УК 03.010.01-2011Учебный курс. Обучение.

Тайм-менеджмент.

Литература

• Г. Архангельский Тайм-драйв: как успевать жить и работать• А. Горбачев Время руководителя: 24+2

• Д. Аллен Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

• Д. Аллен Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни

• Б. Трейси Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!• Б. Трейси Результативный тайм-менеджмент• Б. Трейси Управляй своим временем и удвой результаты

Тайм-менеджмент – это технология организации времени и повышения эффективности его использования

Пролема:• Время – невосполнимый ресурс• Объем задач гораздо больше, чем есть времени у нас

Три способа решения:• Повышение производительности• Ранжирование задач по степени важности• Поиск новых способов решения известных задачВместе называются повышением продуктивности или

эффективности

Поколения систем тайм-менеджмента

Стивен Кови• Первое сконцентрировано на составлении перечней

и памяток;• Второе — на составлении планов и подготовке к

их реализации;• Третье — на составлении планов, расстановке акцентов и

контроле их выполнения.• Четвертое — основано на жизненных принципах и новом

взгляде на жизнь в целом.

Первые три устарели.

Основные темы

• Аудит личной и управленческой эффективности.• Личные цели как мотивирующий фактор.• Основы стратегического планирования.• Основы тактического планирования (квартал – месяц –

неделя – день).• Расстановка приоритетов• Анализ достигнутого. Методики совершенствования

процесса достижения целей.• Использование инструмента «MindMapping».• Основы использования MS Outlook для планирования.

Идеи

Цикл Деминга-Шухарта

• Планирование Выявление целей, планирование работ, определение и выделение ресурсов

• Выполнение • Проверка

Контроль результата, выявление отклонений, установление причин отклонений

• Корректировкапринятие мер по устранению причин отклонений, перераспределение работ, ресурсов.

Производительность труда

Адам Смит1. Уменьшение времени на смену рода занятия в процессе

производства.2. Автоматизация работы каждого конкретного

рабочего3. Совершенствование рабочих в каком-то конкретном

навыке, который нужен именно на этом участке работ.

Правило 7

• Сознание может оперировать 7±2 объектами

Пример: Лингвистика (Число Ирвин-Миллера) – максимальное количество слов в предложении, чтобы устная речь была понятна.

• Подсознание обладает несоизмеримо большими возможностями

• Информация обрабатывается быстрее, если она удовлетворяет правилу 7

• Для повышения продуктивности следует разбивать все дела на группы не более, чем по 9 дел в каждой.

Цикл обучения Д. Колба(степень автоматизации действий)

• (З) Знания• (У) Умения • (Н) Навыки• (П) Привычки

• Спираль развития компетентности

Исследования по переключению задач

Мейер, Эванс и РубинштайнПереключение задачи происходит в две стадии1. Перемена цели2. Активация правила

Мейер: при постоянном переключении между двумя задачами теряется до 40% производственного времени,между тремя – до 80% производственного времени.

Пример: разговор по телефону во время езды

Состояние потока

Поток, или потоковое состояние — психическое состояние, в котором человек полностью включён в то, чем он занимается, что характеризуется деятельным сосредоточением, полным вовлечением и нацеленностью на успех в процессе деятельности.

• Михай Чиксентмихайи

Описание состояния потока

• ощущение удовольствия от самореализации• повышенная и обоснованная уверенность в себе• ярко выраженное повышение коммуникативных

способностей• умение четко и ясно выражать свои мысли• умение убеждать собеседника• эффективно решать проблемы любой сложности или

находить неординарные способы их решения

Истоки

• Буддизм• Религиозные практики• Спорт• Боевые искусства

Признаки состояния потока

• Ясные цели.• Высокая степень концентрации на ограниченной сфере

внимания.• Отсутствие рефлексии.• Искажённое восприятие времени.• Прямая и незамедлительная обратная связь.• Равновесие между уровнем способностей и сложности

задания.• Ощущение полного контроля над ситуацией или

деятельностью.

Зачем нужен поток?

• Удовлетворенность результатом• Продуктивность

Способы входа в поток

• Совместный организованный труд• Визуализация, повышающая эффективность• Прототипирование• Дизайн пространства: графики, диаграммы, резюме

проекта, раскрепощенность, безопасность, рисунки.• Творческая планировка пространства• Разнообразие участников• Устранение отвлекающих факторов

Тайм-менеджмент

Аудит личной и управленческой эффективности

Чтобы попасть туда, куда Вы собираетесь нужно знать, где Вы находитесь

(Д. Аллен)

Цель аудита ответить на вопросы:1. Мои текущие задачи? (обычно от 100 до 200)• ответить на почту,• отвести ребенка в школу2. Мои текущие проекты? Это результаты которых хочется

достичь и получение которых занимает более одного действия. (от 30 до 100)- переобуться на зимнюю резину- подготовить коммерческое предложение

3. Мои сферы ответственности? (от 10 до 15)• Продажа …• Домашнее хозяйство• Здоровье4. Что я собираюсь изменить в работе и личной жизни в

ближайший год?• Цели, намерения, проекты и т.д.• “Мысли материализуются” – сформулированные цели

позволяют не проходит мимо тех возможностей, которые раньше мы не замечали

• Когда приходится выбирать между несколькими делами, то цели помогают определить – какое из этих дел важнее.

5. Чего хочу достичь?• Видение того, что должно измениться в течение

ближайших нескольких лет– Ребенок пошел учиться в ВУЗ, школу– Работа?

6. Зачем живу?• осторожно !!!

Как сделать аудит?

Хронометраж (дневник учета времени)!!!Помимо аудита, позволяет натренировать внутренние

часы• Вести учет всего, что Вы делаете от момента, когда

проснулись до момента когда заснул– Фиксировать каждое дело, которое занимает более 5 минут– Фиксировать каждый момент, когда переключается внимание

• Фиксировать надо все: общение, мечты, телефонные звонки, телевизор, домашние дела и т.д.

• Ввести символы-сокращения для наиболее частых дел• Фиксировать надо интервалы (начало и конец), вести

хронометраж надо по ходу, а не в конце дня

В конце недели подводится итог:Сон X часовДорога на работу Y часовВстречи с клиентами Z часовТелевизор Q часов

07.05.2009

19.11.2009

Что делать с дневником?

• Сколько времени потрачено на:– Важные вещи,– Повседневные вещи,– Бесцельно?

• Моменты наивысшей продуктивности• Когда и по какой причине больше всего отвлекался от дел?• Продуктивно ли используется время поездок или

ожидания?• Степень выполнения планов на день?• Что было сделано, но можно было бы без этого обойтись?

Чего добиваемся?

Желаемое Реальное

Почему так происходит?

Хронофаги (поглотители времени) —любые отвлекающие объекты, мешающие и отвлекающие от основной деятельности (работы и других запланированных дел).

Бывают одушевленными и неодушевленными.

Основные категории хронофагов

• Нечеткая постановка цели.• Отсутствие приоритетов в делах.• Программное обеспечение с характерным дефектом.• Попытка слишком много сделать за один раз.• Отсутствие достаточного представления о предстоящих

задачах и путях их решения (неясные ожидания руководителя).

• Плохое планирование рабочего дня.• Личная неорганизованность, «заваленный» письменный

стол.

• Неэффективное хранение документов и другой информации.

• Недостаточное разделения труда, выполнение чужой работы, неспособность сказать «нет».

• Отрывающие от дел телефонные звонки, письма и разговоры.

• Неполная и/или несвоевременная информация, ведущая к необходимости «тушить пожар».

• Отсутствие самодисциплины.• Неумение довести дело до конца, потеря интереса к

проекту.

• Неэффективные совещания.• Обсуждение сложных вопросов без надлежащей

подготовки.• Синдром «откладывания».• Желание знать все детали, прежде чем действовать.• Спешка, нетерпение.• Редкое делегирование (или его отсутствие).• Недостаточный контроль за выполнением того, что

делегировано.

• Слишком частые поездки.• Дела, которые можно решить по телефону, переносятся на

личную встречу.

Как выявлять хронофаги?

• Что произойдет, если я не сделаю этого?• Приближает ли это меня к достижению трех основных

моих целей?• Могу ли перепоручить эту работу кому-то другому?

“Бразильская” система

Новая ситуация: стадии1. “Нытье”2. Выработка плана действий3. Осуществление плана

3 тормоза

1. Промедление2. Оправдание3. Обвинение

30-70% потерь из-за тормозов

Тот кто хочет, ищет возможность, тот кто не хочет ищет причину.

• Девять точек

Правило одной мысли. То, на что мы обращаем внимание, определяет то, что мы упускаем из виду.

Следствие. Утверждая, что ты что-то не можешь, ты действуешь, исходя из этого, и отбрасываешь новые способы достижения цели.

Локус контроля

1954, Дж. РоттерЛокус контроля — понятие в психологии, характеризующее

свойство личности приписывать свои успехи или неудачи внутренним, либо внешним факторам.

Внешний локус контроля – повышает беспомощность человека

Внутренний локус контроля – чувство вины за происходящие с ними события

Следствия негативного образа мыслей

1. Жизнь одним днем, нежелание думать о будущем всерьез.

2. Неумение слушать = нежелание слушать3. Излишняя закрытость4. Психологическая неустойчивость5. Следствие правила одной мысли: программирование на

неуспех

Противоядия от негатива

1. Всегда принимать факт без оценки “хорошо” или “плохо”.2. Всегда искать в факте возможность, а не проблему.3. Всегда признавать право других считать иначе, чем Вы.

Два способа анализа ситуаций

Оценка1. Что не получилось?2. Почему?3. Кто виноват?4. Какие ограничения и

проблемы возникли после этого?

Результат1. Каков результат?2. Как об этом узнали?3. Чему научился, что полезного

понял, осознал благодаря такому результату?

4. Какие возможности появились благодаря этим полезным, важным и ценным открытиям, полученным после достижения результата?

Упражнение Провести анализ ситуации двумя способами

Какие ощущения Вам понравились больше?

Позитивное мышление

1. Слово проблема заменить на трудность, сложность, возможность, ситуация

2. Добиваться, бороться заменить на достигнуть, идти, двигаться, претворять, воплощаться

3. Противительный союз но, заменить на и, а, при этом, и вместе с тем, только, просто, зато лишь

4. Превосходные степени заменить на сравнительные5. Формы этикета• Комплекс вины (простите, извините) – будьте любезны, не сочтите за

труд, могу я Вас спросить• Комплекс навязчивости (отвлекать, беспокоить, надоедать) – хочу

поделиться с тобой классной информацией, давайте обсудим в деталях

6. Пробовать, пытаться, старатьсяОбещаю сделать все возможное, достаточно необходимое

для этого, все что от меня зависит, обещаю это сделать (если есть уверенность на 90% в результате)

7. Слово НЕТ и его производные.Участок головного мозга, отвечающий за обработку слова

“НЕТ” является одновременно и центром агресии.

Неудача – это несколько ошибок, которые мы повторяем ежедневно.

Успех – это несколько правил, которые мы выполняем

• Падишах

Цели

Ответственность за собственную жизнь и получение контроля на собственными выборами

Когда у человека нет целей, им легко манипулировать

• Цели формулирует только 10% людей• Только 3% их записывают• Только 1% составляет их план по реализации

Мысли материализуются…(народная мудрость)

Требования к цели

1. Четко сформулирована2. Записана3. Измерима4. Вызов себе (чем готов пожертвовать ради ее

достижения)5. Реальна6. Желаема на самом деле

Win-win отношения

Четко сформулирована

Хочу купить автомобиль

Хочу купить Volkswagen Passat черного цвета

Измерима

• Экспертные оценки для “неизмеримых” целейПример: степень удовлетворенности клиентов• Гибкость

– Минимум– План– Максимум

• ДатаСделать эту задачу за 15 днейСделать эту задачу к 15 октября

Правила ответственного мышления и поведения

1. Только я сам несу ответственность за свою жизнь и результаты в ней

2. Я выбираю делать, а не наблюдать3. У меня нет проблем, есть задачи4. У меня нет достоинств и недостатков, есть только

качества, которые являются инструментами достижения5. Я не оцениваю любые ситуации, события и людей, а

ценю их как источник возможностей6. Я позитивно настроен7. Я вижу цель и ежедневно к ней приближаюсь

Формулирование собственных целей

1. Быть – действовать – иметьИметь – действовать – бытьДействовать – иметь – быть

2. 6 требований к цели3. Согласовать “рабочие” цели со своими главными целями4. Должна быть описана по Правилу 7

Области для постановки целей

• Духовность (личностный рост, развитие и т.д.)• Хобби• Отношения• Финансы• Здоровье

Решение конфликтов целей

• Отказаться от одной из целей• Приоритет по принципу – вначале это, потом все

остальное• Приоритет по принципу 1, 2, 3• Делегирование• Детализация целей• Планирование• Обобщение целей

Расстановка приоритетов

• Принцип Парето (правило 20*80)• Сравнительный анализ• Матрица Эйзенхауэра

Принцип Парето

Матрица Эйзенхаура

Категория “B”

• Здоровье• Обучение• Регулярные задачи

Возврат к хронометражу

Аналитика

Классификация задач (1)

• Основные работы (хотелось бы увеличить)• Навязанные (хотелось бы уменьшить)• Нейтральные (оставить без изменений)

• Работа относится/не относится к приоритетному проекту • Работа относится/не относится к поглотителю времени

• Надо учитывать абсолютные и относительные показатели– Абсолютные для максимизации и минимизации– Относительные для гармонизации

Качество организации труда

• Делегирование (было ли необходимо выполнять работы самому?)

• Техника личной работы (были ли оправданы затраты времени?)

• Цели (было ли целесообразным выполнение работы?)• Планирование (был ли сознательно определен временной

интервал для выполнения работы?)

График Парето

Классификация задач (2)

• Дела по специальности• Дела не по специальности• Физическая нагрузка

Производительность труда

Способы измерения качества

Система ведения хронометража

• Первые две недели минимум параметров учета – вырабатываем навык

• 3-4 недели наблюдение за максимумом показателей• Далее облегчение системы за счет отказа от отдельных

коэффициентов (критерий отказа – матрица обучения)

• Максимально вести систему хронометража следует:– В начале– Во время контрольных недель– При существенных изменениях в деятельности

Узконаправленная аналитика

Со временем эффективность системы учета снижается

• Цель хронометража – принятие решений по управлению собственным временем

• Если какой-то показатель не обеспечивает решений, то от него следует отказаться

• Критерий ввода новых параметров – эта информация должна приводить к решениям

Башня

Планирование

Временные интервалы

Месячный цикл1. Цели – месяц2. Задачи – неделя3. Действия – день

Квартальный цикл1. Цели – квартал2. Задачи – месяц3. Действия – день

Часто задачи квартального цикла являются целями месячного

Норматив времени на планирование

Планирование не должно быть слишком накладным по времени

Чтобы оценить качество планирования необходимо ввести норматив (например, 1% или 5% от планируемого времени)

День – 15 минутНеделя – 1,5 часаМесяц – 7 часов

Smart-технология

Задача должна быть SMART:• Specific (конкретный)• Measurable (измеримый)• Achivable (достижимый)• Result-oriented (релевантный, ориентированный на

результат)• Timed (определенный во времени, имеющий конкретный

срок)

Планирование рабочего дня

Правила:1. Формулировка на результат2. Буфер времени3. Норматив

Хронометраж позволяет анализировать выполнимость плана

Формулировка на результат

Пример1:Позвонить Иванову П.С. Договориться с Ивановым П.С. о встрече на завтра

Пример 2:Счет

Хронометраж: если задание сформулировано нечетко, то в течение дня придется вновь и вновь возвращаться к задаче.

Буфер времени

• 60% времени запланировано, 40% резерв• Только 30% времени должно уходить на рутинные дел

Выделение буфера времени позволяет добиваться 100% выполнения плана

Хронометраж: контроль за расходованием резервного времени

Норматив

Каждое задание требует определенного времениЗнание этого времени позволяет точнее оценивать план

Хронометраж: статистика по выполнению аналогичных задач

Инструменты планирования

Электронная почта

• Срочные дела лично или по телефону, редко, по скайпу• По эл. почте – реакция в течение 24 часов с момента

отправки письма

Письма не удалять!!!

yandex.ru, gmail.com

Правила электронной переписки• Заголовок письма

– Кратко излагает суть вопроса– Должен помогать находить информацию

Проект XXX: протокол по результатам встречи от YY.YY.YYYY

• Подпись------С уважением, Евгений ЕфремовИТ директорГруппа изданий "Проспект-Омск"=========================================================Сайт: www.gorod55.ru; www.prospektgroup.ruПочта: axe_john@prospekt-omsk.ru; axe_john@mail.ruТел.: +7 (3812) 555 - 000 (раб.) +7 (3812) 53-26-00 (факс) +7 (960) 997-97-35 (сот.)ICQ: 133465849Skype: axejohn------Вся информация представленная в этом письме является конфиденциальной.Если вы получили данное письмо по ошибке, просьба сообщить об этом отправителю незамедлительно.

• Обращение (должно быть личное)• Вложение не должно быть без пояснительного

сопровождения• Разбивать на абзацы (не более 5-6 строк)• К каждому абзацу писать заголовки жирным шрифтом,

поясняющим суть абзацаПеренос сроков завершения проектаПо вашей просьбе мы приостанавливаем временно выполнение проекта на две недели. Соответственно

срок сдачи проекта переносится на 1 декабря 2011.Подтвердите получение письмаПожалуйста, подтвердите получение данного письма, прислав ответ по электронной почте.

Очередь с приоритетами

B-ABB

4 по 25

Список дел

Д. Ален Как привести дела в порядок

Задание

Задание

Составлять планы на день• Очередь с приоритетами• 4 по 25• B-ABB

Описать какие трудности были при составлении планов, работе по плану.

Причины, почему план не был выполнен на 100%Какой из способов планирования понравился больше всего,

какой не понравился и почему.

Порционность задач

• 2 минуты (сделать немедленно, не откладывая)• 15 минут (B-задачи, заполнять паузы)• 30 минут (плановые задачи, задачи на согласование –

ставить в расписание)• 90 минут (плановые задачи, выбирать время, когда менее

всего будут отвлекать)

Лягушки и слоны

Б. ТрейсиЗадачи класса B• Лягушки• Слоны

Задачи, которые несколько раз откладывалисьПравила:• Начинать день с лягушки (1-3 штуки)• Слона разбивать на кусочки и съедать по кусочкам

Списки дел

• Список проектов• Сопутствующие материалы по проектам• Действия и сведения, занесенные в календарь• Первоочередные шаги• Ожидания• Справочные материалы• Когда-нибудь/может быть

Важно соблюдать границы между этими списками

Стандартные ошибки

• Смешивать справочные материалы и документы по проектам, с которыми следует ознакомиться

• Календарь и первоочередные дела• Нельзя помещать в календарь дела, которые хочется

выполнить в какой-то день, но они могут перенесены на более поздний срок

• Первоочередные дела и дела, которые когда-нибудь будут сделаны

• Назначать приоритеты спискам. Списки лишь фиксируют дела, которые необходимо сделать!

Контекст первоочередных шагов

Списки дел большие (несколько десятков)Как правило контекст – это • Инструмент• Место• ЛицоСписок контекстов у каждого человека свой

“Стандартные контексты”

• Звонки• Компьютер• Выезды• В офисе (кабинеты, этажи, здания)• Повестки дня• Прочесть/посмотреть• Люди

Звонки

• Их можно делать из любого места• Можно делать порциями (особенно однотипные звонки)

Советы:• Записать номер телефона и контактное лицо в самом

списке дел• Иметь справочный материал:

– Top-30 основных возражений и лучшие аргументы на данные возражения

– Список 10 наиболее весомых аргументов за наше предложение (предлагать от наиболее слабого к наиболее сильному)

Список напоминания

• Напоминание самому себе• Напоминание обо всем, что поручено другим

Советы:• Напоминания лучше всего прицеплять к соответствующим

спискам• Удалять сразу же, как только напоминание использовано• Не размещать напоминание там, где его можно упустить

из виду

Планирование на неделю

• Проекты• Однократные задачи (30 и 90 минутные)

Информативное рабочее пространство (Taskboard)

Sprint Burndown