Баримт бичиг боловсруулалт, хавтас бүрдүүлэлт /архив/

/Монголын Үндэсний Их Сургууль/

(5С Сургалтын баг)

Баримт бичгийн боловсруулалт

МҮИС-ийн ISO9001-2008 олон улсын загвар

Баримт бичгийн нэр төрөл, тодорхойлолтыг заасан MNS 5140:1-2011,

Баримт бичгийн бүрдэлүүд, тэдгээрт тавигдах үндсэн шаардлагуудыг MNS 5140:2-2011,

Хэвлэмэл хуудсанд тавигдах шаардлагуудыг тусгасан MNS 51405:3 -2011 зэрэг стандартууд батлагдан төрийн байгууллага, улсын томоохон аж ахуйн нэгжүүдэд хэрэгжиж байна.

ISO9001-2008 олон улсын загвар

  Ìîíãîëûí ¯íäýñíèé Èõ Ñóðãóóëü

Õîò ñóóðèí òºëºâëºëò

Áàðèìò áè÷ãèéí äóãààð

MNU-DIIM-CP- 03

Äàõèí øèíý÷èëñýí îãíîî

2011-08-28

Õè÷ýýëèéí õºòºëáºð

Øèíý÷èëñýí äóãààð 2

Õóóäàñ 1/17

I-ð õ¿ñíýãò II-ð õ¿ñíýãò III-ð õ¿ñíýãò IV-ð õ¿ñíýãò

Òàéëáàð: Á¿õ áè÷èãëýë Times New Roman áàéíà.I-ð õ¿ñíýãò: ¿íäñýí õýìæýýã àëäàãäóóëàõã¿éÌîíãîëûí ¯íäýñíèé Èõ Ñóðãóóëü- Ýõíèé ¿ñýãí¿¿äèéã òîìîîð áè÷íý.¯ñãèéí ºíäºð - 12 áàéíàII-ð õ¿ñíýãò: Äýýä ìºðºíä òóõàéí õè÷ýýëèéí íýð áè÷èãäýíý. ¯ñãèéí ºíäºð- 14, Bold

áàéíà. Äîîä ìºðºíä –Õè÷ýýëèéí õºòºëáºð ãýæ áè÷íý. ¯ñãèéí ºíäºð- 14, Bold

áàéíàIII-ð õ¿ñíýãò: Óã õ¿ñíýãòýí äýõ ¿ã¿¿äèéã ººð÷ëºõã¿é áà ¿ñãèéí ºíäºð -12 áàéíà.IV-ð õ¿ñíýãò: MNU-DIIM-CP-03 ãýäýã íü – MNU- Mongolian National University /Ìîíãîëûí ¯íäýñíèé Èõ Ñóðãóóëü/DIIM-CP-03- Õºòºëáºð ãýäýã óòãûã èëýðõèéëñýí òîî2011-08-28- Òóõàéí õºòºëáºðèéã áîëîâñðóóëæ áýëýí áîëãîñîí ºäºð2- õýä äýõ óäààãàà øèíý÷ëýí áàéæðóóëæ áàéãààã èëòãýíý.1/17- Õóóäàñíû äóãààðûã çààíà. Ýíý æèøýýí äýýð /1 ãýäýã íü 1-ð õóóäàñ 17

ãýäýã íü íèéò 17 õóóäàñòàé ãýäãèéã çààæ

áàéíà.

Баримт бичгийн боловсруулалт

Хувийн өргөдлөөс бусад баримт бичгийг компьютерт боловсруулна.

Мicrosoft office-ийн Word, Excel, PowerPoint программуудын өргөн ашигладаг.

Гэхдээ аль программ дээр нь “Times New Roman” – фондоор, үсгийн хэмжээг гарчигийг 14, бусад бичвэрийг 12-өөр, мөр хоорондын зайг 1.0-1.5-ыг сонгон бичнэ.

Баримт бичгийг боловсруулах компьютер нь Unicode –ийг дэмждэг үйлдлийн системтэй байна.

Бичвэрийг бичиж эхлэхээс өмнө цаасны хэмжээг Page Loyout –page setup – Paper A4, Margins –

top -1.5 cm; bottom – 1.5 cm; left – 3 cm; right – 1.5 cm;

2-оос дээш хуудастай баримт бичгийг Insert – page number – bottom of page - баруун буланг сонгон хуудсыг дугаарлан тохируулна.

View – show –ruler –ийг сонгох хэрэгтэй, энэ нь таны бичвэрийг зөв явах замыг заадаг.

Бичвэрийн нэр, эхний үсэг, албан тушаал, гарын үсгийг ТОМ ҮСГЭЭР тус тус бичиж боловсруулна.

* Компьютерт хадгалахдаа агуулгаар нь folder – үүсгэн англи үсгээр галиглан хадгалах тухайлбал: HR – tuluvluguu, tailan, tushaal гэх мэт

Баримт бичгийн боловсруулалт

Лого

Хаяг ХҮНИЙ НӨӨЦИЙН АЛБАНД

Огноо, дугаар

Хүсэлт уламжлах тухай

Ямар төлөвлөлтийн талаархи товч танилцуулга

үргэлжлэл

Байгууллагын хүсэлтийн талаар дэлгэрэнгүй дурдан бичих

үргэлжлэл

Иймийн тулд бидний хүсэлтийг хүлээн авч шийдвэрлэж өгнө үү.

БҮРЭЛДЭХҮҮН СУРГУУЛИЙН ЗАХИРАЛ Б.НЭРГҮЙ

Хурлын тэмдэглэл

Хурал, зөвлөгөөн, ажил хэргийн уулзалтын үеэр тэмдэглэл хөтөлнө.

• Хуралдааны тэмдэглэл дараах бүртгэлтэй байна.

• Байгууллагын нэр, баримт бичгийн нэр, хуралдсан огноо, дугаар, үйлдсэн газрын нэр, тэргүү, бичвэр, шийдвэрлэсэн асуудал, гарын үсэг баталгаа зэргийг багтаасан байна.

Хэлэлцэх асуудал, хэлэлцсэн нь /сонссон нь/, шийдвэрлэсэн нь, тэмдэглэл хөтөлсөн хүний гарын үсэг байна.

Хурлын бэлтгэл ажлаар хэн хэн ямар асуудал хэлэлцүүлж санал авах, батлуулах тухайгаа хурлаас 1 хоногийн өмнө Захирлын туслах ажилтанд ирүүлсэн байна.

Хэлэлцэх асуудал тодорхой болох тул тухайн хурал ямар хугацаанд үргэлжлэх мэдээллийг авдаг. Энэ нь захиралтай уулзахаар хүлээж буй иргэд болон тухайн хуралд оролцож буй ажилтанууд дараагийн ажлын цагаа төлөвлөхөд тусална.

МҮИС-ийн Захирлын зөвлөлийн хурлын тэмдэглэл

Огноо: № Хаана болсон

Хуралд суух зөвлөлийн гишүүд: .............

Хэлэлцэх асуудал: 1. Бүрэлдэхүүн сургуулиудын төлөвлөгөө

2. Тайлан

3. ....

Хэлэлцсэн нь:

Хэн ....

Шийдвэрлэсэн нь: ..........

Хурлын тэмдэглэл хөтөлсөн: ...............

Хавтас бүрдүүлэлтАжлын байранд хийгдэж буй бүх баримт бичгүүдийг цаасаар болон файлаар

хадгална.

Цаасаар болон файлаар хадгалаж буй баримт бичгүүдийн нэр, хаяг ижилхэн байна. Тухайлбал: Тушаал шийдвэр гэсэн фолдерт хадгалсан файлаар хийгдсэн бүх баримт бичгүүд нэг хавтсанд байхаар зохион байгуулах,

Хавтас бүрийн эхний хуудсанд тухайн хавтсанд байрлах баримт бичгүүдийн товъёогийг байрлуулах,

Хавтасны хуудсыг дугаарлах, тухайлбал 80 хуудастай хавтас байвал 1-80 тоогоор, үсгийн өндрийг 14-өөр бичин дугаарлах,

Хавтасны ар нурууны дээд хэсэгт буюу 0-5см-т сургуулийн логог 2.5х2.5 хэмжээтэйгээр, дунд хэсэг буюу 8-22 см тухайн хавтас, фолдерийн нэрийг times new roman 20см-аар бичиж байрлуулах, доод хэсэг буюу 26.5-31см-т тухайн фолдерийн дугаарыг times new roman 80см байрлуулна.

Хавтасны доод хэсэгт хийх дугаарыг ар фондыг тод өнгийн дэвсгэртийг дээр хар өнгийн тоог байрлуулах бөгөөд шкафанд байрлуулахад ташуу байдал нь нэмэгдэх зарчмыг баримтлавал зохино.

Сургалтын болон танилцуулгын пресентацуудыг “МNU powerpoint” загвараар сонгох. Загварыг /www.cxa-mnu.blogmn.net/блог дээр байршуулсан.

Архивын зөвлөмж

Ажлын хэрэгцээнд байнга ашиглагддаг баримт бичгүүдийг хэсэг хугацааны дараа архивын нэгж болгон хадгалах шаардлага гардаг. Тиймээс дараах зөвлөлгөөг өгье.

Архивын нэгжийг А4 форматаар 80гр цаасаар 250-280 хуудас байхаар хийгддэг.

Нэгжийг бүрдүүлэхдээ төмөр үдээс болон ямар нэгэн төмөрлөгийн зүйлийг салгадаг.

Хамгийн эхний хуудсанд тухайн хавтсанд байгаа баримт бичгүүдийн товъёогийн бичиж байрлуулна.

Эхний хуудаснаас арын хуудас хүртэл баруун дээд өнцөгт нь хар өнгийн харандаагаар дугаарлана.

Хамгийн арын хуудсанд тухайн хавтасны баталгаажуулалт хийгддэнэ.

Наад захын хүндрэлтэй жишээг дурдвал: хэт зузаан архивын нэгжээс ямар нэгэн баримт бичгийг хуулбарлан “copy”хийхэд хүндрэл гарна.

Архивын нэгжийн хавтасны нүүрэнд журмын дагуу хаягжуулалт хийгддэг.