบกน

รปภาพท 12 การตรวจสอบขอมล

4.2 การประมวลผลขอมล เปนการกระท าของเครองคอมพวเตอรกบขอมล ไดแก การรวบรวมแฟมขอมล การค านวณ การ

เปรยบเทยบ การเรยงล าดบ การจดกลมขอมล และการจดท ารายงาน

รปภาพท 13 การประมวลผลขอมล

4.3 การดแลรกษาขอมล - การจดเกบขอมล หมายถง การปอนขอมลในเครองคอมพวเตอรรวมถงการบนทกขอมลไวใน

หนวยเกบขอมลส ารอง เชน ฮารดดสก แฟลชไดรฟ เปนตน

รปภาพท 14 การจดเกบขอมล

- การท าส าเนาขอมล หมายถง การคดลอกขอมลจากแฟมตนฉบบและบนทกไวในหนวยเกบขอมลส ารอง เชน ซดรอม เพอใชในกรณทเครองคอมพวเตอรเสยหาย ซงอาจท าใหขอมลสญหายได สวนใหญขอมลทส าคญกจะมการส ารองขอมลไวทกวนหรอทกสปดาห ซงแฟมขอมลทคดลอกมา เรยกวา แฟมขอมลส ารอง (Backup file)

รปภาพท 15 การท าส าเนาขอมล - การสอสารขอมล หมายถง การน าขอมลและสารสนเทศมาเผยแพรหรอสงตอใหกบผใชงานท

อยหางไกล ปจจบนนยมใชสงหรอเผยแพรขอมลและสารสนเทศผานอนเทอรเนต เนองจากเปนเครอขายคอมพวเตอรทครอบคลมทวโลก

รปภาพท 16 การสอสารขอมล

- การปรบปรงขอมล หมายถง การแกไขขอมลใหเปนปจจบน ไมลาสมย เพอใหขอมลมความเหมาะสมกบการท างาน

รปภาพท 17 การปรบปรงขอมล

สรปไดวา การจดการสารสนเทศ เปนสงทมประโยชนและจ าเปนส าหรบการใชงานในดาน ตาง ๆ การจดการสารสนเทศนนหมายรวมถงขนตอนการด าเนนงานตาง ๆ ตงแตเรมตนจนไดมาซงสารสนเทศ การด าเนนการเพอใหไดมาซงสารสนเทศนนมหลายขนตอนเรมตงแตการรวบรวมขอมล ตรวจสอบขอมล การประมวลผล และการดแลรกษา การมความรความเขาใจถงกระบวนการในการจดการสารสนเทศ จะท าใหสามารถน าสารสนเทศมาใชใหเกดประโยชนสงสดได