문서력 향상을 위한 실전 방법론

문서力향상을위한실전방법론부제: 계획서, 보고서잘쓰는방법

2015. 2. 최용진

• 문서는왜중요한가?

문서의효력

글을쓰는자가甲이다

지식경영의시작

• 계획서 vs보고서

• 논리적글쓰기 vs 감성적글쓰기

• 알게하는것 vs 느끼게하는것

• 형식이내용을지배한다

• 이름에는힘이있다

• 간결하고깊이있게

문장줄이기원칙

문장줄이기사례

실습(깊이있게글쓰기)

TABLE OF CONTENTS

• 전문분야는쉽게설명하라

• Storytelling – [요]기승전결

• 오·탈자는신뢰를무너뜨린다

• 독자를배려하라

• 콘텐츠가핵심이다

• Grouping과 Cascading

• 문서스타일

• 맺음말

• 부록 –추천도서

당신이 1억짜리 전셋집 계약을 하려고 한다. 집주인이 구글 문서를 통해계약서를 쓰자고 하면 당신은 계약을 할 것인가?

문서는왜중요한가? 문서의효력

신뢰

도, 공

식화

의사소통 편의성

종이문서

구글문서

이메일

PDF

High

Low High

복잡한 이슈를 해결하기 위해 여러 명의 담당자가 대책 회의를 했다.회의를 마친 이후 누가 이 이슈의 책임자가 될까?

문서는왜중요한가? 문서를쓰는자가甲이다

회의록작성자

• 회의록 작성자는 회의 내용에 더욱 집중할 가능성이 높다.

• 따라서 회의록 작성자는 해당 이슈에 대한 이해가 가장 높다.

• 회의록 작성자는 회의록을 회의 참석자와 상사에게 보고한다.

• 상사는 해당 이슈의 Ownership이 회의록 작성자에게 있다고 생각한다.

• 회의록 작성자를 제외한 다른 회의 참석자들은 회의록 작성자의 업무

지시를 따르게 될 가능성이 높아진다.

문서는왜중요한가? 지식경영의시작

암묵지 형식지

• 말로 표현할 수 없거나 표현하기 어려운 지식

• 경험과 오감을 통해 얻은 직접적인 지식

• 몸으로 체득한 지식

• 개인적, 주관적, 정서적, 감성적

• 아날로그 지식

• 특정한 사람이나 장소, 대상 등에 한정

• 말로 명확히 표현되는 지식

• 체계적인 지식

• 매뉴얼화 된 지식

• 사회적, 객관적, 이성적, 논리적

• 디지털 지식

• 정보기술을 통해 이동, 재활용 가능

1) 공동화(Socialization) – 개인의 암묵지가 다른 개인의 암묵지와 만나 또 다른 암묵지를 창조하는 과정2) 표출화(Externalization) – 공동화 과정을 통해 생성된 암묵지를 형식지화 하는 과정3) 연결화(Combination) – 표출화되어 생성된 형식지들이 체계적으로 연결되는 과정4) 내면화(Internalization) – 연결된 고부가가치 지식을 개인이 받아들여 개인의 암묵지와 연결하여 새로운 지식으로 내면에 쌓아두는 과정

※ 공동화 표출화 연결화 내면화를 지속적으로 반복하면서 지식의 깊이가 깊어짐

공동화

(Socialization)

표출화

(Externalization)

내면화

(Internalization)

종합화

(Combination)

암묵지 암묵지

형식지

형식지

형식지 형식지

암묵지

암묵지

<지식전환의 4단계(노나카 이쿠지로, 1996)>

계획서 vs보고서

항목 계획서 보고서

목적 실행 할 과제에 대한 준비 실행 한 과제에 대한 결과 정리

목표과제를 완수하는데 필요한 사항들이 A to Z 까지 그림이 그려져야 함

현상(데이터)을 파악하여 그 안에 포함된 의미 있는 정보를 분석해 내고 Insight를 도출함

지향점 미래 예측, 예상, 추정, 누가, 무엇을, 어떻게, 언제까지 과거 분석, 데이터, 통계

필수 포함사항

추정 목표, 추정 근거, 추진 일정, 추진 조직, 담당자(R/R), 추진 방법, 예상되는 문제점 및 대응방안, [예산]

사실 관계, 현상 설명, 결과 데이터, 데이터의의미, 데이터간 비교, 분석 결과, 시사점 및교훈, 향후 추진 시 고려사항

작성 절차Ideation 가설 수립 자료 조사 초안 작성

담당자 공유 및 사전 보고 공감대 형성 세부 안작성 보고 및 조율 최종 안 작성

데이터 수집 및 정리 데이터 분석 보고서 작성

주의 사항• 과거 데이터가 미래를 예상하는데 절대적인 것은 아

니므로 다양한 관점과 방법론으로 추정 해야 함• 막연한 두려움과 실질적인 위험은 구분해야 함

• Fact만 나열하지 말고 그 의미가 무엇인지설명되어야 함

• 성과 위주로 작성되어야 함

※ 계획서의 추정, 보고서의 분석 결과에는 근거 데이터가 제시되어야 함.

논리적글쓰기 vs 감성적글쓰기

프로포즈는 감성에 호소하는 것이 좋을까? 이성에 호소하는 것이 좋을까?

반성문은 감성에 호소하는 것이 좋을까? 이성에 호소하는 것이 좋을까?

배너 광고 문구는? 랜딩 페이지 내용은?

계약서는? 사업 전략은? 제안서는?

계획서는? 보고서는?

알게하는것 vs 느끼게하는것

<출처: 네이버 사전, Google 이미지 검색>

형식이내용을지배한다

사이트 장애 등급 기준

1. 메인 페이지에서 장애 발생 시1) 접속 장애 시 – 1등급2) 레이아웃이 깨짐 오류

a. 기능 사용 가능 시 – 1등급b. 기능 사용 불가 시 – 1등급

2. 무료 메인 페이지에서 장애 발생 시1) 접속 장애 시 – 1등급2) 레이아웃이 깨짐 오류

a. 기능 사용 가능 시 – 1등급b. 기능 사용 불가 시 – 1등급

3. 파닉스 페이지에서 장애 발생 시

.

.

.

.

.

이름에는힘이있다

“내가 그의 이름을 불러 주었을 때, 그는 나에게 와서 꽃이 되었다.”

<김춘수, 時 “꽃” 중에서>

일이나 유람을 목적으로 다른 고장이나 외국에 가는 일을 뭐라고하나?

우리회사는 사업 특성 상 연초, 학기초, 월초, 주초에 매출이 많이발생하는 특성을 갖고 있는데 이러한 현상을 뭐라고 부르면 좋을까?

어떠한 행위나 현상에 이름을 붙여주면 의사소통이 수월해 진다.

여행 다짐효과(결심효과)

간결하고깊이있게 문장줄이기원칙

부가적인 조사, 동사, 접속어를 사용하지 않음

가능한 짧은 단어를 사용

미리 준비해야 할 사항 사전 준비 사항

모두가 알고 있는 단어에 대한 부연 설명은 삭제

URL, HTML 설명 불필요

업계나 사내에서 통용되는 약어 사용IAP In-App Purchase, In-App Campaign IAC

중요 수치 등은 괄호 안에 넣고 축소

예: 당월 매출은 전년 대비 25% 상승 (전월 1억, 당월 1.25억)

명사형 어미 사용

비가 올 것을 대비하여 실내 공간 확보가 필요합니다. 우천 시 대비 실내 공간 확보 필요함.

<출처: http://www.slideshare.net/blissray/ss-39461544>

간결하고깊이있게 문장줄이기사례

John Thompson, hatter, makes and sells hats for ready money.

John Thompson씨의 모자가게간판은 어떻게 만들까?


모자가게니까 당연히 모자는만드는 거고…


가게는 돈 버는 곳이니까… 안 해도 되는얘기…


모자 그림 있으니까… 모자는 빼고


목적어가 없으니 동사도 빼고


Hatter는… 모자 그림만 봐도 알겠지

<출처: http://www.slideshare.net/blissray/ss-39461544>

간결하고깊이있게 실습(깊이있게글쓰기)

밥 짓는 방법

1. 쌀을 씻는다.2. 전기 밥솥에 넣는다.

1. 쌀을 씻는다.2. 전기 밥솥 뚜껑을 연다.3. 씻은 쌀을 밥솥에 넣는다.4. 전기 밥솥 뚜껑을 닫고 “취사” 스위치를 누른다.

1. 쌀통에서 쌀을 꺼내어 그릇에 담는다.2. 싱크대로 이동하여 쌀을 씻는다.

a. 물을 튼다.b. 흐르는 물에 쌀을 3-5회 씻어낸다. 이때 쌀눈

이 떨어지지 않도록 너무 세게 씻어내지 않는다.

c. 물을 끈다.d. 물의 양을 적당히 맞춘다. 물의 양은 4-5인분

기준으로 쌀의 높이 보다 2cm 정도 많은 것이 좋다.

3. 전기 밥솥 뚜껑을 연다.4. 씻은 쌀을 전기 밥솥에 쏟아 넣는다.5. 전기 밥솥 뚜껑을 닫고 “취사” 스위치를 누른다.

• 준비 단계 (쌀 씻기)1. 쌀통에 쌀이 있는지 확인한다.2. 쌀을 꺼내어 쌀 씻을 그릇(이하 “바가지”)에 적

당량을 담는다. – 3인분 기준 종이컵 2개3. 싱크대로 이동한다.

<중략>• 실행 단계 (밥 짓기)

1. 전기 밥솥 뚜껑을 연다.2. 전기 밥솥의 내부 솥 (이하 “솥”)을 꺼낸다.3. 바가지에 담긴 쌀을 솥에 옮겨 담는다.4. 솥에 묻어 있을지 모를 물기를 마른 수건으로

닦는다.5. 솥을 밥솥에 넣고 뚜껑을 닫는다.6. “취사” 스위치를 누른다.

• 마무리 단계1. 밥솥에서 취사 완료 음이 들리면 밥솥 뚜껑을

연다.2. 주걱으로 위 아래 밥이 잘 섞이도록 섞어준다.

단계 순서 내용 예외 사항 / 고려 사항

준비(쌀 씻기)

1 쌀 통에 쌀이 있는지 확인한다.

• 쌀이 없을 경우1) 이건 있을 수 없는 일이라며 현실을 부정한다2) 라면을 끓여 먹는다 – 완화3) 왜 쌀이 떨어진 것도 몰랐냐며 아내에게 화를

낸다 – 전가4) 굶는다 – 수용• 쌀이 부족할 경우1) 나는 굶고 아내와 아이만 먹인다2) 죽을 끓여 먹는다

2쌀을 꺼내어 쌀 씻을 그릇(이하 “바가지”)에 적당량을담는다. – 3인분 기준 종이컵 2개

3 싱크대로 이동한다.

4 물을 틀고 흐르는 물에 쌀을 3-5회 씻어낸다. 쌀눈이 떨어지지 않도록 너무 세게 씻지 않는다.

5물을 끄고 물의 양을 적당히 맞춘다. 물의 양은 3인분기준으로 쌀의 높이 보다 2cm 정도 많은 것이 좋다.

물의 양은 취향에 따라 ±0.5cm 내에서 조정해도 됨.

실행(밥 짓기)

6전기 밥솥 뚜껑을 열고 전기 밥솥의 내부 솥 (이하“솥”)을 꺼낸다.

7 바가지에 담긴 쌀을 솥에 옮겨 담는다.

8 솥에 묻어 있을지 모를 물기를 마른 수건으로 닦는다.

9솥을 밥솥에 넣고 뚜껑을 닫은 후 “취사” 스위치를 누른다.

콘센트가 꽂혀있지 않을 경우1) 콘센트를 꽂는다. 이때 손이 물기에 젖어 있지 않도록 마른 수건으로 손을 닦아야 한다.

마무리10 밥솥에서 취사 완료 음이 들리면 밥솥 뚜껑을 연다.

11 주걱으로 위 아래 밥이 잘 섞이도록 섞어준다.

간결하고깊이있게 실습(모범답안)

전문분야는쉽게설명하라

전문 분야를 일반인들에게 설명을 해야 할 때는 가급적 전문 용어는사용하지 않는다.

불가피하게 사용해야 할 경우에는 비유, 의미, 원리를 일반 용어로풀어서 설명한다.

제휴사인 OO社의 XX사이트와 당사웹사이트를 연동하기 위해서는iFrame 형태로 개발하고, XX사이트를 통해 접속한 사용자를 구분하기위한 데이터 연동은 파라메터 값을GET 방식으로 전송하는 방식으로 처리한다.

제휴사인 OO社의 XX사이트와 당사웹사이트의 협업 체계를 구축하기 위해서 우리 사이트를 XX사이트 내에삽입하는 형태로 개발하고, XX사이트를 통해 접속한 사용자를 구분하기위한 데이터 송수신 방식은 URL 뒤에 특정 값(dest=site_xx)을 붙여서전송하는 방식으로 처리한다.

Storytelling [요]기승전결

사람들이 스토리를 믿는 이유는 그것이 마음을 끌기 때문이다.

보고서에도 기승전결이 있다.경우에 따라서는 “기” 앞에 요약이 필요할 수도 있다.

하고자 하는 이야기가 명확해야 한다.여러 주제를 섞어서 본질을 흐려서는 안 된다.

읽는 사람을 지루하게 해서는 안 된다.

글, 표, 차트, 다이어그램, 이미지를 사용하여 스토리에 힘을 실어야 한다.

오·탈자는신뢰를무너뜨린다

<출처: Google 이미지 검색>

오·탈자는신뢰를무너뜨린다

결제, 결재

뵈요, 봬요

몇 일, 며칠

않돼, 않하고, 않됀다Vs 안돼, 안하고, 안 된다

오랫만에, 오랜만에

왠일인지, 웬일인지

낳다, 낫다, 낮다, 낳은, 나은

짜집기 짜깁기

고난이도 고난도

되갚다 대갚다

덤탱이 덤터기

어줍잖다 어쭙잖다

어리버리하다 어리바리하다

갈갈이 찢다 갈가리 찢다

<출처: Pikicast>

독자를배려하라

일관성을 유지하라 – 형식의 일관성, 내용의 일관성

문서는 그림 판이 아니다.

독자의 나이, 업무 관련성, 지식 수준, 문서를 읽을 시간 등을 고려한다.

독자가 무식하다고 욕하지 마라. 그게 당연하다.

하나의 단어(또는 용어)를 다른 의미로 사용하지 않는다.

주절주절 쓰지 마라.

2페이지 이상의 문서에는 페이지 번호를 넣어야 한다.

인용한 자료는 출처를 명시해라.

콘텐츠가핵심이다

밥 짓는 방법

밥을 “맛있게” 짓기 위해서는 노하우가 있어야 한다.

나만의 노하우, 지식, 검증된 경험이 “콘텐츠”이다.

“콘텐츠”가 없는 문서는 깊이가 없고 읽기 지루하다.

문서도 양보다는 질로써 승부해야 한다.

밥을 맛있게 짓는 방법≠

Grouping과 Cascading

Divide & Conquer 상하관계 파악 선후관계 파악

집 짓기

땅 설계 건축

부지 매입 토목 공사

터 닦기 지반 다지기 하수도 공사부지 조사 계약

설계사 선정 설계

가 설계 상세 설계

시공사 선정 시공

골조 공사 배관 공사인테리어

공사

문서스타일

2.5cm

2cm 2cm

2cm

제목(중앙정렬, 16-18pt)(작성일: YYYY-MM-DD, 작성자: OOO) 8pt

문서 제목 (8-9pt, 좌정렬) 페이지 번호 (8-9pt, 우정렬) Footer (바닥글 1cm)

• 글꼴 글꼴은 인쇄 했을 때의 모양도 고려해야 함 나눔고딕, 맑은고딕, 굴림, 돋움 제목에는 “HY헤드라인”, “HY견고딕”체도 괜

찮음 영문자의 경우 대문자 I(아이)와 소문자l(엘)을

구분할 수 없는 글꼴 주의 Arial, 맑은 고딕, 나눔고딕 등

독자를 고려해서 선정해야 함

• 여백 문서 여백이 너무 넓으면 엉성한 느낌이 듦 행간이 너무 넓어도 엉성한 느낌이 듦

• 정렬 동일 Depth의 글의 시작 위치는 동일해야 함 Depth가 깊은 문서일 경우 본문 내용의 시작

을 본문 소제목과 동일하게 두어도 됨

• 본문 소제목 (10-11pt, Bold)1. 본문 내용 (10pt, 들여쓰기 0.7cm)

1) 본문 내용 (10pt, 들여쓰기 0.7cm)

2) OOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOO3) OOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOO4) OOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOO

2. 본문 내용 (10pt, 들여쓰기 0.7cm)1) 본문 내용 (10pt, 들여쓰기 0.7cm)

2) OOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOO3) OOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOO4) OOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOO

• 본문 소제목 (10-11pt, Bold)1. 본문 내용 (10pt, 들여쓰기 0.7cm)


2) OOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOO3) OOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOO

4) OOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOO2. 본문 내용 (10pt, 들여쓰기 0.7cm)


2) OOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOO3) OOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOO

한 줄 삽입

한 줄 삽입

맺음말

모든 문서를 멋지게 쓸 필요는 없다.

문서는 표현 결과일 뿐 콘텐츠가 생명이다.전략을 모르는데 전략 보고서를 쓸 수 있겠는가?

마인드 맵을 적극 활용하라. 특히 큰 주제를 다루는 계획을 수립할 때…

할 줄 아는 것과 설명을 잘하는 것은 다르다. 머릿속에 맴도는 것을 글로 써 보라.

모방도 하다 보면 내 것이 된다.

공부 하라. 구글링 한 시간만 해봐도 고수들의 문서를 찾을 수 있다.

How 보다 What이 더 중요하다.

디테일이 경쟁력이다.

부록 –추천도서

No. 도서 명 분야 저자 추천

1 THE ONE PAGE PROPOSAL 기획서, 제안서 패트릭 G. 라일리 ★★★★★

2 설득의 심리학 협상, 의사소통 로버트 치알디니 ★★★★★

3 마케팅 불변의 법칙 마케팅 이론 알 리스, 잭 트라우트 ★★★★

4 Writing Thinking : CEO도 배우는 생존 필력 노트 글쓰기 최강현 ★★★★

5 의미부여의 기술 가치 창조 인터브랜드 ★★★★

6 월스트리트저널 인포그래픽 가이드 데이터 시각화 도나 M. 웡 ★★★★

7 보고서 잘 쓰는 법 보고서 작성법 시미즈 구미코 ★★★★

8 대통령 보고서: 청와대 비서실의 보고서 작성법 보고서 작성법노무현대통령 비서실 보고서 품질향상 연구팀

★★★★

9 경영전략전문가 조철선의 기획 실무 노트 기획, 전략 조철선 ★★★

10프리젠테이션 젠 디자인 : 눈길을 사로잡는 심플한디자인 원리와 기법

프레젠테이션 디자인 가르 레이놀즈 ★★★

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