Маленькие секреты успешной презентации

Урок-подсказка

Материал подготовлен с использованием учебных пособий и ресурсов Интернет

Создав что-либо, нам хочется рассказать об этом другим. Причем не просто рассказать, а во всех красках и подробностях поведать о том, что наше творение самое лучшее, уникальное, имеющее множество преимуществ. И презентация подойдет здесь как нельзя кстати.

Компьютерная презентация даёт возможность представить свой проект в наиболее красочном, наглядном и понятном виде для аудитории. Но, как правило каждый человек имеющий дело с созданием презентаций задаётся вопросами: как грамотно сделать презентацию, как сделать профессиональную презентацию, как сделать эффективную презентацию, существуют какие-либо правила создания презентаций? Постараемся найти ответ на эти важные вопросы.

Итак, начнём с того, что каких либо чётких правил по созданию презентаций нет. Но можно дать несколько советов, по созданию презентаций, как со стороны визуального восприятия, так и со стороны эффективности восприятия текстовой информации.

На сегодня одна из наиболее распространенных, удобных, многофункциональных, и в то же время простых программ для создания яркой презентации является Power Point. Благодаря ей обычная числовая или текстовая информация превращается в последовательно продуманные слайды и диаграммы, которые не стыдно показать даже требовательной аудитории. Программа PowerPoint предложит вам выбрать структуру страниц, подскажет, как будет размещен текст, иллюстрации, графики т.д. Желательно воспользоваться этой помощью, чтобы впоследствии сэкономить массу времени.

Презентация представляет из себя набор слайдов, каждый из которых может содержать текст, иллюстрации, различные графические элементы и другую информацию.

Презентация

Слайд 1

Текст Рисунок

Слайд 2

Видеоролик(клип)

Слайд …

Анимация Звук

Подготовительный этап

Перед началом работы необходимо определить тему вашего доклада, т.е. про что рассказывать и определить аудиторию – для кого предназначена презентация, кто Ваш потенциальный слушатель.

Самое главное, что Вы должны понимать - на презентацию люди пришли выслушать Вас, а не прочитать вместе с Вами надписи на Ваших же слайдах. Не подсовывайте им презентацию Ваших слов. Если вы презентуете новый материал - покажите фотографии его иллюстрирующие. Если показать что-то в живую очень сложно, тогда создайте презентацию. Презентация – это Ваш рассказ, а то, что показывается на экране проектора - это дополнительные иллюстративные материалы.

Логическая последовательность создания презентации:

Написать план речи и основные тезисы.

Разбить тезисы на отдельные параграфы, по которым можно сделать раскадровку.

Заранее узнать, как будет транслироваться презентация: будет ли это компьютер или проектор, и какой монитор.Сколько отводится время для доклада.

Когда речь написана, разбита на кадры можно приступать к созданию самой презентации. Если что-то забыли – не страшно, всегда можно добавить или убрать кадр.

Слайды презентации должны содержать только основные моменты лекции (основные определения, схемы, анимационные и видеофрагменты, отражающие сущность изучаемых явлений),

общее количество слайдов не должно превышать 20 – 25,

не стоит перегружать слайды различными спецэффектами, иначе внимание слушателей будет сосредоточено именно на них, а не на информационном наполнении слайда,

При создании мультимедийных презентаций можно использовать следующие методические рекомендации :

на уровень восприятия материала большое влияние оказывает цветовая гамма слайда, поэтому необходимо позаботиться о правильной расцветке презентации, чтобы слайд хорошо «читался», нужно чётко рассчитать время на показ того или иного слайда, чтобы презентация была дополнением к выступлению, а не наоборот. Это гарантирует должное восприятие информации слушателями.

Важным моментом при создании презентации является выбор фона. Фон презентации не должен быть слишком ярким и сливаться с текстом и изображениями на слайдах. Для фона презентаций можно использовать простую или градиентную заливку слайдов, различные текстурные изображения, фотографии и т. д. Также для создания презентации можно воспользоваться готовыми шаблонами презентаций. Во многих случаях это является оптимальным вариантом, так как не приходится подбирать фон презентаций, определять общую структуру слайдов, слайды переходов.

 

Выбор фона

Наполнение презентации

Основная задача презентации – перевести Ваш доклад в визуальные образы, которые воспринимаются и запоминаются гораздо лучше, чем обычный текст.

Не пишите текст доклада целиком на кадре. Нет ничего хуже, чем следить за докладчиком и читать то, что Вам и так рассказывают устно.На слайдах размещают схемы, таблицы, диаграммы, графики с краткими комментариями, а уж подробно об этих объектах Вы расскажете в процессе доклада.

Для текста также необходимо задать стиль. Определить шрифт. В презентации рекомендуют использовать только стандартные шрифты («Times New Roman», «Arial», «Verdana», «Courier New» – они входят в комплект поставки операционной системы Windows практически любой распространенной сегодня версии, к их числу можно добавить также шрифты «Symbol» и «Wingdings»), либо особым образом подготавливать презентацию к распространению, предписав при этом выполнить особую операцию – внедрение в нее использованных вами нестандартных шрифтов.

Задать размер, отступ красной строки (если есть), интервал.

Определить стили для заголовков. Необходимо также задать размещение текста на слайде. Каждый кадр должен быть закончен по смыслу.

Работаем с текстом

Совет: Не забывайте еще и еще раз проверить, нет ли на слайдах опечаток, правильно ли расставлены запятые. Кроме того, старайтесь не допускать небрежностей и в расстановке пробелов. Если два и более пробела между словами вместо полагающегося одного могут не очень бросаться в глаза, то пробел перед точкой, запятой или двоеточием, равно как и «оторванные» от текста символы кавычек, смотрятся крайне неряшливо.

И, наконец, еще одна небрежность – это некорректная расстановка тире. Согласно правилам полиграфии, существует по крайней мере три символа: дефис (тот самый «минус», который вводится соответствующей клавишей), короткое тире и длинное тире. Последние два знака – это спецсимволы, которые или вводятся через меню «Вставка, Символ», или формируются автоматически программой – текстовым редактором или, в нашем случае, редактором презентаций. При этом в «компьютерных» текстах обычно используется короткое тире. Использование же вместо тире знаков дефиса выглядит некрасиво, но еще более неряшливо текст (и не только на слайде) смотрится, если в нем нет единообразия – стоят то знаки дефиса, то тире. И, конечно же, особо следует обратить внимание на то, что заголовки не должны заканчиваться точкой! 

Боязнь пустого пространства

Пустое пространство само по себе является важным элементом дизайна. Одна из серьезнейших ошибок, которую часто допускают при создании презентаций, – стремление заполнить все пространство информацией – текстовыми блоками и иллюстрациями. Между тем пустое пространство не только несет в себе изящество и чистоту, но и служит прекрасным инструментом для расстановки акцентов. Пространство усиливает информационные элементы. И чем его больше, тем больше проявляется этот эффект усиления.

и строки «слиплись», текст стало трудно читать. Поэтому не бойтесь делать межстрочный интервал даже чуть больше нормального (единичного). Можно также «разбавлять» текст дополнительными промежутками перед/после абзацев, – от такого «лишнего глотка воздуха» восприятие текста значительно улучшится.

Сюда же, к «недостатку воздуха», можно отнести и слишком плотный текст. Иногда бывает, что и текста на слайде вроде бы не слишком много, и шрифт не мелкий, и пустого места вокруг достаточно, – но автор презентации по неизвестным причинам установил для текста слишком малый междустрочный интервал,

При подготовке мультимедийных презентации возможно использование ресурсов сети Интернет, современных мультимедийных энциклопедий и электронных учебников. Удобным является тот факт, что мультимедийную презентацию можно будет дополнять новыми материалами, для её совершенствования, тем более что современные программные и технические средства позволяют легко изменять содержание презентации и хранить большие объемы информации.

Использование ресурсов Интернет

Согласно Закону об авторском праве, использование

созданных кем-то материалов  (печатных, звуковых,

графических) дозволяется только с согласия автора. Мы

обращаемся к уже имеющимся ресурсам сети Интернет.

Но, к сожалению, узнать, кто автор, и спросить его

позволения зачастую не представляется возможным. И

что же делать в такой ситуации? Как не нарушить

закон? Единственный выход – переложить

ответственность за публикацию файла на владельца

того сайта, где мы его нашли. Таким образом, мы

должны в своей презентации размещать ссылки на

место, где хранится использованный нами чужой файл.

Иллюстрации, как и все остальное, должны вписываться в общую композицию слайда. Одна картинка заменяет 1000 слов. Используйте сервисы поиска картинок Google и Яндекс для того, чтобы найти необходимые изображения.

Совет: Конечно, иногда удачно подобранная картинка «в

тему» помогает оживить слайд (особенно если на нем –

только текст). Иногда юмористический характер такой

иллюстрации помогает «расшевелить» аудиторию,

подстегнуть интерес к материалу, «разрядить»

обстановку после слишком уж сложной для восприятия,

излишне «сухой» части вашего доклада. Но, как и для

других дизайнерских аспектов, при этом нужно не

забывать, что подобные картинки – это лишь «приправа

к основному блюду». И что для дизайнера, как и для

хорошего кулинара, главное – это блюдо не переперчить.

Если вы хотите сделать яркую презентацию, то вы обязательно должны использовать слайды с диаграммами, так как графическое предоставление каких-либо цифр является более убедительным. Удачно подобранная диаграмма может продемонстрировать и дать наглядную характеристику какой-либо статистике, процессу или явлению. С помощью Power Point без особого труда сможете создать организационные диаграммы или блок-схемы прямо на слайде с использованием разнообразных цветов.

Диаграммы, графики

Необходимо помнить, что с помощью звукового решения вы сможете сделать вашу презентацию более яркой и запоминающийся. Power Point - это целый мультимедийный комплекс. С его помощью вы сможете загрузить песню с компакт-диска или звуковую дорожку из фильма.В некоторых случаях целесообразно уделить внимание

добавлению видео на слайды презентации.

Звук

Многие используют в своих презентациях вставленные на слайд видео-фрагменты, звукозаписи и гиперссылки на внешние файлы. Однако нередки случаи, когда такая презентация, хорошо работающая на компьютере ее автора, вдруг «отказывается» работать на другом компьютере. В чем же причина? Если видеофайл или аудиофайл хранится на диске отдельно от самой презентации, то нужно не забывать копировать этот файл вместе с презентацией, сохраняя неизменной структуру вложенных папок (если они есть), – иначе при просмотре слайдов воспроизводиться на них будет просто нечему. А еще лучше воспользоваться специальной возможностью, которую предоставляет программа для создания презентаций (по крайней мере PowerPoint), – Мастером экспорта презентации, тогда компьютер сам не забудет подготовить и скопировать все необходимые файлы.

Анимация

Когда все элементы размещены по своим местам, созданы все слайды, приступаем к одному из самых интересных действий - «оживлению» презентации. Создаем анимацию. Ее можно использовать как для отдельных элементов слайда, так и применить к смене слайдов. Анимация позволяет акцентировать внимание на главном, привлекает внимание аудитории, нарушает монотонность речи т.д.

Совет: для начала просмотрите все возможные способы анимации и выберите 2-3 наиболее понравившиеся. Но тут надо соблюдать «золотую середину» - чтобы презентация не была перегружена анимированными действиями, и чтобы не была скучна.

Обязательно определитесь, каким способом будет проходить анимация – автоматически или по щелчку мыши. При автоматической необходимо задать время, через которое будет совершено новое действие. Как правило, в презентации, которая готовится к выступлению, 80% анимации совершается по клику мыши, т.е. управляется докладчиком и 20% происходит автоматически

Совет: не перегружайте слайд информацией, если уж так получилось, что все, что хотели, не удается разместить на одном кадре – разделите на 2 и более кадров, но предложения и смысл должны быть законченным на каждом слайде. В Рowerpoint имеется достаточное количество инструментов, чтобы сделать действительно красивую презентацию. Но не увлекайтесь. Во всем должно быть чувство меры.

Обратите внимание, на всех концертах, наиболее популярные исполнители выступают в конце, это связано с тем, что люди лучше запоминают то, что увидели последним. Всегда делайте итоговый слайд, в котором Вы фиксируете внимание людей на главном "сообщении", которое Вы хотите донести до них своей презентацией. Если в Вашей презентации несколько тем, делайте итоговый слайд после каждой из этих тем, а в конце презентации сделайте суммарный итоговый слайд - это позволит Вам обеспечить восприятие аудиторией главных моментов вашей презентации.

Итоговый слайд

После того, как презентация готова, обязательно репетируем свое выступление, смотрим, укладываемся ли по времени, интересен - ли материал слушателям или нет, а для этого желательно продемонстрировать свою работу коллегам. Ведь, как бы ни была хороша презентация по дизайну, подбору иллюстраций и т.д, общее впечатление у слушателя сложится именно от того, как и что Вы им рассказали.

Обязательно узнайте, на какой аппаратуре и в какой аудитории будет проходить Ваше выступление. Иначе может произойти следующее: в светлом зале ваша презентация будет выглядеть тускло, иллюстрации не будут настолько яркими, как хотелось бы. Лучше использовать «чистые» цвета – синий, красный, черный, желтый для текста и для дизайна фона. А так же максимально крупный шрифт.Заранее подготовьте аудиторию, чтобы потом в спешке не пришлось искать столы, стулья и т.д.

Подготовка аппаратуры и аудитории

В основном, качество проведения презентации зависит не от мастерства оратора, хотя это тоже достаточно важный момент, а от его личностных качеств, его энергетики и харизмы.

Проведение презентации

Начало презентации

Формирование положительного эмоционального фона. Поздоровайтесь с приятной улыбкой, поговорите с аудиторией на отвлеченные темы.После того, как все собрались можно приступать к следующей части – «официальному приветствию».В вступительной части презентации коротко пройдитесь по содержанию презентации, затем по задачам, которые были перед вами поставлены, чтобы уже в последующей части показать как Вы решили эти задачи. Не останавливайтесь подробно на этой части, чтобы не тратить много времени на то, что и так все знают.

В основной части излагайте свои мысли в рамках временного регламента, который Вы определили для себя в подготовительной части, активно пользуйтесь наглядными материалами.После того, как Вы закончите свою презентацию, приступайте к её обсуждению, где аудитория выскажет свои предпочтения, сомнения и комментарии. Будьте готовы внимательно выслушать оппонента и попытайтесь отстоять свою точку зрения с помощью заранее подготовленных аргументов или доводов, которые покажутся очевидными в контексте обсуждения. После презентации подведите итог и ещё раз проговорите все договоренности, которые были получены в результате обсуждения.

Подготовьте раздаточный материал. Хорошо, если это будет CD-диск и распечатка вашего доклада.

Совет: Часто при выступлении новички смотрят на свои

слайды и поворачиваются к аудитории спиной. Это очень

грубая ошибка. Внимание зрителей должно быть обращено в

первую очередь на рассказчика, а не на экран. На последний

они должны посматривать лишь время от времени. А также в

такой ситуации люди могут попросту подумать, что

докладчик не уверен и не знает своих слайдов. Необходимо

помнить, что от визуальных образов в презентации зависит

успех всего мероприятия, однако и устное сопровождение не

менее важно.

Фантазируйте и делайте из Вашей презентации

погружение в целый мир, неизведанный и

безумно интересный, который способен

впечатлять и оставлять незабываемые

впечатления у Вашей аудитории.