En dan zit je daar met je data... Over archivering

Wim Putzeys

Uw gemeente een papiermolen

Nou ja, papier

Naast papier ook digitaal archief

Origineel archiveren:• Papieren origineel op papier (bij digitalisatie

blijft papier origineel)• Digitale origineel digitaal

Hoofdpunten

• Wat zijn de uitdagingen voor digitaal archiveren?

• Hoe kan je zo efficiënt mogelijk digitaal archiveren?

• Welke hulpmiddelen zijn er vandaag beschikbaar?

Moeder, waarom archiveren wij

Omdat het ons werk ondersteunt:• Informatie terugvinden• Administratief of juridisch belang

Moeder, waarom archiveren wij

Omdat het moet:• Wettelijke verplichting (Archiefwet)• Openbaarheid van bestuur

(bestuursdocumenten)

Uitdagingen

• E-government• Globalisatie• Economie

Gebruik van e-government groeit

Ook in Europa

73% 54% 51% 46% 42% 39% 35% 19% 12%

Socia

al netw

erk onderh

ouden

Reizen boeke

n

Producte

n en diensten ve

rgelijk

en

Finan

ciën beheren

Gezondheidsin

formati

e zoeke

n

Milieuinform

atie zo

eken

Loka

le overh

eidsinform

atie ra

adplege

n

Liefdadigh

eid steunen

Interactie m

et ove

rheid en politi

eke parti

jen

Bron: IEAA Mediascope Europe 2008

En niet alleen jongeren zijn mee

In 2007 was al

18% 55-plussers

in Europa actief op

sociale netwerksites

Corina Pascu, An Empirical Analysis of the Creation, Use and Adoption of Social Computing Applications, JRC Scientific and Technical Reports, 2008, p.12, ftp://ftp.jrc.es/pub/EURdoc/JRC46431.pdf

En het einde is nog niet in zicht

Uitdagingen

• E-government• Globalisatie• Economie

Regelgeving in België

• KAFKA• Voor specifieke types• Elektronische facturen

(KB 16/02/2004 en KB 15/12/2009)• Digitale sociale zekerheidsdocumenten

(KB 15/03/1999)• Verschillende initiatieven: e-David, VVBAD,…

Europese richtlijnen

• Elektronische facturen (2001/115/EG)• MoReq (1991, 2008) – Model Requirements

for Records Management

Internationale inspiratie

• Nederland gidsland• Substitutie gereguleerd sinds 2005• Voor alle archieven• Zonder beperking in de tijd• Specifieke technische richtlijnen

rond o.a. compressie

Uitdagingen

• E-government• Globalisatie• Economie

Besparingen

De Morgen, donderdag 20 mei 2010

Véél besparingen

De Morgen, donderdag 20 mei 2010

Efficiënt digitaal archiveren

• Beperk wat je moet archiveren• Definieer een archiveerbeleid• Kies een efficiënt archiveringsplatform

Digitaliseer bij de bron

• Beperk papieren originelen: e-forms, e-mail• Beperk papieren distributie en duplicatie• Gebruik scansoftware:• Beeldoptimalisatie• OCR• Duurzame formaten

(TIFF, PDF)

Pas documentbeheer toe

• Definieer documentbeheersbeleid• Beperk het aantal repositories• Gebruik documentbeheerssoftware:• Metadata/kenmerken/documentbeschrijving (XML,...)• Beperkt duplicaten• Versiebeheer en historiek• Beveiliging, permissies en audit trail• Workflow en collaboratie• Beheert levenscyclus van document

Gebruik de levenscyclus

Productieservers Archief

Actieve informatie Passieve informatie

Gebruik de levenscyclus

• Voordelen voor productie-omgeving:• Doorzoekbaarheid• Indexeerbaarheid• Backup

Archivering ≠ backup

Backup Archief

Secundaire copie Primaire copie

Voor recovery Voor retrieval

Verhoogt beschikbaarheid Verhoogt operationele efficiënte

Korte termijn (weken of maanden) Lange termijn (jaren of tientallen jaren)

Data wordt overschreven Data wordt bijgehouden

Niet geschikt voor compliance Geschikt voor compliance

Efficiënt digitaal archiveren

• Beperk wat je moet archiveren• Definieer een archiveerbeleid• Kies een efficiënt archiveringsplatform

Nood aan archiveringsbeleid

Records management:• Welke informatie archiveren• In welk formaat• Waar• Met welke metadata• Door wie• Voor hoe lang• Onder welke voorwaarden raadpleegbaar

Efficiënt digitaal archiveren

• Beperk wat je moet archiveren• Definieer een archiveerbeleid• Kies een efficiënt archiveringsplatform

Kenmerken van een efficiënt platform

• Kan vlot uitgebreid worden• Overleeft technische evolutie• Kost relatief weinig (stroom, plaats, capaciteit)• Vereist weinig beheer• Voldoet aan de wetgeving

Wettelijke vereisten

Gebruikte technologie en processen garanderen:• Authenticiteit (herkomst)• Integriteit (inhoud)• Leesbaarheid (vorm)• Toegankelijkheid• Vertrouwelijkheid

Tape en optische schijf Arbeidsintensief (beheer en herstel) Te veel technologische wijzigingen Gevoelig voor beschadiging Lange antwoordtijd Offsite niet toegankelijk

SAN/NAS ATA arrays Online toegankelijk Arbeidsintensief Geen intelligent capaciteitsbeheer Geen garantie van authenticiteit

Opties

Authentiekedata

Eenvoudig beheer

LageTCO

EMC Centera

• Lage TCO en eenvoudig beheer:– Single-instance storage– Zelfconfigurerend, zelfherstellend,

zelfbeherend (geen backup nodig)– 5e generatie hardware

• Veilig:– Niet uitwisbaar– Gekoppeld aan bewaarregels

• Authenticiteit (CAS)• Niet gekoppeld aan applicatie• Online beschikbaar met snelle respons

Geen complex SAN beheer Geen beheer van LUN/RAID groepen

Geen file systemmanagement

Eenvoudig beheer

75 percent minder energie

31.3 Watt per TB

125 Wattper TB

100 percent meer capaciteit per node

4 TB per node2 TB per node

Gen 4 Node Gen 4 Low-Power Node

128 TBper rack

64 TB per rack 50 percent minder

ruimte

Lage TCO

Network switchDual, self-managedprivate LAN

Cube-switch

Cube-switch

Storage nodes••••••••••Storage nodes

Access/storage nodes••Access/storage nodes

Content Protection Mirror

Œ

Œ

Redundant power

Network switchDual, self-managedprivate LAN

Redundant power

Cube-switch

Cube-switch

Storage nodes••••••••••Storage nodes

Access/storage nodes••Access/storage nodes

Content Protection Parity

Network switchDual, self-managedprivate LAN

Cube-switch

Cube-switch

Storage nodes••••••••••Storage nodes

Access/storage nodes••Access/storage nodes

Œ

Œ

Œ

Zelfherstellend!

Redundant power

4-nodeCentera

IP Address

Rack 1

Lower cube

Upper cube

Root switches

Rack 2

Uitbreidbaar en zelfconfigurerend

Efficiënte enkelvoudige opslag

Mijn briefMijn brief

Mijn brief

C:\Mijn documenten

G:\Gedeelde documenten\Milieu\Dossier123

Applicatie bewaart Content Address ter referentie

EMC Centera berekent Content Address en stuurt adres naar applicatie

Applicatie server stuurt bestand naarEMC Centera over IP network

Bestand aangemaakt op applicatie server

LANCA

CA

Content Address

10001010

Digitale vingerafdruk

Uniek Niet locatie-

gebonden

ContentAddress

algorithme

Content Address

algorithme10111011

Authenticiteit: CAS

Content Addressable Storage

EMC Centera

Universele toegang

EMC Centera

API

NFS/CIFS

XAM FTP

HTTP

Emulatie

Bedankt

Vragen? Contacteer:

Panoptic NV EMC Information Systems NVWim Putzeys Luc Van RemoortelVeldkant 31, B-2550 Kontich Imperiastraat 18, B-1930 Zaventem+32 (0)3 443 20 75 +32 (0)475 810 313wim.putzeys@panoptic.biz vanremoortel_luc@emc.com www.panoptic.biz belgium.emc.com